ALUMNERELA- TIONER PÅ AU · får jeg en alum-ne som mentor.” 26 år ”Nu er jeg endelig fær-dig og skal ud i den store verden. Jeg bruger alumne-netværket til at opbygge mine

AU Alumne Relationer

ALUMNERELA-

TIONER PÅ AU

INDSTILLING TIL

ORGANISERING

OG INDHOLD I

AU ALUMNI

2

ALUMNERELATIONER PÅ AU

INDSTILLING TIL

ORGANISERING OG INDHOLD I

AU ALUMNI

Alumnerelationer på AU

Indstilling til organisering og indhold i AU Alumni

Rapport afleveret 27. januar 2012

Medlemmer:

Frank Pedersen, prodekan, BSS (formand)

Flemming Isidor, professor, Health

Pia Rasmussen, lektor, Arts

Søren Keiding, professor, Science and Technology

Jette Hammer, funktionschef, AU Career

Lise Marie Frohn, chefkonsultent, AU Viden

Redaktion:

Jacob Jensen, AU Viden /AU Alumni

Jette Hammer, AU Viden /AU Alumni

Lise Marie Frohn, AU Viden

Sonia Støvring, AU Viden

3


INDSTILLING TIL


AU ALUMNI

INDHOLD

4

1. Indledning 5

2. Services og aktiviteter 8

3. Organisering og grænseflader 9

4. Arbejdsopgaver 10

Appendix A: Kommisorium 13

Appendix B: Alumnerelationer på AU – kort historik og status 14

Appendix C: Alumnestrategi 2012, BSS 16

Appendix D: Forslag til nye aktiviteter i forhold til strategiske indsatsområder 17

4


INDSTILLING TIL


AU ALUMNI

JONAS’ HISTORIE1: FRA POTENTIEL STUDERENDE TIL SENIOR-ALUMNE

18 år

”Jeg går i 1. G og mø-

der en alumne ved U-

days, som fortæller om

at læse økonomi på

AU. Jeg kigger på

webben og uddannel-

seskatalogerne, hvor

jeg finder mere inspi-

ration fra alumner.”

22 år

”Jeg læser øko-

nomi på 4. se-

mester og får

karriereråd fra

alumner via kar-

rierecenteret og

praktisk indsigt

fra alumner som

gæsteundervise-

re. Mens jeg læ-

ser på kandidat-

overbygningen,

får jeg en alum-

ne som mentor.”

26 år

”Nu er jeg

endelig fær-

dig og skal ud

i den store

verden.

Jeg bruger

alumne-

netværket til

at opbygge

mine kontak-

ter, lære mere

om potentiel-

le arbejdsgi-

vere og søge

jobs.”

29 år

”Jeg arbejder hos

Mærsk, og det kræver

meget tid, men jeg har

behov for mere uddy-

bende viden og delta-

ger i flere alumne-

events. Jeg bor i Køben-

havn, men kan stadig

holde kontakten til uni-

versitetet via det lokale

netværk (chapter).”

40 år

”Jeg har be-

hov for videre-

uddannelse

og søger op-

tagelse på

Executive

MBA-

uddannelsen.

Jeg har også

deltaget i

forsknings-

projekter og

har været op-

lægsholder et

par gange.

Derudover har

jeg været

mentor to år i

træk.”

60 år

”Som direktør og

med mange års er-

faringer bidrager

jeg til universitetets

udvikling som med-

lem af et aftager-

panelet. Jeg delta-

ger gerne i gen-

synsdagene, er en

flittig ambassadør

for universitetet og

overvejer at bidra-

ge økonomisk til

forskningsprojekter.”

1Jonas er en fiktiv person, men vi bruger ham her til at illustrere, hvordan alumner kan have betydning for AU i et realistisk livsforløb

5


INDSTILLING TIL


AU ALUMNI

Denne indstilling giver et overblik over de mange – til dels uindfriede – muligheder ved et øget fokus på alumnerelationer, og den

indeholder en anbefaling fra den nedsatte arbejdsgruppe til, hvordan den tværgående alumneindsats på AU kan styrkes ved en

organisering på tværs af hovedområderne1.

Mission/vision

Alumner er en stor guldgrube for AU, da de i princippet hver og én fungerer som ambassadører resten af livet, hvis de studerende

får en positiv oplevelse af universitetet, og hvis der investeres i at involvere dem i alumnenetværket allerede i løbet af studietiden

og i at pleje og bygge videre på relationen til dem efterfølgende. Selve udgangspunktet for vores arbejde med alumnerelationer

er, at vores alumner er en uvurderlig kilde til at positionere os som en international uddannelsesinstitution i verdensklasse!

AU Alumni vil skabe og bevare relationer, som er til gensidig glæde og gavn for AU, alumner, medarbejdere og studerende, samt

involvere alumner i at opfylde AU’s strategiske mål og skabe et højt niveau af engagement – gennem erfaringsudveksling og vi-

dendeling forankret i en bred vifte af aktiviteter, services og tilbud.

