Upload
tranmien
View
221
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
i
ANALISIS PEMBAGIAN KERJA DALAM RANGKA
MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KERJA KARYAWAN
BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA PADA
PT. POS INDONESIA SURAKARTA
TAHUN 2010/2011
SKRIPSI OLEH :
DIVYA AMRITA
K7407175
P.IPS / PAP
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2011
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
ANALISIS PEMBAGIAN KERJA DALAM RANGKA
MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KERJA KARYAWAN
BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA PADA
PT. POS INDONESIA SURAKARTA
TAHUN 2010/2011
OLEH :
DIVYA AMRITA
K7407175
SKRIPSI
Ditulis dan diajukan untuk memenuhi syarat mendapatkan gelar
Sarjana Pendidikan Program Pendidikan Ekonomi
Bidang Keahlian Khusus Pendidikan Administrasi Perkantoran
Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2011
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iv
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
v
ABSTRAK
Divya Amrita. ANALISIS PEMBAGIAN KERJA DALAM RANGKA
MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KERJA KARYAWAN BAGIAN
SUMBER DAYA MANUSIA PADA PT. POS INDONESIA SURAKARTA
TAHUN 2010/2011. Skripsi. Surakarta. Fakultas Keguran dan Ilmu Pendidikan
Universitas Sebelas Maret. Juni. 2011.
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui : (1) Pelaksanaan pembagian
kerja dalam meningkatkan efektivitas kerja karyawan Bagian Sumber Daya
Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta Tahun 2010/2011. (2) Kendala-kendala apa
yang yang terjadi pada saat pembagian kerja dalam meningkatkan efektivitas kerja
karyawan Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta Tahun
2010/2011. (3) Upaya-upaya yang dilakukan guna mengatasi kendala-kendala
pelaksanaan pembagian kerja dalam meningkatkan efektivitas kerja karyawan
Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta Tahun 2010/2011.
Penelitian ini menggunakan bentuk penelitian kualitatif, metode penelitian
deskriptif, strategi penelitian tunggal terpancang. Teknik sampling yang
digunakan purposive sampling dan snowball sampling. Teknik pengumpulan data
yang digunakan wawancara, observasi, dan dokumentasi. Validitas data dengan
menggunakan teknik trianggulasi data dan trianggulasi metode. Teknik analisis
data yang digunakan teknik analisis model interaktif.
Berdasarkan hasil penelitian, diperoleh kesimpulan bahwa : 1. Pelaksanaan
pembagian kerja Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta
Tahun 2010/2011 meliputi : a. Waktu pelaksanaan pembagian kerja. Pelaksanaan
pembagian kerja dilakukan pada saat pekerjaan itu ada, baik pekerjaan rutin
maupun pekerjaan insidental. b. Hal-hal yang diperhatikan dalam pembagian
kerja, meliputi : 1) Penempatan karyawan yang tepat. 2) Rincian aktivitas. 3)
Beban pekerjaan. 4) Penciptaan Sistem Informasi Manajemen. 2. Kendala-kendala
dalam pelaksanaan pembagian kerja adalah : a. Karyawan menolak pemberian
tugas karena merasa sulit. b. Timbul pandangan Territorial Imperative. 3. Upaya-
upaya yang dilakukan untuk mengatasi kendala pembagian kerja adalah :
a.Dilaksanakan pelatihan dan pengarah kerja. b.Meningkatkan kerja sama diantara
para karyawan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vi
ABSTRACT
Divya Amrita. AN ANALYSIS OF LABOR DIVISION IN THE ATTEMPT
OF IMPROVING THE EFFECTIVENESS OF EMPLOYEE
PERFORMANCE IN HUMAN RESOURCE DIVISION OF PT. POS
INDONESIA SURAKARTA IN 2010/2011. Thesis. Surakarta. Teacher Training
and Education Faculty of Sebelas Maret University. June. 2011.
The objective of research is to find out: (1) the implementation of labor
division in improving the effectiveness of employee performance in Human
Resource Division of PT. Pos Indonesia Surakarta in 2010/2011, (2) the obstacles
emerging during the labor division in improving the effectiveness of employee
performance in Human Resource Division of PT. Pos Indonesia Surakarta in
2010/2011, and (3) the attempts taken to cope with such the obstacle in the
implementation of labor division in improving the effectiveness of employee
performance in Human Resource Division of PT. Pos Indonesia Surakarta in
2010/2011.
This research employed a qualitative approach, descriptive method, and
single embedded research strategy. The sampling techniques used were purposive
sampling and snowball sampling. Techniques of collecting data used were
interview, observation, and documentation. The data validation was done using
data and method triangulation. Technique of analyzing data used was an
interactive model of analysis one.
Considering the result of research, it can be concluded that: 1. The
implementation of labor division in Human Resource Division of PT. Pos
Indonesia Surakarta in 2010/2011 includes: a. labor division implementation time.
The labor division is carried out when the work exists, both routine and incidental
works. b. the points taken into account in labor division, include: 1) appropriate
employee assignment. 2) Activity details. 3) Workload. 4) Management
Information System Creation. 2. The obstacles in the labor division are: a. the
employees refuse the task assignment because they feel that is difficult. b. the rise
of Territorial Imperative perspective. 3. The attempts taken to cope with the
obstacles in labor division are: a. to hold work practice and direction. b. to
improve the cooperation among the employees.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vii
MOTTO
Lihat. Tunggu. Waktu akan datang dan memenuhi
tujuannya
(Marianne Williamson)
Karena itu, sebagai orang-orang pilihan Allah yang
dikuduskan dan dikasihi-Nya, kenakanlah belas kasihan,
kemurahan, kerendahan hati, kelemahlembutan dan
kesabaran
(Kolose 3 : 12)
Ia membuat segala sesuatu indah pada waktunya, bahkan Ia
memberikan kekekalan dalam hati mereka. Tetapi manusia
tidak dapat menyelami pekerjaan yang dilakukan Allah dari
awal sampai akhir
(Pengkhotbah 3 : 1)
Selalu ada pengharapan di dalam Bapa, sekalipun tidak ada harapan di dalam dunia
(Penulis)
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
viii
PERSEMBAHAN
Dengan penuh rasa syukur kepada Tuhan Yesus.
Karya ini penulis persembahkan kepada :
Mami, Papi, yang selalu suport dengan doa,
Jesus Bless....
Mba Chi, terima kasih do’a, semangat, dan
kebaikannya
“Bebybu” spirit of hunny
Almamater
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ix
KATA PENGANTAR
Puji syukur peneliti panjatkan kepada Tuhan Yesus Kristus karena atas
kasih setia dan penyertaan-Nya yang sempurna melingkupi peneliti sehingga
dapat menyelesaiakan penyusunan skripsi dengan judul : “Analisis Pembagian
Kerja Dalam Rangka Meningkatkan Efektivitas Kerja Karyawan Bagian Sumber
Daya Manusi Pada PT. Pos Indonesia Surakarta Tahun 2010/2011”, sebagai
persyaratan mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan pada Program Studi
Pendidikan Ekonomi Bidang Keahlian Khusus Pendidikan Administrasi
Perkantoran.
Selama penulisan skripsi ini tentunya tidak lepas dari bantuan berbagai
pihak. Oleh karena itu pada kesempatan kali ini peneliti ingin mengucapkan
terima kasih kepada semua pihak yang terlibat dan yang telah banyak memberikan
bantuan baik moril maupun materiil kepada peneliti dalam penyusunan skripsi ini.
Ucapan terimakasih peneliti ucapkan kepada:
1. Dekan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas
Maret Surakarta yang telah memberikan ijin untuk melakukan
penelitian.
2. Ketua Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial FKIP UNS
Surakarta yang telah memberikan ijin untuk menyusun skripsi.
3. Ketua Program Pendidikan Ekonomi Jurusan P.IPS FKIP UNS
Surakarta yang telah memberikan ijin untuk menyusun skripsi.
4. Ketua BKK Pendidikan Administrasi Perkantoran Program Pendidikan
Ekonomi Jurusan P.IPS FKIP UNS Surakarta yang telah memberikan
ijin untuk menyusun skripsi.
5. Bapak Drs. Sutaryadi, M.Pd selaku pembimbing I yang telah dengan
sabar memberikan bimbingan dan pegarahan kepada peneliti dalam
penyelesaian skripsi.
6. Ibu Dra. Patni Ninghardjanti, M.Pd selaku pembimbing II yang telah
dengan sabar memberikan bimbingan dan pegarahan kepada peneliti
dalam penyelesaian skripsi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
x
7. Bapak dan Ibu Dosen BKK PAP Program Pendidikan Ekonomi Jurusan
P.IPS FKIP UNS Surakarta yang telah mendidik dan membimbing
selama masa perkuliahan.
8. Bapak Sakiman, S.E, selaku Supervisor Summber Daya Manusia PT.
Pos Indonesia Surakarta dengan segenap karyawan Bagian Sumber
Daya Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta yang telah memberikan
informasi dan keterangan guna membantu peneliti dalam menyusun
skripsi.
9. Mami, Papi, Asa, tercinta, terima kasih atas segala kasih sayang, do’a,
semangat yang tak pernah berhenti mengalir, God bless......
10. Mba Chi, terima kasih atas do’a. semangat, materi, dan kebaikannya
untukku, Tuhan memberkati.
11. Bebybu Poetra Candi, terima kasih untuk semuanya, biar Tuhan yang
membalas semua kebaikanmu, sukses selalu.
12. Anin Adinda, terima kasih untuk kebersamaannya dalam penyusunan
skripsi dan persahabatan yang solid ini, Friend Forever....
13. Novianti Fazrin, terima kasih untuk persahabatan selama ini,
persahabatan ini akan tetap abadi.
14. Teman-teman seperjuangan, Innaya, Novi kecil, Della, Susi, terima
kasih untuk dukungannya.
15. Semua teman-teman “Kos Kunthi” Elysa, Anisa, semuanya terus
semangat pantang menyerah.
16. Semua pihak yang telah membatu peneliti dalam menyelesaikan skripsi
ini.
Peneliti menyadari bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna. Oleh
karena itu peneliti mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari pembaca
sekalian dan besar harapan skripsi ini dapat bermanfaat.
Surakarta, Juni 2011
Peneliti
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xi
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ...................................................................................... i
HALAMAN PERSETUJUAN ....................................................................... iii
HALAMAN PENGESAHAN ......................................................................... iv
HALAMAN ABSTRAK ................................................................................ v
HALAMAN MOTTO ...................................................................................... vii
HALAMAN PERSEMBAHAN ...................................................................... viii
KATA PENGANTAR ..................................................................................... ix
DAFTAR ISI .................................................................................................... xi
DAFTAR GAMBAR ....................................................................................... xiii
DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................... xiv
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah .............................................................. 1
B. Perumusan Masalah ..................................................................... 5
C. Tujuan Penelitian ......................................................................... 5
D. Manfaat Penelitian ....................................................................... 6
BAB II LANDASAN TEORI
A. Tinjauan Pustaka ......................................................................... 7
B. Hasil Penelitian Yang Relevan .................................................... 38
C. Kerangka Berpikir ....................................................................... 39
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
A. Tempat dan Waktu Penelitian ..................................................... 42
B. Bentuk dan Strategi Penelitian .................................................... 43
C. Sumber Data ................................................................................ 44
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xii
D. Teknik Pengumpulan Data .......................................................... 46
E. Teknik Sampling ......................................................................... 49
F. Validasi Data ............................................................................... 50
G. Analisis Data ............................................................................... 52
H. Prosedur Data .............................................................................. 54
BAB IV HASIL PENELITIAN
A. Deskripsi Lokasi Penelitian ......................................................... 57
B. Deskripsi Permasalahan Penelitian .............................................. 73
C. Temuan Studi Yang Dihubungkan Dengan Kajian Teori ............ 91
BAB V KESIMPULAN, IMPLIKASI DAN SARAN
A. Kesimpulan ................................................................................. 101
B. Implikasi ..................................................................................... 103
C. Saran ........................................................................................... 103
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1. Bagan Kerangka Pemikiran ............................................................ 41
Gambar 2. Skema Model Analisis Interaktif ................................................... 54
Gambar 3. Bagan Prosedur Penelitian ............................................................. 56
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
xiv
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1. Jadwal Pelaksanaan Penelitian dan Penyusunan Skripsi ............. 108
Lampiran 2. Data Penelitian ............................................................................. 109
Lampiran 3. Pedoman Wawancara ................................................................... 110
Lampiran 4. Field Note .................................................................................... 114
Lampiran 5. Struktur Organisasi PT. Pos Indonesia Surakarta ........................ 120
Lampiran 6. Daftar Perincian Tugas Bagian Sumber Daya Manusia ............... 121
Lampiran 7. Daftar Nama Karyawan PT. Pos Indonesia Surakarta ................. 124
Lampiran 8. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ..................................... 137
Lampiran 9. Perijinan ....................................................................................... 145
Lampiran 10. Surat Keterangan Observasi ....................................................... 150
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ABSTRAK
Divya Amrita. ANALISIS PEMBAGIAN KERJA DALAM RANGKA
MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KERJA KARYAWAN BAGIAN
SUMBER DAYA MANUSIA PADA PT. POS INDONESIA SURAKARTA
TAHUN 2010/2011. Skripsi. Surakarta. Fakultas Keguran dan Ilmu Pendidikan
Universitas Sebelas Maret. Juni. 2011.
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui : (1) Pelaksanaan pembagian
kerja dalam meningkatkan efektivitas kerja karyawan Bagian Sumber Daya
Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta Tahun 2010/2011. (2) Kendala-kendala apa
yang yang terjadi pada saat pembagian kerja dalam meningkatkan efektivitas kerja
karyawan Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta Tahun
2010/2011. (3) Upaya-upaya yang dilakukan guna mengatasi kendala-kendala
pelaksanaan pembagian kerja dalam meningkatkan efektivitas kerja karyawan
Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta Tahun 2010/2011.
Penelitian ini menggunakan bentuk penelitian kualitatif, metode penelitian
deskriptif, strategi penelitian tunggal terpancang. Teknik sampling yang
digunakan purposive sampling dan snowball sampling. Teknik pengumpulan data
yang digunakan wawancara, observasi, dan dokumentasi. Validitas data dengan
menggunakan teknik trianggulasi data dan trianggulasi metode. Teknik analisis
data yang digunakan teknik analisis model interaktif.
Berdasarkan hasil penelitian, diperoleh kesimpulan bahwa : 1. Pelaksanaan
pembagian kerja Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta
Tahun 2010/2011 meliputi : a. Waktu pelaksanaan pembagian kerja. Pelaksanaan
pembagian kerja dilakukan pada saat pekerjaan itu ada, baik pekerjaan rutin
maupun pekerjaan insidental. b. Hal-hal yang diperhatikan dalam pembagian
kerja, meliputi : 1) Penempatan karyawan yang tepat. 2) Rincian aktivitas. 3)
Beban pekerjaan. 4) Penciptaan Sistem Informasi Manajemen. 2. Kendala-kendala
dalam pelaksanaan pembagian kerja adalah : a. Karyawan menolak pemberian
tugas karena merasa sulit. b. Timbul pandangan Territorial Imperative. 3. Upaya-
upaya yang dilakukan untuk mengatasi kendala pembagian kerja adalah :
a.Dilaksanakan pelatihan dan pengarah kerja. b.Meningkatkan kerja sama diantara
para karyawan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ABSTRACT
Divya Amrita. AN ANALYSIS OF LABOR DIVISION IN THE ATTEMPT
OF IMPROVING THE EFFECTIVENESS OF EMPLOYEE
PERFORMANCE IN HUMAN RESOURCE DIVISION OF PT. POS
INDONESIA SURAKARTA IN 2010/2011. Thesis. Surakarta. Teacher Training
and Education Faculty of Sebelas Maret University. June. 2011.
The objective of research is to find out: (1) the implementation of labor
division in improving the effectiveness of employee performance in Human
Resource Division of PT. Pos Indonesia Surakarta in 2010/2011, (2) the obstacles
emerging during the labor division in improving the effectiveness of employee
performance in Human Resource Division of PT. Pos Indonesia Surakarta in
2010/2011, and (3) the attempts taken to cope with such the obstacle in the
implementation of labor division in improving the effectiveness of employee
performance in Human Resource Division of PT. Pos Indonesia Surakarta in
2010/2011.
This research employed a qualitative approach, descriptive method, and
single embedded research strategy. The sampling techniques used were purposive
sampling and snowball sampling. Techniques of collecting data used were
interview, observation, and documentation. The data validation was done using
data and method triangulation. Technique of analyzing data used was an
interactive model of analysis one.
Considering the result of research, it can be concluded that: 1. The
implementation of labor division in Human Resource Division of PT. Pos
Indonesia Surakarta in 2010/2011 includes: a. labor division implementation time.
The labor division is carried out when the work exists, both routine and incidental
works. b. the points taken into account in labor division, include: 1) appropriate
employee assignment. 2) Activity details. 3) Workload. 4) Management
Information System Creation. 2. The obstacles in the labor division are: a. the
employees refuse the task assignment because they feel that is difficult. b. the rise
of Territorial Imperative perspective. 3. The attempts taken to cope with the
obstacles in labor division are: a. to hold work practice and direction. b. to
improve the cooperation among the employees.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Organisasi didirikan adalah sebagai alat untuk mencapai tujuan tertentu
dan dalam pencapaian tujuan tersebut, perusahaan berusaha untuk dapat
mengerahkan seluruh sumber daya yang dimilikinya. Secara umum sumber daya
yang dimiliki organisasi dapat dibagi menjadi dua golongan, yakni sumber daya
manusia dan sumber daya non manusia. Kelompok yang termasuk dalam sumber
daya manusia ini adalah semua orang yang melakukan aktivitas dalam organisasi
tersebut, sedangkan yang termasuk dalam kelompok sumber daya non manusia
antara lain : modal, mesin, teknologi, dan bahan material.
Dari keseluruhan sumber daya yang tersedia dalam suatu perusahaan,
sumber daya manusialah yang paling penting, dan sangat menentukan dengan
tidak mengabaikan fungsi dari sumber daya lainnya. Faustino Cardoso Gomes
(1997:2) mengatakan “Sumber daya manusia merupakan satu-satunya sumber
daya yang memiliki akal, perasaan, kemampuan, ketrampilan, pengetahuan,
dorongan, daya dan karsa”. Sedangkan Malayu SP. Hasibuan (2001:10)
mengemukakan bahwa “Manusia selalu berperan aktif dan dominan dalam setiap
kegiatan organisasi karena manusia menjadi perencana, pelaku, dan penentu
terwujudnya tujuan organisasi”. Tujuan tidak mungkin terwujud tanpa peran aktif
karyawan meskipun alat-alat yang dimiliki perusahaan begitu canggih.
Perusahaan tentunya ingin mendapatkan karyawan yang berkualitas atau
bermutu tinggi. Mutu sumber daya manusia meliputi mutu potensi diri, mutu
proses, dan mutu kinerja : mutu potensi diri antara lain tingkat pengetahuan, etos
kerja, sikap, ketrampilan, kesehatan, kedisiplinan, loyalitas kerja, kejujuran; mutu
proses antara lain dilihat dari komitmen, tingkat kerusakan produk, tingkat
keamanan kerja pribadi, dan mutu kehidupan kerja karyawan; mutu kinerja dilihat
dari output, antara lain berupa produktivitas kerja, produktivitas perusahaan, dan
kesejahteran karyawan. Seorang karyawan memiliki mutu tertentu apabila sesuai
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2
dengan standar mutu dan kompetensi yang telah ditentukan oleh perusahaan.
Dengan kata lain, mutu diartikan sebagai adanya kesesuaian dengan kebutuhan
pasar kerja atau produsen. Mutu memiliki karakteristik kondisi yang dinamis
sejalan dengan perubahan pasar kerja, teknologi, waktu, dan dinamika sosial
masyarakat.
Istilah sumber daya manusia dalam perusahaan dikenal dengan sebutan
karyawan yang nantinya akan menjalankan peranannya di perusahaan, yaitu
sebagai pelaksana yang berusaha untuk mengkombinasikan potensi yang
dimilikinya dengan sumber daya yang lain untuk menghasilkan nilai lebih bagi
perusahaan. Karyawan semakin dipandang sebagai aset yang sangat penting dari
suatu perusahaan. Semakin banyak tantangan bisnis yang dihadapi perusahaan
maka kedudukan karyawan menjadi sangat strategis. Keunggulan kompetitif suatu
perusahaan sangat bergantung pada mutu sumber daya manusia karyawan.
Perusahaan akan selalu memikat, mengembangkan, dan mempertahankan
karyawan yang berketrampilan inovatif. Sehingga perlu diketahui bahwa arti
penting sumber daya manusia terletak pada kemampuan karyawan untuk
melaksanakan tugasnya dengan baik dan sesuai dengan bidang tugasnya masing-
masing. Dengan karyawan yang bermutu tinggi, maka dapat memberikan
kontribusi yang positif bagi perusahaan. Dalam rangka usaha pencapaian tujuan
organisasi, setiap karyawan diserahi tugas, atau pekerjaan tertentu yang harus
dikerjakan dengan sebaik-baiknya dan penentuan tugas bagi masing-masing
karyawan tersebut dilakukan melalui proses pembagian kerja.
Di dalam organisasi peran pimpinan sangat penting, pimpinan harus bisa
mengarahkan dan menggerakkan para bawahan atau karyawan untuk
melaksanakan aktivitas kerjanya yaitu dengan melakukan pembagian kerja
sehingga tiap-tiap karyawan mendapatkan tugas yang harus dikerjakan dan
dipertanggungjawabkan. Menurut Siswanto Sastrohadiwiryo (2003:128) bahwa
“Pembagian kerja adalah rincian pekerjaan yang berisi informasi menyeluruh
tentang tugas atau kewajiban, tanggung jawab, dan kondisi-kondisi yang
diperlukan apabila pekerjaan tersebut dikerjakan”. Dengan demikian pembagian
kerja lebih menekankan tugas dan tanggung jawab karyawan sehingga lebih
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3
banyak berhubungan dengan pekerjaan dari pada unsur manusianya atau
karyawan.
Dalam pencapaian tujuan organisasi, yang harus dijadikan pijakan oleh
setiap karyawan adalah orientasi kerja yang meliputi efisiensi, efektivitas, dan
produktivitas kerja. Ketiga hal tersebut sebagai orientasi kerja pada dasarnya
berarti bahwa dalam menjalankan tugasnya, karyawan harus mencegah terjadinya
penyimpangan, pemborosan dan segala tindakan yang dapat merugikan
organisasi. Pembagian kerja merupakan hal yang mutlak diperlukan, apalagi kalau
organisasi tersebut besar dan komplek dimana tujuan yang akan dicapai bukanlah
tujuan yang sederhana sehingga pembagian kerja adalah suatu keharusan.
Dengan adanya pembagian kerja, karyawan dapat dilatih sesuai dengan
bidangnya karena melalui keahlian yang dimilikinya tersebut, maka karyawan
dapat memberi sumbangan maksimal terhadap pencapaian tujuan. Pembagian
kerja juga dapat membantu dalam penempatan karyawan dengan menggunakan
prinsip the right man in the right place yaitu orang yang ditempatkan pada tempat
yang tepat, berdasarkan pada latar belakang pendidikan, pengalaman kerja,
ketrampilan, jenis kelamin, dan lain sebagainya. Pembagian kerja harus
rasional/obyektif, bukan emosional subyektif yang didasarkan atas “like and
dislike” atau suka dan tidak suka. Selain itu, dengan pembagian kerja juga dapat
diketahui dengan siapa mereka bekerja sama, kepada siapa mereka bertanggung
jawab, sampai dimana batas-batas tanggung jawab dan wewenang yang diberikan
sehingga akan memberikan jaminan terhadap kestabilan, kelancaran, dan
efektivitas kerja.
Masalah efektivitas kerja merupakan hal yang sangat penting, dan perlu
diusahakan oleh setiap bentuk kerja sama, mengingat fasilitas, sumber daya, dan
dana yang ada memiliki keterbatasan. Efektivitas organisasi di dalam
hubungannya dengan peranan masing-masing karyawan dalam melaksanakan
pekerjaannya menunjukkan efektivitas organisasi dapat tercapai apabila setiap
unit kerja pada organisasi tersebut melakukan pekerjaan-pekerjaan yang menjadi
tanggung jawabya sendiri secara efektif.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
4
Dengan demikian pembagian kerja akan memberikan ketegasan dan
standar tugas yang harus dicapai oleh seorang karyawan, sehingga dapat menjadi
dasar spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan. Pembagian kerja harus ada
kejelasan tugas, batasan tugas, wewenang dan tanggung jawab sehingga karyawan
merasa mempunyai tanggung jawab sebatas wewenang yang diberikan sehingga
bekerja tanpa menunggu perintah atasan. Pembagian kerja juga perlu dilaksanakan
dengan penuh perimbangan, yang mana dalam pembagian kerja harus diadakan
penyesuaian kemampuan dan keahlian karyawan dengan jenis pekerjaan yang
akan ditangani disertai dengan penentuan prosedur kerja yang sederhana dan
mudah dipahami yang akan menjadikan karyawan yang bersangkutan dapat
melaksanakan seluruh tugas dan kewajiban atau tanggung jawabnya secara efektif
atau berdaya guna menuju profesionalisme.
Namun demikian pada saat peneliti mengadakan pra observasi di PT. Pos
Indonesia Surakarta peneliti mendapati suatu kendala dalam pelaksanaan
pembagian kerja. Kendala yang ada di PT. Pos Indonesia Surakarta antara lain
terdapat karyawan yang menolak adanya pembagian tugas dikarenakan karyawan
merasa sulit dengan pekerjaan yang diberikan oleh pimpinan. Selain itu juga
timbul pandangan territorial imperative pada karyawan yaitu suatu pandangan
bahwa pekerjaan yang sudah diemban menjadi daerah teritorialnya sendiri
sehingga tidak dapat dimasuki oleh karyawan yang lainnya.
Sehubungan dengan hal tersebut di atas, maka pembagian kerja merupakan
faktor yang mempengaruhi efektifitas kerja dan merupakan upaya pengkhususan
tugas yang disesuaikan dengan kondisi karyawan. Untuk itu perlu perencanaan
dengan baik yang dituangkan dalam daftar perincian tugas. Dengan pembagian
kerja yang tepat, akan dihasilkan karyawan, yang mempunyai tanggung jawab
yang tinggi karena mereka bisa mengambil keputusan sendiri sebatas wewenang
yang dimilikinya. Titik tolak pembagian kerja adalah prinsip fungsionalisme,
karena dengan demikian ditetapkan fungsi, tugas, wewenang, dan aktivitas
sebagai satuan kerja dalam organisasi yang bersangkutan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
5
Berdasarkan uraian di atas, mendorong peneliti untuk mengkaji lebih
dalam tentang permasalahan “ANALISIS PEMBAGIAN KERJA DALAM
RANGKA MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KERJA KARYAWAN
BAGIAN SUMBER DAYA MANUSIA PADA PT. POS INDONESIA
SURAKARTA TAHUN 2010/2011”.
B. Perumusan Masalah
Perumusan masalah merupakan pertanyaan peneliti mengenai ruang
lingkup permasalahan yang diteliti. Adapun masalah pokok yang dikaji dalam
penelitian ini adalah :
1. Bagaimana pelaksanaan pembagian kerja dalam rangka meningkatkan
efektivitas kerja karyawan bagian Sumber Daya Manusia pada PT. Pos
Indonesia Surakarta Tahun 2010/2011 ?
2. Faktor-faktor apa yang menjadi kendala pembagian kerja dalam rangka
meningkatkan efektivitas kerja karyawan bagian Sumber Daya Manusia
pada PT. Pos Indonesia Surakarta Tahun 2010/2011?
3. Bagaimana cara memecahkan masalah yang menghambat pelaksanaan
pembagian kerja dalam rangka meningkatkan efektivitas kerja karyawan
bagian Sumber Daya Manusia pada PT. Pos Indonesia Surakarta Tahun
2010/2011 ?
