AKRONÜÜMIDE, LÜHENDITE ja TERMINITE LOEND · Web viewKui kau pade, sead m e te, sõiduki te viimane märkimisväärne kokkupanek ei pärine Euroopa Liidu liikmesriigist ega abikõlblik

EUROOPA NAABRUS- JA PARTENERLUSINSTRUMENDIEESTI - LÄTI - VENE

PIIRIÜLESE KOOSTÖÖ PROGRAMM 2007-2013EK otsus nr C (2008) 8332

Praktiline juhend avatud taotlusvoorude projektitaotlejatele tagamaks tõhus korraldus projektide elluviimisel

Juhendi tõlge on mitteametlik ja informatiivne dokument. Programmi rakendamisel lähtutakse inglisekeelsest juhendist (Practical Guidelines for project applicants of Open calls for proper management during project implementation)

1

AKRONÜÜMIDE, LÜHENDITE ja TERMINITE LOEND.....................................................4SISSEJUHATUS............................................................................................................61. TOETUSLEPINGU TINGIMUSED...............................................................................62. TUGI TOETUSESAAJATELE......................................................................................73. KULUDE ABIKÕLBLIKKUSE ÜLDSÄTTED..................................................................8

3.1. Eelarverubriik „Inimressursid“.......................................................................83.2. Eelarverubriik „Reisikulud“...........................................................................93.2.1. Üldnõuded Eesti toetusesaajatele ja projektipartneri(te)le...........................103.2.2. Üldnõuded Läti toetusesaajatele ja projektipartneri(te)le.............................103.2.3. Üldnõuded Venemaa toetusesaajatele ja projektipartneri(te)le....................123.3. Eelarverubriik „Seadmed ja tarvikud“..........................................................143.4. Eelarvrubriik „Otsesed kohaliku kontori kulud“..........................................153.5. Eelarverubriik „Muud kulud ja sisseostetavad teenused“............................153.6. Eelarverubriik „Infrastruktuur“....................................................................163.7. Eelarverubriik „Mitterahalised kulud“.........................................................173.8. Eelarverubriik „Halduskulud“......................................................................17

4. PROJEKTI DOKUMENTATSIOON............................................................................175. PROJEKTI RAAMATUPIDAMINE JA VAHETUSKURSID..............................................20

5.1. Raamatupidamisnõuded................................................................................205.2. Vahetuskursid...............................................................................................20

6. KULUDE ARVESTAMISE METODOLOOGIA.............................................................216.1. Personalikulude arvestus..............................................................................216.2. „Lähetuskulude“ suuruse arvestamine toetusesaajate ja projektipartneri(te) puhul, kui nad on Venemaa Föderatsiooni väike- ja keskmise suurusega ettevõtted või MTÜd................................................................................................................226.3. Mitterahaliste kulude arvestus......................................................................23

7. PROJEKTI ARUANDLUS.........................................................................................247.1. Miks toimub aruandlus ja kellele aruanded esitatakse?................................247.2. Tõhusa aruandluse praktiline korraldus ja näpunäited.................................247.3. Mida peavad aruanded kajastama?...............................................................247.4. Millal esitatakse aruanded?..........................................................................25

8. MAKSED PROJEKTILE............................................................................................268.1. Võimalikud programmi poolsed maksed......................................................268.2. Finantsjuhtimise mudeli näide......................................................................278.3. Makseskeemid..............................................................................................28

9. HANKEMENETLUS (PAKKUMUSED).......................................................................339.1. Üldteave EL hankemenetluse kohta.............................................................339.2. Hangete üldtingimused.................................................................................359.3. Riigi ja päritolumaa reeglistik......................................................................369.4. Muud olulised seisukohad............................................................................39

10. EELARVE MUUTMINE, PROJEKTI MUUTMINE, LEPINGU PARANDUSED.................4010.1. Lepinguga seotud teatised: Väiksemad muudatused....................................4110.2. Lepingu lisa: Suuremad muudatused............................................................4310.3. Lepingu lisa ettevalmistamine......................................................................44

11. TEAVITAMINE JA NÄHTAVUS..............................................................................4612. ÜHISE KORRALDUSASUTUSE , ÜHISE TEHNILISE SEKRETARIAADI JA TEISTE VÕIMALIKE KONTROLLIORGANITE POOLNE PROJEKTIDE SEIRE.................................46

12.1. Seire raamistik..............................................................................................4612.2. Seire tööriistad..............................................................................................4712.3. Kulude kontrolli aruanded............................................................................4712.4. Toetusesaaja kohustused kohapealsete kontrollkülastuste korral.................49

13. PROJEKTI TULU..................................................................................................4914. ABIKÕLBMATU KULU SISSENÕUDMINE...............................................................5015. OLULISED TÄHTAJAD.........................................................................................51

2

Lisa 1 ..........................................................................................................................52 Tööajatabel projekti meeskonnale, välisekspertidele ja vabatahtlikele............. 52

Lisa 2...........................................................................................................................53Makseskeemide näidised.............................................................................................53Lisa 3...........................................................................................................................55Kirjalik teatis (väiksemate muudatuste korral)............................................................55Lisa 4...........................................................................................................................57Lepingu lisa taotlus......................................................................................................57

3

AKRONÜÜMIDE, LÜHENDITE JA TERMINITE LOEND

Lepingu lisa Dokument, mis muudab toetuslepingu tähtaegu ja tingimusi.Audiitor Audiitorfirma, millel on leping toetusesaaja ja/või

projektipartneriga, mis vastab kõikidele pädevusnõuetele ning vastutab kulude aruannete kontrolli eest, koostab kulude järelkontrolli aruande ja esitab ka kulude kontrolli aruande.

T Toetusesaaja Organisatsioon, mis on ühise korraldusasutusega alla kirjutanud toetuslepingule ning kannab kõnealuse asutuse ees täielikku õiguslikku ja rahalist vastutust projekti rakendamise eest; ta saab ühiselt korraldusasutuselt rahalist toetust ning tagab selle haldamise ja võimaliku jaotamise vastavalt oma partneritega sõlmitud lepingutele; ta on ühise korraldusasutuse ees ainuvastutav ja annab otse ühisele korraldusasutusele aru, kuidas kulgeb tegevuste rakendamine ja rahade kasutamine.

Harukontorid Ühisele tehnilisele sekretariaadile alluvad regionaalsed esindused Eesti Vabariigis (Tartu ja Jõhvi) ja Vene Föderatsioonis (Peterburi ja Pihkva), mille eesmärgiks on nendes riikides teavitada sihtrühmi programmi kavandatud tegevustest.

Kommunikatsioon

Projekti elluviimise ajal tähendab kommunikatsioon laiema avalikkuse teavitamist projektist, selle tulemustest ja projekti EL poolsest rahastamisest. See võib toimuda läbi ürituste, e-kirjade, pressiteadete jms vormis. See tähendab ka projekti ellu viivate partnerite vahelist sisekommunikatsiooni. Toetusesaajad ja projektipartnerid peavad järgima EL välistegevuse kommunikatsiooni ja nähtavuse juhiseid.

Lepingut sõlmiv asutus

Ühine korraldusasutus, mis kirjutab alla toetusesaajaga sõlmitavale toetuslepingule. Selle toetuslepingu alusel lasub toetusesaajal täielik juriidiline vastutus ühise korraldusasutuse ees.

Päevaraha Kindlasummalised päevarahad, mida makstakse isikutele töölähetuste ajal toitlustamise ja muude pisikulude hüvitamiseks. Tavaliselt, eriti avaliku sektori puhul on päevarahad reguleeritud siseriiklike õigusaktidega ja neid tuleb järgida päevarahade maksmisel.

EK Euroopa KomisjonEL Euroopa LiitKulude aruanne

Toetusesaaja/projektipartneri(te) deklareeritud kulude ja tulude (kui neid on) kontroll. Audiitor kontrollib, kas toetusesaaja ja projektipartneri(te) deklareeritud kulud ja tulud on toetuslepingu suhtes tegelikud, õigesti kajastatud ja abikõlblikud ning esitab kulude kontrolli aruande.

Ekspert Isik, kelle ülesandeks on lepingu nõuetekohaseks täitmiseks ekspertiisi teostamine, kompetentsi kasutamise.

Üld-tingimused

Üldised lepingu tingimused, mis määratlevad kõikide vastavat liiki lepingute puhul kehtivaid administratiivseid, finantsilisi, õigusalaseid ja tehnilisi küsimusi.

Toetussumma Ühise korraldusasutuse poolt otse makstav mitteärilise iseloomuga makse määratletud makse saajale, et see viiks ellu toimingu (või mõnel juhul rahastaks osaliselt vastavat eelarvet), mis tagab ELi strateegiliste eesmärkide elluviimise.

Toetusleping Toetusesaaja ja ühise korraldusasutuse vahel sõlmitav määratud tingimustega leping, mille alusel ELi toetuse abil viiakse projekt ellu.

Mitteabi-kõlblikud kulud

Projekti elluviimise käigus tehtud sellised kulud, mis ei ole kooskõlas abikõlblike kuludega vastavalt programmi dokumentidele ja riiklikule ja/või ELi seadusandlusele ja eriti toetuslepingu lisa II

4

artiklile 14, mida seetõttu programm ei tohi rahastada.Ühine korraldusasutus (JMA)

Rakendusorgan, millel lasub üldine vastutus programmi korralduse ja rakendusotsuste suhtes, mis on ühise seirekomitee poolt heakskiidetud; vastutab programmi tõhusa ja õige korralduse ning elluviimise eest. Ühine korraldusasutus tegutseb lepingut sõlmiva organina ning allkirjastab toetuslepingud heakskiidetud projektide toetusesaajatega, kinnitab projektide vahe- ja lõpparuanded ning teostab maksed.

Ühine tehniline sekretariaat (JTS)

Ühine tehniline sekretariaat vastutab projektide igapäevasel toimimisel järelvalve ja finantsjuhtimise eest. Ühine tehniline sekretariaat teavitab ja toetab programmi toetusesaajaid selles riigis, kus tegevusi ette nähakse.

Seire Projekte puudutava (tavaliselt vähemalt finantsilise, tehnilise institutsionaalse) informatsiooni kogumine ja analüüs eesmärgiga kontrollida, kas seatud eesmärgid, väljundid, eelarved ja tööplaanid täidetakse.

Lähetuskulud Lähetuskulud on mõeldud majutuse, toitlustamise, lähetuse sihtriigis kohaliku transpordi ja muude pisikulude katmiseks. Neid arvestatakse lähetuse käigus toimuva ööbimise alusel.

EL välistegevuse raames lepingute sõlmimise korda käsitlev praktiline juhend (PRAG)

Peamine töövahend, mis selgitab kõiki EL välisabi lepingute taotlemise protseduure, mida rahastatakse Euroopa Liidu üldeelarvest ja 10. Euroopa Arengufondi (EDF) vahenditest.Vt: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_en.htm

Praktiline juhend

Praktiline juhend projektitaotlejatele tagamaks tõhus finantskorraldus projektide elluviimisel.

Hange Kaupade, tarvikute, teenuste ja tööde soetamisel peab lähtuma toetuslepingu lisa IV lõikudest 2.1 ja 2.2, PRAG reeglistikust või asukohamaa siseriiklikust riigihanke reeglistikust nagu sätestatud lisas IV.

Programm Eesti-Läti-Vene piiriülese koostöö programm Euroopa naabrus- ja partnerlusinstrumendi raames 2007-2013.

Projekt Kasutatakse sünonüümina terminile „tegevus“ EL välistegevuse raames lepingute sõlmimise korda käsitleva praktilise juhendi (PRAG) mõistes.

Partner Projektis osaleja, kes vastutab osa tegevuste elluviimise eest vastavalt projektitaotluse ja toetusesaajaga sõlmitud partnerluslepingule.

Eritingimused Eritingimused, mille on seadnud lepingut sõlmiv organ kui lahutamatu osa taotlusvooru paketist, mis sisaldab üldtingimuste täiendusi ja toetuslepingu eriklausleid.

Pakkumus Kirjalik või formaalne pakkumine kaupadega varustamiseks, teenuste saamiseks või tööde läbi viimiseks kokkulepitud hinna alusel.

Pakkumis-menetlus

Üldine toiming lepingu sõlmimiseks, mis algab hanketeate avaldamisest ja lõppeb parima pakkumuse teinuga lepingu sõlmimisel. Pakkumismenetlus peab rangelt järgima toetuslepingu lisa IV lõikude 2.1 ja 2.2 tingimusi ja siseriiklikku riigihanke reegleid kui need on kohaldatavad.

5

SISSEJUHATUS

Käesolev Praktiline juhend selgitab kõiki toetusesaajatega sõlmitud lepingute rakendamise toiminguid, toetusesaajate lepingulisi kohustusi ja programmi avatud taotlusvoorudes heakskiidetud projektitaotluste elluviimise seirevõrgustikku.

Praktilise juhendi eesmärgiks on pakkuda toetusesaajatele ja projekti partneritele kogu teavet, mis on vajalik heakskiidetud projektide edukaks elluviimiseks. Käesolev dokument selgitab, kuidas korraldada lepingut sõlmiva organi (ühine korraldusasutus) ja kasusaajate vahel sõlmitud toetuslepingu täitmist alates projekti heaks kiitmisest kuni lõpparuande laekumise ja lõppmakse tasumiseni ning kohustuste täitmiseni, mis jätkuvad ka peale projekti lõppu.

Praktiline juhend pöörab erilist tähelepanu abikõlblikele kuludele, arvestustele, mida kasutada finantsaruande erinevates eelarverubriikides, see annab teavet ka erinevate kulutüüpide tõendavate dokumentide kohta, projektile tehtavatest maksetest, nähtavuse nõuetest ja muudest olulistest reeglitest, mida tuleb järgida.

Praktilistele juhistele lisaks on toodud asjakohaseid näiteid, mis on tähistatud helesinist värvi kastikestega ;olulised märkused on esile toodud roosa värvi raamitud kastikestes.

1. TOETUSLEPINGU TINGIMUSEDPalume arvestada järgmisega:

Juhend sisaldab reegleid, vorminguid ja näidisblankette, mida tuleb kasutada selleks, et täita Euroopa Komisjoni toetuslepingutele kehtestatud nõudeid. Palume arvestada ka seda, et käesolev dokument ei asenda ega muuda sätteid programmi rakenduskava dokumendis, toetuslepingu üld- ja eritingimusi ja juhendit toetuse taotlejate, Praktiline juhend 2008: http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/previous_versions/2008/index_en.htmToetusesaajal lasub üldvastutus kogu projekti elluviimise ning partnerite läbi viidavate tegevuste eest.

Toetusleping sätestab projektide elluviimise põhitingimused ja see koosneb mitmest osast ja lisast, mis on kohustuslikud:

Eritingimused - määravad ära projekti kestuse, projekti kogumaksumuse ja toetuse suuruse, aruandluse ning maksete graafiku.

Üldtingimused - määravad ära lepingujärgsed üldised kohustused ja rahastamisega seotud tingimused. See lisa kirjeldab aruandluse kohustuste, informatsiooni andmise, nähtavuse, arvepidamise ja tehnilise ning finantskontrolliga seotud kohustusi.

Maksetaotluse ja finants määratluse vorm - standardvormid, mida tuleb kasutada maksete taotlemisel lepingu sõlminud organisatsioonile.

Lepingu sõlmimise menetlus kirjeldab toiminguid, mida tuleb järgida siis, kui projekt näeb ette teistelt organisatsioonidelt teenuste, toodete ja tööde ostmisega seotud lepinguid. Kui rakendatakse siseriiklikku seadusandlust, tuleb siiski järgida ka riigi- ja päritolumaa reegleid.

6

http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/previous_versions/2008/index_en.htm

http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/previous_versions/2008/index_en.htm

Kulude kontrolli aruande vorm sisaldab näidisaruande vormi faktiliste asjaolude ja kulude kontrolli juhiseid, mille esitab sõltumatu audiitor, kes tegutseb ELi rahastatava toetuslepingu alusel. See aruanne tuleb esitada enne edasiste eelmaksete ja lõppmaksete tegemist.

Tegevusaruande tekstilise osa ja finantsaruande vorm sisaldab vahe- ja lõpparuande standardnäidist.

Finantsgarantii vorm sisaldab standardfinantsgarantii näidist.

Mistahes tegevuste ja tulemuste muudatused võrreldes taotlusvormiga tuleb kirjalikus vormis projekti aruannete või märgukirjade näol ühise tehnilise sekretariaadi ja lepingut sõlmiva organiga eelnevalt läbi rääkida. Olulised tegevuste muutused võivad nõuda toetuslepingule lepingu lisa sõlmimist.

Mistahes eelarve muutustest tuleb informeerida lepingut sõlmivat organit ja ühist tehnilist sekretariaati kirjalikult. Olulised tegevuste muutused võivad nõuda toetuslepingule lepingu lisa sõlmimist.

Toetuslepingu muutmistaotluse üksikasjalikuma kirjelduse saamiseks palume tutvuda käesoleva juhendi 10. peatükiga.

2. TUGI TOETUSESAAJATELE

Ühine tehniline sekretariaat (JTS) pakub tuge toetusesaajatele ja projekti partneritele kogu projekti toimimise aja jooksul. Ühine tehniline sekretariaat on toetusesaajatele peamiseks kontaktiks projekti elluviimise ajal.

Palume kõhklemata võtta ühendust ühise tehnilise sekretariaadi poolse projektijuhi või finantsjuhiga või ühise tehnilise sekretariaadi ja selle harukontorite infojuhtidega, kui vajate projekti elluviimisel abi või kui teil on edaspidi küsimusi seoses projekti või selle finantsjuhtimisega.

Projektijuht vastutab projekti elluviimise (edenemisseire, projekti muudatused, projekti lõpetamine jms) ja projekti aruandluse eest.

Finantsjuht vastutab aruannete seire eest ja abi ning info andmise eest projekti partneritele aruannete koostamise ning eelarvega seotud küsimustes, sh kulude abikõlblikkuse kohta.

Infojuht vastutab programmisisese teabe ja kommunikatsioonialaste tegevuste ning projektidele/tegevustele abi osutamise eest.

3. KULUDE ABIKÕLBLIKKUSE ÜLDSÄTTED

Kulud on üldiselt abikõlblikud, kui nad on: tegelikult tekkinud/makstud ja projektiga otseselt seotud; tekkinud projekti elluviimise perioodi jooksul vastavalt toetuslepingu

eritingimuste artiklitele 2.2 ja 2.3, väljaarvatud lõpparuande ja kulude

7

kontrolliga seotud kulud, mis võivad tekkida ka peale projekti elluviimise perioodi, kuid mitte hiljem kui lõpparuande esitamise ajani;

sisalduvad heakskiidetud projekti eelarves ja on otseselt seotud selliste projekti tegevustega, mis kirjeldatud heakskiidetud projektitaotluses;

kajastuvad eraldi vastava toetusesaaja või projektipartneri raamatupidamises;

ei sisaldu juba käesolevas või mõnes teises ELi kaasfinantseeritavas programmis või mõnes muus abiprogrammis (vältimaks topeltrahastamist);

vastavuses teavitus- ja nähtavuse juhistega; vastavuses riigi ja päritolumaa reeglistikuga; vastavuses hankereeglistikuga; vastavuses oma riigi seadusandlusega.

