Alles Wichtige für Arbeitgeber zum Datenaustausch für ... · Zusätzlich optional im WAEHREEL-BRUTTO im DBAE die Prognose der Höhe des weitergewährten Arbeitsentgelts, wenn dieses

Alles Wichtige für Arbeitgeber zum Datenaustausch für Entgeltersatz-leistungen

19. Oktober 2017

2 |

Tätigkeitsschwerpunkte sind neben Fragen zum Krankengeld alle Fragestellungen im Zusammenhang mit Arbeitsunfähigkeit und dem Datenaustausch für Entgeltersatzleistung nach § 107 SGB IV.

Referent

Datenaustausch Entgeltersatzleistungen - Ramón Lang

Ramón Lang

▪ bis 2009 Teamleiter in verschiedenen Bereichen für Krankenkassen

▪ seit 2010 Fachreferent im Bereich Geldleistungen für den GKV-Spitzenverband, Betreuung des Datenaustausches für Entgeltersatzleistungen

▪ seit Ende 2016 Zertifizierter Mediator, Autor und Referent insbesondere zum Datenaustausch für Entgeltersatzleistungen

3 |

Kommentierung und Beispielpapier 4

Anpassung beim Kinderkrankengeld 9

Übersicht der Änderungen zur Version 9 16Mehrfachmeldung 17Vorerkrankungsanfragen 23Weitere fachliche Anpassungen 33Gesetzgeberische Neuerungen 38

Weitere geprüfte Themen 45

Weiterer Ausblick 49

Inhaltsverzeichnis


Kommentierung und Beispielpapier

1.

5 | Datenaustausch Entgeltersatzleistungen - Ramón Lang

▪ Einheitliches Verständnis der Verfahrensbeteiligten zu den geforderten Inhalten in den Feldern:

▪ Enthalten sind nun für alle relevanten Felder:

▪ Befüllungshinweise,

▪ Erläuterungen zu den Hintergründen und

▪ weitergehende Verfahrensabsprachen.

▪ Verfahren soll so transparent und bürokratiearm wie möglich gestaltet werden.

▪ Unterschiedliche Interpretationen sollen vermieden werden.

▪ Praktische Beispiele sollen die Sachverhalte weiter verdeutlichen.

Ziel der Kommentierung


Die Arbeitsgruppe setzt sich zusammen aus Vertretern der

Ziel der Arbeitsgruppe ist es,

Arbeitsgruppe zur Kommentierung

▪ Sozialversicherungsträger

▪ Ersteller von Entgeltabrechnungssoftware und

▪ Arbeitgeber.

▪ praktische Erfahrungen mit dem DTA austauschen und

▪ Verbesserungspotentiale für die Weiterentwicklung des DTA EEL nutzen.


▪ Rücksicht, Verständnis und Erleichterung für alle Verfahrensbeteiligten

▪ aktuelle rechtliche Änderungen abbilden und die fortschreitenden technischen Möglichkeiten nutzen

▪ Sachverhalte zu vereinfachen bzw. logischer und verständlicher darzustellen

▪ weitere einzelne Sachverhalte abzubilden und dadurch die Kommentierung noch eindeutiger zu fassen

▪ die Felder und Plausibilitäten zu reduzieren und zu vereinheitlichen

Fokus der aktuellen Überarbeitung


▪ Unter https://www.gkv-datenaustausch.de/arbeitgeber/entgeltersatzleistungen/entgeltersatzleistungen.jsp sind alle Dokumente zum Datenaustausch hinterlegt

▪ Neben den gemeinsamen Grundsätzen und der Verfahrensbeschreibung sind hier auch alle weitergehenden Anlagen abrufbar.

▪ Anlage 4 zur Verfahrensbeschreibung ist die Kommentierung des Verfahrens.

▪ Anlage 5 enthält entsprechende praktische Beispielfälle.

Unterlagen zum Datenaustausch für Entgeltersatzleistungen (DTA EEL)

https://www.gkv-datenaustausch.de/arbeitgeber/entgeltersatzleistungen/entgeltersatzleistungen.jsp

Anpassung beim Kinderkrankengeld

2.

10 |

Anlass der Änderung


▪ Die Bemessungsgrundlage des Kinderkrankengeldes wurde zum 1. Januar 2015 verändert. Die Umstellung im DTA EEL erfolgte zum 1. Januar 2016.