C. Tujuan Penelitian
Tujuan penelitian ini merupakan jawaban masalah yang dikaji oleh
peneliti. Adapun tujuan dari penelitian ini sebagai berikut :
1. Untuk mengetahui pelaksanaan pembagian kerja dalam rangka
meningkatkan efektivitas kerja karyawan bagian Sumber Daya Manusia
pada PT. Pos Indonesia Surakarta Tahun 2010/2011.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
6
2. Untuk mengetahui faktor-faktor apa yang menjadi kendala pembagian
kerja dalam rangka meningkatkan efektivitas kerja karyawan bagian
Sumber Daya Manusia pada PT. Pos Indonesia Surakarta Tahun
2010/2011.
3. Untuk mengetahui cara memecahkan masalah yang menghambat
pelaksanaan pembagian kerja dalam rangka meningkatkan efektivitas kerja
karyawan bagian Sumber Daya Manusia pada PT. Pos Indonesia Surakarta
Tahun 2010/2011.
D. Manfaat Penelitian
Penelitian ini memberikan informasi yang nyata sesuai dengan keadaan
yang sedang terjadi. Dengan adanya penelitian ini maka memberikan manfaat
secara teoritis maupun praktis, dalam penelitian ini, manfaatnya adalah sebagai
berikut :
1. Manfaat Teoritis
a. Mengkaji secara ilmiah pembagian kerja dalam kaitannya dengan
efektivitas kerja karyawan.
b. Sebagai tambahan ilmu pengetahuan dalam bidang Sumber Daya
Manusia bagi mahasiswa khususnya program pendidikan
administrasi perkantoran
2. Manfaat Praktis
a. Untuk memberikan bahan masukan dan sumbangan pemikiran
kepada pimpinan dalam menyusun strategi pembagian kerja di PT.
Pos Indonesia Surakarta.
b. Memberikan masukan dan informasi kepada karyawan PT. Pos
Indonesia Surakarta khususnya kepada bagian sumber daya
manusia akan pentingnya pembagian kerja guna meningkatkan
efektivitas kerja.
c. Memberikan pengetahuan bagi pembaca serta dapat dijadikan
bahan acuan bagi peneliti selanjutnya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
7
BAB II
LANDASAN TEORI
A. Tinjauan Pustaka
1. Tinjauan Tentang Pembagian Kerja
a. Pengertian Pembagian Kerja
Suatu organisasi pada hakikatnya didirikan adalah sebagai alat atau
sarana untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan tersebut tidak dapat tercapai jika
tidak dengan sistem kerja yang efisien dan efektif. Oleh sebab itu, untuk
mencapai keefektivan kerja di dalam sebuah organisasi perlu diperhatikan
prinsip-prinsip yang mendasari sebuah organisasi tersebut. Menurut Henri
Fayol, ahli manajemen mengenalkan prinsip-prinsip organisasi yang tertuang
dalam karyanya, Administration Industrielle et Generale, merumuskan 14
prinsip administrasi yang dalam adaptasi luas bisa diterapkan sebagai prinsip
manajemen atau organisasi, yaitu sebagai berikut :
1. Pembagian Kerja
Organisasi adalah sekelompok orang yang bekerja untuk meraih tujuan
bersama. Sebuah organisasi terdiri atas bagian-bagian tertentu yang masing-
masing memiliki tanggung jawab. Oleh karena itu, harus ada pembagian
kerja yang jelas antara tiap-tiap bagian. Pembagian kerja yang jelas
memberi perngaruh positif pada efisiensi dan efektivitas organisasi.
Pembagian itu menghindarkan sekelompok orang terkonsentrasi pada
pekerjaan tertentu, sementara pekerjaan yang lain terbengkalai.
2. Pendelegasian Wewenang
Pendelegasian wewenang sangat penting agar setiap elemen dalam
organisasi memiliki rasa tanggung jawab. Pendelegasian wewenang di satu
sisi merupakan bagian dari pembagian kerja dan di sisi lain merupakan
pelimpahan tanggung jawab. Di samping itu, pendelegasian wewenang
sangat penting fungsinya dalam komando.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
8
3. Disiplin
Setiap organisasi pasti memiliki tata tertib dan peraturan-peraturan
menyangkut sistem kerja. Namun, semua tata tertib dan peraturan itu
menjadi tidak ada artinya jika tidak ditunjang dengan kedisiplinan para
pelaksananya. Oleh karena itu, disiplin dalam suatu organisasi adalah
prinsip sangat mendasar yang mempengaruhi kinerja organisasi secara
keseluruhan.
4. Kesatuan Komando
Komando dalam hal ini adalah kepemimpinan dalam menjalankan visi dan
misi organisasi. Dalam pelaksanaan lapangan, komando dan wewenang bisa
didelegasikan kepada struktur di bawahnya. Namun, hakikatnya, komando
tetap harus tunggal. Adanya lebih dari satu komando akan membuat
organisasi bergerak tidak fokus pada tujuan.
5. Kesatuan Tujuan
Organisasi tanpa tujuan yang jelas adalah omong kosong. Tujuan organisasi
harus tergambar dengan jelas dalam visi dan misi organisasi tersebut. Sebab,
tujuan organisasi ini menjadi acuan gerak dan program kerja. Kesatuan
tujuan dari seluruh jenjang organisasi merupakan kunci pokok keberhasilan
organisasi tersebut dalam mengorganisasi elemen-elemennya.
6. Prioritas
Setiap anggota organisasi pasti memiliki kepentingan masing-masing.
Kadang-kadang, kepentingan individu itu berjalan selaras dengan
kepentingan organisasi. Namun, saat kepentingan tersebut bertentangan,
setiap anggota organisasi semestinya mendahulukan kepentingan
organisasinya.
7. Penghargaan atas Prestasi dan Sanksi Kesalahan
Penghargaan dan sanksi adalah semacam stimulasi bagi setiap anggota
organisasi. Ini merupakan bentuk apresiasi. Bentuknya tidak harus selalu
uang atau nilai-nilai nominal. Tiap-tiap organisasi perlu menerapkan
penghargaan dan sanksi ini dalam bentuk-bentuk yang sesuai dengan
organisasi tersebut.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
9
8. Sentralisasi dan Desentralisasi Pengambilan Keputusan
Sentralisasi dan desentralisasi dalam pengambilan keputusan sangat erat
hubungannya dengan efektivitas dan efisiensi organisasi. Organisasi yang
baik menerapkan keduanya secara proporsional. Ada hal-hal yang tidak bisa
disentralisasikan kepada pemimpin manajemen dan begitu juga sebaliknya.
Tidak semua keputusan harus diambil dengan musyawarah yang melibatkan
seluruh elemen. Tingkat-tingkat keputusan itu dikembangkan sesuai jenjang
dan kapasitas masing-masing.
9. Garis Wewenang
Garis wewenang dari atas sampai ke bawah merupakan rujukan dalam
pelaksanaan program. Setiap elemen organisasi harus memahami garis
wewenang sehingga tidak terjadi kelambatan birokratis atau sebaliknya.
Garis wewenang ini juga berfungsi menegaskan kembali kesatuan komando.
10. Tata Tertib
Tata tertib dalam organisasi berfungsi untuk meletakkan orang yang tepat
pada posisi yang tepat. Dengan demikian, kinerja organisasi akan berjalan
dengan optimal.
11. Keadilan dan Kejujuran
Keadilan dalam segala elemen merupakan syarat mutlak dalam organisasi.
Di samping itu, jenjang atas harus jujur dan terbuka kepada jenjang-
jenjang di bawahnya sampai level akar rumput. Kejujuran ini akan
membawa dampak pada kepercayaan bawahan kepada atasan.
12. Stabilitas dan Regulasi
Harus diperhatikan masa kerja yang efektif dan efisien, mengatur
perputaran dan peralihan tugas untuk menghindari kejenuhan dan
merangsang pembaruan-pembaruan. Namun, harus dipikirkan agar
regulasi tersebut tidak menjadi beban bagi organisasi. Sebab, perputaran
dan pergantian jabatan yang terlalu tinggi pun berpengaruh buruk pada
efektivitas kerja dan efisiensi biaya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
10
13. Inisiatif
Organisasi yang baik harus mampu menumbuhkan inisiatif anggotanya
dalam pengelolaan organisasi. Iklim organisasi juga harus dibangun
sedemikian rupa agar mampu menstimulasi munculnya ide dan inisiatif
anggota dari berbagai jenjang.
14. Keselarasan dan Persatuan
Hubungan interpersonal antaranggota organisasi memiliki pengaruh sangat
besar dalam kinerja anggota. Tanpa hubungan yang baik dan selaras,
organisasi tidak akan berjalan baik. Di samping itu, keselarasan tersebut
sangat penting perannya dalam memelihara persatuan dan kesatuan
anggota.
Pembagian kerja (division of labor) berkenaan dengan tingkat sejauh
mana pekerjaan dispesialisasi dalam organisasi tersebut. Para manajer harus
dapat membagi seluruh kerja organisasi itu ke dalam beberapa kerja tertentu
yang mempunyai kegiatan tertentu. Dalam pencapaian tujuan dalam bidang
manajemen sumber daya manusia ialah keseluruhan langkah yang harus
ditempuh oleh satuan kerja yang mengelola sumber daya manusia dalam
organisasi sedemikian rupa sehingga sumber daya manusia yang terdapat
dalam organisasi mampu memberikan kontribusinya yang maksimal.
Pembagian kerja merupakan salah satu prinsip organisasi, sehingga
antara pembagian kerja dan organisasi terdapat hubungan yang erat sekali.
Sedangkan menurut James L.Gibson (1996:236) pembagian kerja mempunyai
dua keunggulan, sebagai berikut :
· Jika sebuah pekerjaan mengandung sedikit tugas, maka melatih personalia baru yang menggantikan posisi personalia lama yang berhenti atau pindah dapat dilakukan dengan cepat. Kegiatan pelatihan yang minimal dapat menghemat biaya pelatihan.
· Bila sebuah pekerjaan hanya terdiri dari tugas-tugas yang terbatasjumlahnya, seorang karyawan bisa menjadi sangat trampil melaksanakan tugas-tugas tersebut. Ketrampilan ini bisa menghasilkan mutu output yang lebih baik.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
11
Dengan demikian untuk mencapai tujuan organisasi harus tersedianya
sumber daya manusia yang ahli, trampil serta penempatan atau pembagian
pekerjaan yang tepat bagi karyawan. Terjadinya pertanggungjawaban atas
dasar pendelegasian wewenang atau tanggung jawab dari atasan kepada
bawahan, baik kelompok kerja tenaga kerja maupun individual atau perorangan
dapat diketahui melalui pembagian kerja.
Menurut Sutarto (2000:104) bahwa pembagian kerja dapat diartikan dua
macam, yaitu :
1) Pembagian kerja adalah rincian serta pengelompokan aktivitas-aktivitas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu. Misalnya Sekretariat Jendral, Biro Perencanaan, Biro Kepegawaian, Biro Keuangan, Biro Perbekalan, Biro Tatawarkat, Biro Humas, Biro O &M, Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi, Direktorat Perguruan Tinggi Swata, Subdirektorat Pembinaan, Seksi Bantuan Tenaga/Fasilitas, Jawatan Periklanan, Inspektorat Jendral, Inspektorat Daerah, Fakultas, Lembaga, Badab, Balai, semua ini mempunyai rincian aktivitas.
2) Pembagian kerja adalah rincian serta pengelompokan tugas-tugas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh seorang pejabat tertentu. Misalnya Sekretaris, Bendahara, Kepala Seksi, Ketua Panitia, Juru Bayar, Direktur, Menteri, Presiden semua ini memiliki rincian tugas.
Sedangkan menurut T.Hani Handoko (2000:47) bahwa “Pembagian kerja
adalah suatu pernyataan tertulis yang menguraikan fungsi, tugas-tugas,
tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja dan aspek-aspek pekerjaan tertentu
lainnya”. Pengertian pembagian kerja ini hampir sama dengan yang
diungkapkan oleh H.Malayu S.P. Hasibuan (2003:32) dimana “Pembagian
kerja adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab,
kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu
jabatan tertentu dalam organisasi.” Pengertian pembagian kerja tersebut juga
tidak jauh berbeda dari yang diungkapkan oleh B. Siswanto Sastrohadiwiryo
(2003:128) bahwa “Pembagian kerja adalah informasi menyeluruh tentang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
12
tugas atau kewajiban, tanggung jawab dan kondisi-kondisi yang diperlukan
apabila pekerjaan tersebut dikerjakan.”
Dan menurut Soekidjo Notoatmodjo (2003:151) bahwa “Pembagian kerja
adalah merupakan daftar kegiatan atau tugas yang harus dilakukan oleh setiap
karyawan dalam organisasi, sesuai dengan jabatan atau pekerjaan karyawan
yang bersangkutan.”
Dari pengertian pembagian kerja yang disampaikan oleh beberapa ahli di
atas, maka peneliti dapat memberikan kesimpulan bahwa pembagian kerja
adalah suatu pernyataan atau informasi yang sifatnya tertulis yang
menguraikan mengenai fungsi, tugas, wewenang, kondisi pekerjaan, hubungan
pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan tertentu lainnya, yang dapat dijadikan
sebagai pedoman bagi karyawan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan
tugas dan tanggungjawabnya, sehingga tujuan organisasi tercapai.
b. Macam-macam Pembagian Kerja
Menurut Sutarto (2000:127), bahwa pembagian berdasarkan rangkaian
kerja dapat dibedakan menjadi tiga macam yaitu :
1) Pembagian kerja berdasarkan rangkaian kerja berupa seri 2) Pembagian kerja berdasarkan rangkaian kerja berupa paralel 3) Pembagian kerja berdasarkan rangkaian kerja berupa gabungan seri
dan paralel
Dari macam pembagian kerja di atas, dapat dijelaskan sebagai berikut :
1) Yang dimaksud dengan pembagian kerja berdasarkan rangkaian
kerja seri adalah aktivitas dalam organisasi dirinci menjadi urutan
tugas yang penyelesaiannya dilakukan secara berturutan dari pejabat
yang satu ke pejabat yang berikutnya sehingga pekerjaan selesai.
2) Yang dimaksud dengan pembagian kerja berdasarkan rangkaian
kerja paralel adalah aktivitas dalam organisasi dirinci menjadi
beberapa kelompok urutan tugas yang semacam yang untuk
menyelesaikan tiap kelompok urutan tugas diserahkan kepada
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
13
seorang pejabat atau beberapa orang pejabat sehingga beberapa
kelompok urutan tugas akan berjalan bersama.
3) Yang dimaksud pembagian kerja berdasarkan rangkaian kerja berupa
gabungan seri dan paralel adalah aktivitas dalam organisasi dirinci
menjadi beberapa urutan tugas yang penyelesaiannya dilakukan
secara serentak, tugas yang satu tidak perlu menunggu selesainya
tugas yang lain.
Sedangkan menurut George R. Terry & Leslie W. Rue (2001:84-85)
bahwa pembagian kerja dapat dibagi-bagi secara garis tegak maupun garis
mendatar, yaitu :
1) Pembagian kerja secara vertikal atau tegak, didasarkan atas penetapan, garis-garis kekuasaan dan menentukan tingkat-tingkat yang membentuk banguna organisasi itu secara tegak.
2) Pembagian kerja secara horisontal atau mendatar, didasarkan atas spesialisasi kerja dengan asumsi dasar membuat setiap tugas pekerja menjadi terperinci, makin banyak pekerjaan yang dapat dihasilkan dengan usaha yang sama melalui peningkatan efisiensi dan kualitas.
Dari pengertian tersebut, dapat diketahui bahwa pembagian kerja vertikal
atau tegak selain dari menetapkan kekuasaan, juga dapat memudahkan arus
komunikasi dalam organisasi. Pembagian kerja secara horisontal atau datar
terdapat dua dimensi kerja yaitu scope and depth (lingkup dan kedalaman), job-
scope atau lingkup kerja mengacu kepada banyaknya jenis yang berbeda-beda
dari operasi yang dilakukan. Dalam melaksanakan suatu pekerjaan dengan
lingkup yang sempit, maka pekerja akan melakukan lebih sedikit operasi-
operasi dan mengulang-ulangi lingkaran itu berkali-kali. Sedangkan job-depth
atau kedalaman kerja mengacu kepada kebebasan pekerja-pekerja untuk
merencanakan dan mengorganisir pekerjaan mereka sendiri, bergerak dan
berkomunikasi seperti yang diinginkan.
Dari pendapat kedua ahli di atas mengenai macam pembagian kerja,
maka peneliti dapat memberikan kesimpulan bahwa pembagian kerja dapat
dibedakan menjadi pembagian kerja horisontal (mendatar), vertikal (tegak),
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
14
berdasarkan rangkaian kerja berupa seri, paralel, serta gabungan seri dan
paralel, yang hal ini perlu dilakukan sesuai dengan pekerjaan-pekerjaan yang
ada dalam setiap organisasi atau perusahaan untuk meningkatkan efektivitas
kerja karyawan dalam mencapai tujuan.
c. Pentingnya Pembagian Kerja
Menurut Sutarto (2000:104) bahwa pentingnya pembagian kerja adalah :
1) Karena orang berbeda dalam pembawaan kemampuan serta kecakapan dan mencapai ketangkasan yang besar dengan spesialisasi
2) Karena orang yang sama tidak dapat berada di dua tempat pada saat yang bersamaan
3) Karena seseorang tidak dapat melakukan dua hal pada saat yang sama
4) Karena bidang pengetahuan dan keahlian yang begitu luas, sehingga seseorang dalam rentang hidupnya tidak mungkin dapat mengetahui lebih banyak dari pada sebagian sangat kecil dari padanya.
Dari pentingnya pembagian kerja di atas, dapat dijelaskan sebagai berikut :
1) Seseorang mempunyai kecakapan dan kelebihan tersendiri yang
dapat dikembangkan menjadi suatu keahlian yang bermanfaat. Hal
ini apabila dikaitkan dengan pekerjaan di suatu perusahaan, ada
orang yang ahli dalam operasional komputer namun ada juga orang
yang hanya bekerja mengandalkan tenaganya saja tanpa
menggunakan pikiran dan sebagainya.
2) Manusia diciptakan hanya berjumlah tunggal walaupun kembar,
masing-masing mempunyai spesifikasi tersendiri, sehingga manusia
tidak dapat berada pada saat yang sama di dua tempat yang berbeda.
3) Manusia diciptakan dengan keterbatasan-keterbatasan kemampuan,
mengingat manusia adalah makhluk Tuhan yang tidak sempurna,
sehingga manusia tidak dapat melakukan pekerjaan yang berbeda
pada waktu yang sama. Kalaupun itu terjadi pasti hasil akhir yang
dicapai tidak akan maksimal.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
15
4) Ilmu pengetahuan saat ini berkembang sangat pesat dan manusia
tidak dapat menguasai itu semua. Karena pasti manusia adalah
makhluk yang kurang sempurna yang senantiasa memiliki
kekurangan.
Sedangkan George R. Terry & Leslie W. Rue (2001:84-85) menguraikan
tentang pentingnya pembagian kerja, yaitu :
1) Menetapkan kekuasaan 2) Memudahkan arus komunikasi dalam organisasi 3) Lebih sedikit kecakapan yang diperlukan oleh seseorang atau
karyawan 4) Lebih mudah untuk memperinci kecakapan-kecakapan yang
diperlukan untuk penyaringan atau tujuan-tujuan latihan 5) Mengulangi atau mempraktekkan kerja yang sama, mengembangkan
kemahiran 6) Penggunaan kecakapan-kecakapan secara efisien terutama sekali
dengan menggunakan kecakapan-kecakapan terbaik setiap pekerja 7) Kemampuan untuk beroperasi bersama-sama 8) Lebih banyak terdapat keseragaman dalam produksi akhir, jika setiap
potong selalu diproduksikan oleh orang yang sama
Pentingnya pembagian kerja tersebut, dapat dijelaskan sebagai berikut :
1) Dengan pembagian kerja, maka setiap karyawan akan mengetahui
dengan siapa mereka bertanggungjawab, sampai dimana batas
tanggungjawab dan wewenang yang diberikan sehingga setiap
karyawan hanya melaksanakan tugas sebatas tanggung jawab dan
wewenang yang diberikan tersebut.
2) Karena dengan pembagian kerja, dapat diketahui siapa setiap
karyawan akan bekerja sama dalam melaksanakan tugas-tugas yang
diberikan, yang hal ini akan dapat membantu dalam memudahkan
arus komunikasi.
3) Dengan pembagian kerja, kecakapan yang diperlukan oleh seseorang
lebih sedikit karena setiap orang atau setiap karyawan hanya bekerja
sesuai dengan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
16
4) Adanya pembagian kerja dapat diketahui kecakapan-kecakapan dari
masing-masing karyawan sesuai dengan jabatan yang menjadi
tanggung jawabnya dan hal ini akan memudahkan dalam
memperinci kecakapan-kecakapan yang diperlukan untuk
penyaringan atau tujuan-tujuan latihan.
5) Dengan pembagian kerja, setiap karyawan hanya melakukan
pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya, maka setiap karyawan
tersebut mengulangi atau mempraktekkan kerja yang sama sehingga
dapat mengembangkan kemahiran bagi karyawan.
6) Dengan pembagian kerja, maka tidak akan terjadi kesemrawutan dan
tumpang tindih dalam pelaksanaan kerja sehingga efektivitas kerja
dapat tercapai.
7) Adanya pembagian kerja, maka harus ada koordinasi atau kerja sama
diantara para karyawan dan hal ini bertujuan untuk menghindari
terjadinya pengkotaan tugas sehingga tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya dapat tercapai sesuai yang diharapkan.
8) Karena dengan pembagian kerja, setiap karyawan hanya bekerja
sesuai yang menjadi tanggung jawabnya, maka akan menjadikan
keseragaman dalam produksi akhir karena diproduksi oleh orang
yang sama.
Dan menurut Malayu SP. Hasibun (2003:33) bahwa pentingnya
pembagian kerja meliputi :
1) Pembagian kerja akan memberikan ketegasan dan standar tugas yang harus dicapai oleh seorang pejabat yang memegang jabatan tersebut
2) Pembagian kerja menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan bagi pejabat yang memegang jabatan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
17
Pentingnya pembagian kerja tersebut, dapat dijelaskan sebagai berikut :
1) Pembagian kerja harus ditetapkan secara jelas untuk setiap jabatan,
supaya pejabat tersebut mengetahui tugas dan tanggung jawab yang
harus dilakukannya.
2) Dengan pembagian kerja, maka setiap pejabat akan mengetahui
dimana kedudukannya, apa yang harus dikerjakan, bagaimana
mengerjakannya, dan sebagainya yang akhirnya dapat diketahui
apakah pekerjaan tersebut dapat dilakukan dengan efektif atau tidak.
Dari pedapat di atas mengenai pentingnya pembagian kerja, maka
peneliti dapat memberikan kesimpulan bahwa:
· Pembagian kerja dalam organisasi atau perusahaan sangat penting
untuk dilakukan, karena tidak ada seorang pun yang dapat
menyelesaikan semua tugas atau pekerjaan di dalam organisasi atau
perusahaan dengan bekerja sendirian dan pada saat yang bersamaan.
· Pembagian kerja yang jelas dan tepat, akan membuat setiap
karyawan mengetahui tugas, tanggung jawab, dan standar prestasi
yang harus dicapai di dalam melaksanakan tugas atau pekerjaan yang
telah menjadi kewajibannya.
d. Pedoman Pembagian Kerja
Menurut Sutarto (2000:126) bahwa beberapa pedoman pembagian kerja,
antara lain :
1) Pembagian kerja berdasarkan fungsi 2) Pembagian kerja berdasarkan produksi 3) Pembagian kerja berdasarkan rangkaian kerja 4) Pembagian kerja berdasarkan langganan 5) Pembagian kerja berdasarkan jasa 6) Pembagian kerja berdasarkan alat 7) Pembagian kerja berdasarkan wilayah 8) Pembagian kerja berdasarkan waktu 9) Pembagian kerja berdasarkan jumlah
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
18
Dari pedoman pembagian kerja di atas, dapat dijelaskan sebagai berikut :
1) Yaitu rincian serta pengelompokan tugas yang sejenis atau erat
hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh seorang pejabat
tertentu yang masing-masing mendasarkan sekelompok aktivitas
sejenis menurut sifatnya atau pelaksanaannya, atau rincian serta
pengelompokan aktivitas yang semacam atau erat hubungannya satu
sama lain untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu yang
masing-masing mendasarkan sekelompok aktivitas sejenis menurut
sifatnya atau pelaksanaannya.
2) Yaitu rincian serta pengelompokan tugas yang semacam atau erat
hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh pejabat tertentu
yang masing-masing menghasilkan jenis barang tertentu, atau rincian
serta pengelompokan aktivitas yang semacam atau erat hubungannya
satu sama lain untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu yang
masing-masing menghasilkan jenis barang tertentu.
3) Yaitu rincian serta pengelompokan tugas yang semacam atau erat
hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh pejabat tertentu
yang masing-masing secara berturutan harus dilalui, sehingga
pekerjaan selesai dengan sempurna, atau rincian serta
pengelompokan aktivitas yang semacam atau erat hubungannya satu
sama lain untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu yang
masing-masing harus dilalui secara berturutan, sehingga pekerjaan
selesai dengan sempurna.
4) Yaitu rincian serta pengelompokan tugas yang semacam atau erat
hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh pejabat tertentu
yang masing-masing memberikan pelayanan kepada orang-orang
atau badan-badan tertentu yang datang secara tetap, atau rincian serta
pengelompokan aktivitas yang semacam atau erat hubungannya satu
sama lain untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu yang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
19
masing-masing memberikan pelayanan kepada orang-orang atau
badan-badan tertentu yang datang secara tetap.
5) Yaitu rincian serta pengelompokan tugas yang semacam atau erat
hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh pejabat tertentu
yang masing-masing memberikan jenis jasa tertentu, atau rincian
serta pengelompokan aktivitas yang semacam atau erat hubungannya
satu sama lain untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu yang
masing-masing memberikan jenis jasa tertentu.
6) Yaitu rincian serta pengelompokan tugas yang semacam atau erat
hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh pejabat tertentu
yang masing-masing memakai alat tertentu, atau rincian serta
pengelompokan aktivitas yang semacam atau erat hubungannya satu
sama lain untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu yang
masing-masing menggunakan alat tertentu.
7) Yaitu rincian serta pengelompokan tugas yang semacam atau erat
hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh pejabat tertentu
yang masing-masing mengurusi atau menguasai satuan daerah
tertentu, atau rincian serta pengelompokan aktivitas yang semacam
atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh satuan
organisasi tertentu yang masing-masing mengurusi atau menguasai
satuan daerah tertentu.
8) Yaitu rincian serta pengelompokan tugas yang semacam atau erat
hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh pejabat tertentu
yang masing-masing dilakukan sesuai dengan waktu yang telah
ditentukan, atau rincian serta pengelompokan aktivitas yang
semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh
satuan organisasi tertentu yang masing-masing dilakukan pada waktu
yang telah ditentukan.
9) Yaitu rincian serta pengelompokan tugas yang semacam atau erat
hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh sejumlah orang
tertentu, atau rincian serta pengelompokan aktivitas yang semacam
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
20
atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh satuan
organisasi tertentu yang beranggotakan sejumlah orang tertentu.
Sedangkan menurut George R. Terry & Leslie W. Rue (2001:95) bahwa
pedoman pembagian kerja meliputi :
1) Pembagian kerja berdasarkan fungsi 2) Pembagian kerja berdasarkan hasil produksi 3) Pembagian kerja berdasarkan wilayah atau geografi 4) Pembagian kerja berdasarkan pelanggan 5) Pembagian kerja berdasarkan regu tugas
Dari pedoman pembagian kerja tersebut, dapat dijelaskan sebagai berikut :
1) Kegiatan-kegiatan biasa atau seragam ditempatkan dalam satuan
organisasi yang biasa
2) Suatu tingkat spesialisasi yang wajar didorong dengan pembagian
kerja menurut hasil produksi yaitu dengan pengetahuan atau
keahlian, kalau ia berguna untuk suatu hasil produksi serta syarat-
syaratnya, maka dapat digunakan secara efektif.
