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ANALISI E VALUTAZIONE
DEI MECCANISMI ORGANIZZATIVO-GESTIONALI
DI CENTRO DISTRIBUZIONE
FATTORI CRITICI DI SUCCESSO E
CORRELATE AREE GESTIONALI CRITICHE
IN CENTRO DISTRIBUZIONE:
Verso la definizione
del modello dei processi gestionali di CENTRO DISTRIBUZIONE
Catry Ostinelli, Giuseppe Toscano
9 Luglio 1998
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Con gli incontri del 27 Gennaio e dell’11 Febbraio 1998 ha avuto inizio la fase di
analisi e di valutazione dei meccanismi organizzativo-gestionali interni a CENTRO
DISTRIBUZIONE.
In particolare è stata posta specifica attenzione sui FATTORI CRITICI DI SUCCESSO di
CENTRO DISTRIBUZIONE nonché sulle competenze necessarie affinché i suddetti
fattori critici di successo siano presidiati.
Si tenga presente che il concetto di competenza si lega al «saper fare bene le cose
giuste» e fa riferimento all’insieme delle attività/processi dal cui svolgimento
dipende il successo economico, competitivo e sociale dell’impresa.
LE PRINCIPALI DIFFERENZE TRA UN’ORGANIZZAZIONE BUROCRATICAE UN’ORGANIZZAZIONE INNOVATIVA
CHE SVILUPPA COMPETENZE DISTINTIVE
ORGANIZZAZIONE
BUROCRATICA
ORGANIZZAZIONE
INNOVATIVA
Attività critiche per il successo Attività produttive Attività di concetto
Forme di relazione tra il personale Relazioni gerarchiche Relazioni da pari a pari
Livelli organizzativi Molti livelli organizzativi Pochi livelli organizzativi
Struttura organizzativa Struttura funzionalePresenza di team di lavoro multi-
funzionali
Barriere interne Rigidi confini tra funzioniNon esistono barriere alla
comunicazione tra uffici
Strategia di sviluppo Crescere acquisendo nuove aziendeCrescere attraverso la collaborazione
con aziende esterne
Stile di direzione Autoritario Partecipativo
Cultura aziendale Immobilismo e tradizioneCoinvolgimento e valutazione sui
risultati
Persone Identiche Differenti
Obiettivo strategico Efficienza Innovazione
Figura 1. Da un’organizzazione burocratica ad un’organizzazione che sviluppa competenze distintive
Il vantaggio competitivo di CENTRO DISTRIBUZIONE, in effetti, si basa sulla
capacità dell’organizzazione di creare e consolidare le tecnologie, i processi, le
competenze di logistica/distribuzione nonché di servizio al cliente.
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Ciò significa riconoscere che l’analisi degli assetti organizzativi di CENTRO
DISTRIBUZIONE deve abbandonare la visione organizzativo-gestionale basata sulle
funzioni, tipica di un approccio tayloristico-burocratico, per passare all’adozione di
una visione per processi [Figura 1].
I primi incontri con la direzione di CENTRO DISTRIBUZIONE hanno consentito
l'identificazione e la definizione dei principali flussi di attività attraverso i quali
CENTRO DISTRIBUZIONE opera nel business della distribuzione di prodotti grocery
a supermercati, discount e superette.
Il modello che ne deriva e che è proposto in questo documento si articola nei
seguenti processi gestionali:
1. Definire i principi strategici, organizzativi e del sistema qualità;
2. Budgeting e reporting: pianificare e controllare la dimensione economico
finanziaria;
3. Comprendere i fabbisogni del mercato e definire l’offerta di prodotto/servizio;
4. Progettare, realizzare e manutenere la rete logistico-distributiva;
5. Avviare e sviluppare le relazioni con i clienti, ricevere l’ordine e curare
l’incasso;
6. Svolgere le operazioni di preparazione della merce e consegnare al cliente;
7. Progettare ed erogare i servizi aggiuntivi/soluzioni personalizzate al cliente;
8. Approvvigionarsi: definire i contratti di acquisto, emettere l’ordine e stoccare la
merce a magazzino;
9. Rappresentare le risultanze di bilancio e gestire il ciclo amministrativo e
finanziario;
10. Amministrare, selezionare, assumere e valutare il personale;
11. Sviluppare il sistema qualità e il sistema informativo/informatico.
La fase del progetto in corso di svolgimento completerà la definizione del modello
delle attività fornendo i seguenti elementi:
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• identificazione in dettaglio delle attività che ad oggi vengono svolte dalle
differenti unità organizzative nell'ambito di ognuno di questi processi,
• evidenziazione di eventuali incoerenze tra la missione di ciascun processo e le
modalità di svolgimento delle attività, nonché tra competenze attuali e
competenze necessarie.