▪ Definition für die Ermittlung des ausgefallenen Brutto/Netto war ausschließlich eine „Leitplanke“ für die arbeitsrechtliche Auslegung.

▪ Aufgrund anhaltender Probleme bei der Bestimmung der Werte wurde eine praktisch umsetzbare Definition benötigt.

▪ Eine Anpassung der Kommentierung ist daher bereits zum 1. Januar 2017 erfolgt.

▪ Das Beispielpapier wurde um entsprechende Berechnungen ergänzt.

11 |

Probleme


▪ Problematisch war die Bestimmung des ausgefallenen Brutto- und Nettoarbeitsentgelts.

▪ Fraglich war insbesondere der Umgang mit variablen Entgeltbestandteilen. (Wie hoch wäre eine Provision gewesen?)

▪ Unterschiedliche Kürzungsvorgaben der Tarifverträge müssen berücksichtigt werden.

Ziel| Eine Definition finden, welche in den Entgeltabrechnungsprogrammen umgesetzt werden kann.

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Brutto 1 Brutto 2Ausgefallenes

Brutto

Ausgefallenes Brutto (Alt)

▪ Brutto 1 sollte das laufende SV-Brutto analog Entgeltbescheinigungs-verordnung (EBV) (nicht auf BBG gekürzt) sein, welches abgerechnet worden wäre, wenn keine Freistellung vorgelegen hätte.

▪ Brutto 2 sollte das laufende SV-Brutto analog EBV (nicht auf BBG gekürzt) sein, welches abgerechnet worden wäre, wenn das Arbeitsentgelt nur wegen des Freistellungszeitraums gekürzt worden wäre.


13 |

Brutto 1 Brutto 2Ausgefallenes

Brutto

Ausgefallenes Brutto (Neu)

▪ Brutto 1 ist das laufende SV-Brutto analog EBV (nicht auf BBG gekürzt), welches abgerechnet worden wäre, wenn die Freistellungstage mit Entgeltfortzahlung vergütet worden wären.

▪ Brutto 2 ist das tatsächlich abgerechnete laufende SV-Brutto analog EBV (nicht auf BBG gekürzt).


14 |

Netto aus Brutto 1

Netto aus Brutto 2

Ausgefallenes Netto

Ausgefallenes Netto (Alt)

▪ Netto 1 ist fiktiv aus Brutto 1 zu ermitteln.

▪ Netto 2 ist ggf. fiktiv aus Brutto 2 zu ermitteln.

▪ Die Werte sind für jede Freistellung separat zu ermitteln.


15 |

Netto aus Brutto 1

Netto aus Brutto 2

Ausgefallenes Netto

Ausgefallenes Netto (Neu)

▪ Netto 1 ist fiktiv aus Brutto 1 zu ermitteln.

▪ Netto 2 ist ggf. fiktiv aus Brutto 2 zu ermitteln.

▪ Die Werte sind bei mehreren Freistellungen in einem Entgeltabrechnungszeitraum kumuliert zu ermitteln. Sie sind aber nachträglich im Verhältnis der Kalendertage der Freistellungszeiträume aufgeteilt zu melden.


Übersicht der Änderungen in Version 9

3.

17 |

Mehrfachmeldungen

18 |

▪ Arbeitgeber startet das Verfahren durch eine Meldung an den SV-Träger.

▪ SV-Träger kann einmal im Dialog darauf antworten.


Datensatz

(initiativ)

SV-Träger

Datensatz

(reaktiv)

Arbeitgeber

Bisheriges Dialogverfahren

19 |

▪ Arbeitgeber startet das Verfahren durch eine Meldung an den SV-Träger.

▪ SV-Träger speichern die Identifikationsdatendes Arbeitgebers (z.B. Absender-nummer) im Bestand.

▪ SV-Träger kann mehrfachim Dialog darauf antworten.


Datensatz

(initiativ)

SV-Träger

Speicherung der AG-Daten

Datensatz

(mehrfach

reaktiv)

Arbeitgeber

Zukünftiges Dialogverfahren

20 |

▪ Eine Erstmeldung durch den Arbeitgeber ist weiterhin erforderlich.

