Embed Size (px)
Citation preview
i
ANALISIS PELAKSANAAN SISTEM PENJUALAN
PRODUK DI PT QOALCA INOVASI SISTEMATIKA
INDONESIA
IQBAL RIZKY AMINULLAH
NIM : 1805311089
LAPORAN TUGAS AKHIR
HASIL PRAKTIK KERJA LAPANGAN
Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan
Diploma III Politeknik
PROGRAM STUDI D3 ADMINISTRASI BISNIS
JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
POLITEKNIK NEGERI JAKARTA
2021
ii
iii
iv
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT yang memberikan rahmat serta karunia-
Nya sehingga Penulis dapat menyelesaikan kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL)
dan menyelesaikan laporan Tugas Akhir ini sebagai syarat sidang kelulusan Jurusan
Administrasi Niaga Politeknik Negeri Jakarta tahun 2021
Laporan Tugas Akhir ini tersusun dengan baik tidak lepas dari bantuan
pihak-pihak terkait yang turut berpartisipasi mendukung maupun membimbing
penulis secara langsung ataupun tidak langsung. Melalui kata pengantar ini, Penulis
mengucapkan terima kasih kepada :
1. Dr. sc. H. Zainal Nur Arifin, Dipl-Ing. HTL., M.T. selaku Direktur
Politeknik Negeri Jakarta.
2. Dr. Iis Mariam, M.Si selaku Ketua Jurusan Administrasi Niaga
3. Titik Purwinarti, S.sos., M.Pd selaku Ketua Jurusan Administrasi Niaga
(periode 2013-2017 dan 2017-2021)
4. Taufik Akbar, S.E., M.S.M. selaku Kepala Program Studi Administrasi
Bisnis
5. Dr. Narulita Syarweni, S.E., M.E. selaku Kepala Program Studi
Administrasi Bisnis (periode 2017-2021)
6. Dr. Dra. Eva Zulfa N, M.M. selaku Dosen Pembimbing Materi yang
telah meluangkan waktu dan kesabaran dalam memberikan arahan dan
petunjuk kepada penulis dalam menyelesaikan laporan tugas akhir ini.
7. Endah Wartiningsih, SE., M.M selaku Dosen Pembimbing Teknis yang
telah membimbing dan memberikan masukkan terkait Laporan Tugas
Akhir ini kepada Penulis.
8. Seluruh Bapak dan Ibu Dosen Jurusan Administrasi Niaga yang telah
memberikan ilmu kepada penulis selama penulis berkuliah di Jurusan
Administrasi Niaga Politeknik Negeri Jakarta.
9. PT Qoalca Inovasi Sistematika Indonesia terkhususnya Direktur Utama;
Bapak Setiyo Sudiyono, Bapak Erlandho selaku pembimbing pada
divisi Finance & Accounting, sekaligus seluruh Karyawan PT Qoalca
v
Inovasi Sistematika Indonesia yang telah membimbing, mengarahkan
serta memberikan masukan kepada Penulis selama Penulis
melaksanakan kegiatan Praktik Kerja Lapangan.
10. Bapak, Ibu dan Adik tercinta yang telah memberikan motivasi,
semangat dan doa yang tidak pernah terputus untuk kesuksesan Penulis.
11. Keluarga Himpunan Mahasiswa Administrasi Niaga kabinet Progresif
dan Andalan yang telah memberikan dukungan serta motivasi untuk
kesuksesan Penulis dalam menyusun laporan ini baik secara langsung
maupun tidak langsung.
Penulis tidak dapat menyebutkan secara keseluruhan, nama-nama di atas
hanya sebagian dari banyak pihak lainnya yang telah membantu secara langsung
maupun tidak langsung dalam penyusunan Laporan tugas akhir ini. Penulis tidak
dapat membalas kebaikan hati kalian secara penuh, semoga Allah SWT dapat
memberikan yang terbaik untuk kita semua.
