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Analisi dati: I vostri documenti hanno tante cose da dirvi. State ascoltando?Cinque modi in cui i dati relativi ai documenti e al parco stampanti liberano la business intelligence nascosta
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In che modo le vostre stampanti per ufficio possono aiutarvi a gestire meglio la vostra attivitàLe aziende che utilizzano i Servizi di stampa gestiti (MPS) o che intendono utilizzarli, di solito hanno due obiettivi principali.
1. Risparmiare denaro. Affidando in outsourcing i servizi di stampa, le aziende possono liberare risorse interne, rendere i propri modelli di spesa più prevedibili e convertire spese in conto capitale in spese operative.
2. Sollevare il proprio reparto IT dall’onere di gestire le stampanti. Dopo tutto, il personale IT ha cose più importanti a cui pensare.
Ad ogni modo, i servizi MPS non rappresentano solo un modo per risolvere problemi, ma possono anche fornire nuove informazioni, utili per realizzare cambiamenti importanti e positivi. E tutto inizia con l’analisi dati: comprendere in che modo i documenti si spostano all’interno dell’azienda, i processi in cui sono coinvolti e il modo in cui i vostri dipendenti li utilizzano.
Sempre più aziende utilizzano sofisticate analisi per acquisire quante più informazioni possibile sui propri clienti, sui propri prodotti, sulle proprie attività e finanze in modo da poter pianificare il futuro e prendere decisioni più oculate.
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Certo, i documenti e l’attività di stampa possono non essere interessanti come i contanti e i clienti. Sono infatti strumenti di lavoro quotidiani che è facile dare per scontati. Eppure, costituiscono la linfa vitale di ogni attività.
Prendete ad esempio una qualsiasi importante iniziativa di miglioramento aziendale, e noterete che i documenti svolgono un ruolo essenziale, si tratti di sicurezza, mobilità, collaborazione, sostenibilità o trasformazione digitale.
Inoltre, i documenti rappresentano una fonte incredibilmente ricca di informazioni, che aspettano solo di essere acquisite. Le sofisticate analisi dati dei servizi MPS raccolgono dati essenziali sul modo in cui la vostra azienda opera attualmente: il modo in cui le persone gestiscono i documenti necessari per svolgere il proprio lavoro e il modo in cui i processi sono strutturati.
Questi dati possono mostrarvi cosa occorre cambiare, dove concentrare i vostri sforzi e come adottare decisioni più ponderate.
L’analisi dati non è la stessa cosa della reportistica. Un report, infatti, vi dice semplicemente cosa accade, mentre l’analisi dati esamina i trend e le cause che determinano gli eventi. Ad esempio, alcune aziende utilizzano il threshold reporting, un sistema di comunicazione che li avvisa quando una metrica supera un certo limite. Questo approccio potrà anche essere utile, ma con quale frequenza si arriva alla soglia senza superarla? L’eccezione è un evento una tantum o un avvertimento di ciò che sta per accadere?
Informazioni su questa guida
La presente guida illustra le informazioni che potete acquisire dall’analisi dei vostri documenti, del loro utilizzo e dei loro processi. Mostra come utilizzare tali dati per migliorare il proprio livello di efficienza e ridurre gli sprechi di risorse, ma anche per essere meglio informati in modo da prendere decisioni più oculate sulla gestione e adottare iniziative di miglioramento più incisive.
Nelle seguenti sezioni, esamineremo i cinque livelli della catena di valore dell’analisi dati per esaminare le informazioni disponibili a ciascun livello e come utilizzarle per migliorare il proprio modo di lavorare.
In che modo le vostre stampanti per ufficio possono aiutarvi a gestire meglio la vostra attività
La vostra azienda
Dispositivo Documento Processo ServizioUtente
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Catena di valore dell’analisi dati della gestione documenti
L’analisi dati della gestione documenti è incentrata su cinque livelli all’interno della vostra azienda: dispositivo, utente, documento, processo e servizio. Ciascun livello offre un tipo diverso di analisi e si basa sui livelli che lo precedono per offrire informazioni via via sempre più sofisticate.
Applicando una certa flessibilità nella sequenza dell’analisi dati, avete l’opportunità di esplorare diverse aree di attività in modi diversi.
