ANALISIS PENGORGANISASIAN BAGIAN TATA USAHA PADA

perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id

commit to user

ANALISIS PENGORGANISASIAN BAGIAN TATA USAHA

PADA KANTOR BALAI BESAR REHABILITASI SOSIAL

BINA DAKSA (BBRSBD) PROF. DR SOEHARSO

SURAKARTA

SKRIPSI

Oleh :

LULIANA ELIN

K7407020

P. IPS / PAP

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2011


commit to user

ii

ANALISIS PENGORGANISASIAN BAGIAN TATA USAHA

PADA KANTOR BALAI BESAR REHABILITASI SOSIAL

BINA DAKSA (BBRSBD) PROF. DR SOEHARSO

SURAKARTA

Oleh :

LULIANA ELIN

K7407020

SKRIPSI

Ditulis dan diajukan untuk memenuhi syarat mendapatkan gelar

Sarjana Pendidikan Program Pendidikan Ekonomi

BKK Pendidikan Administrasi Perkantoran

Jurusan Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2011


commit to user

iii

PERSETUJUAN

Skripsi ini telah disetujui untuk dipertahankan di hadapan Tim Penguji

Skripsi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret

Surakarta.

Persetujuan Pembimbing

Pembimbing I, Pembimbing II,

Drs.Sutaryadi, M. Pd Tutik Susilowati S.Sos, M. Si

NIP. 19540526 198103 1 004 NIP. 19751021 200501 2 001


commit to user

iv

HALAMAN PENGESAHAN

Skripsi ini telah dipertahankan di hadapan Tim Penguji Skripsi Fakultas

Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta dan diterima

untuk memenuhi persyaratan mendapatkan gelar Sarjana Pendidikan.

Pada hari :

Tanggal :

Tim Penguji

Nama Terang dan Tanda Tangan

1. Ketua : Dra. C. Dyah S. I, M. Pd 1. ………….

2. Sekretaris : Susantiningrum S.Pd, S.E, MAB 2. ................

3. Anggota 1 : Drs.Sutaryadi, M. Pd 3. …………

4. Anggota 2 : Tutik Susilowati S.Sos, M. Si 4. ………….

Disahkan oleh

Fakultas keguruan dan Ilmu Pendidikan

Universitas Sebelas Maret

Dekan,

Prof. Dr. H. M. Furqon Hidayatullah, M. Pd

NIP 19600727 198702 1 001


commit to user

v

ABSTRAK

Luliana Elin. ANALISIS PENGORGANISASIAN BAGIAN TATA USAHA

PADA KANTOR BALAI BESAR REHABILITASI SOSIAL BINA DAKSA

(BBRSBD) PROF. DR SOEHARSO SURAKARTA. Skripsi. Surakarta: Fakultas

Keguruan dan Ilmu Pendidikan, Universitas Sebelas Maret, Maret 2011.

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui (1) bagaimana

pengorganisasian yang berasaskan perumusan tujuan, departemenisasi, pembagian

kerja, koordinasi, dan kesatuan perintah Bagian Tata Usaha pada kantor BBRSBD

Prof. Dr. Soeharso Surakarta; (2) faktor-faktor apakah yang mendukung dan

menghambat pengorganisasian yang berasaskan perumusan tujuan,

departemenisasi, pembagian kerja, koordinasi, dan kesatuan perintah Bagian Tata

Usaha pada kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta; (3) bagaimana upaya

yang dilakukan untuk mengatasi faktor-faktor yang menghambat

pengorganisasian yang berasaskan perumusan tujuan, departemenisasi, pembagian

kerja, koordinasi, dan kesatuan perintah Bagian Tata Usaha pada kantor

BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta.

Penelitian ini menggunakan pendekatan atau bentuk penelitian kualitatif

dengan metode deskriptif. Strategi yang digunakan strategi tunggal terpancang.

Sumber datanya adalah informan, tempat dan peristiwa serta dokumen dan arsip.

Teknik sampling yang digunakan adalah teknik purposive random sampling dan

teknik snowball sampling. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah

wawancara, observasi dan mengkaji dokumen. Untuk keabsahan data,

menggunakan trianggulasi data atau sumber dan trianggulasi metode. Sedangkan

teknik analisis data yang digunakan adalah analisis interaktif.

Berdasarkan hasil penelitian, dapat disimpulkan bahwa: (1) Bagian Tata

Usaha Pada Kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta sudah menerapkan

asas perumusan tujuan yang jelas dalam pelaksanaan pengorganisasian kantor.

Hal ini ditunjukkan dengan adanya tujuan yang diyakini dan dijadikan pedoman

semua pegawai yang telah dirumuskan dengan mengacu pada visi Bagian Tata

Usaha yaitu mendukung kelancaran pelayanan teknis pada BBRSBD Prof. Dr.

Soeharso Surakarta; (2) asas departemenisasi telah diterapkan, ditunjukkan


commit to user

vi

dengan adanya pembagian departemen pada Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof.

Dr. Soeharso Surakarta berdasarkan Keputusan Menteri Sosial RI Nomor: 55/

HUK/ 2003 tanggal 23 Juli 2003; (3) dalam asas pembagian kerja di Bagian Tata

Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta masih belum sepenuhnya

diterapkan asas The right man in the right place pada pembagian tugas karena

masih terdapat pegawai dengan latar belakang yang tidak sesuai dengan bidang

pekerjaan yang diberikan dan masih terdapat juga pegawai yang belum menguasai

komputer dalam pelaksanaan tugasnya. Pada Bagian Tata Usaha ini juga masih

terdapat pegawai yang malas dalam mengerjakan tugasnya, seperti menunda

pekerjaan, baru mengerjakan tugas bila mendekati deadline, dan baru

menyerahkan tugas bila ditagih oleh pimpinan; (4) asas koordinasi dalam

pengorganisasian dilakukan dengan menyelaraskan sumber daya manusia yang

ada dengan tugas yang dikerjakan dalam rangka mempermudah dan

memperlancar pencapaian tujuan. Namun, di Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof.

Dr. Soeharso masih terdapat kurangnya koordinasi dengan pusat yang ditunjukkan

dengan masih adanya penempatan pegawai dari pusat yang tidak sesuai dengan

yang dibutuhkan BBRSBD karena penyaringan pegawai dilakukan oleh pusat

sedangkan BBRSBD hanya menerima pegawai yang dipilih pusat; (5)

pelaksanaan asas kesatuan perintah Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr.

Soeharso Surakarta memiliki saluran perintah dan tanggung jawab yang jelas

sesuai dengan struktur organisasi. Namun, masih terdapat pegawai yang menerima

tugas dari dua atasan dalam waktu yang bersamaan sehingga pegawai harus pintar

untuk memilih tugas mana yang dikerjakan terlebih dahulu agar tidak terjadi

kekacauan dalam penyelesaian tugas-tugas tersebut.


commit to user

vii

ABSTRACT

Luliana Elin. ANALYSIS OF ORGANIZING THE ADMINISTRATION

OFFICE AT BALAI BESAR REHABILITASI SOSIAL BINA DAKSA

(BBRSBD) PROF. DR. SOEHARSO IN SURAKARTA. Script. Surakarta:

Pedagogic and Education Science Faculty, Sebelas Maret University, March

2011.

This research aims to know (1) how organizations that is based on the

goals formulation, departemenization, job description, coordination, and unity of

command in the Administration Office of BBRSBD Prof Dr. Soeharso Surakarta,

(2) whether the factors that support and hinder the organization that is based on

the goals formulation, departemenization, job description, coordination, and unity

of command in the Administration Office of BBRSBD Prof Dr. Soeharso

Surakarta, (3) how the efforts to overcome the hinder factors the organization that

is based on the goals formulation, departemenization, job description,

coordination, and unity of command in the Administration Office of BBRSBD Prof

Dr. Soeharso Surakarta.

This study used approach or research forms of qualitative research with

descriptive method. Strategies used a single strategy fixed. Data sources are

informants, places and events as well as documents and archives. The sampling

technique used was purposive random sampling technique and snowball sampling

techniques. Data collection techniques used was interviews, observation and

reviewing documents. The data validity, using triangulation of data or source and

triangulation method. While the data analysis technique used is an interactive

analysis.

Based on research results, it can be concluded that: (1) Administration

Office at BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta already applying the principle

of formulating a clear objective in implementation organizing of office. This is

indicated by the objectives and guiding believed all employees who have been

formulated with reference to the vision of Administration Office is supporting the

smooth running of technical services at BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta,

(2) departemenization principle has been applied, indicated by the division of the


commit to user

viii

department in the Administration Office of BBRSBD Prof. Dr. Soeharso

Surakarta accordance to the Ministry of Social Affairs No: 55 /HUK/ 2003 dated

July 23, 2003, (3) the principle of job description in the Administration Office of

BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta is still not fully implemented the

principle of the right man in the right place at the division of duties because there

are employees with a background that does not comply with the given field of

work and there are also employees who have not mastered the computer in

performing its duties. In the Administration Office is also still there are employees

who are lazy in doing their duties, such as delaying the work, doing the tasks

when approaching deadlines, and submit a task when billed by the leadership, (4)

the principle of coordination within the organization is done by aligning the

human resources available with the tasks done in order to simplify and accelerate

the goal achievement. However, in the Administration Office of BBRSBD Prof.

Dr. Soeharso there is still a lack of coordination with the center as indicated by

the persistence of staffing of the center that does not comply with the required

BBRSBD because employee screening conducted by the center while BBRSBD

only receive the employee who selected by center, (5) implementation of the

principle of unity of command Administration Office of BBRSBD Prof. Dr.

Soeharso Surakarta has a command line and clear responsibilities in accordance

with the organizational structure. However, there are employees who received the

assignment from two superiors in the same time so that employees have to be

smart to choose which tasks are done in advance to avoid chaos in the completion

of those tasks.


commit to user

ix

MOTTO

Allah akan meninggikan orang-orang yang beriman dan orang-orang yang diberi

ilmu pengetahuan beberapa derajat

(Q.S. Mujadillah : 11)

Many things may come to those who wait, but the only things that is left by those

who work hard.

Banyak hal mungkin datang kepada mereka yang menunggu, tetapi hanya hal-hal

yang disisakan oleh mereka yang bekerja keras.

(Abraham Lincoln)

Tidak ada apa pun yang pernah datang kepada orang yang layak memiliki kecuali

sebagai hasil dari kerja keras.

(Booker T. Washington)

Inti dari kepemimpinan adalah Anda harus memiliki visi dan mengarahkan

organisasi ke arah yang tepat , Anda tidak bisa meniup terompet sembarangan.

(Theodore M. Hesburg)


commit to user

x

PERSEMBAHAN

Kusuntingkan skripsi ini untuk :

Bapak dan Ibuku tercinta yang tak pernah putus memanjatkan do’a kebaikan untukku

Fika (Phikachu) Adikku tersayang yang sekaligus menjadi teman dan sahabatku

kapanpun dan dimanapun

My Sista “FELNIEZDYTHA”

(febe, niken, ezty, mb dee, yunita) kebersamaan penuh kenangan dan kegilaan yang tak kan pernah

terlupakan

PAP - FKIP – UNS Surakarta almamater tercinta tempatku menimba ilmu


commit to user

xi

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum wr. wb

Puji syukur Alhamdulillah peneliti panjatkan kehadirat Allah SWT

karena berkat rahmat dan hidayah-Nya, peneliti diberi kemampuan dan

kemudahan sehingga mampu menyelesaikan penyusunan skripsi dengan judul

“ANALISIS PENGORGANISASIAN BAGIAN TATA USAHA PADA

KANTOR BALAI BESAR REHABILITASI SOSIAL BINA DAKSA

(BBRSBD) PROF. DR SOEHARSO SURAKARTA dengan baik dan lancar.

Penyusunan skripsi ini sebagai syarat untuk mendapatkan gelar Sarjana

Pendidikan di Program Pendidikan Ekonomi BKK Pendidikan Administrasi

Perkantoran Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret

Surakarta.

Dalam proses penyelesaian skripsi ini, tentu saja peneliti mengalami

berbagai hambatan dan kesulitan. Namun, berkat bantuan, bimbingan dan

pengarahan dari berbagai pihak, akhirnya kesulitan-kesulitan yang timbul dapat

teratasi. Oleh karena itu, atas segala bentuk bantuannya, peneliti sampaikan terima

kasih kepada:

1. Bapak Prof. Dr. H. M. Furqon Hidayatullah, M. Pd selaku Dekan Fakultas

Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Sebelas Maret Surakarta yang

telah memberikan izin penulisan skripsi ini.

2. Bapak Drs. Syaiful Bachri, M. Pd selaku Ketua Jurusan Pendidikan Ilmu

Pengetahuan Sosial FKIP UNS, yang telah menyetujui permohonan

penyusunan skripsi ini.

3. Bapak Sutaryadi selaku Ketua Program Studi Pendidikan Ekonomi Jurusan

Pendidikan Ilmu Pengetahuan Sosial FKIP UNS sekaligus Pembimbing I yang

telah memberikan izin penelitian ini dan memberikan pengarahan, bimbingan

serta motivasi tiada henti kepada peneliti selama pelaksanaan penelitian dan

penyusunan skripsi ini.

4. Ibu Dra. C. Dyah S. I, M. Pd selaku Ketua BKK Pendidikan Administrasi

Perkantoran Program Studi Pendidikan Ekomomi Jurusan Pendidikan Ilmu

Pengetahuan Sosial FKIP UNS, yang telah memberikan ijin peneliti untuk

menyusun skripsi ini.


commit to user

xii

5. Ibu Tutik Susilowati, S. Sos, M. Si selaku Pembimbing II yang telah banyak

memberikan pengarahan, bimbingan dan dukungan kepada peneliti selama

pelaksanaan penelitian dan penyusunan skripsi ini.

6. Bapak Drs. Ign. Wagimin, M. Si selaku Pembimbing Akademik yang telah

banyak membimbing peneliti selama menimba ilmu di sini.

7. Bapak Djoko Santoso, Bapak Andre N. Rahmanto, Bapak J. Widodo, Bapak

Anton Subarno, Bapak Hery Sawiji, Ibu Tri Murwaningsih, Ibu Patni

Ninghardjanti, Ibu Wiedy Murtini dan Ibu Susantiningrum, selaku Bapak dan

Ibu dosen di BKK Pendidikan Administrasi Perkantoran FKIP UNS atas

bimbingan dan segala ilmu yang telah diajarkan selama ini.

8. Kepala Bagian Tata Usaha, Kepala Sub-sub Bagian, Staff dan seluruh

karyawan Kantor Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta yang

telah membantu kelancaran penelitian ini.

9. Kepala Bidang Program dan Advokasi Sosial BBRSBD atas segala bantuan

dan arahan dalam mendukung kelancaran penelitian ini.

10. Ayahanda dan Ibunda tercinta, atas perjuangan dan kerja keras yang tak

pernah putus untuk kebahagiaanku.

11. Adikku tersayang “fika”, yang mendorongku menyelesaikan skripsi ini agar

cepat selesai.

12. Sahabat-sahabatku “FELNIEZDYTHA” (febe yang gila musik, niken yang

pintar, esty yang sensitif, mb dyah yang dewasa abis dan ita yang lucu tapi

tukang ngaret) yang telah menjadi teman baikku dan banyak memberikan

semangat untukku.

13. Anak-anak Kost “Rinenggo”, kost “Damai” dan kost “Gubug Esem” yang

telah baik hati menampungku di kos menunggu jeda waktu kuliah selama ini.

14. Teman-teman PPL- ku (Anin, Novi, Wiwid, Tyas, Nurul, Aulia, Mas Adyn

dan Tyo) atas secuil waktu kebersamaan berjuang di Karanganyar tenteram.

15. Teman-teman kelas A-1 Pendidikan Ekonomi dan kelas A PAP’07 yang

karena terlalu banyak maka tidak bisa disebutkan satu persatu atas segala

kenangan terindah berjuang dalam meniti masa depan, bersama kalian hari-

hari kuliahku tidak membosankan kawan.


commit to user

xiii

16. Hari- com dan Narziz- com, atas bantuan yang diberikan dalam penyusunan

skripsiku.

17. Semua pihak yang telah banyak membantu penyusunan skripsi ini.

Dengan semua kemampuan yang ada, peneliti berusaha menyajikan

skripsi ini dalam bentuk yang sebaik-baiknya. Namun, peneliti menyadari bahwa

masih banyak kekurangan dalam skripsi ini. Oleh karena itu, saran dan kritik

sangat peneliti harapkan guna kesempurnaan skripsi ini.

Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi peneliti khususnya dan

pembaca pada umumnya. Amin.

Wassalamu’alaikum wr. wb

Surakarta, Maret 2011

Peneliti


commit to user

xiv

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL .................................................................................... i

HALAMAN PERSETUJUAN .................................................................... iii

HALAMAN PENGESAHAN ...................................................................... iv

ABSTRAK .................................................................................................... v

MOTTO ........................................................................................................ ix

PERSEMBAHAN ......................................................................................... x

KATA PENGANTAR .................................................................................. xi

DAFTAR ISI ................................................................................................. xiv

DAFTAR GAMBAR .................................................................................... xviii

DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................ xix

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah ............................................................ 1

B. Perumusan Masalah ................................................................... 5

C. Tujuan Penelitian ....................................................................... 6

D. Manfaat Penelitian ..................................................................... 7

BAB II LANDASAN TEORI

A. Tinjauan Pustaka ........................................................................ 8

1. Tinjauan tentang manajemen ................................................ 8

a. Definisi Manajemen ........................................................ 8

b. Pentingnya Manajemen Bagi Organisasi ........................ 9

c. Sarana Manajemen .......................................................... 10

d. Fungsi Manajemen .......................................................... 11

2. Tinjauan tentang pengorganisasian ...................................... 13

a. Pengertian Pengorganisasian .......................................... 13

b. Pengorganisasian sebagai fungsi manajemen ................. 14

c. Pentingnya pengorganisasian bagi Organisasi ................ 14

d. Proses Pengorganisasian ................................................. 16

e. Struktur Organisasi ......................................................... 17

f. Manfaat Struktur Organisasi ........................................... 18

g. Asas Organisasi ............................................................... 19


commit to user

xv

1) Perumusan Tujuan yang Jelas................................... 21

2) Departemenisasi........................................................ 22

3) Pembagian Kerja....................................................... 22

4) Koordinasi ................................................................ 23

5) Kesatuan Perintah .................................................... 24

3. Tinjauan tentang tata usaha .................................................. 25

a. Pengertian Tata Usaha .................................................... 25

b. Peranan Tata usaha dalam Organisasi ............................. 27

c. Jenis - Jenis Kegiatan Tata Usaha ................................... 28

d. Pengorganisasian Dalam Tata Usaha .............................. 30

e. Hambatan - hambatan dalam Pelaksanaan

Pengorganisasian Tata Usaha ......................................... 30

f. Cara Untuk Mengatasi Hambatan Pelaksanaan

Pengorganisasian Bagian Tata Usaha ............................. 32

B. Hasil Penelitian yang Relevan ................................................... 34

C. Kerangga Berpikir ...................................................................... 35

BAB III METODOLOGI PENELITIAN

A. Tempat dan Waktu Penelitian .................................................... 37

1. Tempat Penelitian ................................................................. 37

2. Waktu Penelitian .................................................................. 38

B. Bentuk dan Strategi Penelitian ................................................... 38

1. Bentuk Penelitian ................................................................. 38

2. Strategi Penelitian ................................................................. 39

C. Sumber Data ............................................................................... 39

D. Teknik Sampling ........................................................................ 41

E. Teknik Pengumpulan Data ......................................................... 42

F. Validitas Data ............................................................................. 44

G. Analisis Data .............................................................................. 46

H. Prosedur Penelitian .................................................................... 49

BAB IV HASIL PENELITIAN

A. Deskripsi Lokasi Penelitian ....................................................... 51

1. Sejarah Berdiri ...................................................................... 51

2. Visi dan Misi ........................................................................ 53


commit to user

xvi

3. Kedudukan, Tugas Pokok dan Fungsi .................................. 54

4. Struktur Organisasi ............................................................... 55

5. Job Description .................................................................... 56

B. Deskripsi Permasalah Penelitian ................................................ 58

1. Pelaksanaan Pengorganisasian Bagian Tata Usaha Pada

Kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta ................... 58

a. Perumusan Tujuan yang Jelas.......................................... 58

b. Departemenisasi............................................................... 60

c. Pembagian Kerja.............................................................. 63

d. Koordinasi ....................................................................... 67

e. Kesatuan Perintah ............................................................ 70

2. Faktor-faktor yang Mendukung dan Menghambat

Pengorganisasian Bagian Tata Usaha Pada Kantor

BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta ............................... 72

a. Faktor-faktor yang Mendukung Pengorganisasian

Bagian Tata Usaha Pada Kantor BBRSBD Prof. Dr.

Soeharso Surakarta .......................................................... 72

b. Faktor-faktor yang Menghambat Pengorganisasian

Bagian Tata Usaha Pada Kantor BBRSBD Prof. Dr.

Soeharso Surakarta .......................................................... 74

c. Cara Memecahkan Masalah yang Menghambat


BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta .......................... 77

C. Temuan Studi yang Dikaitkan dengan Teori ............................. 80

1. Pelaksanaan Pengorganisasian Bagian Tata Usaha Pada

Kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta ................... 80

a. Perumusan Tujuan yang jelas ......................................... 81

b. Departemenisasi .............................................................. 82

c. Pembagian Kerja ............................................................. 83

d. Koordinasi ....................................................................... 84

e. Kesatuan Perintah ........................................................... 85


commit to user

xvii

2. Hambatan-hambatan yang Terjadi dalam Pelaksanaan


BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta ............................... 86

3. Upaya-upaya yang Dilakukan di Bagian Tata Usaha Pada

Kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta Dalam

Mengatasi Hambatan-hambatan yang Terjadi Dalam

Pelaksanaan Pengorganisasian ............................................. 89

BABV SIMPULAN, IMPLIKASI DAN SARAN

A. Simpulan .................................................................................... 92

B. Implikasi .................................................................................... 93

C. Saran .......................................................................................... 94

DAFTAR PUSTAKA ................................................................................... 96

LAMPIRAN .................................................................................................. 98


commit to user

xviii

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 1. Kerangka Pemikiran ................................................................... 36

Gambar 2. Siklus Penentuan Informan Menggunakan Teknik Snowball

Sampling .................................................................................... 42

Gambar 3. Teknik Trianggulasi Data/ Sumber ............................................ 46

Gambar 4. Teknik Trianggulasi Metode ...................................................... 46

Gambar 5. Skema Model Analisis Interaktif ............................................... 49

Gambar 6. Bagan Prosedur Penelitian ......................................................... 50

Gambar 7. Struktur Organisasi BBRSBD Prof. Dr. Soeharso ..................... 55

Gambar 8. Struktur Organisasi Tata Usaha ................................................. 61


commit to user

xix

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1. Jadwal Penelitian ..................................................................... 98

Lampiran 2. Visi, Misi, dan Tujuan Tata Usaha .......................................... 99

Lampiran 3. Struktur Organisasi BBRSBD Prof. Dr. Soeharso .................. 100

Lampiran 4. Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha................................... 101

Lampiran 5. SK Menteri Sosial .................................................................... 102

Lampiran 6. Job Diskripsi Sub Bagian Kepegawaian .................................. 109

Lampiran 7. Job Diskripsi Sub Bagian Keuangan ....................................... 113

Lampiran 8. Job Diskripsi Sub Bagian Umum ............................................ 117

Lampiran 9. Data Sub Bagian Kepegawaian ............................................... 124

Lampiran 10. Data Sub Bagian Keuangan ..................................................... 125

Lampiran 11. Data Sub Bagian Umum .......................................................... 126

Lampiran 12. Pedoman Wawancara .............................................................. 127

Lampiran 13. Field Note ................................................................................ 129

Lampiran 14. Surat Permohonan Ijin Menyusun Skripsi ............................... 149

Lampiran 15. Surat Permohonan Ijin Penelitian ............................................ 151

Lampiran 16. Surat Permohonan Ijin Research ............................................. 152

Lampiran 17. Surat Ijin Menyusun Skripsi .................................................... 153

Lampiran 18. Surat Keterangan Penelitian .................................................... 154


commit to user

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Semua instansi baik instansi pemerintah maupun swasta, dalam

kegiatannya selalu mengadakan suatu aktivitas pekerjaan tertentu yang mengarah

pada tercapainya tujuan organisasi. Untuk mencapai tujuan organisasi seorang

pemimpin harus mampu mendayagunakan elemen-elemen dasar yang mendukung

yaitu ”the six M’s” yang mencakup men, materials, machines, methods, money,

dan market.

Tujuan organisasi dicapai melalui penggunaan sumber daya manusia,

sumber daya alam dan penerapan manajemen yang baik. Manajemen merupakan

elemen penting dalam hal melaksanakan pekerjaan secara efektif dan efisien.

Henri Fayol dalam Winardi (1990:3) mengatakan bahwa ”sistem syaraf pada

hewan sangat mirip dengan aktivitas-aktivitas manajerial pada sebuah organisasi

sosial”. Manajemen memasuki semua fase sebuah organisasi dan bersifat penting

untuk mencapai suatu koordinasi upaya apabila orang-orang bersatu guna

mencapai suatu tujuan bersama.

Penerapan fungsi-fungsi manajemen perlu dipertimbangkan dalam

kerangka organisasi tertentu mengingat suatu keadaan mengalami perubahan

secara terus menerus. Seorang pemimpin harus menghadapi segala macam jenis

ketidakpastian ketika berupaya mencapai tujuan-tujuan organisasi. Perencanaan,

pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan harus diramu dan diterapkan

secara tepat sesuai dengan situasi yang berlaku.

Dalam upaya mencapai tujuan organisasi seorang pemimpin harus

menerapkan dan melaksanakan fungsi manajemen melalui aktivitas manajerial

yaitu planning, organizing, actuating dan controlling. Agar tujuan organisasi

tercapai, maka sumber daya dalam organisasi harus direncanakan,

diorganisasikan, diarahkan dan diawasi dengan baik.


commit to user

2

Tujuan organisasi tidak dapat dicapai secara perorangan karena manusia

memiliki keterbatasan baik itu keterbatasan dalam kemampuan berpikir maupun

kekuatan fisik. Manusia menyadari bahwa tujuan akan lebih mudah untuk dicapai

dengan adanya hubungan kerjasama. Tujuan organisasi dapat dicapai lebih efektif

dan efisien melalui kerjasama antar berbagai pihak yang diselenggarakan sesuai

ketentuan bersama.