Tidligere medarbejdere, herunder ph.d.er, samt tidligere udvekslingsstuderende betragtes også som alumner og inviteres til at væ-

re med i alumnenetværket, ligesom nuværende studerende også inviteres til at blive en del af netværket og drage nytte af kon-

takten til alumner allerede i løbet af studietiden. Dette betyder samtidig, at arbejdet med at skabe kontakt og opbygge relationer

til alumner begynder allerede i studietiden, og at størstedelen af de nuværende studerende derfor gerne allerede skulle være

med i alumnenetværket, når de dimitterer.

Gensidighed er nøgleordet i arbejdet med alumnerelationer, og der er potentielt meget at vinde for alle parter2:

1 I overensstemmelse med arbejdsgruppens kommissorium, som kan ses i Appendiks A. Se også en kort historik og status på arbejdet med alumnerelationer på

AU i Appendiks B. 2 Se også konkrete eksempler på aktiviteter, der bidrager til opfyldelsen af de strategiske mål i Appendiks C.

1. INDLEDNING

6


INDSTILLING TIL


AU ALUMNI

Hvad betyder stærke alumnerelationer for AU?

Alumner kan have stor indflydelse på en lang række forhold for AU – både profileringsmæssigt, rekrutteringsmæssigt og i sidste ende

økonomisk. I første omgang kan man generelt tale om, at alumner kan tilføre AU kapital, der er baseret på viden, netværk og erfaringer

fra den enkelte alumnes liv og karriere:

- Alumner er oplagte ambassadører for AU - de har investeret flere år af deres liv i institutionen og må derfor formodes at være

fortalere for deres uddannelsessted og den uddannelse, de har taget – og dermed AU’s brand. Alumner beskæftiget i den poli-tiske og akademiske verden kan spille en særlig rolle og optræde som lobbyister for AU.

- Alumner kan fungere som netværk til at rekruttere studerende – i jo højere grad alumnen føler en tilknytning til sit ”gamle” universitet, i jo højere grad vil det komme på tale i forbindelse med uddannelsesvalg i familien eller i vennekredsen.

- Alumner i udlandet kan bidrage til rekruttering af internationale studerende og skabe basis for lokale netværk og give adgang til viden om lokale arbejdsmarkedsforhold mv.

- Alumner kan selv blive nye studerende ved at tage efter- og videreuddannelse.

- Alumner kan indgå i forskningssamarbejder gennem de virksomheder eller organisationer, som de er ansat i.

- Generelt kan alumner tilføre AU en brobygning mellem teori og praksis gennem dimittendundersøgelser, aftagerpaneler, mar-kedsundersøgelser, gæsteforelæsninger, som censorer, mentorer, ved at tilbyde praktikpladser/studiejobs i deres virksom-heder/organisationer, supplerende studievejledning og karriererådgivning mv.

- Viden om alumners jobforhold og dermed om deres uddannelses anvendelighed samt inddragelse af alumner i universitetets udvikling har stor betydning i forhold til både danske og internationale akkrediteringer.

- En tæt relation til alumner er forudsætningen for, at AU på længere sigt får mulighed for at arbejde aktivt med fundraising. I første omgang bør fokus dog være på friendraising.

Hvad får alumner ud af en stærk relation til AU?

Alumner har også en interesse i en tæt relation til universitetet:

- Alumner kan blive opdateret om den forskning, der foregår på AU og dermed have adgang til livslang læring.

- Karrierepleje og netværk er to andre vigtige nøgleord. AU kan tilbyde alumnenetværk og adgang til relevant forskningsnet-

værk, så alumner har mulighed for at komme i kontakt med andre inden for deres egen branche og fagfæller fra andre bran-cher.

- Ønsket om at give tilbage til universitetet (og nuværende studerende) er stærkt hos mange alumner. I forbindelse med f.eks. mentorprogrammer har alumner udtalt, at de gerne ville give de studerende den hjælp, de ikke selv fik som studerende, og de vil gerne give noget tilbage, fordi de har været glade for deres studietid. Investeringen i at skabe gode og tætte relationer til de nuværende studerende betaler sig altså i den anden ende.

- Det samme gælder ønsket om at komme i kontakt med studerende og tidligere undervisere og få opdatering på den seneste vi-den gennem dem.

- Kontakten med studerende og andre alumner er desuden interessant for en del alumner i forbindelse med rekruttering af nye medarbejdere til den virksomhed eller organisation, de arbejder i.

- Styrkelsen af gamle venskaber er også en væsentlig faktor – hvad blev der af studiekammeraterne?

- Opdateret forskningsviden til de virksomheder og organisationer, alumner arbejder i – gennem alumners kontakt med tidligere vejledere, undervisere og forskere sikres der fortsatte bånd mellem AU og samfundet.