▪ SV-Träger können weiterhin nicht das Verfahren initiativ starten.

▪ Problem der korrekten Adressierung des Arbeitgebers

▪ Welches Abrechnungsprogramm wird genutzt?

▪ Ob und ggf. welcher Steuerberater vertritt den Arbeitgeber?

▪ Ob und ggf. wohin ist die Entgeltabrechnung ausgegliedert?

▪ Wie ist die Unternehmensstruktur (Untergliederungen…) gestaltet?


Initiativmeldung durch Arbeitgeber


Neuer Meldegrund „99“

▪ SV-Träger adressieren die Rückmeldung auf Basis des letzten Datensatzes.

▪ Bei Änderungen muss die korrekte Adressierung weiterhin gewährleistet werden.

▪ Arbeitgeber meldet einen Wechsel mit Abgabegrund „99“.

▪ Die Meldung ist nur erforderlich, wenn der Arbeitnehmer sich im laufenden EEL-Bezug befindet.

▪ Keine Übermittlung bei Abfrage von Vorerkrankungen oder Höhe der Entgeltersatzleistung (hier ggf. Neuanfrage).


Stornierungen durch SV-Träger

▪ Bisher waren Stornierungen der SV-Träger nur außerhalb des DTA EEL möglich, weil keine Mehrfachantworten möglich waren.

▪ Zukünftig können die SV-Träger abgegebene Datensätze stornieren und neu melden.

▪ Korrekturmeldungen der Arbeitgeber führen daher bei einer Auswirkung auf die Entgeltersatzleistung ebenfalls zu einer Korrektur.

23 |

Vorerkrankungsanfragen


Veränderung des Verfahrens (1)

Arbeitgeber durften Vorerkrankungsanfragen bereits bisher erst versenden, wenn

▪ dem Arbeitgeber für die aktuelle Arbeitsunfähigkeit eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorliegt,

▪ zusätzlich mindestens eine bescheinigte potentielle Vorerkrankung in den letzten 6 Monaten vor Beginn der aktuellen Arbeitsunfähigkeit vorliegt.


Veränderung des Verfahrens (2)

Zukünftig müssen zusätzlich

Werden im Entgeltabrechnungssystem die Fehlzeiten mit einem offenen Ende verwaltet, ist zur Prüfung der Frist die AU mit einer Dauer von einer Woche in die Zukunft ab dem Tagesdatum zu beurteilen.

Ziel der Verfahrensänderung ist,

▪ die kumulierten Zeiten der anzufragenden Arbeitsunfähigkeiten

▪ mit der aktuellen Arbeitsunfähigkeit zum Zeitpunkt der Meldung

▪ mindestens 30 Tage umfassen.

▪ die Anzahl der Vorerkrankungsanfragen auf die relevanten Fallgestaltungen zu reduzieren und

▪ dadurch zu entbürokratisieren und das Verfahren zu beschleunigen.


Beispiel Vorerkrankung (1)

Aktuelle AU Montag 31.7. – Freitag 11.8.

Vorerkrankung 1 Montag 12.6. – Freitag 16.6.

Vorerkrankung 2 Mittwoch 3.5. – Freitag 6.5.

Lösung:

Es ist kein Datensatz abzugeben, weil die kumulierten Zeiten (12.6. – 16.6. = 5 Tage, 3.5. – 6.5. = 4 Tage und 31.7. – 11.8. = 12 Tage, insgesamt 21 Tage) zum Zeitpunkt der Meldung nicht mindestens 30 Tage umfassen.


Beispiel Vorerkrankung (2)

Aktuelle AU Montag 31.7. – offenes Ende

Vorerkrankung 1 Montag 12.6. – Freitag 16.6.

Vorerkrankung 2 Mittwoch 3.5. – Freitag 6.5.

Lösung:

Ein Datensatz ist frühestens am 13.8. abzugeben, weil aufgrund der Verwaltung mit offenen Ende der Arbeitsunfähigkeit die kumulierten Zeiten (12.6. – 16.6. = 5 Tage, 3.5. – 6.5. = 4 Tage und 31.7. – 13.8. = 14 Tage + 7 Tage wegen offenem Ende, insgesamt 30 Tage) zu diesem Zeitpunkt mindestens 30 Tage umfassen.


