Upload
dinhkhuong
View
226
Download
4
Embed Size (px)
Citation preview
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEHADIRAN
PADA PT TIME EXCELINDO
Naskah Publikasi
diajukan oleh
Anozi Mada
08.12.3065
kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2011
NASKAH PUBLIKASI
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEHADIRAN PADA PT TIME EXCELINDO
disusun oleh
Anozi Mada
08.12.3065
Dosen Pembimbing
Dr. Ema Utami, S.Si., M.Kom. NIK. 190302037
Tanggal 23 Juni 2011
Ketua Jurusan Sistem Informasi
Drs. Bambang Sudaryatno, MM NIK. 190302029
ANALYSIS AND DESIGN OF ATTENDANCE INFORMATION SYSTEM IN PT TIME EXCELINDO
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEHADIRAN
PADA PT TIME EXCELINDO
Anozi Mada Jurusan Sistem Informasi
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
PT Time Excelindo manages employee attendance data manually because the computer is only used to record data into a spreadsheet application. Similarly, the presence process which still uses the signatures, the quality of information generated is low because the processing takes a long time and less accurate.
It needs attendance information system to overcome this problems. There are a few questions related to it: How to analyze the attendance information system? How to design the attendance information system? How to computerize the data processing in organization, employee, attendance, working day and work shift?
In this thesis, the researcher trying to analyze the subjects and the results are intended to provide advice to the PT Time Excelindo to manage employee attendance.
Keywords: attendance information system
1. Pendahuluan
PT Time Excelindo merupakan perusahaan yang bergerak dibidang usaha
penyedia jasa layanan internet (ISP), online system, telecommunication, data
communication, software development, serta pembangunan dan pemeliharaan jaringan
komputer LAN maupun MAN. Perusahaan sebesar PT Time Excelindo sudah semestinya
melakukan manajemen pada sumber daya manusia. Hal ini telah ditunjukkan dengan
adanya departemen Sumber Daya Manusia (SDM) atau Human Resource Development
(HRD). Departemen HRD pada PT Time Excelindo mengelola berbagai hal meliputi
perencanaan tenaga kerja, rekruitmen, pengelolaan tenaga kerja, kompensasi dan
benefit.
Berdasarkan pengamatan langsung di lapangan menunjukkan bahwa proses
pengolahan data SDM yang ada di perusahaan tersebut masih bersifat manual karena
komputer yang tersedia hanya digunakan untuk mencatat data kedalam aplikasi
spreadsheet saja. Begitu pula dengan presensi yang masih menggunakan tanda tangan,
kualitas informasi yang dihasilkan rendah karena pemrosesannya membutuhkan waktu
yang lama dan kurang akurat. Atas dasar itu penyusun mengusulkan untuk dibuatnya
Sistem Informasi Kehadiran. Sistem ini akan mengolah data organisasi, karyawan dan
kehadiran, secara terpadu. Selain itu presensi akan menggunakan sidik jari agar
mendapatkan data yang valid dan mudah untuk diproses.
2. Landasan Teori
2.1. Definisi Sistem
Menurut FitzGerald dan Stallings suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari
prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk
melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.
2.2. Definisi Informasi
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih
berarti bagi yang menerimanya.
2.3. Definisi Sistem Informasi
Leitch dan Davis medefinisikan sistem informasi sebagai suatu sistem di dalam
suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,
mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
2.4. Definisi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Sistem informasi sumber daya manusia (SIMSDM) atau human resource
information system (HRIS) merupakan sistem informasi untuk mendukung kegiatan-
kegiatan manajer di fungsi sumber daya manusia. Fungsi ini dulunya bernama fungsi
atau departemen personalia. Sekarang dirubah namanya menjadi fungsi sumber daya
manusia untuk menunjukkan bahwa manusia di dalam organisasi adalah sumber daya
ekonomis yang penting.
2.5. Sistem Informasi Kehadiran
Sistem informasi kehadiran merupakan salah satu modul yang terdapat dalam
sistem informasi sumber daya manusia yang khusus dalam menangani administrasi yang
berhubungan dengan manipulasi data kehadiran. Sistem informasi ini menangani
pengisian daftar hadir dan pembuatan laporan atau rekap kehadiran.
3. Analisis
3.1. Analisis Kelemahan Sistem
3.1.1. Analisis Kinerja
Waktu tanggap untuk memasukkan data, mengolah data dan pembuatan laporan
dinilai masih lambat karena sistem masih banyak melibatkan pengguna dalam
pemrosesannya.
3.1.2. Analisis Informasi
Pencatatan data masih manual sehingga menyebabkan waktu yang dibutuhkan
untuk menghasilkan informasi menjadi lebih banyak. Selain itu pencarian data yang
dibutuhkan memerlukan waktu yang cukup lama walaupun telah dikelompokkan.
3.1.3. Analisis Ekonomi
Biaya yang dikeluarkan dalam jangka panjang cukup besar.
3.1.4. Analisis Pengendalian
Tidak ada proteksi terhadap data sehingga kehilangan dan manipulasi data dapat
dimungkinkan terjadi. Selain itu staff HRD sulit untuk mengontrol dan mengoreksi
informasi karena terlalu banyak data.