Penulis menyadari bahwa banyak kekurangan dalam penyusunan laporan
Tugas Akhir ini, oleh karna itu Penulis mengharapkan kritik dan saran yang bersifat
membangun dari berbagai pihak untuk menyempurnakan isi laporan Tugas Akhir
ini. Penulis berharap laporan Tugas Akhir ini bermanfaat bagi pembaca dan seluruh
pihak yang berkepentingan.
vi
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ........................................................................................................... i
LEMBAR PERSETUJUAN .................................................Error! Bookmark not defined.
LEMBAR PENGESAHAN ..................................................Error! Bookmark not defined.
KATA PENGANTAR ........................................................................................................iv
DAFTAR ISI .......................................................................................................................vi
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................................ viii
DAFTAR LAMPIRAN ....................................................................................................... ix
PENDAHULUAN .............................................................................................................. 1
1.1 Latar belakang....................................................................................... 1
1.2 Perumusan Masalah .............................................................................. 2
1.3 Tujuan Penulisan................................................................................... 2
1.4 Manfaat Penulisan................................................................................. 3
1.5 Metode Pengumpulan Data ................................................................... 3
1.6 Metode Analisis Data............................................................................ 4
1.7 Sistematika Penulisan ........................................................................... 4
BAB II ................................................................................................................................. 6
LANDASAN TEORI .......................................................................................................... 6
2.1 Pengertian Sistem ................................................................................. 6
2.2 Pengertian Akuntansi ............................................................................ 7
2.3 Sistem Akuntansi .................................................................................. 7
2.3.1. Tujuan Sistem Akuntansi ............................................................................ 8
2.3.2. Unsur-Unsur Sistem Akuntansi .................................................................. 8
2.4 Pengertian Penjualan............................................................................. 9
2.4.1. Prosedur Penjualan .................................................................................... 10
2.4.2. Sistem Akuntansi Penjualan ............................................................... 10
2.4.3. Catatan Akuntansi ..................................................................................... 11
2.5. Pengertian Pajak ................................................................................. 12
2.5.1. Pajak Pertambahan Nilai ........................................................................... 13
2.5.2. Faktur Pajak .............................................................................................. 13
2.6. Pengertian Efektivitas ......................................................................... 14
vii
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN .......................................................................... 16
3.1 Sejarah Singkat PT Qoalca Inovasi Sistematika Indonesia ................ 16
3.2 Visi dan Misi ....................................................................................... 16
3.3 Struktur Organisasi ............................................................................. 17
3.4 Logo Perusahaan ................................................................................. 18
BAB IV ............................................................................................................................. 19
PEMBAHASAN ............................................................................................................... 19
4.1. Prosedur Penjualan Pada PT Qoalca Inovasi Sistematika Indonesia .. 19
4.1.1. Penjualan Kredit ........................................................................................ 19
4.1.2. Penjualan Tunai......................................................................................... 35
4.1.3. Pencatatan sistem akuntansi pada prosedur penjualan kredit PT Qoalca
Inovasi Sistematika Indonesia ................................................................................... 35
4.1.4 Pencatatan sistem akuntansi pada prosedur penjualan tunai PT Qoalca
Inovasi Sistematika Indonesia ................................................................................... 36
4.2 Efektivitas prosedur penjualan PT Qoalca Inovasi Sistematika
Indonesia ........................................................................................................... 37
