Aesculap Service SystemsInstrumentenmanagement

Erfahrungsbericht aus der Praxis

Robert-Bosch-Krankenhaus Stuttgart

Instrumentenmanagement in der ZSVA

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Jochen Geiger ist Leiter der ZSVA

am Robert-Bosch-Krankenhaus in

Stuttgart.

Das RBK ist ein Krankenhaus der

Zentralversorgung mit Funktionen

der Maximalversorgung. Seit 1978

zählt es zu den Akademischen

Lehrkrankenhäusern der Univer-

sität Tübingen. Das RBK nimmt im

Jahr über 26.000 stationäre

Patienten auf. 1.300 Mitarbeite-

rinnen und Mitarbeiter sorgen

dafür, dass Patienten individuell

betreut werden.

Zum Krankenhaus gehören neun

Operationssäle, eine Apotheke,

eine Krankenpflegeschule, For-

schungs- und Weiterbildungs-

stätten sowie eine moderne

wissenschaftliche Bibliothek. For-

schungsinstitute zur Klinischen

Pharmakologie und zur Medizin-

geschichte sind dem Krankenhaus

angegliedert.

Prozessoptimierung in der ZSVA – lohnt sich das? Eine berechtigte Frage, wenn man bedenkt,welch ein umfassendes Ablauf- und Instrumentenmanagement die Komplexität der ZentralenSterilgutversorgung verlangt. Aber in dieser Herausforderung steckt viel Potenzial.

Die Kliniken werden zunehmend mit gesetzgebenden Forderungen im Bezug auf erhöhte Ansprüchean die Rechts- und Patientensicherheit sowie durchgehende Qualitätskontrollen durch validierte Prozesse konfrontiert. Und die Forderung nach Kostentransparenz machen auch vor der ZSVA nichtHalt. Im Robert-Bosch-Krankenhaus Stuttgart wurde im Rahmen des Qualitätsmanagements eine umfassende Prozessoptimierung in der ZSVA durchgeführt. Zentraler Bestandteil der Umsetzungwar die Sichtung und Optimierung des gesamten Instrumentariums sowie die komplette Einführungder Instrumenten Management Software instacount®. Jochen Geiger, der Leiter der ZSVA, berichtetüber Zielsetzung, Durchführung und Ergebnis des umfangreichen Projekts.

nehmend die Notwendigkeit,auch die Sterilgutproduktionunter wirtschaftlichen Aspektenzu betrachten und Optimierungs-potenziale zu erschließen und zunutzen. Die Schwerpunkte liegendaher in einer Optimierung derArbeitsabläufe innerhalb derSterilgutversorgung, einer wei-teren Qualifizierung der ZSVA-Mitarbeiter, der Sichtung undOptimierung der vorhandenenInstrumente auf den Sieben undSets sowie in der Herstellungeiner weitgehenden Kostentrans-parenz für den Bereich ZSVA.

Im fünften Sozialgesetzbuch (§ 135a) fordert der Gesetz-geber die Einführung einesQualitätsmanagements. Wasbedeutet das für die ZSVA?

Unter Qualität ist hier die Er-füllung der Anforderungen andas Endprodukt in der ZSVA, dasSterilgut, zu verstehen. Nebenden rechtlichen Vorgaben durchdas Medizinproduktegesetz, derMedizinprodukte-Betreiberver-ordnung und den Anforderungenan die Hygiene durch das Robert-Koch-Institut verstärkt sich zu-

Durch die Erstellung einesQualitätsmanuals kann zudemdas Haftungsrisiko in Schadens-fällen deutlich verringert werden.Nicht zuletzt erhält der Patientdurch diese verschiedenen Maß-nahmen eine optimale Versor-gung.

Was war im Vorfeld der Prozess-optimierung besonders wich-tig?

Die Bedeutung der ZSVA für alle Abteilungen und den gesamten Krankenhausablauf

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deutlich zu machen. Die ZSVA-Leitung ist für das gesamtewiederaufbereitbare Instrumen-tarium verantwortlich und somitauch dafür, dass gesetzliche Vor-gaben und Qualitätsrichtlinieneingehalten, aber auch an-fallende Kosten berücksichtigtwerden. Es war schnell klar, dasssich durch ein professionellesInstrumentenmanagement mit-tel- bis langfristig eine Entlas-tung der Mitarbeiter und deut-liche Einsparungen realisierenlassen würden. Schließlich muss-te ein Bewusstsein dafür ge-schaffen werden, dass von einerProzessoptimierung der ZSVAletztlich alle Fachbereiche pro-fitieren.

