ANALYSE ET CRITIQUE DE LA GESTION DE STOCK CAS DE LA

Analyse et critique de la gestion de stock cas de la Jirama Mahajanga

Présenté par : RASOANDALANA Andazaha Nirina Roberte

REPOBLIKAN’I MADAGASIKARA Tanindrazana – Fahafahana- Fahamarinana

MINISTERE DE L’EDUCATION NATIONALE ET DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE

UNIVERSITE DE MAHAJANGA

INSTITUT UNIVERSITAIRE DE GESTION ET DE MANAGEMENT

IUGM

MEMOIRE DE FIN D’ANNEE D’ETUDES EN VUE D’OBTENTION DU DIPLOME

DE TECHNICIEN SUPERIEUR

Option : FINANCES COMPTABILITE Encadreur professionnel : Monsieur RAKOTORALAHY Jean Louis Chef de division du service Approvisionnement Jirama Mahajanga

Encadreur pédagogique : Monsieur RAKOTOARIVELO Jean Baptiste Enseignant à l’IUGM Université de Mahajanga

Promotion : SOALINORO Année 2007

ANALYSE ET CRITIQUE DE LA GESTION DE STOCK CAS DE LA JIRAMA

MAHAJANGA

Analyse et critique de la gestion de stock cas de l a Jirama Mahajanga

Présenté par : RASOANDALANA Andazaha Nirina Roberte 2

Afin d’initier les jeunes à la vie professionnelle, IUGM (Institut Universitaire de Gestion et de

Management), offre une formation de deux années successives.

Al’ issue de la formation, l’établissement sanctionne les efforts des étudiants par la délivrance

d’un diplôme, pour qu’ils puissent s’intégrer dans le monde de travail dès leur sortie de

l’école supérieure.

Ainsi, les étudiants sont tenus à rédiger un mémoire dont l’objet est d’établir un rapport de

stage de fin d’études du premier cycle, mettant en pratique les études théoriques qu’ils ont pu

accueillir durant la formation , en vue d’obtenir le diplôme de technicien supérieur (DTS).



Avant propos

sommaire

Remerciements

Liste des sigles et abréviations

Liste des tableaux

Liste des figures

Introduction

Première partie : PRESENTATION DE L’ENTREPRISE

Chapitre I : Les caractéristiques et les modes de la société Jirama

Section 1- Présentation physique et juridique

Section 2- Situation actuelle de la JIRAMA

Section 3- Présentation des articles stockés

Chapitre II : L’identification du service Approvisionnement

Section 1- Présentation

Section 2- Les branchements prévus au service d’approvisionnement

Chapitre III - Etat actuel du domaine touché par l’étude

Section 1- Fonction commerciale

Section 2- Fonction financière

Deuxième partie: ANALYSE DE LA SITUTION DE LA GESTION DE STOCK

Chapitre I : La procédure de la gestion de stock

Section 1- Manuel de procédure de nomenclature

Section 2- Code « REPERE »

Section 3- Manuel de procédure d’approvisionnement

Chapitre II : Autres opérations d’approvisionnements

Section 1- Manuel de procédure des régularisations

Section 2- Manuel de procédure de récupérations

Section 3- Manuel de procédure des déchets et des rebuts

Section 4- Inventaire

Section 5- Etats informatiques



Chapitre III: La gestion de stock

Section 1- Analyse du système de stock

Section 2- La gestion de réapprovisionnement

Troisième partie: DISCUSSION DES RESULTATS D’ANALYSE

Chapitre I : Analyse et critique

Section 1- Les différentes sortes des pratiques de gestion de stock

Section 2- Le transport des matériels

Section 3- Lenteur de procédure administrative

Section 4- Interdépendance du service commercial et du service administratif

Chapitre II : Opportunité, risque des recommandations

Section 1- Les suggestions

Section 2- Les limites et contraintes des solutions

CONCLUSIONS

BIBLIOGRAPHIE

WEBOGRAPHIE

ANNEXES

TABLE DES MATIERES



Le présent ouvrage est le fruit de nos études. La réalisation de cet ouvrage n’aurait

pas été possible sans l’aide et la contribution de près ou de loin de certaines personnes à qui,

nous adressons nos vifs et sincères remerciements.

Nous allons en premier lieu à Monsieur le Président de l’Université de Mahajanga

Ralison Andrianaivo, pour accorder à nos ouvrages.

Nous remercions à notre Encadreur Pédagogique, Monsieur Jean Baptiste

RAKOTOARIVELO, Enseignant en Informatique à l’IUGM, pour son soutien constant, sa

générosité, sa bonté et son aide précieuse durant la rédaction de cet ouvrage.

Nous remercions également notre Encadreur Professionnel, Monsieur Jean Louis

RAKOTORALAHY, Chef de division du service approvisionnement au sein de la société Jirama

Mahajanga, pour son soutien moral qui a facilité l’accomplissement des travaux

Nous tenons à souligner particulièrement à Monsieur Philipien RAKOTOZARIVELO,

Directeur de l’IUGM à l’Université de Mahajanga, qui a dû subir nos humeurs, nos contraintes et

nos excès de zèle, tout en restant compréhensif.

Nous remercions également à Monsieur Jean Augustin BEFOUROUACK, chef de

service Approvisionnement de la JIRAMA Mahajanga pour son soutien moral qui a facilité

l’accomplissement des travaux, pour son hospitalité et l’autorisation aux accès des données

chiffrées utilisées dans notre ouvrage.

Nous ne voudrons pas passer sous silence l’attention qu’il nous a manifesté,

permettant de terminer nos recherches dans un environnement propice.

A tous les employés de LA JIRAMA pour les conseils qu’ils ont pu nous prodiguer au

cours de ces six mois de stage en alternance

Nous ne saurons également oublier tous les enseignants de l’IUGM, nos meilleurs

amis et fidèles conseillers, de leur appui indéfectible.

Sans oublier à remercier sûr ma famille, mes meilleures ami(e)s, qui m’ont donné

pleine confiance et beaucoup d’amour,

A mes parents qui m’ont toujours encouragée, soutenu et conseillé durant mes

études, veuillez percevoir dans ce travail l’effort de votre enfant pour tenter de mériter tout ce

qu’il vous doit pour votre patience et votre amour par lesquels j’ai acquis le vrai bonheur,

A toute ma famille, votre aimable soutien me réconforte,

A mes collègues auxquels, j’éprouve de la sympathie.



AEIOI : Association des électrisés des îles de l’océan Indien BCSE : Bon de cession Entré BCSS : Bon de cession Sortie BL : Bon de Livraison BT : Bon de Transport BRE : Bon de rentré B RECUP : Bordereau de récupération B RECEP : Bordereau de réception BL : Bon de Livraison BT : Bon de Transport BS : Bon de sortie D A : Demande d’Approvisionnement D Appro : Direction d’Approvisionnement DAT : Direction d’Appui Technique DEXO : Direction Exploitation EAU DIR : Direction Interrégionale EEM : Electricité et eau de MADAGASCAR EMPS : Etat des Mouvements des Physiques de Stocks Ex : Exemple FM : Fiche Mère FC : Fiche de Casier FR : Fiche de Régularisation JIRAMA : JIRO SY RANO MALAGASY TVA : Taxe sur valeur ajoutée OMS : Organisation Mondiale de la Santé SEEM : Société d’électricité et de l’eau de MADAGASCAR SEM : Société d’énergie de MADAGASCAR SMEE : Société Malgache l’eau et d’électricité SSI : Service Système Informatique SRH : Service Ressource Humaine SC : Service Commerciale SDE : Service de Distribution Electricité SPE : Service de Production Electricité SDW : Service Exploitation Eau SA : Service Approvisionnement SOTEMA : Société Textile de Mahajanga SMS : Service Médical Social SCPT : Service Comptabilité



Tableau n° I Tableau de répartition de consommation mensuelle 40

Tableau n° II Tableau représentant du bon de transport 43

Tableau n° III Tableau de justification des écarts l’EMPS 66

Tableau n° IV Tableau des mouvements de régularisation 67



Figure n° I Organigramme de la Direction Générale au niveau de

Madagascar

15

Figure n°II La Direction Interrégionale de Mahajanga et ses sou s

groupements 17

Figure n°III Représentation géographique de la zone occupée par la Direction Interrégionale de la Jirama Mahajanga

18

Figure n°IV Organigramme de la Direction Interrégionale de la JIRAMA

Mahajanga 19

Figure n°V Circuit de traitement des besoins 25

Figure n°VI circuit de traitement des demandes d’approvisionne ment 31

Figure n°VII Les procédures à suivre pour avoir les Etats de sto cks 47

Figure n°VIII Organigramme service d’approvisionnement 49

Figure n° IX traitement des documents dans les états informatiq ues 75

Figure n°X la nouvelle organisation du service approvisionne ment 88



Dans la formation professionnelle, le stage d’initiation se passe

obligatoirement dans l’entreprise. Le présent document est un compte rendu de

stage réalisé auprès du service approvisionnement de la JIRAMA Mahajanga.

Le stage nous a permis de vivre une expérience professionnelle qui est

l’application que nous avons vécue en classe. J’ai effectué ce stage du 01 juin au 15

juillet 2007 pour une durée de 45 jours pour améliorer les connaissances acquises,

qui pourraient nous aider à établir notre mémoire de fin d’étude.

En général, la gestion de stocks joue un rôle important. Elle fait partie des

éléments moteurs qui Font fonctionner les autres directions de l’entreprise. Elle a

pour but d’éviter les écarts passés aux mouvements des stocks au magasin.

Notre synthèse est subdivisée en trois parties dont la première partie repose

sur la présentation de l’entreprise accompagnée du domaine touché par l’étude ; la

deuxième partie vise l’analyse de la Situation en gestion du magasin, la troisième

partie concerne la discussion des résultats.





La société Jirama récompensera les agents, et les agents seront promis,

strictement en fonction de leur performance par rapport aux objectifs fixés, et leurs

résultats personnels au sien de leurs services de rattachements

Elle sert à améliorer l’environnement de travail et la motivation des employés, le

succès de notre société dépend du savoir faire et de l’engagement des employés.

Pour relier les activités de JIRAMA dans tout Madagascar, des nombreuses

directions interrégionales ont été mises en place. Chaque province l’a eue et l’une se

trouve à la région du Vakinakaratra. Chacune des directions se compose par

plusieurs sous groupements et secteurs dans lesquels la société dispose des centres

de production d’électricité et d’exploitation d’eau.



La société JIRAMA est l’une des sociétés productrices d’énergie à

MAHAJANGA. Elle produit deux grands produits indispensables à la vie.

N’oublie pas qu’elle est une entreprise monopolisée, sans concurrence. Leur

produit recouvre tous les quartiers dans le centre ville même aux divers

secteurs.

SECTION I : - PRESENTATION PHYSIQUE ET JURIDIQUE

§.1- HISTORIQUE

La première distribution publique d’eau et d’électricité apparut à Tananarive à

la fin de 19ème siècle.

En 1905 : Le Général Gallieni a signé une convention attribuant à la société

d’état civile, plus tard elle devient société d’électricité et de l’eau de Madagascar

(S.E.E.M)

Le 29 septembre 1952 : à coté de EEM est crée un accord entre Etat et la

société d’énergie de Madagascar (SEM) pour l’adduction et la distribution d’eau.

Le 04 février 1974 : l’Etat à crée la société malgache de l’eau et d’électricité

de Madagascar (SEEM) par l’attribution du passif et l’actif du bilan de l’EEM.

Le nom JIRAMA a été fondé avant 1975 d’après plusieurs appellations de

cette société.

Le 04 février 1974 : l’Etat a confirmé son monopole en créant la société

Malgache de l’eau et d ‘électricité (SMEE.

Le 31 octobre 1975 : la société d’Intérêt Nationale de l’eau et de l’électricité

(SIMEE) a été dissout et ses anciennes attributions sont confiées à la JIRAMA de

créer conformément à l’ordonnance n°7502 du 17 octo bre 1975.

Le 29 juin 1977 : l’Etat a fusionné la SMEE, la SMEM et la GNE au sein de

la JIRAMA.

A cette époque, il est le membre fondateur de l’association des électricités

des Iles de l’Océan indien Aeiou.



En 1983 : la JIRAMA a signé un accord avec les bailleurs de fonds étrangers

à titre de projet ENERGIE-I pour les grandes réalisations des barrages

d’Andekaleka, les travaux d’équipement comme le bouclage Tana-Sud, le contrôle

électrique de Volobe et les réhabilitations.

En 1996 : la JIRAMA a signé un nouvel accord de financement avec la

banque mondiale pour le développement de ses services et pour assurer les projets

d’investissements électriques pour les cinq prochaines années.

Projet ENERGIE -II aura comme objectif l’amélioration de perspectives de

croissance durable de Madagascar en assurant un approvisionnement en électricités

adéquat à moyen terme ainsi qu’à un meilleur accès aux services de la population

urbaine et rurale.

La JIRAMA dénommée explicitement JIRO SY RANO MALAGASY qui est

implantée épuise 975 à Madagascar. Elle est une Société Anonyme (SA) sous tutelle

de l’Etat mais à gestion privée.

§.2- LES ACTIVITES DE LA JIRAMA

Dans la société JIRAMA, on peut diviser en deux grandes activités :

1- Les activités principales :

Elle a pour but de produire, de transporter, et de distribuer de l’énergie

électrique et de l’eau potable.

JIRAMA doit livrer ses produits à des collectivités, des entreprises, des

ménages chez lesquelles elle a installé des compteurs. Pour transporter, la JIRAMA

transporte les articles vers les secteurs ou les services de direction locale soit par

route, souvent par avion ou par bateau.

2- L’autre, c’est les activités annexes :

JIRAMA produit de l’eau et d’électricité, d’autant plus elle effectue la vente

des matériels y afférents. Les services régionaux sont responsables pour assurer la

distribution et la vente.

Les petits travaux d’intervention ou le dépannage et les travaux de

branchement au réseau de distribution sont parmi les activités de la société. JIRAMA

contrôle et maintient aussi le fonctionnement des installations chez un client ainsi

que la vérification de branchement après les installations.



§.3- L’ IDENTITE DE L’ENTREPRISE

La fusion de la SMEE et de la SEM a donné naissance à la JIRAMA. Ce nom

est attribué depuis 1975, elle est une société productrice et distributrice d’énergie

électrique et d’eau potable de Madagascar. La JIRAMA était une société étrangère et

était dénommée EEM Electricité et Eau de Madagascar.

Elle a pour but d’améliorer la situation de travail sur le plan social que dans

l’administration. Elle a son Siège social situé à Antananarivo mais elle est plutôt une

société malgache gérée par l’étranger.

1- Généralité

Pour relier les activités de JIRAMA dans tout Madagascar, des nombreuses

directions interrégionales ont été mises en place. Chaque province l’a eue et l’une se

trouve à la région du Vakinakaratra. Chacune des directions se compose par

plusieurs sous groupements et secteurs dans lesquels la société dispose des centres

de production d’électricité et d’exploitation d’eau.

Le principal rôle de la JIRAMA c’est de produire et vendre deux produits

indispensables à vie quotidienne, donc les services régionaux tiennent à assurer la

distribution et la vente de leurs produits.

2 Organisation générale de la Jirama

En tout, la Jirama rassemble 6 569 agents, hommes et femmes, dont 6269

permanents, 18 temporaires et 282 contractuels1, fait de la Jirama l'une des plus

grandes entreprises du pays. Elle est une société anonyme de droit commun

détenue entièrement par l'Etat Malagasy. Elle est administrée par un Conseil

d'Administration auquel répond le Directeur Général.

