ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASIDATA GURU DAN KARYAWAN PADA

SMK ARMADA MAGELANG

Naskah Publikasi

diajukan oleh:

CATUR BUDI IRAWANDI03.12.0401

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTERAMIKOM

YOGYAKARTA2009

ANALYSIS AND DESIGN TEACHER AND EMPLOYEE DATA INFORMATION SYSTEM ON SMK ARMADA MAGELANG

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI DATA GURU DAN KARYAWAN PADA SMK ARMADA MAGELANG

Catur Budi Irawandi

Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACTHave been known that the technology growth which faster and dynamic along

with age growth.It also tith the requirement to get a information easily, quickly, and

accurately.Hence each organizational institute such as company or educational institute

in this case is school.Hope there is a information system which can assist in data

proccessing and decision making.

One of applying result from the information technology is creating of information

system of data proccessing base on computer in this case the example is teacher and

employees data information system.

In this chance, writter tried to analyze the discussion specifics and its result is

addressed to give the suggestion to SMK Armada Magelang in managing that system

information.Its also suggest the SMK Armada Magelang to develop the teacher and

employees data information system so that can improve the work quality and service to

teacher and its employees.

Keyword: Information Systems, Information Technology

1. PendahuluanSMK ARMADA Magelang sebagai salah satu institusi pendidikan dan

sekolah kejuruan diharapkan mampu melayani dengan baik siswa maupun

karyawannya.Pokok masalah dalam hal ini adalah pelayanan terhadap karyawannya

yakni proses penggajian dan pembuatan laporan.

Akan tetapi yang terjadi di SMK ARMADA Magelang saat ini adalah kegiatan

penggajian guru dan karyawan kurang dapat menghasilkan laporan yang maksimal

dikarenakan sistem yang digunakan masih bersifat manual, hal ini berpengaruh

terhadap keputusan yang diambil.Penggunaan komputer hanya sebatas pada

pembuatan laporan tidak dikembangkan sebagai alat bantu dalam pengolahan data

guru dan karyawan.

Dengan melihat dan meneliti sistem yang ada di SMK ARMADA Magelang

maka penulis berupaya untuk mengembangkan sistem lama menjai suatu sistem

yang baru agar menjadi lebih baik.Sehingga diharapkan dapat meningkatkan kualitas

kerja di SMK ARMADA Magelang.

2. Landasan Teori2.1 Konsep Dasar Sistem

Ada banyak definisi yang menjelaskan tentang pengertian sistem, namun itu

tergantung dari sudut mana kita memandangnya. Ada 2 (dua) pendekatan dalam

mendefinisikan sistem, yaitu menekankan pada prosedur dan ada yang

menekankan pada komponen atau elemennya

Berdasarkan pendapat para ahli tersebut maka dapat disimpulkan bahwa

definisi sistem secara umum adalah kumpulan dari unsur, komponen atau elemen –

elemen yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung dan saling terpadu

untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan tertentu yang telah ditetapkan

sebelumnya.

3. Analisis

3.1 Definisi Analisis Sistem

Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem (systems

planning) dan sebelum tahap desain sistem (systems design). Analisis sistem

(systems analysis) dapat didefinisikan sebagai “penguraian dari suatu sistem

informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponenya dengan maksud tujuan

mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-

kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang

diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya”16.

Di dalam analisis sistem, penelitian yang dilakukan oleh analis sistem

merupakan penelitian terinci, sedangkan di perencanaan sistem sifatnya hanya

penelitian pendahuluan. Di dalam tahap analisis sistem ini terdapat langkah-

langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut:

1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah

2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada

3. Analyze, yaitu menganalisis sistem

16 Jogiyanto, HM, Analisis & Desain Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Penerbit PT. Andi Offset, Yogyakarta, 1990, Hal.129.

4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.

Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena

kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap

selanjutnya.

3.2 Identifikasi Masalah

Berdasarkan hasil penelitian dan pengamatan yang penulis lakukan pada

SMK Armada Magelang, dapat di identifikasikan bahwa sistem kerja yang dijalankan

masih kurang efektif. Hal ini dapat terlihat dari proses pembayaran gaji guru

karyawan, pencatatan dan pembuatan laporan.Proses pencatatan dan pembuatan

laporan masih dikerjakan secara manual.

