Användarinstruktioner avtalsdatabas HVB Barn och unga 2013 ...€¦ · Web viewMS Word och MS Excel, version 2007 eller senare, bör vara installerad på den pc som ska köra Excelapplikationen

Användarinstruktioner avtalsdatabas

HVB Barn och unga 2013

Sida 1 (16)

Användinstruktion HVB avtalsdatabasSenast ändrad: 2014-09-30 Version 1.02

Innehåll

Inledning.........................................................................................................................................2

Steg 1 - Var hittar jag avtalsdatabasen.............................................................................................3

Steg 2 – Komma igång.....................................................................................................................4

Inställningar.......................................................................................................................................4

Spara ner avtalsdatabasen.................................................................................................................4

Installation alternativ 1 (rekommenderas)......................................................................................4

Installation alternativ 2 (Om alternativ 1 inte fungerar på din dator)...............................................5

Öppna Excelfilen.................................................................................................................................9

Alternativ 1.....................................................................................................................................9

Alternativ 2...................................................................................................................................10

Steg 4 - Urvalssökning och matchning i avtalsdatabasen...............................................................11

Urvalssökning...................................................................................................................................11

Sökresultat........................................................................................................................................12

Rapport.............................................................................................................................................13

Sida 2 (16)


Inledning

Syftet med avtalsdatabasen är att underlätta sökning efter vårdgivare och individualisera insatsen enligt socialtjänstlagens krav genom att göra urval bland de 184 vårdgivarna på ramavtalet utifrån det individuella behovet.

Denna användarbeskrivning beskriver hur du som användare kommer igång att använda avtalsdatabasen och hur individuell matchningen genom urvalssökningar i avtalsdatabasen går till.

Avtalsdatabasen innehåller information som vårdgivarna lämnat i sina anbud i upphandlingen.

Har du frågor om avtalsdatabasen och användningen av den, kontakta din kontaktperson i kommunen. Information om vem som är kontaktperson i din kommun hittar du på vår hemsida.

Sida 3 (16)


Steg 1 - Var hittar jag avtalsdatabasenAvtalsdatabasen hittar du på SKI:s hemsida. På följande plats:

http://www.sklkommentus.se/inkopscentral/databas/hvb-nationell-databas

Du dubbelklickar på ”Ladda ner avtalsdatabasen i Excelformat. När du har dubbelklickat kommer avtalsdatabasen upp. Läs mer om hur du sparar ner avtalsdatabasen nedan.

http://www.sklkommentus.se/inkopscentral/databas/hvb-nationell-databas

Sida 4 (16)


Steg 2 – Komma igång

Inställningar MS Word och MS Excel, version 2007 eller senare, bör vara installerad på den pc som ska köra Excelapplikationen. I övrigt krävs inga speciella inställningar förutom att Excelarkets certifikat, utfärdat av SKL Kommentus Inköpscentral AB måste godkännas enligt instruktionen längre ned i dokumentet.

Sida 5 (16)


Spara ner avtalsdatabasen

För att öppna avtalsdatabasen krävs att du sparar ner Excelfilen från SKL Kommentus Inköpscentrals webbsida till din dator. Var Excelfilen ska sparas beror på vilka rättigheter du som användare har till datorn. Det finns två alternativ. Det första alternativet kommer att fungera för de allra flesta. De två alternativen beskrivs i nedanstående beskrivning. Får du problem med att spara ner din fil kontakta i första hand din IT avdelning för hjälp och ge dem dessa instruktioner.

Installation alternativ 1 (rekommenderas)Spara ned Excelfilen på valfri plats där du har rätt att spara dokument, t ex Skrivbordet. Detta kräver, till skillnad mot alternativ 1 inga administratörsrättigheter men kräver verifiering av dokumentet enligt instruktion längre ned i dokumentet.

Bild 1. Urvalsapplikationen har sparats ned på skrivbar fil-yta

Installation alternativ 2 (Om alternativ 1 inte fungerar på din dator)

Spara ned Excelarket under en betrodd plats på datorn eller skapa en egen betrodd plats enligt nedanstående instruktion. OBS! Att spara filer på C:-disken kräver administratörsrättigheter! Saknas administratörsrättigheter måste dessa tillhandahållas av IT-avdelningen.

Gör så här för att skapa en betrodd plats:

Sida 6 (16)


1. Starta Excel2. Klicka på Arkiv3. Klicka på Alternativ

4. Klicka på Säkerhetscenter

5. Klicka på Inställningar för Säkerhetscenter…

Sida 7 (16)


6. Klicka på Betrodda platser

7. Klicka på Lägg till ny plats…

Sida 8 (16)


8. Klicka på Bläddra…

9. Peka ut en plats där Excelarken med macro kan sparas, t ex i hemkatalogen (G:)

Sida 9 (16)


10. Bekräfta med OK!

11. Sökvägen ska nu finnas i listan över betrodda platser.12. Bekräfta med OK!

13. Placera Excelarket (och kommande versioner) under den angivna katalogen.

Sida 10 (16)


Öppna Excelfilen

När Excelfilen är sparad enligt alternativ 1 eller 2 kan filen öppnas genom att söka upp den i utforskaren och dubbelklicka på filen. Om filen sparats på skrivbordet behöver inte utforskaren användas.