I processi gestionali: una dimensione nuova per la revisione delle
responsabilità organizzative
Elemento fondamentale del modello qui presentato è il processo gestionale
("Business Process"), inteso come:
un sistema di attività, svolte da differenti unità organizzative, correlate
per il conseguimento di un fine comune, significativo per l'ottenimento di
prestabiliti obiettivi aziendali.
Lo svolgimento di diverse attività lungo il processo permette, quindi, di ottenere la
trasformazione di fabbisogni, di materiali e di informazioni in risultati rilevanti,
attraverso l'impiego di risorse umane e tecnologiche, entro definite condizioni
fisico-tecniche e nel rispetto di specifiche norme organizzative, di sicurezza e di
impatto ambientale.
Nel modello proposto sono distinte tre tipologie fondamentali di processo
gestionale:
A) i processi di direzione, finalizzati a pianificare, guidare, coordinare, e valutare
la gestione aziendale. Rientrano in tale ambito i processi: "Definire i principi
strategici, organizzativi e del sistema qualità dell’impresa", "Budgeting e reporting:
pianificare e controllare la dimensione economico-finanziaria", "Comprendere i
fabbisogni del mercato e definire l’offerta".
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B) i processi di gestione caratteristica, finalizzati a fornire i servizi tipici di
CENTRO DISTRIBUZIONE al cliente/utilizzatore, sviluppando le relazioni con esso.
Questi processi sono fondamentali per garantire la permanenza di CENTRO
DISTRIBUZIONE nel settore di appartenenza e per il conseguimento degli obiettivi
operativi. Si tenga presente che questi processi si compongono delle attività svolte
da unità organizzative distinte. Si pensi, ad esempio, alle attività svolte dal
personale di vendita e dai preparatori nel processo "Svolgere le operazioni di
preparazione della merce e consegnare al cliente" o dal personale della
fatturazione lungo il processo" Avviare e sviluppare le relazioni con i clienti,
ricevere l’ordine e curare l’incasso". Anche il processo “Progettare ed erogare i
servizi aggiuntivi/soluzioni personalizzate al cliente” rientra nell’ambito della
gestione caratteristica.
C) i processi di supporto, finalizzati ad offrire adeguato supporto allo
svolgimento degli altri processi, fornendo, ad esempio, gli elementi infrastrutturali
(tecnologie e sistemi di produzione, sistemi software, sistemi gestionali, ...) come
avviene con i processi "Progettare, realizzare e manutenere la rete
logistico/distributiva" e "Sviluppare il sistema qualità e il sistema
informativo/informatico", o le risorse umane, come avviene con il processo
"Amministrare, selezionare, assumere e valutare il personale". Tra i processi di
supporto è da considerarsi anche: "Rappresentare le risultanze di bilancio e gestire
il ciclo amministrativo e finanziario".
Il completamento del modello dei processi avverrà con la rappresentazione della
mappa dei collegamenti esistenti tra le diverse attività, ad oggi svolte nelle
differenti unità organizzative, dopo averle collocate all’interno dei processi
gestionali.
Sulla base di questi risultati sarà così possibile individuare le principali aree di
miglioramento dell’efficacia e dell’efficienza dei processi gestionali, rispetto alle
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quali definire gli opportuni interventi di revisione delle responsabilità
organizzativo/gestionali.
Le pagine seguenti presentano le caratteristiche essenziali del modello dei processi
che si propone di adottare in CENTRO DISTRIBUZIONE.
In particolare, per ogni processo si fornisce, oltre alla definizione generale:
∗ la missione: l'obiettivo ultimo perseguito nello svolgimento delle attività che
costituiscono il processo;
∗ le attività e le responsabilità: la descrizione di prima approssimazione degli
elementi di condizionamento del processo (i vincoli organizzativi, normativi e
metodologici del processo) e delle specifiche responsabilità, nonché delle attività
che lo costituiscono.
