Andreas SchneiderLeiter Geschäftsbereich DMS Solutions

Records Management und digitale Akte

so geht es einfach und intuitiv

• Kurzvorstellung HENRICHSEN AG• Verständnis Records Management und digitale Akte• Vorstellung ECM ARENA • Input einfach managen• Digitale Akten - Dokumente und Informationen im

Sinnzusammenhang• Die Umsetzung der 8 Grundprinzipien von GARP• Einfachheit und Intuition als weitere Prinzipien

Agenda

Kurze Vorstellung der HENRICHSEN AG

Andreas Schneider, Leiter Geschäftsbereich DMS Solutions

Seit 30 Jahren führender Lösungslieferant kaufmännischer Geschäftsprozesse und digitaler Aktenlösungen

• Dokumentenmanagement (DMS)• Enterprise Content Management (ECM)• Business Process Management (BPM)

Als konsequente Weiterentwicklung beschäftigt sich HENRICHSEN mit dem Thema Informationslogistik

Was macht HENRICHSEN?

Quick Facts

Records Management und digitale Akte

aus Sicht der HENRICHSEN AG

Menschen einfach und ressourcenschonend die Informationen zur Verfügung stellen,

die sie zum Arbeiten brauchen.

Worum geht es uns?

Mittelständische Unternehmen aus den Sektoren Fertigung, Handel und Dienstleistung.

Wir sprechen im Zusammenhang mit der vorgestellten Lösung nicht von Akten, wie sie typischerweise in öffentlichen Verwaltungen verwendet werden.

Unsere Zielgruppe

• Digitale Akten sind Informationsobjekte, die Daten und Dokumente, in einem sinnvollen Zusammenhang darstellen, zum Beispiel Daten und Dokumente zu einem Kunden, Lieferanten, zu einem Auftrag oder einer Bestellung.

• Es müssen Unterstrukturen (z.B. Unterakten/Vorgänge) gebildet werden können, z.B. eine Kundenakte die Vorgangsakten für Angebote, Aufträge, Projekte und Reklamationen enthalten kann.

• Mehrfachzuordnungen von Dokumenten und Akten müssen möglich sein.

Unser Aktenverständnis

• Akten, Vorgänge und Dokumente können sich im bearbeitbaren oder archivierten (unveränderbaren) Zustand befinden. Die Akten müssen alle Dokumente – unabhängig von ihrem Zustand enthalten.

• Dokumente müssen nach einer sinnvollen Systematik klassifiziert werden um sie leicht nach einer für den Benutzer verständlichen Regel gruppieren zu können.

• Mit Akten und Dokumenten soll „gearbeitet“ werden können, so sollen z.B. Aufgaben und Wiedervorlagen, Weiterleitungen und Delegationen möglich sein, genau so wie das Erzeugen von neuen Dokumenten aus der Akte heraus.

Unser Aktenverständnis

Herausforderungen

• Meist fehlt das „big picture“, in der Folge entstehen Insellösungen für einzelne Fachabteilungen.

• Geschäftsprozesse werden beim Design nicht genügend berücksichtigt

• Zahlreiche und immer wieder unterschiedliche Schnittstellen zu umliegenden Systemen

• Benutzerakzeptanz leidet durch erhöhten Aufwand beim „Einbringen“ von Dokumenten und bei der Indizierung es entstehen unvollständige Akten

• Zeitaufwand und Kosten der Einführung

… unsere Antwort:

ready to workMailroom, digitale Akten, revisionssicheres Archiv, Geschäftsprozesse, Teamarbeit.

Das „Big Picture“…

…muss sich an Geschäftsprozessen orientieren

Anfrage Auftrag Rechnung

Entwicklung Produktion Versand

Bedarf Beschaffung Rechnung

Verkauf

Leistung

Einkauf

Rechnungwesen, Vertragsmanagement, QM/ISO, ….

Posteingang

Aufbau der ECM ARENA

ARENA DB

CRM

Dokumentklassen

Fibu ERP

Kundenakte Lieferantenakte

Auftragsakte Bestellakte

ECM ARENA

Mailroom

Archiv

DMS / Archivkomponenten: EASY Documents + EASY Archiv (EE.i/EE.x/EASY Documents Archive)

Abbildung des Purchase-to- Pay Prozesses mit weiteren Modulen

Web Formular

ERP System

Dokument

Bestellanforderung

Anforderungsakte und

Genehmigungs-workflow

Beschaffung

Lieferanten- und

Bestellakte

Eingangsrechnung

ER-Workflow mit/ohne

Belegextraktion

Input einfach managen

• Dokumente in die digitale Akte zu bringen soll so einfach wie möglich sein.

• Wir wollen vermeiden, dass ein ECM Client gestartet sein muss um ein Dokument in eine Akte abzulegen.

• Das manuelle Klassifizieren oder Indizieren von Dokumenten soll so einfach wie möglich gemacht werden oder ganz unterbleiben können.

• Die Funktionen zum Ablegen von Dokumenten sollen sich nahtlos in gewohnte Umgebungen wie z.B. Outlook einfügen.

Wir machen‘s einfach!

