ALLDATA Executive Forum 22. – 23. September 2004

ALLDATAExecutive Forum

22. – 23. September 2004

Anforderungen an ein Vertriebsabrechnungssystem

Dr. Horst WaltherSiG Software Integration GmbH

ALLDATA Executive Forum Monat JahrReferent: Horst Walther Folie: 3

AGENDA

Treiber in Versicherungen

Situation

Vergütung von Vertriebsmitarbeitern

Kernsystem und Um-Systeme

Kernsystem & Informationsbedarf

Anforderungen - technisch

Stand und Ausblick

Anhang


Treiber in Versicherungen

Herausforderungen gemäß Umfrage im Topmanagement ...

Oft behindern unflexible Vergütungssysteme den Wandel


Situation

Provisionsberechnung ist oft eine Herausforderung für Versicherer ... Existierende Abrechnungssysteme sind schwerfällig und schwer zu modifizieren. Provisionsstrukturen sind schwer an die sich ändernden Realitäten anzupassen. Lokale oder regionale Änderungen lassen sich nicht abbilden. Kein Support für Provisionsstrukturen für unterschiedliche Vertriebsgruppen

z.B. Strukturen, Makler und unabhängige Vermittler.

Sie bieten nicht jede Art von Ausgleich (Entlohnung bis Provision), Courtage, Gewinnanteile, Bonusregelungen und Stornos über ein System.

Sie bieten nicht die Flexibilität, die die heutigen Märkten fordern. Sie können nicht als Modul oder auch "stand-alone„ betrieben werden. Sie können nicht schnell genug an neue Vertriebskanäle, neue Produkte, kürzere

Produktlebenszyklen etc. angepasst werden.

Existierenden Provisionssystemen fehlt es oft an Flexibilität


Vergütung von Vertriebsmitarbeitern

Grundgröße Messgröße Vergütungsart Anwesenheit Arbeitszeit Festgehalt Verhalten Leistung, Qualität variable Komponente Erfolg Umsatz, Ertrag Provision

Motivation

Intrinsisch Extrinsisch

Einkommen

Aufstieg

Wert der eigenen Leistung

PersönlicheWeiterentwicklung Anerkennung

Sicherheit desArbeitsplatzes


Kernsystem und Um-Systeme

Integrierbare Komponenten benötigen Schnittstellen. Stand-alone-Systeme liefern die Um-Systeme häufig mit.

Provision

Vermittler Kunden

ProduktpartnerProdukt

Antrag Vertriebssteuerung

Vertriebs-information

Exkasso

InkassoBuchhaltung

Statistik Textverarbeitung


Kernsystem & Informationsbedarf

Welche Auslöser führen zur welcher Provisionsberechnung?

Welche Bezugsgrössen dienen als Berechnungsgrundlage?

Welche Provisions-steuerungsinformationen (Bestimmungsvorschriften) werden angewandt?

Wie wird die Provision verteilt?

Provisions-errechnung

&Provisions-

verrechnung

Auslöser

Verte

ilung

Steuerung

Bezugsgrößen

Beliebig flexible Provisionsrechnungen mit 4 Typen von Informationen


Provisionsabrechnung

Berechnung von Produkten/Tarifen, bis zur Ebene des einzelnen Risikos nach Berechnungsarten, wie z.B. Einheiten / Punkte / Lose, Provisionen in Prozent, Promille und in fixen Beträgen, Wertsummen, Deckungsbeiträgen, Haftungszeiten.

Festlegung der Wertigkeit der Provisions-stufen pro Provisionsart pro Produkt. Bedingte Auswahl der Provisionsstufen . Automatische Berechnung der Sollstellung gegenüber Vertrieb bei Antragserfassung. Manuelle Kontierung, z.B. Splittingpro-visionen oder verändern der Beteiligten-struktur anhand

von Kontierungszetteln. Verteilung auf Struktur und Abbildung der Provisionsansprüche auf Mitarbeiterkonten bei der

Buchung des Antrages im Dialog.

Antragsbezogener Zahlungsplan zur Abbildung von regelmäßigen gleichen Beitragseingängen. Manuelle Buchung von Vorschüssen, Zuschüssen und sonstigen Zahlungen. transparente und aussagefähige Provisionsnoten, die an die Belange der Kunden angepasst

werden können. Nachdruck von Provisionsabrechnungen. Auszahlungen per Scheck, via Datenträger im DTAUS-Format. Listen und Journale für Steuerberater und zur Weitergabe an die Finanzbuchhaltung mit

Mehrwertsteuerausweis. Abrechnungsdeckblatt und Buchauszug. Import von Provisionsdaten der Produktpartner. Individuelle Abrechnungstexte.


Vermittlerverwaltung

Verwaltung von ... freien und fest angestellten Mitarbeitern, Maklern, Franchisenehmern, Vertriebspartnern, Drittvertrieben und

Tippgebern

mit ... Adressarten, Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen und Ansprechpartnern.

Zuordnung von . Fremdnummern, Lebensläufen, Sonderaufgaben, mit dem Vermittler abgeschlossene Verträge und

Tätigkeitsunterbrechungen optional möglich.

Einordnung des Vermittlers in die Provisionshierarchie durch Kettung eines Vorgesetzten, Zuordnung eines Titels und Provisionsstufe.

Module zum Umhängen von Strukturen.

Büro, Gebiet und Region, um parallel zur provisonstechnischen Verknüpfung, die Organisationsstruktur abbilden zu können.

Verwaltung von Auszahlungssperren, Rückstellungen und Qualitätsrücklagen (Stornoreserve, Sicherheitsrücklage, allgemeine Abgabe).

Pflege eingereichter Unterlagen zur Vermittlerüberprüfung (AVAD, Schufa, Führungszeugnis) und weiterer allgemeiner Informationen.

Möglichkeiten zur Eingabe von unstrukturierten Informationen. Mitarbeiterkonten, aus denen die Provisionszahlungen, Einbehalte, Mehrwertsteuer und

Ergebnisse weiterer Berechnungsarten ablesbar sind.


Kundenverwaltung

Verwaltung von Kunden und Interessenten mit Adressarten, Telekommunikationsangaben und Bankverbindungen.

Zuordnung von Kunden zu Büros, Gebieten und Regionen, um die organi-satorische Zugehörigkeit abzubilden.

Fremdverträge mit Wiedervorlagedatum und Bearbeitungsstand, Einkommenssituation mit Angaben zu Ausgaben/Kosten, Einkommensteuer materiellen Zielen und Beziehungen zu anderen Personen.

Abfragen auf Kundengruppen und Vertragsdatenbestände.


Produktpartnerverwaltung

Verwaltung von Produktpartnern mit denen Vertragsverein-barungen bestehen und Partnern, mit denen eine Kooperation bestand oder angedacht ist.

Zuordnung von unterschiedlichen Adressarten, Telekommunikationsangaben und Bankverbindungen.


Produkt / Tarifverwaltung

Übersicht über alle gültigen, inaktiven und zukünftig gültigen Produkte der unterschiedlichen Produktpartner.

Rechenalgorithmen für ... Berechnungsarten

(Einheiten / Punkte / Lose, Wertsumme, Provision, Haftungszeit) und

Provisionsarten (Abschluss-, Betreuungs-, Dynamik-, Folge- und ratierliche Provision).


Antragsverwaltung

Antragserfassung mit Zugriff auf die Kunden-, Mitarbeiter-, Produktpartner- und Produktdatenbank.

Nachbearbeitung von Verträgen ... z.B. in Form der Zuweisung von frei

definierbaren Bearbeitungs-zuständen, ...

Hinterlegung von Anmerkungen zur Vertragsbearbeitung.


Vertriebssteuerung

Unterstützung von Wettbewerben. Standardstatistiken zum Produkt-,

Partner und Spartenvergleich und als Jahresumsatzstatistik pro Vermittler, Auswertung des Eigen- und Fremd-geschäftes pro Kalenderjahr.

Ermittlung von Stornoquoten. Rangliste zur Ermittlung der Top-

Performer. Liste vermitteltes Geschäft von – bis Besuchsaufträge Auswertung des Datenbestandes bis auf

Feldebene über alle Datenbankdateien mit Standard-Abfragetools.


Anforderungen - technisch

Regelsysteme Provisionsregeln nicht mehr hart kodiert Trend zu kommerziellen Systemen

Datenmodel, wo liegen die Provisionsregeln? Beim Produkt Beim Vermittlervertrag Sogar beim Versicherungsvertrag

Kommunikation per XML Mit vorgelagerten Systemen Mit nachgelagerten Systemen

2-dimensionales Historienkonzept Statuskonzept Externe Authentisierung / Autorisierung

Provisionssysteme werden sinnvoll als Web-Service formuliert


Stand und Ausblick

Bis 1994 Versicherungssumme als Bezugsgröße Problem: Risiko- / Kapital-LV, RV

Seit 10 Jahren dominieren Beitragsgrößen

Gesucht: Orientierung am Ertrag z.B.: am ‚embedded value‘ (Ertragsbarwert

= Summe aus den auf den Vertragsbeginn mit ihren Eintrittswahrscheinlichkeiten gewichteten diskontierten Cashflows ( Prämien und Kapital-erträge abzüglich der Versicherungsleistungen und der direkten Kosten)

Ertragsfaktoren, echter Ertragswert erst zum Ende der Laufzeit bekannt.