Le Conseil d'administration est composé des représentants de l'Etat,

notamment des ministères de tutelle, et des représentants des employés. Le

Directeur Général est nommé par le Ministère chargé de l'énergie.

L'organisation de la Jirama reflète ses deux grandes activités que sont l'eau

et l'électricité. L'entreprise déploie aussi parallèlement une organisation

géographique faite de Directions Interrégionales dans chacune des six Provinces de

Madagascar.

La figure 1 montre les différentes fonctions hiérarchiques aux niveaux de

l’administration au sein de la Direction Générale de la Jirama à Madagascar.

1 Données novembre 2004



Figure 1: Organigramme de la Direction Générale au niveau de Madagascar

Source : www.jirama.mg, 2005

Dans cet organigramme de la Direction Générale, le Conseil d’Administration

va coiffer le Directeur Général et les différents types de liaisons des Directions

hiérarchiques. Les staffs techniques tels que la Direction interrégionale, la direction

travaux, les conseillers et chargés de mission, et le centre médico-social sont

rattachés à la Direction Générale, et cette dernière va coiffer les trois Directions clés

à savoir le DGA Administratif et financier, le DGA Electricité, Eau, et Le DGA Eau.



3- La direction interrégionale (DIR)

La DIR contribue le centre de coordination et d’organisation des activités

provinciales. Elle est le moteur du travail c’est-à-dire elle donne l’ordre et les

modalités du travail. Elle assure le ravitaillement de production, distribution et

commercialisation de l’eau de l’électricité dans les divers sous groupements et

secteurs existants.

C’est la seule à prendre les décisions concernant les personnels comme le

recrutement, l’affectation, la formation, le reclassement et le licenciement. Les chefs

de secteurs et sous groupements doivent discuter à la Direction interrégional toutes

les opérations réalisées dans leurs zones ainsi que les problèmes liés aux activités

de l’entreprise.

La Direction est gérée par Monsieur RABARY Patrick à la province de

MAHAJANGA.

a- Les sous groupements :

Ce sont les directions régionales qui organisent les activités et les

consommations de la société dans les secteurs qui lui sont rattachés.

Ils renseignent les situations personnelles des leurs secteurs et résolvent les

problèmes sur la production d’électricité et d’exploitation d’eau.

Ils constituent des sortes d’organes de la Direction de la JIRAMA :

• Sous groupement d’Antsohihy

• Sous groupement de Marovoay

• Sous groupement de Maintirano

b- Les Secteurs :

Ces sont les plus petits centres de la JIRAMA et se situent dans les zones

rurales loin du centre ville. Ils se conforment au cadre légal et à la réglementation en

vigueur. Même s’ils sont placés dans les zones rurales, ils respectent les normes

accordées et les procédures opérationnelles de la JIRAMA

La Direction Interrégionale de Mahajanga est composée de trois sous

groupements, à savoir de Maintirano, Marovoay et Antsohihy. Ces sous

groupements se subdivisent en 21 secteurs représentés par la figure 2 et dans la

figure 3 on trouve la représentation géographique de ces 21 secteurs.



Figure 2: La Direction Interrégionale de Mahajanga et ses sous groupements

Source : Jirama Mahajanga, 2007

La Direction Interrégionale de Mahajanga va coiffer trois sous groupements

répartis comme suit :

• les sous groupements d’Antsohihy sont composés de 7 secteurs ;

• les sous groupements de Marovoay s’occupent 6 secteurs ;

• les sous groupements de Maintirano sont chargés de 5 secteurs.

DIRECTION Interrégionale

Jirama MAHAJANGA

Sous groupements ANTSOHIHY

• PORT BERGE

• MANDRITSARA

• BEFANDRIANA

• ANALALAVA

• BEALANANA

• MAMPIKONY

• ANAHIDRANO

Sous groupements MAROVOAY

• MAEVATANANA

• AMBATO-BOENI

• MADIROVALO

• MITSINJO

• TSARATANANA

• KANDREHO

Sous groupements MAINTIRANO

• BESALAMPY

• MORAFENOBE

• ANTSALOVA

• SOALALA

• AMBATOMAINTY



Figure 3 : Représentation géographique de la zone occupée par la Direction Interrégionale de la Jirama Mahajanga

Source : www.Jirama.mg , 2002

Cette figure nous montre la répartition géographique de chaque secteur dans

la province de Mahajanga. On y distingue trois couleurs qui représentent les stations

existantes de chaque lieu à savoir :

• la couleur bleue représente la station de pompage de l’eau seulement ;

• la couleur rouge symbolise la station d’électricité seulement ;

• la couleur verte indique les stations mixtes : électricité et eau.



c- Les problèmes rencontrés :

C’est au niveau de la Direction interrégionale de Mahajanga qu’on supervise

les travaux et projets dans les 22 secteurs et les sous groupements. Mais la JIRAMA

rencontre des problèmes pour la réalisation car il existe une difficulté de

communication dans quelques régions.

Par exemple, à Maintirano ou dans la région du Melaky il n’y a que par voie

aérienne pour y parvenir. Et quand vient la saison de pluie, toutes les relations vers

le monde sont coupées. Heureusement, il y a de téléphone GSM fixée à Maintirano.

Actuellement on a vu de téléphone même le portable ou GSM mobile à Antsohihy. A

ce moment, il y a les progrès de l’Etat qui construit les routes pour relier les autres

régions du Nord ; on espère que bientôt tous ces problèmes seront résolus pour

Mampikony et Port-Bergé. Mais Kandreho, Besalampy, Antsalova, Morafenobe

restent toujours enclavés.

§.4 - ORGANIGRAMME DE LA DIR DE MAHAJANGA

La DIR de Mahajanga est constituée de différents services situés dans le

centre régional de la JIRAMA. Elle est aussi composée de sous groupements et

secteurs assurant l’activité de la société dans les différentes zones de Mahajanga.

Suivant l’organigramme bien établi, la Direction Interrégionale de la Jirama

Mahajanga est hiérarchiquement rattachée à la Direction Générale à Antananarivo.

Figure 4 : Organigramme de la Direction Interrégion ale de la JIRAMA

Mahajanga


La figure 4 montre l’organigramme dans la Direction Interrégionale de cette

société à Mahajanga.

DIR

SCG SV SAF SDE SRH SCC SSI SA

SDE SPE CMS SEXO Sous groupement

Secteurs



SECTION 2.- SITUATION ACTUELLE DE JIRAMA

La JIRAMA récompensera les agents, et les agents seront promus,

strictement en fonction de leur performance par rapport aux objectifs fixés, et leurs

résultats personnels au sein de leurs services de rattachement.

Concernant l’environnement de travail et la motivation, le succès de notre

société dépend du savoir-faire et de l’engagement des employés. Etant donné nos

contraintes financières, la Direction Générale se concentre sur les plus urgents, à

savoir en priorité : la mise à disposition des outils de travail (ordinateur, matériels de

sécurité, etc.,) L’amélioration de l’accueil des clients et le renouvellement du parc de

voitures, en vue de renforcer l’exploitation.

La société JIRAMA sert à motiver l’aspect de rémunération et surtout

l’augmentation de salaire qui doivent être obligatoirement liés à une amélioration

tangible d’efficacités, engendrant une bonne santé de la trésorerie.

Le Directeur Général2 de société JIRAMA informe « qu’il faut être réaliste et

admettre qu’il y a des grosses lacunes dans notre société et pour atteindre les

objectifs, il est vital que les employés, qui sont l’ossature de la société et vice versa,

doivent adopter des pratiques modèles de travail, et doivent changer de mentalité

dans l’exercice de leurs fonctions, sans quoi nous ne pourrons pas progresser, et en

définitive mettre l’avenir de la société entre parenthèse ». L’ensemble de ces

attitudes définira l’identité de notre société.

SECTION 3- PRESENTATION DES ARTICLES STOCKES

Il y a plusieurs méthode de rangement mais celle adoptée par le magasin

JIRAMA est de laisser une place bien déterminée pour chaque produit un

emplacement en fonction de la nature des produits et des catégories des matériels.

Pour mieux gérer ses stocks, le magasin identifie chaque produit stocké

malgré leur pluralité selon l’utilité électricité, eau, mixte, groupe.

2 Bernhard ROMAHN



§.1- LES CARACTERISTIQUES DES ARTICLES

Dans le magasin, on a 4grandes catégories d’articles stockés :

-les articles de production Electricité,

-les articles de distribution Electricité,

-les articles de production et distribution eau,

-les articles mixtes.

1- Les articles de production Electricité

C’est la Direction de production Electricité qui doit prendre ces matériels au

niveau du magasin. Elle est une source existante pour produire les électricités dans

le centre ville. Cette Direction ne cesse pas d’améliorer les pièces des machines

pour les mettre en bon état.

Le changement des moteurs va permettre de résoudre peu à peu les

problèmes de délestage. Actuellement, elle doit remplacer deux (2) nouveaux

moteurs afin d’obtenir la quantité et la consommation nécessaire dans le centre ville

de la D.I.R. Mahajanga. Les moteurs sont déjà installés à la centrale thermique.

2- Les articles de distribution Electricité :

A partir de ces matériels que la direction doit distribuer les produits fabriqués.

La direction de distribution Electricité en est responsable pour utiliser ces matériels

en cas de demande de branchement. Quand on fait un branchement, on envoie la

D.A. pour avoir le poteau, le fil, le câble, le compteur, le disjoncteur, le tableau bois.

Le service commercial peut émettre le devis mais la direction de distribution

électricité doit sortir les matériels au magasin. Elle engage tous les travaux de

branchements au réseau de distribution.

Plus précisément, c’est le client qui élabore la demande de branchement

auprès de la société JIRAMA et elle rappelle quelque jour plus tard de rejoindre à la

direction commerciale pour prendre le devis et signer le contrat.

Avant la signature, la direction explique que les matériels vont retourner à la

société après cinq ans (5) d’utilisation. S’il y a des problèmes approuvés sur les

matériels, le client ne doit pas régler une deuxième fois le montant donné à ces

articles. Alors il choisit s’il va être d’accord ou non à cette condition donc si oui il

signe le procès- verbal sinon la société lui accorde de payer le Nouveau contrat.



3- Les articles de production et de distribution E au :

La D.E.X.O. est la direction qui prend des matériels au magasin. Elle exploite

la source existante d’alimentation en eau certaines villes de Mahajanga.

D’après la connaissance, cette direction distribue l’eau potable avec

traitement aux divers réservoirs d’eau à Mahajanga. Après les machines poussent

les produits finis jusqu’au château d’eau Androva qui repartit l’eau potable dans le

centre ville de Mahajanga. Il y a aussi un château d’eau à Antanambao SOTEMA qui

distribue les produits vers les autres quartiers.

Ce traitement suit toujours les règles et les observations données par l’O.M.S

(Organisation Mondiale de la Santé).

D’après l ‘information obtenue, il y a des grands tuyaux pour que l’eau puisse

traverser au-dessous du sol vers les clients

On peut distinguer ces articles en trois (3) grands types :

• Les articles en PVC : tuyau, coude, ………

• Les articles en fonte et en gava : tuyau, coude, …

• Les ingrédients : Hypochlorites de calcium, Sulfate d’aluminium, Sel,

Chaux d’épuration,…

4- Les articles mixtes

Toutes les directions utilisent ces articles, même le magasin. La direction

commerciale dépose souvent de commandes à la direction d’Approvisionnement.

Elle emploie les matériels quotidiennement suivant le magasin pour les documents

d’approvisionnement.

Les matériels peuvent être distingués en 3 sortes :

Les articles imprimés :

• DA : Demande d’Approvisionnement

• BR : Bon de Réception

• BS : Bon de Sortie

• BCS : Bon de Session

• B Récup : Bordereau de Récupération

• B Récept. : Bordereau de Réception

• FC : Fiche Casier

• FM : Fiche Maire



• Facture

• CR : Carte Relevée

• Ruban machine à écrire

Les articles de la quincaillerie comme, les vis à bois, Pointe utilisé à l’atelier

bois. Les secteurs envoient la Demande d’Approvisionnement à la D.APPRO de

mettre les commandes sur les articles mixtes. Cette direction consolide les besoins

de toutes les directions ou les secteurs et planifie les commandes des articles en

tissu = chiffon, combinaison.

§.2- RANGEMENT ET CLASSEMENT DES ARTICLES STOCKES AU MAGASIN :

1- sur la ligne verticale on a vu :

• 3 magasins pour les matériels mixtes ;

• 3 magasins pour les matérielles électricités ;

• 4 magasins pour la matérielle eau ;

• 1 case pour les placements du tuyau ;

• 1 magasin pour les matériels du groupe de la centrale thermique.

2- Sur la ligne horizontale on observe :

• 1 magasin pour les matérielles électricités ;

• 1 magasin pour la matérielle eau.

3- En dehors du magasin :

C’est à dire dans la cour qu’on voit les grands matériels pour les électricités

comme ; transfo, candélabre, câble, … et les matériels pour l’eau comme ; tuyau

fonte pour conduite, té, joint gilbault,… ; Et puis les pièces du groupe de centrale.

4- Classement

Au magasin Approvisionnements JIRAMA, pour une bonne distribution entre

les matériels, on les classe :

• Par qualité

• Par quantité

§.3 - LA SECURISATION DES ARTICLES STOCKES :

A chaque fois qu’on observe le mouvement, on n’oublie pas de mentionner la

mise à jour de la fiche casier. Le magasinier est obligé de fermer le magasin après la

sortie et la rentrée des matériels.



A l’ordre générale, c’est le magasinier seulement qui peut rester dans le

magasin à tout moment donc il est interdit de rentrer sans guide.

Si les autres services arrivent pour prendre les matériels donnés dans la

demande d’approvisionnement, ils ne peuvent pas rentrer à l’intérieur mais doivent

attendre les matériels à l’extérieur pour signer le bon de sortie.

Pour mettre en sécurité les stocks et d’éviter les écarts, il faudra suivre

quelques consignes suivantes :

• Pas de sortie matériels sans Demande d’approvisionnement

• Mise à jour de la fiche casier obligatoire à chaque mouvement

• Aviser le chef hiérarchique :

- A chaque anomalie constatée

- une fois stock d’alerte et stock de sécurité atteint.



§.4- CIRCUIT DE TRAITEMENT DES BESOINS :

Figure 5 : Circuit de traitement des besoins

Source : Manuelle de procédure de la Jirama Mahajanga, 2007

Chaque poste possède son propre article, cette figure nous montre la

répartition des besoins que la direction avait utilisée. Pour le budget

d’approvisionnement, la direction d’Approvisionnement élabore l’esquisse du budget

d’approvisionnement Après approbation du budget global par la direction générale,

les directions d’appui technique réajustent les besoins en articles 4 (électricité, eau,

mixtes). Toutes les directions procèdent au réajustement des besoins en articles

mixtes. Tous les besoins et planning réajustés sont à envoyer à la direction

d’approvisionnement pour l’édition du budget d’approvisionnement.

Articles Distribution Elec

Articles Production Elec

Articles EAU Articles Commande Ouvertes

DIR DIR DIR DIR DIR CENTRAUX

Besoins Besoins Besoins Besoins

DDE DEXO DPTE

Planning de Commande

Budget d’Approvisionnement

DAPPRO



La JIRAMA est une grande entreprise productrice d’eau et d’électricité

sous tutelle de l’Etat mais la gestion privée. Elle produit et vend deux produits

indispensables à la vie quotidienne. L’objectif c’est d’obtenir le bilan au profit

maximum de l’entreprise. Elle consiste des grands avantages grâce à son expansion

partout et à l’absence de concurrent. L’année dernière, nous observons quelque

progrès à l’amélioration de la gestion interne de l’entreprise. Pour avoir le profit

maximum dans une société, il faut établir le cadrage des dépenses à engager par

rapport au budget.



