Al finalizar el curso los participantes aplicarán las ... · Asertivo Agresivo Pasivo “Estasson las devastadoras consecuencias de adoptar una actitud inadecuada, de tomar la decisión

Al finalizar el curso los participantes aplicaránlas técnicas mencionadas en el manual, paraenfrentar los problemas y tomar decisiones conmayor efectividad.

ANÁLISIS DE PROBLEMAS Y TOMA DE DECISIONES

Duración del curso: 4 horas.

Descanso: 15 minutos.

Celulares: En silencio o vibratorio.

Asistencia: 80% (mínimo requerido)

• Lista de asistencia firmada.

• Constancias de participación.


l. Análisis de problemas.• ¿Qué es un problema?• La importancia de la actitud ante un problema.• Estrategias para la solución de problemas.

II. Toma de decisiones efectivas.• Factores que debemos de tomar en cuenta para

decidir.• Herramienta para la toma de decisiones.• Pasos para la toma de decisiones.




Vivimos en situaciones o circunstancias uniformes yde cierta continuidad o rutina.

¿QUÉ PASA SI SE ROMPE ESTA CONTINUIDAD?Quedamos inmersos de problemas en la vida cotidiana, tanto que desde un punto de vista más dogmático y filosófico se podría aseverar que son parte de nuestro ser y que nuestro propósito en la vida consiste en esencia en la resolución de problemas y circunstancias que se presentan a diario en la calle, en el trabajo y los hogares.

Economía Política

Social

LaboralPersonal

Salud


Definición del problema“Problema es la situación que se da cuando hay una diferencia de ideas o posiciones entre dos o más partes”.• En el plano de la administración (dirección), un problema

se define como la brecha existente el estado actual y el estado deseado. Existe un problema cuando hay una diferencia entre lo que está sucediendo y lo que uno desea que suceda.

• Cuestión que se trata de aclarar, proposición dudosa. –RAE

• Conjuntos de hechos y circunstancias que dificultan la consecución de algún fin. -SALVAT


• Cuando existe una discrepancia entre lo queocurre y lo que debería estar ocurriendo.

• Cuando quiero hacer algo al respecto.• Cuando hay algo que yo pueda hacer.


• La situación que queremos cambiar.• Las conductas, personas, sentimientos, acuerdos,

etc. que mantienen esa situación.• El objetivo o resultado que queremos lograr.


• Problemas de Razonamiento. En donde lo importante es el uso de la lógica y sus operaciones de ordenación e inferencia.

• Problema de Dificultades. En este caso sabemos la respuesta a un problema pero tenemos oposición o dificultad para ejecutarla.

• Problemas de Conflictos. Son los que tenemos a causa de la oposición de la voluntad de los demás, ya sea porque no nos entiendan o se oponen con animosidad a nuestros proyectos.


El análisis de problemas se basa: en la obtenciónde información sobre un problema con el fin deidentificarlo, estudiar las causas que lo estángenerando y organizar esta información con elobjeto de obtener una solución para el problemaanalizado. Para resolver problemas, actuamos ytomamos decisiones.


4. Aplicación, control y evaluación

3. Generación y selección de alternativas de solución

2. Análisis de las causas

1. Identificación del problema

¿Qué deseo cambiar?

¿Qué impide alcanzar la condición deseada?

¿Qué podemos hacer para alcanzar el estado deseado actuando sobre la(s) causa(s) principal(es)?

¿Estamos siguiendo, que resultados estamos logrando?


• La conducta de los demás no es nuestro problema, porque la solución no depende de nosotros.

• No podemos controlar todas las cosas que pasan en nuestra vida, pero sí la forma en la que respondemos ante ellas.

• En otras circunstancias, dejamos que nuestras emociones determinen nuestros pensamientos y nuestras acciones y en lugar de permitirnos afrontar un problema, nos crean un problema más.

Asertivo

Agresivo

Pasivo

“Estas son las devastadoras consecuencias de adoptar una actitudinadecuada, de tomar la decisión incorrecta”


Así, nos vemos inundados por emociones, y unavez que nuestra mente y nuestras emocionesestán desequilibradas, tomaremos malasdecisiones. Haremos cosas de las que despuésnos podemos arrepentir y desperdiciaremosoportunidades, tiempo, energía mental yenergía física que no podremos recuperarjamás.


• Se deriva del latín actitud, ypuede ser definida como lamanifestación de un estadode ánimo o bien como unatendencia a actuar de unmodo determinado.

• Es la forma de actuarde una persona.

• El comportamiento queemplea un Individuopara hacer las cosas.


Elemento conductual. En primer lugar, este elemento refiere al modo en que son expresados las emociones o pensamientos.

Elemento emocional. En segundo lugar, este elemento refiere a los sentimientos que cada persona tiene.

Elemento cognitivo. Por último, este elemento hace referencia a lo que el individuo piensa.