Langfristig werden sich ertragsorientierte Vergütungssysteme durchsetzen.


Aber ...

„Viele Dinge, die man zählen kann,

zählen nicht. Viele Dinge,

die man nicht zählen kann,

zählen wirklich.“

(A. Einstein)


Achtung

Anhang

Auf den nachfolgenden Folien finden Sie vertiefende Informationen.


Anforderungen - detailliert

Produkte Bemessungsgrundlagen Provisionsarten & Provisionszahlung Produktbezogene & vermittlerbezogene Prozesse Auskunft Sonstige fachliche Anforderungen Weitere Anforderungen I Weitere Anforderungen II


Produkte

Standard Lebensversicherungs-Produkte Kapital, Rente, Risiko, FRV, Riester, Zusatzversicherungen Gruppen-, Kollektivverträge, Restschuld inklusive AL, Pflegerente, Dread

Disease, eigenständige BU, Lebenszyklus begleitende LV (Spektrentarife).

Fremdgeschäft Leben komplettes Produkt, einzelne Tarifbausteine

Unfall-Produkte auch UV mit Prämienrückgewähr

Geschäft anderer Sparten (Sach, Kranken) - auch einzelne Bausteine Eigenes und Fremdgeschäft sonstiger Finanzdienstleistungen

Bausparen, Fondsanlage) verarbeitet? (oder auch eigene LV-Baufinanzierung


Bemessungsgrundlagen

Bemessungsgrundlagen für die Provision selbst definieren / ändern Standard-Bemessungsgrundlagen vordefiniert Bemessungsgrundlagen aus Produkt:

Beiträge, Summen, Beitragssummen, Produktgruppe, -kombination, Punktesysteme, Tarif, Dauer, Endalter?

Bemessungsgrundlagen aus Vorgangsart: Neugeschäft, Wiederinkraftsetzung, Erhöhung, Tarifeinschluss, Kündigungsrücknahme,

Vertragsumstellung, Anbündelung, Produktkombinationen?

Entsprechend auch die gegenteiligen Vorgänge Storno, Reduzierung zur Bemessung der Rückbelastung

Bemessungsgrundlagen aus Vertriebsdaten: Bestand, Bestandszuwachs, Umsatz, Stornoquote, Hierarchie stufe, Schadenquote,

Neukundenquote, aktionsbezogene Parameter (Wettbewerb). Individuelle (abhängig vom Vermittler) und generelle (abhängig vom Produkt) Provisionssätze.

Bemessungsgrundlagen aus Kundendaten: Alter, Geschlecht, „Passiv-Kunde“, ...


Provisionsarten & Provisionszahlung

Abschluss, Folgeprovision, Inkassoprovision Bürokosten / Verwaltungszuschüsse /

Provisionsgarantie Basis, Leistungs- und Aufbauprovisionen Umsatzabhängige Provision, auch gestaffelt Stückprovision, Staffelprovision Pflegeprovision (Bestandsprovision)? Superprovisionen aus Wettbewerben? Bonus für Kombi- und Koppelprodukte,

auch Spartenübergreifend und mit unterschied-lichen Produktgebern (auch nicht VU)?

„Kick back“-Provisionen aus dem Fonds-Geschäft.

Einmalzahlung (Einmalprovision oder diskontierte Auszahlung)

Laufende Provision (Folge-, Inkassoprovision) Ratierliche Auszahlung über n.. Jahre ,

Ratenzeitraum und Intervall frei wählbar lfd. Provision an ausgesch. Mitarbeiter, ggfs.

diskontiert Stornoreserve oder sonst. Sicherheitsleistung Provisionsgarantien

mit Verrechnung verdienter Provision

Fortschreibung unverdienter/offener Provision Provisionssplitting, organisationsübergreifend Aufteilung Abschluss und Folgeprovision bei

unterschiedlichen Vermittlern und Betreuern Frei bestimmbar Zahlungszeitpunkt

Antragseingang, Policierung, Einlösung, Zahlung

Manuelle Eingriffe Provisionssperren, Vorauszahlungen


Produktbezogene & vermittlerbezogene Prozesse

Zugang (Neugeschäft, Erhöhung, Wiederinkraftsetzung, Dynamik)

Änderungen (Tarif/Produktwechsel, Ein- und Ausschlüsse, Daueränderung, usw.)

