Upload
ngonguyet
View
223
Download
3
Embed Size (px)
Citation preview
ANALISIS DAN PERANCANGAN
Studi Kasus di PT
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI
ANALISIS DAN PERANCANGAN
SISTEM PENGGAJIAN Studi Kasus di PT Madubaru Yogyakarta
SKRIPSI
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat
Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Program Studi Akuntansi
Oleh :
Anggita Putri Darmastuti
NIM : 092114063
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
YOGYAKARTA
2013
ANALISIS DAN PERANCANGAN
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
ANALISIS DAN PERANCANGAN
Studi Kasus di PT
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI
i
ANALISIS DAN PERANCANGAN
SISTEM PENGGAJIAN Studi Kasus di PT Madubaru Yogyakarta
SKRIPSI
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat
Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Program Studi Akuntansi
Oleh :
Anggita Putri Darmastuti
NIM : 092114063
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
YOGYAKARTA
2013
ANALISIS DAN PERANCANGAN
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
ii
S k r i p s i
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENGGAJIAN
Studi Kasus di PT Madubaru Yogyakarta
Oleh : Anggita Putri Darmastuti
NIM : 092114063
Telah disetujui oleh:
Pembimbing
Drs. Edi Kustanto, M.M Tanggal: 23 April 2013
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
iii
S k r i p s i
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENGGAJIAN Studi Kasus di PT Madubaru Yogyakarta
Dipersiapkan dan Ditulis oleh: Anggita Putri Darmastuti
NIM: 092114063
Telah dipertahankan di depan Panitia Penguji Pada tanggal 23 Mei 2013
Dan Dinyatakan Memenuhi Syarat
Susunan Panitia Penguji:
Nama Lengkap Tanda Tangan
Ketua Firma Sulistiyowati, S.E.,M.Si.,Akt.,QIA ................................
Sekretaris Lisia Apriani, S.E.,M.Si.,Akt.,QIA ................................
Anggota Drs. Edi Kustanto, M.M ................................
Anggota Ir.Drs. Hansiadi Yuli H, M.Si.,Akt.,QIA ................................
Anggota Dr. FA. Joko Siswanto, M.M.,Akt.,QIA ................................
Yogyakarta, 31 Mei 2013 Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma Dekan
Dr. H. Herry Maridjo, M.Si.
Sulistiyowati,
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
iv
“If you try and lose then it isn't your fault. But if you don't try
and we lose, then it's all your fault.”
(Orson Scott Card)
Skripsi ini kupersembahkan kepada:
Keluarga Tercinta
L. Julian Purwanjana Terkasih
Semua sahabat yang mendukung dan memberikan semangat
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
JURUSAN AKUNTANSI
PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI
Yang bertanda tangan di bawah ini, saya menyatakan bahwa Skripsi dengan judul: ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Kasus di PT Madubaru YogyakartaMei 2013 adalah hasil karya saya.
Dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saydengan cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang saya aku seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian atau keseluruhan tulisan yang saya salin, tiru, atau yang saya ambil dari tulisan orang lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya.
Apabila saya melakukan hal tersebut di atas, baik sengaja maupun tidak,
dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya atulisan saya sendiri ini. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolahsendiri, berarti gelar dan ijasah yang telah diberikan oleh universitas batterima.
v
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN AKUNTANSI – PROGRAM STUDI AKUNTANSI
PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI
Yang bertanda tangan di bawah ini, saya menyatakan bahwa Skripsi dengan ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENGGAJIAN
Madubaru Yogyakarta) dan diajukan untuk diuji pada tanggal adalah hasil karya saya.
Dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saydengan cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang
olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian han tulisan yang saya salin, tiru, atau yang saya ambil dari tulisan
orang lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya.
Apabila saya melakukan hal tersebut di atas, baik sengaja maupun tidak, dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai hasil tulisan saya sendiri ini. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, berarti gelar dan ijasah yang telah diberikan oleh universitas bat
Yogyakarta, 28Yang membuat pernyataan,
Anggita Putri Darmastuti
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI
Yang bertanda tangan di bawah ini, saya menyatakan bahwa Skripsi dengan PENGGAJIAN (Studi
dan diajukan untuk diuji pada tanggal 23
Dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saya ambil dengan cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang
olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian han tulisan yang saya salin, tiru, atau yang saya ambil dari tulisan
Apabila saya melakukan hal tersebut di atas, baik sengaja maupun tidak, jukan sebagai hasil
tulisan saya sendiri ini. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan olah hasil pemikiran saya
sendiri, berarti gelar dan ijasah yang telah diberikan oleh universitas batal saya
28 Mei 2013 Yang membuat pernyataan,
Anggita Putri Darmastuti
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUANPUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Yang bertandatangan di bawah i Nama Nomor Induk Mahasiswa Demi pengembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya yang berjudul :ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENPT Madubaru YogyakartaBeserta perangkat yang diperlukan (bila ada). Dengan demikian saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan, mengalihkan dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pdata, mendistribusikan secara terbatas, dan mempublikasikannya di Internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya maupun memberikan royalty kepada saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis. Demikian pernyataan ini yang saya buat dengan sebenarnya. Dibuat di Yogyakarta Pada tanggal: 28 Mei 2013 Yang menyatakan Anggita Putri Darmastuti
vi
LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
Yang bertandatangan di bawah ini, saya mahasiswa Universitas Sanata
: Anggita Putri Darmastuti
omor Induk Mahasiswa : 092114063
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya yang berjudul : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PEN GGAJIAN PT Madubaru Yogyakarta.
eserta perangkat yang diperlukan (bila ada). Dengan demikian saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan, mengalihkan dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pdata, mendistribusikan secara terbatas, dan mempublikasikannya di Internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya maupun memberikan royalty kepada saya selama tetap mencantumkan nama saya
mikian pernyataan ini yang saya buat dengan sebenarnya.
Dibuat di Yogyakarta
28 Mei 2013
Anggita Putri Darmastuti
PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS
anata Dharma :
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada Perpustakaan
Studi Kasus di
eserta perangkat yang diperlukan (bila ada). Dengan demikian saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan, mengalihkan dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pangkalan data, mendistribusikan secara terbatas, dan mempublikasikannya di Internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya maupun memberikan royalty kepada saya selama tetap mencantumkan nama saya
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas
limpahan berkat dan rahmat-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi
ini.
Penulisan skripsi dengan judul “Analisis dan Perancangan Sistem
Penggajian” ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat memperoleh gelar
Sarjana Ekonomi pada Program Studi Akuntansi, Jurusan Akuntansi, Fakultas
Ekonomi, Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.
Dalam menyelesaikan skripsi ini, penulis mendapat berbagai bantuan dan
motivasi dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan
terima kasih kepada:
1. Dr. Ir. Paulus Wiryono Priyatamtama, S.J. selaku Rektor Universitas Sanata
Dharma.
2. Dr. H. Herry Maridjo, M.Si. selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sanata Dharma.
3. Drs. YP. Supardiyono, M.Si., Akt. selaku Ketua Program Studi Akuntansi
Universitas Sanata Dharma.
4. Ir. Drs. Hansiadi Yuli H, M.Si.,Akt.,QIA. selaku Panitia Penguji Skripsi
Program Studi Akuntansi.
5. Dr. FA. Joko Siswanto, M.M.,Akt.,QIA. selaku Panitia Penguji Skripsi
Program Studi Akuntansi.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
viii
6. Drs. Edi Kustanto, M.M. selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak
meluangkan waktu untuk memberi bimbingan dan arahan dalam penyusunan
skripsi ini.
7. Nicko Kornelius Putra S.E. yang membantu memberikan referensi-referensi
yang sangat berguna pada saat penulis mengerjakan skripsi.
8. Bapak FX. Dolah Wiyadi selaku nara sumber di Bagian SDM dan Umum PT
MadubaruYogyakarta yang telah berkenan meluangkan waktu membantu
penulis memperoleh informasi dan data-data yang dibutuhkan.
9. Alm. Ibu Esty Dwi Astuti, Bapak Tri Suyud Nusanto, Bapak Dwi Agung
Darmono, dan Mathea Santa Dheo tercinta yang selalu memberikan
dukungan dan semangat dalam melaksanakan pendidikan tanpa mengenal
lelah.
10. L. Julian Purwanjana Putra terkasih yang selalu memberikan dukungan dalam
segala situasi yang dihadapi penulis.
11. Anastasia Dewi Sekartari yang telah menjadi sahabat dan teman berbagi bagi
penulis.
12. Yuni, Dian Ayu, Tiara, Tika, dan teman-teman satu kelas MPT yang telah
memberikan banyak inspirasi dalam berdiskusi bersama.
13. Veny dan Ika yang telah membantu penulis dalam memberikan pinjaman
literatur.
14. Teman-teman mahasiswa Akuntansi angkatan 2009yang sudah membantu
penulis dalam berbagai hal.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
ix
15. Semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan skripsi ini yang tidak
dapat penulis sebutkan satu persatu.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih ada kekurangan. Oleh karena itu
penulis mengharapkan kritik dan saran. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi
pembaca.
Yogyakarta, 28 Mei 2013
Penulis
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
x
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ......................................................................................... i
HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING .............................................. ii
HALAMAN PENGESAHAN ......................................................................... iii
HALAMAN MOTTO DAN PERSEMBAHAN ............................................. iv
HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS ........... ...............v
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ...................... vi
HALAMAN KATA PENGANTAR .............................................................. vii
HALAMAN DAFTAR ISI ...............................................................................x
HALAMAN DAFTAR TABEL ................................................................... xvi
HALAMAN DAFTAR GAMBAR .............................................................. xvii
ABSTRAK .................................................................................................... xix
ABSTRACT ....................................................................................................xx
BAB I PENDAHULUAN ..........................................................................1
A. Latar Belakang Masalah ............................................................1
B. Rumusan Masalah .....................................................................3
C. Batasan Masalah ........................................................................3
D. Tujuan Penelitian .......................................................................4
E. Manfaat Penelitian .....................................................................4
F. Sistematika Penulisan ................................................................5
BAB II LANDASAN TEORI .....................................................................6
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
xi
A. Sistem ........................................................................................6
1. Pengertian Sistem .................................................................6
2. Karakteristik Sistem ..............................................................7
B. Sistem Informasi ........................................................................8
1. Pengertian Sistem Informasi .................................................8
2. Komponen Sistem Informasi ................................................8
3. Pengembangan Sistem Informasi .......................................10
C. Sistem Akuntansi .....................................................................12
1. Pengertian Sistem Akuntansi ..............................................12
2. Tujuan Pengembangan Sistem Akuntansi ..........................12
3. Unsur-Unsur Sistem Akuntansi ..........................................13
4. Faktor-Faktor dalam Penyusunan Sistem Akuntansi ..........14
D. Gaji ..........................................................................................14
1. Pengertian Gaji ...................................................................14
2. Metode Distribusi Gaji .......................................................14
E. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan .......................15
1. Pengertian Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan 15
2. Dokumen yang Digunakan .................................................15
3. Catatan Akuntansi yang Digunakan ...................................17
4. Fungsi yang Terkait ............................................................18
5. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem .......................19
F. Sistem Pengendalian Intern .....................................................20
1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern ..............................20
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
xii
2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern ....................................20
3. Unsur-Unsur Pengendalian Intern Sistem
Akuntansi Penggajian .........................................................21
G. Sistem Informasi Akuntansi ....................................................26
1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi .............................26
2. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Sistem
Informasi Akuntansi ...........................................................26
3. Fitur-Fitur Operasional Utama Sistem Penggajian .............27
H. Analisis Sistem ........................................................................29
1. Pengertian Analisis Sistem .................................................29
2. Tahapan Analisis Sistem .....................................................29
3. Sumber Informasi dalam Melaksanakan
Analisis Sistem ...................................................................31
4. Teknik Pengumpulan Informasi dalam
Analisis Sistem ...................................................................31
I. Perancangan atau Desain Sistem .............................................32
1. Pengertian Perancangan Sistem ..........................................32
2. Tahap Perancangan Sistem .................................................33
3. Tujuan dan Sasaran Perancangan Sistem............................33
J. Perancangan Formulir, Jurnal, Flowchart,
Data Flow Diagram, dan Laporan ..........................................34
1. Formulir ..............................................................................34
2. Jurnal ...................................................................................39
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
xiii
3. Bagan Alir Dokumen (Flowchart) ......................................41
4. Diagram Arus Data (Data Flow Diagram) .........................43
5. Laporan ...............................................................................46
K. Review Penelitian Terdahulu ...................................................47
BAB III METODE PENELITIAN .............................................................49
A. Jenis Penelitian ........................................................................49
B. Waktu Penelitian dan Lokasi Penelitian ..................................49
C. Subjek Penelitian dan Objek Penelitian ..................................49
D. Jenis Data yang Diperlukan .....................................................50
E. Data yang Diperlukan ..............................................................50
F. Teknik Pengumpulan Data ......................................................51
G. Teknik Analisis Data ...............................................................51
BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN .....................................54
A. Profil dan Sejarah Perusahaan .................................................54
B. Visi dan Misi Perusahaan ........................................................56
C. Struktur Organisasi ..................................................................57
D. Sumber Daya Manusia ............................................................66
E. Kegiatan Penggajian ................................................................75
BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN .................................77
A. Deskripsi Sistem Penggajian ...................................................77
1. Deskripsi Kegiatan ..............................................................77
2. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi
Penggajian di Perusahaan ...................................................78
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
xiv
3. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi
Penggajian di Perusahaan ...................................................79
4. Catatan Akuntansi yang Digunakan Perusahaan
dalam Sistem Akuntansi Penggajian ..................................82
5. Prosedur dalam Sistem Akuntansi Penggajian di
Perusahaan ..........................................................................82
B. Perbandingan Sistem Penggajian Perusahaan
dengan Pengendalian Intern ....................................................87
1. Struktur Organisasi yang Memisahkan
Tanggung Jawab .................................................................87
2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan ..........................87
3. Praktik yang Sehat dalam Pelaksanaan Fungsi ...................89
4. Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan
Tanggung Jawabnya ...........................................................89
C. Identifikasi Masalah ................................................................90
1. Mengidentifikasi Masalah ..................................................90
2. Mengidentifikasi Penyebab Masalah ..................................91
3. Mengidentifikasi Titik Keputusan ......................................92
4. Mengidentifikasi Personil-Personil Kunci ..........................93
D. Rancangan Input ......................................................................93
1. Entity Relation Diagram .....................................................95
2. Relationship Table ..............................................................96
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
xv
3. Form Terima Gaji Karyawan ..............................................97
E. Rancangan Proses ....................................................................98
1. Rancangan Bagian Alir Dokumen (Flowchart) ..................98
2. Rancangan Diagram Arus Data
(Data Flow Diagram) .......................................................109
F. Rancangan Output .................................................................123
BAB VI PENUTUP ..................................................................................124
A. Kesimpulan ............................................................................124
B. Keterbatasan Penelitian .........................................................125
C. Saran ......................................................................................126
DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................127
LAMPIRAN ..................................................................................................128
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
xvi
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1.1. Simbol-Simbol dalam Bagan Alir Dokumen ...............................41
Tabel 2.1. Perbandingan Pengendalian Intern Tentang Struktur Organisasi yang
Memisahkan Tanggung Jawab dalam Sistem Penggajian
dengan yang Ada dalam Perusahaan ............................................87
Tabel 2.2. Perbandingan Pengendalian Intern Tentang Sistem Otorisasi dan
Prosedur Pencatatan dalam Sistem Penggajian dengan
yang Ada dalam Perusahaan ........................................................87
Tabel 2.3. Perbandingan Pengendalian Intern Tentang Praktik yang Sehat dalam
Pelaksanaan Fungsi dalam Sistem Penggajian dengan
yang Ada dalam Perusahaan ........................................................89
Tabel 2.4. Perbandingan Pengendalian Intern Tentang Karyawan yang
Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawabnya dalam
Sistem Penggajiandengan yang Ada dalam Perusahaan ..............89
Tabel 2.5. Analisis Kelemahan Sistem Akuntansi Penggajian
PT Madubaru Yogyakarta ............................................................90
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
xvii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1.1. Siklus Hidup Pengembangan Sistem .......................................12
Gambar 1.2. Kesatuan Luar atau Entitas ......................................................43
Gambar 1.3. Aliran Data ..............................................................................44
Gambar 1.4. Proses .......................................................................................44
Gambar 1.5. Hubungan Aliran Data antara Entitas dengan Proses ..............44
Gambar 1.6. Penyimpanan Data ...................................................................45
Gambar 1.7. Hubungan Entitas, Aliran Data, Proses, dan
Simpanan Data.........................................................................46
Gambar 2.1. Struktur Organisasi PT Madubaru ...........................................57
Gambar 3.1. Flowchart Sistem Akuntansi Penggajian PT Madubaru .........84
Gambar 3.2. Rancangan Entity Relation Diagram PT Madubaru ................95
Gambar 3.3. Rancangan Relationship Table PT Madubaru .........................96
Gambar 3.4. Rancangan Form Input Terima Gaji Karyawan ......................97
Gambar 3.5. Rancangan Flowchart Sistem Penggajian PT Madubaru ......100
Gambar 3.6. Rancangan Konteks Diagram Arus Data Sistem
Penggajian PT Madubaru ......................................................110
Gambar 3.7. Rancangan Diagram Berjenjang Arus Data Sistem
Penggajian PT Madubaru ......................................................111
Gambar 3.8. Rancangan Diagram Level 0 Arus Data Sistem
Penggajian PT Madubaru ......................................................113
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
xviii
Gambar 3.9. Rancangan Diagram Level 1 Arus Data Sistem
Penggajian PT Madubaru ......................................................114
Gambar 3.10. Rancangan Laporan Penerimaan Gaji Karyawan
PT Madubaru .........................................................................123
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
xix
ABSTRAK
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENGGAJIAN
STUDI KASUS DI PT MADUBARU YOGYAKARTA
Anggita Putri Darmastuti Universitas Sanata Dharma
Yogyakarta 2013
Tujuan penelitian ini adalah (1) untuk mengetahui penerapan sistem
akuntansi penggajian di perusahaan dan (2) untuk memberikan usulan rancangan sistem informasi akuntansi penggajian yang dapat mengatasi masalah atau perbaikan sistem penggajian di perusahaan.
Langkah yang ditempuh untuk mencapai tujuan penelitian adalah (1) mendeskripsikan sistem penggajian di PT Madubaru Yogyakarta, (2) mengidentifikasi masalah dengan cara melakukan identifikasi masalah, mengidentifikasi penyebab masalah, mengidentifikasi titik keputusan, dan mengidentifikasi personil-personil kunci dan (3) melakukan perancangan sistem informasi akuntansi penggajian perusahaan.
Kesimpulan dari penelitian ini adalah (1) sistem penggajian di perusahaan sudah mendukung kegiatan penggajian karyawan perusahaan namun beberapa pengendalian internal penggajian belum dilakukan dan (2) perancangan sistem informasi akuntansi penggajian perusahaan merupakan pengembangan dari sistem penggajian yang sudah ada dengan melakukan beberapa perbaikan untuk memberikan solusi atas masalah sistem penggajian dan menghindarkan perusahaan dari potensi tindak kecurangan di dalam sistem penggajian.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
xx
ABSTRACT
ANALYSIS AND DESIGN OF PAYROLL SYSTEM A Case Study at PT Madubaru Yogyakarta
Anggita Putri Darmastuti Sanata Dharma University
Yogyakarta 2013
The objectives of this research were (1) to understand the implementation of the payroll system at company and (2) to provide a design of accounting system information for the payroll system. The steps taken to achieve the research objectives were (1) describing the payroll system at PT Madubaru Yogyakarta, (2) identifying the problem, the cause of the problem, the decision points and the key personnel, and (3) designing the accounting information system for the payroll system. The conclusion from this research were (1) the payroll system at the company had already supported the company’s operations especially for the payroll activity, but some of the internal control had not been applied, (2) the design of company’s payroll system was based on the previous procedure in the company with some changes and improvements to provide a solution for the constrain in the payroll system and to avoid the company from potential fraud in the system of payroll.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. LatarBelakang Masalah
Tenaga kerja atau karyawan merupakan sumber daya yang penting bagi
perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya. Peranan karyawan bagi
sebuah perusahaan berupa keterlibatan mereka dalam sebuah perencanaan, sistem,
proses dan tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan. Karyawan merupakan
orang-orang yang menjual jasa mereka, waktu, tenaga dan pikiran untuk
perusahaan dan mendapat balas jasa dari perusahaan. Keberhasilan organisasi
perusahaan dalam mencapai tujuan tidak terlepas dari peran karyawan, tidak
hanya sebagai objek tetapi juga sebagai subjek atau pelaku. Karyawan dapat
menjadi perencana dan pelaksana yang berperan aktif dalam mewujudkan tujuan
organisasi.