Wer war an dem Projekt be-teiligt?

Nach ausführlichen Gesprä-chen mit der Geschäftsführungund den verantwortlichen Ärztender verschiedenen Fachabtei-lungen war uns klar, dass es ohneexterne Unterstützung nichtgehen würde. Wir haben uns fürdie Zusammenarbeit mit Aesculapentschieden, da das Konzept invollem Umfang unseren Bedürf-nissen nach einer langfristigenKostenersparnis, Transparenz undAblaufoptimierung entsprach.Zudem hat Aesculap die Um-setzungsstrategie in enger An-passung an die personellen undstrukturellen Voraussetzungender ZSVA geplant, um einenmöglichst reibungslosen Ablaufauch während der Umsetzungs-phase zu gewährleisten.

Ziel der Siebsichtung ist diequantitative Bestandsaufnahmeund qualitative Beurteilung desgesamten Instrumentariums imKrankenhaus, um die Qualitätdes vorhandenen Instrumenta-riums zu sichern und zu verbes-sern. Dazu gehören auch Moto-rensysteme, Optiken, Lichtleit-kabel und sonstiges Zubehör. Imabschließenden Bericht werdenReparaturen sowie eventuell anfallende Neuanschaffungenkostentransparent dargestellt und

Welche konkreten Maßnahmenwurden ergriffen?

Die Maschinenkapazitätenmussten überprüft und Pro-grammabläufe optimiert werden,um die Aufbereitungszeiten zusenken. Wir haben die Sterilisa-tionsprozesse sowie die Prozessein den vorhandenen Reinigungs-,Desinfektions- und Trocken-automaten validiert, und das Ste-rilgut-Dokumentationssystem in-stacount® wurde implementiert...

... weil das Instrumentarium imKrankenhaus eine sehr großeKapitalbindung darstellt?

So ist es. Dementsprechendlag hier auch das größte Ein-sparpotenzial. Also haben wir mitden Aesculap-Experten zunächsteine umfassende Siebsichtungmit anschließender Sieboptimie-rung vereinbart.

Was muss man sich unter einerSiebsichtung vorstellen?

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die Vielfalt der Instrumente undSiebtitel beschrieben.

Wie lief die Siebsichtung ab?

Pro Siebtitel wurde ein Instru-mentensieb gesichtet. Die herz-chirurgische Abteilung hat bspw.34 Grundsiebe. Hiervon wurdeein Grundsieb stellvertretend zurSichtung und Bestandsaufnahmeherangezogen, da alle Siebe dengleichen Inhalt haben.

Das im Grundsieb befindliche Instrumentarium wurde auf fol-gende Kriterien überprüft:■ Oberflächenbeschaffenheit■ Verschleißerscheinungen■ Altersstruktur■ Identifikationsnummer■ Reparaturbedarf■ Gewicht■ Hersteller/HerkunftDie Hochrechnung auf alle vor-handenen 34 Siebe ergab:

Ein Grundsieb hat 90 Instru-mente, dies ergibt bei 34 Grund-sieben 3.060 Instrumente. Einenguten Zustand hatten 1.360 Instrumente. 680 Instrumentemussten oberflächenbehandeltwerden. Bei 646 Instrumentenhalf nur noch eine Reparatur und374 Instrumente mussten aus-sortiert und neu angeschafft

werden. Der Gesamtwert dieser34 Grundsiebe beläuft sich aufrund 270.000 Euro.

Alle anderen Instrumente,Siebe und die Nachlegereservewurden nach dem obigen Bei-spiel aufgenommen und be-wertet. Die Ergebnisse wurden ineiner detaillierten Analyse desIst-Zustandes allen Beteiligten vorgestellt und dienten als Basisfür das weitere Vorgehen.

Wie wurde im Anschluss an dieVorstellung und Bewertung derErgebnisse vorgegangen?

Auf Basis der Sichtung wurdedas eigentliche „Herzstück“ des

Projekts angegangen: Die Sieb-optimierung. Eine erfolgreicheOptimierung des vorhandenenInstrumentariums ist nur mög-lich, wenn die maßgeblich ver-antwortlichen Personen zusam-men die Entscheidung überVerbleib oder Aussortierung jedeseinzelnen Instrumentes auf denInstrumentensieben, Sets und derNachlegereserve treffen. DiesePersonen sind der jeweils zustän-dige Chefarzt, die OP-Leitungund die Leitung der ZSVA. Auchhier hat Aesculap zu jeder Zeitalle Verantwortlichen mit einbe-zogen. Es wurde gemeinsam ent-schieden, welches Instrumentauf den Sieben wirklich notwen-