Mitteabikõlblikud kulud: võlad ja kahjumi või võlgade katmine; võlaintressid; kulud, mida on juba rahastatud mõnel muul viisil; kinnisvara (maa või hooned) ostmine, väljaarvatud juhtudel, kui need on

otseselt vajalikud projekti elluviimiseks ja kui selliseid kulusid nähakse ette heakskiidetud taotlusvormis, kusjuures vastav omand peab kuuluma toetusesaajale ja/või partneri(te)le hiljemalt projekti lõpuks;

valuutavahetuse kahjumid; maksud (väljaarvatud need, mis on eelarverubriigis „Inimressursid“

kirjelduses toodud loendis); laenud kolmandatele osapooltele; viivised, rahatrahvid ja kohtukulud.

3.1. Eelarverubriik „Inimressursid“See eelarverubriik sisaldab otseselt projekti ellu viivate projekti töötajate personalikulusid, kes töötavad toetusesaaja ja/või projektipartneri(te) organisatsiooni(de)s. Töötamine peab põhinema töölepingu alusel vastavalt asukohariigi seadusandlusele (avaliku teenistuse seaduse alusel töötavad ja/või juhatustes/juhtorganites töötavate isikute puhul tuleb esitada vastavad lepingud, korraldused, määrused jne).Palgad ja kulud ei tohi ületada toetusesaaja või projektipartneri puhul tavapäraseid palkasid ega kulutusi.Iga projektis töötav isik peab täitma tööajatabeleid, kus on toodud töötatud tunnid ja täidetud ülesanded, mille allkirjastavad nii vastav isik kui ka tema tööandja (vt Lisa 1 tööajatabeli näidis).

Abikõlblikud kulud Mitteabikõlblikud kulud Palk; Töötasuga seotud maksud; Sotsiaalkindlustuse maksud; Tervisekindlustus; Kohustuslikud pensioniga seotud maksud.

Sotsiaalkindlustuse täiendavad kulud; Täiendavad õigustamatud maksed või preemiad; Kulud, mis ei põhine töölepingul, korraldustel, määrustel jne.

8

3.2. Eelarverubriik „Reisikulud“

Reisikulusid võib katta vaid selle eelarvejao alt nende toetusesaaja ja partnerite töötajate puhul, kes on määratud projekti läbi viima ning seminaril või konverentsil osalejate puhul kui nende osalemine on õigustatud, ja kaasatud osapoolte puhul, kui sellised kulud on projekti eelarves ette nähtud.

Abikõlblikud kulud Mitteabikõlblikud kulud Transpordikulud sihtkohta: Lennuki, rongi, bussipiletid; Autokütus; Sõiduki rent või kasutus reisiks; Viisa; Reisikindlustus; Päevaraha; Majutus (hotellikulud); Kohaliku transpordi kulud sihtkohas; Lähetuskulud (ainult Venemaa väikese ja keskmise suurusega ettevõtete ning mittetulundusühingute puhul).

Projekti töötajate igapäevane sõit kodust tööle ja tagasi; Reisikulud esimeses- või äriklassis, kui ei ole selgelt tõestatud, et valikuvõimalus puudus või tegemist oli kõige säästlikuma/vähem kuluka lahendusega (tõestusdokumendi esitamine on vajalik); Õigustamatu takso kasutus (kui ühistransport on olemas); Õigustamatu sõiduauto (nt firma auto, eraauto) kasutamine (nt siis, kui on võimalik kasutada ühistransporti või kui eraauto/rendiauto kasutamine ei ole kulusid kokku hoidvam võrreldes ühistranspordi kasutamisega). käibemaks, v.a. juhul kui abisaaja ja/või projektipartner(id) ei saa seda tagasi taotleda. Palume arvestada seda, et käibemaksu, mida saab tagasi taotleda, ei saa mingil juhul abikõlblikuks pidada, isegi siis, kui toetusesaaja või projektipartner(id) käibemaksu tegelikult tagasi ei saa (st olukorda, kus toetusesaajal või partneril on õigus käibemaksu tagasi taotleda, kuid ta seda mingil põhjusel ei tee).

Läti ja Eesti toetusesaajad ja projekti partner(id) ning Venemaa avaliku võimu asutused peavad järgima oma tavalist praktikat päevarahade ja majutuskulude arvestamisel, ning kinni pidama oma siseriiklikest lähetuste piirmääradest. Siiski ei või need kulud ületada projekti eelarvet ega Euroopa Komisjoni poolt avaldatud lähetuskulude piirmäärasid, mis kehtisid toetuslepingu sõlmimisel.

Tähelepanu!!

Päevaraha – päevaraha sätestatakse siseriikliku seadusandluse alusel ja seda arvestatakse reisil viibitud päevade alusel.

Lähetuskulud - lähetuskulud katavad majutuse, toitlustamise, kohaliku transpordi lähetuse sihtriigis ja muud pisikulud. Neid arvestatakse lähetuse käigus toimuva ööbimise alusel.

Päevaraha kulud koos majutuse- ja kohaliku transpordi kuludega, mis on mõeldud töötajate ja projektis osalevate teiste isikute kulude katteks, ei tohi ületada toetusesaaja ja partnerite tavakulusid samadel puhkudel, samuti ei tohi sellised kulud ületada Euroopa Komisjoni poolt avaldatud lähetuskulude piirmäärasid, mis kehtivad toetuslepingu sõlmimisel.

Eestisse – 181.00 EUR; Lätisse – 211.00 EUR; Venemaale – 361.00 EUR.

9

3.2.1.Üldnõuded Eesti toetusesaajatele ja projektipartneri(te)leNB! Eesti toetusesaajate ja projektipartneri(te) puhul on maksuvaba päevaraha summa välisreiside puhul Eesti Tulumaksuseaduse alusel 32 EUR, seda ületav summa ei ole abikõlblik. Minimaalne majutuskulude kompensatsioon avaliku sektori töötajatele on 13 EUR (siseriikliku lähetuse puhul) ja 52 EUR (välisreisi puhul) päevas. Avaliku sektori töötajate ja teenistujate maksuvaba majutuskulude piir on 77 EUR (siseriikliku lähetuse puhul) ja 128 EUR (välisreisi puhul) päevas. Päevaraha makstakse välislähetuse puhul, kui reisisiht on vähemalt 50 km kaugusel töökohale lähimast riigipiirist. Päevaraha makstakse juhul, kui sõit välisriiki algab enne kl 21.00. Kui tagasijõudmine toimub enne kl 03.00, siis selle päeva eest päevaraha ei maksta.

Selgitused seoses auto kasutamisega Eestis

Eesti Vabariigi Valitsuse 14.07.2006 määrus nr 164 „Isikliku sõiduauto teenistus-, töö- ja ametisõitudeks kasutamise kulude hüvitise maksmise tingimused ja piirmäärad“.

Lühidalt: kui peetakse sõidupäevikut, on tulumaksuvaba hüvitis kuni 0.30 EUR km kohta, kuid mitte enam kui 256 EUR kuus. Kui sõidupäevikut ei peeta, on tulumaksuvaba hüvitis 64 EUR kuus.

Kütusekulude katmine on võimalik siis, kui renditakse täis kütusepaagiga auto, ja lepingukohaselt ka tagastatakse täis kütusepaagiga auto. Samamoodi toimitakse ka eraauto kasutamisel ametliku lähetuse puhul.

3.2.2. Üldnõuded Läti toetusesaajatele ja projektipartneri(te)le

NB! Kui Läti organisatsioonid (sh väikese või keskmise suurusega ettevõtted ja MTÜd) või avaliku sektori asutused saadavad oma esindajaid lähetusse, on arvestuste aluseks Läti Vabariigi Valitsuskabineti kinnitatud lähetuskulude hüvitamise reeglistik. Majutuse ja päevaraha (mis katab toidu ja muid teenuseid) suhtes on iga riigi kohta sätestatud piirmäärad, mida ei tohi ületada. Reeglistik annab üksikasjaliku kirjelduse reisikulude katmisest (reisimine Lätist sihtriiki, reisimine lennujaamast/bussijaamast/raudteejaamast jms, kohalik transport sihtriigis, kindlustus). Vastavalt reeglistikule ei tohi kohaliku transpordi kulud ületada 30% kõigi reisipäevade päevarahast.

Näide 1. Läti partnerite puhul. Läti projektipartneri lähetus (projekti partnerite kohtumine) on kavandatud toimuma 2 päeva ja korraldatud Eestis. Kohtumine toimub Rakveres, seega on lähetus 3 päeva (2 ööd hotellis) koos lähetuskohta jõudmisega.

Partneri esindaja sõidab bussiga Riiast Tallinnasse ja tagasi, kusjuures pilet maksab 25 EUR, ning seejärel kohaliku bussiga, mille ühe otsa pilet maksab 7 EUR, Rakveres paiknevasse hotelli. Ühe otsa pilet hotellist täpse kohtumiskohani maksab 1 EUR. Üks öö hotellis maksab 60 EUR. Kolme päeva kindlustuse hind on 5 EUR.

Reisikulude arvestus 1 inimese kohtaVõimalik reisikulu Piir/hind Hulk Tegelik kulu kokku Päevaraha (Eesti puhul vastavalt reeglistikule)

20 LVL/0,702804=28,46 EUR

3 85,38 EUR

10

Edasi-tagasi pilet Riiast Tallinnasse

25 EUR 1 25 EUR

Kindlustus 5 EUR 1 5 EUREdasi-tagasi pilet Tallinnast Rakverre

14 EUR 1 14 EUR

Kohalik reis Rakveres – edasi-tagasi pilet hotellist kokkusaamiskohta

2 EUR 2 4 EUR (5% päevarahast)

Hotell Tegelik hind 60 EUR (piirmääraks on 100 EUR)

2 120 EUR

Kokku 253,38 EUR

Näide 2. Läti partnerite puhul: Lähetus (projekti partnerite kohtumisele) Valmieras (Läti) toimub 2 päeval, kusjuures hotellis veedetakse 1 öö.

Lähetatu sõidab bussiga Riiast Valmierasse. Kohtumine toimub hotellis, kus on lähetatule ööbimine broneeritud. Valmiera bussijaamast viib buss hotelli, kusjuures ühe otsa pilet maksab 1 EUR.Reisikulude arvestus 1 inimese kohtaVõimalik reisikulu Piir/hind Hulk Tegelik kulu

kokku Päevaraha (Läti puhul vastavalt reeglistikule)

4 LVL/0,702804=5,69 EUR 2 11,38 EUR

Edasi-tagasi pilet Riiast Valmierasse

10 EUR 1 10 EUR

Kindlustus Puudub - 0Kohalik transport Valmiera bussijaamast hotelli

1 EUR 2 2 EUR

Kohalik transport hotellist kohtumiskohta

Puudub _ 0

Hotell Tegelik hind 30 EUR (piirmääraks on 30LVL/0,702804=42,69EUR)

1 30 EUR

Kokku 53,38 EUR

3.2.3.Üldnõuded Venemaa abisaajatele ja projektipartneri(te)le

Vene Föderatsiooni toetusesaajate ja projektipartnerite päevaraha määrad kajastuvad vastavas seadusandluses. Riigieelarveliste asutuste puhul reguleerivad päevaraha piirmäärasid Vene Föderatsiooni Valitsuse määrused;Valitsusväliste asutuste korral, st väikese ja keskmise suurusega ettevõtete ja MTÜde puhul määratakse päevaraha summad kollektiivlepingu alusel (või tulenevalt mõnest muust tööseadusandlusel põhinevast kohalikust reeglistikust). Siiski sätestab riiklik seadusandlus päevaraha maksimaalse piirmäära, millest üksikisiku tulumaksu (NDFL) ei arvestata:

i. Lähetuse puhul Vene Föderatsiooni piires – 700.00 RUR päevas ~ 17.50 EUR päevas;

ii. Välislähetuse puhul – 2500.00 RUR päevas ~ 62.50 EUR päevas.

Näide 1. „Lähetuskulude põhine lähenemine“ (arvestus ööbimise alusel)Sellist lähenemist rakendatakse ainult väikese ja keskmise suurusega ettevõtete

11

ning mittetulundusühingute puhul! Vastavalt riiklikule seadusandlusele tuleb riiklikel asutustel kasutada Näidet 2 allpool.

Üritus: projekti partnerite kohtumineToimumiskoht: Hotell X Valmieras Lätis (NB: seal ööbib ka lähetatu)Kestus: 2 päevaReisiplaan: Peterburg (SPB) – Riia – Valmiera – Riia - SPBLähetatu sõidab SPBst Riiga lennukiga edasi-tagasi ja Riiast Valmierasse bussiga.

Reisikulude arvestus 1 inimese kohta.Vahetuskurss: 1.00 EUR = 40.00 RUR

Võimalik reisikulu Piir/hind Hulk

Tegelik kulu

kokkuEUR

Lähetuskulu Läti puhul (EU Regulations)

211 EUR 1 öö 211.00

LennukipiletSPB-Riia-SPB

10 000 RUR ~ 250 EUR

1 250.00

Edasi-tagasi sõit Riia lennujaamast Riia bussijaama

ei rakendu* _ 0.00

Edasi-tagasi pilet Riiast Valmierasse 10 EUR 1 10.00Kohalik transport Valmiera bussijaamast hotelli

ei rakendu* _ 0.00


ei rakendu* _ 0.00

Välispass** 2500 RUR ~ 62.5 EUR

1 62.50

Viisa 35 EUR 1 35.00Kindlustus 27 RUR päevas ~

0.675 EUR päevas2 1.35

Hotell ei rakendu* - 0.00Kokku 569.85* Lähetuskulud on mõeldud ööbimise, toitlustamise, lähetuse sihtriigis kohaliku transpordi ja muude pisikulude katmiseks ning neid arvestatakse ööbimiste arvu alusel** Ainult siis, kui see on vajalik projektis osaleja töölähetuseks projekti elluviimisel ja vastav kulu on projekti eelarves ette nähtud

Näide 2. „Päevaraha põhine lähenemine“ (päevade arvul põhinev arvestus)Sellist lähenemist rakendatakse nii väikese ja keskmise suurusega ettevõtete, MTÜde ja riigiasutuste puhul. Päevaraha summa sõltub erinevate organisatsioonide puhul neile rakenduvast seadusandlusest.

Üritus: projekti partnerite kohtumineToimumiskoht: Hotell X Valmieras Lätis (NB: seal ööbib ka lähetatu)Kestus: 2 päeva

12

http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_en.htm


Reisiplaan: Peterburi (SPB) – Riia – Valmiera – Riia - SPBLähetatu sõidab SPBst Riiga lennukiga edasi-tagasi ja Riiast Valmierasse bussiga.

Reisikulude arvestus 1 inimese kohta.Vahetuskurss: 1.00 EUR = 40.00 RUR

Võimalik reisikulu Piir/hind Hulk

Tegelik kulu

kokkuEUR

Maksimaalne päevaraha summa, mida ei maksustata

2500 RUR ~ 62,5 EUR

2 päeva* 125.00

LennukipiletSPB-Riia-SPB

10000 RUR ~ 250 EUR

1 250.00

Taksosõit Riias:1. lennujaam – bussijaam;2. bussijaam – lennujaam;

10 EUR 2 reisi 20.00

Edasi-tagasi pilet Riiast Valmierasse 10 EUR 1 10.00Kohalik transport Valmiera bussijaamast hotelli

1 EUR 2 reisi 2.00


puudub _ 0.00

Välispass** 2500 RUR ~ 62.50 EUR

1 62.50

Viisa 35 EUR 1 35.00Kindlustus 27 RUR päevas ~

0.675 EUR päevas2 1.35

Hotell (tegelik hind) 30 EUR 1 öö 30.00Kokku 535.85* Päevarahaga hüvitatavate päevade arvu välja arvutamiseks tuleb võtta aluseks kehtiv riiklik seadusandlus. Seal selgitatakse üksikasjalikult, kuidas lähetuses viibitud päevade arvu tuleb arvutada. Vene Föderatsioonist välja sõitmisel arvestatakse piiriületuse päev välismaal veedetud päevade hulka vastava hüvituse arvestamisel, tagasipöördumisel Vene Föderatsiooni arvestatakse riigipiiri ületamise päev siseriikliku lähetuse päevade hulka ja seda hüvitatakse siseriikliku lähetuse reeglistiku alusel.** Ainult siis, kui see on vajalik seoses projektipartneri poolse projekti elluviimisega ja vastav kulu on projekti eelarves ette nähtud

3.3. Eelarverubriik „Seadmed ja tarvikud“

Seadmete all mõistetakse tööriistu ja sisseseadeid, mille ostab toetusesaaja või projektipartner ja mida kasutatakse projekti tegevuste elluviimiseks (nt fotokaamera, sülearvutid, töökohad (laud toolidega) jne).Tarvikute muretsemise lepingud hõlmavad tarvikute sisseostu, ostmiskohustusteta liisingut, rentimist või üürimist. Lepingut, mille alusel varustatakse toodetega (varuosad, kassetid ja muu) ning neid ühtlasi ka installeeritakse, loetakse tarvikute muretsemise lepinguks.

13

Uue sisseseade ostmise kulud on abikõlblikud järgmistel tingimustel: seadmestik on otseselt vajalik projekti elluviimiseks; kulud, mis on seotud uute seadmete sisseostu ja installeerimisega:

o eriseadmed, tarkvara ja rakendused, mis on vajalikud projekti elluviimiseks (nt laboratoorium ja spetsiaalsed mõõteriistad);

o kontorivarustus (nt arvutid, sülearvutid, kontorimööbel jms), mis on seotud projekti juhtimisega, on abikõlblik vaid põhjendatud juhtudel ja ainult siis, kui see on selgelt näidatud toetuslepingu lisas toodud eelarves.

Kasutatud seadmed on abikõlblikud kolmel tingimusel: kasutatud seadmete müüja esitab deklaratsiooni, kus ära näidatud selle

päritolumaa ja kinnitab, et viimase seitsme aasta jooksul ei ole seda ostetud riiklike või Euroopa Ühenduse toetuste rahastamisel;

seadmete hind ei tohi ületada turuhinda ning peab olema väiksem kui samasuguste uute seadmete hind;

seadmetel peavad olema tehnilised näitajad, mis tööks vajalikud ning mis vastavad kehtivatele normidele ja standarditele.

Abikõlblikud kulud Mitteabikõlblikud kulud Seadmete ja tarvikute ostuhind. käibemaks, välja arvatud juhul kui

toetusesaaja ja/või projektipartner(id) ei saa seda tagasi taotleda. Palume arvestada seda, et käibemaksu, mida saab tagasi taotleda, ei saa mingil juhul abikõlblikuks pidada ka juhul, kui toetusesaaja või projektipartner(id) käibemaksu tegelikult tagasi ei saa, kuigi toetusesaajal või partneril on õigus käibemaksu tagasi taotleda, kuid ta seda mingil põhjusel ei tee.