La parte restante di questo eBook illustra in che modo l’analisi dati può aiutarvi, quindi esamina uno per volta i cinque anelli della catena.
Cinque tipi di analisi dati
Avvio
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Prendete in considerazione l’uso dell’analisi dati se:
• Desiderate mettere un freno a costi di stampa sempre crescenti. (o semplicemente tagliare i costi in generale)
• Volete monitorare e misurare cosa, dove e perché le persone stampano all’interno della vostra azienda.
• Avete molti processi a uso massivo di carta che ritenete possano essere molto più efficaci ed economici.
• Non sapete esattamente in che modo vengono utilizzati i documenti stampati nella vostra azienda e pensate che la vostra infrastruttura di stampa probabilmente non risponde alle esigenze aziendali.
• Avete a cuore la sicurezza delle informazioni stampate – in particolare, se operate in un settore altamente regolamentato e a utilizzo massivo di documenti, come ad esempio il settore finanziario o sanitario.
• Desiderate sostenere la causa del cambiamento con prove concrete anziché su voci di corridoio o aneddoti.
In che modo l’analisi dati può aiutarvi?
Volume di stampa
Costo pagineTempo di attività dei dispositivi
1. Analisi dati dei dispositivi
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Volume di stampa stimato
Il volume di stampa effettivo può essere fino al 70% maggiore di quanto le aziende pensino
1. Analisi dati dei dispositivi
Che cosa può dirvi l’analisi dati dei dispositivi?
I dati sui dispositivi riguardano principalmente costi e volumi di stampa: quanto state stampando e quanto state pagando per farlo.
Vi aiutano a comprendere il costo totale di gestione dei vostri servizi di stampa, nonché il loro impatto ambientale.
L’analisi dati dei dispositivi non è complicata, ma può produrre informazioni davvero interessanti. Ad esempio, molte aziende generano volumi di stampa di gran lunga superiori a ciò che pensano. Si tratta di un costo elevato di cui non sono consapevoli.
In che modo l’analisi dati dei dispositivi può essere di aiuto?
L’analisi dati dei dispositivi vi permette di adottare decisioni consapevoli sui dispositivi di cui avete realmente bisogno nella vostra azienda e di comprendere se dovete assegnare i vostri elevati volumi di stampa a stampanti multifunzione oppure a un centro stampa centralizzato.
Inoltre, potete ottimizzare l’impiego dei vostri dispositivi in modo tale che nessuno di essi venga utilizzato troppo o troppo poco. Potete tagliare drasticamente il numero di dispositivi che utilizzate senza ripercussioni sulla vostra attività di stampa.
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L’analisi dati non inizia con l’attivazione del vostro contratto MPS. Inizia prima, quando voi e il vostro partner MPS stabilite la vostra baseline. Se non sapete dove vi trovate oggi, non potete pianificare il viaggio che desiderate compiere domani.
Le azioni da intraprendere per stabilire il vostro benchmark sono:
• Determinate la composizione del vostro parco stampanti. Il vostro provider MPS conterà i dispositivi di cui disponete e ne annoterà l’ubicazione. Un modo per ottenere queste informazioni consiste nel visitare ogni singola area nella vostra sede, associare dispositivi a strumenti software e ottenere quante più informazioni possibile su ciascun dispositivo: ad esempio, marca, modello, numero di pagine e numero di serie. In alternativa (o in aggiunta), potete condurre un’auto-valutazione in cui raccogliete personalmente i dati e li inviate a consulenti esperti per l’analisi.
• Stabilite una base di riferimento dei costi, ad esempio l’attuale costo per pagina o costo totale di gestione.
• Valutate l’impatto ambientale per i dispositivi e i volumi di carta stampata.
A questo punto, è possibile utilizzare l’analisi dati predittiva per realizzare scenari del tipo “what if” e valutare le diverse opzioni di miglioramento. Questa fase è fondamentale ai fini della pianificazione dell’ottimizzazione.
1. Analisi dati dei dispositivi
Creare basi solide
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Definire i propri obiettivi
Ridurre i volumi di stampa complessivi
del 30%
Ridurre il parco dispositivi a 500 unità
Ridurre lo spazio di magazzinaggio
del 20%
Una volta che vi siete fatti un’idea del punto in cui vi trovate, dovete decidere dove volete arrivare. Ciò significa definire gli obiettivi che volete raggiungere con MPS e possibilmente anche i risultati che potrebbero essere inclusi negli accordi sul livello di servizio sottoscritti con il vostro fornitore.
