AJAPLANEERIMISE MEISTRIKLASS

I OSA

MENTOR INSPIRA MTÜ Ruta Püvi

AEG = ELU Kui raiskad oma aega,

raiskad oma elu,

kui valitsed aega,

valitsed ka elu

-Alan Lakein-

2 KÜSIMUST

1. Millele on mõttekas oma aega/elu kulutada?

2. Millele ma tahaksin oma aega pühendada?

Kas tead kuhu ja millele kulub Sinu aeg?

Märgi NÄDALA jooksul üles kõik oma tegevused 15 minuti kaupa

ja saad teada.

SUURPUHASTUS

Kui kirjutuslaud on puhas ja läikima poleeritud, siis psühholoogiliselt on raske seda uuesti täis kuhjama hakata.

1. KORRASTA TÖÖPINNAD

Kui kirjutuslaud on puhas ja läikima poleeritud, siis psühholoogiliselt on raske seda KOHE uuesti täis kuhjama hakata!

2. TEE 3 HUNNIKUT

1. Minemaviskamiseks

Eesmärk: saada võimalikult suur kuhi

2. Arhiveerimiseks

90% arhiveeritud paberitest ei võeta kunagi enam välja

3. Läbivaatamiseks

Ehk saab kellelegi delegeerida

3. KORRASTA KODU JA TÖÖKOHT

Mida pole 5 aastat kasutanud – viska ära!

MIKS?

Sest kui midagi on vaja, siis kulub palju aga selle otsimiseks ja närvitsemiseks

Või arhiveeri ja tee NIMEKIRI – MIS ON KUS?

4. KORRASTA RIIDEKAPP

Kannad vaid 20% oma riietest 80% -l juhtudel.

Mul pole mitte midagi selga

panna!

AJANIPP

Vabane 80%-st

riietest!

Riputa riided kappi värvide kaupa!

Kleebi karpide küljele karbi sisu

foto

AJANIPP

Vali sahtlitega ja tugevdatud põhjaga

kott

Kui millegi leidmiseks kotist kulub rohkem kui 15 sek, on seal liiga palju nodi.

Vabane nodist!

AJANIPP

Tühjad pastakad viska

minema!

Ära kanna kõiki pabereid kaasas!

AJANIPP

Tühjenda kõik praod ja sahtlid!

Tühjenda pagasiruum ja kindalaegas!

KUIDAS EDASILÜKKAMISEST VÕITU SAADA

EDASILÜKKAJATE VIGA - OTSUSTUSVÕIMETUS

Põhjus 1: Laiskus

Põhjus 2: Hirm teha vale otsust

Põhjus 3. Väärad oletused

EDU MAATRIKS

Halvad otsused viivad kogemuseni

Suurem hulk kogemusi viib paremate otsusteni

Paremad otsused viivad edasi

AJANIPP

Sulge silmad ja kujutle kuidas juba teed seda

tegevust.

Korda: TEE SEDA KOHE! TEE SEDA KOHE! TEE SEDA KOHE!

PREMEERI ENNAST!

Kui ülesanne tehtud, alles siis joo teed ja söö

kooki!

KEHTESTA TÄHTAJAD JA VÕTA VASTUTUS!

Edasilükkajate nipp – võtta kohustus

Mitte „Teen niipea kui jõuan“

Vaid „Võtan teie ees kohustuseks teha see asi ära selleks ja selleks ajaks“

KUJUNDA UUS PISIHARJUMUS!

Inimestest, kes teevad palju väikseid asju kiiresti ära, saavad peagi inimesed, kes võtavad ette suuremaid asju ja teevad ka need ära.

KUJUNDA UUS PISIHARJUMUS!

Pärast söögitegemist korista kohe köök!

KUJUNDA UUS PISIHARJUMUS!

Planeeri, mida sööd ja mine poodi nimekirjaga!

ARENDA INTUITSIOONI!

Kull või kiri!

Kumba tulemust sooviksid!

TEHA VÕI MITTE TEHA?

NIMEKIRJADE NEEDUS

Teed hommikul 16 punktilise nimekirja ja asud usinasti tegutsema...

Mis on õhtul tulemus?

PAREM MOODUS

Iga päeva lõpus kirjuta üles 5 kõige tähtsamat asja, mida sa homme ära tegema pead.

Ja tee need ära!

PAREM MOODUS

1. Iga päeva lõpus kirjuta üles 5 kõige tähtsamat asja, mida sa homme ära tegema pead. (NB! nii isikliku kui tööeluga seotuna kokku 5)

2. Ja tee need ära!

Nii annad ajule ööseks

ettevalmistus- aega

PAREM MOODUS

Nii annad ajule ööseks

ettevalmistus- aega

5 tähtsat asja

Õhtuti

KUI JÕUAD TEHA AINULT 3 ...

Rõõmusta, Et juba on 2 punkti järgmiseks päevaks

olemas

Ära masendu ja ole enda

peale pahane!