Vi sono dei processi che sono finalizzati a stabilire le più appropriate condizioni di
funzionamento degli altri processi. Si pensi ad esempio ai legami che esistono tra il
processo "Comprendere i fabbisogni del mercato e definire l’offerta " e il processo
"Avviare e sviluppare le relazioni con i clienti". Le modalità di rapporto con i clienti
(ovvero la promozione degli assortimenti, la revisione dei listini prezzo…) utilizzati
nello svolgimento delle attività appartenenti a quest’ultimo sono stabiliti in sede di
formulazione delle politiche di pricing, di assortimento, di promozione sul punto
vendita, coerentemente con gli obiettivi di natura competitiva.
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1. Definire i principi strategici, organizzativi e del sistema qualità
Insieme delle attività volte:
* alla concezione dell'orientamento e delle finalità strategiche di CENTRO
DISTRIBUZIONE,
* alla definizione dei principi e degli elementi della struttura organizzativa e del
sistema della qualità,
* alla valutazione dei risultati strategici e alla definizione degli indirizzi correttivi,
* alla direzione dei processi gestionali e alla valutazione delle relative prestazioni.
Sono qui comprese le attività volte alle definizione dei principi del sistema della
qualità e al disegno del modello dei processi gestionali, in quanto proprie del
momento di formulazione delle logiche strategico/organizzative dell'impresa: tali
principi troveranno poi sviluppo nelle attività svolte nel processo 11.
Missione
Esplicitare la missione strategica dell’impresa, comunicando al management e ai
livelli operativi gli obiettivi e le linee di azione connessi ad essa, garantendone il
conseguimento. Si tratta di indirizzi di assetto di medio-lungo termine, che
modificano la struttura commerciale, logistico-distributiva e strategico-
organizzativa.
Definire gli indirizzi organizzativi per lo sviluppo o la revisione delle responsabilità
delle unità interne, nel rispetto delle linee di sviluppo prestabilite.
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Attività e responsabilità
Nel rispetto delle norme legislative e dei regolamenti:
• concepire e formalizzare la missione aziendale e l'orientamento strategico di
fondo di CENTRO DISTRIBUZIONE,
• formulare le linee di azione strategica e esplicitare gli obiettivi di medio-lungo
periodo, definendo le scelte di allocazione delle risorse tra le diverse funzioni,
• elaborare il piano degli investimenti a medio/lungo termine per
l’adeguamento/sviluppo della rete logistico-distributiva,
• guidare la realizzazione delle linee strategiche e il conseguimento degli obiettivi,
• valutare le prestazioni e i risultati strategici conseguiti, apportando le necessarie
modificazioni e definendo gli indirizzi correttivi,
• sviluppare il sistema della Qualità Aziendale, verificando la piena e diffusa
applicazione dei principi di fondo,
• emanare e innovare i principi e le linee di politica organizzativa e gestionale,
definendo la struttura organizzativa formale in termini di ruoli e responsabilità
• delineare il modello dei processi gestionali e il relativo sistema di direzione,
fissando le linee strategiche di intervento e valutando il miglioramento dei
risultati.
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2. Budgeting e reporting: pianificare e controllare
la dimensione economico-finanziaria
Insieme delle attività volte:
* alla formulazione dei piani, dei programmi d'azione (tecnici, economici e
finanziari) e dei budget aziendali,
* all'organizzazione delle informazioni sui risultati e sulle prestazioni (reporting).
Missione
Assicurare che gli obiettivi strategici siano correttamente e tempestivamente
quantificati e attribuiti in maniera coerente alle diverse unità organizzative;
garantire la rilevanza e la tempestività dei rapporti informativi di gestione.
Attività e responsabilità
In funzione degli indirizzi e degli obiettivi strategici e delle politiche organizzative e
gestionali:
∗ formulare i principi di programmazione e di controllo di gestione,
∗ disegnare e realizzare i sistemi e le procedure di contabilità analitica, budgeting,
reporting,
∗ formulare e consolidare gli obiettivi quantitativi (volumi di vendita, volumi
produttivi, impiego delle risorse umane e materiali, investimenti, spese e costi,
ricavi, etc.) valutandone la sostenibilità e la conseguibilità,
∗ approvare e assegnare obiettivi e responsabilità economiche,
∗ aggregare e controllare i risultati conseguiti fornendo i rapporti gestione.