Xerox ha sviluppato uno strumento di valutazione del livello di maturità che aiuta i nostri clienti a capire come sono posizionati attualmente in termini di servizi MPS. Questo strumento utilizza un semplice formato “Domande e risposte” per raccogliere e analizzare le risposte in tempo reale.
Lo strumento di valutazione del livello di maturità esamina sia lo stato corrente della vostra organizzazione sia quello in cui desiderate si trovi in futuro; inoltre, confronta i vostri risultati in relazione al mercato.
Può anche aiutarvi a realizzare una politica di stampa per la vostra azienda.
Valuta il livello di maturità sotto sei aspetti: insight, sicurezza, mobilità, sostenibilità, costo e produttività. Inoltre, esegue un confronto rispetto alle tre fasi dello Xerox® Next Generation MPS Journey: Valutare e ottimizzare, Proteggere e integrare, Automatizzare e semplificare.
Infine, utilizziamo la nostra competenza per sviluppare una roadmap per il futuro, con una serie di raccomandazioni che possiamo tradurre in pratica per conto vostro.
Per ulteriori informazioni sullo strumento di valutazione del livello di maturità, visitare mat.mps-drivechange.com
1. Analisi dati dei dispositivi
Che faccia avrà il successo?
L’utente stampatore Il tecnicoL’utente esperto
2. Analisi dati degli utenti
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Vantaggi dell’analisi dati degli utenti
Identificare i risparmi sui costi
Comprendere le implicazioni
per la sicurezza
Esplorare le potenzialità
dell’automazione
Educare attraverso l’adozione delle migliori prassi
2. Analisi dati degli utenti
L’analisi dati degli utenti offre un’ampia gamma di vantaggi.
Potete:
• Stabilire dove potete risparmiare sui costi della vostra attività di stampa.
• Ottenere informazioni che vi riveleranno nuovi modi di condividere o allocare i costi, ad esempio, addebito a livello di reparto o individuale.
• Comprendere appieno le implicazioni della stampa in termini di sicurezza – ad esempio, quando, dove e chi può stampare documenti riservati – e assicurarvi che le vostre politiche di sicurezza vengano rispettate.
• Esplorare le potenzialità di automazione per ottimizzare il modo in cui le persone stampano.
• Educare i vostri dipendenti, i team e le funzioni aziendali all’uso delle best practice per la stampa.
• Monitorare continuamente la vostra attività di stampa per assicurarvi che i vostri risparmi, misure di sicurezza, processi e insegnamenti abbiano messo radici.
In che modo l’analisi dati degli utenti può essere di aiuto?
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Semplicemente sapere quali sono i dispositivi di stampa di cui si dispone e conoscerne il livello di utilizzo è incredibilmente utile. Ma, in fin dei conti, i dispositivi sono solo strumenti nelle mani delle persone. Ciò che davvero vi occorre sapere è come le persone utilizzano questi strumenti e perché.
Ed è qui che entra in gioco l’analisi dati degli utenti, la quale vi permette di comprendere:
• Comportamenti/abitudini: Chi stampa cosa? Dove la stampano? E quando?
• Volumi: Quante persone stampano, individualmente o a livello di team/gruppo?
• Contenuti: Che documenti stampano le persone? Che tipi di contenuto vengono stampati di solito? Le persone stampano cose che non dovrebbero?
• Sprechi: Le persone utilizzano carta e toner in maniera oculata? Potrebbero utilizzare meno carta o prendere decisioni più oculate su come e cosa stampano? Stampano a colori e con una risoluzione elevata anche quando andrebbe bene una bozza in bianco e nero?
• Trend: Come cambiano tutti questi fattori nel tempo? Di solito, si osservano picchi o cali in determinati giorni, settimane, mesi o anni?
Xerox offre analisi dei dati generati dalla nostra suite di applicazioni per la gestione della stampa. Queste analisi tengono traccia di un’ampia gamma di informazioni come, ad esempio, quale documento è stato stampato, da chi, quando, su quale dispositivo e molto altro ancora. Inoltre, mostrano i volumi di stampa e i costi per la stampa in bianco e nero rispetto a quella a colori; i volumi e i costi in base al tipo di documento o all’estensione file e i volumi di stampa e i costi in base al singolo utente/reparto.