Le service approvisionnement gère l’approvisionnement et le

réapprovisionnement dans une entreprise. Il contrôle l’achat et la gestion de stock

puis assure la production de la société. Cela veut dire qu’il est un siège social

producteur pour les autres services.

SECTION I - PRESENTATION

§.1- GENERALITE

Le service Approvisionnement est l’un de constituant des différents services

situés dans le centre régional de la JIRAMA. Il est composé des diverses branches

assurant l’activité de la société dans les différentes zones de Mahajanga ainsi que

les services dans le centre ville.

Pourtant, la direction d’Approvisionnement, les autres services, les sous

groupements et secteurs sont tous sous la responsabilité de la Direction

Interrégionale de Mahajanga (DIR).

Alors il attend les ordres et les respecte, il s’adapte aux disciplines ou les

conditions posées dans la société.

Le service approvisionnement est aussi la base du fonctionnement de la

compagnie .Il exerce une des plus grandes responsabilités de la société JIRAMA .La

direction d’approvisionnement possède des activités principales ;l’achat et le

stockage des articles

§.2- LIAISON ET ESPERANCE DE LA DIRECTION APPROVISIONNEMENT :

1- Liaison

En général, le service Approvisionnement est lié aux autres services et les

secteurs donc il gère les matériels utilisés pour faire fonctionner les activités de la

société.

La direction approvisionnement est comme toutes les directions de la société

mais elle ne peut pas prendre les commandes ailleurs que l’entreprise.

Elle peut se communiquer entre eux concernant les travaux, la santé, les

coûts des matériels vendus ou achetés ….



La direction Approvisionnement doit connaître la situation des gas-oils, des

fuels, des huiles consommées aux secteurs.

2- L’espérance de la direction d’Approvisionnement

Toute entreprise a besoin des biens et des services. Pour fonctionner, ce

qu’il faut savoir dans le service Approvisionnement, le rôle de la gestion

d’Approvisionnement est de procurer en qualité, en quantité au moment voulu.

La direction Approvisionnement doit respecter les meilleures conditions à des

biens nécessaires .Toutes les activités dans la direction d’Approvisionnement sont

dépendantes de l’un et de l’autre.

Les principaux rôles du service Approvisionnement sont la gestion de stock

et l’achat, les autres sont considérés comme une activité secondaire.

§.3- MODE DE TRAVAIL OU TECHNIQUE

Dans le service Approvisionnement, la rotation du travail s’applique suivant

une procédure d’Approvisionnement. La fonction d’Approvisionnement devient plus

importante pour la production de cette entreprise parce que toutes les activités du

service Approvisionnement sont les bases de productivités de la société JIRAMA.

1- L’objectif de service Approvisionnement

a- Objectif global

Elargir l’esprit d’entreprise à l’ensemble du personnel pour promouvoir

efficacement et durablement la productivité individuelle et collective.

b- Objectif spécifique

• Gérer les stocks de mouvement entré, sortie bien enregistré

• Les demandes doivent être approuvées par la signature de la direction

• Respecter le règlement d’autorisation des sorties au magasin

• Eviter le surplus et la pénurie

• La fiche de casier et la fiche mère doivent être conformes à l’EMPS

• La bonne mise en marche : ni rupture, ni surstock

• Se conformer à la direction Approvisionnement Tana pour les procédures en

vigueur sans anomalies.



2- Les activités de service Approvisionnement

Lorsqu’on parle de la direction Approvisionnement, on a envisagé les mots

«stock »et « achat » .Le service Approvisionnement doit donc gérer les stocks en

faisant les achats ou les sorties d’articles bien justifiés et enregistrés dans une fiche

de registre.

La gestion de stock, l’achat et la gestion des flux des articles sont les

activités importantes du fonctionnement d’approvisionnement.

a- Les activités principales

On considère éventuellement que les achats et les sorties des articles sont

des activités principales de service Apo

Le service Apo Mahajanga distribue tous les articles nécessaires à tous les

secteurs c’est à dire il constitue une sorte de siège pour les secteurs.

b- Les activités secondaires

En général les principaux rôles de service Apo sont les achats et les

mouvements des articles dans le magasin de stockage mais les autres sont

considérés comme les activités secondaires.

Si on prend par exemple les secteurs qui déposent leur commandes au

service Appro, il n’est pas immédiatement obligé de transférer les articles en même

temps mais passer une démarche de procédure même si en cas d’urgence.

La plupart venant directement au siège prend leur article mensuellement.

3- Les rôles hiérarchiques des personnels

• Rôle du chef de service

Les chefs de direction approvisionnement supervisent tous les travaux dans

ce service

• Rôle du chef de division

En cas d’absence du chef de service, il remplace son rôle.

• Rôle du magasinier

C’est celui qui contrôle les stocks et assure la gestion de stock dans le

magasin qui conforme aux normes.

• Rôle du magasinier administratif

C’est lui qui enregistre tous mouvements venant dans ce domaine et aussi

vérifie les écarts ou les erreurs lors de l’arrivée de l’EMPS du service

Approvisionnement de Tana.



• Rôle de l’achat local

Les responsables faisaient les achats locaux lorsqu’on a vu une rupture des

stocks au magasin. A ce moment là, l’achat peut être l’achat entrée magasin ou

achat par imputation directe.

• Rôle du responsable d’expédition

C’est lui qui assure le déroulement de l’opération transit c’est –à-dire il gère

la réception et de l’expédition des articles dans les zones différentes rattachées de la

JIRAMA.

• Rôle du responsable lubrifiant et combustible

C’est lui qui assure la production de la JIRAMA, il était le premier

responsable pour le fonctionnement de la machine de production.

4- Autres organisations

D’après les informations reçues, lorsqu’on a expédié les articles dans les

diverses zones ou les secteurs rattachés à la JIRAMA Mahajanga on a besoin d’un

emballeur qui fait les emballages des matériels à expédier et assure la maintenance

lors de la réception.

Mais à ce moment là, ce stade est inclus à l’action du responsable de

l’expédition, il est le seul responsable jusqu’à l’arrivée des articles aux

réceptionnaires.

SECTION II - LES BRANCHEMENTS PREVUS AU SERVICE APPROVISIONNEMENT

§.1- MAGASIN

Le magasin est un endroit de stockage où se trouve les matériels, ou les

physiques pour faire fonctionner les activités d’une entreprise. Chaque zone avec

dépôt envoie à la D.APPRO la situation de son stock et celles des secteurs qui lui

sont rattachés :

• stock initial : c’est la situation finale du dernier envoi

• consommation de la semaine de chaque secteur

• stock final : c’est la situation de la fin de semaine des dépôts

JIRAMA et reste à enlever chez le fournisseur.

1 – La D.A

La pièce comptable à circuler quotidiennement au magasin c’est la demande

d’approvisionnement :



a- Principes et conditions de recevabilité des DA

Pour les articles électricités et eau courants ou non :

• Etablissement Demande d’Approvisionnement :

Il faut séparer la DA pour sortie magasin et la DA pour achat à l’issue de la

consultation.

Les demandeurs procèdent à la consultation préalable de stock pour les

matériels requis, donc tous les DA des DIR doivent passer par la Direction d’appui

Technique pour coordination des actions.

Le magasin met à la disposition de toutes les unités la liste des articles gérés

en stock. Pour les matériels informatiques, les demandes d’approvisionnements

doivent passer par la direction des systèmes informatiques pour approbation.

• Signature des DA :

Le supérieur hiérarchique (Directeur, chef de sous-groupement, chef du

secteur) doit signer les DA.

Figure 6 : circuit de traitement des demandes d’app rovisionnement

Source : Manuelle de procédure de la Jirama

D.A

Existant en stock

Sortie Maga sin ou Cession

Achat

Nécessitant Demande de Client

Demande de crédit

Crédit approuvé

Consultation Fournisseurs

Tableau de comparaison

Commande



Cette figure nous montre que si la DA arrive au service approvisionnement,

nous vérifions l’existence des matériels dans le magasin, si oui nous allons faire la

sortie des matériels ou cession, si non nous allons faire l’achat. Après, il faut

regarder la nécessitant de demande à crédit, si oui nous faisons la demande de

crédit. Après approbation de crédit par la direction générale, la direction d’appui

technique envoie la DA à la Direction d’.Approvisionnement pour lancement de

commande

b- Précisions impératives sur la DA

Le magasinier doit remplir les renseignements ci-ap rès :

• la date des DA

• imputation analytique (section analytique) ou numéro de magasin,

• spécification technique complète des matériels demandés,

• nomenclature des articles de mission de base, imprimée pour

sortie magasin,

• planning d’utilisation,

• cadrage des dépenses à engager par rapport au budget.

2- Le magasinier établit les bons

(de cession, sortie, rentrée, livraison)

Les bordereaux (récupérations, réception atelier) aux mouvements des

matériels dans le magasin.

Le magasinier est le responsable de la fiche de casier qui comptabilise les

matériaux au magasin.

a- La fiche de casier

La fiche de casier est basée surtout à l’enregistrement des données de la

demande, elle classe les matériels à leur nature.

Par exemple si on identifie l’article le tuyau, la fiche de casier lui montre que

ce matériel avait une référence 40 en PVC ou en fonte.

Les fiches doivent se trouver en permanence dans le casier les articles.

A chaque article correspond une fiche appelée Fiche Mère pour le

magasinier administratif et Fiche Casier pour magasinier casier



Les précisions impératives sur la fiche de casier :

• la date du mouvement

• numéro des documents

• quantité entrée

• quantité sortie

• solde

• observation ou section analytique

• nomenclature et numéro du magasin.

b- Bons de sorties :

Le magasinier fait sortir les matériels par le bon de sortie .

Avant de traiter la demande, il faut regarder le solde dans la fiche de casier

pour éviter les pertes sur stock ou bien les anomalies.

La section analytique mentionne la destination des matériels.

c - Bon de rentrée :

Ce bon est utilisé quand on fait rentrer les matériels en bon état au cours de

l’année d’utilisation. Le demandeur établit la demande de rentrée et puis le

magasinier prépare le bon de rentrée à enregistrer les matériels entrant au magasin.

Après le magasinier prépare l’enregistrement de la fiche de casier, c’est –dire

la mise à jour de la fiche casier mentionnant la quantité d’entrée et calcule le

nouveau solde.

Ce bon est différent que celui de sortie.

d- Les bons de cessions :

Les bons de cessions se composent en 2 parties :

• le bon de cession entrée

• le bon de cession sortie

Les bons de cessions permettent de transférer les matériels magasins par

magasin.

Si le magasin du secteur envoie la DA pour prendre les matériels au magasin

exploitant de Mahajanga, le magasin traite cette DA par le bon de cession.

Sur ce bon de cession est déjà mentionné du code mouvement 8 ou bon de

cession sortie l’original, 7 ou bon de cession entrée le double et 7 la 3ème souche.

Ce bon est parmi un document de saisie informatique.

Normalement chaque Bon de Cession a une fiche d’expédition à la sortie de

magasin.



e- Bon de livraison :

Chaque livraison est constatée par un bon de livraison remis au transporteur.

Le magasin ou les réceptionnaires, le responsable de la production doivent apposer

leurs signatures sur le bon de livraison en guise d’attestation de conformité de la

réception.

Si en cas d’anomalie constatée, il faut inscrire une réserve sur le bon de

livraison pour approbation du transporteur et des responsables de réception.

§.2 - ACHATS LOCAUX :

Lorsqu’on parle des achats locaux c’est l’achat du service de la JIRAMA du

centre ville .Si la demande d’Approvisionnement arrive au service

Approvisionnement, le magasinier vérifie les matériels dans la cage si on a, on ne fait

plus des achats locaux, si non la section administrative reformule une autre demande

convenable .La demande d’Approvisionnement reformulée est transférée à la section

achats locaux et le responsable traite son affaire.

1- Les mesures à prendre pour faire les achats loca ux

a- Nous allons faire la demande de prix

Lorsque la demande d’approvisionnement arrive au responsable, il se réfère

des prix de l’un et de l’autre des fournisseurs.

Le responsable fait la comparaison de prix c’est à dire compare les prix au

moins de quatre (4) fournisseurs et puis regarde ce qui est moins cher.

b- Evaluation de la DA

Nous évaluons la demande d’approvisionnement ou fait le calcul

arithmétique :

Le responsable va calculer le montant de chaque article à acheter, si on

achète au moins trois ou quatre articles divers au fournisseur .Il doit comptabiliser les

matériels l’un à l’autre à son prix convenable ou proportionnel et puis il met la somme

totale en bas avec le prix du T.V.A.

c- Envoie la demande d’approvisionnement au servic e

contrôle de gestion ou « SCG » :

Apres évaluation de la demande d’approvisionnement, on dépose cette

demande au chef de service Approvisionnement à signer, puis passe au service du

contrôle de gestion.



En suite on vérifie cette demande avant de traiter parce qu’on doit trouver au

moins deux (2) signatures avant le passage au contrôle de gestion ; l’un le chef du

demandeur c’est lui qui envoie la demande d’approvisionnement au service

Approvisionnement et l’autre le chef de service émetteur ou Approvisionnement.

De plus le responsable des achats locaux amène cette demande vers le

contrôle de gestion.

d- Le retour de la demande d’approvisionnement au s ervice

approvisionnement :

Apres la signature du chef de service contrôle de gestion et du directeur

interrégional, la demande d’approvisionnement va retourner au service

Approvisionnement pour justifier l’accord du chef d’entreprise aux achats des

articles.

Le responsable des achats locaux doit suivre la démarche déposée, il n’a

pas le droit d’établir le bon de commande sans l’autorisation du directeur

interrégional

e- Etablissement du bon de commande

Si on trouve les différentes sortes de signatures dans cette demande

d’approvisionnement, le responsable établit le bon de commande.

Ce bon est signé par le chef de service Approvisionnement et le directeur

interrégional, en deux (2) exemplaires

f- Présentation du bon de commande

Concernant ce bon, l’original est donné au fournisseur et le double reste

l’archive du responsable des achats locaux .Puis on enlève les matériels avec le

double du bon de livraison du fournisseur.

g- Livraison des matériels au service concerné :

Apres enlèvement des matériels, le responsable des achats distribue les

articles venant du fournisseur au service réceptionnaire .Il livre ces commandes au

service concerné avec le bon de livraison de la JIRAMA.

Ce bon avait été reparti en trois (3) exemplaires et partagé comme suit :

• l’original est donné avec ces matériels au service concerné

• le second est laissé au gardien

• le dernier reste archive du responsable



h- Etablissement du bon de réception :

Quand vous feriez le bon de commande, vous appréciez les articles après,

venant du fournisseur. Si les matériels arrivent à la date déterminée, on établit le bon

de réception pour enregistrer et confirmer l’entrée des matériels.

Le bon de réception se distingue en trois (3) sortes :

� l’origine est déposée au service comptabilité

� le double à la saisie informatique

� le dernier avec la demande d’approvisionnement reste archive

pour classement

La date du bon de réception se réfère à la date de bon de livraison du

fournisseur .Pour la section achats locaux, elle obtient son numéro de compte de

chaque fournisseur .Par exemple *Fournisseur Taheri : 01654

*Fournisseur Tapori : 07810

*Fournisseur Karimjy : 01867

Pour les autres sections, on met la section analytique ou l’imputation directe.