Logische Klarstellung

Die Krankenkassen beurteilten bisher die Anrechenbarkeit jeder Vorerkrankung mit einem von acht Kennzeichen. Hierdurch gab es vielfältige Nachfragen zur Beurteilung, weil diese unübersichtlich und schwer nachvollziehbar war.

Zukünftig gibt es zwei Kennzeichen:

▪ Vorlage des Nachweises (vollständig (1), teilweise (2) + ggf. der bescheinigte Zeitraum oder nicht angegeben (4)) und

▪ Anrechenbarkeit (anrechenbar (1), nicht anrechenbar (2), in Prüfung (3) oder teilweise anrechenbar (5) + ggf. der anrechenbare Zeitraum)


Beispiel neue Logik (1)

Aktuelle AU vom 24.7. – laufend (30 Tage-Regelung erfüllt)

Vorerkrankung 12.6. – 30.6.

AU–Nachweis 14.6. – 30.6.

AU ist anrechenbar 19.6. – 30.6.

Lösung:

BEGINN-AU-1 12.6.

ENDE-AU-1 30.6.

KZ-NACHWEIS-1 2 (teilweise vorliegend)


Beispiel neue Logik (2)

TEIL-NACHWEIS-AU-BEGINN-1 14.6.

TEIL-NACHWEIS-AU-ENDE-1 30.6.

KZ-AU-1 5 (teilweise anrechenbar)

TEIL-ANR-AU-BEGINN-1 19.6.

TEIL-ANR-AU-ENDE-1 30.6.

Der Zeitraum 12.6. – 14.6. kann nicht durch die Krankenkasse beurteiltwerden.

Ggf. ist eine neue Anfrage für diesen Zeitraum möglich, wenn der Nachweisvorliegt.


Auswirkung Mehrfachmeldung (1)

▪ Die Übermittlung der Kennzeichen „3“= „In Prüfung“ und „4“ = „AU liegt nicht vor“ stellen zukünftig lediglich eine Zwischennachricht dar.

▪ Die Krankenkassen überprüfen regelmäßig nach Versand der Zwischennachricht, ob ein entsprechender Nachweis eingeht bzw. die Prüfung beendet ist.

▪ Nach Eingang des AU-Nachweises bzw. Abschluss der Prüfung wird ein neuer Datensatz mit aktualisierten Angaben ohne erneute Anforderung versandt.

▪ Kein Datensatz = kein Eingang des Nachweises bzw. kein Abschluss der Prüfung.


Auswirkung Mehrfachmeldung (2)

▪ Die Zwischennachricht wird nicht storniert.

▪ Sofern innerhalb von 8 Wochen nach Versand der Anfrage kein Eingang des AU-Nachweises bei der Krankenkasse erfolgt, muss im Bedarfsfall der Zeitraum durch den Arbeitgeber neu angefragt werden.

▪ die dauerhafte Überwachung durch die Krankenkassen und

▪ Rückantwort in Altfällen (Päckchen) vermieden werden.

Hierdurch soll

33 |

Weitere fachliche Anpassungen


Automatischer DBEE

▪ Anforderung des Endes der Entgeltersatzleistung erfolgt weiterhin auf Anforderung des Arbeitgebers.

Eine automatische Meldung des DBEE bei allen Beendigungen wurde als unnötig und bürokratisch abgelehnt.

▪ Bei abschließender Berechnung des Ablaufs der Leistungsdauer (Aussteuerung) übermittelt der SV-Träger den DBEE ohne vorherige Anforderung durch den Arbeitgeber.

▪ Eine gleichartige automatisierte Rückmeldung erfolgt auch im Rahmen des Mutterschaftsgeldes Grund „06“ = „Verlängerungstatbestand“


Weitergewährtes Arbeitsentgelt (1)

▪ Im Feld AE-VERGLEICHSNETTO wird aktuell eine Prognose zum weitergewährten Arbeitsentgelt > 50 Euro gefordert.

Zusätzlich optional im WAEHREEL-BRUTTO im DBAE die Prognose der Höhe des weitergewährten Arbeitsentgelts, wenn dieses prognostisch 50 Euro im Monat übersteigt.

Hintergrund ist das Ruhen der Entgeltersatzleistung.