AJAMAATRIKS

• Roger ja Rebecca Merrill lõid 4 sektori süsteemi, mille

tegi kuulsaks Stephen R. Covey

1) Kiire ja tähtis

2) Tähtis kui mitte kiire

3) Kiire kuid mitte tähtis

4) Ei kiire ega tähtis

• Ideaalne on veeta aega sektoris 2, kuid enamusel on

harjumus tegutseda sektoris 1, sest meel loob hirmsaid

kujutletavaid tagajärgi

1. Kiire ja tähtis

2.Tähtis, pole kiire

3.Kiire, kuid mitte

tähtis

4.Pole ei kiire ega

tähtis

Ideaalne on kogu aeg olla sektoris 2, kuid enamusel on harjumus tegutseda

sektoris 1, sest meel loob

hirmsaid kujutletavaid

tagajärgi

• Roger ja Rebecca Merrill lõid 4 sektori süsteemi, mille tegi kuulsaks Stephen R. Covey

Teed tähtsad asjad ära enne

kui need pakiliseks

muutuvad ja stressi tekitavad

AJAMAATRIKS

• Roger ja Rebecca Merrill lõid 4 sektori süsteemi, mille

tegi kuulsaks Stephen R. Covey

1) Kiire ja tähtis

2) Tähtis kui mitte kiire

3) Kiire kuid mitte tähtis

4) Ei kiire ega tähtis

• Ideaalne on veeta aega sektoris 2, kuid enamusel on

harjumus tegutseda sektoris 1, sest meel loob hirmsaid

kujutletavaid tagajärgi

1. Kiire ja tähtis

KRIISID,

PROBLEEMID,

TÄHTAJAD

2.Tähtis, aga pole kiire PROBLEEMIDE

VÄLTIMINE,

INIMSUHTED,

PLANEERIMINE,

KOSUTAV PUHKUS

3.Kiire, kuid mitte tähtis

KATKESTUSED,

OSAD TELEFONIKÕNED,

OSAD KOOSOLEKUD,

SUNDOLUKORRAD

4.Pole ei kiire ega tähtis

OSA TELFONIKÕNEDEST, KORISTAMINE – ELU-OLU,

MEELDIVAD TEGEVUSED,

MIS RAISKAVAD AEGA

MITTEVAJALIKUD TEGEVUSED

1. Internetis surfamine

2. Ajalehtede lugemine

3. 5-st minutist pikemad telefonikõned

4. 1-st tunnist pikemad koosolekud

5. Teleka vaatamine valimatult

Millised tegevused

võiksid tegemata jätta et hoida aega

kokku?

Millistele tegevustele

kuluvat aega võiksid vähendada?

Vahel polegi tähtis

koristamine, vaid näitamine,

et „olen nii tubli“!

Tunnista situatsioonilist

väsimust!

MIDA TEHA SEGAJATEGA?

KAS TEIL ON HETK AEGA?

AJARÖÖVLITE TÜÜBID

1. Latatarad

2. Hädaldajad

3. Õpipoisid

4. Ajaloolased

LATATARAD

„Kas olete juba kuulnud?“

LAHENDUS: Ära anna oodatud märksõna – „MIDA?“

HÄDALDAJAD

LAHENDUS: „Mul on väga kahju, aga

.....mul üks pakiline asi vajab lõpetamist.“

...ma olen hiljaks jäämas.“

...mul on täna ülepeakaela tegemist.“

NB! Kui lausud seda oma tegevust lõpetamata, siis see on eriti mõjus

ÕPIPOISID

LAHENDUS

„Mõtle võimalik lahendus läbi ja pärast räägi, mida otsustasid.“

AJALOOLASED

LAHENDUS

„Oh, kas tõesti? Küll on lugu! Aga nüüd ma pean kahjuks minema. Nägemist“

VIISAKAS „EI“

„See kõlab väga huvitavalt ja....“

„Ma olen liigutatud, et sa minu peale mõtlesid, kuid...“

Ära kasuta AGA

vaid

JA, KUID

VIISAKAS „EI“

„Kuigi ma väga tahaksin sind aidata, tuleb mul kahjuks ära öelda, kuna olen praegu jäägitult keskendunud .....sellele ja sellele

ja uute kohustuste võtmine poleks õiglane nende inimeste suhtes, kellele juba olen andnud lubaduse midagi teha.“

Soovin sulle edu ja hoia mind kursis kuidas sul läheb.