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3. Comprendere i fabbisogni del mercato e
definire l’offerta di prodotto/servizio
Insieme delle attività volte a:
• comprendere le caratteristiche dell’evoluzione dei bisogni dei consumatori finali
e delle caratteristiche della distribuzione organizzata, ovvero dei mercati in cui
CENTRO DISTRIBUZIONE opera o intende operare,
• definire il posizionamento di CENTRO DISTRIBUZIONE nel mercato, formulando
e guidando l'attuazione delle strategie competitive,
• stabilire le competenze tecnico/tecnologiche e di rapporto con il cliente
necessarie all’attuazione delle strategie competitive
Missione
Sviluppare la fedeltà al distributore («store loyalty») presso i clienti serviti.
Assicurare l’economicità dei servizi logistico/distributivi, definendo:
∗ la politica delle zone di vendita,
∗ la politica dei prodotti da offrire nonché dei servizi aggiuntivi,
∗ la politica dei prezzi di vendita,
∗ la politica dei metodi di vendita,
∗ la politica promozionale,
∗ la politica di sviluppo di rapporti di collaborazione tecnologica e commerciale con
enti esterni (università, centri di ricerca, laboratori).
Attività e responsabilità
In funzione dei principi aziendali, delle finalità e degli obiettivi strategici, del quadro
normativo, nonché delle tecnologie e delle risorse disponibili:
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∗ monitorare e analizzare le caratteristiche e le tendenze in atto nell'ambiente dei
clienti e dei consumatori finali (ambiente competitivo, tecnologico, applicativo,
normativo), stabilendo le più opportune modalità di raccolta e di sistematizzazione
delle informazioni circa le azioni della concorrenza e i fabbisogni del cliente,
∗ comunicare al management le eventuali minacce e opportunità competitive
allorché si manifestino,
∗ definire il posizionamento competitivo di CENTRO DISTRIBUZIONE in termini di:
- aree geografiche da servire,
- criteri di selezione della clientela,
- tipologia delle merci da trattare (ampiezza della gamma) e degli assortimenti
da proporre (profondità della gamma),
- criteri di definizione e aggiornamento dei listini prezzo,
- metodi di vendita da adottare,
- accordi di fornitura diretta da parte delle aziende produttrici,
- politiche promozionali da adottare,
∗ identificare e valutare i potenziali soggetti (clienti o aziende produttrici di beni
complementari a quelli già trattati) per avviare progetti di collaborazione
distributivo-commerciale,
∗ stabilire e mantenere relazioni di cooperazione distributivo-commerciale per la
penetrazione in nuovi segmenti di mercato (alimentare e non-alimentare),
∗ definire delle modalità di erogazione dei servizi aggiuntivi nonché definizione dei
criteri di selezione dei soggetti esterni che si occupano dell’erogazione dei
suddetti servizi (grafico-pubblicitario per il servizio di promozione del punto
vendita, commercialista per il servizio di predisposizione dei bilanci di esercizio)
∗ definire delle politiche di prezzo alla clientela, intese come scelta delle fasce di
prezzo nonché amministrazione del sistema dei prezzi (sconti, dilazioni di
pagamento…),
∗ formulare per ciascun business/servizio (supermercato, superette, discount
versus alimentare e/o non alimentare) precisi obiettivi operativi di sviluppo, in
termini di tasso di crescita, innovazione, grado di penetrazione sul mercato,
know-how commerciale/distributivo da valutare periodicamente,
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∗ formulare indirizzi e linee d'azione per:
- la relazione con i clienti (visita, supporto allo sviluppo, fatturazione e riscossione
crediti…),
- lo svolgimento delle operazioni di prelevamento da magazzino e di consegna a
cliente,
- l’adeguamento della rete logistico-distributiva,
∗ stabilire le logiche di pianificazione dello sviluppo dei progetti,
∗ valutare i risultati competitivi conseguiti sul piano del rispetto degli obiettivi di
economicità, di sviluppo di know-how e di tempestività.
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4. Progettare, realizzare e manutenere la rete logistico-distributiva
Insieme delle attività volte alla pianificazione, alla realizzazione, alla manutenzione
e allo sviluppo della rete logistico-distributiva. Si tratta di scelte di
dimensionamento, di tecnologia e di localizzazione territoriale degli elementi
componenti la rete.