7


INDSTILLING TIL


AU ALUMNI

Det er dog vigtigt ikke at betragte alumner som en stor homogen gruppe; der er god grund til at dele alumner op i flere forskellige

målgrupper, som ikke alle har de samme interesser.

Flere forskellige kriterier spiller naturligvis ind, men grundlæggende kan man med fordel inddele alumner i forskellige aldersklas-

ser: Unge alumner, som er nyuddannede og i første job (under 35 år), alumner midt i livet, som har fokus på familie og/eller karrie-

re (35-55 år) og senior-alumner, som er i slutningen af deres karriere eller er gået på pension (over 55 år). Fra den yngste mål-

gruppe til den ældste sker der generelt en fortløbende udvikling i, hvilke tilbud og services fra universitet, alumner er interesseret i:

- Karriereservices

- Mentorordninger

- Efter- og videreuddannelse

- Skræddersyede uddannelsesforløb

- Events/særlige arrangementer

- Forskningsprojekter og -samarbejde

- Mere fordybende viden

- Indflydelse på universitetets udvikling

- Glæde ved mødet med universitetet (gensyn)

- Donationer

Ud over at det er vigtigt at arbejde med alumner som en kompleks målgruppe med flere undermålgrupper, er der også den store

gruppe af studerende, der kan betragtes som ”præ-alumner”. En god relation til de studerende er en vigtig forudsætning for, at der

senere kan skabes frugtbare alumnerelationer. Det er desuden også vigtigt, at studerende bliver bevidste om værdien af alumne-

relationer – både for dem selv (i løbet af studietiden og senere i livet) og for universitetet.

unge alumner

senior-alumner

8


INDSTILLING TIL


AU ALUMNI

2. SERVICES OG AKTIVITETER

Målet er at sikre en god og ensartet service og support til hele

universitetet og en række grundlæggende tilbud til alle alum-

ner uanset uddannelse.

Den helt grundlæggende service fra alumneenheden er drift

og vedligeholdelse af en fælles alumnedatabase med tilknyt-

tet online community, hvor både studerende, alumner og

medarbejdere kan oprette en profil.

I den forbindelse ligger der en særlig opgave i at sikre, at alle

alumner, som ikke har kendskab til AU, som det ser ud i dag,

også kan finde sig selv og deres uddannelser/fagområder –

også selvom de har taget deres uddannelse ved enheder, der

ikke længere findes efter de fusioner og organisatoriske æn-

dringer, der har fundet sted.

Derudover tilbydes en række særlige services til alumner og

andre målgrupper, der har en særlig interesse i kontakt med

alumner:

Services til studerende: Mange services over for studerende vil

med fordel kunne bygge videre på eksisterende services i

samarbejde med karrierecentre: mentorprogrammer, job sha-

dow (hvor studerende følger alumner en dag i deres job),

alumner der deler erfaringer ved diverse arrangementer, hjælp

til at finde og kontakte relevante alumner i netværket for f.eks.

at få viden om deres karriere og deres virksomheder.

Services til erhvervsliv: Alumner vil i mange sammenhænge

være repræsentanter for deres virksomheder og vil kunne åb-

ne døre for forskellige profilerings- og samarbejdsmuligheder

mellem virksomheder og universitetet.

Services til forskere: Ansatte på universitetet kan bruge alum-

nenetværket til at følge dimittender og få viden om, hvordan

uddannelser bliver brugt i praksis, samt hvilke behov der måtte

være for forbedringer af eksisterende uddannelser og udvikling

af nye uddannelsestilbud. Desuden er det oplagt at rekruttere

alumner som gæsteundervisere o.l., ligesom alumner er oplag-

te kontaktpersoner i forhold til samarbejde med deres virksom-

heder og organisationer.

Services til alumner/ph.d.er: Alle alumner bør sikres en række

brede tilbud, som formidles via ”Gerda”-platformen (medlems-

database, mentorprogram, biblioteksservices, særlige arran-

gementer, rabat på videreuddannelse, gratis forelæsninger på

Folkeuniversitetet, AUgustus). Disse suppleres med en række

lokale tilbud, alt efter hvilke ønsker, behov og ambitioner de

enkelte hovedområder/institutter/fagområder har.

9


INDSTILLING TIL


AU ALUMNI

3. ORGANISERING OG GRÆNSEFLADER

Vi indstiller til, at den fremtidige organisering tager udgangs-

punkt i, at en række centrale medarbejdere har ansvaret for

hhv. et eller flere hovedområder på universitetet og en række

tværgående aktiviteter, og at disse medarbejdere indgår i ét

samlet team med en teamleder for at opnå bedst mulig sam-

menhæng og samarbejde på tværs af hovedområderne:

Samme person kan godt udfylde flere roller – og tilsvarende

kan der også tilknyttes en eller flere medarbejdere eller studen-

termedhjælpere/praktikanter til hvert område/funktion af-

hængigt af ønsker og behov (ambitionsniveau).