AJANIPP

Kui keegi soovib sulle lisakohustust panna, ütle:

„Ma vajan ka sinu abi selles ja selles“

AJANIPP

NÄITEKS: - „Käin korra ära, palun kas sa vastaksid mu telefonile?“

- „Pole probleemi. Saaksid sa mind veidi aidata ja viia selle kirja postkasti“

SÕBRAD

4 SÕBRAKATEGOORIAT

1. Vaene mina

Teevad sinu heaks kõike, aga vastutasuks tahavad sinuga jagada kõike, mis nende elus viltu läheb

4 SÕBRAKATEGOORIAT

2. Hoopleja

Tahavad alati sinust paremad olla

4 SÕBRAKATEGOORIAT

3. Vampiir

Võivad olla ülbed ja vastikud. Imestad kuidas need inimesed su ellu sattusid

4 SÕBRAKATEGOORIAT

4. Andja

Tunnevad alati su käekäigu vastu huvi,

ei jäta sind kunagi hätta.

Kui sul on 5 sellist sõpra, oled õnnega koos

Veeda rohkem aega Andjate

seltsis

AJANIPID

PABERIMAJANDUS

Sea sisse 3 dokumendisahtlit ka kodus

1. Ära teha (arved, kirjad)

2. Arhiivi

3. Vajalik (võib veel aasta jooksul vaja minna)

TELERI VAATAMINE

Vähenda seda aega 50%

Eestlane vaatab päevas telekat 4 tundi ja 20 minutit

TOIT JA SÖÖMINE

Ostunimekirjaga inimestel kulub poes

30% vähem aega

TOIT JA SÖÖMINE

Koosta nädalamenüü ja ostunimekiri www.toidutare.ee

TÖÖL

KESKENDU HIILGAVALE OSALE

Inimesed raiskavad aega ülesannetele, milleks neil puuduvad oskused ja tahtmine

Talutav

20 tundi

Parem

17 tundi

Hiilgav

3 tundi

KESKENDU HIILGAVALE OSALE

Jaga oma tööülesanded 3 kategooriasse

TALUTAV PAREM HIILGAV

1978, pr.ofessor Ellen Langeri uuring – kas ja millal inimesed lubavad paljundamises kellegi ette

SEST ET SELLEPÄRAST

1. Vabandage mul on 5 lk, kas ma tohin koopiamasinat kasutada?

2. Vabandage mul on 5 lk, kas ma tohin koopiamasinat kasutada, sest mul on kiire?

3. Vabandage mul on 5 lk, kas ma tohin koopiamasinat kasutada, sest mul on vaja koopiaid teha?

60%

94%

93%

ÕNNELOOS MOTIVATSIOONI TÕSTMISEKS

1. Kirjuta pabertükikestele nii toredad kui mittetoredad tööd, voldi paberid kokku, pane ühte korvi

2. Kirjuta paberitükikestele preemiad, voldi kokku, pane teise korvi

3. Võta ühest korvist töö, tee ära

4. Võta preemia, naudi preemiat

KOMPULSSIIVNE EESMÄRKIDE SEADMINE

Mishka ja Abby on Michaeli koerad

KOMPULSSIIVNE EESMÄRKIDE SEADMINE

Mishka ja Abby on Michaeli koerad

• Mishka on „EESMÄRGI KOER“ - naudib pulga äratoomismängu ja ilma selleta on tal igav

• Abby on „VOOLU KOER“, sest naudib jalutuskäike pargis ja koos kassiga sohval magamist, ta ei ole kunagi nõus mängima pulga äratoomismängu.

KOMPULSSIIVNE EESMÄRKIDE SEADMINE

Kas sarnaned Mishkale või Abbyle?

HARJUTUS: Võta vabaks 1 nädal ja naudi lähedasi, tööd, elu. Astu välja mängust „Rohkem, paremini, kiiremini!“

EESMÄRK ON OLULINE

• Eesmärgi valik sarnaneb restoranis käimisega. Lähed restorani, valid toidu välja ja jätad muud toidud proovimata.

• Kõige olulisem ja elumuutvam on asi, mille sa otsustad kõige tähtsamaks asjaks teha.

AJAKASUTUS ON SEOTUD PRIORITEETIDEGA

• Kui inimene ütleb, et tal pole aega, siis enamalt jaolt on see prioriteetide seadmise küsimus.

• See on otsus ja valik kuidas inimene kasutab 1440 minutit päevas, 168 tundi nädalas, 365 päeva aastas.

DILEMMA – KORD VÕI LOOVUS

HIRM AJAPLANEERIMISE EES

Osad arvavad, et kui on kord, siis pole loovust. Tegelikult ajaline struktureerimine kontsentreerib energia ja loovus avaneb.

AJAPLANEERIMISE ALUSTALAD

1) Selgus

2) Struktuur

3) Järjekindlus planeeritud asjad ära teha

KODUNE TÖÖ

• Täida „Spirituaalse enesehoolitsuse päevikut“ (vähemalt 1 tegevus enda heaks iga päev)

• Leia „Sääsed telgis“. Prognoosi kaua sääsetapp aega võtab ja millal selle ära teed

• Täida tabelit „KUHU KULUB MINU AEG“ 0,5 või 1 tunni kaupa

• Tee tegevuste blokid (erinevat värvi). Otsusta kui kaua iga blokk kestab