4.3 Hambatan dalam efektivitas prosedur penjualan pada PT Qoalca
Inovasi Sistematika Indonesia ........................................................................... 41
PENUTUP ........................................................................................................................ 42
5.1. Kesimpulan ......................................................................................... 42
5.2. Saran ................................................................................................... 43
viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Struktur Organisasi ............................................................................ 17
Gambar 3.2 Logo Perusahaan PT Qoalca Inovasi Sistematika Indonesia ............ 18
Gambar 4.1 Flow Chart Prosedur Penjualan Kredit ............................................. 20
Gambar 4.2 Purchase Order Dari Customer ......................................................... 22
Gambar 4.3 Invoice Down Payment Dari Finance Ke Customer ......................... 23
Gambar 4.4 Faktur Pajak....................................................................................... 24
Gambar 4.5 Sales Order ........................................................................................ 26
Gambar 4.6 Purchase Order Dari Finance Ke Workshop ..................................... 27
Gambar 4.7 Invoice Down Payment Dari Workshop Ke Finance ........................ 28
Gambar 4.8 Kontrol Hasil Produksi ...................................................................... 29
Gambar 4.9 Inspection Data Sheet ........................................................................ 30
Gambar 4.10 Delivery Order................................................................................. 31
Gambar 4.11 Baib,Bast ......................................................................................... 32
Gambar 4.12 Invoice Penagihan 50% Ke Customer ............................................. 33
Gambar 4.13 Invoice Penagihan 30% Ke Customer ............................................. 34
ix
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Pertanyaan Wawancara...................................................................... 45
Lampiran 2 Quotation ........................................................................................... 46
Lampiran 3 Purchase Order dari Customer ........................................................... 47
Lampiran 4 Purchase Order ke Workshop ............................................................ 48
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang
Sistem merupakan suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang
terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Prosedur ini berupa
urutan kegiatan yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen
atau lebih, dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam dan efektif terhadap
transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang untuk mencapai tujuan. Pada
prosedur penjualan terdapat sistem akuntansi yang terdiri dari orang-orang, catatan,
dan pembukuan, digunakan oleh perusahaan untuk memenuhi kelancaran jalannya
proses transaksi penjualan. Sistem akuntansi yang menghasilkan informasi akan
digunakan untuk merencanakan dan mengarahkan operasi guna mencapai sasaran.
Sistem akuntansi pada PT Qoalca Inovasi Sistematika Indonesia ini
merupakan faktor pendukung dalam efektifnya prosedur penjualan, sehingga
banyaknya penjualan yang dilakukan oleh divisi sales dapat ditangani dengan baik
dan membuat laba bersih perusahaan meningkat. Tingginya resiko pada prosedur
penjualan menyebabkan perusahaan memprioritaskan pengendalian internal siklus
penjualan untuk mencegah dan mendeteksi kecacatan produk.
Pada PT Qoalca Inovasi Sistematika Indonesia urutan kegiatan penjualan
perusahaan dimulai sejak diterimanya purchase order dari pembeli, pembuatan
produk di workshop, pengecekan, penagihan dan pencatatan penjualan barang.
Pada prosedur penjualan ini melibatkan bagian-bagian yang terkait dengan maksud
agar penjualan yang terjadi terus diawasi.
Prosedur penjualan dan sistem akuntansi pada PT Qoalca Inovasi
Sistematika Indonesia belum dijalankan dengan efektif, karena pada prosedur
penjualan yang diselenggarakan terutama penjualan tunai dan penjualan kredit
ditemukan adanya tugas yang merangkap pada fungsi. Fungsi ini bertugas
2
menerima pesanan atau order dari pembeli juga menerima pembayaran tunai atas
transaksi tersebut. Kegiatan tersebut diperlukan pembagian tugas sehingga tercipta
suatu hasil kerja yang efektif.
Peningkatan prosedur penjualan yang efektif pada PT Qoalca Inovasi
Sistematika diharapkan bisa mengantisipasi terjadinya penyelewengan-
penyelewengan seperti penggelapan uang kas, penggelapan barang-barang, dan
pemakaian formulir atau faktur penjualan yang kurang memadai karena tidak
bernomor urut sehingga mudah disalahgunakan. Berdasarkan hal tersebut di atas,
maka penulis tertarik memilih judul “ANALISIS PELAKSANAAN SISTEM
PENJUALAN PRODUK DI PT QOALCA INOVASI SISTEMATIKA
INDONESIA”.
1.2 Perumusan Masalah
Dalam penulisan Tugas Akhir ini, penulis merumuskan permasalahan yang
akan dibahas yaitu :
1. Bagaimana prosedur penjualan pada PT Qoalca Inovasi Sistematika
Indonesia?
2. Bagaimana analisis efektivitas prosedur penjualan pada PT Qoalca
Inovasi Sistematika Indonesia?
3. Apa yang menjadi hambatan dalam efektivitas prosedur penjualan pada
PT Qoalca Inovasi Sistematika Indonesia?
1.3 Tujuan Penulisan
Tujuan yang diharapkan dari penulisan Laporan Tugas Akhir adalah sebagai
berikut :
1. Menjelaskan prosedur penjualan pada PT Qoalca Inovasi Sistematika
Indonesia.
3
2. Menjelaskan efektivitas prosedur penjualan pada PT Qoalca Inovasi
Sistematika Indonesia.
3. Menjelaskan hambatan dan solusi dalam efektivitas prosedur penjualan
pada PT Qoalca Inovasi Sistematika Indonesia.
1.4 Manfaat Penulisan
Adapun penulisan Laporan Tugas Akhir ini, penulis berharap mendapatkan
manfaat, yaitu :
1. Penulis dapat melihat aplikasi mata kuliah yang didapat seperti mata
kuliah Akuntansi, Administrasi, Kesekretariatan, Aplikasi Komputer,
dan Penjualan (Selling) dengan melihat pelaksanaan sistem akuntansi
penjualan pada PT Qoalca Inovasi Sistematika Indonesia.
2. Finance & Accounting Department PT Qoalca Inovasi Sistematika
Indonesia dapat kesempatan untuk dievaluasi pelaksanaan sistem
akuntansi penjualannya. Selanjutnya Penulis dapat memberikan saran
untuk perbaikan pelaksanaan sistem akuntansi penjualan pada Finance
& Accounting Department PT Qoalca Inovasi Sistematika Indonesia
dalam masa yang akan datang.
3. Laporan tugas akhir ini dapat menambah wawasan bagi Pembaca dan
dapat dijadikan referensi untuk mahasiswa DIII Administrasi Bisnis
Politeknik Negeri Jakarta.
1.5 Metode Pengumpulan Data
1. Metode Observasi
Melalui pengamatan dan terlibat langsung dalam pelaksanaan sistem
akuntansi pada Pratik kerja lapangan di PT Qoalca Inovasi Sistematika
Indonesia mulai tanggal 3 Februari – 30 April 2021.
4
2. Metode Wawancara
Metode ini dilakukan dengan cara mewawancara satu orang tiap bagian,
yaitu bagian penjualan, administrasi, design, general affair, quality
control, dan finance/accounting PT Qoalca Inovasi Sistematika
Indonesia. Daftar pertanyaan terdapat pada lampiran 1
3. Metode Dokumentasi
Mengumpulkan dokumen-dokumen prosedur penjualan barang di
bagian finance/accounting, administrasi, quality control, general affair,
dan bagian Penjualan PT Qoalca Inovasi Sistematika Indonesia.
1.6 Metode Analisis Data
Data yang Penulis kumpulkan dari perusahaan selanjutnya dianalisis dengan
metode analisis deskriptif yang menggambarkan dan menghubungkan teori yang
sudah didapat dengan penerapan sistem akuntansi penjualan di PT Qoalca Inovasi
Sistematika Indonesia.
1.7 Sistematika Penulisan
Agar penulisan laporan Tugas Akhir ini lebih terarah serta memiliki
keterkaitan yang erat satu sama lainnya sehingga tujuan dari penulisan dapat
tercapai maka diperlukan adanya sistematika. Sistematika laporan tugas akhir ini
terbagi 5 bab dimana setiap babnya beberapa sub bab, adapun pembagiannya
sebagai berikut :
BAB I : Pendahuluan
Bab ini menguraikan latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan
penulisan, manfaat penulisan, metode pengumpulan data, metode analisis data, dan
sistematika penulisan.
BAB II : Landasan Teori
5
Bab ini menguraikan tentang teori-teori yang berhubungan dengan
pembahasan, yaitu: pengertian sistem, pengertian akuntansi, pengertian penjualan,
sistem akuntansi penjualan, pengertian pajak, dan pengertian efektifitas.
BAB III : Gambaran Umum Perusahaan
Bab ini menguraikan gambaran umum tentang PT Qoalca Inovasi
Sistematika Indonesia antara lain sejarah singkat perusahaan, visi misi perusahaan,
struktur organisasi, dan logo yang dipakai oleh perusahaan.
BAB IV : Pembahasan
Bab ini menguraikan tentang prosedur penjualan pada PT Qoalca Inovasi
Sistematika Indonesia, sistem pencatatan dan efektifitas dari prosedur penjualan
pada perusahaan serta hambatan yang dilalui PT Qoalca Inovasi Sistematika
Indonesia dalam pelaksanaan prosedur penjualan.
BAB V : Penutup
Bab ini menguraikan tentang kesimpulan sehubungan dengan masalah yang
diuraikan pada bab-bab sebelumnya dan juga berisi saran-saran yang diperlukan
bagi perusahaan sebagai bahan pertimbangan di masa yang akan datang.
42
BAB V
PENUTUP
5.1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil kerja praktik lapangan yang dilakukan penulis pada PT
Qoalca Inovasi Sistematika Indonesia mengenai sistem akuntansi penjualan yang
terjadi, maka dalam hal ini penulis dapat menyimpulkan :
1. Pelaksanaan sistem akuntansi penjualan yang terjadi pada PT Qoalca
Inovasi Sistematika Indonesia berupa penjualan tunai dan kredit.
Bagian-bagian yang terlibat adalah sales, finance&accounting, general
affair, quality control, dan design. Dokumen yang digunakan dalam
prosedur penjualan perusahaan adalah sales order, invoice, purchase
order, quotation, dan delivery order. Pencatatan yang digunakan dalam
sistem akuntansi penjualan kredit yaitu jurnal penjualan, kartu piutang,
jurnal umum, kartu persediaan barang, dan kartu gudang. Pada
penjualan tunai pencatatan yang digunakan yaitu jurnal penjualan, jurnal
penerimaan kas, jurnal umum, kartu persediaan, dan kartu gudang.
2. Efektivitas prosedur penjualan di PT Qoalca Inovasi Sistematika
Indonesia belum sepenuhnya berjalan secara efektif. Karena pada PT
Qoalca Inovasi Sistematika Indonesia sumber daya manusia merupakan
faktor penting yang mempengaruhi tidak efektifnya kinerja perusahaan.
3. Hambatan dalam pelaksanaan sistem akuntansi penjualan adalah proses
produksi yang tidak sesuai target, seperti keterlambatan selesainya
barang pada saat diproduksi. Kurangnya kontrol rencana dan hasil
produksi kepada pihak workshop. Tahap validasi yang dilakukan
kurang tepat sehingga menyebabkan barang pesanan tidak berfungsi.
Proses instalasi dan uji fungsi bukan orang yang tepat, sehingga terjadi
43
penambahan lost cost. Sistem pencatatan yang masih dalam proses
peralihan dari microsoft excel ke software yang bernama jurnal.id
mengakibatkan proses yang memakan waktu.
5.2. Saran
Setelah penulis melakukan praktik kerja lapangan yang dilaksanakan di PT
Qoalca Sistematika Indonesia, maka penulis ingin mengemukakan beberapa saran
yang diharapkan dapat bermanfaat sbagai bahan masukan untuk kemajuan
perusahaan dan meningkatkan kualitas penjualan diantaranya adalah sebagai
berikut :
1. Sebaiknya divisi design lebih meningkatkan proses kontrol rencana
pada produksi barang supaya sesuai target produksi yaitu 2 bulan.
2. Perusahaan sebaiknya melakukan tahap validasi dan inspeksi dengan
tepat, agar tidak terjadi pengiriman barang yang rusak.
