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Anleitung für die Benutzerverwaltung

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Übersicht über die wichtigsten Funktionen in der Benutzerverwaltung von beA. Weitere Details sind der Online-Hilfe von beA zu entnehmen. Diese kann auf allen beA-Seiten (oben rechts) aufgerufen werden und bietet auch eine Volltext-Suche.

Inhaltsverzeichnis

1. Einen anderen Rechtsanwalt Zugang für das eigene Postfach berechtigen 2

2. Einen vorhandenen Mitarbeiter zum Zugang berechtigen 4

3. Anlegen eines neuen Mitarbeiters 6

4. Rechte-Zuordnungen eines Benutzers verwalten 7

5. Registrierung eines Benutzers ohne eigenes Postfach 9

6. Sicherheits-Token freischalten 17

7. Einem Mitarbeiter den Zugriff auf das beA Postfach entziehen 18

Personenbezogene Formulierungen sind geschlechtsneutral zu verstehen.


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1. Einen anderen Rechtsanwalt Zugang für das eigene Postfach berechtigen

Melden Sie sich in Ihrem beA-Postfach an und gehen Sie auf „Einstellungen“ „Postfachverwaltung“ „Benutzerverwaltung“ „Suche“ „Benutzer mit Postfach“.

In dem Suchdialog können Sie den/die gewünschte Rechtsanwalt/wältin über die angegebenen Parameter (z. B. „Vorname“ – „Nachname“ ) finden.


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Wenn Sie den/die Rechtsanwalt/wältin gefunden haben, markieren Sie diese/n bitte mit einem Linksklick und klicken dann auf die Schaltfläche „Als Mitarbeiter zuordnen“.

Im nächsten Schritt ist das gewünschte Postfach auszuwählen und mit „OK“ zu bestätigen. Danach öffnet sich die Rechteverwaltung, in welcher Rechte, wie das Öffnen und Löschen von Nachrichten etc., vergeben werden können. Eine Anleitung hierfür finden Sie in Abschnitt 4.


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2. Einen vorhandenen Mitarbeiter zum Zugang berechtigen

Melden Sie sich in Ihrem beA Postfach an und gehen Sie auf „Einstellungen“ „Postfachverwaltung“ „Benutzerverwaltung“ „Suche“ „Benutzer ohne Postfach“.

In dem Suchdialog ist der/die gewünschte Mitarbeiter/in über die angegebenen Parameter zu finden. Bitte suchen Sie den/die Mitarbeiter/in über den Benutzernamen (der bei der Registrierung vergeben wurde) oder die Safe-ID.


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Wenn der/die Mitarbeiter/in gefunden wurde, kann diese/r mit einem Linksklick markiert und über die Schaltfläche „Als Mitarbeiter zuordnen“ hinzugefügt werden.

Im nächsten Schritt können Sie das gewünschte Postfach auswählen und mit „OK“ bestätigen. Danach öffnet sich die Rechteverwaltung, in welcher Rechte, wie das Öffnen und Löschen von Nachrichten etc., vergeben werden können. Eine Anleitung hierfür finden Sie in Abschnitt 4.


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3. Anlegen eines neuen Mitarbeiters

Eine/n neuen Mitarbeiter/in legen Sie unter „Einstellungen“ „Postfachverwaltung“ „Benutzerverwaltung“ „Mitarbeiter anlegen“ an.

Im nachfolgenden Fenster tragen Sie bitte den Vornamen, Nachnamen und die Anrede ein. Klicken Sie nun auf „Speichern“; es werden Ihnen ein Benutzername sowie das Kennwort angezeigt. Notieren oder kopieren Sie bitte den Benutzernamen sowie das Kennwort in eine Textdatei, da Sie diese Daten für eine spätere Registrierung benötigen.


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4. Rechte-Zuordnungen eines Benutzers verwalten

Der Datensatz des Benutzers wird mit einem Linksklick markiert und die Schaltfläche "Rechte-Zuordnung eines Benutzers verwalten" ausgewählt.

