Norma ISDF: uma experiência na Secretaria Municipal de Administração da

Prefeitura Municipal de Restinga Sêca Daiane Regina Segabinazzi Pradebon

Débora FloresLisieli Rorato Dotto

Sônia Elisabete Constante

CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS E HUMANASCURSO DE ARQUIVOLOGIA

X SEMANA ACADÊMICA DO CURSO DE GRADUAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA

Santa Maria, 18 de outubro de 2012.

1 INTRODUÇÃO Norma Internacional de Descrição de Funções – ISDF: - elaborada pelo Comitê de Boas Práticas e Normas na cidade de

Dresden (Alemanha), em 2007;- publicada pelo Arquivo Nacional (Brasil), em 2008;- contribuição: aprendizagem das funções arquivísticas –

classificação - adquirida com a aplicação prática da Norma. Importante: utilização da Norma ISDF como principal instrumento

na gestão de documentos sendo utilizada para identificação do fluxo documental, descrição das funções, atividades e seus relacionamentos para a SMA da PMRS, auxiliando no processo de classificação de documentos.

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1.1 ObjetivoImplantação de uma classificação arquivística, empregando a

Norma ISDF, na Secretaria Municipal de Administração da Prefeitura Municipal de Restinga Sêca, visando à organização da documentação.

1 INTRODUÇÃO 2/2

1.2 JustificativaPossibilidade de aplicar uma Norma Internacional de Descrição

de Funções, ferramenta ainda pouco difundida no Brasil, já que são poucos referenciais existentes na área arquivística sobre relatos de experiência;

Conhecimento dos fundamentos teóricos, procedimentos e técnicas arquivísticas fundamentais para a realização da gestão de documentos.

Funções – Atividade-fim – Subfunções, atividades, etc. Atividades – Atividade-meio – Documentos

(SIARQ/RS, 2007)A Classificação é elaborada a partir do estudo das estruturas e funções da instituição e da análise dos documentos por ela produzidos.

(BERNARDES; DELATORRE, 2008)A classificação recupera o contexto de produção dos documentos de arquivo agrupando-os de acordo com o órgão produtor, a função, a subfunção e a atividade responsável por sua produção ou acumulação.

(PAES, 2004, p.54) “A produção de documentos refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor”.

(ISDF, 2008, p. 13)Atividade é a “tarefa desempenhada por uma entidade coletiva para realizar cada uma de suas funções [...] atividades abarcam transações que, por seu turno, produzem documentos”.

3 REFERENCIAL TEÓRICO1/2

3 METODOLOGIAAplicação: ocorreu no 1º semestre de 2012, durante a

disciplina de Estágio Supervisionado do Curso de Arquivologia/UFSM;

Adaptação das Planilhas da ISDF: para a coleta de dados (funções, subfunções e atividades) da SMA da PMRS;

Levantamento da produção documental: observação in loco e conversas informais com os funcionários;

Elaboração do Plano de Classificação de Documentos através dos dados coletados nas planilhas, baseando-se no Sistema de Arquivo do Estado do Rio Grande do Sul - SIARQ/RS e as políticas arquivísticas adotadas pela Arquivista da instituição;

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3 METODOLOGIA

Aplicação das atividades propostas (organização dos arquivos) onde foi iniciada a aplicação do Plano de Classificação;

Capacitação dos servidores da SMA: através de acompanhamentos in loco, juntamente com a arquivista da Prefeitura, e também a elaboração de um Manual de Arquivo para auxiliar toda a prefeitura na gestão documental.

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4 ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS 1/5

Criação do Arquivo Geral: em 1997, a Secretaria de Administração foi incumbida como órgão responsável à conservação e preservação da documentação de arquivo;

O Arquivo Geral comporta a documentação de todas as Secretarias Municipais da PMRS, desde o ano de 1960 até hoje, com um acervo de, aproximadamente, 3.000 (três mil) caixas-arquivo de papelão;

Gestão arquivística de documentos na SMA: Inexistência de normas específicas;

Arquivo corrente: partes da documentação de uso corrente estão armazenadas junto aos órgãos produtores e sem métodos específicos de arquivamento, pois predominam práticas arquivísticas espontâneas;

4 ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS Determinação do fundo de arquivo para a PMRS, conforme o quadro abaixo:

Fundo: estruturado através de um estudo das subdivisões da SMA no que tange as suas funções e atividades (Duchein,1986);

Termos utilizados: classes e subclasses para designar, respectivamente, as subfunções e as atividades da SMA;

O plano de classificação foi baseado numa análise funcional, estabelecendo que o documento seja classificado conforme a atividade que o produziu.