Tali scelte devono assicurare:
- la disponibilità della capacità di ricevimento, stoccaggio e distribuzione
occorrente nel medio/lungo periodo,
- la struttura dei trasporti in entrata e in uscita al fine di servire i bacini di
utenza con efficacia ed efficienza,
- la flessibilità logistico-distributiva.
Per rete logistico-distributiva si deve intendere l'insieme delle capacità di
acquisizione/stoccaggio/trasporto e consegna delle merci presso il
punto vendita mobilitabili da CENTRO DISTRIBUZIONE.
Missione
Permettere a CENTRO DISTRIBUZIONE di disporre di una rete logistica e
distributiva (composta da strutture fisiche e tecnologie):
* che risponda appieno ai requisiti di efficienza e flessibilità,
* idonea a garantire gli standard qualitativi di servizio richiesti dai clienti
(affidabilità, completezza e puntualità delle consegne),
* che rispetti i requisiti di sicurezza, di affidabilità e di tutela ambientale.
Garantire la semplificazione del flusso logistico/distributivo, assicurando
l’integrazione delle tecnologie per il ricevimento, il controllo quantità/qualità, lo
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stoccaggio, il prelevamento e la spedizione e proponendo coerenti logiche di
movimentazione delle merci in entrata e in uscita
Attività e responsabilità
In funzione degli obiettivi strategici, delle normative vigenti, delle tecnologie
disponibili, dell'architettura logistico-distributiva scelta e del portafoglio prodotti-
clienti:
* pianificare tutte le attività di realizzazione delle diverse componenti del sistema
logistico-distributivo, ovvero:
- le aree/strutture di ricevimento, controllo e stoccaggio della merce,
- i punti vendita da servire (localizzazione e strutture interne),
- i pallet e/o i roll container,
- i trasporti
* valutare la convenienza all’esternalizzazione di alcune delle attività di logistica in
entrata ed in uscita,
* definire il flusso fisico/informativo delle merci in entrata e in uscita,
* raccogliere e sistematizzare le esigenze di modifica alle strutture e alle aree
dedicate al ricevimento/controllo/stoccaggio/prelevamento e spedizione delle
merci, predisponendo gli opportuni sistemi di valutazione circa l’affidabilità delle
attuali tecnologie,
∗ formulare un piano di sviluppo e/o adeguamento del layout di magazzino, delle
tecnologie e delle attrezzature, attraverso appropriati studi circa le più moderne
tecnologie logistico/distributive,
∗ pianificare tutte le attività di adeguamento o rinnovamento delle risorse
tecnologiche impiegate, ovvero:
• la definizione dei criteri di selezione/approvazione delle nuove tecnologie,
• la selezione dei fornitori delle nuove tecnologie,
• l’installazione e controllo del funzionamento delle stesse,
• l’identificazione delle alternative di dismissione,
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controllandone la realizzazione,
* progettare e realizzare gli interventi di ammodernamento/sviluppo delle strutture
e delle attrezzature di magazzino, nonché degli automezzi di proprietà,
* stabilire e aggiornare i contratti di manutenzione delle strutture e delle
attrezzature di magazzino e di trasporto,
* definire i criteri di valutazione dello sviluppo della rete dei fornitori di merci,
ovvero stabilire la convenienza dell’avvio di un contratto di acquisto con un nuovo
fornitore in termini di miglioramento dell’efficienza e dell’affidabilità dell’intero
flusso logistico/distributivo,
* definire i criteri di valutazione dello sviluppo della rete dei punti vendita, ovvero
stabilire la convenienza dell’acquisizione di un nuovo punto vendita in termini di
ottimizzazione dei flussi logistici interni ed esterni,
* definire i criteri di ammodernamento e sviluppo delle strutture dei punti vendita,
* programmare e svolgere le operazioni di ammodernamento delle strutture di
ricevimento e stoccaggio presso i punti vendita. Tali strutture infatti sono da
considerare parte integrante delle rete logistico-distributiva di CENTRO
DISTRIBUZIONE
* ottimizzare il dimensionamento, l’assegnazione e la gestione logistica del parco
dei pallet e dei roll container nonché delle aree di spedizione delle merci in
relazione ai fabbisogni dei clienti (asset management per cliente),
* ottimizzare l’organizzazione delle merci in magazzino, nelle aree di ricevimento,
controllo quantità/qualità, stoccaggio, prelievo e spedizione delle merci a cliente
* stabilire e aggiornare i metodi di lavoro per l’area accettazione merci, controllo
quantità/qualità, posizionamento sugli scaffali, stoccaggio, prelevamento e
spedizione.