TAP-ressourcer til alumneområdet samles således i én enhed

for at opnå størst mulig synergi og bedst mulig brug af viden og

ressourcer. Opbygningen af enheden og udviklingen af alum-

neområdet skal ske i samarbejde med hovedområder, og den

lokale forankring skal sikres gennem strategiske kontak-

ter/samarbejdspartnere på forskellige niveauer i organisatio-

nen under hvert hovedområde, og især på fagområdeniveau

igennem linjeansvarlige for de enkelte studier.

Medarbejderne i alumneenheden vil varetage back-office-

opgaver, som sikrer et generelt niveau i arbejdet med alumne-

relationer på AU og et basisniveau for aktiviteterne, der er fæl-

les for alle. Desuden vil medarbejderne kunne varetage opga-

ver for de enkelte hovedområder/institutter/fagområder, som

støtter særlige lokale aktiviteter ud fra ønsker og behov og efter

nærmere aftale om afsættelse af ekstra ressourcer.

Koordi-

nator

HE

Koordi-

nator

AR

Koordi-

nator

ST

Koordi-

nator

BSS

Data

Community

Services

Engagement

Teamleder

10


INDSTILLING TIL


AU ALUMNI

4. ARBEJDSOPGAVER

Herunder skitseres hvilke opgaver, der ligger under de forskellige arbejdsområder i AU Alumni-teamet.

Som udgangspunkt betragtes opgaverne som back-office-funktioner, dvs. opgaver og aktiviteter forbundet med den grundlæg-

gende drift, som indgår i fælles-budgettet (BASIS). Efter ønske og særlig afregning med de enkelte hovedområ-

der/institutter/fagområder kan der dog også gennemføres særlige aktiviteter som front-office-funktioner (EKSTRA)3.

Teamleder:

- Teamledelse BASIS

- Strategisk udvikling af alumnerelationer BASIS - Organisering, strategisk samarbejde med andre afdelinger

(på tværs af AU Viden og andre vicedirektørområder) BASIS

- Kontakt til ledelsen BASIS - Budget BASIS - Overordnet prioritering af indsatsområder BASIS

Koordinatorer:

- 1 person for hvert hovedområde, som koordinerer aktiviteter i samarbejde med kontaktper-soner på hovedområder/institutter/fagområder + i samarbejde med person(er), som vareta-ger tværgående funktioner i AU Alumni-teamet (Afhængigt af hovedområdets størrelse og aktivitetsniveau er koordinatoren ikke nødvendig-vis en fuldtidsstilling i sig selv, men kan være en person, der dækker flere hovedområder og/eller samtidig varetager tværgående funktioner)

BASIS

Tværgående funktioner:

Data

- Vedligeholdelse af fælles alumnedatabase for hele AU med opdaterede kontakt- og joboplys-ninger samt tilknyttet online community (”Gerda”), hvor både studerende, alumner og med-arbejdere kan oprette en profil.

BASIS

- Medlemsundersøgelser på generelt niveau BASIS - Medlemsundersøgelser, feedback fra alumner (aftagerpaneler, markedsundersøgelser mv.) på

lokalt niveau EKSTRA

- Rankings4 og akkrediteringer EKSTRA - Analyseopgaver på generelt niveau BASIS - Analyseopgaver på lokalt niveau EKSTRA - Teknisk udvikling af ”Gerda”/videreudvikling af ERM (External Relations Management) også i

samarbejde med andre afdelinger, i første omgang primært under AU Viden (Karrierecenter, EVU)

BASIS

3 Se også forslag til andre nye aktiviteter i Appendiks D. 4 Både EQUIS, AACSB og ACE lægger vægt på kontakt til alumner med henblik på kendskab til uddannelsernes praktiske anvendelighed/dimittendernes karriere samt inddragelse af alumner i videreudvikling af uddannelserne. I forbindelse med seneste EQUIS-akkreditering mødtes repræsentanter fra EQUIS desuden med en gruppe alumner for at evaluere både tilbud til alumner og inddragelse af alumner. Desuden baserer eksempelvis Financial Times bl.a. deres rankings på spørgeskemaer, som de sender direkte til alumner, hvilket forudsætter at vi har indsamlet e-mail-adresser på størstedelen af alumner og har så gode relationer til alumnerne, at de er villige til at deltage. I både 2010 og 2011 er det lykkedes at få ranket en af vores internationale kandidatuddannelser blandt de 50 bedste i verden bl.a. takket være alumners medvirken.

