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Capítulos 1,2,3,4Carlos Alberto Castellanos Herrera
López Serrat SergioRizo Carmona Elena Sarahí
CAPITULO 1
Conceptos relativos a la Administración de Proyectos
Concepto s relativos a la
administración de proyectos
Espectáculos - Jeff
Actores - Jef Tribuna - Jim
Escenario - Jim
Sonido e iluminación - Joe
Asientos - Jim
Alimentos - Bill
Alimentos - Bill Instalaciones - Chris
Puestos para alimentos - Chris
Equipo de cocina - Bill
Áreas para comer - Jim
Servicios - Jack
Estacionamiento - Steve Limpieza – Tyler
Contenedores - Tyler
Contratista - Damian
Instalaciones de sanitarios – Jack
Sanitarios - Jack
Estación de primeros auxilios -
Beth
Seguridad - Rose
Ciclo de vida del proyecto
La primera fase en el ciclo de vida del proyecto consiste en descubrir una necesidad un problema o una oportunidad
El cliente suele anotar en un documento (SDP) solicitud de propuesta
La segunda fase consiste en encontrar una solución ala necesidad o al problema
Se le presentan propuestas al cliente uno o mas individuos o empresas.
La tercera parte del ciclo de vida del proyecto consiste en implementar o poner en practica la solución propuesta
También conocida como ejecución del proyecto se planea detalladamente el proyecto y se implementa para conseguir su objetivo
La fase final de un proceso consiste en terminarlo.
Se hacen algunas actividades de cierre como confirmación que se haya realizado todo lo solicitado
La vida de un Proyecto.
Un proyecto es un esfuerzo tendiente a lograr un objetivo especifico mediante
una serie especial de actividades.
El proceso de administración de proyecto significa
planear el trabajo y después trabajar según el plan.
La planeación incluye los siguientes pasos:
Definir con claridad el objetivo del proyecto
Dividir y subdividir el alcance del proyecto en “piezas” o paquetes de trabajo
Definir las actividades especificas que es necesario realizar para cada paquete de trabajo con el fin de lograr el objetivo del proyecto
Presentar gráficamente las actividades bajo la forma de un diagrama de red
Hacer un estimado de tiempo de la duración que tendrá que completar cada actividad
Hacer un estimado de costos para cada actividad
Calcular el programa y el presupuesto de un proyecto, para determinar si el mismo se puede terminar dentro del tiempo requerido
La planeación determina que se necesita hacer, quien lo hará, cuanto tiempo se necesitara y
cuanto costara.
El resultado de este esfuerzo es un plan de línea base
Poner en practica el plan de línea base para un proyecto incluye:
realizar el trabajo de acuerdo al plan
controlar el trabajo de forma tal que se logre el alcance del proyecto dentro del presupuesto con la satisfacción del cliente
FestivalLynn
PublicidadLynn
Anuncios en los periódicos -
Lynn
Carteles - Keith
Boletos - Andrea
Relación de voluntarios -
Beth
Juegos - Steve
Puestos - Jim Juegos - Steve Premios - Jeff
Paseos en aparatos - Pat
Contratista de aparatos de
diversión - PatPermisos - Neil
Estructura de la división del trabajo.
La vida de un proyecto. Diagrama de red
Identificar a los
consumidores objetivo -
Susan
Desarrollar el borrador del
cuestionario - Susan
Hacer pruebas piloto del
cuestionario - Susan
Revisar los comentarios y
terminar el cuestionario -
Susan
Preparar las etiquetas
para el envío por correo –
Steve
Imprimir el cuestionario –
Steve
Desarrollar programas de computación
para el análisis de
datos – Andy
Desarrollar programas de computación
para comprobar
datos - Susan
Conceptos relativos a la administración de proyectos
Enviar por correo los
cuestionarios y respuestas -
Steve
Comprobar los
programas - Andy
Registrar en la
computadora la
información de las
respuestas - Jim
Analizar resultados -
Jim
Preparar informes - Jim
Capitulo 2
Identificación de las necesidades
Las primeras fases del ciclo de vida del proyecto se familiariza con:
•Identificar necesidades y seleccionar proyectos
•Desarrollar solicitudes de propuestas
•El proceso de solicitar propuestas
La identificación de necesidades
Se comienza con el reconocimiento de una necesidad un problema o una oportunidad y termina con la emisión de una solicitud de
propuesta
Es importante cuantificar el problema para poder determinar si los beneficios esperados de poner en practica una solución compensa los costos de realizar el proyecto y si es así en cuanto
En la selección de los proyectos se evalúan varias necesidades u oportunidades
Los beneficios y consecuencias las ventajas y desventajas los pros y contras de de cada oportunidad de analizar y evaluar
Pasos para la selección de un proyecto
1.- establecer un conjunto de criterios para evaluar la oportunidad
2.- listar las suposiciones que serán las base de cada oportunidad
3.- recabar los datos e información sobre cada oportunidad para garantizar una decisión inteligente relativa ala sección del proyecto
3.- recabar los datos e información sobre cada oportunidad para garantizar una decisión inteligente relativa ala sección del proyecto
4.- evaluar las oportunidades a partir de los criterios
Los integrantes del equipo de evaluación y selección o el comité encargado de ello han de tener conocimientos y experiencias para enriquecer el proceso dela toma de decisiones
Una SDP debe de ser amplia y proporcionar información suficiente detallada para que el contratista o e equipo de proyecto pueda preparar una propuesta inteligente que corresponda ala necesidad del cliente
Una vez que se ha preparado la SDP el cliente solicita propuestas al notificar a los posibles contratistas que tienen disponible la SDP.
No todos los ciclos de vida de proyectos incluyen la preparación de una solicitud de propuesta por escrito y las posteriores propuestas de los contratistas
Hay otros proyectos en que los requisitos no se ponen por escrito en una SDP formal si no que comunica en varios proveedores
CAPITULO 3
SOLUCIONES DE PROPUESTAS
MERCADOTECNIA PREVIA A LA SDP/ PROPUESTA
Crear propuestas ganadoras. Fomentar relaciones con los posibles
clientes. Comunicación frecuente con los clientes. Comienza a comprender con claridad lo que
espera el cliente. Se consideran como mercadotecnia o
desarrollo de negocio y se realiza sin costo alguno para el cliente.
DECISIÓN DE LICITAR / NO LICITAR
El contratista puede tomar en cuenta algunos de los siguientes factores:
Competencia Riesgo Misión Ampliación de capacidades Reputación Fondos del cliente Recursos para la propuesta Recursos para el proyecto
DESARROLLO DE UNA PROPUESTA GANADORA
El contratista tiene que convencer al cliente de que:
Comprende lo que el cliente está buscando Puede llevar a cabo el proyecto propuesto Proporcionará el mayor valor para el cliente Es el mejor contratista para solucionar el problema Aprovechará su experiencia exitosa con proyectos
anteriores similares Hará el trabajo en forma profesional Lograra los resultados deseados Completará el proyecto dentro del presupuesto y de
acuerdo al programa Dejará satisfecho al cliente
PREPARACIÓN DE LA PROPUESTA
Puede ser un tarea directa realizada por una persona, o ser un esfuerzo con uso intensivo de recursos que requiera de un equipo de organizaciones y personas con diversos conocimientos y habilidades.
Los clientes no pagan a los contratistas por preparar propuestas, los contratistas absorben estos costos como costos normales de mercadotecnia al realizar estas operaciones.
La propuesta debe contener el detalle suficiente para convencer al cliente de que el contratista le proporcionará el mejor valor.
CONTENIDO DE LA PROPUESTA
Las propuesta se organizan en tres secciones: técnica, administrativa y de costos. • Es convencer al cliente de que el contratista
comprende la necesidad o el problema y que puede proporcionarle la solución menos riesgosa y más benéfica.
Técnica
• Es convencer al cliente de que puede hacer el trabajo propuesto (el proyecto) y lograr los resultados deseados.
Administrativa
• Es convencer al cliente de que el precio del contratista para el proyecto propuesto es realista y razonable.
Costos
CONSIDERACIONES DE FIJACIÓN DE PRECIOS
Necesitan tener cuidado en no exagerar el precio del proyecto propuesto, pues de lo contrario el cliente quizá seleccione a un contratista de precios inferiores.
El contratista tiene que tomar en cuenta:
Confiabilidad de los estimados del costo Riesgos
Valor del proyecto para el contratista Presupuesto del cliente
Competencia
PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Y SEGUIMIENTO
Normalmente se proporciona la fecha de vencimiento de presentación de las propuestas, nombre y la dirección de la persona a quien se deben entregar. Algunos clientes piden varias copias de la propuesta para su revisión y evaluación. Puede tener varios cientos de páginas y quizá incluyan grandes dibujos o graficas de color. Los contratistas tienen que continuar siendo proactivos incluso después de presentar la propuesta.
EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS POR EL CLIENTE
Los clientes evalúan las propuestas de los contratistas en diferentes formas.
Entre los criterios que pueden ser utilizados por los clientes al evaluar las propuestas de los contratistas se incluyen los siguiente:
Cumplimiento con la descripción del trabajo y los requisitos del cliente
Comprensión por parte del contratista, necesidad del cliente Enfoque propuesto por el contratista Experiencias y éxito del contratista Experiencia para trabajar un proyecto Capacidad administrativa Precio
TIPOS DE CONTRATO
Es un vehículo para establecer buenas comunicaciones entre el cliente y el contratista y llegar a una comprensión mutua con claras expectativas que aseguren el éxito del proyecto.
Básicamente son dos tipos de contratos que existen: de precio fijo y de reembolso del costo.
• Se acuerda un precio para el trabajo propuesto, se proporciona bajos riesgos para el cliente, puesto que éste no pagará más que el precio fijo.
Contrato de precio fijo
•El cliente acepta pagar al contratista todos los costos reales, con independencia de la cantidad, más alguna utilidad acordada, representa un alto riesgo para el cliente, puesto que los costos del contratista pueden exceder el costo propuesto.
Contrato de reembolso del costo
CLÁUSULAS DEL CONTRATO
Se presentan algunas cláusulas que se pueden incluir en los contratos de proyecto:
Exposición falsa de los costos Aviso de exceso en los costos o demora en el programa Aprobación de los subcontratistas El equipo o la información a proporcionar por el cliente Patentes Divulgación de información confidencial Consideraciones internacionales Cancelación Condiciones de pago Pagos por primas/penalidades Cambios
Capitulo 4El proyecto
1. El realizar el proyecto y 2. poner en practica la
solución propuesta
Es la tercera fase del ciclo de vida del
proyecto
Inicia: después de que se redacta un contrato o convenio entre cliente y el contratista o el equipo del proyecto
Finaliza:
Cuando se logra el objetivo fijado
El cliente queda satisfecho de que el trabajo se ha terminado con calidad
Dentro del presupuesto y a tiempo
1. Desarrollar un plan que muestre como se lograran las tareas del proyecto dentro del presupuesto y a tiempo
2. La planeación determina que se necesita hacer, quién lo hará, cuánto durara y cuánto costará.
Planeación del proyecto:
3. El resultado del esfuerzo es un plan de línea base
4. Es importante que las personas que participaran en la ejecución del proyecto también colaboren en la planeación del trabajo.
“La participación crea compromiso”
Una vez que se ha establecido un plan, el equipo, dirigido por el gerente del proyecto, lo pone en
practica.
Realización del proyecto:
1. Mientras el equipo del proyecto esta realizando el trabajo es
necesario supervisar el progreso, para asegurarse de que todo vaya
de acuerdo al plan
Control del proyecto:
2. El proceso de control incluye recopilar periódicamente
información sobre el desempeño del proyecto, comparar el avance real
con el planeado y llevar a cabo acciones correctivas si el
desempeño real es inferior al planteado.
La cuarta fase es el fin del ciclo de vida
del proyecto “terminación”
inicia después de que se ha completado el trabajo
El propósito de esta fase es aprender de la experiencia obtenida, con el fin de mejorar el
desempeño en proyectos futuros
Las actividades de evaluación posteriores incluyen reuniones individuales con los miembros del equipo y una reunión de grupo con el equipo del proyecto
También es importante reunirse con el cliente para evaluar el nivel de satisfacción del mismo y determinar si el proyecto le proporciones al cliente los beneficios esperados
Evaluación y Retroalimentación:
Algunos proyectos se cancelan antes de su terminación por diversas razones. Pueden ser canceladas por el cliente debido a su descontento .
Esto puede dar como resultado una perdida financiera y manchar la reputación del contratista o de la organización que realiza el proyecto.
Cancelación del proyecto:
Una forma de evitar la cancelación debido al descontento del cliente es:
supervisar continuamente su nivel
de satisfacción durante el proyecto y
llevar a cabo la acción correctiva a
la primera señal de cualquier descontento.