Embed Size (px)
Citation preview
ANALISIS BEBAN KERJA SUMBER DAYA MANUSIA DI UNIT REKAM
MEDIS BAGIAN ANALISA BERDASARKAN TEORI WORKLOAD
INDICATORS OF STAFF NEED (WISN)
DI RUMAH SAKIT TK.II DR.SOEDJONO MAGELANG
Karya Tulis Ilmiah
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya
Perekam Dan Informasi Kesehatan
Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
Disusun oleh:
ELLEN DINI LESTYOWATI
1314005
PROGRAM STUDI
PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN (D3)
SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN
JENDERAL ACHMAD YANI
YOGYAKARTA
2017
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahi rabbil aalamin. Puji Syukur kepada Allah yang Maha
memudahkan segala urusan hamba-Nya di muka bumi ini. Dengan segala
kemudahan-Nyalah penulis selaku hamba-Nya dapat menyelesaikan penyusunan
Tugas Akhir yang berjudul “Analisis Beban Kerja Sumber Daya Manusia Di Unit
Rekam Medis Bagian Analisa Berdasarkan Teori Workload Indicators Of Staff
Need (WISN) Di Rumah Sakit Tk.II dr.Soedjono Magelang”.
Penelitian ini dapat diselesaikan atas bimbingan, arahan, bantuan dan saran
berbagai pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu dan pada kesempatan
ini penulis ucapkan terimakasih dengan setulus-tulusnya kepada :
1. Kuswanto Hardjo, dr., M.Kes selaku ketua Stikes Jenderal Achmad Yani
Yogyakarta.
2. Sis Wuryanto, A.Md PerKes., SKM., MPH selaku ketua Prodi D3
Perekam dan Informasi Kesehatan Stikes Jenderal Achmad Yani
Yogyakarta.
3. Dr. Rijantono Franciscus Maria, MPH sebagai pembimbing utama yang
telah meluangkan waktu, tenaga, pikiran, untuk membimbing peneliti
dalam penyusunan Tugas Akhir ini.
4. Harno, SKM., MM selaku penguji yang telah meluangkan waktu, tenaga,
dan pikiran dalam Tugas Akhir ini.
5. Staf dan dosen-dosen Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta yang telah
mendukung penyusunan Tugas Akhir ini.
6. dr. Rahmad Saptono, Sp.OG selaku Direktur Rumah Sakit Tk.II
dr.Soedjono Magelang yang telah memberikan izin untuk penelitian ini.
7. Mukti Wibowo, SKM selaku Kepala Unit Rekam Medis di Rumah Sakit
Tk.II dr.Soedjono Magelang.
8. Seluruh staf dan pegawai rekam medis Rumah Sakit Tk.II dr.Soedjono
Magelang yang telah mendukung dan melancarkan Tugas Akhir ini.
9. Ayah, ibu tercinta dan kakak-kakak atas doa, motivasi dan kasih
sayangnya untuk kelancaran penyusunan Tugas Akhir ini.
10. Seluruh teman-teman rekam medis 2014, atas dukungan serta yang telah
membantu dalam bentuk doa, motivasi dan kasih sayang dalam
penyusunan Tugas Akhir ini.
11. Semua pihak yang telah banyak membantu secara langsung maupun tidak
langsung, namun tidak dapat disebutkan satu persatu.
Penulis menyadari bahwa hasil penelitan yang penulis buat ini masih jauh dari
yang diharapkan, sehingga banyak terdapat kekurangan bahkan kesalahan yang
terdapat dalam penulisan penelitian ini dari segi isi maupun penulisannya. Dalam
hal ini penulis menerima kritikan dan saran yang sifatnya membangun dalam
menyusun penelitian ini sehingga dapat menjadi penelitian yang baik dan dapat
digunakan pada masa yang akan datang.
Demikian Tugas Akhir ini, semoga tugas akhir ini dapat diterima dan dapat
memberi inspirasi bagi penelitian dimasa yang akan datang. Dan semoga tugas
akhir ini dapat memberi manfaat bagi pembaca.
Yogyakarta, Juli 2017
Penulis
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ............................................................................................... i
HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................ ii
HALAMAN PERNYATAAN .............................................................................. iii
KATA PENGANTAR .......................................................................................... iv
DAFTAR ISI ......................................................................................................... vi
DAFTAR TABEL ................................................................................................ viii
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. ix
DAFTAR SINGKATAN ........................................................................................ x
DAFTAR LAMPIRAN .......................................................................................... xi
MOTTO DAN HALAMAN PERSEMBAHAN .................................................. xii
INTISARI ............................................................................................................. xiv
ABSTRACT .......................................................................................................... xv
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ......................................................................................... 1
B. Rumusan Masalah ..................................................................................... 3
C. Tujuan ...................................................................................................... 3
1. Tujuan Umum ...................................................................................... 3
2. Tujuan Khusus ..................................................................................... 3
D. Manfaat .................................................................................................... 3
E. Keaslian Penelitian .................................................................................... 4
BAB II TINJAUN PUSTAKA
A.Tinjauan Teoritis ........................................................................................ 6
1. Rumah Sakit .......................................................................................... 6
2. Rekam Medis ........................................................................................ 6
3. Assembling, Analisa, dan Koding Indeksing ........................................ 8
4. Manajemen Sumber Daya Manusia .................................................... 11
5. Beban Kerja ........................................................................................ 13
B. Kerangka Teori ...................................................................................... 16
C. Kerangka Konsep ................................................................................... 17
BAB III METODE PENELITIAN
A. Jenis dan Rancangan penelitian .............................................................. 18
1. Jenis penelitian .................................................................................... 18
2. Rancangan penelitian .......................................................................... 18
B. Lokasi dan Waktu Penelitian .................................................................. 18
1. Lokasi Penelitian ................................................................................. 18
2. Waktu Penelitian ................................................................................. 18
C. Subjek dan Objek Penelitian ................................................................... 18
1. Subjek Penelitian ................................................................................ 18
2. Objek Penelitian .................................................................................. 19
D. Variabel Penelitian dan Definisi Opersional .......................................... 19
E. Alat dan Teknik Pengumpulan Data ....................................................... 20
1. Alat Pengumpulan Data ...................................................................... 20
2. Teknik Pengumpulan Data .................................................................. 20
F. Teknik Pemerikasaan Keabsahan Data ................................................... 20
G. Metode Pengolahan dan Analisis Data ................................................... 21
1. Metode Pengolahan Data .................................................................... 21
2. Analisis Data ....................................................................................... 21
H. Etika Penelitian ....................................................................................... 22
I. Jalannya Penelitian ................................................................................. 22
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum Rumah Sakit dan Rekam Medis di Rumah Saki Tk. II
dr.Soedjono Magelang ............................................................................ 24
