ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI PENJUALAN PADA TOKO BANGUNAN

MRIYAN AGUNG YOGYAKARTA

Naskah Publikasi

diajukan oleh

TYASTOMO BONO RAHARJO

06.11.1051

kapada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2010

ANALISIS DAN PERANCANGAN APLIKASI PENJUALAN PADA TOKO

BANGUNAN MRIYAN AGUNG YOGYAKARTA

ANALYSIS AND DESIGN APPLICATION TO SHOP BUILDING SALES

MRIYAN AGUNG YOGYAKARTA

Tyastomo Bono Raharjo Jurusan Teknik Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

At the level of a company engaged in the sale requires a good information

system,especially the sales information system, for the activities can be carried out

effectively and efficiently. The situation is causing many companies to increase sales in

The field of development to enhance better service and to process data more easily,

quicklyand accurately.

Also the case with the administration MRIYAN AGUNG STORE BUILDING, most

of the data processing and presentation of the information is stillmanually. Handling data

manually has several drawbacks, for example take a long time in data entry, data search,

creation, and presentation of the report, or in other words in inefficient use of work time.

The dominant factor is human error occurs in processing a lot of data and

document storage and maintenance in the form of paper, where it is extremely difficult

toovercome. It encourages the writer to analyze a sales administration system in MRIYAN

AGUNG STORE BUILDING then found an improvement in order to improve the

performance to process data more quickly and accurately and to increase corporate

profits.

Keywords: Information Systems, Efficient, System Administration

PENDAHULUAN

Perkembangan teknologi informasi pada sisi perangkat keras dan perangkat

lunak yang semakin hari memperlihatkan perkembangan yang sangat pesat, didukung

dengan teknologi komunikasi yang juga mengalami peningkatan secara signifikan

merupakan alternatif tepat bagi suatu perusahaan untuk menunjang kegiatan-kegiatan

usaha agar berjalan dengan baik. Seperti halnya pekerjaan dalam pengolahan data,

apabila terjadi ketidak teraturan dan tidak terkoordinasi dengan baik dapat

mengakibatkan sulitnya mengetahui data dan informasi secara mudah, cepat dan akurat.

Teknologi dan informasi merupakan dua hal yang tidak dapat dipisahkan satu sama

lainnya.

Pada tataran perusahaan yang bergerak dibidang penjualan membutuhkan suatu

sistem informasi yang baik, terutama sistem informasi penjualan, agar dalam kegiatannya

dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Keadaan tersebut menyebabkan banyaknya

perusahaan yang meningkatkan pengembangan dibidang penjualan untuk meningkatkan

pelayanan yang lebih baik lagi dan dapat mengolah data dengan mudah, cepat dan

akurat.

Demikan juga halnya yang terjadi dengan bagian administrasi TOKO

BANGUNAN MRIYAN AGUNG, sebagian besar proses pengolahan data dan penyajian

informasinya masih secara manual. Penanganan data secara manual ini mempunyai

beberapa kelemahan, misalnya membutuhkan waktu yang lama dalam pemasukan data,

pencarian data, pembuatan, dan penyajian laporan, atau dengan kata lain tidak efisien

dalam menggunakan waktu kerja. Faktor dominan yaitu kesalahan manusia banyak

terjadi dalam mengolah data serta penyimpanan dan perawatan dokumen berbentuk

kertas, dimana hal ini sangat sulit ditanggulangi. Hal tersebut mendorong penulis untuk

menganalisa sistem administrasi penjualan di TOKO BANGUNAN MRIYAN AGUNG

maka ditemukan suatu perbaikan guna meningkatkan kinerja untuk memproses data

lebih cepat dan akurat serta dapat meningkatkan keuntungan perusahaan.