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5. Avviare e sviluppare le relazioni con i clienti,
ricevere l’ordine e curare l’incasso
Insieme delle attività per avviare e mantenere le relazioni commerciali con i clienti,
attraverso la comprensione delle loro esigenze e la formulazione di un’offerta in
grado di soddisfarle.
Missione
Sviluppare e consolidare il portafoglio clienti di CENTRO DISTRIBUZIONE
garantendo la piena soddisfazione delle loro esigenze.
Attività e responsabilità
In funzione delle strategie competitive, degli obiettivi di sviluppo e di
posizionamento di CENTRO DISTRIBUZIONE, delle tecnologie disponibili e del
quadro normativo:
∗ studiare le metodologie di consolidamento delle posizioni nei mercati nonché le
modalità di contatto con il cliente, in particolare, nel rispetto delle scelte di
marketing mix, definire modalità e tempi delle visite a clienti, delle attività di
promozione della «fedeltà al distributore» (store loyalty) e delle attività di
sviluppo dei punti vendita,
∗ aggiornare i listini prezzi e discuterli con il cliente,
∗ raccogliere e sistematizzare le esigenze di ciascun cliente,
∗ identificare e contattare nuovi clienti e avviare le relazioni con essi,
∗ elaborare le procedure commerciali, di relazione con il cliente e di incasso,
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∗ raccogliere le richieste di un nuovo cliente e procedere ad una prima valutazione
della convenienza strategica dello stesso,
∗ valutare periodicamente la redditività e l’importanza strategica dei differenti
clienti,
∗ preparare la proposta di offerta e concludere il contratto,
∗ mantenere le relazioni col cliente:
• informandolo circa le modifiche agli assortimenti, le promozioni, le variazioni
nei listini prezzi, ovvero relativamente ai servizi appartenenti dell’offerta
CENTRO DISTRIBUZIONE,
• valutando l'evolversi delle sue esigenze e raccogliendo informazioni e spunti
innovativi,
• rispondendo alle richieste di informazione e di supporto e indirizzando la
soluzione dei problemi,
• rilevando e valutando il livello di soddisfazione espresso dal cliente stesso,
∗ ricevere l’ordine dal cliente, svolgere gli opportuni controlli e trasmetterlo agli
addetti al prelevamento,
∗ informare il cliente circa eventuali sostituzioni,
∗ curare l'incasso dei prodotti e servizi fatturati e recuperare gli eventuali crediti
inevasi.
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6. Svolgere le operazioni di preparazione della merce
e consegnare a cliente
Insieme delle attività volte a fornire il prodotto al cliente, nei tempi e secondo le
modalità definite nel contratto.
Missione
In conformità agli obiettivi di servizio al cliente, all’assetto tecnologico prelevare le
merci da magazzino e consegnare a cliente, assicurando l’affidabilità e l’efficienza
nelle movimentazioni, nel rispetto delle condizioni di sicurezza e di corretto impatto
ambientale.
Attività e responsabilità
In funzione degli obiettivi di affidabilità ed efficienza del flusso
logistico/distributivo, delle procedure di programmazione delle consegne, nel
rispetto delle condizioni contrattuali assunte con i clienti, delle normative vigenti
sulla qualità, sicurezza e sul corretto impatto ambientale:
∗ ricevere l’ordine controllato e pronto per essere evaso,
∗ svolgere le operazioni di prelevamento e spedizione a cliente,
∗ segnalare eventuali miglioramenti nei metodi di lavoro definiti per l’area
accettazione merci, controllo quantità/qualità, posizionamento sugli scaffali,
stoccaggio, prelevamento e spedizione,
∗ segnalare anomalie di funzionamento alle attrezzature nonché ai sistemi
informativo/informatici di supporto,
∗ richiedere l’intervento per manutenzione e per controllo delle attrezzature,
∗ segnalare l’urgenza di approvvigionarsi di merce,
∗ programmare le operazioni di spedizione al cliente del prodotto finito,
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∗ negoziare le condizioni di trasporto con i corrieri e gli spedizionieri,
∗ emettere la documentazione di spedizione,
∗ provvedere alla consegna delle merci al cliente nonché al posizionamento dei
prodotti nel punto vendita e sugli scaffali secondo le modalità concordate,
∗ provvedere al ritiro delle merci non conformi resi dai clienti.
7. Progettare ed erogare i servizi aggiuntivi/soluzioni personalizzate al
cliente
Insieme delle attività volte allo sviluppo, alla progettazione e all’erogazione di
servizi aggiuntivi/soluzioni personalizzate al cliente, quali ad esempio la
predisposizione di corsi di aggiornamento professionale, la realizzazione di ricerche
di mercato, la concessione di finanziamenti agevolati…
Missione
Progettare e realizzare soluzioni che soddisfino efficacemente specifiche esigenze
di un cliente o di una tipologia applicativa, curando il conseguimento di tutti gli
aspetti tecnici e logistici.
Attività e responsabilità
In funzione delle strategie competitive, delle opportunità riscontrate, delle esigenze
dei clienti e delle modalità contrattuali definite con essi, nonché delle basi
tecnologiche disponibili e del quadro normativo:
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* programmare e coordinare le attività e le risorse interne di CENTRO
DISTRIBUZIONE e esterne (fornitori di servizi, professionisti…), per la
realizzazione del progetto,
* seguire le operazioni di progettazione del servizio che si intende offrire,
* erogare il servizio al cliente,
* adeguare la soluzione fornita al mutare delle esigenze del cliente,
* formalizzare le conoscenze e le informazioni sviluppate e acquisite,
* fatturare le prestazioni rese.
8. Approvvigionarsi: definire i contratti di acquisto,
emettere l’ordine e stoccare la merce a magazzino
Insieme delle attività volte a creare e mantenere le relazioni con le aziende
produttrici, all’acquisto e allo stoccaggio a magazzino delle merci.
Missione
Garantire la disponibilità di un parco fornitori di merci che permetta a CENTRO
DISTRIBUZIONE di rispettare gli obiettivi di assortimento, ampiezza e profondità,
nonché di affidabilità, puntualità ed efficienza nelle operazioni di logistica e
distribuzione a cliente
Attività e responsabilità
In funzione degli obiettivi e delle politiche aziendali, delle necessità tecnologiche e
commerciali e nel rispetto delle normative vigenti:
∗ analizzare i settori e i mercati di acquisizione e selezionare il parco fornitori,
∗ valutare le prestazioni in termini di affidabilità, puntualità ed efficienza dei
fornitori,
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∗ mantenere e sviluppare il parco fornitori fornendogli il necessario supporto
tecnologico e gestionale, certificandone i principi operativi e controllandone i
risultati. Si pensi all’importanza che il produttore può attribuire alla trasmissione
da parte di CENTRO DISTRIBUZIONE di informazioni di dettaglio circa i
comportamenti di acquisto della clientela,
∗ valutare i fabbisogni di acquisto di merci, definire il programma degli acquisti,
negoziare con il fornitore ed emettere gli ordini di acquisto,
∗ attivare e rinnovare i contratti di fornitura nel rispetto degli accordi quadro a
livello nazionale,
∗ controllare l'esecuzione dell'ordine, disponendone eventuali modifiche,
∗ ricevere e controllare le merci acquisite (controllo quantità/qualità e codifica) e la
loro documentazione fiscale e tecnica,
∗ curare la codifica dei fornitori e dei prodotti, curando l’omogeneo sviluppo
dell’anagrafico prodotti/fornitori,
∗ immagazzinare la merce, nel rispetto dei metodi di stoccaggio definiti,
∗ controllare gli inventari dal punto di vista fisico e contabile,
∗ controllare, contabilizzare e pagare le fatture dei fornitori,
∗ provvedere alla consegna della merce non conforme al fornitore e
all’espletamento delle relative pratiche.
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9. Rappresentare le risultanze di bilancio
e gestire il ciclo amministrativo e finanziario
Insieme delle attività volte:
* alla formulazione e all'esecuzione delle procedure contabili e finanziarie,
* al controllo finanziario, fiscale e legale della gestione.
Missione
Garantire:
* il pieno rispetto dei principi contabili e della normativa fiscale,
* il contenimento dei rischi di natura legale (civile e penale),
* la rilevanza dei sistemi e delle procedure contabili,
* l'acquisizione e la gestione di risorse finanziarie in linea, per volumi e tipologia,
con gli obiettivi strategici.