3.1.5. Analisis Efisiensi
Presensi menggunakan tanda tangan. Selain itu pengarsipan cukup memakan
banyak tempat.
3.1.6. Analisis Pelayanan
Untuk melakukan presensi seorang karyawan harus mengisi jam kedatangan dan
kepulangannya secara manual disertai dengan paraf.
3.2. Analisis Kebutuhan Sistem
3.2.1. Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional pada sistem informasi kehadiran pada PT Time
Excelindo antara lain:
1. Umum
a. Login.
b. Mengganti password.
c. Logout.
2. Manajemen data perusahaan
a. Melihat dan mengubah data perusahaan.
b. Melihat, menambah, mengubah dan menghapus data divisi.
c. Melihat, menambah, mengubah dan menghapus data staff.
d. Melihat, mencari, menambah, mengubah dan menghapus data karyawan.
e. Memasukkan karyawan ke dalam divisi tertentu.
f. Memberi jabatan tertentu pada karyawan.
g. Membuat laporan karyawan.
3. Pengolahan Data Hari Kerja dan Shift
a. Melihat, menambah, mengubah dan menghapus data hari kerja.
b. Melihat, menambah, mengubah dan menghapus data hari libur.
c. Melihat, menambah, mengubah dan menghapus data shift.
d. Memasukkan karyawan ke dalam shift tertentu.
4. Pengolahan Data Kehadiran
a. Melihat, menambah, mengubah dan menghapus data kehadiran.
b. Mengimport data kehadiran dari alat pemindai sidik jari.
c. Membuat laporan kehadiran.
5. Manajemen User
a. Melihat, menambah, mengubah dan menghapus data user.
b. Memberi hak akses kepada user.
3.2.2. Kebutuhan Perangkat Keras
Perangkat Keras
Server
Motherboard Disesuaikan dengan prosesor
Processor 3 GHz Quad Core Processor
RAM DDR3 4 GB
Harddisk 320 GB
VGA DDR3 64 Bit
Monitor 15”
Mouse PS/2 / USB
Keyboard PS/2 / USB
UPS 700 VA
Client
Motherboard Disesuaikan dengan prosesor
Processor 2 GHz Dual Core Processor
RAM DDR2 512 MB
Harddisk 80 GB
VGA DDR3 64 Bit
Monitor 15”
Mouse PS/2 / USB
Keyboard PS/2 / USB
UPS 700 VA
Printer Ink Jet
Lain-lain
Fingerprint Scanner Komunikasi ke PC dengan TCP/IP
3.2.3. Kebutuhan Perangkat Lunak
Perangkat Lunak
Server
Sistem Operasi Windows XP SP2
Server Glassfish 3.x
Basis Data MySQL 5.x
JVM JRE 6
Client
Sistem Operasi Windows XP SP2
Browser Mozilla Firefox 3.x
3.2.4. Kebutuhan Pengguna
Sistem informasi kehadiran untuk PT Time Excelindo merupakan sistem dengan
akses terbatas. Dalam pengoperasiannya sistem ini membutuhkan dua jenis user yaitu:
1. Admin
User ini hanya memiliki hak untuk mengatur user yang dapat mengakses
program ini.
2. Operator
Staff HRD dalam hal ini akan menjadi operator. User ini mempunyai hak untuk
menangani pengolahan data dan transaksi.
3.3. Analisis Kelayakan Sistem
3.3.1. Kelayakan Hukum
Pengembangan sistem dikatakan layak secara hukum jika tidak melanggar
peraturan dan hukum yang berlaku. Penerapan sistem yang baru harus tidak boleh
menimbulkan masalah di kemudian hari akibat melanggar hukum yang berlaku, terutama
dalam pengguanaan software berlisensi terkait penggunaan aplikasi pendukung sistem.
Dalam hal ini perangkat lunak yang digunakan merupakan software resmi dan berijin
sehingga tidak akan menimbulkan masalah di kemudian hari.
3.3.2. Kelayakan Operasional
Sistem ini tidak memerlukan operator dengan keahlian khusus untuk dapat
mengoperasikannya. Sistem dirancang untuk mudah dioperasikan dan proses
pengembangannya dilakukan dengan teknik penyerapan kebutuhan informasi melalui
penelitian yang seksama dan hati-hati. Selain itu juga dilakukan pelatihan terlebih dahulu
sebelum sistem dioperasikan sehingga akan memudahkan operator untuk
menjalankannya. Sistem baru ini dapat dikatakan layak untuk dioperasikan.