3) Pembagian dalam wilayah memungkinkan pemasaran untuk
mengurangi waktu perjalanan dan biaya, dan lebih memungkinkan
bagi kondisi-kondisi setempat. Terdapat sekedar tumpang tindih
fungsi-fungsi, tetapi pemindahan pegawai atau karyawan pemasaran
dapat dipercepat dan pengawasan-pengawasan yang serupa dapat
dilakukan untuk masing-masing satuan menurut wilayah.
4) Pembagian menurut jenis pelanggan memberi penekanan pada
pemberian pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan-pelanggan.
5) Suatu proyek khusus atau sekelompok pekerjaan dapat ditugaskan
kepada suatu kelompok kecil, yang beroperasi sebagai sebuah satuan
yang berdiri sendiri dan meliputi semua kecakapan yang diminta
untuk pelaksanaan pekerjaan itu.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
21
Sedangkan Sondang P. Siagian (2002:42) mengemukakan beberapa
pedoman yang dijadikan sebagai dasar pembagian kerja, yaitu :
1) Pembagian kerja berdasarkan jenis produk 2) Pembagian kerja berdasarkan fungsi 3) Pembagian kerja berdasarkan tipologi konsumen dikaitkan dengan
produk tertentu 4) Pembagian kerja berdasarkan kawasan geografis 5) Pembagian kerja berdasarkan proses
Dari pedoman pembagian kerja tersebut, dapat dijelaskan sebagai berikut :
1) Perincian serta pengelompokan tugas atau aktivitas yang semacam
atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh seorang
pejabat atau satuan organisasi tertentu yang masing-masing
menghasilkan jenis produk atau barang tertentu, bahkan seolah sudah
menjadi perusahaan sendiri tetapi tetap berkaitan dengan perusahaan
induk.
2) Perincian serta pengelompokan tugas atau aktivitas yang semacam
atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh seorang
pejabat atau satuan organisasi tertentu yang masing-masing
mendasarkan fungsi tertentu sesuai dengan keperluan
organisasi/perusahaan.
3) Perincian serta pengelompokan tugas atau aktivitas yang semacam
atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh seorang
pejabat atau satuan organisasi tertentu yang masing-masing
memberikan pelayanan kepada konsumen tertentu yang datang
untuk membeli produk tertentu.
4) Perincian serta pengelompokan tugas atau aktivitas yang semacam
atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh seorang
pejabat atau satuan organisasi tertentu yang masing-masing
mengurusi atau menguasai satuan daerah atau wilayah tertentu.
Pendekatan ini digunakan karena pertimbangan bahwa sangat
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
22
mungkin satu wilayah tertentu mempunyai karakteristik yang khas
sehingga perlu perlakuan secara khusus pula.
5) Perincian serta pengelompokan tugas atau aktivitas yang semacam
atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh seorang
pejabat atau satuan organisasi tertentu yang masing-masing secara
berurutan harus dilalui atau langkah-langkah yang biasanya diambil
dalam proses penyelesaian sesuatu berdasarkan urutan langkah-
langkah tertentu sehingga pekerjaan selesai dengan sempurna.
Dari pendapat di atas mengenai pedoman pembagian kerja, maka peneliti
dapat memberikan kesimpulan bahwa di dalam melakukan pembagian kerja
harus berdasarkan pedoman yang ada,agar tidak terjadi tumpang tindih dalam
pelaksanaan pekerjaan. Pedoman pembagian kerja secara umum meliputi
pembagian kerja berdasarkan wilayah, produk, jumlah, fungsi namun demikian
masing-masing perusahaan menetapkan pembagian kerja sesuai dengan kondisi
perusahaan demi kelancaran dan ketertiban dalam pelaksanaan kerja tersebut
agar dapat mencapai tujuan yang dikehendaki.
e. Hal-Hal Yang Diperhatikan Dalam Melakukan Pembagian Kerja
Menurut Sutarto (2000:105) bahwa dalam melakukan pembagian kerja
hendaknya diperhatikan beberapa hal sebagai berikut :
1) Tiap-tiap satuan organisasi hendaknya mempunyai rincian aktifitas yang jelas tertulis pada daftar rincian aktivitas.
2) Tiap-tiap pejabat dari pucuk pimpinan sampai dengan pejabat yang berkedudukan paling rendah harus memiliki rincian tugas yang jelas dalam suatu daftar rincian tugas.
3) Jumlah tugas yang sebaiknya dibebankan kepada seorang pejabat sebaiknya berkisar antara empat macam sampai dengan dua belas macam.
4) Variasi tugas bagi seorang pejabat hendaknya diusahakan yang sejenis atau erat hubungannya satu sama lain.
5) Beban aktivitas bagi tiap-tiap satuan organisasi atau beban tugas masing-masing pejabat hendaknya merata, sehingga dapat dihindarkan adanya satuan organisasi yang terlalu banyak aktivitasnya dan ada satuan organisasi terlalu sedikit aktivitasnya, demikian pula dapat dihindari adanya pejabat yang terlalu
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
23
bertumpuk-tumpuk tugasnya dan ada pejabat yang sangat sedikit tugasnya sehingga nampak terlalu banyak menganggur.
6) Penempatan para pejabatnya hendaknya tepat. 7) Penambahan atau pengurangan pegawai hendaknya berdasarkan
volume kerja. 8) Pembagian kerja terutama yang menyangkut para jabatan dalam
sesuatu satuan organisasi jangan sampai menimbulkan “pegkotaan pejabat”
9) Penggolongan tugas. 10) Dalam melakukan pembagian kerja harus memperhatikan pada
adanya beberapa macam dasar pembagian kerja. 11) Setiap pejabat dalam organisasi atau satuan organisasi yang ada
seharusnya sudah pasti memiliki daftar rincian tugas atau daftar rincian aktivitas.
12) Untuk membantu ketepatan beban kerja pejabat terutama yang bersifat kerja phisik dapat dilakukan dengan jalan melakukan perhitungan kerja.
Dari hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembagian kerja tersebut,
dapat dijelaskan ebagai berikut :
1) Dengan telah dimilikinya daftar rincian aktivitas yang jelas pada
daftar rincian aktivitas, maka dapat dihindarkan terjadinya satuan
organisasi yang bekerja dengan tanpa arahan atau petunjuk, sehingga
setiap satuan organisasi dapat menyelesaikan pekerjaan dengan
lancar untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
2) Dengan telah dimilikinya daftar rincian tugas bagi para pejabat,
maka dapat dihindarkan terjadinya pejabat yang bekerja hanya
sekedar menunggu perintah saja dan dapat dihindarkan pula adanya
pejabat yang hanya memenuhi syarat formal datang di kantor tetapi
tidak mengerjakan apa-apa.
3) Apabila seorang pejabat hanya diserahi satu macam tugas pada suatu
saat akan jemu. Tiap pejabat sebagai layaknya seorang manusia pada
umumnya membutuhkan variasi, empat macam tugas diperkirakan
merupakan variasi yang tidak menjemukan.
4) Sebab apabila seorang pejabat diserahi beban kerja yang sangat jauh
berbeda variasinya tidak akan dapat melakukan dengan baik.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
24
5) Beban kerja yang merata ini tidak berarti bahwa setiap satuan
organisasi yang ada atau setiap pejabat yang ada harus tepat sama
jumlah aktivitasnya atau jumlah tugasnya. Beban kerja merata berarti
kurang lebih sama, meskipun ada perbedaan tetapi tidak menyolok.
6) Yang dapat dijadikan dasar tepat tidak hanya kecakapan dan
kepandaian saja, tetapi lebih luas dari itu antara lain keberanian,
jenis kelamin, kekuatan, umur, kesehatan, kejujuran, dan lain-lain.
7) Bila volume kerja bertambah banyak dan pejabat yang ada sudah
tidak dapat menampungnya adalah wajar bila pegawainya juga
ditambah, sebaliknya bila volume kerja susut maka jumlah pegawai
juga dapat dikurangi.
8) Pembagian tugas hendaknya hanya sekedar menunjukkan rincian
tugas yang menjadi tanggung jawab pejabat itu sebagai anggota dari
satuan organisasi sebagai keseluruhan.
9) Penggolongan tugas berdasarkan penting dan urgensinya dapat
dibedakan menjadi tugas-tugas yang harus dikerjakan seketika,
segera, dan berjangka panjang, sedangkan berdasarkan sulitnya dan
pemakaian waktu dapat dibedakan menjadi tugas yang mudah
dikerjakan dan yang sulit dikerjakan, dan berdasarkan siapa yang
mengerjakannya dapat dibedakan pekerjaan rutin, khusus, dan kreatif
atau tugas dapat digolongkan menjadi tiga macam yaitu pekerjaan
rutin, khusus, dan kreatif.
10) Pembagian kerja berdasarkan fungsi, produksi, rangkaian kerja,
langganan, jasa, alat, wilayah, waktu, dan jumlah.
11) Dapat menilai apakah sesuatu pembagian kerja telah tepat atau
belum dapat dilakukan dengan mengisi formulir daftar pekerjaan,
mempelajari daftar pekerjaan yang kemudian dibuat daftar tugas,
mempelajari daftar rincian tugas dan menyusun daftar pembagian
kerja serta menguji daftar tersebut dengan beberapa pertanyaan
untuk menentukan apakah daftar pembagian kerja itu sudah tepat
atau belum.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
25
12) Yang dimaksud dengan penghitungan kerja adalah suatu cara untuk
menghitung atau mengukur banyaknya pekerjaan yang dilakukan
oleh seorang pejabat. Tujuannya adalah untuk mencapai
keseimbangan antara beban kerja dengan tata kerja.
Sedangkan menurut Malayu SP. Hasibuan (2003:32-34) bahwa
pembagian kerja harus jelas dan persepsinya mudah dipahami, serta
menguraikan hal-hal berikut :
1) Identifikasi pekerjaan atau jabatan yakni memberikan nama jabatan. 2) Hubungan tugas dan tanggung jawab yakni perincian tugas dan
tanggung jawab secara nyata diuraikan secara terpisah agar jelas diketahui. Rumusan hubungan hendaknya menunjukkan hubungan antara pejabat dengan orang lain di dalam maupun di luar organisasi.
3) Standar wewenang dan pekerjaan, yakni kewenangan dan prestasi yang harus dicapai oleh setiap pejabat harus jelas.
4) Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, seperti alat-alat, mesin-mesin dan bahan baku yang akan dipergunakan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
5) Ringkasan pekerjaan atau jabatan, hendaknya menguraikan bentuk umum pekerjaan dengan hanya mencantumkan fungsi-fungsi dan aktivitas utamanya.
6) Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya, yaitu harus dijelaskan jabatan dari mana si petugas dipromosikan dan ke jabatan mana si petugas akan dipromosikan.
Dengan demikian pembagian kerja harus diuraikan secara jelas agar
pejabat yang menduduki jabatan tersebut mengetahui tugas, tanggung jawab,
dan standar prestasi yang harus dicapai. Selain itu pembagian kerja juga
menjadi dasar dalam menetapkan spesifikasi pekerjaan sehingga
mismanajemen dapat dihindarkan.
Dan menurut Sondang P. Siagian (2002:38-39), bahwa berbagai hal yang
penting mendapat perhatian dalam pembagian tugas adalah sebagai berikut :
1) Secara tradisional, dianut pandangan bahwa organisasi merupakan wadah dari berbagai kegiatan yang diselenggarakan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
26
2) Manajemen mutakhir menekankan bahwa disamping menyoroti organisasi sebagai wadah, tidak kalah pentingnya ialah melihat organisasi sebagai wahana yang dinamis.
3) Penyelenggaraan berbagai bidang fungsional dalam organisasi modern pada umumnya menuntut pengetahuan dan ketrampilan yang bersifat spesialisasi
4) Diperlukan penciptaan dan pemeliharaan “sistem informasi manajemen” yang andal, khususnya yang berisikan klasifikasi jabatan, deskripsi jabatan, spesifikasi jabatan dan standar penyelesaian pekerjaan.
Dari berbagai hal yang harus diperhatikan dalam pembagian kerja
tersebut, dapat dijelaskan sebagai berikut :
1) Penggambaran penempatan berbagai kegiatan itu pada tempat
tertentu dikenal dengan istilah bagan organisasi atau organogram.
Penggambaran tersebut berupa “kotak-kotak” yang sekaligus
menunjukkan posisi setiap kotak dalam hierarkhi organisasi.
2) Artinya sebagai proses interaksi, interrelasi, dan interdependensi
antara berbagai komponen organisasi termasuk pada tingkat
individual. Hal ini untuk mendapat perhatian karena kenyataan
menunjukkan bahwa terlepas dari tingkat loyalitas, dedikasi,
pengetahuan, ketrampilan dan komitmen para anggota organisasi,
tidak ada lagi tugas yang dapat diselesaikan sendiri oleh yang
bersangkutan tanpa bekerjasama dengan pihak-pihak lain.
3) Seperti dimaklumi, seorang spesialis biasanya memiliki pengetahuan
dan ketrampilan yang mendalam tentang bidang yang ditekuninya.
Keadaan demikian merupakan hal yang baik, akan tetapi
kemungkinan terjadinya “efek sampingan” spesialis itu, misalnya
cara bepikir dan bertindak yang berkotak-kotak dan hal ini harus
selalu diwaspadai.
4) Klasifikasi jabatan penting untuk ditekankan bahwa setiap orang
dalam organisasi mempunyai jabatan, deskripsi jabatan mengandung
informasi menyangkut apa yang harus dikerjakan, bagaimana cara
terbaik untuk melakukannya, pewadahannya dalam organisasi, dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
27
kaitannya dengan pekerjaan lain dalam satuan kerja yang menjadi
induknya dan dalam organisasi sebagai keseluruhan. Spesifikasi
pekerjaan adalah informasi tentang berbagai persyaratan yang harus
dipenuhi oleh setiap pemangku dari setiap jabatan dan mengenai
standar hasil pekerjaan, hal-hal yang biasanya dicantumkan antara
lain ialah teknik atau cara yang digunakan oleh orang lain terutama
para penyedia dan manajer untuk menilai apakah hasil pekerjaan
seseorang “sangat memuaskan”, “memuaskan”, ” sedang”, ”cukup”,
”kurang”, ”tidak memuaskan”, atau cara lain yang diterapkan dalam
organisasi.
Dari pendapat di atas, maka peneliti dapat menyimpulkan bahwa dalam
pembagian kerja perlu adanya hal-hal yang diperhatikan untuk dapat
memperlancar dalam melaksanakan pekerjaan bagi tiap-tiap karyawan.
Tanggung jawab, wewenang, perincian pekerjaan sangat penting karena
karyawan dapat mengetahui batasan-batasan, serta pekerjaan apa yang harus
dikerjakan tanpa adanya perintah dari pimpinan. Dengan demikian maka
kulifikasi yang harus dipenuhi, serta prestasi yang harus dicapai karyawan
dapat diketahui secara detail. Sehingga memudahkan dalam pelaksanaan
pekerjaan antar satu karyawan dengan karyawan yang lain. Dengan demikian
tujuan organisasi dalam meningkatkan efektivitas kerja akan dapat tercapai.
f. Kendala-kendala Pembagian Kerja
Pembagian kerja sangat erat kaitannya dengan tugas, tanggung jawab dan
wewenang, oleh karena itu setiap pejabat sejak dari pucuk pimpinan sampai
dengan pejabat yang berkedudukan paling rendah selain diserahi tugas dalam
pembagian kerja juga diwajibkan bertanggung jawab, maka harus diserahi pula
wewenang tertentu. Menurut Sutarto (2000:141) terdapat halangan-halangan
dalam prakteknya, yaitu :
1) Pimpinan berpendapat bahwa dia telah sempurna dapat mengerjakan segala-galanya sendiri dengan baik.
2) Pimpinan tak dapat memberikan petunjuk atau penerangan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
28
3) Pimpinan tidak mempercayai bawahan 4) Bawahan senang pada pekerjaan yang mudah saja 5) Bawahan takut dikritik atas kesalahan-kesalahannya 6) Bawahan kurang mendapat dorongan yang positif
Dari halangan-halangan pembagian kerja tersebut, dapat dijelaskan
sebagai berikut :
1) Apabila dalam suatu organisasi terdapat seorang pemimpin atau
pejabat lain yang merasa dirinya telah sempurna sehingga merasa
dirinya dapat mengerjakan segala-galanya maka pimpinan atau
pejabat demikian itu tidak akan bersedia menyerahkan sebagian
pekerjaan atau wewenangnya kepada bawahan atau sesama pejabat
yang lain. Sikap yang demikian itu adalah salah karena bertentangan
dengan kenyataan bahwa manusia itu dalam keadaan terbatas dalam
pengalaman, kecakapan, pengetahuan, waktu, perhatian, kesehatan.
2) Atasan yang menyerahkan pekerjaan atau wewenangnya harus dapat
menjelaskan tugas-tugas yang diserahkan kepada bawahannya
misalnya tentang perincian, arti serta tujuan pelaksanaan suatu tugas,
harus dapat menentukan manakah tugas yang lebih penting sehingga
harus dikerjakan terlebih dahulu. Atasan yang tidak mampu berbuat
demikian biasanya tidak berani menyerahkan kepada bawahannya
sebab apabila nanti bawahannya menanyakan sesuatu yang
berhubungan dengan tugasnya atasan tidak sanggup memberikan
penjelasan yang diperlukan seorang bawahan.
3) Salah satu unsur dari pada bekerja sama adalah saling percaya
mempercayai antara pejabat yang bekerja sama itu. Jadi tidak
dibenarkan kalau ada atasan yang tidak mempercayai semua
bawahannya sehingga tidak bersedia memberikan sebagian tugas atau
wewenang kepada mereka. Kalau memang tidak mempercayai
bawahannya mengapa mereka diterima dalam lingkungan
organisasinya.
4) Pada umumnya pejabat itu hanya menginginkan pekerjaan yang
mudah saja. Tidak ada pejabat yang mencari pekerjaan yang sukar.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
29
Keinginan yang demikian dapat menghalangi sebab bawahan selalu
akan menolak tugas, tanggung jawab,serta wewenang yang berat.
Keadaan demikian dapat dihindarkan dengan jalan diberikan latihan
sedikit demi sedikit mulai dari tugas yang mudah, sederhana makin
hari makin diberi tugas yang berat. Sehingga pada akhirnya tugas
ringan ataupun berat akan dapat diterima dan dilaksanakan dengan
berhasil oleh bawahan.
5) Adanya pembagian tugas yang terhalang karena bawahan takut
dikritik atas kesalahan-kesalahannya. Keadaan seperti ini dapat
dihilangkan dengan cara pimpinan apabila mengkritik jangan
dihadapan para pejabat yang lain. Sudah menjadi sifat daripada
manusia bahwa mereka tidak senang dibuat malu dihadapan orang
banyak. Bila pada suatu saat memang perlu melakukan kritik
hendaknya dilakukan dihadapan yang lain.
6) Pembagian tugas terhalang karena tidak adanya dorongan yang
positif atau insentif atau perangsang adanya dorongan yang
menyebabkan pejabat bersedia untuk bekerja dengan baik. Pada
umumnya bila dorongan itu tidak ada pejabat itu akan bekerja secara
pasif.
Sedangkan menurut Sondang P. Siagian (2002:41-42) mengemukakan
beberapa kendala yang dapat menghambat dalam pelaksanaan pembagian
kerja, yaitu :
1) Persepsi bahwa tugas fungsional satuan kerja dimana seseorang berkarya dipandangnya sebagai tugas yang paling penting
2) Timbulnya pandangan yang disebut sebagai territorial imperative 3) Terdapatnya persepsi yang sesungguhnya tidak tepat
Dari kendala-kendala pembagian kerja tersebut, dapat dijelaskan sebagai
berikut :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
30
1) Oleh karena itu, para anggota dalam satuan kerja yang bersangkutan
sering dihinggapi “penyakit” arogansi institusional dan individual,
dan karena itu berperilaku tidak memerlukan bantuan orang lain.
2) Artinya bahwa “lahan” yang sudah ditetapkan oleh manajemen
untuk digarap oleh satuan kerja tertentu tidak boleh dimasuki oleh
para anggota organisasi yang lain, karena sudah merupakan teritorial
yang hanya mereka yang boleh menguasainya.
3) Yaitu persepsi yang dapat menimbulkan sikap bahwa jika seseorang
mau berkoordinasi dengan orang atau pihak lain, yang bersangkutan
akan kehilangan sebagian wewenangnya.
Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa perilaku karyawan dan
pimpinan yang kurang tepat dapat menimbulkan kendala-kendala dalam
pelaksanaan pembagian kerja, adanya sikap egoisme diantara karyawan
mengakibatkan terhambatnya kelancaran dalam menyelesaikan pekerjaan.
Selain itu peran pimpinan juga sangat penting agar tercipta hubungan kerja
yang baik dengan karyawan, karena jika tidak terjalin koordinasi atau kerja
sama antara “pimpinan-karyawan” dan “karyawan-karyawan” maka efektivitas
kerja untuk mencapai tujuan tidak akan tercapai.
2. Tinjauan Tentang Efektivitas Kerja
a. Pengertian Efektivitas Kerja
Suatu organisasi selalu berupaya untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya. Dalam usaha mencapai tujuan itu, efektivitas kerja
karyawan sangat diperlukan karena keberhasilan suatu organisasi dalam
mencapai tujuannya sangat tergantung dari efektivitas kerja karyawan yang
bekerja di dalamnya. Sebelum membahas pengertian efektivitas kerja, terlebih
dahulu harus kita ketahui bahwa kata efektivitas berasal dari bahasa inggris
effect yang berarti akibat atau bekas. Dari kata effect ini berkembang suatu
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
31
istilah yaitu effective yang diartikan sebagai suatu yang berakibat. Jadi bila
seseorang bekerja secara efektif, hal ini karena orang tersebut mengharapkan
apa yang dikerjakannya menghasilkan akibat yang dikehendaki.
Begitu juga dengan organisasi, pengertian efektivitas organisasi biasanya
diartikan sebagai keberhasilan yang dicapai oleh suatu organisasi dalam
usahanya mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Seperti yang
dikemukakan oleh T. Hani Handoko (1995:7) bahwa “Efektivitas merupakan
kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk
pencapaian tujuan yang telah ditetapkan”. Sedangkan menurut menurut
Sondang P. Siagian (1996:21) sebagai berikut : “Efektivitas adalah
pemanfaatan sumber daya, dana, sarana, prasarana dalam jumlah tertentu
secara sadar ditetapkan sebelumnya untuk menghasilkan sejumlah barang atau
jasa dengan mutu tertentu tepat pada waktunya”. Dan menurut Jusuf Suit
Almasdi (2000:90) bahwa “Efektivitas adalah ketepatan suatu tindakan atau
kesempurnaan (jaminan) hasil suatu pekerjaan itu sendiri”.
Dari pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa efektivitas adalah tingkat
keberhasilan atau ketepatan tindakan dengan memanfaatkan sumber daya,
dana, sarana dan prasarana yang dilakukan secara sadar untuk mencapai tujuan
atau sasaran yang telah direncanakan.
Malayu S.P. Hasibuan (2003:41) mengemukakan bahwa “kerja adalah
sejumlah aktivitas mental yang dilakukan seseorang untuk mengerjakan suatu
pekerjaan”.
Sedangkan menurut Sondang P. Siagian (1995:151) mengatakan bahwa
“Efektivitas kerja sebagai penyelesaian pekerjaan tepat pada waktunya yang
telah ditetapkan, artinya apakah pelaksanaan suatu tugas dinilai baik atau tidak
tergantung bilamana tugas itu dilaksanakan, dan tidak menjawab bagaimana
melaksanakannya, berapa biaya yang dikeluarkan untuk itu”
Berdasarkan keterangan di atas dapat peneliti dapat memberikan
kesimpulan bahwa efektivitas kerja adalah suatu aktivasi mental yang
dilakukan seseorang untuk menyelesaian pekerjaan tepat pada waktunya yang
telah ditetapkan dengan tingkat keberhasilan atau ketepatan tindakan dengan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
32
memanfaatkan sumber daya, dana, sarana dan prasarana yang dilakukan secara
sadar untuk mencapai tujuan atau sasaran yang telah direncanakan.
b. Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja
Organisasi selalu berusaha dalam peningkatan efektivitas kerja guna
dapat mencapai tujuan yang sudah ditetapkan. Efektivitas kerja karyawan erat
hubungannya dengan kinerja karyawan itu sendiri. Menurut Sjafri
Mangkuprawira & Aida V. Hubeis (2007:155), bahwa kinerja seseorang dalam
rangka mencapai efektivitas kerja ditentukan oleh :
1) Personal, meliputi unsur pengetahuan, ketrampilan, kemampuan, kepercayaan diri, motivasi, dan komitmen yang dimiliki oleh tiap individu karyawan.
2) Kepemimpinan, meliputi aspek kualitas manajer dan team leader dalam memberikan dorongan, semangat, arahan, dan dukungan kerja kepada karyawan
3) Tim, meliputi kualitas dukungan dan semangat yang diberikan oleh rekan dalam satu tim, kepercayaan terhadap sesama anggota tim, kekompakan, dan keeratan anggota tim.
4) Sistem, meliputi sistem kerja, fasilitas kerja, atau instruktur yang diberikan oleh organisasi, proses organisasi, dan kultur kinerja dalam organisasi.
5) Kontekstual (situasional), meliputi tekanan dan perubahan lingkungan eksternal dan internal.
Selain tersebut di atas untuk menciptakan efektivitas kerja, peran manajer
sangat menentukan. Manajer bertanggung jawab untuk :
a. Menciptakan kondisi yang dapat memotivasi karyawan b. Melakukan observasi kerja c. Memperbaharui dan menyesuaikan tujuan, standar kinerja, dan
kompetensi kerja apabila terjadi pengubahan kondisi d. Memberikan umpan balik atas kinerja karyawan dan pengarahan e. Memfasilitasi dan mengembangkan kemampuan karyawan f. Memberikan penguatan perilaku untuk mencapai tujuan organisasi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
33
Sedangkan menurut Sondang P. Siagian (2002:40), bahwa kinerja
seseorang dalam rangka mencapai efektivitas kerja ditentukan oleh tiga
hal,antara lain :
1) Motivasi 2) Kemampuan 3) Ketepatan penugasan
Dari hal yang perlu diperhatikan tersebut, dapat dijelaskan sebagai berikut :
1) Yang dimaksud dengan motivasi ialah daya dorong yang dimiliki,
baik secara intrinsik maupun ekstrisik yang membuatnya mau dan
rela untuk bekerja sekuat tenaga dengan mengerahkan segala
kemampuan yang ada demi keberhasilan organisasi dalam mencapai
tujuan.
2) Ada kemampuan yang bersifat fisik dan ini lebih diperlukan oleh
karyawan yang dalam pelaksanaan tugasnya lebih banyak
menggunakan otot. Dilain pihak, ada kemampuan yang bersifat
mental intelektual yang lebih banyak dituntut oleh penyelesaian
tugas pekerjaan dengan menggunakan otak. Sudah tentu mereka
yang lebih banyak menggunakan otot tetap harus menggunakan otak
dan sebaliknya, mereka yang lebih banyak menggunakan otak tetap
dituntut memiliki kemampuan fisik.