Der Benutzer hat zunächst nur das Recht "01 - Nachrichtenübersicht öffnen". Weitere Rechte werden über die Schaltfläche "Neues Recht zuordnen" hinzugefügt.


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Falls nötig, wählt man das Postfach aus, auf das die Berechtigung erteilt werden soll. Es können alle Rechte zugeordnet werden, mit Ausnahme des Rechtes "19 - Berechtigungen verwalten". Hierfür muss erst ein Hardware-Token vorhanden und freigeschaltet sein (nach erfolgreicher Erstregistrierung des Mitarbeiters). Ein Software-Token würde für solche Rechte nicht ausreichen. Nach dem Speichern meldet man sich vom beA ab und kehrt auf die Anmeldeseite zurück.


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5. Registrierung eines Benutzers ohne eigenes Postfach

Schritt 1 Die Registrierung beginnt auf der beA-Startseite (https://www.bea-brak.de/). Klicken Sie hier auf den Link „Registrierung für Benutzer ohne eigenes Postfach“.

Schritt 2 Es wird ein Fenster mit der Überschrift „Eingabe Benutzername / Kennwort“ aufgerufen. Hier sind der Benutzername und das Kennwort des angelegten Mitarbeiters einzutragen. Bei einem Klick auf „Anmelden“ werden diese Zugangsdaten mittels Benutzername und Kennwort überprüft. Sind die Zugangsdaten nicht korrekt, wird die Registrierung an dieser Stelle abgebrochen und eine Fehlermeldung angezeigt.


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Schritt 3 Es wird die Seite „Registrierung eines Benutzers ohne eigenes Postfach“ aufgerufen. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche „Import Sicherheits-Token“.

Schritt 4 Es wird ein Fenster mit der Bezeichnung „Name Sicherheits-Token“ angezeigt. Hier müssen Sie eine Bezeichnung für den zu importierenden Sicherheits-Token eingeben und über die Schaltfläche „OK“ bestätigen.


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Schritt 5 Es wird ein Fenster mit der Bezeichnung „Sicherheits-Token im beA-System hinzufügen“ angezeigt. Sie werden nun aufgefordert, Ihren Token, den Sie künftig zur Anmeldung benutzen, auszuwählen. Erste Variante: Verwenden Sie einen Hardware-Token (Mitarbeiter-Karte) zur Authentifizierung, so stecken Sie bitte die Karte in Ihr Chipkartenlesegerät. Der eingesteckte Hardware-Token wird daraufhin in der Liste angezeigt. Weiter geht es in dieser Variante mit Schritt 9.

Zweite Variante: Falls Sie sich mit einem Software-Token authentifizieren, betätigen Sie die Schaltfläche „Sicherheits-Token aus Datei laden“, um einen Software-Token für das Hinzufügen in den Zertifikatsspeicher auszuwählen.


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Schritt 6 Öffnen Sie im Dialog „Keystore auswählen“ den Ordner, in dem das Software-Zertifikat gespeichert ist. Wählen Sie das Zertifikat aus und bestätigen Sie die Auswahl über die Schaltfläche „Öffnen“.

Schritt 7 Nach der Bestätigung werden Sie zur Eingabe Ihrer PIN aufgefordert. Geben Sie in dem sich dafür öffnenden Dialog „PIN eingeben“ das von Ihnen selbst vergebene Passwort für den Software-Token ein und bestätigen es mit der Schaltfläche „OK“.


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Schritt 8 Anschließend werden Sie aufgefordert, eine neue PIN zu vergeben. Bestätigen Sie die Eingabe mit „OK“.

Schritt 9 Es wird der Dialog „Sicherheits-Token im beA-System hinzufügen“ angezeigt. Erste Variante: Bei Benutzung eines Hardware-Tokens wählen Sie Ihren Hardware-Token aus der Liste aus und bestätigen diesen mit der Schaltfläche „OK“. Zweite Variante: Bei Benutzung eines Software-Tokens wählen Sie den zuvor importierten Software-Token mit der von Ihnen vergebenen Bezeichnung aus und bestätigen diesen mittels der Schaltfläche „OK“.


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Schritt 10 Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiterblättern“, um zur Festlegung Ihrer Sicherheitsfragen zu gelangen.

Schritt 11 Sie müssen mindestens eine Sicherheitsfrage über die Schaltfläche „Neue Sicherheitsfrage anlegen“ erfassen. In dem sich dafür öffnenden Dialog können Sie Sicherheitsfragen und -antworten hinterlegen. Diese werden bei Ihren Supportanfragen benötigt.


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Schritt 12 Wählen Sie eine Sicherheitsfrage aus, erfassen Sie Ihre Antwort und schließen den Vorgang über die Schaltfläche „OK“ ab.

Schritt 13 Über die Schaltfläche „Weiterblättern“ erreichen Sie den letzten Schritt Ihrer Registrierung, die Angabe einer E-Mail-Adresse.


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Schritt 14 Sie können nun Ihre E-Mail-Adresse erfassen. Die Angabe einer E-Mail-Adresse ist optional. Wenn Sie eine E-Mail-Adresse eingeben, erhalten Sie Benachrichtigungen für persönliche Ereignisse, wie z.B. Vergabe oder Entzug von Rechten und Rollen als Benutzer (z.B. Zuordnung als Mitarbeiter zu einem weiteren Postfach). Um die Registrierung abzuschließen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern und Registrierung abschließen“.

Schritt 15 Es erscheint der Hinweis „Die Registrierung war erfolgreich“, mit dem Ihnen die Registrierung bestätigt wird. Über die Schaltfläche „Zurück zur Anmeldung“ gelangen Sie zur Startseite.

Nach der Erstregistrierung erscheint jetzt der Sicherheits-Token im beA-Postfach des/der Rechtsanwalts/wältin, für das die/der Mitarbeiter/in berechtigt wurde. Nun kann der Sicherheits-Token von jedem, der das Recht "Berechtigungen verwalten" innehat, freigeschaltet werden. Hinweis: Ein Mitarbeiter kann seine eigenen Rechte nicht ändern oder anpassen!


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6. Sicherheits-Token freischalten

Um den Sicherheit-Token (Mitarbeiterkarte/Software-Token) nun freizuschalten, muss sich eine Person im beA-Postfach anmelden, die das Recht "19 - Berechtigungen verwalten" innehat oder sich die Besitzer es beA-Postfaches ist. Im beA-Postfach wird der Reiter "Einstellungen" ausgewählt. Navigieren Sie zu „Postfachverwaltung“ „Sicherheits-Token freischalten“. Wählen Sie den freizuschaltenden Sicherheits-Token aus und bestätigen Sie ihn über die Schaltfläche "Zertifikate freischalten".

Hinweis: Nachdem der Sicherheits-Token freigeschaltet wurde, kann dem/der betreffenden Mitarbeiter/in auch das Recht „Berechtigungen verwalten“ (Recht 19 gem. beA-Online-Hilfe) gegeben werden. Wenn sich der/die Mitarbeiter/in künftig am beA-Postfach anmeldet, kann er andere Mitarbeiter anlegen und ebenfalls vollumfänglich Rechte zuweisen.


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7. Einem Mitarbeiter den Zugriff auf das beA Postfach entziehen

Für den Fall, dass Sie einem Benutzer den Zugang zu Ihrem beA-Postfach entziehen möchten, gehen Sie bitte auf „Einstellungen“ „Postfachverwaltung“ „Benutzerverwaltung“. Anschließend markieren Sie den gewünschten Benutzer mit einem Linksklick und wählen „Rechte-Zuordnung eines Benutzers verwalten“ aus.

Markieren Sie nun alle Rechte und klicken Sie auf „Bestehendes Recht entziehen“. Anschließend ist der Benutzer nicht mehr verzeichnet und hat dementsprechend keinen Zugriff auf das beA-Postfach mehr.

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