AlcanceConceptoEl concepto de alcance es un trmino relativamente ambiguo que origina interpretaciones dispares y a veces encontradas entre cliente y suministrador, pero que resulta esencial en proyectos. Nosotros lo definiremos como:El alcance del proyecto es una descripcin del trabajo requerido para entregar el producto, servicio o resultado del proyecto. El alcance del proyecto gua al director del proyecto en las decisiones de aadir, cambiar o eliminar trabajo del proyecto. El alcance del proyecto, junto con los costes y tiempos conforman la triple restriccin en la gestin de proyectos.En otras palabras podemos definir como alcance del proyecto como la combinacin de los objetivos del proyecto ms el trabajo necesario para alcanzar dichos objetivos (suma de productos y servicios que deben ser realizados en el proyecto).Vemos por tanto que el alcance tiene dos dimensiones de las que a su vez se deducen las definiciones siguientes:

Alcance del producto (product scope): caractersticas y funciones que caracterizan a un producto o servicio. stas incluyen tanto caractersticas de tipo tcnico como caractersticas del producto relacionadas con el plazo de terminacin (time-to-market) y coste de producto final. El alcance de proyecto se mide contra el plan de proyecto. Por ejemplo, el alcance del proyecto para construir una casa incluir todo el trabajo necesario para llevar con xito la edificacin con las caractersticas especificadas. Alcance del proyecto (project scope): trabajo que debe ser realizado para entregar el producto (del proyecto) con las caractersticas y funciones especificadas. En el caso de la edificacin de la casa sera el conjunto de caractersticas (calidades) que debera tener la casa una vez finalizada. El grado de cumplimiento del alcance del producto se mide comparndolo con los requisitos establecidos al inicio.En el fondo ambas dimensiones son las caras de una misma moneda ya que para que un proyecto tenga xito es condicin necesaria en primer lugar definir el producto del proyecto adecuadamente de acuerdo a las necesidades del cliente. La definicin del producto adecuado no es algo inmediato siendo en muchos casos un proyecto en s mismos que puede precisar de la realizacin de estudios de viabilidad tcnica y comercial proceso de gestin de proyecto conocido como iniciacin- con objeto de establecer los objetivos del proyecto.

Recopilacin de RequisitosEl primer paso para realizar una gestin efectiva del alcance del proyecto es realizar una recopilacin de los requisitos. Entendemos requisitos como aquellas necesidades y expectativas de los grupos de inters. De este modo, la recopilacin de requisitos sera el proceso de definicin y documentacin de caractersticas y funciones del producto y del proyecto, necesarios para satisfacer las necesidades y expectativas de los grupos de inters. La planificacin del cronograma, coste y calidad ser constituida a partir de estos requisitos.

Recopilar Requisitos es el proceso que consiste en definir y documentar las necesidades de los interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto. El xito del proyecto depende directamente del cuidado que se tenga en obtener y gestionar los requisitos del proyecto y del producto. Los requisitos incluyen las necesidades, deseos y expectativas cuantificadas y documentadas del patrocinador, del cliente y de otros interesados. Estos requisitos deben recabarse, analizarse y registrarse con un nivel de detalle suficiente, que permita medirlos una vez que se inicia el proyecto. Recopilar Requisitos significa definir y gestionar las expectativas del cliente. Los requisitos constituyen la base de la EDT. La planificacin del costo, del cronograma y de la calidad se efecta en funcin de ellos. El Grfico siguiente muestra las entradas, las herramientas y tcnicas, y las salidas del proceso Recopilar requisitos del Proyecto:

Definicin del AlcanceEl proceso de definicin del alcance se centra fundamentalmente en establecer que est y que no est definido en el proyecto y sus entregables. La principal salida de este proceso es el Enunciado de Alcance. Este documento describe en detalle los entregables del proyecto y el trabajo necesario para obtener esos entregables, en otras palabras define las fronteras del proyecto.El contenido del enunciado del alcance comprende: Objetivos de proyecto. Descripcin alcance de producto (caractersticas, requisitos, especificaciones). Fronteras de proyecto. Entregables de proyecto: cliente (producto, servicio, resultado)+otros entregables de proyecto. Criterios de aceptacin de entregables. Limitaciones o restricciones del proyecto. Asunciones de proyecto (impacto potencial caso de ser falsas). Otros (organizacin inicial de proyecto, estimacin preliminar de coste y cronograma hitos, etc.

