ANALISIS JABATAN & ANALISIS BEBAN

KERJA

dr. Herqutanto MPH,MARS

Pengertian Analisis Jabatan Adalah suatu usaha yang sistematis dalam

mengumpulkan, menilai dan mengorganisasikan semua jenis pekerjaan yang terdapat dalam suatu organisasi (SK no. 96/97 thn 1989)

Adalah penyelidikan atau evaluasi yang sistematis tentang isi pekerjaan, lingkungan fisik dan non fisik yang melingkupi pegawai & kualitas yang dibutuhkan untuk menjalankan tanggung jawab jabatan (French 1986).

Tujuan Analisa Jabatan Untuk mendapatkan jenis pegawai yang tepat Untuk menyusun program diklat Untuk mengadakan penilaian jabatan Sebagai dasar untuk pemberian kompensasi Sebagai dasar untuk mengadakan pemindahan

dan promosi Untuk memperbaiki kondisi kerja Sebagai dasar untuk memberikan orientasi Untuk meningkatkan produktivitas pegawai Untuk mempermudah perencanaan organisasi

Metode Analisis Jabatan Metode buku catatan harian

(employee logs) Metode daftar pertanyaan Metode wawancara Metode pengamatan (obsevasi) Panel of expert

Uraian JabatanMenurut Dale Yoder ada 4 macam informasi

Tugas – tugas yang dilakukan dalam jabatan

Syarat – syarat perseorangan Tanggung jawab jabatan Kondisi – kondisi kerja

Data-data dalam uraian jabatan

Pengenal /nomenklatur/nama jabatan Ikhtisar Jabatan Kewajiban-kewajiban yang dilakukan Pengawasan yang diberikan dan yang diterima Hubungan antar jabatan Mesin-mesin, alat-alat dan bahan-bahan yang

dipergunakan Kondisi-kondisi kerja Definisi-definisi mengenai istilah-istilah yang tidak

lazim Komentar-komentar yang menambah dan

menjelaskan hal-hal tersebut diatas

Kegunaan Uraian Jabatan Memberikan pedoman dalam pencarian calon pegawai dan

penyaringan Memberikan garis besar mengenai kesempatan kerja Memberikan dasar untuk program-program pelatihan Memberikan saran-saran untuk penguraian jabatan Mengadakan penyerderhanaan kerja Penilaian jabatan dalam administrasi upah dan gaji Membantu memperbaiki semangat kerja pegawai

dan pengawasan Program-program keselamatan kerja

Job Specification (Persyaratan Jabatan)

Job specification (persyaratan jabatan) juga disebut job requirements, job qualifications atau minimum hiring requirements.

Persyaratan jabatan diperoleh dari uaraian jabatan yang menitikberatkan pada syarat-syarat mengenai orangnya yang diperlukan oleh jabatan.

Persyaratan Jabatan Persyaratan jabatan dibuat berdasarkan

uraian jabatan. Syarat – syarat penting yang biasanya

dicantumkan adalah pendidikan, pengalaman, usia dan jenis kelamin.

Persyaratan jabatan dapat merupakan bagian dari uraian jabatan, tetapi dapat juga dibuat secara terpisah.

Syarat-syarat yang dicantumkan dalam persyaratan jabatan

Jenis Kelamin Usia Kecakapan Pelatihan Pengalaman Syarat-syarat badaniah khusus Syarat-syarat rohaniah khusus Syarat-syarat perasaan khusus

Analisis Beban Kerja dan Studi beban kerja (banyaknya pekerjaan yang

harus diselesaikan) Beban kerja diperoleh melalui

penyelidikan waktu (time study). Standar kerja (hasil kerja rata-rata tiap

pegawai).

Menghitung beban kerja

Ada 3 cara :Work SamplingTime and Motion StudyDaily Log

Work Sampling Teknik ini digunakan untuk melihat beban

kerja yang dipangku oleh personel pada suatu unit, bidang, ataupun jenis tenaga tertentu.

Untuk mendapatkan informasi tersebut dilakukan survei terhadap personel tertentu misalnya: tenaga perawat.

Langkah-langkah teknik work sampling Membuat formulir daftar kegiatan perawat Bila jenis personel ini jumlahnya banyak, perlu

dilakukan pemilihan sampel sebagai subjek personel yang akan diamati.

Tentukan jenis personel yang ingin kita teliti Pengamatan kegiatan perawat Melatih pelaksana penelitian tentang

pelaksanaan penelitian

Contoh: Bila diamati kegiatan 5 perawat setiap

shift, pengamatan setiap 5 menit selama 24 jam (3 shift), dalam 6 hari kerja. Dengan demikian jumlah pengamatan =5 (perawat) x 60 (menit) / 5 (menit) x 24 (jam) x 6 (hari) =8.640 sampel pengamatan.

Time and Motion Study mengamati dan mengikuti dengan

cermat tentang kegiatan yang dilakukan oleh personel yang sedang kita amati.

Langkah-langkah: Tentukan sampel dari berdasarkan

klasifikasi yang sudah ditentukan Membuat formulir daftar kegiatan dan

waktu yang digunakan untuk melakukan kegiatan tersebut.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam melakukan pengamatan Apa yang dilakukan Bagaimana kuliatas pekerjaan tersebut

dilakukan? Berapa lama waktu yang dibutuhkan

untuk pekerjaan tersebut?

Daily Log (Pencatatan Kegiatan Sendiri)

Daily log merupakan bentuk sederhana dari work sampling

Penggunaan teknik sangat bergantung terhadap kerja sama dan kejujuran dari personel yang sedang diteliti

Peneliti biasanya membuat pedoman dan formulir isian yang dapat dipelajari

Sebelum penelitian, perlu dilakukan penjelasan tentang tujuan dan cara pengisian

Dipentingkan jenis kegiatan, waktu dan lamanya kegiatan, sedangkan informasi personal tetap menjadi rahasia.

Kerjasama dan kesediaan informan untuk menuliskan secara jujur, apa adanya menjadi kunci berhasilnya penelitian.

Tugas kelompok:Buat uraian jabatan dan persyaratan jabatan untuk

pekerjaan di bawah ini:1. Bidan 2. Dokter praktek umum3. Kasir RS bagian penerimaan uang4. Satpam 5. Cleaning service6. Dosen 7. Asisten dosen 8. Sekretaris dokter9. Perawat UGD10. Dietitien RS/Ahli Gizi11. Apoteker 12. Analis laboratorium13. Fisioterapis