11


INDSTILLING TIL


AU ALUMNI

Community (kommunikation, markedsføring, rekruttering)

- Kommunikationsplan på generelt niveau BASIS - Koordinering af generelle nyheder og invitationer (nyhedsbreve, AUgustus) BASIS - Kommunikationsplan på lokalt niveau (f.eks. i forhold til formidling af nyheder fra hovedom-

råder eller enkelte fagområder) EKSTRA

- Bred markedsføring af alumnenetværket og de generelle tilbud over for alle alum-ner/branding af alumnenetværket

BASIS

- Rekruttering af alumner lokalt, f.eks. fra enkelte fagområder (herunder fokus på at sikre, at nuværende studerende og nye dimittender bliver aktive i alumnenetværket)

EKSTRA

- Web og sociale medier på generelt niveau BASIS - Video/multimedieproduktioner til generel profilering af alumnenetværket BASIS - Video/multimedieproduktioner til profilering af enkelte studieretninger o.l. EKSTRA

Services (events og tilbud)

- Organisering af brede alumne-events (små og store som f.eks. årlig Gensynsdag/Alumnedag, jubilæumsarrangementer mv.)

BASIS

- Chapters/lokale aktiviteter uden for Aarhus BASIS - Annoncering af lokale arrangementer og andre tilbud over for alle alumner fra AU eller ud-

valgte grupper af alumner BASIS

- Hjælp/sparring til planlægning og gennemførelse af lokale alumneaktiviteter (herunder f.eks. hjælp til tilmeldinger via ”Gerda”)

EKSTRA

- Videnstilbud: Folkeuniversitetet BASIS - Videnstilbud: Biblioteksressourcer målrettet fagområder EKSTRA - Karrieretilbud til alumner: Generelt ”gør-det-selv”-mentorprogram på ”Gerda”, jobformidling

mv. BASIS

- Karrieretilbud til alumner: Særlige mentorprogrammer, job shadow mv. EKSTRA

Engagement

- Volunteer management (måling af hvilke alumner der er mest engagerede, relationspleje) BASIS - Networking (facilitere at alumner, studerende og medarbejdere bedst muligt kan bruge net-

værket) BASIS

- Dimissioner (ceremoni/koncept, alumnenål, diplom, dimittendgave) EKSTRA? - Hjælp med at skabe kontakt til alumner f.eks. i forbindelse med rekruttering af undervisere,

gæsteforelæsere, censorer mv. samt ved markedsundersøgelser for nye uddannelser, dimit-tendundersøgelser, advisory boards o.l.

EKSTRA

- Samarbejde med lokale selvstændige studenter- og alumneforeninger (integration af med-lemsdatabase, markedsføring og evt. samarbejde om arrangementer og aktiviteter)

EKSTRA

- Giving back (gøre alumner klar over, hvordan de kan gøre en forskel for AU) BASIS - Undersøge potentielle muligheder for fundraising EKSTRA

Enheden bør være med til at sikre, at alumner inddrages i alle relevante sammenhænge og sikre et stærkt samarbejde også på

tværs af vicedirektørområder:

Der er en lang række oplagte samarbejdsmuligheder inden for AU Viden, der bør arbejdes videre med, især i forhold til karriere og

videreuddannelse: Der er allerede mange fælles aktiviteter som f.eks. mentorprogrammer, diverse arrangementer, markedsunder-

søgelser, markedsføring af uddannelser. Derudover er der også mange potentielle snitflader, der kan videreudvikles som f.eks. ko-

ordinering af events og en fælles database med studerende, alumner og virksomheder.

Ligeledes er der behov for samarbejdsaftaler med Strategi, Kommunikation (f.eks. branding, formidling, AUgustus mv.), Studiead-

ministrationen (uddannelsesdata i STADS som basis for ”Gerda”, rekruttering af nye studerende mv.), IT (STADS og kobling til ”Ger-

da”), Talent (ph.d.er).

12


INDSTILLING TIL


AU ALUMNI

Geografi

Alumneenheden bør placeres samlet for at opnå størst mulig

synergi i sit arbejde, men medarbejderne vil have en vigtig op-

gave i at være synlige i organisationen og sikre et tæt internt

samarbejde med de forskellige hovedområ-

der/institutter/fagområder.

For at involvere studerende i alumnenetværket så tidligt som

muligt er det en forudsætning at etablere et tæt samarbejde

med karrierecentre, som vil være fysisk til stede på nøgleloka-

tioner.

Finansiering

Hvis der skal sikres et fornuftigt basisniveau i arbejdet med

alumnerelationer, vil der være brug for mindst 5 årsværker, sva-

rende til udgifter på ca. 2 - 2,5 mio. kr. årligt. Dertil kommer ud-

gifter studentermedhjælpere, drift af ”Gerda” og basis-

aktiviteter på et tilsvarende beløb. I alt ca. 4,5 mio. kr. årligt:

Udgifter (i 1.000 kr.):

Lønomkostninger, 5 årsværker 2.500

Studentermedhjælpere 1.000

Drift af alumnedatabase/platform 250

Events 250

Markedsføring 250

Chapters 100

Møder/rep. 50

Kursusdeltagelse/rejser 100

I alt 4.500

Finansieringen bør fordeles mellem AU Viden/central-

organisationen og de fire hovedområder, så hver part betaler

1/5 svarende til ca. 900.000 kr. årligt5.

Der vil derudover være mulighed for at hovedområder, som

ønsker eller allerede har et aktivitetsniveau, der overstiger et

fælles grundlæggende niveau kan tilkøbe yderligere ser-

vices/aktiviteter efter nærmere aftale.

Tilsvarende vil fællesområdet kunne lave særlige investeringer

i forhold til ekstraordinære begivenheder, f.eks. specielle jubi-

læer, alumnegensynsdag på hele universitetet mv.

5 Til sammenligning har hovedområdet BSS afsat ca. 2 mio. kr. årligt i 2011 og 2012 (inkl. lønomkostninger til to fuldtidsansatte).

13


INDSTILLING TIL


AU ALUMNI

Denne indstilling er resultatet af arbejdet i arbejdsgruppen

alumni/karrierecenter nedsat under det tværgående bånd for

videnudveksling. Arbejdet er baseret på nedenstående kom-

missorium.

Kommissoriet for arbejdsgruppen

Indsatsen over for alumner har et meget varierende omfang på

tværs af hovedområderne. Tilsvarende har hovedområderne

lagt forskellig vægt på at 'matche' virksomheder og studeren-

de med tilbud om studenterjobs og tilsvarende opgaver.

Som en del af den faglige udviklingsproces (DFU) ønskes dette

indsatsområde opprioriteret, og opgaven placeres under AU

Viden.

AU’s indsats på alumneområdet er dels forankret i projektet

GERDA, dels i lokale tiltag på hovedområde- og institutniveau.

Inden for karriererådgivning er det besluttet at udvikle aktivite-

terne ved Karrierecentret under det tidligere ASB, så de dæk-

ker det samlede AU. Karriereveje for PhD’ere indtænkes som

en integreret del herunder.

Da hovedområderne har så vidt forskellige udgangspunkter for

indsatsen, nedsættes en arbejdsgruppe, som skal udvikle en

generisk model, der sikrer, at opgaven prioriteres og koordine-

res på tværs af det samlede universitet.

Arbejdsopgaver

Arbejdsgruppen skal i sit arbejde fokusere på at:

1. Udvikle forslag til styrkelse af AU’s tværgående alumneind-

sats

Der skal udvikles et forslag til, hvorledes alumneindsatsen or-

ganiseres på tværs af hovedområderne. En særlig problematik

relaterer sig til, at oprettelsen af de nye hovedområder og insti-

tutter skaber uklarhed om, hvorledes man skal indplacere AU’s

alumner, når deres gamle hovedområde/institut ikke længere

eksisterer.

I forlængelse heraf ønskes en nærmere udredning af de mu-

ligheder, som AU kan udnytte ved at styrke den tværgående

alumneindsats, samt hvilket indhold der skal være i alumneind-

satsen for at aktivere disse muligheder

2. Udvikle forslag til styrkelse af AU’s tværgående tilbud om

karrierefremmende tiltag

Der skal udvikles et forslag til, hvorledes der kan skabes et

tværgående tilbud om karrierecenter-aktiviteter, herunder kon-

takt til potentielle arbejdsgivere, jobformidling både under og

umiddelbart efter studiet, karrierevejledning og 'coaching' samt

karriereevents mv. Dette indebærer udviklingen af klare og

fælles retningslinjer for, hvorledes tilbud beskrives, formidles og

håndteres.

APPENDIX A: KOMMISORIUM

14


INDSTILLING TIL


AU ALUMNI

Der er blevet lavet flere undersøgelser på AU for at afdække

alumners kendskab til og behov/ønsker i forhold til særlige ak-

tiviteter for alumner6, og undersøgelserne bekræfter alumners

interesse for en kontakt med deres alma mater og især mulig-

heden for at holde sig opdateret inden for sit fagområde og

gøre en forskel for de nuværende studerende.

I 2012 er udgangspunktet for det videre arbejde med alumne-

relationer, at niveauet har været meget forskelligt på tværs af

AU. Kun på det tidligere ASB har der siden 2006 været to an-

satte, der på fuld tid beskæftiger sig med alumnerelationer (se

en kort oversigt over udbyttet af arbejdet herunder), og disse to

ansatte har siden organisationsændringerne i 2011 serviceret

det nye hovedområde Business and Social Sciences. Desuden

findes der en del steder alumneforeninger, der drives i større el-

ler mindre samarbejde med AU.

AU ansatte i 2010 en central alumnekoordinator og investere-

de i indkøb af en fælles alumnedatabase med tilhørende onli-

ne community, som hedder ”Gerda” – opkaldt efter den første

alumne fra AU. AU Viden overtog pr. 1. august 2011 det over-

ordnede ansvar for videreudviklingen af alumnerelationer på

AU fra AU Kommunikation, dog uden at der i forbindelse med

overdragelsen blev tilført flere ressourcer til området, og status i

dag er derfor, at de samme to personer beskæftiger sig med

alumnerelationer både på BSS- og AU-niveau.