Mekanis kerja dari sistem tersebut membutuhkan waktu yang cukup lama,

pembuatan laporan dirasakan lambat dan kurang akurat. Dengan demikian jika

permasalahan yang sering terjadi tersebut kurang diperhatikan bahkan sering

diabaikan maka akan berdampak pada terlambatnya proses penggajian guru dan

karyawan.

Beberapa masalah tersebut timbul karena adanya beberapa faktor yang

mempengaruhinya, diantaranya sebagai berikut :

1) Karena keterbatasan SDM.

2) Pembuatan laporan penggajian kadang terjadi kesalahan penulisan.

3) Terjadi keterlambatan dalam pembuatan laporan karena tidak

tersedianya program bantu.

3.3 Analisis Kelemahan Sistem

Tujuan utama dari analisis sistem ini adalah untuk mengevaluasi dan

menentukan permasalahan yang dihadapi dalam suatu organisasi, dalam hal ini SMK

Armada Magelang. Hal ini bertujuan agar analisis tersebut dapat diketahui

permasalahan yang berkaitan dengan perkembangan organisasi dan juga untuk

mengetahui kelemahan pada sistem yang lama atau pada sistem yang baru.

3.3.1 Analisis PIECES

Untuk memastikan suatu sistem baru bagus atau tidak maka diperlukan

analisis PIECES :

a. Kinerja (Performance)

Kinerja merupakan bagian pendukung dalam kelancaran proses kerja

dalam suatu perusahaan. Kinerja yang dimaksud adalah kinerja sistem.

Kinerja dapat diukur dari throughput dan responsetime. Throughput adalah

jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu sistem tertentu.

Responsetime adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua pekerjaan

ditambah dengan waktu respon untuk menangani pekerjaan tersebut.

Kinerja dalam lembaga terkesan kurang efektif dan efisien. Dalam

berbagai hal sering terjadi pelaksanaan pekerjaan yang berganda dan di lain

pihak masih ada pekerjaan yang belum terselesaikan. Hal ini tentunya akan

sangat menghambat proses kinerja dalam lembaga pendidikan tersebut.

b. Informasi (Information)

Informasi merupakan salah satu faktor yang sangat vital, sebagai

informasi merupakan titik awal untuk mengoreksi kedalam organisasi. Pada

SMK Armada Magelang, kekurangan dalam analisis ini dapat dilihat antara

lain dalam proses pengolahan data administrasi penggajian kurang bagus

dan pendataan yang kurang bagus. Sistem ini terbukti dengan adanya

proses yang begitu lama dengan mengerahkan sumber daya yang

berlebihan.

c. Ekonomi (Economy)

Analisis ini sangat berhubungan dengan biaya yang disalurkan dan

manfaat yang didapat dalam bentuk penghematan pengeluaran ataupun

keuntungan real yang bisa diapat. Kekurangan yang ada pada analisis

sistem di SMK Armada Magelang adalah :

1) Banyaknya permasalahan yang tidak dapat ditangani dalam

waktu cepat dan dana yang terbatas

Tenaga kerja yang kurang tepat dalam menangani tugasnya. Dengan

kata lain tenaga kerja sangat banyak dibandingkan dengan pekerjaan yang

ada.

d. Pengendalian (Control)

Merupakan peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan

memperbaiki kesalahan serta kekurangan yang akan terjadi. Pengendalian

atau control dalam sebuah sistem sangat diperlukan keberadannya untuk

menghindari atau mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan/

kesalahan sistem, serta untuk menjamin keamanan data atau informasi.

Dengan adanya control, maka tugas-tugas / kinerja yang mengalami

gangguan bisa dipeerbaiki.

Kelemahan dalam hal ini adalah menyangkut pengolahan data.

Pengolahan data yang ada masih manual sehingga sering terjadi kekacauan

dalam pencarian data yang telah usang atau lama.

e. Efisiensi (Efficiency)

Merupakan peningkatan terhadap efesien operasi, efisiensi berbeda

dengan ekonomis, efesiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya

digunakan dengan pemborosan paling minimum. Efisiensi dapat diukur dari

output dibagi dengan inputnya.

Contoh dari kelemahan ini adalah adanya kinerja ganda dalam lembaga

pendidikan, dimana satu pekerjaan dikerjakan lebih dari satu orang atau

suatu pekerjaan dikerjakan oleh orang tidak ahlinya. Tentunya hal ini tidak

efesien biaya waktu dan hasil.

f. Pelayanan (Service)

Merupakan peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.