I dati vengono raccolti e presentati in dashboard interattivi, pertanto l’analisi dei dati è molto più veloce e accurata.
2. Analisi dati degli utenti
Fare le cose in maniera diversa
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Gestione stampe
Quasi a piena capacità di utilizzo
In qualità di ufficio completamente digitalizzato, NewField utilizza l’Analisi dati degli utenti per assicurare che l’attività di stampa sia ridotta al minimo e per identificare gli utenti che stampano troppo. Possono identificare gli utenti che hanno bisogno di un ulteriore supporto per comprendere cosa sia un ufficio completamente digitalizzato. Allo stesso tempo, sui PC di questi utenti viene installato Xerox ® Print Awareness Tool, in modo che sappiano sempre quanto stampano.
Dimostrazione concreta NewField IT diffonde il verbo dell’addio alla carta
Dati analogici Dati digitali
SONDAGGIO SUI DOCUMENTI
3. Analisi dati dei documenti
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3. Analisi dati dei documenti
Che cosa può dirvi l’analisi dati dei documenti?
L’analisi dati dei documenti illustra il ruolo che i documenti stampati, e i relativi processi associati, giocano nella vostra azienda. Comprende due tipi di dati:
• Quantitativi: ad esempio, stampa basata sull’utente e archiviazione dati.
• Qualitativi: ad esempio, sondaggi online, interviste telefoniche e workshop in aula.
Potete esaminare i dati a livello organizzativo oppure approfondirli a livello dei singoli reparti o processi aziendali, per comprendere come utilizzate la stampa in ciascuno dei vostri flussi di lavoro.
In che modo l’analisi dati dei documenti può essere di aiuto?
L’analisi dati dei documenti vi permette di identificare i processi manuali a consumo intensivo di carta che possono essere semplificati o automatizzati per ridurre i costi, conservare le risorse e risparmiare tempo. Vi mostra la differenza tra “carta utile” – stampa indispensabile – e “carta inutile”, che dovrebbe essere evitata. Rivela cosa accade ai documenti stampati al termine della loro vita utile e quante delle vostre stampe vengono conservate, archiviate o riciclate.
Motivi per stampare
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3. Analisi dati dei documenti
La carta può essere un sintomo di inefficienza. Qual è, dunque, la cura?
Ogni documento che viene stampato rappresenta potenzialmente un’attività che avrebbe potuto essere eseguita in modo diverso e meno costoso. Tuttavia, a meno che non conosciate i vostri documenti e i processi che supportano, è difficile stabilire quali possano essere questi approcci alternativi o come risparmiare riducendo i volumi di stampa complessivi.
Ed è qui che entrano in gioco l’analisi dati dei documenti e quella dei processi. L’analisi dati dei dispositivi e degli utenti vi hanno mostrato cosa viene stampato nella vostra azienda e chi lo stampa. Ora è necessario capire il “perché”, identificare i motivi per cui si stampa e le inefficienze intrinseche ai vostri processi aziendali che portano le persone a stampare cose di cui, in realtà, non hanno bisogno.
A tale scopo, occorre collegare i dati raccolti su quali documenti vengono stampati e su chi li stampa (singoli individui, team o reparti) alle fasi dei vostri processi aziendali.
Ci sono quattro motivi principali per cui le persone stampano:1. Per leggere un documento.
2. Per salvare un documento in modo che possano trasportarlo o conservarlo più facilmente.
3. Per annotare un documento – ad esempio, con commenti scritti a mano, modifiche, firme o post-it.
4. Per condividere un documento – ad esempio, tramite posta o di persona.
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Dove finisconoi vostri documenti
stampati?
Archiviati RiciclatiDistrutti
3. Analisi dati dei documenti
Aiuta anche a sapere dove va a finire il documento stampato. Ad esempio, viene archiviato o semplicemente riciclato/distrutto?