3.4. Eelarverubriik „Otsesed kohaliku kontori kulud“Need kulud on abikõlblikud ainult siis, kui projekti tegevuste elluviimiseks tuleb avada eraldi kontor, ning kulud hõlmavad otseselt ruume ja sõidukeid, mida üüritakse, liisitakse või kasutatakse otseselt projekti elluviimiseks ning nende kohta on esitatud arved. Selliste kulude arved tuleb esitada vahetult projektile tuues arvel välja projekti tunnuskood ELRI-XXX.

Abikõlblikud kulud Mitteabikõlblikud kulud Kontori rent; Internet ja faksi/telefonikõned ja muud jooksvad kulud (elekter, küte, vesivarustus jne eraldi kontori puhul, eraldi arved/saatelehed); Sõidukitega seotud kulud (kui neid on); Kontoritarvikud (kuluvartiklid), mis on otseselt seotud projekti elluviimisega; Muud teenused (puhastustööd, turvavalve jne).

Neid kulusid ei tohi kasutada toetusesaaja (ja projektipartnerite) põhi- ning tavakontorite kulude katmiseks.

14

3.5. Eelarverubriik „Muud kulud ja sisseostetavad teenused“

Kõik sisseostetavate teenuste lepingud peavad olema varustatud vajaliku dokumentatsiooniga vastavalt riigihanke seadustele ja kooskõlas toetuslepingu lisaga IV „Euroopa Ühenduse poolt rahastatavate välistegevuste toetuslepingute üldtingimused“. Kõik dokumendid peavad olema kättesaadavad (nt hankedokumendid, kättesaamist kinnitavad dokumendid); järgida tuleb avalikustamise ja teavitustegevuse nõudeid.

Toetusesaaja ja projektipartner(id) ei tohi teineteise ega oma organisatsioonide töötajatega alltöövõtu lepinguid sõlmida projektitegevuste elluviimiseks.Palume arvestada järgmist

Alltöövõtjad ei ole ei partnerid ega kaasatud osapooled, nende kohta kehtib hankereeglistik. Välisekspertide halduskulud ja reisikulud tuleb lisada teenuste osutamise lepingutesse ja eelarves käsitleda selles eelarverubriigis.

Abikõlblikud kulud Mitteabikõlblikud kuludKui järgitakse hankemenetluse reeglistikku:Sisseostetavad ekspertteadamised: professionaalne uurimus (nt

tasuvusuuringud, mõju ja maa uuringud, planeeringu dokumentatsioon, teadusuuringud) jne;

projekti juhtimise eksperdid; kulude aruande kontroll.

Kohtumiste ja ürituste ning teavitustegevuste korraldamine: konverentside, seminaride, kohtumiste,

töötubade, ürituste jms korralduskulud: o ürituseks vajalike ruumide ja

vahendite rent;o üritustel tõlkimine;o kohvipausid/lõunad;o üritustega otseselt seotud

materjalide printimine jms;o kohvipausid, ürituste käigus

toimuvad lõunasöögid; materjalide tõlkimine; avalikustamise ja teavitustegevuse

kulud:o brošüüride ja voldikutega seotud

kulud;o pressiteated, ajaleheartiklid;o uudiskirjad;o projekti veebilehe disain ja

hooldus;o muu projektiga seotud avalikustav

tegevus, mis ei ole seotud konkreetsete ürituste või seminaridega jne.

Finantsteenused: riiklike ja riikidevaheliste

finantstehingutega seotud tasud;

Eraldi maksed väliseksperdi või konsultandi lähetuskulude või reisikulude katteks. Need kulud peavad sisalduma vastavates lepingutes;

Teavitustegevuste kulud, mis ei ole vastavuses kehtiva teavitus ja nähtavuse juhistega.

Käibemaks, välja arvatud juhul kui toetusesaaja ja/või projektipartner(id) ei saa seda tagasi taotleda. Palume arvestada seda, et käibemaksu, mida saab tagasi arvestada ei saa mingil juhul abikõlblikuks pidada ka juhul, kui toetusesaaja või projektipartner(id) käibemaksu tegelikult tagasi ei saa, kuigi toetusesaajal või partneril on õigus käibemaksu tagasi taotleda, kuid ta seda mingil põhjusel ei tee).

15

pangaarvete avamise ja haldamisega seotud pangatasud;

panga või muu finantsasutuse nõutavad garantiikulud sellises ulatuses, mida garantiidele on vaja riikliku või Euroopa Ühenduse seadusandluse alusel.

Muud teenustega seotud kulud, mis ei ole seotud konkreetsete eelarveridadega, kuid on olulised projekti elluviimiseks, nt otseselt toetuslepingu nõuetest tulenevad kulud (nt audiitor, hindamine jms).

3.6. Eelarverubriik „Infrastruktuur“

Kõik projekti elluviimise jaoks vajalikud ehitus, remondi, infrastruktuuri ja nende järelvalvega seotud tööde ja teenuste kulud. Kõikide teenuste ja tööde puhul, mis antakse alltöövõtu korras välistele teenusepakkujatele, tuleb rangelt järgida toetuslepingu eritingimuste artiklis 7.3.1 ja lisas IV toodud hankemenetluse reeglistikku.

Abikõlblikud kulud Mitteabikõlblikud kulud Ehitusega seotud tööd ja teenused; Remonditöödega seotud tööd; Installeerimisteenuste kulud; Infrastruktuuri tööde ja teenuste järelevalve; Tehnilise dokumentatsiooni ettevalmistus.

Kulud, mida ei näe ette projekti eelarve ja tehniline dokumentatsioon; Käibemaks, välja arvatud juhul kui toetusesaaja ja/või projektipartner(id) ei saa seda tagasi taotleda. Palume arvestada seda, et käibemaksu, mida saab tagasi taotleda, ei saa mingil juhul abikõlblikuks pidada ka juhul, kui toetusesaaja või projektipartner(id) käibemaksu tegelikult tagasi ei saa, kuigi toetusesaajal või partneril on õigus käibemaksu tagasi taotleda, kuid ta seda mingil põhjusel ei tee.

3.7. Eelarverubriik „Mitterahalised kulud“Mitterahalised kulud on abikõlblikud ainult siis, kui tegemist on tasustamata vabatahtliku tööga ja toetusesaaja ja/või projektipartneri omaenda ruumide kasutamisega projektitegevuste elluviimiseks. Toetusesaaja ja/või projektipartneri peakontori jooksvate kulude näitamine mitterahalise panusena ei ole abikõlblik.

3.8. Eelarverubriik „Halduskulud“Kaudsed halduskulud on seotud projekti elluviimiseks kasutatava kontori jooksvate kuludega. Neid arvestatakse protsentuaalselt või proportsionaalselt vastavalt põhjendatud ja selgele metoodikale, mis tuleb esitada enne ühise korraldusasutusega sõlmitava lepingu allakirjutamist.Lõplikult heakskiidetud otseste abikõlblike (st projekti eelarveliste) kulude mahust tohib näidata ainult teatavat osa (maksimaalselt 7%) kaudsete kuludena, et katta toetusesaaja üldisi halduskulusid. Kaudsed kulud on abikõlblikud, kui need ei sisalda teistes eelarverubriikides olevaid kulusid (nt eelarverubriigis „Otsesed kohaliku kontori kulud“). Kui partnerid kasutavad projekti elluviimiseks omaenda ruume, siis kajastab see eelarverubriik kontori rendikulu, tarvikute, side, transpordi ja muid kulusid. Raamatupidamisdokumendid peavad olema samas vääringus.Kulud on abikõlblikud, kui:

16

Need ei ületa eelarves toodud määra; Need ei sisalda kulusid, mis on kajastatud mõnes teises eelarverubriigis.

4. PROJEKTI DOKUMENTATSIOON

Projekt peab alles hoidma kõik kulusid tõendavad dokumendid (kviitungid, arved jne). Nende dokumentide originaalid tuleb säilitada projekti raamatupidamises vähemalt seitse aastat peale lõppmakse laekumist. Tõendusdokumentide vorming sõltub kulu ja sellega seotud tegevuse või tehingu tüübist ja iseloomust. Alltoodud tabelis on kokkuvõtvalt toodud tõendusdokumendid, mida toetusesaajad/projektipartnerid peavad säilitama ja esitama, kui neilt nõutakse kulude tõestusmaterjale.

Iga eelarveartikkel peab olema väljendatud eurodes ja selgelt määratletud.

Kulu Dokumendid

Kõik kulud 1. Ostu tõendusdokumendid nagu arved ja kviitungid.2. Makse tõendusdokumendid nagu konto väljavõtted,

maksekorraldused, lepingupartneri poolne kinnitus laekumisest.

3. Teenuse kätte saamist tõendavad dokumendid nagu kinnitatud aruanded, seminarist, konverentsist ja kursustest osavõtjate kinnitused (sh vastav dokumentatsioon ning saadud materjalid, osalejate nimekiri, tunnistused) jne.

4. Toetusesaaja ja projektipartneri eraldi (kas arvutipõhised või käsitsi koostatud) raamatupidamislikud dokumendid nagu pearaamat ja palgaarvestus, põhivara registrid ja muud asjakohased raamatupidamismaterjalid.

Täiendavad – nõutavad teatud eelarverubriikide puhul 1.

Inimressursid1. Töö (töövõtu) lepingud (avaliku sektori ja/või

juhtkonna/kontrollorganite puhul jõus olevad lepingud, korraldused, käskkirjad jms) ja muud dokumendid (juhised, korraldused jne), mis on kohustuslikud teatud töösuhetes ning määratlevad õiguslikult töövahekorra projekti töötajate ja partnerorganisatsiooni vahel.

2. Selge tööülesannete määratlus koos informatsiooniga projektis osalemise ulatuse ja tööülesannete kirjelduse kohta;

3. Dokumendid, mis tõendavad projekti töötajate kuupalga arvestust koos netopalga välja toomisega, sotsiaalkindlustuse maksetega ja muude personalikulude kohustuslike maksetega;

4. Tööajatabelid, mis tõendavad üldist tööaega ja konkreetsete projektitegevuste elluviimiseks kulunud aega (töötaja nimi, kuupäev, kellaaeg ja tegevuse üksikasjalik kirjeldus); tööajatabeli allkirjastab projektis töötav isik ja tööandja;

5. Dokumendid, mis tõendavad puhkuseraha tasumist – puhkusekorraldust ja puhkusetasu arvestust;

6. Dokumendid, mis tõendavad haigusrahade maksmist – haigusrahade arvestus;

7. Dokumendid, mis lõpetavad töösuhte – töösuhte lõpetamise käskkiri ja töösuhte lõpetamisel makstavate summade arvestus (nt kompensatsioon kasutamata puhkuse eest jne).

2. Reisikulud 1. Vastava töötaja tööandja poolne lähetuskorraldus;

17

Kulu Dokumendid

2. Ürituse päevakord või programm;3. Kutse üritusele, kui asjakohane;4. Lähetuse aruanne;5. Lähetusega seotud arved (hotelliarve jne);6. Tõendavad dokumendid (piletid, pardakaardid, kviitungid

jms);7. Viisaga passilehekülje koopia ja viisataotluse

maksedokumentide originaalid;8. Kindlustusdokumentide originaalid;9. Asutuse/ettevõtte auto või eraauto kasutamisel

partnerorganisatsiooni sisekorraldus selle kohta, et vastavat autot võib projekti huvides kasutada;

10. Auto rentimise korral – rendileping ja tõendusdokumendid (arved, kviitungid jne);

11. Kilometraaži ja kütusekulu dokumendid, mis määratlevad keskmise kütusetarbe (kui see on rakendatav);

12. Maksedokumendid (maksekorraldused, panga poolsed väljaprindid, kviitungid jms).

3. Seadmed ja tarvikud

1. Avaliku hanke dokumentatsioon või valiku põhjendus kui hankeprotseduuri ei korraldatud;

2. Seadmete, tarvikute ja sõidukite puhul, mille kulu ületab 5 000 EUR ühiku kohta - päritolusertifikaat; kui kulud on alla 5000 EUR ühiku kohta- võib pakkumuse esitaja esitada oma deklaratsiooni;

3. Kasutatud seadmete puhul väärtuse hinnang;4. Dokumendid, mis kinnitavad teenuste saamist, tarvikute

puhul tarneleping;5. Tarnijate esitatud arved;6. Maksedokumendid (maksekorraldused, konto väljavõtted

jms);7. Tarnete üleandmise/vastuvõtu aktid.

4. Otsesed kohaliku kontori kulud

1. Käskkirjad projektitöötajate telekommunikatsioonikulude limiitide määramiseks;

2. Kaupade ja teenuste tarnijate esitatud arved;3. Maksedokumendid (maksekorraldused, konto väljavõtted,

kviitungid jms);4. Tarnete üleandmise/vastuvõtu aktid;5. Kontorirendi lepingu koopia;6. Avaliku hanke dokumentatsioon või piisav põhjendus kui

hankeprotseduuri ei korraldatud;7. Auto kütusekulu ja kilometraaži dokumendid, mis määratlevad

keskmise kütusetarbe (tellimused, rendi või liisingulepingud jne).

5. Muud kulud ja sisseostetavad teenused

1. Avaliku hanke dokumentatsioon või piisav põhjendus, kui hankeprotseduuri ei korraldatud;

2. Teenuste (tööde) leping;3. Dokumendid, mis kinnitavad teenuse teostamist, tööde läbi

viimist, nt välja töötatud dokumendid (uuringud, tõlked jne), aruanded jms;

4. Maksedokumendid (maksekorraldused, konto väljavõtted jms);

5. Üleandmise-vastuvõtu aktid;6. Tarnijate poolt esitatud arved;7. Trükiste koopiad;8. Seminaride, konverentside, töökohtumiste puhul – päevakord,

presentatsioonide loend, osalejate nimekiri koos allkirjadega (tuleb esitada igal korral eraldi, kui on tegemist „toitlustamise kuludega“), konverentsi aruanded, jaotusmaterjalid, osalejate

18

Kulu Dokumendid

nimekiri, esinejate nimekiri, protokoll (kui on kohaldatav), väljavõtted ajakirjandusest, tagasiside küsimustikud (kui neid rakendatakse);

9. Välisekspertide puhul – tegevusaruanded, teenuse vastuvõtu aktid.

6. Infra-struktuur

1. Avaliku hanke dokumentatsioon või piisav põhjendus, kui hankeprotseduuri ei korraldatud;

2. Keskkonnamõjude hindamisaruanne, kui seda näeb ette vastava riigi seadusandlus;

3. Teenuste/tööde leping;4. Dokumendid, mis tõendavad teenuse osutamist, tööde läbi

viimist, tarne vastuvõtu aktid; 5. Maksedokumendid (maksekorraldused, konto väljavõtted

jms);6. Tarnijate esitatud arved;7. Dokumentatsioon, mis tõestab omandiõigust maale, ja/või

pikaajaline maa rendileping, kui seda nõuab vastava riigi seadusandlus;

8. Päritolusertifikaat, kui see on rakendatav;9. Ehituste puhul dokumentatsioon, mis tõendab õigust

vastavale maale ehitist rajada.Mitterahaline panus

1. Tasustamata vabatahtliku töö korral: (i) kirjalik leping; (ii) tööajatabelid, kus näidatud projekti kasuks töötatud tunnid ning tegevuse kirjeldus; (iii) mitterahalise panuse arvestamise metoodika.

2. Omaenda ruumide kasutamise korral (võib arvestada vaid juhul, kui ruumi kasutatakse projektitegevuste elluviimiseks mitte igapäevased kontorikulud): (i) rendilepingu koopia või omandust tõestav dokument; (ii) rendi hinnakiri, kui see on rakendatav; (iii) mitterahalise panuse väljaarvutamise metoodika (nt organisatsiooni käskkiri).

5. PROJEKTI RAAMATUPIDAMINE JA VAHETUSKURSID

5.1. RaamatupidamisnõudedKolmandate huvitatud osapoolte jaoks jälgitavuse tagamiseks peavad toetusesaaja ja projektipartnerid pidama projekti elluviimise kohta täpset ja regulaarset raamatupidamist kasutades vastavat raamatupidamise süsteemi kahekordse kirjendamise meetodi alusel (tehingu registreerimine kaks korda: ühe konto kreeditis ja teise deebitis). Sellist süsteemi tuleb kasutada vastavalt asjakohases riigis kehtivatele raamatupidamise põhimõtetele ning reeglistikule. Projektiga seoses toimuv arveldamine ja kulud peavad olema kergesti arusaadavad ja kontrollitavad. Seda saab teha kasutades vastava tegevuse suhtes eraldi raamatupidamissüsteemi või tagades, et vastava tegevuse kulu saab kergesti tuvastada ja üles leida toetusesaaja ning projektipartneri raamatupidamise süsteemides. Raamatupidamine peab kajastama eelmaksete intressi üksikasju.Finantsaruanne peab olema sisulises vastavuses abisaaja raamatupidamise süsteemiga, vastava arvepidamise süsteemiga ja muude asjakohaste dokumentidega. Sel eesmärgil tuleb koostada ja säilitada vastavad kontrolldokumendid, toetavad graafikud, analüüsid, eelarvejaotused jne.

19

5.2. VahetuskursidKui tegelik kulu on tekkinud ja välja makstud riiklikes vääringutes (või mõnes teises valuutas, mis ei ole euro), konverteeritakse muudes valuutades tehtud kulud eurodesse keskmise kursi alusel, mida avaldatakse InforEuro kaudu vastaval aruande perioodil. InforEuro kursid on kättesaadavad veebiaadressil: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/. Palume arvestada sellega, et kursi arvestamisel tuleb aluseks võtta see aruande periood, millal kulu tekkis toetusesaaja/projektipartneri jaoks, mitte see aruande periood, mil tarnija/lepingupartner esitas oma arve.

Summade, mis ei ole eurodes, konverteerimisel eurodesse tuleb alati arvestada täpsusega neli kohta peale koma. Vastav summa eurodes peab kajastuma finantsaruannetes täpsusega kaks kohta peale koma. Kahe koha täpsus peale koma kehtib ka kulude kohta, mida tehti eurodes, st ümardamine ei ole lubatud.

Oluline soovitus: Kulusid tuleb võimalikult palju teha eurodes. See väldib kursi kõikumisest tulenevaid riske ja lihtsustab finantsaruannete koostamist (juhul, kui seda lubab vastava riigi seadusandlus).