Dalam suatu perusahaan atau instansi peningkatan pelayanan terhadap

suatu informasi dan pelayanan informasi yang cepat kepada yang

membutuhkan merupakan tujuan dari sistem yang dibuat.

4. Implementasi dan PembahasanTahap implementasi merupakan tahap meletakkan sesuatu supaya siap

untuk dioperasikan. Tahap ini terdiri dari beberapa langkah sebagai berikut :

4.1 Menerapkan Rencana ImplementasiRencana implementasi merupakan awal ditahap implementasi sistem yang

bertujuan untuk mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan selama tahap

implementasi sistem. Biaya yang diperlukan dalam implementasi sistem harus harus

dianggarkan dalam bentuk anggaran biaya yang berfungsi sebagai pengendalian

terhadap biaya-biaya yang dikeluarkan. Waktu yang diperlukan selama tahap

implemantasi harus diatur dalam bentuk schedule waktu yang berfungsi untuk

menjadi panduan tahap implementasi.

4.2 Kegiatan ImplementasiKegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah

direncanakan dalam rencana implementasi sistem. Kegitan dalam tahap ini

adalah :

No Kegiatan Waktu 1 Pemilihan dan pelatihan personil 4 hari2 Instalasi Software 1 hari3 Pengetesan program 15 hari4 Konversi sistem 26 hari

1. Pemilihan dan Pelatihan Personil

a. Pemilihan Personil

Personil yang dipilih dapat berasal dari dua sumber yaitu karyawan yang

ada dalam perusahaan dan calon karyawan yang berada diluar perusahaan.

Pemilihan pegawai pada SMK Armada Magelang untuk mengoperasikan

komputer dipilih dari karyawan yang telah bekerja pada SMK Armada

Magelang, dengan pertimbangan sebagai berikut :

1) Pegawai yang berada dalam SMK Armada Magelang lebih

mengetahui sistem yang sedang berjalan

2) Pegawai yang berada pada dalam pada SMK Armada Magelang

lebih mengetahui tujuan yang akan dicapai

3) Pegawai yang berada pada dalam pada SMK Armada Magelang

lebih mudah untuk ditransfer ke posisi baru.

b. Pelatihan Karyawan (Training)

Pelatihan personil pada sistem yang baru harus dilakukan dengan tiga

cara, yaitu :

1) Pelatihan prosedur (procedural training) yaitu pelatihan yang dilakukan

dengan menyediakan prosedur-prosedur tertulis kepada personil yang

akan dilatih

2) Pelatihan tutorial (tutorial training) yaitu pelatihan yang dilakukan secara

tatap muka dengan memberikan bimbingan langsung terhadap tugas

personil, pelatihan ini dilakukan untuk tugas-tugas rumit yang

membutuhkan bimbingan secara langsung

3) Pelatihan langsung dengan pekerjaan (on the job training) yaitu

pelatihan yang memberikan bimbingan atau latihan langsung kepada

personil yang terpilih tentang apa yang harus dikerjakan dan bagaimana

mengoperasikan sistem pada situasi kerja yang sebenarnya.

Pelatihan pegawai yang berada pada SMK Armada Magelang dilakukan

dengan memakai dua cara yaitu :

1) Dengan pelatihan prosedural maka karyawan diberi modul tentang

tugas-tugas apa yang akan dilakukan sehingga karyawan mendapatkan

ganbaran yang jelas tentang pekerjaanya

2) Dengan pelatihan langsung terhadap pekerjaan maka karyawan akan

langsung mengetahui bagaimana cara mengoperasikan sistem yang

baru dengan situasi kerja yang sebenarnya dan karyawan juga dapat

secara langsung menanyakan masalah atau kendala yang dihadapi

terhadap sistem yang baru

2. Instalasi Program

Sebelum penginstalan software, maka harus ditentukan tempat yang

cocok untuk pengolahan data siswa. Pada SMK Armada Magelang bagian yang

tepat adalah bagian tata usaha.

Instalasi softwarenya yaitu jika master software tersimpan pada harddisk

maka langkah pertama adalah dengan mencari lokasi dimana master tersebut

berada. Untuk sistem ini berada pada path D:\Skripsi\SMK Armada Magelang,

jika software berada di CD maka masukan CD program pada CD ROM (misal I:\)

kemudian aktifkan drive CD ROM di I:\Skripsi\SMK Armada, kemudian klik open,

terus ikuti petunjuk instal program, cari di start, program\SMK Armada Magelang.