Les signataires du bon de réception sont les responsables achats et le chef

de service Approvisionnement.

i- Le paiement des matériels :

Quand on fait le paiement, le service comptabilité vérifie l’original du bon de

transport et le second du bon de livraison du fournisseur. Ce fournisseur va déposer

la facture l’original du bon de commande et l’original du bon de livraison de lui-

même.

2- Les conditions des achats locaux :

On attend aussi que les fournisseurs paient les frais de transport des

matériels c’est à dire les frais sont inclus au coût d’achat des matériels

§.3- LES CARBURANTS :

En général, les carburants sont des outils principaux pour assurer la

production de la société JIRAMA. Tout le jour le responsable du lubrifiant et

combustible fait la commande au niveau des fournisseurs .C’est lui qui contrôle la

consommation journalière du service central même les secteurs.

Pour les secteurs, la direction Approvisionnement Tana indique et donne la

consommation mensuelle mais la direction Approvisionnent Mahajanga doit savoir ou

bien se communique concernant la situation de stock de la centrale thermique et

celles des secteurs qui lui sont rattachés.



La direction Approvisionnement ou le responsable du lubrifiant et

combustible doit connaître le stock initial c’est la situation finale du dernier envoi,

l’entrée en stock la consommation de la semaine de chaque secteur, le stock final ou

le stock du fin de semaine dépôts JIRAMA et le reste à enlever chez le fournisseur.

1- Les démarches à suivre :

a- Voir la situation :

Le responsable vérifie le stock pendant le matinée de cinq (5) heures à six

(6) heures. A partir de la consommation qu’on peut faire la provision, par exemple le

gas-oil, il fait la commande journalière mais le fuel et l’huile sont consommés

mensuellement.

C’est la centrale thermique qui utilise les articles mais le service

Approvisionnement va faire l’achat auprès du fournisseur. En suite le magasin

distribue les matériels à la centrale thermique Mahajanga et aux secteurs sauf les

secteurs Antsohihy et Mandritsara un peu Marovoay car ils ont des grandes stations.

Pour le secteur Marovoay si la station avait eu de stock suffisant, on fait

l’achat chez lui même mais il est obligé de déposer la demande d’approvisionnement

au magasin du service approvisionnement Mahajanga.

b- Faire la commande :

Les secteurs et le service de la centrale thermique envoient la demande

d’approvisionnement au service Approvisionnement, puis le responsable du

carburant enregistre cette demande dans la fiche de registre et la donne au chef de

service pour apposer sa signature .

c- Etablir le bon de commande :

Apres la signature du chef de service, le responsable va remplir le bon de

commande et prendre le prix des articles auprès des divers fournisseurs. Le

responsable remet une lettre de commande envoyée par Tana aux Distributeurs

pétroliers, il fait la commande dans le note inscrite à la lettre de commande. C’est le

service de la centrale thermique et les secteurs qui font la demande

d’approvisionnement et que ce service crée et dépose la commande aux

fournisseurs .Ensuite les fournisseurs répondent directement au client à cette

commande par rapport à leur stock, si oui ils cherchent le transporteur pour livrer les

articles au service Approvisionnement.

Le responsable regarde le prix minimum au moindre coût parce que c’est le

but du service.



Ce bon est signé par le responsable du lubrifiant et combustible et se met en

deux (2) exemplaires.

d- Livraison des matériels :

A la disposition du bon de commande, le fournisseur est responsable de la

livraison des matériels au service demandeur Approvisionnement. Avant de mettre

aux endroits utilisés ou concernés, le responsable du carburant vérifie si la quantité

demandée est exactement livrée avant l’utilisation ou l’expédition.

Lorsque le plomb est ouvert, le responsable refuse de prendre les articles.

Même les carburants des secteurs doivent passer au service Approvisionnement

avec le bon de livraison du fournisseur.

e- bon de Remplissage du réception :

Quand les matériels arrivent au service Approvisionnement, le réceptionnaire

doit remplir le bon de réception à la même date du bon de livraison du fournisseur.

Le bon de réception montre que les articles sont reçus normalement sans

réquisition au service Approvisionnement. A partir du bon de réception que le service

comptabilité sait que ces matériels sont bien livrés au service Approvisionnement.

Dans le bon de réception, on a mentionné les numéros des bons utilisés et

les autres indications. « Les matériels livrés qui sont réceptionnés ».

f- Distribution des matériels ou le bon de cession :

A la distribution des matériels, le magasinier doit établir la fiche d’expédition

aux divers secteurs pour assurer la sécurisation des matériels.

Pour le service de la centrale thermique, il se fait par une simple livraison ou

par le bon de livraison JIRAMA.

Les matériels lubrifiants et combustibles sont transposés magasin par

magasin c’est pour cela qu’on a établi le bon de cession à la sortie des matériels.

On utilise le bon de cession lorsque le magasin sort les articles vers un autre

magasin rattaché, ce bon de cession indique que les matériels doivent entrer dans le

magasin du service demandeur ou secteurs récepteurs.

2- voici la consommation des articles au service de la centrale

thermique :

2-1- Le gas-oil :

Le service de la centrale thermique fait la commande journalière au service

approvisionnement pour produire la quantité suffisante aux consommateurs. Il

consomme 40000 litres par jour pour produire l’énergie.



2-2- Le fuel et l’huile :

Pour les deux choses, même les secteurs font la commande mensuelle, ils

envoient leurs demandes presque à la troisième semaine du mois.

Pour le service de la centrale thermique, il a utilisé en moyen 1.500 litres par

jours pour faire la mise en marche des groupes producteurs.

Actuellement, le responsable du lubrifiant et combustible fait l’achat des

articles mais la Direction Approvisionnement Tana qui détermine la consommation et

la quantité consommée aux secteurs par mois.

Donc il est refusé de donner le surplus de la norme posée, il va expédier la

quantité convenable à la manuelle de procédure. Alors chacun peut mesurer la

façon d’utilisation des stocks durant un mois.

Les secteurs les plus proches du service Approvisionnement Mahajanga sont

obligés d’aller auprès du service exploitant de déposer la commande pas avant, pas

trop loin de la date accordée.

3- Les autres documents utilisés :

Pour les autres articles, les magasiniers se repartissent leurs action c’est à

dire toutes les sections sont dépendantes.

C’est lui seulement qui va compléter la fiche de casier, la fiche mère le bon

de commande, le bon de réception, ….

Lui-même qui fait les amortissements des articles entrées et sorties dans le

magasin or c’est la section administrative qui va remplir l’EMPS ou l’Etat de

mouvement des physiques des stocks pour tous les articles au magasin.



4 -Le tableau représentatif des sorties mensuels de s matériels

Tableau1 : la répartition de la consommation mensuelle

Sortie du mois

Matériels

Situation

début au

Mois

Entrée

du Mois Centrale

Thermique Autres

Situation

Fin du

Mois

Gas-oil

Fuel-oil

Huile Heavy MED

Huile Mobil G (MEROPA)

Huile Miti-asur (IZOL)

Huile Energol 404

Huile Energol DS3 154

Huile Velocite 6

Huile Rumila X15W40

Huile Vanellus C615W40

Huile Vanellus SAE 40

45.680,0

75.989,0

208,0

0,0

0,0

9.205

3.170

22

230

1.899

10.964

1.186.000

47.000

9.450

2.730

2.100

2.940

0,0

1.144.181

43.681

0, 0

6.100

1.474,0

0,0

2.280,0

2.565,0

4.220

630,0

420,0

87.499

79.308

208,0

0

0

12.555,0

3.796,0

22,0

50,0

2.274

6.324,0

C=4L ST=16L

SI=0 C=210L

SI=0 C=240L

SI=134 C=20L

Ce tableau montre la consommation mensuelle des matériels lubrifiants et

combustibles au central thermique.

§.4- Le transit :

Dans le service Approvisionnement, tout le travail est lié l’un à l’autre.

Lorsque les secteurs arrivent à enlever les articles donnés, ils doivent passer

par plusieurs démarches à suivre.

Tout d’ abord, ils veulent déposer la demande d’approvisionnement à la

section administrative qui enregistre le numéro de la demande au cahier de registre

.Puis elle va transposer cette action à la section magasin qui traite de donner son

numéro d’article avec son code.

Alors le magasinier doit compléter le bon de cession pour sortir les matériels,

ce bon est signé par les deux représentants ; l’un c’est le responsable de magasin et

l’autre un des personnels dans les secteurs.

En suite, on doit passer les travaux au responsable de l’expédition qui

réceptionne et expédie les matériels au magasin.



1. Les procédures à suivre :

a.Quantité à enlever pour une période :

Le magasinier donne le quota alloué à la section transit par le bon de

cession, ce bon est une pièce justificative de la fiche de l’expédition.

La quantité à enlever pour une période ne doit pas dépasser le quota alloué.

b- Etablir la fiche d’expédition :

A ce stade, l’expéditeur prend sa responsabilité au fur et à mesure le plus

vite possible de transférer les articles aux secteurs.

La fiche d’ expédition contient le numéro de colis , le mode d’ emballage , le

poids , le volume , le numéro du bon de transport ,le numéro du véhicule ,…. .

La date à remplir dans le fiche d’expédition est la date de livraison des

articles aux divers secteurs.

L’expéditeur est toujours le magasin Approvisionnement Mahajanga et les

destinataires sont les zones rattachées et les différents secteurs.

c - Les autres précisons :

Chaque livraison est constatée par un bon de livraison remis au transporteur.

Le destinataire ou le réceptionnaire de la JIRAMA appose la signature sur le bon de

transport et le bon de livraison en guise d’attestation de conformité de la réception.

Lorsque les stocks arrivent à la zone concernée, le destinataire fait

observation de ce qu’ils ont reçus.

En cas d’anomalie constatée, inscrire une réserve sur le bon de transport et

le bon de livraison pour approbation du transporteur et de responsable de réception.

Par exemple, si le magasin Approvisionnement envoie les chiffons

ordinaires de 100kilos, le destinataire reçoit que celles de 80 kilos alors on procède

à une facture d’avoir pour les quantités manquantes.

d- Les représentants dans la fiche d’ expédition :

La fiche d’ expédition ayant quatre (4) exemplaires ; l’ original est pour le

secteurs demandeurs , le second retourne au service approvisionnement après le

passage au secteur demandeur , le troisième doit laisser au gardien et le dernier

reste archive du magasin .

Cette fiche d’expédition est signée par le réceptionnaire.

Quand le transporteur est de retour au magasin, il rapporte le deuxième de la

fiche d’expédition et puis le responsable enregistre et colle avec le quatrième en

garde l’archive du magasin.



Si le secteur vient directement prendre les matériels pour rendre facile à

exploitant, on va faire la réception directe et on lui donne face à face l’original de la

fiche d ‘expédition et puis remplit tout de suite la deuxième fiche.

e- Les prise de l’expédition :

Au service approvisionnement, le responsable de l’expédition essaie de

diminuer les coûts ou plutôt les dépenses pour envoyer les articles, c’est pour cela

qu’il cherche et contacte plusieurs transporteurs pour faire la concurrence de prix.

Plus précisément, il minimise les frais perçus que le JIRAMA avait un

montant spécifique pour l’expédition. Si le transporteur augmente le prix qui est plus

cher du montant de service approvisionnement, on peut laisser et cherche une entre

transporteur.

Pendant le contrat du transport, le service approvisionnement explique que le

chargement et le déchargement sont compris au prix de transport.

Apres le chargement, le responsable complète le reste en mentionnant que

les articles sont pris en main par Monsieur le transporteur Rakotobe.

En général, les secteurs n’ont pas beaucoup d’argent pour régler le frais

transport des matériels à expédier, donc le transporteur prend son argent au service

comptabilité.

f- La présentation des emballeurs :

Concernant l’emballage il y a longtemps ce service avait un emballeur qui fait

les emballages des articles expédiés.

A ce jour, ce service a disparu mais le responsable engage toutes les

charges jusqu’à l’expédition des matériels.

2- Le Bon de Transport :

Toute la JIRAMA connaît que le bon de transport est une sorte de cheque

utilisé par la société JIRAMA.

A l’esprit de travail, quand on voit le bon de transport c’est un argent véhiculé

pour tous les agences de la JIRAMA.

Concernant le transport, il faut confirmer à une personne qui avait eu une

relation ou bien des confiances avec nous.



Il faut identifier les renseignements qui lui concernent son nom, adresse,

numéro d’immatriculation (Automobile), numéro carte grise, …

Durant le contrat, il évalue ou précise le chargement et le déchargement

d’aller et d’arrivée pendant le transport avec des tarifs convenus c’est à dire le tarif

qui correspond les frais ou les frais plus TVA. Soit les frais de transport seulement,

soit le frais de transport plus TVA.

a – Le tableau représentatif de bon de transport :

Lorsque les matériels sont sur plus dans un carton, on va les mettre dans un

autre carton donc on enregistre ces articles comme suit :

• Numéro = 1, Nombre = 2, Emballage = Carton.

Tableau 2 : représentant le bon de transport

Numéro Nombre Emballage Poids Volume Observation

1

2

3

4

5

2 Carton 500g 4cm

Le deuxième du bon de transport et le deuxième de la fiche d’expédition

retournent au service approvisionnement pour s’assurer le passage des articles et la

preuve pour pouvoir régler le frais de transport si les secteurs n’ont pas d’argent.

§.5- La section administrative :

Chaque entreprise avait eu au moins un magasin pour gérer la production et

d’éviter la carence aux éléments utilisés

Le magasin a pour but la bonne mise en marche ni rupture ni sur stocks à la

JIRAMA. La gestion de stock doit savoir s’organiser quelques procédures à suivre

pour sécuriser le vol ou la faute d’écriture.

1- la valorisation des articles en stocks

2- Suivre les stocks (stockage)



1- la valorisation des articles en stocks

La nomenclature

Cette méthode sert à identifier la qualité des matériels stockés. On prend

l’exemple sur l’hypochlorite.

Hypochlorite = 400107 0000 OW 2 N

• Classe = 40

• Groupe = 01

• Sous groupe = 07

• Intervalle = 0000

• Code technique = w (eau)

• Unité version=2 le kilo (poids)

• Code état = N (neuf)

L’ensemble donne la valeur ou le montant correspondant à cet article et

accepté à tout JIRAMA de Madagascar.

Une petite précision, le prix d’article au magasin JIRAMA est le même qu’aux

autres magasins, c’est un prix conventionnel.

2- suivi des stocks

Fiche de casier

A chaque mouvement, il est obligé d’enregistrer la mise à jour de la fiche

casier. Le magasinier mentionne la date de mouvement le numéro du document

(demande d’approvisionnement), la quantité sortie et entrée, le solde et l’imputation

ou section analytique de service demandeur.

Les documents

Les documents utilisés sont numérotés des 1 à 8 et 9 c’est X ou

régularisation.

• BR (bon de réception)

Il est utilisé quand on reçoit ou bien réceptionne les matériels livrés venant

du fournisseur ou de direction d’Approvisionnement -Tana

• BRE (bon de rentrée)

On emploie ce document quand on reçoit les articles venant ailleurs et puis

on fait enregistrer dans le bon de rentrée les articles qui devraient être stockés.



• BS (Bon de sortie)

Quand le demandeur envoie la demande d’approvisionnement le magasinier

traite cette demande et fait sortir les articles par le bon de sortie avec la signature du

magasinier, chef de service exploitant de la demande, chef de service

approvisionnement et enfin la personne réceptionnaire.

• AR (accusé de réception)

Ce document est utilisé quand on fait l’import, c’est la Direction Tana qui

emploie ce document mais pas le service d’approvisionnement Mahajanga. Ici, c’est

le bon de commande qui est utilisé quotidiennement.