Dalam suatu organisasi terdapat orang yang dipimpin dan orang yang

memimpin. Bagi seorang yang memegang peran sebagai pimpinan harus mampu

menjalankan fungsi-fungsi manajemen. Salah satu fungsi manajemen adalah

pengorganisasian, dimana seorang pemimpin melakukan rangkaian kegiatan

pengaturan pekerjaan serta menetapkan jalinan hubungan kerja antar satuan

organisasi atau para pejabatnya dalam rangka menghasilkan struktur organisasi

sebagai alat untuk mencapai tujuan organisasi. Salah satu sarana agar organisasi

dapat berjalan dengan baik adalah dengan menerapkan asas organisasi.

Dengan adanya pengorganisasian yang tepat atas para individu yang ada

dalam satu organisasi akan memberikan kejelasan ekspektasi-ekspektasi kinerja

individual dan tugas-tugas yang terspesialisasi bagi para individu terkait sehingga

memberi kemudahan dalam pelaksanaan pekerjaan organisasi. Setiap individu

akan memahami benar apa yang menjadi tugas-tugasnya sehingga dapat

menghindari timbulnya duplikasi, konflik, dan penyalahgunaan sumber-sumber

daya baik itu sumber daya material dan sumber daya manusia.

Pengorganisasian merupakan kegiatan manajemen yang menghasilkan

struktur organisasi yaitu suatu kerangka yang mewujudkan pola tetap dari

hubungan diantara bidang kerja, maupun individu-individu yang menunjukkan

kedudukan, wewenang, dan tanggung jawab masing-masing dalam suatu sistem

kerjasama. Dengan pengorganisasian hubungan kerja baik diantara individu

maupun fungsi ditetapkan, diatur, dan disusun sehingga membentuk suatu

kerangka yang mempunyai pola tetap, susunan logis dan bentuk teratur.

Agar fungsi pengorganisasian dapat dilaksanakan dengan tepat

diperlukan pedoman yaitu asas organisasi. Asas organisasi terdiri dari beberapa

point yang keseluruhan mengarah pada tercapainya tujuan. Penelitian ini lebih


commit to user

3

memfokuskan pada asas organisasi yang berupa perumusan tujuan,

departemenisasi, pembagian kerja, koordinasi dan kesatuan perintah.

Dalam pengorganisasian tujuan yang jelas akan mempermudah dalam

menentukan bentuk dan struktur organisasi. Selain itu tujuan yang jelas juga akan

mempermudah dalam menentukan jumlah dan penempatan pegawai. Untuk

mencapai tujuan diperlukan keselarasan gerak, keselarasan aktivitas, dan

keselarasan tugas antar satuan organisasi sehingga diperlukan suatu koordinasi

yang baik dari pimpinan. Koordinasi merupakan kegiatan menghubungkan,

menyatupadukan dan menyelaraskan orang-orang dan pekerjaannya sehingga

berlangsung secara tertib dan seirama menuju tercapainya tujuan.

Koordinasi dilakukan dengan melaksanakan pembagian tugas yang ada

dalam organisasi ke dalam satuan-satuan tertentu. Tugas harus diberikan kepada

individu yang tepat agar pelaksanaan tugas tersebut lancar sehingga akan

mempermudah pencapaian tujuan organisasi. Individu dengan pekerjaan yang

sejenis dalam organisasi dikelompokkan dalam satu fungsi yang akan diserahi

bidang kerja tertentu guna mencapai efektifitas dan efisiensi pelaksanaan

pekerjaan kantor. Individu hanya menerima perintah dan tanggung jawab dari satu

atasan dan dilaksanakan dengan menggunakan saluran komunikasi yang tegas

sehingga dapat menghindarkan dari kemungkinan adanya kekembaran atau

kevakuman dalam pelaksanaan pekerjaan yang disebabkan karena adanya

bawahan yang dapat menerima perintah lebih dari satu atasan.

Kantor merupakan pusat kegiatan pemikiran dan saraf bagi organisasi

untuk mengendalikan seluruh tingkah laku dan perbuatan organisasi menuju pada

tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam menjalankan aktivitas

kerja kantor diperlukan adanya kerjasama antara bagian yang satu dengan yang

lain mengingat pelaksanaan suatu aktivitas kerja kantor akan selalu berhubungan

satu sama lain dan tidak dapat berjalan sendiri-sendiri karena kantor merupakan

suatu organisasi yang tidak pernah terlepas dari pengorganisasian oleh manajer

kantor dalam mencapai tujuan.

Pekerjaan-pekerjaan yang dilaksanakan di kantor satu sama lain saling

berhubungan. Satu pekerjaan mempengaruhi pekerjaan yang lain. Ibarat pabrik,


commit to user

4

pekerjaan kantor merupakan rantai yang akan menggerakkan roda-roda lain dalam

pabrik itu. Salah satu mata rantai terganggu mesin-mesin lain juga akan

terganggu. Oleh karena itu, perhatian penempatan orang untuk melakukan

pekerjaan-pekerjaan di dalam kantor harus dilakukan dengan tepat, sehingga

perputaran ”rantai” dalam mencapai tujuan organisasi dapat berjalan lancar.

Demikian pula dengan kantor Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr.

Soeharso Surakarta, dalam menjalankan aktivitas kerja kantor tidak pernah

terlepas dari kegiatan tata usaha yang meliputi menghimpun, mencatat, mengolah,

menggandakan dan mengirim keterangan-keterangan dalam setiap usaha

kerjasama atau sering disebut dengan pekerjaan kantor (office work). Dalam

melaksanakan pekerjaan kantor, bagian tata usaha Departemen Sosial Kota

Surakarta dibagi menjadi tiga sub bagian yaitu sub bagian keuangan, sub bagian

kepegawaian dan sub bagian umum. Setiap sub bagian mempunyai tugas sesuai

tanggung jawab dan wewenang masing-masing. Pekerjaan tata usaha merupakan

bagian kecil dalam pekerjaan kantor secara keseluruhan, tetapi karena pekerjaan

ini menyelinap disetiap pekerjaan dan struktur, maka peranannya cukup penting

dan membutuhkan perhatian yang sungguh-sungguh dari pimpinan.

Agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan baik, diperlukan hubungan

yang baik antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Dengan

terselenggaranya hubungan yang baik oleh pimpinan dan dipahami benar oleh

semua anggota maka suatu usaha kerjasama dalam suatu organisasi dapat berjalan

dengan baik. Bagian tata usaha kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa

Prof. Dr. Soeharso Surakarta juga tidak terlepas dari aktivitas pengorganisasian.

Setiap bagian diorganisasikan dengan membagi bagian tata usaha menjadi tiga sub

bagian dan menempatkan individu-individu yang dirasa tepat menduduki jabatan

pada sub bagian tersebut disertai dengan pelimpahan wewenang dan

tanggungjawab terhadap pelaksanaan tugas untuk mempermudah tercapainya

tujuan.

Berdasarkan studi pendahuluan, peneliti melihat masih belum

diterapkannya asas the right man in the right place pada pengorganisasian bagian

tata usaha Kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta Surakarta. Hal ini


commit to user

5

terlihat dengan masih adanya penempatan pegawai tata usaha yang belum

menguasai penggunaan komputer di bagian administrasi yang justru sebagian

besar pekerjaannya menggunakan komputer. Selain itu, masalah lain yang peneliti

temukan yaitu adanya pegawai tata usaha yang ”menganggur” karena tidak ada

pekerjaan padahal masih dalam jam kerja, tetapi dilain pihak terdapat pegawai

yang bekerja dengan keras menyelesaikan tugasnya. Melihat keadaan tersebut,

peneliti menjadi mengetahui bahwa terdapat masalah lain yaitu koordinasi yang

kurang baik terlihat dari kurangnya keselarasan antara tugas dan individu

pelaksananya.

Peneliti tertarik untuk mengetahui lebih jauh mengenai pengorganisasian

bagian tata usaha pada suatu lembaga instansi pemerintahan. Sehubungan dengan

hal tesebut, dalam kesempatan ini peneliti akan melakukan penelitian mengenai

“Pengorganisasian Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi

Soasial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta.”

B. Rumusan Masalah

Kegiatan penelitian muncul karena adanya suatu masalah yang harus

dipecahkan secara ilmiah. Masalah merupakan suatu gejala yang menimbulkan

kesulitan sehingga menggerakkan manusia untuk menyelesaikannya. Menurut

pendapat Winarno Surachmad (1998 : 34) ”masalah adalah setiap kesulitan yang

menggerakkan manusia untuk memecahkannya ”.

Berdasarkan uraian latar belakang masalah diatas, dapat dirumuskan

masalah sebagai berikut:

a. Bagaimanakah pelaksanaan pengorganisasian yang berasaskan

perumusan tujuan, departemenisasi, pembagian kerja, koordinasi, dan

kesatuan perintah Bagian Tata Usaha pada kantor Balai Besar

Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta?

b. Faktor-faktor apa saja yang mendukung dan menghambat

pengorganisasian yang berasaskan perumusan tujuan, departemenisasi,

pembagian kerja, koordinasi, dan kesatuan perintah Bagian Tata Usaha


commit to user

6

pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr.

Soeharso Surakarta?

c. Bagaimanakah upaya yang dilakukan untuk mengatasi faktor-faktor

yang menghambat pengorganisasian yang berasaskan perumusan tujuan,

departemenisasi, pembagian kerja, koordinasi, dan kesatuan perintah

Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina

Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta?

C. Tujuan Penelitian

Tujuan merupakan suatu arah dan cara yang hendak ditempuh dalam

melaksanakan suatu kegiatan. Untuk itu dalam melaksanakan suatu kegiatan tidak

bisa terlepas dari tujuan yang hendak dicapai. Dengan demikian jika masalah

dalam suatu penelitian sudah ditentukan maka tujuan penelitian tersebut adalah

untuk memecahkan masalah yang telah dirumuskan sebelumnya. Tujuan dari

penelitian ini yang hendak dicapai adalah:

a. Untuk mendeskripsikan bagaimana pengorganisasian yang berasaskan

perumusan tujuan, departemenisasi, pembagian kerja, koordinasi, dan

kesatuan perintah Bagian Tata Usaha pada kantor Balai Besar

Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta.

b. Untuk mengetahui faktor-faktor apakah yang mendukung dan

menghambat pengorganisasian yang berasaskan perumusan tujuan,

departemenisasi, pembagian kerja, koordinasi, dan kesatuan perintah

Bagian Tata Usaha pada kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina

Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta.

c. Untuk mendeskripsikan bagaimana upaya yang dilakukan untuk

mengatasai faktor-faktor yang menghambat pengorganisasian yang

berasaskan perumusan tujuan, departemenisasi, pembagian kerja,

koordinasi, dan kesatuan perintah Bagian Tata Usaha pada kantor Balai

Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta.


commit to user

7

D. Manfaat Penelitian

Penelitian ini diharapkan dapat menghasilkan suatu informasi secara

rinci, akurat, dan aktual dalam menjawab persoalan yang timbul dalam penelitian

ini, sehingga memberikan manfaat baik manfaat teoritis maupun manfaat praktis.

Manfaat merupakan sesuatu hal yang baik yang dapat dirasakan setelah

suatu kegiatan selesai dilaksanakan. Manfaat penelitian merupakan sesuatu yang

penting karena memberikan gambaran jelas dalam menjawab suatu permasalahan

baik secara teoritis maupun praktis. Penelitian yang baik akan menghasilkan

informasi yang akurat, rinci, dan faktual. Adapun manfaat yang dapat diambil dari

penelitian ini antara lain:

1. Manfaat Teoretis

a. Sebagai pengembangan dan tindak lanjut dari pemahaman tentang

pengorganisasian dalam rangka meningkatkan profesionalitas organisasi

dalam melaksanakan tugasnya.

b. Untuk memperluas wawasan dan pengetahuan secara luas dan mendalam

tentang ilmu organisasi dan manajemen.

2. Manfaat Praktis

a. Sebagai dasar acuan dan masukan bagi peneliti berikutnya yang meneliti

permasalahan serupa secara lebih mendalam.

b. Bagi kantor sebagai bahan pertimbangan untuk menentukan langkah-

langkah kebijakan pengorganisasian lebih lanjut dimasa yang akan

datang.


commit to user

8

BAB II

LANDASAN TEORI

A. Tinjauan Pustaka

Mengkaji teori-teori yang relevan dalam suatu penelitian sangat

diperlukan. Kajian teoritis pada dasarnya merupakan pengkajian terhadap

pengetahuan ilmiah yang sudah ada. Hal yang dikaji dapat berupa teori-teori

terbentuk suatu konsep, hukum dan prinsip yang relevan dengan permasalahan

penelitian. Dengan mengkaji teori-teori yang relevan dengan masalah merupakan

langkah awal untuk mencari jawaban atas permasalahan tersebut.

1. Tinjauan Tentang Manajemen

a. Definisi Manajemen

Mengenai definisi manajemen, hingga saat ini belum ada keseragaman

pendapat. Hal ini dapat dilihat dari beberapa definisi tentang manajemen yang

berbeda oleh sejumlah pakar. Namun dari definisi tersebut secara garis besar

dapat diidentifikasikan sebagai berikut, yaitu 1) Manajemen sebagai seni

(art), 2) Manajemen sebagi proses (process), dan 3) Manajemen sebagai ilmu

(science).

Manullang (2002: 17) mendefinisikan manajemen sebagai seni dan ilmu,

hal ini dapat dilihat dari pendapatnya bahwa ”Manajemen adalah seni dan

ilmu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, dan

pengawasan daripada sumber daya manusia untuk mencapai tujuan yang telah

ditetapkan terlebih dahulu”.

Sedangkan George R Terry dalam Malayu S.P. Hasibuan (2005: 2)

mendefinisikan manajemen dengan memandangnya sebagai sudut proses, hal

ini dapat dilihat dari pendapatnya bahwa Manajemen adalah suatu proses yang

khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian,

pengarahan dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta

mencapai sasaran-sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumber

daya manusia dan sumber-sumber lainnya.

8


commit to user

9

Menurut L. Trewathn dan M. Gene Newport (1990: 4) dalam bukunya

yang berjudul ”Management” menyatakan bahwa ”Manajemen adalah proses

perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan serta mengawasi aktivitas-

aktivitas sesuatu organisasi dalam rangka upaya mencapai suatu koordinasi

sumber-sumber daya manusia dan sumber-sumber daya alam dalam hal

pencapaian sasaran secara efektif serta efisien”.

Dari beberapa pendapat mengenai manajemen sebagaimana tersebut

diatas, peneliti dapat menarik suatu pengertian bahwa manajemen merupakan

seni, ilmu dan proses perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan dan

pengawasan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan melalui

pemanfaatan sumber-sumber daya yang ada.

b. Pentingnya Manajemen Bagi Organisasi

Semua organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta pasti akan

memerlukan manajemen untuk mencapai kelancaran tugas sehari-hari. Tujuan

yang telah ditetapkan sebelumnya oleh organisasi akan berhasil apabila

organisasi tersebut mampu membuat suatu perencanaan, mengorganisasir,

menggerakan serta melakukan pengawasan dengan baik.

Perencanaan yang baik tidak akan ada artinya apabila wadah untuk

melaksanakan rencana tersebut tidak ada. Untuk itu maka perlu dibentuk suatu

organisasi yang tepat agar dimungkinkan adanya suatu pembagian kerja dan

wewenang yang jelas. Tujuannya adalah untuk mendukung pelaksanaan kerja

dan mencegah over lapping dalam pelaksanaan kerja. Tindakan selanjutnya

adalah organisasi harus mampu menggerakkan orang-orang sesuai dengan

rencana organisasi yang telah ditetapkan. Dan langkah akhir adalah

kemampuan melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan.

Menurut Malayu S.P. Hasibuan (2007: 4) pentingnya dilakukan

manajemen yaitu:

1) Pekerjaan berat dan sulit untuk dikerjakan sendiri, sehingga diperlukan

pembagian kerja, tugas dan tanggung jawab dalam penyelesaiannya.

2) Perusahaan baru dapat berhasil dengan baik, jika manajemen diterapkan

dengan baik.


commit to user

10

3) Manajemen yang baik akan meningkatkan daya guna dan hasil guna

semua potensi yang dimiliki.

4) Manajemen yang baik akan mengurangi pemborosan-pemborosan.

5) Manajemen menetapkan tujuan dan usaha untuk mewujudkannya dengan

memanfaatkan 6 M dalam proses manajemen tersebut.

6) Manajemen perlu untuk kemajuan dan pertumbuhan.

7) Manajemen mengakibatkan pencapaian tujuan secara teratur.

8) Manajemen merupakan suatu pedoman pikiran dan tindakan.

9) Manajemen selalu dibutuhkan dalam setiap kerja sama sekelompok

orang.

Menurut Hani Handoko (1992: 6) ada tiga alasan utama diperlukannya

manajemen, yaitu: ”1) untuk mencapai tujuan, 2) untuk menjaga

keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan, dan 3) untuk

mencapai efisiensi dan efektivitas”.

Dari beberapa pendapat mengenai pentingnya manajemen sebagaimana

tersebut diatas, peneliti dapat menarik suatu kesimpulan bahwa manajemen

sangat diperlukan untuk mencapai efisiensi, efektivitas serta mencapai

keteraturan, kelancaran dan kesinambungan usaha dalam rangka mencapai

tujuan.

c. Sarana Manajemen

Untuk melaksanakan aktivitas manajemen dan memudahkan tercapainya

tujuan organisasi, seorang pimpinan memerlukan sarana untuk mendukung

proses pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.

Menurut Manullang (2002: 5) sarana atau alat manajemen untuk

mencapai tujuan adalah:

1) Manusia (men)

2) Uang (money)

3) Bahan-bahan (material)

4) Metode (method)

5) Mesin (machine)

6) Pasar (market)

Menurut Ign.Wagimin dalam bukunya Pengantar Manajemen (2005: 4)

alat untuk mencapai tujuan meliputi:


commit to user

11

1) Man power

2) Method

3) Machine

4) Material

5) Money

Sedangkan Menurut Winardi (1990: 5) sarana atau alat untuk mencapai

tujuan dikenal dengan istilah ”the six M’s” yaitu :

1) Men (manusia)

2) Materials (bahan-bahan)

3) Machines (mesin-mesin)

4) Methods (metode-metode)

5) Money (uang)

6) Markets (pasar)

Dari beberapa pendapat mengenai sarana manajemen sebagaimana

tersebut diatas, peneliti dapat menarik suatu kesimpulan bahwa untuk

mencapai tujuan organisasi memerlukan alat atau sarana yang meliputi Men

(manusia), money (uang), material (bahan), method (metode), machine

(mesin), dan market (pasar).

d. Fungsi Manajemen

Sampai saat ini kita banyak menjumpai dan membaca pendapat tentang

fungsi-fungsi manajemen. Mengenai perumusan fungsi manajemen,

dikalangan para teoritis belum ditemukan kata sepakat, terbukti banyak

ditemukannya berbagai perumusan-perumusan dengan istilah yang beragam.

Dalam buku Principle of Management, George R Terry (1991: 83)

mengemukakan bahwa fungsi-fungsi manajemen terdiri dari perencanaan,

pengorganisasian, menggerakkan, dan pengawasan atau sering disingkatnya

menjadi P.O.A.C. Pendapat selengkapnya adalah : “ These four fundamental

function of management – planning, organizing, actuating and controlling –

constitute the process of management”. (Terry, 1991 : 83) yang berarti ini

adalah empat fungsi pokok manajemen – perencanaan, pengorganisasian,

menggerakkan dan pengawasan – merupakan proses dari manajemen.

Selanjutnya dalam bukunya tersebut, Terry memberikan ringkasan-

ringkasan mengenai pernyataan dari fungsi-fungsi pokok manajemen mulai


commit to user

12

dari aktivitas perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan dan pengawasan.

Pertama, perencanaan adalah untuk menentukan tujuan-tujuan dan jalannya

suatu tindakan untuk kemudian ditindaklanjuti. Kedua, pengorganisasian

adalah untuk mendistribusikan pekerjaan diantara kelompok dan untuk

membangun dan mengenal kebutuhan kerjasama dan wewenang. Ketiga,

menggerakkan adalah anggota kelompok melaksanakan tugasnya dengan

antusias. Keempat, pengawasan adalah aktivitas untuk menyesuaikan dengan

rencana.

Sedangkan menurut Luther Gullich dalam Winardi (1990: 4) fungsi

manajemen terdiri dari tujuh point yang sering disingkat dengan POSDCORB

yaitu :

1) Planning

2) Organizing

3) Staffing

4) Directing

5) Coordinating

6) Reporting

7) Budgeting

Lain halnya dengan apa yang dikemukakan oleh Manullang (2002: 20)

dalam bukunya Dasar-dasar Manajemen, dimana beliau mengkombinasikan

pendapat beberapa tokoh. Ada 13 yang dijadikan acuan sebagai bahan untuk

mengemukakan pendapatnya, masing-masing adalah pendapat Louis A. Allen,

Prajudi Atmosudirdjo, John Robert Beisline, Ph.D, Henry Fayol, Luther

Gullich, Koonz dan O’Donnel, William H Newman, Dr. S.P Siagian, MPA,

William Sriegel, George R. Terry, Lyndal F. Urwick, Dr. Winardi, SE dan The

Liang Gie. Fungsi manajemen menurut Manullang (2002: 20) ada 10 yaitu:

1) Forecasting

2) Palnning termasuk Budgeting

3) Organizing

4) Staffing atau Assembling Resources

5) Directing atau Commanding

6) Leading

7) Coordinatig

8) Motivating

9) Controlling dan

10) Reporting


commit to user

13

Dari beberapa pendapat mengenai fungsi manajemen seperti yang

dikemukakan beberapa tokoh tersebut, peneliti dapat menarik satu kesimpulan

bahwa fungsi manajemen yang merupakan aktivitas paling sederhana dan

fundamental dalam kegiatan organisasi meliputi fungsi perencanaan,

pengorganisasian, menggerakkan dan pengawasan. Keempat aktivitas inilah

yang memegang peranan penting dalam mencapai tujuan organisasi.

2. Tinjauan Tentang Pengorganisasian

Salah satu fungsi manajemen adalah pengorganisasian. Pada penelitian

ini peneliti memfokuskan masalah penelitian pada fungsi manajemen yang

berupa fungsi pengorganisasian.

a. Pengertian pengorganisasian

Manullang (2002: 59) dalam bukunya Dasar-dasar Manajemen

mengemukakan pendapatnya tentang pengorganisasian :

”Pengorganisasian dapat pula dirumuskan sebagai keseluruhan aktivitas

manajemen dalam pengelompokkan orang-orang serta penerapan tugas,

fungsi, wewenang serta tanggung jawab masing-masing dengan tujuan

terciptanya aktivitas-aktivitas berdaya guna dalam mencapai tujuan yang telah

ditentukan terlebih dahulu”.

Pengorganisasian menurut T. Hani Handoko (2001: 167)

”Pengorganisasian merupakan suatu proses merancang struktur formal,

mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan di

antara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan

efisien”.

Sedangkan James AF Stoner (1995: 183) mengemukakan bahwa:

”Pengorganisasian adalah cara pengaturan pekerjaan dan pengalokasian

pekerjaan diantara anggota organisasi sehingga tujuan organisasi dapat dicapai

secara efisien”.

Dari beberapa pendapat diatas, peneliti dapat menarik suatu pengertian

bahwa pengorganisasian merupakan rangkaian kegiatan pengaturan pekerjaan

serta menetapkan jalinan hubungan kerja antar satuan organisasi atau para


commit to user

14

pejabatnya dalam rangka menghasilkan struktur organisasi sebagai alat untuk

mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

b. Pengorganisasian sebagai fungsi manajemen

Setiap organisasi baik organisasi pemerintah maupun swasta dalam

rangka mewujudkan tujuannya tentu melibatkan segenap orang, fasilitas dan

dana. Agar segenap orang, fasilitas dan dana tersebut dapat terarah pada

pencapaian tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien maka

diperlukan adanya pengelolaan dan pengaturan. Proses pengelolaan dan

pengaturan segenap orang, fasilitas dan dana dalam rangka pencapaian tujuan

inilah yang disebut manajemen.

Manajemen adalah proses pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen yang

meliputi perencanaan, pengorganisasian, menggerakkan dan pengawasan

dalam rangka mencapai tujuan tertentu. Bergeraknya suatu organisasi kearah

tercapainya tujuan, ditentukan oleh kemampuan manajer dalam melaksanakan

fungsi-fungsi manajemen. Salah satu diantaranya adalah fungsi

pengorganisasian yang merupakan suatu gugusan prinsip atau norma kerja

untuk membantu manajer mengorganisir dan memimpin organisasi dengan

lebih baik.

Pengorganisasian merupakan fungsi manajemen yang sangat penting

dilaksanakan oleh pimpinan untuk menghasilkan suatu struktur organisasi

yang sehat dan efisien yang memungkinkan akan dapat menjamin pelaksanaan

kerja secara lancar dan wewenang setiap satuan organisasi dengan tertib serta

memungkinkan dapat mencapai tujuan secara efisien.

c. Pentingnya pengorganisasian bagi Organisasi

Pada dasarnya kemampuan manusia itu terbatas, baik itu fisik,

pengetahuan, waktu dan perhatian sedangkan kebutuhan manusia tidak

terbatas. Usaha untuk memenuhi kebutuhan, terbatasnya kemampuan dalam

melakukan pekerjaan mendorong manusia membagi pekerjaan, tugas, dan

tanggung jawab dengan melaksanakan fungsi manjemen yaitu fungsi


commit to user

15

pengorganisasian. Dengan adanya pengorganisasian ini, maka terbentuklah

kerjasama dan keterkaitan formil dalam suatu organisasi. Dalam organisasi ini

maka pekerjaan yang berat dan sulit akan dapat diselesaikan dengan baik

serta tujuan yang diinginkan tercapai.

Adapun manfaat pengorganisasian menurut Winardi (2007: 21) adalah

sebagai berikut:

1) Kejelasan tentang ekspektasi-ekspektasi kinerja individual dan tugas-

tugas yang terspesialisasi.

2) Pembagian kerja, yang menghindari timbulnya duplikasi, konflik, dan

penyalahgunaan sumber-sumber daya.

3) Terbentuknya suatu arus aktivitas kerja yang logis, yang dapat

dilaksanakan baik oleh individu-individu atau sebagai kelompok-

kelompok.

4) Saluran-saluran komunikasi yang mapan, yang membantu pengambilan

keputusan dan pengawasan.