I foråret 2012 relanceres ”Gerda” med en lang række forbed-

ringer, som bl.a. indebærer daglige opdateringer af person-,

adresse- og uddannelsesoplysninger via det nye fælles STADS,

én fælles indgang og mulighed for lokale portaler og grupper

for hovedområder og fagområder, et nyt mentorprogram som

6 I 2008 blev der lavet en bred undersøgelse blandt alumner fra hele AU, og på det tidligere ASB blev der senest i sommeren 2010 lavet en undersøgelse blandt medlemmer af det lokale alumnenetværk.

giver alumner mulighed for at bruge hinanden som mentorer

og sparringspartnere, et nyt design i tråd med AU’s nye webde-

sign og endelig en overførsel af indhold og profiler fra det tidli-

gere ASB’s alumnenetværk (mere end 11.000 personer).

Eksempler på udbyttet af arbejdet med alumnerelationer på det tidli-

gere ASB:

Rekruttering til uddannelser på alle niveauer – både direkte

(alumner der selv vender tilbage for at deltage i kurser eller

længere uddannelsesforløb) og indirekte (og alumner der

med eller uden vores opfordring anbefaler os til andre i de-

res netværk: familie, venner og kolleger).

Akkrediteringer og rankings: Alumner har været involveret

og spillet en aktiv rolle i opnåelse af både EQUIS- og ACE-

akkrediteringer samt ranking i Financial Times.

Aftagerpaneler: En række alumner har deltaget i aftagerpa-

neler for det daværende ASB Executive samt særlige afta-

gerpaneler for specifikke uddannelser.

Dimittendundersøgelser: Afdækning af alumners udbytte af

deres uddannelse med henblik på optimering af vores ud-

dannelser til markedets behov.

Markedsundersøgelser i forhold til udvikling af nye uddan-

nelser, videreudvikling af alumneservices mv.

Rekruttering af censorer, eksterne lektorer mv.

Erfarings- og videndeling: Mange alumner stiller sig gerne

gratis til rådighed for at deltage i arrangementer og pro-

grammer, hvor de deler erfaringer – både studerende, med-

arbejdere og andre alumner.

Potentiale i forhold til rekruttering: Der er enkelte gange mod

betaling formidlet jobtilbud fra virksomheder til udvalgte

grupper af alumner, og med den database, der er opbygget,

kan der være muligheder for at indgå samarbejder med

headhuntere/rekrutteringsbureauer. Desuden har alumner i

en stor medlemsundersøgelse fra 2010 udtrykt interesse for

at rekruttere studerende/nyuddannede til deres virksomhe-

der.

APPENDIX B: ALUMNERELATIONER

PÅ AU – KORT HISTORIK OG STATUS

15


INDSTILLING TIL


AU ALUMNI

Potentiale i forhold til fundraising: Medlemsundersøgelse fra

2010 viste, at en del alumner allerede i dag er parate til at

bidrage økonomisk enten privat eller via deres virksomhed,

og en stor gruppe af relativt nyuddannede er ikke afvisende

for at ville bidrage på et tidspunkt i fremtiden, når de er nået

længere i deres karriere.

I en ”årsrapport” for ASB Alumni, bliver de vigtigste resultater fra 2010

desuden præsenteret i en animeret video på under 3 minutter7.

7 Se http://connect.asb.dk/news/58507/10-i-10--10-ting-som-vi-er-

stolte-af-i-2010.htm

http://connect.asb.dk/news/58507/10-i-10--10-ting-som-vi-er-stolte-af-i-2010.htm

http://connect.asb.dk/news/58507/10-i-10--10-ting-som-vi-er-stolte-af-i-2010.htm

16


INDSTILLING TIL


AU ALUMNI

APPENDIX C: ALUMNESTRATEGI

2012, BSS

HVORDAN BIDRAGER VORES AKTIVITETER TIL OPFYLDELSE AF AU/BSS-STRATEGIEN:

Strategisk

indsatsområde

Aktivitet (fokusområder: viden, netværk, karriere)

Forskning Involvering af alumner i forskning (direkte som deltagere i undersøgelser

og indirekte ved at åbne døre til deres virksomheder og dermed bidrage

til finansiering af forskningsprojekter)

Talentudvikling Tidligere medarbejdere, herunder ph.d.er som en del af alumnenetvær-

ket

Videnudveksling Alumnedatabase

Online community, sociale medier

Brede events for alumner (særlige alumneevents arrangeret af os, ”Man-

dag morgen”, Folkeuniversitetet mv.)

Fagspecifikke tilbud til alumner fra institutter, selvstændige alumnefor-

eninger mv.