3.3.3. Kelayakan Ekonomi
No. Metode Biaya dan Manfaat Nilai Syarat Keputusan
1. Payback Period 1 tahun 1 bulan < 3 tahun Layak
2. Return of Investment 152,595% > 0 Layak
3. Net Present Value Rp. 39.11.973 >0 Layak
3.4. Perancangan Proses
3.4.1. Flowchart Sistem
3.4.2. DFD Level 0
3.4.3. DFD Level 1
3.5. Perancangan Basis Data
4. Hasil Penelitian dan Pembahasan
4.1. Uji Coba Sistem dan Program
Pengujian program yang telah dilakukan terhadap aplikasi yang telah dibuat yaitu
pada saat pembuatan aplikasi sistem informasi kehadiran pada PT Time Excelindo. Jika
terjadi kesalahan sintaks pada saat penulisan kode program maka IDE otomatis akan
menampilkan pesan kesalahan dan bagian mana dari baris program yang menyebabkan
kesalahan sintaks sehingga tidak perlu melakukan kompilasi untuk menguji kesalahan
sintaks. Setelah baris program telah selesai dan dikompilasi, aplikasi kemudian
dijalankan dan setiap fitur pada modul-modul yang telah dibuat dieksekusi dan
dibandingkan dengan outputnya untuk menguji apakah ada kesalahan sewaktu proses
dan kesalahan logika.
Pengujian sistem yang dilakukan meliputi pengujian modul dan pengujian
integrasi. Pengujian modul secara tidak langsung telah dilaksanakan pada saat menguji
kesalahan proses dan kesalahan logika karena pada saat itu semua fitur dari modul diuji
apakah telah bebas dari kesalahan atau belum. Pengujian integrasi juga dilakukan
dengan memastikan bahwa modul-modul yang telah dibuat bisa berkolaborasi dan
berinteraksi dengan baik.
4.2. Pembahasan Program
Aplikasi sistem informasi kehadiran di PT Time Excelindo dibuat dengan
arsitektur MVC (Model View Controller) yang memisahkan antara tampilan dan model
program dengan dihubungkan oleh controller. Pada level View menggunakan HTML,
CSS dan Javascript sebagai template yang kemudian dikolaborasikan dengan JSP agar
bisa membuat halaman yang dinamik. Pada level Model menggunakan JPA yang
berjalan di kontainer EJB untuk melakukan koneksi dengan database. Framework Spring
digunakan di level Controller sebagai perantara antara model dan tampilan. Berikut ini
adalah contoh tampilan pada aplikasi yang telah jadi:
1. Halaman Login
2. Halaman Manajemen Kehadiran
3. Halaman Form Input Kehadiran
4. Laporan Kehadiran
5. Laporan Kehadiran Per Karyawan
6. Laporan Kehadiran Bulanan
4.3. Pembahasan Basis Data
Gambar diatas menunjukkan semua tabel beserta relasinya yang digunakan oleh
sistem untuk mengakomodasi proses-proses bisnis pada sistem. Tabel ini dirancang
sedemikian rupa sehingga pada pengembangan sistem selanjutnya dapat menggunakan
tabel-tabel yang telah ada. Modul-modul yang dapat ditambahkan untuk
mengembangkan sistem ini diantaranya adalah modul cuti, modul lembur dan modul
penggajian.
5. Kesimpulan
Berdasarkan hasil dari penelitian yang dilakukan penulis terhadap sistem
informasi kehadiran pada PT Time Excelindo dapat diambil sejumlah kesimpulan antara
lain:
a. Analisis pada sistem informasi kehadiran pada PT Time Excelindo dapat
menggunakan beberapa pendekatan yaitu analisis kelemahan pada sistem lama,
analisis kebutuhan sistem yang akan dirancang dan analisis kelayakan. Analisis
kelemahan sistem menggunakan metode PIECES untuk melihat sistem lama dari
aspek kinerja, informasi, ekonomi pengendalian, efisiensi dan pelayanan.
Analisis kebutuhan sistem meliputi kebutuhan fungsional, kebutuhan perangkat
keras, kebutuhan perangkat lunak dan kebutuhan pengguna yang diperlukan
untuk sistem baru yang akan dibangun. Analisis kelayakan meliputi kelayakan
hukum, kelayakan operasional dan kelayakan ekonomi dari sistem baru.
b. Perancangan pada sistem informasi kehadiran pada PT Time Excelindo meliputi
perancangan proses yang menggunakan flowchart sistem dan DFD,
perancangan basis data yang menggunakan normalisasi dan bagan relasi tabel,
serta perancangan tatap muka untuk merancang tampilan program.
c. Komputerisasi pada proses-proses di dalam manajemen SDM dilakukan dengan
menentukan terlebih dahulu kebutuhan fungsional sistem yang berdasar pada
proses bisnis sebenarnya, kemudian merancang proses tersebut menggunakan
flowchart sistem dan DFD, lalu diimplementasikan menjadi baris-baris program
untuk membentuk kesatuan sistem informasi yang utuh.
DAFTAR PUSTAKA
Jogiyanto, HM. 1990. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur
Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi. Jogiyanto, HM. 2003. Sistem Teknologi Informasi – Pendekatan Terintegrasi: Konsep
Dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan. Yogyakarta: Andi. Kusrini dan Koniyo. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi
dengan Visual Basic dan Microsoft Sql Server. Yogyakarta: Andi http://bi.go.id, diakses tanggal 5 Juli 2011 http://rakitan.com, diakses tanggal 5 Juli 2011