Näide – aruandeperiood 1. aprill – 30. september (viimane kaasa arvatud)Kulud aprillis 2010

Summa kohalikus vääringus

Euro kurss (keskmine vahemikus 1. aprill – 30. sept 2010)

Arvestuslik tulemus eurodes

Aruandes kajastuv summa

Makstud kuupalgad

7555,00 LVL 0,7087 10660,3640 10660,36 EUR

Halduskulud (kontorikulud)

6530,00 EEK 15,6466 417,3431 417,34 EUR

Välisekspertiis 80000,00 RUB 38,8219 2060,6925 2060,69

6. KULUDE ARVESTAMISE METODOLOOGIA

6.1.Personalikulude arvestusPersonalikulude arvestamisel, mida tohib projekti vahenditest katta, peab kinni pidama kolmest nõudest:

Tööaeg peab olema dokumenteeritud („tööajatabelid“) kogu projekti elluviimise ajal. Projekti raames töötava iga isiku kohta tuleb pidada töötatud tundide arvestust iga päeva kohta. Vastavaid dokumente peab kinnitama töö eest vastutaja (juhendaja) vähemalt üks kord kuus. Ligikaudset töötatud tundide arvu ei aktsepteerita – tuleb näidata täpne töötatud tundide arv.

Personalikulud tuleb esitada palgaarvestuse dokumentide alusel, kus on esitatud brutopalk pluss tööandja osa sotsiaalmaksetest (nt puhkusetasu, pensionifondi maksed, tervisekindlustus ja sotsiaalkindlustusmaksed). Palgakulusid tuleb arvestada iga töötaja kohta eraldi.

Tööle kulutatud aeg tähendab kokku töötatud tunde, millest arvestatakse maha puhkus, haiguspäevad või muu, nagu näiteks taotletud vabad päevad, koolitused jms. Tööle kulutatud aeg hõlmab toetusesaaja/partnerite personali kogu tööalast tegevust projekti raames.

20

Antud perioodi töötunni hinna määramiseks tuleb selle perioodi palgakulud jagada perioodi välja arvestatud tööle kulutatud ajaga. Tööle kulutatud aega saab välja arvutada tööajatabelites toodud tegelike töötundide või standardtöötundide alusel. Teisel juhul peavad need kajastama töölepingus toodud töötunde, millest arvestatakse maha puhkus, koolitused ja haiguspäevad (need peavad olema kooskõlas tegeliku personali olukorraga). Näide tööle kulutatud koguaja arvestamisest aastas standarttöötundide alusel on järgmine:Päevi aastas 365 päevaMiinus 52 nädalalõppu (laupäevad ja pühapäevad) -104 päevaVahekokkuvõte 261 päevaMiinus korraline puhkus -28 päevaMiinus riiklikud pühad -15 päevaHaiguspäevad -5 päevaOrganisatsiooni korraldatud koolitused (iga-aastased koolitused) -4 päevaKokku – tööle kulutatud päevad 209 päevaTööle kulutatud tunnid aastas (209 päeva x 8 tundi päevas) 1672 tundiTööle kulutatud tunnid kuus (1672 tundi / 12 kuud) 139 tundi

Palume arvestada sellega, et personali kogutööaeg projekti käigus ei tohi ületada tegelikku tööle kulunud aega. Aruandes esitatud töötasu ei tohi olla suurem, kui on tegelikud personalikulud.Projekti töötajad võivad töötada projektis ka osalise tööajaga. Osalise tööajaga töötamine tähendab antud kontekstis seda, et töötaja, kes töötab projektis ainult osa oma tööajast täidab ka teisi tööülesandeid, mis ei ole projektiga seotud. Isikut, kes töötab ainult poole oma tööpäevadest toetusesaaja ja/või projektipartneri organisatsioonis, kuid kogu see aeg on pühendatud projektile, ei peeta selles kontekstis osalise ajaga töötajaks, sest ta töötab 100% projekti heaks (kuigi see moodustab vaid poole tööpäevade arvust). Sellised palgakulud peavad olema vastavuses tegeliku tööajaga, mida projektile pühendatakse. Arvestus peab lähtuma „tunnipõhisuse“ määrast, kusjuures töötaja tegelik palk tuleb jagada töötatud tundide koguarvuga. Projekti heaks töötatud aeg peab kajastuma partnerorganisatsiooni projekti tööaja arvestuse süsteemis. Seda „tunnipõhise“ arvestuse määra tuleb korrutada tegelikult projekti heaks töötatud tundidega.

Näide osalise tööajaga töötava töötaja personalikulude arvestamisest Personalikulud kuus 600 EURTöötunnid, mis ei ole seotud projektiga (põhitööleping väljaspool projekti)

100 tundi

Projekti raames töötatud tunnid 60 tundiTöötatud tunnid kokku 160 tundiTunnitasu (600 EUR / 160 tundi) 3,75 EUR

tunnisProjektiga seotud personalikulud (60 tundi x 3,75 EUR) (see tuuakse ära projekti aruandes)

225 EUR

Samasugust arvestusmetoodikat tuleb kasutada ka puhkusetasu ja haiguspäevade arvestamisel.

Finantsaruanne tuleb esitada koos projekti vahe/lõpparuandega. See peab kajastama tegelikke kulusid ja seetõttu kajastama ka tegelikku personali palga arvestust. Tegelike kulude kohta võivad audiitorid, ühine tehniline sekretariaat jt küsida tõendusdokumentatsiooni.

21

6.2. „Lähetuskulude“ suuruse arvestamine toetusesaajate ja projektipartneri(te) puhul, kui nad on Vene Föderatsiooni väikese ja keskmise suurusega ettevõtted või MTÜd.

ELi rahastatavate välisabi lepingute puhul ning siis, kui lähetuste käigus tuleb olla põhitegevuste toimumiskohast eemal, ei tohi lähetuskulud ületada määrasid, mis on toodud http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_en.htm. Lähetuskulud on mõeldud majutuse (hotellikulude), toitlustamise, lähetuse sihtriigis kohaliku transpordi ja pisikulude katmiseks.

Töötaja lähetuskulude arvestamine.Näiteks on praegune vastav lähetuskulude määr Venemaa partneritele 180 EUR öö kohta.

Määratleda tuleb töötaja lähetuspäevade arv. Arvestada tuleb kindlasti ainult neid päevi, mil töötaja töötab tööandja jaoks. Ütleme, et ta viibib tööandja huvides lähetuses 5 päeva (ööbimisi on neli).

Arvestage välja lähetuskulud: Korrutage ühe päeva päevaraha määr ööde arvuga lähetusel. Lähetuskulu on ühe päeva kohta 180 EUR lähetuse puhul, mis kestab viis päeva (neli ööd ööbimist), seega 4 x 180 EUR = 720 EUR.

Palume arvestada järgmist – kui majutuse, toitlustamise ja/või kohaliku transpordi eest lähetuskohas tasub toetusesaaja või projektipartner, tuleb see summa saadavast lähetuskulust (topeltarvestuse vältimiseks) maha arvestada ning ületada ei tohi Euroopa Komisjoni poolt avaldatud lähetuskulude piirmäärasid, mis kehtivad toetuslepingu sõlmimisel.

Lähetuskulu/päevaraha on abikõlblik ainult töötajate puhul, kes ametlikult projektis töötavad ja kelle jaoks on eelarves vastavad kulud ette nähtud, ning seminaride/konverentside osalejate ja eritingimustel kaasatud osapoolte puhul, kusjuures arvestus peab toimuma ööbimiste alusel.

Euroopa Komisjon võib muuta lähetuskulude piirmäärasid:- juhul kui EL vähendab vastava riigi lähetuskulude piirmäärasid, kehtivad

toetusesaaja puhul Euroopa Komisjoni piirmäärad, mis olid jõus lepingu allakirjutamise ajal.

- juhul kui EL suurendab vastava riigi lähetuskulude piirmäärade suurust, kehtivad toetusesaaja puhul Euroopa Komisjoni piirmäärad, mis olid jõus lepingu allakirjutamise ajal.

6.3. Mitterahaliste kulude arvestus

Vabatahtlik tasustamata töö:Projektis võivad osaleda isikud, kes töötavad vabatahtlikkuse alusel. Sellised kulud peavad olema vastavuses tegeliku tööajaga, mil projekti heaks töötatakse. Sellise töö arvestus peab põhinema riigi poolt sätestatud minimaalse neto kuu- või tunnipalga alusel. Projekti jaoks töötatud tööaeg tuleb kajastada tööajatabelites. Tunnipõhise arvestuse määra tuleb korrutada tegelikult projekti jaoks töötatud tundide arvuga.

Näide mitterahaliste kulude arvestusest vabatahtliku töö puhulRiigi poolt kehtestatud ametliku minimaalse neto kuupalga määr 250 EURProjekti raames töötatud tunnid 60 tundi

22


„Tunnipõhine“ määr (250 EUR / 60 tundi) 1.50 EUR tunnis

Projektiga seotud personalikulud (60 tundi x 1.50 EUR) – see tuuakse ära projekti aruandes

90 EUR

Omaenda ruumide kasutamine projekti tegevuste elluviimiseks:Näiteks planeerite projekti jaoks vajaliku seminari läbiviimist oma organisatsioonile kuuluva hoone konverentsisaalis. Teil on asutuse sisene korraldus (või mõni muu dokument), mis kinnitab, et saali üürikulud on 300 EUR tunnis.

Seminari planeeritud kestvus on 6 tundi. Kulude arvestus – korrutage ühe tunni üürikulude määr seminariks planeeritavate tundide arvuga. Aruandes näidatav kulu on 6 x 300 EUR = 1800 EUR

7. PROJEKTI ARUANDLUS

7.1. Miks toimub aruandlus ja kellele aruanded esitatakse?Iga programmi poolt toetatav projekt on kohustatud esitama projekti vahearuandeid ja projekti lõpul ka lõpparuande. Kõik partnerid on kohustatud andma omapoolse panuse projekti aruandlusesse. Aruanded annavad lepingut sõlmivale organile ülevaate projekti käigust ning aitavad jälgida neid elluviimise faasis. Lepingu osapoolte jaoks on aruanded aktiivseks kommunikatsiooni vahendiks, mida toetusesaajad ja projektipartnerid kasutavad saavutatud tulemustest teavitamiseks, toimunud muutuste esile tõstmiseks ja tähelepanu juhtimiseks probleemidele, mis võivad olla projekti elluviimise käigus tekkinud. Palume samuti arvestada sellega, et aruanded ei ole vaid vahend andmaks teavet lepingut sõlmivale organile projekti elluviimise käigust; vahearuanded on ka aluseks edasiste eelmaksete ja lõppmakse saamiseks. Aruanded tuleb esitada inglise keeles ja need tuleb esitada paberkandjal järgmisele postiaadressile: Joint Technical Secretariat Estonia – Latvia – Russia Cross Border Cooperation Programme 2007-2013 within European Neighbourhood and Partnership Instrument, Ausekļa street 14-3, Riga, LV-1010, Latvia; aruande elektrooniline versioon tuleb esitada teie projekti kureeriva ühise tehnilise sekretariaadi töötaja e-posti aadressile: [email protected]

7.2. Tõhusa aruandluse praktiline korraldus ja näpunäitedTõhusa aruandluse tagamiseks on oluline koguda aruandluse jaoks vajalikku teavet kogu projekti elluviimise käigus. Tuleb silmas pidada, et kuigi just toetusesaajad on vastutavad aruannete esitamise eest, tuleb neil aruandes kajastada kõikide partnerite poolset informatsiooni ja kajastada kogu projekti elluviimist. Seetõttu on eriti oluline õigeaegne kommunikatsioon ja tõhus sisemine aruandluse süsteem, mis tagab õigeaegse aruannete esitamise ja seeläbi ka õigeaegsed maksed projektile.Üks kuu enne aruandeperioodi lõppu (või projekti lõppu) saadab ühise tehnilise sekretariaadi poolne projektijuht toetusesaajale eeltäidetud aruandlusperioodi aruande näidise, mis on loodud olemasoleva andmebaasi alusel. Aruandevorm tuleb täita ja ühisele tehnilisele sekretariaadile tagasi saata koos lisadega tähtaegadeks, mis on sätestatud alltoodud lisades.

23

mailto:[email protected]

7.3. Mida peavad aruanded kajastama?

Peale projekti heaks kiitmist tuleb ellu viia need tegevused, mis on ette nähtud toetuslepingus. Toetusesaaja peab koostama lepingus ettenähtud vahearuanded ja lõpparuande. Need aruanded on toetusesaaja poolseteks ametlikeks dokumentideks lepingu sõlminud organile, mis kajastavad projekti elluviimise käiku ja lepinguliste kohustuste täitmist.

Projekti elluviimise käigus on kolme liiki aruandeid ja nendes nõutav informatsioon on järgmine:(1) Vahearuanne ilma kulude kontrolli aruandeta koosneb tegevusaruande

tekstilisest osast ja finantsaruandest. Iga vahearuanne peab andma projekti elluviimise kõikidest aspektidest täieliku ülevaate aruande perioodi jooksul ning sisaldama üksikasjalikku projekti tegevuste kirjeldust, infot teavitustegevustest projekti ELi poolse rahastamise kohta, projekti mõju hindamiseks vajalikku teavet, kõikide projekti abikõlblike kulude aruannet.

(2) Vahearuanne koos kulude kontrolli aruandega koosneb tegevusaruande tekstilisest osast, finantsaruandest ja kulude kontrolli aruandest. Iga vahearuanne peab andma projekti elluviimise kõikidest aspektidest täieliku ülevaate aruande perioodi jooksul ning sisaldama üksikasjalikku projekti tegevuste kirjeldust, infot teavitustegevustest projekti ELi poolse rahastamise kohta, projekti mõju hindamiseks vajalikku teavet, kõikide projekti abikõlblike kulude aruannet.

(3) Lõpparuanne koosneb kogu projekti tegevusaruande tekstilisest osast, finantsaruandest ja kulude kontrolli aruandest. Lõpparuanne peab andma projekti elluviimise kõikidest aspektidest üksikasjaliku ülevaate ning sisaldama üksikasjalikku projekti tegevuste kirjeldust, infot teavitustegevustest projekti ELi poolse rahastamise kohta, projekti mõju hindamiseks vajalikku teavet, tõendusmaterjali omandi üle andmise kohta ja lõpparuannet kõikide projekti abikõlblike kulude kohta ning projekti tulude, kulude ja saadud maksete täielikku kokkuvõtet.

Palume arvestada järgmist:EL rahastab kõikidest abikõlblikest kuludes kindla protsendi, mitte projekti konkreetset osa. Kui projekti lõpul selgub, et tegelikud abikõlblikud kulud on eeldatust väiksemad, väheneb proportsionaalselt ka rahastamine.

Lepingu sõlminud organ/ühine tehniline sekretariaat võib küsida täiendavat teavet igal ajal; sel juhul tuleb vastav info esitada 30 päeva jooksul arvates vastava nõude esitamisest.

7.4. Millal esitatakse aruanded?Konkreetse projekti aruannete esitamise ajakava on toodud toetuslepingu eritingimuste artiklis 7.3.4. Programmi aruannete esitamisel on kaks võimalust sõltuvalt projekti mahust ja kestvusest ning maksete graafikust, mis sätestatud eritingimuste artiklis 4.2:

24

(1) Kui maksed toimuvad variant 1 alusel (projektide puhul, mille elluviimise periood ei ületa 18 kuud ja toetussumma ei ületa 300 000 EUR):

- vahearuanne ilma kulude kontrolli aruandeta tuleb esitada koos iga maksetaotlusega. - lõpparuanne koos kulude kontrolli aruandega tuleb esitada hiljemalt kolme kuu jooksul peale projekti elluviimise perioodi lõppu vastavalt eritingimuste artiklile 2 ja need dokumendid on projekti lõppmakse taotluse eeltingimuseks.

Toetuse maht ja kestus

Projekti elluviimise ajal Lõpparuanne

10 000 EUR – 300 000 EUR jamaksimaalselt 18 kuud

vahearuanne ilma kulude kontrolli aruandeta tuleb esitada maksetaotlusega.

Lõpparuanne koos kulude kontrolli aruandega

(2) Kui maksed toimuvad variant 2 alusel (projektide puhul, mille elluviimise periood ületab 18 kuud või toetussumma ületab 300 000 EUR):

- vahearuanne tuleb esitada hiljemalt kuu aja jooksul arvates iga kuuekuulise perioodi lõpust, see võib olla kas vahearuanne koos kulude kontrolli aruandega (kui see esitatakse koos maksetaotlusega) või vahearuanne ilma kulude kontrolli aruandeta (kui ei taotleta ettemaksu);- lõpparuanne koos kulude kontrolli aruandega tuleb esitada hiljemalt kolme kuu jooksul peale projekti elluviimise perioodi lõppu vastavalt eritingimuste artiklile 2 ja need dokumendid on projekti lõppmakse taotluse eeltingimuseks.


Projekti elluviimise ajal Lõpparuanne

Üle 300 000 EUR – 2 000 000 EUR võikestus üle 18 kuu; maksimaalselt 36 kuud

Vahearuanne koos kulude kontrolli aruandega ja maksetaotlusega

Lõpparuanne koos kulude kontrolli aruandega

Vahearuanne ilma kulude kontrolli aruandeta iga 6 kuu järel

8. MAKSED PROJEKTILE

8.1.Võimalikud programmi poolsed maksed

25

Ettemakse – eelmakse esmane osamakse, mida võib taotleda peale toetuslepingu sõlmimist (peale lepingu allkirjastamist korraldusasutuse ja toetusesaaja poolt). Maksetaotluse kuupäev peab olema lepinguperioodi sees (st allakirjutamise kuupäeval või peale seda). Eelmakse esmane osamakse teostatakse 45 päeva jooksul peale toetuslepingu sõlmimist.Eelmakse esmase osamakse taotlus koostatakse vastavalt toetuslepingu lisas toodud näidisele. Vastaval arvel peab olema toetusesaaja pitserijäljend (kui see on kohaldatav) ning allkirjastatud toetusesaaja organisatsiooni juhi või tema poolt volitatud isiku poolt.

Vahemakse – järgnevat eelmakse taotlust saab esitada vaid siis, kui ühise korraldusasutuse rahastatavate kulude osa (vt eritingimuste artikkel 3.2.), mis on reaalselt tehtud on vähemalt 70% eelmisest väljamaksest (ja 100% mistahes varasematest väljamaksetest). Palume arvestada ka sellega, et edasisi eelmakseid saab teostada vaid projekti elluviimise perioodil ja 45 päeva jooksul arvates vahearuande heaks kiitmisest. Lõppmakse – lõppmakse taotlus esitatakse peale projekti lõpetamist koos lõpparuande tekstilise osa ja finantsaruandega (vt praktilise juhendi jagu 7) ning kulude kontrolli aruandega. See katab programmi poolt projektile makstava toetuse ja kätte saadud eel- ning vahemakse(te) vahe. Palume arvestada sellega, et programmi poolset rahastamist arvestatakse vastavalt üldtingimuste artiklile 17.2 ja eritingimuste artiklile 3.2, st programmi poolne rahastamine toimub projekti poolt elluviidud ja heakskiidetud reaalsete kulude alusel. Seetõttu sõltub lõppmakse summa reaalsetest projekti kuludest, mida lõpparuande käigus on kontrollitud, ning lõppmakse sooritatakse 45 päeva jooksul peale lõpparuande heaks kiitmist.

Palume arvestada järgmist:Aktsepteeritakse ainult maksetaotluste, aruannete ja kulude kontrolli aruannete originaaldokumente

8.2. Finantsjuhtimise mudeli näide

Allpool on toodud projekti finantsjuhtimise näide ning vastav näide on ka praktilise juhendi lisas 2. Palume arvestada sellega, et siintoodud mudel on vaid üldiseks näiteks ning iga projekt võib luua ja rakendada oma mudeli, mis võib paremini sobib nende projekti eesmärkide ning partnerlusega ning on seetõttu tõhusam.

Finantsjuhtimise mudeli näidis

26

Projektipartnerid

Ühine teh. sekretariaat / Lepingu sõlminud organ

Toetusesaaja

Ühine tehn sekretariaat / lepingu sõlminud organ kontrollib aruanded ja teostab makse toetusesaajatele

Toetusesaaja teostab maksed projektipartneritele

Esitada kulude kontrolli aruanded toetusesaajale

Toetusesaaja esitab aruanded koos kulude kontrolli aruandega

ühisele tehn sekretariaadile / lepingu sõlminud organile

Mudeli selgitus:- Partnerid, sh toetusesaaja, viivad läbi oma osa projekti tegevustest,

kannavad nendega seotud kulud ja vormistavad raamatupidamisdokumentatsiooni ning tagavad auditeerimise läbi viimise (lepingud, arved, tööajatabelid, arvestuste ja maksete tõendused jne) ning valmistavad ette väljundmaterjali tõendamaks projektitegevuste läbi viimist (koosolekute protokollid, uuringud, juhendid, strateegiadokumendid, koolitustega seotud materjalid jne).

- Partnerid esitavad aruande toetusesaajale, kes koostab ühisaruande. Aruande esitamisel on oluline, et toetusesaaja ja teised projektipartnerid on taganud omapoolse sõltumatu audiitori kontrolli läbi viimise konkreetsete tegevuste ja sellega seotud kulude kohta. Toestusesaaja audiitor kontrollib toetusesaaja poolt läbi viidud tegevusi ja seotud kulusid ning ühtlasi ka kontrollib, et partnerite poolt esitatud informatsioonile on kaasa pandud partneri audiitori aruanne ning see on korralikult kajastatud aruandes. Auditeerimise jaoks säilitab toetusesaaja kõik partneritelt saadud aruannete dokumendid.

- Toetusesaaja esitab projekti aruande ühisele tehnilisele sekretariaadile.- Ühine tehniline sekretariaat ja lepingu sõlminud organ kontrollivad aruande

30 päeva jooksul. Nad võivad nõuda täiendavaid selgitusi, muudatusi ja lisateavet, mida tuleb neile esitada 30 päeva jooksul arvates vastava nõude esitamisest. Päevade loendamine algab uuesti kuupäevast, mil vastus laekub ühisele tehnilisele sekretariaadile / lepingu sõlminud organisatsioonile.

- Aruanne loetakse heaks kiidetuks, kui 45 päeva jooksul peale nõutud dokumentide laekumist ei ole ühiselt tehniliselt sekretariaadilt / lepingu sõlminud organilt tulnud kirjalikku vastust, kuid ühine tehniline sekretariaat teavitab aruandega seotud asjade käigust toetusesaajat. Aruande heaks kiitmine ei tähenda tingimata aruandes sisalduvate deklaratsioonide ja informatsiooni täieliku õigsuse, autentsuse, täielikkuse ega täpsuse tunnustamist. Lepingu sõlminud organ teostab makse toetusesaajale 45 päeva jooksul peale aruande heaks kiitmist ühise tehnilise sekretariaadi poolt.

- Toetusesaaja kannab ettenähtud summa üle projektipartneritele.

27

8.3. MakseskeemidProgrammi maksete korraldamisel on kaks võimalikku makseskeemi sõltuvalt projekti mahust, kestusest ja maksete graafikust vastavalt eritingimuste artiklile 4.2:

(1) Kui maksed toimuvad variant 1 alusel (projektide puhul, mille elluviimise periood ei ületa 18 kuud ja toetussumma ei ületa 300 000 EUR), rakendatakse järgmist skeemi:


Eelmakse esmane osamakse

Järgmised eelmaksete osamaksed projekti elluviimise käigus

Lõppmakse

10 000 EUR– 300 000 EUR ja kestus kuni 18 kuud

Maksimaalselt 40% toetussummast (45 päeva jooksul arvates toetuslepingu sõlmimisest ja maksetaotluse laekumisest)

Üks makse maksimaalselt 40% toetussummast (45 päeva jooksul peale eelmise aruande heaks kiitmist ühise tehnilise sekretariaadi poolt ja maksetaotluse laekumisest, kusjuures maksetaotlust võib esitada juhul kui eelmiste kulutuste osa on vähemalt 70% eelmisest väljamaksest ja 100% mistahes varasemast väljamaksest.

Lõppmakse45 päeva jooksul arvates lõpparuande heaks kiitmisest, millele on lisatud kulude kontrolli aruanne ning maksetaotlus.

Stsenaarium 1: järgmiste eelmaksetega

Projekti pikkus on 12 kuud, projekti partnerid on avaliku sektori ja valitsusvälised organisatsioonid:Projekti kogukulu vastavalt eritingimustele 120 000 EURProgrammi poolne rahastamine vastavalt eritingimustele: 90% kogukuludest

108 000 EUR

Eelmakse esimene osamakse (maksimaalselt 40% kogu toetussummast) 43 200 EURHeakskiidetud kulud 1. aruandeperioodil (maksetaotlust võib esitada koheselt peale 70% kulude tekkimist eelmisest väljamaksest ja 100% kulude tekkimist muude maksete korral)

60 000 EUR

Toetussumma 1. aruande puhul 54 000 EURJärgmised eelmaksed (võivad olla maksimaalselt 40% kogu toetussummast)

43 200 EUR

Heakskiidetud kulud 2. aruandeperioodil (lõpparuanne) 60 000 EURToetussumma 2. aruande puhul 54 000 EURProgrammi poolne kogu projekti toetus (54 000+54 000) 108 000 EURLõppmakse (108 000 - 43 200 - 43 200) 21 600 EUR

Stsenaarium 2: ilma järgmiste eelmakseteta


108 000 EUR

Eelmakse esimene osamakse (maksimaalselt 40% kogu toetussummast) 43 200 EURKõikide perioodide heakskiidetud kulud 120 000 EURLõppmakse (108 000 - 43 200) 64 800 EUR

28

(2) Kui maksed toimuvad variant 2 alusel (projektide puhul, mille elluviimise periood on üle 18 kuu ja toetussumma üle 300 000 EUR) on kasutusel järgmine skeem:


Eelmakse esimene osamakse

Järgmised eelmaksete osamaksed projekti elluviimise käigus

Lõppmakse

Üle 300 000 EUR – 2 000 000 EUR võikestus üle 18 kuu; maksimaalselt 36 kuud

Maksimaalselt 40% 1.aasta toetussummast (45 päeva jooksul arvates toetuslepingu sõlmimisest ja maksetaotluse laekumisest)

1 kuni 3 eelmakset, kusjuures algsete ja järgmiste eelmaksete kogusumma ei tohi ületada 80% toetussummastvastavalt vahearuandele koos kulude kontrolli aruande ja maksetaotlusega (45 päeva jooksul peale eelmise aruande heaks kiitmist ühise tehnilise sekretariaadi poolt, kusjuures maksetaotlust võib esitada juhul kui eelmiste kulutuste osa on vähemalt 70% eelmisest väljamaksest ja 100% mistahes varasemast väljamaksest.

Lõppmakse45 päeva jooksul arvates lõpparuande heaks kiitmisest, millele on lisatud kulude kontrolli aruanne ning maksetaotlus.

Stsenaarium 1: esimese eelmakse kasutamine 100%


108 000 EUR

Projekti 1. aasta eelarve kogukulud 40 000 EUREelmakse esimene osamakse (maksimaalselt 40% 1. aasta toetussummast 36 000 EUR)

14 400 EUR

Saadud eelmakse esimene osamakse ja järgmised eelmaksed ei tohi ületada 80% toetussummast

86 400 EUR

Heakskiidetud kulud 1. aruandeperioodil (maksetaotlust võib esitada koheselt peale 70% kulude tekkimist eelmisest maksest ja 100% kulude tekkimisest varasematest väljamaksetest)

40 000 EUR

Toetussumma 1. aruande puhul 36 000 EUREelnevalt makstud summad (algne ja järgmised eelmaksed) ei ületa 80% ja heakskiidetud kulud on enam kui 70% eelmistest maksetest Järgmise perioodi planeeritud kulud 50 000 EURTaotletav summa (toetussumma) 45 000 EURJärgmise eelmakse osamakse 45 000 EURHeakskiidetud kulud 2. aruandeperioodil (maksetaotlust võib esitada koheselt peale 70% kulude tekkimist eelmisest maksest ja 100% kulude tekkimisest varasematest väljamaksetest)

50 000 EUR

Toetussumma 2. aruande puhul 45 000 EUREelnevalt makstud summad (eelmakse esimene osamakse ja järgmised eelmaksed) ei ületa

29

80% ja heakskiidetud kulud on enam kui 70% eelmistest maksetestJärgmise perioodi planeeritud kulud 30 000 EURTaotletav summa (toetussumma) 27 000 EURJärgmine eelmakse osamakse 27 000 EURHeakskiidetud kulud 3. aruandeperioodil (lõpparuanne) 30 000 EURToetussumma 3. aruande puhul 27 000 EURLõppmakse (108 000 - 14 400 - 45 000 - 27 000) 21 600 EURProgrammi poolne kogu projekti toetus (14 400 + 45 000 + 27 000 + 21 600)

108 000 EUR

Stsenaarium 2: esimese eelmakse kasutamine üle 70%, eelnevalt makstud summad ei ületa 80%


108 000 EUR


14 400 EUR

Eelmakse esimene osamakse ja järgmised eelmaksed ei tohi ületada 80% toetussummast

86 400 EUR


31 000 EUR

Toetussumma 1. aruande puhul 27 900 EUREelnevalt makstud summad (eelmakse esimene osamakse ja järgmised eelmaksed) ei ületa 80% ja heakskiidetud kulud on enam kui 70% eelmistest maksetest Järgmise perioodi planeeritud kulud 43 000 EURTaotletav summa (toetussumma) 38 700 EURJärgmine eelmakse osamakse 38 700 EURHeakskiidetud kulud 2. aruandeperioodil (maksetaotlust võib esitada koheselt peale 70% kulude tekkimist eelmisest maksest ja 100% kulude tekkimisest varasematest väljamaksetest)

34 000 EUR

Toetussumma 2. aruande puhul 30 600 EUREelnevalt makstud summad (eelmakse esimene osamakse ja järgmised eelmaksed) ei ületa 80% ja heakskiidetud kulud on enam kui 70% eelmistest maksetestJärgmise perioodi planeeritud kulud 37 000 EURTaotletav summa (toetussumma) 33 300 EURJärgmine eelmakse osamakse 33 300 EURHeakskiidetud kulud 3. aruandeperioodil (lõpparuanne) 32 000 EURToetussumma 3. aruande puhul 28 800 EURLõppmakse (87 300 - 14 400 - 38 700 - 33 300) 900 EURProgrammi poolne kogu projekti toetus (14 400 + 38 700 + 33 300 + 900)

87 300 EUR

Stsenaarium 3: esimese eelmakse kasutamine üle 70%, eelnevalt makstud summad ületavad 80%


108 000 EUR


10 800 EUR


86 400 EUR

30


32 000 EUR

Toetussumma 1. aruande puhul 28 800 EUREelnevalt makstud summad (eelmakse esimene osamakse ja järgmised eelmaksed) ei ületa 80% ja heakskiidetud kulud on enam kui 70% eelmisest maksest Järgmise perioodi planeeritud kulud 60 000 EURTaotletav summa (toetussumma) 54 000 EURJärgmine eelmakse osamakse 54 000 EURHeakskiidetud kulud 2. aruandeperioodil (maksetaotlust võib esitada koheselt peale 70% kulude tekkimist eelmisest maksest ja 100% kulude tekkimisest varasematest väljamaksetest)

50 000 EUR

Toetussumma 2. aruande puhul 45 000 EUREelnevalt makstud summad (eelmakse esimene osamakse ja järgnevad eelmaksed) ületavad 80% Järgmise perioodi planeeritud kulud 30 000 EURTaotletav summa (toetussumma) 27 000 EURJärgmine eelmakse osamakse (86 400 – 10 800 – 54 000) 21 600 EURHeakskiidetud kulud 3. aruandeperioodil (lõpparuanne) 37 000 EURToetussumma 3. aruande puhul 33 300 EURLõppmakse (107 100 - 10 800 - 54 000 - 21 600) 20 700 EURProgrammi poolne kogu projekti toetus (10 800+54 000+21 600+20 700)

107 100 EUR

Stsenaarium 4: esimese eelmakse kasutamine alla 70%


108 000 EUR


14 400 EUR


86 400 EUR


8 000 EUR

Toetussumma 1. aruande puhul 7 200 EURHeakskiidetud kulud on vähem kui 70% eelmistest maksetestAlakasutus (14 400*70% - 8 000*90%) 2 880 EURJärgmise perioodi planeeritud kulud 45 000 EURTaotletav summa (toetussumma) 40 500 EURJärgmine eelmakse osamakse (40 500 – 2 880) 37 620 EURHeakskiidetud kulud 2. aruandeperioodil (maksetaotlust võib esitada koheselt peale 70% kulude tekkimist eelmisest maksest ja 100% kulude tekkimisest varasematest väljamaksetest)

42 300 EUR

Toetussumma 2. aruande puhul 38 070 EUREelnevalt makstud summad (eelmakse esimene osamakse ja järgmised eelmaksed) ei ületa 80% ja heakskiidetud kulud on enam kui 70% eelmistest maksetestJärgmise perioodi planeeritud kulud 35 000 EURTaotletav summa (toetussumma) 31 500 EURJärgmine eelmakse osamakse 31 500 EURHeakskiidetud kulud 3. aruandeperioodil (lõpparuanne) 25 000 EURToetussumma 3. aruande puhul 22 500 EURLõppmakse (67 770 - 14 400 - 37 620 - 31 500) -15 750 EURToetusesaaja peab tagasi maksma 15 750 EUR Programmi poolne kogu projekti toetus (14 400 + 37 620 + 31 500 - 15 750)

67 770 EUR

31

Stsenaarium 5: esimese eelmakse kasutamine üle 70%, projektis osaleb üks väikese või keskmise suurusega ettevõte

Projekti kestus –36 kuud, 4 projektipartnerit Üks projekti partner on väikese või keskmise suurusega ettevõte, mille eelarve on 30 000 EUR: Projekti kogukulu vastavalt eritingimustele 120 000 EURProgrammi poolne rahastamine vastavalt eritingimustele: (90 000 * 90% + 30 000 * 50%)

96 000 EUR

Projekti 1. aasta eelarve kogukulud 40 000 EURSh väikese või keskmise suurusega ettevõtte kulud 10 000 EUREelmakse esimene osamakse (maksimaalselt 40% 1. aasta toetussummast 32 000 EUR)

12 800 EUR


76 800 EUR


40 000 EUR

Sh väikese või keskmise suurusega ettevõtte kulud 10 000 EURToetussumma 1. aruande puhul (30 000 * 90% + 10 000 * 50%) 32 000 EUREelnevalt makstud summad (eelmakse esimene osamakse ja järgmised eelmaksed) ei ületa 80% ja heakskiidetud kulud on enam kui 70% eelmistest maksetest Järgmise perioodi planeeritud kulud 35 000 EURSh väikese või keskmise suurusega ettevõtte kulud on 10 000 EURTaotletav summa (toetussumma) 27 500 EURJärgmine eelmakse osamakse 27 500 EURHeakskiidetud kulud 2. aruandeperioodil (maksetaotlust võib esitada koheselt peale 70% kulude tekkimist eelmisest maksest ja 100% kulude tekkimisest varasematest väljamaksetest)

30 000 EUR

Sh väikese või keskmise suurusega ettevõtte kulud 7 500 EURToetussumma 2. aruande puhul (22 500 * 90% + 7 500 * 50%) 24 000 EUREelnevalt makstud summad (eelmakse esimene osamakse ja järgmised eelmaksed) ei ületa 80% ja heakskiidetud kulud on enam kui 70% eelmistest maksetestJärgmise perioodi planeeritud kulud 45 000 EURSh väikese või keskmise suurusega ettevõtte kulud 10 000 EURTaotletav summa (toetussumma) 36 500 EURJärgmine eelmakse osamakse 36 500 EURHeakskiidetud kulud 3. aruandeperioodil (lõpparuanne) 40 000 EURSh väikese või keskmise suurusega ettevõtte kulud 10 000 EURToetussumma 3. aruande puhul (30 000 * 90% + 10 000 * 50%) 32 000 EURLõppmakse (88 000 - 12 800 - 27 500 - 36 500) 11 200 EURProgrammi poolne kogu projekti toetus (12 800 + 27 500 + 36 500 + 11 200)

88 000 EUR

9. HANKEMENETLUS (PAKKUMUSED)

9.1. Üldteave EL hankemenetluse kohtaHankemenetluse all mõistetakse kaupade, toodete ja teenuste ajastatud tellimisprotseduuri, mis peab olema vastavuses toetuslepingu artiklite 1 ja 2 ning lisas IV toodud tingimistega arvestades:

vastava organisatsiooni üldeesmärke; konkurentsi ausust, terviklikkust ja läbipaistvust; säästlikkust ja tõhusust; rahaliste vahendite eest parima väärtuse saamist; huvide konflikti vältimist.

Palume arvestada järgmisega:

32

Eesti ja Läti projektide toetusesaajad ning partnerid ja Vene Föderatsiooni avaliku sektori organisatsioonid peavad lähtuma oma siseriiklikest riigihankeseadustest ning ühtlasi järgima ka riigi ja päritolumaa reeglistikku, mis on toodud toetuslepingu artiklis 2 ja lisas IV.

Vene Föderatsiooni toetusesaajad ja partnerid, mis ei ole avaliku sektori organisatsioonid, peavad järgima toetuslepingu lisa IV artikleid 1 kuni 7. Soovitav on kasutada PRAG reeglistikku (peatükid 2 kuni 5 ning näidiseid) kui `parima rahvusvahelise praktika` mudelit (Lisa IV artikkel 3).

Parima hinna ja kvaliteedi suhte tagamiseks tuleb iga hankemenetluse puhul järgida rangelt reegleid. Hea hanketulemuse saavutamiseks tuleb järgida alltoodud printsiipe:

Diskrimineerimise vältimine – ei tohi diskrimineerida tooteid, teenuseid, tarnijaid, lepingupartnereid ega teenusepakkujaid rahvuskuuluvuse põhjal tingimustel, et riigi- ja päritolumaa nõuded on täidetud (üksikasjad on toodud praktilise juhendi peatükis 9.3). Siiski tuleb järgida erapooletu hinnangu alusel tehniliste näitajate ja kvaliteedi või ohutuse faktorid.

Aus konkurents – lepingulise vahekorra saavutamiseks tuleb tagada konkurents väljaarvatud juhtudel, mille puhul on tugevad ja objektiivsed põhjused konkurentsi välistamiseks või summa ei ületa lisas IV või riigi seaduste alusel (kui need on kohaldatavad) toodud lävendit. Kõikide pakkumuste puhul tuleb anda ühesugust teavet ja ühesugused võimalused kõikidele pakkujatele.

Ükski ettevõte ega ekspert, kes on osalenud projekti ettevalmistamisel või hanke korraldamisel ei tohi omada õigust pakkujana osaleda, sest see kujutaks endast ebaausat konkurentsi.

Selged määratlused – pakkujad ei saa konkureerida tõhusalt, kui nad ei tea täpselt ostja nõudmisi. Seetõttu peavad pakkumisvooru dokumendid („Tehnilised nõuded“ kauba või tööde, „juhised“ teenuste puhul) olema varustatud tehniliste määratluste ja vajadusel ka kvaliteedi standarditega viitega sertifikaatide tasemele.

Tõhus avalikustamine (teate avaldamine) – ükski hankeprotsess ei saa olla edukas, kui parimad potentsiaalsed pakkujad ei saa sellest teada. See on eriti oluline avaliku sektori puhul, kus ostjad ei ole tavaliselt selle eluala eksperdid. Sellisel puhul on interneti kasutamine olulise ja kasvava tähendusega, kuid väga vajalik on ka see, et pakkujad saaksid teada, kust informatsiooni leida.

Samuti on oluline avaldada otsuste üksikasju lepingute sõlmimise kohta. Ka pakkujatele on vaja pakkumiskogemuste andmist ning neid tuleb nende soovi korral teavitada, miks neid valiti või ei valitud, miks nad olid edukad või ebaedukad lepingu saamisel.

EL nähtavuse juhiseid tuleb järgida ka info avaldamise puhul üleriiklike või regionaalsete pressikanalite kaudu.

33

Asjakohane ajakava – teiseks oluliseks printsiibiks on see, et pakkujatel peab olema küllaldaselt aega teadetele vastamiseks näitamaks oma huvi ostja vajaduste suhtes, pakkumises osalemiskutsetele vastamiseks ja oma pakkumuse ettevalmistamiseks ning esitamiseks. EL PRAG reeglistiku alusel näiteks on nõutav, et kohalike avatud pakkumisvoorude puhul peab teate avaldamise kuupäeva ja pakkumise esitamise tähtaja vahele jääma vähemalt 30 kalendripäeva.

Asjakohaste objektiivsete kriteeriumite kasutamine – äärmiselt oluline on see, et kriteeriumid, mille alusel mittesobivad kandidaadid eemaldatakse, lepingu sõlmimise protseduuriks sobivad kandidaadid välja valitakse ja võetakse vastu otsus lepingu sõlmimisteks majanduslikult kõige soodsama pakkumuse teinud kandidaadiga, oleksid nii objektiivsed kui ka nõuetele vastavad. Need nõuded tuuakse ära (teenuseid puudutavate lepingute puhul) vastavates juhistes või (tarne või tööde lepingu puhul) „tehnilistes tingimustes“. Hindamiskriteeriumid peavad samuti sisalduma pakkumiskutse dokumentatsioonis.

Piisav säilitatav dokumentatsioon – kui hankekorraldus hiljem vaidlustatakse või esineb kahtlusi langetatud otsuste suhtes, on oluline omada materjali, mis põhjendab ja õigustab langetatud otsuseid. Seetõttu on kohustuslik säilitada kõiki (aruandluse, finants- ja muid) dokumente ja tõendusmaterjale. Lepingud, mis sõlmitakse ELi PRAG reeglistiku alusel, näevad ette, et dokumente tuleb säilitada vähemalt 7 aastat arvates lõppmakse sooritamisest.

9.2.Hangete üldtingimusedIga hankemenetluse puhul tuleb kasutada järgmisi valikukriteeriume:

- pakkuja või menetluses osaleva kandidaadi sobilikkust tuleb eelnevalt kontrollida, et pakkujate hulka ei satuks kedagi, kelle puhul on kahtlus, et võib olla põhjuseid selle pakkuja välistamiseks;

- finantsilise, majandusliku, tehnilise ja professionaalsuse võimekuse kriteeriumid.

Toetusesaaja ja/või projektipartner võiksid eelnevalt määratleda minimaalse võimekuse taseme, millest allpool olijaid võib välistada. Pakkujatelt või kandidaatidelt võib nõuda tõestust, et neil on õigused vastavaid lepingulisi toiminguid seaduslikult läbi viia vastava eriregistri kande, kinnitatud tõendi, sertifikaadi, erialaorganisatsiooni liikmelisuse, volikirjade, käibemaksu kohuslaste registri kannete jms alusel.

Toestussaajad ja/või projektipartnerid peavad täpsustama juba hanke väljakuulutamise dokumentides või pakkumiskutsetes, milliseid nõudeid pakkujatele/kandidaatidele seatakse nende suutlikkuse ja seadusliku võimekuse kontrolliks. Informatsioon, mida toetusesaaja ja/või projektipartner nõuab kandidaadi/pakkuja finantsilise, majandusliku, tehnilise ja professionaalse võimekuse suhtes ning valikukriteeriumite minimaalne võimekus ei tohi ületada lepingulisi sisulisi nõudeid; samuti tuleb arvestada pakkujate seaduslikke huvisid, eriti neid huvisid, mis on seotud ettevõtte tehniliste ja ärisaladuste kaitsega.

Hankemenetluse põhietapid (sõltuvalt lepingulisest summast ja lepingu tüübist): Hankeplaani välja töötamine; Tehniliste tingimuste ja juhiste väljatöötamine (kui need on vajalikud);

34

Hanketeate / pakkumiskutse edastamine, avaldamine; Pakkumiste vastuvõtmine potentsiaalsetelt tarnijatelt / teenuse pakkujatelt /

lepingust huvitatutelt; Pakkumiste kohta otsuste langetamine; Teatis otsusest vastutavatele organitele ja võimalikele lepingupartneritele; Dokumendi väljaandmine vastutava organi/vastutavate organite poolt, et

hankedokumentatsioon on vastavuses riikliku seadusandlusega (kui see on rakendatav);

Hanke võitjaga lepingu sõlmimise toiming.

9.3. Riigi ja päritolumaa reeglistik

KÕIK toetusesaajad ja partnerid peavad järgima riigi ja päritolumaa reeglistikku, mis on toodud toetuslepingu lisa IV artiklis 2 „Toetusesaajate hankemenetlus Euroopa Liidu välistegevuse kontekstis", kuigi nad võivad ka järgida siseriiklikke riigihankeseadusi vastavalt lisa IV artiklile 8.2. Venemaa projektipartnerid peavad järgima reeglistikku, mis on toodud Vene Föderatsiooni valitsuse ja Euroopa Ühenduse vahelise Eesti - Läti - Vene piiriülese koostöö programmi rahastamise ja rakendamise lepingu artiklis 4.8.

Lepingute kohta otsuste langetamise reeglid on ranged. Need tagavad piisavalt kvalifitseeritud lepingupartnerite välja valimise ilma kõrvalekalleteta, raha eest parima väärtuse saamise ja avaliku sektori rahaliste vahendite läbipaistva kasutamise.

Riigi reeglistik puudutab toetussummade abil sõlmitavaid teenuste, tööde ja tarnelepinguid, mis tähendab, et lepinguid võib sõlmida üksnes nende füüsiliste ja juriidiliste isikutega, kes on pärit alltoodud loendis olevatest riikidest. Teenuste pakkujate juures töötavad eksperdid võivad siiski olla mistahes riigi kodanikud, oluline on see, et teenuse pakkuja on abikõlblikust riigist.

Päritolumaa reeglistik puudutab KÕIKI tarnijaid ja materjale, mida soetatakse, k.a. ehitustöödel kasutatavad materjalid, kuid ei puuduta lepingupartneri seadmeid, mida ta kasutab ehitustööde käigus. See tähendab, et kaubad peavad pärinema allpool toodud riikide loendist.

Nii riigi kui ka päritolumaa reeglistikku tuleb järgida programmi poolt kaasrahastatavate projektide käigus kaupade või seadmete soetamisel, ka nende kaupade puhul, mida ei kata ELi poolne kaasfinantseerimine projekti raamatupidamise dokumentatsioonis (ELi reeglid kehtivad kogu projekti eelarve suhtes sõltumata kaasfinantseerimise tüübist).

Igasugused kõrvalekalded riigi ja päritolumaa reeglistikust nõuavad argumenteeritud selgituste esitamist ja formaalset loa saamist ELi poolt. Piisavaks põhjenduseks ei ole see, et toode on sel juhul odavam. Põhjenduseks võib olla olukord, kus tooted ei ole abikõlblike riikide turgudel kättesaadavad ning asi on väga kiireloomuline või ilma selle tooteta ei ole võimalik või on äärmiselt raske projekti/tegevust läbi viia.

Auditeerimise huvides peab toetusesaaja/partner tõestama tarnijate, lepingupartnerite ja teenuse pakkujate päritolu ja esitama kõikide toodete kohta vastavad tõendid (nt arved, päritolu sertifikaadid jms).

35

Riigi ja päritolumaa reeglistiku mõistes on sellisteks riikideks: Euroopa Liidu liikmesriigid: Austria, Belgia, Bulgaaria, Tšehhi Vabariik,

Küpros, Taani, Eesti, Soome, Prantsusmaa, Saksamaa, Kreeka, Ungari, Iirimaa, Itaalia, Läti, Leedu, Luksemburg, Malta, Holland, Poola, Portugal, Rumeenia, Slovakkia, Sloveenia, Hispaania, Rootsi, Suurbritannia.

ENPI riigid: Alžeeria, Armeenia, Aserbaidžaan, Valgevene, Egiptus, Gruusia, Iisrael, Jordaania, Liibanon, Liibüa, Moldova, Maroko, Palestiina Rahvuslik Omavalitsus Läänekaldal ja Gaza Sektoris, Vene Föderatsioon, Süüria, Tuneesia, Ukraina.

Riigid, mis on ühinemiseelse abiinstrumendi alusel abisaajad vastavalt Ühenduse määrusele (EÜ) nr 1085/2006 17. juuli 2006 ühinemiseelse abi instrumendi (IPA) loomisest: Horvaatia, endine Jugoslaavia Makedoonia Vabariik, Türgi, Albaania, Bosnia, Montenegro, Serbia, sh Kosovo.

Euroopa Majanduspiirkonna liikmesriigid : Island, Lichtenstein, Norra.

a) Riigi reeglistik

Hankemenetluses osalemine on avatud võrdsetel tingimustel kõigile ülalnimetatud abikõlblike riikide füüsilistele ja juriidilistele isikutele. Osalejad peavad omapoolses dokumentatsioonis teatama, mis riigi alamad nad on tuues tõendusmaterjali vastava riikliku seadusandluse alusel.

Riigi reeglistik puudutab lepingupartnerit. See siiski ei puuduta eksperte, kes pakuvad oma teenuseid toetuse kasutamiseks korraldatud hankemenetluses osalejaile või vastava teenuselepingu sõlmijaile. See tähendab, et kui eksperdi pakub välja lepingupartnerist firma, siis riigi reegel ei kehti eksperdi kohta vaid firma kohta, aga kui eksperdiga sõlmitakse leping individuaalselt, siis peab ekspert olema pärit ühest ülaltoodud abikõlblikust riigist.

Osalemine on avatud ka rahvusvahelistele organisatsioonidele.

b) Päritolumaa reeglistik

Palume arvestada järgmisega:Kõik kaubad, seadmed ja kõik sõidukid, mis soetatakse toetuslepingu alusel, peavad pärinema ülaltoodud abikõlblikest riikidest.

Kui kaupade, seadmete, sõidukite viimane märkimisväärne kokkupanek ei pärine Euroopa Liidu liikmesriigist ega abikõlblikest riikidest vastavalt ülaltoodud loendile, ei saa selle kauba, seadme ja/või sõiduki soetamiseks kulunud vahendeid lugeda projekti jaoks abikõlblikeks.

Riigist pärinev kaup peab olema täielikult soetatud või toodetud selles riigis. Kaubad, mille tootmisega on seotud mitu riiki, loetakse pärinevaks sellest riigist, kus toimus selle viimane, sisuline, majanduslikult õigustatud töötlemine või töö, mille käigus tekkis uus toode või toimus oluline toote kvaliteedi täienemise etapp. Täiendavat teavet selle tähendusest võib leida tolliseadustikust, ühenduse määrus 2913/1992 artiklid 23-24.

36

Tarnija on kohustatud esitama kinnituse, et hankemenetluse käigus soetatud kaubad vastavad päritolumaa nõuetele ja tooma välja päritolu riigi/riigid. Kui hanke käigus soetatud süsteem koosneb enam kui ühest komponendist, tuleb välja tuua iga süsteemi komponendi päritoluriik. Kui nii toimimine ongi nõutav, tuleb tarnijal esitada vastav täiendav teave ja/või sertifikaat, mis tõestab iga vastava komponendi päritolu.

Näide:Olete otsustanud osta sülearvuti kauplusest, mis asub Eestis. Kui soetate sülearvuti ja sellel on tekst „valmistatud Hiinas“, siis te ei ole järginud päritolumaa reeglistikku.

Kui soetate sülearvuti, millel on sertifikaat või muu tõendusdokument, mis kinnitab, et toode on valmistatud Saksamaal, olete järginud päritolumaa reeglistikku ja kulu on käesoleva projekti mõistes abikõlblik.

Seadmed, mida tarnijad kasutavad tarnitud kauba testimiseks ja sisseseadmiseks või mida kasutab tööde teostaja näiteks teede ehituses, ei allu päritolumaa reeglistikule välja arvatud juhul, kui selline sisseseade selgelt väljendatult muutub projektipartneri täielikuks omanduseks lepingu lõpul.

Konsultandi kasutatav arvuti, mille abil projekti käigus viidi läbi mõni uuring, ei pea olema allutatud päritolumaa reeglistikule, kui just lepingus ei ole selgelt välja toodud, et arvuti tuleb üle anda projektipartnerile vastava teenuse osutamise lepingu lõppedes.

Päritolu sertifikaadid tuleb esitada enne eelnevat heaks kiitmist. Kui neid esitatud ei ole, puudub lepingu sõlminud asutusel õigus eraldada lepingu partnerile rahalisi vahendeid.

Päritolu sertifikaate annavad välja tarnija riigi pädevad organid ja need peavad vastama rahvusvahelistele lepetele.

Seadmete ja sõidukite puhul, mis maksavad üle 5 000 EUR ühiku kohta, tuleb esitada päritolumaa tõendus toetusesaajale hiljemalt esimese arve esitamisel (kui seade soetatakse mingis muus valuutas, tuleb vahetuskurss arvestada selle päeva kursi alusel, mis kehtis hankemenetluse käivitamise päeval). Kui päritolumaa sertifikaati ei ole võimalik saada (mitmetes riikides antakse need välja Kaubandus- ja Tööstuskodade poolt kommerts arve vastu), võib pakkumise esitaja - ainult sel juhul - esitada omapoolse päritolu deklaratsiooni. Kui ühiku ostuhind jääb alla 5 000 EUR, tuleb pakkujal enesel esitada päritolu deklaratsioon.

Pakkumuses on pakkuja kohustatud otse deklareerima, et kõik kaubad vastavad päritolumaa nõuetele, kusjuures välja tuleb tuua ka päritolu riigid.

Palume arvestada ka sellega, et ühine tehniline sekretariaat / ühine korraldusasutus võib projekti elluviimise kontrolli käigus küsida toetusesaajalt/partneritelt selle kohta täiendavat teavet.

Riigi ja päritolumaa reeglistikuga seotud ootused

37

Täiendavalt ja erandkorras võib komisjon lubada teiste riikide esindajatel, mis pole toodud ülalolevas loendis, osaleda lepingutes (või teistest riikidest tarnida kaupu) eritingimuste alusel, mis sisalduvad programmdokumentides.

Palume arvestada järgmisega:Audiitori ülesandeks on kontrollida, kas kulu tekkimine vastab riigi ja päritolumaa reeglistikule hankemenetluse ja hankedokumentide alusel.

9.4.Muud olulised seisukohad

Huvide konflikt: Toetusesaaja ja projektipartner peavad kasutusele võtma kõik vajalikud ettevaatusabinõud, et vältida huvide konflikti tekkimist, ning peavad ühist korraldusasutust koheselt teavitama kõigist olukordadest, mis viivad või võivad viia sellise konfliktini.Huvide konflikt tekib siis, kui mõne projekti kaasatud inimese ülesannete erapooletut ja objektiivset rakendamist kompromiteeritakse põhjustel, mis hõlmavad pere, tundeelu, poliitilist või rahvuslikku kuuluvust, majanduslikku huvi või muud teise inimesega jagatud huvi.

Lepingu sõlmimise põhimõtted: Kõik lepingud peavad vastama läbipaistvuse, proportsionaalsuse, võrdse kohtlemise ja diskrimineerimise välistatuse põhimõtetele.

Leping tuleb sõlmida majanduslikult kõige kasulikuma pakkumisega läbipaistvuse, potentsitonaalsete partnerite ausa konkurentsi ja huvide konflikti vältimise põhimõtete alusel.

Tagasiulatuvate lepingute puudumine: Lepingud jõustuvad viimase alla kirjutanud partneri poolse allkirja kuupäevast. Lepinguid ega lepingu lisasid ei tohi sõlmida tagasiulatuvalt (st siis, kui kaubad või teenused on juba soetatud ja/või läbi viidud). See tähendab, et makseid ei saa teostada ja kaupu ning teenuseid soetada enne lepingu ja/või selle lisalepingu sõlmimist. Kõik lepingud peavad kajastama lepingupartnerite allkirjade õigeid kuupäevi.

Standarddokumentide kasutamine: Tuleb kasutada standardlepinguid ja dokumentide vorminguid (vastavalt riiklikule seadusandlusele) ning võib kasutada vastava riigi ametlikku keelt.

Dokumentide säilitamine: Hanke ja lepingute sõlmimise dokumentatsioon tuleb hoida konfidentsiaalsena ja säilitada toetusesaaja ja projektipartnerite juures vähemalt seitse aastat arvates viimasest maksest. Dokumentatsioon peab sisaldama hankedokumentatsiooni originaale koos vastavate hanketoimikute ja muu asjakohase kirjavahetusega.

Samuti on oluline järgida lepingute täitmist, et määratleda etappe ja karistusi (kui ilmneb lepingu rikkumine); kontrollida partnerite poolset lepingu tingimuste täitmist

38

ja määrata vajadusel karistusi ning viia läbi regulaarseid kohapealseid kontrollkülastusi ja kvaliteedi kontrolli kogu projekti perioodi jooksul. Ei tohi:

olulisi lepingulisi tingimusi muuta (füüsilisi ega rahalisi): määrata täiendavaid töid otseselt tingimustel, mis ei ole hanke

dokumentatsiooniga kooskõlas; kasutada erandprotseduure (otse lepingute sõlmimine, hange läbirääkimiste

alusel) tingimustel, mis ei ole erandlikud.

10. EELARVE MUUTMINE, PROJEKTI MUUTMINE, LEPINGU TÄIENDUSED

Toestusesaaja peab andma oma parima, et ellu viia projekti nii nagu see on määratletud projektitaotluse vormis. Projekti lepingulise eelarve ja tegevuste plaani täpne järgimine kogu projekti elluviimise perioodi jooksul on väga oluline. Siiski võib esineda olukordi, kus osutub vajalikuks teha muudatusi projekti tegevustes ja/või eelarves, värskendada kontaktandmeid või vahetada välja ekspert jne. Sellistes olukordades tuleb toetusesaajal taotleda toetuslepingu muutmist (vt üldtingimuste artiklit 9). Palume arvestada järgmisega:Toetuslepingus välja toodud toetuse maksimaalsummat ei tohi muuta!!!

Toetuslepingu muutmise toimingud jagunevad kaheks sõltuvalt muudatuse tüübist. Väiksemate muudatuste puhul toetuslepingus ei ole eelnev lepingu sõlminud organi poolne nõusolek kohustuslik, kuid lepingu sõlminud organit tuleb muudatustest teavitada. Suuremad lepingu muudatused nõuavad ametliku lepingu lisa vormistamist ja allkirjastamist nii lepingu sõlminud organi kui ka toetuseaaja poolt enne muudatuste rakendumist. Suuremate toetuslepingu muudatuste puhul tuleb ette valmistada lepingu lisa enne nende muudatuste rakendamist.

Palume arvestada järgmisega:Kui planeerite projekti väiksemaid või suuremaid muudatusi, palume konsulteerida ja teavitada kõigepealt ühist tehnilist sekretariaati ja alles seejärel hakata muudatust ette valmistama.

Alati tuleb järgida järgmiste põhimõtete rakendamist: Toetuslepingus toetusesaaja poolsete muudatuste heaks kiitmiseks tuleb

toetusesaajal oma taotlust lepingu sõlmunud organi ees igakülgselt põhjendada. Lepingu sõlminud organ vaatab üksikasjalikult põhjendused läbi ja kui selgitused osutuvad vähepõhjendatuteks või hoopis põhjendamatuteks, lükatakse taotlus tagasi.

Muudatused ei tohi muuta toetuslepingut sedavõrd, et muutuvad projekti põhieesmärgid ega satutakse konflikti taotlejate võrdse kohtlemise põhimõttega.

Toetuslepingut tohib muuta ainult lepingu kehtivuse ajal, tagantjärgi ei tohi muutusi teha.

Toetuse maksimaalset määra ei tohi tõsta. Muudatuste puhul, mis pikendavad toetuslepingu kehtivuse perioodi, tuleb

arvestada sellega, et vahe ja lõppmaksed toimuvad sellise rahastamisotsuse perioodi piires, mis lepiti kokku algse toetuslepingu rahastamisel. Programmi

39

poolt rahastatavate projektide rakendamise periood lõpeb 31. detsembril 2014.

Toetuslepingu muutmistaotlused tuleb esitada nii, et vastava lepingu lisa alla kirjutamise ja muudatuste rakendumise vahele jääb piisav ajaline periood (30 päeva).

10.1. Lepinguga seotud teatised: Väiksemad muudatusedVäiksemad muudatused, mis nõuavad ainult kirjalikku ühise tehnilise sekretariaadi teavitamist toetusesaaja poolt, mitte aga ametliku lepingu lisa vormistamist, on järgmised:

Väiksemad tegevustega seotud muudatused, mis ei too kaasa eelarve muutmist,

Eelarve muudatused, mis ei mõjuta projekti põhieesmärke ja mille mõju piirdub ainult muutustega sama eelarverubriigi piires või ülekandega peamiste eelarverubriikide vahel, mis ei ületa 15% algselt selles eelarverubriigis kavandatud (või lepingu lisa abil muudetud määrast) abikõlblikest kuludest (see siiski ei kehti selliste eelarveridade puhul nagu halduskulud ja ettenägematud kulud),

Postiaadressi või telefoni/faksi numbri ja/või meiliaadressi muutumised, Panga arveldusarve muutumised, Muudatused, mis on seotud personali või juhtivate ekspertidega (sh isikud,

kes on välja toodud eelarvejaos „Inimressursid“ ja eelarvejaos „Muud kulud ja sisseostetavad teenused“ sealhulgas projektijuhid, finantsjuhid, koordinaatorid, koolituste eest vastutavad isikud jms),

Seadmete ühikute arvu või ühikuhinna suurenemine või vähenemine, mis ei mõjuta oluliselt eelarvet, mis on projektile antud,

Seadmete mudeli/brändi nimetuse muutus.

Palume arvestada järgmisega:Ühine tehniline sekretariaat pakub tuge väiksemate muudatuste sobivuse määratlemiseks. Seetõttu on äärmiselt soovitatav, et võtaksite ühendust ühise tehnilise sekretariaadiga ja konsulteeriksite enne vastava teate ametlikku esitamist.

Toetuslepingu väiksemate muudatuste puhul võib toetusesaaja taotleda muudatusi ilma eelneva nõusoleku saamiseta lepingu sõlminud organiga. Siiski peaks toetusesaaja saatma posti teel vastava teatise ühise tehnilise sekretariaadi kaudu lepingu sõlminud organile kasutades standardvormi (mis on toodud praktilise juhendi lisas 3). Ühine tehniline sekretariaat kontrollib taotletud muudatused üle ja saadab selle koos kontroll-lehega lepingu sõlminud organile edasi.

Lepingu sõlminud organ võib väiksemaid muudatusi mitte heaks kiita sel juhul, kui tegevuste, eelarve, panga arveldusarve või muud taotletud lepingu muudatused ohustavad rahalist stabiilsust, raamatupidamislikku arvestust või projekti eesmärkide elluviimist. Lepingu sõlminud organ esitab omapoolse vastuse 2 nädala jooksul arvates toetusesaajalt laekunud taotluse kätte saamisest.

40

Teatistega seotud tähtajad on järgmised:

Väiksemad muudatused Kuidas teatada

Ühise teh. sekretariaadi / ühise korraldusasutuse teavitamise tähtajad

Väiksemad tegevustega seotud muudatused, mis ei too kaasa eelarve muutmist

Vahe või lõpparuanne Järgmine aruanne

Tegevuskava muudatused, mis ei too kaasa projekti pikenemist

Abisaaja poolne kirjalik teatis (posti ja ka meili teel)

10 päeva jooksul

Väiksemad tegevustega seotud muudatused, mis toovad kaasa väiksema eelarve muutuse

Toetusesaaja/projekti partnerite kontaktisiku(te), vastutava(te) isiku(te) postiaadressi(de), telefoninumbri(te), meiliaadressi(de), isiku(te) nime(de) muutumine

Panga arveldusarve muutumine

Projekti personali või eksperdi muutumine

Eelarverubriigi sisene muutmine või summade muutmine eelarverubriikide vahel, mis ei ületa 15% kogu projekti elluviimise perioodi ulatuses

Niipea kui rakendatud, kuid mitte hiljem kui 20 päeva enne aruande perioodi lõppu

Teatisele tuleb lisada järgmised täiendavad dokumendid:

Kinnitatud palkade/maksete määra suurenemine

Selgitus ja dokument, mis tõendab, et uued taotletavad palgamäärad ei ületa toetusesaaja või tema partnerite puhul tavapäraseid või turul kehtivaid määrasid.

Seadmete tarvis heakskiidetud ühikute arvu/hinna tõus

Dokument, mis tõendab, et uued määrad ei ületa tavalisi turumäärasid (nt 3 erinevat pakkumist) ja seletus seadme ühikute uue arvu kohta.

Projekti personali või eksperdi muutumine Uue eksperdi CV

41

Kui väiksemad muudatused toovad kaasa projekti eelarve mõningase muutumise, tuleb esitada uus projekti eelarve, kus on ära näidatud muutused seoses esialgse projektiga (ja ka teiste võimalike vahepealsete muudatustega), vastavalt alltoodud tabelile:

Eelarverubriigid Algne eelarve

1.väiksemate

muudatuste eelarve

2.väiksemate

muudatuste eelarve

Viimaste muudatuste

eelarveInimressursidReisikuludSeadmed ja tarvikudOtsesed kohaliku kontori kuludMuud kulud ja sisseostetavad teenusedInfrastruktuur

Abikõlblik kulu kokku

10.2.Lepingu lisa: Suuremad muudatusedSuuremad muudatused, mille puhul on vajalik ametliku lepingu lisa sõlmimine, on järgmised:

Toetuslepingu pikendamine või ennetähtaegne katkestamine, Olulised tegevuste muutused, mis mõjutavad projekti põhieesmärki, kuid ei

muuda toetuslepingut küsitavaks ja ei vastandu taotlejate võrdse kohtlemise põhimõttele,

Eelarverubriikide vahelised muutused üle 15% iga asjassepuutuva rubriigi abikõlblike kulude algselt sisestatud summas,

Uue eelarverubriigi lisamine või olemasoleva eelarverubriigi kustutamine eelarvest,

Audiitori muutmine; Projektipartnerite muutmine (nende välja langemine, lisandumine või välja

vahetamine), Ettenägematute kulude kasutamine.

NB!!! Kui tuleb teha muudatusi toetusesaaja või projektipartneri(te) organisatsiooni nimetuses või juriidilises staatuses, peab toetusesaaja esitama ühisele korraldusasutusele sellekohase kirjaliku teatise andes aegsasti teada vastavast muutusest. Kui organisatsiooni nimetuse või juriidilise staatuse muutus on aset leidnud, peab toetusesaaja saatma vastavasisulise lepingu lisa taotluse lisades juurde dokumendid, mis tõendavad vastava muudatuse tegemise vajalikkust.


Ühine tehniline sekretariaat pakub lepingu lisa taotluse puhul ka tuge.

Toetusesaajatel palutakse tungivalt vältida selliste muudatuste

42

tegemist, mis nõuavad lepingu lisa sõlmimist. Lepingu lisa sõlmimise protseduur võib kujuneda pikaks ja keeruliseks, mistõttu soovitatav on vältida lepingu lisa sõlmimise vajalikkust ja lepingu lisa taotleda vaid juhul, kui see on tõesti vältimatu.

10.3.Lepingu lisa ettevalmistamineLepingu lisa ettevalmistamise protseduur on järgmine:

Etapp nr 1: Valmistage ette lepingu lisa taotlus (Praktilise juhendi lisa 4) inglise keeles kolmes eksemplaris ja edastage see ühisele tehnilisele sekretariaadile tavaposti ja ka meili teel. Toetusesaajale peab jääma taotluse koopia.

Lepingu lisa taotlus peab sisaldama taotletavate muudatuste üksikasjalikku kirjeldust ning muudatuste põhjendust.

Taotlus peab olema korralikult põhjendatud. Lepingu sõlminud organ vaatab üksikasjalikult taotlused läbi ja kui taotlus osutub vähepõhjendatuks või hoopis põhjendamatuks, lükatakse taotlus tagasi.

Lepingu lisa taotlus, mis toob kaasa projekti eelarve muutumise, peab sisaldama täielikku uut projekti eelarvet, kus on ära näidatud muutused seoses esialgse projektiga (ja ka teised vahepealsed projekti eelarve muudatused), vastavalt alltoodud tabelile.

Eelarverubriigid Algne eelarve

1. lepingu lisa eelarve

2. lepingu lisa

eelarve

Viimase lepingu lisa

eelarveInimressursidReisikuludSeadmed ja tarvikudOtsesed kohaliku kontori kuludMuud kulud ja sisseostetavad teenusedInfrastruktuur

Abikõlblik kulu kokkuLepingu lisa taotlusele tuleb lisada järgmised täiendavad dokumendid:

Toetuslepingu pikendamine või ennetähtaegne katkestamine Selgitus ja/või kulude kontrolli aruanneOlulised tegevuste muutused, mis mõjutavad projekti põhieesmärki, kuid ei muuda toetuslepingut küsitavaks ja ei vastandu taotlejate võrdse kohtlemise põhimõttele

Uus kirjeldus koos lisadega 1 „Tegevuse kirjeldus“, lisa 3 „Tegevuse eelarve“ ja loogiline maatriks

Eelarverubriikide vahelised muutused üle 15% abikõlblike kulude algselt sisestatud summast

Selgitused ja dokumentaalne tõendusmaterjal muudatuste vajalikkuse kohta

43

Uue eelarverubriigi lisamine või olemasoleva eelarverubriigi kustutamine eelarvest

Selgitused ja dokumentaalne tõendusmaterjal muudatuste vajalikkuse kohta

Projektipartnerite muutmine (nende välja langemine, lisandumine või välja vahetamine)

Selgitused, üldine teave partnerite kohta, mida nõutakse taotluse esitamisel.

Muutused toetusesaaja või projekti partneri organisatsiooni nimetuses või juriidilises staatuses

Dokumendid, mis tõendavad toetusesaaja või projektipartneri uut nimetust või juriidilist staatust – registreerimistunnistus, põhikiri jne.

Toetusesaaja/projektipartneri vastutavate isikutega seotud muutused

Dokument, mis tõendab, et uus isik on ametlikult volitatud projekti küsimustega tegelema.

Ettenägematute kulude kasutamine Üksikasjalik selgitus ja tõendusmaterjal ettenägematute kulude kasutamise vajalikkusest projekti elluviimise käigus

Audiitori muutmine Vastava audiitori registreerimistunnistus

Projektijuhi või finantsjuhi muutumine Vastava isiku CV

Etapp nr 2: Saatke lepingu lisa taotlus ühisele tehnilisele sekretariaadile posti ja e-posti teel.

Lepingu lisal põhinevate järgmiste tegevuste planeerimisel tuleb toetusesaajal arvestada sellega, et lepingu sõlminud organil kulub taotluse käsitlemiseks ja heaks kiitmiseks aega vähemalt üks kuu.

Ühine tehniline sekretariaat kontrollib taotlust ja saadab selle koos kaaskirjaga lepingu sõlminud organile. Ühine tehniline sekretariaat / ühine korraldusasutus võib vajadusel küsida täiendavat teavet ja toetusesaaja peab ühisele tehnilisele sekretariaadile / ühisele korraldusasutusele vastama 5 tööpäeva jooksul. Kontrolliperiood katkeb kuni toetusesaaja vastus on kätte saadud ja kogu kontrolliperiood pikeneb selle aja võrra, mil oodati toetusesaaja poolset vastust täiendavatele küsimustele.

Etapp nr 3: Lepingu sõlminud organ valmistab ette ja saadab lepingu lisa toetusesaajale allkirjastamiseks.

Lepingu lisa jõustub kuupäevast, mil sellele anti viimane allkiri.

Arvestada tuleb sellega, et toetusesaaja ei tohi muudatust rakendada enne lepingu lisa mõlemapoolset allkirjastamist.

Etapp nr 4: Toetusesaaja jätab ühe allkirjastatud lepingu koopia endale ja saadab kaks allkirjastatud koopiat koos lisadega tagasi lepingu sõlminud organile.

44

11. TEAVITAMINE JA NÄHTAVUS

Kuna programmi finantseerib Euroopa Liit, peavad kõik projektid järgima teatud avalikustamise ja teavitustegevuse nõudeid ning jagama teavet nii programmi kui ELi koha.

Üksikasjalikud juhised programmi avalikustamise ja teavitustegevuse jaoks kehtivate nõuete kohta on programmi veebilehel http://www.estlatrus.eu/eng/programme/publications_amp_logo Seda reeglistikku peavad järgima kõik heakskiidetud projektide toetusesaajad ja partnerid.


Toetusesaajad peavad arvesse võtma, et toetuslepingu üldtingimuste artiklis 6 loetletud punktid on kohustuslikud.

Projekti tasemel on kaks peamist teavituse- ja avalikustamise eesmärki:• Tõsta dünaamiliselt esile, et projekti toetab Euroopa Liidu ENPI piiriülese koostöö programm ning edendada piiriülest koostööd ja tutvustada selle tegevuse tulemusi;• Tagada avaliku sektori rahaliste vahendite läbipaistev kasutamine ning veenda laiemat avalikkust ELi vahendite kasutamisest laiema avalikkuse huvides.

12. PROJEKTIDE ÜHISE KORRALDUSASUTUSE, ÜHISE TEHNILISE SEKRETARIAADI JA TEISTE VÕIMALIKE

KONTROLLIORGANITE POOLNE SEIRE

12.1. Seire raamistikSeire peamiseks eesmärgiks on tagada toetussummade kasutamine eesmärkidel, mis on toodud toetuslepingus. Projektide tulemuste ja mõju seire eesmärgiks on tagada projektide elluviimine kooskõlas ELi ja vastava riigi protseduurireeglistikega, määratleda projekti elluviimise käigus ilmnenud probleemid ja pakkuda pidevat abi toetusesaajatele/partneritele lahenduste leidmisel. Projektide elluviimise ajal jälgitakse hoolikalt protseduuri reeglistikust kinni pidamist (hankereeglite järgimist, kulude abikõlblikkust, teavitamise ja avalikustamise reeglistiku järgimist, dokumentatsiooni olemasolu ja arhiveerimist, raamatupidamise reeglistikust kinni pidamist, aruandluskohustuse täitmist, teotuslepingu muudatusi, kõrvalekaldeid), projekti elluviimist (projekti finantsilist ja tehnilist arengut, tulemuslikkuse näitajaid) ning toetusesaajate/partnerite probleeme ja vajadusi.

Toetusesaaja/projektipartner(id) vastutavad ja võimaldavad audiitoritel läbi viia kontrolli esitades selgitusi ja lisadokumente raamatupidamise kohta ning teisi dokumente, mis võivad osutuda vajalikuks kohapeal läbi viidava kontrolli käigus. Selgitavaid ja täiendavaid dokumente ei pea finantsaruannetele kaasa panema

45

http://www.estlatrus.eu/eng/programme/publications_amp_logo

väljaarvatud juhul, kui seda nõuab lepingut sõlminud organ / ühine tehniline sekretariaat.Ühine tehniline sekretariaat on vastutav toetuslepingu rakenduse seire eest. Ühine tehniline sekretariaat pakub toetusesaajatele ja/või projektipartneritele tuge lepinguliste kohustuste täitmisel.Palume arvestada järgmisega:Toetusesaajad peavad andma ühisele tehnilisele sekretariaadile eelnevat teavet suuremate ürituste toimumisest kogu projekti elluviimise perioodi jooksul.

Kui projekt näeb ette ehitus/remonditöid, peab toetusesaaja teavitama ühist tehnilist sekretariaati ehitus/remonditööde läbi viimisest 2 nädala jooksul peale vastava lepingu sõlmimist tuues välja ka planeeritavate ehitus/remonditööde alguskuupäeva.