3. Sebaiknya dalam proses instalasi dan uji fungsi dilakukan oleh orang
yang tepat, agar terhindar dari menambahnya loss cost.
4. Perusahaan sebaiknya melakukan pelatihan untuk divisi
Finance&Accounting agar proses peralihan dari microsoft excel ke
software yang bernama jurnal.id berjalan cepat, sehingga pencatatan
akuntansi tidak terhambat.
44
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan. (2012). Sistem Akuntansi : Penyusunan Prosedur dan metode.
Yogyakarta: BPFE.
Damayanti, S. d. (2010). Perpajakan Indonesia : Mekanisme dan Perhitungan.
Yogyakarta: Andi.
Mardiasmo. (2017). Akuntansi Sektor Publik Edisi Revisi. Yogyakarta: CV Andi
Offset.
Moekijat. (2013). Kamus Manajemen. Bandung: Alumni 2000.
Mulyadi. (2016). Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.
Muslihudin, M. (2016). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi
Menggunakan Model Terstruktur dan UML. Yogyakarta: CV Andi Offset.
Pohan, C. (2013). Manjemen Perpajakan Strategi Perencanaan Pajak dan Bisnis.
Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Purnairawan, E. (2021). Pengantar Akuntansi. Bandung: CV Media Sains
Indonesia.
sawir, M. (2020). Birokrasi Pelayanan Publik Konsep, Teori, dan Aplikasi.
Yogyakarta: CV Budi Utama.
Sujarweni, V. Wiratna. (2015). Sistem Akuntansi. Yogyakarta: Pustaka Baru Press
Yogyakarta.
Sumiyati. (2021). Akuntansi Keuangan. Jakarta: PT Gramedia Widiasarana
Indonesia.
Supramono. (2010). Perpajakan Indonesia. Yogyakarta: Andi.
Warren Carl S., d. (2014). Accounting Indonesia Adaptation. Jakarta: Salemba
Empat.
Yunaeti, E. (2017). Pengantar SIstem Informasi. Yogyakarta: CV Andi Offset.
(https://peraturanpajak.com/2018/01/31/undang-undang-republik-indonesia-
nomor-28-tahun-2007/). “pengertian Pajak”. Diakses 20 Juli 2021
(https://www.dosenpendidikan.co.id/efektivitas-adalah/). “Pengertian Efektivitas”.
Diakses 10 Mei 2021
45
Lampiran 1
PERTANYAAN WAWANCARA
1. Bagaimana alur prosedur sistem akuntansi penjualan kredit maupun tunai PT
Qoalca Inovasi Sistematika Indonesia?
2. Bagaimana pelaksanaan sistem akuntansi penjualan pada PT Qoalca Inovasi
Sistematika Indonesia?
3. Bagaimana sistem pencatatan dalam proses penjualan pada PT Qoalca Inovasi
Sistematika Indonesia?
4. Apa saja dokumen yang harus diperhatikan dalam proses penjualan pada PT
Qoalca Inovasi Sistematika Indonesia?
5. Software apa yang digunakan oleh PT Qoalca Inovasi Sistematika Indonesia
untuk pencatatan dan pembukuan?
6. Divisi apa saja yang terlibat dalam proses penjualan di PT Qoalca Inovasi
Sistematika Indonesia?
7. Apakah sistem akuntansi penjualan di PT Qoalca Inovasi Sistematika Indonesia
sudah efektif?
8. Apa saja hambatan yang dihadapi dalam proses penjualan di PT Qoalca Inovasi
Sistematika Indonesia?
46
Lampiran 2
QUOTATION
Sumber : PT Qoalca Inovasi Sistematika Indonesia, 2021
47
Lampiran 3
PURCHASE ORDER DARI CUSTOMER
Sumber : PT Qoalca Inovasi Sistematika Indonesia, 2021
48
Lampiran 4
PURCHASE ORDER KE WORKSHOP
Sumber : PT Qoalca Inovasi Sistematika Indonesia, 2021