dig oder überflüssig ist. Da das Instrumentarium sehr

wertvoll und der Werterhalt vonentsprechend hoher Bedeutungist, sind die Ziele einer Siebopti-mierung vielfältig:■ Unnötige Instrumentenüber-

sterilisation vermeiden■ Übersichtliche Instrumenten-

siebe schaffen■ Siebgewichte senken■ Optimale Auslastung der

Instrumentensets■ Freigestellte Instrumente

einbinden■ Abläufe vereinfachen■ Aufbereitungskosten

minimieren■ Qualitätsverbesserung

Instrumentenmanagement in der ZSVA

Beispiel: Nur die im linken Sieb befindlichen Instrumente wurden während einer OP aus dem ge-samten Grundsieb benutzt. Trotzdem muss das gesamte Grundsieb mit allen Instrumenten in derZSVA gereinigt, desinfiziert, gepackt, gepflegt und sterilisiert werden. Auf diese Weise werdenTonnen von Instrumenten unnötig aufbereitet.

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sowie eine bessere Bestands-übersicht und dadurch erheb-liche Einsparungen bei Repara-turen, Neuanschaffungen undder Instrumentenaufbereitung.

Wie kann die Sieboptimierungaus heutiger Sicht beurteiltwerden?

Der Erfolg einer Siebsichtungund der daraus resultierendenSieboptimierung hängt vor allemvon der abteilungsübergreifen-den Zusammenarbeit ab. AllenBeteiligten ist die Wichtigkeit derZSVA und des damit zusam-menhängenden Instrumenten-management bewusst geworden.Lohnend und von großer Bedeu-tung war in jedem Fall die Zu-sammenarbeit mit den Aesculap-Spezialisten, von deren Know-howwir in jeder Phase des Projektesprofitiert haben.

Standardisierte Arbeitsabläu-fe, eine lückenlose Dokumenta-tion und Rückverfolgbarkeitsowie der kontrollierte Einsatzjedes Siebes sorgen heute fürgrößtmögliche Sicherheit undhaben schon mittelfristig zuspürbaren Kosteneinsparungengeführt. Eine neue möglicheexakte Kostenermittlung und

-zuweisung aller Prozessschrittebilden eine solide Grundlage fürdas Rechnungswesen und die In-vestitionsplanung.

Abschließend wurde ein War-tungsvertrag für unser chirurgi-sches Instrumentarium zwischenAesculap und dem RBK geschlos-sen, sodass die Qualität der Instrumente auch langfristig gewährleistet ist.

Welche Probleme können inder ZSVA auftreten, wenn mankein EDV-basiertes Instrumen-ten Management System ein-setzt?

Die Materiallagerung kannschnell unübersichtlich werden,was dann zwangsläufig aucheinen erhöhten Zeitaufwand beider Bestellabwicklung nach sichzieht. Hinzu kommen Falsch-bzw. Fehllieferungen aufgrundvon Schreib- oder Lesefehlernbeim Bestellvorgang. Es wirdauch immer wieder von Unter-oder Überversorgung in der ZSVAdurch unzureichend definierteVerbrauchsmengen berichtet. Solässt sich weder Kostentrans-parenz erzielen noch Effizienzbezüglich der Arbeitsabläufe inder ZSVA herstellen. Insgesamt

Aussortiertes, altes Instru-mentarium wurde entsorgt, neueInstrumente angeschafft und auf den Sieben ersetzt. Die nichtmehr benötigten Instrumentewurden von den Sieben genom-men. Die reparaturbedürftigen In-strumente wurden zum AesculapTechnischen Service gesand, sodass es keine Engpässe im OPgab. Die Nachlegereserve wurdeanalysiert sowie zum Teil er-neuert. Ebenso wurden alle Pack-listen überarbeitet und in dasEDV-System instacount® einge-geben.

Was wurde durch die Siebop-timierung erreicht?

Durch die Optimierung kon-nten die über 13.000 gesichteten Instrumente um mehr als 3.400reduziert werden. Diese über3.400 Instrumente wiegen 178 kgund haben einen Wert von ca.240.000 Euro.

Das bedeutet, dass heutejährlich rund 32 Tonnen an In-strumenten weniger bewegtwerden müssen. Bei einer er-rechneten Siebauslastung von70% und einem Jahresmittel von260 Tagen ergibt dies eine Ent-lastung von über 620.000 In-strumenten, die nicht mehr trans-portiert, gewaschen, gepackt undsterilisiert werden müssen.