1. Gambaran Umum Rumah Sakit .......................................................... 24
2. Gambaran Umum Unit Rekam Medis ................................................ 27
B. Hasil Penelitian ....................................................................................... 28
1. Uraian tugas petugas analisa (assembling dan koding indeksing di
Unit Rekam Medis Rumah Sakit Tk. II dr.Soedjono Magelang ........ 29
2. Kebutuhan SDM bagian Analisa (assembling dan koding indeksing)
di Unit Rekam Medis Rumah Sakit Tk.II dr.Soedjono Magelang
menggunakan metode WISN ............................................................. 34
C. Pembahasan Penelitian ............................................................................ 41
1. Uraian tugas petugas analisa (assembling dan koding indeksing di
Unit Rekam Medis Rumah Sakit Tk. II dr.Soedjono Magelang ........ 41
2. Kebutuhan SDM bagian Analisa (assembling dan koding indeksing)
di Unit Rekam Medis Rumah Sakit Tk.II dr.Soedjono Magelang
menggunakan metode WISN ............................................................. 42
D. Keterbatasan Penelitian........................................................................... 43
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan ............................................................................................ 44
B. Saran........................................................................................................ 44
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Variabel dan Definisi Opersonal ........................................................... 19
Tabel 3.2 Rencana Kegiatan Penelitian ................................................................ 22
Tabel 4.1 Kategori Sumber Daya Manusia ........................................................... 29
Tabel 4.2 Hari kerja tersedia tahun 2016 .............................................................. 34
Tabel 4.3 Waktu kerja tersedia di Rumah Sakit Tk.II dr.Soedjono Magelang ..... 36
Tabel 4.4 Unit dan Kategori SumberDaya Manusia ............................................. 37
Tabel 4.5 Standar Beban Kerja SDM yang melakukan analisa (assembling
dan koding indeksing) .......................................................................... 38
Tabel 4.6 Standar Kelonggaran bagian analisa (assembling dan koding indeksing)
di Rumah Sakit Tk.II dr.Soedjono Magelang ....................................... 39
Tabel 4.7 Kuantitas kegiatan pokok bagian analisa (assembling dan koding
indeksing)
di Rumah Sakit Tk.II dr.Soedjono Magelang ...................................... 40
Tabel 4.8 Perhitungan tenaga analisa (assembling dan koding indeksing) di
Rumah Sakit Tk.II dr.Soedjono Magelang ........................................... 40
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Kerangka Teori Penelitian.................................................................16
Gambar 2.2 Kerangka Konsep Penelitian.............................................................17
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rekam Medis ...................................................28
DAFTAR SINGKATAN
1. DRM : Dokumen Rekam Medis
2. KLPCM : Ketidaklengkapan Pencatatan Catatan Medis
3. RS : Rumah Sakit
4. RI : Rawat Inap
5. RJ : Rawat Jalan
6. SDM : Sumber Daya Manusia
7. SDMK : Sumber Daya Manusia Kesehatan
8. SOP : Standar Operasional Prosedur
9. WISN : Workload Indicators Of Staff Need
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Pengantar Penelitian
Lampiran 2. Lembar Persetujuan Responden
Lampiran 3. Lembar Persetujuan Triangulasi Sumber
Lampiran 4. Pedoman Wawancara
Lampiran 5. Hasil Wawancara
Lampiran 6. Hasil Wawancara
Lampiran 7. Hasil Wawancara
Lampiran 8. Hasil Wawancara
Lampiran 9. Hasil Wawancara
Lampiran 10. Jumlah (hitungan dari rata-rata perhari)
ANALISIS BEBAN KERJA SUMBER DAYA MANUSIA DI UNIT REKAM
MEDIS BAGIAN ANALISA BERDASARKAN TEORI WORKLOAD
INDICATORS OF STAFF NEED (WISN)
DI RUMAH SAKIT TK. II DR. SOEDJONO MAGELANG
Oleh :
Ellen Dini Lestyowati¹ , Dr. Rijantono Franciscus Maria, MPH²
INTISARI
Latar Belakang : Unit Rekam Medis Rumah Sakit Tk.II dr.Soedjono Magelang
yang merupakan Rumah Sakit tipe B memiliki jumlah petugas bagian analisa
yaitu 3 orang. Bagian analisa membawahi 2 bagian yaitu dibagian assembling dan
koding indeksing yang terdiri dari 1 petugas assembling dan 2 petugas koding
indeksing. Berdasarkan pekerjaan yang ada di di bagian analisa (assembling dan
koding indeksing) masih banyaknya dokumen yang belum terselesaikan karena
jumlah tenaga kerja tidak sesuai dengan beban pekerjaannya, dan petugas masih
merangkap pekerjaan lain. Untuk itu jumlah petugas harus disesuaikan dengan
jumlah beban kerja sehingga produktivitas petugas dapat meningkat dan lebih
optimal.
Tujuan : Mengetahui beban kerja Sumber Daya Manusia bagian Analisa
(assembling dan koding indeksing) di Unit Rekam Medis Rumah Sakit Tk.II
dr.Soedjono Magelang.
Metode Penelitian : Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif dengan
pendekatan kuantitatif dan kualitatif (menggunakan mix method) dan rancangan
cross sectional. Metode pengumpulan data dengan menggunakan wawancara,
observasi, dan studi dokumentasi.
Hasil : Berdasarkan hasil perhitungan dengan metode WISN dapat diketahui
bahwa waktu kerja yang tersedia di Rumah Sakit Tk.II dr.Soedjono Magelang
dalam satu tahun adalah 2200 jam/tahun (132000 menit/tahun). Unit dan kategori
SDM yang ada dibagian Analisa (assembling dan koding indeksing berjumlah 3
orang. Dan dapat diperoleh nilai standar beban kerja masing-masing kegiatan
berbeda-beda, dengan standar kelonggaran dalam satu tahun adalah 0,29. Dari
variabel tersebut diperoleh hasil akhir kebutuhan tenaga kerja di Unit Rekam
Medis Rumah Sakit Tk.II dr.Soedjono Magelang bagian analisa adalah 3,51 orang
dibulatkan 4 orang, sehingga memerlukan penambahan 1 (satu) petugas lagi.
Kata Kunci : Beban Kerja, SDM, Analisa (assembling dan koding indeksing),
WISN
¹ Mahasiswa Program Studi Diploma 3 Perekam Dan Informasi Kesehatan
Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
² Dosen Pembimbing Program Studi Diploma 3 Perekam Dan Informasi
Kesehatan Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta
ANALYSIS THE WORKLOAD OF HUMAN RESOURCES ON THE PART
OF MEDICAL RECORD UNIT OF ANALYSIS BASED ON THE THEORY
WORKLOAD INDICATORS OF STAFF
NEED (WISN) AT DR. SOEDJONO MAGELANG GRADE 2 HOSPITAL
Oleh
Ellen Dini Lestyowati1, Dr.Rijantono Franciscus Maria, MPH2
ABSTRACT
Background: Medical record Unit at dr. Soedjono Magelang Hospital which
is type B has a number of staff analysis 3 people. include the analysis section,
namely the assembling and coding indeksing which consisted of 1 officer and
2 officers were assembling a coding indeksing. Based on the work that is in the
section analysis (assembling, coding, and indeksing) still the large number
of unresolved documents due to the amount of labor does not comply with the
burden of they work, and the clerk still other jobs concurrently. For that number
of officers shall be adjusted by the amount of the workload so that officers can
increase productivity and more optimal.
Objective: to know the human resources workload Analysis section (assembling,
coding, and indeksing) in Medical record Unit at dr. Soedjono Magelang Hospital.
Research methods: in this study the authors do a calculation of Human Resource
needs based on the theory Workload Indicators Of Staff Need (WISN). And the
type of research used was descriptive with quantitative and
qualitative approaches (using mix method) and draft cross sectional. Method of
collecting data using interviews, observation, and study the documentation.
Research results: based on the results
of the calculation with WISN method may note that the working time available in
dr. Soedjono Magelang grade 2 hospital in one year is 2200 hours/year
(132000 minutes/year). Units and categories of Human Resources existing in
the Analysis indeksing, coding and assembling amounted to 3 people. And can be
obtained from the default value of the workload of each activity varies, with the
standard allowances in one year was 0.29. From the variable retrieved the end
result need labor in medical record Unit at dr. Soedjono Magelang hospital is 3.51
people rounded up 4 people, so there needs to be the addition of 1 person the
officer again.
