ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI NILAI SISWA

PADA SMP N 1 BULU SUKOHARJO

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Lina Nurdayanti

08.12.2931

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2011

ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEM STUDENTS AT JUNIOR

HIGH SCHOOL 1 BULU SUKOHARJO

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI NILAI SISWA

PADA SMP N 1 BULU SUKOHARJO

Lina Nurdayanti

Jurusan Sistem Infromasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Information Systems students at the junior high value of N 1 Fur

Sukoharjo largely still done manually, only a small portion of the existing

treatment has been carried out with computer technology. The resulting reports

were also less effective and efficient considering the lack of thoroughness and

ketidaktepatwaktuan in the delivery of the report. Data Processing Students

present value is in SMP N 1 Bulu was limited to making direct statements without

the presence of a storage process is a continuous and thus lead to accumulation of

data storage and in different places. In addition, there is no application that

really true computerized capable of performing data processing of these students.

Data storage in large capacity and data security is very important to be processed

as an accurate, timely, and relevant.

In making the data processing system computerized student who will be

better then expected to produce any reports that could provide information to all

parties who need the information. The report will be generated from the data

processing system of student is Student Report, Report Value, Value Reports of

students per class, Subject Reports, the report class. With the increasing number

of reports or generated in the manufacture of a good computerized system then

the system is expected to allow users or staff (TU) for the delivery of information

to the principal, student, homeroom teacher and the parents .

Keywords: Analysis, Design, Value, Reports, Accurate, Timely, Relevant

1. Pendahuluan

Kebutuhan akan informasi pada saat ini memang sangat diperlukan di berbagai

aktifitas manusia. Aktivitas manusia yang begitu kompleks memungkinkan untuk

memperoleh informasi mengenai suatu masalah tidak begitu mudah dan cepat tapi

harus melalui tahapan dan beberapa proses yang telah ditetapkan ditempat kita

akan memperoleh suatu informasi yang akan dibutuhkan.

Namun pemanfaatan komputer untuk pengolahan data nilai siswa pada SMP N

1 Bulu-Sukoharjo belumlah begitu optimal dan belum akurat informasinya,

sehingga kemudahan cara kerja dan pengolahan data dalam jumlah yang besar

dengan ketelitian yang tinggi belum di dapati pada instansi ini.

Dalam proses penginputan data perlu adanya aplikasi untuk membantu kinerja

agar lebih cepat, tepat, dan akurat. Pembuatan sistem tersebut sangat dibutuhkan

untuk meminimalisir permasalahan yang timbul dan memaksimalkan pekerjaan

sehingga lebih efisien dan efektif.

Melihat permasalahan diatas menjadi motivasi bagi penulis untuk membuat

analisis dan perancangan system informasi nilai siswa pada SMP 1 Bulu

Sukoharjo.

2. Landasan Teori

2.1 Konsep Dasar Sistem

Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau

himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling

berinteraksi, dan saling bergantung sama lain.

2.2 Konsep Dasar Informasi

Informasi yang berkualitas memiliki 3 kriteria, yaitu:

1. Akurat (accurate)

Informasi harus bebas dari kesalahan, informasi harus dapat dengan jelas

mencerminkan maksudnya.

2. Tepat pada waktunya (timeliness)

Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.

3. Relevan (relevance)

Informasi yang disampaikan harus mempunyai keterkaitan dengan

masalah yang akan dibahas dengan informasi tersebut.

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

Untuk menghasilkan informasi yang berkualitas maka dibuatlah sistem

informasi. Definisi umum sistem informasi adalah sebuah sistem yang

terdiri atas rangkaian subsistem informasi terhadap pengolahan data untuk

menghasilkan informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan.

2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi Nilai Siswa

Informasi nilai siswa adalah informasi yang memuat tentang pengaturan

dalam merangkai pengolahan data nilai siswa yang ada di SMP N 1 Bulu

Sukoharjo. Kegiatan ini dilaksanakan pada masa proses belajar mengajar

berakhir, untuk menghitung data penilaian pada siswa.

2.5 Konsep Dasar Basis Data

Basis data adalah kumpulan data yang saling berelasi, dapat juga

didefinisikan dalam berbagai sudut pandang seperti berikut:

1. Himpunan kelompok data yang saling berhubungan dan diorganisasikan

sedemikian rupa sehingga kelak dapat dimanfaatkan dengan cepat dan

mudah.

2. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama

sedemikian rupa tanpa perulangan (redundancy) yang tidak perlu, untuk

memenuhi kebutuhan.

3. Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam

media penyimpanan elektronik.

2.7 Sistem Perangkat Lunak yang digunakan

2.7.1 Microsoft Visual Basic 6.0

Visual Basic adalah bahasa pemrograman yang bekerja dalam lingkup

MSWindows. Visual Basic dapat memanfaatkan kemampuan MS-Windows

secara optimal. Kemampuannya dapat merancang program aplikasi yang

berpenampilan seperti program aplikasi lainnya yang berbasis MS-Windows.

Kemampuan Visual Basic secara umum adalah menyediakan komponen-

komponen yang memungkinkan untuk membuat program aplikasi yang sesuai

dengan tampilan dan cara kerja Microsoft Windows.

2.7.2 Microsoft SQL Server 2000

SQL Server 2000 merupakan salaj satu produk DBMS yang dibuat oleh

Microsoft. Selain Microsoft SQL Server 2000, produk DBMS Microsoft yang

lain adalah Microsoft Access yang di-include-kan dalam paket Microsoft

Office sehingga versi dari DBMS Ms. Access menyesuaikan versi Microsoft

Office yang ada.

3. Anlisis dan Perancangan

3.1 Tinjauan Umum

SMP N 1 Bulu berdiri dari hasil rintisan, berdirinya Sekolah Lanjutan

Tingkat Pertama di Kecamatan Bulu oleh pemerintah daerah wilayah kecamatan

Bulu yang berbentuk suatu badan panitia pendiri SMEP persiapan Negeri Bulu.

Semula oleh panitia pendiri dibuka SMEP persiapan Negeri Bulu mulai tanggal 6

Januari 1969. Siswa SMEP Persiapan Negeri Bulu berjumlah 1 kelas dengan

jumlah siswa 25 anak untuk permulaan baru membuka kelas 1.

Dengan keputusan bersama antara pemerintah kecamatan Bulu, panitia dan

Dewan guru pada tanggal 30 Mei 1970 SMEP Persiapan Negeri Bulu terhitung

tanggal 1 Juni 1970 diubah menjadi SMP Persiapan Negeri Bulu.Bulan Nopember

1970 SMP Persiapan Negeri Bulu di usulkan kepada Menteri Pendidikan dan

Kebudayaan RI di Jakarta lewat Kanwil Departemen Pendidikan dan Kebudayaan

propinsi Jawa Tengah menjadi SMP Negeri Bulu.

Visi dan Misi SMP N 1 Bulu Sukoharjo

Visi : “Unggul dalam prestasi berlandaskan iman taqwa dan budi

pekerti yang luhur’

Misi :

1. Melaksanakan pembelajaran dan bimbingan secara efektif untuk

mengoptimalkan potensi yang dimiliki siswa.

2. Menumbuhkembangkan penghayatan dan pengamalan terhadap agama

yang dianut untuk membentuk budi pekerti yang baik.

3. Menciptakan suasana yang kondusif untuk mengefektifkan seluruh

kegiatan sekolah.

4. Mengembangkan budaya kompetitif bagi siswa dalam upaya

meningkatkan prestasi.

5. Mengutamakan kerja sama dalam menyelesaiakan tugas kependidikan

dan keguruan.

6. Melestarikan dan mengembangkan olah raga, seni dan budaya.

3.2 Analisis Sistem

3.2.1 Identifikasi Masalah

Identifikasi masalah merupakan langkah awal yang dilakukan dalam tahap

analisis sistem. Dari hasil penelitian yang dilakukan mengenai sistem informasi

nilai siswa pada SMP N 1 Bulu Sukoharjo penulis menemukan beberapa masalah

antara lain :

1. Pengolahan data sistem penilaian siswa kurang efektif dan efisien, dikarenakan

kurang optimalnya penggunaan komputer

2. Proses atau pencatan data siswa dan data nilai serta pembuatan laporan yang

lamban dan membutuhkan waktu lebih lama. Keberadaan masalah diatas

karena sistem informasi nilai siswa masih dilakukan manual.