▪ Zukünftig entfällt das Feld AE-VERGLEICHSNETTO.

Dafür ist regelmäßig eine Prognose anzugeben, wenn weitergewährtes Arbeitsentgelt prognostisch > 50 Euro.


Weitergewährtes Arbeitsentgelt (2)

▪ Das zur Prognose gehörende Feld „DATUM-AE-BIS“ wird aus dem DBAL in den DBAE überführt.

▪ Im DBMU ist ein vergleichbares Feld „WAEHREEL-NETTO“ enthalten, bei welchem die Kommentierung analog angepasst wurde.

▪ Zur Vermeidung von Irritationen wurde das ehemalige Feld „TEILW-AE“ im DBMU gleichbenannt in „DATUM-AE-BIS“ (analog DBAE).


Entgeltumwandlung

Bisher war der Betrag der jährlich beitragsfrei umgewandelten Arbeitsentgelts nur bei Kranken- und Verletztengeld zu melden.

Zukünftig wird dies auch bei der Berechnung des Übergangsgelds der RV, ALV und UV analog benötigt und ist entsprechend zu übermitteln.

▪ Hintergrund ist die Vereinheitlichung bei der Berücksichtigung von Entgeltumwandlungen im Rahmen der Leistungsgewährung.

▪ In der Kommentierung wurde dies klargestellt und die entsprechende Prüfung gestrichen.

38 |

Gesetzgeberische Neuerungen


6. SGB –IV Änderungsgesetz

Die gesetzliche Grundlage für den DTA EEL wurde verändert. Der bisher für den DTA EEL maßgebliche Teil des § 23c SGB IV wurde in § 107 SGB IV überführt.

Aufgrund inhaltlicher Gleichheit der gesetzlichen Regelung war nur eine redaktionelle Anpassung in der Kommentierung erforderlich. Es wurden die neue gesetzliche Grundlage abgebildet und entsprechende Verweise im Text korrigiert.


Bundesteilhabegesetz

Die gesetzlichen Grundlagen im SGB IX wurden verändert.

In der Kommentierung sind Ausführungen zum Übergangsgeld und Kontinuität der Leistungsgewährung enthalten.

Da keine für den DTA EEL relevanten inhaltlichen Änderungen erfolgten, war ebenfalls nur eine redaktionelle Anpassung erforderlich. Es wurden die neue gesetzliche Grundlage abgebildet und die entsprechenden Verweise im Text korrigiert.


Mutterschutzgesetz (1)

Das neue Mutterschuttgesetz sieht eine Vereinheitlichung der Berechnung von Mutterschutzlohn, Mutterschaftsgeld und des Zuschusses zum Mutterschaftsgeld vor.

Zukünftig wirken sich Änderungen am Arbeitsentgelt auch auf das Mutterschaftsgeld aus.

Daher war eine Überarbeitung der Aussagen in der Kommentierung erforderlich:

▪ Änderungen während des Berechnungszeitraums sind so abzubilden, als wenn sie im gesamten Zeitraum bereits bestanden hätten.

▪ Änderungen während der Mutterschutzfristen führen grundsätzlich zu einer neuen Höhe des Mutterschaftsgeldes.



Meldungen während der Mutterschutzfrist sind nur erforderlich, sofern das Mutterschaftsgeld beeinflusst wird.

Dies sind nur seltene Fallgestaltungen mit Änderungen des Arbeitsentgelts in dem Bereich unter 13 Euro kalendertäglich.

Aufgrund der erwarteten geringen Fallzahl ist keine erneute Meldung im Datenaustausch vorgesehen. Diese wurde als unwirtschaftlich angesehen und der Anlage 3 zugeordnet.



Es wurde ein neuer Verlängerungstatbestandes für die Mutterschutzfrist bei Behinderung des Kindes eingeführt. Analoge Regelungen für Mehrlings- und Frühgeburten gab es bereits.

Ziel war es daher für alle Verlängerungstatbestände ein einheitliches Verfahren festzulegen.

Umsetzung und Nutzung des bisherigen ärztlichen Nachweises für Frühgeburten (Mustervordruck aktuell in Verhandlung).

Der Antrag erfolgt daher bei der Krankenkasse mit dem entsprechenden Vordruck.