Alternativ 1

Om alternativ 1 valdes i föregående steg måste Excelfilens säkerhetsvarning inaktiveras! Klicka på Alternativ-knappen minst en gång enligt bild 3. Ev kan detta behöva utföras två gånger om frågan dyker upp igen. OBS! Säkerhetsvarningen kommer bara upp första gången du öppnar Excelarket. I fortsättningen kommer enbart Password-fönstret visa sig om säkerhetsvarningen aktiveras enligt instruktionen.

HVB Hem Excelarket måste alltid öppnas med Password = hvb.

Bild3. Instruktionen visar stegen för installation av certifikat samt inloggning.

1. Klicka här. Ev två ggr.

2. Skriv in hvb här.3. Klicka på OK

Sida 11 (16)


Alternativ 2

Om alternativ 2 valdes i föregående steg måste du leta upp filen i utforskaren på den betrodda platsen du sparat filen på. Dubbelklicka på filen HVB_DATA_RAPPORT_XXXX.xlsm.

Bild4. Excelfilen HVB_DATA_RAPPORT_0710.xlsm ligger på en betrodd plats

Ange ”hvb” som ID och klicka på OK.

Bild5. Inloggningsbild efter att Excelfilen öppnats.

Sida 12 (16)


Steg 4 - Urvalssökning och matchning i avtalsdatabasen

UrvalssökningEfter att du dubbelklickat på Excelfilen samt loggat in visar sig startsidan. I startsidans urvalsformulär gör du urvalet utifrån de behov individen som ska placeras har.

Bild 3. Exempel på urval på startsidans formulär. Observera hjälpen som visas när markören förs över t ex Lägst ålder

Urval

”Delområde” väljs först och är obligatoriskt att välja. Endast ett delområde kan väljas.

”Ålder” väljs inom ett intervall och matchar de verksamheter som arbetar med en åldersgrupp som tangerar det intervall som du angivit. Ex: anger du 10-20 år, visas de verksamheter som i sitt anbud angivit att de arbetar exempelvis med åldersgrupperna 7-13, 16-24, 11-16 osv. De visar inte de som arbetar med målgruppen 0-2 år.

Övriga urval är valfria och kan kombineras med ett eller flera val.

Observera att ju fler kryss du sätter desto snävare blir sökningen. Ha som utgångspunkt i sökningen att ni kryssar för det som är individens särskilda behov. Har individen inte något behov av exempelvis ”Särskilda förutsättningar” behöver ni inte kryssa för något och det görs då inget urval eller begränsningar inom det området.

Sida 13 (16)


F yra knappar med följande funktionalitet:

Sök : startar sökningen med angivna urvalskriterier.Rensa : återställer startsidanHjälp : ger en informationsrutan med kort beskrivning av aktuellt formulär Avsluta : stänger applikationen

Dessutom finns en kortfattad hjälp att tillgå om markören placeras över en kontroll. Detta framgår av bild 4 där markören placerats över Lägst Ålder-fältet.

SökresultatI Sökresultat presenteras de verksamheter som matchar urvalskriterierna som markerats på starsidan. Verksamheterna i listan över sökresultat är sorterade efter den utvärdering som gjorts i upphandlingen. Både pris och kvalitet påverkar placeringen i listan. Den verksamhet som har bäst poäng utifrån offererat pris och kvalitet är placerad som nummer 1 i listan. Den verksamhet som har näst bäst poäng utifrån offererat pris och kvalitet är placerad som nummer 2 i listan. Verksamheterna är alltså inte sorterade på endast pris. Detta kan få effekten att en verksamhet i listan kommer längre ned en annan verksamhet med högre pris. Detta är dock korrekt.

Bild 4. Urvalslistan visar verksamheter sorterade efter pris och kvalitet. Exemplet är således ok!

Listan över sökresultat visar Verksamhetsnamn, Pris/dygn samt det Län verksamheten tillhör. Rubriken överst visar vilket delområde som är valt i startsidans formulär. Formuläret har dessutom tre knappar med följande funktionalitet:

Sida 14 (16)


Välj : Ger en Word-rapport med mer information om markerad verksamhet.Hjälp : Ger kort information om urvalslistanAvsluta : Avslutar formuläret och återgår till startsidanStatistik : Antal visar hur många verksamheter urvalet visar i listan av totalt antal verksamheter för delområdet.

Genom att dubbelklicka på en rad eller markera och klicka på Väljknappen får du fram mer information om respektive verksamhet i listan. Välj alltid nummer ett i listan först. Läs in dig på verksamheten du valt. Matchar inte verksamheten individens behov går du vidare till nummer två i listan osv.

Rapport

Efter att du dubbelklickat eller markerat och klickat på Väljknappen visas en rapport i Word innehållande detaljerad information om den verksamhet som valts i listan över sökresultat. Rapporten innehåller information från Vårdgivarnas anbud som inlämnats i samband med den upphandling som genomförts. Rapporten kan justeras, sparas eller skrivas ut efter behov.

Bild 5. Rapport för vald verksamhet visar sig i Word-format.

Sida 15 (16)


Documents

Användarinstruktioner avtalsdatabas HVB Barn och unga 2013 ...€¦ · Web viewMS Word och MS Excel, version 2007 eller senare, bör vara installerad på den pc som ska köra Excelapplikationen