3. Pengetesan Program

Pengetesan sistem dilakukan agar diketahui apakah program telah

bebas dari kesalahan-kesalahan yang timbul dalam penulisan program

pengolahan data yang antara lain adalah :

a. Kesalahan bahasa atau kasalahan penulisan yaitu kesalahan didalam

penulisan source program yang tidak sesuai dengan apa yang yang telah

disyaratkan.

b. Kesalahan waktu proses yaitu kesahan yang terjadi sewaktu executable

program dijalankan. Kesalahan ini menyebabkan proses program berhenti

sebelum selesai pada saatnya, karena compiler menemukan kondisi-kondisi

yang belum terpenuhi karena tidak dapat dijankan.

Pada SMK Armada Magelang pengetesan sistem telah dilakukan dan

masalah yang telah dihadapi dari sisi kesalahan bahasa dan kesalahan

waktu proses telah diselesaikan dengan cara merubah kesalahan penulisan

pada program. Setelah kesalahan yang dihadapi telah diperbaiki maka

program sudah dapat digunakan sebagaimana mestinya.

4. Konversi Sistem

Konversi sistem merupakan tahap untuk meletakkan sistem baru supaya

siap untuk dioperasikan. Ada beberapa pendekatan untuk melakukan konversi

sistem ini, salah satunya adalah konversi paralel. Konversi ini dilakukan dengan

mengoperasikan sistem yang lama dengan sistem yang baru secara bersama-

sama untuk meyakinkan bahwa sistem yang baru telah beroperasi dengan baik

sebelum sistem lama dihentikan. Kelebihan konversi ini adalah adalah

memberikan proteksi yang tinggi terhadap kegagalan sistem yang baru.

Kelemahan terletak pada besarnya biaya operasi yang harus dikeluarkan untuk

dua sistem sekaligus.

Pada SMK Armada Magelang memakai konversi paralel dengan pertimbangan

bahwa apabila sistem yang baru tidak berjalan sesuai dengan yang diharapkan maka

masih ada data-data pada sistem yang lama, sehingga kegiatan penggajian guru

karyawan tetap berjalan.

5. Implementasi ProgramImplementasi program merupakan bentuk program yang dijalankan pada sistem

yang dikembangkan. Untuk masuk kedalam program sistem informasi pembayaran

pada SMK Armada Magelang dapat dilakukan dengan cara, yaitu :

1. Icon

Dengan icon ini, akan lebih mudah dan cepat untuk mengakses sistem

informasi data guru karyawan SMK Armada

Setelah memilih cara diatas maka akan tampil :

1. Login

Login merupakan jendela pertama kali muncul sebelum masuk kedalam program

atau membuka menu utama.. Login ini berfungsi untuk menjaga keamanan akses

Gambar 4.1. Icon

Gambar 4.2. Menu Login

pengguna, apabila dalam memasukan username dan password salah maka akan

keluar pesan peringatan.

Kemudian jika terjadi kesalahan lagi dalam memasukan username atau

password 3 kali berturut-turut maka akan keluar pesan peringatan, dan program akan

langung menutup secara otomatis.

2. Menu Utama

Pada menu utama terdapat 4 menu yaitu Master, Report, Setup dan Exit.

3. Menu Master Data Pegawai

Gambar 4.3. Pesan Peringatan Tidak Boleh Mengakses Program

Gambar 4.4. Menu Utama

Menu Master Data Pegawai digunakan untuk mengisi data-data identitas guru

karyawan, adapun caranya sebagai berikut:

a. Tombol Baru digunakan untuk mengaktifkan kolom-kolom yang ada supaya

dapat di isi

b. Tombol Simpan digunakan untuk menyimpan data-data yang di inputkan.

c. Tombol Edit digunakan untuk merubah data yang telah tersimpan di

database

d. Tombol Hapus digunakan untuk menghapus data

e. Tombol Tutup digunakan untuk mengakhiri menu master data pegawai

4. Menu Master Slip Gaji Pegawai

Menu master slip gaji pegawai digunakan untuk mengisi data-data tunjangan

misalnya : transport, beras.Dan potongan misalnya : pinjaman, asuransi, potongan

lain-lain. Caranya dengan mengisi kolom-kolom yang ada dan menggunakan tombol-

tombol perintah.