• B Récept. (bordereau de réception d’Atelier)

Si le demandeur ou département Atelier exploite la demande

d’approvisionnement qui est une demande d’entrée des matériels, le magasinier

enregistre le numéro de la demande dans le bordereau de réception d’Atelier. Après

on va les sortir par le bon de sortie aux autres services de la JIRAMA.

• B Récup (bordereau de récupération article)

Au début le client demande un branchement chez lui, le service commercial

fait tout le devis jusqu’à l’alimentation du circuit. Un jour s’il n’arrive pas à régler la

facture pendant le délai de paiement. Le chef de dépannage donne la décision aux

agents dépanneurs de faire la coupure chez lui. Et puis le service émet la demande

d’approvisionnement de récupérer les restes des matériels au service

approvisionnement parce que ces matériels retournent à la société JIRAMA après 5

ans de branchements, c’est pour cela qu’on peut récupérer les restes.

• BCSE (bon de cession entrée)

C’est un document pour enregistrer les matériels venant des autres

magasins vers les autres magasins. C'est-à-dire les matériels venant de la direction

approvisionnement-Tana vers le magasin approvisionnement-Mahajanga. Quand les

articles arrivent au magasin Mahajanga, il effectue la vérification des articles et puis

la mise à jour de la fiche de casier et remplissage du bon de cession Entrée.



• BCSS (bon de cession sortie)

Dans ce document qu’on peut sortir les matériels vers les secteurs. Si le

magasin approvisionnement Mahajanga exploite les articles vers un autre magasin

des secteurs, il utilise le bon de la cession sortie en présence de signatures

suivantes : le magasinier, la personne réceptrice, chef magasinier comptable et le

chef de service approvisionnement.

• FR (fiche de régularisation)

Ce document permet de régulariser les erreurs provoquées soit l’erreur de

saisie, soit l’erreur des écritures.

Dans cette fiche on peut corriger la faute commise dans l’enregistrement des

mouvements sortis ou entrés des articles.

La fiche mère

Après le traitement du magasinier, on va retourner la démarche

d’approvisionnement au chef magasinier comptable pour faire l’enregistrement dans

le fiche mère.

Etat de stocks

Cette démarche est la dernière responsabilité du chef magasinier, comptable

parce que dans cet état de stocks qu’on a regroupé tous les mouvements passés

dans le service approvisionnement.

Ici, on a traité l’EMPS : Etat des mouvements physiques de stocks venant de

la Direction Approvisionnement-Tana sans erreur ou semblable de ce qu’il faisait

chez lui.

FC = FM = EMPS

Si on a vu des anomalies, les erreurs à partir de l’EMPS qu’on a traité le fiche

de régularisation.



Figure 7 : Les procédures à suivre pour avoir les E tats de stocks :

Première DA

Deuxième FC (mise à jour)

Troisième FM (comptable + n° bon)

Quatrième SSI (saisie Informatique)

Cinquième E-mail (par jour (1-10) à la direction

(11-20) Approvisionnement

(21-30) Tana

Sixième EMPS (venant du Tana)

Septième D. Approvisionnement EMPS (traité)

Huitième FR (3 exemplaires) (anomalies)

01 02-03

Aller Tana Reste exploitant (chef magasinier

comptable)

Source : Information donnée par le chef comptable magasinier

Cette figure nous montre le circuit de DA dans la section saisie informatique

vers l’établissement de la fiche de régularisation si nous trouvons quelques

anomalies ou l’erreur.

3 – La relation entre l’EMPS, la fiche de casier et la fiche mère :

Les mouvements observés sur l’EMPS doivent correspondre avec les

enregistrements sur les fiches mères et les fiches de casiers.

L’exploitation d’un EMPS s’effectue avec les fiches mères c’est à dire on

compare les soldes du stock en fin du mois de chaque article. S’il y a la différence,

on compare les donnés de saisies relatives à l’article considéré jusqu’à l’origine

d’anomalie.



§.6- Saisie informatique

1- Définition d’ordinateur

L’ordinateur est à même de réaliser les principales opérations de gestion des

stocks pour lesquelles un cycle de traitement journalier, hebdomadaire, mensuel,

trimestriel ou annuel, est nécessaire.

D’après notre théorie l’ordinateur est un élément de circuits électroniques

permettant de manipuler des données sous forme binaire c'est-à-dire sous forme de

« bits ».

C’est une machine capable d’effectuer toute sorte d’opérations et de

traitements tels que des calculs, maniement de textes et d’images.

2- Définition informatique

Etymologiquement, le mot « informatique » veut dire traitement de

l’information. Ceci signifie que l’ordinateur n’est capable de fonctionner que s’il y a

apport d’informatique par l’utilisateur.

3- Utilités

Pour les traitements informatiques de gestion de stocks, la JIRAMA a établit

tous les supports d’informations nécessaires qui sont des documents destinés :

• à l’enregistrement des données

• à son exploitation aux fins de gestion du service et de la société tout

entière

• à son transfert de poste de travail à poste de travail, de service, à

service

• à son classement et à mise en archive dans l’attente d’une explication

ultérieure

Il est vrai que dans sa gestion moderne des grandes sociétés, l’informatique

se reprend et s’impose partout à un rythme accéléré.

La gestion de plus de 50 000 articles n’est pas chose facile à la JIRAMA, et

de plus, il faut acquérir le plus d’informations possibles et au jour le jour sur l’état de

stocks.



SECTION III – ORGANIGRAMME SERVICE APPROVISIONNEMEN TS

Figure 8 : ORGANIGRAMME SERVICE APPROVISIONNEMENTS

RESPONSABLEADMINISTRATIF

MAGASINIERCASIER

CHEF MAGASINIER

EMBALLEUR

TRANSITAIRE

RESPONSABLEACHAT

CHEF DE DIVISION

CHEF DE SERVICE

Le service approvisionnement a pour but d’améliorer la gestion de stock de

l’entreprise JIRAMA. Son objectif est d’avoir les résultats positifs au moment

d’inventaire, le moindre des erreurs et les anomalies à l’arrivée de l’EMPS.



Nous avons vu que les branches pourvues au service approvisionnement

dépendent de l’une à l ‘autre. Lorsque nous traitons les demandes

d’approvisionnements venant des secteurs rattachés, le trajet à suivre est presque à

long moment parce que le responsable de l’expédition attend l’amortissement fait

par chacun des donnés, la mise à jour de la fiche de casier, l’enregistrement à la

saisie informatique et enfin les matériels du magasinier.



L’entreprise doit déposer le bilan de la fin d’années au centre du service

fiscal pour savoir les impôts qu’elle doit payer durant l’année en cours. Puis elle ne

cesse à débrouiller pour chercher des moyens pour avoir des profits maximums et

des bénéfices satisfaisants dans l’entreprise.

SECTION I - FONCTION COMMERCIALE

1 - Contrôle

Le service approvisionnement attend les contrôleurs venant

d’approvisionnement-Tana pour contrôler les stocks et les dépenses effectuées par

chaque service.

L’entreprise JIRAMA constitue plusieurs services qui gèrent le

fonctionnement de l’entreprise. Chacun à son poste donc le service de contrôle de

gestion gérait les coûts et d’autres dépenses de l’entreprise or le service comptabilité

contrôle les fonds de la société et l’analyse des mouvements financiers

2 - Publicité

La société JIRAMA n’utilise pas d’autre stratégie pour faire face à la

concurrence parce qu’elle est une société monopole sans concurrence,

indépendante, ainsi que donner la satisfaction à la clientèle s’organise comme suit :

• La communication par le média : elle avise la clientèle pour une petite coupure

ou délestage à un certain moment

• Dans la facture, elle remet le délai de paiement et s’exprime tous les codes,

les taxes, la redevance que nous avons payé.

SECTION II – FONCTION FINANCIERE

1 - FISCALITE

La société JIRAMA est une société privée, exploitante, employant plusieurs

salariés. Il doit remplir l ‘Etat nominatif des traitements, salaires et assimilés payés au

centre d’administration fiscal.



L’entreprise calcule elle –même le montant de l ‘impôt, taxe dû et le verse

spontanément au receveur du centre fiscal pilote des l’entreprise.

2 – REGLEMENTATION

La JIRAMA, le Conseil d’ Administrative et la Direction Générale ne vivent

pas en vase clos .Toutes les décisions liées à la rémunération et aux avantages des

agents sont prises toujours en fonction de contexte réel et similairement aux indices

de salaires dans les sociétés privées.

La Direction Générale, avec toutes les directions de la société, se sont fixés

des objectifs afin de pouvoir consacrer un budget conséquent pour l’acquisition de

matériels de travail, de matériels de dépannage, matériels de sécurité, et autres.



*

* *

Il faut réaliste et admettre qu’il y a des grosses lacunes dans la société et

pour atteindre les objectifs, il est vital que les employés, qui sont l’ossature de la

société et vice versa, doivent adopter des pratiques modèles de travail, et doivent

changer de mentalité dans l’exercice de leurs fonctions, sans quoi nous ne pourrons

pas progresser, et en définitive mettre l’avenir de la société entre parenthèse.

L’ensemble de ces attitudes définira l’identité de notre société.





Elle permet d’étudier les différentes méthodes pour gérer les matériels dans

le magasin et puis pour connaître ou chercher les procédures d’approvisionnements

et le réapprovisionnement des stocks. Elle permet d’éviter à trouver les erreurs et les

anomalies provoquées journalièrement pendant les mouvements des articles.



Cette fonction permet de contrôler les matériels dans le magasin de

stockage, elle sert à minimiser la rupture et le sur plus ainsi que les anomalies

pendant les mouvements des articles

SECTION I : MANUEL DE ROCEDURE DE NOMENCLATURE

§.1- DEFINITION

C’est un volet distinct de manuel de procédure « Approvisionnement » qui

définit bel ou bien l’identification et les classifications comptables des articles stockés

en magasin. La nomenclature des articles stockés est une liste ordonnée donnant

pour chaque article une désignation complète et précise.

Elle permet de classer sous des rubriques différentes des articles distincts et

sous une même rubrique des articles identiques.

§.2- Utilités

Vu le nombre important des articles stockés par les magasins

« approvisionnement » de la JIRAMA, ainsi que la variété de leur caractéristique, le

service dispose d’un système de codification alphanumérique pour identifier les

matériels.

Pour se faire, à chaque entrée des nouveaux articles, le responsable se

réfère à la nomenclature. La nomenclature est un langage commun au responsable,

au technicien et à tous ceux qui s’intéressent aux articles stockés en magasin.

§.3 – structure

Les caractéristiques de la nomenclature à la JIRAMA sont composées de

treize caractères à savoir :

1- Les numéros d’article composé de caractère numér ique est

structurée suivant :

• 2 premiers caractères : classe

• 2 seconds caractères suivants : groupe

• 2 troisièmes caractères suivants: sous-groupe / type

• 2 quatrièmes caractères suivants : ensemble / organe

• 2 cinquièmes caractères suivants : éléments



2- Le code cote : les 2 caractères numériques permettant d’identifier

les cotes d’usure des pièces pour moteur et la catégorie de l’article (activité).

3-Le code d’unité version : à un caractère numérique ou alphabétique

sert à distinguer l’unité de comptage des articles stockées qui appartiennent à l’ordre

d’utilisation dans la distribution des matériels. Ce sont :

• 1 = unité

• 2 = kilogramme

• 3 = litre

• 4 = mètre

• 5 = mètre carré

• 6 = mètre cube

4- Le code d’état : à un caractère alphanumérique est à coller à la

nomenclature et se trouve au quatorzième caractère. Le code d’état fait connaître

l’état physique des matériels ou l’état marquant une récupération technique ou

comptable.

• N = article neuf

• T = article usagé, réutilisable à valeur technique

• C = article usagé, réutilisable à valeur comptable

SECTION II – CODE « REPERE »

Presque tous les imprimés et document (DS3 et DSM) utilisé à la JIRAMA

forment une trace de 3 ex, ils ont leur code repère à deux caractères numériques. Le

code repère se place au centre, en haut et au plus bas de tous les imprimés et

indiques les destinataires ou l’intéressé de chaque extérieur. Tous les agents

concernés sont priés de prendre en considération ce code « repère » des qu’il s’agit

de documents émanant de la JIRAMA.

SECTION III : MANUEL DE PROCEDURE APPROVISIONNEMENTS

§.1-DEFINITION

Approvisionnement : « s’approvisionner consiste à réaliser une série

d’opération permettant de disposer des matériels, des matières consommables,

fournitures ou autres matériels dont l’entreprise a besoin » .Et cela :

• en temps et en lieu

• en quantité et en qualité

• et au moindre coût



C’est un travail qui permet de rendre opérationnel les diverses étapes et les

articulations. Les divers qui s’y rattachent en vue de suivre la gestion automatisée

des Approvisionnement.

§.2 – UTILITE

Ce document permet de montrer les différentes symbolisations nécessaires à

l’organisation administrative, les diverses opérations d’approvisionnement, la chaîne

de «stock »et les états informatiques .Donc les éléments d’informations, de suivi et

de contrôle des existants physiques constituent la coordination et l’organisation des

activités d’entreprise.

Pour fonctionner, une entreprise a besoin des biens et des service, ce qui fait

que la fonction « approvisionnement » présente une grande utilité pour l ‘entreprise

.en effet, le service approvisionnement ne présente pas la fonctionnement , tout

dépend de la direction de l’ approvisionnement de la société JIRAMA .

C’est dans cette fonction qui se trouve la fonction achat. La société y

présente une grande importance, vu la diversification des activités, qui s’y trouve.

Sans avoir acheté, on ne peut rien faire de production.

§- 3 – Mouvement d’entrées :

1- Achats locaux :

L’opération consiste à réceptionner au magasin les articles objets d’achat

local suite à un réapprovisionnement des stocks des articles courant ou stocks nous

sécurités relatives aux matériels identifiés pour mission de base.

a- Les circuits de réceptions matériels au magasin sont les

suivants :

• Le magasin prépare la fiche casier pour recevoir les matériels au vu

du bon de réception (BR)

• Il réceptionne conjointement avec le technicien concerné les matériels

sus présentation de l’échantillon par les fins ou du bon à tirer dûment signé

par le responsable (imprimé)

• IL signe le bon de livraison (BL) après contrôle de conformité des

articles,.

• Ils signent le bon de réception (BR)

• Le magasin remplit la qualité reçue et la date sur le BR,

• Il range et classe le matériel,



• Et faire la mise à jour la fiche casier, FM ou fichier information (cas de

zone informatisée)

• Le magasin lui-même envoie le BR 01et 02 à DAPPRO dont 01 pour

le paiement et 02 pour traitement informatique des stocks. (On va faire une

saisie avant de transmettre à la DAPPRO Tana.

• Et enfin classement DA avec BR (03) + BL.

b- Les circuits des documents :

D’après la réception du matériel par le technicien de la DAPPRO et le

remplissage BR, le magasin doit distinguer les documents comme suit :

• 01 à DAPPRO pour paiement

• 02 à DAPPRO pour traitement stock (entrée magasin) et suivi (Achat

imputation directe)

• 03 à joindre avec fiche d’expédition pour zone.

Achats locaux correspondent en 2 parties :

• -AEM : achat entrée magasin :

A l’entrée du magasin, les articles sont obligés de donner la nomenclature

pour valoriser les libellées.

Les documents à utiliser sont le BS et BCS pour faire sortir au Magasin

Par exemple, le chiffon, le gaz etc. Ils ont acheté au fournisseur et entré au

magasin. Quand les autres services envoient le DA, le magasin traite ce DA et sortir

ces articles par BS et BCS aux le service du centre ville et aux secteurs.