5) Mekanisme-mekanisme yang mengoordinasi, memungkinkan tercapainya

harmoni antara anggota organisasi yang terlibat dalam aneka macam

kegiatan.

6) Upaya-upaya yang difokuskan yang berkaitan dengan sasaran-sasaran

secara logis dan efisien.

7) Struktur-struktur otoritas tepat, yang memungkinkan kelancaran

perencanaan dan pengawasan pada seluruh organisasi yang bersangkutan.

Adapun menurut S.P. Siagian (2005: 60) pengorganisasian dapat

memberikan kejelasan mengenai beberapa hal, yaitu:

1) Siapa melakukan apa.

2) Siapa bertanggung jawab kepada siapa.

3) Siapa yang berhubungan dengan siapa dan dalam hal apa.

4) Saluran komunikasi apa yang terdapat dalam organisasi, bagaimana cara

memanfaatkannya, dan untuk kepentingan apa.

5) Jaringan informasi apa yang terdapat dalam organisasi.

Dari beberapa pendapat diatas, peneliti dapat menarik suatu kesimpulan

bahwa pengorganisasian memiliki beberapa manfaat yaitu memberikan

kejelasan mengenai pembagian tugas individu, penempatan jabatan individu,

hubungan kerja, saluran komunikasi, dan memberikan kemudahan dalam

pengawasan.


commit to user

16

d. Proses pengorganisasian

Pada dasarnya proses pengorganisasian suatu organisasi dalam mencapai

tujuan yang telah ditentukan secara efektif dan efisien meliputi dua aspek

yaitu: 1) Departemenisasi 2) Pembagian kerja (T. Hani Handoko).

Sedangkan proses pengorganisasian menurut T. Hani Handoko

(2001:168) ditunjukkan dengan 3 langkah, yaitu :

1) Perincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai

tujuan organisasi

2) Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara

logik dapat dilaksanakan oleh satu orang

3) Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengorganisasi

pekerjaan para anggota menjadi satu kesatuan yang terpadu dan harmonis.

Proses pengorganisasian menurut Samuel Certo dalam Winardi (2007:24)

adalah sebagai berikut:

1) Melaksanakan refleksi tentang rencana-rencana dan sasaran-sasaran.

2) Menetapkan tugas-tugas pokok

3) Membagi tugas-tugas pokok menjadi tugas-tugas bagian

4) Mengalokasikan sumber-sumber daya dan petunjuk-petunjuk untuk tugas-

tugas bagian tersebut

5) Mengevaluasi hasil-hasil dan strategi pengorganisasian yang

diimplementasi.

Adapun langkah-langkah yang diperlukan dalam pengorganisasian

menurut Malayu S.P Hasibuan (2005: 33) adalah:

1) Tujuan, manajer harus mengetahui tujuan organisasi yang ingin dicapai:

apa profit motive atau service motive.

2) Penentuan kegiatan-kegiatan, artinya manajer harus mengetahui,

merumuskan dan menspesifikasikan kegiatan-kegiatan yang diperlukan

untuk mencapai tujuan organisasi dan menyusun daftar kegiatan-kegiatan

yang dilakukan.

3) Pengelompokkan kegiatan-kegiatan, artinya manajer harus

mengelompokkan kegiatan-kegiatan ke dalam beberapa kelompok atas

dasar tujuan yang sama; kegiatan-kegiatan yang bersamaan dan berkaitan

erat disatukan ke dalam satu departemen atau satu bagian.

4) Pendelegasian wewenang, artinya manajer harus menetapkan besarnya

wewenang yang akan didelegasikan kepada setiap departemen.

5) Rentangan kendali, artinya manajer harus menetapkan jumlah karyawan

pada setiap departemen atau bagian.


commit to user

17

6) Perincian peranan perorangan, artinya manajer harus menetapkan dengan

jelas tugas-tugas setiap individu karyawan, supaya tumpang tindih tugas

terhindarkan.

7) Tipe organisasi, artinya manajer harus menetapkan tipe organisasi apa

yang akan dipakai.

8) Struktur organisasi, artinya manajer menetapkan struktur orgaisasi yang

akan dipergunakan.

Dari beberapa pendapat yang dikemukakan diatas, peneliti dapat menarik

suatu kesimpulan bahwa proses pengorganisasian meliputi:

1) Mengetahui tujuan organisasi yang ingin dicapai.

2) Merinci seluruh pekerjaan yang akan dilaksanakan.

3) Membagi pekerjaan menjadi tugas-tugas setiap individu.

4) Mengalokasikan sumber daya untuk penyelesaian tugas.

5) Menentukan jalainan hubungan untuk mengorganisasi pekerjaan setiap

individu sehingga menjadi suatu kesatuan yang terpadu.

e. Struktur Organisasi

Pelaksanaan proses pengorganisasian secara baik akan membuat suatu

organisasi mencapai tujuannya secara efektif dan efisien. Proses ini akan

menghasilkan struktur organisasi. Struktur organisasi berguna untuk merubah

organisasi tak terwujud menjadi konkrit karena akan membuat jelas organisasi

yang dimaksud. Agar struktur organisasi tersebut jelas dan tegas kemudian

dituangkan dalam suatu bagan organisasi.

The Liang Gie (2000: 43) mengemukakan ” Struktur organisasi adalah

kerangka yang mewujudkan pola tetap dari hubungan-hubungan diantara

bidang-bidang kerja, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan dan

peranan masing-masing dalam kebulatan bersama”.

Struktur organisasi menurut Malayu S.P Hasibuan (2005: 34) adalah:

”Struktur adalah suatu gambar yang menggambarkan tipe organisasi,

pendepartemenan organisasi, kedudukan dan jenis wewenang pejabat, bidang

dan hubungan pekerjaan, garis perintah dan tanggung jawab, rentang kendali

dan sistem pimpinan organisasi”.


commit to user

18

Sedangkan T. Hani Handoko (2001: 169) mengemukakan bahwa:

”Struktur organisasi adalah kerangka yang menunjukkan susunan perwujudan

pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian, posisi-

posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang,

tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi”.

Dari pendapat beberapa tokoh diatas dapat ditarik suatu pengertian

bahwa struktur organisasi merupakan suatu kerangka susunan hubungan-

hubungan yang menunjukkan tugas, tanggungjawab, dan wewenang dari

orang-orang dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan.

f. Manfaat struktur organisasi

Pengorganisasian merupakan proses yang mana struktur organisasi dibuat

dan ditegakkan. Struktur organisasi yaitu suatu kerangka susunan hubungan-

hubungan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, dan wewenang dari

orang-orang dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan. ”Produktivitas

tinggi tergantung pada sumber daya dan struktur yang cocok untuk

melaksanakan pekerjaan yang harus dilakukan” (Winardi, 1990: 379).

Di dalam praktek, hanya struktur organisasi yang sehat dan efisien yang

memungkinkan akan dapat menjamin pelaksanaan kerja dan wewenang setiap

satuan organisasi dengan tertib, serta memungkinkan dicapainya perbandingan

terbaik antara usaha dengan hasil kerjanya. Dan hanya dengan

pengorganisasian suatu struktur organisasi dapat terwujud. Untuk itu,

diperlukan pemikiran dan pekerjaan.

Secara garis besar, kegunaan atau faedah struktur organisasi adalah :

1) Untuk mengetahui besar kecilnya organisasi.

2) Untuk mengetahui jenis atau macam jabatan yang ada.

3) Untuk mengetahui fungsi dan kedudukan dari masing-masing pejabat.

4) Untuk mengetahui saluran kekuasaan dan tanggung jawab dari pucuk

pimpinan sampai bawahan.

5) Untuk mengetahui bentuk organisasi.


commit to user

19

Malayu S.P. Hasibuan (2005: 34) mengemukakan bahwa struktur

organisasi dapat memberikan informasi penting yang meliputi:

1) Tipe organisasi yang dipergunakan.

2) Pendepartemenan organisasi, artinya memberikan informasi mengenai

dasar pendepartemenan.

3) Kedudukan, artinya memberikan informasi mengenai apa seseorang

termasuk kelompok manajerial atau karyawan operasional.

4) Jenis wewenang, artinya memberikan informasi tentang wewenang yang

dimiliki seseorang.

5) Rentang kendali, artinya memberikan informasi mengenai jumlah

karyawan dalam setiap departemen.

6) Manajer dan bawahan, artinya memberikan informasi mengenai garis

perintah dan tanggung jawab.

7) Tingkatan manajer, artinya memberikan informasi mengenai Top

manager, middle manager dan lower manager.

8) Bidang pekerjaan, artinya memberikan informasi mengenai tugas-tugas

serta tanggung jawab yang dilakukan pada bagian tersebut.

9) Tingkat manajemen, artinya memberikan informasi mengenai hierarki

manajemen secara keseluruhan.

10) Pimpinan organisasi, artinya memberikan informasi mengenai, apa

pimpinan tunggal atau pimpinan kolektif .

Dari pendapat beberapa tokoh diatas dapat ditarik suatu kesimpulan

bahwa struktur organisasi dapat memberikan informasi tentang bentuk

organisasi, besar kecilnya organisasi, kedudukan pejabat dan hubungan

kekuasaan dan tanggung jawab antar satuan organisasi atau pejabat dalam

suatu organisasi.

g. Asas Organisasi

Salah satu syarat agar pengorganisasian dapat berjalan dengan baik perlu

berpedoman dan meyakini asas-asas organisasi. Asas organisasi berguna pada

waktu membentuk struktur organisasi yang sehat dan efisien.

Asas organisasi mempunyai dua peranan penting yaitu :

1) Pedoman untuk membentuk struktur organisasi yang sehat

2) Pedoman untuk melakukan kegiatan organisasi agar dapat berjalan secara

lancar (Sutarto, 2000: 43)

Asas organisasi merupakan salah satu sarana agar organisasi berjalan

dengan baik dan satuan organisasi yang bersangkutan sehat dan efisien, karena


commit to user

20

pada umumnya organisasi banyak mengalami masalah diantaranya para

pejabat yang bekerja dengan tidak mengetahui dan meyakini tujuan organisasi

tempat kerjanya, masalah bagaimana cara menempatkan satuan-satuan

organisasi dalam struktur organisasi yang tepat sesuai dengan perannya,

masalah kekosongan pekerjaan atau kekembaran jabatan. Oleh karena itu,

perlu adanya kesadaran para pejabat untuk meyakini dan melaksanakan asas-

asas organisasi dalam praktek atau pada proses pengorganisasiannya.

Adapun asas-asas organisasi tersebut seperti yang dikemukakan Sutarto

(2000: 61) adalah sebagai berikut :

1) Perumusan tujuan

2) Departemenisasi

3) Pembagian kerja

4) Koordinasi

5) Pelimpahan wewenang

6) Rentangan kontrol

7) Jenjang organisasi

8) Kesatuan perintah

9) Fleksibelitas

10) Berkelangsungan

11) Keseimbangan

Menurut S.P. Siagian (2005: 69) asas organisasi meliputi 15 aspek yang

meliputi:

1) Kejelasan tujuan yang ingin dicapai

2) Pemahaman tujuan oleh para anggota organisasi

3) Penerimaan tujuan oleh para anggota organisasi

4) Kesatuan arah


6) Fungsionalisasi

7) Deliniasi berbagai tugas

8) Keseimbangan antara wewenang dab tanggung jawab

9) Pembagian tugas

10) Kesederhanaan struktur

11) Pola dasar organisasi yang relatif permanen

12) Adanya pola pendelegasian wewenang

13) Rentang pengawasan

14) Jaminan pekerjaan

15) Keseimbangan antara jasa dana imbalan

Sedangkan menurut Ign. Wagimin (2005: 53) asas organisasi meliputi 7

aspek, yaitu:


commit to user

21

1) Perumusan tujuan yang jelas

2) Pembagian tugas pekerjaan

3) Delegasi kekuasaan

4) Rentangan kekuasaan

5) Tingkatan tata jenjang

6) Kesatuan perintah dan tanggung jawab

7) Koordinasi

Dari beberapa pendapat yang dikemukakan diatas, peneliti dapat menarik

suatu kesimpulan bahwa asas organisasi meliputi:

1) Perumusan tujuan yang jelas

2) Departemenisasi

3) Pembagian kerja

4) Koordinasi


Dalam penelitian ini, asas organisasi yang menjadi fokus penelitian

adalah kelima asas tersebut diatas. Adapun penjelasan asas organisasi tersebut

adalah sebagai berikut :

1) Perumusan tujuan dengan jelas

Tujuan yang telah dirumuskan dengan jelas akan memudahkan untuk

dijadikan pedoman dalam menetapkan haluan organisasi, pemilihan bentuk

organisasi, pembentukan struktur organisasi, penentuan macam pekerjaan

yang akan dilakukan, kebutuhan pejabat.”(Sutarto, 2000: 55)

Menurut S.P. Siagian (2005: 70) perumusan tujuan penting, hal ini

sesuai dengan apa yang dikemukakan ”Adanya tujuan yang jelas biasanya

membantu manajer dalam organisasi untuk memperhitungkan tindakan apa

yang perlu diambil dalam mengatasi keadaan yang tidak menguntungkan

berkat pengetahuan manajerial, pengalaman dan kemampunanya

menggunakan gaya kepemimpinannya yang dipandang paling tepat.

Sebaliknya pengetahuan, ketrampilan, pengalaman dan gaya kepemimpinan

tidak akan banyak manfaatnya apabila tidak diketahui dengan jelas ke arah

mana organisasi akan dibawa”.

Adapun pentingnya perumusan tujuan menurut Sutarto (2000: 61)



commit to user

22

a) Organisasi tanpa tujuan tak ada artinya dan hanya merupakan

penghamburan uang belaka.

b) Organisasi didirikan untuk mencapai hasil-hasil tertentu.

c) Dasar dari organisasi terletak pada maksud dan tujuan yang telah

ditentukan.

d) Tujuan organisasi harus dimengerti dan diterima oleh para pegawai

dan dicamkan sedalam-dalamnya.

Tujuan merupakan sasaran yang hendak dicapai yang diusahakan

dengan kerjasama sekelompok orang. Tujuan organisasi harus dirumuskan

dan ditetapkan dengan jelas karena menjadi pedoman dalam menentukan

arah organisasi, pemilihan bentuk dan struktur, macam pekerjaan dan

penempatan pejabat. Tujuan harus dimengerti dan dipahami oleh setiap

anggota organisasi karena dengan memahami maka seorang pejabat dapat

menyadari apa yang diharapkan oleh organisasi.

2) Departemenisasi

“Departemenisasi adalah aktivitas untuk menyusun satuan-satuan

organisasi yang akan diserahi bidang kerja tertentu atau fungsi tertentu.

Fungsi adalah sekelompok aktivitas yang berdasarkan kesamaan sifatnya atau

pelaksanaannya.” (Sutarto, 2000: 66)

Menurut Ig. Wursanto (2002: 242) ”Departemenisasi adalah proses

penggabungan pekerjaan ke dalam kelompok pekerjaan yang sejenis”.

Setelah merumuskan tujuan organisasi selanjutnya adalah menyusun

satuan organisasi, proses menyusun satuan-satuan organisasi yang

menjalankan fungsi-fungsi tertentu inilah yang disebut proses

departemenisasi.

3) Pembagian kerja

Pembagian kerja dapat dihubungkan dengan satuan organisasi dan

dapat pula dihubungkan dengan pejabat. Oleh karena itu, pembagian kerja

dapat diartikan dalam dua macam:

Apabila dihubungkan dengan satuan organisasi, maka pembagian

kerja berarti perincian serta pengelompokkan aktivitas-aktivitas yang

sejenis atau erat hubungannya satu sama lain untuk dilakukan oleh

satuan organisasi tertentu. Apabila dihubungkan dengan pejabat, maka

pembagian kerja berarti perincian serta pengelompokkan tugas-tugas


commit to user

23

yang sejenis atau erat hubunganannya satu sama lain untuk dijabat

atau dipegang oleh seorang pejabat tertentu. (Sutarto, 2000: 104)

Adapun pentingnya pembagian kerja menurut Luther Gulick dalam

Sutarto (2000: 105) adalah sebagai berikut:

a) Karena orang berada dalam pembawaan, kemampuan serta kecakapan

dan mencapai ketangkasan yang besar dan spesialisasi.

b) Karena orang yang sama tidak dapat berada di dua tempat pada saat

yang sama.

c) Karena orang tidak dapat mengerjakan dua hal pada saat yang sama.

d) Karena bidang pengetahuan dan keahlian begitu luas sehingga

seseorang dalam rentangan hidupnya tidak mungkin dapat mengetahui

lebih banyak daripada sebagian sangat kecil daripadanya.

Menurut Ig. Wursanto (2002: 230) Pembagian tugas sangat penting

karena beberap alasan, yaitu:

a) Pengetahuan, kemampuan dan keahlian seseorang sangat terbatas,

sehingga tidak mungkin seseorang melakukan semua jenis pekerjaan

sementara kegiatan dalam organisasi sangat kompleks.

b) Seseorang tidak mungkin mampu mengerjakan dua jenis pekerjaan

yang berbeda pada waktu yang sama.

c) Tidak mungkin seseorang dapat berada pada dua tempat pada saat

yang sama.

d) Setiap orang, disamping mempunyai banyak kekurangan dan

kelemahan, dalam hal-hal tertentu pasti mempunyai kelebihan yang

tidak dimiliki oleh orang lain.

Pembagian kerja penting untuk dilaksanakan karena bertujuan untuk

menempatkan individu yang tepat untuk menyelesaikan tugas tertentu dan

menghindari pekerjaan yang dikerjakan oleh yang bukan ahlinya karena

hanya akan menimbulkan pemborosan sumberdaya organisasi.

4) Koordinasi

Menurut James D Mooney dalam Sutarto (2000: 141) mengemukakan

bahwa koordinasi adalah pengaturan usaha sekelompok orang secara teratur

untuk menciptakan kesatuan tindakan dalam mengusahakan tercapainya suatu

tujuan bersama.

Menurut Ig. Wagimin (2005: 58) ” Koordinasi merupakan aktivitas

manajemen yang berupa menghubung-hubungkan, menyatupadukan dan


commit to user

24

menyelaraskan orang-orang dan pekerjaannya sehingga kesemuanya

berlangsung secara tertib dan seirama menuju tercapainya tujuan”.

Koordinasi merupakan usaha untuk mendapatkan kesalarasan gerak,

keselarasan aktivitas dan keselarasan tugas antar satuan organisasi yang ada

di dalam organisasi. Koordinasi dimaksudkan untuk mensinkronkan dan

mengintegrasikan segala tindakan, supaya terarah kepada sasaran yang ingin

dicapai. Tujuan organisasi akan tercapai secara efektif apabila semua pejabat

dan semua unit/ satuan organisasi serta sumber daya diselaraskan dengan

tujuan organisasi.


”Kesatuan perintah adalah bahwa tiap-tiap pejabat dalam organisasi

hendaknya hanya dapat diperintah dan bertanggungjawab kepada seorang

pejabat atasan tertentu” (Sutarto, 2000: 191).

Menurut Ig. Wursanto (2002: 223) ”Kesatuan perintah adalah bahwa

setiap pegawai dalam organisasi hendaknya mempunyai seorang atasan

langsung”.

Dalam pelaksanaan asas ini, hendakya dibuat garis-garis saluran

perintah dan tanggungjawab dengan jelas yang menujukkan dari siapa

seorang pejabat menerima perintah dan kepada siapa dia bertanggungjawab,

begitu juga sebaliknya kepada siapa dia melapor dan dari siapa dia

memperoleh laporan. Pelaksanaan asas ini dapat menghindarkan

kemungkinan adanya kekembaran atau kevakuman dalam pelaksanaan

pekerjaan yang disebabkan karena adanya bawahan yang dapat menerima

tugas lebih dari satu atasan.

Dari uraian diatas, dengan adanya pengorganisasian maka kegiatan

yang dialokasikan dan ditugaskan diantara para anggota organisasi akan

mencapai tujuan dengan efektif dan efisien.

Melalui landasan teori mengenai pengorganisasian dapat diketahui

indikator perlunya pengorganisasian dalam suatu organisasi sebagai berikut :


commit to user

25

a. Cara manajer merancang struktur organisasi untuk penggunaan sumber daya

yang paling efektif.

b. Sistem kerja organisasi didalam mengatur kegiatan-kegiatannya.

c. Hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas dari manajer dan

bawahan secara vertikal dan horizontal.

d. Kerjasama antar unit kerja

e. Struktur dan bagan organisasi.

3. Tinjauan Tentang Tata Usaha

a. Pengertian Tata Usaha

Setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta pasti tidak

terlepas dari keharusan menyelenggarakan pekerjaan tata usaha. Tata usaha

tentu terdapat dalam setiap organisasi pada tingkat pimpinan yang tertinggi

sampai lapisan yang terbawah. Diantara satuan-satuan organisasi setiap badan

usaha, baik dari atas kebawah dan sebaliknya maupun dari samping ke sisi

lainnya serta silang-menyilang dari dan kemana pun, tentu terjadi hubungan

kerja yang dapat disebut hubungan tata usaha.

Pekerjaan tata usaha tidak dapat dielakkan karena berhubungan dengan

penyediaan, penyimpanan, dan penyampaian berbagai bahan keterangan dan

informasi yang diperlukan oleh setiap anggota organisasi dalam melaksanakan

dan menyelesaikan pekerjaannya sesuai dengan tanggungjawab dan

wewenang masing-masing. Bahan keterangan merupakan unsur yang sangat

penting dalam suatu organisasi, oleh sebab itu pengaturannyapun merupakan

hal yang sangat penting untuk diketahui. Pengaturan bahan bahan keterangan

tersebut dinamakan tata usaha. Tata usaha merupakan salah satu dari unsur-

unsur administrasi yang ada disetiap organisasi perkantoran. Jadi antara tata

usaha dan organisasi perkantoran terdapat hubungan yang erat sekali.

Menurut The Liang Gie dalam Djoko Santosa (2003: 7) menyatakan

bahwa unsur-unsur administrasi meliputi delapan unsur,yaitu:

1) Organisasi

2) Managemen

3) Komunikasi


commit to user

26

4) Ketatausahaan

5) Perbekalan

6) Keuangan

7) Kepegawaian

8) Perwakilan

Kantor tata usaha dirasa sangat penting keberadaannya. Kantor ini hidup

sebagai satuan terpusat yang memberikan pelayanan dan diterima sebagai

sekutu penuh dalam usaha-usaha produktif dari suatu organisasi. Tanpa kantor

tata usaha roda-roda kegiatan tidak akan berjalan dengan lancar.

Tata usaha ini jelas sangat penting bagi setiap usaha kerjasama

sekelompok orang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sebab dalam

pelaksanaan setiap pekerjaan operatif apapun dalam sebuah organisasi

perkantoran manapun tentu dilaksanakan kegiatan tata usaha. Tata usaha

melayani pelaksanaan suatu pekerjaan operatif dengan menyediakan

keterangan yang diperlukan. Keterangan tersebut memudahkan tercapainya

tujuan yang diinginkan atau memungkinkan penyelesaian pekerjaan operatif

yang bersangkutan secara lebih baik.

Tata usaha menurut pendapat Saiman (2002: 14) menyatakan bahwa:

”Tata usaha adalah kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusuan

keterangan-keterangan, sehingga keterangan-keterangan itu dapat

dipergunakan secara langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan

organisasi atau perusahaan yang bersangkutan atau dapat dipergunakan oleh

siapa saja yang membutuhkan”.

Tata usaha menurut The Liang Gie (2000: 16) adalah: ” Tata usaha

adalah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah,

menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang

diperlukan dalam setiap organisasi.

Sedangkan pengertian tata usaha menurut Hadari Nawawi dan Martini

Hadari (1996: 147) adalah : ”Tata usaha sebagai kegiatan menghimpun,

mencatat, mengadakan, menggandakan, menyimpan, dan mengirim berbagai

bahan atau data/ informasi untuk mewujudkan tugas-tugas pokok organisasi”.


commit to user

27

Dari pendapat di atas dapat ditarik suatu pengertian bahwa tata usaha

adalah kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan,

menyimpan dan mengirim berbagai bahan keterangan atau informasi yang

dapat dipergunakan secara langsung oleh pimpinan organisasi atau dapat

dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkan bahan informasi tersebut.

b. Peranan Tata Usaha dalam Organisasi

Tata usaha merupakan salah satu unsur administrasi dalam suatu kantor

atau organisasi, sehingga tata usaha sifatnya membantu/ menunjang bagi

kelancaran kegiatan pokok perkantoran/ organisasi. Hal ini sesuai dengan

pendapat Woworuntu dalam Saiman (2002: 15) yaitu administrasi merupakan

proses penyelenggaraan organisasi secara menyeluruh, sedangkan tata usaha

sebagai kegiatan pencatatan, penggolongan data, tulis menulis dari proses

tersebut.

Tata usaha melayani pelaksanaan sesuatu pekerjaan operatif dengan

menyediakan berbagai keterangan yang diperlukan. Keterangan-keterangan itu

memudahkan tercapainya tujuan yang diinginkan atau memungkinkan

penyelesaian pekerjaan operatif yang bersangkutan menjadi lebih baik. Tata

usaha juga membantu pihak pimpinan suatu organisasi dalam membuat

keputusan dan melakukan tindakan yang tepat.

Kegiatan tata usaha sangat diperlukan dalam suatu organisasi karena

kegiatan tata usaha juga ikut menentukan berhasil atau tidaknya tujuan

organisasi secara efisien. Apabila kegiatan tata usaha tidak mendapat

perhatian yang cukup akan mempengaruhi aktivitas/ pekerjaan lainnya

termasuk menghambat pimpinan dalam pembuatan keputusan. Hal ini juga

akan mengakibatkan organsasi yang bersangkutan sulit berkembang dan

tujuan organisasi sulit tercapai secara efisien. Tata usaha perlu mendapat

perhatian, karena tata usaha ikut menentukan berhasil atau tidaknya tujuan

organisasi tercapai secara efisien.


commit to user

28

Tata usaha mempunyai peranan yang sangat penting dalam melancarkan

aktivitas dan perkembangan suatu organisasi pada keseluruhannya karena

fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.

Adapun peranan tata usaha menurut The Liang Gie (2000: 20) adalah

sebagai berikut:

1) Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapi

tujuan dari sesuatu organisasi.

2) Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu

untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.

3) Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu

keseluruhan.

c. Jenis-jenis Kegiatan Tata Usaha

Tata usaha adalah kegiatan yang berkaitan dengan penyediaan,

penyimpanan dan penyampaian bahan keterangan atau informasi. Fungsi tata

usaha pada dasarnya adalah untuk memudahkan atau meringankan pekerjaan

perkantoran. Sehingga fungsi tata usaha diwujudkan dengan pengadaan data/

informasi yang berhubungan dengan tugas pokok atau volume kerja organisasi

yang dilakukan dengan pencatatan, penyimpanan, penggandaan semua data

atau informasi yang berupa warkat-warkat yang selalu siap apabila sewaktu-

waktu diperlukan. Tata usaha juga berfungsi memberikan pelayanan, dalam

arti membantu personel lain dari dalam maupun luar organisasi yang

memerlukan data atau informasi agar dapat melaksanakan pekerjaannya secara

efektif.

Adapun ciri-ciri tata usaha menurut The Liang Gie (2000: 21) adalah

sebagai berikut :

1) Merupakan pekerjaan pelayanan

2) Bersifat merembes ke segenap bagian dari organisasi dan dapat

dilaksanakan dimanapun sampai diluar kantor.

3) Dilakukan oleh semua pihak dalam organisasi dari pucuk pimpinan

sampai pegawai-pegawai terbawah.

Kegiatan tata usaha menurut Saiman (2002: 15) dapat dikelompokkan

sebagai berikut :


commit to user

29

1) Korespondensi dan laporan, kegiatan ini berhubungan dengan pencatatan

relasi atau kemitraan kerja organisasi ataupun kantor sampai pada

persiapan hal-hal yang harus dilaporkan kepada pimpinan.

2) Tata hubungan yaitu berhubungan dengan proses surat menyurat,

pencatatan dan penerimaan telepon serta faksimile ataupun internet.

3) Pencatatan dan perhitungan, kegiatan ini berhubungan dengan data-data

laporan, data statistik dan lain-lain.

4) Kearsipan, hal ini penting dalam rangka penyimpanan surat-surat atau

dokumen yang dinilai penting dan berkaitan dengan kegiatan kantor/

organisasi.

Adapun kegiatan tata usaha menurut J.C Doyner dalam bukunya Hadari

Nawawi dan Martini Hadari (1996: 148) dapat dibedakan sebagai berikut:

1) Menerima informasi seperti surat-surat, daftar-daftar, standar harga,

kutipan-kutipan dan sebagainya.

2) Mencatat data/ informasi seperti persediaan peralatan, data kepegawaian,

hasil kerja dan lain-lain.

3) Menghimpun, menyusun dan mengklasifikasikan data/keterangan

(informasi) seperti penomoran surat, arsip surat dan sebagainya.

4) Melayani/memberikan data/informasi, seperti mengkonsep surat,

mendistribusikan surat dan lain-lain.

5) Menjamin agar tugas –tugas pokok dapat dilaksanakan.

Sedangkan The Liang Gie (2000: 16) mengemukakan kegiatan tata usaha

meliputi sebagi berikut:

1) Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan

terjadinya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan

dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan.

2) Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan denganberbagai peralatan tulis

ketyerangan-keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang

dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.

3) Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-

keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih

berguna.

4) Mengganda, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat

sebanyak jumlah yang diperlukan.

5) Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat

dari satu pihak kepada pihak lain.

6) Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat

ditempat tertentu yang aman.

Dari pendapat-pendapat di atas dapat ditarik suatu pengertian bahwa

kegiatan tata usaha berkaitan dengan kegiatan menghimpun, mencatat,


commit to user

30

mengelola, mengadakan, mengirim, menyimpan bahan keterangan/ informasi

yang diperlukan bagi organisasi serta menjamin agar kegiatan-kegiatan pokok

organisasi dapat dilaksanakan secara efektif.

Masing-masing kegiatan tata usaha ini apabila dijalankan pada suatu

kantor akan sangat berguna dalam mencapai tujuan organisasi secar efisien.

Dengan aktivitas tata usaha pimpinan dapat memperoleh keterangan/

informasi yang dijadikan dasar untuk menentukan tindakan dan kebijaksanaan

yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai tujuan organisasi.

d. Pengorganisasian dalam Tata Usaha

Setiap pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu

organisasi tentu mempunyai segi ketatausahaan. Kantor tempat kegiatan tata

usaha dilaksanakan kini tidak lagi dipandang sebagi tempat kerja tambahan

saja dalam suatu badan usaha, melainkan telah merupakan bagian yang tidak

terpisahkan dalam setiap organisasi yang ingin mencapai suatu tujuan. Karena

tata usaha juga ikut berperan dalam menentukan berhasil atau tidaknya tujuan

organisasi secara efisien. Oleh karena itu, pengorganisasian didalam tata usaha

sangat diperlukan dan harus mendapatkan perhatian agar tujuan yang telah

ditetapkan dapat tercapai.

Pengorganisasian dalam tata usaha adalah aktivitas yang dilaksanakan

oleh manajer atau pimpinan organisasi yang dilaksanakan dengan melakukan

kegiatan pengaturan pekerjaan serta menetapkan jalinan hubungan kerja antar

satuan organisasi atau para pejabat yang ada dalam tata usaha guna mencapai

tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

e. Hambatan-Hambatan dalam Pelaksanaan Pengorganisasian Tata Usaha

Dalam menjalankan aktivitas tata usaha dalam suatu organisasi

perkantoran pasti tidak terlepas dari kendala-kendala yang menghambat

jalannya pelaksanaan pengorganisasian tat usaha tersebut. Hambatan-

hambatan tersebut akan mengakibatkan pengorganisasian tata usaha menjadi

tidak lancar. Adapun hambatan-hambatan tersebut adalah sebagai berikut:


commit to user

31

1) Beban kerja yang tidak merata

Pembagian kerja yang tidak merata akan menimbulkan rasa tidak adil

diantara pegawai. Selain itu, pembagian kerja yang tidak merata juga akan

berakibat buruk bagi pegawai yaitu pejabat yang dianggap rajin pada suatu

ketika tidak mampu lagi bila ditambahi beban kerja, sedangkan pejabat yang

semula dianggap pemalas akan menjadi bertambah malas.

Pejabat yang banyak menganggur akan mengganggu pejabat lain yang

sibuk melaksanakan tugasnya, misalnya mengajak bicara dengan topik yang

sama sekali tidak ada kaitannya dengan urusan pekerjaan, menggerombol

untuk mengerumpi dan bersendau gurau, dan lalu lalang diruang kerja tanpa

tujuan yang jelas.

Beban kerja atau aktivitas bagi tiap-tiap satuan organisasi atau beban

tugas masing-masing pejabat hendaknya merata sehingga dapat

dihindarkan adanya satuan organisasi yang terlalu banyak aktivitasnya

dan ada satuan yang terlalu sedikit aktivitasnya, demikian pula dapat

dihindarkan adanya pejabat yang terlalu bertumpuk-tumpuk tugasnya

dan ada pejabat yang sangat sedikit tugasnya sehingga nampak terlalu

banyak menganggur. (Sutarto, 2000: 122)

2) Kurangnya koordinasi

Koordinasi adalah suatu kondisi dimana terkandang aspek-aspek tidak

terjadinya kekacauan, percekcokan, kekembaran atau kekosongan kerja,

sebagai akibat dari pada pekerjaan menghubung-hubungkan,

menyatupadukan, dan menyelaraskan orang-orang dan pekerjaannya dalam

suatu kerja sama yang diarahkan pada pencapaian tujuan yang telah

ditentukan.

Kurangnya koordinasi dalam suatu organisasi akan terlihat dengan

adanya gejala-gejala berikut:

a) Petugas atau satuan-satuan organisasi bertengkar menuntut suatu

bidang kerja atau wewenang yang masing-masing menganggap

termasuk dalam lingkungan tugasnya. Dalam hal ini sering terjadi

kekembaran dalam pelaksanaan suatu pekerjaan yang memboroskan

tenaga, waktu dan material.

b) Petugas-petugas atau satuan-satuan organisasi saling melemparkan

sesuatu tanggung jawab kepada pihak lain karena masing-masing

merasa bahwa sesuatu pekerjaan tidak termasuk dalam ruang lingkup


commit to user

32

tugasnya. Pengingkaran tanggung jawab biasanya mengakibatkan

adanya kekosongan tindakan yang semestinya dijalankan.

c) Pencapaian tujuan organisasi tidak berjalan secara lancar karena

suasana organisasi terasa serba kacau, para petugas nampak serta ragu

dalam pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan, ternyata serba salah saling

berbenturan atau bahkan hasil pekerjaan yang satu sering dihapuskan

oleh pekerjaan yang lain tanpa disadari. (Sutarto, 2000: 130)

Dalam melakukan pengorganisasian sangat diperlukan asas

koordinasi. Struktur organisasi yang dibuat harus dikoordinasikan secara baik

dengan menyelaraskan sumber daya dan pekerjaan yang akan dilaksanakan

sehingga pekerjaan dapat dilakukan secara efisien dan efektif. Apabila di

dalam kegiatan pengorganisasian tata usaha hanya melaksanakan asas

departemenisasi dan pembagian tugas tanpa melaksanakan asas koordinasi,

maka akan menyebabkan tiap-tiap satuan organisasi atau tiap-tiap pejabat

akan berjalan sendiri-sendiri tanpa adanya kesatuan arah sehingga tujuan

organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya akan sulit tercapai secara efektif.

f. Cara Untuk Mengatasi Hambatan Pelaksanaan Pengorganisasian Tata Usaha

Suatu pengorganisasian tata usaha akan berjalan dengan lancar apabila

hambatan-hambatan yang terjadi di dalam pengorganisasian tata usaha

tersebut dapat teratasi dengan baik. Adapun cara untuk mengatasi hambatan

tersebut adalah sebagai berikut:

1) Pembagian kerja yang merata

Pembagian kerja dapat dihubungkan dengan satuan organisasi dan

dapat pula dihubungkan dengan pejabat. Oleh karen itu, pembagian kerja

diartikan dalam dua macam:









commit to user

33

Pembagian kerja yang merata ini tidak berarti bahwa setiap satuan

organisasi yang ada atau setiap pejabat yang ada harus tepat sama jumlah

tugasnya. Beban kerja yang sama berarti kurang lebih sama, meskipun ada

perbedaan tetapi tidak menyolok. Misalnya dalam suatu organsasi terdapat 3

orang pejabat yaitu P, Q dan R, maka beban kerjanya yang merata misalnya P

memegang 7 macam tugas, Q memegang 5 macam tugas dan R memegang 8

macam tugas. Sedangkan beban kerja yang tidak merata misalnya P

memegang 2 macam tugas, Q memegang 12 macam tugas dan R memegang

20 macam tugas. Pembagian beban kerja yang merata tidak akan

menimbulkan rasa iri bagi pegawai, sehingga kegiatan organisasi dapat

berjalan secara efektif dan efisien.

2) Adanya koordinasi

Koordinasi merupakan usaha untuk mendapatkan keselarasan gerak,


di dalam organisasi dengan memadukan perasaan, harapan, kehendak, latar

belakang, kegiatan-kegiatan yang sedang berlangsung. Dalam keterpaduan itu

semua kelebihan individu dimanfaatkan untuk kepentingan bersama sehingga

memungkinkan kerjasama ditingkatkan efisiensi dan efektivitasnya dalam

mencapai tujuan. Untuk itu koordinasi harus ditumbuhkan sebagai sesuatu

kebutuhan pada setiap personal atau unit/ satuan kerja dan bukan selalu harus

dipaksakan.

Apabila dalam suatu organisasi dilakukan koordinasi maka ada

beberapa manfaat yang dapat diambil, yaitu:

a. Dengan koordinasi dapat dihindarkan perasaan lepas satu sama lain

antara satuan-satuan organisasi atau antara para pejabat yang ada

dalam organisasi.

b. Dengan koordinasi dapat dihindarkan perasaan atau suatu pendapat

bahwa satuan organisasinya atau pejabatnya merupakan yang paling

penting.

c. Dengan koordinasi dapat dihindarkan kemungkinan timbulnya

pertentangan antar satuan organisasi atau antar pejabatnya.

d. Dengan koordinasi dapat dihindarkan timbulnya rebutan fasilitas.

e. Dengan koordinasi dapat dihindarkan kemungkinan terjadinya

kekembaran pengerjaan terhadap sesuatu aktivitas oleh satuan-satuan


commit to user

34

organisasi atau kekembaran pengerjaan terhadap tugas oleh para

pejabat.

f. Dengan koordinasi dapat dihindarkan terjadinya peristiwa waktu

menunggu yang memakan waktu lama.

g. Dengan koordinasi dapat dihindarkan kemungkinan terjadinya

kekosongan pengerjaan terhadap sesuatu aktivitas oleh satuan-satuan

organisasi atau kekosongan pengerjaan terhadap sesuatu tugas.

h. Dengan koordinasi dapat ditumbuhkan kesadaran antar pejabat untuk

saling memberitahu masalah yang dihadapi bersama sehingga dapat

dihindarkan kemungkinan terjadinya kebaikan bagi dirinya atas

kerugian atau kejatuhan sesama pejabat lainnya.

i. Dengan koordinasi dapat dijamin kesatuan sikap antar pejabat.

j. Dengan koordinasi dapat dijamin adanya kesatuan kebijaksanaan antar

pejabat.

k. Adanya kesatuan langkah antar pejabat.

l. Dengan koordinasi dapat dijamin adanya kesatuan tindakan antar

pejabat.( Sutarto, 2000: 146)

B. Hasil Penelitian yang Relevan

1. Efranda Efristiyana (2010) dalam jurnalnya yang berjudul ”Organisasi dan

Pengorganisasian Kantor” menyimpulkan bahwa dari hasil penelitian yang

telah dilakukan dapat diketahui: (1) Organisasi pada dasarnya digunakan

sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama

secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan

terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya organisasi yaitu seperti uang,

material, mesin, metode, lingkungan, sarana-parasarana, data, dan lain

sebagainya yang dipergunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai

tujuan yang telah ditentukan. Pengorganisasian adalah suatu proses pembagian

kerja atau pengaturan kerja bersama dari para anggota suatu organisasi. (2)

Prinsip organisasi yaitu keberhasilan organisasi ditentukan oleh banyak faktor

yang diantaranya adalah penerapan berbagai prinsip dasar organisasi yang

dimaksud prinsip dasar ialah berbagai aspek yang diperhatikan dalam proses

kerjasama sehingga organisasi berjalan lancar dan mencapai tujuan yang

ditentukan.

(http://ephastikoz.blogspot.com/2010/05/pengorganisasian-kantor.html)

http://ephastikoz.blogspot.com/2010/05/pengorganisasian-kantor.html


commit to user

35

2. Dwi Cahayani (2011) dalam jurnalnya yang berjudul “Pengorganisasian”

menyimpulkan bahwa: (1) pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan

tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih

kecil. (2) Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan

pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan

tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. (3) Pengorganisasian dapat

dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa

yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan,

siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, dan pada tingkatan mana

keputusan harus diambil.

(http://cahayaniiminoz.blogspot.com/2011/01/organizing-atau-

pengorganisasian_05.html)

C. Kerangka Berpikir

Kerangka berpikir merupakan alur berpikir yang dipergunakan dalam

penelitian, yang digambarkan secara menyeluruh dan sistematis setelah

mempunyai teori yang mendukung judul penelitian. Berdasarkan teori yang

mendukung penelitian ini maka dibuat suatu kerangka pemikiran sebagai berikut:

Dalam suatu organisasi kantor dalam melaksanakan kegiatan aktivitasnya

diperlukan seorang pimpinan dalam hal ini adalah kepala kantor untuk

mengorganisir sumber daya yang ada dalam organisasinya dalam rangka

mencapai tujuan organisasi.

Setiap pimpinan dalam pelaksanaan tugas, aktivitas dan

kepemimpinannya untuk mencapai tujuan harus melaksanakan fungsi manajemen

melalui aktivitas manajerial yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan

pengawasan. Tujuan organisasi dapat dicapai lebih efektif dan efisien melalui

kerjasama antar berbagai pihak yang diselenggarakan sesuai ketentuan bersama.

Agar penyelenggaraan usaha kerjasama dalam suatu organisasi berjalan dengan

baik perlu suatu pengorganisasian yang baik pula.

http://cahayaniiminoz.blogspot.com/2011/01/organizing-atau-pengorganisasian

http://cahayaniiminoz.blogspot.com/2011/01/organizing-atau-pengorganisasian


commit to user

36

Pengorganisasian merupakan fungsi manajemen yang dilakukan dengan

mengadakan pengaturan pekerjaan dan menetapkan jalinan hubungan kerja antar

satuan organisasi atau para pejabatnya dalam rangka menghasilkan struktur

organisasi sebagai alat untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

Agar pengorganisasian dapat dilaksanakan dengan baik maka pimpinan perlu

berpedoman pada asas organisasi. Salah satu peranan penting asas organisasi

merupakan pedoman untuk membentuk struktur organisasi. Dengan berpegang

pada asas organisasi tersebut, dalam proses pelaksanaannya serangkaian kegiatan

pengorganisasian maka akan dapat menghasilkan suatu struktur organisasi yang

sehat dan efisien yang memungkinkan akan dapat menjamin pelaksanaan kerja

secara lancar dan wewenang setiap satuan organisasi dengan tertib serta

memungkinkan dapat mencapai tujuan secara efisien.

Dalam rangka menciptakan struktur organisasi yang sehat dan

pencapaian tujuan organisasi tentu tidak terlepas dari adanya faktor pendukung

dan faktor penghambat. Dari faktor pendukung dan penghambat akan

memudahkan bagi pihak-pihak yang berhubungan untuk mencari pemecahan

masalah dalam menciptakan struktur organisasi yang sehat dan efisien serta

aktivitas berjalan lancar dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Penelitian ini

difokuskan pada pengorganisasian bagian tata usaha kantor Balai Besar

Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta.

Untuk menjelaskan kerangka pemikiran diatas, maka dapat digambarkan

sebagai berikut:

Gambar 1. Kerangka Pemikiran

Penerapan asas

organisasi:

- Perumusan tujuan

- Departemenisasi

- Pembagian kerja

- Koordinasi, dan

- Kesatuan perintah

Tujuan

Tercapai

Kantor Tata Usaha

BBRSBD Prof. Dr.

Soeharso Surakarta


commit to user

37

BAB III

METODE PENELITIAN

Menurut Suharsimi Arikunto (2002: 136) ”Metode penelitian adalah cara

yang digunakan oleh peneliti dalam mengumpulkan data penelitiannya”.

Sedangkan menurut Cholid Narbuko dan Abu Achmadi (2003: 1) ”Metodologi

penelitian berasal dari kata ’Metode’ yang artinya cara yang tepat untuk

melakukan sesuatu; dan ’Logos’ yang artinya ilmu atau pengetahuan. Jadi

metodologi artinya cara melakukan sesuatu dengan menggunakan pikiran secara

seksama untuk mencapai tujuan”.

Berdasarkan pendapat para ahli di atas, maka peneliti dapat

menyimpulkan bahwa metodologi adalah ilmu yang mengarah kepada cara-cara

ilmiah yang digunakan dalam penelitian untuk menemukan, mengembangkan dan

menguji kebenaran suatu pengetahuan untuk mencapai tujuan tertentu.

Metodologi dalam suatu penelitian sangat penting artinya sebab dengan

mempergunakan teknik, cara, dan prosedur yang sistematis dan teliti dapat

diperoleh hasil penelitian yang dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya.

Dalam penelitian ini, aspek metodologi yang dipergunakan terdiri dari

tempat penelitian dan waktu penelitian, bentuk dan strategi penelitian, cara

penentuan sumber data, cara penentuan teknik pengumpulan data, cara penentuan

teknik sampling, validitas data, cara teknik analisis dan prosedur penelitian.

A. Tempat dan Waktu Penelitian

1. Tempat Penelitian

Suatu penelitian memerlukan tempat yang akan dijadikan sebagai latar

untuk memperoleh data yang berguna dalam mendukung tercapainya tujuan

penelitian. Dalam penelitian ini, tempat yang dipilih untuk dijadikan sebagai

lokasi penelitian adalah Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof.

Dr. Soeharso Surakarta dengan alasan:

37


commit to user

38

a. Belum ada peneliti lain yang melakukan peneliti mengenai pengorgsanisasian

Bagian Tata Usaha di Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof.

Dr. Soeharso Surakarta.

b. Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso

Surakarta terdapat masalah mengenai pengorganisasian kantor yaitu belum

diterapkannya asas the right man in the right place, adanya pegawai tata

usaha yang ”menganggur” karena tidak ada pekerjaan padahal masih dalam

jam kerja dan koordinasi yang kurang baik.

2. Waktu penelitian

Pelaksanaan penelitian dilakukan selama delapan bulan dengan waktu

diperhitungkan mulai dari pembuatan proposal sampai dengan terselesaikannnya

laporan penelitian dalam bentuk skripsi yaitu dari bulan Juli 2010 sampai dengan

bulan Maret 2011 (jadwal terlampir).

B. Bentuk dan Strategi Penelitian

1. Bentuk Penelitian

Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan bentuk penelitian kualitatif

karena peneliti tidak memberikan tindakan apapun terhadap obyek penelitian.

Peneliti hanya melihat, mengobservasi, mengumpulkan dan menafsirkan data

yang ada di lapangan sebagaimana adanya untuk kemudian mengambil

kesimpulan.

Penelitian kualitatif adalah suatu proses penelitian dan pemahaman yang

berdasarkan metode yang menyelidiki suatu fenomena sosial dan masalah

manusia. Pada pendekatan kualitatif, peneliti membuat suatu gambaran kompleks,

meneliti kata-kata, laporan terinci dari pandangan responden, dan melakukan studi

pada situasi yang alami.

Metodologi kualitatif merupakan prosedur penelitian yang menghasilkan

data deskriptif berupa kata-kata yang mengarah pendeskripsian secara rinci dari

orang-orang dan perilaku yang diamati.


commit to user

39

2. Strategi Penelitian

Strategi yang digunakan dalam penelitian ini mengacu pada penelitian

deskriptif, dengan menggambarkan keadaan obyek penelitian pada saat sekarang

berdasarkan fakta-fakta yang ada.”Penelitian diskriptif menunjukkan bahwa

penelitian mengarah kepada pendeskripsikan secara rinci dan mendalam mengenai

kondisi apa yang sebenarnya terjadi menurut apa yang ada dilapangan” (HB.

Sutopo, 2002: 110).

Strategi penelitian menggunakan strategi tunggal terpancang. Istilah

tunggal artinya penelitian ini berusaha untuk memfokuskan pada suatu lokasi dan

satu masalah saja yaitu tentang Pengorganisasaian Bagian Tata Usaha pada Balai

Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta. Terpancang

artinya ketika peneliti terjun ke lapangan, sudah memiliki bekal yang berupa teori-

teori yang sudah ada.

C. Sumber Data

Penelitian kualitatif memposisikan peneliti sebagai instrumen utamanya,

peneliti harus selalu berusaha untuk memperoleh informasi sebanyak mungkin

tentang fenomena yang menjadi obyek penelitiannya agar data yang diperoleh

menjadi akurat. Dengan ketepatan pemilihan dan penentuan sumber data akan

menentukan ketepatan dan kekayaan data yang diperoleh.

Menurut HB. Sutopo (2002: 52), sumber data terdiri dari ”Nara sumber,

peristiwa atau aktivitas, tempat dan lokasi, benda, beragam gambar atau

rekaman,dokumen dan arsip”. Sedangkan sumber data dalam penelitian kualitatif

menurut Lofland dalam Lexy J. Moleong (2005: 157) adalah ”Kata-kata dan

tindakan selebihnya adalah data tambahan seperti dokumen dan lain-lain”.

Adapun sumber data dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Informan

Informan merupakan pihak-pihak yang berkaitan dengan permasalahan

yang diteliti. Menurut Lexy J. Moleong (2005: 90),”Informan adalah orang


commit to user

40

yang dimanfaatkan untuk memberikan informasi tentang situasi dan kondisi

latar penelitian”. Informan atau narasumber harus mempunyai banyak

pengetahuan dan pengalaman tentang latar penelitian dan dapat memberikan

informasi yang tepat kepada peneliti.

Menurut HB. Sutopo (2002; 50),”Dalam penelitian kualitatif posisi

sumber data manusia sangat penting peranannya sebagai individu yang

memiliki informasinya”. Informan merupakan tumpuan pengumpulan data

bagi peneliti dalam mengungkapkan permasalahan penelitian. Adapun

informan dalam penelitian ini adalah:

a. Pimpinan dalam hal ini Kepala Tata Usaha Kantor Balai Besar

Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta

b. Pegawai atau staf Bagian Tata Usaha Kantor Balai Besar Rehabilitasi

Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta

2. Tempat dan Peristiwa

Tempat dan peristiwa yang berkaitan dengan permasalahan penelitian

yang merupakan salah satu jenis data yang dimanfaatkan oleh peneliti

Informasi mengenai kondisi dari lokasi peristiwa atau aktivitas yang dilakukan

dapat digali lewat sumber lokasinya baik tempat maupun lingkungannya.

Tempat yang digunakan sebagai lokasi penelitian adalah Kantor Balai Besar

Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta.

3. Dokumen dan Arsip

Dokumen atau arsip yang berhubungan dengan obyek penelitian

merupakan sumber data yang penting dalam penelitian kualitatif terutama

apabila sasaran terarah pada latar belakang peristiwa masa lampau dan yang

berkaitan dengan peristiwa masa kini yang harus dipelajari. Dalam penelitian

ini yang menjadi sumber data penelitian meliputi segala bentuk literatur/ arsip/

pustaka dan dokumen yang relevan dengan obyek penelitian.


commit to user

41

D. Teknik Sampling

Teknik sampling merupakan kegiatan untuk merumuskan tentang siapa

dan berapa banyak jumlah yang akan dijadikan sumber informasi. Penelitian

kualitatif memiliki konsep tersendiri dalam menentukan subyek penelitian.

Konsep subyek penelitian dalam penelitian kualitatif berhubungan dengan apa dan

siapa yang diteliti. Bagaimana memilih dan menetapkan kriteria subyek penelitian

yang representatif sesuai dengan fokus masalah penelitian. Menurut HB. Sutopo

(2002: 52) ”Teknik cuplikan merupakan suatu bentuk khusus atau proses bagi

pemusatan atau pemilihan informan dalam penelitian yang mengarah pada

seleksi”. Sedangkan Menurut Hadari Nawawi (1995: 152), ”Teknik sampling

adalah cara menentukan sampel yang jumlahnya sesuai dengan ukuran sampel

yang akan dijadikan sumber data sebenarnya, dengan memperhatikan sifat-sifat

dan penyebaran populasi agar dapat diperoleh sampel representatif atau benar-

benar mewakili populasi”. Berdasarkan pendapat beberapa ahli tersebut jelas

bahwa pemilihan informan dalam penelitian harus dilakukan secara selektif

dengan menggunakan berbagai pertimbangan dari segi kekayaan dan kedalaman

informasi yang dimiliki. Adapun dalam teknik pengambilan sampel berkaitan

dengan pembatasan jumlah dan jenis data yang digunakan pada penelitian, peneliti

menggunakan teknik-teknik :

1. Purposive Random Sampling

Pengambilan sampel menggunakan teknik sampel yang bertujuan atau

purposive sampling, Peneliti memilih untuk mencari informan kunci yang

dianggap mengetahui informasi dan masalah penelitian secara mendalam dan

dapat dipercaya dapat menjadi sumber yang handal. Penentuan sampel tidak

ditekankan pada jumlah, melainkan lebih ditekankan pada kualitas

pemahaman terhadap masalah yang diteliti. Dalam menentukan informan

dalam penelitian, peneliti memilih secara acak (random) informan yang akan

diwawancarai. Oleh karena itu, teknik sampling yang digunakan peneliti

dalam melakukan penelitian ini adalah purposive random sampling.


commit to user

42

2. Snowball sampling

Dalam teknik ini peneliti menentukan informan yang mengetahui tentang

masalah penelitian, dan informan awal yang terpilih dapat menunjukan

informan yang lebih tahu sesuai dengan perkembangan informasi yang

diinginkan. Menurut Lee dan Berg dalam Iskandar (2009: 115) Strategi dasar

teknik bola salju (snowball sampling) ini dimulai dengan menetapkan satu

atau beberapa orang informan kunci (key informants) dan melakukan

interview terhadap mereka secara bertahap atau berproses, kepada mereka

kemudian diminta arahan, saran, petunjuk siapa sebaiknya yang menjadi

informan berikutnya yang menurut mereka memiliki pengetahuan,

pengalaman, informasi yang dicari, selanjutnya teknik yang sama sehingga

akan diperoleh jumlah informan yang semakin lama semakin besar”. Adapun

proses teknik bola salju dapat digambarkan, sebagai berikut:

Gambar 2. Siklus Penentuan Informan Menggunakan Teknik Snowball Sampling

Sumber: Iskandar (2009 : 116)

E. Teknik Pengumpulan Data

Data sangat diperlukan dalam penelitian guna membuktikan kebenaran

membutuhkan data yang obyektif. Untuk mendapatkan data yang obyektif, perlu

diperhatikan mengenai teknik pengumpulan data yang digunakan sebagai alat

4

1

8

2 Key

Informant 10 5

9 6

3

7


commit to user

43

pengumpul dan pengambil data. Adapun teknik pengumpulan data yang peniliti

gunakan adalah:

1. Wawancara

Lexy J. Moleong (2005: 186) menyatakan bahwa ”Wawancara adalah

percakapan dengan maksud tertentu. Percakapan itu dilakukan oleh dua pihak,

yaitu pewawancara (interviewer) yang mengajukan pertanyaan dan yang

diwawancarai (interviewee) yang memberikan jawaban atas pertanyaan itu”.

Menurut Dedy Mulyana (2004: 180),”Wawancara adalah bentuk komunikasi

antara dua orang, melibatkan seseorang yang ingin memperoleh informasi dari

seorang lainnya dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan lainnya,

berdasarkan tujuan tertentu”.

Wawancara merupakan suatu teknik yang digunakan untuk mendapatkan

informasi dengan cara tanya jawab antara peneliti dan informan dalam

hubungan tatap muka yang dilaksanakan secara sistematis dan mendalam serta

berlandaskan pada tujuan penlitian.

Teknik wawancara yang digunakan oleh peneliti adalah teknik

wawancara terstruktur yaitu suatu cara mengumpulkan data dan informasi

dimana peneliti telah menentukan format masalah yang akan diwawancarai,

yang berdasarkan masalah yang akan diteliti. Teknik wawancara terstruktur

digunakan untuk menghindari terlalu meluasnya arah pembicaraan dalam

wawancara yang dilakukan. Peneliti membuat pedoman dalam pelaksanaan

wawancara di lapangan.

2. Observasi

Menurut Iskandar (2009: 121) ” Kegiatan observasi meliputi melakukan

pengamatan, pencatatan secara sistematik kejadian-kejadian, perilaku, obyek-

obyek yang dilihat dan hal-hal lain yang diperlukan dalam mendukung

penelitian yang sedang dilakukan”. Hal ini sesuai dengan pendapat yang

dikemukakan Kartini Kartono (1996: 157) yang menyatakan bahwa:

”Observasi adalah studi yang disengaja dan sistematis tentang fenomena sosial

dan gejala-gejala alam dengan jalan pengamatan dan pencatatan”. Berdasarkan

pendapat tokoh di atas peneliti dapat menyimpulkan bahwa observasi


commit to user

44

merupakan teknik pengumpulan data dengan mengadakan pengamatan

langsung ke lokasi dan mengadakan pencatatan secara sistematis mengenai

fenomena yang sedang diamati. Dengan observasi kita dapat mengumpulkan

informasi dan data yang berhubunga dengan ruang/ tempat, pelaku, obyek,

perbuatan, kejadian/ peristiwa, waktu dan perasaan.

Dalam penelitian ini, observasi dilakukan dengan cara peneliti terjun

langsung ke lokasi penelitian yaitu Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina

Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta untuk melakukan pengamatan dan

pencatatan secara langsung mengenai perilaku dan kondisi lingkungan

penelitian terhadap hal yang ada hubungannya dengan kegiatan ketatausahaan.

3. Mengkaji dokumen dan arsip

Yaitu teknik pengumpulan data dengan mempelajari membaca dan

mencatat apa yang tersirat dan tersurat dalam dokumen, laporan peraturan dan

literatur yang lainnya yang relevan dengan penelitian. Teknik dokumentasi ini

dilakukan dengan mencatat dan mengumpulan data melalui penelaahan

dokumen yang ada, dengan maksud untuk melengkapi data yang diperlukan

dalam analisis terhadap masalah yang dikaji.

Dalam penelitian ini peneliti mengumpulkan data dengan mempelajari

dokumen, arsip, laporan dan peraturan-peraturan yang ada di Kantor Balai

Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta. Dokumen

tersebut antara lain berupa struktur organisasi, data-data tentang pegawai,

pedoman uraian tugas masing-masing pegawai dan lain-lain. Dalam

pengumpulan data ini, peneliti tidak sekedar mencatat isi penting yang tersurat

dalam dokumen atau arsip, tetapi juga tentang maknanya yang tersirat.

F. Validitas Data

Semua data yang dikumpulkan, dicatat, dan digali dalam kegiatan

penelitian harus diusahaka kemantapan dan kebenarannya, oleh karena itu setiap

peneliti harus bisa memilih dan menentukan cara-cara yang tepat untuk

mengembangkan validitas data yang diperolehnya. Menurut Suharsimi Arikunto


commit to user

45

(2002: 144), ”Validitas data adalah suatu ukuran yang menunjukkan tingkat-

tingkat kevalidan atau kesahihan suatu instrumen”. Validitas data menunjukkan

sejauh mana alat pengukur mengukur sejauh mana apa yang ingin diukur.

Validitas data merupakan sarana untuk menjaga keabsahan data yang

dikumpulkan dan untuk menghindari adanya bias penelitian.

Untuk memastikan validitas data dalam penelitian ini dipergunakan

trianggulasi. Trianggulasi menurut Iskandar (2009: 154) yaitu: ”Teknik

pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain diluar data itu

untuk keperluan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap suatu data”.

Usaha trianggulasi dilakukan dengan maksud untuk memperoleh data yang dapat

dipercaya kebenarannya.

Trianggulasi yang dipergunakan dalam penelitian ini adalah triaggulasi

data dan trianggulasi metode. Dalam trianggulasi data, peneliti menggunakan

beberapa sumber data untuk mengumpulkan data dengan permasalahan yang

sama. Artinya bahwa data yang ada di lapangan diambil dari beberapa sumber

obyek penelitian yang berbeda. Trianggulasi metode, artinya bahwa dalam

mengumpulkan data, peneliti menggunakan teknik atau metode yang berbeda

yaitu membandingkan antara hasil wawancara dengan sumber data dengan data

hasil pengamatan peneliti dan isi dokumen yang bekaitan.

Adapun penjelasan teknik trianggulasi yang digunakan dalam penelitian

ini adalah sebagai berikut:

1. Trianggulasi data / sumber

Teknik ini mengarahkan peneliti untuk menggunakan beragam sumber

data yang tersedia dalam pengumpulan data, artinya data yang sama atau

sejenis akan lebih mantap kebenarannya bila digali dari beberapa sumber data

yang berbeda. Dengan demikian apa yang diperoleh dari sumber yang satu,

bisa lebih teruji kebenarannya bilamana dibandingkan dengan data sejenis

yang diperoleh dari sumber lain yang berbeda, baik kelompok sumber sejenis

maupun sumber yang berbeda. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada

gambar di bawah ini:


commit to user

46

Gambar 3. Teknik Trianggulasi Data/sumber

Sumber: H.B Sutopo, 2002: 80

2. Trianggulasi metode

Jenis trianggulasi ini dilakukan dengan mengumpulkan data sejenis tetapi

dengan menggunakan teknik atau metode pengumpulan data yang berbeda.

Dalam trianggulasi metode, ditekankan pada penggunaan metode pada

sumber data yang sama untuk menguji kemantapan informasinya. Dengan

menguunakan metode yang berbeda untuk suatu informasi yang sama,

peneliti dapat menarik kesimpulan atas data yang digali secara lebih mantap.

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar di bawah ini:

Gambar 4. Teknik Trianggulasi Data/sumber

Sumber: H.B Sutopo, 2002: 81

G. Analisis Data

Menurut Lexy J. Moleong (2005: 248),”Analisis data adalah proses

mengorganisasikan dan mengurutkan data ke dalam pola, kategori, dan satuan

uraian dasar sehingga ditemukan tema dan dapat dirumuskan hipotesis data seperti

yang disarankan data.” Jadi, analisis data dalam penelitian ini dilaksanakan

Informan 1

Informan 2 wawancara data

Informan 3

Wawancara

Sumber data data Kuesioner

Observasi


commit to user

47

setelah data diperoleh dengan cara mengurutkan data yang telah dikumpulkan ke

dalam kelompok tertentu.

Analisis dalam penelitian kualitatif sangat tergantung pada kemampuan

peneliti dalam menerjemahkan data berdasarkan kedalaman dan keluasan

wawasannya. Analisis penelitian kualitatif biasanya dilakukan bersamaan dengan

proses pegumpulan data, atau dilakukan dilapangan. Berdasarkan data yang

diperoleh diperlukan analisis terhadap data sehingga diperoleh suatu kesimpulan.

“Analisis kualitatif merupakan kegiatan yang dilakukan bersamaan saat

peneliti mulai turun ke lapangan sebagai kegiatan awal penelitian dan saling

menjalin diatara reduksi data, sajian data, dan penarikan kesimpulan atau

verifikasai” (Farouk Muhammad & H. Djali, 2003: 106).

Sedangkan model anlisis yang peneliti gunakan adalah model analisis

mengalir atau saling terjalin. ”Model analisis interaktif mengalir atau saling

terjalin adalah pengumpulan data, pengolahan data, dan penarikan kesimpulan

sebagai suatu proses siklus”

Untuk lebih jelasnya dalam model ini tiga komponen analisis yaitu

reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan atau verifikasi dilakukan

dalam bentuk interaktif dengan proses siklus. Mattew B. Miles dan Michael

Hubberman (1992: 19) mengatakan bahwa: “Reduksi data, penyajian data dan

penarikan kesimpulan atau verifikasi sebagai suatu yang jalin menjalin pada saat

sebelum, selama dan sesudah pengumpulan data dalam bentuk yang sejajar, untuk

membangun wawasan umum yang disebut analisis”.

Langkah-langkah yang dilakukan dalam analisis data antara lain:

1. Reduksi Data

Reduksi data merupakan proses pemilihan, pemusatan dan perhatian

pada penyederhanaan, pengabstrakan, dan transformasi data kasar yang muncul

dari catatan-catatan tertulis di lapangan. Reduksi data berlangsug secara terus-

menerus selama penelitian berlangsung. Redukasi data merupakan suatu tahap

analisis dimana peneliti menajamkan, membuang yang tidak perlu dan

mengorganisasi data dengan cara sedemikian rupa hingga kesimpulan-

kesimpulan finalnya dapat ditarik dan verifikasi.


commit to user

48

2. Penyajian Data

Penyajian data merupakan suatu kegiatan untuk menyusun sekumpulan

informasi yang dapat memberi kemungkinan adanya penarikan kesimpulan dan

pengambilan tindakan. Untuk memudahkan peneliti dalam mengambil

kesimpulan, maka data yang sudah terkumpul perlu disajikan dalam bentuk-

bentuk tertentu guna menggabungkan informasi yang tersusun dalam bentuk

padu. Penyajian data akan membantu peneliti untuk memahami dan

menginterpretasikan apa yang terjadi dan apa yang seharusnya dilakukan

tersebut dengan teori-teori yang relevan.

3. Penarikan Kesimpulan

Penarikan kesimpulan merupakan analisis rangkaian pengolahan data

yang berupa gejala kasus yang didapat di lapangan. Penarikan kesimpulan

bukanlah langkah final dari suatu kegiatan analisis, karena kesimpulan-

kesimpulan terkadang masih kabur sehingga perlu diverifikasi. Verifikasi

merupakan kegiatan untuk menguatkan kesimpulan. Apabila ternyata belum

juga diperoleh data valid, maka proses analisis diulang lagi dari awal sampai

diperoleh data yang benar-benar akurat sehingga dapat dipertanggung

jawabkan.

Tiga hal utama dalam analisis data yaitu reduksi data, sajian data dan

penarikan kesimpulan yang saling berkaitan dan dilakukan secara terus

menerus dalam proses pelaksanaan pengumpulan data. Data yang terkumpul

disusun secara singkat dengan membuat rumusan pokok data yang penting.

Kemudian disajikan dalam penyajian data yang berupa cerita sistematis dan

logis dengan suntingan peneliti supaya makna peristiwa menjadi lebih jelas

dipahami. Reduksi dan sajian data ini menjadi dasar bagi peneliti dalam

membuat kesimpulan. Apabila simpulan kurang mantap karena kurangnya

rumusan dalam reduksi data dan sajian data, maka peneliti wajib kembali

melakukan kegiatan pengumpulan data yang sudah terfokus untuk mencari

pendukung simpulan yang ada dan juga bagi pendalaman data. Untuk lebih

jelasnya dapat dilihat pada skema model analisis interaktif dibawah ini:


commit to user

49

Gambar 5. Skema Model Analisis Interaktif

Sumber: Matthew B. Milles & A. Michael Hubeman dalam Iskandar, 2009:139

H. Prosedur Penelitian

Dalam penelitian ini peneliti melakukan beberapa langkah atau melalui

beberapa prosedur yang dapat dilakukan secara sistematis. Adapun prosedur yang

dilakukan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Tahap persiapan

Dalam tahap ini peneliti mengumpulkan bahan informasi dan teori yang dapat

mendukung permasalahan. Tahap ini dimulai dari pembuatan rancangan

penelitian, penyusunan proposal, memilih lokasi, mengurus perijinan dan

persiapan pelaksanaan teknis.

2. Tahap pelaksanaan

Tahap pelaksanaan dilakukan dengan terjun ke lapangan dan memulai untuk

menggali data yang relevan dengan tujuan penelitian.

3. Tahap analisis

Untuk analisis awal penelitian ini dilakukan sejak pengumpulan data di

lapangan, sedangkan analisis akhir dilakukan setelah penggalian data dianggap

cukup mendukung maksud dan tujuan penelitian. Tahap ini merupakan usaha

untuk menemukan tema-tema yang relevan dengan masalah penelitian. Setelah

data yang dikumpulkan relevan dengan masalah penelitian, data tersebut

kemudian dianalisis kembali secara intensif dan mendalam untuk kemudian

ditarik suatu kesimpulan.

Pengumpulan data

Sajian Data Reduksi Data

Kesimpulan / Verifikasi


commit to user

50

4. Tahap penulisan laporan penelitian

Pada tahap ini peneliti akan menuliskan hasil penelitiannya dalam bentuk

skripsi. Hasil laporan ini kemudian digandakan sesuai kebutuhan guna

pelaporan kepada pihak-pihak terkait.

Untuk lebih memudahkan peneliti dalam melangkah, peneliti sajikan

skema prosedur penelitian sebagai berikut:

Gambar 6. Bagan Prosedur Penelitian

Analisis Akhir Persiapan

penelitian

Pengumpulan data

dan analisis awal

Penarikan

kesimpulan

Penulisan laporan

penelitian

Penggandaan

Laporan


commit to user

51

BAB IV

HASIL PENELITIAN

A. Deskripsi Lokasi Penelitian

1. Sejarah Berdiri

Sejarah berdirinya BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta, diawali

dengan sejarah pertumbuhan Rehabilitasi Centrum Prof. Dr. Soeharso Surakarta

yang dalam hal ini tidak dapat dipisahkan dengan perjuangan Bangsa Indonesia.

Semasa revolusi fisik tahun 1945 - 1950 banyak sekali rakyat, terutama pemuda

pejuang yang cacat, diakibatkan oleh pertempuran dalam melawan penjajah untuk

mempertahankan kemerdekaan Republik Indonesia.

Pada tahun 1946 dimulailah percobaan-percobaan pembuatan kaki atau

tangan tiruan (protese) untuk pelayanan kepada para korban perang yang

bertempat di garasi mobil Rumah Sakit Umum Surakarta oleh almarhum Prof.

Dr. Soeharso dan almarhum Bapak R. Soeroto Reksopranoto. Segala peralatan

dan biaya berasal dari para dermawan.

Pada pertengahan tahun 1948 pembuatan protese mendapat perhatian dari

Kementrian Kesehatan dengan mengeluarkan biaya untuk memindahkan ruangan

pembuatan protese dari garasi ke Rumah Sakit Darurat yang terletak di belakang

rumah sakit tersebut. Sambil menunggu selesainya pembuatan protese, kepada

para penyandang cacat diberikan pelatihan berupa keterampilan kerja.

Pada permulaan tahun 1950 almarhum Jenderal Gatot Subroto yang pada

waktu itu selaku Gubernur Militer Jawa Tengah memberi bantuan perbaikan dan

bangunan aula serta gedung olah raga Rumah Sakit Darurat itu yang kemudian

dipergunakan sebagi “modal“ berdirinya Rehabilitasi Centrum. Kemudian

Kementrian Sosial menyusul membangun kantor, gedung, tempat latihan kerja

dan tenaga pegawai.

Pada tahun 1951 almarhum Jenderal Gatot Subroto menyerahkan

bangunan itu kepada Dr. Soeharso dan pada tanggal 28 Agustus 1951 secara resmi

berdirilah “BALAI PEMBANGUNAN PENDERITA CACAT” (Rehabilitasi

Centrum) yang pertama di Indonesia.

51


commit to user

52

Pada tahun 1954 Departemen Kesehatan menempatkan aparatnya untuk

melaksanakan tugas kerja yaitu melaksanakan pelayanan rehabilitasi medis,

Departemen Tenaga Kerja melaksanakan penyaluran kerja sesuai dengan

bidangnya masing-masing dan Departemen Sosial menangani pekerjaan RC di

bidang seleksi dan persiapan pengasramaan, pendidikan dan latihan kerja, serta

pelayanan rehabilitasi sosial dengan Lembaga Rehabilitasi Penderita Cacat

(LRPC).

Departemen Kesehatan Republik Indonesia kemudian mendirikan

Lembaga Protese Surakarta yang menangani pekerjaan RC dibidang pelayanan

medis. Pada tahun 1954 juga lembaga ini kemudian diubah namanya menjadi

Lembaga Ortophedi dan Prothese (LOP) yang telah mempunyai Rumah Sakit

Orthopedi serta bengkel pembuatan alat-alat orthopedi dan protese.

Pada tahun 1982 LRPC diubah menjadi Pusat Rehabilitasi Penderita

Cacat Tubuh (PRPCT) “Prof. Dr. Soeharso” Surakarta. Pada tahun 1994 PRPCT

“Prof. Dr. Soeharso” Surakarta diubah menjadi pusat Pusat Rehabilitasi Sosial

Bina Daksa (PRSBD) “Prof. Dr. Soeharso” Surakarta. Dengan terbitnya SK

Menteri Sosial RI Nomor: 55/ HUK/ 2003, tanggal 23 Juli 2003 nama PRSBD

“Prof. Dr. Soeharso” Surakarta diubah menjadi Balai Besar Rehabilitasi Sosial

Bina Daksa (BBRSBD) “Prof. Dr. Soeharso” Surakarta sampai sekarang.

Seiring dengan laju perkembangan teknologi, Rumah Sakit Orthopedi

dan Prothese pada tahun 1986 pindah ke Pabelan Surakarta, karena lokasi kampus

PRPCT “Prof. Dr. Soeharso” Surakarta tidak memungkinkan untuk

pengembangan. Kemudian nama lembaga tersebut berubah menjadi Rumah Sakit

Ortophedi “Prof. Dr. Soeharso” Surakarta (RSO). Sampai dengan sekarang untuk

pelayanan rehabilitasi medis bagi kelayakan BBRSBD “Prof. Dr. Soeharso”

Surakarta masih dirujuk ke RSO “Prof. Dr. Soeharso” Pabelan Surakarta.

Selain lembaga-lembaga tersebut, Departemen HANKAM juga

menempatkan Depot Subsistensi di Pusat Rehabilitasi Sosial Bina Daksa “Prof.

Dr. Soeharso” Surakarta untuk megurusi masalah-masalah khusus penyandang

cacat ABRI Veteran yang kemudian instansi ini berubah namanya menjadi Depo

Rehabilitasi Centrum (DOREHAB CENTRUM) dibawah induk administrasi


commit to user

53

Angkatan Darat yang kemudian menjadi “DEPO REHABILITASI CACAT 02”

(DOREHAB CAT 02), sekarang namanya PUSREHABCAT DEPHAN sampai

saat ini masih melatih para penyandang cacat ABRI di BBRSBD Prof. Dr.

Soeharso Surakarta.

Sementara itu Departemen Tenaga Kerja yang dulu juga membuka

perwakilannya di komplek RC ini khususnya untuk megurusi penyaluran kerja

para penyandang cacat yang telah selesai direhabilitasi, tahun 1984 sudah kembali

bergabung di kantor indukya, namun kerjasama untuk penyaluran masih berlanjut

sampai sekarang.

Pada tahun 1957 Lembaga Orthopedi dan Prothese (LOP) Prof. Dr.

Soeharso mendapat kepercayaan PBB untuk menyelenggarakan Seminar

Rehabilitasi yang diikuti oleh 13 Negara Asia dan Timur Jauh. Sesuai dengan

namanya, tugas maupun fungsinya, sejak tahun 1983 PRSBD Prof. Dr. Soeharso

Surakarta dijadikan pusat untuk training bagi tenaga Kader Rehabilitasi, baik

tingkat nasioal yang diselenggarakan oleh Departemen Sosial Republik Indonesia

bekerjasama dengan UNDP/ ILO dan tingkat internasional, yaitu: Training on

Rehabilitation for the Phisicvally Handicaped Person’s, Program TCDC

(Technical Coorperation Among Development Countries)

2. Visi dan Misi

a. Visi

Meningkatkan kualitas hidup penyandang cacat tubuh yang mandiri dan

sejahtera.

b. Misi

1) Melakukan restorasi kecacatan.

2) Membentuk pribadi yang tangguh

3) Menciptakan individu yang terampil


commit to user

54

3. Kedudukan, Tugas Pokok dan Fungsi

a. Kedudukan

Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa Prof. Dr. Soeharso Surakarta

adalah Unit Pelaksana Teknis di bidang Rehabilitasi Sosial Bina Daksa di

lingkungan Departemen Sosial Republik Indonesia yang berada di bawah dan

bertanggung jawab langsung kepada Direktur Jenderal Pelayanan dan

Rehabilitasi Sosial.

b. Tugas Pokok

BBRSBD mempunyai tugas pokok melaksanakan Pelayanan dan

Rehabilitasi Sosial, Resosialisasi, Penyaluran dan Bimbingan Lanjut bagi

penyandang tuna daksa agar mampu berperan dalam kehidupan

bermasyarakat, Rujukan Nasional, Pengkajian dan Penyiapan Standar

Pelayanan, pemberian informasi serta koordinasi dengan instansi terkait

sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

c. Fungsi

1) Pelaksanaan penyusunan rencana dan program serta evaluasi dan

penyusunan laporan.

2) Pelaksanaan Registrasi, Observasi, Identifikasi, Penyelenggaraan Asrama.

3) Pemeliharaan serta penetapan Diagnosa Sosial, Kecacatan serta Perawatan

Medis.

4) Pelaksanaan Bimbingan Sosial, mental, keterampilan dan fisik.

5) Pelaksanaan Resosialisasi , Penyaluran dan Bimbingan Lanjut.

6) Pemberian Informasi dan Advokasi.

7) Pengkajian dan Pengembangan Standar Pelayanan dan Rehabilitasi Sosial.

8) Pengelolaan Urusan Tata Usaha.


commit to user

55

4.Struktur Organisasi

STRUKTUR ORGANISASI

BBRSBD “PROF. DR. SOEHARSO” SURAKARTA

Gambar 7. Struktur Organisasi BBRSBD Prof. Dr. Soeharso

KEPALA

Bagian TU

Sub bagian

kepegawaian

n

Sub bagian

keuangan

Sub bagian

umum

Bidang

penyaluran dan

bimbingan lanjut

Bidang

program dan

advokasi sosial

Bidang

Rehabilitasi

Sosial

Seksi penyaluran Seksi identifikasi Seksi program

Seksi kerjasama Seksi bim. sosial

Seksi advokasi

Seksi bimbingan

lanjut

Seksi bim.

keterampilan

Seksi evaluasi

dan laporan

Kelompok fungsional

Instalasi bengkel protese dan ortose

Instalasi perawatan revalidasi

Instalasi penambahan pengetahuan

Instalasi unit produksi (workshop)


commit to user

56

5. Job Description

Bagian Tata Usaha merupakan Bagian dari Kantor BBRSBD Prof. Dr.

Soeharso Surakarta yang melaksanakan tugas sebagai pusat atau sentral dari

seluruh kegiatan administrasi di lingkungan BBRSBD Prof. Dr. Soeharso

Surakarta. Bagian Tata Usaha berada langsung di bawah tanggung jawab Kepala

Balai dengan dipimpin oleh seorang Kepala Bagian Tata Usaha. Kepala bagian

Tata Usaha ini membawahi tiga Sub Bagian yang meliputi Sub Bagian Umum,

Sub Bagian Kepegawaian dan Sub Bagian Keuangan. Tiap-tiap Sub Bagian

dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian, dan setiap Kepala Sub Bagian

bertanggung jawab mengkoordinasi staff yang ada di bawahnya. Adapun kegiatan

pada Sub Bagian Umum, Sub Bagian Kepegawaian dan Sub Bagian Keuangan

adalah sebagai berikut:

a. Sub Bagian Umum, meliputi :

1) Urusan Ketatausahaan, yang melakukan tugas berkaitan dengan surat

menyurat, kearsipan dan pengetikan laporan.

2) Urusan Kehumasan, yang melakukan tugas berkaitan dengan kehumasan.

3) Urusan perpustakaan, yang melakukan tugas membuat daftar inventaris

perpustakaan dan bertanggung jawab terhadap pengelolaan ruang

perpustakaan

4) Urusan Transportasi, yang melakukan tugas melayani permohonan

pelayanan kendaraan dinas baik dalam kota maupun luar kota.

5) Urusan Keamanan, yang melakukan tugas membantu menjaga keamanan

dan ketertiban.

6) Urusan Rumah Tangga, yang melakukan tugas urusan rumah tangga

secara keseluruhan.

7) Urusan Inventaris, yang melakukan tugas berkaitan dengan inventarisasi

barang milik negara.

8) Urusan Perlengkapan, yang melakukan tugas bekaitan dengan barang-

barang persediaan kantor.


commit to user

57

9) Urusan Pengadaan, yang melakukan tugas berkaitan dengan pengadaan

barang/ jasa.

b. Sub Bagian Kepegawaian

1) Urusan Tata Usaha Kepegawaian, yang melakukan tugas berkaitan

dengan ketatausahaan seluruh pegawai.

2) Urusan Umum dan Kesejahteraan, yang melakukan tugas berkaitan

dengan kesejahteraan pegawai.

3) Urusan Mutasi Pegawai, yang melakukan tugas menyelesaikan mutasi

kerja baik intern maupun ekstern.

4) Urusan Pengembangan dan Karier Pegawai, yang melakukan tugas

berkaitan dengan pelaksanaan orientasi pegawai baru, administrasi diklat

dan ijin belajar pegawai.

5) Urusan Administrasi Jabatan Fungsional, melakukan tugas dan kegiatan

administrasi jabatan fungsional dan meneruskan laporan kegiatan jabatan

fungsional.

c. Sub Bagian Keuangan

1) Bendahara Pengeluaran, yang melakukan tugas pertanggung jawaban

pengeluaran anggaran.

2) Bendahara Penerima, yang melakukan tugas menerima, menyiapkan,

menata, mengusahakan dan membuat laporkan PNBP sesuai aturan yang

berlaku.

3) Membuat Daftar Gaji, mempersiapkan berkas atau kelengkapan sesuai

format aplikasi gaji.

4) Pelaksana Urusan Gaji, yang melakukan tugas melaksanakan

pembayaran gaji pegawai.


commit to user

58

B. Deskripsi Permasalahan Penelitian

1. Pelaksanaan Pengorganisasian Bagian Tata Usaha

pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD)

Prof. Dr. Soeharso Surakarta

Salah satu syarat agar kegiatan organisasi dapat berjalan dengan baik

dalam rangka mencapai tujuan organisasi perlu berpedoman dan melaksanakan

asas-asas organisasi. Adapun asas organisasi yang dilaksanakan dalam

pengorganisasian Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial

Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta adalah sebagai berikut :

a. Perumusan Tujuan yang Jelas

Setiap organisasi dalam bentuk apapun tentunya didirikan dalam rangka

mencapai tujuan. Begitu juga pada Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai

Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso yang

merupakan salah satu bagian kantor yang ada pada BBRSBD Prof. Dr.

Soeharso Surakarta. Tujuan Bagian Tata Usaha dirumuskan dengan mengacu

pada visi Bagian Tata Usaha yaitu mendukung kelancaran pelayanan teknis

pada BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta.

Seperti yang diungkapkan oleh informan I pada wawancara tanggal 20

Januari 2011.

“Pada BBRSBD ini bila digambarkan secara garis besar terdiri dari dua

bagian yaitu Bagian Teknis Pelayanan dan Bagian Pendukung. Bagian

teknis pelayanan terdiri dari Bidang Resos dan Penyuluhan Bimbingan

Lanjut sedangkan Bagian pendukung terdiri dari Bagian Ketatausahaan

dan Program Advokasi Sosial. Jadi keberadaan Bagian Tata Usaha disini

sebagai pendukung yang membantu lancarnya pelayanan teknis,

kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan Bidang Resos dan Penyuluhan

Bimbingan Lanjut itu didukung oleh Bagian Tata Usaha yaitu dengan

melaksanakan kegiatan administrasi.”

Hal senada juga diungkapkan oleh informan II pada wawancara tanggal

24 Januari 2011. “Tujuan Bagian Tata Usaha dirumuskan dengan mengacu

pada visi Tata Usaha yaitu mendukung lancarnya pelayanan teknis.”


commit to user

59

Tujuan dari Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi

Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta adalah

memberikan pelayanan dibidang administrasi baik di lingkungan BBRSBD

maupun pelayanan administrasi bagi masyarakat.


Januari 2011.

“Bagian Tata Usaha ini merupakan bagian pendukung yang membantu

kelancaran pelayanan teknis pada BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta

dengan melaksanakan kegiatan administrasi. Kegiatan administrasi yang

dilakukan yaitu ketatausahaan baik pelayanan administrasi bagi

BBRSBD Prof. Dr. Soeharso maupun masyarakat. Jadi pelayanannya

tidak hanya untuk BBRSBD saja, tapi juga masyarakat yang

membutuhkan. Seperti kalau ada penelitian seperti mbak ini, juga harus

melalui Bagian Tata Usaha dahulu yang memproses.”

Hal senada juga diungkapkan oleh informan III pada wawancara tanggal

24 Januari 2011. Bagian Tata Usaha Mempunyai tujuan melaksanakan kegiatan

administrasi kepegawaian, keuangan, dan umum pada seluruh satuan organisasi

pada BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta.

“Tujuan Bagian Tata Usaha disini untuk melaksanakan kegiatan

administrasi. Semua kegiatan administrasi di BBRSBD terpusat pada

bagian Tata Usaha, cakupan kegiatannya banyak mbak...disini ada tiga

sub bagian, sub bagian kepegawaian nanti ada rinciannya lagi tugas apa

yang dikerjakan, begitu juga dengan sub bagian keungan dan sub bagian

umum”.

Semua staff Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi

Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta mengetahui

dengan baik tujuan pokok Bagian Tata Usaha dan Tujuan ini dijadikan seluruh

pegawai sebagai pedoman dalam pelaksanaan aktivitas sehari-hari.

Seperti yang diungkapkan oleh informan II pada wawancara tanggal 24

Januari 2011.

“Tujuan pokok itu dijadikan sebagai pedoman dalam bekerja, kami

semua disini tahu tujuan pokok Bagian Tata Usaha BBRSBD. Pada saat

awal masuk bekerja atau ketika ada pegawai yang dipindah tugaskan

akan diberi buku pedoman ketatausahaan, buku ini berisi tentang segala

sesuatu yang berhubungan dengan tata usaha mulai dari tujuan, struktur

organisasi, dan job diskripsi. Buku ini dapat membantu pegawai


commit to user

60

memahami segala sesuatu yang berhubungan dengan Bagian Tata Usaha

BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta.”

Hal senada juga diungkapkan oleh informan VI pada wawancara tanggal

29 Januari 2011. “Tujuan pokok ada dalam buku pedoman ketatausahaan dan

pada job diskripsi, sehingga kita tahu karena masing-masing staff diberi job

diskprisi.”

Dari data di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan Bagian Tata Usaha

Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr.

Soeharso Surakarta dirumuskan dengan mengacu pada visi Bagian Tata Usaha

yaitu mendukung kelancaran pelayanan teknis pada BBRSBD Prof. Dr.

Soeharso Surakarta. Adapun tujuan pokok Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof.

Dr. Soeharso Surakarta yaitu melaksanakan kegiatan administrasi ke dalam dan

ke luar. Administrasi ke dalam yaitu memberikan pelayanan administrasi di

lingkungan BBRSBD Prof. Dr. Soeharso yang meliputi administrasi umum,

keuangan dan kepegawaian. Sedangkan administrasi keluar yaitu memberikan

pelayanan administrasi bagi masyarakat seperti perijinan penelitian, PKL,

psichoterapy dan lain-lain. Sosialisasi tujuan pokok Bagian Tata Usaha pada

staff dilakukan dengan mencantumkan tujuan pokok tersebut pada buku

pedoman ketatausahaan dan pada job diskripsi yang diberikan pada saat

pegawai mulai bekerja atau terdapat pegawai baru yang dipindah tugaskan.

Setiap staff mengetahui tujuan pokok Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai

Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta

dan tujuan ini dijadikan sebagai pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.

b. Departemenisasi

Dalam rangka memudahkan pencapaian tujuan yaitu memberikan

pelayanan administrasi disusun satuan-satuan kerja untuk menangani bidang

kerja tertentu. Satuan kerja pada Bagian Tata Usaha ini terdiri dari tiga Sub

Bagian yang meliputi Sub Bagian Umum, Sub Bagian Kepegawaian dan Sub

Bagian Keuangan. Setiap Sub Bagian memiliki pegawai dengan jumlah yang

berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan.


commit to user

61

Gambar 8. Struktur Organisasi Tata Usaha

Hal ini seperti yang diungkapkan oleh informan I pada wawancara

tanggal 20 Januari 2011.

“Tata usaha di BBRSBD ini terdiri dari tiga sub bagian Tata Usaha, yang

pertama sub bagian kepegawaian yang ruang lingkup kerjanya mengurusi

urusan administrasi kepegawaian seperti pengembangan karir,

kesejahteraan dan jabatan fungsional. Kedua sub bagian keuangan yang

ruang lingkup kerjanya mengurusi urusan administrasi keuangan dan

yang ketiga sub bagian umum yang rung lingkup kerjanya melaksanakan

administrasi umum seperti surat masuk dan surat keluar, urusan rumah

tangga, kehumasan dan lain-lain. Pada masing-masing sub bagian

tersebut juga ada kepalanya. Jumlah pegawai setiap Sub Bagian disini

tidak sama karena masing-masing Sub Bagian juga mengurusi pekerjaan

yang berbeda, jadi jumlah pegawainya disesuaikan dengan kebutuhan

tiap Sub Bagian. Di Sub Bagian Kepegawaian ada 10 orang staff, Sub

Bagian Keuangan 12 staff, sedangkan di Sub Bagian Umum itu ada 49

staff, itu sudah mencakup seluruhnya termasuk keamanan dan rumah

tangga. Tapi kalau yang ada di kantor Tata Usaha ini staff Sub Bagian

Umum ada 9 orang.”

Hal senada juga diungkapkan oleh informan IV pada wawancara tanggal

27 Januari 2011.

“Bagian ketatausahaan di sini terdiri dari tiga sub bagian yaitu sub bagian

kepegawaian, keuangan dan umum. Sub bagian kepegawaian mengurusi

hal yang berkaitan dengan administrasi kepegawaian seperti masalah

kesejahteraan, mutasi, kenaikan pangkat. Sub bagian keuangan

mengurusi hal yang berkaitan dengan administrasi keungan rutin dan

belanja atau pembangunan, pengeluaran rutin seperti masalah gaji,

pembayaran pajak dan kegiatan rutin mulai dari merencanakan anggaran.

KEPALA

KEPALA TU

KEPALA SUB

BAGIAN UMUM

KEPALA SUB

BAGIAN

KEPEGAWAIAN

KEPALA SUB

BAGIAN

KEUANGAN

Staf

f

Staf

f

Staf

f

Staf

f

Staf

f

Staf

f

Staf

f

Staf

f

Staf

f


commit to user

62

Kalau pengeluaran belanja atau pembangunan yaitu yang tidak setiap

tahun ada seperti misalnya pagar yang tiba-tiba ambruk dan harus

diperbaiki. Untuk yang terakhir sub bagian umum itu mengurusi hal yang

berkaitan dengan administrasi umum seperti urusan surat menyurat,

kearsipan, kehumasan, dan pengelolan barang inventaris.”

Pembagian Departemenisasi atau satuan kerja pada Bagian Tata Usaha

BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta dilakukan berdasarkan Keputusan

Menteri Sosial RI Nomor: 55/ HUK/ 2003 tanggal 23 Juli 2003 dimana dalam

Surat Keputusan tersebut tertulis bahwa Bagian Tata Usaha terdiri dari tiga Sub

Bagian yang meliputi Sub Bagian Umum, Sub Bagian Kepegawaian dan Sub

Bagian Keuangan. Pembagian Departemenisasi atau satuan kerja ini dari awal

berdirinya BBRSBD hingga sekarang terdiri dari tiga Departemen.

Hal ini seperti yang diungkapkan oleh informan I pada wawancara

tanggal 20 Januari 2011 “Dari awal Bagian Tata Usaha di BBRSBD ini terdiri

dari tiga Sub Bagian yaitu Sub Bagian Umum, Sub Bagian Kepegawaian dan

Sub Bagian Keuangan. Pedoman pembagian ini berdasarkan pada SK Menteri

Sosial Nomor: 55/ HUK/ 2003 tanggal 23 Juli 2003.”


24 Januari 2011 “Pembagian Sub Bagian pada BBRSBD Prof. Dr. Soeharso ini

berpedoman pada SK Menteri Sosial Nomor: 55/ HUK/ 2003 tanggal 23 Juli

2003. Kalau mau lihat biar lebih jelas, Mbak boleh pinjam SK Menteri Sosial

ini di perpustakaan ada.”

Dari data di atas dapat disimpulkan bahwa Bagian Tata Usaha Pada

Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr.

Soeharso Surakarta dibagi kedalam satuan-satuan organisasi yang terdiri dari

tiga Sub Bagian Tata Usaha yaitu Sub Bagian Kepegawaian, Sub Bagian

Keuangan dan Sub Bagian Umum. Tiap-tiap Sub Bagian memiliki bidang kerja

tertentu dan memiliki jumlah pegawai yang tidak sama karena disesuaikan

dengan kebutuhan pada masing-masing tiap Sub Bagian. Pembagian

Departemenisasi atau satuan kerja pada Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr.

Soeharso Surakarta dilakukan berdasarkan Keputusan Menteri Sosial RI

Nomor: 55/ HUK/ 2003 tanggal 23 Juli 2003 dimana dalam Surat Keputusan


commit to user

63

tersebut tertulis bahwa Bagian Tata Usaha terdiri dari tiga Sub Bagian yang

meliputi Sub Bagian Umum, Sub Bagian Kepegawaian dan Sub Bagian

Keuangan. Pembagian Departemenisasi atau satuan kerja ini dari awal

berdirinya BBRSBD hingga sekarang terdiri dari tiga Departemen.

Sub Bagian Kepegawaian mengurusi administrasi yang bekaitan dengan

kepegawaian seperti tata kelola administrasi kepegawaian, kesejahteraan,

mutasi, pengembangan karir dan urusan administasi jabatan fungsional. Sub

Bagian Keuangan mengurusi administrasi yang berkaitan dengan keuangan

yaitu administrasi keungan rutin dan pembangunan, sedangkan Sub Bagian

Umum mengurusi administrasi umum seperti urusan surat menyurat, kearsipan,

kehumasan, dan pengelolan barang inventaris.

c. Pembagian Kerja

Setiap orang diciptakan disamping mempunyai kelemahan juga

mempunyai kelebihan. Dengan segala keterbatasan yang dimiliki sudah tentu

setiap orang tidak akan mampu mengerjakan semua jenis pekerjaan pada waktu

yang sama, oleh karena itu untuk memudahkan dalam pencapaian tujuan tiap

satuan organisasi dilakukan pembagian tugas pada masing-masing staff. Agar

pelaksanaan suatu pekerjaan dapat berjalan lancar, maka dalam penempatan

pegawai perlu berpedoman pada asas The right man in the right place.

Hal ini seperti yang diungkapkan oleh informan II pada wawancara

tanggal 24 Januari 2011 “Tidak mungkin semua pekerjaan dapat dilakukan

sendiri, bagaimanapun kerjasama pasti sangat diperlukan. Oleh karena itu

pembagian kerja pada setiap staff harus dilakukan dan pembagian kerja itu

tidak boleh sembarangan harus sesuai asas the right man in the right place agar

semuanya lancar dan tujuan tercapai.”

Hal senada juga diungkapkan oleh informan VII pada wawancara

tanggal 29 Januari 2011 “Tentu saja ada pembagian tugas dan itu sangat

penting untuk kelancaran penyelesaian kerja, disini ada pembagian tugas pada

staff sehingga setiap staff punya tanggung jawab terhadap tugas yang

diembankan kepadanya”.


commit to user

64

Asas The right man in the right place masih belum bisa sepenuhnya

diterapkan pada pembagian tugas di Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr.

Soeharso Surakarta. Masih terdapat pegawai yang belum menguasai komputer

dalam pelaksanaan tugasnya, selain itu masih terdapat juga pegawai dengan

latar belakang yang tidak sesuai dengan pekerjaan yang diberikan.

Seperti yang diungkapkan informan II pada wawancara tanggal 24

Januari 2011.

“Kalau masalah latar belakang pendidikan dengan pekerjaan ya belum

sesuai, misalnya arsiparis disini ada tiga tapi semuanya latar belakang

pendidikannya tidak ada yang berkaitan dengan kearsipan. Arsiparis

disini yang dua orang lulusan SMPS Pelayanan sosial dan yang satu

lulusan SMA-IPA, sedangkan saya sendiri ini lulusan FKIP Bahasa

Indonesia dan malah tidak bisa komputer.”

Hal senada juga diungkapakan oleh informan pada wawancara tanggal

24 Januari 2011.

“Tidak seluruh pekerjaan disini dikerjakan oleh ahlinya, jadi asas the

right man in the right place belum bisa jalan disini. Di Sub Bagian

Kepegawaian ini misalnya ada juga yang lulusan hukum dan Keguruan.

Di Sub Bagian Keuangan itu juga kurang akuntan, padahal untuk

mengurusi masalah keuangan itu sangat dibutuhkan seorang akuntan.

Tenaga ahli dibidang IT juga kurang, kalau ada masalah mengenai

komputer ya kebingungan sampai saya harus meminta bantuan teman

saya yang bukan pegawai sini.”


menempatkan individu yang tepat untuk menyelesaikan tugas tertentu. Masing-

masing staff mempunyai tugas sendiri-sendiri sesuai dengan bagiannya supaya

pelaksanaan kerja dapat berjalan lancar. Setiap staff melaksanakan pekerjaan

sesuai dengan rincian pembagian tugas yang terdapat pada job diskripsi.

Seperti yang diungkapkan oleh informan V pada wawancara tanggal 27

Januari 2011.

“Di Sub Bagian umum ini terdapat 8 staff, 9 dengan kepala Sub Bagian.

Kepala Sub Bagian Umum yaitu Pak Wahyono selaku koordinator,

Sekretaris Kepala Balai ada Ibu Sri Mulyani, ada Pak Agus yang

menangani pranata kehumasan, kemudian operator telepon ada pak

Makali, masalah pengadaan dibawah tanggung jawab Pak Teguh, Pak

Mardiyanto menangani perpustakaan sedangkan yang bertanggung jawab


commit to user

65

sebagai arsiparis ada tiga orang yaitu Bu Nur, Bu Titik dan saya sendiri

Bu Roslina”.


24 Januari 2011.

“Kami bekerja sesuai dengan pembagian tugas yang ada pada job

diskripsi. Kalau di Sub Bagian Kepegawaian ini ada 10 staff, itu sudah

termasuk saya selaku Ketua Sub Bagian Kepegawaian, ada Bu Sri

Murwati yang mengurusi tata usaha kepegawaian, beliau dibantu oleh Bu

Tutiyati, Urusan mutasi pegawai dibawah tanggung jawab Pak Sumina

dan dibantu oleh Bu Eni, Ada Bu Sumarni yang megurusi pengembangan

karir pegawai, terus urusan kesejahteraan yang bertanggung jawab Pak

Titus, beliau dibantu oleh Bu Umi dan Pak Ngadimin, dan yang terakhir

yaitu menangani urusan administrasi jabatan fungsional ada Bu

Partinah."

Kepala Sub Bagian memiliki wewenang untuk membagi tugas pada

setiap staff yang merupakan bawahannya. Pembagian tugas yang diberikan

pada masing-masing staff sebagian besar dilakukan berdasarkan kemampuan

dan pengalaman kerja. Kepala Sub Bagian akan memberikan tugas pada staff

yang berada di bawah tanggung jawabnya dengan menyesuaikan kemampuan

dan pengalaman kerja yang dimiliki oleh staff dengan tugas yang akan

diberikan.

Seperti yang diungkapkan informan IV pada wawancara tanggal 27

Januari 2011

“Pembagian kerja disini sebagian besar dilakukan berdasarkan

kemampuan dan pengalaman kerja tapi juga ada yang berdasarkan latar

belakang pendidikan. Seperti dibagian Keuangan ini karena pekerjaannya

berkaitan dengan masalah keuangan diutamakan pegawai yang lulusan

ekonomi akuntansi dan keuangan perbankan yang mengurusi masalah

pokok keuangan seperti Bu Eklar, Bu Yustina dan Pak Seto sedangkan

yang lainnya kita melihat dari pengalaman kerja dan kemampuan mereka

dalam melaksanakan suatu pekerjaan.”

Hal senada juga diungkapakan oleh informan V pada wawancara tanggal

24 Januari 2011.

“Disini pembagian kerjanya lebih condong didasarkan pada kemampuan

dan pengalaman kerja. Jadi begini mbak...pegawai di sini itu kalau dilihat

mampu menyelesaiakan tugas tertentu maka akan diberikan kepadanya

tugas tersebut, jadi tidak harus didasarkan latar belakang pendidikan.


commit to user

66

Tapi diusahakan kalau ada SDM yang sesuai maksudnya antara

pendidikan dan tugasnya ya lebih diutamakan orang tersebut karena

dianggap mengusai bidangnya seperti keuangan itu sebagian besar

lulusan ekonomi perbankan. Tapi kalau tidak ada yang sesuai dengan

pendidikannya dipilih yang mampu melaksanakan tugas tersebut.”

Dalam pembagian tugas yang diberikan pada pegawai masih terdapat

ketidaksesuaian yaitu adanya pembagian beban kerja yang tidak merata.

Adanya pembagian kerja yang tidak merata akan menimbulkan rasa tidak adil

diantara pegawai.


Januari 2011.

“Terkadang tugas yang diberikan itu banyak mbak.. tapi untuk orang-

orang tertentu. Kemungkinan orang-orang ini dipilih karena dirasa

mampu menyelesaiakan tugas tersebut. Saya pernah mengalami tugas

yang begitu banyak terus tidak cukup waktu untuk diselesaikan di kantor

akhirnya saya kerjakan di rumah. Ya kalau ditanya pernah merasa

cemburu atau iri dengan teman lain ketika melihat teman bisa santai-

santai sedangkan saya harus ngebut kerja ya pasti merasa iri lah mbak..

tapi bagaimana lagi, itu sudah tanggung jawab. Atasan sudah

mempercayakannya pada saya, sehingga saya harus berusaha

menyelesaikan tugas tersebut dengan baik.”

Hal senada juga diungkapkan oleh informan VII pada wawancara pada

tanggal 29 Januari 2011 “Ini lagi tidak ada kerjaan ya.. paling baca koran atau

nonton TV, kalau Ibu yang satu ini lagi sibuk ngetik laporan jadi tidak bisa

diganggu dulu.”

Adanya pegawai yang menganggur pada saat jam kerja dikarenakan

adanya pegawai yang malas dalam mengerjakan tugas seperti suka menunda-

nunda pekerjaan, baru mengerjakan tugas kalau mendekati deadline dan baru

menyerahkan tugas bila ditagih oleh atasan.


Januari 2011

“Kalau pegawai yang malas, mengerjakan tugas seenaknya sendiri ya

pasti tidak akan maju-maju. Pegawai yang seperti ini pasti akan jadi

orang yang disuruh-suruh terus karena memang dari dirinya sendiri tidak

punya keinginan untuk maju.”


commit to user

67


9 Februari 2011 “Kalau pegawai yang bandel itu dimana-mana pasti ada, disini

juga begitu. Ada pegawai yang suka menunda-nunda pekerjaan, misalnya kalau

diberi tugas sukanya mengerjakan mepet waktu deadline, baru menyerahkan

tugas kalau ditagih sama pimpinan.”

Dari data di atas dapat disimpulkan bahwa dilaksanakan pembagian kerja

terhadap staff Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial

Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta yang berpedoman pada

job diskripsi. Pembagian tugas tersebut dilakukan berdasarkan Kemampuan

kerja, pengalaman kerja dan latar belakang pendidikan. Asas The right man in

the right place masih belum bisa sepenuhnya diterapkan pada pembagian tugas

di Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta karena masih

terdapat pegawai yang belum menguasai komputer dalam pelaksanaan

tugasnya, selain itu masih terdapat juga pegawai dengan latar belakang yang

tidak sesuai dengan bidang pekerjaan yang diberikan seperti arsiparis dengan

latar belakang pendidikan SMPS Pelayanan Sosial dan SMA-IPA.

Di Bagian Tata Usaha ini juga masih terdapat pembagian beban kerja

yang belum merata, pada waktu jam kerja ada pegawai yang sibuk bekerja

sedangkan dilain pihak ada pegawai yang bersantai-santai. Hal ini dikarenakan

adanya pegawai yang malas dalam mengerjakan tugasnya, seperti menunda

pekerjaan dan baru mengerjakan tugas bila mendekati deadline, serta baru

menyerahkan tugas bila ditagih oleh pimpinan.

d. Koordinasi

Koordinasi dimaksudkan untuk mensinkronkan dan mengintegrasikan

segala tindakan, supaya terarah kepada sasaran yang ingin dicapai. Tujuan

organisasi akan tercapai secara efektif apabila semua pejabat dan semua

unit/satuan organisasi serta sumber daya diselaraskan dengan tujuan organisasi.

Koordinasi dalam pengorganisasian yang dilakukan pada Bagian Tata Usaha


Soeharso Surakarta dilakukan dengan menyelaraskan orang-orang dan


commit to user

68

pekerjaannya sehingga kesemuanya berlangsung secara tertib dan seirama

menuju tercapainya tujuan.


Januari 2011 “Dalam melakukan proses pembagian kerja dan menerapkan

hubungan kerja antar staff harus diikoordinasikan dengan baik, sebagai atasan

saya tahu kinerja staff bawahan saya sehingga bila memberikan tugas dan

tanggung jawab harus saya pilih yang sesuai sehingga benar-benar mampu

menyelesaikan tugas jadi tidak menghambat.”

Hal senada juga diungkapakan oleh informan IV pada wawancara tanggal

24 Januari 2011 “Koordinasi juga harus dilakukan dalam proses

pengorganisasian yaitu dengan menyesuaikan kemampuan staff dan tugas yang

dibebankan kepadanya.”

Untuk menyelaraskan tugas dengan pejabatnya dalam memperlancar

pekerjaan diperlukan adanya koordinasi. Koordinasi dapat dilakukan dengan

mengadakan rapat secara berkala. Begitu juga pada Bagian Tata Usaha

BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta, kegiatan rapat juga dilakukan baik

dengan Kepala Balai, antar Sub Bagian dan dengan teman dalam satu Sub

Bagian.


Januari 2011.

“Ya pasti ada koordinasi disini, koordinasi dilakukan dengan

mengadakan pertemuan. Biasanya Kepala Balai bersama Kepala tiap Sub

Bagian Tata Usaha akan mengadakan rapat rutin yang dilakukan minimal

sebulan 2 kali. Tapi kalau ada hal-hal yang perlu dirapatkan segera,

biasanya juga ada rapat lagi sesuai kebutuhan. Seperti kemarin itu ketika

ada kunjungan menteri kita juga adakan rapat biar semuanya lancar.

Begitu juga rapat dengan teman satu Sub Bagian juga dilakukan sesuai

kebutuhan, misalnya ketika ada pekerjaan khusus.”

Hal senada juga diungkapakan oleh informan VI pada wawancara tanggal

29 Januari 2011.

“Kalau rapat antar Sub Bagian biasanya di pimpin oleh Kepala Balai,

jadwalnya tidak mesti biasanya dua minggu sekali. Kalu rapat di tiap Sub

Bagian itu tidakformal seperti ngobrol-ngobrol biasa, malah bisa setiap

hari sebelum mulai kerja itu kepala Sub bagian memberikan pengarahan


commit to user

69

kepada staff apa-apa saja yang harus dikerjakan, ini pekerjaan yang mesti

kita kerjakan, begini-begini silahkan Saudara laksanakan.”

Pimpinan bertanggung jawab memimpin jalannya rapat agar berjalan

dengan baik. Pimpinan akan meminta pendapat dari anggota rapat apabila

dalam koordinasi menemukan jalan buntu untuk kemudian didiskusikan dan

diperoleh jalan yang terbaik sesuai dengan keputusan bersama.

Seperti yang diungkapkan informan I pada wawancara tanggal 20 Januari

2011. “Kalau pada saat mengalami jalan buntu, biasanya pimpinan akan

berdiskusi dan meminta pendapat pada anggota rapat. Dari semua pendapat itu

akan dibicarakan bersama lagi untuk diambil yang terbaik.”

Hal senada juga diungkapkan oleh informan VII pada wawancara tanggal

29 Januari 2011.

“Kita dapat mengutarakan pendapat kita ketika rapat. Pada saat rapat kita

tidak hanya duduk dan diam saja, kita membicarakan hal-hal yang perlu

dibicarakan. Ya seperti rapat-rapat pada umumnya, pimpinan memberi

arahan pada anggotanya mengenai suatu pekerjaan, pimpinan meminta

pertanggung jawaban pekerjaan yang telah dilakukan staffnya, juga

diskusi masalah tertentu. Bila menemui jalan buntu, pimpinan akan

meminta pendapat kita bagaimana jalan terbaiknya, dari pendapat kita itu

pimpinan akan mengambil keputusan terbaik sesuai dengan yang telah

kita diskusikan.”

Pada BBRSBD Prof. Dr. Soeharso masih terdapat kurangnya koordinasi

dengan pusat yang ditunjukkan dengan masih terdapatnya penempatan pegawai

dari pusat yang tidak sesuai dengan yang dibutuhkan BBRSBD.

Seperti yang diungkapkan informan III pada wawancara tanggal 24

Januari 2011 “Departemen yang melakukan penyaringan penempatan pegawai

disini, kita hanya tinggal menerima pegawai. Apapun latar belakang pegawai

tersebut kita harus menerima, tinggal kita yang ada disini harus pintar-pintar

menempatkan pegawai tersebut sesuai dengan kemampuan yang dimiliki agar

dapat bekerja secara maksimal.”

Dari data di atas dapat disimpulkan bahwa koordinasi yang dilakukan

dalam pengorganisasian Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar

Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta adalah


commit to user

70

dengan menyelaraskan sumber daya manusia yang ada dengan tugas yang

dikerjakan dalam rangka mempermudah dan memperlancar pencapaian tujuan.

Koordinasi juga dilakukan dengan mengadakan rapat secara berkala. Kegiatan

rapat juga dilakukan baik dengan Kepala Balai, antar Sub Bagian dan dengan

teman dalam satu Sub Bagian. Rapat dengan Kepala Balai dilakukan minimal

sebulan 2 kali, apabila terdapat hal-hal yang perlu dirapatkan segera, ada rapat

lagi sesuai kebutuhan. Begitu juga koordinasi dengan teman satu Sub Bagian

juga dilakukan sesuai kebutuhan, misalnya ketika ada pekerjaan khusus.

Pimpinan akan menanyakan penadapat staff yang hadir pada rapat tersebut

untuk kemudian mengambil keputusan terbaik sesuai dengan yang telah

didiskisikan bersama apabila dalam koordinasi menemui jalan buntu.”

Di Bagian Tata Usaha ini, masih terdapat kurangnya koordinasi dengan

pusat yang ditunjukkan dengan masih terdapatnya penempatan pegawai dari

pusat yang tidak sesuai dengan yang dibutuhkan BBRSBD karena penyaringan

pegawai dilakukan oleh pusat sedangkan BBRSBD Prof. Dr. Soeharso hanya

menerima pegawai yang dipilih pusat.

e. Kesatuan Perintah

Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina

Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta merupakan satuan kerja yang

berada di bawah Kepala BBRSBD dimana Bagian Tata Usaha BBRSBD ini

dipimpin oleh Kepala Bagian yang membawahi tiga Kepala Sub Bagian Tata

Usaha beserta bawahannya, sehingga segala aktivitas di Bagian Tata Usaha di

bawah perintah Kepala Balai melalui Kepala Bagian Tata Usaha kemudian

Kepala Bagian Tata Usaha memerintahkan kepada bawahannya untuk

melaksanakan tugas tertentu.


Januari 2011 “Biasanya saya dapat tugas dari Kepala Bagian Tata Usaha

kemudian baru tugas tersebut saya arahkan pada staff yang akan membantu

saya dalam menyelesaikan pekerjaan.”


commit to user

71

Hal senada juga diungkapakan oleh informan VI pada wawancara tanggal

29 Januari 2011 “Semua tugas yang berkaitan dengan urusan kantor

dilaksanakan sesuai dengan petunjuk Kepala BBRSBD.”

Sesuai dengan struktur organisasi yang ada, tugas yang telah selesai

dikerjakan akan dilaporkan pada pimpinan secara bertahap dimulai dari

pimpinan yang jabatannya rendah menuju jabatan yang lebih tinggi.

Seperti yang diungkapkan informan VI pada wawancara tanggal 29

Januari 2011.

“Tugas berasal dari Kepala Balai, kemudian dilanjutkan Kepala Bagian

Tata Usaha Kepada Kepala Sub Bagian, baru Kepala Sub Bagian

mengarahkan pada staff. Begitu pula dengan pertanggung jawaban tugas

yang telah selesai dikerjakan. Staff akan melaporkan tugasnya pada

Kepala Sub Bagian, Kepala Sub Bagian melaporkan pada Kepala Bagian

Tata Usaha, Baru setelah itu dilaporkan pada Kepala Balai.”

Hal senada juga diungkapakan oleh informan VII pada wawancara


“Pertanggungjawaban tugas itu bertahap mulai staff, Kepala Sub Bagian

Tata Usaha, Kepala Bagian Tata Usaha Kemudian Kepala Balai. Jadi

kalau saya menyelesaikan tugas saya akan melaporkan hasilnya pada

kepala Sub Bagian baru beliau yang akan meneruskan pada Kepala

Bagian Tata Usaha dan Kepala Bagian Tata Usaha yang melaporkan

pada Kepala Balai.”

Dalam pelaksanaannya masih terdapat pegawai yang menerima tugas

dari dua atasan dalam waktu yang bersamaan sehingga menuntut pegawai

harus pintar dalam memutuskan memilih pekerjaan mana yang harus

diselesaikan terlebih dahulu agar tidak terjadi kekacauan dalam penyelesaian

tugas.


Januari 2011 “Bila dapat tugas dari dua atasan, biasanya saya pilih tugas mana

yang lebih penting untuk diselesaiakan dulu, tugas yang dapat diselesaikan

belakangan maksudnya tidak harus segera dilaporkan saya kerjakan

berikutnya.”

Dari data di atas dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan asas kesatuan

perintah Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina


commit to user

72

Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta memiliki saluran perintah dan

tanggung jawab yang jelas sesuai dengan struktur organisasi. Pemberian tugas

dilakukan melalui saluran perintah yang dilakukan secara bertahap dimulai dari

Kepala Balai, Kepala Bagian Tata Usaha, Kepala Sub Bagian, baru Kepala Sub

Bagian mengarahkan pada staff. Begitu juga dengan pertanggungjawaban tugas

dilakukan bertahap mulai dari staff, Kepala Sub Bagian, Kepala Sub Bagian

melaporkan pada Kepala Bagian Tata Usaha, baru setelah itu di laporkan pada

Kepala Balai. Namun, pada pelaksanaan aktivitas sehari-hari masih terdapat

pegawai yang menerima tugas dari dua atasan dalam waktu yang bersamaan

sehingga pegawai harus pintar dalam memutuskan untuk memilih tugas mana

yang dikerjakan terlebih dahulu agar tidak terjadi kekacauan dalam

penyelesaian tugas-tugas tersebut.

2. Faktor–faktor yang Mendukung dan Menghambat

Pengorganisasian Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi

Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta

a. Faktor–faktor yang Mendukung Pengorganisasian Bagian Tata Usaha pada


Soeharso Surakarta

Dalam proses pengorganisasian segenap aktivitas dan sumber daya

manusia dalam suatu kantor tentu saja tidak terlepas dari faktor yang

mendukung. Adapun faktor-faktor yang mendukung pengorganisasian Bagian

Tata Usaha pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa

(BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta adalah sebagai berikut :

1) Kuantitas Pegawai yang Memadai

Pengorganisasian Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai Besar

Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta

dapat berjalan lancar karena didukung oleh kuantitas sumber daya manusia

yang memadai. Jumlah pegawai pada Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr.

Soeharso Surakarta ada 67 orang pegawai.


commit to user

73


Januari 2011 “Jumlah pegawai yang ditempatkan di Bagian Tata Usaha

BBRSBD ini banyak sehingga kita tidak kekurangan pegawai. Jumlah

pegawainya ini ada 67 orang.”

Hal ini senada dengan yang diungkakan oleh informan VI pada

tanggal 29 Januari 2011 “Kami tidak khawatir pekerjaan akan tebengkalai

karena pegawai disini memadai jumlahnya. Dengan pegawai yang jumlahnya

memadai memungkinkan kelancaran dalam penyelesaian suatu tugas.”

Dari data yang diperoleh dapat disimpulkan bahwa faktor pendukung

dalam pengorganisasian pada Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar


adalah kuantitas pegawai yang memadai yaitu sebanyak 67 pegawai yang siap

menerima tugas tertentu sehingga tidak ada pekerjaan yang terbengkalai.

2) Pengalaman Kerja yang Cukup

Pengalaman kerja merupakan faktor yang mendukung dalam

pengorganisasian Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi

Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta. Dengan

pengalaman kerja yang cukup memadai akan membantu pegawai

menyelesaikan suatu pekerjaan.

Seperti yang diungkapkan oleh informan II pada wawancara tanggal

24 Januari 2011.

“Penempatan Pegawai disini bersifat rollingan. Sebelum ditempatkan

disini pernah bekerja pada bidang lainnya begitu pula sebaliknya.

Sebagian besar pegawai disini sudah bekerja cukup lama, kalau di

Tata Usaha ini kebanyakan pegawaianya sudah puluhan tahun

pengalaman kerja disini. Seperti saya sendiri pengalaman kerja itu

penting, jadi Kepala Bagian itu gampang-gampang susah selain harus

bisa mengkoordinasi masalah pekerjaan, kita juga harus bisa

merangkul teman-teman semua. Tapi alhamdulillah sebelum menjadi

Kepala Bagian Tata Usaha, saya juga pernah menjabat menjadi

kepala pada beberapa bidang lainnya, jadi saya juga tidak begitu

kesulitan.”


commit to user

74

Hal ini senada dengan yang diungkapkan oleh informan VII pada

tanggal 29 Januari 2011 “Pada mulanya pegawai disini ditempatkan pada

bagian tertentu kemudian dirolling pada bagian-bagian yang sesuai dengan

kemampuannya sehingga kami memiliki pengalaman kerja yang cukup

karena tidak hanya bekerja pada satu bidang. Saya sudah bekerja disini

kurang lebih 19 tahun lamanya.”

Dari data yang diperoleh dapat disimpulkan bahwa faktor pendukung

pengorganisasian pada Bagian Tata Usaha Pada Kantor BBRSBD Prof. Dr.

Soeharso Surakarta adalah pengalaman kerja pegawai yang cukup memadai

karena penempatan pegawai dilakukan dengan sistem rolling dan sebagian

besar pegawai sudah bekerja dalam waktu yang lama, sebelum ditempatkan

pada bidang tertentu pegawai tersebut telah memiliki pengalaman kerja pada

bidang yang ditempati sebelumnya. Hal ini berlaku terutama untuk pekerjaan

tertentu seperti arsiparis, dengan pengalaman kerja yang memadai mampu

menyelesaikan tugasnya dengan baik.

b. Faktor – Faktor yang Menghambat Pengorganisasian Bagian Tata Usaha pada


Soeharso Surakarta



menghambat. Adapun faktor – faktor yang menghambat pengorganisasian

Bagian Tata Usaha pada Kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta


1) Kemampuan Kerja Sumber Daya Manusia yang Belum merata

Sumber daya manusia merupakan pelaku kegiatan organisasi yaitu

mulai dari pimpinan yang menata, mengelola serta mengawasi organisasi

sampai dengan staff yang yang melaksanakan kegiatan organisasi untuk

mencapai tujuan.

Manusia merupakan elemen penting dalam suatu organisasi karena

manusia merupakan motor pennggerak dalam kegiatan organisasi. Meskipun


commit to user

75

dalam suatu organisasi telah memanfaatkan teknologi mesin tetapi sumber

daya manusia tetap memegang peran utama dalam mencapai tujuan.

Agar aktivitas organisasi berjalan lancar harus didukung dengan

kemampuan kerja pegawai yang memadai. Sedangkan kemampuan kerja

sumber daya manusia yang terdapat di Bagian Tata Usaha masih belum

merata.


Januari 2011 “Kendala yang dihadapi dalam pengorganisasian karena kinerja

pegawai disini tidak merata. Masih ada pegawai yang karena usia,

pendidikan, pengalaman masih belum maksimal kinerjanya. Misalnya, disini

masih ada pegawai yang belum bisa mengoperasikan komputer dengan baik

dalam menjalankan tugasnya.”

Hal ini senada dengan yang diungkapkan oleh informan II pada


“Kemampuan mengoperasikan komputer untuk teman-teman beda-

beda, tapi kalau Saya sendiri malah tidak bisa. Kalau ada tugas yang

berhubungan dengan pengoperasian komputer misalnya masalah

pengetikan data-data tertentu biasanya saya akan menyuruh staff

untuk mengerjakannya, sedangkan saya hanya membuat konsepnya

saja.”

Dari data yang diperoleh dapat disimpulkan bahwa hambatan dalam

pengorganisasian pada Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar


adalah kemampuan kinerja pegawai yang masih belum merata, misalnya

dalam pengoperasian komputer.

2) Terbatasnya tenaga ahli sesuai bidangnya

Keahlian seseorang dalam mengerjakan suatu aktivitas sangat

dibutuhkan untuk memperoleh hasil yang maksimal. Tetapi pada Bagian Tata

Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD)

Prof. Dr. Soeharso Surakarta ini keahlian pegawai sesuai dengan bidang

kerjanya masih terbatas.


commit to user

76

Seperti yang diungkapkan oleh informan III pada wawancara tanggal

24 Januari 2011.

“Tidak seluruh pekerjaan disini dikerjakan oleh ahlinya, jadi asas the

right man in the right place belum bisa jalan sepenuhnya disini. Di

Sub Bagian Kepegawaian ini misalnya ada juga yang lulusan hukum

dan Keguruan. Di Sub Bagian Keuangan itu juga kurang akuntan,

padahal untuk mengurusi masalah keuangan itu sangat dibutuhkan

seorang akuntan. Tenaga ahli dibidang IT juga kurang, kalau ada

masalah mengenai komputer ya kebingungan sampai saya harus

meminta bantuan teman saya yang bukan pegawai sini.”

Hal senada juga diungkapkan oleh informan V pada wawancara


“Tugas saya di sini sebagai arsiparis, tetapi latar belakang pendidikan

saya tidak ada kaitannya dengan arsiparis. Saya lulusan SLTA

mbak..Meskipun tidak ada background kearsipan pekerjaan ini dapat

saya lakukan karena penempatan tugas disini bersifat rollingan jadi

punya pengalaman yang cukup. Asal mau belajar, sejalan waktu

pekerjaan juga akan terbiasa dilakukan.”

Dari data yang diperoleh dapat disimpukan bahwa hambatan yang

ditemui dalam pengorganisasian pada Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai

Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso

Surakarta adalah terbatasnya tenaga ahli sesuai bidangnya seperti ahli bidang

IT dan akuntan. Untuk menempatkan seseorang pada jabatan tertentu harus

dilihat dari kemampuan dan pengalaman kerja. Seperti menempatkan lulusan

SLTA menjadi arsiparis dimana latar belakang pendidikannya tidak

berhubungan dengan kearsipan.

3) Sulitnya meminta pegawai baru sesuai kebutuhan

Peneliti memperoleh informasi setelah melakukan wawancara dengan

informan III pada tanggal 24 Januari 2011 “Sulit untuk mengajukan pegawai

baru sesuai kebutuhan yang diperlukan disini, kita sudah mengajukan tapi

sampai sekarang belum ada tanggapan. Semuanya tergantung Departemen

yang melakukan penyaringan kita hanya tinggal menerima.”


commit to user

77

Hal senada juga diungkapkan oleh informan IV pada wawancara

tanggal 27 Januari 2011 “Kita sulit menambah pegawai baru karena di sini

sudah dirasa banyak pegawainya. Pegawai yang bekerja di Bagian Tata Usaha

BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta ada 67 orang.”

Dari data yang diperoleh dapat disimpulkan bahwa hambatan yang

ditemui dalam pengorganisasian pada Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai


Surakarta adalah sulitnya meminta pegawai baru sesuai dengan kebutuhan

karena di kantor BBRSBD sudah dirasa banyak pegawainya dan hanya bisa

menerima pegawai yang telah dipilih oleh Departemen.

c. Upaya Mengatasi Masalah yang Menghambat Pengorganisasian Bagian Tata

Usaha pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial (BBRSBD) Prof. Dr.

Soeharso Surakarta

Hambatan yang menjadi kendala pengorganisasian Bagian Tata Usaha

pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr.

Soeharso Surakarta tidak dijadikan sebagai suatu hal yang harus dihindari,

pihak kantor tentu tidak tinggal diam dan terus berupaya untuk menyelesaikan

hambatan ini.

1) Mengadakan Pelatihan Kepada Pegawai

Untuk mengatasi kendala belum meratanya kemampuan kerja sumber

daya manusia, dalam hal ini Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai Besar


mengadakan pelatihan pada pegawainya.


Januari 2011.

“Usaha untuk meningkatkan kinerja pegawai yaitu dengan dilakukan

pelatihan dan diklat, dan kami telah menerapkannya pada pegawai

disini. Pelatihan yang dilakukan yaitu pelatihan komputer. Sedangkan

diklat yang dilakukan seperti diklat kearsipan, aplikator dan

perbendaharaan. Ada juga diklat pimpinan yang berlaku untuk jabatan

struktural.”


commit to user

78

Hal ini sesuai dengan yang diungkapakan oleh informan VII pada

tanggal 29 Januari 2011 “Di sini ada pelatihan komputer untuk pegawai pada

periode waktu tertentu. Dengan pelatihan ini pengetahuan dan keterampilan

kami menjadi bertambah. Selain itu juga ada diklat kearsipan, perbendaharaan

dan aplikator”

Dari data di atas dapat disimpulkan bahwa untuk mengatasi kendala

yang ada dalam pengorganisasian Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai


Surakarta mengadakan pelatihan dan diklat pada pegawainya. Pelatihan yang

dilakukan adalah pelatihan komputer, sedangkan diklat yang dilakukan adalah

diklat pimpinan, diklat kearsipan, diklat aplikator dan diklat perbendaharaan.

2) Mengajukan permintaan pegawai sesuai spesifikasi yang dibutuhkan

Untuk mengatasi kendala terbatasnya tenaga ahli sesuai bidangnya,

dalam hal ini Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial

Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta berusaha mengajukan

permintaan pegawai sesuai spesifikasi yang dibutuhkan.

Seperti yang diungkapkan oleh informan I pada wawancara tanggal

20 Januari 2011 “Sebenarnya masih kurang tenaga ahli tapi kami sudah

berusaha untuk mengajukan permohonan penambahan pegawai baru sesuai

dengan yang kami butuhkan disini. Karena kami berada di bawah tanggung

jawab Direktorat Jenderal Rehabilitasi Sosial bila mengajukan penambahan

pegawai ya harus melalui Resos dulu.”

Hal ini senada dengan yang diungkapkan oleh informan III pada

tanggal 24 Januari 2011 “Kami sudah mengajukan permohonan ke Dirjen

Rehabilitasi sosial tapi sampai sekarang belum ada tanggapan.”

Dari data di atas dapat disimpulkan bahwa bahwa untuk mengatasi

kendala yang ada dalam pengorganisasian pada Bagian Tata Usaha Pada



commit to user

79

Soeharso Surakarta adalah dengan Mengajukan permintaan pegawai sesuai

spesifikasi yang dibutuhkan.

3) Menempatkan Pegawai Sesuai Latar Belakang Pendidikan dan

Kemampuan Kerja

Untuk mengatasi kendala sulitnya meminta pegawai baru sesuai

kebutuhan, dalam hal ini Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai Besar


berusaha memanfaatkan potensi pegawai yang ada secara maksimal dengan

berusaha menempatkan pegawai sesuai latar belakang pendidikan dan

kemampuan kerjanya.


Januari 2011.

“Dilihat dahulu kinerja pegawai, kemampuannya menyelesaikan suatu

pekerjaan apakah bagus atau tidak sebagai dasar untuk menempatkan

dan memberikan tugas pada pegawai tersebut. Kita memantau

bagaimana pegawai bekerja sehingga kita dapat menentukan

kesesuaian pegawai tersebut dengan tugas yang harus dikerjakan.”

Hal ini sesuai yang diungkapkan oleh informan IV pada wawancara

tanggal 27 Januari 2011 “Pegawai yang ditempatkan pada bagian keuangan

ini sebagian besar adalah pegawai yang memiliki latar belakang pendidikan

ekonomi keuangan perbankan karena di sini mengurusi masalah administrasi

keuangan.”

Hal senada juga diungkapkan oleh informan II pada wawancara


“Pemberian tugas pada pegawai di sini selain dipilih dari latar

belakang pendidikan juga karena kemampuan pegawai, seperti Pak

agus di tata usaha ini dipilih mengurusi masalah kehumasan karena

beliau fasih berbahasa inggris meskipun beliau dalam pengetahuan

surat-menyurat kurang begitu menguasai. Kalau Bu Roslina dipilih

karena beliau mampu mengerjakan tugas kearsipan dengan baik

meskipun beliau lulusan SLTA. Sedangkan saya sendiri lulusan FKIP

Bahasa Indonesia, tapi di sini saya dipilih menjadi Kepala Sub Bagian

Umum.”


commit to user

80

Dari data di atas dapat disimpulkan bahwa bahwa untuk mengatasi

kendala yang ada dalam pengorganisasian pada Bagian Tata Usaha Pada


Soeharso Surakarta adalah dengan menempatkan pegawai sesuai Latar

belakang pendidikan dan Kemampuan Kerja seperti menempatkan lulusan

ekonomi keuangan perbankan pada bagian keuangan dan memilih pegawai

yang dirasa mampu mengerjakan suatu tugas dengan baik meskipun tidak

sesuai dengan latar belakang pendidikannya.

C. Temuan Studi yang Dikaitkan dengan Teori

Dalam bab ini, peneliti menganalisis data yang berhasil dikumpulkan di

lapangan sesuai dengan rumusan masalah yang selanjutnya dihubungkan dengan

teori yang sudah ada. Untuk lebih jelasnya akan diuraikan sebagai berikut.

1. Pelaksanaan Pengorganisasian Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai


Surakarta

Bagian Tata Usaha merupakan salah satu jajaran di bawah Kantor Balai

Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta

yang melaksanakan tugas sebagai pusat atau sentral dari seluruh kegiatan

administrasi di lingkungan BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta. Adapun

kegiatan tersebut meliputi administrasi Umum, administrasi Kepegawaian dan

administrasi Keuangan.

Pengorganisasian merupakan aktivitas yang dilaksanakan oleh

pimpinan dalam melaksanakan asas organisasi untuk menjaga kontinuitas

organisasi dan agar semua aktivitas berjalan ke arah tujuan yang hendak

dicapai. Agar pengorganisasian dapat berhasil dengan baik maka perlu

berpegang pada assa-asas organisasi walaupun dalam hal ini tidak mutlak

semua asas dilaksanakan. Adapun pelaksanaan asas-asas organisasi Bagian

Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa



commit to user

81

a. Perumusan Tujuan yang Jelas

Tujuan adalah kebutuhan manusia baik jasmani maupun rokhani yang

diusahakan untuk dicapai dengan kerjasama sekelompok orang. Kebutuhan

manusia yang hendak dicapai itu harus dirumuskan secara jelas.

Seperti yang diungkapkan Sutarto (2000: 55) bahwa “Tujuan yang

telah dirumuskan dengan jelas akan memudahkan untuk dijadikan pedoman

dalam menetapkan haluan organisasi, pemilihan bentuk organisasi,

pembentukan struktur organisasi, penentuan macam pekerjaan yang akan

dilakukan, kebutuhan pejabat

Tujuan yang terumus dengan jelas harus diketahui serta diyakini oleh

setiap pejabat dalam organisasi. Perumusan tujuan yang jelas dimaksudkan

agar pegawai mudah memahami apa yang diharapkan oleh organisasi dan

menjadi pedoman melaksanakan aktivitas untuk mencapai tujuan.

Tujuan pokok dari Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar


dirumuskan dengan mengacu pada tugas pokok Bagian Tata Usaha yaitu

sebagai bagian pendukung yang membantu kelancaran pelayanan teknis

pada BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta. Adapun tujuan pokok Bagian

Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta yaitu melaksanakan

kegiatan administrasi ke dalam dan ke luar. Administrasi ke dalam yaitu

memberikan pelayanan administrasi di lingkungan BBRSBD Prof. Dr.

Soeharso yang meliputi administrasi umum, keuangan dan kepegawaian.

Sedangkan administrasi keluar yaitu memberikan pelayanan administrasi

bagi masyarakat seperti perijinan penelitian, PKL, psichoterapy dan lain-

lain.

Semua pegawai atau staff Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar


mengetahui dengan baik tujuan pokok Bagian Pada Kantor Balai Besar


Tujuan ini dijadikan seluruh pegawai sebagai pedoman dalam pelaksanaan

aktivitas sehari-hari.


commit to user

82

Hal ini sesuai dengan yang diungkapkan Sutarto (2000 : 55) bahwa

“Tujuan yang telah dirumuskan dengan jelas haruslah diketahui serta

diyakini oleh oleh setiap pejabat dalam organisasi sejak dari pucuk

pimpinan sampai dengan pejabat yang berkedudukan paling rendah.”

Berdasarkan teori yang ada maka terdapat kesesuaian dengan

kenyataan yang ada di Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar


b. Departemenisasi

Setelah merumuskan tujuan organisasi selanjutnya adalah menyusun

satuan organisasi, proses menyusun satuan-satuan organisasi yang

menjalankan fungsi-fungsi tertentu inilah yang disebut proses

departemenisasi.

“Departemenisasi adalah aktivitas untuk menyusun satuan-satuan

organisasi yang akan diserahi bidang kerja tertentu atau fungsi tertentu.

Fungsi adalah sekelompok aktivitas yang berdasarkan kesamaan sifatnya

atau pelaksanaannya.” (Sutarto, 2000: 66)

Untuk melaksanakan administrasi ketatausahaan pada Kantor Tata

Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta dibentuk satuan-satuan

organisasi yang disebut Sub Bagian. Setiap Sub Bagian diserahi bidang

kerja tertentu. Adapun bidang kerja yang berada di bawah Bagian Tata

Usaha adalah sebagai berikut:

1) Sub Bagian Umum, melaksanakan urusan surat menyurat,

perlengkapan dan rumah tangga serta kehumasan

2) Sub Bagian Kepegawaian, melaksanakan pengelolaan urusan

administrasi kepegawaian.

3) Sub Bagian Keuangan, melaksanakan pengelolaan urusan administrasi

keuangan rutin dan pembangunan, sumber-sumber lain serta

penyiapan bahan kebendaharaan, verifikasi dan akutansi.

Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina

Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta terdiri dari satuan-satuan

organisasi yang tidak terpisah dari Kantor BBRSBD Prof. Dr. Soeharso


commit to user

83

Surakarta. Adapun satuan organisasi di Bagian Tata Usaha adalah Sub

Bagian Umum, Sub Bagian Kepegawaian, dan Sub Bagian Keuangan.

Masing-masing Sub Bagian dipimpin olek Kepala Sub Bagian. Kepala Sub

Bagian membawahi staff-staff.

Berdasarkan teori yang ada maka terdapat kesesuaian dengan

pembagian kerja dapat dihubungkan kenyataan yang ada di Bagian Tata

Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD)

Prof. Dr. Soeharso Surakarta.

c. Pembagian Kerja

Dengan satuan organisasi dan dapat pula dihubungkan dengan pejabat.

Oleh karena itu, pembagian kerja dapat diartikan dalam dua macam:









menempatkan individu yang tepat untuk menyelesaikan tugas tertentu dan

menghindari pekerjaan yang dikerjakan oleh yang bukan ahlinya karena

hanya akan menimbulkan pemborosan sumberdaya organisasi.

Pada Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial

Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta masih belum

diterapkannya the right man in the right place. Hal ini dapat dilihat dari

dalam pelaksanaan pekerjaan masih adanya penempatan pegawai tata usaha

yang belum menguasai penggunaan komputer dibagian administrasi yang

justru sebagian besar pekerjaannya menggunakan komputer, kurangnya

tenaga ahli bidang IT pada bagian Tata Usaha sehingga apabila terjadi

masalah yang berhubungan dengan IT harus memanggil orang luar yang

ahli.





commit to user

84




banyak menganggur. (Sutarto, 2000: 122)


diantara pegawai. Selain itu, pejabat yang banyak menganggur akan

mengganggu pejabat lain yang sibuk melaksanakan tugasnya.

Seperti yang diungkapkan Sutarto (2000: 101) bahwa ”Dengan telah

dimilikinya daftar perincian tugas bagi para pejabat maka dapat dihindarkan

terjadinya pejabat yang bekerja ahanya sekedar menunggu perintah saja dan

dapat dihindarkan pula adanya pejabat yang hanya memenuhi syarat formal

datang di kantor tetapi tidak mengerjakn apa-apa.”

Pada Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial

Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta terdapat pembagian

beban yang tidak merata. Hal ini terlihat dari adanya pegawai tata usaha

yang ”menganggur” karena tidak ada pekerjaan padahal masih dalam jam

kerja, tetapi dilain pihak terdapat pegawai yang bekerja dengan keras

menyelesaikan tugasnya. Adanya pegawai yang menganggur dikarenakan

adanya pegawai yang malas dalam mengerjakan tugasnya, seperti menunda

pekerjaan dan baru mengerjakan tugas bila mendekati deadline, serta baru

menyerahkan tugas bila ditagih oleh pimpinan.

d. Koordinasi

Menurut James D. Mooney dalam Sutarto (2000: 141) mengemukakan

bahwa koordinasi adalah pengaturan usaha sekelompok orang secara teratur

untuk menciptakan kesatuan tindakan dalam mengusahakan tercapainya

suatu tujuan bersama.

Koordinasi merupakan usaha untuk mendapatkan kesalarasan gerak,


di dalam organisasi. Koordinasi dimaksudkan untuk mensinkronkan dan

mengintegrasikan segala tindakan, supaya terarah kepada sasaran yang ingin

dicapai.


commit to user

85

Dalam pengorganisasian Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar


masih terdapat kurangnya koordinasi dengan pusat sehingga sulit

memperoleh tenaga ahli yang sesuai bidangnya. Hal ini dapat dilihat dari

masih terdapatnya pekerjaan yang dikerjakan oleh yang bukan ahlinya

sehingga penyelesaian pekerjaan kurang maksimal seperti penempatan

pegawai yang tidak sesuai dengan latar belakang pendidikan.

Berdasarkan teori yang ada maka terdapat ketidaksesuaian dengan

kenyataan yang ada di Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar


e. Kesatuan Perintah

”Kesatuan perintah adalah bahwa tiap-tiap pejabat dalam organisasi

hendaknya hanya dapat diperintah dan bertanggungjawab kepada seorang

pejabat atasan tertentu” (Sutarto, 2000: 191).

Pelaksanaan asas ini dapat menghindarkan kemungkinan adanya

kekembaran atau kevakuman dalam pelaksanaan pekerjaan yang disebabkan

karena adanya bawahan yang dapat menerima tugas lebih dari satu atasan.

Pada Sub Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi

Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta setiap staff

memiliki memiliki saluran perintah dan tanggung jawab yang jelas sesuai

dengan struktur organisasi. Pemberian tugas dilakukan melalui saluran

perintah yang dilakukan secara bertahap dimulai dari Kepala Balai, Kepala

Bagian Tata Usaha, Kepala Sub Bagian, baru Kepala Sub Bagian

mengarahkan pada staff. Begitu juga dengan pertanggungjawaban tugas

dilakukan bertahap mulai dari staff, Kepala Sub Bagian, Kepala Sub Bagian

melaporkan pada Kepala Bagian Tata Usaha, baru setelah itu di laporkan

pada Kepala Balai. Namun, pada kenyataannya masih terdapat pegawai

yang masih menerima tugas dari dua atasan pada waktu bersamaan.

Sutarto (2000: 172) mengemukakan bahwa tidak adanya kesatuan

perintah akan menimbulkan pula tiada jelasnya tanggung jawab. Apabila

ada beberapa perintah dari beberapa kepala menimbulkan pertanyaan


commit to user

86

perintah manakah yang harus didahulukan, kepada siapakah dia

bertanggung jawab, kepada atasan langsung atau kepada setiap pejabat

atasan yang memerintahkan tadi, hal ini tidak jelas, dengan demikian pasti

akan berakibat mengacauakan jalannya organisasi.

Jika di cocokkan dengan teori yang diungkapkan oleh Sutarto maka

asas kesatuan perintah masih belum dilaksanakan secara baik karena masih

terdapat staff di Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso yang

menerima tugas yang diberikan oleh dua atasan pada saat yang bersamaan

sehingga staff harus pintar dalam memutuskan untuk memilih tugas mana

yang dikerjakan terlebih dahulu agar tidak terjadi kekacauan dalam

penyelesaian tugas-tugas tersebut.

2. Hambatan-hambatan yang Terjadi dalam Pelaksanaan Pengorganisasian

Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina

Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta



menghambat. Adapun faktor-faktor yang menghambat pengorganisasian

Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa


a. Kinerja Pegawai yang Belum Merata

Salah satu hambatan pengorganisasian pada Bagian Tata Usaha pada


Soeharso Surakarta yaitu masih belum meratanya kinerja yang dimiliki

pegawai seperti terebatasnya tenaga ahli yang sesuai dengan bidangnya dan

keterampilan pengusaan komputer yang masih belum memadai. Kurangnya

pengusaan keterampilan yang dimiliki pegawai menyebabkan pelaksanaan

pekerjaan terhambat. Pegawai akan kurang begitu cekatan dalam

melaksanakan tugasnya. Ini akan berdampak buruk apabila tidak ada upaya

untuk mengatasinya. Seperti yang dikemukakan oleh Sondang P. Siagian


commit to user

87

(2002:40) menyatakan bahwa: “Memang terbukti bahwa dengan

penempatan yang tidak tepat, kinerja seseorang tidak sesuai dengan harapan

manajemen dan tuntutan organisasi.”

Pembagian kerja dilaksanakan karena bertujuan untuk menempatkan

individu yang tepat untuk menyelesaikan tugas tertentu dan menghindari

pekerjaan yang dikerjakan oleh yang bukan ahlinya karena hanya akan

menimbulkan pemborosan sumberdaya organisasi. Seperti yang

dikemukakan oleh Hadari Nawawi dan Martini Hadari (1994: 82) bahwa: “

Prinsip The right man in the right place tidak boleh diabaikan dalam usaha

membuat organisasi berfungsi secara maksimal.”

b. Beban Kerja yang Tidak Merata

Hambatan lain dalam pengorganisasian pada Bagian Tata Usaha pada


Soeharso Surakarta yaitu pembagian beban kerja yang belum merata. Hal ini

terlihat dari adanya pegawai tata usaha yang ”menganggur” karena tidak

ada pekerjaan padahal masih dalam jam kerja, tetapi dilain pihak terdapat

pegawai yang bekerja dengan keras menyelesaikan tugasnya. Adanya

pegawai yang menganggur dikarenakan adanya pegawai yang malas dalam

mengerjakan tugasnya, seperti menunda pekerjaan dan baru mengerjakan

tugas bila mendekati deadline, serta baru menyerahkan tugas bila ditagih

oleh pimpinan.


diantara pegawai. Pejabat yang banyak menganggur akan mengganggu

pejabat lain yang sibuk melaksanakan tugasnya, misalnya mengajak bicara

dengan topik yang sama sekali tidak ada kaitannya dengan urusan

pekerjaan, menggerombol untuk mengerumpi dan bersendau gurau, dan lalu

lalang diruang kerja tanpa tujuan yang jelas.

Seperti yang dikemukakan oleh Sutarto (2000:122)





commit to user

88




banyak menganggur.

c. Kurangnya Koordinasi



masih terdapat kurangnya koordinasi. Hal ini dapat dilihat dari masih

terdapat kurangnya koordinasi dengan pusat sehingga sulit memperoleh

tenaga ahli yang sesuai bidangnya. Hal ini dapat dilihat dari masih

terdapatnya pekerjaan yang dikerjakan oleh yang bukan ahlinya sehingga

penyelesaian pekerjaan kurang maksimal seperti penempatan pegawai yang

tidak sesuai dengan latar belakang pendidikan. Selain itu masih terdapat

pegawai yang menerima tugas yang diberikan oleh dua atasan pada saat

yang bersamaan sehingga staff harus pintar dalam memutuskan untuk

memilih tugas mana yang dikerjakan terlebih dahulu agar tidak terjadi


Dalam melakukan pengorganisasian sangat diperlukan asas

koordinasi. Struktur organisasi yang dibuat harus dikoordinasikan secara

baik dengan menyelaraskan sumber daya dan pekerjaan yang akan

dilaksanakan sehingga pekerjaan dapat dilakukan secara efisien dan efektif.

Apabila di dalam kegiatan pengorganisasian tata usaha hanya

melaksanakan asas departemenisasi dan pembagian tugas tanpa

melaksanakan asas koordinasi, maka akan menyebabkan tiap-tiap satuan

organisasi atau tiap-tiap pejabat akan berjalan sendiri-sendiri tanpa adanya

kesatuan arah sehingga tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya

akan sulit tercapai secara efektif. Seperti yang dikemukakan oleh Sutarto

(2000: 142) yang menyatakan bahwa: ”Melaksanakan asas departemenisasi

dan pembagian kerja tanpa melaksanakan asas kooordinasi akan

menumbuhkan peristiwa dimana tiap-tiap satuan organisasi atau tiap-tiap

pejabat berjalan sendiri-sendiri tanpa ada kesatuan arah.”


commit to user

89

3. Upaya-upaya yang Dilakukan di Bagian Tata Usaha pada Kantor Balai

Besar Rehabilitasi Sosial (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta Dalam

Mengatasi Hambatan-hambatan yang Terjadi Dalam Pelaksanaan

Pengorganisasian

a. Memperbaiki dan Menyesuaikan Kinerja Pegawai Sesuai Pekerjaan

Salah satu upaya Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar


untuk mengatasi belum meratanya kinerja yang dimiliki pegawai melalui

pelatihan dan dengan mengutamakan penempatan pegawai sesuai dengan

latar belakang pendidikan dan kemampuan kerja yang dimiliki. Pelatihan

yang dilakukan seperti pelatihan komputer dan diklat-diklat yang akan

membantu meningkatkan pengetahuan dan keterampilan pegawai dalam

pelaksanaan tugas. Diklat-diklat yang dilakukan seperti diklat

kepemimpinan, kearsipan, aplikator dan perbendaharaan. Sedangkan

penempatan pegawai diutamakan yang sesuai dengan latar belakang

pendidikan dan kemampuan kerjanya untuk memerlancar pelaksanaan tugas

di Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta.

Dalam peningkatan, pengembangan dan pembentukan tenaga kerja

dilakukan melalui upaya pembinaan, pendidikan dan pelatihan. Seperti yang

dikemukakan oleh Oemar Hamalik (2001: 10) bahwa:

Pelatihan adalah suatu proses yang meliputi serangkaian tindak

(upaya) yang dilaksanakan dengan sengaja dalam bentuk pemberian

bantuan kepada tenaga kerja yang dilakukan oleh tenaga profesional

kepelatihan dalam satuan waktu yang bertujuan untuk meningkatkan

kemampuan kerja peserta dalam bidang pekerjaan tertentu guna

meningkatkan efektivitas dan produktivitas dalam satuan organisasi.

b. Pembagian Beban Kerja yang Merata



terdapat pembagian beban yang masih belum merata sehingga masih ada

pegawai yang ”menganggur” karena tidak ada pekerjaan padahal masih

dalam jam kerja. Salah satu upaya yang dilakukan untuk mengatasi


commit to user

90

hambatan ini adalah dengan melakukan pembagian beban kerja yang merata

pada pegawai.

Pembagian kerja yang merata ini tidak berarti bahwa setiap satuan

organisasi yang ada atau setiap pejabat yang ada harus tepat sama jumlah

tugasnya. Beban kerja yang sama berarti kurang lebih sama, meskipun ada

perbedaan tetapi tidak menyolok. Misalnya, dalam suatu organsasi terdapat

3 orang pejabat yaitu P, Q dan R, maka beban kerjanya yang merata

misalnya P memegang 7 macam tugas, Q memegang 5 macam tugas dan R

memegang 8 macam tugas. Sedangkan beban kerja yang tidak merata

misalnya P memegang 2 macam tugas, Q memegang 12 macam tugas dan R

memegang 20 macam tugas. Pembagian beban kerja yang merata tidak akan

menimbulkan rasa iri bagi pegawai, sehingga kegiatan organisasi dapat

berjalan secara efektif dan efisien.

Seperti yang dikemukakan oleh Ig. Wursanto (2002: 232) bahwa

“Beban tugas atau work load dari masing-masing pejabat hendaknya sama

atau seimbang. Jangan sampai ada pegawai yang mempunyai tugas sangat

banyak sedang pejabat yang lain terlalu sedikit.”

c. Adanya Koordinasi yang Baik

Salah satu upaya Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar


untuk mengatasi kurangnya koordinasi adalah dengan melakukan koordinasi

yang baik. Koordinasi dalam pengorganisasian yang dilakukan dengan

berusaha menempatkan pegawai sesuai latar belakang pendidikan dan

kemampuan kerjanya. Selain itu, koordinasi dengan pusat juga harus

dilakukan dengan mengajukan syarat penerimaan pegawai sesuai dengan

yang dibutuhkan di Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso

Surakarta.

Koordinasi merupakan usaha untuk mendapatkan keselarasan gerak,


di dalam organisasi dengan memadukan perasaan, harapan, kehendak, latar


commit to user

91

belakang, kegiatan-kegiatan yang sedang berlangsung. Dalam keterpaduan

itu semua kelebihan individu dimanfaatkan untuk kepentingan bersama

sehingga memungkinkan kerjasama ditingkatkan efisiensi dan efektivitasnya

dalam mencapai tujuan.

Seperti yang dikemukakan oleh James D Mooney dalam Sutarto

(2000: 141) bahwa koordinasi adalah pengaturan usaha sekelompok orang

secara teratur untuk menciptakan kesatuan tindakan dalam mengusahakan

tercapainya suatu tujuan bersama.


commit to user

92

BAB V

SIMPULAN, IMPLIKASI DAN SARAN

A. Simpulan

Berdasarkan pembahasan dan analisis yang telah dilakukan, maka dapat

ditarik kesimpulan yang sekaligus menjawab perumusan masalah dan tujuan yang

telah ditetapkan dalam penelitian ini. Adapun kesimpulan yang dapat peneliti

rangkum sebagai berikut.

1. Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa

(BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta sudah menerapkan asas perumusan

tujuan yang jelas dalam pelaksanaan pengorganisasian kantor. Hal ini

ditunjukkan dengan adanya tujuan yang diyakini dan dijadikan pedoman

semua pegawai yang telah dirumuskan dengan mengacu pada visi Bagian

Tata Usaha yaitu mendukung kelancaran pelayanan teknis pada BBRSBD

Prof. Dr. Soeharso Surakarta. Adapun tujuan pokok Bagian Tata Usaha

BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta yaitu melaksanakan kegiatan

administrasi ke dalam dan ke luar.

2. Asas departemenisasi telah diterapkan pada Bagian Tata Usaha Pada Kantor

Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso

Surakarta. Hal ini ditunjukkan dengan adanya pembagian departemen atau

satuan kerja pada Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr. Soeharso Surakarta

dilakukan berdasarkan Keputusan Menteri Sosial RI Nomor: 55/ HUK/ 2003

tanggal 23 Juli 2003 dimana dalam Surat Keputusan tersebut tertulis bahwa

Bagian Tata Usaha terdiri dari tiga Sub Bagian yang meliputi Sub Bagian

Umum, Sub Bagian Kepegawaian dan Sub Bagian Keuangan.

3. Dalam asas pembagian kerja di Bagian Tata Usaha BBRSBD Prof. Dr.

Soeharso Surakarta masih belum bisa sepenuhnya diterapkan asas The right

man in the right place pada pembagian tugas karena masih terdapat pegawai

dengan latar belakang yang tidak sesuai dengan bidang pekerjaan yang

diberikan seperti arsiparis dengan latar belakang pendidikan SMPS Pelayanan

92


commit to user

93

Sosial dan SMA-IPA. Selain itu, masih terdapat juga pegawai yang belum

menguasai komputer dalam pelaksanaan tugasnya. Pada Bagian Tata Usaha

ini juga masih terdapat pegawai yang malas dalam mengerjakan tugasnya,

seperti menunda pekerjaan dan baru mengerjakan tugas bila mendekati

deadline, serta baru menyerahkan tugas bila ditagih oleh pimpinan.

4. Asas koordinasi yang dilakukan dalam pengorganisasian Bagian Tata Usaha


Soeharso Surakarta adalah dengan menyelaraskan sumber daya manusia yang

ada dengan tugas yang dikerjakan dalam rangka mempermudah dan

memperlancar pencapaian tujuan. Akan tetapi, di Bagian Tata Usaha

BBRSBD Prof. Dr. Soeharso masih terdapat kurangnya koordinasi dengan

pusat yang ditunjukkan dengan masih terdapatnya penempatan pegawai dari

pusat yang tidak sesuai dengan yang dibutuhkan BBRSBD karena

penyaringan pegawai dilakukan oleh pusat sedangkan BBRSBD Prof. Dr.

Soeharso hanya menerima pegawai yang dipilih pusat.

5. Pelaksanaan asas kesatuan perintah Bagian Tata Usaha Pada Kantor Balai


Surakarta memiliki saluran perintah dan tanggung jawab yang jelas sesuai

dengan struktur organisasi. Namun, pada pelaksanaan aktivitas sehari-hari

masih terdapat pegawai yang menerima tugas dari dua atasan dalam waktu

yang bersamaan sehingga pegawai harus pintar dalam memutuskan untuk

memilih tugas mana yang dikerjakan terlebih dahulu agar tidak terjadi


B. Implikasi

Berdasarkan simpulan yang telah diuraikan sebelumnya, implikasi hasil

penelitian ini sebagai berikut.

1. Menimbulkan inspirasi bagi Kantor Tata Usaha Balai Besar Rehabilitasi

Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta untuk

melaksanakan asas-asas organisasi yang terdiri dari perumusan rujuan yang

jelas, departemenisasi, pembagian kerja, koordinasi dan kesatuan perintah


commit to user

94

secara maksimal. Hal ini bertujuan agar pengorganisasian di Bagian Tata

Usaha dapat berjalan dengan efektif dan efisien.

2. Mendorong peneliti lain untuk melaksanakan penelitian dengan mengambil

tema pengorganisasian kantor. hasil penelitian ini dapat dijadikan pedoman

bagi peneliti lain sebagai tambahan kajian teori pada penelitian sejenis.

3. Dengan pelaksanaan pengorganisasian kantor yang sesuai dengan asas, maka

memperlancar pelaksanaan pekerjaan secara lebih maksimal dan efisiensi

kerja dapat tercapai.

C. Saran

Berdasarkan simpulan dan implikasi hasil penelitian yang telah

dikemukakan, maka peneliti memberikan beberapa saran yang diharapkan dapat

memberikan manfaat bagi seluruh personil yang berada di Kantor Tata Usaha

Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso

Surakarta. Adapun saran-saran yang dapat peneliti sampaikan adalah sebagai

berikut.

1. Kepada Para Pegawai Bagian Tata Usaha Balai Besar Rehabilitasi Sosial Bina

Daksa (BBRSBD) Prof. Dr. Soeharso Surakarta.

a. Semua pegawai sebaiknya meningkatkan penguasaan IPTEK terutama

dalam hal pengoperasian komputer mengingat pekerjaan administrasi

Bagian Tata Usaha sebagian besar pekerjaannya menggunakan komputer.

b. Kesadaran dalam penyelesaian tugas secara maksimal harus ditanamkan

pada diri pada semua pegawai sehingga dapat dihindarkan terjadinya

pegawai yang bekerja hanya sekedar menunggu perintah saja dan dapat

dihindarkan pula adanya pegawai yang hanya memenuhi syarat formal

datang di kantor tetapi tidak mengerjakan apa-apa.

2. Kepada Pimpinan Bagian Tata Usaha Bagian Tata Usaha Balai Besar


a. Dalam menempatkan pegawai sebaiknya benar-benar memperhatikan

kemampuan, pengalaman, dan latar belakang pendidikan sehingga

pegawai dapat melaksanakan pekerjaanya secara maksimal.


commit to user

95

b. Koordinasi dengan pusat perlu ditingkatkan dengan mengajukan syarat

dalam penyeleksian pegawai yang disesuaikan dengan kriteria yang di

butuhkan di Bagian Tata Usaha Bagian Tata Usaha Balai Besar


sehingga produktifitas pegawai dapat dimaksimalkan.

c. Dalam pemberian tugas kepada staff sebaiknya dilakukan sesuai dengan

arus pemberian tugas sehingga staff tidak mengalami kebingungan karena

menerima perintah dari dua atasan.

Documents

ANALISIS PENGORGANISASIAN BAGIAN TATA USAHA PADA