Gaji merupakan bagian dari kompensasi yang paling besar yang diberikan
perusahaan sebagai balas jasa kepada karyawannya. Bagi karyawan gaji
merupakan hak yang diperoleh dari prestasi mereka, juga sebagai motivator dalam
bekerja.Sedangkan bagi perusahaan, gaji merupakan komponen biaya yang
mempunyai dampak besar dalam pengaruhnya terhadap laba, sehingga harus terus
menerus diawasi pengelolaannya. Gaji diberikan kepada karyawan yang
mempunyai ikatan kerja secara berkala berdasarkan ketentuan yang berlaku di
perusahaan dan sifatnya tetap.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
2
Peranan utama sistem dalam suatu perusahaan adalah membantu
memberikan prosedur yang jelas dan teratur bagi pelaksanaan operasional
perusahaan. Sistem dibutuhkan sebagai alat pengawasan dan pengendalian
terhadap jalannya aktivitas operasional perusahaan dalam menetapkan setiap
keputusan. Selain itu sistem membantu perusahaan untuk menghindari tindak
kecurangan yang dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Untuk
mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam prosedur pembayaran gaji
maka perlu dibuat suatu sistem penggajian. Sistem penggajian adalah sistem
pembayaran atas jasa yang diserahkan kepada karyawan yang bekerja sebagai
manajer, atau kepada karyawan yang gajinya dibayarkan bulanan, tidak
tergantung dari jumlah jam atau hari kerja atau jumlah produk yang dihasilkan
(Mulyadi, 2001: 391). Sistem penggajian menjadi salah satu bagian yang harus
mendapatperhatian besar karenakaryawan sangat sensitif terhadap kesalahanyang
terjadi dalam penggajian atau hal-halyang tidak wajar yang berkaitan
denganpenggajian.Sistem penggajian dirancang untuk memberikan gambaran
yang jelas mengenai prosedur penggajian karyawan sehingga mudah dipahami
dan mudah digunakan.
Adanya perkembangan teknologi komputer yang semakin maju, semakin
banyak perusahaan yang menggunakan jasa komputer untuk memproses data
akuntansinya. Di satu pihak, komputer merupakan alat bantu yang sangat
bermanfaat dalam sistem informasi akuntansi (Baridwan, 1993: 5). Perkembangan
teknologi komputer sekarang ini mempunyai peranan penting dalam menangani
berbagai permasalahan yang timbul di perusahaan. Dengan adanya sistem
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
3
informasi akuntansi diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas
dalam pelaksanaan kegiatan penggajian perusahaan. Sistem informasi akuntansi
memiliki tingkat keandalan yang tinggi dalam pengolahan data. Selain itu, sistem
informasi akuntansi penggajian dapat meminimalkan tindak penyelewengan dan
kecurangan dari pihak-pihak yang terkait dengan proses penggajian.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan penjelasan latar belakang masalah di atas maka rumusan
masalah penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Bagaimana penerapan sistem akuntansi penggajian di perusahaan?
2. Bagaimana rancangan sistem informasi akuntansi penggajian yang dapat
mengatasi masalah penggajian perusahaan?
C. Batasan Masalah
Penelitian ini terbatas pada analisis dan perancangan sistem informasi
akuntansi penggajian karyawan tetap perusahaan, dan tidak termasuk
implementasi rancangan tersebut. Rancangan yang dibuat tidak termasuk database
yang baru karena perusahaan sudah memiliki database untuk kegiatan yang
berhubungan dengan penggajian. Rancangan yang dibuat merupakan perbaikan
dari sistem penggajian yang lama.
Penelitian ini dibatasi karena peneliti hanya berfokus pada perancangan
sistem informasi akuntansi penggajian, tidak dengan pengupahannya. Selain itu
peneliti juga berfokus pada perancangan sistem informasi akuntansi penggajian
saja, tidak dengan implementasinya.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
4
D. Tujuan Penelitian
Dengan mengacu pada rumusan masalah di atas maka penelitian ini
mempunyai tujuan sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui penerapan sistem akuntansi penggajian di perusahaan.
2. Untuk memberikan usulan rancangan sistem informasi akuntansi
penggajian yang dapat mengatasi masalah atau perbaikan sistem penggajian
diperusahaan.
E. Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkandapat memberikan manfaat bagi beberapa pihak
diantaranya:
1. Bagi Penulis
Memberikan tambahan kemampuan untuk menganalisis dan merancang sistem
khususnya sistem penggajian.
2. Bagi Perusahaan
Memberikan sumbangan pemikiran dan informasi serta rancangan mengenai
sistem informasi akuntansi penggajian yang relevan untuk mengelola sumber daya
manusia perusahaan.
3. Bagi Universitas Sanata Dharma
Memberikan informasi baru dan masukan pada bidang sistem penggajian serta
untuk memberikan tambahan kepustakaan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
5
F. Sistematika Penulisan
Bab I Pendahuluan
Bab ini membahas mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah,
batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan.
Bab II Landasan Teori
Bab ini berisi teori-teori yang digunakan penulis sebagai dasar penelitian
dalam menganalisis dan merancang sistem informasi akuntansi penggajian.
Bab III Metode Penelitian
Bab ini membahas mengenai jenis penelitian, subjek dan objek penelitian,
waktu dan lokasi penelitian, data-data yang diperlukan, teknik pengumpulan data,
dan teknik analisis data.
Bab IV Gambaran Umum Perusahaan
Bab ini menguraikansejarah berdirinya perusahaan, lokasi perusahaan,
struktur organisasi, dan kegiatan penggajian perusahaan.
Bab V Analisis Data dan Pembahasan
Bab ini membahas mengenai sistem akuntansi penggajian yang diterapkan
perusahaan, analisis dan identifikasi masalah yang terdapat dalam sistem tersebut.
Perancangan sistem menjelaskan rancangan sistem yang dirancang berdasarkan
hasil analisis dan identifikasi masalah pada sistem yang sudah berjalan
diperusahaan.
Bab VI Penutup
Bab ini berisi kesimpulan dari pembahasan, keterbatasan penelitian, dan
saran bagi perusahaan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
6
BAB II
LANDASAN TEORI
A. Sistem
1. Pengertian Sistem
Menurut Mulyadi (2001: 2), definisi sistem adalah “Sekelompok unsur yang
erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk
mencapai tujuan tertentu”.
Menurut Fatta (2007: 3), definisi sistem adalah “Suatu kumpulan atau
himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling
berinterkasi, dan saling bergantung satu sama lain”.
Menurut Jogiyanto (1999: 1), definisi sistem yang menekankan pada prosedur
adalah “Sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.
Sedangkan definisi sistem yang menekankan pada elemen menurut Jogiyanto
(1999: 1), “Sistem sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk
mencapai suatu tujuan tertentu”.
Menurut Bahra (2005: 1), definisi sistem dengan pendekatan prosedur adalah
“Suatu urutan kegiatan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk
mencapai tujuan tertentu”.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
7
Menurut Bahra (2005: 2), definisi sistem dengan pendekatan komponen atau
elemen adalah “Kumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama
untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.
2. Karakteristik Sistem
Bahra (2005: 4-5) mengungkapkan bahwa suatu sistem mempunyai
karakteristik atau sifat-sifat tertentu, antara lain:
a. Komponen sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang
artinya saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan.
b. Batasan sistem
Daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau
dengan lingkungan luarnya.
c. Lingkungan luar sistem
Apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
d. Penghubung sistem
Media yang menghubungkan antara satu subsistem dengan subsistem lainnya.
e. Masukan sistem
Energi yang dimasukkan ke dalam sistem.
f. Keluaran sistem
Energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran
dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
8
g. Pengolahan sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri
sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
h. Sasaran sistem
Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Sasaran
sangat berpengaruh pada masukan dan keluaran yang dihasilkan.
B. Sistem Informasi
1. Pengertian Sistem Informasi
Menurut Jogiyanto (1999: 11), definisi sistem informasi adalah “Suatu sistem
di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi
harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu
organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang
diperlukan”.
Menurut Bahra (2005: 13-14), definisi sistem informasi adalah “Sekumpulan
prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi
pengambil keputusan dan/atau untuk mengendalikan organisasi”.
2. Komponen Sistem Informasi
Jogiyanto (1999: 12-14) mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari
komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block),
yaitu:
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
9
a. Blok masukan
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi, termasuk metode dan
media untuk menangkap data yang akan dimasukkan. Input ini berupa dokumen-
dokumen dasar.
b. Blok model
Terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan
memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang
sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
c. Blok keluaran
Produk dari sistem informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna
untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.
d. Blok teknologi
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan
mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu
pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
e. Blok basis data
Kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya,
tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk
memanipulasinya.
f. Blok kendali
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa
hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi
kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
10
3. Pengembangan Sistem Informasi
a. Pengertian Pengembangan Sistem
Menurut Jogiyanto (1999: 35), definisi pengembangan sistem (systems
development) adalah “Menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan
sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada”.
b. Alasan Dilakukannya Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem harus dilakukan karena adanya beberapa alasan yang
mendorong hal tersebut. Alasan-alasan tersebut diungkapkan oleh Jogiyanto
(1999: 35-36) sebagai berikut:
1) Adanya permasalahan-permasalahn (problem) yang timbul di sistem
yang lama.Permasalahan yang timbul dapat berupa:
a) Ketidakberesan.
Menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang
diharapkan. Ketidakberesan ini dapat berupa kecurangan yang disengaja,
kesalahan yang tidak disengaja, tidak efisiennya operasi, dan tidak ditaatinya
kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.
b) Pertumbuhan organisasi.
Menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru. Diantaranya adalah kebutuhan
informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, dan
perubahan prinsip akuntansi yang baru.
2) Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities).
Dalam keadaan pasar bersaing, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat
menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
11
disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada. Bila pesaing dapat
memanfaatkannya, sedang perusahaan tidak dapat memanfaatkan teknologi ini,
maka kesempatan-kesempatan akan jatuh ke tangan pesaing. Kesempatan-
kesempatan ini dapat berupa peluang-peluang pasar, pelayanan yang meningkat
kepada langganan dan lain sebagainya.
3) Adanya instruksi-instruksi (directives).
Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instruksi
dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, misalnya peraturan pemerintah.
c. Siklus Hidup Pengembangan Sistem
Proses pengembangan sistem melewati beberapa tahapan dari mulai sistem
itu direncanakan sampai dengan sistem tersebut diterapkan, dioperasikan dan
dipelihara. Bila operasi sistem yang sudah dikembangkan masih timbul kembali
permasalahan-permasalahan yang kritis serta tidak dapat diatasi dalam tahap
pemeliharaan sistem, maka perlu dikembangkan kembali suatu sistem untuk
mengatasinya dan proses ini kembali ke tahap yang pertama, yaitu tahap
perencanaan sistem.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
12
Gambar 1.1: Siklus Hidup Pengembangan Sistem Sumber: Jogiyanto (1999: 52)
C. Sistem Akuntansi
1. Pengertian Sistem Akuntansi
Menurut Mulyadi (2001: 3), definisi sistem akuntansi adalah “Organisasi
formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk
menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna
memudahkan pengelolaan perusahaan”.
2. Tujuan Pengembangan Sistem Akuntansi
Menurut Mulyadi (2001: 19-20) terdapat empat tujuan pengembangan sistem
akuntansi:
a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru.
Kebijakan dan Perencanaan Sistem
Analisis Sistem
Perancangan Sistem Secara Umum
Perancangan Sistem Secara Rinci
Seleksi Sistem
Implementasi Sistem
Perawatan Sistem
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
13
b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah
ada.
c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern.
d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan
akuntansi.
3. Unsur-Unsur Sistem Akuntansi
Berikut ini diuraikan pengertian masing-masing unsur sistem akuntansi
menurut Mulyadi (2001: 3-5).
a. Formulir: Dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi.
Transaksi yang terjadi didokumentasikan di sebuah kertas formulir sebagai dasar
pencatatan akuntansi.
b. Jurnal: Catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat,
mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data yang lain. Sumber
informasi dari jurnal adalah formulir.
c. Buku besar: Rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data
keuangan yang telah dicatat dalam jurnal.
d. Buku pembantu: Kumpulan rinci terhadap rekening-rekening yang ada di
dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi
paling akhir dan akan menjadi bahan pembuatan laporan.
e. Laporan keuangan: Hasil akhir dari sebuah proses akuntansi yang terdiri
dari neraca, laporan rugi/laba, laporan perubahan modal, laporan harga pokok
produksi dan laporan harga pokok penjualan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
14
4. Faktor-Faktor dalam Penyusunan Sistem Akuntansi
Penyusunan sistem akuntansi untuk perusahaan perlu mempertimbangkan
beberapa faktor penting:
a. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip cepat.
Sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat
waktu, memenuhi kebutuhan dan berkualitas.
b. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip aman.
Sistem akuntansi harus dapat menjaga keamanan harta perusahaan menggunakan
prinsip pengawasan intern.
c. Sistem akuntansi harus memenuhi prinsip murah.
Biaya untuk menyelenggarakan sistem akuntansi harus ditekan dan
dipertimbangkan cost and benefit dalam menghasilkan suatu informasi.
D. Gaji
1. Pengertian Gaji
Menurut Mulyadi (2001: 373), definisi gaji adalah “Pembayaran atas
penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan
manajer. Umumnya gaji dibayarkan secara tetap per bulan”.
2. Metode Distribusi Gaji
Distribusi biaya gaji ditujukan untuk menghasilkan laporan biaya tenaga kerja
menurut jenisnya, menurut hubungannya, atau kombinasi di antara berbagai jenis
klasifikasi tersebut. Distribusi biaya gaji menurut Mulyadi (2001: 405) umumnya
dilakukan dengan metode berikut ini:
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
15
a. Metode rekening berkolom.
Rekening berkolom digunakan jika misalnya manajemen menginginkan laporan
biaya tenaga kerja menurut jenisnya per departemen. Pada akhir bulan, setiap
kolom rupiah dalam rekening berkolom dijumlah, dan hasilnya disajikan dalam
laporan biaya tenaga kerja per departemen. Input dari rekening berkolom ini
adalah rekap daftar gaji atau jurnal umum.
b. Metode Summary strip: Tiket Tunggal.
Metode ini digunakan untuk mengelola upah karyawan. Baik upah langsung
maupun upah tak langsung. Jumlah rupiah biaya tenaga kerja tak langsung
menurut klasifikasi jenis dan departemen diposting ke dalam summary strip, yang
sekaligus berfungsi sebagai laporan biaya tenaga kerja.
c. Metode distribusi dengan komputer.
Metode ini dilakukan dengan memberi kode transaksi penggajian yang terjadi
sesuai dengan klasifikasi yang diinginkan. Proses sortasi akan dilakukan oleh
komputer melalui program.
E. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan
1. Pengertian Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan
Menurut Mulyadi (2001: 17), definisi sistem akuntansi penggajian dan
pengupahan adalah “Sistem yang dirancang untuk menangani transaksi
penghitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya”.
2. Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan
menurut Mulyadi (2001: 374-379) adalah:
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
16
a. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat
keputusan yang bersangkutan dengan karyawan. Tembusan dokumen ini
dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan
daftar gaji dan upah.
b. Kartu jam hadir
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir
setiap karyawan diperusahaan. Dapat berupa daftar hadir biasa atau dapat pula
berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
c. Kartu jam kerja
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja
langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh
mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk
kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir.
d. Daftar gaji dan daftar upah
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi
potongan-potongan berupa PPh Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi
karyawan, dan lain sebagainya.
e. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen yang dibuat
berdasarkan daftar gaji dan upah. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh
fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan upah.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
17
f. Surat pernyataan gaji dan upah
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan
pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan
daftar gaji dan upah.
g. Amplop gaji dan upah
Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop
gaji dan upah.
h. Bukti kas keluar
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi
akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan
upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
3. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah menurut
Mulyadi (2001: 382) adalah:
a. Jurnal umum
Digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap
departemen dalam perusahaan.
b. Kartu harga pokok produk
Digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk
pesanan tertentu.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
18
c. Kartu biaya
Digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga
kerja nonproduksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk
pencatatannya adalah bukti memorial.
d. Kartu penghasilan karyawan
Digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima
oleh setiap karyawan. Selain itu digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah
karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang
bersangkutan.
4. Fungsi yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan
menurut Mulyadi (2001: 383-384) adalah sebagai berikut:
a. Fungsi Kepegawaian
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon
karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan
tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi
karyawan, dan pemberhentian karyawan. Fungsi ini berada di tangan Bagian
Kepegawaian, di bawah Departemen Personalia dan Umum.
b. Fungsi Pencatat Waktu
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi
semua karyawan perusahaan. Fungsi ini tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi
operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
19
c. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi
penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban
setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah.
d. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam
hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan. Fungsi ini berada di
tangan: Bagian Utang, Bagian Kartu Biaya, dan Bagian Jurnal.
e. Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah
serta menguangkan cek tersebut ke bank. Fungsi ini berada di tangan Bagian
Kasa.
5. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Mulyadi (2001: 385-386) mengungkapkan bahwa sistem penggajian terdiri dari
jaringan prosedur berikut ini:
a. Prosedur pencatatan waktu hadir
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Prosedur ini
diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir
pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik.
b. Prosedur pembuatan daftar gaji
Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji membuat daftar gaji karyawan.
Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat
keputusan mengenai karyawan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
20
c. Prosedur distribusi biaya gaji
Dalam prosedur ini, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-
departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja.
d. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
Prosedur ini bertujuan untuk menghasilkan bukti transaksi dalam sistem
penggajian berupa bukti kas keluar. Artinya perusahaan telah mengeluarkan kas
untuk membayar gaji karyawan.
e. Prosedur pembayaran gaji
Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi
membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek
guna pembayaran gaji. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke
bank dan memasukkan uang ke amplop gaji.
F. Sistem Pengendalian Intern
1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2001: 163), definisi sistem pengendalian intern adalah
“Sistem yang meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang
dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan
keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya
kebijakan manajemen”.
2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern
Tujuan sistem pengendalian intern menurut Mulyadi (2001: 178-179)
diungkapkan sebagai berikut:
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
21
a. Menjaga kekayaan organisasi.
Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang telah
ditetapkan. Hal tersebut dilakukan dengan cara membatasi akses langsung dan
akses tidak langsung terhadap kekayaan. Pertanggungjawaban kekayaan
perusahaan yang dicatat dibandingkan dengan kekayaan yang sesungguhnya ada.
Pembandingan ini dilakukan secara periodik antara catatan akuntansi dengan
kekayaan yang sesungguhnya ada.
b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.
Melaksanakan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan. Otorisasi
hanya dapat diberikan oleh pejabat yang berwenang. Pelaksanaan transaksi sesuai
dengan otorisasi yang diberikan oleh pejabat berwenang. Melakukan pencatatan
transaksi yang terjadi dalam catatan akuntansi.
c. Mendorong efisiensi.
Kelangkaan terhadap supply atas sumber daya yang dipakai untuk memenuhi
kebutuhan yang tidak terbatas, mengharuskan perusahaan menggunakan sumber
daya tersebut seekonomis mungkin untuk memberikan manfaat yang sebesar-
besarnya.
d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Kebijakan manajemen dibuat untuk memastikan bahwa suatu operasi berjalan
secara baik, sistematis dan berurutan. Kegagalan untuk mematuhi kebijakan ini
akan menganggu usaha yang terkoordinasi.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
22
3. Unsur-Unsur Pengendalian Intern Sistem Akuntansi Penggajian
Unsur-unsurpengendalian intern yang seharusnyaadadalam sistem akuntansi
penggajianmenurut Mulyadi (2001: 386-391) adalah:
a. Organisasi
1) Fungsi pembuatan daftar gaji harus terpisah dari fungsi keuangan.
Untuk menciptakan sistem pengendalian intern, fungsi akuntansi harus
dipisahkan dari fungsi penyimpanan. Dalam sistem akuntansi penggajian, fungsi
personalia dan fungsi pembuat daftar gaji merupakan fungsi akuntansi. Fungsi
keuangan merupakan fungsi penyimpanan.
2) Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.
Untuk menjamin keandalan data waktu hadir karyawan, pencatatan waktu
hadir tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi (seperti fungsi produksi dan
fungsi teknik).
b. Sistem Otorisasi
1) Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus
memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang
ditandatangani oleh Direktur Utama.
Untuk menghindari pembayaran gaji kepada karyawan yang tidak berhak,
setiap pencantuman nama karyawan dalam daftar gaji harus mendapat otorisasi
oleh pejabat yang berwenang.
2) Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan
tarif gaji, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan Direktur
Keuangan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
23
Untuk menjamin keandalan data gaji karyawan, setiap perubahan unsur
yang dipakai sebagai dasar untuk menghitung penghasilan karyawan harus
diotorisasi oleh yang berwenang.
3) Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan
karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji yang diotorisasi oleh fungsi
kepegawaian.
Tidak setiap fungsi dapat melakukan pemotongan atas gaji yang menjadi
hak karyawan, tanpa mendapat otorisasi dari fungsi kepegawaian.
4) Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu.
Hal ini dilakukan supaya data waktu hadir setiap karyawan sah sebagai
dasar penghitungan gaji dan untuk keperluan lain.
5) Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan
yang bersangkutan.
Dengan sistem otorisasi ini, perusahaan dijamin hanya akan membayarkan
upah lembur bagi pekerjaan yang memang tidak dapat dikerjakan dalam jam kerja
reguler.
6) Daftar gaji harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
Hal ini menunjukkan bahwa:
a) Karyawan yang tercantum dalam daftar gaji adalah karyawan yang
diangkat menurut surat keputusan pejabat yang berwenang.
b) Tarif gaji yang dipakai sebagai dasar penghitungan gaji adalah tarif
yang berlaku sesuai dengan surat keputusan pejabat yang berwenang.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
24
c) Data yang dipakai sebagai dasar penghitungan gaji karyawan telah
diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.
d) Perkalian dan penjumlahan yang tercantum dalam daftar gaji telah
dicek ketelitiannya.
7) Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus diotorisasi oleh fungsi
akuntansi.
Dokumen ini diisi oleh fungsi akuntansi setelah fungsi ini melakukan
verifikasi terhadap informasi yang tercantum dalam daftar gaji, dan diotorisasi
oleh Kepala Departemen Akuntansi Keuangan atau pejabat yang lebih tinggi.
c. Prosedur Pencatatan
1) Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan
daftar gaji karyawan.
Untuk mengecek ketelitian data yang dicantumkan dalam kartu
penghasilan karyawan, sistem pengendalian intern mewajibkan diadakannya
rekonsiliasi antara perubahan data yang tercantum dalam kartu penghasilan
karyawan dengan daftar gaji.
2) Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi
ketelitiannya oleh fungsi akuntansi.
Fungsi akuntansi biaya bertanggung jawab atas distribusi upah langsung ke
dalam kartu harga pokok produk pesanan yang menggunakan tenaga kerja
langsung yang bersangkutan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
25
d. Praktik yang Sehat
1) Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum
kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja
langsung.
Kartu jam hadir merekam jumlah jam setiap karyawan yang berada di
perusahaan, sedangkan kartu jam kerja merinci penggunaan jam hadir setiap
karyawan.
2) Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus
diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
Hal ini dapat berfungsi untuk menghindari perekaman jam hadir karyawan
yang tidak benar-benar hadir di perusahaan.
3) Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian
perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran.
Sistem pengendalian intern ini menjamin bukti kas keluar dibuat atas dasar
dokumen pendukung yang andal.
4) Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan
catatan penghasilan karyawan.
PPh Pasal 21 ini dihitung berdasarkan data penghasilan karyawan setahun
yang dikumpulkan dalam kartu penghasilan karyawan. Besarnya utang pajak
penghasilan karyawan harus disetor oleh perusahaan ke Kas Negara.
5) Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar
gaji.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
26
Kartu penghasilan karyawan ini disimpan kembali oleh fungsi pembuat
daftar gaji ke dalam arsip menurut abjad nama karyawan setelah ditandatangani
oleh karyawan yang bersangkutan.
G. Sistem Informasi Akuntansi
1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi yang berbasis pada komputer sekarang dikenal dengan istilah
sistem informasi akuntansi atau SIA. Jogiyanto (1999: 17) mengungkapkan
definisi sistem informasi akuntansi sebagai berikut:
Menurut Moscove dan Simkin, sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, memproses, menganalisis, mengkomunikasikan informasi pengambilan keputusan dengan oriental finansial yang relevan bagi pihak-pihak luar dan pihak-pihak dalam perusahaan (secara prinsip adalah manajemen).
Menurut Robert, Thomas, dan Joel, sistem informasi akuntansi adalah kumpulan kegiatan-kegiatan dari organisasi yang bertanggung jawab untuk menyediakan informasi keuangan dan informasi yang didapatkan dari transaksi data untuk tujuan pelaporan internal kepada manajer untuk digunakan dalam pengendalian dan perencanaan sekarang dan operasi masa depan serta pelaporan eksternal kepada pemegang saham, pemerintah, dan pihak-pihak luar lainnya.
Menurut Qosidi dalam Jurnal Komputerisasi Akuntansi (2010: 5) definisi
sistem informasi akuntansi adalah, “Suatu prosespengolahan data keuangan dari
mulaiterjadinya transaksi, kemudian jurnal hingga tercapainya suatu informasi
berupalaporan keuangan yang sudahterkomputerisasi”.
2. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Sistem Informasi Akuntansi
(Baridwan, 1993: 7) mengungkapkan bahwa terdapat berbagai faktor yang
perlu diperhitungkan dalam menyusun sistem informasi akuntansi. Faktor-faktor
itu merupakan hal di luar sistem akuntansi, tetapi menentukan keberhasilan dari
suatu sistem. Faktor-faktor itu antara lain adalah :
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
27
a. Perilaku manusia dalam organisasi.
Perilaku manusia dalam organisasi perlu dipertimbangkan dalam menyusun
sistem informasi akuntansi karena sistem informasi itu tidak mungkin berjalan
tanpa manusia. Faktor psikologis karyawan menjadi penting karena bila terdapat
ketidakpuasan, bisa terjadi ketidakpuasan tersebut akan dicurahkan dalam bentuk
menghambat berjalannya sistem informasi itu.
b. Penggunaan metode kuantitatif.
Penggunaan metode kuantitatif dalam hubungannya dengan sistem informasi,
biasanya dikelompokkan dalam suatu subsistem Decision Support System (DSS).
Apabila DSS disusun dalam suatu model yang memudahkan pemakai untuk
berinteraksi dengan komputer, maka manfaat metode kuantitatif ini akan
meningkat dan dapat bermanfaat untuk pengambilan keputusan.
c. Penggunaan komputer sebagai alat bantu.
Proses pengolahan data akuntansi akan dapat dilakukan dengan lebih cepat bila
menggunakan komputer. Hal ini dapat terjadi karena kemampuan komputer untuk
mengolah data jauh melebihi kecepatan manusia.
3. Fitur-Fitur Operasional Utama Sistem Penggajian
Menurut Hall (2007: 405-407), fitur-fitur di bawah ini penting untuk kegiatan
operasional utama pada sistem penggajian:
a. Personalia
Departemen ini melakukan perubahan dalam file karyawan secara real-time
melalui terminal. Perubahan ini termasuk penambahan karyawan baru,
penghapusan karyawan yang sudah tidak bekerja, perubahan jumlah keluarga
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
28
karyawan, perubahan pemotongan gaji, dan perubahan status pekerjaan karyawan
(tarif pembayaran).
b. Akuntansi Biaya
Departemen akuntansi biaya memasukkan data biaya pekerjaan (real-time atau
setiap hari) untuk menciptakan file pemanfaatan tenaga kerja (labour usage file).
c. Penjagaan Waktu
Departemen ini membuat file kehadiran (attendance file) saat ini ketika menerima
kartu waktu yang sudah disetujui dari supervisor pada tiap akhir minggu.
d. Pemrosesan Data
Pada akhir periode kerja, tugas-tugas berikut ini dilakukan dalam proses batch:
1) Biaya tenaga kerja didistribusikan ke berbagai WIP, overhead, dan
akun biaya.
2) File rangkuman distribusi tenaga kerja on-line diciptakan. Salinan dari
file ini dikirim ke departemen akuntansi biaya dan buku besar umum.
3) Daftar gaji on-line diciptakan dari file kehadiran dan file karyawan
(employee file). Salinan dari file ini dikirim ke departemen utang dan pengeluaran
kas.
4) File catatan karyawan diperbarui.
5) Cek penggajian disiapkan dan ditandatangani. Cek tersebut dikirim ke
bendahara untuk diperiksa dan direkonsiliasikan dengan daftar gaji. Cek
pembayaran ini kemudian didistribusikan ke para karyawan.
6) File bukti pengeluaran diperbarui dan satu cek disiapkan untuk dana
yang akan ditransfer ke akun dana gaji. Cek dan salinan bukti pengeluaran dikirim
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
29
ke departemen pengeluaran kas. Satu salinan bukti tersebut dikirim ke departemen
buku besar umum, dan salinan yang terakhir dikirim ke departemen utang.
7) Pada akhir pemrosesan, sistem tersebut menerima file rangkuman
distribusi tenaga kerja dan file bukti pengeluaran dan memperbarui file buku besar
umum.
H. Analisis Sistem
1. Pengertian Analisis Sistem
Menurut Fatta (2007: 44),definisi analisis sistem adalah “Teknik pemecahan
masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan
berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka”.
Menurut Jogiyanto (1999: 129), definisi analisis sistem adalah sebagai berikut:
Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
2. Tahapan Analisis Sistem
Di dalamtahap analisis sistem, terdapat langkah-langkah dasar yang harus
dilakukan oleh analis sistem:
a. Identify, yaitu kegiatan mendefinisikan masalah dengan cara:
1) Mengidentifikasi penyebab masalah.
Analis sistem akan melakukan identifikasi penyebab masalah atas masalah yang
terjadi di dalam perusahaan. Ini merupakan langkah awal dalam mengidentifikasi
masalah.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
30
2) Mengidentifikasi titik keputusan.
Setelah analis sistem menemukan penyebab masalah, analis sistem akan
mengidentifikasi titik keputusan yang dapat diambil untuk memperbaiki masalah
yang telah diidentifikasi sebelumnya.
3) Mengidentifikasi personil-personil kunci.
Setelah menemukan penyebab masalah dan menentukan titik keputusan, analis
sistem mengidentifikasi personil kunci baik langsung maupun tidak langsung
sebagai penyebab masalah.
b. Understand, yaitu kegiatan memahami kerja dari sistem yang ada.
Langkah ini dilakukan dengan memahami dan mempelajari secara rinci
bagaimana sistem yang ada beroperasi.Untuk mempelajari operasi ini diperlukan
data yang dapat diperoleh dengan melakukan penelitian. Analis sistem perlu
mempelajari apa dan bagaimana operasi dari sistem yang ada sebelum mencoba
menganalisis masalah, kelemahan dan kebutuhan pemakai sistem untuk dapat
memberikan rekomendasi pemecahan.
c. Analyze, yaitu menganalisis sistem.
Analisis dilakukan berdasarkan data yang diperoleh dari hasil penelitian yang
telah dilakukan.
d. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
Setelah tahap analisis dilakukan, hasil dari analisis tersebut dikemukakan dalam
sebuah laporan hasil analisis untuk digunakan sebagai pengambilan keputusan
manajemen dalam mengatasi kelemahan-kelemahan yang terdapat pada sistem
yang lama.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
31
3. Sumber Informasi dalam Melaksanakan Analisis Sistem
Dalam melaksanakan analisis sistem, analis dapat memperoleh informasi dari:
a. Sistem akuntansi yang sekarang digunakan, informasi didapatkan dari
sistem informasi lama yang saat ini sedang berjalan di perusahaan.
b. Sumber informasi dari dalam perusahaan, keberadaan para pegawai,
karyawan, dan buruh dapat menjadi salah satu sumber informasi.
c. Sumber informasi dari luar perusahaan, kondisi lingkungan bisnis dan
perubahan prinsip akuntansi dapat menjadi informasi bagi analisis sistem.
4. Teknik Pengumpulan Informasi dalam Analisis Sistem
Dalam menyusun kebutuhan, ada beberapa teknik yang biasa digunakan.
Menurut Fatta (2007: 69-71) teknik tersebut adalah sebagai berikut:
a. Wawancara.
Wawancara adalah teknik pengumpulan kebutuhan yang paling umum digunakan.
Metode ini paling mudah digunakan, jika sistem yang dianalisis tidak terlalu
besar.
b. Joint Application Development (JAD).
JAD adalah proses kelompok terstruktur yang terfokus untuk menentukan
kebutuhan, melibatkan tim proyek, pengguna, dan manajemen bekerja bersama-
sama. Teknik ini sangat berguna untuk mereduksi waktu pengumpulan informasi
sampai 50%.
c. Kuisioner.
Kuisioner adalah sekumpulan pertanyaan tertulis dan biasanya melibatkan banyak
orang. Kuisioner bisa dilakukan secara tertulis (paper based) atau secara
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
32
elektronik. Bisanya sampel dipilih untuk mewakili populasi tertentu. Setelah hasil
kuisioner diperoleh diperlukan analisis untuk mengambil data yang sesuai dengan
keperluan pengumpulan kebutuhan.
d. Analisis Dokumen.
Teknik ini dilakukan dengan mempelajari material yang menggambarkan sistem
yang sedang berjalan. Biasanya dokumen yang diamati berupa form, laporan,
manual kebijakan, grafik organisasi. Untuk perusahaan atau organisasi berskala
kecil dan belum memiliki sistem yang terkomputerisasi, cara ini adalah cara yang
efektif untuk menyusun kebuthan sistem.
e. Observasi.
Teknik ini dilakukan dengan melakukan pengamatan secara langsung pada
proses-proses yang sedang berjalan. Hal ini penting karena kadang-kadang
pengguna atau manajer tidak dapat mengingat secara keseluruhan apa yang
mereka lakukan dan menceritakan kembali ke analisis. Teknik observasi biasanya
dilakukan bersama-sama dengan teknik pengumpulan kebutuhan sistem yang lain.
I. Perancangan atau Desain Sistem
1. Pengertian Perancangan Sistem
Menurut Mulyadi (2001: 51), definisi perancangan sistem adalah “Proses
penterjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan sistem
informasi yang diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangkan”.
Menurut Jurnal Komputerisasi Akuntansi (2010: 3), definisi perancangan
sistem adalah “Pembuatan suatu desain sistem yang baru dengan pemilihan
alternatif dari input, process dan output ke dalam struktur penyimpanan fisik.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
33
Adapun dilakukan desain sistem baru dapat menyelesaikan masalah-masalah yang
dihadapi perusahaan yang diperoleh daripemilihan alternatif sistem yang terbaik”.
2. Tahap Perancangan Sistem
Dari pengertian di atas, tahap desain sistem ini dibagi menjadi tiga tahap, yaitu:
a. Desain sistem secara garis besar.
Sistem yang telah dipelajari oleh analis sistem kemudian akan dibuat rancangan
sistem secara garis besar menggunakan diagram arus data level 0. Diagram ini
akan menggambarkan bagaimana sistem tersebut berjalan, dan apa yang dapat
diberikan sistem tersebut kepada pemakainya.
b. Melakukan evaluasi sistem
Evaluasi sistem dilakukan analis sistem untuk menentukan apakah sistem telah
sesuai dengan tujuan dan telah sesuai dengan kebutuhan pemakainya.
c. Membuat desain sistem secara rinci.
Sistem yang telah dievaluasi akan dibuat rancangan desain sistem secara rinci
menggunakan diagram arus data level 1. Diagram ini akan menggambarkan setiap
kegiatan yang ada di dalam sistem secara lebih rinci.
3. Tujuan dan Sasaran Perancangan Sistem
Tahap perancangan sistem menurut Jogiyanto (1999: 197) memiliki tujuan
utama yaitu:
a. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem.
b. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang
lengkap.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
34
Untuk mencapai tujuan tersebut, analis sistem harus dapat mencapai
sasaran-sasaran sebagai berikut:
a. Perancangan sistem harus berguna, mudah dipahami dan mudah
digunakan.
b. Perancangan sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan.
c. Perancangan sistem harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung
pengolahan transaksi, pelaporan manajemen, dan pelaksanaan kebijakan.
d. Perancangan sistem harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang
rinci untuk tiap komponen sistem.
J. Perancangan Formulir, Jurnal, Bagan Alir Dokumen (Flowchart),
Diagram Arus Data (Data Flow Diagram), dan Laporan
1. Formulir
a. Pengertian Formulir
Menurut Mulyadi (2001: 75), definisi formulir adalah “Secarik kertas yang
memiliki ruang untuk diisi dan sering pula disebut dengan dokumen”.
Menurut Mulyadi (2001: 76), definisi formulir elektronik adalah “Ruang
yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data
yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik”.
Menurut Mulyadi (2001: 5), formulir juga merupakan keluaran sistem lain
yang menjadi masukan sistem akuntansi.
b. Manfaat Formulir
Berdasarkan pengertian formulir di atas, formulir dalam perusahaan
bermanfaat untuk:
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
35
1) Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan.
Dalam formulir, setiap orang yang bertanggung jawab atas terjadinya transaksi
membubuhkan tanda tangan atau paraf. Hal tersebut dilakukan sebaga bukti
pertanggungjawaban pemakaian wewenang atas pelaksanaan transaksi yang
terjadi.
2) Merekam data transaksi bisnis perusahaan.
Formulir berfungsi sebagai alat untuk merekam data yang bersangkutan dengan
transaksi. Semua data yang diperlukan untuk identifikasi transaksi direkam
pertama kali dalam formulir.
3) Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua
kejadian dalam bentuk tulisan.
Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi perlu ditulis dalam suatu fomulir
untuk mengurangi kemungkinan kesalahan.
4) Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam
organisasi yang sama atau ke organisasi lain.
Formulir berfungsi sebagai sarana untuk menyampaikan informasi secara intern
organisasi atau antarorganisasi. Hal ini dikarenakan setiap bagian atau departemen
dalam perusahaan mempunyai kegiatan yang saling berkaitan.
Sedangkan manfaat dari formulir elektronik adalah:
1) Tidak pernah kehabisan formulir.
Jika perusahaan menggunakan formulir kertas, operasi bisnis dapat berhenti jika
perusahaan kehabisan formulir. Tidak demikian halnya dengan formulir
elektronik, penawaran selalu sama dengan permintaan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
36
2) Tidak pernah ketinggalan jaman.
Jika kebutuhan dan peraturan berubah, dengan segera formulir kertas menjadi
ketinggalan jaman. Formulir elektronik mudah sekali disesuaikan dengan
perubahan kebutuhan dan peraturan. Investasi untuk pencetakan dan penyimpanan
tidak diperlukan untuk pembuatan formulir elektronik.
3) Ketidakefisienan formulir dapat dihindari.
Penggunaan formulir elektronik memungkinkan dengan segera penyesuaian isi
dan format formulir untuk memenuhi perubahan keadaan sehingga
memungkinkan penyediaan formulir tepat sesuai dengan kebutuhan pemakai.
Penggunaan formulir kertas sudah tidak lagi memenuhi kebutuhan pemakai,
karena untuk perancangan dan pencetakan diperlukan biaya.
4) Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah.
Penggunaan formulir kertas membuka kemungkinan untuk tujuan yang salah, atau
penggunaan formulir oleh orang yang tidak berhak. Dengan formulir elektronik,
pengendalian formulir dapat dilakukan dengan penentuan pemakai formulir
tertentu hanya terbatas pada orang yang memiliki password, nama dan nomor
formulir. Komputer akan memberikan jenis formulir sesuai dengan kode dan
nama yang dimasukkan ke dalam komputer.
5) Kecepatan pengisian formulir.
Kecepatan pengisisan formulir elektronik jauh melebihi kecepatan pengisian
formulir kertas. Formulir elektronik dapat melakukan perhitungan (penambahan,
pengurangan, perkalian, pembagian) dan mencantumkan secara otomatis hasil
perhitungan pada ruang tertentu dalam formulir.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
37
6) Penangkapan data dilakukan sekali.
Dengan menggunakan formulir kertas, data direkam dalam formulir, kemudian
orang lain harus membaca data dari formulir untuk keperluan pemasukan data ke
dalam sistem informasi. Dengan menggunakan formulir elektronik, duplikasi
penangkapan dan pemasukan data ke dalam sistem informasi tidak akan terjadi.
7) Tidak ada data yang mengambang.
Dengan formulir elektronik, data dimasukkan dan dikirimkan dari satu tempat ke
tempat lain secara elektronik, sehingga tidak ada data yang mengambang. Dengan
formulir kertas, data akan mengambang sesuai dengan lama waktu yang
diperlukan untuk mentrasfer formulir kertas dari satu tempat ke tempat lain.
c. Perancangan Formulir
Prinsip dasar yang melandasi perancangan formulir menurut Mulyadi (2001:
86) adalah sebagai berikut:
1) Sedapat mungkin memanfaatkan tembusan atau copy formulir.
Untuk memenuhi beberapa tujuan sekaligus perlu dibuat beberapa formulir.
2) Hindari duplikasi dalam pengumpulan data.
Sekali data telah dikumpulkan dari sumbernya, data tersebut harus direkam
sedemikian rupa dalam formulir, sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi
bagi semua departemen.
3) Buatlah rancangan formulir sesederhana dan seringkas mungkin.
Hal ini akan mengakibatkan dapat dihindarinya perekaman data yang tidak perlu
sehingga akan membantu pencatatannya ke dalam buku jurnal dan buku
pembantu.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
38
4) Masukan internal check dalam merancang formulir.
Internal check ini diciptakan untuk dapat menghasilkan informasi yang dapat
dipercaya dan teliti serta untuk menjaga kekayaan organisasi.
5) Cantumkan nama dan alamat perusahaan pada formulir yang akan
digunakan untuk komunikasi dengan pihak luar.
Hal ini dilakukan untuk memudahkan identifikasi asal formulir tersebut bagi
perusahaan penerima.
6) Cantumkan nama formulir untuk memudahkan identifikasi.
Nama formulir biasanya dipilih untuk menggambarkan fungsi formulir tersebut.
Nama formulir ini dicetak pada formulir untuk memudahkan identifikasi terhadap
formulir tersebut.
7) Beri nomor untuk identifikasi formulir.
Jika perusahaan menggunakan berbagai jenis formulir, pemberian nomor
identifikasi terhadap formulir mulai diperlukan. Dalam praktek tidak jarang
nomor identifikasi lebih umum digunakan untuk menyebut formulir dibandingkan
dengan nama formulir tersebut.
8) Cantumkan nomor garis pada sisi sebelah kiri dan kanan formulir.
Hal ini dilakukan untuk menghindari kesalahan pengisian formulir yang lebar,
setiap garis diberi nomor urut baik pada tepi sebelah kiri maupun tepi sebelah
kanan.
9) Cetaklah garis pada formulir.
Hal ini dilakukan jika formulir tersebut akan diisi dengan tulisan tangan. Jika
pengisian formulir menggunakan mesin ketik, garis tidak perlu dicetak.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
39
10) Cantumkan nomor urut tercetak.
Nomor urut ini digunakan untuk mengawasi pemakaian formulir dann untuk
mengidentifikasi transaksi bisnis.
11) Rancangan formulir tertentu sedemikian rupa.
Cara yang ditempuh oleh analis sistem untuk menghemat waktu pengisian formulir
adalah dengan membuat pertanyaan sedemikian rupa guna memperoleh informasi
dari pengsisi. Pengisi hanya cukup memilih jawaban ya atau tidak yang sudah
tersedia.
12) Susunlah formulir ganda dengan menyisipkan karbon sekali pakai,
karbon berkali-kali, atau tanpa karbon.
Formulir ganda adalah formulir yang terdiri dari formulir asli dan tembusannya.
13) Pembagian zona sedemikian rupa sehingga formulir dibagi menurut
blok-blok daerah yang logis berisi data yang saling terkait.
Zona membagi formulir menurut blok-blok logis berisi data yang saling terkait.
2. Jurnal
a. Pengertian Jurnal
Menurut Mulyadi (2001: 101), definisi jurnal adalah “Catatan akuntansi
permanen yang pertama, yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan
perusahaan”.
b. Perancangan Jurnal
Prinsip-prinsip dasar yang melandasi pembuatan rancangan jurnal
diungkapkan Mulyadi (2001: 104) sebagai berikut:
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
40
1) Harus tersedia jurnal dalam jumlah yang memadai sehingga
memungkinkan perusahaan untuk menggunakan karyawan dalam mencatat
dengan transaksi keuangan yang terjadi.
2) Jurnal akan digunakan untuk memisahkan transaksi ke dalam
penggolongan pokok tertentu, seperti penerimaan kas, pengeluaran kas, penjualan
dan pembelian.
3) Untuk mengurangi pekerjaan pembukuan yang terinci, harus
digunakan kolom-kolom khusus dalam jurnal, sehingga memungkinkan
pembukuan jumlah per kolom ke dalam rekening yang bersangkutan dalam buku
besar.
4) Nama kolom dalam jurnal harus sesuai dengan nama rekening yang
bersangkutan dalam buku besar.
5) Kolom-kolom dalam jurnal digunakan untuk mengumpulkan angka
yang akan diringkas dalam rekening yang bersangkutan dalam buku besar.
6) Sedapat mungkin jurnal harus dirancang sedemikian rupa sehingga
pekerjaan menyalin informasi dari dokumen sumbernya dibuat sangat minimum.
7) Harus ditetapkan hubungan antara dokumen sumber tertentu dengan
jurnal sehingga pertanggungjawaban kebenaran informasi dapat ditentukan.
c. Metode Pencatatan Data
Menurut Mulyadi (2001: 109-111) ada berbagai cara yang dapat digunakan
untuk mencatat informasi dalam jurnal:
1) Dengan pena
Informasi dari dokumen disalin dengan cara tulis tangan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
41
2) Dengan mesin pembukuan
Informasi dari dokumen disalin dengan mesin pembukuan, bersamaan dengan
pembukuan ke dalam rekening buku pembantu.
3) Dengan arsip dokumen sumber yang berfungsi sebagai jurnal
Jurnal berupa arsip dokumen sumber yang disusun menurut waktu terjadinya
transaksi.
4) Dengan komputer
Informasi dari dokumen dimasukkan ke dalam komputer melalui keyboard dan
dicatat kedalam arsip transaksi yang berfungsi sebagai jurnal.
3. Bagan Alir Dokumen (Flowchart)
Bagan alir dokumen (flowchart) merupakan bentuk aliran dokumen–
dokumen yang masuk ke dalam sebuah sistem dan dokumen-dokumen yang
dihasilkan dari proses sebuah sistem.
Untuk dapat menggambarkan bagan alir dokumen maka digunakan simbol–
simbol yang mewakili setiap dokumen, kegiatan dan keterangan suatu kegiatan
dalam transaksi. Jika simbol–simbol tersebut digabungkan sesuai dengan kegiatan
transaksi yang terjadi maka membentuk suatu bagan yang akan menunjukkan
tentang aliran dokumen dari data menjadi informasi.
Tabel 1.1 Simbol–Simbol dalam Bagan Alir Dokumen Simbol dokumen digunakan untuk menggambarkan semua
dokumen berupa formulir untuk merekam transaksi.
Simbol catatan digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi dari formulir.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
42
Tabel 1.1 Simbol–Simbol dalam Bagan Alir Dokumen (Lanjutan) Simbol penghubung bagan pada halaman yang sama.
Simbol penghubung bagan pada halaman yang berbeda.
Simbol kegiatan manual digunakan untuk menggambar kegiatan manual fungsi-fungsi di dalam sistem.
Simbol arsip sementara digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan dokumen yang nantinya akan diambil kembali.
Simbol arsip permanen digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan dokumen yang tidak diproses lagi.
Simbol keputusan menggambarkan keputusan yang dibuat dalam pemrosesan data.
Simbol computer process menggambarkan pengolahan data menggunakan komputer.
Simbol keying menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer untuk diproses di dalam komputer.
Simbol garis alir menggambarkan arah proses pengolahan data.
Simbol mulai/berakhir menggambarkan awal dan akhir dari suatu sistem.
Sumber: Mulyadi (2001: 60-63)
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
43
4. Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)
Diagram arus data (DFD) sering digunakan untuk menggambarkan suatu
sistem yang telah ada atau suatu sistem baru yang akan dikembangkan secara
logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut akan
disimpan. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan
sistem yang terstruktur. (Jogiyanto, 1999: 700).
Beberapa simbol yang digunakan dalam pembuatan DFD:
a. Kesatuan Luar atau Entitas
Kesatuanluar di lingkunganluarsistem yang dapatberupa orang,organisasiatau
sistem lainnya yang berada di lingkunganluarnya.
Suatukesatuanluardapatdisimbolkandengansuatunotasipersegipanjangatausuatuper
segipanjangdengansisikiridanatasnyaberbentukgaristebal.
Gambar 1.2: Kesatuan Luar atau Entitas Sumber: Jogiyanto (1999: 700-701)
b. Aliran Data
Aliran data pada DFD ditunjukkan dengan simbol panah.Aliran datainimengalir
diantara proses, simpanan data dankesatuanluar.Aliran data
inimenunjukkanarusdari data yang dapatberupamasukan dari kesatuan luar untuk
diproses atauhasildari proses sistem.
a
Personalia
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
44
Cek Gaji
Gambar 1.3: Aliran Data Sumber: Jogiyanto (1999: 701-702)
c. Proses
Proses adalahkegiatanatau aktivitas yang dilakukanoleh orang, mesinatau
komputer darihasilsuatualirandata berupa masukan yang akan menghasilkan
keluaran berupa informasi baru.
Gambar 1.4: Proses Sumber: Jogiyanto (1999: 705)
Gambar 1.5: Hubungan Aliran Data antara Entitas dengan Proses Sumber: Jogiyanto (1999: 706)
d. Simpanan Data
Simpanan data merupakanpenyimpan data yang dapatberupa:
1) Suatu file atau basis data di sistem komputer.
Jika perusahaan menggunakan sistem komputerisasi maka data dapat disimpan
sebagai suatu file atau basis data.
1
Siapkan Pengeluaran
Kas
a
Personalia Otorisasi
1
Membuat Bukti Kas
Keluar
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
45
2) Suatuarsipataucatatan manual.
Data juga dapat disimpan sebagai suatu arsip baik permanen maupun sementara,
atau sebagai suatu catatan manual.
3) Suatukotaktempat data di mejaseseorang.
Data yang disimpan sebagai arsip berupa catatan manual dapat disimpan di suatu
kotak di meja karyawan.
4) Suatu tabel acuan manual.
Data juga dapat disimpan dengan menginputnya ke dalam tabel-tabel sesuai
kebutuhan dan klasifikasinya.
5) Suatu agenda ataubuku.
Data juga dapat disimpan sebagai suatu agenda atau buku.
Gambar 1.6: Penyimpanan Data Sumber: Jogiyanto (1999: 707)
Daftar Gaji D1
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
46
Gambar 1.7: Hubungan Entitas, Aliran data, Proses dan Simpanan Data. Sumber: Jogiyanto (1999: 715)
5. Laporan
Laporan merupakan bentuk dari output atau hasil dari suatu proses. Laporan
ini digunakan oleh manajemen untuk pengambilan keputusan. Menurut Baridwan
(1993: 190-191), beberapa hal yang dilakukan untuk merancang laporan adalah
sebagai berikut:
a. Merancang format laporan.
Laporan yang dihasilkan dapat dibuat dalam berbagai bentuk seperti tabel, grafik,
atau bentuk uraian.
b. Merancang isi laporan.
Perancangan isi laporan berkaitan dengan penggunaan laporan itu. Agar laporan
yang dihasilkan itu dapat bermanfaat bagi penerima, maka perlu diketahui lebih
dahulu tujuan dibuatnya laporan tersebut.
a
Pencatat Waktu
1
Membuat presensi
KJH
Data presensi D1
b
Penggajian
2
Membuat daftar gaji
Presensi
Data daftar gaji D2
Presensi
Presensi
Daftar gaji
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
47
c. Merancang jumlah laporan, distribusi, dan lain-lain.
Untuk setiap laporan yang dihasilkan perlu ditentukan jumlahnya dan kepada
siapa laporan itu akan didstribusikan, juga bagaimana mendisribusikannya. Selain
itu perlu ditentukan juga kapan laporan itu akan dibuat, apakah harian, mingguan,
atau periode yang lain.
K. Review Penelitian Terdahulu
Beberapa penelitian sebelumnya berkaitan dengan sistem menjadi landasan
peneliti dalam melakukan analisis dan perancangan sistem penggajian. Penelitian
tersebut antara lain:
1. Menurut hasil penelitian Stefanus Karl Christian yang membahas tentang
Evaluasi Sistem Akuntansi Penggajian, sistem akuntansi penggajian di PT
Madubaru Yogyakarta sudah baik karena didukung dengan adanya struktur
organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas, sistem
wewenang dan prosedur pencacatan yang baik, praktek yang sehat dan karyawan
yang kompeten. Peneliti menyarankan kepada perusahaan untuk mempertahankan
sistem penggajian yang selama ini sudah efektif penerapannya.
2. Menurut penelitian Thomas Aquino Ari Indratama W yang membahas
tentang Analisis dan perancangan Sistem Akuntansi Penggajian Berbasis
Komputer, peneliti menggunakan teknik pengumpulan data berupa wawancara,
observasi, dokumentasi, dan kuisioner. Teknik analisis data yang digunakan
peneliti adalah analisis deskriptif untuk mendeskripsikan penerapan sistem
akuntansi penggajian di PT Nasmoco. Peneliti melakukan identifikasi masalah
dengan cara mengidentifikasi penyebab masalah, mengidentifikasi titik keputusan,
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
48
dan mengidentifikasi personil-personil kunci. Selain itu peneliti juga melakukan
perbandingan antara sistem akuntansi penggajian PT Nasmoco dengan teori
sistem akuntansi penggajian. Peneliti melakukan perancangan sistem penggajian
berupa rancangan struktur organisasi, rancangan input, rancangan proses,
rancangan output, dan rancangan pengendalian.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
49
BAB III
METODOLOGI PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Penelitian ini menggunakan metode penelitian studi kasus di PT Madubaru
Yogyakarta (PG/PS Madukismo). Penelitian dilaksanakan secara langsung di
perusahaan atau lokasi penelitian dengan maksud untuk mendapatkan data. Data
tersebut digunakan penulis untuk menganalisis dan memberikan usulan rancangan
sistem penggajian bagi PT Madubaru Yogyakarta (PG/PS Madukismo).
B. Waktu Penelitian dan Lokasi Penelitian
1. Waktu
Penelitian ini dilaksanakan pada bulan Desember 2012 sampai Maret 2013.
2. Lokasi
Penelitian dilaksanakan di PT Madubaru Yogyakarta (PG/PS Madukismo) yang
beralamatkan di Tromol Pos 49, Padokan, Tirtonirmolo, Kasihan Bantul,
Yogyakarta, 55181.
C. Subjek Penelitian dan Objek Penelitian
1. Subjek Penelitian
a. Bagian Kepegawaian.
b. Bagian Pencatat Waktu.
c. Bagian Pembuat Daftar Gaji.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
50
d. Bagian Akuntansi.
e. Bagian Keuangan.
2. Objek Penelitian
a. Dokumen atas kegiatan penggajian karyawan.
b. Prosedur sistem penggajian karyawan.
D. Jenis Data yang Diperlukan
1. Data Primer
Yaitu jenis data yang didapatkan melalui pengamatan secara langsung pada objek
penelitian yaitu sistem penggajian perusahaan PT Madubaru Yogyakarta (PG/PS
Madukismo). Data ini dapat berupa daftar gaji, slip gaji, bukti kas keluar, dan
daftar hadir karyawan.
2. Data Sekunder
Yaitu jenis data yang digunakan sebagai pelengkap data primer berupa dokumen
potongan pajak penghasilan.
E. Data yang Diperlukan
1. Sejarah atau Gambaran Umum Perusahaan
Sejarah atau gambaran umum perusahaan dapat membantu proses penelitian
dalam memberikan gambaran perusahaan secara umum.
2. Struktur organisasi
Struktur organisasi perusahaan dapat membantu proses penelitian dalam
memberikan gambaran pemisahan wewenang terkait dengan proses penggajian
karyawan perusahaan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
51
3. Dokumen
Dokumen terkait dengan kegiatan penggajian karyawan perusahaan.
4. Prosedur
Prosedur yang mengatur sistem penggajian karyawan perusahaan, dan prosedur
pengendalian atas penerapan sistem perusahaan.
F. Teknik Pengumpulan Data
1. Teknik observasi, yaitu teknik yang dilakukan dengan pengamatan secara
langsung pada proses penggajian karyawanperusahaan.
2. Teknik wawancara, yaitu teknik yang dilakukan dengan mengajukan
pertanyaan secara lisan kepada subjek penelitian mengenai gambaran umum dan
prosedur penggajian karyawan perusahaan.
3. Teknik dokumentasi, yaitu teknik pengamatan pada dokumen-dokumen
yang berkaitan dengan proses penggajian karyawan perusahaan. Pengamatan
dilakukan pada dokumen perusahaan mengenai pengaturan sistem penggajian
karyawan perusahaan, struktur organisasi perusahaan, bagan alir sistem
penggajian karyawan, dan pengendalian internnya.
G. Teknik Analisis Data
Teknik analisis data merupakan langkah untuk menjawab rumusan
masalah yang ada. Analisis data bertujuan untuk memecahkan atau mengatasi
masalah-masalah yang ada dalam perusahaan, memperlihatkan hubungan antara
fenomena yang terdapat dalam penelitian, dan bahan untuk membuat kesimpulan
serta saran yang berguna bagi perkembangan kebijakan perusahaan selanjutnya.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
52
1. Teknik analisis data yang digunakan untuk menjawab rumusan masalah
yang pertama adalah dengan analisis deskriptif. Penulis mendeskripsikan struktur
organisasi perusahaan, sistem akuntansi penggajian, data mengenai prosedur
penggajian, dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem
akuntansi penggajian, serta fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi
penggajian. Selain itu, penulis melakukan identifikasi masalah terhadap sistem
akuntansi penggajian perusahaan yang sudah berjalan selama perusahaan berdiri.
Langkah-langkah dalam mengidentifikasi masalah adalah sebagai berikut:
a. Mengidentifikasi masalah.
Langkah awal dalam melakukan identifikasi adalah mencari dan mengidentifikasi
masalah yang terjadi dalam sistem penggajian perusahaan.
b. Mengidentifikasi penyebab masalah
Setelah menemukan masalah yang terjadi dalam sistem penggajian perusahaan,
dilakukan identifikasi terhadap penyebab terjadinya masalah tersebut.
c. Mengidentifikasi titik keputusan
Setelah menemukan penyebab terjadinya masalah, selanjutnya mengidentifikasi
titik keputusan yang dapat diambil untuk mengatasi masalah yang telah
teridentifikasi sebelumnya.
d. Mengidentifikasi personil-personil kunci
Setelah menemukan penyebab masalah dan menentukan titik keputusan, langkah
selanjutnya adalah mengidentifikasi personil kunci sebagai penyebab terjadinya
masalah tersebut.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
53
Teknik analisis data lain yang dapat digunakan adalah dengan
membandingkan sistem penggajian perusahaan denganpengendalian intern
penggajian.
2. Teknik analisis data yang digunakan untuk menjawab rumusan masalah
yang kedua adalah dengan membuat usulan rancangan sistem informasi akuntansi
penggajian untuk mengatasi masalah-masalah yang ada pada sistem penggajian
perusahaan, yaitu:
a. Merancang input dari sistem informasi akuntansi penggajian berupa
rancangan formulir.
b. Membuat rancangan proses sistem informasi akuntansi penggajian
berupa Flowchart, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relation Diagram (ERD),
dan tabel relationship.
c. Merancang output berupa dokumen atau laporan dari proses sistem
informasi akuntansi.
Hasil rancangan sistem informasi akuntansi penggajian ini disesuaikan
dengan kondisi perusahaan saat dilakukannya penelitian.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
54
BAB IV
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
A. Profil dan Sejarah Perusahaan
PT Madubaru atau yang sering disebut PG/PS Madukismo adalah satu-
satunya Pabrik Gula dan Pabrik Alkohol/Spiritus di Provinsi Daerah Istimewa
Yogyakarta yang mengemban tugas untuk mensukseskan program pengadaan
pangan Nasional, khususnya gula pasir. PT Madubaru merupakan perusahaan
padat karya yang banyak menampung tenaga kerja dari Propinsi Daerah Istimewa
Yogyakarta.
PT Madubaru dibangun dengan status Perseroan Terbatas pada tanggal 14
Juni 1955 dan terletak di atas bangunan Pabrik Gula Padokan (satu diantara 17
Pabrik Gula di DIY yang dibangun pada pemerintahan Belanda tetapi
dibumihanguskan pada masa pemerintahan Jepang), tepatnya di Desa Padokan,
Kelurahan Tirtonirmolo, Kecamatan Kasihan, Kabupaten Bantul, Propinsi Daerah
Istimewa Yogyakarta. Pembangunan PT Madubaru diprakarsai oleh Sri Sultan
Hamengku Buwono IX dan diresmikan oleh Presiden RI pertama yaitu Ir.
Soekarno pada tanggal 29 Mei 1958. PG Madukismo mulai berproduksi pada
tahun 1958 sedangkan PS Madukismo mulai berproduksi mulai tahun 1959.
PT Madubaru mengalami perubahan manajemen dan status perusahaan
dari tahun 1955 sampai dengan sekarang. Pada tahun 1955-1962 status PT
Madubaru merupakan Perusahaan Swasta (Perseroan Terbatas).
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
55
Pada tahun 1962-1966 bergabung dengan Perusahaan Negara di bawah
BPU-PPN (Badan Pimpinan Umum-Perusahaan Pemerintah Negara), karena
adanya policy pemerintah RI yang mengambil alih semua perusahaan di
Indonesia. Tahun 1966 BPU-PPN bubar dan Pabrik Gula di Indonesia boleh
memilih tetap menjadi Perusahaan Negara atau keluar menjadi Perusahaan Swasta
(Perseroan Terbatas). PT Madubaru memilih menjadi Perusahaan Swasta
(Perseroan Terbatas). Pada tahun 1966-1984 PT Madubaru kembali menjadi
Perusahaan Swasta dengan susunan Direksi yang dipimpin oleh Sri Sultan
Hamengku Buwono IX sebagai Presiden Direktur. Pada tanggal 4 Maret 1984 - 24
Februari 2004 diadakan kontrak manajemen dengan PT Rajawali Nusantara
Indonesia (RNI), yaitu salah satu BUMN milik Departemen Keuangan RI. Pada
tanggal 24 Februari 2004 hingga sekarang, PT Madubaru menjadi perusahaan
mandiri yang dikelola secara profesional dan independen.
Status kepemilikan saham PT Madubaru pada awal berdiri adalah 75%
milik Sri Sultan Hamengku Buwono IX dan 25% milik Pemerintah RI
(Departemen Pertanian RI). Saat ini telah dirubah menjadi 65% milik Sri Sultan
Hamengku Buwono X dan 35% milik Pemerintah yang dikuasakan kepada PT
Rajawali Nusantara Indonesia (PT.RNI).
PT Madubaru memiliki potensi dan peluang pengembangan usahauntuk
tumbuh dan berkembang menjadi suatu perusahaan Agro Industri yang berbasis
tebu dan dikelola secara profesional serta inovatif untuk menghadapi persaingan
bebas diera globalisasi dengan petani sebagai mitra sejati.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
56
B. Visi dan Misi Perusahaan
1. Visi
Menjadikan PT Madubaru (PG/PS Madukismo) sebagai perusahaan Agro Industri
yang unggul di Indonesia dengan menjadikan petani sebagai mitra sejati.
2. Misi
a. Menghasilkan Gula dan Ethanol yang berkualitas untuk memenuhi
permintaan masyarakat dan industri di Indonesia.
b. Menghasilkan produk dengan memanfaatkan teknologi maju yang ramah
lingkungan, dikelola secara profesional dan inovatif, memberikan pelayanan yang
prima kepada pelanggan serta mengutamakan kemitraan dengan petani.
c. Mengembangkan produk/bisnis baru yang mendukung bisnis inti.
d. Menempatkan karyawan dan stakeholderlainnya sebagai bagian
terpenting dalam proses penciptaan keunggulan perusahaan dan pencapaian
shareholder values.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
57
Direktur
KaBag Akuntansi & Keuangan
Staf Gudang Hasil
Staf Gudang Material
Staf EDP, ATR & Timb
Staf Keu & Akuntansi
Staf Keu & Anggaran
Staf PKBL
Staf Pembelian
Staf Keu. Kasir
KaBag Tanaman
Kep. RY. Bantul/GK
Kep.RY.Sleman
Kep. RY. KP/MGL/TMG
Kep. RY. PKB
Kep. BST
Kep Tebang & Angkut
KaBag Instalasi
Staf Bangunan
Staf. PT & PB
Staf Ketel & Turbin
Staf Kend, Traktor & Remise
Staf Gilingan & Besali
Staf Listrik & Instrumen
KaBag Pabrikasi
Staf Pengolahan
Kepala P. Spiritus
Staf PS
KaBag SDM & Umum
Staf Sekret, Umum & Argo
Staf Imbal Jasa & Personalia
Staf Legal & Diklat
KaBag Pemasaran
Staf Pemasaran
C. Struktur Organisasi
Gambar 2.1: Struktur Organisasi PT. Madubaru Sumber: PT. Madubaru (2012)
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
58
Struktur organisasi diperlukan oleh perusahaan untuk menunjukkan
wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian dalam perusahaan. Pada
struktur organisasi perusahaan di atas, bagian-bagian yang bersangkutan dengan
sistem penggajian adalah Bagian Akuntansi dan Keuangan serta Bagian SDM dan
Umum. Adapun pembagian wewenang dan tanggung jawab pada struktur
organisasi PT Madubaru adalah sebagai berikut:
1. Direktur
a. Bertanggungjawab terhadap kegiatan manajerial perusahaan.
b. Mengawasi kinerja Kepala Bagian setiap departemen.
2. Bagian Akuntansi dan Keuangan
Secara umum Bagian Akuntansi dan Keuangan mempunyai tanggung jawab
dalam memecahkan masalah akuntansi dan keuangan, membuat laporan keuangan
secara periodik, melaporkan keuangan yang telah dibuat kepada pihak yang
membutuhkan, dan mempertanggungjawabkan kinerjanya kepada Direktur.
Dalam sistem penggajian, Bagian Akuntansi dan Keuangan mempunyai
beberapa peran penting. Berikut wewenang dan tanggung jawab personil-personil
yang berkaitan dengan sistem penggajian:
a. Kepala Bagian (KaBag)
1) Menetapkan pelaksanaan kebijakan Direksi di bidang akuntansi dan
keuangan, perpajakan, dan personalia serta pengadaan barang dan jasa termasuk
pergudangan serta hubungan masyarakat.
2) Mengkoordinasi para staf yang ada dalam bagiannya.
3) Menetapkan rancangan anggaran Bagian Akuntansi dan Keuangan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
59
4) Menetapkan prosedur pengumpulan rancangan anggaran dari bagian lain
dalam perusahaan.
5) Menandatangani surat, dokumen, catatan serta laporan atas dasar sistem
otorisasi yang berlaku.
6) Mengusulkan penambahan, pengurangan, dan pemindahan karyawan
dalam bagiannya.
7) Menilai kinerja karyawan di bagiannya, serta mengusulkan promosi dan
demosi karyawan yang bersangkutanatas dasar hasil penilaiannya.
8) Memberi peringatan lisan kepada karyawan di bagiannya yang
melanggar disiplin kerja yang berlaku.
9) Mengusulkan kepada Direksi untuk memberikan peringatan tertulis
terhadap karyawan bagiannya yang melanggar ketentuan disiplin yang berlaku.
10) Mendelegasikan sebagian wewenangnya kepada bawahannya di
bagiannya.
11) Meminta pertanggungjawaban mengenai pelaksanakan wewenang yang
didelegasikan kepada bawahan di bagiannya.
b. Staf EDP, ATR, dan Timb
1) Mengkoordinasi para pelaksana yang ada dalam seksinya.
2) Menandatangani atau paraf sebagai fungsi verifikasi pada dokumen yang
akan diinputdalam pengolahan data elektronik, sesuai dengan sistem otorisasi
yang berlaku.
3) Mengusulkan penambahan, pengurangan, dan pemindahan karyawan
dalam bagiannya.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
60
4) Menilai kinerja karyawan di bagiannya, serta mengusulkan promosi dan
demosi karyawan yang bersangkutan atas dasar hasil penilaiannya kepada KaBag.
5) Mendelegasikan sebagian wewenangnya kepada karyawan pelaksana di
seksinya.
6) Meminta pertanggungjawaban mengenai pelaksanakan wewenang yang
didelegasikan kepada karyawan pelaksana di seksinya.
c. Staf Keuangan dan Akuntansi
1) Mengkoordinasi para pelaksana yang ada dalam seksinya.
2) Menandatangani atau paraf sebagai akses verifikasi pada surat atau
dokumen, catatan serta laporan atas dasar sistem otorisasi yang berlaku.
3) Mengusulkan penambahan, pengurangan, dan pemindahan karyawan
dalam seksinya.
4) Menilai kinerja karyawan di bagiannya, serta mengusulkan promosi dan
demosi karyawan yang bersangkutan atas dasar hasil penilaiannya kepada KaBag.
5) Mendelegasikan sebagian wewenangnya kepada karyawan pelaksana di
seksinya.
6) Meminta pertanggungjawaban mengenai pelaksanakan wewenang yang
didelegasikan kepada karyawan pelaksana di seksinya.
d. Staf Keuangan dan Anggaran
1) Mengkoordinasi para pelaksana yang ada dalam seksinya.
2) Menandatangani atau paraf sebagai fungsi verifikasi pada dokumen
untuk pengecekan saat uang akan dikeluarkan, serta verifikasi atas catatan atas
laporan yang dihasilkan sesuai dengan sistem otorisasi yang berlaku.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
61
3) Mengusulkan penambahan, pengurangan, dan pemindahan karyawan
dalam bagiannya.
4) Menilai kinerja karyawan di bagiannya, serta mengusulkan promosi dan
demosi karyawan yang bersangkutan atas dasar hasil penilaiannya kepada KaBag.
5) Mendelegasikan sebagian wewenangnya kepada karyawan pelaksana di
seksinya.
6) Meminta pertanggungjawaban mengenai pelaksanakan wewenang yang
didelegasikan kepada karyawan pelaksana di seksinya.
e. Staf Keuangan Kasir
1) Mengkoordinasi para pelaksana yang ada dalam seksinya.
2) Menandatangani atau paraf sebagai fungsi verifikasi pada dokumen
sesuai dengan sistem otorisasi yang berlaku.
3) Menjadi juru bayar atas kegiatan pemasukan dan pengeluaran kas.
4) Mengusulkan penambahan, pengurangan, dan pemindahan karyawan
dalam bagiannya.
5) Menilai kinerja karyawan di bagiannya, serta mengusulkan promosi dan
demosi karyawan yang bersangkutan atas dasar hasil penilaiannya kepada KaBag.
6) Mendelegasikan sebagian wewenangnya kepada karyawan pelaksana di
seksinya.
7) Meminta pertanggungjawaban mengenai pelaksanakan wewenang yang
didelegasikan kepada karyawan pelaksana di seksinya.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
62
3. Bagian Tanaman
a. Bertanggungjawab terhadap tanaman-tanaman yang digunakan sebagai
bahan baku untuk proses produksi.
b. Mempertanggungjawabkan kinerjanya kepada Direktur.
4. Bagian Instalasi
a. Bertanggungjawab terhadap mesin-mesin yang digunakan dalam proses
produksi.
b. Mempertanggungjawabkan kinerjanya kepada Direktur.
5. Bagian Pabrikasi
a. Bertanggungjawab terhadap kegiatan pabrikasi perusahaan.
b. Mempertanggungjawabkan kinerjanya kepada Direktur.
6. Bagian Spiritus
a. Bertanggungjawab terhadap produksi spiritus.
b. Mempertanggungjawabkan kinerjanya kepada Direktur.
7. Bagian SDM & Umum
Secara umum Bagian SDM dan Umum mempunyai tanggung jawab dalam
mengambil keputusan yang terkait dengan masalah-masalah personalia dan umum
dan mempertanggungjawabkan kinerjanya kepada Direktur.
Dalam sistem penggajian, Bagian SDM dan Umum mempunyai beberapa peran
penting. Berikut wewenang dan tanggung jawab personil-personil yang berkaitan
dengan sistem penggajian:
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
63
a. Kepala Bagian (KaBag)
1) Menjalankan kebijakan Direksi dibidang SDM yang berkaitan dengan
kepegawaian, administrasi umum, dan poliklinik perusahaan.
2) Mengkoordinasi dalam mengelola tertib administrasi kepegawaian,
pelayanan kesehatan atau poliklinik serta administrasi umum perusahaan.
3) Menyusun rancangan anggaran bagiannya dan melakukan evaluasi atas
perbedaan antara anggaran dengan realisasi.
4) Mengusulkan dan menyiapkan peraturan dan kebijakan perusahaan
dalam bidangnya.
5) Menghitung dan menyiapkan gaji dan upah semua karyawan termasuk
tunjangan dan jamsos.
6) Melaksanakan kebijakan Direksi dalam membina hubungan antar
karyawan dan hubungan dengan instansi pemerintah yang berkaitan dengan
Taman Kanak-Kanak (TK), umum, dan pelayanan kesehatan.
7) Rekruitmen karyawan, pengembangan pendidikan, dan pelatihan
karyawan.
8) Meminta dan mengumpulkan info yang dibutuhkan.
9) Membantu direksi dalam menilai kinerja karyawan.
10) Menegakkan disiplin kerja karyawan dalam bagiannya.
b. Staf Sekretariatan, Umum, dan Argo
1) Menyusun rencana anggaran di seksinya dan melakukan evaluasi atas
perbedaan antara anggaran dengan realisasi.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
64
2) Membantu dalam menyelenggarakan pengelolaan administrasi surat
menyurat baik masuk maupun keluar.
3) Menyiapkan dokumen tentang perijinan, sertifikat atau dokumen
pemilikan aset, hasil keputusan dan kebijakan Direksi dan Dewan Komisaris, serta
notulen Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) serta dokumen pentingnya.
4) Menyiapkan surat atau dokumen penting yang diminta KaBag atau
Direksi jika diperlukan.
5) Mendistribusikan informasi atas kebijakan Direksi dan Dewan
Komisaris, info lain yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan.
6) Melakukan administrasi pengarsipan surat-menyurat dan dokumen-
dokumen penting perusahaan yang terklasifikasi dan informatik.
7) Membantu menilai karyawan yang berada dalam seksi.
8) Menegakkan disiplin karyawan dalam seksi.
c. Staf Imbal Jasa dan Personalia
1) Menyusun rencana anggaran di seksinya dan melakukan evaluasi atas
perbedaan antara anggaran dengan realisasi.
2) Membantu KaBag dalam menghitung dan menyiapkan gaji dan upah
semua karyawan termasuk tunjangan dan jamsos.
3) Membantu menyiapkan dokumen uang pensiun, pesangon, dan piagam
penghargaan.
4) Mengelola administrasi surat dan dokumen personalia tentang kenaikan
gaji serta cuti karyawan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
65
5) Menyiapkan surat dan dokumen serta perhitungannya yang
berhubungan dengan JAMSOSTEK staf dan pimpinan.
6) Menyiapkan surat dan dokumen tentang penggantian biaya rumah sakit,
apotik atau pengibatan karyawan.
7) Menyiapkan surat dan dokumen tentang perjalanan dinas karyawan staf
atau pimpinan.
8) Menyiapkan administrasi pinjaman dinas karyawan staf atau pimpinan.
9) Menyiapkan dokumen dan pengelolaan administrasinya yang
berhubungan dengan pembuatan dan perhitungan presensi, ijin, dan cuti serta
lembur.
10) Menyiapkan data PPh 21 karyawan pimpinan dan karyawan pelaksana
serta membantu membuat laporan SPT tahunan.
11) Membina dan menjaga hubungan dengan instansi pemerintah.
12) Membantu menilai karyawan yang berada dalam seksi.
13) Menegakkan disiplin karyawan dalam seksi.
d. Staf Legal dan Diklat
1) Menyusun rencana anggaran di seksinya dan melakukan evaluasi atas
perbedaan antara anggaran dengan realisasi.
2) Membantu KaBag dalam menyususn rencana kebutuhan pengembangan
SDM perusahaan dan membuat surat edaran ke masing-masing bagian berkaitan
dengan pengembangan SDM.
3) Membantu KaBag dalam menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan
karyawan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
66
4) Membantu KaBag melaksanakan rekruitmen karyawan sesuai
kebutuhan dan prosedur yang berlaku, menyiapkan dokumen Perjanjian Kerja
Bersama (PKB) atas karyawan yang tergabung dalam wadah Serikat Pekerja
Seluruh Indonesia (SPSI).
5) Membantu KaBag dalam tugas menjalin hubungan antar lembaga
pendidikan untuk mengadakan kerjasama guna pengembangan SDM.
6) Menyiapkan daftar absensi karyawan, data lembur, laporan absensi dan
lembur untuk urusan kelengkapan dokumen pendukung dalam urusan biaya
pegawai.
7) Mengkompilasi sistem manajemen kinerja dari masing-masing bagian
dan menyiapkan laporannya.
8) Membantu melakukan evaluasi terhadap potensi karyawan.
9) Membantu dalam menilai karyawan yang berada di seksinya.
10) Menegakkan disiplin karyawan dalam seksinya.
D. Sumber Daya Manusia
1. Tenaga Kerja
a. Karyawan Tetap
1) Karyawan Pimpinan
Karyawan Pimpinan adalah karyawan yang berada pada jajaran Dewan Komisaris
hingga Supervisor dalam struktur organisasi. PT Madubaru memiliki Karyawanan
Pimpinan sebanyak 55 Karyawan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
67
2) Karyawan Pelaksana
Karyawan Pelaksana adalah Karyawan yang berada pada jajaran staf yang
dibawahi oleh supervisor tiap departemen. PT Madubaru memiliki 355 Karyawan
Pelaksana.
b. Karyawan Tidak Tetap
1) Karyawan Kerja Waktu Tertentu (KKWT)
KKWT adalah karyawan yang bekerja hanya pada masa produksi, baik produksi
gula maupun produksi spiritus. Masa produksi tersebut adalah di musim giling
yaitu selama 6 bulan. PT Madubaru memiliki 939 KKWT.
2) Karyawan Borong
Karyawan borong adalah karyawan yang bekerja bila ada pekerjaan borong, yaitu
borongan tebangan dan garap kebun yaitu selama 6 bulan di musim giling. PT
Madubaru memiliki karyawan borong sebanyak ±3.000 karyawan.
2. Hari dan Jam Kerja
a. Karyawan Tetap (Kantor)
Karyawan tetap perusahaan bekerja pada hari Senin sampai dengan hari
Sabtu. Jam kerja untuk hari Senin sampai dengan hari Kamis yaitu jam 06.30
WIB sampai dengan jam 15.00 WIB. Sedangkan jam kerja untuk hari Jumat
sampai dengan hari Sabtu yaitu jam 06.30 WIB sampai dengan jam 11.30 WIB.
b. Karyawan Tidak Tetap (Produksi)
Karyawan tidak tetap perusahaan bekerja pada masa produksi di musim
giling dengan jam kerja 24jam yang dibagi menjadi tiga shift. Shift pertama pada
jam 06.00 WIB sampai dengan jam 14.00 WIB, shift kedua jam 14.00 WIB
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
68
sampai dengan jam 22.00 WIB, dan shift ketiga jam 22.00 WIB sampai dengan
jam 06.00 WIB.
3. Hak Libur dan Cuti Karyawan
a. Hari Libur
Hari libur karyawan perusahaan sesuai dengan peraturan yang telah
ditetapkan perusahaan, seperti hari raya keagamaan. Selain itu juga berdasar
dengan peraturan pemerintah yang berlaku, namun hari libur tersebut mengikuti
kondisi kegiatan produksi dan musim giling perusahaan.
b. Cuti Pendek dan Cuti Panjang
Setiap karyawan mempunyai hak untuk cuti, baik cuti pendek maupun cuti
panjang. Karyawan memiliki cuti pendek selama satu hari dalam satu minggu.
Sedangkan untuk cuti panjang, karyawan memiliki hak cuti satu bulan selama tiga
tahun.
c. Cuti Melahirkan
Karyawan yang hamil dan akan melahirkan mempunyai hak cuti melahirkan
selama tiga bulan, yaitu satu bulan sebelum melahirkan dan dua bulan sesudah
melahirkan. Karyawan yang bersangkutan tetap mendapat gaji penuh selama cuti.
Selain itu, untuk karyawan yang mengalami keguguran yang tidak disengaja
mendapat cuti satu setengah bulan dari saat keguguran.
d. Cuti Haid
Perusahaan juga memberikan cuti haid kepada karyawan wanita selama dua
hari, yaitu hari pertama dan hari kedua haid. Cuti ini berlaku jika ada surat
keterangan dari dokter.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
69
e. Cuti Meninggalkan Pekerjaan
Karyawan memperoleh beberapa hak untuk cuti meninggalkan pekerjaan.
Karyawan yang bersangkutan tetap mendapat gaji penuh. Hak cuti tersebut antara
lain:
1) Perkawinan karyawan bersangkutan : 3 hari
2) Perkawinan anak karyawan bersangkutan : 2 hari
3) Istri melahirkan : 2 hari
4) Khitanan anak : 2 hari
5) Baptis anak : 2 hari
6) Istri, suami, anak, menantu, orang tua,
mertua meninggal : 2 hari
7) Anggota keluarga serumah meninggal : 1 hari
4. Komponen Penggajian
a. Gaji Pokok
Gaji pokok adalah gaji yang diberikan kepada karyawan berdasarkan
golongan jabatan karyawan dan diberikan setiap bulan dengan jumlah gaji yang
tetap.
b. Sansos
Sansos adalah santunan sosial untuk Karyawan Pelaksana baik yang
menempati rumah dinas maupun yang tidak menempati. Besarnya Sansos yang
diberikan berbeda antara yang menempati rumah dinas dengan yang tidak
menempati rumah dinas. Sansos terdiri dari dua unsur yaitu sansos pengganti
sewa rumah dan sansos pengganti uang listrik serta air. Karyawan Pimpinan tidak
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
70
mendapat sansos karena Karyawan Pimpinan seharusnya menempati rumah dinas.
Karyawan Pelaksana yang tidak menempati rumah dinas mendapat sansos
pengganti sewa rumah dan listri serta air. Sedangkan Karyawan Pelaksana yang
menempati rumah dinas, hanya mendapat sansos listrik dan air. Pemberian Sansos
listrik dan air tersebut disesuaikan dengan meteran listrik masing-masing rumah,
namun perusahaan tetap memberikan batas maksimal pemberian sansos tersebut
berdasar Perjanjian Kerja Bersama (PKB) dengan golongan pangkat karyawan
yang bersangkutan.
c. Lembur
Gaji lembur yang diberikan karyawan ada dua macam yaitu gaji lembur
berdasar lembur yang direncanakan dan lembur atas perintah atasan.
Penghitungan gaji lembur adalah 1/173 x 85% x Gaji Pokok per jamnya.
d. Kompensasi
Kompensasi ini terjadi adanya perubahan dari biaya pesangon untuk cuti
panjang. Pesangon tersebut diberikan sebesar 40% dari gaji pokok. Keputusan
pesangon tersebut dihapus pada tahun 1998 dan diganti dengan istilah
kompensasi. Kompensasi ini diberikan setiap bulan dengan jumlah yang tetap
sesuai dengan golongan pangkat karyawan. Penghitungan kompensasi tersebut
dari pesangon cuti 40% gaji pokok tersebut dibagi 12 bulan. Karyawan yang
diangkat sebagai pegawai setelah tahun 1998, tidak mendapat hak kompensasi ini.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
71
e. Premi
Premi atau insentif merupakan imbalan yang diberikan kepada seluruh
karyawan sebesar 10% dari gaji pokok karyawan yang bersangkutan.
5. Pemutusan Hubungan Kerja
Pemutusan hubungan kerja belum pernah terjadi di perusahaan ini. Pemutusan
hubungan kerja yang pernah terjadi di perusahaan akibat karyawan yang
bersangkutan mengalami sakit yang berkepanjangan dan mengakibatkan
karyawan tersebut tidak dapat lagi menyumbangkan tenaga dan pikirannya untuk
perusahaan. Jika ada karyawan yang tidak disiplin (tidak taat pada peraturan),
perusahaan akan memberikan peringatan hingga tiga kali. Jika karyawan tersebut
masih tetap tidak disiplin maka perusahaan meminta karyawan tersebut
mengajukan surat pengunduran diri.
6. Jaminan Sosial/Kesejahteraan Karyawan
a. Program Jaminan Sosial Tenaga Kerja (JAMSOSTEK)
Program JAMSOSTEK yang ada di perusahaan adalah Jaminan Kecelakaan
Kerja, Jaminan Hari Tua, dan Jaminan Kematian.
b. Program Tabungan Asuransi Kesejahteraan Hari Tua (Taskat)
Program Taskat ini adalah tabungan sebagai pengganti pesangon untuk
Karyawan Kampanye, karena Karyawan Kampanye tidak mendapatkan pesangon
saat karyawan tersebut selesai masa kontrak kerjanya dengan perusahaan.
Tabungan ini tidak dipotongkan dari gaji karyawan karena tabungan ini
sepenuhnya dari perusahaan. Tabungan ini sebesar 0,83% dari gaji pokok
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
72
karyawan selama 5 bulan dan dibayarkan dimuka saat karyawan tersebut habis
kontraknya.
c. Koperasi Karyawan dan Pensiunan PT. Madubaru
Koperasi Karyawan ini dikelola oleh pensiunan perusahaan. Kegiatan dari
koperasi ini adalah jual beli sembako, simpan pinjam, dan arisan motor.
d. Perumahan Dinas
Perusahaan menyediakan rumah dinas bagi Karyawan Pimpinan dan
Karyawan Pelaksana. Rumah dinas ini bisa digunakan dan bisa tidak, tergantung
pada karyawan tersebut. Fungsi disediakannya rumah dinas ini supaya
memudahkan karyawan untuk mobilitas karyawan tersebut terhadap
tanggungjawabnya pada perusahaan. Misalnya, saat musim giling Direktur harus
mengawasi proses giling hingga malam. Disediakannya rumah dinas
memudahkan mobilitas Direktur karena rumah dinas berada di komplek
perusahaan.
e. Poliklinik dan Klinik KB
Poliklinik ini terletak di dekat perusahaan, menjadi satu dengan apotek
perusahaan. Karyawan dan keluarga karyawan mendapat fasilitas untuk berobat di
poliklinik ini dengan biaya yang ditanggung perusahaan. Keluarga karyawan yang
mendapat fasilitas tersebut adalah suami atau istri dan dua anak. Untuk anak,
fasilitas ini dibatasi sampai anak tersebut berusia 25 tahun.
f. Taman Kanak-Kanak (TK)
TK ini terletak berhadapan dengan poliklinik perusahaan. TK ini menerima
calon murid dari kalangan umum namun diutamakan dari anak karyawan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
73
perusahaan. Biaya pendidikan anak karyawan tidak mendapat subsidi dari
perusahaan.
g. Sarana Olah Raga dan Kesenian
Sarana olah raga yang disediakan perusahaan antara lain adalah lapangan
sepakbola, lapangan indoor bulutangkis, dan lapangan indoor tenis meja.
Lapangan tersebut digunakan untuk senam lansia dan pensiunan setiap hari Jumat
pagi dan Rabu sore untuk senam aerobik ibu-ibu. Lapangan tenis meja digunakan
setiap sore, lapangan bulutangkis digunakan setiap hari Selasa dan Kamis malam.
Pemakaian lapangan ini tidak hanya untuk karyawan tapi juga untuk umum dan
tidak dipungut biaya. Sedangkan sarana kesenian yang disediakan oleh
perusahaan adalah sarana kesenian band, karawitan, dan kethoprak. Kesenian
karawitan sering digunakan untuk latihan ibu-ibu Darma Wanita setiap hari
Selasa. Latihan kethoprak dilakukan hanya ketika akan ada acara.
h. Pakaian Dinas
Perusahaan menyediakan pakaian dinas untuk Karyawan Pimpinan dan
Karyawan Pelaksana. Pakaian dinas ini wajib digunakan setiap hari Senin sampai
dengan hari Kamis, hari Jumat menggunakan pakaian batik, dan hari Sabtu
menggunakan baju olahraga Karena setiap pagi ada olahraga bersama karyawan
perusahaan.
i. Biaya Pengobatan
Biaya pengobatan ini dimaksudkan untuk keluarga karyawan yaitu suami
atau istri dan dua anak. Anak karyawan mendapat biaya pengobatan sampai
dengan usia 25 tahun. Biaya pengobatan ini adalah biaya yang dikeluarkan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
74
perusahaan untuk pengobatan keluarga karyawan yang berobat di poliklinik
perusahaan atau Rumah Sakit yang bekerjasama dengan perusahaan.Perusahaan
memberikan biaya bersalin sesuai dengan kuitansi rumah sakit maksimal sebesar
Rp880.000. Jenis penyakit yang tidak dibiayai oleh perusahaan antara lain:
1) Penyakit kelamin atau menular seksual
2) Narkoba
3) HIV dan AIDS
4) Cacat atau kelainan bawaan
5) Program kesuburan, bayi tabung, dan imunisasi
6) Transplantasi organ tubuh
j. Rekreasi
Rekreasi ini diselenggarakan untuk Karyawan Pimpinan dan Karyawan
Pelaksana beserta keluarga yang diberi nama “Family Day”. Rekreasi ini
biasanya diadakan setiap akhir tahun, namun juga melihat kondisi musim giling.
Jadi, kegiatan ini bersifat fleksibel. Rekreasi ini dibiayai oleh perusahaan dengan
ketentuan untuk anak karyawan hanya dibatasi dua anak saja.
7. Fasilitas Pemeliharaan Kesehatan
Perusahaan menyediakan poliklinik dan apotek untuk karyawan dan keluarga
serta kerjasama dengan beberapa Rumah Sakit yaitu, RS PKU Muhammadiyah,
RS Sardjito, RS Panembahan Senopati, dan RS Panti Rapih. Subsidi yang
diberikan untuk pengobatan karyawan didasarkan pada golongan kerja karyawan.
Untuk berobat di Rumah Sakit tersebut harus mendapat surat rujuk dari Poliklinik
perusahaan terlebih dahulu.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
75
8. Tunjangan
Tunjangan atau THR (Tunjangan Hari Raya) diberikan kepada karyawan saat
Hari Raya Besar seperti Hari Raya Idul Fitri atau Natal. Tunjangan ini diberikan
sebesar satu kali gaji pokok karyawan.
E. Kegiatan Penggajian
Penggajian merupakan kegiatan rutin yang dilakukan perusahaan untuk
memberikan imbal jasa kepada karyawannya. Kegiatan penggajian memiliki
perbedaan dengan kegiatan pengupahan. Kegiatan penggajian PT Madubaru
dilakukan rutin setiap bulan oleh Staf Imbal Jasa dan tidak berdasarkan pada jam
kerja (shift) dan jumlah produk yang dihasilkan.
Bagian yang terkait dengan proses penggajian PT Madubaru adalah
Bagian Akuntansi dan Keuangan serta Bagian SDM. Bagian Akuntansi
melakukan verifikasi bukti kas keluar yang dilampiri daftar gaji oleh Bagian SDM
untuk memberi perintah pencairan biaya gaji kepada Kasir. Bagian SDM
melakukan hampir seluruh kegiatan penggajian mulai dari pembuatan dokumen
penggajian seperti daftar gaji, bukti kas keluar, slip gaji, amplop gaji, dan tanda
terima gaji hingga pendistribusian gaji.
Bagian SDM melakukan entri data yang berhubungan dengan penggajian
menggunakan beberapa program aplikasi antara lain Ms Excel, Dbase, dan
Foxpro. Program Ms Excel digunakan perusahaan untuk melakukan perhitungan
biaya gaji menggunakan rumus fungsi yang terdapat pada program Ms Excel.
Program Dbase digunakan perusahaan untuk menginput informasi dan menjadi
database Bagian SDM, sedangkan program Foxpro digunakan perusahaan untuk
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
76
membuat tampilan report designer yang berkaitan dengan penggajian. Ketiga
program tersebut mempunyai fungsi masing-masing yang saling berhubungan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
77
BAB V
ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
Berdasarkan rumusan masalah yang telah dibuat, maka analisis data
dilakukan dengan cara mendeskripsikan sistem akuntansi penggajian yang
diterapkan PT Madubaru, mengidentifikasi masalah yang terdapat dalam sistem
akuntansi penggajian PT Madubaru serta melakukan perancangan sistem
informasi akuntansi penggajian. Perancangan sistem informasi akuntansi
penggajian tersebut merupakan perbaikan dari sistem akuntansi penggajian yang
telah ada.
A. Deskripsi Sistem Penggajian
Sistem akuntansi penggajian yang diterapkan oleh PT Madubaru adalah
sebagai berikut:
1. Deskripsi Kegiatan
Kegiatan pemberian gaji karyawan dilaksanakan pada tanggal 25 setiap
bulannya. Pemberian gaji karyawan didasarkan pada golongan jabatan,
kompensasi tertentu dari perusahaan, premi/insentif, santunan sosial bagi
karyawan yang menempati ataupun yang tidak menempati rumah dinas, dan
potongan yang dikenakan kepada setiap karyawan di PT Madubaru.
Penghitungan gaji dan distribusi gaji dilakukan sepenuhnya oleh Bagian SDM
dan Umum. Bagian Akuntansi dan Keuangan hanya sebagai pemberi gaji sesuai
dengan daftar gaji yang diserahkan oleh Bagian SDM dan Umum serta melakukan
pembukuan biaya gaji.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
78
2. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Penggajian di Perusahaan
Fungsi-fungsi yang terkait pada sistem akuntansi penggajian PT Madubaru
adalah sebagai berikut:
a) Fungsi Kepegawaian
Fungsi ini bertanggung jawab melaksanakan rekruitmen karyawan,
pengembangan pendidikan, dan pelatihan karyawan.Fungsi ini juga bertanggung
jawab dalam menyiapkan dokumen Perjanjian Kerja Bersama (PKB) atas
karyawan yang tergabung dalam wadah Serikat Pekerja Seluruh Indonesia (SPSI),
menyiapkan daftar absensi karyawan dan dokumen untuk urusan kelengkapan
dokumen pendukung dalam urusan biaya pegawai. Fungsi ini berada di tangan
Personalia, di bawah Departemen SDM dan Umum.
b) Fungsi Pencatat Waktu
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi
semua karyawan perusahaan. Penyelenggaraan catatan waktu hadir ini ada dua
macam, yaitu dengan mesin yang diawasi oleh petugas keamanan atau satpam
perusahaan. Sedangkan pencatatan waktu hadir berupa presensi dilaksanakan di
setiap departemen yang dibuat oleh Kepala Bagian masing-masing.
c) Fungsi Pembuat Daftar Gaji
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi komponen
gaji berupa gaji pokok sesuai golongan jabatan karyawan, Santunan Sosial
(Sansos), kompensasi, dan premi/insentif serta potongan-potongan atas
keikutsertaan karyawan pada organisasi perusahaan. Fungsi ini berada di tangan
Staf Imbal Jasa di bawah Departemen SDM dan Umum.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
79
d) Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab melakukan verifikasi terhadap bukti kas keluar
yang dilampiri daftar gaji karyawan sebelum biaya gaji karyawan dikeluarkan
oleh Kasir. Bukti kas keluar dicocokkan dengan daftar gaji sebelum bukti kas
keluar diotorisasi. Fungsi ini berada di tangan Staf Akuntansi di bawah
Departemen Akuntansi dan Keuangan.
e) Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab dalam mencairkan gaji karyawan. Fungsi ini juga
bertanggungjawab atas pencatatan pada jurnal umum untuk kegiatan yang
berkaitan dengan penggajian. Fungsi ini berada di tangan Kasir dibawah
Departemen Akuntansi dan Keuangan.
f) Fungsi Data Entri
Fungsi ini bertanggung jawab dalam menginput data gaji karyawan sebagai dasar
pembuatan daftar gaji dan slip gaji. Fungsi ini juga membuat bukti kas keluar
yang akan diteruskan ke Bagian Akuntansi untuk diverifikasi. Fungsi ini berada di
tangan Staf Imbal Jasa di bawah Departemen SDM dan Umum.
3. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Penggajian di
Perusahaan
a) Surat Pengangkatan Pegawai
Surat Pengangkatan Pegawai adalah dokumen yang digunakan sebagai surat
kontrak kerja karyawan. Dokumen ini berisi nama karyawan, nama departemen
pegawai tersebut diangkat, pasal tentang keputusan pengangkatan, golongan
jabatan, jabatan karyawan, gaji karyawan, santunan sosial, dan ditanda tangani
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
80
oleh Direktur. Tembusan dokumen ini diberikan kepada Bagian SPI, SDM,
Akuntansi, Ketua SP, dan arsip). Dokumen ini di buat oleh Staf Personalia.
b) Surat Kenaikan Jabatan (Promosi)
Surat Kenaikan Jabatan (Promosi) adalah dokumen yang dikeluarkan berdasarkan
prestasi, potensi, kompetensi, dan tersedianya formasi dalam jabatan yang lebih
tinggi atas karyawan yang mendapat kenaikan jabatan. Dokumen ini berisi
informasi tentang karyawan yang mendapat kenaikan jabatan, penyesuaian gaji
dan fasilitas. Dokumen ini dibuat oleh Staf Personalia.
c) Surat Kenaikan Gaji
Surat Kenaikan Gaji adalah dokumen yang dikeluarkan setiap tahun oleh Direksi
dalam penetapan kenaikan gaji karyawan berdasar Sistem Manajemen Kerja
(SMK) karyawan. Dokumen ini dibuat oleh Staf Personalia.
d) Kartu Jam Hadir
Kartu Jam Hadir adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat kehadiran
karyawan. Pengisian dokumen ini dilakukan dengan mesin oleh karyawan yang
bersangkutan dan diawasi oleh petugas keamanan.
e) Daftar Hadir Karyawan (Presensi)
Daftar hadir karyawan adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat kehadiran
karyawan. Daftar hadir ini diisi oleh karyawan dengan cara membubuhkan tanda
tangan. Dokumen ini dibuat oleh Kepala Bagian masing-masing sebanyak dua
rangkap. Rangkap pertama untuk Staf Imbal Jasa dan rangkap kedua untuk arsip.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
81
f) Daftar Gaji
Daftar gaji adalah dokumen yang berisi nama karyawan dan komponen gaji
karyawan tersebut. Komponen gaji yang menjadi hak dan yang menjadi beban
karyawan. Daftar gaji juga memuat informasi total seluruh gaji karyawan pada
masing-masing departemen. Daftar gaji ini dibuat oleh Staf Imbal Jasa sebanyak
dua rangkap yang akan diteruskan ke Bagian Akuntansi untuk diverifikasi.
Setelah diverifikasi, rangkap pertama menjadi arsip Staf Imbal Jasa dan rangkap
kedua menjadi arsip Bagian Akuntansi.
g) Bukti Kas Keluar
Bukti Kas Keluar adalah dokumen yang digunakan sebagai pengantar daftar gaji
ke Departemen Akuntansi dan Keuangan untuk mencairkan seluruh gaji
karyawan. Dokumen ini dibuat oleh Staf Imbal Jasa sebanyak tiga rangkap.
Rangkap pertama sebagai arsip Staf Imbal Jasa, rangkap kedua sebagai arsip
Kasir, dan rangkap ketiga sebagai arsip Staf Akuntansi.
h) Tanda Terima Gaji
Tanda terima gaji adalah dokumen yang digunakan Staf Imbal Jasa untuk
pendistribusian gaji pada karyawan. Dokumen ini menunjukkan bahwa karyawan
telah mengambil gajinya. Karyawan harus menandatangani dokumen ini pada saat
pengambilan gaji sesuai nomor urut slip gaji. Dokumen ini hanya dibuat satu dan
menjadi arsip Staf Imbal Jasa.
i) Slip Gaji
Slip gaji merupakan dokumen yang berisi jumlah gaji yang diterima karyawan.
Slip gaji ini dibuat oleh Staf Imbal Jasa dan diberikan kepada karyawan pada saat
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
82
pendistribusian gaji. Slip gaji dibuat sebanyak 2 rangkap. Rangkap pertama
diserahkan kepada karyawan dan rangkap kedua sebagai arsip.
j) Amplop Gaji
Amplop gaji merupakan dokumen yang berisi slip gaji dan gaji bersih karyawan.
Amplop gaji memuat informasi tentang bulan pemberian gaji,nama karyawan
penerima gaji, dan nomor urut karyawan sesuai nomor urut pada tanda terima gaji.
Amplop gaji ini dibuat oleh Staf Imbal Jasa.
4. Catatan Akuntansi yang Digunakan Perusahaan dalam Sistem Akuntansi
Penggajian
a) Jurnal Umum
Jurnal umum adalah catatan akuntansi yang dibuat oleh Bagian Keuangan (Kasir)
pada saat mengeluarkan kas untuk membayar gaji karyawan. Jurnal umum dibuat
berdasarkan daftar gaji yang dibuat oleh Staf Imbal Jasa.
5. Prosedur dalam Sistem Akuntansi Penggajian di Perusahaan
a) Prosedur pencatatan waktu hadir
Pencatatan waktu hadir karyawan dibagi menjadi dua macam, yaitu pencatatan
waktu hadir dengan menggunakan mesin dan daftar hadir berupa presensi.
Pencatatan waktu hadir dengan menggunakan mesin diawasi oleh petugas
keamanan (Satpam) perusahaan pada pintu masuk perusahaan. Sedangkan
presensi dilakukan di tiap departemen.
b) Prosedur pembuatan daftar gaji
Pembuatan daftar gaji karyawan dilakukan oleh Staf Imbal Jasa di bawah
Departemen SDM dan Umum. Daftar gaji ini dibuat berdasarkan golongan
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
83
jabatan karyawan, kartu jam hadir, dan daftar hadir. Daftar gaji dibuat dua
rangkap untuk diverifikasi oleh Staf Akuntansi.
c) Prosedur distribusi biaya gaji
Distribusi biaya gaji dilakukan oleh Staf Imbal Jasa tanggal 25 setiap bulannya.
Dokumen yang digunakan dalam prosedur ini adalah tanda terima gaji, slip gaji,
dan amplop gaji. Biaya gaji didistribusikan kepada setiap karyawan yang telah
memenuhi tanggung jawabnya kepada perusahaan. Masing-masing karyawan dari
semua departemen datang langsung kepada Staf Imbal Jasa untuk mengambil gaji
dan membubuhkan tanda tangan pada dokumen tanda terima gaji.
d) Prosedur pembuatan bukti kas keluar
Bukti kas keluar dibuat oleh Staf Imbal Jasa sebanyak tiga rangkap dan
diserahkan kepada Staf Akuntansi untuk diverifikasi berdasarkan daftar gaji.
Bukti kas keluar berisi informasi tentang jumlah kas yang harus dikeluarkan oleh
Kasir untuk pembayaran biaya gaji.
e) Prosedur pembayaran gaji
Pembayaran gaji dilakukan oleh Kasir setelah adanya verifikasi bukti kas keluar
dari Staf Akuntansi. Kasir membayar gaji sebesar nominal pada bukti kas keluar
yang telah diverifikasi. Kasir membayar gaji kepada Staf Imbal Jasa untuk
didistribusikan kepada karyawan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
84
6. Bagan Alir Sistem Penggajian PT Madubaru
Masing - Masing Departemen
Mulai
Mengawasi pengisian daftar hadir karyawan
2
DH 1
T
Petugas Keamanan
Mulai
Mencatat waktu hadir karyawan
KJH
1
2
Keterangan :KJH : Kartu Jam HadirDH : Daftar Hadir
Gambar 3.1: Flowchart Sistem Akuntansi Penggajian PT Madubaru
Sumber: PT Madubaru
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
85
Staf Imbal Jasa
DH 1
3
2
BKK 1
2
DG 1
6
BKK 1
DG 1
Melakukan distribusi gaji ke
karyawan
AG
2
SG 1
TTG
BKK 1
T
Selesai
Karyawan
3
Keterangan :KJH : Kartu Jam HadirDH : Daftar HadirDG : Daftar GajiBKK : Bukti Kas KeluarTTG : Tanda Terima GajiSG : Slip GajiAG : Amplop Gaji
DG 1
Melakukan verifikasi
DH 1
KJH
T
Membuat dan mencetak daftar gaji dan BKK
Daftar Gaji
BKK
Membuat tanda terima
gaji dan amplop gaji
Membuat dan mencetak slip
gaji
Slip Gaji
1
KJH
2
Gambar 3.1: Flowchart Sistem Akuntansi Penggajian PT Madubaru (Lanjutan)
Sumber: PT Madubaru
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
86
Akuntansi Kasir
3
3
2
BKK 1
2
DG 1
Melakukan otorisasi
BKK
3
2
BKK 1
2
4
DG 1
5
BKK 3
Mengarsipkan bukti kas
keluar
BKK 3
T
4
3
2
BKK 1
DG 1
Memberi cap bayar pada
BKK
Jurnal Umum
3
2
BKK 1
DG 1
T
5
Mengeluarkan kas sesuai
BKK
Melakukan pencatatan akuntansi
6Keterangan :DG : Daftar GajiBKK : Bukti Kas Keluar
T
Melakukan verifikasi
Gambar 3.1: Flowchart Sistem Akuntansi Penggajian PT Madubaru (Lanjutan)
Sumber: PT Madubaru
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
87
B. Perbandingan Sistem Penggajian Perusahaan dengan Pengendalian Intern
1. Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab
Tabel 2.1 Perbandingan pengendalian intern tentang struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab dalam sistem penggajian dengan yang ada dalam perusahaan.
Pengendalian Intern Praktek
Keterangan Ya Tidak
Fungsi pembuatan daftar gaji harus terpisah dari fungsi keuangan
� Pembuatan daftar gaji dan penghitungan gaji dilakukan oleh Staf Imbal Jasa.
Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi
� Pencatatan waktu hadir terpisah dari fungsi operasi.
Sumber: Mulyadi (2001: 386) dan Data Diolah
2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Tabel 2.2 Perbandingan pengendalian intern tentang sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam sistem penggajian dengan yang ada dalam perusahaan.
Pengendalian Intern Praktek
Keterangan Ya Tidak
Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama
� Surat keputusan pengangkatan kerja dimiliki oleh setiap karyawan yang bekerja di perusahaan. Surat keputusan pengangkatan kerja dibuat oleh Bagian SDM dan diotorisasi oleh Direktur Utama.
Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan
� Setiap perubahan gaji karyawan didasarkan pada surat keputusan Direktur Utama bukan Direktur Keuangan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
88
Tabel 2.2 Perbandingan pengendalian intern tentang sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam sistem penggajian dengan yang ada dalam perusahaan. (Lanjutan)
Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian
� Surat potongan gaji karyawan untuk setiap potongan gaji karyawan selain pajak penghasilan diotorisasi oleh Bagian SDM.
Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu
� Pengisian kartu jam hadir diawasi oleh petugas keamanan perusahaan namun otorisasi kartu jam hadir dilakukan oleh Staf Personalia.
Daftar gaji harus diotorisasi oleh fungsi personalia
� Daftar gaji di buat oleh Staf Imbal Jasa dan di otorisasi oleh Kepala Bagian SDM.
Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi
� Bukti kas keluar dibuat oleh Staf Imbal Jasa dan diotorisasi oleh Staf Akuntansi.
Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji karyawan
� Perusahaan melakukan rekonsiliasi atas perubahan catatan penghasilan karyawan dengan database daftar gaji karyawan karena perusahaan tidak mencatat penghasilan karyawan selama setahun pada kartu penghasilan karyawan.
Sumber: Mulyadi (2001: 386-387) dan Data Diolah
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
89
3. Praktik yang Sehat Dalam Pelaksanaan Fungsi
Tabel 2.3 Perbandingan pengendalian intern tentang praktik yang sehat dalam pelaksanaan fungsi dalam sistem penggajian dengan yang ada dalam perusahaan.
Pengendalian Intern Praktek
Keterangan Ya Tidak
Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu
� Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu diawasi oleh petugas keamanan perusahaan.
Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran
� Daftar gaji diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh Staf Akuntansi sebelum mengotorisasi bukti kas keluar.
Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan
� Perusahaan melakukan rekon siliasi pajak penghasilan karyawan dengan catatan penghasilan karyawan berupa slip gaji karyawan, bukan berupa kartu penghasilan karyawan.
Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji
� Perusahaan menyimpan catatan penghasilan karyawan berupa database gaji karyawan, bukan berupa kartu penghasilan karyawan.
Sumber: Mulyadi (2001: 387) dan Data Diolah
4. Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawabnya
Tabel 2.4 Perbandingan pengendalian intern tentang karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya dalam sistem penggajian dengan yang ada dalam perusahaan.
Pengendalian Intern Praktek
Keterangan Ya Tidak
Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut
� Perusahaan melakukan rekruitmen dengan persyaratan dan tes karyawan yang berlaku di perusahaan.
Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya
� Perusahaan melakukan pengembangan pendidikan dan pelatihan karyawan baik secara internal maupun eksternal. Perusahaan melakukan kerja sama dengan beberapa lembaga pendidikan.
Sumber: Mulyadi (2001: 171) dan Data Diolah
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
90
C. Identifikasi Masalah
Identifikasi masalah merupakan proses analisis sistemyang dilakukan
untuk dapat memetakan masalah yang menghambat tercapainya tujuan sistem.
Dilihat dari penerapan dan pengendalian internal, sistem penggajian PT
Madubaru memiliki beberapa kelemahan. Kelemahan-kelemahan tersebut sebagai
berikut:
Tabel 2.5 Tabel analisis kelemahan sistem penggajian PT Madubaru Yogyakarta.
Kelemahan Keterangan Potensi adanya karyawan yang mengambil gaji lebih dari satu kali.
Tanda terima gaji tidak dibuat oleh Staf Imbal Jasa dan tidak ada proses penginputan informasi pembayaran gaji kepada karyawan.
Potensi adanya gaji karyawan fiktif. Fungsi pembuat daftar gaji dengan fungsi distribusi gaji dilakukan oleh Staf Imbal Jasa.
Sumber: Data Diolah
Langkah-langkah yang dilakukan dalam tahap identifikasi masalah yaitu:
1. Mengidentifikasi Masalah
Mengidentifikasi masalah dilakukan untuk mengetahui masalah-masalah yang
menghambat tercapainya tujuan sistem. Permasalahan yang diidentifikasi terbatas
pada masalah yang terjadi dalam hubungannya dengan pelaksanaan dan
pengendalian intern pada sistem penggajian PT Madubaru Yogyakarta.
Permasalahan yang terjadi dalam sistem penggajian PT Madubaru Yogyakarta
adalah:
a. Potensi adanya karyawan yang mengambil gaji lebih dari satu kali.
Dokumen yang digunakan untuk melakukan kegiatan pembayaran gaji
kepada karyawan adalah slip gaji, amplop gaji, dan tanda terima gaji. Dokumen
tanda terima gaji digunakan sebagai bukti bahwa perusahaan telah memenuhi
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
91
kewajibannya untuk membayar gaji karyawan. Karyawan mengambil gaji hanya
satu kali dalam sebulan dengan membubuhkan tanda tangan pada dokumen tanda
terima gaji.
Tidak ada penginputan informasi ke dalam formulir elektronik.
b. Potensi adanya gaji karyawan fiktif.
Daftar gaji dibuat berdasarkan rekap hadir karyawan dan surat kepegawaian
pendukung perhitungan biaya gaji. Daftar gaji berisi rincian gaji setiap karyawan
baik penghasilan maupun potongan. Distribusi gaji dilakukan setiap bulan kepada
karyawan berdasarkan slip gaji masing-masing karyawan. Slip gaji setiap
karyawan tersebut dibuat berdasarkan informasi pada daftar gaji.
2. Mengidentifikasi Penyebab Masalah
Mengidentifikasi penyebab masalah dapat dilakukan dengan melakukan
analisis terhadap masalah-masalah yang ada kemudian mencari kemungkinan
penyebab terjadinya masalah tersebut. Penyebab masalah dari masalah yang telah
diidentifikasi di atas yaitu:
a. Masalah potensi adanya karyawan yang mengambil gaji lebih dari satu
kali, dapat diidentifikasi penyebabnya adalah tanda terima gaji yang tidak dibuat
saat pembayaran gaji karyawan dilakukan namun gaji tetap diberikan kepada
karyawan. Selain itu, alat bantu komputer tidak digunakan untuk menginput
informasi tentang karyawan yang sudah mengambil gajinya.
b. Masalah potensi adanya gaji karyawan fiktif, dapat diidentifikasi
penyebabnya adalah tidak adanya pemisahan tanggung jawab personil yang
membuat daftar gaji dengan personil yang melakukan distribusi gaji. Staf Imbal
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
92
Jasa membuat daftar gaji beserta dokumen distribusi gaji seperti slip gaji, amplop
gaji, dan tanda terima gaji. Staf Imbal Jasa juga melakukan kegiatan distribusi
gaji.
3. Mengidentifikasi Titik Keputusan
Mengidentifikasi titik keputusan adalah tahap yang dilakukan setelah penyebab
masalah dapat diidentifikasi. Titik keputusan merupakan suatu kondisi yang
menyebabkan suatu masalah terjadi. Selain itu titik keputusan merupakan kondisi
pengambilan keputusan untuk mengatasi masalah yang sudah diidentifikasi. Titik
keputusan yang mengakibatkan terjadinya masalah dalam sistem penggajian PT
Madubaru yaitu:
a. Titik keputusan dari penyebab masalah tanda terima gaji yang tidak
dibuat dan alat bantu komputer yang tidak digunakan untuk menginput informasi
tentang karyawan yang sudah mengambil gajinya adalah personil yang kurang
disiplin dalam menjalankan tanggung jawabnya dan tidak adanya formulir
elektronik untuk melakukan proses input tersebut.
b. Titik keputusan dari penyebab masalah tidak adanya pemisahan tanggung
jawab personil yang membuat daftar gaji dengan personil yang melakukan
distribusi gaji adalah tanggung jawab fungsi pembuat daftar gaji dan fungsi
distribusi gaji yang kurang jelas.
4. Mengidentifikasi Personil-Personil Kunci
Mengidentifikasi personil-personil kunci merupakan tahap keempat dalam
mengidentifikasi masalah. Identifikasi ini dapat dilakukan dengan mengacu pada
bagan alir dokumen yang ada di PT Madubaru Yogyakarta serta deskripsi
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
93
pekerjaannya (jobdesk). Berikut deskripsi pekerjaan masing-masing personil
kunci yang berkaitan dengan sistem penggajian PT Madubaru:
a. Staf Imbal Jasa
1) Membuat daftar gaji dan bukti kas keluar.
2) Membuat slip gaji.
3) Membuat amplop gaji.
4) Membuat tanda terima gaji.
5) Melakukan distribusi gaji kepada karyawan.
b. Kasir
1) Mencairkan dana gaji sesuai bukti kas keluar yang telah diverivikasi.
2) Memberi cap bayar pada bukti kas keluar sebagai bukti bahwa dana
gaji sudah dicairkan.
3) Melakukan pencatatan akuntansi berupa jurnal umum.
D. Rancangan Input
Berdasarkan analisis sistem yang telah dilakukan, PT Madubaru sudah
mempunyai form input yang cukup lengkap untuk mendukung kegiatan
penggajian karyawan. Form input tersebut antara lain form input daftar gaji, bukti
kas keluar, dan slip gaji. Form input tersebut dibuat menggunakan program
Dbase. Berdasarkan identifikasi masalah yang telah dilakukan, PT Madubaru
memerlukan rancangan form input untuk tanda terima gaji karyawan yang telah
menerima gaji. Form tersebut digunakan untuk menginput informasi tentang
karyawan yang telah menerima gaji.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
94
Gambaran mengenai hubungan atau relasi antar form akan digambarkan
menggunakan Entity Relation Diagram dan Relationship Table. Berikut
rancangan Entity Relation Diagram, Relationship Table, dan form tanda terima
gaji karyawan yang dibuat dengan program Foxpro:
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
95
1. Entity Relation Diagram
DaftarGaji
BiayaGaji
Distribusi Gaji
Karyawan
MemohonGaji Menyerahkan
Gaji
Mengotorisasi
kode_daftar
gjkststruk
pdvoc
pdobat
gkotor
gjkstkompen
talih
total
kas_keluar
keperluan
no_bukti
gaji_slip
tgl_trm_slip
no_slip
nip nama
st_gaji
bagian
golongan
no_bukti no_slip
nip no_slip
phdp
kode_daftar
no_buktigjks_kotor
jml_pot
ket_gaji
Memasukkan Data Karyawan
nipkode_daftar
Gambar 3.2: Rancangan Entity Relation Diagram PT Madubaru Sumber: Data Diolah
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
96
2. Relationship Table
a) Hubungan antara Karyawan dengan Daftar Gaji
Terdapat hubungan one to one antara Karyawan dengan Daftar Gaji yang artinya,
setiap nama atau data karyawan terdapat pada satu daftar gaji saja setiap bulannya.
b) Hubungan antara Daftar Gaji dengan Biaya Gaji
Terdapat hubungan one to one antara Daftar Gaji dengan Biaya Gaji yang artinya,
satu daftar gaji dibuat memuat satu bulan biaya gaji atau untuk menghasilkan satu
bukti kas keluar.
c) Hubungan antara Biaya Gaji dengan Distribusi Gaji
Terdapat hubungan one to many antara Biaya Gaji dengan Distribusi Gaji yang
artinya, satu bukti kas keluar akan dipecah menjadi banyak slip gaji karyawan
yang akan didistribusikan.
Gambar 3.3: Rancangan Relationship Table PT Madubaru Sumber: Data Diolah
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
97
d) Hubungan antara Distribusi Gaji dengan Karyawan
Terdapat hubungan many to one antara Distribusi Gaji dengan Karyawan yang
artinya, dari banyak slip gaji tersebut akan didistribusikan ke setiap karyawan.
3. Form Terima Gaji Karyawan
Gambar 3.4: Rancangan Form Input Terima Gaji Karyawan Sumber: Data Diolah
Form terima gaji karyawan digunakan sebagai media untuk memasukan informasi
identitas dan nominal gaji karyawan yang sudah mengambil gaji di Kasir. Form ini diisi
oleh kasir ketika melakukan distribusi gaji. Pengisian informasi pada form ini
berdasarkan database karyawan dan slip gaji karyawan. Berikut keterangan penggunaan
rancangan form terima gaji karyawan:
a) NIP : diisi dengan Nomor Induk Pegawai.
b) Nama Karyawan : terisi otomatis ketika Kasir menginput NIP.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
98
c) Status/Jabatan : terisi otomatis ketika Kasir menginput NIP.
d) No. Slip Gaji : diisi dengan nomor slip gaji karyawan bersangkutan.
e) Gaji Kotor : terisi otomatis ketika Kasir menginput nomor slip gaji.
f) Potongan : terisi otomatis ketika Kasir menginput nomor slip gaji.
g) Gaji Bersih : terisi otomatis ketika Kasir menginput nomor slip gaji.
h) Tanggal Terima : diisi dengan tanggal pendistribusian gaji karyawan.
i) Keterangan : diisi dengan catatan yang diperlukan.
j) Tambah : perintah untuk menambah data distribusi gaji karyawan.
k) Simpan : perintah untuk menyimpan data baru atau perubahan data.
l) Ubah : perintah untuk mengubah data yang telah tersimpan.
m) Hapus : perintah untuk menghapus data yang telah tersimpan.
n) Kembali : perintah untuk membatalkan pemasukan data.
o) Tutup : perintah untuk menutup jendela user interface.
E. Rancangan Proses
1. Rancangan Bagan Alir Dokumen (Flowchart)
Rancangan bagan alir dokumen sistem penggajian PT Madubaru Yogyakarta
dirancang berdasarkan aliran dokumen yang sudah ada di dalam perusahaan yang
kemudiandisesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Perancangan inidirancang
dengan memperhatikan pengendalian intern dalam PT Madubaru Yogyakarta.
Perancangan bagan alir dokumen ini termasuk fungsi yang terkait dengan sistem
penggajian dan jaringan prosedur yang digunakan dalam sistem penggajian
perusahaan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
99
Perancangan bagan alir dokumeninilebih menekankan pada perubahan personil
yang bertugas untuk menjalankan prosedur-prosedursistem penggajian
perusahaan.Peneliti tidak melakukan perubahan dan penambahan dokumen yang
terlibat dalam prosedur dikarenakan perusahaan telah memiliki dokumen-
dokumen secara lengkap.
Berikut perancangan bagan alir dokumen PT Madubaru Yogyakarta:
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
100
Petugas Keamanan (Satpam)
Mulai
Mencatat waktu hadir karyawan
Membubuhkan tanda tangan pada
kartu jam hadir
KJH
Keterangan :KJH : Kartu Jam HadirD.Hadir : Daftar Hadir
Masing-Masing Departemen
Mulai
Mengawasi pengisian
daftar hadir karyawan
D. Hadir 2
D. Hadir 1
1
2
T
Gambar 3.5: Rancangan Flowchart Sistem Penggajian PT Madubaru Sumber: Data Diolah
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
101
Staf Personalia
KJH
2
R.Hadir 1
D. Hadir 1
Melakukan verifikasi
T
Staf Imbal Jasa
R.Hadir 1
Membuat dan mencetak
daftar gaji dan slip gaji
Membuat amplop gaji dan
TTG
AG
TTG
2
SG 1
3
2
DG 1
R.Hadir 1
T
5
Keterangan :KJH : Kartu Jam HadirD. Hadir : Daftar HadirDG : Daftar GajiTTG : Tanda Terima GajiAG : Amplop GajiSG : Slip GajiR.Hadir : Rekap Hadir
Karyawan
Slip Gaji
Daftar Gaji
D.Hadir 1
Membuat rekap hadir
KJH
1 2 3
3
4
Gambar 3.5: Rancangan Flowchart Sistem Penggajian PT Madubaru (Lanjutan)
Sumber: Data Diolah
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
102
Staf Akuntansi
2
DG 1
Mencetak bukti kas
keluar
2
BKK 1
2
DG 1
T
Melakukan otorisasi
SG 2
Jurnal Umum
SG 2
T
Selesai
7
6
Bukti Kas
Keluar
4
Keterangan :BKK : Bukti Kas KeluarDG : Daftar GajiSG : Slip Gaji
Gambar 3.5: Rancangan Flowchart Sistem Penggajian PT Madubaru (Lanjutan)
Sumber: Data Diolah
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
103
Kasir
TTG
AG
2
BKK 1
DG 1
SG 1
Melakukan verifikasi dokumen
Mengeluarkan biaya gaji dan
memasukkan gaji ke amplop gaji
Membayar gaji kepada karyawan
dan meminta tanda tangan atas TTG
Menginput nama karyawan yang menerima gaji
BKK 1
DG 1
TTG
AG
2
SG 1T
Karyawan
65
7
Keterangan :BKK : Bukti Kas KeluarDG : Daftar GajiTTG : Tanda Terima GajiAG : Amplop GajiSG : Slip Gaji
Tanda Terima
Gaji
Gambar 3.5: Rancangan Flowchart Sistem Penggajian PT Madubaru (Lanjutan)
Sumber: Data Diolah
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
104
a. Fungsi-Fungsi yang Terkait dalam Sistem Penggajian PT Madubaru
1) Fungsi Pencatat Waktu
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi
semua karyawan perusahaan. Penyelenggaraan catatan waktu hadir ini ada dua
macam, yaitu dengan mesin yang diawasi oleh petugas keamanan atau satpam
perusahaan. Sedangkan pencatatan waktu hadir berupa presensi dilaksanakan di
setiap departemen yang dibuat oleh Kepala Bagian masing-masing.
2) Fungsi Pembuat Daftar Gaji
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji berdasarkan rekap hadir
dan file karyawan. Daftar gaji berisi komponen gaji berupa gaji pokok sesuai
golongan jabatan, sansos, kompensasi, dan premi/insentif serta potongan-
potongan atas keikutsertaan karyawan pada organisasi perusahaan. Fungsi ini
berada di tangan Staf Imbal Jasa di bawah Departemen SDM dan Umum.
3) Fungsi Akuntansi
Fungsi ini memiliki wewenang untuk memberikan otorisasi terhadap dokumen
daftar gaji dan membuat bukti kas keluar berdasar daftar gaji tersebut. Bukti kas
keluar merupakan perintah kepada Kasir untuk mengeluarkan biaya gaji. Fungsi
ini juga memiliki tanggung jawab untuk melaksanakan pencatatan akuntansi yaitu
jurnal berdasarkan rangkap slip gaji karyawan. Fungsi ini berada di tangan Staf
Akuntansi di bawah Departemen Akuntansi dan Keuangan.
4) Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengeluarkan biaya gaji karyawan
berdasarkan bukti kas keluar yang telah diotorisasi oleh fungsi akuntansi. Fungsi
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
105
ini juga bertanggung jawab dalam pembayaran gaji kepada karyawan. Fungsi ini
berada di tangan Kasir di bawah Departemen Akuntansi dan Keuangan.
5) Fungsi Data Entri
Fungsi data entri bertanggung jawab dalam menginput data gaji karyawan sebagai
dasar pembuatan daftar gaji dan slip gaji. Fungsi ini berada di tangan Staf Imbal
Jasa.
b. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Penggajian PT Madubaru
1) Kartu Jam Hadir
Kartu jam hadir adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat jam kehadiran
karyawan. Pengisian dokumen ini dilakukan dengan mesin oleh karyawan yang
bersangkutan dan diawasi oleh fungsi pencatat waktu. Kartu jam hadir dibuat satu
rangkap dan diteruskan kepada Staf Personalia setiap bulannya untuk direkap.
Kartu jam hadir diarsipkan oleh Staf Personalia.
2) Daftar Hadir Karyawan (Presensi)
Daftar hadir karyawan adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat kehadiran
karyawan. Daftar hadir ini diisi oleh karyawan dengan cara membubuhkan tanda
tangan. Dokumen ini dibuat oleh Kepala Bagian masing-masing sebanyak dua
rangkap. Rangkap pertama untuk Staf Personalia dan rangkap kedua untuk arsip
masing-masing departemen.
3) Daftar Gaji
Daftar gaji adalah dokumen yang dibuat oleh Staf Imbal Jasa berdasar rekap hadir
dan file karyawan. Daftar gaji dibuat sebanyak tiga rangkap. Rangkap pertama
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
106
dan kedua diteruskan kepada Staf Akuntansi untuk diotorisasi sedangkan rangkap
ketiga diarsipkan oleh Staf Imbal Jasa.
4) Rekap Hadir
Rekap hadir adalah dokumen yang dibuat oleh Staf Personalia berdasarkan kartu
jam hadir dan daftar hadir karyawan. Rekap hadir dibuat sebanyak dua rangkap.
Rangkap pertama diteruskan kepada Staf Imbal Jasa dan rangkap kedua menjadi
arsip Staf Personalia.
5) Slip Gaji
Slip gaji adalah dokumen yang berisi jumlah gaji bersih yang diterima karyawan
berdasarkan perhitungan gaji kotor dan potongan-potongan gaji karyawan
tersebut. Slip gaji dibuat oleh Staf Imbal Jasa sebanyak dua rangkap. Kedua
rangkap tersebut diteruskan kepada Kasir. Rangkap pertama oleh Kasir akan
diserahkan kepada karyawan saat distribusi gaji. Setelah kegiatan distribusi gaji
selesai, seluruh slip gaji rangkap kedua karyawan yang telah mengambil gaji akan
diteruskan kepada Staf Akuntansi untuk dicatat pada jurnal umum dan diarsipkan.
6) Tanda Terima Gaji
Tanda terima gaji adalah dokumen yang dibuat oleh Staf Imbal Jasa yang akan
diteruskan kepada Kasir. Dokumen ini digunakan kasir untuk melakukan kegiatan
distribusi gaji. Karyawan yang telah mengambil gaji akan membubuhkan tanda
tangan atau paraf pada dokumen tersebut. Dokumen ini dibuat satu rangkap dan
akan menjadi arsip Kasir.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
107
7) Amplop Gaji
Amplop gaji adalah dokumen yang berisi slip gaji dan gaji bersih karyawan.
Amplop ini diserahkan kepada karyawan saat distribusi gaji karyawan. Amplop
gaji dibuat oleh Staf Imbal Jasa dan diteruskan kepada Kasir.
8) Bukti Kas Keluar
Bukti kas keluar adalah dokumen yang dibuat oleh Staf Akuntansi berdasarkan
daftar gaji. Bukti kas keluar dibuat dua rangkap. Rangkap pertama diteruskan
kepada Kasir sebagai perintah pengeluaran biaya gaji dan rangkap kedua menjadi
arsip Staf Akuntansi.
c. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Penggajian PT
Madubaru
1) Jurnal Umum
Jurnal umum adalah catatan akuntansi yang dilakukan oleh staf Akuntansi
berdasarkan slip gaji dari Kasir dan arsip bukti kas keluar. Slip gaji tersebut
merupakan rangkap slip gaji karyawan yang telah mengambil gaji.
d. Prosedur dalam Sistem Penggajian PT Madubaru
1) Prosedur pencatatan waktu hadir
Prosedur pencatatan waktu hadir karyawan menggunakan kartu jam hadir yang
diisi dengan jam mesin. Pencatatan waktu hadir dilaksanakan oleh petugas
keamanan perusahaan dan Kepala Bagian masing-masing departemen. Petugas
keamanan perusahaan membubuhkan tanda tangan pada kartu jam hadir sebagai
bukti pengawasan kehadiran karyawan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
108
2) Prosedur pembuatan daftar gaji
Prosedur pembuatan daftar gaji dilaksanakan oleh Staf Imbal Jasa berdasarkan
rekap hadir dan file karyawan. Rekap hadir dicocokkan dengan file karyawan
untuk menghitung gaji yang harus diterima karyawan.
3) Prosedur distribusi biaya gaji
Prosedur distribusi gaji dilakukan oleh Kasir setelah adanya otorisasi bukti kas
keluar dari Staf Akuntansi. Kasir melakukan distribusi gaji dengan mengeluarkan
biaya gaji dan memasukkan gaji tersebut ke dalam amplop gaji karyawan
berdasarkan slip karyawan yang telah dibuat oleh Staf Imbal Jasa, sesuai dengan
departemen masing-masing karyawan.
4) Prosedur pembuatan bukti kas keluar
Prosedur pembuatan bukti kas keluar dilakukan oleh Staf Akuntansi berdasarkan
daftar gaji. Daftar gaji terlebih dahulu diotorisasi oleh Staf Akuntansi kemudian
Staf Akuntansi membuat bukti kas keluar sebagai dokumen yang memberi
perintah kepada Kasir untuk mengeluarkan biaya gaji.
5) Prosedur pembayaran gaji
Prosedur pembayaran gaji dilakukan oleh Kasir kepada karyawan setiap bulannya.
Dokumen yang digunakan dalam prosedur ini adalah amplop gaji, slip gaji, dan
tanda terima gaji. Prosedur pembayaran gaji ini mengharuskan Kasir untuk
menginput informasi penerimaan gaji karyawan ke dalam program komputer yang
telah dirancang.Kasir membayar gaji sebesar nominal yang tertera pada slip gaji
karyawan bersangkutan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
109
2. Rancangan Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)
Diagram Arus Data dirancang berdasarkan aliran data yang terjadi dalam
sistem penggajian perusahaan. Perancangan diagram arus data sistem penggajian
perusahaandimulai dari diagram konteks (context diagram), diagram berjenjang,
diagram level 0 (overview diagram), dan diagram level 1.
Konteks diagram menggambarkan satu proses utama dari sistem penggajian
yang selanjutnya diperinci lagi. Diagram berjenjang adalah aliran data yang
menggambarkan semua proses yang terjadi dalam sistem penggajian perusahaan.
Diagram level 0 adalah aliran data berdasarkan proses yang ditunjukkan pada
diagram berjenjang. Diagram level 0 menggambarkan hubungan semua proses
utama. Diagram level 1 merupakan pecahan aliran data dari proses-proses yang
digambarkan pada diagram level 0.
Berikut perancangan Diagram Arus Data PT Madubaru Yogyakarta:
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
110
0
Sistem Penggajian
a Petugas Keamanan
c Staf Personalia
d Staf Imbal Jasa
g Karyawan
f Kasir
e Staf Akuntansi
Kartu Jam Hadir
Kartu Jam Hadir, Daftar Hadir
Rekap Hadir
Rekap Hadir
DG, SG, AG, TTG
DG, SGDG,
BKK
SG, AG, TTG, DG, BKK
SG, AG
SG, AG
Keterangan :DG : Daftar GajiSG : Slip GajiAG : Amplop GajiTTG : Tanda Terima GajiBKK : Bukti Kas Keluar
b KaBag
Daftar Hadir
Gambar 3.6: Rancangan Konteks Diagram Arus Data Sistem Penggajian PT Madubaru
Sumber: Data Diolah
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
111
0
Sistem Penggajian
3
Memproses dokumen
gaji
4
Memproses otorisasi
gaji
2
Memproses rekap hadir
1
Memproses pencatatan waktu hadir karyawan
1.1
Mencatat waktu hadir
karyawan
1.2
Membubuhkan paraf pada kartu jam hadir & presensi
2.1
Melakukan verifikasi kartu jam hadir & presensi
2.2
Membuat rekap hadir
3.1
Memverifikasi rekap hadir
dan file karyawan
3.2
Membuat dan
mencetak DG, SG, TTG, AG
Top Level
Overview Diagram
4.1
Melakukan otorisasi
daftar gaji
4.2
Mencetak bukti kas
keluar
Gambar 3.7: Rancangan Diagram Berjenjang Arus Data Sistem Penggajian PT Madubaru Sumber: Data Diolah
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
112
5
Memproses distribusi
gaji
7
Memproses pencatatan akuntansi
0
Sistem Penggajian
5.1
Memverifikasi TTG, AG, SG, BKK,
DG
5.2
Mengeluarkan biaya gaji
5.3
Memasukkan gaji ke amplop
gaji
6.3
Menginput nama
karyawan yang menerima gaji
7.1
Melakukan jurnal
7.2
Mengarsipkan slip gaji
Top Level
Overview Diagram
6
Memproses pembayaran
gaji
6.2
Meminta tanda tangan
atas TTG
6.1
Membayarkan gaji kepada karyawan
Gambar 3.7: Rancangan Diagram Berjenjang Arus Data Sistem Penggajian PT Madubaru (Lanjutan) Sumber: Data Diolah
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
113
a Petugas Keamanan
1
Memproses pencatatan waktu hadir karyawan
c Personalia
2
Memproses rekap hadir
KJH
d Imbal Jasa
File Karyawan
3
Memproses dokumen
gaji
e Akuntansi
f Kasir
4
Memproses otorisasi
gaji
5
Memproses distribusi gaji
g Karyawan
TTG
DG
BKK
7
Memproses pencatatan akuntansi
Jurnal
Slip GajiKJH
KJH, Daftar Hadir
KJH
KJH
R.Hadir
File Karyawan R.Hadir
R.HadirR.Hadir
Daftar gaji
DG, BKKDaftar gaji
Slip gaji, Amplop gaji, TTG, DG, BKK
TTG
DG
BKK
SG, AG, TTG
Slip gaji
Slip gaji
Slip gaji
Jurnal
Slip Gaji
AG
TTG
AG
SG
TTG
AG
Slip gaji
TTG
6
Memproses pembayaran
gaji
SG, AG
b KaBag
Daftar Hadir
DHDH
Gambar 3.8: Rancangan Diagram Level 0 Arus Data Sistem Penggajian PT Madubaru Sumber: Data Diolah
Keterangan :KJH : Kartu Jam HadirDH : Daftar HadirTTG : Tanda Terima GajiSG : Slip GajiAG : Amplop GajiR. Hadir : Rekap HadirBKK : Bukti Kas Keluar
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
114
1
a Petugas Keamanan
1.1
Mencatat waktu hadir karyawan
1.2
Membubuhkan paraf pada
kartu jam hadir & presensi
Kartu jam hadirKartu jam hadir,
daftar hadir2
b KaBag
Daftar Hadir
Kartu jam hadir, daftar hadir
Gambar 3.9: Rancangan Diagram Level 1 Proses 1 Arus Data Sistem Penggajian PT Madubaru Sumber: Data Diolah
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
115
2
3
2.1
Melakukan verifikasi kartu
jam hadir & presensi
2.2
Membuat rekap hadir
Kartu jam hadir
Rekap hadir
Kartu jam hadir, Daftar Hadir
Kartu jam hadir, Daftar Hadir Rekap Hadir
KJH
R.Hadir
1
Daftar hadirDaftar Hadir
Gambar 3.9: Rancangan Diagram Level 1 Proses 2 Arus Data Sistem Penggajian PT Madubaru (Lanjutan) Sumber: Data Diolah
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
116
3
2 4
3.1
Memverifikasi rekap hadir dan file karyawan
3.2
Membuat dan mencetak DG, SG, TTG, AG
Tanda terima gaji
Slip gaji
Amplop gaji
Rekap hadir
File karyawan
Rekap hadir
File karyawan
Rekap hadir Daftar gaji
TTG
SG
AG
R.Hadir
Gambar 3.9: Rancangan Diagram Level 1 Proses 3 Arus Data Sistem Penggajian PT Madubaru (Lanjutan) Sumber: Data Diolah
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
117
4
4.1
Melakukan otorisasi
daftar gaji
3
4.2
Mencetak bukti kas
keluar
Bukti kas keluar
5
Daftar gaji
Daftar gaji Daftar gaji Daftar gaji, bukti kas keluar
Daftar gaji
Bukti kas keluar
Gambar 3.9: Rancangan Diagram Level 1 Proses 4 Arus Data Sistem Penggajian PT Madubaru (Lanjutan) Sumber: Data Diolah
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
118
5
4
5.2
Mengeluarkan biaya gaji 6
5.1
Memverifikasi TTG,AG,SG,
BKK,DG
5.3
Memasukkan gaji ke amplop
Daftar gaji
Bukti kas keluar
DG, BKK
TTG
SG
AG
DG , BKK, TTG
SG, AG
DG, BKK, TTG
SG, AG
SG, AG, TTG
DG
BKK
Tanda terima gaji
Amplop gaji
Slip gaji
Gambar 3.9: Rancangan Diagram Level 1 Proses 5 Arus Data Sistem Penggajian PT Madubaru (Lanjutan) Sumber: Data Diolah
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
119
6
6.1
Membayarkan gaji kepada karyawan
6.2
Meminta tanda tangan atas
TTG
6.3
Menginput nama karyawan yang menerima gaji
5
Slip gaji, amplop gaji, TTG
Tanda Terima Gaji
7
g KaryawanSlip gaji,
amplop gaji, TTG
TTG
Slip gaji, amplop gaji
Slip gaji, amplop gaji
Slip gaji
Gambar 3.9: Rancangan Diagram Level 1 Proses 6 Arus Data Sistem Penggajian PT Madubaru (Lanjutan) Sumber: Data Diolah
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
120
7
7.1
Melakukan jurnal6
Slip gaji Jurnal
7.2
Mengarsipkan slip gaji
Slip gaji Slip gaji
Slip gajiJurnal
Gambar 3.9: Rancangan Diagram Level 1 Proses 7 Arus Data Sistem Penggajian PT Madubaru (Lanjutan) Sumber: Data Diolah
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
121
a. Proses Pencatatan Waktu Hadir
Proses pencatatan waktu hadir dilakukan oleh petugas keamanan dan KaBag
masing-masing departemen yang terdiri dari kegiatan mencatat jam hadir
karyawan dan membubuhkan paraf pada kartu jam hadir dan presensi. Masukan
dan keluaran dari proses ini yaitu kartu jam hadir dan presensi.
b. Proses Rekap Hadir
Proses rekap hadir dilakukan oleh Staf Personalia yang terdiri dari kegiatan
verifikasi kartu jam hadir dan presensi kemudian membuat rekap hadir. Masukan
untuk proses ini adalah kartu jam hadir dari petugas keamanan dan presensi dari
masing-masing departemen. Sedangkan keluaran dari proses ini adalah rekap
hadir. Kartu jam hadir dan daftar hadir diarsipkan oleh Staf Personalia dan rekap
hadir diteruskan kepada Staf Imbal Jasa.
c. Proses Dokumen Gaji
Proses pembuatan dokumen gaji dilakukan oleh Staf Imbal Jasa yang terdiri
dari kegiatan verifikasi rekap hadir dengan file karyawan dan membuat serta
mencetak daftar gaji, slip gaji, amplop gaji, dan tanda terima gaji. Masukan untuk
proses ini adalah rekap hadir dari Staf Personalia dan file karyawan. Keluaran dari
proses ini adalah daftar gaji yang diteruskan kepada Staf Akuntansi, tanda terima
gaji, slip gaji, dan amplop gaji yang diarsipkan sementara sampai Staf akuntansi
memberikan otorisasi daftar gaji.
d. Proses Otorisasi Gaji
Proses otorisasi gaji dilakukan oleh Staf Akuntansi yang terdiri dari
kegiatan otorisasi daftar gaji dan mencetak bukti kas keluar. Masukan untuk
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
122
proses ini adalah daftar gaji dari Staf Imbal Jasa. Keluaran dari proses ini adalah
bukti kas keluar yang akan diteruskan kepada Kasir.
e. Proses Distribusi Gaji
Proses distribusi gaji dilakukan oleh Kasir yang terdiri dari kegiatan
verifikasi dokumen gaji yang telah dibuat oleh Staf Imbal Jasa dengan bukti kas
keluar dari Staf Akuntansi, mengeluarkan biaya gaji, dan memasukkan biaya gaji
tersebut ke amplop karyawan sesuai departemennya masing-masing. Masukan
untuk proses ini adalah dokumen gaji seperti daftar gaji, tanda terima gaji, slip
gaji, amplop gaji, dan bukti kas keluar. Keluaran dari proses ini adalah slip gaji,
amplop gaji, dan tanda terima gaji.
f. Proses Pembayaran Gaji
Proses pembayaran gaji dilakukan oleh Kasir yang terdiri dari kegiatan
membayarkan gaji kepada karyawan, meminta tanda tangan atas tanda terima gaji,
menginput informasi penerimaan gaji karyawan. Masukan untuk proses ini adalah
slip gaji, amplop gaji, dan tanda terima gaji. Keluaran dari proses ini adalah slip
gaji dan amplop gaji yang diberikan kepada karyawan, serta slip gaji yang
diteruskan kepada Staf Akuntansi.
g. Proses Pencatatan Akuntansi
Proses pencatatan akuntansi dilakukan oleh Staf Akuntansi yang terdiri dari
kegiatan penjurnalan biaya gaji dan mengarsipkan slip gaji. Masukan untuk proses
ini adalah slip gaji dari Kasir. Keluaran dari proses ini adalah jurnal.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
123
F. Rancangan Output
Berdasarkan rancangan sistem penggajian PT Madubaru, output dari
rancangan sistem penggajian adalah dokumen-dokumen penggajian seperti daftar
gaji, slip gaji, bukti kas keluar, dan laporan distribusi gaji. PT Madubaru sudah
memiliki output berupa laporan daftar gaji, slip gaji, dan bukti kas keluar.
Laporan distribusi gaji dirancang untuk melengkapi dan mengatasi masalah
penggajian yang terjadi di perusahaan. Berikut rancangan laporan distribusi gaji
PT Madubaru:
Gambar 3.10: Rancangan Laporan Penerimaan Gaji Karyawan PT
Madubaru Sumber: Data Diolah
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
124
BAB VI
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis data dan perancangan sistem penggajian yang
telah dilakukan, peneliti menarik beberapa kesimpulan sebagai berikut:
1. PT Madubaru sudah memiliki sistem penggajian yang mendukung kegiatan
penggajian karyawan perusahaan, namun beberapa pengendalian internal dalam
kegiatan penggajian karyawan belum dilakukan. Hal tersebut dapat menimbulkan
indikasi penyalahgunaan wewenang dan tanggung jawab. Penyalahgunaan
wewenang tersebut dapat berakibat adanya gaji karyawan fiktif yang disebabkan
tidak adanya pemisahan tanggung jawab personil yang membuat daftar gaji
dengan personil distribusi gaji. Selain itu, dapat berakibat adanya karyawan yang
mengambil gaji lebih dari satu kali yang disebabkan tanda terima gaji yang tidak
dibuat saat pembayaran gaji karyawan dan alat bantu komputer tidak digunakan
untuk menginput informasi pembayaran tersebut.
2. Perancangan sistem penggajian perusahaan yang dilakukan merupakan
modifikasi atau pengembangan dari sistem penggajian yang sudah ada.Dalam
perancangan tersebut peneliti memisahkan antara fungsi pembuat daftar gaji
dengan fungsi distribusi gaji. Fungsi pembuat daftar gaji tetap menjadi tanggung
jawab Staf Imbal Jasa sedangkan fungsi distribusi gaji menjadi tanggung jawab
Kasir. Peneliti juga merancang input berupa formulir elektronik (user
interface)pembayaran gaji karyawan yang digunakan untuk distribusi gaji
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
125
karyawan beserta output berupa laporan distribusi gaji karyawan. Laporan
tersebut digunakan sebagai pengganti dokumen tanda terima gaji karyawan jika
dokumen tersebut belum dibuat oleh Staf Imbal Jasa atau hilang.
B. Keterbatasan Penelitian
Keterbatasan pada penelitian ini adalah tidak adanya Standar Operating
Procedure (SOP) perusahaan secara tertulis dan bagan alir dokumen sistem
penggajian yang diterapkan perusahaan. Penerapan sistem penggajian perusahaan
ditunjukkan peneliti menggunakan bagan alir dokumen berdasarkan hasil
wawancara pada subjek penelitian dan observasi di perusahaan. Selain itu adanya
perbedaan informasi atau keterangan dari satu subjek dengan subjek yang lain
mengakibatkan gambaran penerapan sistem penggajian di perusahaan menjadi
kurang jelas.
Pendokumentasian dokumen dalam sistem penggajian perusahaan yang
kurang lengkap seperti dokumen pendukung perubahan gaji, kartu jam hadir,
daftar presensi, tanda terima gaji, dan amplop gaji disebabkan karena dokumen
tersebut merupakan arsip perusahaan. Dokumen – dokumen tersebut dibuat sesuai
kebutuhan perusahaan.
Rancangan sistem penggajian digambarkan penulis menggunakan
Diagram Arus Data meliputi konteks diagram, diagram berjenjang, diagram level
0, dan diagram level 1. Diagram level 1 tidak dipecah lagi karena rancangan
tersebut sudah cukup jelas untuk menggambarkan rancangan yang dibuat peneliti.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
126
C. Saran
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan terhadap sistem penggajian
perusahaan, terdapat beberapa saran yaitu:
1. PT Madubaru perlu membuat bagan alir dokumen, diagram arus data, dan
Standar Operating Procedur (SOP) perusahaan secara tertulis terutama untuk
sistem penggajian karyawan.
2. PT Madubaru perlu melakukan perbaikan terhadap pengendalian intern
perusahaan terkait fungsi ganda antara fungsi pembuat daftar gaji dan fungsi
distribusi gaji.
3. PT Madubaru menambah user interface untuk menginput informasi
distribusi gaji karyawan sebagai backup data dokumen tanda terima gaji.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
127
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Edisi Pertama. ANDI offset, Yogyakarta.
Baridwan, Zaki. 1993. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Kedua. BPFE,
Yogyakarta. Bin Ladjamudin, Al-Bahra. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Graha
Ilmu, Yogyakarta. Christian, Stefanus Karl. 2011. “Evaluasi Sistem Akuntansi Penggajian”.
SkripsiTidak Dipublikasikan. Universitas Sanata Dharma, Yogyakarta. Hall, James A. 2007. Accounting Information System. Edisi Keempat. Salemba
Empat, Jakarta. Hartono, Jogiyanto. 1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan
Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. ANDI offset, Yogyakarta. Indratama W, Thomas Aquino Ari. 2007. “Analisis dan Perancangan Sistem
Akuntansi Penggajian Berbasis Komputer”.SkripsiTidak Dipublikasikan. Universitas Sanata Dharma, Yogyakarta.
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga. Salemba Empat, Jakarta. Pedoman Penulisan Skripsi. 2010. Universitas Sanata Dharma, Yogyakarta. Qosidi, Rizal dkk. 2010. “Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
(Studi Kasus Pada Biaya Tenaga Kerja) di PT Gunungputri Agranusa Dengan Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 dan SQL Server 2000 Berbasis Client Server”. Jurnal Komputerisasi Akuntansi.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
128
LAMPIRAN
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
129
Lampiran 1: Surat Izin Penelitian
Sumber: PT Madubaru
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
130
Lampiran 2: Print Screen Form Input Master Gaji Karyawan
Sumber: PT Madubaru
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
131
Lampiran 3: Print Screen Form Input Potongan Gaji Karyawan
Sumber: PT Madubaru
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
132
Lampiran 4: Print Screen Form Input Bukti Kas Keluar
Sumber: PT Madubaru
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
133
Lampiran 5: Print Screen Ms Excel Daftar Gaji Karyawan
Sumber: PT Madubaru
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
134
Lampiran 6: Print Screen Ms Excel Slip Gaji Karyawan
Sumber: PT Madubaru
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
135
Lampiran 7: Print Screen Daftar Gaji Karyawan
Sumber: PT Madubaru
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
136
Lampiran 8: Print Screen Slip Gaji Karyawan
Sumber: PT Madubaru
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
137
Lampiran 9: Print Screen Potongan Gaji Karyawan
Sumber: PT Madubaru
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
138
Lampiran 10: Print Out Bukti Kas Keluar
Sumber: PT Madubaru
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
139
Lampiran 11: Print Out Jurnal Umum
Sumber: PT Madubaru
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJIPLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI