“EVALUACIÓN DE LA APLICACIÓN DEL SISTEMA …repositorio.ug.edu.ec/bitstream/redug/34756/1/Tesis...Evaluación, Seguridad, Procesos, Lineamientos, Sistema de Gestión. RESUMEN/ABSTRACT

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL

TRABAJO DE TITULACIÒN COMO REQUISITO PARA OPTAR POR EL

TÌTULO DE INGENIERA COMECIAL

TEMA:

“EVALUACIÓN DE LA APLICACIÓN DEL SISTEMA BASC AL

CONSORCIO VILLACRESES & PINZÓN S.A. AÑO 2017”

AUTOR:

PINZÓN VARGAS LORENA ESTEFANÍA

TUTOR DE TESIS:

ING. ÁNGEL MAURICIO CHÁVEZ GARCÉS

GUAYAQUIL – ECUADOR

AGOSTO 2018

I

x

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS


REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGÍA

Ficha De Registro De Tesis/Trabajo De Graduación

TÍTULO Y SUBTÍTULO: Evaluación de la aplicación del sistema BASC al

Consorcio Villacreses & Pinzón S.A. año 2017.

AUTOR(ES) (apellidos/nombres): Pinzón Vargas Lorena Estefanía

REVISOR(ES)/TUTOR(ES)

(apellidos/nombres):

Ing. Chávez Garcés Ángel Mauricio

INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil

UNIDAD/FACULTAD: Ciencias Administrativas

MAESTRÍA/ESPECIALIDAD: Ingeniera (o) Comercial

GRADO OBTENIDO: Ingeniería Comercial

FECHA DE PUBLICACIÓN: No. PÁGINAS:

ÁREAS TEMÁTICAS: Administrativa

PALABRAS

CLAVES/KEYWORDS:

Evaluación, Seguridad, Procesos, Lineamientos, Sistema

de Gestión.

RESUMEN/ABSTRACT (150-250 palabras):

World BASC Organization fue creada con el fin de crear mecanismos y procedimientos para

evitar la transportación de estupefacientes a las organizaciones ilícitas, y así darle fin a los hurtos

y cargamentos contaminados de empresas del sector del Comercio Exterior (Exportadores,

Importadores, Navieras, Operadores Logísticos, Transportista, Agente Aduanal, etc).

En el año 2009 Consorcio Villacreses & Pinzón S.A., decide afiliarse a la corporación BASC

Ecuador capítulo Guayaquil, cumpliendo con las formalidades legales exigidas.

Una vez cumplidos con los requisitos y lineamientos requeridos y aprobadas las auditorías de

precertificación y certificación, el comité de certificación de la corporación decide otorgar por

primera vez en el año 2011 el certificado BASC a Consorcio Villacreses & Pinzón S.A. para el

período 2011-2012 y así año a año a recertificado manteniendo el SGCS BASC.

El objetivo principal del estudio es evaluar la aplicación del Sistema en Gestión en Control y

Seguridad BASC en la empresa Consorcio Villacreses & Pinzón S.A., para esta investigación se

utilizó el análisis descriptivo con un enfoque cualitativo, ya que permite determinar los resultados

de la evaluación.

ADJUNTO PDF: X SI NO

CONTACTO CON AUTOR/ES: Teléfono:

0991694947 E-mail:

[email protected]

CONTACTO CON

LA INSTITUCIÓN:

Nombre: Unidad de Titulación de la Carrera Ingeniería

Comercial

Teléfono: (593) 04 596830

E-mail: [email protected]

II



Certificado Porcentaje De Similitud

Habiendo sido nombrado Ing. Chávez Garcés Ángel Mauricio, tutor del trabajo de

titulación, certifico que el presente trabajo de titulación ha sido elaborado por Pinzón

Vargas Lorena Estefanía, C.C.:092021060-6, con mi respectiva supervisión como

requerimiento parcial para la obtención del título de Ingeniera Comercial.

Se informa que el trabajo de titulación: “EVALUACIÓN DE LA APLICACIÓN

DEL SISTEMA BASC AL CONSORCIO VILLACRESES & PINZÓN S.A. AÑO

2017”, ha sido orientado durante todo el periodo de ejecución en el programa antiplagio

Sistemas de Coincidencias Urkund quedando el 5% de coincidencia.

https://secure.urkund.com/view/39901623-665634-818710#FY2xCgMxDEP/JbMojmPH8f1KuaEcbcnQW24s/fcqoCeBMPK3fK6y3QW11lg2liVNBUs2SEI9o

NQwEmjSiJOOpszOZJ0Ghwt47aFkwNPRFd3BIsIQo4ETKYnkhzRF+o5yzfc5X/N4nMezbHITi+p1GEc1I2vvvz8=


C.I. No.091279262-9

https://secure.urkund.com/view/39901623-665634-818710#FY2xCgMxDEP/JbMojmPH8f1KuaEcbcnQW24s/fcqoCeBMPK3fK6y3QW11lg2liVNBUs2SEI9oNQwEmjSiJOOpszOZJ0Ghwt47aFkwNPRFd3BIsIQo4ETKYnkhzRF+o5yzfc5X/N4nMezbHITi+p1GEc1I2vvvz8=




III



Licencia Gratuita Intransferible Y No Exclusiva Para El Uso No Comercial De

La Obra Con Fines No Académicos

Yo, PINZÓN VARGAS LORENA ESTEFANÍA con C.I. No. 092021060-6,

certifico que los contenidos desarrollados en este trabajo de titulación, cuyo título es

“EVALUACIÓN DE LA APLICACIÓN DEL SISTEMA BASC AL CONSORCIO

VILLACRESES & PINZÓN S.A. AÑO 2017” son de mi absoluta propiedad y

responsabilidad Y SEGÚN EL Art. 114 del CÓDIGO ORGÁNICO DE LA ECONOMÍA

SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN*, autorizo el

uso de una licencia gratuita intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de

la presente obra con fines no académicos, en favor de la Universidad de Guayaquil,

para que haga uso del mismo, como fuera pertinente.

_______________________________

Pinzón Vargas Lorena Estefanía

C.I. No. 092021060-6

*CÓDIGO ORGÁNICO DE LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN (Registro Oficial n. 899 -

Dic./2016) Artículo 114.- De los titulares de derechos de obras creadas en las instituciones de educación superior y centros educativos.- En el caso de las obras creadas en centros educativos, universidades, escuelas politécnicas, institutos superiores técnicos, tecnológicos, pedagógicos, de artes y los conservatorios superiores, e institutos públicos de investigación como resultado de su actividad académica o de investigación tales como trabajos de titulación, proyectos de investigación o innovación, artículos académicos, u otros análogos, sin perjuicio de que pueda existir relación de dependencia, la titularidad de los derechos patrimoniales corresponderá a los autores. Sin embargo, el establecimiento tendrá una licencia gratuita, intransferible y no exclusiva para el uso no

comercial de la obra con fines académicos.

IV



Guayaquil, 8 de Agosto del 2018

ING. SOFÍA LOVATO TORRES, MAE

DIRECTOR DE CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS


Ciudad.-

De mis consideraciones:

Envío a Ud. el Informe correspondiente a la tutoría realizada al Trabajo de Titulación

“EVALUACIÓN DE LA APLICACIÓN DEL SISTEMA BASC AL CONSORCIO VILLACRESES &

PINZÓN S.A. AÑO 2017”, del (los) estudiante (s) Pinzón Vargas Lorena Estefanía, indicando

ha (n) cumplido con todos los parámetros establecidos en la normativa vigente:

El trabajo es el resultado de una investigación.

El estudiante demuestra conocimiento profesional integral.

El trabajo presenta una propuesta e n el área de conocimiento.

El nivel de argumentación es coherente con el campo de conocimiento.

Adicionalmente, se adjunta el certificado de porcentaje de similitud y la valoración del

trabajo de titulación con la respectiva calificación.

Dando por concluida esta tutoría de trabajo de titulación, CERTIFICO, para los fines

pertinentes, que el (los) estudiante (s) está (n) apto (s) para continuar con el proceso de revisión

final.

Atentamente,


C.I. No.091279262-9

V


FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL

Dedicatoria

Dedico este trabajo:

A Dios y la Virgen por las fuerzas que me dan, gracias a ella pude terminar la carrera

universitaria y el trabajo presente, pese a las adversidades que se me han presentado a lo largo

de mi vida.

A mis amados padres, Carlos y Miriam

A mis hermanos Andrea y Carlos Luis

Por el amor, el apoyo y la ayuda incondicional a lo largo de mi carrera universitaria.

A mi amado esposo Felipe

Por el amor, la motivación, el apoyo y la ayuda incondicional en esta última etapa de mi carrera.

Y a Cosi

Por ser el impulso para terminar el presente trabajo, aquí está mi promesa cumplida, por ti mi

estrellita.


VI



Agradecimiento

Mi agradecimiento:

A Dios y a la Virgen por darme la oportunidad de culminar mi carrera universitaria, por no

dejarme rendir y darme la oportunidad de seguir adelante.

A mis padres y hermanos por la ayuda y el apoyo brindado a lo largo de mi carrera universitaria.

A mi esposo por el apoyo y la ayuda brindada en esta etapa de mi carrera universitaria y a Cosi

por ser la motivación de la culminación del presente trabajo.

A la empresa Consorcio Villacreses & Pinzón S.A. y a Laura Pinzón G., por brindarme la

oportunidad de desarrollar mi investigación en sus instalaciones y por la colaboración brindada

para el presente trabajo:

A mi tutor Ing. Chávez Garcés Ángel Mauricio, por el apoyo brindado para la elaboración del

trabajo de tesis.

Y a cada una de las personas que a lo largo de mi carrera me ayudaron de uno u otra forma a

crecer.


VII




VILLACRESES & PINZÓN S.A. AÑO 2017”

Autor: Pinzón Vargas Lorena Estefanía

Tutor: Ing. Ángel Mauricio Chávez Garcés

Resumen

World BASC Organization fue creada con el fin de crear mecanismos y procedimientos para

evitar la transportación de estupefacientes a las organizaciones ilícitas, y así darle fin a los

hurtos y cargamentos contaminados de empresas del sector del Comercio Exterior

(Exportadores, Importadores, Navieras, Operadores Logísticos, Transportista, Agente

Aduanal, etc)

En el año 2009 Consorcio Villacreses & Pinzón S.A., decide afiliarse a la corporación

BASC Ecuador capítulo Guayaquil, cumpliendo con las formalidades legales exigidas.

Una vez cumplidos con los requisitos y lineamientos requeridos y aprobadas las auditorías

de pre-certificación y certificación, el comité de certificación de la corporación decide otorgar

por primera vez en el año 2011 el certificado BASC a Consorcio Villacreses & Pinzón S.A.

para el período 2011-2012 y así año a año a recertificado manteniendo el SGCS BASC.

El objetivo principal del estudio es evaluar la aplicación del Sistema en Gestión en Control

y Seguridad BASC en la empresa Consorcio Villacreses & Pinzón S.A., para esta investigación

se utilizó el análisis descriptivo con un enfoque cualitativo, ya que permite determinar los

resultados de la evaluación

Palabras Claves: Evaluación, Seguridad, Procesos, Lineamientos, Sistema de Gestión.

VIII




VILLACRESES & PINZÓN S.A. AÑO 2017”

Author: Pinzón Vargas Lorena Estefanía

Advisor: Ing. Ángel Mauricio Chávez Garcés

Abstract

World BASC Organization was created with the purpose to develop mechanisms and

procedures to avoid the transportation of narcotics to illicit organizations, and thus ending the

theft and contaminated shipments of companies in the Foreign Trade sector (Exporters,

Importers, Shipping Companies, Logistics Operators , Carrier, Customs Broker.

In the year 2009, Consorcio Villacreses & Pinzón S.A., decides to affiliate to BASC

Ecuador, chapter Guayaquil, fulfilling the required legal formalities.

Once the requirements have been met, the pre-certification and certification audits have

been approved, the certification committee of the corporation decides to grant the BASC

certificate to Consorcio Villacreses & Pinzón S.A. for the first time in 2011, for the period

2011-2012 and, so year after year to recertified maintaining the SGCS BASC.

The main objective of the study is to evaluate the application of the System in Control and

Security Management BASC in the company Consorcio Villacreses & Pinzón S.A., for this

research the descriptive analysis with a qualitative approach was used, since it allows to

determine the results of the evaluation

Keywords: Evaluation, Security, Processes, Guidelines, Management System

IX



Tabla De Contenidos

Contenido

Ficha De Registro De Tesis/Trabajo De Graduación ........................................................................ I

Certificado Porcentaje De Similitud ............................................................................................................ II

Licencia Gratuita Intransferible Y No Exclusiva Para El Uso No Comercial De La Obra Con Fines No

Académicos ......................................................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

Dedicatoria ................................................................................................................................................ V

Agradecimiento ........................................................................................................................................ VI

Resumen ................................................................................................................................................. VII

Abstract .................................................................................................................................................. VIII

Tabla De Contenidos ........................................................................................................................... IX

Índice De Tablas ..................................................................................................................................... XIII

Índice De Figuras .................................................................................................................................... XIV

Introducción ............................................................................................................................................ XV

I.1. Planteamiento del Problema .............................................................................................................. XVII

I.2. Formulación del Problema ................................................................................................................. XVIII

X

I..3. Sistematización del Problema .......................................................................................................... XVIII

I.4. Delimitación del Problema ................................................................................................................ XVIII

I.5. Objetivos de la Investigación ............................................................................................................... XIX

I.5.1. Objetivo General ......................................................................................................................... XIX

I.5.2. Objetivos Específicos ................................................................................................................... XIX

I.6. Justificación de la Investigación .......................................................................................................... XIX

Capítulo I: Marco Teórico ........................................................................................................................... 1

1.1 BASC ....................................................................................................................................................... 1

1.1.1 ¿Que es BASC? ................................................................................................................................ 1

1.1.2 Antecedentes.................................................................................................................................. 1

1.1.3 Historia ........................................................................................................................................... 4

1.1.4 Servicios y Beneficios ...................................................................................................................... 5

1.1.5 BASC en Ecuador ............................................................................................................................ 7

1.1.6 Norma V4-2012 ............................................................................................................................ 15

1.1.7 Estándar Agente Aduanal V4-2012 ............................................................................................... 28

1.2 Agentes de Aduana .............................................................................................................................. 46

1.2.1 Derechos de los Agentes de Aduana ............................................................................................ 47

1.2.2 Obligaciones de los Agentes de Aduana ....................................................................................... 48

1.2.3 Consorcio Villacreses & Pinzón S.A. .............................................................................................. 51

Capítulo II: Marco Metodológico .............................................................................................................. 54

2.1 Instrumento Utilizado ........................................................................................................................... 55

2.1.1 Cuestionario I – Norma BASC ....................................................................................................... 56

2.1.2 Cuestionario II – Estándares de Seguridad Agente Aduanal (Área Recursos Humanos) .............. 57

2.1.3 Cuestionario III – Estándares de Seguridad Agente Aduanal (Área Operativa/Logística y

Procesos) ..................................................................................................................................................... 58

2.1.4 Cuestionario IV – Estándares de Seguridad Agente Aduanal (Área Comercial) ........................... 59

XI

2.1.5 Cuestionario V – Estándares de Seguridad Agente Aduanal (Área Administrativa) ..................... 60

Capítulo III: Presentación y Análisis de Resultados ................................................................................... 62

3.1 Cuestionario I – Norma BASC ............................................................................................................... 62

3.2 Cuestionario II – Estándares de Seguridad Agente Aduanal (Área Recursos Humanos) ...................... 66

3.3 Cuestionario III – Estándares de Seguridad Agente Aduanal (Área Operativa/Logística y Procesos) .. 70

3.4 Cuestionario IV – Estándares de Seguridad Agente Aduanal (Área Comercial) ................................... 71

3.5 Cuestionario V – Estándares de Seguridad Agente Aduanal (Área Administrativa) ............................. 73

Capítulo IV: Propuesta .............................................................................................................................. 75

4.1Título ..................................................................................................................................................... 75

4.2 Objetivos de la Investigación ................................................................................................................ 75

4.2.1 Objetivo General .......................................................................................................................... 75

4.2.2 Objetivos Específicos .................................................................................................................... 75

4.3 Fundamentación de la Propuesta ......................................................................................................... 75

4.4 Justificación .......................................................................................................................................... 76

4.5 Propuestas para optimizar el SGCS BASC en Consorcio Villacreses & Pinzón S.A. ................................ 76

4.5.1 Medición y seguimiento por área ................................................................................................. 76

4.5.2 Revisión Gerencial dos veces al año ............................................................................................. 78

4.5.3 Auditorías de Segunda Parte ........................................................................................................ 78

Capítulo V: Conclusiones y Recomendaciones .......................................................................................... 79

5.1 Conclusiones ......................................................................................................................................... 79

5.2 Recomendaciones ................................................................................................................................. 80

Referencias ............................................................................................................................................... 82

Apéndice .................................................................................................................................................. 84

XII

Glosario de Términos BASC (World BASC Organization, 2012) .................................................................. 84

Encuestas .................................................................................................................................................... 92

XIII



Índice De Tablas

Tabla 1 Delimitación del Problema ............................................................................... XVIII

XIV


FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CARRERA INGENIERÍA COMERCIAL

Índice De Figuras

Figura 1 BASC en el mundo ................................................................................................. 2

Figura 2 Sectores Participantes de WBO .............................................................................. 3

Figura 3 Estructura Organizacional ...................................................................................... 3

Figura 4 Historia de BASC ................................................................................................... 5

Figura 5 Capítulos BASC en Ecuador .................................................................................. 7

Figura 6 Pasos para obtener la Certificación ....................................................................... 10

Figura 7 Auditorías ............................................................................................................. 13

Figura 8 Metodología Planear – Hacer – Verificar – Actuar ............................................. 18

Figura 9 Certificado BASC Consorcio Villacreses & Pinzón S.A. vigente ........................ 53

XV

Introducción

Los Negocios Internacionales es un fenómeno que satisface las necesidades que las

naciones y los seres humanos tienen de intercambiar bienes y servicios. Las empresas no sólo

se limitan a llevar a cabo operaciones a nivel local, sino también suelen contactarse con

organizaciones ubicadas en otros países para emprender diversos tipos de negocios.

Los negocios que emprende una empresa local con otra, ubicada en otro país y que se

origina mediante una transacción, un acuerdo o un convenio, es lo que constituyen los

negocios internacionales. Innumerables empresas internacionales operan sus negocios con

éxito, compitiendo a nivel global y sin fronteras.

El logro de tener éxito en el ámbito internacional demanda que los directivos y gerentes

mantengan un enfoque estratégico bien definido, por lo que las empresas requieren estar bien

preparadas a fin de desarrollar las habilidades necesarias para observar y analizar las

tendencias de ese entorno impredecible (Hernàndez Contreras, 2014)

Las amenazas (agentes externos) junto con las vulnerabilidades (agentes internos), dan

como resultado los riesgos a los que están expuestos las empresas de la cadena logística del

comercio exterior, tales como: contaminación de droga, lavado de activos, secuestros,

violación y alteración de sellos, fuga de información, documentos falsos, sabotaje,

intimidación, robo en general, corrupción, consumo de drogas y alcohol, agresión verbal y

física; estos riesgos tienen impactos muy fuertes en la empresas como: cárcel de accionistas,

cierre de empresas, pérdidas económicas, perdidas de clientes y pérdida de imagen

La falta de cultura organizacional en las empresas de la cadena logística del Comercio

Exterior y la falta de control en los entes reguladores del Estado deriva un impacto negativo a

la matriz productiva del país, causando un perjuicio a la sociedad, siendo ésta el núcleo de un

país.

XVI

Por lo expuesto, como una medida de seguridad para minimizar los riesgos, Consorcio a

Villacreses & Pinzón S.A. se decidió por la implementación del Sistema de Gestión de

Control y Seguridad (SGCS) Business Alliance Security Commerce (BASC). Con la puesta

en marcha de este sistema de gestión, la organización tiene que cumplir varios aspectos que

deben estar alineados a la Norma BASC y al estándar de Agente Aduanal.

Para cumplir con estos requisitos se implementaron varios procesos en todas las áreas de

la empresa realizando varios estudios, tales como a sus asociados de negocios, sean estos

proveedores, clientes, haciéndoles un análisis financiero y una investigación de la situación

legal de los mismos, indagando en las páginas de acceso en las que proporcionan datos

importantes las entidades del estado.

El estudio de caso realizado está basado en la evaluación de la aplicación del Sistema de

Gestión en Control y Seguridad BASC en Consorcio Villacreses & Pinzón S.A., modelo de

gestión utilizado para dirigir y controlar una organización en lo referente a seguridad en las

operaciones, dadas las circunstancias actuales donde la internacionalización y globalización

de los mercados, es uno de los factores trascendentales para el éxito de una empresa, además

de obtener un buen rendimiento económico y competitivo es necesario demostrar mejoras en

la seguridad en forma sistemática de tal forma que se puedan generar relaciones

internacionales fructíferas a largo plazo

Con la implementación la empresa busca una mejora sustancial en la seguridad,

productividad, cultura organizacional y eficiencia, sobresaliendo varios aspectos tales como:

La filosofía Organizacional (Misión – Visión – Organigrama – Mapa de Proceses);

Política Integral, combinando la Seguridad en las operaciones y la Seguridad y Salud

ocupacional;

Manuales de procedimientos establecidos por cada área que cuenta la empresa;

Reuniones Gerenciales periódicas;

XVII

Equipo de auditores internos BASC, con competencias necesarias;

Previsiones para el SGCS BASC;

Programa de capacitación para todo el personal;

Establecer indicadores de gestión; del SGCS;

Objetivos de Seguridad que deben ser medibles y tener fechas de cumplimiento;

Generar políticas para los asociados de negocios tales como análisis financieros,

crediticios, etc.;

Realizar simulacros para afrontar los riesgos a los que está expuesto la empresa.

Orientarse hacia la mejora continua en sus procesos.

Crear y difundir al personal el Procedimiento de Gestión de Riesgos.

I.1. Planteamiento del Problema

La Coalición Empresarial Anti-Contrabando es una iniciativa para la protección de las

empresas exportadoras, auspiciada por el Servicio de Aduana de los Estados Unidos, y creada

con el objetivo de combatir el contrabando de mercancías y estupefacientes por medio del

comercio lícito.

Es un programa voluntario y con estándares de seguridad que tienen como finalidad de

promover el desarrollo, control y cumplimiento de acciones pro comercio lícito.

El objetivo fundamental del BASC es excluir el uso de mercaderías comerciales legítimas

para el comercio ilegal.

El programa World Basc Organization (WBO) resalta la creación de cultura de seguridad,

buscando la reducción de los riesgos en las operaciones, aplicada a la cadena logística del

comercio exterior.

Para obtener mayor competitividad y seguridad en su servicio, los agentes aduanales de la

ciudad de Guayaquil se están certificando con el programa BASC aplicando las mejores

prácticas de seguridad en sus operaciones.

XVIII

I.2. Formulación del Problema

¿Cómo optimizar el Sistema en Gestión en Control y Seguridad BASC implementado en

Consorcio Villacreses & Pinzón S.A?

I..3. Sistematización del Problema

1. ¿Cuáles son los aspectos más importantes de la implementación del Sistema

de Gestión en Control y Seguridad BASC?

2. ¿Qué áreas debe involucrar el Sistema de Gestión en Control y Seguridad

BASC?

3. ¿Cuáles son los beneficios que genera la implementación de las normas

BASC?

I.4. Delimitación del Problema

Tabla 1 Delimitación del Problema

DELIMITACIÓN

OBJETO Evaluar la aplicación del SGCS BASC

SUJETO Consorcio Villacreses & Pinzón S.A.

AREA GEOGRAFICA

La investigación se la realizará en

Consorcio Villacreses & Pinzón S.A.,

ubicada en la Cdla Los Almendros mz.

N v. 10

GRUPO OBJETIVO

Todos los empleados de Consorcio

Villacreses & Pinzón S.A.

Fuente y Elaboración: La Autora

XIX

I.5. Objetivos de la Investigación

I.5.1. Objetivo General

Evaluar la aplicación del Sistema en Gestión en Control y Seguridad BASC en la empresa

Consorcio Villacreses & Pinzón S.A. durante el año 2017.

I.5.2. Objetivos Específicos

1. Revisar la fundamentación teórica en relación a la aplicación del sistema

BASC a las empresas de agentes aduanales operadoras del comercio

exterior.

2. Aplicar las herramientas para la respectiva evaluación de la aplicación del

sistema BASC en Consorcio Villacreses & Pinzón S.A.

3. Analizar los resultados obtenidos mediante la evaluación realizada del

sistema BASC para Consorcio Villacreses & Pinzón S.A.

I.6. Justificación de la Investigación

La evaluación de la aplicación del Sistema de Gestión y Control de Seguridad BASC en

Consorcio Villacreses & Pinzón S.A. busca:

Obtener información importante del sistema de gestión.

Aprender de las experiencias del SGCS BASC

Analizar el cumplimiento del SGCS BASC

Recomendar planes de acción.

Conocer la trazabilidad de los procesos de Consorcio Villacreses & Pinzón

S.A.

1

Capítulo I: Marco Teórico

1.1 BASC

1.1.1 ¿Que es BASC?

Business Alliance for Secure Commerce (BASC), es una alianza que busca el comercio

pro lícito, fortaleciendo los eslabones de la cadena logística del comercio exterior.

Fundada como World BASC Organization (WBO), organización internacional sin fines de

lucro internacional, la cual busca crear cultura de seguridad en las operaciones del comercio

exterior, a través de un sistema de gestión.

1.1.2 Antecedentes

BASC tiene diferentes clases de miembros. A nivel país, Capítulos Nacionales y

Regionales, avalados por World BASC Organization, cumplen las políticas establecidas y

objeto de la Organización (WORLD BASC ORGANIZATION, 2018)

Actualmente BASC tiene presencia por medio de sus Capítulos BASC en los siguientes

países: Colombia, Costa Rica, Ecuador, El Salvador, Estados Unidos, Guatemala, México,

Panamá, Perú, República Dominicana y Venezuela (WORLD BASC ORGANIZATION,

2018)

A través de los Capítulos Nacionales y Regionales se ofrecen los servicios BASC y se

certifican las empresas en la Norma y Estándares de acuerdo a su ubicación geográfica. Las

empresas son miembros en cada uno de los países y a su vez forman parte de la red global de

WBO en el mundo (WORLD BASC ORGANIZATION, 2018)

Aquellas empresas ubicadas en países donde no hay capítulos BASC pueden igualmente

ser miembros y certificarse BASC a través de World BASC Organization Headquarters. Es

así como, BASC cuenta adicionalmente con empresas miembros certificadas en Argentina,

Bolivia, Chile, Honduras, Paraguay y Uruguay (WORLD BASC ORGANIZATION, 2018)

2

Figura 1 BASC en el mundo

Fuente y Elaboración: (WORLD BASC ORGANIZATION, 2018)

BASC sirve como plataforma al programa C-TPAT en los Estados Unidos y al programa

Operador Económico Autorizado (OEA) en el mundo (WORLD BASC ORGANIZATION,

2018)

Pueden participar todas aquellas empresas que desarrollan actividades productivas o que

prestan servicios a las empresas del comercio internacional o realizan actividades

complementarias (WORLD BASC ORGANIZATION, 2018)

BASC ha diseñado a través de su Norma BASC, estándares aplicables a 13 sectores de la

cadena logística, por lo que las empresas pertenecientes a estos sectores pueden implementar

y certificarse BASC (WORLD BASC ORGANIZATION, 2018)

Otros sectores no mencionados podrán aplicar para la certificación BASC (WORLD

BASC ORGANIZATION, 2018)

3

Figura 2 Sectores Participantes de WBO

Fuente y Elaboración (WORLD BASC ORGANIZATION, 2018)

World BASC Organization fundamenta su trabajo para beneficio de las empresas a través

de la cooperación con gobiernos, autoridades de control y organismos nacionales e

internacionales. Este trabajo se rige por la política de World BASC Organization y se

materializa a través de sus Capítulos BASC Nacionales y Regionales (WORLD BASC

ORGANIZATION, 2018)

Figura 3 Estructura Organizacional


El trabajo conjunto es el que hace de BASC un modelo exitoso para la promoción de un

comercio internacional seguro y prosperidad de las organizaciones y países que participan

(WORLD BASC ORGANIZATION, 2018)

4

1.1.3 Historia

BASC nació como una alianza anti-contrabando, creada en 1996, a partir de la propuesta

de una empresa norteamericana, presentada ante el Comisionado del Servicio de la Aduana

de los Estados Unidos en San Diego, California, con el objetivo de implementar mecanismos

y procedimientos para evitar ser utilizados por organizaciones ilícitas para el transporte de

narcóticos, y darle fin a la larga lista de experiencias con robos y cargamentos contaminados

de empresas de todos los sectores (WORLD BASC ORGANIZATION, 2018)

Para ese mismo año, una empresa ubicada en Colombia contacto a la Aduana de los

Estados Unidos para participar en el programa, rápidamente se consolida como la primera

organización en Suramérica en establecer el programa BASC. Por esta razón en el año 1997,

fue seleccionada por la Aduana de los Estados Unidos, como plan piloto (WORLD BASC

ORGANIZATION, 2018)

Con el apoyo de la Aduana de los Estados Unidos, se logro promover esta experiencia

exitosa, y gracias a la confianza de los empresarios líderes que creyeron en esta iniciativa, el

apoyo por parte de los Gobiernos de la region, aduanas y autoridades, el programa logro

expandirse de manera progresiva en Latinoamérica (WORLD BASC ORGANIZATION,

2018)

Considerando esta gran expansion y la necesidad de contar con un ente internacional que

velara por el funcionamiento y credibilidad del programa a nivel global, en el año 2002 se

constituyo en el estado de Delaware, WORLD BASC ORGANIZATION (WBO) como una

entidad sin ánimo de lucro (WORLD BASC ORGANIZATION, 2018)

5

Figura 4 Historia de BASC


1.1.4 Servicios y Beneficios

1.1.4.1 Empresas

Las empresas que se convierten en miembros y se consolidan como empresas certificadas

BASC obtienen los siguientes beneficios (WORLD BASC ORGANIZATION, 2018)

Reconocimiento internacional al pertenecer a World BASC Organization (WBO) y

sus capítulos asociados.

Diferenciación al implementar el Sistema de Gestión en Control y Seguridad

BASC (SGCS).

Inclusión en la base de datos de empresas certificadas de WBO.

Disponibilidad de equipos de auditores internacionales competentes para la

implementación y revisión del SGCS BASC.

Representatividad y facilitación de contactos ante las autoridades vinculadas al

comercio exterior.

Mayor confianza por parte de las autoridades.

Transferencia de conocimiento y experiencia en Seguridad de la Cadena de

Suministro.

Facilitación de contactos en diferentes países a través de los capítulos BASC.

6

Cursos de formación especializados en temas relacionados a la seguridad del

comercio internacional.

Tarifas preferenciales para la participación en eventos de WBO.

Información y actualización de temas relacionados con actividades del comercio

internacional (WORLD BASC ORGANIZATION, 2018)

1.1.4.2 Aduanas

Las Aduanas que reconocen y cooperan con BASC logran (WORLD BASC

ORGANIZATION, 2018)

Identificar otras herramientas de selectividad para desarrollar programas de

administración de riesgos de aduanas.

Crear mayor conciencia de los negocios internacionales, de la seguridad de las

empresas y de las políticas y procedimientos operativos.

Mejorar los perfiles de riesgo y evaluación de amenazas.

Maximizar los recursos de la aduana.

Asegurar el flujo eficiente del comercio sin disminuir los controles fronterizos.

Trabajar con las empresas para mejorar los procedimientos internos en función de

un país específico (WORLD BASC ORGANIZATION, 2018)

1.1.4.3 Países

Beneficios para los Países (WORLD BASC ORGANIZATION, 2018)

Evitar de manera más eficiente el fraude aduanero, contrabando, terrorismo, tráfico

ilícito de estupefacientes y el desvío de productos químicos precursores de

estupefacientes.

Facilitar el intercambio comercial entre las naciones de una manera ágil y segura.

(WORLD BASC ORGANIZATION, 2018)

7

1.1.5 BASC en Ecuador

BASC Ecuador se creó en 1999 por iniciativa de la empresa privada, con el respaldo de

entidades gubernamentales, asociaciones, cámaras de la producción y la Policía Nacional.

Empezó sus operaciones en el año 2000 y actualmente cuenta con más de 550 empresas

afiliadas en todo el país. (BASC-GUAYAQUIL, 2018)

En Ecuador existen 4 capítulos: Guayaquil, Azuay, Pichincha y Umiña

Figura 5 Capítulos BASC en Ecuador

Fuente: (BASC-GUAYAQUIL, 2018)

Elaborado por la Autora

1.1.5.1 Afiliación

a) Requisitos Persona Natural

Para afiliarse al BASC Ecuador – Capítulo Guayaquil, sírvanse enviar copia de los

documentos que a continuación detallamos (BASC-GUAYAQUIL, 2018)

a) Una solicitud de admisión diligenciada al Ec. Emilio Aguiar, Presidente del capítulo,

indicando su voluntad de afiliarse a BASC Capítulo Guayaquil.

b) Perfil Empresarial (Formulario).

c) Carta de compromiso, Cumplimiento del Reglamento y Políticas de Servicio BASC

Capítulo Guayaquil.

d) Fotocopia a color de la cédula de ciudadanía y certificado de votación.

e) Fotocopia del RUC.

f) Certificado de Antecedentes Penales.

Guayaquil Azuay

Pichincha Umiña

http://basc-guayaquil.org/wp-content/uploads/BCG-GO-REG-2-1-1-02-REGISTRO-DE-PERFIL-EMPRESARIAL-V4.docx

8

g) Certificado del cumplimiento de obligaciones emitido por el IESS.

h) Certificados de afiliación a una Cámara de la Producción y al Gremio Sectorial

correspondiente, en caso de haberlo.

i) Croquis de Ubicación.

j) Hoja o folleto detallando los servicios que presta (brochure).

k) Tres Referencias comerciales (BASC-GUAYAQUIL, 2018)

b) Requisitos Persona Jurídica

Para afiliarse al BASC Ecuador – Capítulo Guayaquil, sírvanse enviar copia de los

documentos que a continuación detallamos (BASC-GUAYAQUIL, 2018)

1) Solicitud de admisión diligenciada al Presidente del Capítulo, suscrita por el

representante legal, indicando su voluntad de afiliarse a BASC Capítulo Guayaquil.

2) Formato de Registro Perfil Empresarial. (Formulario).

3) Carta de compromiso del cumplimiento del Reglamento y Política de Servicios BASC

Capítulo Guayaquil.

4) Fotocopia de la escritura de constitución de la compañía.

5) Fotocopia del RUC.

6) Fotocopia del nombramiento del Representante Legal, inscrito en el Registro Mercantil.

7) Fotocopia a color de la cédula de ciudadanía y certificado de votación del

Representante Legal. En caso de ser extranjero, fotocopia a color del pasaporte.

8) Certificado de antecedentes penales del Representante Legal.

9) Certificado actualizado de existencia legal y cumplimiento de obligaciones, expedido

por la Superintendencia de Compañías del Ecuador.

10) Certificado del Cumplimiento de Obligaciones emitido por el IESS.

11) Certificados de afiliación a una cámara de la producción y al gremio sectorial

correspondiente, en caso de tenerlos.

http://basc-guayaquil.org/wp-content/uploads/BCG-GO-REG-2-1-1-02-REGISTRO-DE-PERFIL-EMPRESARIAL-V4.docx

9

12) Nómina de accionistas presentada en la Superintendencia de Compañías.

13) Croquis de ubicación.

14) Declaración juramentada original notariada del Representante Legal y socios en la que

conste si hay o no ha habido proceso penal en contra de la empresa, su Representante Legal

y/o socios, por los delitos tipificados en la Ley de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas

y en la Ley de Lavado de Activos. En el caso de que se haya concluido el proceso, se deberá

adjuntar copia certificada del auto de sobreseimiento definitivo o de la sentencia absolutoria.

15) Fotocopia del Formulario 101 del Impuesto a la Renta del ejercicio económico del año

anterior.

16) Hoja o folleto detallando los servicios que la empresa presta.

17) Certificado/s Bancario/s.

18) Tres referencias comerciales.

19) Presentar alguna información que sea solicitada para la evaluación y calificación para

la admisión.

20) Copia del permiso/matrícula/licencia de operación, emitida por el organismo

competente que rige la actividad de la empresa. En el caso de una empresa de seguridad

presentar, además:

*Fotocopia del permiso de operaciones del Ministerio de Gobierno.

*Fotocopia del permiso de tenencia de armas.

*Fotocopia del permiso de uso de uniformes.

NOTA: Presentar una solicitud, implica la aceptación sin reservas del presente reglamento,

estatutos y demás normas emitidas por WBO, BASC Ecuador y BASC Capítulo Guayaquil.

WBO y/o BASC Capítulo Guayaquil no se encuentran obligadas a sustentar la negativa a

cualquier solicitud de ingreso y se reservan el derecho de admisión a los miembros. La

10

notificación para cualquiera de los casos será por escrito dentro de sesenta (60) días

calendario. (BASC-GUAYAQUIL, 2018)

1.1.5.2 Certificación

El proceso para obtener la certificación BASC tiene una duración de 9 a 12 meses y consta

de los siguientes pasos (BASC-GUAYAQUIL, 2018)

El proceso para obtener la certificación BASC tiene una duración de 9 a 12 meses y consta

de los siguientes pasos:

Figura 6 Pasos para obtener la Certificación


Elaborado por: La Autora

a) Auditoría de Precertificación

Esta auditoría deberá realizarse en un plazo no mayor a tres (3) meses después de

la afiliación de la empresa a BASC Capítulo Guayaquil (BASC-GUAYAQUIL, 2018)

Esta auditoría verifica la conformidad del SGCS del solicitante, con la Norma

y Estándares BASC. Esta actividad se realiza para examinar el estado inicial del SGCS.

Para esta auditoría se recomienda que el afiliado haya realizado los cursos de “Formacion

de Auditores Internos” y “Guías para la Elaboracion del Manual“ (BASC-GUAYAQUIL,

2018)

Auditoría de Pre

certificación

Auditoría de Certificación

Auditoría de

Recertificación

11

b) Auditoría de Certificación

La auditoría de Certificación se realiza posterior a la auditoría de Pre-Certificación, dentro

de un plazo no mayor a 1 año desde el ingreso de la empresa a BASC y será previamente

acordada con el afiliado (BASC-GUAYAQUIL, 2018)

Verifica la implementación, cumplimiento y mantenimiento del Sistema de Gestión en

Control y Seguridad (BASC-GUAYAQUIL, 2018)

Si en la auditoría no se evidencian no conformidades mayores, el auditor podrá

recomendar al Comité de Certificación la certificación de la empresa. Si en la auditoría se

evidencian no conformidades mayores, el auditor planificará una auditoría Complementaria

que puede ser documental o de campo (BASC-GUAYAQUIL, 2018)

c) Auditoría de Re-certificación

Se la realizará cada año a partir de la fecha de certificación.

Verifica la conformidad del SGCS de una empresa certificada con la Norma y

Estándares BASC (BASC-GUAYAQUIL, 2018)

NOTA: La auditoría no podrá ser aplazada por el titular en un período superior a

quince (15) días calendario después de la fecha de su notificación. El aplazamiento por

un período superior implica la suspensión por tres (3) meses del Certificado; sin embargo, el

titular mantiene durante ese tiempo todas sus obligaciones con BASC Capítulo Guayaquil.

(BASC-GUAYAQUIL, 2018)

1.1.5.3 Certificado

Desde el primero (1) de noviembre de 2005, los certificados BASC que se entregan a las

empresas en los diferentes países son elaborados exclusivamente por la oficina central de

World BASC Organization (BASC-GUAYAQUIL, 2018)

Características:

12

Los certificados son emitidos bajo un consecutivo y papel de seguridad especial que

identifica la autenticidad y validez de los mismos (BASC-GUAYAQUIL, 2018)

Los certificados son firmados en original por la Presidencia Internacional o el Gerente

General de WBO, un testigo de honor y un representante del capítulo al cual pertenece la

empresa (BASC-GUAYAQUIL, 2018)

Se dejará a disposición del BASC Nacional la firma del testigo de Honor, para que éste

decida a quien otorgársela. Podrán ser Testigos de Honor, Autoridades Aduaneras Nacionales

o Extranjeras, o miembros de la Embajada de Estados Unidos en el país BASC (BASC-

GUAYAQUIL, 2018)

Los códigos de las empresas se mantienen de acuerdo al procedimiento de registro en base

de datos. Todo titular del Certificado BASC obtiene el derecho al uso de la marca registrada

por la WBO, a partir de la entrega de la certificación, para las actividades autorizadas. El

derecho al uso de esta marca se aplica únicamente para las actividades certificadas (BASC-

GUAYAQUIL, 2018)

El titular puede utilizar dicho Certificado para los fines comerciales en los cuales sea

necesario demostrar que su SGCS satisface los requisitos indicados en la Norma y Estándares

BASC (BASC-GUAYAQUIL, 2018)

Únicamente la empresa que ha sido certificada por BASC Capítulo Guayaquil y cuyo

documento de certificación haya sido emitido por la WBO, podrá utilizar la imagen

corporativa (BASC-GUAYAQUIL, 2018)

Se debe asegurar que la marca sea utilizada (BASC-GUAYAQUIL, 2018)

Con una clara descripción del alcance del Certificado (ciudad en donde se

encuentra la empresa certificada).

Con el nombre del titular (el primer propietario legal).

13

Con el número de registro del Certificado (código asignado por el Capítulo a la

empresa).

Dentro del período de validez del Certificado, la empresa debe estar registrada en

la base de datos de la WBO.

Se exceptúa de esta autorización, el uso de la marca en los productos de las empresas

certificadas, en los empaques primarios (contacto directo con el producto) de dichos

productos, lo cual queda expresamente prohibido (BASC-GUAYAQUIL, 2018)

IMPORTANTE: Si desea información sobre una empresa certificada o la validez de un

certificado BASC por favor comuníquese con nuestras oficinas o al correo electrónico:

[email protected] (BASC-GUAYAQUIL, 2018)

1.1.5.4 Auditorías

Figura 7 Auditorías


Elaborado: La Autora

a) Auditoría de Control

BASC Capítulo Guayaquil ejecutará auditorías de Control que considere pertinentes

durante el período de vigencia del Certificado. Estas auditorías no podrán ser impedidas por

el titular, salvo caso de fuerza mayor debidamente justificado (BASC-GUAYAQUIL, 2018)

Verifica de manera sorpresiva y sin requerimiento de notificación, el mantenimiento y

la conformidad del SGCS de una empresa certificada con la Norma y Estándares BASC.

Si en la auditoría de Control se encuentran no conformidades mayores, se realizará

una auditoría Complementaria documental o de campo, bajo las condiciones establecidas en

Auditoría Complementaria Auditoría de Control

mailto:[email protected]

14

el “Reglamento y Políticas de Servicios BASC Capítulo Guayaquil “ (BASC-GUAYAQUIL,

2018)

Se realizarán además auditorías de Control cuando se presente alguna o varias de

las siguientes situaciones, sin ser privativas (BASC-GUAYAQUIL, 2018)

Autoevaluación sobre protección comercial.

Carta envío solicitud Empresas en países no BASC

Procedimiento certificación de empresas en países no BASC

Nota. - En toda auditoría, el auditor solicitará el número de licencia de los auditores

BASC que posea la empresa que está siendo auditada. Cada capítulo tiene la obligación de

revisar la vigencia de dicha licencia (BASC-GUAYAQUIL, 2018)

b) Auditoría Complementaria

Se realiza únicamente sobre elementos que hayan presentado no–conformidad durante

la auditoría de Certificación, Re-Certificación o Control, en un plazo no mayor a treinta (30)

días, prorrogable hasta treinta (30) días adicionales a pedido del titular (BASC-

GUAYAQUIL, 2018)

La auditoría Complementaria se divide en:

Auditoría Complementaria de campo: Se realiza en las instalaciones del solicitante,

cuando se requiere verificar la aplicación en la práctica de las acciones correctivas

o condiciones exigidas (BASC-GUAYAQUIL, 2018)

Auditoría Complementaria documental: Se puede realizar en las oficinas de BASC

Capítulo Guayaquil, mediante la verificación de documentos enviados por el

afiliado tanto física como electrónicamente (BASC-GUAYAQUIL, 2018)

Si en la auditoría Complementaria se evidencia que las no conformidades mayores no han

sido solucionadas, el solicitante deberá presentarse a una nueva auditoría de Certificación en

15

un tiempo máximo de noventa (90) días improrrogables, y su estado como empresa afiliada

será cambiado nuevamente a “Empresa en Proceso”. (BASC-GUAYAQUIL, 2018)

1.1.6 Norma V4-2012

0 Introducción

0.1 Prólogo

World BASC Organization, WBO, en una entidad sin ánimo de lucro, liderada por el

sector empresarial y apoyada por Aduanas y Organismos Internacionales, cuya misión es

facilitar y agilizar el comercio internacional mediante el establecimiento y administración de

estándares y procedimientos globales de seguridad aplicados a la cadena logística y

actividades relacionadas con el comercio internacional (World Basc Organization (BASC),

2012)

El trabajo de preparación de la Norma Internacional BASC, se realiza a través del Comité

Técnico, creado por la Asamblea General de WBO. El Comité Técnico está conformado por

funcionarios de WBO y de sus capítulos miembros. WBO trabaja estrechamente con

aduanas, autoridades y organismos de múltiples naciones y de carácter internacional, tales

como la Oficina de Aduanas y Protección Fronteriza de los Estados Unidos de América

(CBP, por sus siglas en inglés), la Organización Mundial de Aduanas, entre otros (World

Basc Organization (BASC), 2012)

Algunos de los elementos de esta Norma Internacional o de los Estándares, podrían estar

sujetos a derechos de patente. WBO no asume la responsabilidad por la identificación de

cualquiera o todos los derechos de patente (World Basc Organization (BASC), 2012)

Esta Norma constituye un marco general para la implementación del Sistema de Gestión

en Control y Seguridad (SGCS) BASC, con la cual las organizaciones utilizando una

mitología de procesos, planearán, implementarán, verificarán y tomarán las acciones

16

necesarias en procura de la mejora continua de su SGCS (World Basc Organization (BASC),

2012)

La Norma BASC, está diseñada de forma tal, que su contenido sea comprensible,

permitiendo que el SGCS sea aplicable a las organizaciones que participan en actividades

relacionadas, directa o indirectamente, con el comercio internacional y para su elaboración,

se han adoptado algunos requisitos de algunos programas de seguridad tales como el Marco

de Estándares de le Organización Mundial de Aduanas (Framework of Standars), Código de

Protección de Buques e Instalaciones Portuarias (ISPS, por sus siglas en inglés) emitido por

la Organización Marítima Internacional (OMI) y principalmente el programa Customs Trade

Partnership Against Terrorism (C-TPTA) de la Oficina de Aduanas y Protección Fronteriza

de los Estados Unidos de América (World Basc Organization (BASC), 2012)

Nota: Esta cuarta edición de la Norma BASC anula y reemplaza a todas las versiones

anteriores emitidas por WBO a partir del primero (01) de julio de 2013 (World Basc

Organization (BASC), 2012)

0.2 Justificación

A pesar de que se invierten miles y en ocasiones millones de dólares en equipo de

tecnología de punta para lograr los objetivos económicos que se propone una empresa,

actualmente nos encontramos con que muchas organizaciones sufren incidentes en donde se

viola la seguridad física de sus instalaciones y la seguridad de los procesos, por terceros e

inclusive por personal interno (World Basc Organization (BASC), 2012)

La seguridad es en muchas ocasiones tomada como un elemento de menor prioridad, sea

por iniciativa corporativa o por omisión (World Basc Organization (BASC), 2012)

La seguridad describe las medidas que previenen o detienen a intrusos antes que accedan a

una instalación, recurso o información. Puede ser tan simple como una puerta con seguro o

17

tan elaborada como un Circuito Cerrado de Televisión monitoreado externamente (World


Los profesionales en todas las áreas, que son responsables de procesos críticos para el

cumplimiento de la misión de la empresa, han visto cambiar su trabajo de tal manera que la

administración de riesgos es cada vez más importante. El mundo actual de la empresa se

basa más que antes en la obtención de información y en el movimiento de carga, lo que

acrecienta el impacto de cualquier error; el entorno de una empresa tiene ahora más partes

móviles de las que tenía, lo que aumenta la probabilidad de que surjan problemas; cada vez es

mayor el número de personas que perciben los problemas y reaccionan ante ellos, lo que crea

consecuencias adicionales para el error; y cada vez es más la infraestructura que queda fuera

del control directo del responsable del área. Al mismo tiempo, la empresa tiene menos

tiempo para reaccionar y menos posibilidades de administrar riesgos, mediante la aplicación

de medidas estrictas de control de los cambios (World Basc Organization (BASC), 2012)

El crimen organizado cada día se adentra más en organizaciones lícitas, por lo que la

implementación y el manejo de un Sistema de Gestión en Control y Seguridad (SGCS) son

imprescindibles (World Basc Organization (BASC), 2012)

1 Objeto, alcance, aplicación y exclusiones

1.1 Objeto y Alcance

La Norma está diseñada para ser utilizada por organizaciones de todos los tamaños,

independientemente de la naturaleza de sus actividades, a fin de garantizar la seguridad en

la cadena de suministro y las actividades relacionadas con el comercio internacional (World


1.2 Para usar esta Norma

Los requisitos contemplados en esta Norma son todos esenciales para la implementación

de un Sistema eficaz de Gestión de Control y Seguridad y se complementan de manera

18

directa con Estándares Internacionales de Seguridad BASC-C-TPAT creados para los

distintos sectores partícipes de la cadena de suministro y las actividades relacionadas con el

comercio internacional. Los factores humanos, incluyendo la cultura, política, etc., dentro de

las organizaciones, pueden crear o destruir la efectividad de cualquier sistema de gestión y se

deben de considerar cuidadosamente al implementar esta Norma. Siguiendo cada etapa, las

organizaciones podrán establecer procedimientos para determinar la política y objetivos de la

seguridad, al igual que procedimientos para su implementación y demostrar sus logros según

criterios definidos (World Basc Organization (BASC), 2012)

Las organizaciones deben tomar en cuenta pata la implementación de su SGCS, que

priman los requisitos de orden legal aplicables en el país donde la organización tiene sede,

sobre los criterios de norma y estándares, por tanto, ningún requisito puede implementarse

incumpliendo la normativa legal vigente de cada país. Las organizaciones deben demostrar

que cumplen los requisitos legales, antes de buscar la conformidad y el mejoramiento

continuo del SGCS (World Basc Organization (BASC), 2012)

Nota: Esta Norma Internacional se basa en la metodología conocida Planear-Hacer-

Verificar-Actuar (PHVA). Puede ser descrito de la siguiente forma (World Basc


Figura 8 Metodología Planear – Hacer – Verificar – Actuar

Fuente y Elaboración: (World Basc Organization (BASC), 2012)

19

1.3 Aplicación

Todos los requisitos de esta Norma Internacional son genéricos y aplicables a todas las

organizaciones elegibles, sin importar su tipo o tamaño. El alcance de su aplicación depende

del objeto social (giro del negocio), los riesgos presentes en la cadena de suministro, las

actividades relacionadas con el comercio internacional y las condiciones del entorno en el

cual opera (World Basc Organization (BASC), 2012)

Cuando uno o varios requisitos consignados en los Estándares de Seguridad no se puedan

aplicar debido a la naturaleza de la organización pueden excluirse siempre y cuando estén

debidamente justificados y documentados (World Basc Organization (BASC), 2012)

2 Referencias Normativas

Esta Norma Internacional con propiedad intelectual a favor de World BASC Organization

(WBO), fue concebida para implementar y administrar un SGCS, de tal forma que puede ser

integrada con otras publicaciones o normativas aplicadas, las cuales hace referencia explícita

o implícita y que dan información u orientación, tales como (World Basc Organization

(BASC), 2012)

WCO SAFE – Framework of Standars – World Customs Organization Standars

C-TPTA – Customs Trade Partnership Against Terrorism

ISPS/PBIP – Internacional Ship and Port Facility Security

a) ISO 9001:2008

b) ISO 14001:2004

c) ISO 17712:2010

d) ISO 27001:2005

e) ISO 28000:2007

f) ISO 19011:2012

g) ISO 31000:2009-ANZ4360

20

h) OHSAS 18001:2007

3 Términos y Definiciones

Para propósitos de facilitación en la comprensión del contenido de esta Norma y de los

Estándares, consultar el ANEXO1 GLOSARIO DE TÈRMINOS Y DEFINICIONES (World


4. Requisitos del Sistema de Gestión en control y seguridad (SGCS) BASC.

4.1 Generalidades

Todos los requisitos del SGCS deben ser incorporados a los procesos de la organización,

la forma y el alcance de su aplicación dependen de su ubicación y distribución geográfica, la

naturaleza del negocio, riesgos y las condiciones del entorno en el cual opera (World Basc


La organización debe establecer, documentar, implementar, mantener y mejora

continuamente el SGCS determinando los siguientes aspectos (World Basc Organization

(BASC), 2012)

a) Enfoque de procesos aplicado a la seguridad de la organización.

b) Documentar a secuencia e interacción de los procesos que realiza, a través de las

técnicas de mapa y caracterización de procesos.

c) Definir el alcance del SGCS.

Nota: Asegurar el control sobre los procesos contratados externamente no exime a

la organización de la responsabilidad de cumplir con todos los requisitos del

SGCS, legal y reglamentarios. El tipo y el grado de control a aplicar al proceso

contratado externamente deben estar basados en el resultado de la evaluación de

riesgos (World Basc Organization (BASC), 2012)

21

4.2. Política de Control y Seguridad

La Alta Dirección debe establecer, documentar, comunicar, publicar y respaldar su política

de control y seguridad. Esta política debe estar orientada a la prevención de actividades

ilícitas y ser adecuada al propósito, alcance del sistema de gestión y riesgos de la

organización, incluyendo un compromiso con el mejoramiento continuo del sistema de

gestión. La política debe ser marco de referencia para establecer y revisar los objetivos del

SGCS (World Basc Organization (BASC), 2012)

4.3. Planeación

4.3.1. Generalidades

El éxito o fracaso del SGCS depende de una adecuada planificación. Esto implica el

cumplimiento de los requisitos en materia de control y seguridad, estableciendo criterios de

desempeño, definiendo ¿qué se debe hacer?, ¿quién es el responsable?, ¿cuándo se debe

hacer? y ¿cuál sería el resultado esperado? (World Basc Organization (BASC), 2012)

4.3.2 Objetivos de SGCS

La Alta Dirección debe establecer y revisar los objetivos del SGCS en las funciones y los

niveles pertinentes dentro de la organización. Dichos objetivos deben ser coherentes y

permitir dar evidencia del cumplimiento de la política de control y seguridad a través de

indicadores de gestión (World Basc Organization (BASC), 2012)

4.3.3. Gestión del Riesgo

La organización debe tener un procedimiento documentado por establecer e implementar

un proceso de gestión de riesgos que permita la determinación del contexto, identificación,

análisis, evaluación, tratamiento, monitoreo y comunicación de los riesgos. Debe realizar una

revaluación de los riesgos mínimo una vez al año y/o cuando se identifiquen nuevas

amenazas o vulnerabilidades en el SGCS (World Basc Organization (BASC), 2012)

22

4.3.4. Requisitos Legales y de Otra Índole

La organización debe tener un procedimiento documentado para identificar, actualizar,

implementar y comunicar los requisitos legales y reglamentarios al cual esté sometido y le

sea aplicable al SGCS BASC (World Basc Organization (BASC), 2012)

La organización debe asegurar el cumplimiento de las disposiciones y normas relativas a

proteger la propiedad intelectual, incluyendo la propiedad de Norma y Estándares BASC y el

uso adecuado del logo que identifica la marca y la imagen corporativa de WBO (World Basc


4.3.5. Previsiones

La organización debe hacer previsiones con el fin de cubrir los objetivos, planes y

controles operacionales para que la organización implemente, mantenga y mejore

continuamente el sistema de gestión en control y seguridad (World Basc Organization

(BASC), 2012)

4.4. Implementación y Operación

4.4.1. Estructura, Responsabilidad y Autoridad

La responsabilidad final por el control y seguridad de la organización, recae en el más alto

nivel de la Dirección (World Basc Organization (BASC), 2012) (World Basc Organization

(BASC), 2012)

La organización debe designar un representante de la Alta Dirección con el nivel de

autoridad y responsabilidad para asegurar que el SGCS se implemente, mantenga y mejore

continuamente (World Basc Organization (BASC), 2012)

Debe establecer y documentar las responsabilidades, funciones y autoridad del personal

que afecta la seguridad de la organización, identificadas en el análisis de criticidad del

recurso humano, producto de la gestión de riesgos de la cadena de suministro y las

23

actividades relacionadas con el comercio internacional (World Basc Organization (BASC),

2012)

4.4.2. Entrenamiento, Capacitación y Toma de Conciencia

La organización debe determinar y demostrar las competencias requeridas del personal y

en caso de no disponer de ellas, debe tomar las acciones necesarias (World Basc Organization

(BASC), 2012)

El personal debe ser consciente de la responsabilidad por el control y seguridad en todos

los niveles de la organización y de la influencia que su acción o inacción pueda tener sobre la

eficacia del SGCS BASC (World Basc Organization (BASC), 2012)

4.4.3. Comunicación

La organización debe establecer condiciones para:

a) Mantener una comunicación abierta y efectiva de información sobre control y

seguridad en el comercio internacional (World Basc Organization (BASC), 2012)

b) Lograr la participación y el compromiso de accionistas, directivos, empleados y

asociados de negocio (World Basc Organization (BASC), 2012)

4.4.4. Documentación del Sistema

La documentación es un elemento clave para permitir a una organización implementar de

manera efectiva el SGCS. Es útil para consolidar y conservar los conocimientos sobre el

tema, sin embargo, es recomendable mantenerla reducida al mínimo requerido (World Basc


La documentación del Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC debe incluir:

a) El Manual del SGCS que contemple y describa el alcance y cómo la empresa

cumple todos los requisitos de la Norma y los Estándares, así como las exclusiones

debidamente justificadas (World Basc Organization (BASC), 2012)

24

b) Los procedimientos documentados y los registros requeridos por esta Norma y

Estándares de Seguridad (World Basc Organization (BASC), 2012)

c) Los documentados que la organización determine sean indispensables para

asegurar la eficacia del SGCS (World Basc Organization (BASC), 2012)

4.4.5. Control de Documentos

La organización debe tener un procedimiento documentado que incluyan listados maestros

de documentos que le permitan controlar todos los documentos requeridos para la

implementación del SGCS BASC, y garantizar que (World Basc Organization (BASC),

2012)

a) Se aprueben los documentados antes de su emisión.

b) Puedan ser localizados oportunamente.

c) Se revisen periódicamente y se actualicen cuando sea necesario.

d) Se encuentren legibles y disponibles garantizando su preservación, custodia y

confidencialidad.

e) Sean oportunamente identificados y retirados los documentos obsoletos para evitar

su uso no previsto; incluyendo aquellos que deban ser retenidos con propósitos de

preservación legal o de conocimiento.

f) Se controlen los documentos de origen externo.

g) Se disponga de un sistema de protección y recuperación de la información sensible

de la organización que incluya medios magnéticos y físicos (World Basc


4.4.6. Control Operacional

La organización debe asegurar, con base en su evaluación de riesgos, responsabilidad y

participación en la cadena de suministro y las actividades relacionadas con el comercio

internacional, que los planes, programas y controles de seguridad se encuentran totalmente

25

integrados en todo el ámbito de la organización y dentro de todas sus actividades (World


Al implementar la política y la gestión efectiva del control y la seguridad, la organización

debe hacer lo necesario para garantizar que todas las actividades se realicen de manera segura

(World Basc Organization (BASC), 2012)

4.4.7. Preparación y Respuesta a Eventos Críticos

La organización debe tener procedimientos documentados para (World Basc Organization

(BASC), 2012)

a) Identificar y responder oportunamente ante amenazas y vulnerabilidades.

b) Responder oportunamente ante situaciones críticas, para mitigar el impacto y el

efecto que estos eventos o situaciones puedan generar sobre las operaciones o la

imagen de la organización mediante procedimientos de contingencia y emergencia.

c) Realizar ejercicios prácticos y simulacros que prueben la eficacia de las medidas

de protección, así como las medidas previstas para dar respuesta a eventos críticos.

d) Investigar todos aquellos elementos del sistema que tuvieron relación, directa o

indirecta, con la falla presentada.

Nota: La respuesta a eventos críticos, debe estar sujeta ala gestión de riesgos a

través de planes de contingencia y emergencia (World Basc Organization (BASC),

2012)

4.5. Verificación

4.5.1. Seguimiento y Medición

La organización debe tener procedimientos documentados para el seguimiento y medición

de las características claves que puedan tener impacto significativo en el control y seguridad

y se debe ajustar a las necesidades de la organización, estableciendo indicadores y metas que

26

permitan determinar la eficacia de los objetivos SGCS BASC (World Basc Organization

(BASC), 2012)

4.5.2 Auditoría

La organización debe tener un procedimiento documentado para realizar auditorías

internas a los elementos del SGCS con el fin de verificar que éste conforme con (World Basc


a) Los requisitos de la Norma y los Estándares de seguridad BASC.

b) Los requisitos del Sistema de Gestión en Control y Seguridad establecidos e

implementados por la organización.

La organización debe elaborar y ejecutar un programa de auditorías internas, su enfoque y

periodicidad debe ajustarse a la madurez del SGCS, resultados de auditorías anteriores,

importancia y criticidad de los procesos identificada en el análisis y evaluación de riesgos con

una frecuencia mínima de una vez al año (World Basc Organization (BASC), 2012)

Las auditorías internas al SGCS BASC, deben ser realizadas por un equipo de auditores

competentes, independientes a los procesos auditados, formados a través de los capítulos

BASC por instructores aprobados por WBO. Estos Auditores Internos deberían ser propios

de la organización con el fin de garantizar la continuidad del SGCS y el seguimiento de los

resultados obtenidos en los procesos de auditoría (World Basc Organization (BASC), 2012)

Los auditores internos deben ser capacitados y entrenados en temas relacionados con

auditorías de sistemas de gestión y seguridad de la cadena de suministro y reentrenados

cuando existan cambios procedimentales o normativos en WBO (World Basc Organization

(BASC), 2012)

4.5.3 Control de Registros

La organización debe llevar los registros necesarios para demostrar conformidad con los

requisitos del SGCS BASC y tener un procedimiento documentado, que incluya listado

27

maestro de registros, para la identificación, mantenimiento, disposición de estos registros y

para la entrega, control y archivo de la información, teniendo en cuenta los tiempos de

conservación previstos en la legislación y definidos por las necesidades de la organización


Los registros deben ser legibles, identificables y rastreables de acuerdo con la actividad,

producto o servicio involucrado y se deben almacenar en un lugar adecuado y seguro de

forma que se puedan recuperar fácilmente y proteger contra daños, deterioro, pérdida o

alteraciones (World Basc Organization (BASC), 2012)

4.6. Mejoramiento Continuo del SGCS

4.6.1. Mejora Continua

La organización debe revisar y mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestión

de Control y Seguridad BASC mediante el cumplimiento de la política y objetivos de control

y seguridad (World Basc Organization (BASC), 2012)

La organización debe establecer, documentar y mantener objetivos relacionados con la

mejora continua (World Basc Organization (BASC), 2012)

4.6.2. Acción Correctiva y Preventiva

La organización debe tener procedimientos documentados para la implementación de

acciones correctivas y preventivas, el cual debe ser aplicado cuando se evidencien no

conformidades reales o potenciales en el SGCS teniendo en cuenta los siguientes aspectos


a) Revisar las desviaciones del SGCS

b) Identificar la causa de las situaciones no conformes.

c) Identificar y aplicar las medidas pertinentes.

d) Registrar las acciones preventivas o correctivas.

e) Verificar la eficacia de las acciones tomadas.

28

4.6.3. Compromiso de la dirección

La Alta Dirección debe realizar a intervalos planificados, mínimos una vez al año,

revisiones del SGCS BASC y debe considerar el análisis de los siguientes aspectos (World


a) Desempeño global del sistema

b) Desempeño individual de los procesos del SGCS.

c) Resultados de las auditorías.

d) Resultados de las acciones preventivas, correctivas y de mejora.

e) Cambios que puedan afectar el SGCS.

f) Resultados de la gestión de riesgos.

g) Revisiones anteriores.

La revisión debe estar documentada contemplando las instrucciones y lineamientos

gerenciales para asegurar la eficacia del SGCS y la coherencia con las proyecciones

estratégicas (World Basc Organization (BASC), 2012)

Como resultado de la revisión por la Alta Dirección se debe evidenciar la toma de

decisiones y asignación de recursos para el cumplimiento de la Política de Control y

Seguridad (World Basc Organization (BASC), 2012)

1.1.7 Estándar Agente Aduanal V4-2012

Los Agentes Aduanales deben realizar una evaluación completa de sus prácticas de

seguridad basándose en los siguientes criterios mínimos de seguridad de BASC. El Agente

Aduanal desempeña un papel decisivo en el manejo de la información, especialmente la que

se transmite entre los generadores y receptores de carga, los transportistas, las aduanas y las

otras partes de la cadena logística. Por tanto, el rol del Agente Aduanal ha de ser también el

de educar y motivar a los miembros de la cadena de suministro que participen en BASC


29

Estos criterios mínimos de seguridad están diseñados fundamentalmente para construir

bloques de miembros de BASC, instituir prácticas seguras y efectivas, optimizar el

desempeño de la cadena de suministros y mitigar la posibilidad que pueda ser atacada o

utilizada para cometer actos ilícitos como el terrorismo, narcotráfico, contrabando, etc. Las

medidas de seguridad de una cadena de suministro, reduce los riesgos de robo, pérdidas y

contrabando, a su vez previene que puedan introducir elementos peligrosos en la misma.

BASC reconocer la complejidad de la cadena de suministros y de las prácticas de

seguridad internacionales, apoya la aplicación e implementación de medidas de seguridad

basadas en el riesgo (World Basc Organization (BASC), 2012)

La cadena de suministros, para propósitos de BASC, es definida desde el punto de origen

(Exportadores/ proveedores/distribuidores) hasta el punto de distribución, Por lo tanto, el

Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC (SGCS) brinda flexibilidad y permite

adaptar los planes de seguridad con base al modelo organizacional de la empresa miembro de

BASC (World Basc Organization (BASC), 2012)

Medidas de seguridad apropiadas, como se indica en este documento, serán

implementadas y mantenidas por el agente aduanal, basadas en el riesgo y acorde con la

legislación local (World Basc Organization (BASC), 2012)

1. Requisitos de asociados de negocio

Debe existir procedimientos documentados y verificables para la selección de sus

Asociados de Negocio (clientes, proveedores y terceras partes) vinculadas en la cadena de

suministro, que contemplen parámetros más allá de los requisitos financieros, incluyendo

indicadores de seguridad (World Basc Organization (BASC), 2012)

1.1Procedimientos de Seguridad

1.1.1 Deben existir procedimientos documentados para evaluar a los Asociados de

Negocios, más allá de los requisitos técnicos financieros, incluyendo indicadores de

30

seguridad que identifiquen factores o prácticas específicas cuya presencia activaría una

evaluación adicional por parte de la empresa. BASC trabajara en cooperación con nuestras

empresas para identificar información específica a cerca de factores, prácticas o riesgos que

sean relevantes. Luego de haber efectuado una evaluación de riesgos, debería verificar en sus

Asociados de Negocios, solidez financiera, existencia legal, capacidad del cumplimiento de

requisitos contractuales y capacidad para identificar y solucionar deficiencias de seguridad


1.1.2 Debe contar con la documentación que indique si el Asociado de Negocio está o no

certificado por BASC (por ejemplo, autenticidad del certificado BASC, número, vigencia,

entre otros), o cuando este en proceso para certificarse (World Basc Organization (BASC),

2012)

1.1.3 El Asociado de Negocio actual o futuro que haya obtenido certificación en un

programa de seguridad de la cadena de suministros, administrado por una autoridad aduanera

nacional o extranjera, debe informar su situación de participación a la empresa (World Basc


1.1.4 Debe establecer por escritos acuerdos de seguridad para aquellos asociados de

negocio que no estén certificados por BASC, que describan el cumplimiento de los criterios

de Seguridad BASC que hayan sido establecidos como resultados de la evaluación de riesgos


1.1.5 Debe verificar los procedimientos de Seguridad que ha implementado el

Asociado de Negocio no BASC, basándose en un proceso documentado de Gestión de

Riesgos (World Basc Organization (BASC), 2012)

1.1.6 Debería mantener una lista de Asociados de Negocios certificados BASC, en

todas las categorías relevantes de servicios (World Basc Organization (BASC), 2012)

31

1.1.7 Debe asegurar que los criterios de seguridad BASC estén disponibles para los

clientes a través de métodos de difusión tales como, seminarios, servicios de consulta y

materiales de texto y derivándolos hacia el respectivo capítulo BASC. Debería incentivar a

sus Asociados de Negocios para que estos implementen el sistema de Gestión en Control y

Seguridad (SGCS) BASC (World Basc Organization (BASC), 2012)

1.1.8 Debería establecer criterios de verificación, para el ingreso de nuevos socios

(accionistas) (World Basc Organization (BASC), 2012)

1.1.9 Debe asegurar que los proveedores de servicios por contrato se comprometan a

seguir los requisitos de seguridad de BASC mediante acuerdos contractuales (World Basc


1.1.10 Debe desarrollar y documentar un procedimiento para el manejo de la

seguridad relacionado con los requisitos del cliente (World Basc Organization (BASC),

2012)

1.2. Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento Del Terrorismo

Debe aplicar en su proceso de selección y de evaluación de Asociados de Negocios, y

nuevos socios (accionistas), que contenga criterios de prevención contra el lavado de activos

y financiamiento del terrorismo tales como (World Basc Organization (BASC), 2012)

a) Conocimiento de sus Asociados de Negocio (Identidad y legalidad de la empresa y

sus socios).

b) Antecedentes legales, penales y financieros.

c) Monitoreo de sus operaciones (actividad económica, origen de sus ingresos,

características de sus operaciones, otros clientes, cumplimiento de contratos y

antigüedad en el mercado.

d) Reporte oportuno a las autoridades competentes cuando identifique operaciones

sospechosas.

32

Debe contemplar como mínimo los siguientes factores para la identificación de

operaciones sospechosas (World Basc Organization (BASC), 2012)

a) Origen y destino de la operación de comercio internacional.

b) Frecuencia de las operaciones

c) Valor y tipo de mercancía

d) Modalidad de la operación del transporte

e) Forma de pago de la transacción

f) Inconsistencia en la información proporcionada por el Asociado de Negocio.

g) Requerimiento que no son normales o que salen de lo establecido (World Basc


2. SEGURIDAD DEL CONTENEDOR Y DE LA CARGA

Debe convenir con sus Asociados de Negocio, Importadores y Exportadores, sean o no

miembros BASC, respecto a la importancia de tener procedimientos de seguridad en el lugar

de la carga, procedimientos para la inspección y sellado apropiado para mantener la

integridad de contendores y furgones, estableciendo criterios para definir cuando un

contenedor y/o la unidad de transporte no es apto para ser cargado (World Basc Organization

(BASC), 2012)

Debería recomendar a sus Asociados de Negocio que sea realizada una inspección a los

contenedores vacíos, ante de su llenado, de siete puntos así (World Basc Organization

(BASC), 2012)

Pared delantera

Lado izquierdo

Lado derecho

Piso

Techo interior/exterior

33

Puertas interiores/ exteriores/ mecanismos de cierre

Exterior/ sección inferior

Como también debería recomendar el proceso de revisión de diecisiete (17) puntos para

furgones y camiones así (World Basc Organization (BASC), 2012)

Furgones y Remolques (7+3 puntos):

Pared delantera

Lado izquierdo

Lado derecho

Piso

Techo interior/exterior

Puertas interiores/ exteriores/ mecanismos de cierre

Exterior/ sección inferior

Área de la quinta rueda – inspeccionar el comportamiento natural/placa del patín

Pata mecánica

Parte inferior – llantas / parachoques

Tractores o camión (7 puntos):

Parachoques, neumáticos y llantas

Puertas y comportamientos de herramientas

Caja de batería

Respiradores

Tanques de combustible

Comportamientos del interior de la cabina, litera

Sección de pasajero y techo

34

2.1 Sellos del Furgón y Contenedor / ULD

2.1.1 Debe convenir con sus Asociados de Negocio que el sello usado para asegurar

los contenedores y furgones cumpla o exceda la norma ISO 17712 para sellos de alta

seguridad y para mantener su integridad, deberán ser manejados únicamente por aquellos

empleados designados para aquello (World Basc Organization (BASC), 2012)

2.1.2 Debería informar a sus Asociados de Negocio que deben establecer

procedimientos para reconocer y reportar a la autoridad correspondiente, respecto de los sellos

comprometidos (World Basc Organization (BASC), 2012)

3. CONTROL DE ACCESO FÍSICO

El control de acceso impide la entrada no autorizada a las instalaciones, mantiene control

de los empleados y visitantes y protege los bienes de la organización. Los puntos de acceso

deben incluir la identificación positiva de todos los empleados, visitantes y proveedores de

servicio y vendedores en todos los puntos de entrada y salida. Los empleados, proveedores

de servicios y demás visitantes solo deberían tener acceso a aquellas áreas donde ellos

desarrollen sus actividades que le correspondan (World Basc Organization (BASC), 2012)

3.1 Empleados

3.1.1 Debe existir un sistema de identificación positiva de empleados con el objetivo

de controlar el acceso y salida de las instalaciones (World Basc Organization (BASC), 2012)

3.1.2 Basados en los resultados de la gestión de riesgos, la organización debe

identificar aquellas áreas sensibles para controlar o restringir el acceso de los empleados, solo

a aquellas personas que por razón de su trabajo les es indispensable su acceso (World Basc


3.1.3 La alta dirección o el personal encargado de la seguridad de la organización

debe controlar la entrega y devolución de carnés de identificación de empleados visitantes y

proveedores (World Basc Organization (BASC), 2012)

35

3.1.4 Se debe establecer, documentar y mantener procedimientos para la entrega,

eliminación, devolución y cambio de dispositivos de acceso (por ejemplo, llaves, tarjetas de

acceso, claves, etc.) (World Basc Organization (BASC), 2012)

3.1.5 Debe exhibir los trabajadores el carnés o identificación en un lugar visible,

bajo las normas de seguridad industrial vigente dentro de las instalaciones y equipos donde

permanezcan más de 50 trabajadores (World Basc Organization (BASC), 2012)

3.2 Visitantes / Vendedores / Proveedores de Servicio

3.2.1 Deben presentar una identificación vigente y con fotografía al momento de

ingresar a la instalación. Revisar la identificación para asegurar que es válida y que esté

vigente (World Basc Organization (BASC), 2012)

3.2.2 Debe mantener un diario electrónico o manual con el registro de todos los

visitantes, incluyendo el nombre del visitante, propósito de su visita y debe identificarse

plenamente su identidad (World Basc Organization (BASC), 2012)

3.2.3 En las instalaciones de Agentes Aduanales con más de 50 empleados, los

visitantes deberán ser acompañados y exhibir en un lugar visible su identificación temporal


3.2.4 Deben existir procedimientos para controlar la entrega, devolución y cambio

de carnés de identificación de los visitantes (World Basc Organization (BASC), 2012)

3.3 Verificación de Correos y Paquetes de Correspondencia

3.3.1 Debería ser examinado periódicamente todo correo y paquete recibido, antes

de ser distribuido, manteniendo siempre un registro de los mismos que incluya la

identificación de quien se recibe y a quien está destinado (World Basc Organization (BASC),

2012)

36

3.4 Identificación y Retiro de Personas no Autorizadas

3.4.1 Debe contar con procedimientos establecidos para identificar, dirigirse y

retirar a personas no autorizadas o no identificadas teniendo en cuenta los siguientes aspectos


a) Poner en prácticas medidas para desalentar el ingreso no autorizado y aumentar la

probabilidad de detección en la empresa (World Basc Organization (BASC), 2012)

b) Establecer procedimientos para detectar o evitar que materiales no declarados y

personas no autorizadas puedan acceder a la unidad de transporte con destino a la

exportación (World Basc Organization (BASC), 2012)

c) Reforzar la obligación de los empleados a informar oportunamente a las

autoridades competentes de todas las personas sospechosas, actividades u objetos

encontrados (World Basc Organization (BASC), 2012)

d) Promover un enfoque proactivo de seguridad a la comunidad y difundirlo mediante

programas de capacitación para reducir la probabilidad de presencia de personas

no autorizadas en la empresa y aumentar la conciencia pública sobre la importancia

de informar de actividades sospechosas (World Basc Organization (BASC), 2012)

3.5 Personal de Seguridad

3.5.1 Debe asegurar que su personal de seguridad está controlando las puertas de

entrada y salida de sus instalaciones, así como las áreas de almacenamiento y manejo de

equipo, contenedores y carga según corresponda (World Basc Organization (BASC), 2012)

4. SEGURIDAD DEL PERSONAL PROPIO, SUBCONTRATADO Y TEMPORAL

Debe existir un procedimiento documentado para evaluar a los candidatos con

posibilidades a ser contratados y realizar verificaciones periódicas de los empleados actuales


37

4.1 Verificación Preliminar al Empleo

4.1.1 Deben existir procedimientos para verificar la información de la solicitud de

empleo tal como los antecedentes personales, judiciales y referencias laborales y personales,

y demás información contenida en la solicitud (World Basc Organization (BASC), 2012)

4.1.2 Debe verificar e investigar los antecedentes de los candidatos con

posibilidades de contratación de conformidad con la legislación local (World Basc


4.1.3 Debe realizar, de conformidad con la legislación local, una visita domiciliaria

al personal que ocupara las posiciones críticas o que afecten a la seguridad, antes de que

ocupe el cargo y actualizarla cada 2 años (World Basc Organization (BASC), 2012)

4.1.4 Debería realizar pruebas al personal de áreas críticas, conforme a la legislación

local, para detectar consumo de alcohol, drogas y otras adicciones, antes de la contratación,

cuando haya sospecha justificable y aleatoriamente en un periodo máximo de 2 años (World


4.2 Verificación y Mantenimiento del Personal Después de la Contratación

4.2.1 Debe mantener una lista actualizada de empleados propios y subcontratados

que incluya datos personales de mayor relevancia (Nombres completos, identificación, datos

de contacto, dirección de residencia, entre otros) de acuerdo a lo que permita la Ley. La lista

debe ser actualizada como mínimo una vez al año o cuando ocurran cambios en los datos.

Estos deben ser verificados periódicamente conforme a la criticidad del cargo (World Basc


4.2.2 Debe realizar revisiones periódicas después de la contratación conforme a la

criticidad del cargo que ocupe el trabajador (World Basc Organization (BASC), 2012)

4.2.3 Debe disponer de un archivo fotográfico actualizado del personal e incluir un

registro de huellas dactilares y firma (World Basc Organization (BASC), 2012)

38

4.2.4 Debe mantener registros actualizados de afiliación a instituciones de seguridad

social y demás registros legales de orden laboral (World Basc Organization (BASC), 2012)

4.2.5 Debe contar con un programa de concientización sobre adicciones al alcohol,

drogas, juego y otras adicciones, que incluya avisos visibles y material de lectura (World


4.2.6 Debe controlar el suministro, la entrega y uso de uniformes de trabajo (cuando

tenga distintivos que identifiquen a la empresa, se deberá controlar su disposición final)


4.3 Procedimientos de Terminación de Vinculación Laboral

4.3.1 Debe establecer procedimientos para retirar la identificación y eliminar el

permiso y claves de acceso a las instalaciones y sistemas de los empleados desvinculados de

la organización (World Basc Organization (BASC), 2012)

5. SEGURIDAD EN LOS PROCESOS

Debe contar con procedimientos documentados que establezcan las medidas de seguridad

para asegurar la integridad de los procesos relevantes al servicio prestado a la cadena de

suministros (World Basc Organization (BASC), 2012)

5.1 Manejo y Procesamiento de Información y Documentos de la Carga

5.1.1 Debe garantizar la coherencia de la información transmitida a las autoridades a

través de los sistemas, con la información que aparece en los documentos de la transacción

con respecto a tales datos, como el proveedor, consignatario, nombre y dirección del

destinatario, peso, cantidad y unidad de medida (es decir, cajas, cartones, etc.) de la carga que

está siendo exportada o importada. Debe asegurar que la información que se utiliza en la

liberación de mercancías y carga sea legible, completa, exacta y protegida contra

modificaciones, pérdida o introducción de datos erróneos (World Basc Organization (BASC),

2012)

39

5.1.2 Debe existir una política de firmas y sellos que autoricen los diferentes

procesos de la organización (World Basc Organization (BASC), 2012)

5.1.3 Debe verificar que la documentación esté completa y clara, contactando al

asociado de negocios, al importador o exportador, según sea necesario, para corregir la

información o la documentación. Cualquier error en la información o documentos enviados a

la autoridad, como también faltantes o sobrantes de mercancías que generan riesgos en la

seguridad de la cadena de suministros, deben ser reportados a la autoridad correspondiente


5.1.4 Debe tomar medidas de protección de la información y documentación critica


5.2 Entrega y Recepción de Carga y Contenedores

5.2.1 Deberá verificar la información del manifiesto de carga con la carga recibida o

entregada (World Basc Organization (BASC), 2012)

5.2.2 Debe describir la carga con exactitud y debe indicar peso, etiquetas y marcas;

así mismo se hará un conteo de las piezas (cajas) frente a los documentos de la carga (World


5.2.3 Debería comparar la carga que se está enviando o recibiendo con las órdenes

de compra, despacho o de entrega (World Basc Organization (BASC), 2012)

5.2.4 Debe identificar plenamente a los conductores antes de recibir o entregar la

carga (World Basc Organization (BASC), 2012)

5.2.5 Debe establecer y aplicar procedimientos para llevar la trazabilidad y

monitorear la carga durante el tiempo de tránsito (World Basc Organization (BASC), 2012)

40

5.3 Discrepancias en la Carga

5.3.1 Debe existir un procedimiento para investigar y solucionar todos los casos de

faltantes o sobrantes y otras discrepancias o anomalías de la carga (World Basc Organization

(BASC), 2012)

5.3.2 Debe notificar oportunamente a las autoridades competentes si se detectan

anomalías o actividades ilegales o sospechosas relacionadas a faltantes o sobrantes de carga.

El agente aduanal debe asegurarse que su cliente, importador o exportador, realice los

reportes correspondientes y cuando sea apropiado, respecto a los faltantes o anomalías de las

cuales tenga conocimiento (World Basc Organization (BASC), 2012)

5.4 Envió Anticipado de Información

5.4.1 Conforme a los requisitos establecidos por la autoridades nacionales de cada

país o por regulaciones internacionales, se debe remitir previamente a la autoridad

correspondiente, la información que esta solicite, fundamentalmente para realizar un análisis

conforme al perfil de riesgo de la operación y así generar beneficios de menores inspecciones

tanto en el puerto de origen como a su llegada al puerto de destino (World Basc Organization

(BASC), 2012)

6. SEGURIDAD FÍSICA

Las instalaciones donde se maneje documentación e información crítica deben tener

barreras físicas, elementos de disuasión y medidas preventivas para resguardarlas contra el

acceso no autorizado (World Basc Organization (BASC), 2012)

6.1 Seguridad del Perímetro

6.1.1 Debe contar con cerramiento perimetral en las áreas de las instalaciones donde

se maneje y almacene carga (cuando aplique) (World Basc Organization (BASC), 2012)

41

6.1.2 Debe utilizar cercas o barreras interiores y/o sistemas de control dentro de una

instalación de manejo de carga para segregar la carga doméstica, internacional, de alto valor

y peligrosa (cuando aplique) (World Basc Organization (BASC), 2012)

6.1.3 Debe inspeccionar periódicamente todas las cercas y barreras para verificar su

integridad e identificar y reparar daños (World Basc Organization (BASC), 2012)

6.2 Puertas y Casetas

6.2.1 Deben ser controladas, monitoreadas y supervisadas las puertas de entrada y

salida de vehículos y de personal. De igual manera, asegurarlas cuando no están en uso.

6.2.2 Debe mantenerse al mínimo necesario la cantidad de puertas habilitadas para

entradas y salidas (World Basc Organization (BASC), 2012)

6.3 Estacionamiento de Vehículos

6.3.1 Deberían estar controladas las áreas de estacionamiento de vehículos privados

(empleados, visitantes, proveedores y contratistas) y alejadas de las áreas identificadas como

críticas (World Basc Organization (BASC), 2012)

6.4 Estructura de los Edificios

6.4.1 Debe construir las instalaciones con materiales que resistan la entrada forzada

o ilegal (World Basc Organization (BASC), 2012)

6.4.2 Debe realizar inspecciones y reparaciones periódicas para mantener la

integridad de las mismas (World Basc Organization (BASC), 2012)

6.5 Control de Cerraduras y Llaves

6.5.1 Deben contar con mecanismos de cierre y estar controladas, las ventanas,

puertas y cercas interiores y exteriores de áreas críticas (World Basc Organization (BASC),

2012)

42

6.5.2 Debe mantener un control sobre las cerraduras, llaves y claves de acceso

entregadas. Los edificios de oficinas deben tener horario de acceso limitado (World Basc


6.6 Iluminación

Debe existir una adecuada iluminación dentro y fuera de la instalación, incluso en las

siguientes áreas (World Basc Organization (BASC), 2012)

a) Entradas y salidas

b) Barreras perimetrales

c) Áreas de estacionamiento

6.7 Sistemas de Alarmas y Videocámaras de Vigilancia

6.7.1 Debe estar considerado en su evaluación de riesgos, el uso de elementos de

seguridad electrónica (World Basc Organization (BASC), 2012)

6.7.2 Debería utilizar sistemas de alarmas y cámaras de vigilancia para supervisar y

monitorear las instalaciones y prevenir el acceso no autorizado a las áreas críticas (World


6.7.3 Debería estar monitoreado por personal competente durante las 24 horas el

sistema de videocámaras y contar con grabaciones (World Basc Organization (BASC), 2012)

6.7.4 Deben los dispositivos de alarma estar visibles y los dispositivos auditivos ser

escuchados en la totalidad del lugar (World Basc Organization (BASC), 2012)

6.8 Otros Criterios de Seguridad

6.8.1 La empresa debe tener un jefe o responsable de la seguridad, con funciones

debidamente documentadas (World Basc Organization (BASC), 2012)

6.8.2 Debe disponer de un plano con la ubicación de las áreas sensibles de la

instalación (World Basc Organization (BASC), 2012)

43

6.8.3 Deben estar controladas y separadas las áreas de lockers de empleados de las

áreas de almacenamiento y operación de carga (World Basc Organization (BASC), 2012)

6.8.4 Debe tener un servicio de seguridad competente, propio o contratado de

preferencia certificado BASC (World Basc Organization (BASC), 2012)

6.8.5 Debe disponer de sistemas adecuados que permitan la comunicación oportuna

con los supervisores y encargados de seguridad y con las autoridades nacionales y extranjeras


6.8.6 Debe garantizar una acción de respuesta oportuna y disponible por parte del

personal de seguridad durante 24 horas al día (World Basc Organization (BASC), 2012)

6.8.7 Debe establecer procedimientos documentados y verificables y dispositivos de

alerta, acción y evacuación en caso de amenaza o falla en las medidas de protección (World


7. SEGURIDAD EN LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

7.1 Protección con Contraseña

7.1.1 Debe asignar cuentas individuales que exijan un cambio periódico de la

contraseña, para los sistemas automatizados (World Basc Organization (BASC), 2012)

7.1.2 Debe establecer políticas, procedimiento y normas de tecnología de

información, utilizadas en la organización, las cuales deben darse a conocer mediante

capacitación (World Basc Organization (BASC), 2012)

7.2 Responsabilidad

7.2.1 El control de la documentación y la información en los equipos de cómputo,

debe incluir protección contra el acceso no autorizado (World Basc Organization (BASC),

2012)

44

7.2.2 Debe establecer un procedimiento para identificar el abuso de los sistemas

informáticos a fin de detectar accesos no autorizados, manipulación indebida o la alteración

de los datos del negocio (World Basc Organization (BASC), 2012)

7.2.3 Deben estar sujetos a apropiadas medidas disciplinarias, los infractores del

sistema de seguridad de tecnologías de la información (World Basc Organization (BASC),

2012)

7.2.4 Debe tener copias de respaldo de la información sensible de la organización y

contar con una copia fuera de sus instalaciones (World Basc Organization (BASC), 2012)

7.2.5 Deben ser supervisados contratistas, técnicos o programadores contratados

externamente que trabajan en sistemas de la organización para asegurar que los datos

sensibles e información confidencial están siendo protegidos contra perdida o adulteración


7.3. Protección a los sistemas y datos

7.3.1 Debe instalar y mantener actualizado software antivirus y anti-espía en los

sistemas de computación, para prevenir la infiltración (World Basc Organization (BASC),

2012)

8. ENTRENAMIENTO DE SEGURIDAD Y CONCIENTIZACIÓN SOBRE

AMENAZAS

8.1 Capacitación

8.1.1 Debe contar con un programa de capacitación anual a fin de que todo el

personal sepa reconocer y reportar amenazas y vulnerabilidades sobre actividades ilícitas,

tales como actos de terrorismo y contrabando en toda la cadena de suministros (World Basc


45

8.1.2 Debe difundir entre los empleados los procedimientos que la organización ha

puesto en marcha para considerar una situación y como reportarla (World Basc Organization

(BASC), 2012)

8.1.3 Debería brindar capacitación adicional a los empleados que laboran en las

áreas de envíos y recibos de carga, así como aquellos que reciben y abren la correspondencia


8.1.4 Debe hacer conocer a los empleados los procedimientos para identificar y

reportar una actividad sospechosa (World Basc Organization (BASC), 2012)

8.1.5 Debe capacitar al personal que labora en la organización para implantar el

SGCS BASC, a fin de permitir que las personas adquieran habilidades para el control y

seguridad en los procesos (World Basc Organization (BASC), 2012)

8.1.6 Debe implementar una política para evitar la divulgación innecesaria de

información confidencial (World Basc Organization (BASC), 2012)

8.1.7 Debe ofrecer capacitación para mantener la integridad de la carga durante la

recepción y transporte de la carga; reconocer conspiraciones internas y protección de los

controles de accesos (World Basc Organization (BASC), 2012)

8.1.8 Debería ofrecer incentivos por la participación activa de los empleados (World


8.1.9 El Agente Aduanal debe crear oportunidades para educar a sus Asociados de

Negocios en las políticas de BASC, en especial en las áreas en las cuales el Agente Aduanal

tiene una experiencia relevante, incluyendo procedimientos de seguridad, buenas prácticas,

controles de acceso, fraude en documentos, seguridad con la información conspiraciones

internas y tecnología que permitan alcanzar la meta de tener una cadena global segura. Estas

interacciones deben centrarse en los empleados que trabajan en el envío y recibo de carga, en

46

el manejo de los sistemas de información y en aquellas que reciben y procesan los

documentos y correos. (World Basc Organization (BASC), 2012)

1.2 Agentes de Aduana

Es la persona natural o jurídica cuya licencia, otorgada por la Directora o el Director

General del Servicio Nacionalde Aduana del Ecuador, le faculta a gestionar de manera

habitual y por cuenta ajena, el despacho de las mercancías, debiendo para el efecto firmar la

declaración aduanera en los casos que establezca el reglamento, estando obligado a facturar

por sus servicio de acuerdo a la tabla de honorarios mínimos que serán fijados por la

Directora o el Director General del

Servicio Nacional de Aduana del Ecuador. Dicha licencia tendrá un plazo de duración

de 5 años, la cual puede ser renovada por el mismo plazo. (Código Organico de la

Producción, Comercio e Inversiones, 2010)

El Agente de Aduana podrá contratar con cualquier operador que intervenga en el

comercio internacional y quedará obligado a responder ante el Servicio Nacional de Aduana

del Ecuador por la información consignada en los documentos (Código Organico de la

Producción, Comercio e Inversiones, 2010)

El agente de aduana tendrá el carácter de fedatario y auxiliar de la función pública en cuan

to que la aduana tendrá por cierto que los datos que consignan en las declaraciones aduaneras

que formulen, guardan conformidad con la información y documentos que legalmente le

deben servir de base para la declaración aduanera, sin perjuicio de la verificación que puede

practicar el Servicio Nacional de Aduana del Ecuador (Código Organico de la Producción,

Comercio e Inversiones, 2010)

Además de sus autores, los agentes de aduana, que, en el ejercicio de su actividad,

hubieren participado como autores, cómplices o encubridores, estarán sometidos a las

responsabilidades penales establecidas para los delitos contra la fe pública respecto de los d

47

elitos de la falsificación de documentos en general, en cuyo caso no requerirá

declaratoria judicial previa en materia civil para el ejercicio de la acción penal, prevista e

n el artículo 180 del Código de Procedimiento Civil. En todo caso, para efectos de

responsabilidad los agentes de aduana serán considerados como notarios públicos (Código

Organico de la Producción, Comercio e Inversiones, 2010)

En los despachos de mercancía en que intervenga el agente de aduana es responsable solid

ario de la obligación tributaria aduanera, sin perjuicio de la responsabilidad administrativa

o penal que legalmente corresponda. Sin perjuicio de lo expuesto, el agente de aduanas no

será responsable por la valoración de las mercancías. (Código Organico de la Producción,

Comercio e Inversiones, 2010)

1.2.1 Derechos de los Agentes de Aduana

Art. 25.- De los Derechos del Agente de Aduana. - Son derechos fundamentales de los

agentes de aduana, los siguientes (Reglamento que Regula la Actividad de los Agentes de

Aduana, 2015)

a) Conocer sobre los procedimientos inherentes a su actividad y todas las

disposiciones legales vigentes (Reglamento que Regula la Actividad de los

Agentes de Aduana, 2015)

b) Conocer el estado de la tramitación de los procedimientos en los que sea parte o

tenga interés legítimo (Reglamento que Regula la Actividad de los Agentes de

Aduana, 2015)

c) Conocer la identidad de las autoridades del Servicio Nacional de Aduana del

Ecuador, bajo cuya responsabilidad se tramitan los procedimientos administrativos

aduaneros en los que sea parte interesada (Reglamento que Regula la Actividad de

los Agentes de Aduana, 2015)

48

d) Formular quejas y sugerencias en relación con el funcionamiento del Servicio

Nacional de Aduana del Ecuador (Reglamento que Regula la Actividad de los


e) Gozar de las protecciones y garantías en los casos en que el Agente de Aduana en

funciones denuncie en forma motivada ante la máxima autoridad del Servicio

Nacional de Aduana del Ecuador, el incumplimiento de las normas legales, ¡así

como la comisión de actos de corrupcion; y (Reglamento que Regula la Actividad

de los Agentes de Aduana, 2015)

f) Los demás que establezca la Constitución y las normas de comercio

exterior nacional e internacionales (Reglamento que Regula la Actividad de los


Los derechos señalados en el presente artículo son aplicables a sus auxiliares, en lo que

hubiere lugar. (Reglamento que Regula la Actividad de los Agentes de Aduana, 2015)

1.2.2 Obligaciones de los Agentes de Aduana

Art. 26.- Obligaciones Principales. Además de cumplir con las disposiciones

contenidas en el presente reglamento, en el Código Orgánico de la Producción,

Comercio e Inversiones, su reglamento y demás disposiciones legales

y reglamentarias vigentes, los agentes de aduana deberán (Reglamento que Regula la

Actividad de los Agentes de Aduana, 2015)

a) Realizar sus actividades en la forma y condiciones que establezca el Código Orgán

ico de la Producción, Comercio e Inversiones, su reglamento,

las normas supranacionales, las disposiciones dictadas por el Servicio Nacional

de Aduana del Ecuador; así como, las normas del Código Tributario

y otras normas jurídicas sustantivas y adjetivas (Reglamento que Regula la


49

b) En los despachos de mercancía en que intervenga es responsable solidario de la obl

igación tributaria aduanera, por tanto deberá verificar el cumplimiento de los

requisitos formales de los documentos que

acompañan a la declaración aduanera, sin perjuicio de la responsabilidad

administrativa o penal que legalmente corresponda (Reglamento que Regula la


c) Llevar un registro en el que se detallen cronológicamente los despachos aduaneros

efectuados debiendo conservarlo por el término de 5 años contados a partir de la

fecha del levante de las mercancías. En los casos en que el Agente de Aduana

ejerza la actividad en varios distritos

aduaneros, deberá llevar un registro consolidado a nivel nacional en su domicilio

tributario principal (Reglamento que Regula la Actividad de los Agentes de

Aduana, 2015)

d) Colaborar en las investigaciones y/o en las acciones de control aduanero que ejerza

el Servicio Nacional de Aduana (Reglamento que Regula la Actividad de los


e) Elevar a conocimiento de la máxima autoridad del Servicio Nacional de Aduana de

l Ecuador los hechos que puedan causar daño al Fisco y a la administración

(Reglamento que Regula la Actividad de los Agentes de Aduana, 2015)

f) Presentar las declaraciones aduaneras debidamente firmadas, en la forma y

condiciones que establezcan las disposiciones legales nacionales y supranacionales

aduaneras vigentes, así como las normas tributarias en materia aduanera


g) Cumplir con las demás disposiciones que determine mediante resolución la Direc-

tora o Director General del Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, las que

50

surtirán efecto a partir del día siguiente al de su publicación en el Registro Oficial


h) Mantener vigente la garantía correspondiente. En caso de incumplimiento de esta o

bligación, la unidad que custodia la garantía deberá comunicar de manera

inmediata al área competente de la Dirección Nacional de Intervención para que

proceda con la suspensión del código de operación del Agente de Aduana, de

Conformidad con lo señalado en el Art. 237 literal f) del Reglamento al Título

de la Facilitación Aduanera para el Comercio, del Libro V del Código Orgánico

de la Producción, Comercio e Inversiones. Asimismo, se impondrá la falta

reglamentaria respectiva, de conformidad con el literal a) del Art. 234 del

reglamento ibídem en concordancia con el literal d) del Art. 193 del COPCI


i) Mantener y cumplir durante la vigencia de su autorización con los requisitos neces

arios para ejercer la actividad de agentes de aduana. Se entiende como parte de esta

obligación, el cumplimiento a los requisitos señalados en el presente reglamento

para los casos de cambio de domicilio (Reglamento que Regula la Actividad de los


j) Constatar y dar fe de la existencia del importador o exportador, dependiendo del tr

ámite en el que intervenga (Reglamento que Regula la Actividad de los Agentes de

Aduana, 2015)

k) Informar al Director General del Servicio Nacional de Aduana del Ecuador, o su de

legado, respecto de los cambios señalados en el artículo 29 del presente

reglamento, dentro de los plazos en el estipulados (Reglamento que Regula la


51

l) Afiliar a sus auxiliares en el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social


m) Informar a la Dirección Nacional de Intervención respecto de los cambios ocurrido

s relacionados con el listado de auxiliares previamente

registrados en la institución, dentro de los

plazos señalados en el presente reglamento y (Reglamento que Regula la


n) Las facturas que se expidan por los servicios brindados deberán ser emitidas por pa

rte de quien ostenta la calidad de Agente de Aduana debidamente autorizado por

parte del Director General del Servicio Nacional de Aduana del Ecuador.


1.2.3 Consorcio Villacreses & Pinzón S.A.

Es una empresa con más de 60 años de trayectoria en Comercio Exterior y clasificación

triple A en aduana, liderados por Agentes Nacionales de Aduana de cuarta generación.

Contamos con un equipo de profesionales altamente especializados en materia aduanera

(Consorcio Villacreses & Pinzòn S.A., 2018)

Dedicada a gestionar de manera habitual y por cuenta ajena el despacho de mercaderías de

Importación - Exportación, en los distintos regímenes aduaneros previsto en el COPCI.

Brindamos el servicio de Consultoría, Asesoría en Importaciones - Exportaciones, así como

en Nomenclatura y Clasificación Arancelaria mediante la intervención de Agentes Fedatarios

y Auxiliares de la Función Pública, respaldados con sus respectivas credenciales otorgadas

por la Autoridad Aduanera. (Consorcio Villacreses & Pinzòn S.A., 2018)

1.2.3.1 Misión

Nuestra empresa se ha impuesto satisfacer profesionalmente con extrema responsabilidad,

las necesidades de la problemática del comercio exterior y del agenciamiento aduanero de

52

nuestros clientes, brindando excelencia, calidad y seguridad en nuestro servicio. (Consorcio

Villacreses & Pinzòn S.A., 2018)

1.2.3.2 Visión

Consorcio Villacreses y Pinzón S.A. propende ser modelo de empresa líder, logrando

satisfacción permanente con objetivos claros y precisos, presencia competitiva y crecimiento,

contando con seguridad y calidad total en todos los procesos. (Consorcio Villacreses &

Pinzòn S.A., 2018)

1.2.3.3 Política Integral

Consorcio Villacreses y Pinzón S.A. - Agentes de Aduana, comprometidos con la

satisfacción de nuestros clientes brindamos soluciones eficientes en temas de comercio

exterior, mediante el cumplimiento de objetivos que permitan establecer, desarrollar y

mantener Sistemas de Gestión tales como: Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional, Control

y Seguridad, siempre basados en la mejora continua; cumpliendo con las normativas legales y

estándares de calidad, buenas condiciones laborales y control y seguridad en las operaciones,

con la asignación de los medios/recursos humanos, tecnológicos y financieros más la

participación de todos nuestros colaboradores y asociados de negocios. (Consorcio

Villacreses & Pinzòn S.A., 2018)

53

1.2.3.4 CERTIFICACIONES

Figura 9 Certificado BASC Consorcio Villacreses & Pinzón S.A. vigente

Fuente y Elaboración (Consorcio Villacreses & Pinzòn S.A., 2018)

La empresa cuenta con la certificación BASC (Business Alliance for Secure Commerce)

otorgado por el World Basc Organization (WBO). Esta certificación nos ha permitido

exigirnos diariamente para reubicar y afinar funciones del personal en busca de la mejora en

productividad y eficiencia. El manejo de archivo de clientes ha sido un componente básico

para nuestra organización, ya que nos sirve de respaldo para captar clientes confiables y

rentables dentro de la cadena logística. Ponemos a su consideración nuestras certificaciones

desde el año 2011. (Consorcio Villacreses & Pinzòn S.A., 2018)

54

Capítulo II: Marco Metodológico

Esta investigación tiene como objetivo evaluar la aplicación del Sistema de Gestión en

Control y Seguridad BASC bajo el Estándar de Agente Aduanal y como campo de acción se

eligió a la Agencia Aduanera Consorcio Villacreses & Pinzón S.A., ubicada en la ciudad de

Guayaquil.

La investigación realizada fue de campo de un diseño no experimental, bajo un enfoque

cualitativo, ya que los datos recopilados fueron tomados directamente de la fuente sin alterar

los mismos.

La investigación no experimental es observar fenómenos tal y como se dan en su contexto

natural, para después analizarlos (Hernández Sampieri, Fernandez Collado, & Baptista Lucio,

2004)

El enfoque cualitativo, por lo común, se utiliza primero para descubrir y refinar preguntas

de investigación. A veces, pero no necesariamente, se prueban hipótesis (Grinnell, 1997).

Con frecuencia se basa en métodos de recolección de datos sin medición numérica, como las

descripciones y las observaciones. Por lo regular, las preguntas e hipótesis surgen como parte

del proceso de investigación y éste es flexible, y se mueve entre los eventos y su

interpretación, entre las respuestas y el desarrollo de la teoría. Su propósito consiste en

“reconstruir” la realidad, tal y como la observan los actores de un sistema social previamente

definido. A menudo se llama “holístico”, porque se precia de considerar el “todo”, sin

reducirlo al estudio de sus partes (Hernández Sampieri, Fernandez Collado, & Baptista Lucio,

2004)

El método utilizado es el descriptivo ya que esté permite obtener información de los

diferentes procesos que utiliza la Agencia Aduanera para la aplicación del SGCS BASC. Por

este medio se puede evaluar la correcta aplicación del Sistema de Gestión en Control y

Seguridad BASC en el año 2017

55

Los estudios descriptivos buscan especificar las propiedades, las características y los

perfiles importantes de personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno que se

someta a un análisis. (Danhke, 1989). Miden, evalúan o recolectan datos sobre diversos

aspectos, dimensiones o componentes del fenómeno a investigar. Desde el punto de vista

científico, describir es recolectar datos (para los investigadores cuantitativos, medir; y para

los cualitativos, recolectar información). Esto es, en un estudio descriptivo se selecciona una

serie de cuestiones y se mide o recolecta información sobre cada una de ellas, para así

(válgase la redundancia) describir lo que se investiga (Hernández Sampieri, Fernandez

Collado, & Baptista Lucio, 2004).

2.1 Instrumento Utilizado

El instrumento utilizado para recolectar información fueron cuestionarios de preguntas

cerradas, para recaudar información sobre el cumplimiento del SGCS BASC de Consorcio


El cuestionario es el instrumento más utilizado para recolectar datos. Las preguntas

cerradas contienen categorías o alternativas de respuesta que han sido delimitadas. Es decir,

se presentan a los sujetos las posibilidades de respuesta y aquellos deben circunscribirse a

éstas (Hernández Sampieri, Fernandez Collado, & Baptista Lucio, 2004)

Para la investigación se utilizó dos cuestionarios:

1. Cuestionario I - Norma BASC

2. Cuestionario II - Estándares de Agente Aduanal

La base para realizar los cuestionarios fueron la Norma y los Estándares de Seguridad del

Agente Aduanal de la Norma BASC V4 -2012. Los cuestionarios se los realizo a los líderes

de cada área; una vez realizados se hizo la verificación de la información recaudada en los

mismos.

Los cuestionarios realizados fueron los siguientes:

56

2.1.1 Cuestionario I – Norma BASC

De acuerdo con la Norma BASC 04-2012, Consorcio Villacreses & Pinzón S.A.

1. Ha establecido para el cumplimiento del SGCS BASC: (Alta Dirección)

Alcance? SI___ NO___

Objetivos y Políticas? SI___ NO___

Mapa de Procesos? SI___ NO___

Previsiones? SI___ NO___

Representante de la Alta Dirección? SI___ NO___

Programa de Capacitación y Adiestramiento? SI___ NO___

Revisiones planificadas por parte de la Alta Dirección? SI___ NO___

Exclusiones debidamente justificadas y documentadas? SI___ NO___

2. Cuenta con procedimiento documentado de: (Sistemas de Gestión)

Gestión de Riesgos SI___ NO___

Requisitos Legales SI___ NO___

Control de Documentos SI___ NO___

Seguimiento y Medición SI___ NO___

Auditoría SI___ NO___

Control de Registros SI___ NO___

Acción Correctiva y Preventiva SI___ NO___

Declaro que toda la información proporcionada es verdadera, completa, correcta, y puede

ser verificada

Encuestado:

Laura Pinzón G. Melissa Ley A

57

Gerente General Asistente de Sistemas de Gestión

Alta Dirección A. Sistemas de Gestión

Encuestador

Lorena Pinzón V.

2.1.2 Cuestionario II – Estándares de Seguridad Agente Aduanal (Área Recursos

Humanos)

De acuerdo con los Estándares de Seguridad de Agente Aduanal de la Norma Basc 04-

2012, Consorcio Villacreses & Pinzón S.A.

1. ¿Ha establecido un procedimiento escrito donde se detallan las directrices a seguir

con los postulantes a laborar en su empresa?

SI___ NO___ N/A___

2. Verifican:

Referencias Laborales y personales? SI___ NO___ N/A___

Antecedentes Penales? SI___ NO___ N/A___

Lugar de domicilio al personal de áreas críticas, antes de ocupar el cargo y

actualizándola cada dos años? SI___ NO___ N/A___

La detección del consumo de alcohol, drogas y otras adicciones antes de la contratación,

aleatoriamente y cuando sea necesario a las áreas críticas en un período de dos años?

SI___ NO___ N/A___

Los datos de los empleados, registro fotográfico, registro de huellas dactilares y firma

mínimo una vez al año? SI___ NO___ N/A___

Registros actualizados de afiliación a la seguridad social y demás registros legales de

orden laboral? SI___ NO___ N/A___

58

3. Cuenta con un procedimiento documentados la terminación de vinculación laboral?

SI___ NO___ N/A___

4. Cuentan con documentación donde indican las funciones y responsabilidades de

cada uno de los empleados de la empresa?

SI___ NO___ N/A___

5. Cuenta con jefe o responsable de seguridad con funciones debidamente

documentadas?

SI___ NO___ N/A___


ser verificada

Encuestado: Encuestador

Fernanda Villacreses P Lorena Pinzón V.

Gte. Recursos Humanos

A. Recursos Humanos

2.1.3 Cuestionario III – Estándares de Seguridad Agente Aduanal (Área

Operativa/Logística y Procesos)



Cuentan con:

1. Procedimientos documentados que establezcan medidas de seguridad para el

manejo y procesamiento de información y documentos de la carga?

SI___ NO___ N/A___

59

2. Procedimientos para la entrega y recepción de carga de contenedores?

SI___ NO___ N/A___

3. Procedimientos para la discrepancia de la carga?

SI___ NO___ N/A___



SI___ NO___ N/A___

5. Ejercicio de simulacro?

SI___ NO___ N/A___


ser verificada


José Villacreses P. Miguel Quinde R. Lorena Pinzón V.

Gte. Logística y Procesos Gte. Operativo

A. Operativa y Logística y Procesos

2.1.4 Cuestionario IV – Estándares de Seguridad Agente Aduanal (Área Comercial)



1. Ha establecidos documentos para seleccionar, evaluar y verificar la selección de

los Asociados de Negocios - clientes?

SI___ NO___ N/A__

2. Cuenta con documentación que indique si sus Asociados de negocios – clientes son

BASC o no, o si cuentan con algún tipo de certificación de seguridad de la cadena

de suministros?

60

SI___ NO___ N/A__

3. Ha establecido acuerdos de seguridad con sus Asociados de Negocios – clientes

basados en su evaluación de riesgos?

SI___ NO___ N/A__

4. Ha dispuesto que los criterios de seguridad estén disponibles para sus Asociados de

Negocios clientes?

SI___ NO___ N/A___

5. Ha desarrollado y determinado un procedimiento para el manejo de seguridad

relacionado con los requisitos de los clientes?

SI___ NO___ N/A___


ser verificada


Juan Carlos Pinzón B. Lorena Pinzón V.

Gte. Comercial

A. Comercial

2.1.5 Cuestionario V – Estándares de Seguridad Agente Aduanal (Área

Administrativa)




los Asociados de Negocios - proveedores?

SI___ NO___ N/A__

61

2. Cuenta con documentación que indique si sus Asociados de negocios - proveedor

son BASC o no, o si cuentan con algún tipo de certificación de seguridad de la

cadena de suministros?

SI___ NO___ N/A__


relacionado con los requisitos de los proveedores

SI___ NO___ N/A___

4. Cuenta con barreras físicas y medidas preventivas para resguardar las instalaciones

del acceso no autorizado donde se maneje y almacene carga?

SI___ NO___ N/A___

5. Evidencia seguridad en las Tecnologías de Información, mediante:

Protección de contraseñas? SI___ NO___ N/A___

Procedimiento para identificar el abuso de los sistemas informáticos? SI_NO_N/A_

Protección a los Sistemas y Datos? SI___ NO___ N/A___

6. ¿El personal de seguridad responde eficientemente las 24 horas del día?

SI___ NO___ N/A___


ser verificada

Encuestados: Encuestador

Andrés Villacreses P. Lorena Pinzón V.

Gte. Administrativo

A. Administrativa

62

Capítulo III: Presentación y Análisis de Resultados

Como se explica en el capítulo anterior, una vez realizados los cuestionarios se verifico la

información recaudada en los mismos.

Los resultados obtenidos fueron los siguientes:

3.1 Cuestionario I – Norma BASC

1. Ha establecido para el cumplimiento del SGCS BASC:

Alcance?

Se evidencio el alcance del SGCS BASC, el mismo son los trámites Aduaneros (Proceso

Operativo – Logística y Procesos)

Objetivos y Políticas?

Se evidencio que cuentan con:

Objetivo claro para el SGCS BASC.

Prevenir la contaminación de droga en nuestras operaciones (Importaciones y

Exportaciones) con el procedimiento de Asociados de Negocio y con acuerdos de seguridad

en nuestras exportaciones (Consorcio Villacreses & Pinzón S.A., 2017)

Política Integral, donde se establece el control y seguridad del sistema de gestión BASC

en los procesos, la misma ha sido documentada firmada por el representante legal,

comunicada a los empleados en charlas y publicada en cartelera, mails y en las credenciales

de cada uno de los empleados.

Mapa de Procesos?

Se verifico que cuentan con un mapa de procesos con su respectiva caracterización. Los

procesos se encuentran debidamente detallados y clasificados en: Procesos Estratégicos,

Operativos y Administrativos.

Previsiones?

Se evidencio que realizan las previsiones suficientes y necesarias, tales como:

63

o Capacitaciones, reuniones, charlas de concientización

o Seguimiento del SGCS

Consorcio Villacreses & Pinzón cuenta con un rubro dentro del presupuesto general anual

de la compañía, para dar cumplimiento a lo antes mencionado y a todo los necesario para el

cumplimiento del SGCS BASC.

Representante de la Alta Dirección?

Consorcio Villacreses & Pinzón ha designado un Representante de la Alta Dirección,

respaldado en un acta de nombramiento, con la autoridad y responsabilidad necesaria para

mantener y mejorar continuamente el SGCS BASC

Programa de Capacitación y Adiestramiento?

Se evidencio que cuentan con un Programa de Capacitación y Adiestramiento, el mismo

que lo cumplen conforme a lo estipulado en el mismo, cabe recalcar que realizan una

medición de cumplimiento del programa dos veces al año (Juni y Diciembre), demostrando

su cumplimiento al 100%.

Revisiones planificadas por parte de la Alta Dirección?

Se constato por medio de los registros: Cronograma de Actividades y Acta de Revisión

Gerencial, que la Alta Dirección realiza revisiones planificadas del SGCS BASC 1 vez al año

Exclusiones debidamente justificadas y documentadas?

Se evidencio que existen exclusiones, las mismas que son puntos de los Estándares de

Seguridad del Agente Aduanal no aplicables en Consorcio Villacreses & Pinzón S.A.,

debidamente detallas y justificadas en el Manual del SGSC BASC.

2. Cuenta con procedimiento documentado de:

Gestión de Riesgos?

64

Se comprobó que cuentan con el procedimiento Gestión de Riesgos, donde identifican y

evalúan los riesgos a los que están expuestas las actividades de la empresa, basados en sus

vulnerabilidades.

El procedimiento se divide en:

1. Marco Conceptual

2. Gestión de Riegos

3. Evaluación

4. Preparación y Repuesta antes falla de las medidas de seguridad

Cabe recalcar que las amenazas, más la vulnerabilidad nos da como resultados los riesgos,

tales como: Contaminación, secuestro, corrupción, robos, fuga de información, documentos

falsos, alteración de documentos, accesos no autorizados, etc.

Una vez identificadas las amenazas, las vulnerabilidades y el riesgo se procede a la

evaluación, dando como resultado que el riesgo eminente que tiene Consorcio Villacreses &

Pinzón S.A. es la Contaminación de Droga a través de Asociados de Negocio (Exportadores)

La evaluación realizada está basada en la probabilidad y severidad, la misma que es de

forma cualitativa con las categorías de Alto, Medio y Bajo.

Requisitos Legales?

Se evidencio que cuentan con el Procedimiento Pago de Impuestos y con el registro

Permisos y Requisitos Legales, donde se verifican que los requisitos legales estén al día.

Control de Documentos?

Se verifico que cuentan con Procedimientos, Instructivos y Registros, que dan los

lineamientos necesarios para el control de los documentos del SGCS BASC, además de la

lista maestra de documentos, donde se detallan todos los documentos de todas las áreas que

tiene la empresa para su funcionamiento.

En la lista maestra de documentos se encuentra detallado siguiente:

65

Área, Nombre del Documento, Código, Versión, Fecha de Aprobación del documento,

Estado (Vigente u Obsoleto), Área de Almacenamiento, Responsable del Documento

Seguimiento y Medición?

Se evidencio que cuentan con Procedimientos documentados que garantizan el

seguimiento y medición de los objetivos de seguridad, por medios de indicadores de

seguridad, los mismos que están interrelacionados con su: Política de Seguridad, Objetivos de

Seguridad y Riesgos.

Auditoría?

Se evidencio que cuentan con un Programa Anual de Auditorías, el mismo que se cumple

y lo soportan en documentos como procedimientos y registros establecidos, los mismo que

están aprobados por la Alta Dirección.

Control de Registros?

Se evidencio que cuentan con Procedimientos, Instructivos y Formatos, que dan los

lineamientos necesarios para el control de los registros del SGCS BASC, además de la lista

maestra de registros, donde se detallan todos los registros de todas las áreas que tiene la

empresa para su funcionamiento.

En la lista maestra de registros se encuentra detallado siguiente:

Área, Nombre del Documento, Código, Versión, Fecha de Aprobación del documento,

Estado (Vigente u Obsoleto), Área de Almacenamiento, Responsable del Documento

Acción Correctiva y Preventiva?

Se evidencio que la empresa busca la mejora continua en sus procesos, mediante acciones

correctivas y preventivas; para poder realizar un mejor desarrollo y control del Sistema de

Gestión en Control y Seguridad BASC; es por eso por lo que cuentan con un procedimiento y

registros documentados para la implementación de acciones correctivas y preventivas, el cual

debe ser aplicado cuando se evidencien no conformidades reales o potenciales en el SGCS.

66

3.2 Cuestionario II – Estándares de Seguridad Agente Aduanal (Área Recursos

Humanos)

1. ¿Ha establecido un procedimiento escrito donde se detallan las directrices a seguir

con los postulantes a laborar en su empresa?

El Área de Recursos Humanos cuenta con el Procedimiento de Recursos Humanos, donde

detallan todas las directrices que sigue el área, dentro de uno de sus numerales está el de

Selección e Inducción, donde describen los pasos a seguir con los candidatos con posibilidad

a ser contratados.

Se evidencio el cumplimento de la Selección e Inducción, con los registros e instructivos,

los mismos que están debidamente respaldados.

2. Verifican:

La información a continuación descrita fue verificada y se encuentra detallada en el

procedimiento de Recursos Humanos y sus Instructivos

Referencias Laborales y personales?

Una vez al año el área de Recursos Humanos entrega a los empleados el formato

Actualización de Datos, donde solicitan datos personales, referencias personales y laborales

para su respectivo llenado; una vez llenado el Área de Recursos Humanos se encarga de

verificar que la información proporcionada por los empleados será veraz luego es archivado

en la carpeta de cada empleado.

Antecedentes Penales?

Sr evidenció el área de Recursos Humanos verifica una vez al año los antecedentes

penales de sus empleados, en la siguiente página:

o http://www.ministeriointerior.gob.ec/ - Ministerio del Interior – donde se

imprime el certificado de antecedentes Penales.

Luego se archiva en la carpeta de cada empleado.

http://www.ministeriointerior.gob.ec/

67

Lugar de domicilio al personal de áreas críticas, antes de ocupar el cargo y

actualizándola cada dos años?

El Área de Recursos Humanos cada dos años visita el domicilio de cada uno de sus

trabajadores, con previa autorización del; esta gestión se evidencia en el registro Visita

Domiciliaria, el mismo que es archivado en la carpeta de cada empleado junto con el croquis

de la vivienda, proporcionado por el empleado.

La detección del consumo de alcohol, drogas y otras adicciones antes de la contratación,

aleatoriamente y cuando sea necesario a las áreas críticas en un período de dos años?

El Área de Recursos Humanos realiza cada dos años a todos los trabajadores la prueba de

alcohol y de drogas, con previa autorización del empleado o cuando considere necesario; esta

gestión se evidencia en el registro Prueba de Alcohol y Drogas, el mismo que es archivado en

la carpeta de cada empleado.

Los datos de los empleados, registro fotográfico, registro de huellas dactilares y firma

mínimo una vez al año?

Cada año el área de Recursos Humanos realizada el Estudio de Seguridad para Empleados,

el mismo que se encuentra respaldado en el registro del mismo nombre.

En el estudio se adjunta certificado de antecedentes penales y fotocopia de cédula de

identidad, para luego ser archivado en la carpeta de cada empleado. A continuación detallo

las aristas tomadas en consideración para el estudio:

Información general del empleado, Trabajos Anteriores, Huellas Dactilares, Información

Económica actual, Tipo de Vivienda, Cuentas Bancarias, Bienes muebles e inmuebles,

Registro Fotográfico.

Registros actualizados de afiliación a la seguridad social y demás registros legales de

orden laboral?

68

Se evidencia que cada empleado de Consorcio Villacreses & Pinzón S.A., cuenta con una

carpeta donde se encuentran los documentos legales de orden laboral y reposan en el

departamento de Recursos Humanos.

3. Cuenta con un procedimiento documentados la terminación de vinculación laboral?

El Área de Recursos Humanos cuenta con el Procedimiento de Recursos Humanos, donde

detallan todas las directrices que sigue el área, dentro de uno de sus numerales está el de

Terminación de Relación Laboral, donde describen los pasos a seguir en el caso que un

empleado deje de laborar en la empresa. Se evidencio el cumplimento de la Terminación de

Relación Laboral, con los registros e instructivos, los mismos que están debidamente

respaldados y verificados en las carpetas de los exempleados.

4. Cuentan con documentación donde indican las funciones y responsabilidades de

cada uno de los empleados de la empresa?

Se constató que la empresa cuenta con el documento Perfil y Manual de Funciones, donde

indican las funciones y responsabilidades de cada uno de los empleados de la empresa. Este

documento lo elaboran para cada cargo existente en la empresa, basados en el organigrama

vigente.

5. Cuenta con jefe o responsable de seguridad con funciones debidamente

documentadas?

Se evidencio que la Coordinadora General de Sistemas de Gestión es la responsable de

seguridad con funciones documentadas. A continuación alguna de las funciones:

o Elaborar con la ayuda de los altos ejecutivos y empleados, el

sistema de Gestión en Control y Seguridad (SGCS) que se ha

implementado.

o Dar a conocer a todos los empleados de la empresa sobre el

Sistema de Gestión en Control y Seguridad.

69

o Asegurarse de manera precisa que en cada uno de los

departamentos se estén cumpliendo a cabalidad el sistema de

Control y Seguridad por seguridad de la empresa y para mantener

el Certificado otorgado por BASC.

o Esto es muy importante también por las Auditorias de Re-

certificación, las cuales el Capítulo BASC NACIONAL / Regional,

las realizará una vez al año, con el fin de verificar la conformidad y

mantenimiento del SGCS.

o En caso de que algún departamento no esté cumpliendo el SGCS

deberá de tomar medidas y acciones para que esto se cumpla.

o Solicitar la Auditoria de Control y Auditoria de re-certificación

dentro de los plazos establecidos.

o En caso de haberse presentado una NO conformidad en las

Auditorias Complementarias deberá cerciorarse de que las acciones

correctivas o condiciones exigidas sean cumplidas y realizadas.

o Asegurarse que los costos ocasionados por las actividades

desarrolladas con motivo de la Gestión de Certificado sean

cancelados, para evitar sanciones o en su caso la cancelación del

certificado.

o Anunciar al Capítulo BASC NACIONAL / Regional los cambios

realizados al SGCS o en la estructura organizacional.

o Nombrar en cada departamento de la organización un responsable

de él mismo y de aquellos con los que trabaja.

o Organizar los entrenamientos y capacitaciones.

70

3.3 Cuestionario III – Estándares de Seguridad Agente Aduanal (Área

Operativa/Logística y Procesos)

De acuerdo con los Estándares de Seguridad de Agente Aduanal de la Norma Basc 04-2012,

Consorcio Villacreses & Pinzón S.A.

Cuenta con:



Se evidencio que Consorcio Villacreses & Pinzón S.A., cuenta con los procedimientos

donde establecen medidas de seguridad en las operaciones, la empresa ha determinado un

procedimiento para cara regimen utilizado. A continuación detallo los procedimientos que el

Área Operativa/Logística y Procesos utiliza:

o Regimen de Importación (Importación para el Consumo)

o Regimen de Exportación (Exportación Definitiva)

o Regimen de Importación (Admisión Temporal para Reexportación

en el mismo

o Regimen de Importación (Admisión Temporal para

Perfeccionamiento Activo) P-

o Regimen de Importación (Deposito Aduanero)

o Otros Regimenes Aduaneros Ferias Internacionales

o Regimen de Exportación (Exportación Temporal para

Reimportación en el mismo Estado)

o Regimen de Excepción (Menaje de Casa y Equipo de Trabajo)

2. Procedimientos para la entrega y recepción de carga de contenedores?

Esta pregunta N/A. Justificación detallada en la Norma - Exclusiones. A continuación

describo la justificación:

71

N/A, ya que el Auxiliar del Agente de Aduana se encarga de la verificación electrónica de

la mercancía, mas no de la verificación física de la misma (Consorcio Villacreses & Pinzón

S.A., 2017)

3. Procedimientos para la discrepancia de la carga?



N/A, ya que el Auxiliar del Agente de Aduana se encarga de la verificación electrónica de

la mercancía, más no de la verificación física de la misma, solo aplica siempre y cuando el

canal de aforo sea Aforo Físico Intrusivo (descritos en los Procedimientos que el área de Área

Operativa/Logística y Procesos utiliza) (Consorcio Villacreses & Pinzón S.A., 2017)



Se evidencio que las medidas de seguridad están descritas en los procedimientos que

utilizada el Área Operativa/Logística y Procesos, detallados en la pregunta #1. Pude constatar

que en cada uno de los procedimientos antes mencionados, describen las medidas de seguridad

utilizadas.

5. Realizan ejercicio de simulacro?

Se evidencio que basados en el procedimiento de Gestión de Riesgos, el Área

Operativa/Logística y Procesos, realiza un simulacro pasivo anual, con su respectivo informe,

donde estudian la trazabilidad de los Trámites de Exportación, desde el inicio a su fin.

El ejercicio de simulacro lo realizan tomando en consideración que el riesgo eminente de la

empresa es la Contaminación de Droga a través de Asociados de Negocio (Exportadores).

3.4 Cuestionario IV – Estándares de Seguridad Agente Aduanal (Área Comercial)



72


los Asociados de Negocios - clientes?

Se evidencio que cuentan con documentos que dan los lineamientos necesarios para la

selección de los Asociados de Negocios -clientes. Estos documentos son Procedimientos,

Instructivos y Registros. Así mismo recopilan información del cliente, la verifican y evalúan

los riesgos que tiene cada uno de ellos, según el resultado la empresa le brindará o no

servicios al posible cliente.

2. Cuenta con documentación que indique si sus Asociados de negocios – clientes son

BASC o no, o si cuentan con algún tipo de certificación de seguridad de la cadena

de suministros?

Se evidenció que retroalimentan las bases de datos electrónicas de los Asociados de

Negocio clientes con información actualizada y así mismo cuentan con Procedimiento y

Registro donde indican si los Asociados de Negocios poseen algún tipo de certificación de

seguridad.

3. Ha establecido acuerdos de seguridad con sus Asociados de Negocios – clientes

basados en su evaluación de riesgos?

Según la Evaluación de Riesgos la empresa determino que su riesgo inminente se

encuentra en el Proceso Operativo (Exportaciones) por lo que cuentan con acuerdos de

seguridad para los Asociados de Negocios – Exportadores. Asimismo, realizan el registro

Asociados de Negocio, donde se evalúa el riesgo de cada Asociado.

4. Ha dispuesto que los criterios de seguridad estén disponibles para sus Asociados de

Negocios clientes?

Se evidencio que el área Comercial envía un Mail Informativo junto con el documento

(Carta Informativa de Seguridad Asociados de Negocio) a todos los Asociados de Negocio-

clientes.

73


relacionado con los requisitos de los clientes?

Se evidencio que la empresa ha desarrollada y determinado Procedimiento para el manejo

de seguridad de sus clientes, el mismos que está respaldado con registros e instructivos y con

la documentación recolectada de cada cliente.

3.5 Cuestionario V – Estándares de Seguridad Agente Aduanal (Área Administrativa)


los Asociados de Negocios - proveedores?

Se evidencio que cuentan con documentos que dan los lineamientos necesarios para la

selección de los Asociados de Negocios -proveedores. Estos documentos son

Procedimientos, Instructivos y Registros. Así mismo recopilan información del proveedor, la

verifican y evalúan los riesgos que tiene cada uno de ellos, según el resultado la empresa

trabajará o no con el posible proveedor.

2. Cuenta con documentación que indique si sus Asociados de negocios - proveedor

son BASC o no, o si cuentan con algún tipo de certificación de seguridad de la

cadena de suministros?

Se evidenció que retroalimentan las bases de datos electrónicas de los Asociados de

Negocio proveedores con información actualizada y así mismo cuentan con Procedimiento y

Registro donde indican si los Asociados de Negocios poseen algún tipo de certificación de

seguridad.


relacionado con los requisitos de los proveedores?

Se evidencio que la empresa ha desarrollada y determinado Procedimiento para el manejo

de seguridad de sus proveedores, el mismo que está respaldado con registros e instructivos y

con la documentación recolectada de cada proveedor.

74

4. Cuenta con barreras físicas y medidas preventivas para resguardar las instalaciones

del acceso no autorizado donde se maneje y almacene carga?



N/A, ya que los Agentes de Aduana no manejan ni almacenan la carga (Consorcio

Villacreses & Pinzón S.A., 2017)

5. Evidencia seguridad en las Tecnologías de Información, mediante:

Protección de contraseñas?

Se constató que el Gerente Administrativo informará a los usuarios mediante mail, que

deberán cambiar las claves de sus equipos para una mayor control, y a su vez los usuarios

deberán tener protección en sus equipos, como es el bloqueo de pantalla a los tres minutos de

inactividad, una vez realizados los cambios se deberán notificar vía correo electrónico al

Administrador Informático y a la Gerencia Administrativa, a su vez, el Administrador

Informático deberá tener una base de datos del cambio de claves bajo acceso restringido.

Esta gestión se la realizará cada 6 meses (Enero y Julio). Se archivará como constancia, la

impresión del correo electrónico de los usuarios hacia la gerencia Administrativa con la

contraseña actualizada; lo antes mencionado se encuentra descrito en el Procedimiento

Seguridad Informática.

Procedimiento para identificar el abuso de los sistemas informáticos?

La empresa cuenta con servidores protegidos con clave, la misma que está custodiada por

el Gerente Administrativo. Cabe recalcar que el cuarto se servidores es un área sensible, por

lo cual tiene restricción en su entrada.

En el Reglamento Interno de Consorcio Villacreses & Pinzón S.A., se encuentra registrada

las sanciones pertinentes por el incumplimiento de los mencionado.

Protección a los Sistemas y Datos?

75

Cada equipo de computación tiene instalado el Antivirus y Anti-espía eSCAN de los

cuales tenemos su respectivo certificado.

6. ¿El personal de seguridad responde eficientemente las 24 horas del día?

Se evidencio que cuentan con un sistema de seguridad de la Compañía de Seguridad

SEGINTER, el mismo que se encuentra activo las 24 horas del día y brinda una respuesta de

reacción de 6 minutos y notifica al celular de la Gerente General.

Capítulo IV: Propuesta

4.1Título

Evaluación de la aplicación del sistema BASC al Consorcio Villacreses & Pinzón S.A. año

2017.

4.2 Objetivos de la Investigación

4.2.1 Objetivo General

Evaluar la aplicación del Sistema en Gestión en Control y Seguridad BASC en la empresa

Consorcio Villacreses & Pinzón S.A. durante el año 2017.

4.2.2 Objetivos Específicos

1. Revisar la fundamentación teórica en relación a la aplicación del sistema

BASC a las empresas de agentes aduanales operadoras del comercio

exterior.

2. Aplicar las herramientas para la respectiva evaluación de la aplicación del

sistema BASC en Consorcio Villacreses & Pinzón S.A.

3. Analizar los resultados obtenidos mediante la evaluación realizada del

sistema BASC para Consorcio Villacreses & Pinzón S.A.

4.3 Fundamentación de la Propuesta

Presentar propuestas y estrategias para lograr optimizar el Sistema en Gestión en Control y

Seguridad BASC, implementado en Consorcio Villacreses & Pinzón S.A.

76

4.4 Justificación

La evaluación de la aplicación del Sistema de Gestión y Control de Seguridad BASC en

Consorcio Villacreses & Pinzón S.A. busca:

Obtener información importante del sistema de gestión.

Aprender de las experiencias del SGCS BASC

Analizar el cumplimiento del SGCS BASC

Recomendar planes de acción.

Conocer la trazabilidad de los procesos de Consorcio Villacreses & Pinzón

S.A.

4.5 Propuestas para optimizar el SGCS BASC en Consorcio Villacreses & Pinzón S.A.

Con este trabajo de investigación se busca presentar propuestas para optimizar el Sistema

en Gestión en Control y Seguridad BASC, implementado en Consorcio Villacreses & Pinzón

S.A., basadas en la información recolectada mediante las preguntas realizadas en los

cuestionarios a cada líder de Área

Es importante destacar que la información recaudada, fue comprobada en las instalaciones

de la empresa, ya que cada respuesta fue verificada y respaldada con la documentación

pertinente y detallada en al Capítulo III del presente trabajo.

A continuación, detallo mis propuestas para optimizar el SGCS BASC implementado:

4.5.1 Medición y seguimiento por área

La empresa cuenta con procedimiento documentado sobre el seguimiento y medición del

objetivo del SGC BASC, el mismo se representa a través de indicadores, que se encuentran

relacionados con la Política de Seguridad, Objetivos de Seguridad y Riesgos de la empresa.

Estos indicadores se realizan para ver resultados objetivos y así buscar la mejora continua

del SGCS BASC en la empresa

77

Propuesta

Adicional de la medición antes detallada, la empresa debería realizar seguimiento y

mediciones por área, así no solo buscara la mejora continua del SGCS BASC, sino de toda la

organización. A continuación, detallo los indicadores por área aplicables a Consorcio


o Alta Dirección: mantiene Indicadores de Objetivos del SGCS BASC.

o Sistemas de Gestión: Indicador de Acciones Correctivas y Preventivas

o Recursos Humanos: Indicadores de Evaluación por Competencias, Evaluación de

Desempeño y Clima Laboral

o Comercial: Indicador de Satisfacción del Clientes

o Administrativo: Indicador Evaluación de Proveedores

o Operación-Logística y Procesos: Indicador de archivos físicos y digitales de los

Trámites de Aduana

o Financiero-Contable: Indicadores de Liquidez y de Pagos al día de las obligaciones

Dichas mediciones deberán tener los respectivos documentos que den los lineamientos y

directrices necesarias para su cumplimento, tales como: Procedimientos, Instructivos y

Registros.

Con esta propuesta lograrán optimizar y mejorar los resultados del SGCS BASC y de toda

la organización, ya que recordemos que un sistema de gestión involucra e integra a todas las

áreas de la empresa, con estas mediciones se tendrán resultados reales.

Así mismo tendrían la oportunidad de analizar los resultados por área y de no llegar a las

metas establecidas, podrán analizar sus causas y motivos para el planteamiento de acciones y

así buscar el mejoramiento continuo de Consorcio Villacreses & Pinzón S.A.

78

4.5.2 Revisión Gerencial dos veces al año

La Alta Dirección realiza revisiones planificadas del SGCS BASC 1 vez al año, la misma

que se planifica en el Cronograma de Actividades de la empresa y una vez realizada la

revisión se deja constancia en el Acta de Revisión Gerencial.

En esta revisión se analiza los siguientes criterios:

o Desarrollo general del sistema

o Desarrollo de los procesos del SGCS.

o Informe final de las auditorías.

o Informe final de las acciones preventivas, correctivas y de mejora.

o Variaciones que puedan afectar el SGCS.

o Informe final de la gestión de riesgos.

o Informes anteriores

Propuesta

Adicional a la revisión gerencial antes mencionada, la empresa debería realizar dicha revisión

dos veces al año (Junio y Diciembre), de esta forma tendría resultados mas reales y esto

ayudaría a la toma de decisiones dentro del SGCS BASC y de la organización como tal.

Así mismo debería agregar otros criterios a los establecidos, tales como:

o Indicadores por Áreas

o Compromiso de los líderes de área con el SGCS BASC

o Cumplimiento del Presupuesto anual.

Estas revisiones ayudarían a tomar mejores decisiones y de forma oportuna, con el objetivo

de buscar el mejoramiento continuo de la empresa.

4.5.3 Auditorías de Segunda Parte

La empresa tiene tres auditorías anuales: Auditoria Interna realizada una vez al año para

verificar de forma interna el cumplimiento del SGCS BASC, Auditoría de Re-Certificación

79

(realizada por BASC) verifican el cumplimiento del SGCS BASC previo a la renovación del

certificado, Auditoría de Control (realizada por BASC) verifican que todo se esté cumpliendo

dentro del sistema y que los hallazgos encontrados en la Auditoría de Re-Certificación hayan

sido tratados.

Las Auditoría Interna y de Re- Certificación son planificadas en el Programa Anual de

Auditorías aprobada por la Alta Dirección, la Auditoría de Control es puesta por BASC sin

planificación previa.

Propuesta

La empresa mantiene sus auditorías planificadas, adicional deberían realizar auditorías de

segunda parte, es decir deberían auditar a sus Asociados de Negocios, sean estos BASC o no.

La base para al auditoria de segunda parte, deberían ser los acuerdos de seguridad que

mantienen con sus asociados, es decir coordinar con los asociados de negocios auditorías,

para verificar que los acuerdos de seguridad firmados se estén efectuando y así comprobar

que los criterios establecidos se cumplan.

Capítulo V: Conclusiones y Recomendaciones

5.1 Conclusiones

Para analizar el presente trabajo de investigación se recolecto información clara y

actualizada, la misma que permitió la evaluación de la aplicación del SGCS BASC en

Consorcio Villacreses & Pinzón S.A.- Agencia Aduanera, ubicada en la ciudad de Guayaquil

Los beneficios que brinda el sistema es tener operaciones pro-comercio lícito, así mismo

ayuda a formar alianzas estratégicas con entidades que buscan el mismo fin, en el caso de

Consorcio Villacreses & Pinzón S.A. tiene alianza estratégica con la Policía Antinarcóticos.

Durante la investigación se evidencio que los líderes de cada área están muy

comprometidos con el SGCS BASC, así mismo con el mejoramiento de los procesos y

80

controles que se establezcan.. Por otro parte cada líder tiene claro que el sistema no funciona,

si es que su personal a cargo no está comprometido con el mismo.

Con esta investigación se pudo conocer la trazabilidad de los procesos y áreas de

Consorcio Villacreses & Pinzón S.A. y con esto demostrar que optimizan los procesos

establecidos.

Luego de concluir el presente trabajo de investigación se ha podido determinar la

importancia del Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC que tiene en las empresas,

ya que este sistema ayuda a definir los lineamientos y directrices que las empresas necesitan

para brindar operaciones seguras.

5.2 Recomendaciones

Mantener el Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC en Consorcio Villacreses

& Pinzón S.A., ya que a más de ser una herramienta importante para dar los lineamientos

necesarios para la seguridad en las operaciones, tiene un valor agregado muy importante con

los Asociados de Negocios – clientes que buscan trabajar con empresas seguras; al no

mantener esta certificación perderían clientes y perjudicarían la imagen de la empresa.

Realizar acuerdos de seguridad con todos sus Asociados de Negocios, no solo con los de

exportaciones, ya que en el acuerdo estipulan las medidas de seguridad que van a seguir sus

Asociados de Negocios en las operaciones.

Hacer revisiones mensuales de las áreas sensibles, tales como: servidor y archivo, ya que

en ellos se encuentra la información crítica del negocio.

Concientizar de forma mensual a todos los empleados, con pequeñas charlas y ejercicios

prácticos, de esta forma se actualizan los conocimientos ya impartidos

Mantener el enfoque del Procedimiento de Gestión de Riegos, la misma que es por

procesos, de esa forma se integran todos los procesos de la empresa y se obtienen los riesgos

que afectan directamente a la organización.

81

Crear hoja de trabajo para revisiones y auditorias, para demostrar la trazabilidad de estas y

así ser soporte del Informe de Auditoria final. Esto ayudaría a que la auditoría sea más

objetiva

82

Referencias

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Aduana del Ecuador SENAE: https://www.aduana.gob.ec

BASC-GUAYAQUIL. (01 de 06 de 2018). BASC-GUAYAQUIL. Obtenido de BASC-

GUAYAQUIL: http://basc-guayaquil.org/

Código Organico de la Producción, Comercio e Inversiones. (16 de 12 de 2010). Código

Organico de la Producción, Comercio e Inversiones. Código Organico de la

Producción, Comercio e Inversiones. Quito, Pichincha, Ecuador.

Consorcio Villacreses & Pinzón S.A. (2017). Norma BASC V04-2012 - Edición7 .

Guayaquil, Guayas.

Consorcio Villacreses & Pinzòn S.A. (01 de 06 de 2018). Consorcio Villacreses & Pinzòn

S.A. Obtenido de http://www.consorciovyp.com/

Hernàndez Contreras, F. (2014). Introducciòn a los Negocios Internacionales. Mèxico:

Fundaciòn Universitaria Andaluz Inca Garcilaso.

Hernández Sampieri, R., Fernandez Collado, C., & Baptista Lucio, P. (2004). Metología de la

Investigación. México: McGraw-Hill Interamericana.

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Reglamento que Regula la Actividad de los Agentes de Aduana. Reglamento que

Regula la Actividad de los Agentes de Aduana. Guayaquil, Guayas, Ecuador.

World Basc Organization (BASC). (16 de 07 de 2012). Estàndares de Seguridad - Agente

Aduanal V4-2012. Estàndares de Seguridad - Agente Aduanal V4-2012.

World Basc Organization (BASC). (16 de 07 de 2012). Norma BASC V4-2012. Norma

BASC V4-2012.

World BASC Organization. (16 de 07 de 2012). Glosario y Tèrminos Norma y Estàndares

BASC. Glosario y Tèrminos Norma y Estàndares BASC.

83

WORLD BASC ORGANIZATION. (01 de 06 de 2018). WORLD BASC ORGANIZATION.

Obtenido de WORLD BASC ORGANIZATION: https://www.wbasco.org

84

Apéndice

Glosario de Términos BASC (World BASC Organization, 2012)

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89

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Encuestas

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96

Documents

“EVALUACIÓN DE LA APLICACIÓN DEL SISTEMA …repositorio.ug.edu.ec/bitstream/redug/34756/1/Tesis...Evaluación, Seguridad, Procesos, Lineamientos, Sistema de Gestión. RESUMEN/ABSTRACT