3.2.2 Analisis Kelemahan Sistem

Alat ukur yang digunakan untuk menentukan proses penyelesaian masalah

yaitu dengan melakukan peningkatan-peningkatan pada 6 aspek yang dikenal

dengan analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control,

Efficiency, Services).

1. Analisis Kinerja (Performance Analysis)

Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja

sistem. Dari sini dapat dilihat seberapa lama waktu yang dibutuhkan atau waktu

yang terbuang oleh pegawai dalam melakukan pekerjaan atau dapat dikatakan

efektifitas kerja pegawai.

2. Analisis Informasi (Information Analysis )

Informasi nilai siswa pada SMP N 1 Bulu Sukoharjo perlu dilakukan

perancangan, melihat informasi yang dihasilkan kurang memadai. Keterbatasan

informasi yang dihasilkan pada sistem yang ada saat ini berdampak pada

kemampuan sistem tersebut untuk menghasilkan laporan.

3. Analisis Ekonomi (Economic Analysis)

Pemborosan waktu dan alat-alat yang digunakan mengalami pembengkakan

seperti untuk biaya pembelian kertas dan alat-alat lainnya, karena tingkat

kesalahan dalam proses pencatatan cukup besar.

4. Analisis Kontrol (Control Analysis)

Dengan adanya kontrol maka tugas atau kinerja yang mengalami gangguan

bisa diperbaiki. Analisis kontrol digunakan untuk meningkatkan kinerja sistem,

mendeteksi penyalahgunaan sistem dan menjamin keamanan data dari pihak luar

yang tidak berkepentingan. Serta menjamin keamanan dari informasi yang

dihasilkan.

5. Analisis Efisiensi (Efficiency Analysis)

Penggunaan waktu pada sistem manual yang sedang berjalan dinilai kurang

efisien. Target penggunaan waktu yang belum minimal yang belum teratur

mengakibatkan para guru dan wali kelas kewalahan dalam pengolahan nilai

tersebut, sering terjadinya kesalahan dan dilakukan pengulangan pekerjaan atau

check ulang data siswa untuk menghindari kesalahan.

6. Analisis Pelayanan (Service Analysis)

Peningkatan pelayanan yang baik pada SMP N 1 Bulu Sukoharjo

dimaksudkan untuk memberikan pelayanan yang terbaik bagi siswa serta

menigkatkan kepuasan kerja guru dan pegawai.

3.3 Analisis Kelayakan Sistem

3.3.1 Kelayakan Teknologi

Pengerjaannya yang mengutamakan kebutuhan user dan kemudahan dalam

pengoperasiannya membuat sistem ini user friendly walaupun tidak semua orang

dapat mengaksesnya tanpa login dari user.

3.3.2 Kelayakan Hukum

Pengembangan sistem dikatakan layak secara hukum jika tidak melanggar

peraturan dan hukum yang berlaku. Penerapan sistem yang baru tidak boleh

menimbulkan masalah dikemudian hari akibat melanggar hukum yang akan

berlaku, terutama dalam penggunaan software berlisensi terkait penggunaan

aplikasi pendukung sistem.

3.3.3 Kelayakan Operasional

Sistem dirancang untuk mudah dioperasikan dan proses pengembangannya

dilakukan dengan teknik penerapan kebutuhan informasi melalui penelitian yang

seksama dan hati-hati. Selain itu juga dilakukan pelatihan terlebih dahulu

sehingga akan memudahkan user untuk menjalankannya.

3.3.4 Kelayakan ekonomi

Untuk pengadaan proyek sistem informasi nilai siswa ini tentu membutuhkan

biaya yang dalam hal ini termasuk dalam biaya investasi. Dalam hal ini instansi

harus mengeluarkan sumber daya demi mendapatkan manfaat di masa yang akan

datang dan juga keuntungan yang lebih bila dibanding keuntungan dengan

menggunakan sistem yang lama.

3.4 Perancangan Sistem

Perancangan merupakan langkah pertama di dalam fase pengembangan

rekayasa suatu produk atau sistem. Tujuan perancangan adalah membuat suatu

perangkat lunak yang dapat memberikan informasi nilai siswa. Program ini

dirancang menggunakan database, sehingga penggunaannya lebih murah dan

mudah dioperasikan.