Keywords: Workload, Human Research, Analysis (assembling, coding,
and indeksing), WISN
1 A Student of Diploma 3 Medical Record and Health Information Study Program
of Achmad Yani High School of Health Science Yogyakarta. 2 A conseling lecture of Diploma 3 Medical Record and Health Information Study Program of Achmad Yani High School Of Helath Science Yogyakarta.
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Rumah sakit adalah suatu bagian menyeluruh dari organisasi sosial dan medis
yang berfungsi memberikan pelayanan kesehatan yang lengkap kepada
masyarakat, baik kuratif maupun rehabilitatif, rumah sakit juga merupakan pusat
latihan tenaga kesehatan, serta untuk penelitian biososial (Budi, 2011). Menurut
Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 salah satu fungsi rumah sakit adalah
penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia dalam rangka
peningkatan kemampuan dalan memberikan pelayanan kesehatan. Oleh karena
itu, rumah sakit harus berupaya meningkatkan produktivitas kerja tenaga
kesehatannya. Selain itu, rumah sakit sebagai salah satu sarana pelayanan
kesehatan, tidak hanya menyediakan pelayanan kesehatan bagi masyarakat tetapi
juga harus memperhatikan kesehatan dan keselamatan kerja tenaga kesehatannya.
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 33 tahun 2015 tentang
Penyusunan Perencanaan Kebutuhan Sumber Daya Manusia Kesehatan, Tenaga
Kesehatan adalah setiap orang yang mengabdikan diri dalam bidang kesehatan
serta memiliki pengetahuan dan atau keterampilan melalui pendidikan di bidang
kesehatan yang untuk jenis tertentu memerlukan kewenangan untuk melakukan
upaya kesehatan. Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
55 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan Rekam Medis, Tenaga rekam medis adalah tenaga yang
menangani berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,
pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan
kepada pasien, yang dimulai dari pembuatan rekam medis pasien, assembling,
coding, indexing, dan penyimpanan, serta kemudian pembuatan laporan rekam
medis rumah sakit.
Dijelaskan dalam Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
269/MENKES/PER/III/2008, Rekam Medis dapat mewujudkan peningkatan mutu
pelayanan kesehatan, penyelenggaraan pelayanan kesehatan harus didukung
adanya sarana penunjang yang memadai antara lain melalui penyelenggaraannya
di setiap instansi pelayanan kesehatan termasuk di rumah sakit. Salah satu bagian
yang menunjang kelancaran pelayanan di bidang rekam medis adalah bagian
assembling dan koding. Jika jumlah tenaga kerja sedikit, sedangkan beban kerja
semakin meningkat, mengakibatkan produktivitas kerja rendah dan akan
mempengaruhi mutu pelayanan rumah sakit terhadap pasien, demikian juga
sebaliknya apabila jumlah petugas lebih banyak dari pada beban kerja, maka
banyak pula waktu yang tersisa sehingga pekerjaan menjadi kurang efektif.
Untuk itu kebutuhan tenaga yang profesional di suatu rumah sakit
memerlukan suatu perencanaan dengan menghitung kebutuhan tenaga kerja
berdasarkan beban kerja petugas agar didapatkan tenaga yang berkualitas sesuai
dengan kebutuhan karena dengan adanya tenaga kerja yang berkualitas akan
meningkatkan mutu pelayanan Rumah Sakit.
Berdasarkan studi pendahuluan yang dilakukan peneliti tanggal 15 Mei 2017
di Unit Rekam Medis Rumah Sakit Tk.II dr.Soedjono Magelang yang merupakan
Rumah Sakit tipe B memiliki jumlah petugas bagian analisa yaitu 3 orang. Bagian
analisa membawahi 2 bagian yaitu dibagian assembling dan koding indeksing.
Dengan hari kerja yaitu Senin sampai Jumat 07.00 s/d 15.30. Namun, pekerjaan
dibagian analisa (assembling dan koding indeksing) masih banyaknya dokumen
yang belum terselesaikan karena jumlah tenaga kerja tidak sesuai dengan beban
pekerjaan dimana jumlah tenaga assembling adalah satu orang dan koding
indeksing dua orang dan petugas masih merangkap pekerjaan lain sehingga
mengakibatkan banyak dokumen yang menumpuk. Maka dari itu jumlah petugas
harus disesuaikan dengan jumlah beban kerja sehingga produktivitas petugas
dapat meningkat dan lebih optimal. Metode yang digunakan dalam penelitian ini
yaitu menggunakan metode WISN karena metode ini berdasarkan pada beban
pekerjaan nyata. Dengan metode WISN peneliti mudah mengoperaskan data
secara komprehensif dan realistis.
Mengingat kebutuhan tenaga kerja sangat dibutuhkan, maka dalam penulisan
tugas akhir ini penulis tertarik melakukan penelitian dengan judul “Analisis
Beban Kerja Sumber Daya Manusia di Unit Rekam Medis bagian Analisa
Berdasarkan Teori Workload Indicators of Staff Need (WISN) di Rumah
Sakit Tk.II dr.Soedjono Magelang”.
B. Rumusan Masalah
Bagaimana beban kerja sumber daya manusia di Unit Rekam Medis bagian
Analisa Berdasarkan Teori Workload Indicators of Staff Need (WISN) di Rumah
Sakit Tk.II dr.Soedjono Magelang.
C. Tujuan
1. Tujuan Umum
Mengetahui beban kerja Sumber Daya Manusia bagian Analisa
(assembling dan koding indeksing) di Unit Rekam Medis Rumah Sakit Tk.II
dr.Soedjono Magelang.
2. Tujuan Khusus
a. Mengetahui uraian tugas petugas analisa (assembling dan koding
indeksing) di Unit Rekam Medis Rumah Sakit Tk.II dr.Soedjono
Magelang.
b. Menghitung beban kerja jumlah kebutuhan SDM bagian Analisa
(assembling dan koding) di Unit Rekam Medis Rumah Sakit Tk.II
dr.Soedjono Magelang menggunakan metode WISN.
D. Manfaat Penelitian
1. Bagi Peneliti
Menambah wawasan penulis disamping teori yang dipelajari serta
keterampilan didunia kerja, juga sebagai tolak ukur untuk memasuki dunia
kerja yang sesungguhnya.
2. Bagi Akademik
Sebagai bahan referensi untuk evaluasi belajar pembandingan antara teori
dan penerapan praktek di lapangan guna pengembangan ilmu rekam medis
khususnya dalam topik analisis beban kerja dengan metode Workload
Indicators of Staff Need (WISN).
3. Bagi Rumah Sakit
Mendapatkan gambaran hasil evaluasi mengenai perhitungan Sumber
Daya Manusia di Rumah Sakit sesuai dengan beban kerja berdasarkan metode
Workload Indicators of Staff Need (WISN).
E. Keaslian Penelitian
1. Argarini (2016) dengan judul “Menghitung Kebutuhan Petugas Pengodean
Pasien JKN berdasarkan Metode WISN di RS PKU Muhammadiyah
Yogyakarta”. Hasil penelitian ini berupa hasil perhitungan dengan teori
WISN, jumlah petugas pengodean JKN berjumlah 3 orang yang dibutuhkan
untuk melakukan kegiatan pengodean JKN yang ada di RS PKU
Muhammadiyah Yogyakarta. Dari hasil perhitungan tersebut tenaga kerja
yang dibutuhkan 5 orang. Sehingga perlu ada penambahan 2 orang petugas
lagi. Persamaan penelitian yang dilakukan Argarini dengan peneliti yaitu
samasama bertujuan untuk mengetahui jumlah kebutuhan SDM berdasarkan
metode WISN. Sedangkan perbedaan penelitian yang dilakukan oleh Argarini
ingin mengetahui kebutuhan SDM di bagian pengodean JKN, sedangkan
penelitian ini untuk petugas analisa (assembling dan koding indeksing).
2. Eni (2015) dengan judul “Analisa Kebutuhan Jumlah Tenaga Kerja
Berdasarkan Beban Kerja Di Unit Rekam Medis RS Umum Assalam
Gemolong”. Hasil penelitian ini berupa hasil perhitungan dengan teori WISN,
jumlah seluruh petugas rekam medis berjumlah 8 orang yang ada di Unit
Rekam Medis di RS Umum Assalam Gemolong. Dari hasil perhitungan
tersebut tenaga kerja yang dibutuhkan 9 orang. Sehingga perlu ada
penambahan 1 orang petugas lagi. Persamaan penelitian yang dilakukan Eni
dengan peneliti yaitu samasama bertujuan untuk mengetahui jumlah
kebutuhan SDM menggunakan metode WISN. Sedangkan perbedaan
Penelitian yang dilakukan oleh Eni ingin mengetahui kebutuhan SDM seluruh
petugas RM, sedangkan penelitian ini untuk petugas analisa (assembling dan
koding indeksing).
3. Zebua (2016) dengan judul “Analisis Sumber Daya Manusia terhadap Beban
Kerja di Bagian Penyimpanan Rekam Medis Menggunakan Metode WISN
(Workload Indicators Of Staffing Need) di Rumah Sakit Umum Pusat
H.Adam Malik Medan tahun 2016”. Hasil penelitian ini berupa hasil
perhitungan dengan teori WISN, dengan jumlah kebutuhan tenaga di RSUP
H. Adam Malik Medan yang dibutuhkan adalah sebanyak 15 orang, jadi
jumlah tenaga penyimpanan rekam medis masih kurang, dan jumlah pegawai
yang ada saat ini sebanyak 11 orang, dengan demikian penambahan jumlah
pegawai 4 orang. Persamaan penelitian yang dilakukan Eni dengan peneliti
yaitu samasama bertujuan untuk mengetahui jumlah kebutuhan SDM
menggunakan metode WISN. Sedangkan perbedaan Penelitian yang
dilakukan oleh Zebua ingin mengetahui kebutuhan SDM bagian penyimpanan
rekam medis, sedangkan penelitian ini untuk petugas analisa (assembling dan
koding indeksing).
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum Rumah Sakit dan Rekam Medis di Rumah Sakit Tk.II
dr. Soedjono Magelang
1. Gambaran Umum Rumah Sakit
a. Profil Rumah Sakit Tk.II dr.Soedjono Magelang
Rumah Sakit Tk.II dr.Soedjono sebagai badan pelaksana Kesdam
IV/Diponegoro mempunyai tugas pokok melaksanakan dukungan
kesehatan disetiap kegiatan apabila diperlukan dan pelayanan kesehatan
bagi Prajurit TNI AD, PNS beserta keluarganya, serta sebagai Rumah
Sakit Rujukan diwilayah Kodam IV dan sekitarnya Rumah Sakit Tk. II
dr. Soedjono tidak hanya secara khusus melayani prajurit TNI AD, PNS
beserta keluarganya, namun juga melayani masyarakat umum di
wilayah Magelang dan sekitarnya.
Tahun 2011 terdapat penambahan bangunan baru yaitu gedung ICU
dengan kapasitas 12 tempat tidur yang merupakan bantuan hibah dari
Pemerintah Provinsi Jawa Tengah yang pengoperasionalannya secara
resmi digunakan bulan April Tahun 2012, serta perbaikan ruang rawat
inap Taruna juga pada tahun 2012.
Tahun 2013 hingga tahun 2014 telah diperbaikinya sarana dan
prasarana pendukung pelayanan rumah sakit, diantaranya pemasangan
paving lap tenis, bangunan pagar lap tenis, pengeramikan ruang dan
dinding luar kantor staf, pengadaan pintu kamar mandi ruang Edelweis,
IGD dan Dahlia, pengecatan bertahap seluruh ruangan, pengeramikan
dinding ruang HD, Pembangunan Ruang tunggu poliklinik,
Pembangunan kantor PPBP-AD (Medical Check Up), Pembangunan
tempat Loundry, Penambahan AC (Air Conditioner), pembuatan taman
depan rumah sakit dll. Kesemuanya bertujuan agar pelayanan kesehatan
yang diberikan di Rumah Sakit Tk. II dr. Soedjono dapat dilaksanakan
secara maksimal.
b. Visi, Misi, Motto dan Tujuan
Rumah Sakit Tk.II dr.Soedjono Magelang mempunyai visi, misi,
motto dan tujuan sebagai berikut:
1) Visi
Menjadi Rumah Sakit kebanggaan setiap prajurit.
2) Misi
a) Melaksanakan fungsi rujukan rumah sakit di jajaran Kodam
IV/ Diponegoro.
b) Meningkatkan mutu pelayanan spesialis sesuai dengan standar
rumah sakit tingkat II.
c) Memiliki sumber daya manusia, sarana dan prasarana yang
cukup memadai secara kualitas maupun kuantitas.
3) Motto
Senyum, Sapa, Sentuh, Sembuh (S4).
4) Tujuan
Terciptanya derajat kesehatan yang tinggi bagi prajurit TNI, PNS
dan keluarganya serta masyarakat pada umumnya.
c. Fasilitas Pelayanan di Rumah Sakit Tk.II dr.Soedjono Magelang
Rumah Sakit Tk.II dr.Soedjono Magelang terdapat fasilitas
pelayanan rawat jalan, rawat inap dan fasilitas penunjang medik
lainnya, dengan rincian sebagai berikut:
1) Rawat Jalan
a) Klinik Umum
b) Klinik Gigi dan Mulut
c) Klinik Penyakit Dalam
d) Klinik Bedah Umum, Orthopedi dan Bedah Saraf
e) Klinik Anak
f) Klinik Kebidanan dan Penyakit Kandungan
g) Klinik Kulit dan Kelamin
h) Klinik Paru
i) Klinik Mata
j) Klinik THT
k) Klinik Saraf
l) Klinik Jiwa
m) Klinik Rehab Medik
n) Klinik Jantung
o) Klinik Psikologi
p) Klinik Khusus
q) Klinik Akupunktur
r) Klinik Psikologi
s) Klinik Gizi
2) Rawat Inap
a) Ruang Anggrek (Kebidanan)
b) Ruang Bougenville (Penyakit Dalam)
c) Ruang Cempaka (Bedah Kelas III)
d) Ruang Edelweis (Bedah kelas I, II, VIP)
e) Ruang Dahlia (Kelas Utama)
f) Ruang Nusa Indah (VIP)
g) Ruang Flamboyan (Anak)
h) Ruang Melati (Kelas I Penyakit Dalam)
i) Ruang Mawar (Jiwa)
j) Ruang Seruni (Penyakit Dalam Kelas III)
k) ICU/ ICCU
3) Penunjang Diagnostik
a) Laboratorium
b) Radiologi
c) Spirometry
d) USG
e) EKG
f) CT Scan
g) Tread mill
h) Endoscopi
4) Hemodialisa
5) Fisiotherapi
6) Instalasi Farmasi
7) Penunjang Umum (instalasi gizi, loundry, pemulasaraan jenazah);
8) IGD 24 jam
2. Gambaran Umum Unit Rekam Medis
Unit rekam medis di di Rumah Sakit Tk.II dr.Soedjono Magelang
merupakan bagian dari pelayanan medis (Yanmed) yang dipimpin oleh
Kasi. Unit rekam medis di Rumah Sakit Tk. II dr. Soedjono Magelang
terdiri dari TPP (Tempat Pendaftaran Pasien) yang terdiri dari pendaftaran
untuk pasien rawat jalan dan rawat inap, analisa yang terdiri dari kegiatan
assembling dan coding, filing, dan pelaporan.
Visi rekam medis di Rumah Sakit Tk.II dr.Soedjono Magelang adalah
menjadi unit penyelenggara pelayanan rekam medis yang professional,
terstandar, berbasis teknologi dan dapat dipertanggung jawabkan. Misi
rekam medis di Rumah Sakit Tk. II dr. Soedjono Magelang yaitu:
a. Memberikan pelayanan administrasi yang ramat, cepat, tepat serta
informatif;
b. Menyediakan informasi yang cepat dan akurat yang mampu
memberikan dukungan bagi pengambilan keputusan oleh pimpinan;
c. Menyelenggarakan sistem rekam medis yang bertanggung jawab dan
bertanggung gugat;
d. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia rekam medis yang
mendukung pelayanan;
e. Menyediakan dukungan sarana dan prasarana pelayanan yang
memadai.
Motto rekam medis di Rumah Sakit Tk. II dr. Soedjono Magelang
yaitu tanggap, cepat, tepat, lengkap, informatif, dan legal.
Dan berikut Struktur Organisasi Unit Rekam Medis di Rumah Sakit Tk.II
dr. Soedjono Magelang :
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rekam Medis
Sumber: Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis Rumah Sakit
Tk.II dr. Soejono Magelang
B. Hasil Penelitian
Di Unit Rekam Medis Rumah Sakit Tk.II dr.Soedjono Magelang yang
merupakan Rumah Sakit tipe B memiliki jumlah petugas bagian analisa yaitu
3 orang. Bagian analisa membawahi 2 bagian yaitu dibagian assembling dan
koding indeksing. Petugas assembling terdapat 1 orang dan koding indeksing
2 petugas. Dengan kategori petugas sebagai berikut :
KASIYANMED
Penata
Keperawatan
Pengolahan
Data
Rawat Jalan
Asuransi/
Visum
Sensus
Harian
Rawat Inap
Formulir RM
Anggota
Paur Rekam
Medis
Analisa
Indeksing
Koding
Assembling
Filing
Anggota
Kaur Medis
TPPRI TPPRJ
Anggota Anggota
Tabel 4.1 Kategori Sumber Daya Manusia
Nama Petugas Kategori SDM Pendidikan Lama Bekerja
Petugas A Koordinator Analisa D3 RM 23 Tahun
Petugas B Anggota Analisa dan Koding D3 RM 2 Tahun
Petugas C Anggota Analisa dan Koding SKM 3 Tahun
Sumber : Hasil Penelitian
1. Uraian tugas petugas Analisa (assembling dan koding indeksing) di Unit
Rekam Medis Rumah Sakit Tk.II dr. Soedjono Magelang
Berdasarkan Pedoman Rumah Sakit Tk.II dr.Soedjono Magelang tugas
dan fungsi petugas analisa yaitu :
a. Mengumpulkan data pelayanan sensus harian dari unit rawat jalan,
rawat inap dan unit gawat darurat,
b. Merekap semua sensus harian sebagai dasar laporan kegiatan rumah
sakit,
c. Mengumpulkan dan mengolah data laporan morbiditas dan laporan
mortalitas,
d. Mengumpulkan dan mengolah data laporan inventaris rumah sakit,
e. Mengumpulkan dan mengolah data laporan ketenagaan,
f. Mengumpulkan dan mengolah data laporan inventaris peralatan medis,
g. Mengolah data rekam medik untuk analisa statistik,
h. Menyiapkan data dan informasi morbiditas pasien rawat jalan dan rawat
inap,
i. Menyiapkan data dan informasi imunisasi,
j. Menyiapkan data dan informasi ketenagaan.
Sedangkan Fungsi assembling dalam pelayanan rekam medis yaitu :
a. Merakit kembali DRM dari RJ, RI dan gawat darurat,
b. Meneliti kelengkapan data yang seharusnya tercatat sesuai dengan
penyakitnya,
c. Meneliti kebenaran pencatatan data sesuai dengan penyakitnya,
d. Mengendalikan DRM yang dikembalikan ke urusan pencatat data
karena isi tidak lengkap,
e. Mengendalikan penggunaan nomor rekam medik,
f. Mendistribusikan dan mengendalikan penggunaan formulir rekam
medik,
g. Membuat laporan tingkat ketidaklengkapan DRM, data rekam medis
yang sering tidak lengkap dan petugas yang bertanggungjawab
terhadap pengisiannya,
h. Membuat laporan DRM yang sering digunakan,
i. Membuat laporan formulir rekam medik yang jarang digunakan,
j. Membuat laporan formulir rekam medik yang tidak pernah digunakan.
Berikut tugas dan fungsi koding indeksing adalah :
a. Mencatat dan meneliti kode penyakit dan kode sebab kematian,
b. Mencatat hasil pelayanan kedalam formulir indeks penyakit, indeks
operasi atau tindakan medis, indeks kematian dan indeks dokter,
c. Menyimpan indeks sesuai dengan ketentuan,
d. Membuat laporan penyakit (mordibitas dan laporan kematian
(mortalitas) berdasarkan indeks penyakit, indeks operasi dan indeks
sebab kematian,
e. Membuat daftar kode penyakit, operasi dan sebab kematian yang sudah
dikosulkan kepada dokter sebagai alat bantu penulisan kode penyakit,
operasi atau sebab kematian,
f. Membuat laporan jenis penyakit, operasi dan sebab kematian
berdasarkan umur pada periode tertentu berdasarkan indek, dokter
yang merawat, keadaan keluar pasien (hasil akhir pelayanan).
Berdasarkan hasil wawancara dengan Responden A, B dan C serta D
mengenai uraian tugas kegiatan yang dilakukan oleh petugas di bagian
analisa (assembling dan koding indeksing) yaitu :
Dokumen dari bangsal kemudian pemeriksaan awal kemudian
dokumen diperiksa lalu di assembling. Setelah itu diperiksa dari
awal dari mulai dokumen 1 eh eh apa pasien masuk UGD sampai
pasien pulang dalam dokumen RM kan ada semua dalam situ udah
lengkap ada belum diurutkan dari 01 sampai terakhir tapi kalo ada
1 lembar yang gak dipake dikeluarkan. Kalo tidak lengkap itu akan
dikembalikan di bangsal. Dalam sebulan dokter yang tidak
lengkap sapa saja kemudian grafiknya berapa dari perawat berapa
per bangsal.
Responden A
Berkas pengembalian dari bangsal yang dari rak itu ambil aja per
tanggal per tahun lalu dikoding kemudian dikembalikan di filing,
kan kita ngoding juga sekalian analisa lalu dikembalikan di filing.
Responden B
Sebenernya sama sih kayak menerima berkas dari admin bangsal
itu terus nanti dicatet di buku pengembalian penerimaan DRM
terus nanti ditaruh di rak itu habis itu kita analisa, tapi analisanya
kan jadi satu sama koding kan.
Responden B
Berkas pengembalian dari bangsal kita ambil aja langsung kita
koding, kita ngodingnya itu pake ICD elektronik sama isinya juga
sama dengan ICD yang manual. Cuman kalo ngdoing disini itu
ngodinge cuman untuk pelaporan jadi gak ada INA CBGS gak
ada, terus kita ngodig langsung entry setelah ngoding ditulis di
berkas habis itu kita langsung entry tapi kita gak Cuma entry
kodingan aja kita nganalisa juga soalnya kita langsung analisa
kelengkapannya itu.
Responden C
Keterangan tersebut diperkuat dengan pernyataan Triangulasi Sumber.
Berikut kutipan wawancara dengan Triangulasi Sumber yaitu sebagai
berikut :
Uraian tugasnya mereka sudah ada semua, bagian analisa, koding
dan assembling masing-masing berkaitan jadi alurnya RM yang
dari bangsal itu akan masuk bagian analisa untuk dilakukan
penilaian terhadap kelengkapan catatan RM, yang kedua dilakukan
pengkodingan yang berikutnya akan dilakukan pemeriksaan
berkas sesuai kelengkapannya.
Triangulasi Sumber
Dan berdasarkan hasil pengamatan di Unit Rekam Medis Rumah Sakit
Tk.II dr.Soedjono Magelang tugas dan fungsi petugas assembling adalah
mengecek pengembalian DRM dan mencatat ke buku ekspedisi, mencatat
peminjaman dan pengembalian peminjaman DRM pasien kontrol pada
buku ekspedisi dan mencarikan DRM pasien kontrol pada rak. Untuk tugas
dan fungsi petugas koding indeksing yaitu memberikan kode diagnosa
pasien dan tindakan pada lembara RM, mengentry dalam data base SIMRS
kemudian DRM yang sudah di kode diberikan ke ruang filing. Selain itu
petugas koding indeksing mempunyai tugas tambahan yaitu menganalisa
KLPCM.
Dengan uraian tugas diatas berikut harapan petugas Analisa
(assembling dan koding indeksing) berdasarkan hasil wawancara dengan
Responden A, B, C dan D :
Ya lebih baik lebih maju. Kalo disini gak ada ya kita yang
memperbaiki yang mana yang terbaik, tiap kesini kan ada yang
terbaru.
Responden A
Pengennya ya ada yang bertugas khusus itu gitu. Dan per bangsal
itu lebih tepatlah ngembalikan kesini kadang-kadang langsung gak
pernah ngembaliin, berapa hari habis itu berguduk-berguduk
ngembliin jadinya kita yang kualahan ngodingnya.
Responden B
Kalo harapannya masing-masing punya tanggungjawab masing-
masing kalo pengennya. Kalo disini soalnya susah sih kalo
harapan kedepannya yang pekerjaan itu cuman punya
tanggungjawab salah satu kerjaan di bagian masing-masing itu
agar maksimal itu aja.
Responden C
Pernyataan tersebut berbeda dengan pernyataan yang diberikan oleh
Triangulasi Sumber yaitu :
Tentunya dengan uraian tugas setiap pekerjaan semuanya sudah
ada yang membidangi tidak ada pekerjaan yang tidak tertangani
oleh petugas e di analisa sehingga RM yang masuk nantinya bisa
dijadikan e dokumen yang betul-betul siap untuk dibaca oleh
dokter maupun petugas RM yang lainnya maupun petugas
kesehatan yang lain baik kelengkapannya ataupun susunannya.
Triangulasi Sumber
Berdasarkan pernyataan harapan Responden B dan C diketahui bahwa
uraian tugas yang dilaksanakan di lapangan berbeda dengan uraian tugas
tertulis yang terdapat pada SOP rumah sakit. Sedangkan menurut
pernyataan dari triangulasi sumber bahwa uraian tugas yang dilaksanakan
sudah sesuai dengan SOP.
2. Kebutuhan SDM bagian Analisa (assembling dan koding indeksing) di
Unit Rekam Medis Rumah Sakit Tk.II dr.Soedjono Magelang
menggunakan metode WISN. Berikut Langkah perhitungan kebutuhan
SDM berdasarkan metode WISN :
a. Menetapkan waktu kerja tersedia bagian Analisa (assembling dan
koding indeksing)
Menetapkan waktu kerja tersedia diperlukan beberapa perhitungan
variabel-variabel sebagai berikut :
1) Penentuan hari kerja tersedia (A)
Hasil perhitungan hari kerja tahun 2016 adalah hari dengan
rincian jumlah hari kerja tahun 2016 disajikan pada tabel berikut:
Tabel 4.2 Tabel Hari Kerja Tersedia Tahun 2016
No. Bulan Hari Hari Hari Minggu Waktu Kerja tersedia
1. Januari 31 5 26
2. Februari 29 4 25
3. Maret 31 4 27
4. April 30 4 26
5. Mei 31 5 26
6. Juni 30 4 26
7. Juli 31 5 27
8. Agustus 31 4 27
9. September 30 4 26
10. Oktober 30 5 25
11. November 30 4 26
12. Desember 31 4 27
Jumlah 314
Jumlah hari kerja dihitung dari dalam satu tahun dikurangi
dengan jumlah hari minggu yang ada dalam satu tahun sehingga
didapatkan jumlah hari kerja sebanyak 314 hari/tahun.
2) Cuti Tahunan (B)
Di Rumah Sakit Tk.II dr. Soedjono Magelang setiap pegawai
yang sudah bekerja 1 tahun diberikan hak cuti tahunan selama 12
hari/tahun.
3) Pendidikan dan Pelatihan (C)
Di Rumah Sakit Tk.II dr. Soedjono Magelang untuk pendidikan
dan pelatihannya ditetapkan 3 hari/tahun.
4) Hari Libur Nasional (D)
Di Rumah Sakit Tk.II dr. Soedjono Magelang mengikuti hari
aturan pemerintah mengenai libur nasional dan cuti bersama tahun
2016 ditetapkan 19 hari libur nasional.
5) Ketidakhadiran Kerja (E)
Berdasarkan data ketidakhadiran kerja karena sakit, tidak masuk
dengan atau tanpa pemberitahuan/ijin di Rumah Sakit Tk.II dr.
Soedjono Magelang tahun 2016 diketahui rata-rata ketidakhadiran
kerja petugas 5 hari/tahun.
6) Waktu Kerja (F)
Berdasarkan hasil observasi diketahui bahwa di Rumah Sakit
Tk.II dr. Soedjono Magelang waktu kerja yang ditetapkan adalah 8
jam/hari. Berdasarkan data tersebut, selanjutnya dapat dilakukan
perhitungan untuk menetapkan Waktu Kerja Tersedia (WKT)
dengan cara jumlah hari kerja (A), dikurangi dengan total
penjumlahan dari Cuti Tahunan (B), Pendidikan dan Pelatihan (C),
Hari Libur Nasional (D) dan Ketidakhadiran Kerja (E), Kemudian
dikalikan dengan Waktu Kerja (F). Maka dapat ditulis :
Waktu Kerja Tersedia = {A-(B+C+D+E)xF}
Waktu Kerja Tersedia = {314-(12+3+19+5)x8} = 275
hari kerja/tahun X 8 jam/hari = 2200 jam kerja/tahun
Adapun penyajian dalam bentuk tabel adalah sebagai berikut :
Tabel 4.3 Waktu Kerja Tersedia di Rumah Sakit Tk.II
dr. Soedjono Magelang tahun 2017
Kode Faktor Jumlah Keterangan
A Hari Kerja 314 Hari/tahun
B Cuti Tahunan 12 Hari/tahun
C Pendidikan&Pelatihan 3 Hari/tahun
D Hari Libur Nasional 19 Hari/tahun
E Ketidakhadiran kerja 5 Hari/tahun
F Waktu Kerja 8 Jam/Hari
Hari Kerja Tersedia 275 Hari/tahun
Waktu Kerja Tersedia 2200 Jam/tahun
132000 Menit/tahun
7920000 Detik/tahun
b. Menetapkan Unit Kerja dan Kategori SDM Bagian Analisa (assembling
dan koding indeksing)
Langkah selanjutnya adalah menetapkan unit kerja dan kategori
SDM. Unit kerja yang diteliti adalah unit kerja rekam medis bagian
analisa (assembling dan koding indeksing) di Rumah Sakit Tk.II dr.
