ALEPH 系统培训——采访 / 连续出版物模块

（ 20 版）

张光玉

以色列艾利贝斯有限公司北京代表处2012-2-28

ALEPH - 采访 / 连续出版物模块

ALEPH 中 连续出版物的概念

• ALEPH 中的期， 预订和单册 • 一期 (ISSUE): “ 时代” , Vol. 144, no. 26.

• 图书馆有三个“时代”杂志的预订 (SUBSCRIPTIONS) ( 可能是每个分馆一个 ).

• 三个单册 (ITEMS): 图书馆收到这一期每一个复本都是一个单册 .

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ALEPH 中 连续出版物的概念

• ALEPH 中的期， 预订和单册

预订 1

分馆 1 分馆 2 分馆 3

单册 单册 单册

一期

预订 2 预订 3

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ALEPH 中 连续出版物的概念

• 预订记录 (Subscription) (Z16) • 在期刊模块中的预订只是 ALEPH 系统的一个内部管理

机制，用于期刊控制 ( 记到 , 催缺…… )

• 每个预订记录存放着本馆的某种期刊每个独立的预订（复本）的信息。

• 图书馆收到的每一套复本必须有一个预订记录

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ALEPH 中 连续出版物的概念

• 订单 vs. 预订• 订单 : 假定从某个书商订三个复本，这时只要做一张

订单就可以了：在订单表单的复本数量填上 : 3 。

• 预订 : 从书商那儿收到的每一套复本都必须有一条ALEPH 预订记录 . 针对上面这种情况，这种期刊在该图书馆的采访模块里就有 3 个预订。

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ALEPH 中期刊工作流程

• 期刊订购（ APSS ）• 期刊预订设置• 期刊出版频率设置

• 用表单方式设置• 用 853/853X 描述

• 在编目界面编辑• 在连续出版物模块用模式来设定

• 打开预计到达的期• 期刊登到• 期刊催询• 期刊装订

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创建期刊出版频率 - 两种方法

• 使用 ALEPH 出版频率表单• 比较适用于常规出版，很少有例外的期刊 ( 比如月刊、周刊

等。 )

• 缺点 : 必须为每种刊设置 . 限定于固定的模式 . 不可以导入导出 .

• 使用 ALEPH 853/853X 字段• 优点 : 可以涵盖大部分模式，可共享，可以生成期刊馆藏总

结• 缺点 : 需要编目

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出版频率 表单

• 设置 / 修改出版频率• 每年期数：• （如：月刊 每年期数为 12 期）• （如：双月刊 每年期数为 6 期）

• 每年最大期数：• 对于期序号以年为周期的 < 月刊 >, 此处填 12• 对于期序号是连续编号的 < 月刊 > ，此处填 999

• 描述 ：• < 期刊 > 出版频率描述： $Y 年 第 $I 期，如： 2009 年 第 1 期

• < 报纸合订本 > 出版频率描述： $Y 年 $I 月合订本。如： 2009 年 1-3 月合订本）

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期刊现刊登到• 登到• （现刊单册记到）

• 选择单册的期，直接登到

• 合刊• （实际到馆现刊为合刊）

• 比如：• 4 月， 5 月实际到馆是 4-5 合刊，• 删除 5 月期刊单册记录，• 选择 4 月期刊单册记录，“登到”• 修改 4 月期刊单册记录描述为： 2009 年 第 4-5 期，点击“登到”按钮

• 增刊• （实际到馆现刊有增刊）

• 比如：• 7 月， 8 月间实际到馆 7 月有增刊• 选择 7 月单册记录，“复制”• 修改计数级别 <7.5> 和 描述信息 <2009 年 第 7 期 增刊 > • 登到

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期刊装订

• 合订刊处理• 单册 / “ 装订 / 修改”• 左侧窗口选择待装订单册 推送到 右侧窗口，点击“装订”• 扫 合订本 “条码”，修改“描述”信息• 注意：合订本的“资料类型”为 ISSBD

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建立书商（采访模块 / 管理 / 书商，点击“新建” ）

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创建期刊预订记录 （检索书目记录 / 推送到“连续出版物”标签页下）

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创建期刊预订记录 （采访模块 / 连续出版物 / 新建 预订）

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著录出版频率 • 新建的预订记录下没有单册，需要根据“出版频率”创建预订下的单册• 选中新建的预订记录• 点击“出版频率”• 说明：（填写 出版频率 “ 1. 信息”）

• 卷期：（指订购当年，第一卷第一期对应的数字，• 比如： 2009 年第一卷第一期对应的数字。）• 出版日期：（订购当年，第一期的出版日期。）• 每卷间隔：

• （以年代卷的情况下，每卷间隔为 1 年，即 12 个月）• 每期间隔：（可选年 / 月 / 周 / 日 作为时间间隔单位，• 如：月刊 每期间隔为 1 月）• 每年期数：

• （如：月刊 每年期数为 12 期）• （如：双月刊 每年期数为 6 期）

• 每年最大期数• 对于期序号以年为周期的 < 月刊 >, 此处填 12

• 对于期序号是连续编号的 < 月刊 > ，此处填 999• 描述 ：• < 期刊 > 出版频率描述： $Y 年 第 $I 期，如： 2009 年 第 1 期• < 报纸合订本 > 出版频率描述： $Y 年 $I 月合订本。如： 2009 年 1-3 月合订本）

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著录出版频率 （采访模块 / 连续出版物 / 出版频率）

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建立现刊单册（采访模块 / 连续出版物 / 出版频率）

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建立现刊单册（采访模块 / 连续出版物 / 单册）

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现刊记到（采访模块 / 连续出版物 / 单册）

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Stage 6: 新刊到馆的处理

• 新建书目记录• 编目订单（选择 UIC01 或 UIC09 库，填写表单：题名，保存即可。）

• 新建预订记录• 分馆 / 预订起止日期 / 单册状态（期刊 / 报纸） / 书商

• 创建出版频率• 打开现刊单册• 登到• 装订• 催缺

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采访工作流程 - 根据书目记录创建订单 - 采访批拟订

• 采访批拟订 APSS （报刊采访拟订系统）

访问服务器地址：

• http://202.120.121.225:8118/apss/index.jsp

测试帐号 / 密码： test/test

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一些重要概念• 报刊拟订库： LCL51• 书目批次号

• 在书目上载到拟订库时，为新上传的书目数据定义的批次号• 拟订库书目状态

• 拟新订：无上一年有效订单的书目，只能新订• 拟续订：有上一年有效订单的书目，可以续订• 关闭

• 订单号• 拟订库：由拟订库自动分配• 正式库：推荐系统自动分配

• 附加订单号 1( 正式库 )• 订购批次号 ( 拟订库 )

• 附加订单号 2( 正式库 )• 邮发代号 / 统一书刊号 / 中图刊号

• 正式库有效订单• 订单状态为 SV 或 RSV ，预订截止时间为上一年度，比如 2008

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一些重要概念

• ETL （抽取 / 转换 / 装载）• 抽取（ Extract ） -- 抽取所需的来自正式库的数据；• 转换（ Transform ） -- 对抽取来的数据进行转换处

理• 装载（ Load ） -- 将数据导入拟订库的相关数据表中

• APSS 的 ETL 过程就是在正式库中抽取上一年所订购报刊的书目索引记录、上一年度报刊的订单记录和相关的预订记录，并将这些数据装载到拟订库中，以便新一年度报刊订购的查重和续订。

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系统初始化 ETL

• 报刊的采访工作理论上一年一次，以续订为主• 在 ETL 前数据检查：系统将生成 ETL 年份预订数和订

购数不符合的有效订单数据• 做下一年的订单前，要对 APSS 进行初始化• 初始化工作包括：

• 清空 LCL51 的所有数据• 抽取正式库的报刊书目索引记录 / 上一年的有效订单记录 / 上

一年的有效预订记录• 将这些记录装载到 LCL51 库中

Thank You!guangyu.zhang@exlibris.com.cn