3.4.1 Perancangan Proses

Sistem Flowchart Sistem flowchart merupakan diagram aliran yang

menggambarkan suatu sistem logika komputer yang digunakan proses pengolahan

data. Adapun flowchart sistem informasi nilai siswa yang diusulkan adalah

sebagai berikut :

Data Siswa

Input Data

Siswa

Olah Data

Siswa

Siswa

Pembuatan

Laporan Dt.Siswa

Laporan Siswa

Data User

Input Data

User

Olah Data

User

User

Data Guru

Input Data

Guru

Olah Data

Guru

Guru

Pembuatan

Laporan Dt.Guru

Laporan Guru

Data Nilai

Input Data

Nilai

Olah Data Nilai

Nilai

Pembuatan

Laporan Dt.Nilai

Laporan Nilai

Data

Mapel

Input Data

Mapel

Olah Data

Mapel

Mapel

Pembuatan

Laporan

Dt.Mapel

Laporan

Mapel

Bagi Kelas

Input Data

Bg_Kelas

Olah Data

Bg_Kelas

Bgi_Kelas

Data Kelas

Input Data

Kelas

Olah Data

Kelas

Kelas

Pembuatan

Laporan

Dt.Kelas

Laporan

Kelas

Data

Jadwal

Input Data

Jadwal

Olah Data

Jadwal

Jadwal

Pembuatan

Laporan

Dt.Jadwal

Laporan

Jadwal

Input Data

TU

Olah Data TU

TU

Data TU

Gambar 3.2 Flowchart Sistem Yang Diusulkan

DFD (Data Flow Diagram) atau diagram aliran data adalah model

proses yang digunakan untuk mengambarkan aliran data melalui sebuah sistem

dan tugas atau pengolahan data yang dilakukan oleh sistem. Notasi tiap level

menggunakan notasi De Marco & Jourdan untuk menggambarkan Data Flow

Diagram sistem informasi nilai siswa pada SMP N 1 Bulu Sukoharjo.

Konteks diagram atau DFD level 0 menerangkan entitas-entitas yang

terlibat dalam sistem. Pada sistem ini terdapat 2 entitas luar yang terlibat yaitu

entitas pagawai TU dan guru.

Tata Usaha

Sistem

Infromasi Nilai

SiswaGuru

Laporan

Lap.Nilai

Lap.Jadwal

Entri

Dt.Siswa,Guru,Mapel,Ke

las,Jadwal,Nilai

Gambar 3.4 DFD Level 0

Tata Usaha

1.0

Pengolahan

Data Siswa

2.0

Pengolahan

Data Guru

4.0

Pengolahan

Data Mapel

6.0

Pengolahan

Data Kelas

D1 Siswa

9.0

Membuat

Laporan Data

Siswa

3.0

Pengolahan

Data User

D3 Data

User

Guru

D2 Guru

10.0

Membuat

Laporan

Guru

5.0

Pengolahan

Data Nilai

D5 Nilai

13.0

Membuat

Laporan

Data Nilai

Tata Usaha

D4 Mapel

12.0

Membuat

Laporan

Mapel

7.0

Pengolahan

Data

Bagi_Kelas

D7 Bagi_Kelas

D6 Kelas

14.0

Membuat

Laporan

Kelas

8.0

Pengolahan

Data Jadwal

D8 Jadwal

16.0

Membuat

Laporan

Jadwal

Data Siswa

User

Data Guru

Data Guru Data Mapel Data Kelas

Data Mapel

Data Jadwal

Data

Jadwal

Data Kelas

3.0

Pengolahan

TU

D9 Data

TU

Data

SiswaData

UserData

Guru Data

Nilai

Data

Mapel Data

Bgi_Kelas

Data

Kelas

Data

JadwalData

TU

Gambar 3.5 DFD Level 1

3.4.2 Perancangan Basis Data

Perancangan database harus dilakukan secara cermat agar dihasilkan

database yang efisien dalam penggunaan ruang penyimpanan, cepat dalam

pengaksesan dan mudah dalam manipulasi data.

Tabel 3.9 Struktur Tabel Siswa

Nama Kolom Tipe Data Lebar Not Null Keterangan

Nis Varchar 10 Primary Key

Nm_Siswa Varchar 50 -

Alamat Varchar 50 -

Tempat_Lahir Varchar 15 -

Tgl_Lahir Date Time 8 -

Jen_Kel Varchar 1 -

Agama Varchar 10 -

Gol_Darah Char 2 -

Nm_Ayah Varchar 30 -

Pekerjaan_Ayah Varchar 20 -

Nm_Ibu Varchar 30 -

Pekerjaan_Ibu Varchar 20 -

Alamat_Ortu Varchar 50 -

Telp Varchar 15 -

Tabel 3.12 Struktur Tabel Mapel

Nama Kolom Tipe Data Lebar Not Null Keterangan

Kd_Mapel varchar 10 Primary key

Nama_Mapel varchar 50 -

Kd_Guru varchar 10 Foreing Key

4. Implementasi Sistem

Sebelum melakukan implementasi sistem, dilakukan pengujian program

terlebih dahulu. Tujuan pengujian program adalah untuk mengetahui bahwa

komponen-komponen sistem telah berfungsi dengan baik sehingga perangkat

lunak pembayaran siap digunakan. Terdapat dua metode untuk melakukan

pengujian program ini yaitu pengujian black box dan white box.

1. Black Box Testing

Saat pengisian user account, admin diwajibkan untuk menginputkan username

dan password dengan lengkap. Jika admin menginputkan password yang salah

(tidak sesuai penyimpanan pada database), maka ketika tombol Login di klik akan

menampilkan pesan kesalahan seperti pada gambar berikut:

Gambar 4.11 Pesan Kesalahan tidak mengisi password

2. White Box Testing

Ketika program dijalankan kemudian masuk pada form Input, program berhenti

dan muncul kotak dialog peringatan kesalahan seperti pada gambar berikut:

Gambar 4.12 Peringatan Kesalahan Kode Program

Kesalahan terjadi karena data user dan password belum tersimpan pada database

sehingga tidak sesuai dengan penulisan kode program.

4.1.1.1 Tampilan Menu Utama

Gambar 4.15 Tampilan Menu Utama

4.1.1.2 Form Input

Form ini digunakan untuk menginputkan data siswa. Masuk pada tab

pertama untuk menginputkan data siswa, klik BARU untuk

menambah data siswa baru, isi dengan lengkap data siswa kemudian klik

SIMPAN.

Gambar 4.16 Form Input Data Siswa

4.1.1.3 Form Laporan

Form ini digunakan untuk mencetak laporan nilai per siswa.

Gambar 4.33 Form Untuk Cetak Nilai per Siswa

5. Penutup

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil penilitian dan pembahasan yang disajikan pada bab

sebelumnya, kesimpulan yang dapat ditarik dalam analisis dan perancangan

system informasi nilai siswa pada SMP N 1 Bulu Sukoharjo adalah :

1. Dengan adanya sistem pengolahan data nilai ini dapat meringgankan pekerjaan

terutama pada guru dalam pengolahan data nilai yang masih menggunakan

pencatatan secara manual sehingga pengolahan data nilai yang dilakukan lebih

efisien, cepat, dan akurat.

2. Dalam sistem informasi nilai yang penyusun berikan mampu menghasilkan

laporan yang lebih lengkap dan dapat diakses dengan cepat.

5.2 Saran

1. Dalam Kelancaran operasional kerja secara umum didalam instansi atau

sekolah perlu mengadakan atau memahami program secara menyeluruh, terarah

dan terpadu.

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif., Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk

Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, Andi Offset,

Yogyakarta, 2007

Arief, M Rudyanto., Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact SQL

Server 2000, Andi Offset, Yogyakarta, 2005

Kusrini. dan Koniyo, Andri., Tuntutan Praktis Membangun Sistem Informasi

Akuntansi dengan Visual Basic dan SQL Server, Andi Offset, Yogyakarta, 2007

Rusmawan,Uus., Koleksi Program VB 6.0 Konsep ADO untuk Tugas Akhir dan

Skripsi, PT Elex Media Komputindo, Jakarta, 2009

Sunyoto, Andi., Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft

SQL., Andi Offset, Yogyakarta, 2007

www.hargakomputer.net

www.amazon.com

www.urlscan.net

www.bi.go.id