3) Dalam dunia manajemen ada ungkapan yang mengatakan bahwa
“tidak ada karyawan yang bodoh, yang bodoh adalah para manajer
yang tidak mengenali secara tepat pengetahuan, ketrampilan,
kemampuan, bkat, dan minat para bawahannya”. Memang telah
terbukti bahwa dengan penempatan yang tepat, kinerja seseorang
akan sesuai dengan harapan dan tuntutan organisasi untuk mencapai
tujuan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
34
Dengan demikian maka peneliti dapat menyimpulkan bahwa untuk dapat
mencapai efektivitas kerja selain dari pihak karyawan harus mampu
menjalankan tugas dengan maksimal maka dari pihak pimpinan juga harus
dapat memberikan motivasi kepada karyawan pada saat bekerja dan mengerti
kemampuan yang dimiliki tiap-tiap karyawan sehingga tepat dalam
memberikan tugas yang akan dikerjakan sehingga tujuan dapat tercapai.
c. Akibat-akibat Efektivitas Kerja
Menurut George R. Terry & Leslie W. Rue (2001:100) akibat-akibat
adanya efektivitas kerja adalah :
1) Membantu koordinasi 2) Mempercepat pengawasan 3) Memberi manfaat-manfaat dari perincian 4) Mengurangi biaya 5) Memberikan penilaian pada hubungan-hubungan manusia
Dari akibat-akibat adanya efektivitas kerja di atas, dapat dijelaskan sebagai
berikut :
1) Penugasan kerja kepada kesatuan, yang paling baik dapat
melaksanakannya serta menyederhanakan koordinasi. Satuan-satuan
yang tidak sama dan terpisah-pisah, yang mengharuskan koordinasi
ketat, mungkin ditempatkan dalam departemen yang sama.
Selanjutnya, dimana terdapat dengan jelas suatu tujuan dominan
berkaitan dengan beberapa satuan yang berbeda-beda, biasanya
adalah efektif untuk menempatkan satuan-satuan ini dalam satu
bagian dari struktur organisasi.
2) Dapat membantu pengawasan untuk mempunyai seorang anggota
manajemen berkemampuan tinggi dalam setiap satuan organisasi.
Karena itu, suatu satuan dapat ditempatkan dalam organisasi
keseluruhannya agar tujuan dapat tercapai.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
35
3) Pertimbangan usaha menolong seseorang untuk menjadi ahli dalam
jenis-jenis pekerjaan tertentu. Menumpukkan harapan pada keahlian
khusus seseorang merupakan pengorganisasian yang baik, khususnya
kalau itu merupakan suatu kecakapan istimewa dan jarang
ditemukan serta pengetahuan yang dikehendaki.
4) Biaya haruslah selalu dipertimbangkan dalam menentukan struktur
organisasi. Jumlah satuan-satuan yang digunakan mempunyai akibat
langsung pada biaya, untuk itu harus ditentukan tingkat-tingkat yang
berbeda-beda dari pekerjaan dengan memberi skala yang berbeda-
beda, dimana pekerjaan itu mempunyai persyaratan-persyaratan
kecakapan yang berbeda-beda.
5) Untuk menilai harus memperhitungkan hubungan-hubungan
manusia, dimana kelonggaran harus diberikan untuk perbedaan-
perbedaan perorangan dan hasil akhir yang sebenarnya dari
pengorganisasian terletak dalam hasil-hasil yang dibawanya dan ini
lebih banyak tergantung dari seberapa jauh orang-orang bekerja
sama dengan baik.
Sedangkan menurut Robert Heller (2002:38) bahwa efektivitas kerja
dapat mengakibatkan sebagai berikut :
1) Membuat keputusan 2) Menetapkan tujuan 3) Menganalisa masalah
Dari akibat-akibat adanya efektivitas kerja di atas, dapat dijelaskan sebagai
berikut :
1) Semua keputusan yang menyangkut rangkain keputusan yang lain,
seperti cara penyelesaian, siapa yang terlibat dalam mengambil
keputusan dan alternatif atas sesuatu yang ditimbang tepatnya
keputusan-keputusan ini membantu kita mengambil langkah yang
tepat.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
36
2) Tujuan adalah inti perencanaan baik untuk jangka panjang,
menengah atau pendek. Dengan efektivitas kerja dapat menetapkan
tujuan sesuai sasaran yang hendak dicapai.
3) Masalah adalah sesuatu yang sering dibatasi teka-teki yang rumit.
Dengan efektivitas kerja yang baik maka dapat menganalisa
masalah secara tepat sehingga dapat mengatasi senua masalah dan
menemukan solusi yang terbaik.
Dari pendapat yang telah dikemukakan di atas peneliti dapat memberikan
kesimpulan bahwa efektivitas kerja sangat mempengaruhi proses pencapaian
tujuan dari suatu perusahaan karena dengan adanya efektivitas kerja yang baik
dapat menyederhanakan segala aktivitas yang ada sehingga dapat terfokus
dalam melakukan dan memikirkan suatu pekerjaan atau memecahkan suatu
masalah.
d. Pengukuran Efektivitas Kerja
Menurut Fremont E. Kast dan James E. Rosenzweig (1995:264) yang
diterjemahkan oleh A. Hasyim Ali, bahwa “Salah satu cara untuk mengukur
efektivitas adalah dengan mengetahui seberapa jauh kesiagaan karyawan dalam
menghadapi kompleksitas kerja yang dihadapi”.
Sedangkan menurut Sjafri Mangkuprawira & Aida V. Hubeis (2007:103)
mengemukakan bahwa untuk mengetahui efektivitas dan produktivitas kerja,
perlu adanya penilaian terhadap hasil kerja atau pekerjaan tersebut yakni :
1) Sisi Input a. Tingkat pendidikan dan pengetahuan yang tinggi b. Sikap tentang mutu yang tinggi c. Pengalaman kerja luas d. Kesehatan fisik prima
2) Sisi Proses
a. Jumlah kesalahan yang rendah : mendekati nol b. Jumlah karyawan yang keluar semakin rendah c. Waktu kerja lembur bertambah
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
37
d. Ketidakhadiran karyawan semakin kecil e. Kerusakan atau kesalahan rendah f. Derajat respon tinggi g. Biaya produksi per unit rendah h. Kecermatan semakin tinggi
3) Sisi Output
a. Kepuasan konsumen semakin tinggi b. Peningkatan penjualan barang/jasa c. Penerimaan dan investasi semakin meningkat d. Output per karyawan semakin tinggi e. Keuntungan semakin besar
Dan menurut Soekidjo Notoatmodjo (2003:128) mengemukakan bahwa
untuk mengetahui efektivitas dan keberhasilan kerja, perlu adanya penilaian
terhadap hasil kegiatan atau pekerjaan tersebut yakni :
1) Kriteria Manfaat Untuk kriteria ini digunakan indikator produktivitas dan kualitas kehidupan kerja. Produktivitas menggunakan indikator : a. Peningkatan kerja b. Penurunan absensi karyawan c. Penurunan rotasi tenaga kerja Sedangkan indikator kualitas kerja, antara lain : a. Peningkatan prestasi kerja b. Peningkatan kepuasan kerja c. Penurunan stres d. Penurunan jumlah kecelakaan kerja e. Penurunan jumlah karyawan sakit
2) Kriteria biaya
Untuk manajemen sumber daya manusia berbagai indikator yang digunakan untuk membiayai suatu kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan sumber daya manusia. Apabila kriteria manfaat pada umumnya untuk diterapkan pada kegiatan personalia secara keseluruhan, maka kriteria biaya lebih spesifik untuk setiap kegiatan. Misalnya kriteria biaya yang sesuai untuk kegiatan keamanan dan kesehatan dalam bentuk biaya pelatihan, supervisi, pembelian peralatan, penanganan, pemindahan sumber daya dan sebagainya. Setelah kriteria biaya dan kriteria manfaat relevan dan sesuai dengan yang ditentukan, berbagai biaya dan manfaat tersebut dibandingkan dan pembandingan tersebut sebaiknya dilakukan dalam bentuk nilai uang.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
38
Dengan demikian peneliti dapat menyimpulkan bahwa pengukuran
efektivits kerja tidak hanya dilihat dari kegiatan yang sedang berjalan pada saat
penyelesaian pekerjaan, tetapi efektivitas kerja dapat diciptakan sejak awal
penentuan input yang sesuai dengan kriteria kemudian berjalan ke sisi proses
yang di dalamnya berhubungan dengan kenyamanan karyawan dalam bekerja
dan jika sudah berjalan dengan lancar maka akan didapat sisi output yang
nantinya dapat menjadi pedoman sudah efektif atau tidak pelaksanaan kerja
yang dilaksanakan selama ini.
B. Hasil Penelitian Yang Relevan
Untuk menunjang hasil penelitian tentang pembagian kerja yang ada di
PT.Pos Indonesia Surakarta bagian Sumber Daya Manusia, maka dapat diperkuat
dengan adanya hasil penelitian yang relevan. Adapun hasil penelitian tersebut
adalah :
1. Menurut Alison Jago salah satu ahli yang meneliti tentang pembagian
kerja. Jago (1996:30) memaparkan “The person specification is based
on the job description. It can be organized and describes the
qualifications, professional expertise and other attributes required by
the person to do the job. It identifies the essential and desirable
characteristics of the candidate sought.” Maksud dari pernyataan Jago
adalah spesifikasi seseorang itu diperlukan dalam pembagian kerja. Hal
itu dapat diorganisasikan dan diuraikan dengan mengacu pada
kualifikasi, keahlian dan keterampilan serta kemampuan lain yang
mendukung seseorang dalam melaksanakan pekerjaannya. identifikasi
karakter dari pelamar sangatlah diperlukan dan layak untuk
dilaksanakan.
2. Hasil penelitian dari Adam Smith (2008:44) memaparkan bahwa
pembagian kerja menyebabkan kemajuan sosial dalam peradapan
modern. Kemajuan ini dapat dijelaskan dalam kaitan dengan 3
fenomena:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
39
a. Pembagian kerja meningkatkan kerajinan. Pada setiap pekerjaan
khusus, yang pada gilirannya justru membuat kondisi hidup pekerja
dan masyarakat menjadi lebih baik. Pembagian kerja merupakan
sebab kemakmuran pribadi dan bersama, karena hanya melalui
pembagian kerja produktivitas dapat meningkat.
b. Pembagian kerja menyebabkan penghematan waktu.
c. Pembagian kerja mendorong dan menimbulkan penemuan sejumlah
besar mesin baru yang mempermudah dan menghemat tenaga kerja,
dan memungkinkan seseorang melakukan pekerjaan banyak orang.
3. Hasil penelitian Sukarman yang berjudul “Pengaruh Pembagian Kerja
dan Kompesasi/Insentif Terhadapa Kepuasan Kerja Karyawan Di
Instalasi Gawat Darurat Rumah Sakit Raden Mattaher Propinsi Jambi”
menyimpulkan bahwa Pembagian kerja harus dilakukan secara jelas dan
adil, karena akan memberi pengaruh terhadap kepuasan kerja karyawan.
Dalam pembagian kerja harus diperhatikan beban kerja setiap karyawan,
beban kerja dan kelebihan waktu kerja seseorang yang berbeda-beda
tentu akan menimbulkan rasa ketidakadilan jika tidak dimanajemen
dengan baik. Kelebihan kerja karena kebutuhan atas tenaga seseorang
harus dibuat seadil mungkin sehingga tidak ada beban kerja lebih
menumpuk pada seseorang.
(http://pusatpanduan.com/kepuasan-kerja-pengaruh-pembagian-kerja-dan-kompe-sasi-insentif)
C. Kerangka Berpikir
Kerangka pemikiran merupakan arah penalaran untuk sampai pada
pemberian jawaban sementara atas masalah yang dirumuskan (tentang pengaliran
jalan pikiran menurut kerangka yang logis). Hal ini berarti menempatkan masalah
dalam kerangka teoritis yang relevan yang mampu menangkap, menerangkan dan
menunjukkan masalah. Upaya ini ditujukan untuk menjawab atau menerangkan
masalah yang diidentifikasikan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
40
Setiap organisasi baik pemerintah maupun swasta pasti mempunyai tujuan
yang hendak dicapai. Untuk mencapai tujuan yang diinginkan, faktor manusia
yang dalam hal ini adalah karyawan merupakan unsur terpenting. Bila sumber
daya manusia tersebutdimaksimalkan potensinya, maka akan tercapai efektivitas
kerja yang menekankan pada tercapainya tujuan yang dikehendaki oleh suatu
organisasi.
Dalam suatu organisai, peran pimpinan sangat penting dalam usaha
pencapaian tujuan. Pimpinan harus bisa mengerahkan dan menggerakkan
bawahan atau karyawan di dalam melaksanakan aktivitas kerjanya, sehingga
setiap karyawan yang diserahi tugas atau pekerjaan tertentu dapat melaksanakan
dengan sebaik-baiknya. Penentuan tugas pekerjaan bagi masing-masing karyawan
tersebut dapat dilakukan melalui pembagian kerja.
Pembagian kerja adalah suatu kegiatan merinci atau mengelompokkan
aktivitas-aktivitas atau tugas-tugas yang sejenis atau erat hubungannya satu sama
lain untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu atau karyawan tertentu yang
dirinci dalam suatu daftar perincian aktivitas atau daftar perincian tugas untuk
mencapai tujuan.
Dengan adanya pembagian kerja dalam organisasi, maka sedikit banyak
akan menuntun karyawan dalam menjalankan aktivitas kerjanya. Selain itu,
pembagian kerja bertujuan untuk memperjelas tugas-tugas yang dibebankan
kepada karyawan, mencegah kekacauan dan tumpang tindih pekerjaan, mencegah
adanya pengkotaan pekerjaan dan lain sebagainya. Dengan demikian, adanya
pembagian kerja akan mempengaruhi pelaksanaan kerja. Karyawan akan
melaksanakan setiap pekerjaannya dengan lancar karena sudah ada kejelasan
tugas yang dibebankan, sehingga pekerjaan dapat dikerjakan dengan efektif.
Untuk memperjelas kerangka berpikir dapat dilihat dalam bagan di bawah ini :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
41
Gambar 1. Kerangka Berpikir
Organisasi
Pimpinan
Pembagian Kerja
Karyawan
Efektivitas
Kerja
Tujuan
Organisasi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
42
BAB III
METODOLOGI
Dalam penelitian, untuk mendapatkan kebenaran diperlukan tata cara atau
prosedur tertentu. Sebelum penelitian ini dilakukan, perlu ditentukan terlebih
dahulu aspek metodologi penelitian yang digunakan. Ketepatan dalam
menentukan aspek metodologi disesuaikan dengan jenis data yang akan
mengantar penelitian ke arah tujuan yang diinginkan. Menurut Noeng Muhadjir
(2003:3) “Metodologi penelitian membahas konsep teoritik berbagai metode,
kelebihan dan kelemahannya dalam karya ilmiah dilanjutkan dengan pemilihan
metode yang digunakan”. Sedangkan menurut Aslam Sumhudi (1996:37)
“Metodologi adalah pengetahuan tentang tata cara atau prosedur untuk
menjalankan seluruh kegiatan tertentu”.
Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa metodologi penelitian
adalah suatu ilmu yang mengarahkan cara-cara ilmiah yang digunakan dalam
penelitian untuk menemukan, mengembangkan dan menguji kebenaran suatu
pengetahuan untuk mencapai tujuan tertentu.
A. Tempat dan Waktu Penelitian
1. Tempat Penelitian
Penelitian memerlukan tempat yang akan dijadikan obyek untuk
memperoleh data-data yang berguna untuk mendukung tercapainya tujuan
penelitian. Adapun penelitian ini mengambil lokasi di PT. Pos Indonesia
Surakarta, dengan pertimbangan sebagai berikut :
a. Tersedianya data yang dibutuhkan untuk menjawab permasalahan dalam
penelitian
b. Lokasi sangat strategis dan mudah dijangkau oleh sarana transportasi sehingga
memudahkan penelitian.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
43
2. Waktu Penelitian
Waktu Pelaksanaan penelitian dilakukan selama 5 (lima) bulan, terhitung
sejak disetujuinya proposal penelitian yaitu mulai bulan Februari 2011 sampai
dengan Juni 2011. Adapun jadwal waktu penelitian terlampir.
B. Bentuk dan Strategi Penelitian
1. Bentuk Penelitian
Berdasarkan masalah yang diajukan dalam penelitian ini, maka penelitian
ini menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif, yaitu suatu penelitian yang
menggambarkan suatu peristiwa atau obyek secara rinci dan mendalam.
Gambaran tersebut dipaparkan secara rinci dalam arti tidak hanya sampai pada
pengumpulan data dan kemudian menceritakannya, tetapi data tersebut diolah
lebih lanjut.
Bogdan dan taylor dalam Lexy J. Moleong (2001:3) mendefinisikan bahwa
“Metodologi kualitatif sebagai prosedur penelitian yang menghasilkan data
diskriptif berupa kata-kata tertulis dari orang-orang dan perilaku yang dapat
diamati. Pendekatan ini diarahkan pada latar dan individu tersebut secara holistik
(utuh)”. Jadi dalam hal ini tidak boleh mengisolasikan individu atau organisasi
kedalam variabel atau hipotesis tetapi perlu memandangnya sebagai bagian dari
suatu keutuhan. Sedangkan HB. Sutopo (2002:89) mengemukakan bahwa
“Penelitian kualitatif adalah suatu kegiatan untuk menjawab pertanyaan tentang
bagaimana dan mengapa (proses dan makna) dalam pertanyaannya meliputi
sejauh mana”.
Bentuk penelitian ini adalah penelitian kualitatif yang dilakukan pada
variabel mandiri yaitu tanpa membuat perbandingan ataupun menghubungkan
variabel yang lain. Pada penelitian kualitatif, peneliti merupakan instrumen utama
yang menentukan tinggi rendahnya kualitas hasil penelitian. Kemampuan peneliti
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
44
menterjemahkan data yang didapat di lapangan dari hasil observasi, wawancara,
maupun studi kepustakaan harus benar-benar baik.
2. Strategi Penelitian
Dalam mengkaji permasalahan diperlukan suatu strategi yang tepat guna
memperoleh data yang relevan dengan permasalahan. Strategi merupakan dasar
untuk mengamati, mengumpulkan informasi dan untuk menyajikan analisis hasil
penelitian, sekaligus akan mendukung cara menetapkan jumlah sampel atau
cuplikan serta pemilihan instrumen penelitian yang akan digunakan untuk
mengumpulkan informasi. Dalam pendekatan atau metode deskriptif yang peneliti
gunakan terdapat empat macam strategi penelitian. Seperti yang dikutip dalam
buku pedoman penulisan skripsi FKIP UNS (2003 : 16) antara lain: ”tunggal
terpancang, ganda terpancang, tunggal holistik dan ganda holistik.
Sesuai dengan judul penelitian dan jenis data yang dikumpulkan, maka
peneliti menggunakan strategi tunggal terpancang. Menurut HB. Sutopo (2002 :
112) ”strategi tunggal terpancang adalah bilamana penelitian tersebut hanya
dilakukan atau terarah pada satu sasaran”. Istilah tunggal artinya penelitian ini
berusaha memfokuskan pada suatu lokasi atau satu masalah saja yaitu tentang
analisis pembagian kerja dalam rangka meningkatkan efektivitas kerja karyawan
bagian sumber daya manusia pada PT. Pos Indonesia Surakarta Tahun 2011.
Terpancang artinya ketika peneliti terjun kelapangan sudah berbekal teori-teori
yang sudah ada. Pada penelitian terpancang, peneliti telah memilih dan
menentukan variabel yang menjadi fokus utamanya untuk dikaji sebelum
memasuki lapangan.
C. Sumber Data
Sumber data merupakan suatu sumber dimana data dapat diperoleh. Data
tidak bisa diperoleh tanpa adanya sumber data. Menurut HB. Sutopo (2002:22)
bahwa “Sumber data penelitian kualitatif dapat berupa manusia, peristiwa, dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
45
tingkah laku, dokumen dan arsip serta berbagai benda lain. Informan adalah orang
yang dipandang mengetahui permasalahan yang dikaji dalam penelitian dan
bersedia untuk memberikan informasi kepada peneliti”.
Sumber data dalam suatu penelitian dapat berasal dari manusia, dokumen,
arsip, dan benda-benda lainnya. Menurut Lofland and Lofland yang dikutip Lexy
J. Moleong (2001:112) mengatakan bahwa “Sumber data utama dalam penelitian
kualitatif adalah kata-kata dan tindakan selebihnya adalah data tambahan seperti
dokumen dan lain-lain”.
Dalam hal ini peneliti akan melakukan seleksi terhadap informan dengan
tujuan untuk mendapatkan informan yang benar-benar mengetahui permasalahan,
sehingga diperoleh data yang obyektif. Tempat dan peristiwa menjadi sumber
informasi karena dalam pengamatan harus sesuai dengan konteknya dan setiap
situasi sosial melibatkan, tempat, perilaku, dan aktivitasnya. Dokumen dan arsip
merupakan sumber data yang sangat penting, artinya dalam penelitian kualitatif,
terutama bila sasarannya terarah pada latar belakang masa lampau yang sangat
menarik untuk dipelajari.
Dokumen dan arsip yang digunakan oleh peneliti sebagai sumber data
adalah catatan-catatan tertulis, tergambar, dan tercetak sehingga dengan melalui
tiga unsur tersebut di atas yaitu informan, tempat dan peristiwa, serta dokumen
dan arsip, peneliti dapat memperoleh informasi yang diperlukan.
Adapun sumber data yang peneliti gunakan dalam penelitian ini adalah
sebagai berikut :
1. Informan
Adalah orang-orang yang dipandang mengetahui permasalahan yang akan
dikaji peneliti dan bersedia memberikan informasi kepada peneliti. Dalam
penelitian ini, peneliti menggunakan informan :
a. Pimpinan bagian sumber daya manusia pada PT. Pos Indonesia Surakarta
b. Para karyawan yang bekerja di PT. Pos Indonesia Surakarta khususnya di
bagian sumber daya manusia.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
46
2. Tempat dan peristiwa
a. Tempat atau lokasi yang digunakan dalam penelitian adalah PT. Pos
Indonesia Surakarta khususnya di bagian sumber daya manusia.
b. Peristiwa adalah segala kegiatan atau aktivitas yang dilakukan oleh
karyawan PT. Pos Indonesia Surakarta khususnya di bagian sumber daya
manusia yang berhubungan dengan pembagian kerja dalam kaitannya
peningkatan efektivitas kerja karyawan.
3. Dokumen dan arsip
Menurut HB. Sutopo (2002:236) bahwa “Yang dimaksud dengan dokumen
adalah bahan tertulis atau benda yang bergayut dengan suatu peristiwa atau
aktivitas tertentu, sedangkan arsip merupakan catatan rekaman yang sifatnya
lebih formal dan terencana”. Dokumen dan arsip yang digunakan dalam
penelitian ini adalah segala bentuk dokumen dan arsip yang relevan dengan
permasalahan dan tujuan penelitian, yaitu yang ada hubungannya dengan
pembagian kerja untuk meningkatkan efektivitas kerja karyawan khususnya
dibagian sumber daya manusia pada PT. Pos Indonesia Surakarta, seperti
dokumen atau arsip daftar pembagian kerja karyawan, jumlah karyawan dan
struktur organisasi.
D. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data adalah cara khusus yang dipergunakan untuk
memperoleh data dalam penelitian. Data sangat diperlukan dalam penelitian guna
membuktikan kebenaran suatu peristiwa dan pengetahuan. Oleh karena itu, dalam
penelitian sangat diperlukan data yang obtektif. Sesuai dengan pendekatan
kualitatif dan jenis sumber data yang digunakan dalam penelitian ini, maka teknik
pengumpulan data yang digunakan meliputi :
1. Wawancara
Dalam penelitian kualitatif, teknik wawancara merupakan salah satu cara untuk
mengumpulkan data dalam bentuk percakapan. Mardalis (2002:64)
mengemukakan bahwa “Wawancara adalah teknik pengumpulan data yang
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
47
digunakan peneliti untuk mendapatkan keterangan-keterangan lisan melalui
bercakap-cakap dan berhadapan muka dengan orang yang dapat memberikan
keterangan pada si peneliti”. Sedangkan menurut Lexy J. Moleong (2001:35)
mengemukakan bahwa “Wawancara adalah percakapan yang dilakukan dengan
maksud tertentu dan dilakukan oleh dua pihak yaitu pewawancara yang
mengajukan pertanyaan dan yang diwawancarai memberikan jawaban atas
pertanyaan itu”.
Dalam penelitian ini teknik pengambilan data yang dilakukan peneliti dengan
cara mengajukan pertanyaan kepada informan. Pertanyaan-pertanyaan tersebut
sudah disiapkan sebelum berada di lokasi,dari pertanyaan yang diberikan
kepada informan dapat berkembang sesuai dengan kejelasan jawaban yang
dibutuhkan, meskipun pertanyaan tidak tercantum dalam daftar pertanyaan.
Kemudian yang paling penting, dalam pelaksanaan tanya jawab peneliti
melakukan secara terbuka agar informan dapat mengungkapkan jawaban secara
bebas tanpa adanya tekanan namun masih mengacu pada pokok pembahasan,
sehingga informasi yang diperoleh peneliti merupakan data yang obyektif.
2. Observasi
Observasi merupakan salah satu teknik pengumpulan data yang utama dalam
kebanyakan penelitian kualitatif, dengan mengadakan pengamatan langsung ke
lokasi dan melaksanakan pencatatan yang sistematis mengenai fenomena yang
diamati. Observasi disebut pula dengan pengamatan meliputi kegiatan
pemusatan perhatian terhadap suatu obyek dengan menggunakan seluruh alat
indera. Seperti yang dikemukakan oleh Mardalis (2002:63) bahwa :
Observasi digunakan dalam rangka mengumpulkan data dalam suatu penelitian, merupakan hasil perbuatan jiwa secara aktif dan penuh perhatian untuk menyadari adanya suatu rangsangan tertentu yang diinginkan, atau suatu studi yang sengaja dan sistematis tentang keadaan/fenomena sosial dan gejala-gejala psikis dengan jalan mengamati dan mencatat.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
48
Ada beberapa alasan mengapa dalam penelitian kualitatif, pengamatan atau
observasi digunakan. Guba dan Licoln yang dikutip Lexy J. Moleong
(2001:125-126) mengemukakan sebagai berikut :
a. Teknik pengamatan ini didasarkan atas pengalaman secara langsung b. Teknik pengamatan juga memungkinkan melihat dan mengamati
sendiri, kemudian mencatat perilaku dan kejadian sebagaimana yang terjadi pada keadaan sebenarnya.
c. Pengamatan memungkinkan peneliti mencatat peristiwa dalam situasi yang berkaitan dengan pengetahuan proposional maupun pengetahuan yang langsung diperoleh dari data.
d. Sering terjadi ada keraguan pada peneliti, jangan-jangan pada data yang dijaringnya ada yang menceng atau bias.
e. Teknik pengamatan memungkinkan peneliti mampu memahami situasi-situasi rumit
f. Dalam kasus-kasus tertentu dimana teknik komunikasi lainnya tidak dimungkinkan, pengamatan dapat menjadi alat yang sangat bermanfaat.
Peneliti menggunakan teknik observasi, karena dengan teknik ini peneliti
dapat melihat serta mengamati secara langsung peristiwa yang sedang terjadi
di tempat yang akan diteliti, sehingga memudahkan peneliti dalam
mendapatkan data secara mendalam, sebab peneliti menangkap fenomena-
fenomena yang muncul pada saat itu.
3. Dokumentasi
Selain menggunakan wawancara dan observasi, pengumpulan data juga dapat
dilakukan dengan cara mencatat arsip atau dokumen yang berkaitan dengan
permasalahan penelitian. Metode ini untuk mencari data mengenai hal-hal atau
variabel yang berupa catatan, transkip, surat kabar, majalah, dan sebagainya.
Menurut Lexy J. Moleong (2001:161) :
Dokumen ialah setiap bahan tertulis ataupun film, lain dari record, yang tidak dipersiapkan karena adanya permintaan seorang penyidik. Record adalah setiap bahan tertulis yang disusun oleh seseorang atau lembaga untuk keperluan pengujian suatu peristiwa atau menyajikan akunting.
Sedangkan HB. Sutopo (2002:55) mengemukakan bahwa “Dokumen dan arsip
merupakan bahan tertulis bergayutan dengan suatu peristiwa atau aktivitas”.
Dalam penelitian ini, peneliti mengumpulkan data dengan mempelajari
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
49
dokumen, arsip, laporan, peraturan yang ada di PT. Pos Indonesia Surakarta
khususnya di bagian sumber daya manusia. Dokumen tersebut antara lain
berupa struktur organisasi, susunan tugas karyawan dan dokumen lain yang
relevan.
E. Teknik Sampling
Menurut H.B Sutopo (2002:55) berpendapat bahwa “Teknik sampling atau
teknik cuplikan merupakan suatu bentuk khusus atau proses bagi pemusatan atau
pemilihan dalam penelitian yang mengarah pada seleksi”. Sedangkan Hadari
Nawawi (1995:152) mengemukakan bahwa :
Teknik sampling adalah cara untuk menentukan sampel yang jumlahnya sesuai dengan ukuran sampel yang akan dijadikan sumber data sesungguhnya, dengan memperhatikan sifat-sifat dan penyebaran populasi agar diperoleh sample yang representative atau benar-benar mewakili populasi.
Dalam penelitian ini, sampel yang diambil tidak mutlak jumlahnya artinya
sampel yang diambil disesuaikan dengan kebutuhan. Teknik pengambilan sampel
yang digunakan dalam penelitian ini adalah purposive sampling. Menurut Lexy J.
Moleong (2001:165) “Teknik purposive sampling mengandung maksud yaitu
untuk menjaring sebanyak mungkin informasi dari berbagai macam sumber dan
bangunannya (construction)”. Dengan demikian tujuannya bukanlah memusatkan
diri pada adanya perbedaan-perbedaan yang nantinya dikembangkan ke dalam
generalisasi. Tujuannya adalah untuk merinci kekhususan yang ada dalam ramuan
konteks yang unik. Oleh sebab itu, pada penelitian kualitatif tidak ada sampel
acak, tetapi sampel bertujuan (purposive sampling).
Selain menggunakan teknik purposive sampling, peneliti juga
menggunakan teknik snowball sampling dengan maksud memperoleh data dan
informasi yang lengkap. Menurut H.B. Sutopo (2002:57) yang mengutip pendapat
Yin mengemukakan bahwa :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
50
Snowball sampling digunakan bilamana peneliti ingin mengumpulkan data yang berupa informasi dari informan dalam salah satu lokasi, tetapi peneliti tidak tahu siapa yang tepat untuk diteliti, karena tidak mengerti kondisi dan struktur masyarakat dalam lokasi tersebut, sehingga ia tidak bisa merencanakan pengumpulan data secara tepat.
Dengan menggunakan teknik-teknik tersebut peneliti berusaha
memperoleh data dari informan yang dianggap mengerti permasalahan yang
diteliti, serta pemilihan informan dapat berkembang sesuai dengan kebutuhan
dalam pengumpulan data. Informan juga dipilih sevariatif mungkin dan kemudian
dapat dipilih lagi untuk memperluas dan menambah informasi yang telah
diperoleh sehingga dapat saling mengisi.
F. Validitas Data
Data yang telah berhasil diperoleh, dikumpulkan dan dicatat dalam
kegiatan penelitian. Oleh karena itu, harus dipilih cara-cara yang tepat untuk
mengembangkan validitas data yang telah diperolehnya. Dalam penelitian
kualitatif, data yang dikumpulkan diolah dan diuji validitasnya melalui
trianggulasi. Lexy J. Moleong (2001:178) menjelaskan bahwa “Trianggulasi
adalah teknik pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain
diluar data itu untuk keperluan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap
data itu”.
Sedangkan menurut Patton, yang dikutip oleh H.B. Sutopo (2002:78)
terdapat empat macam teknik trianggulasi, yaitu :
1. Trianggulasi data (data trianggulation) 2. Trianggulasi peneliti (investigation trianggulation) 3. Trianggulasi metodologi (methodological trianggulation) 4. Trianggulasi teoritis (theorical trianggulation)
Adapun penjelasan masing-masing teknik trianggulasi tersebut adalah
sebagai berikut :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
51
1. Trianggulasi Data
Trianggulasi data juga disebut trianggulasi sumber. Cara ini
mengerahkan peneliti agar dalam mengumpulkan data, peneliti wajib
menggunakan beragam sumber yang tersedia. Artinya, data yang sama
atau sejenis, akan lebih mantap kebenarannya bila digali dari berbagai
sumber data yang berbeda. Pada teknik ini tekanannya pada perbedaan
sumber data, bukan pada teknik pengumpulan data atau yang lain.
2. Trianggulasi peneliti
Yang dimaksud dengan cara trianggulasi ini adalah hasil peneliti baik
data ataupun kesimpulan mengenai bagian tentang atau keseluruhannya
bisa diuji validitasnya dari berbagai peneliti.
3. Trianggulasi Metodologi
Jenis trianggulasi ini bisa dilakukan oleh seorang peneliti dengan
mengumpulkan data sejenis tetapi dengan menggunakan teknik atau
metode pengumpulan data yang berbeda. Dalam teknik trianggulasi
metode, ditekankan pada penggunaan metode pengumpulan data yang
berbeda, dan bahkan lebih jelas untuk diusahakan mengarah pada
sumber data yang sama untuk menguji kemantapan informasinya.
Dengan menggunakan metode yang berbeda untuk suatu informasi
yang sama, peneliti dapat menarik kesimpulan atas data yang digali
secara lebih mantap.
4. Trianggulasi Teoritis
Trianggulasi teori dilakukan dengan menggunakan perspektif lebih dari
satu teori dalam membahas permasalahan yang dikaji dari beberapa
perspektif yang digunakan dan dapat diperoleh pandangan yang lebih
langka, tidak hanya sepihak, sehingga bisa dianalisis dan ditarik
kesimpulan yang lebih utuh dan menyeluruh. Hal ini karena setiap
pandangan teori selalu memiliki kekhususan cara pandang, maka
dengan menggunakan beberapa perspektif, teori akan menghasilkan
simpulan dan multidimensi. Dalam melakukan jenis trianggulasi teori,
peneliti harus memahami teori-teori yang digunakan dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
52
keterkaitannya dengan permasalahan yang diteliti sehingga mampu
menghasilkan simpulan yang lebih mantap dan benar-benar memiliki
makna yang kaya perspektifnya.
Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan trianggulasi data dan metode.
Trianggulasi data, berarti menggunakan beberapa sumber data untuk
mengumpulkan data dengan permasalahan yang sama. Dan juga dengan
menggunakan trianggulasi metode, artinya bahwa dalam mengumpulkan data,
peneliti menggunakan teknik atau metode yang berbeda yang dilakukan dengan
cara membandingkan antara hasil wawancara dengan data hasil pengamatan
peneliti dan atau isi dokumen yang berkaitan.
G. Analisis Data
Teknik analisis data dalam penelitian ini menggunakan model teknik
analisis interaktif, yang dimulai dari tahap pengumpulan data, reduksi data,
penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Menurut Lexy J. Moleong (2001:103)
“Analisis data adalah proses mengorganisasikan dan mengurutkan data ke dalam
pola, kategori, dan satuan uraian dasar sehingga dapat ditemukan dan dapat
dirumuskan hipotesis kerja seperti yang disarankan oleh data”.
Dari rumusan di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa analisis data
bermaksud pertama-tama mengorganisasikan data yang diperoleh. Lebih lanjut
Lexy J. Moleong (2001:104) menjelaskan bahwa “Pengorganisasian dan
pengelolaan data tersebut bertujuan menemukan tema dan hipotesis kerja yang
akhirnya diangkat menjadi teori substantif”. Analisis penelitian kualitatif biasanya
dilakukan bersamaan dengan proses pengumpulan data yang dilakukan di
lapangan. Sedangkan model analisis yang peneliti gunakan adalah model terjalin
atau interaktif.
Kegiatan utama dalam analisis data adalah tahap pengumpulan data yang
kemudian menyatu dengan kegiatan-kegiatan tersebut di atas. Ketiga alur kegiatan
di atas, dapat dijelaskan sebagai berikut :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
53
1. Reduksi Data
Reduksi data merupakan komponen pertama dalam analisis yang merupakan
proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan, dan abstraksi data dari fieldnote.
Proses reduksi data berlangsung secara terus menerus sepanjang pelaksanaan
penelitian, bahkan prosesnya diawali sebelum pelaksanaan pengumpulan data,
artiya reduksi data sudah berlangsung sejak peneliti mengambil keputusan
(meski mungkin tidak disadari sepenuhnya) tentang kerangka kerja konseptual,
melakukan pemilihan kasus, menyusun pertanyaan penelitian, dan juga
menentukan cara pengumpulan data yang digunakan. Berpijak dari penjelasan
di atas dapat dinyatakan bahwa reduksi adalah bagian dari proses yang
mempertegas, memperpendek, membuat fokus, membuang hal-hal yang tidak
penting, dan mengatur data sedemikian rupa sehingga akan mempermudah
dalam menarik kesimpulan akhir.
2. Sajian Data
Sajian data merupakan suatu rakitan organisasi informasi, deskripsi dalam
bentuk narasi yang memungkinkan adanya penarikan kesimpulan dan
pengambilan tindakan dapat dilakukan serta disusun secara logis dan
sistematis, sehingga bila dibaca akan bisa lebih mudah dipahami, berbagai hal
yang terjadi dan memungkinkan peneliti untuk berbuat sesuatu pada analisis
ataupun tindakan lain berdasarkan pemahamannya. Kedalaman dan
kemantapan hasil penelitian sangat ditentukan oleh kelengkapan sajian
datanya.
3. Penarikan Simpulan dan Verifikasi
Dari awal pengumpulan data, peneliti sudah harus memahami apa arti dari
berbagi hal yang ditemui dengan melakukan pencatatan peraturan-peraturan,
pola-pola, pertanyaan-pertanyaan, konfigurasi yang mungkin, arahan sebab
akibat, dan berbagai proposisi. Pada dasarnya kesimpulan awal sudah dapat
ditarik sejak pengumpulan data. Kesimpulan-kesimpulan mungkin tidak
muncul sampai pengumpulan data berakhir. Hal ini sangat tergantung pada
besarnya kumpulan-kumpulan catatan lapangan pengkodeannya, penyimpanan,
metode pencairan ulang yang digunakan, dan kecakapan peneliti. Kesimpulan-
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
54
kesimpulan juga harus diverifikasikan, jadi bukan berarti sesudah dilakukan
penarikan kesimpulan merupakan final dari analisis karena pada dasarnya
makna-makna yang muncul dari data-data harus diuji kebenarannya, yaitu yang
merupakan validitasnya sehingga dalam hal ini peneliti siap dan mampu
bergerak diantara kegiatan tersebut.
Dari pengertian ini dapat tarik kesimpulan bahwa analisis data kualitatif
merupakan upaya yang berlanjut, berulang dan terus menerus, saling susul
menyusul antara proses yang satu dengan proses yang lain.
Untuk lebih menjelaskan antara pengumpulan data, penyajian data, dan
penarikan kesimpulan dalam jalinan siklus analisis data dapat peneliti gambarkan
pada bagan di bawah ini :
Sumber : Miles dan Huberman (1992:20)
Gambar 2. Skema Model Analisis Interaktif
H. Prosedur Penelitian
Prosedur penelitian adalah tata urutan atau langkah-langkah rinci yang
harus ditempuh untuk melaksanakan penelitian. Hal ini dimaksudkan agar
penelitian dapat berjalan teratur sehingga hasil penelitian dapat dipertanggung
Pengumpulan Data
Kesimpulan-kesimpulan penarikan
Reduksi Data
Penyajian Data
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
55
jawabkan. Prosedur penelitian yang dilakukan secara garis besar dapat dibagi
menjadi beberapa tahap :
1. Tahap Persiapan
Yaitu pengumpulan informasi sampai pada bahan teori yang mendukung
perumusan masalah penelitian ini.
2. Tahap Pelaksanaan
Yaitu tahap yang digunakan dengan baik oleh peneliti agar tujuan dapat
dicapai yaitu kerangka teori dan hasil penelitian yang diharapkan mulai
mengadakan observasi dan pengumpulan data di lapangan.
3. Tahap Analisis Data
Yaitu tahap penarikan kesimpulan dan penyusunan laporan penelitian
Secara terperinci prosedur penelitian ini dimulai dari observasi singkat
peneliti untuk memahami kondisi lokasi yang dijadikan latar belakang penelitian
sebagai kegiatan pra lapangan. Selanjutnya menyusun proposal atau desain
penelitian yang dijadikan acuan sementara proses penelitian yang akan
dilaksanakan. Langkah berikutnya adalah pengajuan perijinan penelitian pada
pihak-pihak yang terkait untuk memenuhi syarat administrasi sebuah penelitian.
Setelah proses-proses di atas dapat diselesaikan, maka pada tahap pelaksanaan,
peneliti terjun ke lapangan untuk mengumpulkan data yang relevan.
Data yang sudah terkumpul, untuk kemudian dilakukan proses analisis
data. Untuk memperkuat analisis tersebut, peneliti membandingkan data yang
diperoleh dari lapangan dengan teori yang relevan. Akhir dari proses penelitian ini
adalah penarikan kesimpulan dan penyusunan laporan hasil penelitian secara
lengkap, yang untuk kemudian akan diujikan.
Untuk lebih memudahkan penelitian dalam melangkah, berikut ini peneliti
sajikan skematis prosedur penelitian sebagai berikut :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
56
Sumber : Huberman dan Miles dalam Soetardi (2005:25)
Gambar 3 : Prosedur Penelitian
Penulisan Proposal
Pengumpulan Data dan
Analisis Awal
Persiapan Pelaksanaan
Analisis Akhir
Perbanyak Laporan
Penulisan Laporan
Penarikan Kesimpulan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
57
BAB IV
HASIL PENELITIAN
D. Deskripsi Lokasi Penelitian
1. Sejarah Berdirinya dan Perkembangan PT. Pos Indonesia Surakarta
Menurut sejarah, kata “kantor” berasal dari kata “camptoir” yang kemudian
dalam bahasa Belanda berubah menjadi “kantoor” dan dalam bahasa Indonesia
menjadi “kantor”. Sedangkan kata “pos” berasal dari kata kerja latin yaitu
“ponere” kemudian berubah menjadi “posita”. Kata tersebut dalam bahasa Italia
berubah menjadi “posta”, dalam bahasa Perancis berubah menjadi “poste” dan
dalam bahasa Inggris, Belanda dan Jerman, kata pos berubah menjadi “post”.
Pada masa pemerintahan Daendels istilah “post camptoir” menjadi “post
kantoor” dan diadaptasi dalam bahasa Indonesia menjadi “kantor pos”.
Kantor pos pertama kali didirikan pada tanggal 26 Agustus 1746 oleh
Gubernur Jenderal G. W Baron Van Imhoff di Batavia. Pada tahun 1906 kantor
pos berubah nama menjadi Post Telegraaffend Telefoon Diensts. Pada awalnya
tujuan didirikannya kantor pos yaitu hanya untuk lebih menjamin keamanan surat-
surat penduduk terutama untuk penduduk yang berdagang. Pada tahun 1809 pada
masa pemerintahan Gubernur Jenderal Deandels dibangun jalan pos raya yang
terbentang dari sepanjang pantai utara Jawa dari barat sampai timur, yang di
sepanjang jalan tersebut didirikan stasiun-stasiun pos pada jarak tertentu. Stasiun
pos tersebut berfungsi sebagai tempat pemberhentian sementara bagi para
pengantar pos serta penggantan atau pertukaran kuda. Perhubungan pos
diselenggarakan dengan menggunakan kereta pos yang sama bentuknya dan
pengantar pos (postilyon/sais) yang menggunakan seragam biru dengan pinggiran
merah.
Pada masa pemerintahan Belanda, ketentuan mengenai perhubungan dan
pengangkutan pos telah diatur dan diawasi dengan ketat serta ketentuan tentang
kecepatan, ketetapan, dan keamanan telah merupakan prioritas utama dari
pemerintah. Sedangkan pada masa pemerintahan Inggris pos berubah menjadi bea
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
58
porto surat dan tarif pos dihitung berdasarkan jarak tempuh antara kantor pos
pengiriman ke kantor pos penerima.
Berikut ini adalah sejarah dan perkembangan bentuk usaha Dinas Pos
Indonesia mulai dari Jawatan sampai dengan Persero :
a. Dinas Pos sebagai Jawatan
Pada tahun 1864 Dinas Pos sebagai jawatan berada di bawah pengawasan
Directeur productieen en ciiele magazijnen dan pada tahun 1867 Dinas Pos
disatukan dengan Dinas telegrap dengan status jawatan dengan nama Pos en
Telegraapdievst (stbl 1876 No. 4 tanggal 8 November 1876 tentang alwqmeene
bepalingen omret net bcher van be goverments en telegrafidienst).
Perhubungan pos dapat melalui jalan darat, laut dan udara. Perhubungn pos
melalui jalur darat dapat menggunakan kereta api. Pada tahun 1878 dibuat
peraturan tentang pengangkutan pos disepanjang jalan kereta api. Di jalur
udara, ketentuan mengenai pos udara atur dalam Luchpostverordening 1930
(st. No. 280). Pada tahun 1883 pemerintah mendirikan rumah pos untuk
kelancaran penyelenggaraan pos distrik. Penentuan tarif paket pos berdasarkan
biaya pengangkutan, pekerjaan, jarak, dan alat pengangkutnya.
b. Dinas Pos sebagai Perusahaan ICW
Dengan staadsad tahun 1906 No. 395 lahir Jawatan Pos, Telegrap dan
Telepon atau jawatan PTT (di Hindia Belanda) yang berada di bawah
departemen lalu lintas dan pengairan (Departemen Van Verkeze en
Waterstaat). Sedangkan cara pengurusan dan pertanggungjawaban keuangan
teruntuk pada ICW. ICW tersebut diundang pertama kali dengan Staatblad
tahun 1964 No. 106, kemudian diumumkan lagi dengan Staatblad tahun 1925
No. 448 dan selanjutnya telah diubah dan ditambah, terakhir kalinya dengan
lembaran negara tahun 1948 No. 334 dengan perubahan terakhir ini sebutan “
Indische Compatabilitief Wet” diubah dengan “Indonesiasche Compatabilitief
Wet” dengan singkatan yang sama ICW. Pada tanggal 27 September 1945
didirikan Jawatan Pos, Telegrap, dan Telepon Republik Indonesia (Jawatan
PTT) setelah dilakukan pengambilalihan Kantor Pusat PTT di Bandung oleh
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
59
Angkatan Muda PTT (AMPTT) dari pemerintahan militer Jepang. Dalam
peristiwa tersebut sekelompok anggota pemuda anggota AMPTT gugur
sehingga tanggal tersebut menjadi tonggak sejarah berdirinya Jawatan PTT
Republik Indonesia dan diperingati sebagai Hari Bakti PTT (Hari Bakti
Parpostel).
c. Dinas Pos sebagai Perusahaan Negara
Berakhirnya masa perang yang terjadi di Indonesia membawa dampak
pada status pos yaitu dari status jawatan menjadi public corporation dan
diberlakukannya UU No. 19 Peraturan Pemerintah Tahun 1960 (Lembaran
Negara Tahun 1960 No.59), maka semua perusahaan yang seluruh modalnya
merupakan kekayaan negara, baik yang terjadi karena nasionalisasi
berdasarkan UU No.86 tahun 1958 (Lembaran Negara Tahun 1958 No. 152),
menjadi Perusahaan Negara menurut UU No. 19 1960 tambahan lembaran
negara Tahun 1989.
Jawatan Pos, Telegrap, dan Telepon (PTT) kemudian menjadi
perusahaan negara yang didirikan berdasarkan ordinasi tahun 1931 (Staablad
Tahun 1931 No. 524), telah ditetapkan sebagai Perusahaan Negara berdasarkan
Indonesiache Bedrijven Wet (staatsblad tahun 1927 No. 419)
d. Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi
Berubahnya status Jawatan PTT menjadi Perusahaan Negara Pos dan
Telekomunikasi (PN Postel) didasarkan pada Peraturan Pemerintah No. 240
Tahun 1961 tentang pendirian Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi
yang diatur dengan ordonasi tanggal 28 Tahun 1931 (staatsblad tahun 1931
No.924) tersebut ditunjuk sebagai Perusahaan Negara dalam arti pasal 2
“Indonesiache Bedrijven Wet ” dan berkedudukan di Bandung dan dilebur
dalam Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi (PN Postel). Dalam
peleburan ini, segala hak dan kewajiban, perlengkapan dan kekayaan serta
usaha dari jawatan pos, telegrap, dan telepon beralih pada PN Postel (Lembar
Negara No.306 Tahun 1961 pasal 1).
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
60
e. Perusahaan Negara Pos dan Giro
PN Postel dipecah menjadi dua badan usaha yang berbeda yaitu PN Pos
dan Giro dan PN Telekomunikasi berdasarkan pada PP No. 29 Tahun 1965
(Lembaran Negara No. 62 Tahun 1965). Semenjak didirikan Perusahaan
Negara Pos dan Telekomunikasi hingga tahun 1965, lapangan usaha
perusahaan negara tersebut berkembang dengan cepat, baik intensif maupun
ekstensif sehingga struktur organisasinya perlu ditinjau kembali agar tercapai
daya guna dan daya gerak yang setinggi-tingginya (Lembaran Negara No.62
tahun 1965), dengan PP No.29 Tahun 1965 (Lembaran Negara No.62 Tahun
1965) didirikan perusahaannegara yang terpisah dari Perusahaan
Telekomunikasi sedangkan Perusahaan Telekomunikasi didirikan dengan PP
No. 30 Tahun 1965.
f. Perusahaan Umum Pos dan Giro
Dinas Pos dan giro sebagai Perusahaan umum berdasarkan PP No.30
Tahun 1976. Dengan PP No.9 Tahun 1978 Perusahaan Negara Pos dan Giro
didirikan dengan Peraturan Pemerintah (dengan PP No.29 tahun 1965
berdasarkan UU No.19 1960). Selanjutnya berdiri dan ditetapkan bentuk
usahanya menjadi Perusahaan Umum (Perum) Pos dan Giro seperti
dimaksudkan dalam UU No.9 Tahun 1969 dengan singkatan Perum Pos dan
Giro
g. Perum Posdan Giro berdasarkan Peraturan Pemerintah
UU No.4 Tahun 1959 tentang pos dianggap sudah tidak sesuai lagi
dengan tuntutan di masa sekarang dan masa yang akan datang, maka UU No.6
Tahun 1984 tentang Pos ditetapkan sebagai pengganti UU No.4 Tahun 1959.
Adanya perubahan UU pos tersebut, maka PP No.9 Tahun 1978 (Perum Pos
dan Giro) diganti dengan PP No.24 Tahun 1984 tentang Pos dan Giro.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
61
h. PT. Pos Indonesia (Persero)
Seiring dengan perkembangan dunia usaha, diperlukan penyesuaian
status badan usaha yang lebih fleksibel dan dinamis agar mampu
mengembangkan pelayanan public yang lebih baik yaitu perubahan status
Perum Pos dan Giro menjadi PT Pos Indonesia (Persero) berdasarkan pada PP
No. 5 Tahun 1995. Perubahan status tersebut bertujuan untuk meningkatkan
efisiensi dan efektivitas usaha penyelenggaraan jasa pos dan giro. Berdirinya
PT Pos Indonesia didasari dari Akta Notaris Sutjipto, SH tertanggal 20 Juni
1995 No. 117 yang telah dilakukan perubahan pada anggaran dasarnya dengan
Akta Notaris Sutjipto, SH tertanggal 21 September 1998 No. 89 yang
mengukuhkan izin pendirian perusahaan dengan Surat Keputusan Mentri
Kehakiman Republik Indonesia No: M-13.HT.03.05.TH.1988 tanggal 11 April
1988. PT. Pos Indonesia selain bergerak di bidang Industri Pos (courier
service) juga bergerak dibidang jasa yaitu pos dan giro, bisnis komunikasi,
bisnis logistik, bisnis keuangan dan filateli, jasa keagenan atau pihak ke tiga
serta jasa lainnya sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Pada dasarnya sejarah PT Pos Indonesia Kota Surakarta tidak terlepas
dari sejarah berdirinya PT Pos Indonesia secara utuh. Berdirinya PT Pos
Indonesia Kota Surakarta tidak diketahui secara pasti kapan berdirinya tetapi
sekitar tahun 1812 sesungguhnya telah ada perhubungan pos di Surakarta pada
masa penjajahan Perancis karena pada masa tersebut Surakarta masih
merupakan suatu kerajaan.
Pada saat terjadi agresi militer Belanda II, banyak kantor PTT yang
dibumihanguskan termasuk kantor pos Solo dan pada tahun 1954 Kantor Pos
Surakarta dibangun kembali sebagai sebagai kantor pos utama (rayon). Seiring
dengan perkembangan pos yang cukup baik dari tahun ke tahun dan dalam
rangka efisiensi dan efektivitas usaha penyelenggaraan jasa pos dan giro serta
peranannya sebagai salah satu pelaku perekonomian nasional sesuai dengan
tujuan yang ada dalam PP No. 5 Tahun 1995, maka Perum Pos dan Giro Kota
Surakarta berubah menjadi Perusahaan Perseroan yaitu PT Pos Indonesia
(Persero) Kota Surakarta yang terletak di Jalan Sudirman Nomor 8 Surakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
62
2. Visi dan Misi PT. Pos Indonesia Surakarta
Adapun visi dan misi yang diemban oleh PT. Pos Indonesia Surakarta
adalah sebagai berikut :
ü Visi PT Pos Indonesia
Senantiasa berupaya untuk menjadi penyedia sarana komunikasi kelas
dunia, dikelola oleh sumber daya manusia yang profesional, sehingga
mampu memberikan layanan terbaik bagi masyarakat, tumbuh dan
berkembang sesuai dengan konsep bisnis yang sehat serta menjadi
perusahaan jenjang terintegrasi yang memberikan solusi terbaik bagi seluruh
staekholder.
ü Misi PT. Pos Indonesia
a. Secara terus menerus berupaya meningkatkan kemampuan perusahaan
sebagai infrastruktur jejaring terintegrasi di bidang komunikasi, tarif,
layanan jasa keuangan dan ritel.
b. Berupaya untuk mengembangkan secara berkesinambungan produk
layanan komunikasi, logistik, layanan jasa keuangan, dan ritel bernilai
tinggi, sehingga menjadi pilihan utama staekholder.
c. Meningkatkan kapasitas perusahaan dalam membangun serta
mengembangkan bisnis melalui pendekatan aliansi strategi.
d. Berusaha secara terus menerus mengembangkan kualitas sumber daya
manusia yang menjunjung tinggi nilai-nilai serta memiliki kesiapan
dalam menghadapi persaingan global.
3. Tugas dan Fungsi PT. Pos Indonesia Surakarta
PT Pos Indonesia adalah suatu badan milik Negara yang bergerak di bidang
jasa. Tujuan yang ingin dicapai adalah membangun hubungan dan
mengembangkan usaha pelayanan pos dan giro guna memperlancar hubungan
masyarakat untuk menunjang terlaksananya pembangunan nasional. Supaya
tujuan dapat tercapai dengan baik maka PT Pos Indonesia harus mempunyai tugas
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
63
dan fungsi yang jelas sehingga masyarakat atau pengguna jasa tidak kecewa
dengan pelayanan yang ada. Adanya tugas dan fungsi PT Pos Indonesia sebagai
berikut :
a. Tugas PT Pos Indonesia
1) Penyelenggaraan dan pelayanan pos dan giro, baik dalam negeri
maupun luar negeri
2) Perencanaan penggunaan dan perluasan sarana-sarana pos dan giro
b. Fungsi PT Pos Indonesia
PT Pos Indonesia mempunyai tugas yang isi pokoknya memberikan
pelayanan kepada masyarakat yang meliputi :
1) Pelayanan kepada masyarakat umum dalam bidang
penyelenggaraan lalu lintas barang misalnya pengurusan paket
pos.
2) Pelayanan kepada masyarakat umum dalam bidang
penyelenggaraan lalu lintas berita misalnya pelayanan surat
menyurat.
3) Pelayanan kepada masyarakat umum dalam bidang pemberian
pembayaran pensiun.
4) Pelayanan kepada masyarakat umum dalam bidang
penyelenggaraan lalu lintas uang misalnya pengiriman atau
penerimaan uang dalam bentuk wesel.
4. Kondisi Fisik dan Lokasi PT. Pos Indonesia Surakarta
PT Pos Indonesia mempunyai luas yang cukup luas yang terdiri dari 3
gedung. Gedung kantor ini mempunyai fasilitas-fasilitas kantor seperti pada
umumnya yaitu tempet parkir yang luas, masjid, serta ruang kerja yang terdiri
dari:
Lantai I : Customer service, Teller service, dan Processing, ruang
accounting and Controll unit, ruang masing-masing bagian
kecuali bagian Administrasi, SDM dan Bagian Antaran.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
64
Lantai II : Ruang pimpinan, ruang rapat, ruang sekretaris, ruang bagian
SDM dan Administrasi.
Lantai III : Ruang bagian Antaran dan Pengolahan.
PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta memprioritaskan kantor terletak di
tengah Kota Surakarta tepatnya di Jl. Sudirman No.8 surakarta 57100, berdekatan
dengan Balaikota Surakarta dan merupakan unit pelaksana teknis (UTP) serta
sebagai Sentral Pengelolaan Pos (SPP) dengan fungsi yang cukup lengkap ditinjau
dari aktivitas layanan fungsi-fungsi antara lain :
a. Sebagai kantor pos
b. Sebagai kantor sentral distribusi
c. Sebagai kantor sentral giro gabungan
Untuk melaksanakan fungsi-fungsi yang cukup lengkap tersebut di kantor
pos Solo di bentuk 13 bagian yang masing-masing dipimpin oleh seorang
supervisor yang bertugas bergantian secara shift. Untuk melayani masyarakat
Kota Solo yang membutuhkan layanan jasa kantor pos Solo mempunyai
pelayanan sebagai berikut :
a. Kantor pos sebanyak 1 buah
b. Kantor pos cabang sebanyak 22 buah
c. Pos keliling desa sebanyak 5 buah
d. Pos sarling sebanyak 3 buah
e. Pos desa sebanyak 2 buah
f. Agen pos sebanyak 25 buah
g. Depot BPM sebanyak 61 buah
h. Pos sekolah sebanyak 8 buah
i. Kotak pos sebanyak 786 buah
j. Tromol pos sebanyak 24 buah
k. Bis surat sebanyak 109 buah
l. Loket dikantor pos pusat surat sebanyak 19 buah
m. Loket dikantor pos cabang sebanyak 64 buah
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
65
Kantor pos Solo memiliki 22 buah kantor pos cabang yang tersebar disetiap
kecamatan dalam Kota Surakarta :
a. Kantor pos cabang Gading
b. Kantor pos cabang UNS
c. Kantor pos cabang Purwosari
d. Kantor pos cabang Nusukan
e. Kantor pos cabang Semanggi
f. Kantor pos cabang Bekonang
g. Kantor pos cabang Ngringo
h. Kantor pos cabang Kerten
i. Kantor pos cabang Pajang
j. Kantor pos cabang Mojosongo
k. Kantor pos cabang Jebres
l. Kantor pos cabang Gondang Rejo
m. Kantor pos cabang UMS
n. Kantor pos cabang Jongke
o. Kantor pos cabang Cengklik
p. Kantor pos cabang Makam Haji
q. Kantor pos cabang Colomadu
r. Kantor pos cabang Solo Baru
s. Kantor pos cabang Setabelan
t. Kantor pos cabang Kartasura
u. Kantor pos cabang Solo Barat
v. Kantor pos cabang Tipes
Loket kantor pos pusat Solo buka 6 hari dalam seminggu dengan jam
sebagai berikut :
a. Senin – Kamis : pukul 07.00 – 19.00
b. Jum’at – Sabtu : pukul 07.00 – 15.00
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
66
5. Kondisi Karyawan PT. Pos Indonesia Surakarta
Adapun kondisi karyawan yang ada PT. Pos Indonesia Surakarta adalah
sebagai berikut :
a. Jenis Kayawan
Karyawan di PT Pos Indonesia (Persero) Surakarta terdiri dari
karyawan tetap dan karyawan outsourcing.
b. Jumlah Karyawan
Sampai saat ini jumlah keseluruhan karyawan yang bekerja di PT Pos
Indonesia (Persero) Surakarta adalah 280 orang, yang meliputi
karyawan tetap 196 dan karyawan outsourcing 84 orang.
c. Waktu Kerja
1) PT. Pos Indonesia (Persero) Surakarta menetapkan 5 hari kerja,
yakni dari hari Senin sampai Jum’at. Khusus untuk hari Sabtu buka
untuk loket SOPP, Kilat Khusus dan BPM.
2) Jam kerja untuk seluruh karyawan masuk kerja mulai pukul 07.00
sampai 199.00 (terdiri dari 2 shief)
d. Cuti
Cuti merupakan hak pegawai baik pegawai tetap maupun pegawai
outsourcing. Dalam 1 tahun ada 12 hari kesempatan yang digunakan
untuk mengambil cuti.
e. Hari Libur
Hari Libur Resmi.
6. Struktur Organisasi PT. Pos Indonesia Surakarta
Struktur organisasi di PT Pos Indonesia Surakarta digambarkan dalam
bentukorganisasi garis. Dalam struktur organisasi ini wewenang dari puncak yaitu
Kepala Kantor Pos melimpahkan kepada Pejabat Umum yaitu Manajer
Operasional dan Manajer Supporting yang nantinya akan bertugas
mengkoordinasi supervisor tiap-tiap bagian yang sudah dikelompokkan terlebih
dahulu. Selanjutnya, setiap Supervisor memberi wewenang kepada staff
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
67
dibawahnya untuk melakukan tugas sesuai dengan tanggung jawab dan pekerjaan
yang diberikan. Tiap-tiap staff bertanggung jawab kepada bagiannya masing-
masing. Untuk memperjelas gambaran dari struktur organisasi PT Pos Indonesia
Surakarta telah peneliti lampirkan.
7. Tugas Kerja PT. Pos Indonesia Surakarta
Adapun tugas kerja yang diemban oleh PT. Pos Indonesia Surakarta adalah
sebagai berikut
a. Kepala Kantor
1) Mengelola dan memimpin kegiatan kantor pos sesuai dengan fungsi
dan tugas PT Pos Indonesia Surakarta agar berdaya guna dan berhasil
guna.
2) Mewakili Direksi PT Pos Indonesia Surakarta dalam hubungnnya
dengan pihak luar.
3) Melakukan pengawasan rutin dan pemeriksaan periodik.
4) Membuat agenda rahasia.
b. Manajer Operasional
1) Mewakili kepala kantor pos apabila berhalangan dalam menjalankan
tugas dan tanggung jawab.
2) Memberikan hubungan antar karyawan
3) Bertanggung jawab terhadap kelancaran dinas
c. SPV. Bagian Sentral Giro Gabungan
1) Mengatur kelancaran dinas di bagian sentral giro gabungan
2) Mengawasi secara keseluruhan atas penyelesaian pekerjaan di bagian
giro dan memeriksa pada tiap akhir dinas setiap pembukuan dan
transaksi
3) Bertanggung jawab penuh atas pekerjaan di bagian giro dengan
menyelesaikan administrasi dan membuat laporan pembukuan
penyetoran uang dari mitra kerja untuk pembayaran pensiun dan gaji
PNS
4) Membuat cek pembayaran pensiun
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
68
d. SPV Bagian Pengolahan
1) Mengatur proses pengolahan, pengiriman, da penerimaan kiriman pos
2) Mengatur pelaksanaan operasional loket sore hari
3) Menbuat dan mengirimkan data pemakaian kode pos
Pada bagian ini bertugas mengolah pengiriman dan penerimaan
kiriman diantaranya adalah pos peka waktu (PPK) dan non pos peka
waktu (non PPW).
· Sub. Bagian Pengolahan PPW
PPW adalah pos peka waktu atau dengan nama lain prioritas.
Yang termasuk dalam PPW antara lain Pos Kilat Khusus (KH),
Exspress Mail Service (ESM). Adapun tugas-tugas yang dilakukan
adalah sebagai berikut :
ü Mendata Nomer Resi dari surat kekantor pos tujuan
ü Menyerahkan kantong skindar dan prioritas kebagian
distribusi
ü Bagian distribusi bertanggung jawab atas kantong surat yang
dikirim dan memuatkan kantong surat ke dalam mobil angkut
kantor tujuan
· Sub. Bagian Pengolahan Non PPW
Non PPW adalah Non pos standar, yang termasuk Non PPW
adalah Pos biasa, Kilat, Tercatat, dan Terdaftar. Adapun tugas-tugas
yang dilakukan adalah sebagai berikut :
ü Menyortir surat-surat yang sesuai dengan kantor tujuan
ü Memasukkan surat ke kantong sesuai dengan tujuan
ü Menyerahkan surat untuk alamat solo ke bagian ekspedisi
untuk diantarkan
e. SPV. Bagian Pelayanan I
1) Mengelola operasional layanan cek, pos dan giro
2) Mengelola operasional pendapatan rekening, telepon, wartel dan
warnet
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
69
3) Mengendalikan kelancaran dinas di loket Giropos, Weselpos, SOPP
Telkom, SOPP Pos dan SOPP on line lainnya.
f. SPV. Bagian Pelayanan II
1) Mengelola dan mengendalikan pembayaran Pensiun Taspen dan
Pensiun Asabri.
2) Mengelola dan mengendalikan Tabanas dan Transaksi off line lainnya
g. SPV. Bagian Paket Pos/Logistik
Tugas bagian logistik mengurus pengiriman dan peyerahan paket
· Sub. Bagian Antaran PP/Bea Cukai
Tugas-tugas :
ü Memeriksa paket yang datang dari luar negeri dengan cara
membukukannya
ü Memberikan Bea masuk dan Bea Cukai untuk barang-barang
tertentu misalnya tembakau
· Sub. Bagian Pengolahan Logistik
Tugas-tugas :
ü Mengadakan administrasi paket mulai dari penerimaan sampai
dengan pengiriman paket ke kantor pos tujuan
ü Melakukan pengantongan dan pengiriman paket dari dan ke
kantor pos lain
ü Melayani pengaduan dari pelanggan
h. SPV. Bagian UPL
1) Melalui manajer operasi, memerintahkan pemeriksaan kas atau
pengosongan kas KPC (Kantor Pos Cabang) sesuai rencana yang
telah ditetapkan.
2) Memeriksa kebenaran pengisian kas atau pengosongan kas besar
maupun kas kecil agar sesuai dengan pembukuan yang dilakukan
i. SPV. Bagian Antaran
1) Mengatur dan mengawasi pelaksanaan antaran
2) Mengelola pelayanan khusus antaran dan jasa keuangan
3) Mengelola kotak pos dan tromol pos
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
70
4) Mengawasi pendapatan waktu tempuh surat biasa, kilat dan kilat
khusus
j. SPV. Bagian Akuntansi
1) Mengawasi pemeriksaan dan pembukuan dokumen-dokumen sumber
baik transaksi penerimaan maupun pengeluaran
2) Mengadministrasikan naskah akuntansi
3) Mengawasi pengelolaan kas dan likuidasi kantor pos
4) Mengerjakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Kantor Pos dan
Wakil Kepala Kantor Pos
k. SPV. Bagian Keuangan
1) Menerima, menyimpan dan mengeluarkan uang dan surat berharga
2) Mempertanggungjawabkan uang dan surat berharga
3) Mengelola likuidasi kas
4) Mengadministrasikan naskah-naskah yang berkaitan dengan
keuangan
l. SPV. Bagian SDM dan Administrasi
1) Mengelola administrasi
2) Melaksanakan perencanaan
3) Menata usahakan surat-surat
4) Mengelola perpustakaan
5) Mengatur dan mengawasi pegawai staff di bagian SDM
6) Memeriksa dan menandatangani kwitansi pengobatan
7) Melaksanakan tugas lain atas instruksi kepala kantor pos
m. SPV. Bagian Teksar (Teknologi dan Sarana)
1) Mengelola semua barang peralatan kantor dan barang cetak untuk
menunjang operasional
2) Mengelola dan mendayagunakan gedung, tanah dan peralatan kantor
3) Mengelola penggunaannya dan pemeliharaan aset perusahaan
4) Mengadministrasi dan menyimpan naskah-naskah yang berkaitan
dengan aset perusahaan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
71
n. SPV. Bagian Pemasaran Korporat
1) Melaksanakan kegiatan pemasaran kepada instansi atau korporat
sehingga menghasilkan pendapatan bagi perusahaan
2) Mengadakan, memproses, dan mengawasi setiap adanya kerja sama
dengan pelanggan korporat atau instansi
o. SPV. Bagian Pemasaran Ritel
1) Melaksanakan kegiatan pemasaran kepada perseorangan atau pribadi
sehingga menghasilkan pendapatan bagi negara.
2) Mengadakan, memproses, dan mengawasi setiap adanya kegiatan
pemasaran ritel.
8. Produk PT. Pos Indonesia Surakarta
PT Pos Indonesia dalam kerjannya menyediakan berbagai macam produk
menarik yang ditawarkan kepada pelanggan. Produk tersebut dapat berupa produk
jasa maupun produk barang antara lain yaitu :
a. Kiriman Internasional
1) Express Post
Layanan pengiriman dokumen dan barang express dengan jangkauan
lebih dari 200 negara dengan fasilitas track & trace.
2) EMS
EMS merupakan layanan premium PT Pos Indonesia untuk
pengiriman dokumen dan barang dagangan ke luar negeri
3) Paket Pos Internasional
Layanan pengiriman barang ke 184 negara baik paket pos
internasional udara maupun laut
4) Wesel Pos Internasional
Layanan pengiriman uang dari ke-14 negara (Brunei, Hongkong,
Iran, Jepang, Korea Selatan, Fhilipina, Malaysia, Qatar, Singapore,
Uni Emirat Arab, Austria, Brazil, Taiwan, Thailand) dan dapat
dilayani oleh seluruh kantor pos online wesel pos.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
72
b. Jasa Keuangan dengan layanan kelas dunia dan handal
PT Pos Indonesia juga melayani jasa keuangan dangan layanan kelas
dunia dan handal sehingga kebutuhan konsumen akan terpengaruh
diantaranya :
1) Wesel Pos Standard
Sarana pengiriman uang untuk tujuan keseluruh Indonesia dengan
service level paling cepat 2 hari (H+2) uang dapat diantar sampai ke
rumah.
2) Wesel Pos Prima
Sarana pengiriman uang untuk tujuan keseluruh dengan service level
H+0/H+1
3) Wesel Pos Instansi
Wesel yang secara tepat dan aman karena penerima dilengkapi
dengan pin.
Dapat diambil diseluruh kantor pos dalam jaringan :
1) Wesel Pos Berlangganan
Pengiriman uang tujuan keseluruhan Indonesia dalam jumlah uang
yang rutin dan tetap. Kiriman ini dapat diterima di rumah.
2) Wesel Pos Luar Negeri
Sarana pengiriman dan penerimaan uang dengan tujuan keseluruhan
dunia dan dengan service H+0 dan dapat diterima disemua kantor
pos jaringan.
c. Paket Pos
1) Paket Pos Biasa
Kemasan yang berisi barang dengan ketentuan sebagai berikut :
ü Darat laut dengan berat maksimum 40 kg
ü Udara dengan berat maksimum 30 kg
2) Paket Pos Kilat-PPKH
Layanan ini menawarkan garansi waktu tempuh dan ganti rugi jika
terjadi keterlambatan atau hilang.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
73
d. Surat Pos
1) Surat Pos Biasa (Standard)
Layanan pengiriman pesan secara impersif untuk semua lapisan
masyarakat.
2) Surat Pos Kilat Khusus
3) Pos Express
e. Surat Pos Tercatat
Sarana pengiriman dokumen dan barang dengan aman dan dalam
jangkauan terluas.
f. Surat Pos Kilat
Sarana pengiriman pesan dan barang secara impersif dan cepat yang
dapat diposkan kapan saja dan dimana saja.
E. Deskripsi Permasalahan Penelitian
Data yang diperoleh di lapangan perlu didefinisikan secara sistemmatis
sehingga dapat dilakukan suatu analisis secara cermat kemudian pada akhirnya
dapat ditarik suatu kesimpulan dari hasil pencatatan tersebut.
Sejalan dengan permasalahan yang dikaji yaitu tentang “Pembagian Kerja
dalam rangka meningkatkan efektivitas kerja karyawan bagian Sumber Daya
Manusia pada PT. Pos Indonesia Surakarta tahun 2011”, maka untuk memberikan
gambaran mengenai data yang berkaitan dengan permasalahan penelitian tersebut,
dapat dilihat dari pelaksanaan pembagian kerja di Bagian Sumber Daya Manusia
PT. Pos Indonesia Surakarta tahun 2011, Faktor-faktor penghambat pelaksanaan
pembagian kerja, dan upaya-upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan
dalam pelaksanaan pembagian kerja. Gambaran data penelitian tersebut dapat
dikemukakan sebagai berikut :
1. Pelaksanaan Pembagian Kerja Bagian Sumber Daya Manusia
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
74
Dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja Karyawan
PT. Pos Indonesia Surakarta
Pelaksanaan pembagian kerja di PT. Pos Indonesia Surakarta mempunyai
tujuan agar pekerjaan-pekerjaan dapat terselenggara dengan lancar dan dapat
diketahui dengan jelas karyawan mana yang bertanggungjawab atas terselesainya
suatu pekerjaan. Pembagian kerja juga memberikan batasan yang jelas dalam
pelaksanaan tugas, wewenang, dan tanggung jawab masing-masing karyawan,
sehingga dapat dihindari adanya tumpang tindih dalam pelaksanaan pekerjaan.
Dengan adanya pembagian kerja itu pula, maka karyawan dapat memiliki
kesempatan untuk mempelajari ketrampilan dan keahlian pada pekerjaan tertentu
yang telah menjadi wewenang dan tanggung jawab mereka. Karyawan dapat
terfokus pada beberapa pekerjaan saja yang telah menjadi tugas dan tanggung
jawabnya masing-masing sehingga hal tersebut dapat memudahkan karyawan
dalam melaksanakan pekerjaannya, sehingga efektivitas kerja karyawan dapat
tercapai dan akhirnya tujuan organisasipun tercapai.
Hal ini sesuai dengan pendapat informan I pada wawancara tanggal 6 April
2011 pukul 10.30 WIB, yang menyatakan sebagai berikut :
Pembagian kerja sangat perlu dilaksanakan mengingat begitu kompleksnya pekerjaan yang ada di bagian SDM ini mbak, dengan pembagian kerja pekerjaan terasa lebih cepat dan efektif. Pembagian kerja ditujukan untuk tercapainya keefektivan kerja. Sehingga pembagian kerja harus tepat dan memperhatikan situasi, kondisi kerja serta teknologi. Sebagai contoh: di bagian SDM dahulu terdapat 7orang dalam pembagian kerja namun sekarang menjadi 5orang karena sudah adanya SISDM yang mempermudah pekerjaan dan lebih efektif.
Pernyataan tersebut di atas, sesuai dengan yang diungkapkan informan III
pada wawancara tanggal 11April 20011 pukul 10.00 WIB, yang menyatakan
bahwa :
Pembagian kerja sangat perlu,mbak, karena jika pekerjaan dilakukan hanya terfokus pada satu orang pasti akan terteter dan hasil pekerjaan pasti tidak maksimal efektivitas kerja pun tidak tercapai, tetapi jika pekerjaan itu dibagi maka akan membantu penyelesaian pekerjaan, selain itu kita mengetahui pekerjaan yang harus kita lakukan, mengerti wewenangnya apa saja, batasan yang dikerjakan, sehingga tidak rancu dengan karyawan lainnya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
75
Pernyataan tersebut di atas, sesuai dengan yang diungkapkan informan IV
pada wawancara tanggal 11April 20011 pukul 10.30 WIB, yang menyatakan
bahwa :
Pembagian kerja sangat perlu,mbak, agar pekerjaan tidak menumpuk dan dengan pembagian kerja kita tahu pekerjaan yang kita kerjakan, sehingga tidak ada pekerjaan yang sama dikerjakan oleh karyawan yang berbeda. Batasan dan wewenang pekerjaan yang kita kerjakanpun juga menjadi jelas.
Pada saat peneliti melaksanakan penelitian di PT. Pos Indonesia Surakarta,
selain peneliti melakukan wawancara dengan informan yang ada di bagian
Sumber Daya Manusia, pada saat itu juga peneliti melakukan observasi. Peneliti
mendapati 5 orang yang berada di bagian Sumber Daya Manusia yang sedang
melaksanakan pekerjaan di mejanya masing-masing. Tiap karyawan mempunyai
fungsi yang berbeda, tiap karyawan sudah memiliki pekerjaan yang berbeda yang
harus dikerjakan, 5 orang yang berada di bagian Sumber Daya Manusia tersebut
meliputi, supervisor SDM, sekretaris, bagian pensiun, bagian penggajian, dan
bagian restitusi karyawan. Saat penelitian, peneliti juga melihat salah seorang
karyawan sedang mengerjakan pekerjaan menggunakan SISDM dengan
menggunakan salah satu komputer yang ada di dalam kantor.
Dari hasil wawancara dan observasi tersebut di atas, dapat diketahui bahwa
pelaksanaan pembagian kerja sudah dilaksanakan karena mengingat banyak dan
kompleksnya pekerjaan yang ada di PT.Pos Indonesia Surakarta yaitu mengurusi
dari awal masuk karyawan sampai dengan meninggal semua sudah harus tersedia
seluruh hak dan kewajiban para karyawan. Pelaksanaan pembagian kerja ini harus
dapat dilakukan secara tepat dalam rangka meningkatkan efektivitas kerja
karyawan untuk mencapai tujuan dan mengusahakan tidak mendapati komplen
dari pelanggan dan karyawan.
Adapun di dalam pelaksanaan pembagian kerja di Bagian Sumber Daya
Manusia meliputi hal-hal sebagi berikut :
a. Waktu Pelaksanaan Pembagian Kerja
Waktu pelaksanaan pembagian kerja di Bagian Sumber Daya Manusia
PT. Pos Indonesia Surakarta tersebut dilakukan pada saat pekerjaan itu ada dan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
76
pada saat karyawan pertama kali masuk atau menjalani mutasi. Pelaksanaan
pembagian kerja tersebut dilaksanakan oleh pimpinan kepada bawahannya
sesuai dengan bagiannya masing-masing. Ketika karyawan pertama kali masuk
di Bagian Sumber Daya Manusia tersebut, maka mereka akan mendapatkan
rincian tugas tugas yang menjadi tanggungjawabnya sesuai dengan pekerjaan
yang diberikan oleh pimpinan kepada masing-masing karyawan.
Pelaksanaan pembagian kerja selain dilakukan pada saat karyawan
pertama kali masuk di Bagian Sumber Daya Manusia tersebut, juga
dilaksanakan setiap saat pada waktu pekerjaan itu ada, baik pekerjaan rutin
yang dilakukan setiap harinya maupun pekerjaan insidental.
Hal tersebut di atas sesuai dengan pendapat informan I pada wawancara
tanggal 6 April 2011 pukul 10.40 WIB yang menyatakan bahwa :
Pembagian kerja sudah ada sejak dari awal, disetiap jabatan pasti sudah mendapatkan bagian tugasnya masing-masing, mbak, yang akan dikerjakan untuk kedepannya, sehingga dalam bekerja karyawan baru dapat terarah dalam menyelesaikan pekerjaannya. Pembagian kerja juga dilakukan secara rutin, saat pekerjaan itu ada, baik pekerjaan rutin atau pekerjaan yang insidental. Selain itu pembagian kerja dilaksanakan pada saat karyawan mengalami mutasi. Pada saat itu nanti akan dibuatkan Nota Mutasi yang nantinya akan mendapatkan SK Mutasi, jika sudah mendapatkan SK Mutasi maka karyawan akan mendapatkan job discription yang nantinya akan menjadi pedoman serta mempermudah melaksanakan tugasnya.
Pernyataan tersebut di atas, sesuai dengan yang diungkapkan informan II
pada wawancara tanggal 11 April 2011 pukul 10.10 WIB yang menyatakan
bahwa :
Pembagian kerja yang ada disini sudah ditentukan dari awal,mbak, sehingga kita hanya tinggal melihat job discription yang ada. Pelaksanaan kerja selalu ada disetiap hari karena ada pekerjaan yang rutin dikerjakan, selain itu jika terdapat hal yang sifatnya mendesak/mendadak pembagian kerja juga dilaksanakan.
Pernyataan tersebut di atas, sesuai dengan yang diungkapkan informan
III pada wawancara tanggal 11 April 2011 pukul 11.00 WIB yang menyatakan
bahwa :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
77
Pembagian kerja disini sudah ditentukan dari pusat dan sejak awal bekerja,mbak, sehingga kami tinggal menunggu SK yang dikeluarkan, dengan demikian kami mengetahui dibagian mana kami ditempatkan. Selain itu juga pada saat mutasi karyawan.
Pada saat peneliti melakukan penelitian, peneliti tidak hanya mengetahui
informasi dengan wawancara. Peneliti juga ditunjukkan bukti dari bendel salah
satu karyawan bahwa setiap karyawan yang bekerja di PT. Pos Indonesia selalu
mempunyai identitas yang lengkap dan SK dari pengangkatan pertama hingga
pengangkatan terakhir, semua ada di dalam bendel karyawan. SK tersebut
dikeluarkan oleh Divisi Regional yag berada di Semarang.
Dari hasil wawancara dan observasi tersebut di atas, dapat diketahui
bahwa pembagian kerja di Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia
Surakarta, dilaksanakan pada waktu karyawan pertama kali masuk dan bekerja
atau pembagian kerja dilaksanakan pada waktu karyawan sedang menjalani
mutasi. Selain itu pembagian kerja di PT. Pos Indonesia Surakarta juga
dilaksanakan pada saat pekerjaan itu ada, baik pekerjaan rutin maupun
pekerjaan insidental. Untuk itu, dengan adanya waktu pembagian kerja, setiap
karyawan yang ada di Bagian Sumber Daya Manusia tersebut benar-benar
mengetahui kapan pelaksanaan pembagian kerja tersebut, serta mengetahui
kapan mereka masing-masing mendapatkan tugas atau pekerjaan dari pimpinan
mereka, yang telah menjadi tanggungjawabnya untuk diselesaikan sesuai
dengan yang diharapkan guna mencapai tujuan.
b. Hal-Hal Yang Diperhatikan Dalam Melakukan Pembagian Kerja
Di dalam setiap aktivitas organisasi, untuk mendapatkan keefektivan
kerja serta tercapainya tujuan organisasi maka salah satunya dengan
dilakukannya pembagian kerja. Dengan pembagian kerja akan dapat berjalan
dangan baik jika dilaksanakan dengan tepat, oleh karena itu adapun hal-hal
yang perlu untuk diperhatikan dalam melaksanakan pembagian kerja. Seperti
halnya pelaksanaan pembagian kerja yang dilakukan di Bagian Sumber Daya
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
78
Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta, memperhatikan hal-hal tersebut dalam
pelaksanaan pembagian kerja adalah sebagai berikut :
1) Penempatan karyawan yang tepat
Dalam menjalankan penempatan para karyawan di PT Pos Indonesia
Surakarta memperhatikan kemampuan seseorang tersebut apakah pantas
untuk melaksanakan pekerjaan tersebut. Untuk dapat menentukan layak
tidaknya maka dapat dilihat dalam jangka waktu tertentu apakah kinerja
karyawan tersebut mencapai kriteria yang telah ditentukan.
Hal tersebut sesuai dengan yang diungkapkan oleh informan I pada
wawancara tanggal 6 April pukul 10.50 WIB yang menyatakan bahwa :
Dalam pembagian kerja hal yang perlu untuk diperhatikan yaitu, kemampuan, ketrampilan, kecakapan, keramahan, sopan santun, dan dedikasi yang tinggi, semuanya itu harus terdapat pada setiap karyawan agar tidak menimbulkan komplen konsumen karena dalam bekerja tidak dapat memuaskan pelanggan.
Pernyataan tersebut di atas, sesuai dengan yang diungkapkan informan II
pada wawancara tanggal 11 April 2011 pukul 10.20 WIB yang menyatakan
bahwa :
Untuk pembagian kerja harus dilihat ketrampilan dan kecakapannya dibidang apa, mbak, sehingga dalam melaksanakan pekerjaan tidak memerlukan banyak waktu untuk menyelesaikannya, sehingga pekerjaan tepat dan cepat tersaji.
Pernyataan tersebut di atas, sesuai dengan yang diungkapkan informan IV
pada wawancara tanggal 11 April 2011 pukul 11.15 WIB yang menyatakan
bahwa :
Pembagian kerja yang ada di sini pasti selalu didasarkan pada keahlian seseorang, hal ini dilakukan, mbak, untuk menghindari kesalahan dalam penempatan karyawan dalam pelaksanaan pekerjaan. Jika dalam penempatan terjadi kesalahan maka pekerjaan akan tidak berjalan dengan lancar.
Dari pernyataan tersebut di atas, maka dapat diketahui bahwa untuk
menempatkan karyawan di PT. Pos Indonesia tidak seenaknya sendiri atau
sesuka hati yang didasarkan atas like and dislike, tetapi penempatan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
79
karyawan harus dengan pertimbangan-pertimbangan yang jelas, misalnya
berdasarkan kemampuan , kecakapan, yang dimiliki atau berdasarkan pada
prinsip the right man in the right place yaitu menempatkan orang yang tepat
pada posisi yang tepat akan membantu melancarkan penyelesaian pekerjaan.
Dengan demikian efektivitas kerja dan produktivitas kerja dapat dicapai,
yang pada akhirnya tujuan yang telah ditetapkan perusahaan sebelumnya
juga dapat tercapai.
2) Rincian aktivitas
Dengan telah dimilikinya daftar rincian aktivitas yang jelas dan alur kerja
yang harus dilakukan, maka di Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos
Indonesia Surakarta dapat dihindarkan terjadinya karyawan yang bekerja
dengan tanpa arahan atau petunjuk, sehingga setiap karyawan dapat
menyelesaikan pekerjaan dengan lancar untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
Hal tersebut sesuai dengan yang diungkapkan oleh informan I pada
wawancara tanggal 6 April pukul 10.30 WIB yang menyatakan bahwa :
Hal yang selanjutnya harus diperhatikan itu,mbak, adanya alur kerja, sehingga setiap karyawan yang melaksanakan pekerjaannya dapat dan harus mengerti alur kerja, kepada siapa mereka harus bekerja sama, mengetahui struktur organisasi yang ada serta garis komando yang telah dibuat.
Pernyataan tersebut di atas, sesuai dengan yang diungkapkan informan II
pada wawancara tanggal 11 April 2011 pukul 10.30 WIB yang menyatakan
bahwa :
Agar pelaksanaan dan pembagian kerja dapat berjalan dengan lancar maka harus ada daftar aktivitas atau job discription yang harus kita mengerti supaya lancar dalam penyelesaiannya, seperti mengetahui batasan pekerjaan, dan kepada siapa kita bertangung jawab akan pekerjaan yang kita selesaikan.
Pernyataan tersebut di atas, sesuai dengan yang diungkapkan informan III
pada wawancara tanggal 11 April 2011 pukul 11.30 WIB yang menyatakan
bahwa :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
80
Untuk pelaksanaan pekerjaan, supaya dalam bekerja dapat lancar dan terarah di PT. Pos Indonesia Surakarta membuat rincian aktivitas yang dikerjakan oleh masig-masing karyawan, dengan begitu ,mbak, kita dapat mengetahui pekerjaan yang kita kerjakan dan kepada siapa kita harus bekerja.
Dari pernyataan tersebut di atas, maka dapat diketahui bahwa di Bagian
Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta membuat rincian
aktivitas bagi karyawan karena penting dalam pelaksanaan pekerjaan.
Karena dengan adanya rincian aktivitas maka karyawan tidak kehilangan
arah dalam melaksanakan pekerjaannya. Selain itu, struktur organisasi juga
dibuat untuk dapat memahami dengan siapa karyawan tersebut bekerja serta
mempertanggungjawabkan hasil pekerjaannya serta garis komando yang
telah disepakati. Dengan demikian maka efektivitas dan efisiensi kerja dapat
terpenuhi.
3) Beban Pekerjaan
Pada PT. Pos Indonesia Surakarta ini beban kerja yang merata tidak berarti
bahwa setiap karyawan yang ada harus tepat sama jumlah aktivitasnya atau
jumlah tugasnya. Beban kerja merata berarti kurang lebih sama, meskipun
ada perbedaan tetapi tidak menyolok. Di Bagian Sumber Daya Manusia PT.
Pos Indonesia Surakarta, supervisor selalu meninjau terhadap setiap
karyawan, sehingga supervisor dapat mengetahui segala peristiwa yang
terjadi seperti mampu tidaknya karyawan dalam menjalankan beban
pekerjaan tersebut.
Setiap menjalankan pekerjaan pasti setiap karyawan melihat rincian
aktivitas yang ada agar tidak rancu dengan karyawan lain, tetapi jika salah
satu karyawan mengalami keteteran dalam menjalankan tugas maka itu
peran supervisor Sumber Daya Manusia untuk memberikan kebijakan.
Hal tersebut sesuai dengan yang diungkapkan oleh informan I pada
wawancara tanggal 6 April pukul 10.40 WIB yang menyatakan bahwa :
Saya sebagai supervisor SDM harus melihat beban pekerjaan yang ada disetiap karyawan. Sebagai contoh : suatu pekerjaan sangat lama dikerjakan itu karena SDMnya yang tidak mampu atau memang beban pekerjaannya yang tinggi. Jika memang beban terlalu tinggi diadakan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
81
penambahan karyawan,mbak, sehingga tidak ada yang menganggur dan sebagian bertumpuk pekerjaan.
Pernyataan tersebut di atas, sesuai dengan yang diungkapkan informan II
pada wawancara tanggal 11 April 2011 pukul 10.45 WIB yang menyatakan
bahwa :
Untuk beban kerja yang saya emban sudah sesuai dengan kemampuan saya, mbak, meskipun sebelumnya tidak mempunyai gambaran tentang pekerjaan itu,tetapi kita mampu karena biasa, sehingga dengan kebiasaan pekerjaan yang kita lakukan setiap hari maka kita mampu untuk mengerjakannya. Selain itu di PT. Pos ini sebelum melepaskan karyawan pasti tetap ada yang membimbing terlebih dahulu, dan saya kira dalam beban perkerjaan yang diberikan antar karyawan sudah dapat dikatakan baik.
Pernyataan tersebut di atas, sesuai dengan yang diungkapkan informan III
pada wawancara tanggal 11 April 2011 pukul 11.45 WIB yang menyatakan
bahwa :
Dalam beban pekerjaan,mbak, menurut saya sudah merata karena saya melihat tidak ada pegawai yang menganggur pada saat jam kerja. Beban pekerjaan tersebut juga sudah diatur dengan melihat macam pekerjaan yang ada, pekerjaan yang berkaitan dikelompokkan dan dikerjakan oleh satu karyawan, sehingga pekerjaan cepat selesai.
Pada saat melakukan observasi peneliti juga ditunjukkan beban kerja salah
satu karyawan, yaitu pada bagian penggajian peneliti dapat daftar gaji
seluruh karyawan yang bekerja di PT.Pos Indonesia Surakarta, karyawan
tersebut tidak hanya mengerjakan untuk penggajian pegawai saja namun
juga pajak yang dikenakan oleh tiap karyawan. Hal itu dibebankan kepada
karyawan bagian penggajian karena pajak diperoleh dari gaji.
Dari pernyataan tersebut di atas, maka dapat diketahui dalam pemberian
beban kerja di PT. Pos Indonesia Surakarta sudah pasti disesuaikan dengan
kemampuan sehingga tidak terjadi hal yang mencolok antara kemampuan
dengan pekerjaan yang dikerjakan. Dengan demikian tidak ada seorang
karyawan yang mempunyai tugas banyak, sementara karyawan yang lain
menganggur. Pekerjaan yang diberikan kepada setiap karyawan sudah
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
82
merupakan tanggung jawab karyawan itu sendiri sehingga karyawan lain
tidak dapat mencampuri pekerjaan karyawan satu dengan yang lain. Jika
memang dibutuhkan bantuan maka karyawan lain hanya mampu membantu
pekerjaan yang bersifat umum.
4) Penciptaan Sistem Informasi Manajemen
PT. Pos Indonesia Surakarta dalam meningkatkan efektivitas kerja maka
diciptakan sistem informasi manajemen sumber daya manusia untuk lebih
cepat dalam pengawasan kerja tiap karyawan serta untuk kejelasan identitas
setiap karyawan yang bekerja di PT. Pos Indonesia Surakarta.
Hal tersebut sesuai dengan yang diungkapkan oleh informan I pada
wawancara tanggal 6 April pukul 10.50 WIB yang menyatakan bahwa :
Untuk dapat mengetahui pembagian kerja itu tepat atau tidak, di Bagian Sumber Daya Manusia ini sejak tahun 2009 sudah menggunakan SIM SDM, mbak, yang memuat, klasifikasi jabatan, golongan, identitas karyawan, latar belakang, sehingga memudahkan dalam pembagian kerja karena dari situ dapat terlihat cakap dan tidaknya para karyawan. Melalui SIM SDM kami dapat memonitor seluruh para karyawan kami, mbak, bagaimana pekerjaannya, waktunya tepat atau tidak, mengapa tidak dapat mencapai target, absensi, semuanya dapat terlacak melalui SIM SDM.
Pernyataan tersebut di atas, sesuai dengan yang diungkapkan informan II
pada wawancara tanggal 11 April 2011 pukul 10.45 WIB yang menyatakan
bahwa :
Dalam pembagian kerja yang ada di Bagian SDM ini,mbak, perlu juga memperhatikan kecakapan karyawan tersebut dalam menjalankan pekerjaannya apakah karyawan tersebut mampu menjalankan pekerjaannya, oleh karena itu di sini menggunakan SIM SDM yang mampu dengan cepat melacak seluruh kegiatan para karyawan.
Pernyataan tersebut di atas, sesuai dengan yang diungkapkan informan IV
pada wawancara tanggal 11 April 2011 pukul 11.55 WIB yang menyatakan
bahwa :
Untuk dapat meningkatkan efektivits kerja, di sini sudah mulai menggunakan SIM SDM, mbak, itu ketentuan dari pusat. Hal tersebut dilakukan agar dapat memantau setiap karyawan yang bekerja, selain
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
83
itu juga dapat memberikan penilaian bagi tiap karyawan. Dengan begitu melalui SIM SDM ini dapat dengan cepat melihat keefektivan karyawan dalam bekerja.
Pada saat penelitian, peneliti juga ditunjukkan oleh supervisor dalam
pemakaian SIM SDM yang ada di kantor. Di dalam SIM SDM terdapat
identitas lengkap karyawan. Dalam membuka SIM SDM sudah terdapat
icon yang ada di deskop sehingga tinggal “klik” untuk membuka, selain itu
juga dapat dibuka melalui web yang ada. Peneliti juga ditunjukkan hal yang
terdapat di dalam SIM SDM, pada saat penelitian dibukakan data supervisor
SDM pada saat harus membuka harus memasukkan NIPPOS dan pasword.
Setelah itu maka dapat diketahui identitas secara lengkap, bahkan sampai
hal yang terkecil sekalipun. Penilaian efektivitas kerja juga dapat dilihat
dalam SIM SDM tersebut.
Dari hasil wawancara dan observasi tersebut di atas, maka dapat diketahui
adanya penggunaan SIM SDM dalam pelaksanaan pembagian kerja di PT.
Pos Indonesia Surakarta. Karena dengan adanya SIM SDM juga dapat
memonitor seluruh kerja para karyawan secara cepat dan tepat. Melalui SIM
SDM dapat terdeteksi secara mendetail, sehingga para karyawan tidak dapat
memanipulasi atau dalam pekerjaannya dan juga dapat segera diketahui bila
terjadi suatu permasalahan sehingga dengan cepat mendapat penanganan
dari supervisor yang bersangkutan. Dengan demikian maka efektivitas kerja
karyawan dapat tercapai dan secara otomatis tujuan organisasi dapat
terlaksana.
Selain memperhatikan hal-hal dalam pembagian kerja, suatu organisasi
dalam setiap melaksanakan pekerjaan yang menjadi tanggungjawabnya agar
berjalan dengan tertib dan lancar sesuai dengan wewenangnya masing-masing,
maka perlu adanya pedoman dasar yang dijadikan petunjuk suatu organisasi
dan karyawan dalam melaksanakan pembagian kerja. Karena dengan adanya
pedoman pembagian kerja di dalam suatu organisasi, maka akan dapat
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
84
membantu ketepatan tugas dan tanggungjawab yang diberikan kepada masing-
masing karyawan serta membantu pula didalam efektivitas kerja karyawan.
Seperti halnya pelaksanaan pembagian kerja yang dilakukan di Bagian
Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta, berpedoman pada dasar
pelaksanaan pembagian kerja.
Hal tersebut sesuai dengan yang diungkapkan oleh informan I pada wawancara
tanggal 6 April pukul 10.55 WIB yang menyatakan bahwa :
Pelaksanaan pembagian kerja di PT. Pos Indonesia Surakarta ini, mbak, didasarkan pada fungsi yang tugas atau pekerjaannya yang sejenis dikelompokkan untuk dikerjakan oleh masing-masing bagian. Pedoman pembagian kerja ini menurut Keputusan Divre yang berada di Semarang, jadi pelaksanaan pembagian kerja tidak bisa dilakukan secara sembarangan oleh supervisor tetapi supervisor berhak untuk melakukan “penggodogan” karyawan dalam proses pembagian kerja, apakah layak atau tidak, yang nantinya akan dilaporkan ke Divre. Untuk kedepannya dilaksanakan mutasi agar tidak jenuh berada dijabatan itu, pelaksanaan mutasi juga dari Keputusan Divre. Jadi, dengan adanya Keputusan Divre Semarang ini mbak, yang menjadi pedoman kita dalam melaksanakan pekerjaan.
Pernyataan tersebut di atas, sesuai dengan yang diungkapkan informan II
pada wawancara tanggal 11 April 2011 pukul 10.50 WIB yang menyatakan
bahwa :
Kalau pelaksanaan pembagian kerja di PT. Pos Indonesia Surakarta ini, didasarkan dengan fungsi masing-masing bagiannya, mbak, sehingga untuk mempermudah penyelesaian pekerjaan. Untuk pedoman pembagian kerja mengikuti Keputusan dari Divre yang ada di Semarang sehingga kita nanti mendapatkan job discription untuk dapat melaksanakan pekerjaan apa saja dan mengetahui wewenang kita.
Dari hasil wawancara tersebut di atas, dapat diketahui bahwa pelaksanaan
pembagian kerja di Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia
Surakarta didasarkan pada fungsi, yang tugas atau pekerjaan yang sejenis
dikelompokkan untuk dikerjakan oleh masing-masing bagian, yang hal ini
diatur oleh Keputusan Divre dan berlaku untuk semua karyawan. Kepala
bagian tidak berwenang untuk menempatkan pegawai tetapi berhak dalam
pelatihan kerja karyawan dalam rangka meningkatkan kemampuan,
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
85
ketrampilan, serta kecakapan karyawan yang telah ditempatkan. Karena jika
memang tidak sesuai maka kepala bagian akan mengajukan saran kepada
Divre untuk merubah penempatan karyawan tersebut.
Kepala bagian dalam pemberian beban pekerjaan atau tugas-tugas kepada
masing-masing karyawan harus tetap mendasarkan pada keputusan Divre,
sehingga batas kewenangan dan tanggung jawabmasing-masing karyawan
dapat diketahui dengan jelas. Untuk itu diharapkan pelaksanaan pembagian
kerja dapat terlaksana secara tepat dan benar. Hal ini akan menjadikan
pekerjaan-pekerjaan yang ada dapat diselesaikan dengan efektif untuk
mencapai tujuan.
2. Kendala – Kendala Pelaksanaan Pembagian Kerja Dalam
Meningkatkan Efektivitas Kerja Karyawan
Dalam suatu organisasi, peningkatan efektivitas kerja seorang karyawan
sangatlah penting. Untuk mewujudkan hal tersebut, maka sebuah organisasi perlu
melaksanakan pembagian kerja. Namun pada kenyataannya, untuk melaksanakan
pembagian secara tepat dan benar dalam meningkatkan efektivitas kerja karyawan
tersebut, ada beberapa kendala-kendala yang timbul didalamnya yang dapat
mengurangi bahkan bisa menggagalkan suatu tujuan yang telah ditetapkan. Oleh
karena itu, dalam setiap langkah yang diambil oleh suatu organisasi seharusnya
banyak memperhatikan baik dan buruknya suatu rencana. Sebagaimana diketahui
bahwa dalam pelaksanaan tugas-tugas untuk mencapai tujuan organisasi,
perhitungan yang matang selalu dibuat dan dipraktekkan. Namun tidak semua
rencana yang dibuat akan menjadi mudah untuk dilakukan karena di dalam
mencapai suatu tujuan tidak mungkin akan selalu berjalan dengan mulus.
Adapun kendala-kendala yang terjadi dalam pelaksanaan pembagian kerja
adalah sebagai berikut :
a) Karyawan Menolak Pemberian Tugas Karena Merasa Sulit
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
86
Menurut informan I pada wawancara tanggal 6 April 2011 pada pukul
11.15 WIB yang menyatakan :
Yang menjadi kendala adalah pada saat pemberian tugas kepada karyawan, mbak, terkadang terdapat karyawan yang setelah melihat job discription yang harus dilakukan, karyawan merasa kalau pekerjaannya terlalu sulit tidak sesuai dengan kemampuannya, mereka takut kalau tidak bisa mengerjakannya.
Pernyataan tersebut di atas, sesuai dengan yang diungkapkan oleh
informan III tanggal 11 April 2011 pada pukul 11.20 WIB yang menyatakan :
Ada ,mbak, kendala yang terjadi ada karyawan yang tidak mau dengan pekerjaan yang diberikan, kemudian lapor kepada supervisor untuk minta diganti posisi dengan karyawan lain, karena merasa dia tidak mampu mempelajari job discription yang ada.
Pernyataan tersebut di atas, sesuai dengan yang diungkapkan oleh
informan V tanggal 12 April 2011 pada pukul 10.30 WIB yang menyatakan :
Untuk kendala dalam pembagian kerja,mbak, biasa pada saat karyawan mengalami mutasi terkadang terdapat karyawan yang tidak mau menempati pekerjaan tersebut karena merasa sulit. Biasanya jika seperti itu akan melapor kepada atasan untuk diganti posisi.
Dari pernyataan tersebut di atas, dapat diketahui bahwa kendala yang
dapat menghambat dalam pelaksanaan pembagian kerja di Bagian Sumber
Daya Manusi PT. Pos Indonesia Surakarta adalah adanya penolakan tugas oleh
karyawan karena karyawan merasa sulit dengan tugas, wewenang, serta
tanggung jawab yang diberikan dan karyawan memilih untuk ditukar posisi
dengan pekerjaan yang lebih mudah. Hal ini dapat menjadikan pemborosan
waktu supervisor dan karyawan lain untuk menangani pergantian posisi
tersebut, sehingga efektivitas kerjapun akan terhambat.
b) Timbul Pandangan Territorial Imperative
Menurut informan I pada wawancara tanggal 6 April 2011 pada pukul
11.20 WIB yang menyatakan :
Karena komplekya kegiatan yang ada di Bagian SDM ini, mbak, maka kami bekerja sesuai dengan tugas yang sudah diberikan sebelumya. Setiap karyawan mempunyai fungsi masing-masing, sehingga karyawan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
87
tidak berat dalam menyelesaikan pekerjaan yang ada. Sehingga, terkadang muncul pemikiran pekerjaan karyawan A harus dikerjakan karyawan A, untuk menghindari kesalahan jika dibantu karyawan lain.
Pernyataan tersebut di atas, sesuai dengan yang diungkapkan oleh
informan II tanggal 11 April 2011 pada pukul 11.25 WIB yang menyatakan :
Kalau hambatan pembagian kerja, mbak, untuk membantu karyawan satu dengan yang lain sulit karena sudah beda fungsi, sehingga inginnya membantu tapi takut kalau melakukan kesalahan karena bukan wilayah kita. Jadi, mbak, kita berani membantu kalau memang diminta untuk membantu.
Pernyataan tersebut di atas, sesuai dengan yang diungkapkan oleh
informan V tanggal 12 April 2011 pada pukul 10.40 WIB yang menyatakan :
Selain terkadang terdapat karyawan yang menolak diberikan tugas baru, dalam pembagian kerja pasti setiap karyawan memiliki pekerjaan yang berbeda sehingga para karyawan mempunyai pandangan bahwa pekerjaan ini daerah wewenangnya karyawan yang lain tidak paham.
Dari pernyataan tersebut di atas, dapat diketahui bahwa kendala yang
dapat menghambat dalam pelaksanaan pembagian kerja di Bagian Sumber
Daya Manusi PT. Pos Indonesia Surakarta adalah adanya pandangan teritorrial
imperative oleh karyawan karena karyawan merasa tidak mengerti dengan
tugas karyawan lainnya, sehingga karyawan yang sudah menyelesaikan
pekerjaannya dengan cepat dan tidak mempunyai pekerjaan lagi, tetap tidak
mau membantu jika tidak diminta untuk membantu oleh karyawan yang
bersangkutan.
3. Upaya – Upaya Yang Dilakukan Untuk Mengatasi Kendala – Kendala
Pelaksanaan Pembagian Kerja Dalam Meningkatkan
Efektivitas Kerja Karyawan
Permasalahan yang ada pada PT. Pos Indonesia Surakarta merupakan efek
dari suatu aktivitas atau pekerjaan, sehingga setiap pekerjaan atau kegiatan tidak
mungkin akan berjalan mulus karena adanya suatu hambatan, sehingga apabila
ada yang mengatakan bahwa pekerjaan kami telah sempurna tanpa ada hambatan.
Maka hal itu tidak mungkin terjadi karena permasalahan yang muncul selama
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
88
aktivitas itu dilakukan dapat dipastikan selalu menyertai. Dengan demikian yang
dapat dilakukan adalah bagaimana kita melihat suatu permasalahan itu secara
jernih dan mencoba mencari jalan untuk mengatasinya.
Dengan adanya hambatan pelaksanaan pembagian kerja untuk
meningkatkan efektivitas kerja karyawan, maka upaya-upaya yang dilakukan oleh
PT. Pos Indonesia Surakarta khususnya di Bagian Sumber Daya Manusia adalah
sebagai berikut :
a) Dilaksanakan Pelatihan dan Pengarahan Kerja
Seluruh karyawan cenderung memilih pekerjaan yang mudah agar cepat
dalam penyelesaiannya. Jika seorang karyawan semua mempunyai pemikiran
seperti itu maka tidak akan ada yang mau mengerjakan pekerjaan yang rumit
dan harus menggunakan pemikiran dalam penyelesaiannya. Hal seperti itu
sedikit demi sedikit akan membuat organisasi mengalami kemunduran secara
teratur karena tidak dapat berkembang. Untuk mengatasi hal itu maka harus
diadakan pelatihan bagi karyawan yang merasa kurang menguasai pekerjaan
yang akan diembannya, dengan begitu kemampuan karyawan meningkat
dengan adanya pelatihan yang diberikan dan pekerjaan yang tadi merasa sulit
untuk dikerjakan menjadi mampu untuk dikerjakan.
Pernyataan tersebut di atas, sesuai dengan yang diungkapkan oleh
informan I tanggal 6 April 2011 pada pukul 11.25 WIB yang menyatakan :
Agar karyawan tidak menolak pembagian tugas yang diberikan karena merasa bahwa dia tidak mampu, untuk mengupayakan hal tersebut, mbak, biasanya kita melakukan pendekatan dengan memberikan pengarahan dan petunjuk oleh karyawan tersebut. Selain itu juga dilaksanakan diklat atau pelatihan secara internal dan ada juga pelatihan dari Divre Semarang sehingga karyawan dapat dilatih untuk meningkatkan kemampuannya. Untuk mengantisipasi hambatan pembagian yang terjadi di PT. Pos ini, mbak, mempunyai kebudayaan mengadakan rapat internal yang dilaksanakan antar supervisor dalam 1x dalam 1 bulan guna memberi pengarahan terhadap supervisor dan untuk rapat Bagian dilaksanakan 2x dalam 1 bulan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
89
Pernyataan tersebut di atas, sesuai dengan yang diungkapkan oleh
informan III tanggal 11 April 2011 pada pukul 11.30 WIB yang menyatakan :
Untuk upaya dalam mengatasi hambatan pembagian kerja, mbak, di PT. Pos ini selalu mengadakan pelatihan baik dari internal maupun dari pusat yang berada di Semarang.
Pernyataan tersebut di atas, sesuai dengan yang diungkapkan oleh
informan V tanggal 12 April 2011 pada pukul 10.50 WIB yang menyatakan :
Upaya dalam mengatasi hambatan pembagian kerja di PT. Pos ini, mbak, mempunyai kebudayaan mengadakan rapat internal yang dilaksanakan guna memberi pengarahan terhadap supervisor dan rapat bagian guna mengevaluasi kerja karyawan dan memberikan pengarahan bekerja serta solusi jika terdap kendala-kendala.
Dari pernyataan tersebut di atas, maka dapat diketahui bahwa di PT. Pos
Indonesia Surakarta ini memberikan diklat atau pelatihan terhadap karyawan,
karena dengan adanya pelatihan ini sangat penting untuk dilaksanakan, karena
dengan pelatihan tersebut dapat meningkatkan kemampuan karyawan.
Sehingga, jika dengan diklat ini setiap karyawan dapat meningkatkan
kemampuannya, maka efektivitas dan efisiensi kerja akan tercapai dan
organisasi akan cepat berkembang dengan adanya karyawan yang mempunyai
kualitas tinggi.
b) Meningkatkan Kerja Sama
Ada kalanya pembagian kerja secara melembaga menimbulkan persepsi
bahwa sudah memadai apabila para pelaku dalam satuan kerja tertentu
berusaha untuk menyelesaikan tugas fungsionalnya dengan baik. Dengan kata
lain, karyawan hanya menjalankan tugas yang diberikan kepada dirinya dan
jika pekerjaan sudah selesai tidak mengerjakan pekerjaan yang lain, meski
melihat ada karyawan yang masih mengerjakan tugas belum selesai. Karyawan
tidak mempunyai inisiatif untuk membantu dengan dikerjakan secara bersama.
Hal itu bisa terjadi karena karyawan menganggap itu bukan tanggung jawabnya
dan takut jika melakukan kesalahan karena bukan wilayah pekerjaannya.
Dengan demikian meski terdapat pembagian kerja namun karyawan satu
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
90
dengan yang lain harus saling mengerti pekerjaan karyawan lain sehingga bila
terjadi kondisi yang mendesak maka siapapun karyawan yang ada dapat
mengerjakannya dan menyelesaikan dengan baik.