Abgang (Storno, Nichteinlösung, Teilstorno, Herabsetzung)

Änderung innerhalb/außerhalb des Haftungszeitraums erkannt?

Änderungen außerhalb der Haftungszeit dokumentiert?

manuelle Buchungen durchführbar? erforderlich? erkennbar/auswertbar?

Zugang: Neueinstellung mit/ohne Bestandsübernahme

Änderung: Bestandsübertragung, Trennung, Zusammenlegung, Korrekturen, Beförderungen / Neueinstufungen.

Abgang: Ausscheiden des Vermittlers mit/ohne Ausgleichsanspruch. Nachhaftung

Auswirkungen (Abgrenzung zwischen „altem“ und „neuem“ Vermittler) auf Haftung, Folgeprovision, Bestandsprovision, Leistungsprovision, ggf. mit Karenzzeit frei definierbar?

mehrere unterschiedliche Vermittler und Betreuer pro Vertrag (Vermittler ggfs. aus verschiedenen Vertriebsorganisationen)

Verteilung über Vermittlerhierarchien (Overhead-Provision, Anzahl Ebenen, Beteiligungsprovisionen aus Unterstellung?)


Auskunft

Darstellung für den Vermittler nachvollziehbar (prozesssicher) Provisionskonten Online (auch durch Vermittler) beauskunftbar Auskünfte entsprechend der Hierarchie oder Berechtigung einschränkbar Informationen zu

Prov.Anspruch, fällige Raten, offene und unverdiente Provisionen auf Vertrags-, Vermittler- und Vertriebsorganisations-Ebene

Übersichten z.B. nach Sparte, Produkt, Struktur, Kunde Informationen zu Einzelbuchungen (auf Vertragsebene) Informationen über Abrechnungszeiträume pro Vermittler Warnmeldungen bei Umsatzveränderungen Vermittlerbezogene Kennzahlen Informationen zu Produktionsvorgaben und Ziel-Erfüllungsgrad Standard-Reports vordefiniert, weitere Reports selbst definierbar Schlüssel aus Fremdsystemen (Vermittlernummer, Kundennummer) anzeigbar Informationen aus anderen Systemen darstellbar (Statistik, Vermittler, Kunden)


Sonstige fachliche Anforderungen

Frei definierbare Formeln für die Berechnung von Provisionsarten Mandantenfähigkeit Mehrsprachigkeit Mehrwährungsfähigkeit Revisionssicherheit Mehrere Vertriebsorganisationen pro Mandant Systempflege (Produkte) durch Sachbearbeiter/ Administrator Systempflege (Regeln, Parameter) durch Sachbearbeiter/ Administrator Systempflege dezentral - z. B. über Internet Simulation von Neugeschäft und weiteren Geschäftsvorfällen Vordefinierte und erprobte Migrationszenarien Übernahme neuer Produkt/neue Regeln von Test-Mandant nach Prod.-Mandant Performanz / Kapazität (Anzahl Buchungen, Vermittler, Arbeitsplätze)


Weitere Anforderungen I

Parallele Abbildung verschiedener Vertriebsstrukturen Bank Makler Ausschließlichkeitsorganisation Selbständige Vermittler (84‘er) Strukturvertriebe

Besonderheiten bei Strukturen Strukturwechsel Bestandsprovision an ehemaligen Werber Bestandsprovision an ausgeschiedne Vertriebsmitarbeiter Teilweise deutlich mehr ausgeschiedene Mitarbeiter zu verwalten als aktuelle.

Selfservice Sicherer Web-Zugang Selbsterklärende Bedienoberfläche Realtime-Verhalten 100% der Funktionalität online.


Weitere Anforderungen II

Ausweisen des Haftungsvolumens (unverdiente Provision) Kurze Produktionszyklen

Leben: neue Rententafeln, reduzierter Rechnungszins Komposit: Kombi-Tarife (nicht additive Provisionskomponenten)

Entwicklung der Provisionskomponenten parallel zur Produktentwicklung

Geschäftsvorfälle (Zugänge / Abgänge) Storno Rückbelastung Neugeschäft

Documents

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