ImitaciónResignaciónNegación Imposición Innovación


A) No hacer caso del problema (indiferencia)

B) Posponer la solución

C) Intentar resolverlo parcialmente

D) Enfrentarse al problema, manejarlo racionalmente, y buscar e implantar soluciones


“El pesimista ve la dificultad en cada oportunidad;El optimista ve la oportunidad en cada dificultad”.Winston Churchill

El punto de partida para solucionar un problema es identificarloadecuadamente.Cada situación - problema identificado requiere ser resuelto, porlo que es necesario conocer mejor el problema.

Para resolver adecuadamente un problema necesitamos:

3. Actuar.1. Tener información clara de cada uno de estos aspectos. 2. Analizar dicha información.


El árbol de problemas, que tiene como finalidad identificar los principales problemas, en conjunto con sus causas y efectos.


Paso 1. Identificar los principales problemas con respecto a la situación en cuestión.

Paso 2. Anotar las causas del problema.

Paso 3. Examinar los efectos que provocan el problema.

Paso 4. Elaborar un esquema que muestre las relaciones de causa y efecto en forma de un árbol de problemas.

Paso 5. Revisar el esquema completo y verificar su lógica e integridad.


Como parte de una organización, las principales fuentes de información ala que nos podemos dirigir para identificar problemas son:

Paso 1. Identificar el problema con respecto a la situación en cuestión.


• Incumplimiento de planes.• Disminución de resultados.• Quejas de ciudadanos.• Preocupaciones sobre el desempeño y resultados que

planteen sus superiores, colegas o subordinados.• Cambios de entorno: tecnologías, expectativas de

ciudadanos, etc.


Orientaciones importantes:

• Identificar los problemas de la situación analizada.

• Centrar el análisis en el problema principal.

• Formular el problema como un estado negativo.

• No confundir el problema con la falta de una solución

Paso 1. Identificar el problema

Ejemplos:

• Falta un semáforo en la intersección X• Alta tasa de accidentes en la intersección a

• Hay que entregar casas a los pobres X• Existe población pobre carente de un lugar digno donde habitar a

• Falta dar de alta a los proveedores X• Atraso en el pago de proveedores a


Es recomendable dar rienda suelta a la creatividad. Una buena definición de las causas aumenta la probabilidad de soluciones exitosas.


Paso 2. Anotar las causas del problema.

CAUSA: Lo que se considera como origen y fundamento de algo.

Atraso en el pago deproveedores

Datos erróneos en la factura

Exceso de trámites Sistema de presupuestos cerrado

CAUSA

PROBLEMACENTRAL


Paso 3. Examinar los efectos que provoca el problema.

EFECTO: Resultado que sigue por virtud de una causa.


Atraso dela captura en el sistema

Cancelación de factura Inconformidad por el

exceso de trámiteEFECTO

PROBLEMA CENTRAL


Paso 4. Elaborar un esquema que muestre las relaciones de causa y efecto en forma de un árbol de problemas.

Paso 5. Revisar el esquema completo y verificar su lógica e integridad.


Atraso de la captura en el sistema

Datos erróneos en la factura

Cancelación de factura Inconformidaddel proveedor por los trámites

Exceso de trámitesSistema de presupuestos

cerrado

EFECTO

CAUSA

PROBLEMA CENTRAL


Consiste en realizar sucesivamente la pregunta "¿ por qué ?" hasta obtener la causa raíz del problema.

Pasos:1. Definir el problema a solucionar o aquel punto que queremos mejorar.2. Empezar la serie sucesiva de preguntas “¿por qué?”, algunas de las preguntas típicas son:¿Por qué ha surgido este problema?¿Por qué no funciona este mecanismo?¿Por qué no se mejora este proceso?3. Cuando no se puede contestar una de las preguntas significa que se ha llegado a la causa raíz del problema.


Problema: Porque no arranca mi auto.



La toma de decisiones es llevar a cabo el proceso de selección yelección de una opción entre dos o más.

Es una capacidad netamente humana, deriva del poder de la razón y elpoder de la voluntad.

DECISIÓN = ELEGIR


Racionalidad: Proceso donde se elaboranmodelos sencillos en los que analizan lascaracterísticas de los problemas sin enfatizaren la complejidad.

Intuición: Es un enfoque donde las decisionesse toman inconscientemente, por experienciadilatada.


Estructuradas (Programadas).-Son las que se toman pararesolver problemas y situaciones que se producen demanera rutinaria, sistemática.

No Estructuradas (No Programadas).- Son las que setoman para resolver problemas que no se presentanconstantemente y que requieren soluciones únicas, . Estassituaciones exigen soluciones innovadoras, que no puedenseguir políticas trazadas.


Una de las razones es porque cuando tomamosdecisiones tenemos que escoger una de entre variasopciones y cada vez que elegimos una opción estamosrenunciando al resto.


Principio 1. Preocúpate por decidir bien más que poracertar.

Principio 2. Identifica tus objetivos.

Principio 3. Plantea tus problemas de forma realista.

Principio 4. No te auto engañes, es muy fácil hacerlo.

Principio 5. Atiende sólo a la información relevante.


Principio 6. Reconoce la incertidumbre y gestiónala.

Principio 7. Sé creativo y genera alternativas.

Principio 8. Ten en cuenta que tus decisiones tienenconsecuencias.