Attività e responsabilità
In funzione dei principi e delle linee di politica gestionale, delle finalità e degli
obiettivi strategici, del quadro normativo (fiscale, civile e penale):
∗ formulare i principi, i sistemi e le procedure di carattere contabile, fiscale e
finanziario,
∗ controllare l'attuazione delle procedure contabili e il rispetto delle norme fiscali e
legali,
∗ svolgere le attività di scrittura e di rilevazione contabile,
∗ redigere il bilancio civilistico e fiscale,
∗ programmare e condurre le operazioni finanziarie, di tesoreria e assicurative,
∗ valutare il potenziale rischio fiscale, civile e penale delle attività e dei programmi
aziendali e formulare le opportune direttive per il loro contenimento,
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∗ provvedere al reperimento e alla gestione delle fonti finanziarie al fine di
garantire l’attuazione dei programmi di sviluppo interno.
10. Amministrare, selezionare, assumere e valutare il personale
Insieme delle attività volte all'amministrazione, alla selezione e alla formazione
continua del personale.
Missione
Assicurare che:
* le caratteristiche, le competenze e le condizioni del personale aziendale siano
mantenute coerenti con le linee strategiche e le politiche organizzative e
gestionali di CENTRO DISTRIBUZIONE,
* l’adeguamento delle norme contrattuali avvenga nel rispetto delle norme
legislative e degli indirizzi e delle modalità di trattamento del personale,
dell'organizzazione e della conduzione delle attività aziendali.
Attività e responsabilità
In funzione dei principi e delle linee di politica organizzativa e gestionale, delle
finalità e degli obiettivi strategici, del quadro normativo (leggi, regolamenti,
contratti aziendali e di categoria):
∗ valutare e pianificare l'evoluzione delle competenze, delle caratteristiche e
dell'inquadramento del personale, definendo i profili professionali attesi,
∗ valutare la convenienza al ricorso a personale esterno per lo svolgimento di
attività di logistica/movimentazione delle merci in entrata/uscita,
∗ selezionare e acquisire dall'esterno nuovo personale,
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∗ definire i principi del sistema di valutazione delle prestazioni del personale e del
sistema premiante,
∗ definire per ciascun profilo professionale i percorsi di formazione e gli
avanzamenti di carriera più adatti,
∗ condurre le attività di formazione e di addestramento,
∗ formulare e emanare indirizzi di gestione e di relazione con il personale,
∗ amministrare il personale sotto il piano retributivo, previdenziale, assicurativo e
fiscale,
∗ condurre le relazioni con le organizzazioni e le rappresentanze sindacali,
∗ sviluppare e realizzare programmi di comunicazione interna,
∗ programmare e svolgere le attività di tutela della sicurezza e della salute del
personale.
11. Sviluppare il Sistema della Qualità e il sistema
informativo/informatico
Insieme delle attività volte allo sviluppo del sistema qualità e dei processi
gestionali, nonché alla realizzazione delle applicazioni informativo-informatiche e
alla fornitura dei relativi servizi di supporto.
Missione
Assicurare che l’evoluzione dei processi gestionali e dei sistemi informativo/
informatici sia adeguata ai fabbisogni gestionali.
Attività e responsabilità
In funzione dei principi del sistema qualità e delle linee di politica organizzativa e
gestionale, delle finalità e degli obiettivi strategici, delle tecnologie e delle risorse
disponibili, del quadro normativo attuale e prospettico:
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∗ verificare e analizzare l'evoluzione delle problematiche gestionali delle unità
organizzative aziendali,
∗ sviluppare e aggiornare l’architettura dei processi gestionali, definendo e
coordinando i gruppi di miglioramento,
∗ aggiornare le procedure per l’assicurazione della qualità,
∗ pianificare, realizzare e aggiornare l'architettura del sistema delle informazioni
aziendali in funzione dei fabbisogni delle unità organizzative aziendali,
∗ valutare, acquisire e installare le tecnologie più idonee per l'automazione delle
procedure e per l'impiego delle informazioni, mantenendone un adeguato
aggiornamento,
∗ fornire il servizio informatico assicurando il funzionamento delle unità di
elaborazione, delle piattaforme e delle applicazioni informatiche e di
comunicazione.