Vi skaber bånd mellem alumner og studerende (mentorprogram, job

shadow, diverse Karrierecenter-events)

Støtte til selvstændige alumneforeninger

Chapters

Executive Lounge

Biblioteksservices

Videreuddannelsestilbud til alumner

Aftagerpaneler

Uddannelse Studerendes kendskab til og medlemskab/brug af alumnenetværk

Dimittendundersøgelser

Markedsundersøgelser

Rankings og akkrediteringer

Involvering af alumner i undervisningen (gæsteforelæsninger, cases mv.)

Rekruttering af alumner som censorer

Rekruttering generelt

Internationalisering Internationale udvekslingsstuderende som en del af alumnenetværket

Alumner i udlandet (både danske og udenlandske): Udenlandske chap-

ters, lokale netværk og aktiviteter

Udenlandske alumner i Danmark: Bidrage til integration ved at skabe

netværk mellem danske og udenlandske alumner, Interresource

Profilering Online community

Nyhedsbreve til alumner

Alumnemagasinet Augustus

Dimissioner

Intern profilering over for medarbejdere og studerende

17


INDSTILLING TIL


AU ALUMNI

Herunder skitseres en række tiltag, som der (med udgangs-

punkt i det tidligere arbejde med alumnerelationer på BSS) al-

lerede er overvejelser om at søsætte. Afhængigt af ønsker og

behov fra alle hovedområder vil mange af tiltagene kunne

gennemføres enten på generelt eller lokalt niveau.

FORSKNING

Mere systematisk samarbejde med institutter/forskere

Intern kampagne for at gøre opmærksom på mulig-

heder for at inddrage alumner

TALENTUDVIKLING

Tættere samarbejde med ph.d.-skoler:

- Rekruttering af nye ph.d.-studerende

- Optimering af ph.d.-studiet

- Evt. etablering af buddy-/mentor-programmer på

ph.d.-uddannelserne

- Sikre at ph.d.er bliver medlem af alumnenetvær-

ket

Tættere samarbejde med AU HR:

- Information til nye medarbejdere om alumnenet-

værket

- Invitation til afgående medarbejdere om alum-

nenetværket

VIDENUDVEKSLING

Videreudvikling af “Gerda” (et grundlæggende pro-

jekt er allerede iværksat og forventes implementeret

omkring marts 2012)

Fagspecifikke tilbud til alumner: Øget samarbejde

med institutter (SLA)

Øget samarbejde med foreninger tilknyttet institutter

Alumnedag (”Gensynsdag” med fagligt og socialt

program for alumner, fejring af jubilarer, kåring af

årets alumner)

Adgang til flere særlige online-ressourcer, publikati-

onslister mv.

Karriereservices:

- Særligt fokus på udenlandske alumner på

det danske arbejdsmarked

- Samarbejde med headhunte-

re/rekrutteringsbureauer

- Hjælpe alumner med at rekruttere nye med-

arbejdere til deres virksomheder (studeren-

de, alumner)

- Alumne-alumne company dating

Særlige aktiviteter for alle Master- og MBA-alumner,

evt. fælles alumneforening for alle MBA’er

”Giv tilbage”-kampagne for at gøre opmærksom på

muligheder for at bidrage til AU

Fundraising: Feasability study?

UDDANNELSE

Dimittendundersøgelser kan med fordel koordineres i

samarbejde med AU Alumni (kontakt til alumner, for-

midling af resultater, indsamling af joboplysninger til

fælles alumnedatabase)

Udvikling af nye videreuddannelsestilbud, kurser og

konferencer målrettet alumners behov

Mulighed for at få ranket flere internationale MSc-

uddannelser hos Financial Times fra 2012

Videreudvikling af mentorprogram

Øge studerendes kendskab til og medlemskab/brug

af alumnenetværket

- Etablere student alumni advisory board

Koordinering/etablering af aftagerpaneler

INTERNATIONALISERING

Arrangere møder mellem ledelsen/forskere/stude-

rende og alumner i udlandet i forbindelse med rejser

og udveksling

APPENDIX D: FORSLAG TIL NYE AK-

TIVITETER I FORHOLD TIL STRATEGI-

SKE INDSATSOMRÅDER

18


INDSTILLING TIL


AU ALUMNI

PROFILERING

Videreudvikling af “Gerda” (et grundlæggende pro-

jekt er allerede iværksat og forventes implementeret

omkring marts 2012)

Mere fokus på alumner i alumnemagasinet AUgustus

Dimissioner: Alumnenål, dimissionsdiplom og ramme,

dimissionsgave til alle på AU

Aarhus Universitet

Tlf.:

AU Indstil

ling

Documents

ALUMNERELA- TIONER PÅ AU · får jeg en alum-ne som mentor.” 26 år ”Nu er jeg endelig fær-dig og skal ud i den store verden. Jeg bruger alumne-netværket til at opbygge mine