ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

TOKO BAROKAH MAGUWOHARJO

SKRIPSI

Disusun oleh:

Rini Kurniawati

07.12.2643

JURUSAN SISTEM INFORMASI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2011

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

TOKO BAROKAH MAGUWOHARJO

Rini Kurniawati

Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM Yogyakarta

ABSTRACT

In line with development of the busniess world today, every company is required to develop a

service system to the maximum extent possible, to support the enterprise database must addres

satisfying. One the accounting information system. This accounting information syste to process

accounting data relating to puchase, sale and automatically generate the information in the form

of statements of accounting and menegerial reporting.

Barokah is a small selft-service shop located on Jl. P Puger Maguwoharjo No. 23 Depok Sleman,

yogyakarta. The entire system is at the shop manual barokah still use where every day do

bookeeping for storing transaction data. Thus requiring accounting information system for

automatically recording procees and produce the information effective, efficiently and

accurately.

To the authose propose the need to build a store barokah softwearw based accounting

information system of relevant and accurate data in proccessing of transaction data will produce

financial statements and managerial report are true and can efficient time.

Keywords : information system, accounting information system

1. Pendahuluan

Teknologi komputerisasi yang berkembang pesat dewasa ini sangat memberi dukungan

bagi pengembangan sistem komputerisasi sebuah perusahaan, terutama dengan pemanfaatan

teknologi yang berbasis komputer. Dengan adanya penggunaan teknologi berbasis komputer di

dalam sistem transaksi penjualan, data akan dapat di olah dengan cepat, dengan tingkat

kesalahan minimal, menghemat tenaga kerja, dan menghemat biaya.

Toko Barokah Maguwoharjo Dalam sistem pengolahan data pada Toko Barokah masih

bersifat manual, sehingga data yang dihasilkan kurang efektif dan efisien yang mengakibatkan

keterlambatan laporan keuangan dan sering terjadi kesalahan dalam pencatatan. Teknologi

komputer memiliki kemampuan untuk mendukung pembentukan Sistem Informasi Akuntansi

(SIA) yang mampu menyerap data, mengolah dengan prosedur tertentu, menyajikan data secara

cepat dan tepat juga mendistribusikan kepada pihak yang berkepentingan. Melihat kenyataan ini

maka penulis akan memanfaatkan teknologi informasi lebih optimal terutama dibidang Sistem

Informasi Akuntansi (SIA) yang terkomputerisasi, nantinya dapat memberikan solusi yang tepat

untuk kelancaran administrasi Toko secara optimal, dengan menggembangkan sistem informasi

yang telah ada dengan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 dan Microsoft SQL Server 2000.

2. Landasan Teori

2.1 Definisi Sistem

Sistem adalah kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel – variabel yang saling terkait,

saling berinteraksi, dan saling tergantung satu sama lain untuk mencapai tujuan. Selain itu,

sistem juga dapat didefinisikan sebagai sekumpulan obyek – obyek yang saling berelasi dan

berinteraksi serta hubungan antar obyek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk

mencapai satu tujuan.

2.1.1 Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu:

1. Elemen – Elemen (Elements)

2. Batasan (Boundary)

3. Lingkungan Luar (Environment)

4. Penghubung (Interface)

5. Masukan (Input)

6. Pengolah (Process)

7. Keluaran (Output)

8. Sasaran dan Tujuan (Objectives/Goal)

2.2 Konsep Dasar Informasi

2.2.1 Definisi Informasi

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang

menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk

pengambilan keputusan.

2.2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem informasi pada level manajemen yang

berfungsi untuk membantu perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan dengan

menyediakan resume rutin dan laporan-laporan tertentu.

2.2.3 Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi terdiri dari enam komponen, yaitu :

1. Blok Masukan

Input disini termasuk metode – metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan

yang dapat berupa dokumen – dokumen dasar.

2. Blok Model

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematika yang akan memanipulasi

data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara tertentu untuk menghasilkan

keluaran yang diinginkan.

3. Blok Keluaran

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan

dokumentasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Blok Teknologi

Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses

data, menghasilkan sekaligus mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem

secara keseluruhan.

5. Blok Database

Database adalah kumpulan data yang saling berhubungan satu sama lain, dan digunakan

perangkat lunak untuk memanipulasinya.

6. Blok Kendali

Pengendalian digunakan untuk mencegah hal – hal yang dapat merusak sistem atau untuk

mengatasi kesalahan – kesalahan yang terlanjur terjadi.

2.2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi Akuntansi

Sistem infomasi akuntansi adalah merupakan sebuah sistem informasi yang mengubah data

transaksi bisnis menjadi informasi keuangan yang berguna bagi pemakai.