• -A I D : Achats par Imputations Directes :

Achats ne passent pas au magasin, le responsable achat reçoit les articles

venant du fournisseur. En même temps il est livré au service demandeur sans

passage du magasin.

Le document à utiliser c’est la BL JIRAMA seulement et livre les articles aux

diverses service du centre ville.



2- Achats imports :

L’opération consiste à réceptionner au magasin les articles objet d’achat

Import.

L’utilisateur envoie le DA avec les unités données ou la note de service et la

D.APPRO établit le Bon de commande d’évaluation des prise des matériels.

Après, on enlève les matériels avec le bon de livraison du fournisseur et la

facture à la D.APPRO.

a – Ordonnance des opérations de réception achat im port :

Le service formalités et import / DAPPRO envoi connaissement, note de

colisage et accusé de réception aux magasins destinataires.

Ce service fixe un rendez – vous au transitaire, à l’expert et au technicien concerné

pour la réception contradictoire.

Le magasin :

• Prépare le local ou l’emplacement de stockage dès réception de

connaissement, le note de colis âge et de l’accusé de réception.

• Reçoit le matériels en présence du transitaire, de l’expert, du client

concerné émetteur de la DA et du technicien de la DAPPRO.

• Signe avec tous les agents de la réception, en cas de conformité des

articles mentionnant la désignation, le nombre de colis, le contenu, le

numéro de commande, le mode d’expédition…

• Conserve un exemple pour dossier.

• L’équipe de réception émet une lettre de réserve en cas d’irrégularité

(manquant, avarie, …..) avec mention sur le Procès verbal minute

• Rempli l’accusé de réception.

• Retourne l’origine de l’accusé de réception à DAPPRO pour traitement

informatique et garde le double pour dossier.

• Met à jours la fiche casier, fiche Mère ou fichier informatique.

b- Les représentants sont :

• Le technicien

• Chef de services d’approvisionnement

• Le transitaire

• Le magasinier.



§.4- MOUVEMENT DE SORTIES :

1 – SORTIE DES MATERIELS EN COMPTE MAGASIN :

L’opération sortie magasin consiste à satisfaire la demande émanant des

utilisateurs par sortie des articles stockés.

a- Déroulement et circuit de l’opération

L’utilisateur envoi le DA avec des unités demandées et le magasin traite

cette DA et fait sortir les matériels par B.S. Ces documents BS sont visés par le

demandeur et le responsable du magasin.

L’utilisateur notifié un responsable habilité à enlever le matériel et puis

enlève le matériel sur présentation de la DA approuvée par DAPPRO ( ou DIR) en

vérifiant la qualité et la quantité. Il signe conjointement le Bon de Sortie (BS) avec le

magasinier responsable.

Le magasin vérifie si la DA comporte la signature du chef de Département

Gestion des stocks ou les responsables hiérarchiques (DIR), chef de sous –

groupement, chef de secteur et pour les zones et d’exploitation).

Le magasin consulte le stock et prépare les quantités à sortir du stock.

Après il met à jour la FC, FM ou fichier informatique, il établit le BS et signe

au même titre que le réceptionnaire.

Le magasin remet le double de la DA et du BS exemplaire O2 au

réceptionnaire et livre le matériel au réceptionnaire désigné par la Direction ou le

service demandeur.

En fin, il envoie BS exemplaire 01 à DAPPRO pour traitement informatique

des stocks et classe DA et souche exemplaires 03.

b- Les représentants dans le bon :

• Le responsable magasin

• Le responsable du technicien

c- Déroulement des sorties de gaz– oïl

Concernant la sortie de gas-oil, la consommation journalière des groupes et

station de pompage doit faire l’objet de l’établissement par jour d’une DA et d’un BS

et ce séparément pour la consommation groupe et celle de la station de pompage.



2 - Cession de magasin à magasin :

L’opération cession inter magasin concerne le transfert de matériel entre

deux ou plusieurs magasins différents.

a- Déroulement et circuit de l’opération :

L’utilisateur exploite le DA vers le magasin DAPPRO qui traite les matériels

et sortit ces articles par BCS visé par le responsable du magasin et sa hiérarchie.

La direction et le magasin expéditeur réceptionnent la DA exemplaire 01 et

02 du demandeur et vérifiant les qualités en stock. Le magasin qui détermine la

quantité à céder et suite l’enclenchement des procédures de cession. Puis il prépare

les matériels et met à jour la FC, FM ou fichier informatique. Le magasinier établit le

bon de cession (BSS) exemplaire 01 – 02 – 03 et le responsable de l’expédition

complète le fiche d’expédition (FE) visée par le responsable de l’expédition,

l’Emballeur et l’assistant technique) .

Il rempli le bon de transport (BT) si transporteur tiers. Ce bon est visé par le

transporteur et le responsable de l’expéditeur.

Le responsable de l’expéditeur prépare la demande de transport, envoie le

matériel + FE + BCS exemplaire 02 et vérifié le DA et BCS .

Le magasin envoie BSC (01) à DAPPRO pour traitement informatique des

stocks, il classe le DA et souche BCS exemplaire 03.

b- Le circuit de l’opération du magasin réceptionna ire :

Le réceptionnaire effectue la réception contradictoire des matériels avec les

techniciens concernés (comptage et vérification).

Il émet une réserve en cas de manquant ou avarie et signe FE et BCS. Si

matériels reçus en bonne et due forme ; BT si transporteur tiers.

Ensuite, il classe le matériel et met à jour la FC, FM ou fichier informatique.

3 - Livraison des matériels : ID

L’opération concerne le transfert de matériel entre deux ou plusieurs

magasins différents. Le magasin est obligé de livrer ces matériels vers les magasins

demandeurs. Puis le responsable de l’expédition s’engage la livraison des matériels

même le gas-oil vers les zones demandeurs.



a- Déroulement et circuit de l’opération :

Le demandeur envoi le DA à la DAPPRO et la direction vérifie les unités

demandées puis traite le DA et enregistre les notifications dans le BL.

Après, le magasin établit le BL + FE BT + BCS en 3 exemplaires pour

transmettre les matériels.

Le bon de livraison est visé par le responsable de la livraison et le

destinataire.

b - Les représentants dans le bon sont :

• le responsable du magasin

• le responsable du technicien (destinataire)



Le principal rôle de cette procédure sert à identifier les articles dans le

casier ; la variété de leur caractéristique, le système de codification et le

classement.

Tous les agents concernés sont priés de prendre en considération ce code

« repère » des qu’ils s’agissent de documents émanant de la JIRAMA.



La société JIRAMA est un centre d’activité productrice et commerciale. La

technique d’approvisionnement des articles est contrairement à celui d’autre magasin

SECTION 1 : MANUEL DE PROCEDURE DES « REGULARISATIONS »

§.1- DEFINITION

C’est un ouvrage qui fait appel au redressement des mouvements erronés

sur les documents informatiques, mais surtouts les documents saisis informatiques

en vue de rétablir le niveau des articles stockés.

Cette opération consiste à faire un appel au redressement des mouvements

erronés sur les documents informatiques, en général, mais surtout les documents

saisis en informatiques (DSI) en vue de rétablit le niveau des articles stockés.

§.2- UTILITES ET FONCTIONS

1- Utilisés

La régularisation repose sur 3 cas :

a- Bons traités en stocks mais erronés :

• Anomalies bon de réception.

• Anomalies issues de l’exploitation de l’Etat des mouvements des

physiques de stocks (EMPS)

b- Redressement en cours d’exercice du stock compta ble par

rapport au physique :

• Perte sur stock (vol, coulage)

• Surplus en stock (défaut de mesure jauge- mètre)

c- Régularisation anomalie d’inventaire :

2- Fonctions :

La régularisation est une technique pour corriger les erreurs dans

l’entreprise, la fiche de régularisation assure les trois cas suivants :

a- Trouver l’original des anomalies .

Les mouvements cumulés mensuellement observés sur EMPS doivent

correspondre exactement avec ceux enregistrés sur les fiches mères.



Les fiches mères doivent être proportionnelles aux fiches de casier du

magasinier physique. Les fiches de casiers peuvent intervenir pour trouver l’écart, le

magasinier peut provoquer l’erreur au comptage des articles, la personne peut être

trompée. L’anomalie provient des donnés de saisie des documents informatiques.

b- Justification des écarts sur l’EMPS

Tableau 3 : la justification des écarts sur l’EMPS

Le chef magasinier comptable présente les écarts dans un tableau comme suit :

Nomenclature Désignation

d’article

Quantité

sur FM

Quantité

sur FC

Quantité

sur

EMPS

Ecart

en sur

plus

Observations

+ -

S’il y a une différence entre fiche casier, fiche mère et EMPS le magasinier

continue, la comparaison sur les donnés des souches relatives à l’article considéré

jusqu’à ce que nous trouvons l’origine de l’anomalie.

c- Rapprochement de l’EMPS

La Direction approvisionnement-Tana envoie l’état des mouvements des

physiques des stocks lors qu’elle trouve des écarts provoqués sur les mouvements

des articles. Lors de l’arrivée de l’EMPS, il faut faire un rapprochement avec les

fiches de casiers et les fiches mères le jour même pour trouver rapidement les

erreurs. Si nous constatons des anomalies, les écarts sur le sondage périodique

effectué par l’agent administratif, il faut connaître l’origine de ces anomalies et

redresser sur quelle nature qu’on va corriger. Après le magasinier comptable

exprime dans la cage d’observation dans quel cas provient-elle.

§.3- LES MOUVEMENTS DE REGULARISATIONS

C’est l’utilisation de ladite fiche de régularisation à cause un autre volet district

du manuel de procédure approvisionnement, des agents responsables quant à son

remplissage et surtout l’adéquation des informations à fournir au système de

traitement informatique.

Les mouvements normaux et les documents que nous utilisons à ce propos,

et les mouvements enregistrés sont constatés régularisations.



- LE TABLEAU DES MOUVEMENTS DE REGULARISATIONS

Ce tableau permet de montrer les codes de mouvements des documents

normaux et les codes de mouvements de régularisations.

Tableau 4 : code de mouvement

Documents

normaux

Code III Documents de

régularisations

Code MT ® X

BS 3 FR E 1

BRE 2 FR S 2

BCS (E) 7 FR X 3

AR 4 FR

BR 1 FR

B réception 5 FR

B récupération 6 FR

M, A, C

4

BCS (S) 8 FR X 3

Lorsque les responsables faisaient l’enregistrement des opérations, ils

respectent les codes mouvements pour protéger les anomalies.

§.4- REMPLISSAGE DES FICHES DE REGULARISATIONS

L’explication est très importante dans la correction. Le fiche de régularisation

ainsi que les justifications ou Procès verbal y afférents sont obligatoirement à faire

signer par le responsable hiérarchique comme Directeur interrégional, chef de sous

groupement et le chef de secteur et à envoyer à la Direction approvisionnement-

Tana pour contrôler tout traitement informatique

Et le responsable est obligé de remplir les fiches de régularisation en deux

cadrages suivants :

Cadrage des clés d’accès :

• Date : c’est la date que nous complétons les fiches

• N°doc : ça peut être en 6 caractères numériqu es pour MT

• MT : c’est le code de mouvement du document à régulariser

• N°article : c’est la nomenclature des articles dés ignés.



Cadrage « autre clés d’accès »

• Quantité : c’est la quantité des articles erronés soit la quantité à

annuler soit la quantité à reprendre

• Montant : le prix unitaire de chaque article

• N° mag cedt : c’est le code de magasin cédant, soi t secteur, soit les

sous groupements rattachés

• Dest finale : c’est le code de magasin réceptionné, le code toujours en

3 caractères.

• ME : soit par avion (A), par fer (F) et par route ®

• N°FNR : chaque entreprise doit avoir au moins 3 fo urnisseurs, et

chacun porte un numéro à 5 caractères numériques

• SA : c’est la section analytique de service demandeur

• R : c’est la nature de régularisation à un caractère alphabétique

§.5- MOTIF D’ACTUALISATION

La fiche de régularisation est utilisée pour redresser les erreurs constatées

lors de l’exploitation de l’EMPS. Dans cette fiche, on doit être mentionné quel type

d’erreurs s’agit-il ?

• Soit une modification

• Soit une annulation

• Soit une création.

SECTION II- MANUEL DE PROCEDURE DE « RECUPERATION »

§.1- DEFINITION

C’est un volet distinct du manuel de procédure « appro » qui retrace les

démarches à suivre pour les matériels récupérés du chantier et même pour ceux qui

restent d’une commande à caractère de consommation directe.

La récupération, c’est l’une des opérations entrée magasin.

C'est-à-dire la rentrée en stock des réluctances de matériels en bon état

sortis sur stock au cours des années antérieurs ou matériels non consommés sur

achat sur imputation directe ou récupération sur stock des articles déjà mis au rebut.



§.2- UTILITE

Il s’agit de la réintégration des matériels récupérés en magasin suite :

• A la rénovation

• Au remplacement

• A la conformité à la norme technique

Et pour la raison de sécurité d’une part, pour la diminution de la valeur

globale des dits matériels. Dans ce ci, ceux-ci n’auront plus la valeur neuve initiale.

Or les matériels restant d’une commande à caractère d’une consommation

directe recouvrent toujours leur valeur initiale d’achat pour son entrée en magasin

avec la section analytique d’imputation comptable d’origine.

1. Principes

Le technicien établit le DA de rentrée ou DA de récupération qui est valorisée

au prix de revient réel actuel. De la demande de récupération avec P.U émanant des

techniciens au chantier avec la section analytique afférente aux travaux, s’ensuit

l’établissement de bordereau de récupération.

La récupération des articles de rentrée en stock peut être comme suit :

En l’absence d’ordre d’idée de P.U, la recommandation a été reportée sur la

demande de récupération le taux d’amortissement (%) du PRS comptable du

chantier avant son envoi au magasin où le Bordereau de récupération sera établit

par le magasinier. Les remplissages de demande de récupération au niveau des

utilisateurs et de bordereau de récupération émanant du magasin sont d’une

nécessité absolument indispensable surtout dans le cadre des saisies informatiques.

Section III - Manuel de procédure des déchets et des rebuts

Les articles à mettre au rebut suite à une péremption, obsolescence, avarie,

dépareillez, usure, hors norme sont à constater par une commission mixte composée

de techniciens et d’agent Direction approvisionnement ou service

d’approvisionnement de Direction interrégionale.

§.1- Définition

C’est un volet qui retrace les démarches à suivre pour les matériels

constatés inutilisables au magasin.

P.R.R + SA x Taux amortissement x N



§.2- Le déroulement de l’opération

Après le relevé des articles au magasin faisant peuvent être au moment de

l’inventaire, le magasinier physique fait la constatation que ces articles sont à mettre

au rebut. Mais il n’arrive pas tout seul mais respecte les procédures suivantes :

1- Technicien sur site

Recensé l’article à mettre au rebut

Etablit le procès verbal de constatations avec visa de tous les responsables

concernés.

Le procès verbal est établi en 3 exemplaires = 1 pour la DAF Direction

Administrative et financière, 1 pour SLA/DR et 1 pour le responsable du magasin du

site.

Etablit la DA de mise au rebut avec section analytique, dûment signée par

lui-même et hiérarchie, DR

Envoie la DA à la Direction d’appui technique pour approbation.