Macro função Organização Municipal Fundo Prefeitura Municipal de Restinga Sêca

Função Organização Administrativa

Grupo Secretaria Municipal de Administração

Subfunção ClasseAtividade SubclasseTipos Documentais

Tipos Documentais

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4 ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS Planilhas de descrição de

função utilizando a Norma ISDF: facilitou a elaboração do Plano de Classificação, apresentado no Quadro ao lado, verificando-se a classe originada em razão das atividades realizadas pelo Departamento de Informática;

Grifado na cor verde, é possível visualizar a classe denominada Gestão de Informática (subfunção).

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4 ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS Ao aprofundar-se nas atividades

do Departamento de Informática, foram coletadas as suas subclasses, grifadas na cor azul e, destacados em cinza, os seus tipos documentais, conforme o Quadro ao lado;

Utilização da Norma ISDF: facilita o trabalho de identificação das classes, subclasses e tipos documentais e, com isso a elaboração do Plano de Classificação.

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4 ANÁLISE E DISCUSSÃO DOS RESULTADOS Processo de classificação documental: somente foi iniciado após a

identificação dos tipos documentais resultantes de cada atividade desenvolvida na Secretaria, veja o exemplo abaixo:

Elaboração do modelo de espelho para as caixas-arquivo da SMA: aplicação do Plano de Classificação e a ordenação dos documentos;

Capacitação dos servidores: confecção de um Manual de Arquivos, estabelecendo critérios e procedimentos para a organização dos arquivos correntes da SMA buscando orientar os servidores na gestão dos documentos através do emprego da Norma ISDF.

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Norma ISDF na Secretaria Municipal de Administração da PMRS: a aplicação para a classificação arquivística permitiu conhecer as atividades e funções de cada setor, a legislação vigente, os documentos produzidos/recebidos e a utilização dos mesmos. E, através dos dados coletados nas Planilhas de Descrição de Funções, pode-se promover o processo de classificação.

A Norma serve como base para a realização dos processos de avaliação e descrição, tanto de uma função, de uma subfunção, de uma atividade e relacioná-las entre si e, até mesmo, relacionar uma atividade com o(s) documento(s) que dela é gerado.

Instrumentos elaborados para a SMA só terão validade a partir do momento que a Prefeitura oficializar através de um Decreto ou Lei Municipal, autorizando a sua aplicação.

Recomenda-se que a arquivista realize campanhas de conscientização e treinamento com os servidores e continue aplicando a Norma ISDF para dar seguimento ao processo de classificação nos demais departamentos.

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS 1/1

6 REFERÊNCIAS BERNARDES, Ieda Pimenta; DELATORRE, Hilda. Gestão Documental Aplicada. São

Paulo: Arquivo Público do Estado de São Paulo, 2008; DUCHEIN, Michel. O respeito aos fundos em arquivística: princípios teóricos e

problemas práticos. Arquivo & Administração, Rio de Janeiro, 1986; GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo. São Paulo:

Arquivo do Estado, 1998. (Projeto como fazer; v. 2); ISDF: Norma internacional para descrição de funções. Tradução de Vitor Manoel

Marques da Fonseca. 1. ed. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2008; LOPES, Luís Carlos. A informação e os arquivos: teorias e práticas. Niterói: EDUFF; São

Carlos: EDUFSCAR, 1996; PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: Editora da Fundação

Getúlio Vargas, 2004; ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol. Os Fundamentos da Disciplina Arquivística.

Tradução: Magda Bigotte de Figueiredo. Lisboa: Dom Quixote, 1998; Sistema de Arquivo do Estado do Rio Grande do Sul - SIARQ/RS. Manual de Implantação

dos instrumentos arquivísticos: Plano de Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade de Documentos. Porto Alegre, maio de 2007.

OBRIGADAContato: daianepradebon@gmail.com