Ogni processo a consumo massivo di carta indica una possibilità di miglioramento. L’analisi dati dei documenti e quella dei processi vi forniscono dati concreti sui processi che sospettate siano inefficienti, ma per i quali avete bisogno di una prova che lo dimostri. Inoltre, mostrano i vantaggi che potrebbero derivare dal miglioramento di tali processi. Con queste informazioni, potete cercare modi per trasformare in maniera digitale i vostri processi aziendali o automatizzare i vostri flussi di lavoro.
Se desiderate risparmiare denaro e risorse, eliminare la carta dalla vostra azienda è un gioco da ragazzi. I flussi di lavoro per documenti digitali possono essere più economici, più sostenibili, più efficienti e più sicuri di quelli basati su carta. La sostituzione dei flussi di lavoro basati su carta con flussi di lavoro digitali non è necessariamente un’impresa ardua. Qualcosa di semplice come una soluzione per firme digitali può modificare radicalmente le abitudini di stampa e garantire un successo immediato.
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Pacchetto di formazione
Delle 70.000 pagine stampate ogni mese per i pacchetti di formazione, l’80% veniva cestinato dai partecipanti ai corsi
Una società di servizi professionali ha scoperto che il 60% delle pagine stampate veniva utilizzato per i pacchetti di formazione. Delle 70.000 pagine stampate ogni mese, l’80% veniva cestinato dai partecipanti ai corsi di formazione, mentre il 20% veniva archiviato. Le modifiche proposte consentiranno di dimezzare il numero di pagine stampate, stampando solo quelle richieste per la sessione di formazione vera e propria. Il materiale di riferimento verrà fornito in formato elettronico.
Dimostrazione concreta Riduzione degli sprechi
4. Analisi dati dei processi
PiU erroriPiU errori
Manuale Automatica
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4. Analisi dati dei processi
Perché è importante analizzare i vostri processi?
L’analisi dati dei processi studia in dettaglio le fasi che costituiscono i vostri processi aziendali, fornendovi un quadro più chiaro di ciò che accade e quando accade, di chi fa cosa, in ogni singola fase. Da lì, è possibile identificare le fasi che non aggiungono valore, (a voi o ai vostri clienti) e che sono pertanto dispendiose in termini di costi, risorse, tempo o soddisfazione del cliente.
È un metodo che vi fornisce essenzialmente dati qualitativi. Potete acquisire tali informazioni parlando con esperti di processi o con i responsabili dei processi, i quali hanno una conoscenza approfondita dei processi e possono fornirvi dati granulari necessari per identificare opportunità di miglioramento.
In che modo l’analisi dati dei processi aiuta la vostra azienda
L’analisi dati vi permette di evidenziare le inefficienze dei vostri processi e, in una fase successiva, di semplificarli e ottimizzarli in base alle vostre priorità aziendali. Ciò assicura molti vantaggi, tra cui un miglioramento della produttività, un risparmio sui costi e una maggiore sostenibilità.
Sulla base delle informazioni acquisite, potete esplorare le opportunità di utilizzo di alternative digitali e di automatizzazione dei vostri flussi di lavoro.
Migliorare i processi non è sempre una questione di costi.
Vecchio processo “cattivo”
• Complesso• Non aggiunge valore• Lungo• Manuale• Reattivo• Costoso• Soggetto a errori• Rigido• Disordinato
Nuovo processo “buono”
• Semplice • Aggiunge valore• Conciso• Automatizzato• Proattivo• Economico• Di qualità elevata• Flessibile• Controllato
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Fase 9
Fase 8
Fase 7
Fase 6
Fase 5
Fase 4
Fase 3
Fase 2
Fase 1Dimostrazione concreta Costi di carta e report fantasma
Durante una valutazione dei documenti e dei flussi di lavoro per un importante rivenditore al dettaglio, abbiamo evidenziato inefficienze significative nel suo processo di report pagamenti in eccesso dei clienti. Il report veniva stampato ogni giorno, in ogni negozio, anche quando non era necessario. Ciascuna versione (anche quelle vuote) veniva revisionata, approvata e numerata manualmente. I report stampati venivano poi conservati per due mesi in sede e, infine, distrutti dopo un periodo compreso tra sei mesi e due anni.
Considerando il lavoro, i servizi, i materiali, altri costi, nonché altri otto report che venivano gestiti in maniera simile, abbiamo stabilito che questo processo costava alla società 72.000 dollari all’anno a negozio.