Definir el Alcance es el proceso que consiste en desarrollar una descripcin detallada del proyecto y del producto. La preparacin de una declaracin detallada del alcance del proyecto es fundamental para su xito, y se elabora a partir de los entregables principales, los supuestos y las restricciones que se documentan durante el inicio del proyecto. Durante el proceso de planificacin, el alcance del proyecto se define y se describe de manera ms especfica conforme se va recabando mayor informacin acerca del proyecto. Se analizan los riesgos, los supuestos y las restricciones existentes, para verificar que estn completos; segn sea necesario, se irn agregando nuevos riesgos, supuestos y restricciones. La elaboracin del enunciado del alcance detallado es crtica pues establece todo lo que se va a realizar en el proyecto, y se construye sobre la base de los principales productos entregables, asunciones y restricciones, que se documentaron en el enunciado preliminar durante la iniciacin del proyecto. En esta etapa, las necesidades, deseos y expectativas de los interesados se convierten en requisitos (requerimientos). El Grfico siguiente muestra las entradas, las herramientas y tcnicas, y las salidas del proceso Definir el Alcance del Proyecto:

Creacin de la EDT (WBS)Una vez tomada la decisin de acometer el proyecto es preciso definir el trabajo a realizar mediante la elaboracin de la estructura desagregada del trabajo (EDT; o WBS: Work Breakdown Structure en ingls) del mismo.Se puede definir la estructura desagregada del proyecto, como una descomposicin jerrquica del trabajo a ser realizado dentro del proyecto para: 1. alcanzar los objetivos del proyecto, y 2. elaborar los entregables del proyecto (hardware, software, servicios y documentacin). Presenta como caractersticas principales:1. Incluye todo el trabajo a realizar.2. Estructura jerrquicamente los distintos componentes del proyecto.Existen 2 mtodos para obtener la EDT/WBS:1. Mediante plantillas estndar EDT/WBS. Una plantilla de un proyecto previo puede utilizarse como modelo para un nuevo proyecto.2. Mediante descomposicin del alcance del proyecto: 1.En primer lugar determinaremos el primer nivel de la estructura. Para ello identificaremos los entregables de proyecto de acuerdo a la forma en que se ste se gestionar. El primer nivel de descomposicin puede basarse en las fases del proyecto, en los entregables de proyecto, o en una combinacin de ambos. 2. En segundo lugar analizaremos si para cada componente del primer nivel podemos realizar estimaciones adecuadas de coste y duracin. Si no es as descompondremos el componente hasta el nivel preciso para que la estimacin sea adecuada.

Crear la EDT es el proceso que consiste en subdividir los entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes ms pequeos y ms fciles de manejar. La estructura de desglose del trabajo (EDT) es una descomposicin jerrquica, basada en los entregables del trabajo que debe ejecutar el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos, con cada nivel descendente de la EDT representando una definicin cada vez ms detallada del trabajo del proyecto. El Grfico siguiente muestra las entradas, las herramientas y tcnicas, y las salidas del proceso Crear la EDT:

Verificacin del AlcanceVerificar el Alcance es el proceso que consiste en formalizar la aceptacin de los entregables del proyecto que se han completado. Este proceso incluye revisar los entregables con el cliente o el patrocinador / sponsor para asegurarse de que se han completado satisfactoriamente y para obtener de ellos su aceptacin formal.Es en este proceso es donde se compara los requisitos del proyecto y producto con los entregables del proyecto mediante una inspeccin. Los entregables que cumplen con los criterios de aceptacin son formalmente aceptados por el cliente o el patrocinador. A estos entregables se les conoce como los entregables aceptados.

Verificar el Alcance es el proceso que consiste en formalizar la aceptacin de los entregablesdel proyecto que se han completado.Verificar el alcance incluye revisar los entregables con elcliente o el patrocinador para asegurarse de que se han completado satisfactoriamente y paraobtener de ellos su aceptacin formal.La verificacin del alcance difiere del control de calidaden que mientras la primera corresponde principalmente a la aceptacin de los entregables, elsegundo se refiere sobre todo a corroborar la exactitud de los entregables y su cumplimientocon los requisitos de calidad especificados para los entregables. Por lo general, el control decalidad se lleva a cabo antes de la verificacin del alcance, pero ambos procesos puedenefectuarse en paralelo.El Grfico muestra las entradas, las herramientas y las tcnicas, ylas salidas asociadas al proceso Verificar el Alcance:Control del AlcanceEl Control del Alcance se refiere a las modificaciones en el alcance del producto y el alcance del proyecto. Cubre la identificacin, valoracin de impacto, documentacin, revisin, aprobacin y control de los cambios producidos tanto en el producto del proyecto (alcance producto) como en el trabajo a realizar (alcance del proyecto).El trmino Scope Creep puede definirse como el crecimiento no planificado del alcance y suele ser el motivo fundamental de sobrecostes en proyectos ya que, de producirse, es casi siempre financiado por la organizacin ejecutante. El jefe de proyecto debe estar siempre atento ante la aparicin de este fenmeno, que puede producirse por motivos diversos

Controlar el Alcance es el proceso por el que se monitorea el estado del alcance del proyecto ydel producto, y se gestionan cambios a la lnea base del alcance.El control del alcance delproyecto asegura que todos los cambios solicitados o las acciones preventivas o correctivasrecomendadas se procesen a travs del proceso Realizar el Control Integrado de Cambios. El control del alcance del proyecto tambin se utiliza para gestionar loscambios reales cuando suceden y se integra a los otros procesos de control. Los cambios nocontrolados a menudo se denominan corrupcin del alcance del proyecto. Los cambios soninevitables, por lo que se impone algn tipo de proceso de control de cambios.El Grfico siguientemuestra las entradas, las herramientas y las tcnicas, y las salidas asociadas al proceso Controlar el Alcance: