ANALISIS PERENCANAAN JUMLAH TENAGA PENUNJANG … · kemudian melanjutkan ke Sekolah Dasar Negeri Cisuda I Kota Sukabumi. ... Unit kerja Tata Usaha ... mencanangkan program IPB sebagai

ANALISIS PERENCANAAN JUMLAH TENAGA PENUNJANG

(STUDI KASUS PADA PEGAWAI TATA USAHA FAKULTAS

(DEKANAT) DAN DEPARTEMEN MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN MANAJEMEN

INSTITUT PERTANIAN BOGOR)

Oleh :

BETTI KARLIATI

H24103013

DEPARTEMEN MANAJEMEN


INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2007

iii

ABSTRAK

Betti Karliati. H24103013. Analisis Perencanaan Jumlah Pegawai Tata Usaha Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor. Di bawah bimbingan Sjafri Mangkuprawira.

Kegiatan pelayanan administrasi dan pendukung akademik FEM IPB baik fakultas maupun departemen dipegang oleh bagian Tata Usaha (TU). Terdapat perbedaaan fungsi antara TU Fakultas (Dekanat) dan TU Departemen. TU Fakultas (Dekanat) mempunyai fungsi sebagai Quality Assurance (Jaminan Mutu), sedangkan TU Departemen memiliki fungsi sebagai Quality Control (Pengendalian Mutu). Adanya perbedaan antara fungsi TU Fakultas (Dekanat) dan TU departemen ini sangat menarik untuk dikaji.

Penelitian ini bertujuan mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi oleh pegawai Tata Usaha (TU) Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen, menganalisis beban kerja untuk setiap bagian unit kerja dalam satu semester, serta mengetahui jumlah pegawai yang efisien di TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM IPB. Analisis data dilakukan dengan menggunakan metode analisis pekerjaan dan analisis beban kerja.

Permasalahan yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan pegawai di TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen antara lain: jumlah pegawai yang masih belum cukup menangani pekerjaan yang ada, gaji dan insentif yang masih kurang sesuai dengan beban kerja, serta beban kerja pegawai yang belum sesuai. Masalah di Fakultas (Dekanat) adalah pelatihan yang berdasarkan deskripsi pekerjaan masih belum efektif dan rotasi pegawai yang belum sesuai dengan kompetensi pegawai. Sementara di TU Departemen Manajemen yaitu, laporan evaluasi yang masih kurang efektif.

Berdasarkan perbandingan jumlah pegawai, TU Fakultas (Dekanat) memiliki beban kerja sebesar 5.954,4 lebih ringan daripada TU Departemen Manajemen 4.158,4. Hasil penghitungan jumlah total pegawai yang efisien di TU Fakultas (Dekanat) adalah empat belas orang, dan di TU Departemen Manajemen adalah delapan orang yang meliputi Kepala Tata Usaha, Bagian Keuangan, Bagian Administrasi, Bagian Penanggung Jawab (untuk TU Fakultas/Dekanat) dan Bagian Urusan Rumah Tangga.

iv

RIWAYAT HIDUP

Penulis dilahirkan di Kota Sukabumi, sebuah kota sejuk yang sangat

nyaman dan indah pada tanggal 13 Maret 1985. Penulis merupakan anak ketiga dari

tiga bersaudara dari pasangan Syarif Hidayat dan Rasimi.

Penulis menyelesaikan pendidikan di TK Budi Asri I pada tahun 1991,

kemudian melanjutkan ke Sekolah Dasar Negeri Cisuda I Kota Sukabumi. Pada

tahun 1997 penulis melanjutkan pendidikan ke Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama

Negeri I Kota Sukabumi, kemudian melanjutkan pendidikan ke Sekolah Menengah

Umum Negeri I Kota Sukabumi dan masuk dalam program IPA. Pada tahun 2003,

penulis diterima di Institut Pertanian Bogor melalui jalur USMI di Departemen

Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen.

Selama mengikuti perkuliahan penulis aktif di berbagai organisasi,

diantaranya panitia MPF dan MPD 2006 sebagai Penanggung Jawab Kelompok.

Selain itu penulis juga tergabung dalam himpunan profesi Center of Management

(COM@) 2004-2005 sebagai staf Direktorat Sumber Daya Manusia serta mengikuti

kepanitiaan bersifat insidental lainnya.

v

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT,

karena atas berkat rahmat serta karunia-Nya, skripsi yang berjudul Analisis

Perencanaan Jumlah Pegawai Tata Usaha Fakultas (Dekanat) dan Departemen

Manajemen, Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor ini dapat

selesai pada waktunya.

Penulis mengangkat perencanaan jumlah tenaga penunjang sebagai tema

pada skripsi ini karena penulis tertarik untuk mempelajari dan mengetahui jumlah

pegawai Tata Usaha (TU) yang efisien di Fakultas Ekonomi dan Manajemen.

Dalam skripsi ini, penulis menganalisis pekerjaan pegawai dan beban kerjanya

untuk mendapatkan jumlah pegawai yang benar-benar dibutuhkan.

Selama proses penelitian, penulis banyak belajar mengenai berbagai hal,

tidak hanya terkait dengan manajemen sumberdaya manusia, melainkan juga

berbagai input bagi pengembangan diri penulis, terutama terkait dengan attitude dan

soft skill.

Akhir kata, penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi pembaca.

Bogor, Maret 2007

Penulis

vi

UCAPAN TERIMA KASIH

Dalam penyusunan skripsi ini banyak pihak-pihak yang membantu baik

secara moril maupun materiil, secara langsung maupun tidak langsung. Oleh karena

itu, penulis mengucapkan terima kasih yang sebanyak-banyaknya kepada:

1. Prof. Dr. Ir. Tb. Sjafri Mangkuprawira selaku dosen pembimbing yang telah

mencurahkan waktu, kasih sayang dan kesabaran dalam membimbing dan

mendidik penulis hingga terselesaikannya skripsi ini.

2. Ir. Pramono, F. MS dan Dra. Siti Rahmawati, M.Pd yang telah bersedia

meluangkan waktu ditengah kesibukannya untuk menjadi dosen penguji

yang tentunya akan memperkaya ilmu dan pengetahuan penulis serta

menambah masukan bagi skripsi penulis.

3. Ratih Maria Dhewi, SP. MM yang dengan suka cita dan penuh kasih sayang

serta kelembutannya memberikan banyak masukan berarti bagi penulis.

4. Tata Usaha (TU) Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen, para

pegawai TU, serta pegawai dari Rektorat yang membantu memberikan data

bagi penulis.

5. Apa dan Mamah yang seumur hidupku pun takkan mampu terbalaskan

jasanya, terima kasih telah menjadi Ayah dan Ibu terbaik untukku, terima

kasih atas kasih sayang dan doa yang tiada pernah terputus. Kakak-kakakku

tercinta Dasep, Evie, Ade, dan Mira dan keponakanku yang lucu Ghaza,

Adrian, dan De Sifa, “I love you all”.

6. Kekasihku, Dicky, yang selalu mendukung, menyemangati, dan menjadi

tempatku berkeluh kesah.

7. Sahabat-sahabatku ; Imel, Mira, Oom, Papz, Kakek, Okty, serta rekan-rekan

seperjuangan, anak Man’40 dan Poetri 26.

8. Seluruh pihak yang telah membantu yang tidak dapat disebutkan satu per

satu, tidak berkurang rasa terima kasih yang sebesar-besarnya dari penulis.

Bogor, Maret 2007

Penulis

vii

DAFTAR ISI

Halaman ABSTRAK ............................................................................................. ........ iii

RIWAYAT HIDUP ................................................................................. ........ iv

KATA PENGANTAR ............................................................................ ........ v

UCAPAN TERIMA KASIH ............................................................................ vi

DAFTAR ISI ..................................................................................................... vii

DAFTAR TABEL…………………...…………………………………........... ix

DAFTAR GAMBAR…………………...……………………………….......... x

DAFTAR LAMPIRAN………………..……………………………………… xi

I. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang…………………………………………………………. 1 1.2. Perumusan Masalah……………………………………………………. 2 1.3. Tujuan Penelitian………………………………………………………. 3 1.4. Kegunaan Penelitian……………………………………………............ 4 1.5. Ruang Lingkup Penelitian……………………………………………... 4

II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Manajemen Sumberdaya Manusia……………………………………. 5 2.2. Perencanaan ……………………...…………………………………… 6 2.3. Perencanaan Sumberdaya Manusia ...………………………………… 6 2.4. Analisis Pekerjaan (Job Analysis) ......……………………………….. 8 2.4.1. Deskripsi Pekerjaan (Job Description).......................................... 9 2.4.2. Spesifikasi Pekerjaan (Job Specification) .................................... 10 2.5. Audit....................... ………………………………………………….. 10 2.6. Beban Kerja (workload)………………………………………………. 11 2.7. Tinjauan Studi Terdahulu…………………………………………….. 12

III. METODOLOGI PENELITIAN 3.1. Kerangka Pemikiran Penelitian……………………………………….. 14

3.1.1. Kerangka Pemikiran Konseptual……………………...…..…... 14 3.1.2. Kerangka Pemikiran Operasional…………………………...… 15

3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian…………………………………………. 17 3.3. Jenis dan Sumber Data………………………………………………... 17 3.4. Metode Penentuan Responden .………………………………………. 17 3.5. Metode Pengolahan dan Analisis Data……………………………….. 17

3.5.1. Studi Dokumentasi .…………………………………………… 17 3.5.2. Skala Likert .. …………..……………………………………... 17 3.5.3. Menganalisis Beban Kerja……………………………….……. 19

viii

IV. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Gambaran Umum Organisasi...……………………………………….. 20 4.2. Organisasi Mutu IPB…………………………………………………. 22 4.3. Karakteristik Responden……………………………………………… 23 4.4. Unit Kerja Tata Usaha (TU) Fakultas (Dekanat)……..………………. 24

4.4.1. Analisis Permasalahan yang Dihadapi Pegawai TU Fakultas (Dekanat) .................................................................................... 24

4.4.2. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Analisis Pekerjaan 25 4.4.3. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Kondisi Kerja….. 26 4.4.4. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan yang Berkaitan dengan Kinerja Pegawai……………………………………..... 27 4.4.5. Menganalisis Beban Kerja…………………………………….. 28 4.4.6. Menghitung Jumlah Pegawai yang Efisien ................................ 42

4.5. Unit kerja Tata Usaha (TU) Departemen Manajemen.......................... 44 4.5.1. Analisis Persepsi Permasalahan yang Dihadapi Pegawai TU

Departemen Manajemen............................................................. 44 4.5.2. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Analisis Pekerjaan 45 4.5.3. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Kondisi Kerja....... 46 4.5.4. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan yang Berkaitan

dengan Kinerja Pegawai............................................................. 47 4.5.5. Menganalisis Beban Kerja........................................................... 48 4.5.6. Menghitung Jumlah Pegawai yang Efisien ................................. 58

4.6. Implikasi Manajerial.............................................................................. 59 4.6.1. Permasalahan yang Terjadi pada Pegawai TU Fakultas (Dekanat) 59 4.6.2. Beban Kerja Pegawai TU Fakultas (Dekanat).…. …………….. 63 4.6.3. Jumlah Pegawai yang Efisien di TU Fakultas (Dekanat)……… 64 4.6.4. Permasalahan yang Terjadi pada Pegawai TU Departemen Manajemen……………………………………………………... 66 4.6.5. Beban Kerja Pegawai TU Departemen Manajemen..…………… 70 4.6.6. Jumlah Pegawai yang Efisien di TU Departemen Manajemen…. 71

V. KESIMPULAN DAN SARAN

1. Kesimpulan .............................................................................................. 72 2. Saran......................................................................................................... 72

DAFTAR PUSTAKA………………...……………………………………… 74 LAMPIRAN……………...…………………………………………………... 76

ix

DAFTAR TABEL

Halaman

1. Jumlah mahasiswa FEM Tahun Ajaran 2006-2007 ….........................….. 21 2. Jumlah staf pengajar (Dosen) FEM IPB .………………………………… 21 3. Jumlah staf penunjang FEM IPB ............................................................... 21 4. Jumlah responden di TU Fakultas (Dekanat) .............................................. 23 5. Jumlah responden di TU Departemen Manajemen ..................................... 23 6. Jumlah dan persentase responden berdasarkan masa kerja ......................... 23 7. Posisi keputusan penilaian .......................................................................... 25 8. Persepsi responden terhadap permasalahan analisis pekerjaan .................. 26 9. Persepsi responden terhadap permasalahan keadaan kerja pegawai .......... 26 10. Persepsi responden terhadap permasalahan yang berkaitan dengan kinerja pegawai ......................................................................................... 28 11. Beban kerja Kepala Tata Usaha (KTU) .................................................... 30 12. Beban kerja bagian administrasi keuangan ............................................... 31 13. Beban kerja bagian administrasi kesejahteraan mahasiswa ...................... 32 14. Beban kerja bagian administrasi kepegawaian .......................................... 33 15. Beban kerja bagian administrasi persuratan .............................................. 34 16. Beban kerja bagian administrasi inventarisasi .......................................... 35 17. Beban kerja bagian penanggung jawab perpustakaan ............................... 36 18. Beban kerja bagian penanggung jawab laboratorium komputer ............... 37 19. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (pramu kantor) ........................ 38 20. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (kebersihan) ............................. 39 21. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (kebersihan) .............................. 40 22. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (kebersihan) ............................. 40 23. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (pengemudi) .............................. 41 24. Posisi keputusan penilaian .......................................................................... 45 25. Persepsi responden terhadap permasalahan analisis pekerjaan .................. 46 26. Persepsi responden terhadap permasalahan keadaan kerja pegawai .......... 47 27. Persepsi responden terhadap permasalahan yang berkaitan dengan kinerja pegawai .......................................................................................... 48 28. Beban kerja Kepala Tata Usaha (KTU) ..................................................... 50 29. Beban kerja bagian keuangan ................................................................... 52 30. Beban kerja bagian keuangan .................................................................... 52 31. Beban kerja bagian administrasi umum …................................................. 54 32. Beban kerja bagian administrasi akademik ............................................... 55 33. Beban kerja bagian administrasi inventarisasi ........................................... 56 34. Beban kerja pramu kantor ......................................................................... 57 35. Beban kerja pegawai TU Fakultas (Dekanat) …………………………… 64 36. Perbandingan jumlah pegawai TU Fakultas (Dekanat) ………………….. 65 37. Beban kerja pegawai TU Departemen Manajemen ……………………… 70 38. Perbandingan jumlah pegawai TU Departemen Manajemen ..…………... 71

x

DAFTAR GAMBAR

Halaman

1.Proses perencanaan sumberdaya manusia ………………………………… 7 2.Kerangka pemikiran konseptual…………………………………………… 15 3.Kerangka pemikiran operasional…………………………………………... 16

xi

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

1. Hasil prastudi .......................................................................................... 76 2. Struktur organisasi .................................................................................. 77 3. Kuisioner penelitian ...…………………………………………………. 78 4. Penghitungan hasil skala likert ...………………………………………. 92






SKRIPSI

Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar

Sarjana Ekonomi

pada Departemen Manajemen

Fakultas Ekonomi dan Manajemen

Institut Pertanian Bogor

Oleh :

BETTI KARLIATI

H24103013




2007









SKRIPSI

Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar

SARJANA EKONOMI

Pada Departemen Manajemen

Fakultas Ekonomi dan Manajemen

Institut Pertanian Bogor

Oleh :

Betti Karliati

H24103013

Menyetujui, Maret 2007

Prof. Dr. Ir. Tb. Sjafri Mangkuprawira

Dosen Pembimbing

Mengetahui,

Dr. Ir. Jono Mintarto Munandar, M. Sc. Ketua Departemen

Tanggal Ujian: 14 Maret 2007 Tanggal Lulus:

1

I. PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Era persaingan yang semakin ketat saat ini, dibutuhkan keunggulan

kompetitif dari organisasi. Organisasi sebagai wadah pengolahan sumberdaya

harus dapat menghasilkan produk yang berkualitas atau pelayanan yang

maksimal, sehingga penting mendapatkan perhatian dari berbagai pihak,

khususnya para atasan sebagai pihak yang berwenang. Sumberdaya manusia

merupakan aset utama organisasi yaitu sebagai motor penggerak dan sumber

potensi yang mendukung keberhasilan organisasi. Untuk itu, organisasi yang

memiliki prospek maju ke masa depan harus melakukan kegiatan perencanaan

sumberdaya manusia dengan baik.

Perencanaan sumberdaya manusia adalah langkah-langkah tertentu

yang diambil dalam rangka mencapai tujuan dan berbagai sasaran yang telah

dan akan ditetapkan. Langkah berikutnya agar tersedia pegawai yang tepat

dalam menduduki berbagai kedudukan, jabatan atau pekerjaan yang tepat,

serta pada waktu yang tepat, dapat dilakukan dengan menggunakan analisis

pekerjaan dan beban kerja, sehingga dapat diperoleh jumlah pegawai yang

efisien.

Institut Pertanian Bogor (IPB) sebagai sebuah organisasi yang perlu

melakukan perencanaan sumberdaya manusia terutama sejak IPB

mencanangkan program IPB sebagai Research Based University yang salah

satunya bertujuan untuk meningkatkan kualitas output. Oleh karena itu,

dibutuhkan perencanaan sumberdaya manusia di setiap fakultas yang ada di

IPB, diantaranya Fakultas Ekonomi dan Manajemen (FEM).

Kegiatan pelayanan administrasi dan pendukung akademik FEM baik

fakultas maupun departemen dipegang oleh bagian Tata Usaha (TU). FEM

memiliki lima TU yang akan membantu fakultas dan departemen, antara lain

TU Fakultas (Dekanat), TU Departemen Manajemen, TU Departemen Ilmu

Ekonomi, TU Departemen Agribisnis, dan TU Departemen Ekonomi

Sumberdaya Lingkungan. Perbedaan antara TU Fakultas (Dekanat) dan TU

departemen ada pada fungsi dari TU. TU Fakultas (Dekanat) mempunyai

2

fungsi sebagai Quality Assurance (Jaminan Mutu), sedangkan TU Departemen

memiliki fungsi sebagai Quality Control (Pengendalian Mutu). Adanya

perbedaan antara fungsi TU Fakultas (Dekanat) dan TU departemen ini sangat

menarik untuk dikaji lebih lanjut, terutama mengenai perencanaan sumberdaya

manusia di masing-masing TU tersebut, sehingga bisa diperoleh efektivitas dn

efisiensi dalam struktur manajemen TU di FEM.

Berdasarkan pemaparan di atas, maka penelitian ini penting dilakukan

untuk mengetahui sejauh mana perencanaan jumlah tenaga penunjang di TU

Fakultas (Dekanat) dan departemen. Dalam penelitian ini diambil salah satu

perwakilan dari TU departemen yaitu TU Departemen Manajemen. Hal ini

dilakukan untuk mengetahui dampak dari perbedaan fungsi yang diemban oleh

kedua TU Fakultas (Dekanat) dan departemen yang ada di FEM, sehingga

diperoleh alternatif solusi untuk dapat memberikan kontribusi positif bagi TU

di FEM.

1.2. Perumusan Masalah

Pegawai sebagai motor organisasi sangat mempunyai pengaruh pada

peningkatan keefektifan dan keefisienan organisasi. Untuk itu, perlu dilakukan

perencanaan kerja yang baik meliputi analisis pekerjaan dan analisis beban

kerja. Analisis pekerjaan terdiri dari deskripsi pekerjaan (job description) dan

spesifikasi pekerjaan (job specification). Deskripsi pekerjaan dan spesifikasi

pekerjaan yang jelas sangat berperan penting dalam mencapai efektivitas dan

efisiensi kerja pegawai. Selain itu, perlu dilakukan analisis beban kerja,

sehingga dapat diketahui apakah tugas dapat diselesaikan oleh pegawai atau

TU masih memerlukan sumber daya manusia yang baru.

Berdasarkan hasil prastudi yang dilakukan melalui observasi dan

wawancara pada mahasiswa dan dosen sebagai pengguna jasa TU, diketahui

bahwa pelayanan pegawai di TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen

Manajemen masih kurang optimal. Namun berdasarkan hasil wawancara

dengan pegawai, pegawai merasa bahwa pelayanan yang telah dilakukan oleh

pegawai sudah baik. Hal ini bertolak belakang dengan yang dirasakan oleh

mahasiswa dan dosen, sehingga permasalahan ini harus menjadi perhatian dari

pihak pimpinan.

3

Berdasarkan uraian di atas, maka hal-hal yang diteliti adalah sebagai

berikut:

1. Permasalahan apa saja yang dihadapi oleh pegawai Tata Usaha (TU)

Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM IPB dalam

melaksanakan pekerjaan?

2. Berapakah beban kerja untuk setiap bagian unit kerja dalam satu semester

di TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM IPB?

3. Berapakah jumlah pegawai yang efisien di TU Fakultas (Dekanat) dan

Departemen Manajemen FEM IPB, sehingga pegawai dapat bekerja secara

efektif?

4. Bagaimana alternatif solusi untuk perbaikan unit kerja di TU Fakultas

(Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM IPB?

1.3. Tujuan Penelitian

Berdasarkan perumusan masalah di atas, maka tujuan penelitian ini

adalah sebagai berikut:

1. Mengidentifikasi permasalahan yang dihadapi oleh pegawai Tata Usaha

(TU) Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM IPB dalam

melaksanakan pekerjaan.

2. Menganalisis beban kerja untuk setiap bagian unit kerja dalam satu

semester di TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM

IPB.

3. Mengetahui jumlah pegawai yang efisien di TU Fakultas (Dekanat) dan

Departemen Manajemen FEM IPB, sehingga pegawai dapat bekerja secara

efektif.

4. Merekomendasikan alternatif solusi untuk perbaikan unit kerja di TU

Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen FEM IPB.

1.4. Kegunaan Penelitian

1. Bagi organisasi, hasil penelitian ini diharapkan menjadi masukan bagi

pihak yang berwenang untuk menambah atau mengurangi pegawai yang

kurang efisien dan mengetahui permasalahan yang dihadapi pegawai.

2. Bagi pegawai, diharapkan hasil penelitian ini dapat membantu pegawai

agar dapat bekerja lebih efektif dan efisien.

4

3. Bagi peneliti, sebagai sarana aplikasi ilmu yang diperoleh selama

perkuliahan dan untuk meningkatkan kemampuan berpikir penulis.

4. Dapat dijadikan master untuk penelitian selanjutnya di fakultas lain di

IPB.

1.5. Ruang Lingkup Penelitian

Ruang lingkup penelitian ini adalah:

1. Seluruh pegawai dari TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen

FEM IPB.

2. Cakupan yang akan dikaji didasarkan pada jenis dan deskripsi pekerjaan

pegawai yang telah ada, yaitu:

a. TU Fakultas (Dekanat) memiliki bagian-bagian unit kerja sebagai

berikut:

1. Kepala Tata Usaha

2. Bagian Keuangan

3. Bagian Administrasi

4. Penanggung Jawab Perpustakaan dan Laboratorium Komputer

5. Bagian Urusan Rumah Tangga

b. TU Departemen Manajemen memiliki beberapa bagian unit kerja

seperti di TU Fakultas (Dekanat), kecuali Bagian Penanggung Jawab.

5

II. TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Manajemen Sumberdaya Manusia

Manajemen sumberdaya manusia merupakan suatu perencanaan,

pengorganisasian, pengkoordinasian, pelaksanaan, dan pengawasan terhadap

pengadaan, pengembangan, pemberian balas jasa, pengintegrasian,

pemeliharaan, dan pemisahan tenaga kerja dalam rangka mencapai tujuan

organisasi (Mangkunegara, 2002). Sementara itu, menurut Ishak dan Tanjung

(2003), manajemen sumberdaya manusia adalah ilmu dan seni yang mengatur

unsur manusia (cipta, rasa dan karsa) sebagai salah satu aset suatu organisasi

demi terwujudnya tujuan organisasi dengan cara memperoleh,

mengembangkan dan memelihara tenaga kerja secara efektif dan efisien.

Selain itu, menurut Hasibuan (2005) manajemen sumberdaya manusia adalah

ilmu dan seni yang mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif

dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan dan

masyarakat.

Adapun fungsi-fungsi dari manajemen sumberdaya manusia (Ishak dan

Tanjung, 2003) adalah sebagai berikut:

a. Fungsi Manajerial adalah fungsi manajemen yang berkaitan langsung

dengan aspek-aspek manajerial yaitu fungsi perencanaan,

pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian.

b. Fungsi Pengarahan yaitu memberikan dorongan untuk menciptakan

kemauan kerja yang dilaksanakan secara efektif dan efesien. Termasuk

didalamnya adalah fungsi memotivasi karyawan agar dari waktu ke waktu

dapat bekerja dengan baik.

c. Fungsi Pengendalian adalah melakukan pengukuran antara kegiatan yang

telah dilakukan dengan standar yang telah ditetapkan, khususnya dalam

bidang tenaga kerja.

Berdasarkan uraian diatas, dapat diketahui pentingnya manajemen

sumberdaya manusia dalam suatu organisasi, sehingga penelitian ini sangat

6

bermanfaat dalam memberikan kontribusi terhadap jalannya manajemen

sumberdaya manusia yang efektivitas dan efisiensi dalam organisasi.

2.2. Perencanaan

Perencanaan adalah proses pemilihan sejumlah kegiatan untuk

ditetapkan untuk sebagai keputusan tentang suatu pekerjaan yang harus

dilakukan, kapan, bagaimana dan siapa yang melakukannya (Nawawi, 2001).

Pengertian lain dari perencanaan yang dikemukakan Siagian (2005),

perencanaan merupakan usaha sadar dan pengambilan keputusan yang telah

diperhitungkan secara matang tentang hal-hal yang akan dikerjakan di masa

depan dalam dan oleh suatu organisasi dalam rangka pencapaian tujuan yang

telah ditentukan sebelumnya. Selain itu, menurut Billy E. Goetz dalam

Samsudin (2006) adalah pemilihan yang fundamental dan masalah

perencanaan timbul, jika terdapat alternatif-alternatif.

Berdasarkan uraian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa

perencanaan ditetapkan untuk membuat keputusan yang dibuat secara sadar

dan telah diperhitungkan secara matang dari permasalahan-permasalahan yang

timbul. Hal ini menunjukkan pentingnya membuat perencanaan dalam

memecahkan permasalahan yang terdapat dalam organisasi.

2.3. Perencanaan Sumber Daya Manusia

Perencanaan sumberdaya manusia adalah jumlah dari seluruh rencana

yang diformulasikan untuk rekrutmen, skrining, kompensasi, pelatihan,

struktur pekerjaan, promosi, dan aturan main dari sumberdaya manusia

perusahaan. Perencanaan sumberdaya manusia merupakan sebuah proses yang

dirancang untuk menerjemahkan rencana organisasi dan tujuan ke dalam

syarat-syarat pekerjaan, baik kuantitatif maupun kualitatif (Mangkuprawira,

2004). Sedangkan menurut Siagian dalam Gomes (2003) perencanaan

sumberdaya manusia merupakan fungsi yang pertama-tama harus

dilaksanakan dalam organisasi. Perencanaan sumberdaya manusia adalah

langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna menjamin

bahwa organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai

kedudukan, jabatan, dan pekerjaan yang tepat, pada waktu yang tepat.

7

Kesemuanya itu dalam rangka mencapai tujuan dan berbagai sasaran yang

telah dan akan ditetapkan.

Selain itu perencanaan sumberdaya manusia menurut Hasibuan (2005)

adalah merencanakan tenaga kerja agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan

serta efektif dan efisien dalam membantu terwujudnya tujuan. Tujuan

perencanaan sumberdaya manusia adalah sebagai berikut:

1. Untuk menentukan kualitas dan kuantitas karyawan yang akan mengisi

semua jabatan dalam perusahaan.

2. Untuk menjamin tersedianya tenaga kerja masa kini maupun masa depan,

sehingga setiap pekerjaan ada yang mengerjakannya.

3. Untuk menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih dalam

pelaksanaan tugas.

4. Untuk mempermudah koordinasi, integrasi dan sinkronisasi (KIS)

sehingga produktivitas kerja meningkat.

5. Untuk menghindari kekurangan dan atau kelebihan karyawan.

6. Untuk menjadi pedoman dalam menetapkan program penarikan, seleksi,

pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan

dan pemberhentian karyawan.

7. Menjadi pedoman dalam melaksanakan mutasi (vertikal atau horizontal)

dan pensiun karyawan.

8. Menjadi dasar dalam melakukan penilaian keryawan.

Menurut Tulus dalam Ridwan (2005) proses perencanaan sumberdaya

manusia dapat dijabarkan dalam bentuk bagan di bawah.

Gambar 1. Proses Perencanaan Sumberdaya Manusia

Perencanaan Perusahaan

Perencanaan Tenaga Kerja

Perencanaan mutu tenaga kerja Perencanaan Jumlah tenaga kerja

Analisis Pekerjaan Analisis beban kerja Analisis angkatan kerja

Deskripsi Pekerjaan Spesifikasi pekerjaan Jumlah beban kerja

Jumlah angkatan kerja

8

Gambar satu di atas menunjukkan bahwa dalam perencanaan

perusahaan terdapat perencanaan tenaga kerja yang meliputi perencanaan

mutu tenaga kerja dan perencanaan jumlah tenaga kerja. Perencanaan mutu

tenaga kerja dapat dilakukan dengan analisis pekerjaan yang diantara

fungsinya akan menghasilkan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.

Sedangkan perencanaan jumlah tenaga kerja dapat dilakukan dengan

menggunakan analisis beban kerja dan analisis angkatan kerja, sehingga

dihasilkan jumlah beban kerja dan jumlah angkatan kerja.


perencanaan sumberdaya manusia dirancang untuk mengetahui rencana

organisasi untuk mendapatkan sejumlah orang untuk ditempatkan pada posisi

tertentu. Dalam hal ini, disesuaikan dengan kualitas dan kuantitas yang

dibutuhkan organisasi. Berdasarkan hasil penelitian dapat diperoleh jumlah

spesifik pegawai yang benar-benar dibutuhkan oleh TU Fakultas (Dekanat)

dan Departemen Manajemen FEM IPB.

2.4. Analisis Pekerjaan (Job Analysis)

Menurut Garry Desler (1997), analisis pekerjaan merupakan langkah

awal dalam proses rekrutmen. Analisis pekerjaan adalah prosedur untuk

menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan dari suatu jabatan dan orang

macam apa yang akan diperkerjakan untuk itu. Selain itu, menurut Hasibuan

(2005) mengemukakan bahwa analisis pekerjaan adalah informasi tertulis

mengenai pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam suatu perusahaan

agar tujuan tercapai. Sejalan dengan pendapat tadi, Mangkuprawira (2004)

mendefinisikan analisis pekerjaan merupakan kegiatan pengumpulan data

tentang pekerjaan yang dilakukan oleh perusahaan dan kemudian dianalisis

untuk berbagai keperluan, karena jenis data dan informasi begitu beragam,

maka penggunaannya dapat dipakai untuk tujuan yang sama atau berbeda.

Misalnya, data yang digunakan untuk memprediksi kebutuhan tenaga kerja di

divisi produksi akan berbeda dengan di divisi sumberdaya manusia, dan

sebagainya, sehingga hasil penelitian untuk divisi produksi akan berbeda

dengan hasil penelitian sumberdaya manusia. Syarat-syarat teknis analisis

pekerjaan yang diperlukan meliputi:

9

1. Harus dinamis sejalan dengan perubahan-perubahan lingkungan internal

dan eksternal.

2. Prosedurnya harus dapat diaplikasikan dan dikelola secara akurat, absah,

dan efisien serta efektif.

3. Pelaksanaan analisis jabatan memiliki pengetahuan, keahlian, dan

pengalaman yang memadai, serta

4. Melibatkan semua komponen karyawan dan pimpinan secara aktif.

Berdasarkan uraian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa analisis

pekerjaan adalah langkah awal sebelum proses perekrutan dengan mengetahui

kualifikasi dan deskripsi dari pekerjaan untuk mendapatkan pegawai dengan

kualitas dan kuantitas yang telah ditetapkan untuk mencapai efisiensi dan

efektivitas organisasi. Analisis pekerjaan akan terus berubah seiring dengan

berjalannya waktu. Oleh karena itu, penelitian ini akan sangat berguna untuk

menganalisis kesesuaian pekerjaan dari pegawai Tata Usaha Fakultas dan

Departemen Manajemen FEM IPB.

2.4.1. Deskripsi Pekerjaan (Job Description)

Deskripsi pekerjaan (Handoko, 2002) merupakan suatu

pernyataan tertulis yang menguraikan fungsi tugas-tugas, tanggung

jawab, wewenang, kondisi kerja dan aspek-aspek pekerjaan tertentu

lainnya. Adapun Hasibuan (2005) berpendapat bahwa uraian pekerjaan

adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab,

kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada

suatu jabatan tertentu dalam organisasi. Selain itu, menurut Dessler

(1997) deskripsi pekerjaan merupakan suatu daftar tugas-tugas,

tanggung jawab, hubungan laporan, kondisi kerja, tanggung jawab

kepenyeliaan suatu jabatan.


deskripsi pekerjaan ialah uraian atau informasi tertulis yang berisikan

tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang, dan posisi dalam struktur

organisasi. Deskripsi pekerjaan akan sangat berguna agar pegawai dapat

bekerja secara efektif dan efisien. Oleh karena itu, penelitian ini akan

sangat berguna bagi Tata Usaha sebagai masukan untuk manajemen Tata

10

Usaha Fakultas dan Departemen Manajemen FEM IPB agar terus

meninjau deskripsi pekerjaan setiap tahunnya, karena seiring perubahan

waktu dan teknologi akan mengakibatkan perubahan deskripsi

pekerjaan.

2.4.2. Spesifikasi Pekerjaan (Job Specification)

Menurut Handoko (2002), spesifikasi pekerjaan mencakup siapa

yang melakukan pekerjaan dan faktor-faktor manusia yang disyaratkan.

Adapun spesifikasi pekerjaan menurut Hasibuan (2005) disusun

berdasarkan uraian pekerjaan dengan menjawab pertanyaan tentang ciri,

karakteristik, pendidikan, pengalaman, dan yang lainnya dari orang

yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik. Pengertian

lain spesifikasi pekerjaan menurut Dessler (1997) yaitu suatu daftar dari

”tuntutan manusia” suatu jabatan yakni pendidikan, keterampilan,

kepribadian, dan lain-lain yang sesuai.


analisis pekerjaan adalah informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja

yang harus dikerjakan dan penjelasan lengkapnya terdapat dalam

deskripsi pekerjaan. sedangkan untuk mengetahui seperti apa dan

bagaimana pekerjaan tersebut harus dikerjakan, terdapat dalam

spesifikasi pekerjaan. Semua itu terangkum dalam pencanaan

sumberdaya manusia, yaitu sebuah proses yang dirancang untuk

menerjemahkan rencana organisasi dan tujuan kedalam syarat-syarat

pekerjaan, baik kuantitatif maupun kualitatif. Dengan demikian, dari

hasil penelitian dapat diperoleh implikasi manajerial yang dapat

bermanfaat bagi manajemen sumberdaya manusia Tata Usaha Fakultas

dan Departemen Manajemen.

2.5. Audit

Audit adalah kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan signifikan

melalui interaksi (pemeriksaan, pengukuran, dan penilaian serta penarikan

kesimpulan) secara sistematis, objektif dan terdokumentasi yang berorientasi

pada azas nilai manfaat (Susilo, 2004). Audit operasional adalah audit internal

yang secara lebih khusus dan mendalam menyoroti aspek pengendalian pada

11

kegiatan operasional dengan cara mengkaji, mengevaluasi kegiatan

operasional dalam organisasi sebagai upaya untuk meningkatkan efisiensi dan

efektivitas serta kesesuaian terhadap kebijakan setiap operasi yang dilakukan.

Sedangkan audit personalia menurut Handoko (2001) mengevaluasi kegiatan-

kegiatan personalia yang dilakukan dalam suatu organisasi, mungkin

mencakup satu departemen atau perusahaan keseluruhan.

Berdasarkan uraian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa proses

audit sangat penting bagi keberlangsungan organisasi TU di Fakultas

(Dekanat) dan Departemen Manajemen di masa datang. Selain itu, dapat

dijadikan sebagai pemacu untuk meningkatkan produktivitas agar lebih baik

lagi dengan mengetahui aspek-aspek yang perlu diperbaiki, dirubah atau

ditingkatkan. Hal ini dapat diketahui dengan melakukan evaluasi.

2.6. Beban Kerja (Workload)

Beban kerja merupakan aspek pokok yang menjadi dasar untuk

perhitungan formasi dari pekerja (PAN, 2004). Caranya berdasarkan

perhitungan tingkat produktivitas pekerja. Beban kerja juga merupakan

sejumlah target pekerjaan atau target hasil yang harus dicapai dalam suatu

rata-rata pegawai. Dengan menggunakan pengukuran beban kerja dapat

mempermudah dalam penetapan jumlah pegawai. Pengukuran beban kerja

(Biro Organisasi Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, 1995) adalah

teknik yang diciptakan untuk menetapkan waktu bagi seorang pekerja yang

memenuhi persyaratan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu pada

suatu tingkat prestasi yang telah ditetapkan. Pengukuran beban kerja juga

merupakan salah satu kegiatan yang dilakukan di berbagai instansi negeri

maupun swasta. Dengan adanya pengukuran beban kerja dapat mempermudah

dalam melakukan analisis beban kerja. Analisis beban kerja (Workload

analysis) menurut Hasibuan (2005) adalah penentuan jumlah pekerja yang

diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dalam jangka waktu tertentu.

Berdasarkan uraian di atas, analisis beban kerja sangat penting untuk

dilakukan agar setiap organisasi yang ada dapat berjalan dengan baik, karena

memiliki beban kerja dan jumlah pegawai yang efisien. Penelitian ini memiliki

12

tujuan yang sama yaitu untuk menganalisis jumlah pegawai yang efisien di TU

Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen.

2.7. Tinjauan Studi Terdahulu

Berdasarkan penelitian Makiyah, N (2005) dalam tesisnya mengenai

Analisis Beban Kerja Karyawan Bagian Administrasi Rumah Sakit Adi

Husada Surabaya Berdasarkan Hasil Pengukuran Kerja dengan Metode

Sampling Pekerjaan. Metode ini dipakai untuk mengetahui keseimbangan

beban kerja yang diterima oleh empat orang karyawan dengan menggunakan

uji Kai-Kuadrat dan uji proporsi. Hasil penelitian diketahui bahwa terjadi

ketidakmerataan beban kerja. Beban kerja terberat berada pada karyawan ke

empat.

Berdasarkan penelitian Suharyono dan Wiku (2006) dalam artikel

penelitian mengenai Analisis Kebutuhan Jumlah Tenaga Pekarya dengan

Work Sampling di Unit Layanan Gizi Pelayanan Kesehatan Bagian Pelayanan

Kesehatan St. Carolus, Jakarta. Diambil sampel sebanyak tiga belas orang

pekerja. Kemudian dilakukan analisis data dengan menggunakan metode

WISN. Hasil penelitian diperoleh kelebihan jumlah tenaga pekarya di Unit

Layanan Gizi Pelayanan Kesehatan St. Carolus sebanyak enam orang.

Berdasarkan penelitian Enida, S. N (2006) dalam skripsinya mengenai

Analisis Perencanaan Sumber Daya Manusia pada Kompartemen Produksi

PT. Pupuk Kujang Cikampek. Bertujuan untuk mengetahui jumlah karyawan

yang dibutuhkan dalam jangka waktu 3 tahun mendatang semenjak 2006-2008

dengan menggunakan metode peramalan analisis Trend dan Teknik Delphi

sebagai prediksi. Dari hasil penelitian diketahui bahwa kompartemen produksi

membutuhkan 16 orang karyawan baru sampai akhir tahun 2006, 16 orang

untuk tahun 2007 dan 17 orang untuk tahun 2008. Hal ini terjadi karena

kompartemen ini memiliki kontrak pembelian gas dengan volume 135 Triliun

BTU (British Thermal Unit) dari tahun 2007-2017.

Penelitian terdahulu di atas, telah membuktikan bahwa dengan metode

sampling pekerjaan (Work Sampling) dan stop watch telah terbukti berhasil

untuk mengetahui beban kerja dan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan pada

bagian pekerjaan yang dapat diketahui urutan kerjanya dan dilakukan secara

13

rutin. Metode tersebut tidak dapat digunakan dalam penelitian ini karena

penelitian ini, dilaksanakan pada organisasi jasa (Intangible) yang sifat urutan

kerjanya tidak pasti, sehingga sulit untuk menghitung beban kerja pegawai,

dan membutuhkan waktu yang lama jika memakai metode work sampling.

Sama halnya penelitian analisis sumberdaya manusia dengan memprediksi

jumlah karyawan untuk tiga tahun ke depan tidak dapat digunakan dalam

penelitian ini, karena penelitian ini hanya untuk mengetahui kondisi saat ini.

Penelitian yang akan dilakukan ialah menganalisis perencanaan jumlah

pegawai di Tata Usaha (TU) Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen,

Fakultas Ekonomi dan Manajemen, Institut Pertanian Bogor dengan terlebih

dahulu menganalisis pekerjaan pegawai berdasarkan frekuensi pekerjaan dan

beban kerja pekerjaan. Oleh karena itu, dalam penelitian ini untuk mengetahui

beban kerja para pegawai, diperoleh berdasarkan hasil dari standar waktu rata-

rata yang dibutuhkan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan.

14

III. KERANGKA PEMIKIRAN

3.1. Kerangka Pemikiran Penelitian

3.1.1. Kerangka Pemikiran Konseptual Institut Pertanian Bogor (IPB) merupakan perguruan tinggi yang

khusus bergerak di bidang pertanian dan telah banyak menyumbangkan

pemikiran, konsep dan hasil kajian/penelitian bagi kepentingan negara, sektor

swasta maupun masyarakat petani dengan menjadi pusat bagi pengembangan

pertanian yang maju dan modern. Sejak IPB mencanangkan program IPB

sebagai Research Based University yang ditunjang dengan berubahnya status

IPB sebagai BHMN sejak dikeluarkan PP No. 154 Tahun 2000, memiliki

beberapa tujuan, salah satunya adalah untuk meningkatkan kualitas output,

sehingga diharapkan dapat tercapai efisiensi dan efektivitas organisasi. Dalam

upaya untuk mencapai program tersebut maka dibutuhkan perencanaan. Salah

satunya adalah perencanaan pegawai pada setiap fakultas yang ada di IPB,

termasuk Fakultas Ekonomi dan Manajemen (FEM).

Proses perencanaan pegawai di fakultas dalam penelitian ini

mengadopsi pendapat dari Tulus dalam Ridwan (2005), meliputi perencanaan

mutu tenaga kerja dan perencanaan jumlah tenaga kerja. Perencanaan mutu

tenaga kerja dapat dilakukan dengan menggunakan analisis pekerjaan yang

salah satu fungsinya adalah menghasilkan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi

pekerjaan. Sedangkan perencanaan jumlah tenaga kerja dapat dilakukan

dengan menggunakan analisis beban kerja dan analisis angkatan kerja,

sehingga dihasilkan jumlah beban kerja dan jumlah angkatan kerja yang

sesuai. Dengan demikian, efisiensi dan efektivitas jumlah pegawai dapat

tercapai, yang pada akhirnya akan berdampak pada peningkatan produktivitas

pegawai IPB.

15

Gambar 2. Kerangka Pemikiran Konseptual

3.1.2. Kerangka Pemikiran Operasional

Perencanaan jumlah pegawai pada organisasi jasa (intangible) seperti

IPB sangat bermanfaat dalam meningkatkan kualitas organisasi. Perencanaan

jumlah pegawai diharapkan dapat menciptakan efisiensi dan efektivitas

organisasi IPB. Salah satu tujuan dari adanya perencanaan adalah untuk

mengevaluasi jumlah pegawai setiap tahunnya. Hal tersebut dapat dilakukan

dengan meninjau kembali kesesuaian antara jumlah pegawai dengan tujuan

IPB sebagai Research Based University

Produktivitas

Efisiensi jumlah pegawai

Efisiensi dan efektifitas Organisasi

Perencanaan IPB sebagai RBU

Perencanaan pegawai IPB

Perencanaan mutu tenaga kerja Perencanaan Jumlah tenaga kerja

Analisis Pekerjaan Analisis beban kerja Analisis angkatan kerja

Deskripsi Pekerjaan Spesifikasi pekerjaan Jumlah beban kerja

Jumlah angkatan kerja

Perencanaan Pegawai di Fakultas

Penetapan IPB sebagai BHMN

16

organisasi. Sebab kekurangan atau kelebihan satu orang pegawai saja akan

berpengaruh besar pada produktivitas organisasi.

Langkah awal dimulai dengan menganalisis pekerjaan pegawai. Hal

tersebut dilakukan untuk memastikan kesesuaian antara pelaksanaan dengan

deskripsi pekerjaan pegawai. Oleh karena itu, data dan informasi yang

diperoleh dari masing-masing Kepala Tata Usaha (KTU) dijadikan sebagai

dasar untuk penelitian ini.

Langkah berikutnya ialah mencari tahu permasalahan dalam

pelaksanaan pekerjaan oleh pegawai, yaitu dengan memberikan kuesioner

yang berisi tentang kemungkinan permasalahan pada analisis pekerjaan,

keadaan kerja pegawai, dan kinerja pegawai. Selain itu diberikan juga

kuesioner berpola audit sumberdaya manusia untuk mengetahui tingkat

efektivitas kerja pegawai. Selanjutnya, cara untuk mengetahui proporsi standar

rata-rata beban kerja pegawai adalah dengan mengamati proses para pegawai

bekerja. Untuk selanjutnya para pegawai diberikan kuesioner yang berisikan

deskripsi pekerjaan masing-masing pegawai yang disertai dengan kolom

frekuensi pelaksanaan tugas, dan rata-rata waktu yang dihabiskan untuk

menyelesaikan pekerjaan tersebut. Selanjutnya rata-rata waktu yang

dihabiskan untuk menyelesaikan pekerjaan (beban kerja pegawai) dibagi

dengan jumlah waktu kerja produktif selama satu semester. Dengan demikian,

akan diperoleh jumlah pegawai yang dibutuhkan pada masing-masing bagian.

Gambar 3. Kerangka Pemikiran Operasional

Efisiensi jumlah pegawai

Perencanaan mutu tenaga kerja Perencanaan jumlah tenaga kerja

Permasalahan dalam melaksanakan pekerjaan

Skala Likert Jumlah beban kerja

Perencanaan Pegawai di TU Fakultas dan Departemen Manajemen

Standar rata-rata waktu penyelesaian

Deskripsi pekerjaan Spesifikasi pekerjaan

17

3.2. Lokasi dan Tempat Penelitian

Penelitian dilakukan di Tata Usaha (TU) Fakultas (Dekanat) yang

beralamatkan di Jl. Kamper, Wing 2 Level V dan Departemen Manajemen di

Wing Rektorat Lt.2, Kampus IPB Darmaga, Bogor. Adapun penelitian ini

dilaksanakan mulai dari bulan Desember 2006 sampai dengan Februari 2007.

3.3. Jenis dan Sumber Data Jenis data yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah data primer

dan data sekunder. Data primer berasal dari kuisioner, wawancara dan

observasi langsung pada Tata Usaha Fakultas (Dekanat) dan Departemen

Manajemen FEM IPB. Sementara data sekunder diperoleh dari hasil studi

literatur yang berkaitan dengan bahasan penelitian.

3.4. Metode Penentuan Responden

Pengambilan responden dilakukan secara sengaja (purposive), yaitu

mengambil semua pegawai dari TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen

Manajemen. Jumlah pegawai untuk TU Fakultas adalah 13 orang dan 7 orang

untuk TU Departemen Manajemen .

3.5. Metode Pengolahan dan Analisis Data

3.5.1. Studi dokumentasi

Dilakukan untuk mendalami struktur organisasi dan deskripsi

pekerjaan (Job Description) berdasarkan jenis pekerjaan. Data tersebut

akan digunakan untuk menghitung beban kerja pegawai.

3.5.2. Skala Likert

Menurut Kinnear dalam Umar (2003), Skala Likert berhubungan

dengan sikap seseorang terhadap sesuatu, yaitu:

a. Sangat tidak setuju = 1

b. Tidak setuju = 2

c. Cukup setuju = 3

d. Setuju = 4

e. Sangat Setuju = 5

Untuk membuat skala Likert dapat mengikuti langkah-langkah

sebagai berikut:

18

1. Kumpulkan sejumlah pernyataan yang sesuai dengan sikap yang

akan diukur dan dapat diidentifikasi dengan jelas (positif atau tidak

positif).

2. Berikan pernyataan-pernyataan diatas kepada sekelompok responden

untuk diisi dengan benar.

3. Respons dari setiap pernyataan dihitung dengan cara menjumlahkan

angka-angka dari setiap pernyataan sedemikian rupa sehingga

respons yang berada pada posisi yang sama akan menerima secara

konsisten nilai angka yang selalu sama.

4. Selanjutnya, mencari pernyataan-pernyataan yang tidak dapat

dipakai dalam penelitian.

Setiap jawaban responden dari pertanyaan dalam kuesioner

diberikan skor. Cara menghitung skor rataan adalah sebagai berikut:

Σ (Xi . ni)

n Dimana:

X(bar) = skor rataan ni = jumlah jawaban responden untuk skor i Xi = skor nilai jawaban responden i n = jumlah responden

Langkah selanjutnya adalah menggunakan rentang skala

penilaian untuk menentukan posisi tanggapan responden dengan

menggunakan nilai skor. Setiap skor alternatif jawaban yang tebentuk

dari teknik skala peringkatan terdiri dari kisaran antara 1 hingga 5 yang

menggambarkan posisi yang sangat negatif ke posisi yang sangat positif,

kemudian dihitung rentang skala dengan rumus sebagai berikut:

...........................

Dimana:

R (skor) = skor terbesar – skor terkecil M = banyaknya kategori skor

Rs = R (skor) M

X(bar) = ................................................(1)

.................................................................(2)

19

3.5.3. Menganalisis beban kerja

Menggunakan formulir yang berisi kolom-kolom mengenai

aspek-aspek yang akan diperiksa yang diperoleh dari deskripsi pekerjaan

pegawai, bagaimana persepsi pegawai dengan deskripsi pekerjaannya,

frekuensi pelaksanaan pekerjaan tersebut dalam satu semester, dan

jumlah beban kerja berdasarkan waktu rata-rata pegawai menyelesaikan

pekerjaan (bentuk formulir terdapat dalam Lampiran 3).

Ada beberapa tahapan proses yang harus dilakukan dalam

pengolahan data yang diperoleh, yaitu sebagai berikut :

1. Menghitung waktu kerja efektif yang tersedia bagi pegawai selama

satu semester. Perhitungannya adalah sebagai berikut (menurut

Kementrian Pendayagunaan Aparatur Negara):

Hari Kerja efektif = X1 – (X2 + X3 + X4+X5) .............................(3)

Keterangan : X1 = Jumlah hari menurut kalender

X2 = Jumlah hari sabtu&minggu dalam 1 semester

X3 = Jumlah hari libur dalam 1 semester

X4 = Jumlah cuti dalam 1 semester

X5 = lain-lain (sakit, izin, dll)

Waktu efektif = 80% x jam kerja/hari .......................................(4)

Waktu produktif dalam satu semester =

Hari efektif x waktu efektif ........................................................(5)

2. Mengolah data dan menghitung berapa beban kerja pegawai.

3. Menghitung Jumlah Pegawai yang efektif dan efisien.

beban kerja dalam satu semster

Waktu produktif dalam satu semester

.... (6) Jumlah pegawai efektif dan efisien =

20

IV. HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Gambaran Umum Organisasi

Institut Pertanian Bogor (IPB) merupakan organisasi yang bergerak di

bidang jasa pendidikan. Sebagai perguruan tinggi yang khusus bergerak di

bidang pertanian, IPB telah banyak menyumbangkan pemikiran, konsep dan

hasil kajian/penelitian bagi kepentingan negara, sektor swasta maupun

masyarakat petani dengan menjadi pusat bagi pengembangan pertanian yang

maju dan modern. Sejak IPB mencanangkan program IPB sebagai Research

Based University, salah satu program yang dicanangkan adalah peningkatan

kualitas output. Upaya tersebut dimulai sejak berubahnya status IPB menjadi

Badan Hukum Milik Negara (BHMN).

Visi IPB adalah “Menjadikan perguruan tinggi bertaraf internasional

dalam pengembangan sumberdaya manusia dan IPTEKS dengan kompetensi

utama di bidang pertanian tropika” dan misi IPB adalah menyelenggarakan

pendidikan tinggi berkualitas dan sesuai dengan kebutuhan masyarakat kini

dan akan datang, mengembangkan IPTEKS ramah lingkungan melalui

penelitian mutakhir, meningkatkan kesejahteraan umat manusia melalui

penerapan dan pendayagunaan IPTEKS, dan mendorong terbentuknya

masyarakat madani berdasarkan kebenaran dan hak azasi manusia.

Salah satu fakultas yang ada di IPB adalah Fakultas Ekonomi dan

Manajemen (FEM). FEM memiliki visi sebagai “Sebagai salah satu fakultas

yang memiliki hak otonom merupakan wahana bagi pengembangan sumber

daya manusia yang mempunyai kompetensi dalam bidang ekonomi dan

manajemen, berwawasan global (holistik) serta tanggap terhadap dinamika

ilmu pengetahuan dan teknologi yang bermanfaat untuk kesejahteraan umat

manusia” adapun misi FEM yaitu memberikan penyelenggaraan pendidikan

dan pengajaran yang bermutu dalam bidang ekonomi dan manajemen,

kelembagaan penelitian dan pengembangan dalam bidang ekonomi dan

manajemen yang berwawasan luas, serta kelembagaan dalam bidang

pengabdian kepada masyarakat yang berhubungan dengan ekonomi dan

manajemen.

21

Sumberdaya manusia di FEM terdiri dari dua kelompok pegawai, yaitu

tenaga akademik (dosen) dan tenaga penunjang (pegawai Tata Usaha). Tenaga

penunjang atau pegawai Tata Usaha (TU) mempunyai peranan yang sangat

penting dalam mendukung kegiatan operasional organisasi FEM. Namun,

pada kenyataannya masih terdapat perbedaan antara beban kerja dengan

deskripsi pekerjaan yang telah ditentukan untuk masing-masing pegawai,

sehingga perlu dilakukan analisis beban kerja untuk mengetahui tugas masing-

masing pegawai secara tepat. Analisis ini dilakukan dengan

mempertimbangkan banyaknya mahasiswa yang harus dilayani serta staf

pengajar yang ada di FEM. Tabel 1, 2, dan 3 menyajikan jumlah mahasiswa,

staf pengajar dan staf penunjang di FEM tahun 2006/2007.

Tabel 1. Jumlah mahasiswa FEM Tahun Ajaran 2006-2007 (satuan orang) Angkatan

< 39 Angkatan

39 Angkatan

40 Angkatan

41 Angkatan

42 Jenis kelamin L P L P L P L P L P

Total

Ilmu Ekonomi 3 7 6 17 43 67 34 74 46 51 348 Manajemen 3 7 10 4 29 78 42 69 42 78 462 Agribisnis 22 10 12 14 43 59 42 71 29 71 372 Ekonomi dan Sumberdaya Lingkungan

4 6 2 14 15 44 22 46 18 32 203

Sumber : Administrasi dan Jaminan Mutu Pendidikan IPB (2007)

Tabel 2. Jumlah staf pengajar (Dosen) FEM IPB (satuan orang) PNS (orang) Non PNS (orang) Jumlah (orang) Tata Usaha Dosen (%) Dosen (%) Dosen (%)

Departemen IE 29 27,36 5 35,71 34 28,33 Departemen Manajemen 22 20,75 4 28,57 26 21,67

Departemen AGB 38 35,85 2 14,29 40 33,33

Departemen ESL 17 16,04 3 21,43 20 16,67 Jumlah 106 100 14 100 120 100

Sumber : Data dari Fakultas Ekonomi dan Manajemen (2007)

Tabel 3. Jumlah staf penunjang FEM IPB (satuan orang) PNS (orang) Non PNS (orang) Jumlah (orang) Tata Usaha Penunjang (%) Penunjang (%) Penunjang (%)

Fakultas (Dekanat) 2 15,38 11 84,62 13 100 Departemen Manajemen 2 28,57 5 71,43 7 100

Departemen Ilmu Ekonomi 1 16,67 5 83,33 7 100

Departemen Agribisnis 4 40,00 12 60,00 16 100 Departemen Ekonomi Sumberdaya Lingkungan

4 37,50 11 62,50 15 100

Sumber : Data dari Fakultas Ekonomi dan Manajemen (2007)

22

Upaya untuk membangun dan mempertahankan kualitas output IPB (salah

satunya: FEM) dilakukan dengan cara membentuk sistem jaminan mutu untuk

mendukung visi dan misi IPB. Hal tersebut diperkuat dengan adanya Surat

Keputusan Rektor IPB No.169/K13/PP/2004. Dengan demikian, pegawai akan

tidak hanya merasa sebagai pekerja, melainkan sebagai bagian dari sistem

yang pada akhirnya diharapkan dapat memberikan kinerja yang terbaik.

4.2. Organisasi Mutu IPB

Organisasi mutu IPB merupakan bentuk organisasi yang dibangun

untuk mendukung sistem jaminan mutu yang melekat pada struktur organisasi

IPB dan berada pada seluruh tingkat atau level, yaitu level Institut, Fakultas

dan Departemen. Rektor merupakan penanggung jawab ditingkat Institut

dengan pelaksana Direktorat Administrasi dan Jaminan Mutu Pendidikan

(DAJMP), sedang ditingkat fakultas dan departemen langsung dibawah

tanggung jawab Pimpinan Fakultas dan Pimpinan Departemen.

Fungsi tiap level organisasi mutu adalah sebagai berikut:

1. Tingkat Institut (IPB) sebagai manajemen mutu terpadu

2. Tingkat fakultas sebagai jaminan mutu

3. Tingkat departemen sebagai pengendalian mutu

Fakultas Ekonomi dan Manajemen (FEM) sebagai salah satu fakultas

yang melaksanakan jaminan mutu dalam menjalankan tugas pelayanan

administrasi dan akademik yang dilaksanakan oleh Tata Usaha (TU). FEM

memiliki lima TU, yaitu TU Fakultas (Dekanat), TU Departemen Ilmu

Ekonomi, TU Departemen Manajemen, TU Departemen Agribisnis dan TU

Departemen Ekonomi dan Sumberdaya Lingkungan. Sesuai dengan fungsinya,

TU Fakultas (Dekanat) sebagai penjamin mutu (Quality Assurance),

sedangkan TU Departemen sebagai pengendalian mutu (Quality Control) yang

menjadi ujung tombak dalam pelaksanaan pelayanan. Dalam penelitian ini,

ruang lingkup penelitian yaitu TU Fakultas (Dekanat) dan TU Departemen

Manajemen sebagai perwakilan dari TU departemen. Hal ini dilakukan karena

fungsi TU yang berbeda antara TU Fakultas (Dekanat) dan TU departemen,

maka akan berpengaruh pada deskripsi pekerjaan serta beban kerja pegawai

berdasarkan pada bagian kerja dan jenis pekerjaan pegawai yang telah ada.

23

Penelitian ini berdasarkan pada klasifikasi jenis pekerjaan tenaga penunjang di

lingkungan IPB, dengan merinci deskripsi pekerjaan yang telah ada.

4.3. Karakteristik Responden

Berdasarkan hasil kuesioner, diperoleh karakteristik responden yang

terdiri dari jumlah pegawai yang menjadi responden dan masa kerja. Jumlah

dan persentase responden berdasarkan karakteristik masing-masing dapat

dilihat pada Tabel 4,5 dan 6.

Tabel 4. Jumlah responden di TU Fakultas (Dekanat) Bagian TU Jumlah Pegawai

(Orang) Jumlah Responden

(Orang) Kepala Tata Usaha 1 1 Keuangan 1 1 Administrasi kesejahteraan mahasiswa

1 1

Administrasi Kepegawaian 1 1 Administrasi Persuratan 1 1 Administrasi Inventarisasi 1 1 Penanggung Jawab 2 2 Urusan Rumah Tangga 5 5 Jumlah 13 13

Tabel 5. Jumlah responden di Departemen Manajemen

Bagian TU Jumlah Pegawai (Orang)

Jumlah Responden (Orang)

Kepala Tata Usaha 1 1 Keuangan 1 1 Administrasi kesejahteraan mahasiswa

1 1

Administrasi Kepegawaian 1 1 Administrasi Persuratan 1 1 Administrasi Inventarisasi 1 1 Urusan Rumah Tangga 1 1 Jumlah 7 7

Tabel 6. Jumlah dan persentase responden berdasarkan masa kerja.

Masa kerja

(tahun)

Jumlah Responden TU Fakultas

(%) Jumlah Responden TU Departemen Manajemen

(%)

≤ 1 1 7,69 2 28,57 1-2 3 23,08 4 57,14 2-3 3 23,08 1 14,29 3-4 1 7,69 - 0,00 4-5 2 15,38 - 0,00 >5 3 23,08 - 0,00

Jumlah 13 100 7 100

Tabel 4 menunjukkan jumlah responden untuk TU Fakultas (Dekanat)

13 orang dan untuk Departemen Manajemen sebanyak 7 orang. Sementara

24

pada Tabel 6 diketahui variasi masa kerja responden di TU Fakultas (Dekanat)

dan TU Departemen Manajemen memberikan data yang representatif dari segi

waktu adaptasi responden dengan pekerjaan.

4.4. Unit kerja Tata Usaha (TU) Fakultas (Dekanat)

Unit kerja TU Fakultas (Dekanat) adalah bagian dari organisasi FEM.

TU Fakultas (Dekanat) berperan sebagai jaminan mutu (Quality Assurance)

organisasi. Rincian tugas TU Fakultas (Dekanat) yaitu mengontrol setiap

kegiatan dan mengumpulkan setiap data dan informasi dari TU Departemen

yang ada di FEM. Selain itu, TU Fakultas (Dekanat) bertugas untuk melayani

kegiatan administrasi dan akademik bagi mahasiswa serta dosen di tingkat

Fakultas.

4.4.1. Analisis Permasalahan yang Dihadapi Pegawai TU Fakultas (Dekanat)

Permasalahan yang dihadapi pegawai TU Fakultas (Dekanat)

akan berdampak pada efektifitas dan efisiensi penyelesaian pekerjaan.

Perencanaan yang dibuat dengan matang sekalipun, tidak akan

menghasilkan output yang maksimal, jika terjadi masalah pada pegawai

TU Fakultas (Dekanat) sebagai sumberdaya utamanya. Dengan

demikian, dalam penelitian ini perlu dilakukan analisis untuk

mengetahui permasalahan yang dihadapi para pegawai.

Skala yang digunakan untuk melihat persepsi responden terhadap

permasalahan yang dihadapi para pegawai ialah skala likert. Nilai skor

rata-rata (Rs) yang didapatkan adalah sebesar 0,8. Hal ini didapatkan

dari hasil perhitungan dari rumus adalah sebagai berikut:

Rs = 0,8

Nilai skor rataan (x) dihasilkan dari perkalian antara skor nilai

jawaban berdasarkan skala dengan jumlah jawaban responden,

kemudian dibagi dengan jumlah responden. Berdasarkan nilai skor

rataan tersebut, maka posisi keputusan penilaian memiliki rentang skala

yang dapat dilihat pada Tabel 7.

Rs = 5 – 1 5

25

Tabel 7. Posisi Keputusan Penilaian Skor rataan (x) Penilaian

1,0 - 1,8 Sangat tidak setuju 1,8 – 2,6 Tidak setuju 2,6 – 3,4 Cukup setuju 3,4 – 4,2 Setuju 4,2 – 5,0 Sangat setuju

Interpretasi untuk tiap posisi tersebut adalah apabila nilai skor

rataan yang dihasilkan berada pada rentang 1,0 sampai 1,8, maka

permasalahan yang dihadapi pegawai TU Fakultas (Dekanat) dikatakan

sangat tidak baik. Apabila nilai skor rataan yang dihasilkan berada pada

rentang 1,8 sampai 2,6, maka permasalahan yang dihadapi pegawai TU

Fakultas (Dekanat) dikatakan tidak baik. Kemudian, jika nilai skor


permasalahan yang dihadapi pegawai TU Fakultas (Dekanat) dikatakan

cukup baik. Dalam kategori cukup baik terdapat dua persepsi yaitu

cukup baik dengan persepsi yang mengarah pada kecenderungan

penilaian tidak baik, jika terdapat pada skala penilaian dari 2,6 sampai

2,99, dan persepsi yang mengarah pada kecenderungan penilaian baik

dengan skala penilaian dari 3,00 sampai 3,4. Jika nilai skor rataan yang

dihasilkan berada dalam rentang 3,4 sampai 4,2, maka permasalahan

yang dihadapi oleh pegawai TU Fakultas (Dekanat) dapat dikatakan

baik. Sementara itu, bila nilai skor rataan yang dihasilkan berada dalam

rentang 4,2 sampai 5,0, maka permasalahan yang dihadapi pegawai TU

Fakultas (Dekanat) dikatakan sangat baik.

4.4.2. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Analisis Pekerjaan

Analisis persepsi responden terhadap permasalahan pada analisis

pekerjaan, diwakili oleh tujuh pertanyaan yang menggambarkan tentang

deskripsi pekerjaan pegawai. Tabel 8 menunjukkan permasalahan

mengenai analisis pekerjaan dinilai telah baik. Sebagian besar

permasalahan telah dapat diatasi oleh atasan maupun oleh pegawai yang

bersangkutan. Berdasarkan hasil yang diperoleh dari skor rataan semua

penilaian berindikasi pada penilaian baik.

26

Tabel 8. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Analisis Pekerjaan di TU Fakultas (Dekanat)

Indikator Permasalahan Skor Rataan Penilaian Deskripsi pekerjaan sudah jelas 3,60 Setuju Atasan sudah membimbing dalam penetapan uraian pekerjaan

3,54 Setuju

Aturan baku yang mengatur bagian-bagian yang harus dikerjakan sudah jelas

3,38 Cukup Setuju

Atasan telah memberikan bimbingan dalam pelaksanaan tugas

3,38 Cukup Setuju

Keahlian dan pendidikan yang dimiliki telah sesuai dengan pekerjaan sekarang

3,15 Cukup Setuju

Tanggung jawab dan wewenang yang dimiliki sudah sesuai

3,54 Setuju

Posisi kerja sekarang sudah sesuai 3,62 Setuju Total 3,46 Setuju

Pegawai menilai aturan baku yang mengatur bagian-bagian yang

harus dikerjakan pegawai sudah jelas. Selain itu, atasan telah memberikan

bimbingan dalam pelaksanaan tugas dinilai baik. Pegawai juga menilai

keahlian dan pendidikan yang dimiliki pegawai telah sesuai dengan pekerjaan

sekarang.

4.4.3. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Keadaan Kerja Pegawai

Analisis persepsi responden terhadap permasalahan mengenai

keadaan kerja pegawai dilakukan dengan merinci permasalahan yang

dapat mempengaruhi pegawai. Hasil perhitungan, skor rataan persepsi

responden terhadap permasalahan keadaan kerja pada Tabel 9.

Tabel 9. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Keadaan Kerja Pegawai TU Fakultas (Dekanat) Indikator Permasalahan Skor Rataan Penilaian

Jumlah pegawai yang ada saat ini sudah cukup untuk menangani pekerjaan yang ada

2,38 Tidak Setuju

Telah cukup adanya pelatihan berdasarkan pekerjaan yang dikerjakan sekarang

2,31 Tidak Setuju

Gaji sudah cukup 2,08 Tidak Setuju Insentif tambahan yang diberikan telah sesuai 2,69 Cukup Setuju Hubungan dengan rekan kerja baik 3,31 Cukup Setuju Kondisi ruang kerja sudah baik 3,46 Setuju Rotasi kerja diantara pegawai TU di FEM telah sesuai

2,92 Cukup Setuju

Spesialisasi pekerjaan sekarang telah baik 3,38 Cukup Setuju Total 2,82 Cukup Setuju

Skor rataan 2,38 menunjukkan pegawai menilai jumlah pegawai

yang ada saat ini tidak cukup untuk menangani pekerjaan yang ada.

27

Selain itu, pelatihan berdasarkan pekerjaan yang dikerjakan sekarang

dinilai tidak cukup. Hal ini karena pelatihan yang diadakan IPB masih

ada yang belum dapat diikuti oleh pegawai honorer, sedangkan

pelatihan diadakan khusus untuk PNS.

Pegawai menilai gaji pegawai yang diterima sekarang masih

dirasakan belum memenuhi kebutuhan hidup pegawai. Selain itu,

insentif tambahan yang telah diberikan masih belum sesuai dengan

pengorbanan waktu, tenaga dan pemikiran yang sudah diberikan oleh

pegawai, terutama insentif lembur.

Skor rataan 2,92 menunjukkan penilaian pegawai tentang rotasi

kerja diantara pegawai TU di FEM belum sesuai. Rotasi yang tidak

sesuai dengan latar belakang pegawai sebaiknya tidak dilakukan, karena

dapat menyebabkan kekakuan kerja akibat dari ketidaksesuaian dengan

kompetensi yang dimiliki.

Total nilai rataan sebesar 2,82 menunjukkan bahwa keadaan

kerja pegawai dinilai tidak baik. Oleh karena itu, perlu dilakukan

penanganan yang cepat pada permasalahan yang berkaitan dengan

keadaan kerja pegawai.

4.4.4. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan yang Berkaitan dengan Kinerja Pegawai

Analisis persepsi responden terhadap permasalahan yang

berkaitan dengan kinerja pegawai dilakukan dengan menguraikan

faktor-faktor yang berkaitan dengan kinerja pegawai, serta

kemungkinan terdapat hal-hal yang menjadi permasalahan. Hasil

perhitungan skor rataan persepsi responden terhadap permasalahan yang

berkaitan dengan kinerja pegawai dapat dilihat pada Tabel 10.

Tabel 10 menyimpulkan bahwa penanganan permasalahan

mengenai kinerja pegawai adalah sudah baik. Skor rataan 3,54

menunjukkan bahwa pegawai menilai baik pelayanan pegawai kepada

mahasiswa, dosen dan atasan. Hal ini menunjukkan perbedaan persepsi

hasil penelitian pada pegawai dengan hasil prastudi pada mahasiswa dan

dosen yang menunjukkan masih merasa tidak puas dengan pelayanan

dari pegawai.

28

Tabel 10. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan yang Berkaitan dengan Kinerja Pegawai TU Fakultas (Dekanat)

No Indikator Permasalahan Skor Rataan Penilaian

1. Laporan evaluasi yang telah ada sekarang telah cukup

3,00 Cukup Setuju

2. Pelayanan terhadap mahasiswa dan dosen serta atasan sudah baik

3,54 Setuju

3. Atasan telah puas dengan penyelesaian tugas-tugas

3,46 Setuju

4 Cara kerja saat ini telah baik 3,50 Setuju 5 Sudah dilaksanakannya tugas-tugas dan

pekerjaan dengan baik 3,77 Setuju

6 Beban kerja sehari-hari sudah cukup 2,38 Tidak Setuju Total 3,44 Setuju

Setelah dianalisis permasalahan ini terjadi karena pekerjaan yang

harus dikerjakan pegawai tersebut bersifat insidental dan mendesak

untuk cepat diselesaikan. Selain itu, permasalahan ini disebabkan

pegawai tersebut belum memiliki pengetahuan yang cukup berkaitan

dengan pekerjaan yang diberikan.

4.4.5. Menganalisis Beban Kerja

Beban kerja merupakan hal yang penting dalam perhitungan

formasi pegawai dan dapat dipakai untuk menghitung jumlah pegawai

yang efisien. Jika pegawai dapat bekerja secara efektif setiap hari maka

pekerjaan akan selesai tepat pada waktunya. Oleh karena itu, perlu

diketahui waktu produktif yang dipergunakan pegawai dengan asumsi

beban kerja setiap semester tetap. Berikut ini perhitungan waktu kerja

produktif pegawai (Perkuliahan Semester ganjil 2006/2007 mulai dari

tanggal 28 Agustus 2006 – 20 Januari 2007) dan diketahui hari absen,

sakit, izin, dan lain-lain sebesar 5%, diperoleh dari hasil pembagian

waktu absen dalam satu tahun 10% (menurut International Labor

Organization dalam Suharyono dan Wiku) dengan jumlah semester

dalam satu tahun. Kemudian dikalikan dengan jumlah hari menurut

kalender dalam satu semester adalah 5% x 146 = 7,3 hari, dibulatkan

menjadi 7 hari.

29

Jumlah hari menurut kalender dalam 1 semester 146 hari

Jumlah hari sabtu dan minggu 42 hari

Jumlah hari libur Nasional 5 hari

Jumlah hari cuti bersama 3 hari

Jumlah absen (sakit, izin, dll) 7 hari +

57 hari -

Hari kerja efektif dalam 1 semester 81 hari

1 hari kerja = 8 jam – 1 jam (waktu istirahat)

= 7 jam

Waktu efektif dalam 1 semester = 80% x 7 jam

= 5,6 jam

Keterangan:

Asumsi menurut International Labor Organization dalam Suharyono

dan Wiku pegawai dianggap produktif bila mampu menyelesaikan 80%

dari beban kerja pegawai.

Jadi, waktu produktif dalam 1 semester adalah:

81 hari x 5,6 jam/hari = 453,6 jam

Hasil perhitungan menunjukkan waktu produktif dalam satu

semester adalah 453,6 jam. Perhitungan waktu produktif ini dibutuhkan

untuk menghitung jumlah pegawai yang efisien. Selain waktu produktif,

untuk menghitung jumlah pegawai yang efisien dibutuhkan beban kerja

pegawai. Oleh karena itu, analisis beban kerja berdasarkan tugas yang

dikerjakan masing-masing pegawai sangat penting untuk diketahui. Hal

tersebut diuraikan pada Tabel 11 sampai dengan 23.

Berdasarkan kualifikasi jenis pekerjaan tenaga penunjang di

lingkungan IPB tahun 2007, deskripsi pekerjaan KTU meliputi :

menyusun rencana, memberikan petunjuk, mengkoordinasikan dan

menilai pelaksanaan kegiatan bagian TU serta memberikan layanan di

bidang ketatausahaan di lingkungan fakultas berdasarkan peraturan

perundang-undangan yang berlaku untuk pelaksanaan kelancaran tugas.

Oleh karena itu, dengan merinci deskripsi pekerjaan KTU di atas

diperoleh deskripsi pekerjaan pada Tabel 11.

30

Tabel 11. Beban kerja Kepala Tata Usaha (KTU) Fakultas (Dekanat)

Deskripsi Pekerjaan

Persepsi tentang

pekerjaan

Alasan Frekuensi dalam 1 semester

Waktu rata-rata

penyelesaian tugas

Mengkoordinasikan bagian sumberdaya manusia

Sedang Kegiatan rutin 120 x 0,5 jam

Mengkoordinasikan bagian keuangan Sedang Kegiatan

rutin 120 x 0,5 jam

Mengkoordinasikan bagian perlengkapan Sedang Kegiatan

rutin 120 x 0,5 jam

Mengkoordinasikan pekerjaan-pekerjaan umum Berat

Banyak pekerjaan yang tidak

terduga

120 x 1,5 jam

Total beban kerja 360 jam Tabel 11 menunjukkan beban kerja KTU dalam satu semester

adalah 360 jam. Rata-rata penilaian untuk pekerjaan KTU dinilai sedang.

Hal ini karena pekerjaan KTU merupakan kegiatan yang sudah menjadi

rutinitas sehari-hari. Selain itu, beban kerja dinilai berat, hal ini karena

pekerjaan tersebut datang sewaktu-waktu dan membutuhkan penanganan

secepatnya. Deskripsi pekerjaan KTU ini masih belum terurai dengan

jelas, sehingga perlu dilakukan perincian agar lebih jelas.

Deskripsi pekerjaan bagian administrasi keuangan merangkap

juga sebagai bendahara petty cash dan juru bayar gaji adalah sebagai

berikut:

a. Administrasi keuangan ; melayani, menerima, mengumpulkan,

memeriksa, mencatat, mengonsep, menyiapkan, memproses,

mengirim dan menyimpan surat/dokumen/berkas yang diperlukan

dalam persiapan dan pelaksanaan kegiatan keuangan.

b. Bendahara petty cash ; menerima, menyimpan dan mengeluarkan

uang serta mempertanggungjawabkan pengelolaannya sesuai dengan

peraturan perundang-undangan yang berlaku.

c. Juru bayar gaji ; membayar sejumlah uang kepada yang berhak,

berdasarkan ketentuan yang berlaku.

Oleh karena itu, dengan merinci deskripsi pekerjaan bagian administrasi

keuangan di atas diperoleh deskripsi pekerjaan pada Tabel 12.

31

Tabel 12. Beban kerja bagian administrasi keuangan Fakultas (Dekanat)

Deskripsi Pekerjaan Persepsi tentang

pekerjaan Alasan

Frekuensi dalam 1 semester

Waktu rata-rata

penyelesaian tugas

Mengurus Surat Perintah Transfer Rekening (SPTR) ke bank

Berat Harus

teliti dan cermat

18 x 1 jam

Menerima dan mendistribusikan dana ke bagian yang membutuhkan sesuai usulan

Sedang Sudah terbiasa 72 x 1 jam

Membuat pembukuan sederhana Sedang Sudah

terbiasa 120 x 2 jam

Memeriksa keabsahan bukti pembayaran Berat Harus

teliti 72 x 0,5 jam

Menyetor pajak-pajak sesuai peraturan yang berlaku

Berat Harus teliti 12 x 1 jam

Membuat laporan keuangan secara berkala dan bulanan


Membuat permohonan untuk pengisian kembali keuangan


Membayar gaji para dosen dan staff penunjang Berat Harus

teliti 6 x 1 jam

Menyusun dan mengendalikan RKAT Sedang Sudah

terbiasa 2 x 28 jam

Total beban kerja 516 jam Tabel 12 merinci deskripsi pekerjaan bagian keuangan di atas,

sehingga diketahui frekuensi pelaksanaan pekerjaan pada bagian

keuangan, yaitu sebanyak 2 x, 6 x, 12 x, 18 x, 72 x dan 120 x dalam satu

semester. Selain itu, diketahui jumlah beban kerja untuk bagian

keuangan adalah sebesar 516 jam. Hal ini cukup berat, karena

membutuhkan ketelitian dalam menyelesaikan pekerjaan tersebut.


lingkungan IPB tahun 2007, deskripsi pekerjaan bagian administrasi

kesejahteraan mahasiswa atau bagian administrasi akademik dan

kemahasiswaan, yaitu melayani, menerima, mengumpulkan, memeriksa,

mencatat, mengonsep, menyiapkan, memproses, mengirim dan

menyimpan surat/dokumen/berkas yang diperlukan dalam persiapan dan

pelaksanaan kegiatan akademik dan kemahasiswaan. Rincian deskripsi

pekerjaan bagian ini ada pada Tabel 13.

32

Tabel 13. Beban kerja bagian administrasi kesejahteraan mahasiswa Fakultas (Dekanat)


pekerjaan Alasan


Waktu rata-rata

penyelesaian tugas

Memeriksa kelengkapan persyaratan beasiswa

Sedang Hanya mengontrol 10 x 0,5 jam

Membuatan persuratan perkuliahan

Sedang Sudah ada data basenya 120 x 1 jam

Daftar dan persyaratan wisuda Sedang

Hanya memasukkan

data 60 x 1,5 jam

Membuat surat keterangan bagi para alumni

Sedang Sudah ada database 50 x 1,5 jam

Penelusuran alamat, pekerjaan dan jabatan alumni

Berat Sulit mendapat data terbaru 5 x 0,5 jam

Total beban kerja 292.5 jam

Tabel 13 menunjukkan beban kerja bagian administrasi

kesejahteraan mahasiswa sebesar 292,5 jam dengan frekuensi

pelaksanaan pekerjaan mulai dari 5 x hingga 120 x dalam satu semester.

Beban kerja pada bagian ini dinilai sedang, karena hanya memeriksa

kelengkapan persyaratan dan terdapat database persuratan yang akan

mempermudah dalam membuat surat yang dibutuhkan. Sementara itu,

ada pekerjaan yang dinilai berat, karena adanya ketidaklengkapan data

yang diberikan oleh mahasiswa, kesulitan dalam mendapatkan informasi

yang terbaru dari alumni atau informasi yang telah diberikan sudah

berubah.


lingkungan IPB tahun 2007, ternyata deskripsi pekerjaan bagian

administrasi kepegawaian, yaitu melayani, menerima, mengumpulkan,

memeriksa, mencatat, mengonsep, menyiapkan, memproses, mengirim

dan menyimpan surat/dokumen/berkas yang diperlukan dalam persiapan

dan pelaksanaan kegiatan kepegawaian. Oleh karena itu, dengan merinci

deskripsi pekerjaan bagian administrasi kepegawaian di atas diperoleh

deskripsi pekerjaan pada Tabel 14.

33

Tabel 14. Beban kerja bagian administrasi kepegawaian Fakultas (Dekanat)


pekerjaan Alasan


Waktu rata-rata

penyelesaian tugas

Membuat rekapitulasi absensi pegawai Sedang Mudah 6 x 3 jam

Membuat surat yang berhubungan dengan administrasi kepegawaian

Berat Belum

mengetahui ilmunya

1 x 28 jam

Menyiapkan administrasi bagi pelanggar peraturan

Sedang Jarang terjadi pelanggaran 1 x 0,5 jam

Memproses DUK Berat Ilmu masih kurang 1 x 28 jam

Memproses DP3 Berat Ilmu masih kurang 1 x 28 jam

Memproses KP4 Berat Ilmu masih kurang 1 x 11,2 jam

Total beban kerja 98,7 jam Tabel 14 menjelaskan beban kerja bagian administrasi

kepegawaian sebesar 98,7 jam. Bagian ini memiliki beban kerja yang

rendah dengan frekuensi pekerjaan tidak rutin sebanyak 1 x dan 6 x

dalam satu semester. Beban kerja bagian ini dinilai berat, karena

pegawai belum memiliki pengetahuan yang cukup untuk menyelesaikan

pekerjaan. Oleh karena itu, bagian ini sangat membutuhkan pelatihan

mengenai kepegawaian, agar pegawai yang bekerja pada bagian ini

dapat bekerja secara efektif dan tidak membuat beban kerja KTU

bertambah untuk membantu mengerjakan pekerjaan bagian

kepegawaian.


lingkungan IPB tahun 2007, deskripsi pekerjaan bagian agendaris atau

administrasi persuratan, yaitu menerima, mencatat, dan menyampaikan

surat/dokumen/berkas masuk dan keluar, sesuai dengan ketentuan tata

persuratan yang berlaku. Rincian deskripsi pekerjaan bagian ini pada

Tabel 15.

34

Tabel 15. Beban kerja bagian administrasi persuratan Fakultas (Dekanat)


pekerjaan Alasan


Waktu rata-rata

penyelesaian tugas

Mengelompokkan surat dan mencatat surat masuk dan keluar

Ringan

Hanya mengelompok-

kan dan mencatat

120 x 0,5 jam

Menyerahkan surat-surat yang memerlukan tindak lanjut pengolahan

Sedang Harus jalan sedikit 120 x 0,5 jam

Menyelenggarakan pengarsipan

Sangat ringan

Hanya menuliskan 120 x 1 jam

Menerima dan mengarahkan tamu Ringan

Mempertemu- kan dengan orang yang

dicari

120 x 1 jam

Membantu bagian kemahasiswaan: pembuatan surat keterangan, kelengkapan beasiswa dan legalisir

Sedang Jarang 120 x 0,25 jam

Membantu bagian keuangan untuk memberikan uang transportasi rapat

Sedang

Hanya memberikan ke

orang yang bersangkutan

6 x 0,25 jam

Total beban kerja 391,5 jam Tabel 15 berisi tentang pelaksanaan pekerjaan bagian

administrasi persuratan dengan frekuensi pekerjaan sebanyak 6 x dan

120 x dalam satu semester. Beban kerja untuk bagian ini sebesar 391,5

jam dengan beban kerja bervariasi mulai dari sangat ringan sampai

sedang. Beban kerja pada bagian ini dinilai sangat ringan untuk

pelaksanaan pengarsipan. Mengelompokkan surat, mencatat surat

masuk dan keluar, serta menerima dan mengarahkan tamu adalah

pekerjaan yang dinilai ringan. Sedangkan pekerjaan seperti

menyerahkan surat-surat yang memerlukan pengolahan lebih lanjut,

membantu bagian kemahasiswaan dan keuangan dinilai sedang.

Berdasarkan kualifikasi jenis pekerjaan tenaga penunjang,

ternyata deskripsi pekerjaan bagian administrasi pengawasan fasilitas,

atau disebut juga administrasi inventarisasi, yaitu mengawasi dan

menjaga seluruh fasilitas yang terdapat di FEM IPB, baik dari

35

kerusakkan ataupun perawatannya. Rincian deskripsi pekerjaan bagian

ini dapat dilihat pada Tabel 16.

Tabel 16. Beban kerja bagian administrasi inventarisasi Fakultas (Dekanat)

Deskripsi Pekerjaan

Persepsi tentang

pekerjaan Alasan


Waktu rata-rata

penyelesaian tugas

Membuat laporan inventarisasi Sedang Jika data

lengkap 1 x 50 jam

Mengontrol peralatan yang rusak

Sangat berat

Mengerjakan-nya sendiri 3 x 25 jam

Mendaftarkan dan mengamankan keberadaan barang inventaris yang rusak/sudah waktunya dihapus

Berat Belum

mengetahui ilmunya

1 x 1 jam

Melaporkan data barang yang sudah waktunya dihapus kepada atasan

Berat Mengerjakan-nya sendiri 1 x 5,6 jam

Melaksanakan pengadaan bahan Rumah Tangga (kebutuhan rapat dan sehari-hari)

Sedang

Daftar barang habis dan

berdasarkan laporan

48 x 0,5 jam

Melaksanakan pengadaan alat tulis kantor

Sedang Laporan barang habis 1 x 3 jam

Total beban kerja 158,6 jam Tabel 16 menunjukkan jumlah beban kerja bagian administrasi

inventarisasi sebesar 158,6 jam dengan frekuensi pelaksanaan sebanyak

1 x, 3 x dan 48 x dalam satu semester. Beban kerja bagian administrasi

inventarisasi dinilai berat, karena pegawai harus melakukan

pengontrolan sendiri dan harus memiliki pengetahuan yang cukup

mengenai administrasi untuk peralatan dan perlengkapan inventaris.

Oleh karena itu, bagian ini membutuhkan pelatihan mengenai cara

administrasi barang inventaris, serta dibutuhkan pegawai baru untuk

ditempatkan di lapangan yang tugasnya mengontrol kondisi barang-

barang inventaris milik FEM dan melakukan pekerjaan lain di luar

ruangan, sehingga pegawai tersebut dapat bekerja lebih efektif.

36

Deskripsi pekerjaan bagian administrasi perpustakaan,

pustakawan dan petugas shelving atau penanggung jawab perpustakaan

adalah sebagai berikut:

a. Administrasi perpustakaan ; melayani, menerima, mengumpulkan,



dalam persiapan dan pelaksanaan kegiatan perpustakaan.

b. Pustakawan ; melaksanakan urusan administrasi di lingkungan

perpustakaan untuk kelancaran tugas.

c. Petugas shelving ; menata dan merapihkan bahan pustaka, serta

menjaga letak bahan pustaka sesuai dengan ketentuan sistem

klasifikasi perpustakaan.

Oleh karena itu, dengan merinci deskripsi pekerjaan bagian penanggung

jawab perpustakaan di atas diperoleh deskripsi pekerjaan pada Tabel 17.

Tabel 17. Beban kerja bagian penanggung jawab perpustakaan Fakultas (Dekanat)


pekerjaan Alasan


Waktu rata-rata

penyelesaian tugas

Mengevaluasi data pengunjung dan peminjaman buku perpustakaan

Sedang Tidak

dikerjakan setiap hari

1 x 3 jam

Labeling buku dan menghimpun publikasi ilmiah

Sedang mudah 30 x 4 jam

Melaksanakan administrasi perpustakaan, menata dan merapihkan bahan pustaka

Berat

Jika sedang ramai karena bekerja

sendirian

120 x 4,5 jam

Fotocopy sedang mudah 48 x 1 jam Total beban kerja 711 jam

Tabel 17 menjelaskan jumlah beban kerja pada bagian

penanggung jawab perpustakaan sebesar 711 jam dengan frekuensi

pelaksanaan pekerjaan sebanyak 1 x, 30 x, 48 x, dan 120 x dalam satu

semester. Beban kerja bagian ini dinilai sedang, karena pekerjaan

tersebut tidak dikerjakan setiap hari dan dapat dilaksanakan dengan

mudah. Beban kerja dinilai berat karena perpustakaan sedang ramai

37

dikunjungi dan terbatasnya jumlah pegawai. Oleh karena itu, bagian ini

membutuhkan pegawai baru yang dapat membantu mengurus pencarian

buku yang diminta oleh mahasiswa dan untuk membantu fotocopy bahan

yang diminta mahasiswa, sehingga pelayanan dapat optimal.

Deskripsi pekerjaan operator dan laboran komputer atau bagian

penanggung jawab laboratorium komputer adalah sebagai berikut:

a. Operator komputer ; menyiapkan, menjalankan, mengoperasikan,

merawat dan melayani permintaan jasa penggunaan alat, berdasarkan

pedoman dan petunjuk teknis yang berlaku.

b. Laboran komputer ; menyiapkan, melayani dan membantu

pelaksanaan praktikum dan penelitian mahasiswa/dosen, serta

membersihkan, menyimpan dan merawat peralatan yang digunakan.

Tabel 18. Beban kerja bagian penanggung jawab laboratorium komputer Fakultas (Dekanat)


pekerjaan Alasan


Waktu rata-rata

penyelesaian tugas

Menyusun, mengevaluasi dan menjelaskan tata tertib penggunaan lab komputer untuk praktikum/responsi serta mengawasinya

Berat

Diperlukan pengawasan dan kontrol yang tegas

dan berkesinam-

bungan

48 x 4 jam

Membereskan komputer Sedang Mudah 120 x 2 jam

Melayani penyewaan komputer Sedang Mudah 120 x 4,5 jam

Menyusun database hasil-hasil penelitian dan pemberdayaan masyarakat

Sedang

Kurangnya informasi

database dari departemen

6 x 5 jam

Mengkoordinasikan dalam penyusunan dan pemeliharaan sistem informasi manajemen pelayanan berbasis komputer dan website

Sedang

Up date data kurang dari

departemen& kurangnya

pegawai TU

6 x 3 jam

Total beban kerja 1.020 jam

Tabel 18 menunjukkan beban kerja bagian penanggung jawab

labolatorium komputer sebesar 1.020 jam, dengan frekuensi pelaksanaan

pekerjaan sebanyak 6 x, 48 x dan 120 x dalam satu semester. Beban

38

kerja pada bagian ini dinilai sedang, karena pekerjaan tersebut tidak

dilakukan setiap hari dan dapat dilaksanakan dengan mudah. Sementara

itu, beban kerja yang dinilai berat, jika laboratorium komputer sedang

ramai dikunjungi, karena tidak ada yang membantu. Oleh karena itu

bagian ini membutuhkan pegawai tambahan.

Deskripsi pekerjaan pramu kantor dan caraka/ekspedisi surat

atau disebut bagian pramu kantor adalah sebagai berikut:

a. Pramu kantor ; menerima informasi, menyiapkan, melayani dan

memandu suatu kegiatan kerja di dalam kantor, berdasarkan petunjuk

atasan/permintaan dari pihak yang berkepentingan.

b. Caraka/ekspedisi surat ; menerima, mencatat dan melaksanakan

pengiriman surat dan lain-lain, langsung dari/ke alamat tertentu, baik

melalui kantor pos maupun jasa pengiriman lain.

Tabel 19. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (Pramu Kantor) Fakultas (Dekanat)


pekerjaan Alasan


Waktu rata-rata penyelesaian

tugas Melayani kebutuhan dan perlengkapan pegawai

Sedang Sudah biasa 120 x 0,75 jam

Menyiapkan perangkat dan bahan kerja Sedang Mudah 120 x 1 jam

Melayani jamuan tamu, rapat, dan lain-lain serta pemesanannya

Berat Pemberita-huannya mendadak

24 x 1 jam

Membersihkan seluruh ruang bagian dalam kantor FEM

Sedang Mudah 120 x 1 jam

Fotocopy Sedang Mudah 120 x 1 jam Mengedarkan surat Berat Jaraknya

jauh 120 x 1 jam

Total beban kerja 594 jam Tabel 19 menunjukkan beban kerja pramu kantor dalam satu

semester adalah 594 jam. Rata-rata penilaian beban kerja bagian pramu

kantor adalah sedang, karena merupakan kegiatan yang sudah menjadi

rutinitas sehari-hari. Penilaian berat terjadi karena informasi pekerjaan

yang diberikan biasanya insidental atau dikarenakan jarak yang

ditempuh jauh.

39


lingkungan IPB tahun 2007, deskripsi pekerjaan cleaning service atau

disebut bagian urusan rumah tangga (kebersihan), yaitu melaksanakan

tugas kebersihan ruang kerja dan halaman kantor, serta memelihara

keindahan taman. Oleh karena itu, dengan merinci deskripsi pekerjaan

bagian urusan rumah tangga (kebersihan) di atas diperoleh deskripsi

pekerjaan pada Tabel 20.

Tabel 20. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (kebersihan) Fakultas (Dekanat)

Deskripsi Pekerjaan

Persepsi tentang

pekerjaan Alasan



tugas Melaksanakan kebersihan dan keindahan tanaman pot

Sangat berat

Peralatan kurang lengkap

120 x 1,5 jam

Membersihkan kaca jendela

Sangat berat

Tidak ada peralatannya 24 x 1 jam

Membersihkan ruang kuliah dan koridor

Sangat berat

Mahasiswa membuang

sampah sembarangan

120 x 1 jam

Membersihkan toilet Sangat

berat

Toilet dipakai oleh

umum 120 x 1 jam

Total beban kerja 444 jam

Beban kerja tenaga kebersihan pada Tabel 20 dalam satu

semester adalah 444 jam. Beban kerja bagian ini dinilai sangat berat,

karena sarana dan prasarana yang dibutuhkan untuk menyelesaikan

pekerjaan masih sangat kurang, sehingga hasil yang diperoleh kurang

optimal.

Deskripsi pekerjaan cleaning service atau disebut bagian urusan

rumah tangga (kebersihan) sama dengan uraian di atas, sehingga

diketahui pada Tabel 21 bahwa beban kerja tenaga kebersihan dalam

satu semester adalah 624 jam. Pegawai menilai beban kerja bagian

kebersihan adalah ringan, sedang dan berat.

40

Tabel 21. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (Kebersihan) Fakultas (Dekanat)


pekerjaan Alasan


Waktu rata-rata

penyelesaian tugas

Melaksanakan kebersihan dan keindahan tanaman pot


Membersihkan kaca jendela Sedang Tidak terlalu sering 72 x 1,5 jam

Membersihkan ruang kuliah dan koridor Sedang Tugas 120 x 2 jam

Membersihkan toilet Ringan Biasa 120 x 1 jam Mengumpulkan dan membuang sampah Berat Pernah terjatuh,

karena tangga licin 72 x 0,5 jam

Total beban kerja 624 jam Sementara itu pada Tabel 21 terdapat beban kerja yang dianggap

ringan, karena pekerjaan tersebut sudah menjadi rutinitas. Pekerjaan

dinilai sedang, karena frekuensi pekerjaan tidak rutin dikerjakan. Selain

itu, pekerjaan dinilai berat karena di tempat kerja terdapat tangga yang

terkadang licin, sehingga pernah terjadi kecelakaan.

Tabel 22. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (Kebersihan) Fakultas (Dekanat)


pekerjaan Alasan


Waktu rata-rata

penyelesaian tugas

Melaksanakan kebersihan dan keindahan tanaman pot

Sangat ringan Mudah 120 x 1,5 jam

Membersihkan kaca jendela Ringan Mudah 48 x 1 jam

Membersihkan papan pengumuman Sedang

Tidak terlalu sering

24 x 1 jam

Membersihkan ruang kuliah dan koridor Sedang

Ruangan-nya sedang

dipakai 24 x 1 jam

Membersihkan toilet Sangat ringan

Sudah terbiasa 48 x 1 jam

Mengumpulkan dan membuang sampah Sedang Mudah 120 x 0,25 jam

Total beban kerja 354 jam Deskripsi pekerjaan cleaning service atau disebut bagian urusan

rumah tangga (kebersihan) sama dengan uraian di atas, sehingga

diketahui pada Tabel 22 bahwa beban kerja tenaga kebersihan dalam

satu semester adalah 354 jam. Beban kerja pegawai dinilai sangat ringan,

41

ringan dan sedang, karena pekerjaan tersebut sudah biasa dikerjakan

pegawai dan sudah menjadi rutinitas setiap hari. Frekuensi pekerjaan

bagian ini sebanyak 24 x, 48 x dan 120 x dalam satu semester.


deskripsi pekerjaan sopir atau pengemudi, yaitu menyiapkan,

mengemudikan dan merawat kendaraan dinas, serta melayani

permintaan layanan transportasi sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Oleh karena itu, dengan merinci deskripsi pekerjaan pengemudi di atas

diperoleh deskripsi pekerjaan pada Tabel 23, sehingga diketahui beban

kerja pengemudi dalam satu semester adalah 610 jam.

Tabel 23. Beban kerja bagian urusan rumah tangga (pengemudi) Fakultas (Dekanat)


pekerjaan Alasan


Waktu rata-rata

penyelesaian tugas

Menyiapkan kendaraan dalam keadaan siap pakai

Berat Tiap pagi

mengontrol kendaraan

120 x 0,5 jam

Mengantar dan menjemput pegawai/pejabat

Ringan Sudah

menjadi kewajiban

120 x 1,5 jam

Pemeliharaan kendaraan Sedang Tidak

dipersulit 120 x 2 jam

Laporan tentang kerusakan Berat Merasa berat

untuk laporan 120 x 1 jam

Memelihara kendaraan dinas (mencuci, dll) Ringan Tugas saya 6 x 0,5 jam

Memantau perbaikan kendaraan oleh pihak ke-3 Berat

Harus menunggu dan menga-

wasi

2 x 3,30 jam


Beban kerja pegawai ini dinilai berat, karena memiliki tanggung

jawab untuk menjaga keselamatan penumpang, yaitu dengan mengawasi

keadaan kendaraan setiap hari, segera membuat laporan jika terjadi

kerusakan, harus menunggu dan mengawasi proses perbaikan kendaraan

oleh pihak ketiga. Sementara itu, beban kerja yang dianggap ringan,

karena pekerjaan tersebut sudah menjadi kewajiban yang tidak dapat

dihindari pegawai, sedangkan beban kerja sedang diberikan untuk

pemeliharaan kendaraan.

42

Berdasarkan hasil yang telah dipaparkan dapat diketahui jumlah

beban kerja untuk masing-masing bagian dalam unit TU Fakultas

(Dekanat). Hal ini akan mempermudah dalam penghitungan jumlah

pegawai yang sesuai untuk masing-masing bagian di TU Fakultas

(Dekanat).

4.4.6. Menghitung jumlah pegawai yang efisien

Menghitung jumlah pegawai yang efisien dilakukan dengan

membagi jumlah beban kerja dengan waktu produktif yang dikerjakan

selama satu semester, dengan rumus dan perhitungan sebagai berikut:

Beban kerja pegawai dalam satu semester Waktu produktif dalam satu semester

a. KTU 79,06,453

360==

Berdasarkan perhitungan untuk bagian KTU diperoleh hasil

bahwa jumlah pegawai yang dibutuhkan pada bagian ini adalah 1

orang.

b. Bagian keuangan 14,16,453

516==

Berdasarkan perhitungan pegawai pada bagian keuangan

diperoleh bahwa jumlah pegawai yang efisien adalah 1 orang. Nilai

beban kerja yang masih berlebihan masih dapat ditangani oleh

pegawai dan sebagai imbalan atas pekerjaan tersebut maka diperlukan

peningkatan kompensasi.

c. Bagian kesejahteraan mahasiswa 64,06,4535,292==

Berdasarkan analisis jumlah pegawai yang ada saat ini untuk

bagian administrasi kesejahteraan mahasiswa sudah sesuai. Beban

kerja yang masih kurang, diasumsikan akan tertutupi dengan adanya

penambahan jumlah mahasiswa yang harus dilayani dari Departemen

Agribisnis dan Departemen Sumberdaya Lingkungan.

d. Bagian administrasi kepegawaian 22,06,453

7,98==

Jumlah pegawai efektif dan efisien =

43

Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai bagian administrasi

kepegawaian masih terjadi ketidakefisienan, karena dari hasil

penghitungan diperoleh bahwa jumlah pegawai untuk beban kerja

sebesar 98,7 jam kurang dari 1 orang, sehingga beban kerja bagian ini

dapat digabung dengan bagian yang masih memiliki beban kerja

rendah.

e. Bagian administrasi persuratan 83,06,4535,391==

Jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk bagian administrasi

persuratan adalah 1 orang. Waktu kerja untuk bagian ini masih kurang

produktif, sehingga dapat diberi tambahan beban kerja yang sesuai.

f. Bagian administrasi inventarisasi 35,06,4536,158==

Jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk beban kerja sebesar

158,6 jam kurang dari 1 orang, sehingga beban kerja pada bagian ini

dapat digabung dengan bagian yang masih kurang efektif.

g. Bagian Penanggung Jawab Perpustakaan 70,16,453

771==

Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai yang efisien, diperoleh

hasil untuk pegawai bagian penanggung jawab perpustakaan yang

dibutuhkan adalah 2 orang.

h. Bagian Penanggung jawab laboratorium komputer 25,26,453

1020==

Berdasarkan perhitungan jumlah pegawai yang efisien, diperoleh

hasil bahwa jumlah pegawai bagian penanggung jawab laboratorium

komputer sebanyak 2 orang.

i. Pramu Kantor 31,16,453

594==

Berdasarkan hasil perhitungan di atas diperoleh jumlah pegawai

yang efisien untuk pramu kantor adalah 1 orang.

j. Bagian Kebersihan 13,36,453

354624444=

++=

44

Berdasarkan hasil perhitungan jumlah pegawai yang efisien pada

bagian kebersihan sebanyak 3 orang.

k. Pengemudi 34,16,453

610==

Jumlah pengemudi mobil dinas di FEM membutuhkan 1 orang.

Berdasarkan perhitungan di atas, dapat diketahui bahwa adanya

ketidakefisienan pada bagian administrasi kepegawaian dan

inventarisasi. Selain itu adanya ketidakjelasan deskripsi pekerjaan

KTU Fakultas (Dekanat).

4.5. Unit kerja Tata Usaha (TU) Departemen Manajemen

Unit kerja TU Departemen Manajemen adalah bagian dari organisasi

FEM. TU Departemen Manajemen memiliki tugas sebagai pengendali mutu

pelayanan administrasi dan akademik di Departemen Manajemen. TU

Departemen Manajemen merupakan ujung tombak organisasi mutu yang

paling banyak berhubungan dengan mahasiswa dan dosen.

4.5.1. Analisis Persepsi Permasalahan yang Dihadapi Pegawai TU Departemen Manajemen

Permasalahan yang dihadapi pegawai TU Departemen

Manajemen akan berdampak pada efektifitas dan efisiensi penyelesaian

tugas. Perencanaan yang dibuat dengan matang sekalipun, tidak akan

menghasilkan output yang maksimal jika terjadi masalah pada pegawai

TU Departemen Manajemen sebagai sumberdaya utamanya. Dengan

demikian, dalam penelitian ini perlu dilakukan analisis untuk

mengetahui permasalahan yang dihadapi para pegawai.

Skala yang digunakan untuk melihat persepsi responden

terhadap permasalahan yang dihadapi para pegawai dengan

menggunakan skala likert. Nilai skor rata-rata (Rs) yang didapatkan

adalah sebesar 0,8 dari hasil perhitungan dari rumus adalah sebagai

berikut:

Rs = 0,8

Rs = 5 – 1 5

45

Nilai skor rataan (x) dihasilkan dari perkalian antara skor nilai

jawaban berdasarkan skala dengan jumlah jawaban responden, kemudian

dibagi dengan jumlah responden. Berdasarkan nilai skor rataan tersebut,

maka posisi keputusan penilaian memiliki rentang skala yang dapat

dilihat pada Tabel 24.

Tabel 24. Posisi Keputusan Penilaian Skor rataan (x) Penilaian

1,0 - 1,8 Sangat tidak setuju 1,8 – 2,6 Tidak setuju 2,6 – 3,4 Cukup setuju 3,4 – 4,2 Setuju 4,2 – 5,0 Sangat setuju

Interpretasi untuk tiap posisi tersebut adalah apabila nilai skor


permasalahan yang dihadapi pegawai TU Departemen Manajemen

dikatakan sangat tidak baik. Apabila nilai skor rataan yang dihasilkan

berada pada rentang 1,8 sampai 2,6, maka permasalahan yang dihadapi

pegawai TU Departemen Manajemen dikatakan tidak baik. Kemudian,

jika nilai skor rataan yang dihasilkan berada pada rentang 2,6 sampai

3,4, maka permasalahan yang dihadapi pegawai TU Departemen

Manajemen dikatakan cukup baik. Dalam kategori cukup baik terdapat

dua persepsi yaitu cukup baik dengan persepsi yang mengarah pada

kecenderungan penilaian tidak baik, jika terdapat pada skala penilaian

dari 2,6 sampai 2,99, dan persepsi yang mengarah pada kecenderungan

penilaian baik dengan skala penilaian dari 3,00 sampai 3,4. Jika nilai

skor rataan yang dihasilkan berada dalam rentang 3,4 sampai 4,2, maka

permasalahan yang dihadapi oleh pegawai TU Departemen Manajemen

dapat dikatakan baik. Sementara itu, bila nilai skor rataan yang

dihasilkan berada dalam rentang 4,2 sampai 5,0, maka permasalahan

yang dihadapi pegawai TU Departemen Manajemen dikatakan sangat

baik.

4.5.2. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Analisis Pekerjaan

Analisis persepsi responden terhadap permasalahan dalam

analisis pekerjaan akan dilakukan berdasarkan pertanyaan yang

46

menggambarkan tentang deskripsi pekerjaan pegawai. Berdasarkan

Tabel 25, dapat disimpulkan untuk permasalahan analisis pekerjaan

dinilai baik. Permasalahan ini telah ditangani oleh atasan maupun oleh

pegawai yang bersangkutan, sehingga permasalahan ini tidak

mempengaruhi produktivitas pegawai di TU Departemen Manajemen.

Tabel 25. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Analisis Pekerjaan Departemen Manajemen

No Indikator Permasalahan Skor Rataan Penilaian 1. Deskripsi pekerjaan sudah jelas 3,14 Cukup Setuju 2. Atasan sudah membimbing dalam penetapan

uraian pekerjaan 3,29 Cukup Setuju

3. Aturan baku yang mengatur bagian-bagian yang harus dikerjakan sudah jelas

3,29 Cukup Setuju

4 Atasan telah memberikan bimbingan dalam pelaksanaan tugas

3,57 Setuju

5 Keahlian dan pendidikan yang dimiliki telah sesuai dengan pekerjaan sekarang

3,57 Setuju

6 Tanggung jawab dan wewenang yang dimiliki sudah sesuai

3,86 Setuju

7 Posisi kerja sekarang sudah sesuai 3,14 Cukup Setuju Total 3,41 Setuju

Pegawai menilai deskripsi pekerjaan sudah jelas. Selain itu,

atasan sudah membimbing dalam penetapan uraian pekerjaan dan

pelaksanaan tugas dengan baik. Pegawai juga menilai aturan baku yang

mengatur bagian-bagian yang harus dikerjakan sudah jelas.

4.5.3. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Keadaan Kerja Pegawai

Analisis persepsi responden terhadap permasalahan mengenai

keadaan kerja dilakukan dengan merinci hal-hal yang berkaitan dan

dapat mempengaruhi pegawai. Perhitungan nilai skor rataan persepsi

responden dapat dilihat pada Tabel 26.

Tabel 26 menunjukkan penilaian pegawai mengenai

permasalahan keadaan kerja dinilai tidak baik, sehingga perlu

penanganan khusus dan segera dari atasan untuk beberapa permasalahan

yang berkaitan dengan keadaan kerja. Secara lebih rinci, pegawai

menilai jumlah pegawai yang ada saat ini tidak cukup untuk menangani

pekerjaan yang ada. Hal ini menjadi masukan yang sangat berarti bagi

peneliti untuk mengetahui jumlah pegawai yang efisien di TU

Departemen Manajemen.

47

Tabel 26. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan Keadaan Kerja Departemen Manajemen

No Indikator Permasalahan Skor Rataan

Penilaian

1. Jumlah pegawai yang ada saat ini sudah cukup untuk menangani pekerjaan yang ada

2,57 Tidak Setuju

2. Telah cukup adanya pelatihan berdasarkan pekerjaan yang dikerjakan sekarang

3,00 Cukup Setuju

3. Gaji sudah cukup 1,57 Sangat Tidak Setuju

4 Insentif tambahan yang diberikan telah sesuai

2,14 Tidak Setuju

5 Hubungan dengan rekan kerja baik 3,43 Setuju 6 Kondisi ruang kerja sudah baik 3,14 Cukup Setuju 7 Rotasi kerja diantara pegawai TU di FEM

telah sesuai 3,43 Setuju

8 Spesialisasi pekerjaan sekarang telah baik 3,14 Cukup Setuju Total 2,80 Cukup Setuju

Pegawai menilai untuk permasalahan gaji dengan skor rataan

1,57, menunjukkan bahwa pegawai menilai sangat tidak baik, sehingga

perlu dianalisis kembali kelayakannya. Oleh karena itu, perlu

penanganan segera dari atasan atau pihak yang terkait dengan

kompensasi pegawai. Hal ini diperlukan untuk meninjau kembali

kebijakan yang telah dibuat sebagai revisi untuk FEM IPB pada

khususnya dan IPB pada umumnya sebagai langkah awal untuk

mencapai IPB BHMN yang kuat dengan mengacu pada status dari

pegawai, beban kerja, golongan dan masa kerja pegawai. Skor rataan

2,14 menunjukkan insentif tambahan yang diberikan belum sesuai

dengan pengorbanan waktu, tenaga, dan pemikiran yang sudah diberikan

oleh pegawai, terutama insentif lembur.

4.5.4. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan yang Berkaitan dengan Kinerja Pegawai

Analisis persepsi responden terhadap permasalahan yang

berkaitan dengan kinerja pegawai dilakukan dengan menguraikan faktor-

faktor yang berkaitan dengan kinerja pegawai serta beberapa hal yang

mungkin menjadi permasalahan pada pegawai. Hasil perhitungan skor

rataan persepsi responden terhadap permasalahan yang berkaitan dengan

kinerja pegawai dapat dilihat pada Tabel 27.

48

Tabel 27. Persepsi Responden Terhadap Permasalahan yang Berkaitan dengan Kinerja Pegawai Departemen Manajemen

No Indikator Permasalahan Skor Rataan Penilaian 1. Laporan evaluasi yang telah ada sekarang

telah cukup 2,86 Cukup Setuju

2. Pelayanan terhadap mahasiswa dan dosen serta atasan sudah baik

3,86 Setuju

3. Atasan telah puas dengan penyelesaian tugas-tugas

3,57 Setuju

4 Cara kerja saat ini telah baik 3,71 Setuju 5 Sudah dilaksanakannya tugas-tugas dan

pekerjaan dengan baik 3,71 Setuju

6 Beban kerja sehari-hari sudah cukup 2,57 Tidak Setuju Total 3,38 Cukup Setuju

Tabel 27 menunjukkan kinerja pegawai di TU Departemen

Manajemen sudah baik. Skor rataan 2,86 menunjukkan laporan evaluasi

yang ada sekarang dinilai tidak baik, sehingga perlu adanya peningkatan

kualitas dan kuantitas pada pelaksanaan laporan evaluasi. Selain dalam

bentuk tulisan perlu diadakan rapat evaluasi yang berkualitas agar terjadi

komunikasi yang baik, sehingga akan benar-benar tercipta hubungan

yang baik antara atasan dan bawahan, serta diperoleh solusi dan

kesepakatan bersama yang berasal dari kedua belah pihak.

Pegawai menilai baik atas pelayanan mereka terhadap

mahasiswa, dosen dan atasan sudah baik. Hal ini menunjukkan

perbedaan persepsi antara pegawai dengan mahasiswa, dosen dan atasan

pegawai berdasarkan hasil prastudi yang menunjukkan masih terdapat

ketidakpuasan dari pengguna jasa TU tersebut terhadap pelayanan yang

telah diberikan pegawai.

4.5.5. Menganalisis Beban Kerja

Beban kerja merupakan hal yang penting untuk perhitungan

formasi pegawai dan dapat dipakai untuk menghitung jumlah pegawai

yang sesuai dengan hasil yang ingin diperoleh. Oleh karena itu, perlu

diketahui waktu produktif yang dipergunakan pegawai sebagai

perbandingan dengan beban kerja yang diasumsikan bahwa setiap

semester memiliki beban kerja yang sama. Perhitungan lebih jelas

diperoleh dengan menghitung perkuliahan semester ganjil 2006/2007

mulai dari tanggal 28 Agustus 2006 – 20 Januari 2007.

49

Jumlah hari menurut kalender dalam 1 semester 146 hari

Jumlah hari sabtu dan minggu 42 hari

Jumlah hari libur Nasional 5 hari

Jumlah hari cuti bersama 3 hari

Jumlah absen (sakit, izin, dll) 7 hari +

57 hari -

Hari kerja efektif dalam 1 semester 81 hari

Keterangan:

Hari absen, sakit, izin, dan lain-lain diperoleh sebesar 5%, dari

pembagian antara waktu absen dalam satu tahun 10% (menurut

International Labor Organization dalam Suharyono dan Wiku) dengan

jumlah semester dalam satu tahun. Kemudian dikalikan dengan jumlah

hari menurut kalender dalam satu semester adalah 5% x 146 = 7,3 hari,

dibulatkan menjadi 7 hari.

1 hari kerja = 8 jam – 1 jam (waktu istirahat)

= 7 jam

Waktu efektif dalam 1 semester = 80% x 7 jam

= 5,6 jam

Diasumsikan menurut International Labor Organization dalam

Suharyono dan Wiku, pegawai dianggap produktif bila mampu

menyelesaikan 80% dari beban kerja pegawai.

Jadi, waktu produktif dalam satu semester adalah:

81 hari x 5,6 jam/hari = 453,6 jam

Perhitungan tersebut sangat dibutuhkan untuk menghitung

jumlah pegawai yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas. Oleh

karena itu, analisis beban kerja berdasarkan tugas yang dikerjakan

masing-masing pegawai sangat penting untuk diketahui yang diuraikan

pada Tabel 28 sampai dengan 34.

Deskripsi pekerjaan KTU dan administrasi akademik yang

dipegang oleh KTU adalah sebagai berikut:

a. KTU ; menyusun rencana, memberikan petunjuk,

mengkoordinasikan dan menilai pelaksanaan kegiatan bagian TU

50

serta memberikan layanan di bidang ketatausahaan di lingkungan

fakultas berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku

untuk pelaksanaan kelancaran tugas.

b. Administrasi akademik ; melayani, menerima, mengumpulkan,



dalam persiapan dan pelaksanaan kegiatan akademik.

Tabel 28. Beban kerja Kepala Tata Usaha (KTU) Departemen Manajemen


pekerjaan Alasan


Waktu rata-rata

penyelesaian tugas

Mengajukan pengusulan kenaikan pangkat pegawai TU

Berat Data

kurang lengkap

1 x 28 jam

Mengerjakan Penghitungan Angka Kredit (PAK) dosen Berat

Data kurang lengkap

6 x 28 jam

Membuat surat pengusulan PAK bidang penelitian Sedang

Hanya mengusul

-kan 6 x 1 jam

Membuat surat pengantar pengiriman surat/dokumen kepegawaian

Ringan Mudah 30 x 1 jam

Membantu menyusun dan memperbaharui Daftar Urut Kepegawaian (DUK) dosen&pegawai

Ringan Hanya

memban-tu

1 x 1,5 jam

Mengoreksi laporan produktivitas kerja pegawai TU dan DP3

Sedang Mengo-reksi 6 x 1 jam

Membuat surat pengantar laporan kinerja tenaga penunjang

Sedang Butuh proses 6 x 16,8 jam

Melayani pendaftaran seminar, ujian, dan sidang Ringan Sudah

terbiasa 30 x 11,2 jam

Memasukkan data mahasiswa lulusan Departemen

Ringan Mengum-

pulkan data lama

30 x 16,8 jam

Membuat jadwal kuliah,dll Berat Sering bentrok 1 x 4 jam

Mengatur jadwal kuliah,dll Berat

Sering bentrok waktu

20 x 1 jam

Menyusun rencana kebutuhan ATK Ringan

Masuk dalam RKAT

1 x 5,6 jam

Total beban kerja 670,3 jam

51

Berdasarkan rincian deskripsi pekerjaan KTU pada Tabel 28

diketahui beban kerja untuk KTU Departemen Manajemen adalah 670,3

jam. Frekuensi pelaksanaan pekerjaan KTU sebanyak 1 x, 3 x, 6 x, 20 x

dan 30 x dalam satu semester. Beban kerja pada bagian ini dinilai ringan

untuk pekerjaan yang mudah dan sudah terbiasa, serta sudah

direncanakan pada bagian lain. Sementara itu, penilaian sedang

diberikan untuk pekerjaan yang membutuhkan sedikit proses,

mengoreksi dan membantu bagian lain. Beban kerja yang dinilai berat,

karena data tidak lengkap atau pembuatan jadwal dengan waktu yang

sering bersamaan.

Deskripsi pekerjaan bagian administrasi keuangan merangkap

juga sebagai bendahara petty cash dan juru bayar gaji adalah sebagai

berikut:

a. Administrasi keuangan ; melayani, menerima, mengumpulkan,



dalam persiapan dan pelaksanaan kegiatan keuangan.

b. Bendahara petty cash ; menerima, menyimpan dan mengeluarkan

uang serta mempertanggungjawabkan pengelolaannya sesuai dengan

peraturan perundang-undangan yang berlaku.

c. Juru bayar gaji ; membayar sejumlah uang kepada yang berhak,

berdasarkan ketentuan yang berlaku.

Tabel 29 menunjukkan beban kerja bagian keuangan sebesar

509 jam dengan frekuensi pelaksanaan pekerjaan sebanyak 1 x, 2 x, 6 x,

dan 120 x dalam satu semester. Beban kerja bagian ini rata-rata dinilai

berat, karena membutuhkan ketelitian dari setiap pekerjaan pegawai. Hal

ini terjadi karena bagian keuangan TU Departemen merupakan pihak

yang merumuskan dalam pembuat RKAT dan perhitungan pemberian

gaji, honorarium dan insentif bagi dosen dan pegawai TU. Sedangkan

beban kerja dinilai ringan untuk proses pemberian informasi berkaitan

dengan keuangan dan konsultasi dengan pihak Keuangan Rektorat.

52

Tabel 29. Beban kerja bagian keuangan Departemen Manajemen


pekerjaan Alasan



tugas Juru bayar gaji, honorarium, insentif dosen dan pegawai TU

Sangat berat

Harus teliti 2 x 56 jam

Membuat laporan keuangan harian Berat Harus

teliti 120 x 2 jam

Membuat RKAT Sangat berat

Butuh waktu dan

teliti 1 x 30 jam

Menghadiri rapat tentang kas departemen Ringan

Mende-ngarkan

informasi 2 x 2 jam

Mendistribusikan dan mengadministrasikan dokumen dana

Berat Harus teliti 120 x 1 jam

Melakukan koordinasi dengan Direktorat Keuangan IPB

Sedang Konsultasi

jika ada masalah

6 x 0,5 jam



lingkungan IPB tahun 2007, ternyata deskripsi pekerjaan bagian

administrasi keuangan adalah melayani, menerima, mengumpulkan,

memeriksa, mencatat, mengonsep, menyiapkan, memproses, mengirim

dan menyimpan surat/dokumen/berkas yang diperlukan dalam persiapan

dan pelaksanaan kegiatan keuangan. Oleh karena itu, dengan merinci

deskripsi pekerjaan bagian akademik dan kemahasiswaan di atas

diperoleh deskripsi pekerjaan pada Tabel 30.

Tabel 30. Beban kerja bagian keuangan Departemen Manajemen Deskripsi Pekerjaan

Persepsi tentang

pekerjaan Alasan



tugas Membuat laporan keuangan harian Sedang Sudah biasa 120 x 3 jam

Administrasi bank Ringan Prosedur sudah jelas 6 x 1 jam

Membuat anggaran kebutuhan harian rutin

Sedang Sudah biasa 24 x 1 jam

Membuat laporan bulanan Berat Harus teliti 6 x 28 jam


Tabel 30 menunjukkan beban kerja bagian keuangan sebesar 558

jam dengan frekuensi pelaksanaan sebanyak 6 x, 24 x, dan 120 x dalam

53

satu semester. Beban kerja pegawai ini bervariasi, akan tetapi cenderung

pada penilaian ringan, karena sudah terbiasa. Penilaian berat ada karena

membutuhkan ketelitian dari pekerjaan tersebut. Adapun penilaian

ringan diberikan untuk pelaksanaan administrasi Bank dengan prosedur

yang sudah jelas.

Deskripsi pekerjaan bagian administrasi akademik,

kemahasiswaan, kepegawaian, agendaris, atau sekretaris pimpinan atau

bagian administrasi umum adalah sebagai berikut:

a. Administrasi akademik dan kemahasiswaan ; melayani, menerima,

mengumpulkan, memeriksa, mencatat, mengonsep, menyiapkan,

memproses, mengirim dan menyimpan surat/dokumen/berkas yang

diperlukan dalam persiapan dan pelaksanaan kegiatan akademik dan

kemahasiswaan.

b. Administrasi kepegawaian ; melayani, menerima, mengumpulkan,



dalam persiapan dan pelaksanaan kegiatan kepegawaian.

c. Agendaris ; menerima, mencatat dan menyampaikan

surat/dokumen/berkas masuk dan keluar, sesuai dengan ketentuan

tata persuratan yang berlaku.

d. Sekretaris pimpinan ; memberikan petunjuk, mengkoordinasikan dan

mengevaluasi pelaksanaan kegiatan pimpinan, berdasarkan ketentuan

yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan tugas.

Berdasarkan perincian deskripsi pekerjaan bagian akademik dan

kemahasiswaan di atas diperoleh deskripsi pekerjaan pada Tabel 31,

sehingga diketahui beban kerja bagian administrasi umum adalah 805

jam. Jika dilihat lebih seksama bagian ini memiliki beban kerja paling

berat dibandingkan bagian lainnya.

54

Tabel 31. Beban kerja bagian administrasi umum Departemen Manajemen

Deskripsi Pekerjaan

Persepsi tentang

pekerjaan Alasan



tugas Mengarsipkan data kepegawaian Sedang Memasukkan

data 80 x 0,25 jam

Melayani pendaftaran seminar, ujian, dan sidang

Ringan Hanya membantu 100 x 0,25 jam

Melayani aspek komunikasi Sedang Memberi

informasi 20 x 0,5 jam

Melayani surat masuk dan keluar Sedang hanya

membuat 120 x 1,5 jam

Mengagendakan surat masuk dan keluar


Memasukkan data mahasiswa lulusan Berat Belum tahu

ilmunya 10 x 2 jam

Data base pendidikan Sedang masih baru 10 x 2 jam

Pengumuman perkuliahan/ujian Ringan Mudah 60 x 0,5 jam

Membantu teknis persiapan rapat Ringan Mudah 80 x 1 jam

Memanajemen rapat Sedang Cukup mudah 80 x 1 jam

Merekap surat masuk Ringan Mudah 120 x 1 jam

Membuat agenda departemen sedang Sudah biasa 100 x 1 jam

Total beban kerja 805 jam Pekerjaan dinilai berat oleh pegawai karena pengetahuan

pegawai mengenai pekerjaan yang diberikan belum cukup. Selain itu,

perlengkapan pendukung yang masih belum dapat digunakan, seperti

SIMAK (Sistem Informasi Manajemen Akademik) dan SIMPEG

(Sistem Informasi Manajemen Pegawai) menyebabkan beban kerja

dinilai berat.

Deskripsi pekerjaan bagian administrasi akademik,

kemahasiswaan dan pengawasan fasilitas atau bagian administrasi

akademik adalah sebagai berikut:

a. Administrasi akademik dan kemahasiswaan ; melayani, menerima,

mengumpulkan, memeriksa, mencatat, mengonsep, menyiapkan,

memproses, mengirim dan menyimpan surat/dokumen/berkas yang

55

diperlukan dalam persiapan dan pelaksanaan kegiatan akademik dan

kemahasiswaan.

b. Pengawasan fasilitas ; mengawasi dan menjaga seluruh fasilitas yang

terdapat di FEM IPB, baik dari kerusakan ataupun perawatannya.

Tabel 32. Beban kerja bagian administrasi akademik Departemen Manajemen

Deskripsi Pekerjaan

Persepsi tentang

pekerjaan Alasan


Waktu rata-rata

penyelesaian tugas

Melayani pendaftaran seminar, ujian dan sidang

Berat Sering

mendadak dan memaksa

40 x 3 jam

Membuatan persuratan perkuliahan

Sedang Sudah tugasnya 120 x 1 jam

Membantu mahasiswa bermasalah dalam akademiknya

Sedang Membantu

menyelseaikannya

3 x 1,5 jam

Pengumuman perkuliahan/ujian Sedang Mudah 10 x 0,33 jam

Menyiapkan surat-surat yang berhubungan dengan akademik

Sedang Sudah terbiasa 20 x 1,5 jam

Menerima, membukukan dan mendistribusikan ATK


Menginventarisasi dan mengamankan peralatan dan perlengkapan

Sedang Ikut membantu 48 x 0,25 jam

Penggandaan soal ujian Berat

Datangnya soal sering

telat 12 x 2 jam

Menyiapkan pemakaian ruangan Ringan Mudah 48 x 1 jam

Mengatur pemakaian LCD/OHP/wireless

Sedang Hanya membantu 48 x 0,25 jam

Melayani surat izin magang dan penelitian

Berat Sering memaksa 120 x 0,5 jam

Membuat IP semesteran dan rekap IPK

Berat Sering

mendadak dan memaksa

120 x 4 jam

Memasukkan data mahasiswa lulusan departemen

Berat SIMAK belum bisa dipakai 5 x 1,5 jam


56

Tabel 32 menunjukkan beban kerja bagian administrasi

akademik sebesar 653,5 jam. Beban kerja pegawai dinilai ringan karena

pekerjaan tersebut dapat dikerjakan dengan mudah. Penilaian beban

kerja sedang diberikan pada pekerjaan yang sudah menjadi rutinitas dan

penilaian beban kerja berat karena adanya pekerjaan yang insidental dan

harus dilaksanakan dengan cepat.


deskripsi pekerjaan bagian pengawasan fasilitas atau administrasi

inventarisasi meliputi : mengawasi dan menjaga seluruh fasilitas yang

terdapat di FEM IPB, baik dari kerusakkan ataupun perawatannya. Tabel

33 menunjukkan beban kerja bagian administrasi inventarisasi.

Tabel 33. Beban kerja bagian administrasi inventasisasi Departemen Manajemen

Deskripsi Pekerjaan

Persepsi tentang

pekerjaan Alasan



tugas Mengarsip data kepegawaian Sedang Sudah

terbiasa 100 x 0,25 jam

Menginventarisasi dan mengamankan peralatan dan perlengkapan

Berat Sering tidak memberitahu 100 x 0,25 jam

Petugas buka pintu Sedang Mudah 120 x 0,25 jam Perawatan dan pengaturan peralatan dan perlengkapan, tanaman

Berat Waktunya

sering bersamaan

120 x 0,25 jam

Mengatur pemakaian LCD/OHP/wireles


Membantu persiapan peralatan rapat


Membantu menyiapkan kebutuhan dosen


Mengarsipkan surat masuk dan keluar Sedang Membantu 120 x 1 jam

Mengagendakan surat masuk dan keluar

Sedang Membantu 120 x 1 jam

Membuat pengumuman perkuliahan dan mengatur peralatannya

Berat Jadwalnya Berubah-ubah terus

60 x 1 jam


57

Beban kerja bagian administrasi inventarisasi sebesar 612,6 jam

dan memiliki frekuensi pelaksanaan pekerjaan sebanyak 60 x, 100 x, dan

120 x. Beban kerja bagian ini dinilai sedang karena pekerjaan tersebut

sudah biasa dikerjakan atau hanya membantu bagian administrasi

akademik. Sedangkan beban kerja dinilai berat karena proses

inventarisasi pada bagian ini waktunya tidak tetap. Hal ini dikarenakan

tidak ada pemberitahuan terlebih dahulu ketika adanya permintaan

barang.


lingkungan IPB tahun 2007, diketahui deskripsi pekerjaan pramu kantor

meliputi : menerima informasi, menyiapkan, melayani dan memandu

suatu kegiatan kerja di dalam kantor, berdasarkan petunjuk

atasan/permintaan dari pihak yang berkepentingan. Berdasarkan

perincian deskripsi pekerjaan bagian akademik dan kemahasiswaan di

atas diperoleh deskripsi pekerjaan pada Tabel 34.

Tabel 34. Beban kerja pramu kantor Departemen Manajemen


pekerjaan Alasan


Waktu rata-rata

penyelesaian tugas

Menyiapkan perangkat kerja dan bahan kerja Sedang Sudah

seharus-nya 120 x 2 jam

Melayani kebutuhan dan perlengkapan pegawai

Sedang tugasnya 120 x 0,08 jam

Melayani jamuan tamu, rapat ,dll Sedang Hanya

Menyiapkan 24 x 0,5 jam

Memasukkan surat-surat ke box dosen

Sangat ringan Mudah sekali 72 x 0,08 jam

Menyiapkan air minum, dll Ringan mudah 120 x 0,5 jam

Melayani kebutuhan makan dosen Ringan

Hanya mengantarkan/ membelikan

120 x 0,58 jam


Beban kerja pramu kantor diketahui sebesar 348 jam (Tabel 34).

Memiliki frekuensi pelaksanaan sebanyak 24 x, 72 x dan 120 x. Beban

kerja pegawai bagian ini dinilai sedang karena hanya menyiapkan

perangkat kerja, bahan kerja, melayani kebutuhan dan perlengkapan

58

pegawai, melayani jamuan tamu, rapat, dan pekerjaan lainnya yang

dilakukan secara rutin. Beban kerja pegawai dinilai ringan karena

mudah dikerjakan dan beban kerja dinilai sangat ringan, karena

pekerjaan tersebut sangat mudah, seperti memasukkan surat-surat ke

dalam loker dosen.

4.5.6. Menghitung jumlah pegawai yang efisien

Perhitungan jumlah pegawai untuk masing-masing bagian di TU

Departemen Manajemen dilakukan dengan membagi jumlah beban

kerja dengan waktu produktif yang dikerjakan dalam satu semester,

dengan rumus dan perhitungan sebagai berikut:

Jumlah beban kerja dalam satu semester

Waktu produktif dalam satu semester

a. KTU 48,16,4533,670==

Berdasarkan perhitungan di atas, KTU memiliki beban kerja

untuk 2 orang, karena dalam pelaksanaannya KTU mengerjakan

beberapa pekerjaan bagian administrasi. Oleh karena itu, beban kerja

KTU harus dikurangi, dengan cara menambah pegawai bagian

administrasi.

b. Bagian keuangan 35,26,453558509

=+

=

Berdasarkan perhitungan dapat diketahui bahwa jumlah pegawai

untuk bagian keuangan di TU Departemen Manajemen yang efisien

adalah 2 orang. Cara menyelesaikan beban kerja yang lebih yaitu

dengan memberikan kompensasi lebih untuk pegawai di bagian ini.

c. Bagian akademik 22,36,453

5,653805=

+=

Jumlah pegawai yang efisien untuk bagian administrasi akademik

adalah 3 orang. Cara menyelesaikan beban kerja yang lebih yaitu

dengan memberikan kompensasi lebih untuk pegawai di bagian ini.

d. Bagian administrasi umum 35,16,4536,612==

Jumlah pegawai efektif dan efisien =

59

Beban kerja pada bagian Administrasi Umum sebesar 612,6 jam,

sehingga membutuhkan 1 orang pegawai karena beban kerja untuk

bagian ini cukup berat. Cara mengantisipasi beban kerja yang berat

yang masih dapat diatasi oleh pegawai adalah dengan memberikan

kompensasi yang sesuai dengan kelebihan beban kerja yang ditangani

pegawai.

e. Pramu Kantor 77,06,453

348==

Hasil perhitungan diperoleh jumlah yang efisien untuk pramu

kantor adalah 1 orang.

Berdasarkan perhitungan di atas, diketahui masih terjadi

kekurangan pegawai pada bagian administrasi akademik dan perlu

diadakan peninjauan kembali untuk deskripsi pekerjaan KTU, agar KTU

dapat bekerja lebih efektif. Dari hasil analisis diketahui bahwa jumlah

pegawai yang belum sesuai merupakan salah satu penyebab pelayanan

TU Departemen Manajemen yang kurang optimal kepada mahasiswa,

dosen maupun pejabat departemen.

4.6. Implikasi Manajerial

Hasil yang diperoleh dari pembahasan di atas diketahui bahwa

perbedaan fungsi yang diemban oleh TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen

Manajemen memiliki sedikit perbedaan untuk permasalahan yang dihadapi

oleh pegawai. Selain itu, terdapat perbedaan beban kerja yang diemban oleh

TU Departemen Manajemen dan TU Fakultas (Dekanat). Berdasarkan

permasalahan yang telah dianalisis sebelumnya, maka diperoleh solusi

sebagai berikut:

4.6.1. Permasalahan yang terjadi pada pegawai TU Fakultas (Dekanat)

Permasalahan yang dihadapi pegawai TU dianalisis sehingga

diperoleh solusi sebagai berikut:

(a) Analisis pekerjaan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa

permasalahan pegawai yang berkaitan dengan analisis pekerjaan,

antara lain masih terdapat ketidaksesuaian antara keahlian dan

pendidikan yang dimiliki pegawai dengan pekerjaan pegawai saat

60

ini. Solusi untuk permasalahan ini adalah dengan mengadakan

kembali pelatihan-pelatihan yang berkaitan dengan deskripsi

pekerjaan pegawai, terutama untuk bagian administrasi

kepegawaian dan administrasi inventarisasi. Pelatihan yang

berkaitan dengan sistem komputerisasi juga perlu diadakan,

sehingga pegawai dapat lebih ahli dalam mempergunakan

komputer dan fasilitas lain yang dapat dikerjakan dengan

menggunakan komputer. Selain itu, deskripsi pekerjaan pegawai

harus disesuaikan dengan beban kerja, sehingga dapat diketahui

dengan jelas pekerjaan setiap bagian, seperti bagian yang harus

menangani pekerjaan yang sudah diberikan untuk masing-masing

bagian maupun pekerjaan yang insidental. Berikut ini

direkomendasikan deskripsi pekerjaan bagi KTU dan masing-

masing bagian sesuai dengan pekerjaan yang telah rutin dikerjakan

serta berdasarkan beban kerja yang disesuaikan:

1. KTU memiliki deskripsi pekerjaan sebagai berikut:

a.) Mengkoordinasikan tugas-tugas di bagian TU Fakultas

(Dekanat)

b.) Membantu Wakil Dekan dalam mengkoordinir pegawai TU

c.) Mengarsipkan data kepegawaian

d.) Membantu menyusun atau memperbaharui Daftar Urut

Kepegawaian (DUK) dosen dan pegawai TU

e.) Mengoreksi laporan produktivitas kerja pegawai TU dan

membuat DP3

f.) Membuat surat pengantar laporan kinerja pegawai TU

g.) Membuat atau merubah uraian tugas pegawai TU

h.) Mengatur kegiatan diluar jam kerja

i.) Melayani aspek komunikasi Fakultas

j.) Mengatur jadwal kuliah dan praktikum, serta pengaturan

ruangan di FEM bersama dengan pihak terkait

k.) Menghadiri rapat dengan AJMP dan FEM yang berhubungan

dengan kemahasiswaan

61

l.) Membuat pengumuman yang berhubungan dengan

pengaturan perkuliahan

2. Administrasi Kesejahteraan Mahasiswa atau di rubah menjadi

bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan. Pada

bagian ini tidak diperlukan adanya perubahan deskripsi

pekerjaan pegawai karena diasumsikan dengan bertambahnya

departemen di FEM maka jumlah pelayanan untuk mahasiswa

lebih banyak dibutuhkan lagi.

3. Administrasi Persuratan atau Agendaris, di rubah namanya

menjadi Administrasi Umum. Selain memiliki beberapa

pekerjaan dalam deskripsi pekerjaan bagian administrasi

persuratan, terdapat beberapa tambahan pekerjaan yang harus

dilakukan bagian ini, yaitu:

a) Membuat rekapitulas absensi pegawai

b) Membuat surat pengusulan yang berhubungan dengan

administrasi kepegawaian

c) Menyiapkan administrasi bagi pelanggar peraturan

d) Memproses KP4 dan DP3

4. Bagian Administrasi Inventarisasi atau Pengawasan fasilitas,

memiliki deskripsi pekerjaan yang sama dan tidak diberi

tambahan beban kerja. Hal ini terjadi karena untuk

mempersiapkan pegawai dalam mengantisipasi pekerjaan yang

membutuhkan peninjauan langsung ke lapangan, sehingga tidak

dibutuhkan penambahan bagian lapangan seperti yang diminta

oleh sebagian besar pegawai.

5. Bagian Urusan Rumah Tangga, baik itu Pramu Kantor,

Kebersihan ataupun Pengemudi, serta Penanggung Jawab, baik

Perpustakaan maupun Laboratorium Komputer, memiliki

deskripsi pekerjaan yang masih sama.

(b) Keadaan kerja. Hasil penelitian menunjukkan bahwa permasalahan

keadaan kerja pegawai dikarenakan jumlah pegawai yang masih

kurang, pelatihan yang berdasarkan pekerjaan sekarang masih

62

kurang, gaji dan insentif yang belum sesuai. Permasalahan ini

sangat mempengaruhi produktivitas pegawai, sehingga

membutuhkan penanganan segera dari pihak terkait. Permasalahan

jumlah pegawai yang masih kurang dapat diselesaikan dengan

memanfaatkan dan memperbaiki sistem penghubung dengan

DAJMP (Direktorat Administrasi dan Jaminan Mutu Pendidikan),

sehingga sistem pendukung seperti SIMAK (Sistem Informasi

Manajemen Akademik), SIMPEG (Sistem Informasi Manajemen

Pegawai) dan DUPAK dapat mengefisienkan jumlah pegawai,

mempermudah dalam penyelesaian pekerjaan pegawai dapat

dipergunakan dengan baik. Adapun beberapa bagian yang

permasalahannya tidak dapat diselesaikan dengan adanya sistem

pendukung yang sudah dipaparkan di atas, sehingga harus

dilakukan penambahan pegawai baru. Selain itu, pelatihan yang

diadakan IPB juga bisa dijadikan salah satu jalan untuk

meminimalkan terjadinya penambahan pegawai. Pelatihan yang

diadakan oleh IPB dapat diikuti oleh pegawai PNS maupun

Honorer, karena 84,62% pegawai di TU Fakultas (Dekanat) adalah

honorer. Hal ini juga akan sangat berpengaruh pada kinerja dari

organisasi yang dibawahi IPB. Selain itu, dalam pelaksanaan

kegiatan pelatihan perlu diadakan sosialisasi yang intensif dan

menyeluruh, sehingga informasi tersebut dapat diketahui oleh

semua pegawai. Selain itu, pelatihan yang banyak terdapat di luar

IPB seperti pelatihan komputer, dan lain sebagainya juga perlu

dilakukan sehingga dapat menambah ilmu juga keahlian para

pegawai.

Permasalahan gaji dan insentif pegawai, hal ini menjadi wewenang

dan pertimbangan bagi atasan atau pihak yang terkait dengan

pemberian gaji dan insentif, seperti Dekan, untuk ditinjau kembali

kebijakan yang telah dibuat agar dijadikan sebagai revisi bagi FEM

IPB khususnya dan IPB umumnya sebagai langkah awal untuk


63

pegawai, beban kerja, golongan dan masa kerja pegawai. Dalam hal

ini, pihak terkait dengan pemberian kompensasi, disarankan untuk

memberikan gaji yang lebih besar pada pegawai yang memiliki

beban kerja lebih berat dan jika perlu tidak perlu dilakukan

penambahan pegawai pada bagian-bagian tertentu yang masih bisa

ditangani dengan cara lembur, karena frekuensi penumpukkan

pekerjaan yang tidak rutin dikerjakan setiap hari, sehingga hal ini

dapat menekan biaya kompensasi bagi FEM dan dapat menghindari

inefisiensi pegawai TU.

Rotasi pegawai sebaiknya dilakukan sesuai dengan kompetensi

pegawai. Selanjutnya yang perlu ditangani adalah hubungan dengan

rekan kerja, kondisi ruang kerja dan spesialisasi pekerjaan

membutuhkan perbaikan agar lebih efektif.

(c) Permasalahan kinerja pegawai. Permasalahan pegawai yang

berkaitan dengan kinerja pegawai dinilai sudah baik, sehingga dapat

diambil tindakan yang dapat meningkatkan keadaan saat ini dengan

terus mengawasi kegiatan pelayanan TU dengan cara memberikan

sarana yang dibutuhkan oleh pegawai seperti menambah jumlah

printer, penyediaan sarana transportasi untuk mengantar surat ke

tempat-tempat jauh, diadakan kembali pelatihan yang sesuai dengan

deskripsi pekerjaan, perbaikan SIMAK, SIMPEG dan DUPAK

yang jangan hanya dijadikan sebagai suatu sistem, tetapi dapat

dipergunakan, serta pengadaan prasarana untuk kebersihan seperti

kain pel, ember, lap, pembersih kaca dan sarana yang lain. Untuk

permasalahan beban kerja lebih lanjut dijelaskan pada sub bab

berikut ini.

4.6.2. Beban kerja pegawai TU Fakultas (Dekanat)

Berdasarkan uraian tadi di atas maka diperoleh hasil perhitungan

beban kerja dapat dilihat pada Tabel 35 yang diukur dalam satuan jam.

Tabel 35 menunjukkan bobot beban kerja terbesar terjadi pada bagian

urusan rumah tangga yaitu sebesar 2.626 jam karena terdiri dari 3 jenis

pekerjaan, sedangkan yang terkecil adalah KTU dengan bobot sebesar

64

360 jam karena hanya dikerjakan oleh 1 orang saja. Sementara itu,

penanggung jawab Perpustakaan dan Laboratorium Komputer

memiliki bobot beban kerja sebesar 1.791 jam, dikerjakan oleh 2

orang. Total keseluruhan beban kerja untuk TU Fakultas (Dekanat)

adalah 5.954,4 jam dalam satu semester.

Tabel 35. Beban kerja pegawai TU Fakultas (Dekanat) (dalam jam) Bagian KTU Keu Adm PJ URT Total

KTU 360 - - - - 360 Keuangan - 516 - - - 516 Kesejahteraan mahasiswa - - 292,5 - - 292,5

Administrasi kepegawaian - - 98,7 - - 98,7

Administrasi persuratan - - 391,5 - - 391,5

Administrasi inventarisasi - - 158,6 - - 158,6

PJ Perpustakaan - - - 771 - 771 PJ Lab. Komputer - - - 1.020 - 1.020 Pramu kantor - - - - 594 594 Kebersihan - - - - 1.422 1.422 Pengemudi - - - - 610 610

Jumlah 360 516 941,3 1.791 2.626 5.954,4 Keterangan : KTU : Kepala Tata Usaha Keu : Keuangan Adm : Administrasi PJ : Penanggung Jawab URT : Urusan rumah Tangga

4.6.3. Perbandingan jumlah pegawai TU Fakultas (Dekanat)

Berdasarkan hasil yang telah diperoleh maka akan

mempermudah dalam membandingkan jumlah pegawai sekarang

dengan pegawai yang efisien. Lebih jelasnya dapat di lihat pada Tabel

36, sehingga diperoleh jumlah total pegawai yang efisien untuk TU

Fakultas (Dekanat) adalah 14 orang. Bagian yang membutuhkan

penambahan pegawai adalah Penanggung Jawab Perpustakaan dan

Penanggung Jawab Laboratorium Komputer masing-masing 1 orang.

65

Tabel 36. Perbandingan jumlah pegawai TU Fakultas (Dekanat) (dalam orang)

No Bagian Pekerjaan Jumlah sekarang

Jumlah yang dibutuhkan

1 KTU 1 1 2 Keuangan 1 1 3 Kesejahteraan mahasiswa 1 1 4 Administrasi persuratan 1 1 5 Administrasi inventarisasi 1 1 6 PJ Perpustakaan 1 2 7 PJ Lab. Komputer 1 2 8 Pramu kantor 1 1 9 Kebersihan 3 3 10 Pengemudi 1 1

Jumlah 13 14

Beban kerja untuk masing-masing bagian sudah diketahui,

bagian Administrasi Kepegawaian dan Administrasi Inventarisasi

memiliki beban kerja yang rendah. Hal ini dikarenakan pegawai

memiliki pengetahuan yang masih kurang untuk mengerjakan tugas

yang diberikan. Selain itu, karena sistem pendukung yang belum dapat

dimanfaatkan dengan baik seperti SIMPEG bagi bagian kepegawaian,

sehingga ada beban kerja bagian kepegawaian dibebankan pada KTU.

Oleh karena itu, pelatihan yang berhubungan dengan deskripsi

pekerjaan perlu diadakan kembali untuk pegawai yang bersangkutan

dan perbaikan pada sistem pendukung yang dapat terhubung langsung

dengan DAJMP (Direktorat Administrasi dan Jaminan Mutu

Pendidikan). Solusi ini diharapkan agar pegawai dapat menghadapi

pekerjaan yang kemungkinan semakin banyak setelah administrasi dari

seluruh pegawai FEM baik dosen maupun pegawai TU masuk ke TU

Fakultas (Dekanat). Hal ini karena terdapat dua Departemen baru yang

bergabung di FEM yaitu Departemen Agribisnis dan Ekonomi

Sumberdaya Lingkungan.

Jika dilihat dari beban kerja yang hanya sedikit maka perlu

diadakan penggabungan, beban kerja pada bagian Administrasi

Kepegawaian digabung dengan bagian Administrasi Persuratan,

kemudian bagian ini dapat diubah menjadi bagian Administrasi Umum.

Pekerjaan bagian Administrasi Kepegawaian yang berkaitan dengan

administrasi dosen dan pegawai TU sepenuhnya dikerjakan oleh KTU.

66

Beban kerja bagian Administrasi Inventarisasi yang dinilai masih

kurang, dapat diberikan toleransi karena sebagian besar pekerjaan

dilakukan di luar ruangan seperti meninjau kondisi peralatan yang

terdapat di setiap Departemen. Berdasarkan alternatif solusi yang telah

dipaparkan, diharapkan dapat menjadi masukan bagi pihak manajemen

atau pihak terkait untuk menindaklanjuti permasalahan yang terjadi di

bagian TU Fakultas (Dekanat).

4.6.4. Permasalahan yang terjadi pada pegawai TU Departemen Manajemen

Permasalahan yang dihadapi pegawai TU Departemen

Manajemen dianalisis, sehingga diperoleh solusi sebagai berikut:

(a) Analisis pekerjaan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa

permasalahan pegawai yang berkaitan dengan analisis pekerjaan,

antara lain deskripsi pekerjaan yang masih belum jelas, sehingga

perlu diadakan uraian yang lebih jelas dan spesifik pada pekerjaan

yang harus dikerjakan oleh masing-masing pegawai. Deskripsi

pekerjaan pegawai harus disesuaikan dengan beban kerja

pekerjaan, sehingga dapat diketahui dengan jelas setiap bagian

yang harus menangani pekerjaan untuk masing-masing bagian

maupun pekerjaan yang insidental. Selain itu, masalah kesesuaian

posisi pegawai masih belum tepat antar kompetensi yang dimiliki

dengan pekerjaan yang dikerjakan. Solusi untuk permasalahan ini

adalah diadakan kembali pelatihan yang berkaitan dengan deskripsi

pekerjaan, sehingga pegawai dapat lebih ahli dalam menyelesaikan

pekerjaan yang dikerjakan saat ini. Berikut ini rekomendasi

deskripsi pekerjaan untuk KTU dan semua bagian pada TU

Departemen Manajemen berdasarkan beban kerja yang telah

disesuaikan.

1. KTU memiliki deskripsi pekerjaan sebagai berikut:

a. Mengkoordinasikan tugas-tugas bagian tata usaha

departemen

b. Membantu sekretaris departemen dalam mengkoordinir

pegawai TU

67

c. Membuat DP3, KP4, staf pengajar maupun pegawai TU

d. Mengajukan pengusulan kenaikan pangkat pegawai TU dan

dosen departemen

e. Membantu dosen dalam proses Penghitungan Angka Kredit

(PAK) dosen

f. Membuat surat pengusulan PAK bidang penelitian dosen ke

Tim Penilai Karya Ilmiah (TPKI-IPB) Direktorat SDM dan

administrasi Umum IPB

g. Mengoreksi laporan produktivitas kerja pegawai TU

h. Membuat/merubah uraian tugas pegawai TU

i. Membuat surat pengantar laporan pegawai TU

j. Mengatur jadwal kuliah berserta petugas terkait

k. Membuat pengumuman jadwal perkuliahan/ujian

l. Membantu menyusun rencana ATK

m. Membuat agenda departemen

n. Mengarsip data kepegawaian

o. Membuat surat pengantar pengiriman surat atau dokumen

kepegawaian

p. Melayani aspek komunikasi departemen

2. Deskripsi pekerjaan bagian Administrasi Akademik dan

Kemahasiswaan yang meliputi pekerjaan untuk tiga orang adalah

sebagai berikut:

a. Melayani pendaftaran seminar, ujian, dan sidang mahasiswa

departemen

b. Mengentri data kelulusan departemen

c. Data base pendidikan

d. Mengarsip surat masuk dan keluar

e. Melayani pembuatan surat masuk dan keluar

f. Merekap surat masuk dan keluar

g. Membuat IP semester dan rekap IPK

h. Membuat surat izin magang dan penelitian

i. Membantu mengurus mahasiswa yang bermasalah

68

j. Mengagendakan surat masuk dan keluar

3. Bagian Inventarisasi memiliki deskripsi pekerjaan sebagai

berikut:

a. Petugas piket buka pintu ruang kuliah

b. Perawatan dan pengaturan peralatan, perlengkapan dan

tanaman

c. Menginventarisasi dan mengamankan peralatan dan

perlengkapan departemen

d. Menyiapkan pemakaian ruangan untuk kuliah/ujian, rapat,

dan lain-lain

e. Mengatur pemakaian LCD/OHP/Wireless

f. Membantu menyiapkan peralatan rapat

g. Membantu mengatur persiapan rapat

h. Membantu menyiapkan peralatan kebutuhan dosen mengajar

i. Menerima, membukukan dan mendistribusikan ATK

j. Penggandaan soal ujian

4. Untuk bagian Keuangan dan Urusan Rumah Tangga tidak terjadi

perubahan deskripsi pekerjaan, sehingga deskripsi pekerjaan

pada bagian ini masih tetap.

(b) Keadaan kerja. Hasil penelitian menunjukkan pegawai memiliki

permasalahan keadaan kerja yaitu jumlah pegawai yang masih

kurang, pelatihan yang berdasarkan pekerjaan sekarang masih

kurang, gaji dan insentif yang belum sesuai. permasalahan ini

sangat mempengaruhi produktivitas pegawai, sehingga

membutuhkan penanganan segera dari pihak terkait. Permasalahan

jumlah pegawai yang masih kurang dapat diselesaikan dengan

memanfaatkan dan memperbaiki sistem penghubung dengan

DAJMP (Direktorat Administrasi dan Jaminan Mutu Pendidikan),

sehingga sistem pendukung seperti SIMAK (Sistem Informasi

Manajemen Akademik), SIMPEG (Sistem Informasi Manajemen

Pegawai) dan DUPAK dapat mengefisienkan jumlah pegawai,

mempermudah dalam penyelesaian pekerjaan pegawai dapat

69

dipergunakan dengan baik. Selain itu, pelatihan yang diadakan IPB

juga bisa dijadikan salah satu jalan untuk meminimalkan terjadinya

penambahan pegawai. Pelatihan yang diadakan oleh IPB

seharusnya dapat diikuti PNS maupun Honorer, karena 71,45%

pegawai di TU Departemen Manajemen adalah honorer.

Pelaksanaan kegiatan pelatihan perlu disosialisasi secara intensif

dan menyeluruh, sehingga informasi tersebut dapat diketahui oleh

semua pegawai. Selain itu, pelatihan yang banyak terdapat di luar

IPB seperti pelatihan komputer, dan lain sebagainya juga perlu

dilakukan, sehingga dapat menambah ilmu juga keahlian para

pegawai.

Permasalahan gaji dan insentif pegawai, hal ini menjadi wewenang

dan pertimbangan bagi atasan atau pihak yang terkait dengan

pemberian gaji dan insentif untuk ditinjau kembali kebijakan yang

telah dibuat untuk dijadikan sebagai revisi bagi FEM IPB pada

khususnya, dan IPB pada umumnya sebagai langkah awal untuk


pegawai, beban kerja, golongan dan masa kerja pegawai. Dalam hal

ini, pihak terkait dengan pemberian kompensasi, disarankan untuk

memberikan gaji yang lebih besar pada pegawai yang memiliki

beban kerja lebih berat dan jika perlu tidak perlu dilakukan

penambahan pegawai pada bagian-bagian tertentu yang masih bisa

ditangani dengan cara lembur, karena frekuensi penumpukkan

pekerjaan yang tidak rutin dikerjakan setiap hari, sehingga hal ini

dapat menekan biaya kompensasi bagi FEM dan dapat menghindari

inefisiensi pegawai TU.

(c) Permasalahan kinerja pegawai. Permasalahan pegawai yang

berkaitan dengan kinerja pegawai dinilai sudah baik, sehingga dapat

diambil tindakan untuk meningkatkan keadaan yang sudah ada

dengan terus mengawasi kegiatan pelayanan TU dengan cara

memberikan sarana yang dibutuhkan oleh pegawai seperti

menambah jumlah printer, diadakan kembali pelatihan yang sesuai

70

dengan deskripsi pekerjaan, perbaikan SIMAK, SIMPEG dan

DUPAK yang bukan hanya sekedar ada, akan tetapi dapat

dipergunakan, serta pengadaan prasarana untuk kebersihan seperti

kain pel, ember, lap, pembersih kaca dan sarana yang lain.

Permasalahan laporan evaluasi yang masih belum baik dapat

diselesaikan dengan laporan tertulis yang jelas dan sesuai dengan

yang dikerjakan. Selain itu, permasalahan tersebut juga dapat

dilakukan dengan meningkatkan kualitas dan kuantitas rapat

evaluasi. Berdasarkan solusi tersebut diharapkan terjadi komunikasi

yang lebih baik, sehingga tercipta pola hubungan yang baik antara

atasan dan bawahan serta menghasilkan solusi bersama.

4.6.5. Beban kerja pegawai TU Departemen Manajemen

Berdasarkan uraian di atas maka diperoleh hasil sebagai berikut:

Tabel 37. Beban kerja keseluruhan dari pegawai TU Departemen Manajemen (dalam jam)

Bagian KTU Keu Adm URT Total KTU 670,3 - - - 670,3 Keuangan - 1.067 - - 1.067 Administrasi akademik - - 805 - 805 Administrasi akademik - - 653,5 - 653,5 Administrasi umum - - 612,6 - 612,6 Pramu kantor - - - 348 348

Jumlah 670,3 1.067 2.071,1 348 4.158,4

Keterangan : KTU : Kepala Tata Usaha Keu : Keuangan Adm : Administrasi URT : Urusan rumah Tangga

Berdasarkan Tabel 37 diketahui bobot beban kerja keseluruhan

adalah 4.158,4 jam. Bobot terbesar terdapat pada bagian administrasi

yaitu sebesar 2.071,1 jam, karena terdiri dari dua jenis pekerjaan yaitu

akademik dan umum, sedangkan yang terkecil adalah URT dengan

bobot sebesar 348 jam karena hanya terdiri dari bagian pramu kantor

saja, urusan kebersihan sudah ditangani oleh TU Fakultas (Dekanat)

sebagai pengelola semua ruangan yang ada di Departemen Manajemen

dan Ilmu Ekonomi (Wing Rektorat).

71

4.6.6. Jumlah pegawai yang efisien di TU Departemen Manajemen

Berdasarkan hasil yang telah diperoleh (Tabel 38) dapat

mempermudah dalam membandingkan jumlah pegawai saat ini dengan

pegawai yang benar-benar dibutuhkan. Berdasarkan Tabel 38 diperoleh

jumlah pegawai yang efisien di TU Departemen Manajemen adalah 8

orang.

Tabel 38. Perbandingan jumlah pegawai TU Departemen (dalam orang) No Bagian Pekerjaan Jumlah

sekarang Jumlah yang dibutuhkan

1 KTU 1 1 2 Keuangan 2 2 3 Kesejahteraan mahasiswa 2 3 4 Administrasi umum 1 1 9 Pramu kantor 1 1

Jumlah 7 8 Membutuhkan 1 orang pegawai baru pada bagian administrasi

akademik kemahasiswaan. Hal ini dapat menjadi masukan bagi pihak

manajemen atau Kepala Departemen Manajemen, sehingga aktivitas

organisasi TU Departemen Manajemen dapat berjalan secara efektif

dan efisien dengan memiliki pegawai dengan jumlah tersebut.

72

V. KESIMPULAN DAN SARAN

1. Kesimpulan

1. Permasalahan yang terjadi pada pegawai TU Fakultas (Dekanat) dan

Departemen Manajemen antara lain: jumlah pegawai yang masih belum

cukup menangani pekerjaan yang ada, gaji dan insentif yang masih kurang

sesuai dengan beban kerja, serta beban kerja pegawai yang masih belum

sesuai.

2. Permasalahan yang hanya terjadi pada pegawai TU Fakultas (Dekanat)

antara lain: pelatihan yang berdasarkan deskripsi pekerjaan masih belum

efektif dan rotasi pegawai yang belum sesuai dengan kompetensi pegawai,

serta untuk pegawai TU Departemen Manajemen yaitu, laporan evaluasi

yang masih kurang efektif.

3. Berdasarkan hasil analisis beban kerja diperoleh bahwa di TU Fakultas

(Dekanat) memiliki beban kerja lebih ringan daripada TU Departemen

Manajemen.

4. Berdasarkan hasil penghitungan jumlah total pegawai yang efisien di TU

Fakultas (Dekanat) adalah 14 orang, dan di TU Departemen Manajemen

adalah 8 orang yang meliputi Kepala Tata Usaha, Bagian Keuangan, Bagian

Administrasi, Bagian Penanggung Jawab (untuk TU Fakultas/Dekanat) dan

Bagian Urusan Rumah Tangga.

2. Saran

1. Dekan dan Ketua Departemen sebaiknya menambah jumlah pegawai di TU

Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen masing-masing satu orang

dan menaikkan gaji dan insentif pegawai, disesuaikan dengan status

pegawai, beban kerja, golongan dan masa kerja pegawai. Selain itu, beban

kerja pegawai di TU Fakultas (Dekanat) dan Departemen Manajemen,

sebaiknya disesuaikan dengan waktu produktif dalam satu semester.

2. Bagian Perencanaan Sumberdaya Manusia di fakultas maupun di IPB

mengadakan kembali pelatihan yang sesuai dengan deskripsi pekerjaan

pegawai untuk PNS maupun honorer, terutama untuk bagian Administrasi

73

Inventarisasi dan Kepegawaian. Selain itu, Bagian Perencanaan Sumberdaya

Manusia di fakultas maupun di IPB sebaiknya melakukan sosialisasi

pelatihan yang intensif dan menyeluruh, serta perlu diadakan pula pelatihan

yang diadakan diluar lingkungan pekerjaan, sehingga dapat memperkaya

ilmu pegawai. Bagian Perencanaan juga sebaiknya menyesuaikan rotasi yang

dilakukan dengan kompetensi pegawai. Selain itu, pihak manajemen

sebaiknya meningkatkan kualitas dan kuantitas laporan evaluasi dari para

pegawai.

3. Sistem pendukung pekerjaan seperti SIMAK (Sistem Informasi Manajemen

Akademik), SIMPEG (Sistem Informasi Manajemen Pegawai) dan DUPAK

(Daftar Usulan Perhitungan Angka Kredit) yang sudah ada, sebaiknya dapat

dimanfaatkan dengan cara memperbaiki jaringan penghubung antara IPB

(Direktorat Administrasi dan Jaminan Mutu Pendidikan) dengan semua unit

kerja terkait dengan Jaminan Mutut Pendidikan yang ada di IPB.

4. Bagian Perencanaan Sumberdaya Manusia di fakultas maupun di IPB

sebaiknya mengadakan pelatihan atau seminar untuk semua pegawai, dengan

tema bekerja secara efektif dan efisien, sehingga pegawai lebih menyadari

pentingnya bekerja secara efektif dan efisien sesuai dengan deskripsi

pekerjaan.