Soedjono Magelang dengan kategori SDM yaitu perekam dan informasi
kesehatan.
Berdasarkan hasil wawancara, kategori bagian analisa (assembling
dan koding indeksing) di Rumah Sakit Tk.II dr.Soedjono Magelang
tahun 2017 adalah sebagai berikut :
Tabel 4.4 Unit dan Kategori Sumber Daya Manusia
Nama Petugas Kategori SDM Pendidikan Lama Bekerja
Responden A Koordinator Analisa D3 RM 23 Tahun
Responden B Anggota Analisa dan Koding D3 RM 2 Tahun
Responden C Anggota Analisa dan Koding SKM 3 Tahun
Sumber: Hasil Penelitian
Dari tabel 4.4 dapat diketahui bahwa pada bagian analisa
(assembling dan koding indeksing), kategori SDM yang ada yaitu 2
orang sebagai anggota Analisa dan Koding dan 1 orang Koordinator
Analisa yang membawahi tiga bagian yaitu assembling dan koding
indeksing. Pendidikan SDM di unit kerja bagian analisa (assembling
dan koding indeksing) masih terdapat petugas yang tidak berlatar
belakang rekam medis dengan lama kerja seluruhnya 2 - 23 tahun.
c. Menyusun Standar Beban Kerja Bagian Analisa (assembling dan
koding indeksing)
Rumus Standar Beban Kerja :
Standar beban kerja : waktu kerja tersedia
Rata-rata waktu yang dibutuhkan
Tabel 4.5 Standar Beban Kerja Sumber Daya Manusia yang
Melakukan Analisa (assembling dan koding indeksing)
No. Sub Unit Petugas Kegiatan Waktu SBK
Penyelesaian
1 Assembling A -Mengecek pengembalian
DRM dan mencatat pada 0,59 223.729
buku ekspedisi
-Disortir pada rak 0,05 2.640.000
-Mencatat peminjaman
DRM (control) pada buku 0,93 141935,4839
Peminjaman
-Mencari di rak untuk
Peminjaman DRM (control) 0,6 220000
-Mencatat pengembalian
Peminjaman DRM (control) 0,92 143478,2690
pada buku peminjaman
2 Analisa dan Koding B -Memberikan kode penyakit
dan tindakan pada lembar RM 1,91 69.110
(RM 01 dan 05)
-Mengentry dalam data base
SIMRS dan menganalisa 2,88 45.833
KLPCM
C -Memberikan kode penyakit
dan tindakan pada lembar RM
(RM 01 dan 05) dan Mengentry 3,99 33.083
dalam data base SIMRS
dan menganalisa KLPCM
d. Menyusun Standar Kelonggaran Bagian Analisa (assembling dan
koding)
Rumus untuk menghitung Standar Kelonggaran (SK) adalah sebagai
berikut :
Standar kelonggaran : Rata-rata waktu per faktor kelonggaran
Waktu kerja yang tersedia
Tabel 4.6 Standar Kelonggaran bagian Analisa (Assembling dan
koding indeksing) di Rumah Sakit Tk. II dr. Soedjono Magelang
No. Faktor Waktu WKT SK
1 Rapat Bulanan 3 jam/bln 2200 0,01
2 Istirahat 1 jam/hari 2200 0,14
3 Apel 1 jam/hari 2200 0,14
Jumlah 0,29
Sumber : Hasil Wawancara
e. Menghitung Kebutuhan SDM bagian Analisa (Assembling dan koding
indeksing)
Rumus untuk menghitung kebutuhan SDM adalah sebagai berikut
Kebutuhan SDM : Kuantitas kegiatan pokok + Standar Kelonggaran
Standar beban kerja
Dalam penghitungan kebutuhan SDM di setiap unit kerja selain
harus diketahui kategori SDM per unit kerja, Waktu Kerja Tersedia
(WKT), Standar Beban Kerja (SBK), dan Standar Kelonggaran (SK),
juga harus diketahui Kuantitas Kegiatan Pokok (KKP) selama satu
tahun. Kuantitas Kegiatan Pokok (KKP) disusun berdasarkan data
kunjungan pasien yang berasal dari data rekapan kunjungan pasien per
tahun. Pada penelitian ini, peneliti menggunakan data jumlah
kunjungan pasien Triwulan I (Jauari-Maret) tahun 2017. Berikut
disajikan tabel untuk mengetahui kuantitas kegiatan pokok (KKP)
dalam satu tahun:
Tabel 4.7 Kuantitas Kegiatan Pokok bagian Analisa (Assembling
dan koding indeksing) di Rumah Sakit Tk. II
dr. Soedjono Magelang
No. Kategori Kegiatan Kuantitas
Pokok (Jan-Maret) (Jan-Des)
1 Perekam Medis Rawat Inap 3305 13220
Sumber: Bagian Pengolahan Data Unit Rekam Medis Rumah Sakit
Tk.II dr. Soedjono Magelang
Berikut hasil perhitungan kebutuhan SDM bagian analisa
(assembling dan koding indeksing yang disajikan dalam bentuk tabel :
Tabel 4.8 Perhitungan SDM bagian Analisa (assembling dan koding
indeksing) di Rumah Sakit Tk.II dr.Soedjono Magelang
No. Sub Unit Petugas Kegiatan KKP SBK SK KT
1 Assembling A -Mengecek pengembalian
DRM dan mencatat pada 13220 223729 0,29 0,35
buku ekspedisi
-Disortir pada rak 13220 2640000 0,29 0,30
-Mencatat peminjaman
DRM (control) 13220 1419354839 0,29 0,38
pada buku Peminjaman
-Mencari di rak untuk
Peminjaman DRM(control)13220 220000 0,29 0,35
-Mencatat pengembalian
Peminjaman 13220 143782609 0,29 0,38
DRM(control)
pada buku peminjaman
Jumlah Kebutuhan SDM 1,76
No. Sub Unit Petugas Kegiatan KKP SBK SK KT
2. Analisa dan Koding B -Memberikan kode penyakit
dan tindakan pada lembar
RM (RM 01 dan 05) 13220 69110 0,29 0,48
-Mengentry dalam data base
SIMRS dan menganalisa 13220 45833 0,29 0,58
KLPCM
C -Memberikan kode penyakit
dan tindakan pada lembar RM
(RM 01 dan 05) dan 13220 33083 0,29 0,69
Mengentry dalam data base
SIMRS dan menganalisa KLPCM
Jumlah Kebutuhan SDM 1,75
Sumber : Hasil Olah Data
Berdasarkan hasil perhitungan didapatkan jumlah kebutuhan SDM
bagian analisa (assembling dan koding indeksing) berjumlah 3,51
dibulatkan menjadi 4.
C. Pembahasan Penelitian
1. Uraian tugas bagian Analisa (assembling dan koding indeksing) di Unit
Rekam Medis Rumah Sakit Tk.II dr. Soedjono Magelang
Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan RI No.
81/MENKES/SK/I/2004 tentang Pedoman Penyusunan Perencanaan
Sumber Daya Manusia Kesehatan di Tingkat Propinsi, Kabupaten atau
Kota serta rumah sakit dinyatakan bahwa perencanaan SDM kesehatan
digunakan untuk memenuhi kebutuhan pada sarana pelayanan kesehatan
sepeti puskesmas, rumah sakit, poliklinik, dan lain-lainnya. Hal ini
dikarenakan perhitungan kebutuhan SDM harus berdasarkan pada beban
pekerjaan nyata yang dilaksanakan oleh tiap kategori SDM kesehatan pada
tiap unit kerja fasilitas pelayanan kesehatan.
Sesuai dengan hasil wawancara yang telah dilakukan, karakteristik
SDM bagian analisa (assembling dan koding indeksing) yaitu 1 petugas
dengan kategori SDM sebagai koordinator analisa, jenis kelamin laki-laki,
pendidikan terakhir D3 RM dan lama kerja 23 tahun, dan 2 petugas dengan
kategori SDM sebagai anggota analisa dan koding, jenis kelamin
perempuan, pendidikan terakhir 1 petugas D3 RM dengan lama bekerja 2
tahun dan satu petugas SKM serta lama bekerja 3 tahun.
Dan berdasarkan hasil pengamatan yang dilakukan, tugas dan fungsi
bagian analisa (assembling dan koding indeksing) unit rekam medis di
Rumah Sakit Tk.II dr.Soedjono Magelang belum sesuai dengan uraian
tugas yang digunakan sebagai pedoman yang terdapat dalam SOP. Uraian
tugas analisa masuk dalam uraian tugas pengodean serta indeksing,
sehingga petugas yang melakukan pengodean indeksing kurang fokus
untuk melakukan pekerjaannya dan terjadi penumpukan berkas rekam
medis yang belum dilakukan pengodean diagnosis pasien.
2. Kebutuhan SDM bagian Analisa (assembling dan koding indeksing) di
Unit Rekam Medis Rumah Sakit Tk.II dr.Soedjono Magelang
Menurut Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
81/MENKES/SK/I/2004 menghitung kebutuhan SDM bertujuan untuk
diperolehnya jumlah dan jenis/kategori SDM yang dibutuhkan untuk
menyelenggarakan upaya kesehatan wajib dan upaya pengembangan
selama kurun waktu satu tahun. Perhitungan kebutuhan SDM dalam
penelitian ini menggunakan metode WISN yang dipengaruhi oleh
beberapa variabel yaitu Waktu Kerja Tersedia (WKT), Waktu untuk
meneyelesaikan kegiatan Pokok (WK), Kuantitas Kegiatan Pokok (KKP),
Standar Beban Kerja (SBK), Dan Standar Kelonggaran (SK).
Berdasarkan hasil pengamatan bagian analisa (assembling dan koding
indeksing) di Unit Rekam Medis Rumah Sakit Tk.II dr. Soejono Magelang
berjumlah tiga orang akan tetapi dengan jumlah tersebut petugas
melakukan pekerjaan lain, sehingga dengan jumlah petugas tersebut perlu
dilakukan perhitungan kembali untuk menegetahui jumlah petugas yang
dibutuhkan untuk melakukan analisa (assembling dan koding indeksing).
Dari hasil akhir perhitungan dengan metode WISN didapatkan jumlah
kebutuhan SDM bagian analisa (assembling dan koding indeksing)
berjumlah 3,51 dibulatkan menjadi 4, sehingga perlu penambahan 1
petugas lagi.
D. Keterbatasan Penelitian
1. Keterbatasan penelitian ini terletak pada keterbatasan waktu, dimana
responden bersedia diwawancarai setelah jam kerja selesai sehingga
informasi yang di dapat masih banyak kekurangan.
2. Melakukan proses wawancara terganggu dengan keadaan sekitar,
karena proses wawancara dilakukan di bagian analisa yaitu dimana
responden melakukan aktivitas seharinya.
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah diuraikan dapat
disimpulkan :
1. Petugas bagian koding indeksing masih merangkap pekerjaan lain
sehingga petugas yang melakukan pengodean indeksing kurang fokus
untuk melakukan pekerjaannya dan mengakibatkan banyak dokumen
yang menumpuk.
2. Kebutuhan jumlah SDM di unit rekam medis Rumah Sakit Tk.II
dr.Soedjono Magelang tahun 2016, berdasarkan metode WISN adalah
sejumlah 4, sehingga memerlukan penambahan 1 petugas lagi di bagian
assembling.
B. Saran
1. Diharapkan perhitungan kebutuhan SDM berdasarkan beban kerja
dengan menggunakan metode WISN (Workload Indicators of Staff
Need) dapat dijadikan masukan dalam upaya perencanaan penambahan
petugas di bagian analisa untuk meningkatkan kualitas pelayanan
rumah sakit.
2. Sebaiknya ada petugas khusus yang melakukan analisa, sehingga
petugas koding indeksing akan lebih fokus pada pekerjaannya dan
target kerja dapat tercapai.
DAFTAR PUSTAKA
Azwar, Azrul. 2010. Pengantar Administrasi Kesehatan (Edisi III). Binarupa
Aksara
Budi, Savitri Citra. 2011. Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Yogyakarta:
Quantum Sinergis Media
Bunguin, Burhan. 2009. Penelitian Kualitatif. Jakarta: Kencana Cipta.
Hasibuan, Malayu S.P. 2016. Manajemen Sumber Daya Manusia Edisi Revisi.
Jakarta: PT Bumi Aksara
Hatta, Gemala. 2008. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan disarana
Pelayanan Kesehatan. Jakarta: Universitas Indonesia.
Ilyas, Yaslis. 2011. Perencanaan SDM Rumah Sakit. Jakarta: Pusat Kajian
Ekonomi Kesehatan FKM UI.
Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 81 Tahun 2004. Pedoman
Penyusunan Perencanaan Sumber Daya Manusia Kesehatan di Tingkat
Provinsi, Kabupaten/Kota serta Rumah Sakit. Jakarta: DepKes RI.
Notoatmodjo, Sukidjo. 2012. Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta: Rineka
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
55 Tahun 2013. Penyelenggaraan Rekam Medis. Jakarta: MenKes
RI.
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
269/MENKES/PER/III/2008. Rekam Medis. Jakarta: MenKes RI
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 33 Tahun 2015.
Penyusunan Perencanaan Kebutuhan SDM Kesehatan. Jakarta: MenKes RI.
Sugiyono. 2011. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D. Bandung:
Alfabeta.
Undang–undang nomor 44 tahun 2009. Rumah Sakit. Jakarta: DepKes RI
LAMPIRAN
PEDOMAN WAWANCARA
Hari/Tanggal :
Waktu :
A. Karakteristik Pegawai
Jabatan :
Bagian/Unit :
Masa Bekerja :
Pendidikan :
Jenis Kelamin :
Umur :
B. Pedoman Wawancara
1. Bagaimana uraian tugas petugas yang melakukan analisa (assembling dan
koding indeksing) ?
2. Apakah ada petugas khusus untuk untuk melakukan analisa (assembling
dan koding indeksing)?
3. Apa harapan anda kedepannya dengan uraian tugas petugas analisa
(assembling dan koding indeksing) ?
4. Dengan jumlah petugas yang ada saat ini untuk melakukan analisa
(assembling dan koding indeksing) apakah anda merasa sudah cukup ?
5. Apakah anda mempunyai target untuk suatu hari berapa berkas yang akan
di analisa (assembling dan koding indeksing) ?