2- Direction d’appui

• Approuve les articles à mettre au rebut

• Retourne au magasin concerné la DA pour établissement Bon de sortie si les

matériels ou matériaux sont à détruire, à enterrer, à jeter, à remplir en vue de

les prélever du compte « stocks »

3- Magasin sur site

• Etablit Bon de sortie pour mise au rebut

• Déclasse les articles en hors stock

• Range les articles dans une caisse avec une étiquette « hors

stocké » établit une liste extra pour suivi des articles rebutés, liste à approuver

par la hiérarchie

• Met à jour fiches de stocks = fiche casier, fiche mère ou fichier

informatique pour les zones informatisées

• Envoie bon de sortie exemplaire (01) et procès verbal de

constatation à D. Approvisionnement Tana

En cas des récupérations sur stock, le magasinier met à jour la liste extra

avec mention du numéro du bordereau de récupération correspondant.

4- La Direction approvisionnement

- L’essentiel c’est la mise à jour du fichier des articles mis au rebut



Section IV- Inventaire

§.1-Définition

L’inventaire des existants physiques est le comptage des articles stockés

effectué au moins deux fois par an.

Nous vous signalons qu’avant tout établissement de DA, une consultation

préalable des stocks au magasin concerné est obligatoire et doit être marquée et

visée par le magasinier responsable du pré consultation suivant modèle joint en

annexe

§.2- Utilité

L’inventaire est d’abord une obligation fiscale de la société

La loi a prévu qu’une société doit procéder une fois par année les quantités

existant réellement en stock pour chaque article

Les résultats de ce comptage doivent être consignés dans les écritures de la

société.

Alors, l’inventaire est également une obligation de gestion compte tenu du

montant et des coûts de capitaux que nécessitent le propriétaire et la gestion de

stock.

§.3- principes généraux

L’inventaire des matériels s’effectue au lieu, locaux et parcs de stockage,

par rayon géographique, pour éviter l’omission qui relève des responsabilités

physiques et morales des différents concernés de la JIRAMA

Actuellement pour avoir des stocks justes et fiables entreposés dans nos

magasins ainsi que les mouvements y afférents, chaque article en stock doit faire

l’objet d’un inventaire tournant au moins deux fois dans l’année et le principe

d’égalité = stock physique =FC =FM= EMPS

1-Déroulement de l’inventaire tournant

Suivant le planning imparti établi, on effectue l’opération par rayon ou par

spécificité de magasin. On remplit le SRS (Sondage par Reconstitution des Stocks)

par article basé sur la date du traitement de l’EMPS (Etat de Mouvement de

Physique de Stock)

a) Faire le comptage de ce jour en présence du technicien concerné et

inscrire le comptage sur le fiche de casier et le fiche mère avec la mention « INV tour

du … »



b) A part le comptage physique, le technicien procède à l’assainissement

de l’article, si besoin est en mentionnant sur la feuille du SRS, dans la colonne de

« justification », le motif de l’assainissement telle que : à mettre au rebut pour cause

de :

• Avarié

• Dépareillé

• Hors norme

• Obsolète

Sur la quantité stocké = 8,0, à garder en stock = 2,0 à mettre au rebut = 6, 0

etc. …

c) Prendre les soldes de fiche de casier et le fiche mère et les mettre dans

les colonnes fiche de casier et fiche mère tout en s’assurant que tous les

mouvements antérieurs à ce jour des physiques sont positionnés

d) Prendre les mouvements entrée et sortie après la date du sondage par

reconstitution des stocks ou Etat des mouvements des physiques des stocks, jusqu’à

ce jour

e) Tirer le SRS qui doit être égale à :

SRS=comptage physique –entrée+ sortie

f) Prendre le solde des quantités sur EMPS.

2- Plannings d’exécution des opérations

L’opération de cet inventaire tournant doit être effectuée suivant un planning

bien défini à savoir

• 1er inventaire tournant

Qui se fera du mois d’Avril au mois de suive dont :

• Avril : matériel de production élec

• Mai : matériels de distribution élec

• Juin : matériel eau et mixte

• 2ème inventaire tournant

• Qui se fera du mois de Septembre au mois de Novembre dont :

• Septembre pour les matériels de production élec

• Octobre pour la s matériels de distribution élec

• Novembre pour les matérielles eaux et mixte.

• Top d’envoi à direction Appro-Tana

L’état de SRS est imprimé en autocopiant double exemplaire dont :



• L’original ainsi rempli, sera à envoyer à Direction Appro-

Tana le deux (2) du mois.

Si les sondages par reconstitutions des stocks du mois d’Avril des

matérielles productions Electricité seront à envoyer à la Direction Appro-Tana le 2

Mai etc.

• Le double sera à garder au magasin pour archives

SECTION V – ETAT INFORMATIQUE

§-1-Définitions

C’est l’ensemble des informations obtenues par le traitement à la puissante

machine qu’est l’ordinateur qui nous fournit tous les renseignements se rapportant

aux stocks

§-2- Démarche à suivre

Avant de traiter les données dans la saisie informatique, il faut choisir quels

sont les documents informatiques et les documents manuels

Les documents manuels ne doivent pas passer dans les saisies

informatiques telles que les bons de livraisons, les bons de transports, la fiche

d’exécution et les bons de commandes

• Les documents informatiques pour la saisie informatique sont :

N°1 : le bon de réception

N°2 : le bon de rentrée

N° 3 : le bon de sortie

N° 4 : l’accusé de réception

N° 5 : le bordereau de réception atelier

N° 6 le bordereau de récupération article

N° 7 : le bon de cession entrée

N° 8 : le bon de cession sortie

• On sait bien que le bon de cession s’effectue de magasin par

magasin

§-3 Utilité

Ils nous donnent les renseignements sur les stocks concernant :

• Les mouvements des entrées et des sorties

• La quantité physique en stock au mois le mois

• Le nombre d’articles stockés par mois



• Le nombre d’articles inventoriés à chaque fin d’année

• Divers états informatiques obtenus à la demande

Lorsqu’on a passé les situations physiques des articles stockés, il faut

préciser bien l’identification des articles c’est à dire les nomenclatures qui

composent 14 chiffres sans libellés.

Ces nomenclatures sont composées 3 sortes d’activités :

• Activité électricité

• Activité eau

• Activité mixte

La machine permet de composer l’utilité de version de cet article

Ex : le câble, il est mesuré en mettre, unité de version 1 si vous taper un faux

chiffre, c’est l’anomalie et elle ne répond pas.

§-4 Les processus d’états informatiques

Lorsqu’on a sorti les matériels dans le bon de livraison qui est document

manuel il faut remplir rapidement ou régulariser dans le bon de sortie qui est un

document informatique, pour protéger les anomalies avant de le transmettre à la

Direction Appro-Tana.

Or avant tout, il faut faire la saisie informatique avant de traiter la demande

d’approvisionnement. On enregistre aussi l’original de bon de sortie



Figure 9 : traitement des documents dans les états informatiques

L’Etat de mouvement vérifie l’enregistrement des mouvements saisis le

numéro, le code, la section analytique, entrée ou sortie et le rapport fin du mois

magasin.

DA

Enregistrement (saisie informatique)

Signature chef de service Appro)

Achat Magasin

Bon de sortie

Enregistrement Fiche mère + machine

Sorties matérielles

Réception demandeur Signature utilisateur



Ces opérations consistent à faire un appel au redressement des mouvements

erronés sur les documents informatiques, en général, mais surtout les documents

saisis en informatiques (DSI) en vue de rétablir le niveau des articles stockés.

Elles retracent les démarches à suivre pour les matériels récupérés du

chantier et même pour ceux qui restent d’une commande à caractère de

consommation directe.



La gestion de stock est une méthode pour gérer les matériels dans le

magasin. Elle permet d’éviter les erreurs et les anomalies provoquées journalière-

ment.

SECTION 1- ANALYSE DU SYSTEME DE STOCK

Définition

Le stock est une réserve qui assurera la régularisation entre deux flux, flux

d’entrée et flux de sortie.

§.1- UTILITE

Le stock a une grande utilité pour l’entreprise et assure la fonction de

l’entreprise.

1- Fonction de provision

La société doit servir d’une réserve pour la société lorsqu’en cas de rupture

des articles nécessaires sur le marché .Le stock servent à parer à la pénurie et aux

aléas de consommation, même si celui - ci reste, à peu près constant.

Alors, le stock doit être capable d’alimenter régulièrement l’entreprise .Elle

possède au moins de stock de sécurité si en cas de retard de livraison des

fournisseurs et de retard de livraison de Direction Approvisionnement –Tana.

2- Fonction d’alerte

Pour cette fonction, le stock doit mettre à l’abri, l’entreprise, en cas

d’incidents qui pourrait empêcher la production, la livraison ou le fonctionnement de

l’entreprise.

3- Les différents types de stocks

Il existe trois types de stocks au magasin Approvisionnement de la JIRAMA :

• Stock minimum ou stock vide

• Stock de sécurité ou stock d’alerte

• Stock maximum

a- Stock minimum ou stock vide

Elle doit être en mesure de couvrir ses besoins pendant le délai demandé

par le fournisseur ou par la Direction Approvisionnement –Tana.



b- Stock de sécurité ou stock d’alerte

La quantité des matériels stockés doit être suffisante pour satisfaire la

demande des sections de production à n’importe quel moment

c- Stock maximum

Quand elle réceptionne les articles venant de la Direction Tana

SECTION II - LA GESTION DE REAPPROVISIONNEMENT

Le réapprovisionnement est l’une des règles de l’approvisionnement. Sur le

plan théorique, il y a deux méthodes de réapprovisionnement, formulés par la

méthode de WILSON, à savoir :

• Réapprovisionnement à la date variable, en quantité fixe

• Réapprovisionnement en quantités variables, à date fixe

Sur le plan pratique, suivant le cas de la JIRAMA, le service

approvisionnement adapté le mode de réapprovisionnement en quantité fixe et date

variable.

§.1- Le réapprovisionnement à date variable, en qua ntités fixes :

Selon la méthode de WILSON. « La quantité à commander est constatée

mais la date est variable ». Il faut donc connaître le niveau des stocks et surtout

quand il atteint le stock d’alerte au magasin vide.

§.2- Le réapprovisionnement en quantité variable, e t à la date fixe :

La quantité à commander est variable selon les besoins, mais la date de la

passation de la commande fixe

Quantité commandée = besoin entre 2 appro - quantit é sur place

on prend par besoin entre 2 appro : la consommation entre les 2

réapprovisionnement + stock de sécurité prévu.



§.3- Réapprovisionnement en quantité variable et à la date variable

Malgré que le réapprovisionnement tienne compte du niveau de stock

d’alerte, le rythme de consommation varie d’une période à l’autre. Les besoins sont

aléatoires selon les prévisions à long terme et dépendent des objectifs communs à la

société et à l’état (question de financement extérieur)

Pour ce faire la quantité à commander est déterminée :

• En fonction consommation mensuelle

• En fonction de la commande en cours

• En fonction de la quantité en stock.

Quantité à commander = besoin –quantité sur place – commande en cours de

matières



Pour conclure, les procédures de la gestion des stocks sont le seul moyen pour suivre les stocks dans une entreprise



*

* *

Les procédures de la gestion des stocks permettent de classer sous des

rubriques différentes des articles distincts et sous une même rubrique des articles

identiques. Elles font un appel au redressement des mouvements erronés sur les

documents informatique, mais surtouts les documents saisies informatiques en vue

de rétablir le niveau des articles stockés.





Durant notre stage, il nous est apparu certaines défaillances, à rectifier, au

niveau des divers stades. Le stage au près du service Approvisionnement m’a

permis de prendre la responsabilité en tant que professionnel.

Même si les personnels ont tous des tâches assez difficiles, ils se sont même

donnés la peine de m’aider et m’expliquer et même de me donner la permission de

faire la pratique.



Durant notre stage, il nous est apparu certaines défaillances, à rectifier, au

niveau des divers stades. Le stage au près du service Approvisionnement m’a

permis de prendre la responsabilité en tant que professionnel.

Même si les personnels ont tous des tâches assez difficiles, ils se sont même

donnés la peine de m’aider et m’expliquer et même de me donner la permission de

faire la pratique.

SECTION 1 : LES DIFFERENTES SORTES DE PRATIQUES DE GESTION DE STOCKS

Nous avons pu évaluer mes capacités en matière de travail et nous faisons

ma remarque ici que la pratique est totalement différente de comptabilité en classe.

Ici même, nous avons trouvé que ce n’est pas lui totalement qui implique la

méthode de contrôler la sortie et l’entrée des articles au magasin parce que la D.

approvisionnement-Tana doit gérer la quantité, les parts des stocks et des articles

distribués. Elle aussi détermine la date que les secteurs ou les sous groupements

doivent prendre leur consommation au service approvisionnement Mahajanga.

D’après notre théorie, le flux de stock est un mouvement qui se fait au

magasin. A partir du flux de stock, nous pouvons contrôler, gérer la sortie et l’entrée

des articles au magasin. Les services ou les agences du coté doivent passer la

commande et contrôlent les articles distribués aux autres sous-groupes rattachés.

SECTION 2 : LE TRANSPORT DES MATERIELS

A propos de transport, la société JIRAMA fait la commande à la Direction

approvisionnement- Tana puis elle envoie un seul camion se rendre suffisant de

porter la commande au délai prévu. Mais il provoque une difficulté de distribuer les

matériels vers les secteurs parce que lorsque nous livrons les articles au secteur

Besalampy, nous avons transporté ces articles au port cherchons de pirogue à voile

de les transmettre vers le port de Besalampy. Il a dit s’il a envoyé des matériels aux

transporteurs, il a essayé le moindre le coût et les dépenses faites.



SECTION 3 : LENTEUR DE LA PROCEDURE ADMINISTRATIVE

Nous avons vu que toutes les activités de la société doivent passer la

commande au service approvisionnement parce que le magasin joue un rôle très

important pour fonctionner les travaux de l’entreprise. A travers l’organisation du

travail de la société JIRAMA, tous les enregistrements sur l’ordinateur se trouvent sur

la fonction administrative. Toute la commande déposée au service

d’approvisionnement doit passer à l’enregistrement dans le cahier de registre et on

attend un accord et signature ou le visa de chaque autre service correspondant.

Le trajet de la demande est très long en cas d’une carence des matériels

demandés ou proposés. Même si en cas d’urgence, le service d’approvisionnement

n’a pas le droit de déposer le bon de commande au fournisseur quand les signatures

ou les visa des différents chefs demandés ne sont pas complètes.

Alors, la comptabilité de la JIRAMA ne règle plus les matériels fournis si l’un

du trajet est incomplet. Donc, le service demandeur doit attendre un long moment

pour s’en sortir de cette démarche puisque les services soient nombreux et que tout

va se passer sur le même trajet.

SECTION 4 : INTERDEPENDANCE DU SERVICE COMMERCIAL ET DU SERVICE ADMINISTRATIF

La plupart du travail du personnel commercial s’effectue surtout dans le

domaine quotidien. Ils prennent les commandes aux clients, surtout pour les

grossistes, le bar, les habitations résiduelles,… et les remettent au service

administratif pour faire la saisie et justifier.

Puis le magasin traite le document venant du service administratif et fait

sortir le stock demandé. Il faut qu’il se présente au service administratif de la

direction d’Approvisionnement.

Le responsable de lubrifiant et combustible attend des ordres et respecter les

règles concernant les consommations et les quantités utilisées journalière ment. Il

remet la commande fixe apposée dans les procédures de la réapprovisionnement

des stocks. Ce dernier ne peut pas fonctionner momentané également des activités

du magasinier, lequel entraîne une certaine coupure de courant instantanée ou

délestage tournant.

Nous allons montrer les 4 points permettant de retarder la gestion de stock

au magasin, nous avons donné des suggestions.



*

* *

Pour conclure, la santé prend le premier classement dans la vie même

dans le cadre de travail. Quand l’un du magasinier n’arrivera pas prendre son

travail pendant le jour de la réception des matériels, on y trouve une grande

difficulté à la mise à jour de la fiche de casier en même temps avec le rangement

des matériels.



La société JIRAMA est un centre d’activités commerciale, elle avait une

situation de marché monopole, sans concurrence. Nous n’obligeons jamais qu’elle

est une société productrice et commerciale.

SECTION 1 : SUGGESTIONS

§.1- MATERIELS

Comme la gestion des stocks de la société JIRAMA est très avancée, il est

plus indispensable pour elle, d’acheter le matériel de transport des produits, pour

éviter la rupture dans les secteurs ou les sous groupement et de perte financière lors

de la location des véhicules des transporteurs à chaque fois. Il est favorable pour elle

de moderniser son système informatique, au sein des magasins. Même si elle stocke

des articles en matière fonte et fer, il faut nettoyer la partie de stockage au mois 3

(trois) par semaine mois. Les problèmes d’achat de matériel informatique ne doit pas

poser des problèmes, dans le but d’améliorer en gestion des stocks ; et d’encourager

les personnels. D’ailleurs, l’installation d’un ordinateur pour chacun ou poste dans le

magasin facilitera certaine tache manuelle, et enfin minimiserait ainsi les risques

d’erreurs. Elle optimise la gestion des stocks et des magasins, elle permet d’alléger

la circulation de certain document et d’unifier divers suivis, dans divers postes.

§.2- SANTE

En général, nous savons que le travail du magasinier n’est pas facile à faire

parce qu’en dehors des contrôles et des vérifications des articles, il faisait des

dépenses énergétiques pour sortir et réceptionner les matériels. Donc il faut lui offrir

quelque chose pour augmenter sa force, d’encourager les travailleurs. L’année

précédente, la société JIRAMA avait donné le lait aux personnels mais elle l’a arrêté

maintenant parce qu’elle introduit une perte financière, une petite augmentation de

salaire. Alors le magasinier doit avoir une consultation médicale au moins 1 fois par 3

semaines pour suivre de près notre santé.



SECTION 2 : LES LIMITES ET CONTRAINTES DES SOLUTION

§.1- ORGANISATIONS

La réorganisation dans certains domaines, s’avère être indispensable, c'est-

à-dire, qu’il faut créer une nouvelle organisation au magasin.

Figure 10 : la nouvelle organisation du service app rovisionnement.

Chaque responsable doit avoir des astuces l’aidant à atteindre son but qui

est pas d’anomalies, ni d’erreurs, ni ruptures et ni sur plus de stocks. L’application

stricte des procédures mise en place aidera les responsables de l’approvisionnement

à éviter des erreurs dont les répercussions peuvent être graves tant sur la gestion

que sur d’autres domaines. Donc, il faut connaître la chaîne d’approvisionnement et

contrôler son application.

Par ailleurs, l’avantage de la société JIRAMA est l’inventaire permanent non

seulement sur le plan théorique mais surtout physique.

La société JIRAMA implique la procédure d’inventaire périodique trimestriel

depuis 16 Août 2004, on fait le comptage des stocks tous les trimestres ou inventaire

tournant périodique, sans arrêter l’exploitation de l’entreprise. Cette pratique est

intéressante surtout pour le cas de la JIRAMA, dans la mesure quelle permet

d’expliquer les écarts dont l’origine est plus récent et à propos des quels les

souvenirs sont plus frais que si l’on attend le prochain inventaire annuel.

En fin, il faut périodiquement bien appliquer les procédures entrées, sortie,

cession, bien remplir tous les renseignements nécessaires sur les produits et en fait,

la saisie sur l’ordre des magasiniers responsables qui doivent être prudents.

Chef de service

Chef de division

Cellule ordinatrice

Magasinier achats locaux

Magasinier comptable

Magasinier transit

Magasinier C et L Magasinier physique

Aide magasinier



L’amélioration de la performance de la JIRAMA est primordiale, et est aussi

un défit permanent. Le point essentiel de la JIRAMA c’est de prendre les

responsabilités dans chaque domaine respectif et être toujours à l ‘ écoute des

clients .Elle a pour but de créer une relation durable et instaurer un climat de

confiance. Elle doit œuvrer à offrir et livrer un service de haute qualité, fiable, et à un

prix compétitif.

La société de la JIRAMA Mahajanga a bien voulu nous recevoir pendant

notre stage, pour voir de plus près la réalité de cette bonne gestion des stocks.

Arriver à satisfaire les besoins des services, des directions demandeur, tout

en évitant, toute rupture ou sur stocks ainsi que les écarts d’inventaire, tel est le but

principal d’une bonne gestion des stocks.

Sur ce, une bonne mise en marche de la gestion de stock se repose sur trois

aspects suivants :

- Disposer d’un niveau de stock approprié, au besoin d’exploitation ou de

commercialisation ;

- Suivre d’une manière vigilante la rotation des stocks ;

- Respecter le réapprovisionnement des stocks au moindre coût.

Pour parvenir à tout cela, il nous être solidaires : oublier les intérêts

individuels au profit de l’intérêt collectif de la JIRAMA.

En effet, notre bref passage à cette agence, nous a appris beaucoup de

chose, pour approfondir les acquis théoriques durant nos années d’études.

Le stage à la direction approvisionnement MAHAJANGA s’est bien déroulé

grâce à la sympathie du personnel, il nous a permis d’apprécier le milieu

professionnel dans lequel, nous évoluerons plus tard afin d’initier au travail de

gestion d’entreprise.



1 Donné novembre ,2004

Information donné par le chef comptable magasinier, Monsieur Christian


: Jirama Mahajanga, 2007

: Manuel de procédure de la Jirama Mahajanga

Le mémoire de fin d’étude 2005, présenté par D Serge Augustin « Approvisionnement au sein

du CMS JIRAMA Mahajanga ».

Le mémoire de fin d’étude 2005, présenté par R Hoby Vahatrimiaina « Analyse de la

procédure de gestion de stocks ».

Textes sur la privatisation 2005.



WWW.JIRAMA.MG, 2002

WWW.JIRAMA.MG, 2005 www.JIRAMA © Wanadoo.mg



Annexe 1 Fiche casier 93 Annexe 2 Fiche mère 94 Annexe 3 Bordereau de récup/récept. 95 Annexe 4 Bon de transport 96 Annexe 5 Bon de livraison 97 Annexe 6 Bon de sortie/rentrée 98 Annexe 7 Bon de cession 99 Annexe 8 Fiche de régularisation 100 Annexe 9 Sondage par reconstitution des stocks 101 Annexe 10 Fiche d’expédition 102 Annexe 11 Demande d’approvisionnement 103



Avant propos 2

sommaire 3

Remerciements 5

Liste des sigles et abréviations 6

Liste des tableaux 7

Liste des figures 8

Introduction 9

Première partie : PRESENTATION DE L’ENTREPRISE 11

Chapitre I : Les caractéristiques et les modes de la société Jirama 12

Section 1- Présentation physique et juridique 12

§.1- HISTORIQUE 12

§.2- LES ACTIVITES DE LA JIRAMA 13

1- Les activités principales 13

2- L’autre, c’est les activités annexes 13

§.3- L’IDENTITE DE L’ENTREPRISE 14

1- Généralité 14

2 Organisation générale de la Jirama 14

3- La direction interrégionale (DIR) 16

a- Les sous groupements 16

b- Les Secteurs 16

c- Les problèmes rencontrés 19

§.4 - ORGANIGRAMME DE LA DIR DE MAHAJANGA 19

Section 2- Situation actuelle de la JIRAMA 20

Section 3- Présentation des articles stockés 20

§.1 LES CARACTERISTIQUES DES ARTICLES 21

1- Les articles de production Electricité 21

2- Les articles de distribution Electricité 21

3- Les articles de production et de distribution Eau 22

4- Les articles mixtes 22

§.2- RANGEMENT ET CLASSEMENT DES ARTICLES STOCKES AU MAGASIN : 23

1- sur la ligne verticale on a vu 23



2- Sur la ligne horizontale on observe : 23

3- En dehors du magasin : 23

4- Classement 23

§.3 - LA SECURISATION DES ARTICLES STOCKES 23

§ .4- Circuit de traitement des besoins 25

Chapitre II : L’identification du service Approvisionnement 27

Section 1- Présentation 27

§ .1-GENERALITE

§.2- LIAISON ET ESPERANCE DE LA DIRECTION APPROVISIONNEMENT

27

1- Liaison 27

2- L’espérance de la direction d’Approvisionnement 28

§.3- MODE DE TRAVAIL OU TECHNIQUE 28

1- L’objectif de service Approvisionnement 28

a- Objectif global 28

b- Objectif spécifique 28

2- Les activités de service Approvisionnement 29

a- Les activités principales 29

b- Les activités secondaires 29

3- Les rôles hiérarchiques des personnels 29

4- Autres organisations 30

Section 2- Les branchements prévus au service d’approvisionnement 30

§.1- Magasin 30

1 – La D.A 30

a- Principes et conditions de recevabilité des DA 31

b- Précisions impératives sur la DA 32

2- Le magasinier établit les bons (de cession, sortie, rentrée, livraison) 32

a- La fiche de casier 32

b- Bons de sorties : 33

c - Bon de rentrée : 33

d- Les bons de cessions : 33

e- Bon de livraison : 34

§.2 - ACHATS LOCAUX : 34

1- Les mesures à prendre pour faire les achats locaux 34

a- Nous allons faire la demande de prix 34

b- Evaluation de la DA 34



c- Envoie la demande d’approvisionnement au service contrôle de gestion ou

« SCG » :

34

d- Le retour de la demande d’approvisionnement au service

approvisionnement :

35

e- Etablissement du bon de commande 35

f- Présentation du bon de commande 35

g- Livraison des matériels au service concerné 35

h- Etablissement du bon de réception 36

i- Le paiement des matériels : 36

2- Les conditions des achats locaux : 36

§.3- LES CARBURANTS : 36

1- Les démarches à suivre : 37

a- Voir la situation : 37

b- Faire la commande : 37

c- Etablir le bon de commande : 37

d- Livraison des matériels : 38

e- Remplissage du bon de réception : 38

f- Distribution des matériels ou le bon de cession : 38

2- voici la consommation des articles au service de la centrale thermique : 38

2-1- Le gas-oil : 38

2-2- Le fuel et l’huile : 39

3- Les autres documents utilisés : 39

§.4- Le transit : 40

1. Les procédures à suivre : 41

a Quantité à enlever pour une période : 41

b Etablir la fiche d’expédition 41

c Les autres précisent : 41

d Les représentants dans la fiche d’expédition 41

e La prise de l’expédition : 42

f- La présentation des emballeurs : 42

2- Le Bon de Transport : 42

§.5 La section administrative : 43

1- la valorisation des articles en stocks 44

2- suivi des stocks 44

3 – La relation entre l’EMPS, la fiche de casier et la fiche mère : 47



§.6- Saisie informatique 48

1- Définition d’ordinateur 48

2- Définition informatique 48

3- Utilités 48

Chapitre III : Etat actuel du domaine touché par étude approvisionnement 51

Section 1- Fonction commerciale 51

1 - Contrôle 51

2 - Publicité 51

Section 2- Fonction financière 51

1 - FISCALITE 51

2 – REGLEMENTATION 52

Deuxième partie: ANALYSE DE LA SITUTION DE LA GESTION DE STOCK 55

Chapitre I : La procédure de la gestion de stock 56

Section 1- Manuel de procédure de nomenclature 56

§.1- DEFINITION 56

§.2- Utilités 56

§.3 – structure 56

1- Les numéros d’article composé de caractère numérique est structurée

suivant :

56

2- Le code cote 57

3-Le code d’unité version 57

4- Le code d’état 57

Section 2- Code « REPERE » 57

Section 3- Manuel de procédure d’approvisionnement 57

§.1-DEFINITION 57

§.2 – UTILITE 58

§- 3 – Mouvement d’entrées : 58

1- Achats locaux : 58

a- Les circuits de réceptions matériels au magasin sont les suivants : 58

b- Les circuits des documents : 59

2- Achats impôts : 60

a – Ordonnance des opérations de réception achat import 60

b- Les représentants sont : 60

§.4- MOUVEMENT DE SORTIES 61

1 – SORTIE DES MATERIELS EN COMPTE MAGASIN : 61



a- Déroulement et circuit de l’opération 61

b- Les représentants le responsable magasin du documents : 61

c- Déroulement des sorties de gaz– oïl 61

2 - Cession de magasin à magasin : 62

a- Déroulement et circuit de l’opération : 62

b- Le circuit de l’opération du magasin réceptionnaire 62

3 - Livraison des matériels : ID 62

a- Déroulement et circuit de l’opération : 63

b - Les représentants dans le bon sont : 63

Chapitre II : autres opérations d’approvisionnements 65

Section 1- Manuel de procédure des régularisations 65

§.1- DEFINITION 65

§.2- UTILITES ET FONCTIONS 65

1- Utilisés 65

a- Bons traités en stocks mais erronés : 65

b- Redressement en cours d’exercice du stock comptable par rapport au

physique :

65

c- Régularisation anomalie d’inventaire : 65

2- Fonctions 65

a- Trouver l’original des anomalies 65

b- Justification des écarts sur l’EMPS 66

c- Rapprochement de l’EMPS 66

§.3- LES MOUVEMENTS DE REGULARISATIONS 66

§.4- REMPLISSAGE DES FICHES DE REGULARISATIONS 67

§.5- MOTIF D’ACTUALISATION 68

Section 2- Manuel de procédure de récupérations

§.1- DEFINITION 68

§.2- UTILITE 69

1. Principes 69

Section 3- Manuel de procédure des déchets et des rebuts 69

§.1- Définition 69

§.2- Le déroulement de l’opération 70

1- Technicien sur site 70

2- Direction d’appui 70

3- Magasin sur site 70



4- La Direction Approvisionnement 70

Section 4- Inventaire 71

§.1-Définition 71

§.2- Utilité 71

§.3- principes généraux 71

1-Déroulement de l’inventaire tournant 71

2- Plannings d’exécution des opérations 72

Section 5- Etats informatiques 73

§-1-Définitions 73

§-2- Démarche à suivre 73

§-3 Utilité 73

§-4 Les processus d’états informatiques 74

Chapitre III: La gestion de stock 77

Section 1- Analyse du système de stock 77

§.1- UTILITE 77

1- Fonction de provision 77

2- Fonction d’alerte 77

3- Les différents types de stocks 77

a- Stock minimum ou stock vide 77

b- Stock de sécurité ou stock d’alerte 78

c- Stock maximum 78

Section 2- La gestion de réapprovisionnement 78

§.1- Le réapprovisionnement à date variable, en quantités fixes : 78

§.2- Le réapprovisionnement en quantité variable, et à la date fixe : 78

§.3- Réapprovisionnement en quantité variable et à la date variable 78

Troisième partie: DISCUSSION DES RESULTATS D’ANALYSE 83

Chapitre I : Analyse et critique 84

Section 1- Les différentes sortes des pratiques de gestion de stock 84

Section 2- Le transport des matériels 84

Section 3- Lenteur de procédure administrative 85

Section 4- Interdépendance du service commercial et du service administratif 85

Chapitre II : Opportunité, risque des recommandations 87

Section 1- Les suggestions 87

§.1- MATERIELS 87

§.2- SANTE 87



Section 2- Les limites et contraintes des solutions 88

§.1- ORGANISATIONS 88

CONCLUSIONS 89

BIBLIOGRAPHIE 90

WEBOGRAPHIE 91

ANNEXES 92

TABLE DES MATIERES 104