Tujuan dari sistem informasi akuntasi adalah

1. Mendukung operasi sehari-hari.

2. Mendukung pengambilan keputusan manajement.

3. Memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan pertangung jawaban.

2.3 Konsep Permodelan Sistem

Untuk menerjemahkan suatu konsep, maka diperlukan suatu alat untuk memodelkan suatu sistem

baik pada tahapan analisis maupun pada tahapan perancangan. Dalam dua tahapan tersebut

terdapat dua hal penting yang akan ditangani yaitu proses yang sedang berlangsung dan data

yang mengalir.

2.3.1 Rancangan Model Physical System

Bagan alir sistem merupakan alat yang tepat untuk menggambarkan physical system. Bagan alir

(flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan aliran (flow) di dalam program atau

prosedur sistem secara logika, digunakan terutama sebagai alat bantu komunikasi dan untuk

dokumentasi.

2.3.2 Rancangan Model Logika

Rancangan model logika (logical model) dari sistem informasi lebih menjelaskan kepada user

bagaimana nantinya fungsi – fungsi di dalam sistem informasi secara logika akan bekerja.

2.4 Konsep Basis Data

Sistem basis data adalah kumpulan basis data dengan para pemakai yang menggunakan basis

data secara bersama-sama, personal-personal yang merancang dan mengelola basis data, teknik-

teknik untuk merancang dan mengelola basis data, serta sistem komputer yang mendukungnya.

2.4.1 Konsep Normalisasi

Normalisasi merupakan sebuah teknik dalam desain logika sebuah database, teknik

pengelompokan atribut dari suatu relasi sehingga membentuk struktur relasi yang baik (tanpa

redundansi).

2.5 Perangkat Lunak

2.5.1 Microsoft SQL Server 2000

Microsoft SQL Server 2000 adalah perangkat lunak relational database management system

(RDBMS) yang didesain untuk melakukan proses manipulasi database berukuran besar dengan

berbagai fasilitas. Kemampuannya dalam manajemen data dan kemudahan dalam

pengoperasiannya membuat RDBMS ini menjadi pilihan para database administrator. Ada dua

cara mengolah database dalam SQL Server, yaitu

melalui jendela enterprise manager dan query analyzer.

2.5.2 Microsoft Visual Basic 6.0

Visual Basic adalah salah satu bahasa pemrograman komputer. Agar dapat menggunakan Visual

Basic, kita harus memahami IDE (Integrated Development Environment) atau lingkungan kerja

dari visual basic 6.0 itu sendiri. Berikut tampilan IDE pada visual basic 6.0 :

Gambar 2.1 Tampilan IDE

3. Analisis

3.1 Analisis Sistem

Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagianbagian komponen

dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi

untuk mencapai tujuan mereka. Analisis sistem merupakan tahapan paling awal dari

pengembangan sistem yang menjadi fondasi dalam menentukan keberhasilan sistem informasi

yang dihasilkan nantinya.

3. 2 Identifikasi Masalah

Identifikasi masalah merupakan langkah awal yang dilakukan dalam tahap analisis sistem.

Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan.

Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Tugas

mengidentifikasi penyebab masalah dapat dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu

subyek-subyek permasalahan yang telah diutarakan oleh manajemen atau yang telah ditemukan

oleh analis sistem ditahap perancangan sistem.

3.3 Analisis Kelemahan Sistem

Analisis digunakan untuk menganalisis penyebab terjadinya masalah pada sistem lama, analisis

yang digunakan untuk menganalisis sistem lama menggunakan analisis PIECES (performance,

information, economy, control, eficiency, services).

3.3.1 Analisis Kinerja (Performance Analysis)

Dalam penggunaan sistem lama troughput / jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan

karyawan tidak maksimal atau membutuhkan waktu lama dalam penyimpanan data, pencarian

data arsip dan lain-lain.

Sistem lama masih mengunakan proses manual mengakibatkan response time / banyak rata-rata

waktu yang tertunda dalam penyimpanan data pembelian, data penjualan dan sekaligus pencarian

data pemasok / data pelanggan yang sedang terjadi dalam kurun waktu yang sama.

3.3.2 Analisis Informasi (Information Analysis)

Pemrosesan data yang manual dan karyawan ditutut kecepatan dalam pemrosesan data sering

kali mengakibatkan ketidak akuratan data yang telah tersimpan. Pada saat pegawai

membutuhkan data, pegawai harus mencari data–data yang tersimpan di arsip.Terlalu bayaknya

data yang ditangkap dan tersimpan di banyak tempat membuat ketidak relevance informasi.

3.3.3 Analisis Ekonomi (Economy Analysis)

Pemborosan biaya dalam penggunaan kertas dan alat tulis, jia dihitung dalam jangka waktu yang

lama akan menimbulkan biaya operasional yang besar. karena data yang salah tidak dapat diedit,

meskipun dapat dipaksakan diedit tapi hal itu akan mengurangi kerapian dan laporan akan

terkesan kurang valid.

3.3.4 Analisis Keamanan (Control Analysis)

Kontrol terhadap jumlah aktiva dan pasiva tidak terkendali, karena tidak diketahui secara pasti

jumlah seluruh aktiva dan pasiva.Tidak adanya proteksi terhadap data yang ada sehinga

kehilangan data sering terjadi.

3.3.5 Analisis Efisiensi (Eficiency Analysis)

Pembuatan laporan dengan data yang sama dicatat berulang-ulang, masih mengunakan alat

hitung kalkulator sehingga menimbukan pemborosan waktu. Sumber daya manusia yang

dibutuhkan lebih banyak.

3.3.6 Analisis Layanan (Service Analysis)

Pelayanan oleh pegawai kepada konsumen akan membutuhkan bayak waktu karena harus

menunggu pemrosesan data.

3.4 Analisis Kebutuhan Sistem

Analisis kebutuhan sistem merupakan salah satu yang dibutuhkan dalam

meningkatkan dan mendukung kinerja sistem. Apakah sistem yang dibangun sudah

sesuai dengan kebutuhan atau belum. Sistem Informasi Penjualan ini sangat bernilai

ekonomis karena sistem informasi ini menghemat waktu, energi, dan biaya serta mudah

dimengerti oleh pengguna. Kebutuhan sistem dibagi dalam dua jenis, yaitu kebutuhan

fungsional dan non fungsional.

3.5 Analisis Kelayakan Sistem

Sistem baru yang akan digunakan harus diuji kelayakannya terlebih dahulu,

apakah sistem tersebut lebih baik dari sistem yang sudah ada atau sebaliknya. Untuk

menguji apakah suatu sistem dapat dikatakan layak atau tidak maka dapat dilakukan

beberapa analisis. Adapun analisis kelayakan yang digunakan sebagai berikut :

1. Kelayakan Teknologi

2. Kelayakan Hukum

3. Kelayakan Operasional

4. Kelayakan Ekonomi

3.6 Perancangan Proses

Tujuan dari perancangan proses adalah untuk memberikan gambaran secara

umum kepada user tentang sistem yang baru. Pada tahap perancangan proses,

komponen-komponen sistem informasi dirancang dengan tujuan untuk dikomunikasikan

kepada user bukan untuk pemrogram.

3.6.1 Physical System

Bagan alir sistem (systems flowchart) merupakan alat yang tepat digunakan

untuk menggambarkan physical system. Simbol-simbol bagan alir sistem ini

menunjukkan secara tepat arti fisiknya, seperti simbol input, proses, dan laporan-laporan.

Systems flowchart merupakan alat berbentuk grafik yang dapat digunakan untuk

menunjukkan urut-urutan kegiatan dari sistem informasi berbasis komputer.

3.6.2 Logical Model

Logical model dari sistem informasi lebih menjelaskan kepada user bagaimana nantinya

fungsi-fungsi di sistem informasi secara logika akan bekerja. Logical model dapat

digambar dengan menggunakan diagram arus data (data flow diagram).

4. Hasil Penelitian dan Pembahasan

Implementasi sistem (systems implementation) merupakan tahap meletakkan.sistem yang baru

dikembangkan supaya nantinya sistem tersebut siap dioperasikan

sesuai dengan yang diharapkan. Tujuan dari tahap implementasi ini adalah menyiapkan

semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan.

4.1 Kegiatan Implementasi

Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan

dalam kegiatan implementasi antara lain sebagai berikut :

4.1.1 Pemrograman

Dalam membuat sebuah program ada beberapa langkah yang perlu dilakukan, antara

lain :

1. Mendefinisikan Masalah

2. Perencanaan / Desain

3. Pembuatan Database

4. Perancangan Tabel Database

5. Perancangan Form

6. Koding

4.1.2 Pengetesan Sistem

Dalam uji coba sistem terdapat beberapa cara pengujian, diantaranya pengujian

kesalahan syntax, kesalahan logika kemudian pengujian komponen. Menurut Pressman,

ada 2 jenis pengujian sistem yaitu black box testing dan white box testing.

1. Black Box System

Pengujian yang dilakukan untuk mengevaluasi pemenuhan sistem atau

komponen dengan kebutuhan fungsional tertentu. Fokusnya adalah

pengoperasian umum oleh pengguna, interaksi antara pengguna dengan

software ketika aplikasi berlangsung.

2. White Box System

Pengujian yang memegang perhitungan mekanisme internal sistem atau

komponen. Melakukan pengecekan data processing untuk setiap kasus tes. Hal

yang diuji adalah berjalannya komunikasi ke server, penampilan error message,

beberapa perintah untuk karakter dan sebaik apa aplikasi dapat berjalan.

4.2 Tampilan Program

Gambar 4.1 Form Menu Utama

Menu utama merupakan jendela utama tempat user memualai proses pemilihan data mengolah

data tertentu. Menu utama berisi tentang menu File, Data, Transaksi, Hutang-Piutang Dagang,

Akuntansi, Laporan dan user. Menu utama akan aktif sesuai dengan hak akses. Ada 4 macam

hak akses, yaitu admin, pemimpin, data entry dan kasir/akuntan. Untuk pemimpin, menu yang

aktif adalah file, laporan keuangan, laporan menejerial dan form penggatian password

akuntan/kasir. Untuk data entry hanya bisa mengakses file, master data dan form pengganti

password. Untuk kasir/akun hanya bisa mengakses file, transaksi dan akuntansi

4.2.1 Form Data Suplier

Form data suplier berfungsi untuk menambah data suplier yang kemudian disimpan

kedalam database.

Gambar 4.2 Form Data Suplier

4.2.2 Form Data Pelanggan

Form data pelanggan berfungsi untuk menambah data pelanggan.

Gambar 4.3 Form Data Pelanggan

4.2.3 Form Data Barang

Pada input data barang berfungsi untuk menginputkan barang.

Gambar 4.4 Form Data Barang

4.2.4 Form Transaksi Pembelian

Gambar 4.5 Form Transaksi Pembelian

Pada form transaksi pembelian digunakan untuk mencatat transaksi pembelian secara

tunai dan kredit dengan suplier.

4.2.5 Form Transaksi Penjualan

Gambar 4.6 Form Transaksi Penjualan

Pada form transaksi penjualan digunakan untuk mencatat transaksi penjualan secara

tunai dan kredit kepada pelanggan.

4.2.6 Form Retur Pembelian

Gambar 4.7 Form Retur Pembelian

Form retur penjualan digunakan untuk mencatat transaksi pengembalian barang dagang

yang telah dibeli toko karena cacat barang.

4.2.7 Form Retur Penjualan

Gambar 4.8 Form Retur Penjualan

Form retur penjualan digunakan untuk mencatat transaksi pengembalian barang dagang

yang telah dijual pada konsumen karena cacat barang.

4.2.8 Form Pembayaran Hutang

Gambar 4.9 Form Pembayaran Hutang

Form transaksi pembayaran hutang digunakan untuk mencatat data pembelian barang

dagang secara kredit pada suplier.

4.2.9 Form Pembayaran Piutang

Gambar 4.10 Form Pembayaran Piutang

Form transaksi pembayaran piutang digunakan untuk mencatat data penjualan barang

dagang secara kredit pada pelanggan.

4.2.10 Form Input Data Kode Akun

Gambar 4.11 Form Kode Akun

Pada input data rekening berfungsi untuk menginputkan akun atau rekening.

4.2.11 Form Posting Jurnal Umum

Gambar 4.12 Form Posting Jurnal Umum

Form posting jurnal umum digunakan untuk memposting kegiatan transaksi.

4.8.12 Form Input Data Kasir

Gambar 4.13 Form Data Kasir

Form data kasir berfungsi untuk menambah data kasir yang kemudian disimpan

kedalam database

4.8.13 Form Rubah Password Akuntan / Kasir

Gambar 4.14 Form Rubah Password Akuntan / Kasir

Form rubah password digunakan oleh akuntan/kasir jika ada pergantian akuntan/kasir

lain.

4.8.14 Form Rubah Password Admin

Gambar 4.15 Form Rubah Password Admin

Form rubah password digunakan oleh admin jika ada pergantian admin lain.

Laporan Data Barag

Laporan Data Suplier

Laporan Pelanggan

Laporan Rekening

Laporan Penjualan

Laporan Pembelian

Laporan Pembayaran Hutang

Laporan Pembayaran Piutang

Laporan Retur Pembelian

Laporan Retur Penjualan

Laporan Rugi-Laba

Laporan Neraca

Laporan Perubahan Modal

DAFTAR PUSTAKA

AL Fatta, Hanif, 2007, Analisis & Perancangan Sistem Informasi, Andi Offset Yogyakarta

Jogiyanto H.MBA, Ph.D,1988, Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer, Andi Offset,

Yogyakarta

Jusup, Al Harjono, 1997, Dasar-Dasar Akuntansi, Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN,

Yogyakarta

Kadir, Abdul, 2003, Pengertian Sistem Informasi Akuntansi, Andi Offset, Yogyakarta

Kusrini M.Kom, Koniyo, Andri, 2007, Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi

Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server, Andi Offset, Yogyakarta

Sunyoto, Andi,2005, Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL, Andi

Offset, Yogyakarta