74

DAFTAR PUSTAKA

Anonim. 2004. Pedoman Perhitungan Kebutuhan Pegawai Berdasarkan Beban Kerja Dalam Rangka Penyusunan Formasi Pegawai Negeri Sipil. Kementrian Pendayagunaan Aparatur Negara Republik Indonesia, Jakarta.

Anonim. 1995. Pengukuran Beban Kerja. Penerbit Biro Organisasi Departemen

Pendidikan dan Kebudayaan, Jakarta. Anonim. 2007. Rekapitulasi Jumlah Mahasiswa Program Sarjana S1 (Reguler)

Berdasarkan Tahun Masuk dan Jenis Kelamin Keadaan Sampai dengan Tanggal 26/01/2007. Direktorat Administrasi dan Jaminan Mutu Pendidikan, Institut Pertanian Bogor, Bogor.

Arep, I dan H. Tanjung. 2003. Manajemen Sumber Daya Manusia. Penerbit

Universitas Trisakti, Jakarta. Dessler, G. 1997. Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi 9. Jilid 1. PT

Prenhallindo, Jakarta. Handoko, H. 2001. Manajemen Personalia dan Sumberdaya Manusia. Edisi 2.

BPFE, Yogyakarta. Hasibuan, M. S. P. 2005. Manajemen Sumberdaya Manusia. Edisi Revisi. Bumi

Aksara, Jakarta.

Makiyah, N. 2005. Analisis Beban Kerja Karyawan bagian Administrasi Rumah Sakit Adi Husada Surabaya Berdasarkan Hasil Pengukuran Kerja Dengan Metode Sampling Pekerjaan. Tesis. JIPTITS, Surabaya.

Mangkuprawira, S. 2004. Manajemen Sumber Daya Manusia Strategik. Ghalia

Indonesia, Jakarta. Masud, M. 1984. Manajemen Personalia. Edisi Keenam. Jilid 1. Erlangga, Jakarta. Nawawi, H. 2001. Perencanaan SDM untuk Organisasi Profit yang Kompetitif.

Gadjah mada University Press, Yogyakarta. Ridwan, W. A. 2006. Perencanaan dan Pengembangan Sumberdaya Manusia. FE

UNPAK, Bogor. Samsudin, S. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia. CV. Pustaka Setia,

Bandung.

75

Suharyono, M. W dan Wiku B. B. A. 2003. Analisis Jumlah Tenaga Pekarya dengan Work Sampling di Unit Layanan Gizi Pelayanan Masyarakat. Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas Indonesia, Jakarata.

Susilo, W. 2002. Audit SDM. PT. Vorqistatama Binamega, Jakarta. Stoner, J, dkk. 1995. Manajemen. Jilid 1. PT Prenhallindo, Jakarta.

Lampiran 1.

Struktur organisasi

REKTOR

FAKULTAS

TATA USAHA FAKULTAS (DEKANAT)

DEPARTEMEN

TATA USAHA DEPARTEMEN

76

Lampiran 3.

ANALISIS PEKERJAAN No Pertanyaan STS TS CS S SS 1. Uraian pekerjaan (Job Description) saya

sudah jelas

2. Atasan saya sudah membimbing saya dalam penetapan uraian pekerjaan uraian pekerjaan (Job Description) saya

3. Aturan baku yang mengatur tentang bagian-bagian apa saja yang harus saya kerjakan sudah jelas

4. Atasan saya telah memberikan bimbingan dalam pelaksanaan tugas saya

5. Keahlian dan pendidikan yang saya miliki telah sesuai dengan pekerjaan saya sekarang

6. Tanggung jawab dan wewenang yang saya miliki sudah sesuai

7. Menurut saya posisi saya sekarang sudah sesuai

KONDISI KERJA No Pertanyaan STS TS CS S SS 1. Jumlah pegawai yang ada saat ini sudah

cukup untuk menangani pekerjaan yang ada

2. Telah cukup adanya pelatihan berdasarkan pekerjaan yang saya kerjakan sekarang

3. Menurut saya gaji saya sudah cukup 4. Menurut saya insentif tambahan yang

diberikan telah sesuai

5. Situasi ditempat kerja saya sekarang sangat nyaman

6. Kondisi ruang kerja saya sudah baik

Berilah tanda silang pada kotak jawaban yang anda anggap paling sesuai! Keterangan : STS : Sangat Tidak Setuju TS : Tidak Setuju CS : Cukup Setuju S : Setuju SS : Sangat Setuju

77

Lanjutan lampiran 3. 7. Rotasi kerja diantara pegawai TU FEM

telah sesuai

8. Penspesialisasian pekerjaan sekarang telah baik

KINERJA KERJA

No Pertanyaan STS TS CS S SS 1. Laporan evaluasi yang telah ada

sekarang telah cukup

2. Pelayanan saya terhadap mahasiswa dan dosen serta atasan saya sudah baik

3. Menurut saya atasan saya telah puas dengan penyelesaian tugas-tugas saya

4. Cara kerja saya saat ini telah baik 5. Selama ini saya sudah melaksakan tugas

dan pekerjaan saya dengan benar/tepat

6. Beban kerja saya sehari-hari sudah sesuai

Dimohon kerja samanya untuk mengisi uraian pertanyaan berikut ini!

1. Jika dari mahasiswa/dosen/atasan Anda ada yang merasa tidak puas

dengan pelayanan yang Anda berikan, misalnya dalam pelayanan yang

kurang cepat atau kurang optimal. Kira-kira hal apa yang menyebabkan

hal tersebut terjadi menimpa Anda?

.......................................................................................................................

.......................................................................................................................

2. Jika atasan Anda merekrut/memberhentikan pegawai, sebaiknya pegawai

tersebut diperkerjakan pada bagian mana? Jelaskan alasan Anda?

.......................................................................................................................

.......................................................................................................................

3. Apa yang Anda butuhkan agar Anda dapat bekerja lebih efektif dan efisien

lagi dari kinerja Anda sekarang?

........................................................................................................................

.......................................................................................................................

4. Bagaimana pendapat Anda jika diadakan rotasi kerja diantara para pegawai

TU di FEM?

.......................................................................................................................

.......................................................................................................................

Lampiran 3. Penghitungan hasil skala likert

Tata Usaha Fakultas (Dekanat)

Pertanyaan tentang Analisis Pekerjaan

1. 6.31347

13)53()46()32()20()12(

==++++ xxxxx

2. 54.31346

13)52()46()33()21()11(

==++++ xxxxx

3. 38.31344

13)52()46()34()21()11(

==++++ xxxxx

4. 38.31344

13)50()48()33()21()11(

==++++ xxxxx

5. 15.31341

13)51()44()35()22()11(

==++++ xxxxx

6. 54.31346

13)51()48()32()21()11(

==++++ xxxxx

7. 62.31347

13)52()46()34()20()11(

==++++ xxxxx

Pertanyaan tentang Kondisi Kerja

1. 38.21331

13)50()42()34()24()13(

==++++ xxxxx

2. 31.21330

13)50()43()33()22()15(

==++++ xxxxx

3. 08.21327

13)50()41()33()25()14(

==++++ xxxxx

4. 69.21335

13)50()44()32()26()11(

==++++ xxxxx

5. 31.31343

13)51()45()35()21()11(

==++++ xxxxx

6. 46.31345

13)51()47()33()21()11(

==++++ xxxxx

7. 43.3724

7)50()43()34()20()10(

==++++ xxxxx

8. 38.31344

13)53()44()32()23()11(

==++++ xxxxx

Pertanyaan tentang Kinerja Pegawai

1. 31339

13)50()44()36()22()11(

==++++ xxxxx

2. 54.31346

13)54()43()33()22()11(

==++++ xxxxx

3. 46.31345

13)53()44()33()22()11(

==++++ xxxxx

4. 5.31342

13)51()46()33()21()12(

==++++ xxxxx

5. 77.31349

13)53()45()34()21()10(

==++++ xxxxx

6. 38.31344

13)52()46()31()23()11(

==++++ xxxxx

Tata Usaha Departemen Manajemen

Pertanyaan tentang Analisis Pekerjaan

1. 14.3722

7)50()44()31()21()11(

==++++ xxxxx

2. 29.3723

7)50()43()33()21()10(

==++++ xxxxx

3. 29.3723

7)50()43()33()21()10(

==++++ xxxxx

4. 57.3725

7)50()44()33()20()10(

==++++ xxxxx

5. 57.3725

7)50()44()32()21()10(

==++++ xxxxx

6. 86.3727

7)50()46()31()20()10(

==++++ xxxxx

7. 14.3722

7)50()43()32()22()10(

==++++ xxxxx

Pertanyaan tentang Kondisi Kerja

1. 57.27

187

)50()41()33()22()11(==

++++ xxxxx

2. 3721

7)50()42()33()22()10(

==++++ xxxxx

3. 57.1711

7)50()40()31()22()14(

==++++ xxxxx

4. 14.27

157

)50()40()34()20()13(==

++++ xxxxx

5. 43.3724

7)50()44()32()21()10(

==++++ xxxxx

6. 14.3722

7)50()42()34()21()10(

==++++ xxxxx

7. 43.3724

7)50()43()34()20()10(

==++++ xxxxx

8. 14.3722

7)50()43()32()22()10(

==++++ xxxxx

Pertanyaan tentang Kinerja Pegawai

1. 86.2720

7)50()41()34()22()10(

==++++ xxxxx

2. 86.3727

7)51()44()32()20()10(

==++++ xxxxx

3. 57.3725

7)50()44()33()20()10(

==++++ xxxxx

4. 71.3726

7)51()43()33()20()10(

==++++ xxxxx

5. 71.3726

7)51()43()33()20()10(

==++++ xxxxx

6. 57.27

187

)50()42()32()22()11(==

++++ xxxxx

78

Lanjutan lampiran 3. Bagian Keuangan TU Fakultas (Dekanat) Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!!

Persepsi Anda tentang pekerjaan Anda No Aspek yang Diperiksa Sangat

Ringan Ringan Sedang Berat Sangat berat

Alasan Frekuensi /semester

Rata-rata waktu penyelesaian

tugas/semester 1. Mempelajari RKAT sebagai

pedoman dalam melakukan pembayaran

2. Membuat permintaan uang untuk pembentukkan Petty Cash dengan menggunakan formulir Bukti Permintaan Uang (BPU)

3. Menandatangani BKK (Bukti Kas Keluar), menerima dan membawa cheque atau Surat Perintah Transfer Rekening (SPTR) ke Bank

4. Menerima dan membayarkan uang kepada pengguna dana sesuai usulan yang telah disetujui oleh atasan langsung petty cash

5. Menyimpan uang atau surat berharga lainnya pada bankas

6. Membuat pembukuan sederhana kas kecil/ petty cash

7. Memeriksa keabsahan bukti dan pendukungnya atas pembayaran untuk dibuatkan rekapitulasi sebagai dasar akuntabilitas

79

Lanjutan lampiran 3. 8. Memungut dan menyetorkan

pajak-pajak sesuai peraturan yang berlaku

9. Membuat pertanggungjawaban keuangan secara berkala dan bulanan

10. Membuat permohonan untuk pengisian kembali petty cash

11. Membantu pimpinan dalam menyusun dan mengendalikan RKAT

12. Membayarkan gaji para dosen dan staff penunjang

Bagian Administrasi (Kepegawaian) TU Fakultas (Dekanat) Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!!





tugas/semester 1. Menyiapkan dan menyusun

usulan formasi

2. Menyiapkan administrasi pengadaan dan penempatan calon pegawai menjadi pegawai

3. Absensi pegawai dan membuat rekapitulasinya

4. Memproses dan melaksanakan administrasi kepegawaian

80

Lanjutan lampiran 3. 5. Memproses dan

melaksanakan administrasi kepegawaian

6. Pengelolaan data, statistik, laporan-laporan dan dokumentasi berkas

7. Menyiapkan administrasi bagi pegawai yang melanggar peraturan perundang-undangan kepegawaian

Bagian Pengadministrasian kesejahteraan Mahasisiwa TU Fakultas (Dekanat) Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!!





tugas/semester 1. Mengurus beasiswa,

penghunian, dll

2. Pembayaran administrasi, persuratan, dll

3. Wisuda (daftar dan persiapan) 4. Pelayanan administrasi pada

para alumni

5. Membuat daftar based mahasiswa

6. Penelususran alamat, pekerjaan, dan jabatan alumni

7. Biodata dan statistik mahasiswa

81

Lanjutan lampiran 3. Bagian Administrasi (persuratan) TU Fakultas (Dekanat) Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!!





tugas/semester 1. Mengelompokkan surat

berdasarkan jenisnya

2. Menyelenggarakan proses pencatatan surat masuk dan keluar, dll

3. Mengarahkan/menyerahkan surat-surat yang memerlukan tindak lanjut pengolahan

4. Menyelenggarakan pengarsipan

5. Menerima dan mengarahkan tamu

Bagian Penanggung Jawab (Perpustakaan) TU Fakultas (Dekanat) Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!





tugas/semester 1. Melaksanakan dan

memelihara data pengunjung perpustakaan

2. Melaksanakan labeling buku 3. Melaksanakan pengadaan

buku-buku

4. Menghimpun publikasi ilmiah 5. Melaksanakan administrasi

perpustakaan/ruang baca

82

Lanjutan lampiran 3. 6. Melaksanakan pelayanan

kepustakaan (peminjaman, penelusuran, fotocopy pustaka dan pelayanan sirkulasi)

Bagian Pengadministrasian (Inventarisasi) TU Fakultas (Dekanat) Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!





tugas/semester 1. Menyelenggarakan laporan

inventarisasi sesuai dengan pedoman dan ketentuan yang berlaku

2. Menerima laporan mengenai barang-barang/peralatan yang rusak dan sudah tidak dapat dipergunakan lagi dari unit kerja

3. Mendaftarkan dan mengamankan keberadaan barang inventaris yang rusak atau menurut perkiraan sudah waktunya dihapus

4. Melaporkan data barang yang sudah waktunya untuk dihapuskan kepada tim dengan berita acara penyerahan barang inventaris tersebut

5. Melaksanakan pengadaan barang ATK dan lainnya

83

Lanjutan lampiran 3. Bagian URT (pengemudi) TU Fakultas (Dekanat) Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!





tugas/semester 1. Menyiapkan kendaraan dalam

keadaan siap pakai, termasuk BBM

2. Mengemudi kendaraan menurut tata tertib lalu lintas dalam rangka keselamatan dan kenyamanan penumpang

3. Mengantar dan menjemput pegawai atau pejabat dari kantor dan atau ke tempat kerja

4. Memelihara dan memperbaiki kerusakan ringan kendaraan dinas

5. Membuat laporan secara rinci tentang terjadinya kerusakan

6. Memantau perbaikan kendaraan yang dilakukan oleh pihak ke-3

84

Lanjutan lampiran 3. Bagian Penanggung Jawab (Labolatorium Komputer) TU Fakultas (Dekanat) Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!





tugas/semester 1. Menyusun, mengevaluasi dan

menjelaskan tata tertib penggunaan lab. Computer untuk praktikum/response serta mengawasinya

2. Membereskan, membersihkan computer

3. Melayani penyewaan computer

4. Menyusun data base hasil-hasil penelitian dan pemberdayaan masyarakat

5. Mengkoordinasikan dalam penyusunan dan pemeliharaan sistem manajemen pelayanan berbasis komputer dan website

85

Lanjutan lampiran 3. Bagian URT (tenaga kebersihan) TU Fakultas (Dekanat) Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!!





tugas/semester 1. Melaksanakan kebersihan,

keindahan, tanaman pot, halaman/ruanga kantor/lab/toilet/aula dan memeriksanya secara berkala

2. Membersihkan kaca, jendela, pintu, papan pengumuman,dll

3. Mengawasi kebersihan gedung FEM

4. Melayani kegiatan akademik (ruangan)

5. Membersihkan seluruh ruangan didalam dan di luar ruangan

6. Membersihkan toilet 7. Mengumpulkan dan

membuang sampah

8. Membersihkan ruang kuliah Bagian URT (pramu kantor) TU Fakultas (Dekanat) Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!!





tugas/semester 1. Menyiapkan perangkat kerja

dan bahan kerja

86

Lanjutan lampiran 3. 2. Melayani kebutuhan dan

perlengkapan pegawai

3. Melayani jamuan tamu, rapat, dll dan pemesanannya

4. Membersihkan seluruh ruangan bagian dalam kantor FEM

KTU TU Departemen Manajemen Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!!





tugas/semester 1. Membantu sekretaris

departemen dalam mengkoordinir tenaga penunjang, PNS dan honorer

2. Membuat DP3, KP4, staf pengajar maupun penunjang pada akhir tahun Departemen

3. Mengajukan pengusulan kenaikan pangkat tenaga penunjang dan dosen Departemen

4. Membantu dosen dalam proses Penghitungan Angka Kredit (PAK) dosen

5. Membuat surat pengusulan PAK bidang penelitian dosen ke Tim Penilai Karya Ilmiah (TPKI-IPB) Direktorat SDM dan administrasi Umum IPB.

87

Lanjutan lampiran 3. 6. Membuat surat pengantar

pengiriman surat-surat/dokumen kepegawaian Departemen

7. Membantu menyusun dan memperbaharui Daftar Urut Kepegawaian (DUK) dosen dan tenaga penunjang

8. Mengoreksi laporan produktivitas kerja tenaga penunjang, PNS, dan DP-3.

9. Membuat surat pengantar laporan kinerja tenaga penunjang, PNS setiap bulannya ke Direktorat SDM dan administrasi Umum IPB

10. Membuat/merubah uraian tugas tenaga penunjang PNS dan honorer Departemen

11. Melayani pendaftaran seminar, ujian, dan sidang mahasiswa Departemen

12. Mengentri data kelulusan Departemen

13. Mengatur jadwal kuliah/praktikum bersama dengan petugas akademik/bagian perlengkapan

14. Membuat pengumuman yang berhubungan dengan pengaturan perkuliahan/ujian

88

Lanjutan lampiran 3. 15. Mempersiapkan surat yang

berhubungan dengan akademik

16. Menerima, membukukan, dan mendistribusikan alat-alat tulis kantor

17. Menyusun rencana kebutuhan ATK setiap tahun

18. Mengatur dan menyiapkan pemakaian ruang untuk kuliah, praktikum, seminar, ujian, sidang komisi, kolokium, rapat, rabuan, dan lainnya

19. Membantu pelaksanaan rapat Bagian administrasi TU Departemen Manajemen Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!!





tugas/semester 1. Membantu Sekretaris

Departemen dalam mengkoordinir tenaga penunjang, PNS dan honorer

2. Membuat surat pengantar pengiriman surat-surat/dokumen kepegawaian Departemen

3. Melayani pendaftaran seminar, ujian, dan seminar mahasiswa Departemen

89

Lanjutan lampiran 3. 4. Mengentri data mahasiswa

lulusan Departemen

5. Ikut serta dalam pemberian remedial bagi mahasiswa yang bermasalah


7. Mempersiapkan surat yang berhubungan dengan akademik

8. Menerima, membukukan dan mendistribusikan alat-alat tulis kantor

9. Melakukan perawatan dan pengaturan pemakaian peralatan, perlengkapan, dan tanaman Departemen

10. Menginventarisasi dan mengamankan peralatan dan perlengkapan Departemen

11. Membantu kelancaran pelaksanaan tugas harian RT Departemen, penggandaan soal ujian, konsumsi, dll

12. Mengatur dan menyiapkan pemakaian ruangan untuk kuliah, praktikum, seminar, ujian, sidang komisi, kolokium, rapat, rabuan, dan lainnya

13. Mengatur pemakaian LCD/OHP/Wireless

90

Lanjutan lampiran 3. 14. Melayani surat masuk dan

keluar Departemen

15. Melayani surat izin magang/praktek lapangan/penelitian mahasiswa

16. Membuat IP semester dan rekap IPK

Bagian administrasi TU Departemen Manajemen Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!!





tugas/semester 1. Mengarsipkan data

kepegawaian

2. Membuat surat pengantar pengiriman surat-surat/dokumen kepegawaian Departemen

3. Melayani pendaftaran seminar, ujian, dan seminar mahasiswa Departemen

4. Melayani aspek komunikasi Departemen


91

Lanjutan lampiran 3. 6. Melayani kebutuhan dosen

dalam KUM

7. Melayani surat masuk dan keluar Departemen

8. Mengagendakan surat masuk dan keluar Departemen

9. Mendata/membukukan data mahasiswa dari semester 3-8

10. Mengentri data kelulusan mahasiswa

11. Pelayanan data base komisi pendidikan Dept



14. Menyusun rencana kebutuhan ATK setiap tahun


16. Membantu pelaksanaan rapat 17. Mengatur manajemen rapat 18. Merekap surat masuk 19. Membuat agenda Departemen

92

Lanjutan lampiran 3. Bagian administrasi TU Departemen Manajemen Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!!





tugas/semester 1. Mengarsipkan data

kepegawaian

2. Petugas piket, membuka pintu ruang TU dan ruang kuliah


4. Mempersiapkan surat yang berhubungan dengan akademik


6. Melakukan perawatan dan pengaturan pemakaian peralatan, perlengkapan, dan tanaman Departemen

7. Menginventarisasi dan mengamankan peralatan dan perlengkapan Departemen



93

Lanjutan lampiran 3. 10. Membantu pelaksanaan rapat 11. Menyiapkan air

minum/kopi/teh pagi

12. Melayani kebutuhan dosen 13. Melayani surat masuk dan

keluar Departemen

14. Mengagendakan surat masuk dan keluar

Bagian Keuangan TU Departemen Manajemen Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!!





tugas/semester 1. Pemegang kas kecil (petty

cash) Departemen

2. Juru bayar gaji, honorarium, insentif dosen dan tenaga penunjang

3. Membuat laporan keuangan baik penerimaan maupun pengeluaran operasional harian Departemen

4. Menyusun RKAT Departemen

5. Menghadiri rapat yang berkaitan dengan kas kecil Departemen

6. Mendistribusikan dan mengadministrasikan dana RKAT serta dokumen keuangan

94

Lanjutan lampiran 3. 7. Melakukan koordinasi dengan

Direktorat Keuangan IPB

Bagian Keuangan TU Departemen Manajemen Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!!





tugas/semester 1. Membuat laporan keuangan

baik penerimaan maupun pengeluaran operasional harian Departemen

2. Melakukan koordinasi dengan pemegang kas

3. Melakukan administrasi bank 4. Membuat anggaran

kebutuhan harian rutin Departemen

5. Membuat laporan bulanan penggunaan dana

Bagian URT (pramu kantor) TU Departemen Manajemen Tolong jawab pertanyaan-pertanyaan yang ada di bawah ini sesuai dengan persepsi anda!!





tugas/semester 1. Menyiapkan perangkat kerja

dan bahan kerja

2. Melayani kebutuhan dan perlengkapan pegawai

3. Melayani jamuan tamu, rapat, dll dan pemesanannya

95

Lanjutan lampiran 3. 4. Membersihkan seluruh

ruangan bagian dalam kantor Departemen dan dosen

5. Memasukkan surat-surat ke box dosen

6. Membuka dan menutup pintu kantor

7. Menyiapkan air minum/kopi/teh pagi

8. Melayani kebutuhan dosen dalam hal makanan dan foto copy

Documents

ANALISIS PERENCANAAN JUMLAH TENAGA PENUNJANG … · kemudian melanjutkan ke Sekolah Dasar Negeri Cisuda I Kota Sukabumi. ... Unit kerja Tata Usaha ... mencanangkan program IPB sebagai