Abbiamo scoperto che solo 9 delle 15 fasi di questo processo aggiungevano valore al business. Gran parte di esse comportava la stampa di un report, la consegna del report ai vari reparti, la firma del report e la sua archiviazione. È stato possibile ridurre il flusso di lavoro a solo una o due fasi e automatizzarlo digitalizzando il processo in modo che i report venissero gestiti elettronicamente e non manualmente, permettendo, in tal modo, di ridurre i costi e migliorare la produttività.
5. Analisi dati dei servizi
Controllo del dispositivo
Spesa annua Volume di stampa
Utilizzo del colore
Utenti del dispositivo
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Data sourcing quantitativo
5. Analisi dati dei servizi
Che cosa può dirvi l’analisi dati dei servizi?
L’analisi dati dei servizi vi fornisce il “quadro di insieme” di ciò che accade nel vostro parco stampanti, utilizzando per lo più dati relativi alle prestazioni generati automaticamente dagli strumenti di gestione della stampa del vostro vendor MPS.
Potete conoscere il numero di dispositivi di cui disponete, quanto viene stampato, quanti incidenti (ad esempio, inceppamenti della carta) si verificano e, sostanzialmente, analizzare i trend in queste cifre in modo da poter individuare rapidamente le necessità emergenti, ridurre problemi di capacità e potenziali che devono essere risolti.
In che modo l’analisi dati dei servizi può aiutarvi?
L’analisi dati dei servizi vi permette di valutare il livello di prestazioni del vostro partner MPS. Potete utilizzare questa analisi dati per calcolare il vostro ritorno sull’investimento, modificare obiettivi e SLA e per assicurarvi che otteniate un continuo miglioramento.
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5. Analisi dati dei servizi
Mantenere il controllo
Come si evince da questo eBook, l’analisi dati può aiutare a realizzare nella vostra azienda cambiamenti importanti e positivi. Tuttavia, è importante non abbassare la guardia quando i risultati iniziano ad arrivare.
Il vostro partner scelto deve rispettare i termini dello SLA concordato e tenere traccia dei vostri progressi rispetto alla baseline esaminata nel capitolo 1. Ciò comporta la valutazione dei miglioramenti che sono stati apportati in ciascuna dimensione chiave – efficienza, costi, semplificazione dei processi, sicurezza e sostenibilità.
Un dashboard personalizzato che raccoglie insieme tutti gli indicatori KPI per la vostra azienda è l’unico modo per tenere sotto controllo i vostri dati. Può combinare le principali metriche per le prestazioni dei servizi, nonché analisi dati personalizzate per riportare gli indicatori KPI più importanti. Un partner MPS orientato ai dati sarà in grado di realizzare questo dashboard e renderlo fruibile per voi.
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Affidatevi all’analisi dati, preparatevi al futuro
L’analisi dati vi consentirà di comprendere quanto accade realmente nella vostra azienda ogni giorno e vi permetterà di migliorarlo.
Tuttavia, l’analisi dati va ben oltre la stampa, la carta e i documenti. Può aiutarvi a semplificare e automatizzare il vostro flusso di lavoro e rielaborare i vostri processi in modo che risultino realmente allineati alle vostre priorità aziendali. Ciò significa che il futuro sarà migliore del presente.
Inoltre, l’analisi dati è uno strumento che guarda al futuro. Naturalmente, nei prossimi anni i vostri obiettivi e le vostre priorità potrebbero cambiare, ma otterrete sempre un vantaggio dall’uso di dati concreti e di un’analisi dati intelligente che permettono di assumere decisioni più oculate.
Volete prepararvi al futuro? Affidatevi all’analisi dati.
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Per ulteriori approfondimentiGrazie per aver letto questo documento. Speriamo sia stato di vostro gradimento. Leggendo questo documento, avete compiuto un importante passo in avanti verso la piena comprensione dell’importanza che i dati possono rappresentare per la vostra azienda. Per ulteriori informazioni, questo blog post sull’analisi dati dei documenti può essere un buon punto di partenza. E se desiderate approfondire l’argomento, date uno sguardo allo SlideShare e al video riportati di seguito:
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Un nuovo ruolo per l’analisi dati dei
documenti
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