Drag & Drop aus Outlook oder vom Filesystem

Office Integration

Arbeitsplatzscanner

SmartPhone Fotos / Apps

Dateien aus dem Filesystem

E-Mail Postfächer

MultifunktionsgeräteBelege

Scan-/Capture Arbeitsplätze

Fax

Input Kanäle

PrüfenKlassifizieren

IndexierenAktenbildung

Business Workflow und/oder

Archiv

Aktenplan

ARENA DBStamm- und Bewegungsdaten

Archiv

Mailroom

PrüfenKlassifizieren

IndexierenAktenbildung

Business Workflow und/oder

Archiv

Webservice

Posteingang über Dienstleister

• Kann als Dropzone mit oder ohne anschließender automatischer Klassifizierung verwendet werden.

• Kann per Drag&Drop Dokumente einer Akte zuordnen.

ARENA Smartbox

• Kann mit eingeblendetem Aktenplan vollständig und intuitiv per Drag&Drop klassifizieren.

ARENA Smartbox

ECM ARENA Office

Ablagestruktur

Einfache Suche

ECM ARENA Office

Digitale Akten

Dokumente und Informationen im Sinnzusammenhang

Die Akten zeigen alle Dokumente zu Kunden, Aufträgen, Lieferanten sowie Bestellungen gruppiert nach den Dokumentenarten im Aktenplan an.

Ein automatisch generierte Aktendeckel zeigt auf den ersten Blick die wichtigsten Informationen zur Akte an.

Dynamische Aktenstrukturen

Über Ampelfunktionen wird dem Benutzer der aktuelle Status der Aufträge oder Bestellungen dargestellt

Über das detaillierte Berechtigungsmodel kann der Zugriff auf Akten und Dokumente auf Basis von Rollen, Gruppen und Benutzern gesteuert werden

Dynamische Aktenstrukturen

Die Akte kann mit Wiedervorlagen versehen werden oder als Aufgabe mit Termin an andere Personen oder Gruppen „versandt“ werden.

Der Bearbeitungsstatus kann jederzeit im Aufgabenreiter eingesehen werden.

Arbeiten mit Akten

Über die Monitorfunktion kann die Bearbeitungshistorie von Akten und Dokumenten eingesehen werden.

Transparenz

Über die Vorlagenbibliothek können neue Dokumente erzeugt werden.

Metadaten wie z.B. Adressen oder Bearbeiter können bei der Erzeugung des Dokuments automatisch eingefügt werden

Neue Dokumente erzeugen

Dokumente erzeugen

Einfach – Clever - Machbar

• Kunden, Auftrags, Lieferanten und Bestellakte

• Vorkonfigurierte Eingangskanäle

• Konfigurierbarer Aktenplan mit Dokumentenklassen,

Aufbewahrungsfristen und Workflow Aktionen

• Posteingang mit Weiterleitungs- und Rückfragefunktionen

• Wiedervorlagen, Termine, Aufgaben, ad hoc Workflow

• Vorlagenbibliothek für Office Dokumente

• Als komplettes Setup installierbar

• Über Skins an die Kundenumgebung anpassbar

• Modular oder individuell erweiterbar

HENRICHSEN ECM ARENA

GARPGenerally Accepted Records Keeping Principles

Umsetzung der 8 Grundprinzipien

1. Verantwortlichkeit• hauptsächlich organisatorische Aufgabe• Berechtigungen im System mit Personen, Gruppen und Rollen

2. Integrität• Authentifizierung• Protokollierung

3. Sicherung• Zugriffsberechtigung auf Akten, Vorgänge und Dokumente• Administrationsrechte• Funktionale Berechtigungen (z.B. Download)

4. Compliance

• Revisionssicheres Archiv• Verfahrensdokumentation und Handlungsanweisungen

GARP

5. Verfügbarkeit• Digitale Akten mit Aufgaben- und Rollenbezug• Funktionen für Wiedervorlage, Aufgaben zur Akte, Weiterleitungs-

und Delegationsfunktionen

6. Aufbewahrung• Abhängig von der Art (Aufbewahrungsfrist) und dem • Status (Bearbeitung / Archiviert)

7. Entsorgung• Derzeit kein „Automatismus“

8. Transparenz• Struktur der Informationsobjekte• Protokollierung • Dokumentation und Organisation

GARP

Einfachheit und Intuition als weitere Prinzipien

• ECM und Records Management müssen subsidiär zu den führenden Anwendungen sein.

• Eigene Clients sollen nur dort erscheinen wo unbedingt notwendig.

• Input muss einfach und mit möglichst wenig Benutzerinteraktion in das DMS System eingebracht, klassifiziert und indexiert werden

Einfachheit und Intuition

• Aufbewahrungspflichtige Dokumente brauchen einen verlässlichen Index und Ablageort - semantische Suchen können sinnvoll ergänzen

• Stamm- und Bewegungsdaten für die eindeutige Indizierung müssen in einer verlässlichen Qualität und Struktur vorhanden sein.

• Das „anreichen“ sinnvoller Information sollte unser Leitbild sein, das „suchen“ eher die Ausnahme.

Einfachheit und Intuition

HENRICHSEN AGGeschäftsstelle Freiburg

Andreas Schneider Tel. +49 7641 954 16-0

Leiter Geschäftsbereich DMS Mobil. +49 171 337 5053

Email andreas.schneider@henrichsen.deStraße Denzlinger Str.14PLZ Ort 79312 Emmendingen

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