Es werden vermieden:

▪ Zusatzkosten für ärztliche Befunde und

▪ eine Kenntnis des Arbeitgebers über die Behinderung des Kindes, weil dies datenschutzrechtlich bedenklich erscheint.

Nutzung der Mehrfachmeldung für Verlängerungstatbestände,

▪ daher ist als neuer Meldegrund „06“ im DBEE vorgesehen.

▪ Bei Verlängerung wird DBEE ohne Anforderung an den Arbeitgeber gesandt.

Weitere geprüfte Themen

4.


Geprüfte Themen (1)

Die Anlage 3 der Gemeinsamen Grundsätze enthält die nicht im Datensatz umgesetzten Ausnahmen.

Diese wurden auf ihre Sinnhaftigkeit und Umsetzbarkeit erneut durch die Arbeitsgruppe geprüft, aber weiterhin nicht umgesetzt.

Die geprüften Themen waren:

▪ Mitteilung über die dynamisierte Höhe der EEL (DBHE)

▪ Pflegeunterstützungsgeld

▪ Krankengeld bei Organspende

▪ Einmalzahlungen vom vorherigen Arbeitgeber

▪ Aufforderung zur Meldung durch den SV-Träger (z. B. Verletztengeld außerhalb Generalauftrag)



Erweiterung des DTA EEL

▪ Austausch zwischen den SV-Trägern wegen Kontinuität der Berechnung bei der Leistungsgewährung

▪ Umsetzung eines separaten Verfahrens, daher keine Auswirkung auf den Startzeitpunkt und die Versionierung des DTA EEL

▪ Ziel ist es, gleichzeitig fachliche Auslegungen und Verfahren anzugleichen. -> benötigt Zeit



▪ Kombinations- und Kontinuitätstabelle ist in Anlage 3 aktualisiert.

▪ Kein Bestandsprüfverfahren

▪ Bestandsabweichungen sind im EEL-Verfahren fachlich bedingt (z.B. AU-Beginn).

▪ Kein zusätzlicher Baustein, da diese Bestandsabweichungen bereits in den Bausteinen als Rückmeldung integriert sind.

▪ Mit BMAS abgestimmt, wird bei zukünftiger Gesetzgebung entsprechend berücksichtigt.

Weiterer Ausblick

5.


Weiterer Ausblick (1)

▪ Das Genehmigungsverfahren ist bereits abgeschlossen und alle Papiere wurden veröffentlicht.

▪ Die Umsetzung der Version 9 erfolgt ab 1.1.2018. Eine Verarbeitung der Versionen 8 und 9 wird für den Übergangszeitraum bis 31.3.2018 ermöglicht werden.

▪ Aktuell erscheinen weitere Anpassungen des Datensatzes kurzfristig nicht erforderlich. Nächster Erfahrungsaustausch erfolgt ca. im 3. Quartal 2018.

▪ Vielfach wird das Verfahren vorerst durch Anpassung der Kommentierung und des Beispielpapiers angepasst werden.

▪ Gesetzliche Änderung oder neue Rechtsprechung könnten jedoch zu Anpassungsbedarf führen (z. B. Anpassung des DBLT wegen Neuberechnung Übergangsgeld).



Es gibt jedoch schon erste Themen für eine Weiterentwicklung

▪ Prüfung, ob das Feld „Versicherungsnummer“ ein Mussfeld werden kann, weil diese regelmäßig vorliegt.

▪ Möglichkeit zur Verschlankung des Datensatzes, weil andere Identifikationsmerkmale entfallen könnten.

▪ Veränderung durch weitere fachliche Absprachen (z.B. Entgeltumwandlung).

Transparenz über die Absprachen im DTA EEL herstellen, insbesondere die Kommentierung und das Beispielpapier bekannter machen.



Anpassungen durch gesetzliche Veränderungen forcieren

▪ Veränderung der Vorerkrankungsthematik

▪ einheitliche Bemessungsgrundlage für die Entgeltersatzleistungen

▪ transparente Leistungsberechnung

Möglichkeiten der Digitalisierung nutzen

▪ elektronische Umsetzung der AU-Bescheinigung

▪ Datenaustausch zwischen den SV-Trägern

Herzlichen Dank für Ihre Teilnahme

Techniker Krankenkasse

www.firmenkunden.tk.de

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