12.2. Seire tööriistadSeiretegevuse peamisteks vahenditeks on külastused kohapeale ja vahe- ning lõpparuanded. Ühise tehnilise sekretariaadi töötajad vaatavad üle ja annavad nõu teatiskirjade, lepingu lisade, vahe- ja lõpparuannete koostamisel.Kohapealseid külastusi viivad läbi ühise tehnilise sekretariaadi seiretegevuse eest vastutajad, kes kasutavad kontrolllehti, seirearuandeid jms. Peale selle on lepingu sõlmunud organil ja ühisel tehnilisel sekretariaadil õigus läbi viia täiendavaid paikvaatlusi, kohapealset kontrolli või regulaarseid paikvaatlusi.

12.3. Kulude kontrolli aruandedToetusesaaja on kohustatud esitama projekti kulude kohta tõendusmaterjali tagamaks kulude vastavuse Euroopa Ühenduse reeglistikule ja asjakohase riigi seadusandlusele. Projektipartner(id) koos toetusesaajaga on vastutavad partneri audiitori(te) määramise eest – üks audiitor võib olla kõikide selle riigi programmis osalevate partnerite jaoks või üks audiitor iga projektipartneri jaoks või ka üks audiitor projekti kohta. Projektipartner vastutab eraldi selle eest, et audiitor saaks kulud üle kontrollida. Iga projektipartner peab toetusesaajale esitama audiitori poolt koostatud aruande oma kuluosa kohta. Toetusesaaja vastutab kõikide partnerite kulude kontrolli aruannete kokku kogumise eest, vastava projektiperioodi kogu projekti finantsaruande koostamise eest (toetuslepingu lisa VII) ja selle esitamise eest oma audiitorile ning konsolideeritud kulude kontrolli aruande koostamise eest.Kontrolli viib läbi lepingu alusel väljastpoolt kutsutud audiitorfirma.Audiitorile esitatavad nõuded peavad olema kooskõlas vähemalt ühega alltoodud tingimustest:

• Audiitor ja/või firma kuulub üleriigilisse raamatupidamise või auditeerimisasutuste organisatsiooni või institutsiooni, mis omakorda on Rahvusvahelise Raamatupidamise Föderatsiooni (IFAC) liige.

46

• Audiitor ja/või firma kuulub üleriigilisse raamatupidamise või auditeerimisasutuste organisatsiooni või institutsiooni. Kui ka see organisatsioon ei kuulu Rahvusvahelisse Raamatupidamise Föderatsiooni (IFAC), kohustub audiitor järgima kõiki IFACi standardeid ja eetikat.

• Audiitor ja/või firma on registreeritud põhikirjalise audiitorettevõttena vastavas EL liikmesriigi kontrolliasutuste riiklikus registris vastavalt Euroopa Parlamendi ja Nõukogu direktiivi 2006/43/EÜ nõuetele avaliku kontrolli põhimõtete kohta (kehtib ainult EL liikmeriikides asuvate audiitorite ja audiitorfirmade kohta).

• Audiitor ja/või firma on registreeritud põhikirjalise audiitorettevõttena vastavas kolmanda riigi kontrolliasutuste riiklikus registris vastavalt selle riigi seadusandluse nõuetele avaliku kontrolli kohta (kehtib ainult kolmandates riikides asuvate audiitorite ja audiitorfirmade kohta).

Audiitorid kontrollivad, kas toetusesaaja ja projektipartnerite deklareeritud kulud on toetuslepingu alusel asjakohased, õigesti kajastatud ja abikõlblikud ning esitavad selle kohta kulude kontrolli aruande. Projekti kuludest tuleb kontrollida 100% ja kontrolli tulemused peavad kajastuma kulude kontrolli aruandes.Audiitorite tegevusjuhised on toodud PRAG reeglistiku lisas VII, kus on välja toodud, et audiitor peab kontrollima toetusesaaja/partnerite poolset nõuetekohase raamatupidamise reeglistiku järgimist ning iga kuluartikli asjakohasust, abikõlblikkuse kriteeriumid on toodud allpool:

1. Tegelikud kulud (artikkel 14.1) – audiitor kontrollib, kas valitud ühiku kulu oli ikkagi tegelik ja asjakohane toetusesaaja/partneri jaoks ning kulu ei olnud topeltrahastatud. Selle kindlaks tegemiseks uurib audiitor toetavaid dokumente (nt arveid, lepinguid) ja maksete tõendusdokumente. Audiitor kontrollib ka tööde läbi viimise tõendusmaterjale, saadud kaupu või teenuseid ning kontrollib võimalusel ka vastava vara olemasolu.

2. Rakendusperiood (artikkel 14.1a). Audiitor kontrollib, kas kulu tekkis projekti rakendusperioodi jooksul.

3. Eelarve (artikkel 14.1b). Audiitor kontrollib, kas selline kulu oli ette nähtud projekti eelarves ja et seda ei finantseeritud topelt kahel erineval eelarvereal.

4. Vajalikkus (artikkel 14.1c). Audiitor kontrollib, kas kulu oli vajalik projekti elluviimise seisukohalt.

5. Dokumenteerimine (artikkel 14.1d). Audiitor kontrollib, kas kulu on dokumenteeritud toetusesaaja/partneri raamatupidamise süsteemis ja kas kulu dokumenteerimine vastab selle riigi raamatupidamise standarditele, kus toetusesaaja/partner asub.

6. Õigustatus (artikkel 14.1e). Audiitor kontrollib, kas kuluartikli asjakohasus on piisavalt tõendatud ja kaetud toetavate dokumentidega.

7. Väärtuse kontroll. Audiitor kontrollib, kas kuluartikli rahaline väärtus langeb kokku dokumentatsiooniga (nt arved, palgaandmestik) ning kasutatud on õiget vahetuskurssi, kus see asjakohane.

8. Klassifikatsioon. Audiitor kontrollib kulu olemust ja kinnitab, et kulu on paigutatud õigele finantsaruande (ala)rubriiki.

9. On vastavuses hanke, riigi ja päritolumaa reeglistikuga.

47

12.4.Toetusesaaja kohustused kohapealsete paikvaatluste korral1. Tagada, et projekti võtmeisikud on kohal esmase kohapealse külastuse ajal – eriti projektijuht, raamatupidaja, aruandluse eest vastutav isik jt.2. Esitada tõest, ajakohast informatsiooni projektist seirekülastuse ajal koos tõestusdokumentatsiooniga.3. Hanke korral anda selgitusi olulisemate kuupäevade osas.4. Teavitada seire teostajaid, kui toetusesaaja/partner ei saa osaleda kokkulepitud külastuspäeval.5. Vaadata üle ja allkirjastada külastusaruanne ning olemasolul korral esitada vastulaused.

13. PROJEKTI TULU

Igasugust projekti käigus saadud tulu tuleb dokumenteerida ja kajastada finantsaruandes.Arvesse tuleb võtta tulu, mida on

- vastu võetud (tulu, mida on kogutud ja raamatupidamises arvele võetud),- loodud või kinnitatud (tulu, mida ei ole veel kogutud, kuid mis on loodud, või

mille kohta on osalisel tekkinud kohustusi või on kirjalik kinnitus) kuupäeval, mil maksetaotlus toetuse tasaarvelduseks on loodud.

Tulu võib saada näiteks finantsülekannetest või selletaolisest kolmandatelt osapooltelt, sissetulekust, mis on tekkinud projektist ja "kaasfinantseerimisest".Toetust piiratakse vastavalt tekkinud tulu võrra kulude osast; see ei tohi mingil juhul toota kasumit toetusesaajatele (st peale tegelike kulude katmist ei tohi tekkida ülejääki). Ülejäägi tekkimisel vähendatakse selle summa võrra toetuse ulatust.

On väga oluline erinevus sõnade „sissetulek“ (teenuste või müüdud kaupade eest saadavad kassavood) ja „tulu“ vahel (pakutud teenuste ja müüdud kauba eest saadud sissetuleku ja tehtud tootmiskulude või teenuste osutamise käigus makstud kulude vahe) kui „kasum“. Kuigi projekt annab kasu, ei ole teada, kas sissetulek on piisavalt suur, et toota tulu.

14. ABIKÕLBMATU KULU SISSENÕUDMINEKui leitakse abikõlbmatuid kulusid ja neid on võimalik hüvitada järgmise makse arvel toetusesaajale vähendatakse järgmist makset abikõlbmatute kulude summa võrra. Toetusesaajale antakse lepingu sõlminud organi sellisest otsusest teada.

Kogu kulu (EUR) 200 000EL panus (EUR) 180 000Eelmakse (40% esimesest aastaeelarvest EUR 100 000, ELi poolse panuse osa 90 000 EUR)

36 000

1. vahemakse (90% aktsepteeritud kuludest kokku EUR 100 000) 90 000

Abikõlbmatud kulud, mille avastasid audiitorid 1. vahearuande põhjal peale vahemakse tasumist

2 000

ELi poolne osa abikõlbmatutes kuludes kokku (90%) 1 800

48

1800 EUR võetakse automaatselt maha järgmisest maksest

Lõpparuanne (aktsepteeritud kulud kokku 150 000 – abikõlbmatud kulud 2 000)

148 000

EL panus (90%) 133 200Lõppmakse (133 200 – 36 000 – 90 000) 7 200KOKKU MAKSTUD (36 000 + 90 000 + 7 200) 133 200

Kui abikõlbmatud kulud avastatakse siis, kui abikõlbmatuid kulusid ei ole enam võimalik maha arvata järgmisest toetussummast toetusesaajale, siis vastavalt toetuslepingu lisa II „Euroopa Ühenduse rahastatavate välistegevuste toetuslepingute üldtingimuste“ artiklile 18.1 on toetuseaaja kohustatud tagastama vastava ületatud summa lepingu sõlminud organile. Seda tuleb teha 45 päeva jooksul arvates tagasimakse sissenõude väljastamisest – see on kiri, milles lepingu sõlminud organ taotleb võlgu oleva summa tagastamist abisaaja poolt.

NäideKogu kulu (EUR) 200 000EL panus (EUR) 180 000Eelmakse (40% esimese aasta eelarvest 100 000, ELi poolse panuse osa 90 000 EUR)

36 000

1. vahemakse (90% aktsepteeritud kuludest kokku 100 000) 90 000Lõpparuanne (aktsepteeritud kulud kokku) 150 000EL panus (90%) 135 000Lõppmakse (135 000 – 36 000 – 90 000) 9 000KOKKU MAKSTUD (36 000 + 90 000 + 9 000) 135 000

Abikõlbmatud kulud, mille avastasid audiitorid peale lõppmakse tasumist

2 000

EL panus (90%) 1 800Toetusesaaja peab tagasi maksma 1 800 EUR 45 päeva jooksul arvates vastava võlakohustuse sissenõude väljastamisest lepingu sõlminud organi poolt.

Juhul kui võlakohustuse sissenõue puudutab EL liikmesriigis asuvat toetusesaajat või partnerit ning kui ühisel korraldusasutusel ei õnnestu kõnealuseid kulusid sisse nõuda ühe aasta jooksul peale sissenõude väljastamist, tasub EL liikmesriik, kus asub asjaomane toetusesaaja või partner, ühisele korraldusasutusele võlgu oleva summa ning esitab seejärel nõude toetusesaaja või partneri vastu.

Juhul kui võlakohustuse sissenõue puudutab toetusesaajat või partnerit partnerriigis – Vene Föderatsioonis ja kui ühisel juhtorganil ei õnnestu kõnealuseid kulusid sisse nõuda ühe aasta jooksul pärast sissenõude väljastamist, pöördub ühine korraldusasutus Euroopa Komisjoni poole, kes täismahus toimiku põhjal võtab asja üle, et nõuda kulud sisse partnerriigis asuvalt toetusesaajalt või partnerilt või otse asjaomase riigi ametiasutustelt.

15. OLULISED TÄHTAJAD

AJALINE TABELMis Millal Kuidas Kellele

Vahearuanne 1 kuu jooksul peale 6-kuise projektiperioodi

Aruanne paberkandjal + elektrooniline

1 koopia toetusesaajale ja igale projektipartnerile

49

lõppu versioon1 originaal ja 1 koopia ühisele tehnilisele sekretariaadile

Lõplik tegevusaruande tekstiline osa ja lõppfinantsaruanne

3 kuu jooksul peale projekti lõppu

Aruanne paberkandjal + elektrooniline versioon

1 koopia toetusesaajale ja igale projektipartnerile1 originaal ja 1 koopia ühisele tehnilisele sekretariaadile1 koopia lepingu sõlminud organile

Kirjalik teatis10 päeva jooksul muutuse rakendamisest

Paberkandjal + muutuse taotluse elektrooniline versioon

1 originaal ja 1 koopia ühisele tehnilisele sekretariaadile(taotluse koopia peab olema toetusesaaja poolt allkirjastatud ja koopiad saadetud igale partnerile teadmiseks)

Toetuslepingu lisa taotlus

30 päeva enne muutuse rakendamist

Toetuslepingu lisa paberkandjal ja kaaskiri

1 originaal ja 1 koopia ühisele tehnilisele sekretariaadile (taotluse koopia peab olema toetusesaaja poolt allkirjastatud ja koopiad saadetud igale partnerile teadmiseks)

Praktiline juhend avatud taotlusvoorude projektitaotlejatele tagamaks tõhus korraldus projektide elluviimisel Lisa 1

Tööajatabel projektimeeskonna, välisekspertide ja vabatahtlike jaoks

Toetusesaaja/projektipartneri nimetus:Toetuslepingu nr:Töötaja/eksperdi/vabatahtliku nimi:Töötaja ametikoht projekti juures:Kuu: Aasta:

Tähistage töötatud päevad ja lisage muu küsitud informatsioonPäev Töötatud

tunnidTegevuse lühikirjeldus, kommentaarid

12345

50

678910111213141516171819202122232425262728293031Kokku

Kuupäev, töötaja/eelarverubriigi 1 alusel töötava eksperdi/vabatahtliku allkiri

Kuupäev, tööandja allkiri

51


Makseskeemide näidised

Näide I – Kui projekti kogupikkus ei ületa 18 kuud ja toetussumma ei ületa 300 000 EUR

Näide II – Kui projekti kogupikkus ületab 18 kuud või toetussumma ületab 300 000 EUR

52

53


Kirjalik teatis (väiksemate muudatuste korral)

< Toetusesaaja kirjapea >

Ühise tehnilise sekretariaadi esindaja ees- ja perekonnanimiAadress:Tel: Faks:

PP/KK/AAAA

RE: Kirjalik teatis nr <sisestada kirjaliku teatise järjekorranumber>Põhjus: [valida sobiv, kustutada muu [Lisa I väiksem muudatus] [Eelarverubriigi sees toimuv muudatus] [Eelarverubriikide vaheline muudatus kuni 15% ulatuses] [Projekti koordinaatori välja vahetamine] [Audiitorfirma välja vahetamine] [Panga arveldusarve muutumine] [Aadressi muutumine]Lepingu nr: Toetussumma EUR: Projekti nimetus:

[Välja valida sobiv ja kustutada ülejäänud].

Lisa XXX väiksemate muudatuste puhul tegevuse kirjeldus (tegevused, tööplaan):

[Anname käesolevaga teada oma soovist teha järgmisi muudatusi Lepingu lisas I.<Muudatuse kirjeldus – MIS MUUTUB><Põhjendus – MIKS ON MUUDATUS VAJALIK>

[Lisatud parandatud töökava.]

Eelarve muudatuste korral:

[Anname käesolevaga teada oma soovist teha järgmisi muudatusi ülalmainitud lepingu kuludes:<Muudatuse kirjeldus – MIS MUUTUB><Põhjendus – MIKS ON MUUDATUS VAJALIK>

54

Alltoodud tabel annab kokkuvõtte eelarve parandustest:

Eelarve-rubriik/eelarve artikkel

Esialgne lepinguline eelarve Parandus 1, 2, 3 ...(iga paranduse jaoks

peab olema eraldi veerg)

Parandatud eelarve

Ühik Ühikute arv

Ühiku hind

(EUR)

Kulu (EUR)

EUR % eelarve-rubriigist

Ühikute arv

Ühiku hind (EUR)

Kulu (EUR)

<Lisatud on järgnevad toetavad/selgitavad dokumendid: <esitada loend >]

Projekti koordinaatori muutmise korral:

[Anname käesolevaga teada projekti koordinaatori muutmisest.Hr/pr < uue projektikoordinaatori nimi > asendatud Hr/pr < esialgse

projektikoordinaatori nimi>Lisatud hr/pr < uue projektikoordinaatori nimi > CV.]

Panga arveldusarve muutmise korral:

[Teatame projekti arveldusarve muutustest ülalmainitud toetuslepingus.Eelmine: <algne arveldusarve number>Uus: <uus arveldusarve number>

Lisatud finants määratluse vorm.]

Aadressi muutmise korral:

[Teatame aadressi muudatusest ülalmainitud toetuslepingus.Eelmine: <vana aadress>

Uus: < uus aadress > ]

Lugupidamisega, <Volitatud esindaja allkiri >

<Volitatud esindaja nimi ja ametikoht >

55


Lepingu lisa taotlus< Toetusesaaja kirjapea >

Ühise tehnilise sekretariaadi esindaja ees- ja perekonnanimiAadressTel: Faks:

KUUPÄEV

RE: Lepingu lisa taotlus Lepingu lisa eesmärk: [valida sobiv, kustutada muu [Lepingu pikendus] [Eelarveridade vaheline muudatus üle 15%] [Projektipartneri muutmine] [………..] Lepingu nr: Toetussumma EUR: Projekti nimetus:

[Palume käesolevaga luba teha järgmisi muudatusi ülalmainitud lepingus:

<Muudatuse kirjeldus – MIS MUUTUB><Põhjendus – MIKS ON MUUDATUS VAJALIK>

<Kui tegemist on eelarve muudatustega, tuleb lisada alljärgnev tabel:>

Eelarve artikkel /

eelarverubriik

Esialgne lepinguline eelarve Parandus 1, 2, 3 ... (iga paranduse

jaoks peab olema eraldi veerg)

Korrigeeritud eelarve

Ühik Ühikute arv

Ühiku hind

(EUR)

Kulu (EUR)

EUR(+,-)

Ühikute arv

Ühiku hind

(EUR)

Kulu (EUR)

<Projektipartneri muutmise/eemaldamise korral:>

<Muudatuse kirjeldus – MIKS PARTNER MUUTUB/EEMALDATAKSE><Põhjendus – KUIDAS TOETUSESAAJA VIIB ELLU PROJEKTI UUE PARTNERIGA / ILMA SELLE PARTNERITA >

Lugupidamisega<Volitatud esindaja allkiri ><Volitatud esindaja nimi ja ametikoht >

56

Documents

AKRONÜÜMIDE, LÜHENDITE ja TERMINITE LOEND · Web viewKui kau pade, sead m e te, sõiduki te viimane märkimisväärne kokkupanek ei pärine Euroopa Liidu liikmesriigist ega abikõlblik