LANDASAN TEORI

Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk

menyelesaikan suatu susunan sasaran tertentu. Sistem juga merupakan kumpulan dari

elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Ciri dari sebuah sistem

yang baik haruslah mempunyai tujuan dan sasaran yang tepat karena akan sangat

menentukan dan mendefinisikan masukan yang dibutuhkan sistem dan juga keluaran

yang dihasilkan.

Gambar 2.1 Model Sistem

MASUKAN

(INPUT)

PENGOLAHA

N

(PROCESSING

)

KELUARA

N

(OUTPUT)

ANALISIS

Analisis Sistem

Analisis merupakan penguraian dari suatu masalah yang ada, yang akhirnya

menghasilkan suatu kesimpulan. Hal tersebut dimaksudkan untuk mengidentifikasi dan

mengevaluasi masalah-masalah yang ada.

Tujuan utama dari Analisis Sistem (systems analysis) adalah mengidentifikasi

dan mengevaluasi masalah-masalah, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan

dan kebutuhan-kebutuhan yang ada untuk kemudian dilakukan pembenahan. Dalam

melakukan tugasnya seorang analis sistem harus melakukan beberapa langkah-langkah

sebagai berikut :

a) Identify

Mengidentifikasi permasalahan-pemasalahan yang ada, dimana suatu masalah

adalah pertanyaan yang harus dapat dipecahkan untuk mencapai sasaran-

sasaran yang diharapkan. Langkah-langkah didalam tahapan ini adalah

identifikasi terhadap penyebab masalah, titik keputusan, dan personil-personil

kunci.

b) Understand

Langkah selanjutnya adalah memahami cara kerja sistem yang sedang berjalan.

Untuk dapat memahami sistem yang ada diperlukan data-data yang diperoleh

dari langkah pertama identifikasi secara terinci. Tugas yang dilakukan meliputi

penentuan jenis penelitian, perencanaan jadwal penelitian, pembuat tugas

penelitian, pembuat agenda penelitian dan pengumpulan hasil penelitian.

c) Analyze

Berdasarkan data yang diperoleh dari penelitian, maka dilakukan analisis hasil

penelitian. Dimana dalam hal ini diperlukan suatu pengalaman yang cukup untuk

mendapatkan hasil maksimal, karena biasanya seorang analis sistem yang baru

merasa kesuliatan pada tahapan ini. Analisis sistem yang dilakukan harus dapat

menjawab pertanyaan apa, bagaimana, siapa dan dimana sistem tersebut

dikerjakan? Kemudian mengapa dikerjakan, perlukah dikerjakan dan apakah

yang telah dikerjakan dengan baik?

d) Report

Langkah terakhir dari analisis sistem adalah pembuatan laporan dari hasil-hasil

penelitian yang kemudian dicatat dan didokumentasikan sebagai panduan untuk

mendesain sebuah sistem.

Analisis Kelemahan Sistem

Untuk melakukan analisis terhadap kelemahan sistem yang sedang berjalan

pada TOKO BANGUNAN MRIYAN AGUNG, maka dilakukan metode PIECES yaitu

Pemform, Information, Economy, Control, Efisiency, Service.

a) Kinerja (Performance)

Kinerja yang lambat membuat proses-proses kegiatan menjadi lambat, hal ini

dikarenakan sistem masih menggunakan cara lama yaitu secara manual dalam

pencatatan maupun pencarian data. Dalam sehari rata-rata pelanggan yang

bertransaksi adalah 30 orang, setiap transaksi dibutuhkan waktu 10 menit, maka

dalam sehari akan butuh waktu 300 menit atau 5 jam.

b) Informasi (Information)

Hal-hal yang dialami selama ini adalah kurang cepatnya penyediaan layanan,

karena pemilik toko harus membuka buku daftar harga terlebih dahulu mengenai

data barang yang dicari maupun harga barang tersebut. Masalah tersebut perlu

dibenahi agar dapat mempercepat proses transaksi penjualan barang.

c) Ekonomi (Economy)

Ditinjau dari sudut ekonomi, sistem yang berjalan saat ini dirasa kurang

ekonomis karena perlu adanya pengeluaran biaya yang cukup banyak untuk

kegiatan pencatatan administrasi dan juga adanya kesalahan pencatatan yang

menyebabkan terjadinya kerugian tidak sedikit.

d) Pengendalian (Control)

Karena penyalahgunaan terhadap data yang tidak terproteksi menjadi

permasalahan bagi perusahaan ini, mengingat keamanan data menjadi aspek

terpenting dalam suatu bisnis demi tercapainya tujuan dari pembuatan sistem.

e) Efisiensi (Eficiency)

Cara manual saat ini dirasa memang kurang memberikan solusi untuk

mendukung terciptanya kegiatan usaha yang diharapkan di dalam perusahaan

ini, karena dalam kegiatan pencatatan data administrasi harus dilakukan

penyalinan satu persatu.

f) Pelayanan (Services)

Seorang pelanggan memiliki kebutuhan untuk memilih jenis barang yang akan

dibeli, dikarenakan sistem masih menggunakan cara manual maka pelanggan

merasa pelayanan kurang memuaskan, harus menunggu lama hanya untuk

menanyakan tersedia atau tidaknya jenis barang yang akan dibeli.

HASIL PENELITIAN

MANUAL PROGRAM

Mnual program yang ada disini hanya mewakili sebagian dari form-form yang

ada, untuk lebih jelasnya akan dibahas disub bab ini.

Form Login

Form Login sebagai gerbang sebelum masuk ke menu utama. Form ini berfungsi

untuk membatasi siapa saja yang diperbolehkan mengakses data dengan fasilitas-

fasilitas yang ada pada aplikasi. Cara menggunakan form ini adalah dengan mengetikkan

User ID yang dimiliki oleh setiap user yang memiliki hak akses berserta passwordnya.

Form Menu Utama

Form Menu Utama merupakan lingkup kerja seorang user. Pada form ini terdapat

fasilitas-fasilitas intuk mengelola data resources. Tampilan Menu Utama bisa berbeda

tergantung status user yang login. Tetapi pada sistem aplikasi yang kami buat hanya

terdiri dari satu user saja, jadi untuk pada saat sudah login tampilannya tidak berbeda.

Form Master Data Barang

1) Input Data Barang

Form Input Data Barang merupakan turunan dari Menu Data Barang.

Form ini digunakan untuk melakukan penambahan, pengubahan,

penghapusan, maupun pencarian data barang.

Gambar 4.34 Form Input Data Barang

2) Form Cari Data Barang

Form Cari Data Barang merupakan turunan dari Menu Data Barang.

Form ini digunakan untuk melakukan melihat data barang dan pencarian data

barang.

Gambar 4.35 Form Cari Data Barang

Form Master Data Pelanggan

1) Input Data Pelanggan

Form Input Data Pelanggan merupakan turunan dari Menu Data

Pelanggan. Form ini digunakan untuk melakukan penambahan data

pelanggan.

Gambar 4.36 Form Input Data Pelanggan

2) Form Cari Data Pelanggan

Form Cari Data Pelanggan merupakan turunan dari Menu Data

Pelanggan. Form ini digunakan untuk melakukan pencarian data pelanggan.

Gambar 4.37 Form Cari Data Pelanggan

Form Master Data Pemasok

1) Input Data Pemasok

Form Input Data Pemasok merupakan turunan dari Menu Data Pemasok.

Form ini digunakan untuk melakukan penambahan, penyimpanan, perubahan,

dan penghapusan data pemasok.

Gambar 4.38 Form Input Data Pemasok

2) Form Cari Data Pemasok

Form Cari Data Pemasok merupakan turunan dari Menu Data Pemasok.

Form ini digunakan untuk melakukan pencarian data pemasok.

Gambar 4.39 Form Cari Data Pemasok

Form Master Data User

1) Input Data User

Form Data Use merupakan turunan menu dari Menu Data User yang

berfungsi untuk mendata user yang terlibat dalam sistem. Dari form ini user dapat

melakukan input data baru, menghapus, maupun melakukan pencarian data

berdasarkan kode.

Gambar 4.40 Form Input Data Kasir

2) Form Cari Data User

Form Cari Data User merupakan turunan dari Menu Data User. Form ini

digunakan untuk melakukan pencarian data user.

Gambar 4.41 Form Cari Data User

KESIMPULAN

Berdasarkan penelitian dan perancangan yang penulis kerjakan dan mengacu

pada rumusan maslah yang ada yaitu bagaimana suatu perusahaan dapat mengolah

data dengan mudah, cepat, dan akurat dan membuat suatu sistem informasi secara

komputerisasi untuk menampilkan informasi yang berkualitas, maka dapat diambil

beberapa kesimpulan yaitu :

A. Kelebihan Sistem Informasi Penjualan Toko Bangunan Mriyan Agung.

Kelebihan yang diperoleh dari sistem aplikasi ini antara lain :

1) Sistem informasi penjualan ini dapat meningkatkan pelayanan dan

kemudahan terhadap konsumen terutama dalam proses transaksi jual

beli.

2) Pembuatan sistem informasi ini sebagai fasilitas pengolahan data yang

bermanfaat meminimalkan waktu dan pengolahan data bagi karyawan.

Hal tersebut merupakan salah satu keuntungan yang dapat dirasakan

dengan adanya perubahan dari proses manual menjadi terkomputerisasi.

3) Output dari pengolahan data dapat digunakan sebagia acuan bagi

pengelola untuk mengambil keputusan.

4) Sistem informasi menghasilkan jumlah informasi yang lebih banyak, lebih

akurat, sehingga produktifitas meningkat.

B. Kekurangan Sistem Informasi Penjualan Toko Bangunan Mriyan Agung.

Kekurangan yang diperoleh dari sistem aplikasi ini antara lain :

1) Aplikasi ini tidak dilengkapi dengan fasilitas penghapusan data atau

record yang tersimpan dalam database dalam kurun waktu tertentu.

Penghapusan record yang tidak terpakai berpengaruh pada pada

stabilitas kinerja siste (sistem tidak terbebani dengan banyaknya record

pada database).

2) Belum tersedianya fasilitas back up data.

3) Sistem ini sebaiknya dijalankan pada platform Windows XP karena jika

dijalankan pada platform Windows Vista dan versi di atasnya aplikasi

tidak berjalan secara maksimal.

SARAN

Kesempurnaan dari suatu sistem selalu bersifat relative berdasarkan pada cara

pandang dan konsep dari setiap pemikiran yang berbeda serta memiliki alur yang

bervariasi. Karena sistem ini dibangun berdasarkan alur pemikiran penulis, maka untuk

hasil yang lebih baik dan maksimal diperlukan saran dari pihak manapun untuk

melengkapi kekurangan yang ada.

Beberapa saran dari penulis untuk perusahaan:

1) Penulis menyarankan agar administrator ataupun pihak manajemen

membuat back up secara soft copy dan hard copy (laporan) yang

diperlukan sesering mungkin sesuai dengan kebutuhan.

2) Penulis menyarankan agar administrator ataupun pihak manajemen lebih

teliti dalam penginputan data dikarenakan oleh kelemahan sistem yang

belum mampu menangani proses filterisasi secara maksimal.

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif, 2007, Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk keunggulan

bersaing perusahaan dan oraganisasi modern, Andi Offset, Yogyakarta

Sadeli, Muhammad, 2008, Aplikasi Database dengan Visual Basic 6.0 untuk Orang

Awam, Maxikom, Palembang

Sadeli, Muhammad, 2009, Aplikasi Mini Market dengan Visual Basic 6.0, Maxikom,

Palembang