Ergebnis: weniger Siebtitel

Instrumentenmanagement in der ZSVA

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also Faktoren, die unnötig hoheKosten verursachen. Ohne einEDV-gestütztes InstrumentenManagement System wird esdarüber hinaus zunehmendschwierig, den gesetzlichen An-forderungen zur Qualitätssicher-

ung und einer lückenlosen Do-kumentation zu entsprechen.

Im Anschluss an die Sieb-optimierung wurde das Instru-menten Management Systeminstacount® von Aesculap in der

ZSVA implementiert. Warumhat er sich gerade für diesesspezielle System entschieden?

Wir haben hier besonderen Wert gelegt auf ein einfach zubedienendes, übersichtliches undden Qualitätsanforderungen ent-sprechendes System. Schließlichsind die Mitarbeiter in der ZSVAkeine Computer-Spezialisten. Essollte den Instrumentenbestand,Warenein- und -ausgänge unddie Produktion überwachen,Reparaturen verwalten sowie Inventar und Betriebskosten erfassen können. Auch der Maschinenpark wie Taktband-anlage, Reinigungs-, Desinfek-tions- und Trockenautomatensowie die Sterilisatoren wurden

an das System angebunden. DieInstrumenten Management Soft-ware instacount® ermöglichteine kostenstellenbezogene Ab-rechnung und somit die für dieZSVA so wichtige Kostentrans-parenz. Die wichtigsten Zielset-zungen waren mittel- bis lang-fristige Kosteneinsparungen und eine effiziente Qualitäts-sicherung.

Wurden diese Zielsetzungenerreicht?

Ja. Wir wissen heute praktischzu jedem Zeitpunkt, welches Siebgerade wo und für welchenZweck verwendet wird. Ins-besondere für die Mitarbeiter inder ZSVA war die Umstellung auf

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das EDV-System eine große Ent-lastung. Ein weiterer Vorteil vordem Hintergrund der Fall-pauschalen ist die Möglichkeitder rechtlich geforderten lü-ckenlosen Dokumentation unddie vollständige Rückverfolgbar-keit eines jeden Containers. Dazugehört auch die patienten-bezogene Zuordnung der Instru-mente.

Wie sieht es mit der Kostenre-duzierung aus?

Da die Instrumente und Siebedurch instacount® regelmäßigerfasst werden, lassen sich schonnach kurzer Zeit exakte Aus-sagen über die Nutzungshäufig-keit machen. Siebe, die nur seltengenutzt werden, binden Kapitalund verursachen trotzdem Hand-lingkosten – durch eine Redu-zierung dieser Bestände sparenwir Kosten und optimieren regelmäßig unseren Bestand. Eswerden auch der Einkaufspreis,die kalkulatorische Lebensdauerund die allgemeinen Handling-kosten, also Reparaturen, Auf-

bereitung und Packen erfasst,wodurch uns eine präzise Basisfür die Planung des Reparatur-und Instandhaltungsbudgets zurVerfügung steht. Zudem sind wirdurch diese Software-Lösung inder Lage, unsere Kapazitätengenau zu planen und Ressourcen

sinnvoll einzusetzen, was wie-derum mittel- bis langfristigKosten spart und die Mitarbeitererheblich entlastet.

Wie lief die Implementierungab?

Nachdem jeder Arbeitsplatzmit einem PC ausgestattetworden war, konnte instacount®installiert werden. Begleitendführte Aesculap Schulungen fürdie ZSVA-Mitarbeiter durch. ImVorfeld wurden sämtliche rele-vanten Daten wie bspw. Ver-packungsarten, Siebtypen undSterilisationsparameter erfasstund in das System importiert.Wenn heute Rückfragen auf-tauchen, stehen uns dieAesculap-Experten als kompe-tente Berater jederzeit zur Ver-fügung.

Würde Herr Geiger sich wiederfür diese Lösung entscheiden?

Wir würden uns heute sicher-lich wieder für instacount® ent-scheiden, was nicht nur für mich,sondern für alle an diesem Prozessbeteiligten Personen gilt. Insge-samt konnten wir mit der Insta-llation von instacount® eine spür-bare Entlastung des Personalserreichen und verzeichnen durchdie Prozessoptimierung deutlicheKosteneinsparungen. Durch dieumfassende Dokumentierbarkeitkann die hohe Qualität der Instru-mente und der ZSVA jederzeitnachgewiesen werden, wodurchnicht zuletzt aufwändige Zertifi-zierungsverfahren wesentlich ver-einfacht werden. Vor allem unterDRG-Bedingungen ist eine solcheInstrumenten Management Soft-ware eigentlich unverzichtbar.

Prospekt Nr. E02901

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