Pernyataan tersebut di atas, sesuai dengan yang diungkapkan oleh
informan I tanggal 6 April 2011 pada pukul 11.30 WIB yang menyatakan :
Agar dapat mengatasi masalah ini, mbak, kita selalu menekankan kerja sama antar karyawan, setiap karyawan selalu dihimbau untuk juga memperhatikan karyawan lainnya, sehingga jika melihat ada karyawan masih belum selesai dalam mengerjakan pekerjaannya diharapkan karyawan lain untuk berinisiatif untuk membantu. Karena ini adalah pekerjaan tim yang saling berkaitan satu dengan lainnya.
Pernyataan tersebut di atas, sesuai dengan yang diungkapkan oleh
informan II tanggal 11 April 2011 pada pukul 11.35 WIB yang menyatakan :
Agar pelaksanaan pembagian kerja tersebut berjalan lancar, maka diperlukan kerja sama antar karyawan, mbak, supervisor harus selalu menekankan adanya kerja sama dalam pelaksanaan pekerjaan agar dapat efektif untuk mencapai tujuan bersama.
Pernyataan tersebut di atas, sesuai dengan yang diungkapkan oleh
informan V tanggal 12 April 2011 pada pukul 11.00 WIB yang menyatakan :
Upaya untuk mengatasinya, kerja sama antar karyawan harus ditingkatkan jika terdapat karyawan yang sudah selesai dalam melakukan pekerjaannya, maka sebaiknya tanpa diminta karyawan tersebut menawarkan diri untuk membantu, sehingga pekerjaan cepat selesai.
Dari pernyataan tersebut di atas, maka dapat diketahui bahwa upaya
untuk mengatasi hambatan pelaksanaan pembagian kerja dalam meningkatkan
efektivitas kerja karyawan adalah dengan cara meningkatkan kerja sama
diantara para karyawan agar pekerjaan-pekerjaan dapat diselesaikan dengan
efektif untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan sebelumnya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
91
F. Temuan Studi Yang Dihubungkan Dengan Kajian Teori
Berdasarkan data yang berhasil dikumpulkan, kemudian dilakukan analisis
dalam rangka menjawab pertanyaan permasalahan yang telah dirumuskan.
Analisis merupakan tahapan yang tidak kalah penting dibandingkan dengan
tahapan-tahapan lainnya di dalam penelitian Proses analisis data ditujukan untuk
menentukan suatu hasil atau hal yang sebenarnya terdapat di lokasi penelitian
tersebut dan memberikan masukan kepada pihak-pihak yang terkait didalamnya.
Dalam sub bab ini, peneliti menganalisa data yang berhasil dikumpulkan di
lapangan sesuai dengan perumusan masalah yang selanjutnya dihubungkan
dengan teori yang ada.
Adapun perumusan masalah dalam penelitian ini adalah (1) Bagaimana
pelaksanaan pembagian kerja dalam meningkatkan efektivitas kerja karyawan, (2)
Faktor-faktor apa saja yang menjadi kendala pembagian kerja dalam
meningkatkan efektivitas kerja karyawan, (3) Upaya-upaya apa saja yang
dilakukan untuk mengatasi kendala pelaksanaan pembagian kerja dalam
meningkatkan efektivitas kerja karyawan.
Untuk mendapatkan gambaran uang lebih jelas, maka peneliti akan
menguraikan data guna menjawab permasalahan penelitian sebagai berikut :
1. Pelaksanaan Pembagian Kerja Bagian Sumber Daya Manusia
Dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja Karyawan
PT. Pos Indonesia Surakarta
Dari data yang berhasil dikumpulkan oleh peneliti mengenai pelaksanaan
pembagian kerja dalam meningkatkan efektivitas kerja karyawan di Bagian
Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta, temuan studi yang dapat
dihubungkan dengan teori adalah sebagai berikut :
a. Waktu Pelaksanaan Pembagian Kerja
Di dalam suatu organisasi, pelaksanaan pembagian kerja pasti
memerlukan waktu yang tepat, dan setiap organisasi pasti telah memiliki waktu
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
92
tertentu untuk melaksanakan pembagian kerja kepada masing-masing
karyawan. Para pimpinan di dalam setiap organisasi juga sudah menentukan
waktu yang tepat dalam memberikan tugas-tugas atau beban kerja kepada
masing-masing karyawan yang menjadi bawahannya. Dengan adanya
perencanaan waktu yang tepat dalam organisasi untuk melaksanakan
pembagian kerja, maka akan terjadi keteraturan dan kelancaran di dalam
pelaksanaan tugas dan pekerjaan karyawan sehari-hari.
Hal ini sesuai dengan apa yang dinyatakan oleh B. Siswanto
Sastrohadiwiryo (2003:127), yang menyatakan bahwa pekerjaan adalah
sekumpulan atau sekelompok tugas dan tanggung jawab yang akan, sedang,
dan telah dikerjakan oleh tenaga kerja dalam kurun waktu tertentu.
Di Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta, waktu
pelaksanaan pembagian kerja sangat diperhatikan, sehingga di Bagian Sumber
Daya Manusia ini memiliki waktu-waktu tertentu di dalam melaksanakan
pembagian kerja tersebut. Dengan begitu di Bagian Sumber Daya Manusia PT.
Pos Indonesia memiliki perencanaan waktu yang tepat dalam melaksanakan
pembagian kerja, dan keteraturan, ketertiban dalam pelaksanaan tugas tersebut
terjadi di setiap harinya.
Adapun waktu pelaksanaan pembagian kerja di Bagian Sumber Daya
Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta adalah sebagai berikut :
1) Pada saat pekerjaan-pekerjaan itu ada, baik pekerjaan-pekerjaan yang
sifatnya rutin maupun pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya insidental.
Dengan demikian, semua karyawan akan mendapatkan tugas atau
pekerjaan sesuai dengan kemampuan yang dimiliki, sehingga pekerjaan
dapat diselesaikan dengan efektif untuk mencapai tujuan.
2) Pada saat karyawan menjalani mutasi atau karyawan pada saat pertama kali
masuk dan bekerja. Saat itu, karyawan yang bersangkutan langsung
mendapatkan tugas dan pekerjaan yang harus diselesaikan sebagai
tanggung jawab dan wewenang dari atasan sesuai dengan bagian masing-
masing. Dalam hal ini, tiap-tiap pimpinan memiliki kewajiban untuk
melaksanakan pembagian kerja kepada masing-masing karyawan, sehingga
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
93
ketika pelaksanaan pembagian kerja tersebut dilakukan sejak karyawan
pertama kali masuk dan bekerja, maka hal tersebut akan memberikan
manfaat bagi karyawan.
Dalam prakteknya, Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia
Surakarta telah melaksanakan pembagian kerja dalam waktu yang tepat, sehingga
seorang karyawan ketika masuk kerja telah mengerti dan memahami tugas dan
pekerjaan yang menjadi tanggung jawab dan wewenangnya sesuai dengan
bagiannya masing-masing. Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, ternyata
terdapat kesesuaian antara teori dengan kenyataan yang ada di Bagian Sumber
Daya Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta.
b. Hal-Hal Yang Diperhatikan Dalam Melakukan Pembagian Kerja
Di dalam suatu organisasi, pelaksanaan pembagian kerja perlu adanya
beeberapa hal yang perlu untuk diperhatikan yang dijadikan petunjuk dalam
pelaksanaan tugas dan tanggung jawab karyawan. Dasar pelaksanaan
pembagian kerja tersebut, dapat bermanfaat untuk membantu ketepatan tugas
yang diberikan kepada karyawan. Karena tiap-tiap karyawan dapat
melaksanakan tugas dengan lancar dan tepat pada waktunya, maka hasil kerja
dapat tercapai dengan maksimal, sehingga akan tercapai efektivitas kerja dan
tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya akan terlaksana.
Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta sangat
memperhatikan beberapa hal yang harus dilakukan untuk membantu ketepatan
pemberian tugas serta kelancaran pelaksanaan pekerjaan, agar pekerjaan yang
menjadi tanggung jawab karyawan dapat dihasilkan secara maksimal dan
akhirnya efektivitas kerja karyawan di Bagian Sumber Daya Manusia tersebut
dapat meningkat.
Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan pembagian
kerja di Bagian Sumber Daya Manusia tersebut adalah sebagai berikut :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
94
1) Penempatan karyawan yang tepat
Menurut Sutarto (2000:105) menyatakan bahwa penempatan pejabatnya
hendaknya tepat, sehingga dapat terhindar adanya masalah-masalah dalam
pelaksanaan kerja atau ketidak lancaran bekerja karena karyawan tidak
mampu dalam menyelesaikan pekerjaan tersebut. Adapun Yang dapat
dijadikan dasar tepat tidak hanya kecakapan dan kepandaian saja, tetapi
lebih luas dari itu antara lain keberanian, jenis kelamin, kekuatan, umur,
kesehatan, kejujuran, dan lain-lain.
Dalam prakteknya, Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia
Surakarta memperhatikan penempatan kerja yang tepat sesuai dengan
kemanpuan karyawan tersebut, sehingga terhindarkan dari terhambatnya
penyelesaian pekerjaan yang sudah diberikan kepada masing-masing
karyawan.
2) Rincian aktivitas
Menurut Malayu Hasibuan (2003:32-34) mengemukakan bahwa
Hubungan tugas dan tanggung jawab yakni perincian tugas dan tanggung
jawab secara nyata diuraikan secara terpisah agar jelas diketahui. Rumusan
hubungan hendaknya menunjukkan hubungan antara pejabat dengan orang
lain di dalam maupun di luar organisasi.
Dalam prakteknya, di Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia
Surakarta, rincian aktivitas sudah diterapkan untuk meningkatkan
konsentrasi pada masing-masing karyawan dalam bidang kerjanya
sehingga mereka akan menjadi ahli dibidangnya. Dengan keahlian yang
dimiliki masing-masing karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan yang
menjadi tanggungjawabnya, maka hal ini akan berdampak pada
peningkatan efektivitas dan produktivitas kerja. Selain itu, dengan adanya
rincian aktivitas di Bagian Sumber Daya Manusia ini akan memudahkan
karyawan mengetahui wewenang, batasan, kepada siapa mereka harus
bekerja sama, mempertanggungjawabkan kepada siapa pekerjaan yang
sudah dikerjakan, sehingga tidak rancu dengan karyawan lainnya.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
95
3) Beban Pekerjaan
Menurut Sutarto (2000:105) menyatakan bahwa beban aktivitas bagi tiap-
tiap satuan organisasi atau beban tugas masing-masing pejabat hendaknya
merata, sehingga dapat dihindarkan adanya satuan organisasi yang terlalu
sedikit aktivitasnya. Demikian pula, dapat dihindari adanya pejabat yang
terlalu bertumpuk-tumpuk tugasnya dan ada pejabat yang sangat sedikit
tugasnya sehingga nampak terlalu banyak menganggur. Beban kerja yang
merata ini tidak berarti bahwa setiap satuan organisasi yang ada harus
tepat sama jumlah aktivitasnya. Beban kerja merata kurang lebih sama,
meskipun ada perbedaan tetapi tidak menyolok.
Dalam prakteknya, Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia
Surakarta sudah memperhatikan pembagian kerja yang merata, karena
dengan pemberian beban kerja merata, maka dapat dihindari karyawan
yang menganggur pada saat jam kerja, dan ada karyawan yang bertumpuk
dalam menjalankan pekerjaannya. Sehingga dengan adanya hal tersebut,
dapat dihindarkan pula kesan tidak adil pada diri masing-masing
karyawan.
4) Penciptaan Sistem Informasi Manajemen
Menurut Sondang P. Siagian (2002:38-39) menyatakan bahwa diperlukan
penciptaan dan pemeliharaan “sistem informasi manajemen” yang andal,
khususnya yang berisikan klasifikasi jabatan, deskripsi jabatan, spesifikasi
jabatan dan standar penyelesaian pekerjaan. Klasifikasi jabatan penting
untuk ditekankan bahwa setiap orang dalam organisasi mempunyai
jabatan, deskripsi jabatan mengandung informasi menyangkut apa yang
harus dikerjakan, bagaimana cara terbaik untuk melakukannya,
pewadahannya dalam organisasi, dan kaitannya dengan pekerjaan lain
dalam satuan kerja yang menjadi induknya dan dalam organisasi sebagai
keseluruhan.
Dalam prakteknya, Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia
Surakarta sudah menggunakan SIM SDM yang digunakan untuk dengan
cepat mengetahui klasifikasi jabatan, deskripsi jabatan, spesifikasi jabatan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
96
dan standar penyelesaian pekerjaan seorang karyawan. Dengan begitu
seluruh kegiatan pelaksanaan pekerjaan karyawan dapat termonitor
melalui SIM SDM tersebut. Sehingga jika terjadi suatu permasalahan
dapat segera dapat dikatahui dan di selesaikan.
Setiap organisasi melaksanakan pembagian kerja perlu adanya pedoman
dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawabnya. Hal tersebut dimaksudkan
supaya pelaksanaan pembagian kerja yang ada dalam suatu organisasi tersebut
dapat dilakukan secara tepat dan benar.
Seperti teori yang dikemukakan oleh Sutarto (2000:126) menyatakan
bahwa:
Salah satu pedoman dasar pembagian kerja suatu organisasi adalah pembagian kerja berdasarkan pada fungsi, yaitu rincian serta pengelompokan tugas yang sejenis atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh seorang pejabat tertentu yang masing-masing mendasarkan sekelompok aktivitas sejenis menurut sifatnya atau pelaksanaannya, atau rincian serta pengelompokan aktivitas yang semacam atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh satuan organisasi tertentu yang masing-masing mendasarkan sekelompok aktivitas sejenis menurut sifatnya atau pelaksanaannya.
Dari teori yang dikemukakan oleh Sutarto tersebut, dan didukung oleh hasil
penelitian maka peneliti menemukan bahwa pelaksanaan pembagian kerja yang
diterapkan di Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta adalah
pembagian kerja yang didasarkan pada fungsi menurut Keputusan Divre.
Keputusan Divre tersebut adalah berupa uraian kerja yang harus dilaksanakan
oleh setiap karyawan sesuai dengan fungsinya masing-masing.
2. Kendala – Kendala Pelaksanaan Pembagian Kerja Dalam
Meningkatkan Efektivitas Kerja Karyawa
Suatu organisasi selalu berusaha agar pelaksanaan pembagian kerja dapat
terlaksana dengan tepat dan benar. Pelaksanaan pembagian kerja tersebut
bertujuan untuk meningkatkan efektivitas kerja karyawan. Namun pada
kenyataannnya untuk mencapai tujuan tersebut, banyak hal yang menghambat
dalam pelaksanaan kerja. Sedangkan untuk mengetahui apa saja yang menjadi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
97
hambatan-hambatan dalam pelaksanaan pembagian kerja dalam meningkatkan
efktivitas kerja karyawan, maka kita perlu mengkaji secara jelas mengenai hal-hal
yang dapat menghambat tersebut, sebagai berikut :
a) Karyawan Menolak Pemberian Tugas Karena Merasa Sulit
Sutarto (2000:141) mengemukakan terdapat halangan-halangan dalam
praktek pelaksanaan pembagian kerja, salah satu diantaranya adalah bawahan
senang pada pekerjaan yang mudah saja. Semua karyawan pasti ingin
mendapatkan pekerjaan yang mudah, sehingga cepat dalam penyelesaiannya.
Jika setiap karyawan menginginkan pekerjaan yang mudah maka tidak
terhindarkan kemunduran organisasi tersebut.
Dalam prakteknya, Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia
Surakarta memiliki hambatan pelaksanaan kerja. Hambatan tersebut adalah
karyawan menolak pemberian tugas karena merasa sulit, hal ini biasa terjadi
pada saat mutasi seorang karyawan. Karyawan dipindahkan ke bagian lain
tetapi karyawan tersebut menolak karena pekerjaan yang sekarang lebih sulit
dari pekerjaan yang sebelumnya sehingga meminta ganti posisi dengan
karyawan lain. Hal ini akan menyebabkan kerancuan pekerjaan karena menjadi
tidak jelas pekerjaan yang harus dikerjakan disetiap karyawan. Apabila
hambatan tersebut tidak segera diatasi, maka karyawan tidak dapat
melaksanakan pekerjaan dengan baik dan maksimal, selain itu juga akan
mengakibatkan pemborosan waktu untuk memikirkan pergantian posisi yang
diminta karyawan tersebut.
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, ternyata terdapat
kesesuaian antara teori dengan kenyataan yang ada di Bagian Sumber Daya
Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta.
b) Timbul Pandangan Territorial Imperative
Sondang P. Siagian (2002:41) mengemukakan kendala yang dapat
menghambat pelaksanaan pembagian kerja adalah timbulnya pandangan yang
disebut sebagai territorial imperative. Artinya bahwa “lahan” yang sudah
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
98
ditetapkan oleh manajemen untuk digarap oleh satuan kerja tertentu tidak boleh
dimasuki oleh para anggota organisasi yang lain, karena sudah merupakan
teritorial yang hanya mereka yang boleh menguasainya.
Dalam prakteknya, Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta
memiliki hambatan pelaksanaan kerja. Hambatan tersebut adalah karyawan
menganggap pekerjaan tiap karyawan menjadi tanggungjawabnya sendiri-
sendiri karena sudah ditetapkan sesuai dengan fungsinnya masing-masing
sehingga karyawan satu dengan yang lain bekerja sendiri-sendiri, meskipun
terdapat karyawan yang sudah menyelesaikan tugasnya dan juga terdapat
karyawan yang masih sibuk dengan pekerjaannya, karyawan tersebut tidak
membantu untuk meringankan pekerjaan karyawan yang masih sibuk tersebut.
Hal itu terjadi karena karyawan mempunyai ketakutan jika membantu nanti
akan melakukan kesalahan karena bukan diwilayah pekerjaannya sendiri.
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, ternyata terdapat
kesesuaian antara teori dengan kenyataan yang ada di Bagian Sumber Daya
Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta.
3. Upaya – Upaya Yang Dilakukan Untuk Mengatasi Kendala – Kendala
Pelaksanaan Pembagian Kerja Dalam Meningkatkan
Efektivitas Kerja Karyawan
Kenyataan di lapangan menunjukkan bahwa hambatan dalam pelaksanaan
pembagian kerja di Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta
memerlukan upaya-upaya yang tepat untuk mengatasi hambatan pelaksanaan
pembagian kerja, sehingga peningkatan efektivitas kerja karyawan dapat tercapai.
Adapun upaya-upaya yang dilakukan oleh Bagian Sumber Daya Manusia
PT. Pos Indonesia Surakarta untuk mengatasi hambatan-hambatan tersebut adalah
sebagai berikut :
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
99
a) Dilaksanakan Pelatihan dan Pengarahan Kerja
Menurut Sutarto (2000:141) mengemukakan Pada umumnya pejabat itu
hanya menginginkan pekerjaan yang mudah saja. Tidak ada pejabat yang
mencari pekerjaan yang sukar. Keinginan yang demikian dapat menghalangi
sebab bawahan selalu akan menolak tugas, tanggung jawab,serta wewenang
yang berat. Keadaan demikian dapat dihindarkan dengan jalan diberikan
latihan sedikit demi sedikit mulai dari tugas yang mudah, sederhana makin hari
makin diberi tugas yang berat. Sehingga pada akhirnya tugas ringan ataupun
berat akan dapat diterima dan dilaksanakan dengan berhasil oleh bawahan.
Dengan demikian diperlukan pelatihan di Bagian Sumber Daya Manusia
PT. Pos Indonesia Surakarta untuk mengatasi hambatan pelaksanaan
pembagian kerja. Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta,
pelatihan tersebut sudah dilakukan secara internal atau melalui pusat yang ada
di Semarang. Dengan adanya diklat tersebut diharapkan penolakan karyawan
terhadap tugas yang diberikan dapat teratasi, sehingga tidak terjadi pemborosan
waktu, tenaga dan pikiran. Di samping itu, dengan diklat karyawan, akan
mencetak karyawan-karyawan yang berkualitas yang akhirnya efektivitas kerja
karyawan dapat tercapai, sehingga tujuan perusahaan juga dapat terlaksana.
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, ternyata terdapat
kesesuaian antara teori dengan kenyataan yang ada di Bagian Sumber Daya
Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta.
b) Meningkatkan Kerja Sama
Menurut Mutiara S. Panggabean (2002:21) menyatakan bahwa semangat
kerja adalah pemilikan atau kebersamaan. Semangat kerja merujuk kepada
adanya keberhasilan. Hal ini merupakan rasa pemahaman dengan pelatihan
terhadap unsur-unsur dari pekerjaan seseorang, kondisi kerja, rekan kerja,
pimpinan dan perusahaan.
Untuk mengatasi hambatan pelaksanaan pembagian kerja, maka upaya
yang dilakukan adalah dengan meningkatkan kerja sama diantara para
karyawan. Kerja sama antar karyawan merupakan salah satu cara yang perlu
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
100
diperhatikan dan dilakukan agar pekerjaan-pekerjaan dapat dilaksanakan
dengan lancar untuk meningkatkan efektivitas kerja karyawan untuk mencapai
tujuan. Supervisor Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia selalu
menekankan kepada karyawan untuk dapat saling bekerja sama satu dengan
yang lain karena pekerjaan-pekerjaan yang ada merupakan suatu tim bukan
individual, sehingga keberhasilan akan tercapai bila seluruh karyawan saling
bekerja sama.
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, ternyata terdapat
kesesuaian antara teori dengan kenyataan yang ada di Bagian Sumber Daya
Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
101
BAB V
KESIMPULAN, IMPLIKASI DAN SARAN
A. KESIMPULAN
Berdasarkan data yang berhasil dikumpulkan di lapangan dan analisis yang
telah dilakukan, dapat ditarik kesimpulan guna menjawab perumusan masalah.
Adapun kesimpulan dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Pelaksanaan pembagian kerja dalam meningkatkan efektivitas kerja karyawan
di Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta sudah dilakukan.
Adapun pelaksanaan pembagian kerja dalam meningkatkan efektivitas kerja
karyawan tersebut, meliputi hal-hal sebagai berikut ini :
a. Waktu Pelaksanaan Pembagian Kerja
Waktu pelaksanaan pembagian kerja di Bagian Sumber Daya Manusia PT.
Pos Indonesia Surakarta, adalah :
1) Pada saat pekerjaan itu ada, baik pekerjaan yang sifatnya rutin maupun
pekerjaan yang sifatnya insidental.
2) Pada saat karyawan pertama kali masuk atau pada saat karyawan
sedang menjalani mutasi.
b. Hal-Hal Yang Diperhatikan Dalam Melakukan Pembagian Kerja
Beberapa hal yang diperhatikan dalam melakukan pembagian kerja di
Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta, adalah :
1) Penempatan karyawan yang tepat atau the right man in the right place,
orang yang tepet diposisikan pada tempat yang tepat.
2) Rincian aktivitas yang jelas akan dapat melancarkan alur pekerjaan
yang harus dikerjakan karyawan satu dengan yang lainnya.
3) Beban kerja yang merata diantara para karyawan.
4) Penciptaan Sistem Informasi Manajemen yang dapat mempermudah
dalam pengawasan seluruh karyawan yang bekerja.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
102
2. Kendala – kendala pelaksanaan pembagian kerja dalam meningkatkan
efektivitas kerja karyawan Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia
Surakarta, adalah sebagi berikut :
a. Karyawan Menolak Pemberian Tugas Karena Merasa Sulit
Karyawan menolak pemberian tugas karena merasa sulit karena sedang
menjalani mutasi sehingga belum paham dengan pekerjaan yang akan
dilakukan. Karyawan takut kalau tidak mampu untuk melaksanakan tugas
pekerjaan yang baru.
b. Timbul Pandangan Territorial Imperative
Hambatan Lain pelaksanaan pembagian kerja dalam meningkatkan
efektivitas kerja adalah timbulnya pandangan territorial imperative diantara
para karyawan sehingga dapat mempengaruhi kelancaran dalam
pelaksanaan pembagian kerja.
3. Upaya – upaya yang dilakukan untuk mengatasi kendala – kendala pelaksanaan
pembagian kerja dalam meningkatkan efektivitas kerja karyawan Bagian
Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia Surakarta, adalah sebagi berikut :
a. Dilaksanakan Pelatihan dan Pengarahan Kerja
Dalam pelaksanaan pelatihan dan pengarahan kerja dilakukan secara
internal maupun bersama di Semarang. Secara internal dilakukan dengan
cara mengadakan diklat seluruh bagian, rapat-rapat, diskusi antar karyawan
atau diskusi antara karyawan dengan atasan.
b. Meningkatkan Kerja Sama
Dalam rangka meningkatkan kerja sama diantara para karyawan, dilakukan
dengan cara pimpinan memberikan pengarahan dan penjelasan kepada
karyawan agar para karyawan saling memperhatikan karyawan satu dengan
yang lainnya sehingga bergairah dlam penyelesaian pekerjaan-pekerjaan
untuk mencapai tujuan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
103
B. IMPLIKASI
Berdasarkan kesimpulan penelitian di atas, maka selanjutnya dikemukakan
implikasi hasil penelitian pelaksanaan pembagian kerja dalam meningkatkan
efektivitas kerja karyawan Bagian Sumber Daya Manusia PT. Pos Indonesia
Surakarta, maka implikasi hasil penelitian ini dapat peneliti kemukakan sebagai
berikut :
1. Hasil penelitian ini memberikan masukan yang dapat digunakan sebagai
pertimbangan bagi setiap organisasi atau perusahaan untuk melaksanakan
pembagian kerja dengan tepat dan benar, hal ini memberikan implikasi positif
terhadap peningkatan efektivitas kerja karyawan untuk mencapai tujuan yang
telah ditetapkan.
2. Hasil penelitian ini dapat memberikan wawasan bahwa dengan pembagian
kerja merupakan salah satu upaya perusahaan dalam meningkatkan efektivitas
kerja karyawan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
3. Bagi para peneliti lain yang meneliti permasalahan yang berhubungan dengan
pelaksanaan pembagian kerja, maka hasil penelitian ini dapat digunakan
sebagai sumber teori dan materi penunjang dalam penelitian.
C. SARAN
Atas dasar keinginan yang tulus untuk mendapatkanhasil yang lebih baik di
waktu yang akan datang, perkenankan peneliti mengajukan beberapa masukan
sebagai saran. Adapun saran-saaran yang peneliti ajukan adalah sebagai berikut :
1. Bagi Pimpinan
Pimpinan sebaiknya memberikan wewenang kepada supervisor dalam
pelaksanaan pembagian kerja terhadap karyawan yang ada di bawahnya
sehingga jika ternyata karyawan tidak sesuai dengan kemampuan dalam
mengerjakan pekerjaan maka permasalahan dalam pekerjaan segera dapat
teratasi, tidak harus melapor ke Divre Semarang.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
104
2. Bagi Karyawan
a. Karyawan sebaiknya mempelajari pekerjaan baru dengan job description
yang telah diberikan kepada atasan pada saat menjalani mutasi guna
kelancaran penyelesaian pekerjaan
b. Karyawan sebaiknya juga mempelajari IT yang di gunakan dalam PT. Pos
Indonesia sehingga pada saat menjalani mutasi dan mendapatkan pekerjaan
yang baru berhubungan dengan IT maka dapat melaksanakannya demi
kelancaran penyelesaian pekerjaan.
c. Karyawan sebaiknya selalu meningkatkan kerja sama dengan
membudayakan saling membantu diantara para karyawan khususnya bagi
karyawan yang sudah selesai menyelesaikan pekerjaan untuk membantu
karyawan yang pekerjaannya belum selesai sesuai dengan kemampuan
yang dimiliki.
3. Bagi Peneliti Lain
Penelitian yang telah dilakukan ini dapat dijadikan sebagai bahan acuan dalam
melaksanakan penelitian selanjutnya
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
105