Gambar 4.5. Menu Master Data Pegawai

Gambar 4.6. Menu Master Slip Gaji Pegawai

a. Tombol Tambah digunakan untuk mengaktifkan kolom-kolom yang ada

supaya dapat di isi

b. Tombol Simpan digunakan untuk menyimpan data-data

c. Tombol Edit digunakan untuk merubah data yang telah tersimpan

d. Tombol Hapus digunakan untuk menghapus data

e. Tombol Batal digunakan untuk membatalkan proses input data slip gaji

f. Tombol Tutup digunakan untuk keluar dari menu master slip gaji pegawai

5. Menu Setup

Menu Setup digunakan untuk pengaturan input data yaitu Bagian, Jabatan dan

Golongan.

Gambar 4.7. Menu Setup

Gambar 4.8. Menu Setup Bagian

Gambar 4.9. Menu Setup Jabatan

Gambar 4.10. Menu Setup Golongan

Menu input data kelas digunakan untuk mengisi data kelas, adapun caranya

sebagai berikut:

a. Tombol Baru digunakan untuk menambahkan data-data

b. Tombol Simpan digunakan untuk menyimpan data

c. Tombol Edit digunakan untuk merubah data yang telah tersimpan

d. Tombol Hapus digunakan untuk membersihkan kolom-kolom

e. Tombol Batal digunakan untuk membatalkan input data

f. Tombol Tutup digunakan untuk keluar dari menu setup

6. Menu Report Laporan Pegawai (Bagian)

7. Menu Report Laporan Gaji Pegawai (Slip Gaji)

Gambar 4.11. Menu Report Laporan Pegawai

Gambar 4.12. Menu Report Laporan Gaji Pegawai

6. Kesimpulan

Dari penelitian dapat dilihat bahwa pengolahan data menggunakan sistem

manual sangat tidak efektif dan tidak efisien untuk mengahasilkan informasi yang

dibutuhkan, antara lain :

1. Informasi yang disajikan kurang akurat, relevan dan tepat waktu

2. Lebih banyak memakan waktu karena lamanya pencarian dan

perubahan data

3. Pekerjaan dilakukan oleh banyak orang dan tidak ahlinya.

4. Kesusahan dalam mencari data yang telah usang atau lama.

Sedangkan penggunaan sistem yang baru dengan berbasis komputer khususnya

dengan software aplikasi visual basic 6.0, diharapkan informasi yang dihasilkan lebih

berkualitas dan dapat membantu dalam pengambilan keputusan. Karena dalam

sistem komputerisasi mempunyai banyak keuntungan yang didapat dengan adanya

sistem komputerisasi antara lain :

1. Dapat menyajikan informasi secara cepat, akurat, dan relevan

2. Dapat menghemat waktu untuk pencarian, pencatatan, dan pemasukan

data

3. Dapat mengurangi pekerjaan yang berulang-ulang atau dapat mengedit

data dengan mudah

4. Hasil-hasil laporan yang dibutuhkan akan dapat dengan mudah diperoleh

dan tepat waktu

5. Dapat meninjau data yang sedang diproses atau data yang sudah lama

dievaluasi dari disket, monitor, ataupun dari kertas

6. Bentuk tampilan dapat dengan mudah dimengerti oleh pemakai atau

user

7. Meningkatkan kinerja dalam rangka melakukan pelayanan dan

menyelesaikan tugas-tugas dengan baik

DAFTAR PUSTAKA

Jogiyanto,HM,Analisis & Desain Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek

Aplikasi Bisnis, Penerbit PT. Andi Offset, Yogyakarta, 1990.

Jogiyanto, HM, Sistem Teknologi Informasi, Penerbit PT. Andi Offset, Yogyakarta, 2003.

Tavri D. Mahsuri, Analisis dan Perancangan Sistem Pengolahan Data, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta, 1989.

Drs. Moekijat, Pengantar Sistem Informasi Manajemen, Penerbit CV. Mandar Maju, 2005.

Gordon B. Davis, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen, PT. Pustaka Binaan Pressindo, 1994.

M. Suyanto, Pengenalan dan Pengolahan data Elektronik, Yogyakarta, IMKI, 1992.