Principio 9. Lo que decidas, ponlo en práctica.

Principio 10. Sé consciente de que no todo esracionalidad.

• Una de las herramientas de apoyo para toma de decisiones más eficaces.

• Un árbol de objetivos es un diagrama utilizado para definir criterios de evaluación de las distintas soluciones a un problema.

• Nos permite transformar del árbol de problemas las causas en medios y los efectos en fines, además de guiarnos hacia el análisis de alternativas llevando los medios a estrategias.



• La situación futura sea visualizada en torno a la resolución de los problemas antes detectados.

• La relación del problema con los medios y fines sea comprendida en un vistazo.

• Los objetivos a plantearnos sean según su orden de importancia o secuencia en su resolución.

• Haya un punto de partida para iniciar la solución del problema central: Las alternativas de solución.


Si nos disponemos a hacer un árbol de objetivos, es porque yatenemos analizada la situación problemática y contamos con unárbol de problemas realizado.

Desde este punto partimos para hacer un árbol de objetivos omedios y fines:

1. Se construye buscando situaciones contrarias a lasindicadas en el árbol del problema.

Causas se transforman en medios. Efectos se transforman en fines.

• Ramas: Identificar fines (efectivos positivos)

• Tronco: Situación esperada (solución)

• Raíces: Medios para solucionar el problema

Ejemplo: Para convertir de causa a medio.MEDIO: Conjunto de elementos necesarios para un fin determinado.



Datos erróneos en la facturaExceso de trámites

Sistema de presupuestos cerrado

CAUSA

PROBLEMA CENTRAL

Pago a tiempo deproveedores

Facturas con datos correctoaReducción de trámites

Sistema de presupuestos abierto

MEDIO

OBJETIVO

Para convertir de efecto a finFIN: Lo que se pretende conseguir

Atraso en el pago de

proveedores

Atraso de la captura en

el sistema

Datos erróneos en la

factura

Cancelación de factura Inconformidad del

proveedor por los trámites

Exceso de trámites Sistema de presupuestos

cerrado

EFECTO

CAUSA

PROBLEMA

CENTRAL

Pago a tiempo de

proveedores

Captura a tiempo en el

sistema

Facturas con datos

correctos

Validación de factura Conformidad por el

proceso de trámite

Reducción de trámites Sistema de presupuestos

abierto

FIN

MEDIO

OBJETIVO


Ejemplo:Árbol de problemas:CAUSA: Exceso de trámites.EFECTO: Inconformidad del proveedor por los trámites.

2. Se verifican redundancias, semejanzas o inconsistencias en elárbol. Una buena forma de lograr esto es estableciendo unarelación 1 a 1 desde causa a efecto.

Si hay exceso de trámites ocasiona inconformidad del proveedor.


Ejemplo:

Árbol de objetivos:MEDIO: Reducción de trámites.FIN: Conformidad por el proceso de trámites.

Si hay reducción de trámites existe conformidad por el proceso de trámites.


3. Solo queda pasar del árbol de problemas al árbol de objetivos, llevando las causas a medios y los efectos a fines.

Pago a tiempo de

proveedores

Captura a tiempo en el

sistema

Facturas con datos

correctos

Validación de factura Conformidad por el

proceso de trámite

Reducción de trámites Sistema de presupuestos

abierto

FIN

MEDIO

OBJETIVO


Ejemplo:

MEDIO: Reducción de trámites.ACCIÓN: Actualización del procedimiento de “Pago a proveedores”.

Elaborar el árbol de objetivos nos va a permitir a empezar a identificaracciones, ya que por cada base del árbol (medios) se busca creativamenteal menos una acción que permita lograr el medio.

De esta manera esta herramienta nos permite definir alternativas con basea las acciones identificadas.


1.- DETENERSE : No ser impulsivo. Cuando se hacen las cosas sin pensar salen mal.

2.- REFLEXIONAR : Observa la realidad y pregúntate que quieres, busca orientación. Si es difícil conciliar, piensa en priorizar, piensa en los resultados. Considera 3 ingredientes:A. Información.B. ConocimientosC. Experiencia

3.-ELIGE : En base las alternativas escoge la mejor. Es de humanos equivocarnos


5.- EJECUTA LA DECISIÓN Defender los puntos de vista. Firmeza para defender puntos de vistas. Escuchar la opinión de los demás pero no ser flexible.

4.- COMUNICA: Es importante comunicar la decisión de manera asertiva.

Cuando tomamos decisiones no tenemos que prestar atención solo a lo que pretendemos conseguir con nuestra decisión, sino también a todo tipo de consecuencias queridas o no que se puedan derivar, tanto a corto como a largo plazo.


1.-Exceso de confianza.

2.-Instinto Manada.

3.-Egoismo.

4.-Enfoque.


“Jamás dejes que las dudas paralicen tus acciones.Toma siempre todas las decisiones que necesitestomar, incluso sin tener la seguridad o certeza deque estás decidiendo correctamente.”

Paulo Coelho


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Dirección Innovación, Mejora Regulatoria yEficiencia Institucional

Departamento de Calidad y Eficiencia Institucional2018-2024


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