Upload
others
View
78
Download
12
Embed Size (px)
Citation preview
USER GUIDE
KSO SUCOFINDO – SURVEYOR INDONESIA
Aplikasi VPTI Online Ver 3.0 * Komoditi selain Telepon Seluler, Komputer Genggam(Handheld) dan Komputer Tablet
Page 1 of 28
Table of Contents
BAB I. Pengenalan Singkat Aplikasi VPTI Online ............................................................................... 2
BAB II. Spesifikasi Sistem Komputer Yang Dibutuhkan ..................................................................... 3
BAB III. Struktur Menu ...................................................................................................................... 4
A. Login User .............................................................................................................................. 4
B. PROFILE ................................................................................................................................. 5
C. VR (Verification Request) ....................................................................................................... 5
C.1. VR FORM ................................................................................................................................ 6
C.2. VR LIST .................................................................................................................................... 9
C.3. IP/IT/SPI License ................................................................................................................... 12
C.4. DOWNLOAD.......................................................................................................................... 13
D. MONITORING QUOTA .......................................................................................................... 15
E. TRACKING (VO) .................................................................................................................... 16
E.1. VO date ................................................................................................................................ 17
E.2. PENCARIAN BERDASARKAN VO ............................................................................................ 17
E.3. VERIFICATION ORDER LIST .................................................................................................... 17
E.4. INSPECTION PROGRESS AND SPLIT ....................................................................................... 18
F. REVISI .................................................................................................................................. 22
F.1. Revisi VO ............................................................................................................................... 22
G. FAQ...................................................................................................................................... 23
H. CHANGE PASSWORD ............................................................................................................ 24
I. LOGOUT ............................................................................................................................... 25
Page 2 of 28
BAB I. Pengenalan Singkat Aplikasi VPTI Online
Sistem Aplikasi VPTI Online , merupakan Sistem Informasi yang dikembangkan dalam rangka
mempermudah pihak Importir untuk proses pengajuan Verification Request dan Monitoring
Status Verification Order.
Buku Panduan Penggunaan Aplikasi VPTI Online dibuat untuk memudahkan user dalam
mengoperasikan, memahami dan menguasai alur proses dari Aplikasi VPTI Online.
Sistem ini disusun dalam bentuk yang sederhana dan menggunakan bahasa yang mudah di
mengerti.
Berikut ini merupakan Tampilan Utama Aplikasi VPTI Online :
Page 3 of 28
BAB II. Spesifikasi Sistem Komputer Yang Dibutuhkan
Sistem Aplikasi VPTI Online dapat dijalankan dengan menggunakan komputer yang memiliki
spesifikasi minimum sistem seperti yang tertera di bawah ini:
1. Software
Sistem Operasi : Windows XP / Windows 7
Web Browser : Mozilla Firefox / Google Chrome
2. Hardware
Processor Intel Pentium 4
Memori (RAM) 512 MB
Harddisk 50 GB
Koneksi Internet Minimum 256 kbps
Page 4 of 28
BAB III. Struktur Menu
A. Login User
Melalui komputer yang terhubung ke internet (baik melalui jaringan LAN, atau akses
menggunakan modem), akses website VPTI Online pada browser Mozilla Firefox atau Google
Chrome dengan URL https://app-vpti.com/imp/.
Berikut merupakan tampilan awal Aplikasi VPTI-Online.
tampilan halaman pertama VPTI Online
Untuk mengakses aplikasi VPTI-Online, importer/pengguna aplikasi terlebih dahulu sudah
memiliki user name dan password yang telah diberikan sebelumnya.
Tombol Sign in untuk
masuk ke Aplikasi
Isian Password
Isian Username
Page 5 of 28
B. PROFILE
Jika username dan password yang dimasukkan sudah benar, maka selanjutnya user akan
menuju ke halaman Company Information. Seperti pada gambar berikut ini :
Halaman company Information
Halaman Company Information (Menu Profile) mencakup informasi data identitas perusahaan
seperti Nama perusahaan, Contact, No. NPWP, Alamat lengkap, No. Telepon, Email dan
lainnya.
C. VR (Verification Request)
Untuk memulai pengajuan VPTI Online, user bisa meng-klik tombol “VR” pada pojok kanan atas.
Halaman VR ini terdiri dari tiga sub menu diantara nya :
Sub Menu Keterangan
VR Form Form isian pengajuan VR.
VR List Daftar VR yang telah pernah diajukan.
IP/IT/SPI License Form upload perijinan importer mencakup IP/IT/SPI.
Download Halaman download Aplikasi HS-Module, Informasi pembayaran Host-to-Host dan user manual VPTI-Online
Page 6 of 28
C.1. VR FORM
VR Form merupakan form pengajuan VR. Semua inputan form wajib diisi terkecuali inputan
pada kolom “Supplier” dan “remark”. Inputan Supplier tidak wajib diisi jika datanya sama
dengan Exporter. Berikut merupakan tampilan dari VR Form:
Form Verification Request (VR)
Fungsi tombol get data pada sisi kiri pada bagian supplier, exporter, adalah menampilkan data
yang sudah pernah di input (setelah VR data menjadi VO). Sedangkan pada bagian port of
loading dan port of discharge merupakan data referensi pelabuhan muat dan bongkar.
Berikut tampilan setelah tombol get data di klik :
Tombol get data Exporter
Tombol get data supplier
Tombol get data port loading dan discharge
Page 7 of 28
Data pada List Supplier dan List Exporter akan terisi otomatis oleh sistem, setelah adanya
pengajuan VR yang sudah menjadi VO. Kotak isian yang tercantum dengan segitiga bertanda
Jendela Pop-up Supplier Untuk memasukan data pada form VR (get data) klik tombol “Add”
Jendela pop-up Exporter
Untuk memasukan data pada form VR (get data) klik tombol “Add”
Jendela pop-up port of Loading
Jendela pop-up port of discharge
Page 8 of 28
seru ( ), berarti field tersebut wajib diisi. Jika dari beberapa field ada beberapa data yang
masih kosong atau belum terisi, maka akan tampil contoh peringatan seperti gambar berikut :
Peringatan sesuai dengan kategori isian data
Untuk kolom isian “Detail of Commodity”, dilampirkan saja file hasil generate aplikasi HS-Module (lihat pada point C.4 Download). Direkomendasikan agar file hasil generate aplikasi HS-
Module sudah siap sebelumnya. Klik tombol attachment ( ) pada Upload Detail of Commodity. Berikut tampilannya :
Tombol Attachment
Pop-up Jendela Upload
Page 9 of 28
Lanjutkan input kode acak (security code) yang berjumlah 5 digit.
Kode acak (security number)
Kemudian klik tombol “SUBMIT” untuk mengirimkan pengajuan VR untuk segera diproses.
C.2. VR LIST
Halaman ini berisi daftar VR yang sudah pernah diajukan sebelumnya. Dari halaman ini user
dapat melihat informasi status VR yang disubmit.
Berikut tampilan pada VR List:
Halaman Tab Menu VR List
Pada VR List terdapat table data berupa informasi pengajuan, informasinya meliputi:
Kolom keterangan
Upload Kolom untuk menampilkan tombol Re-Upload data uraian barang (jika tombol aktif), yang artinya adalah data uraian yang di upload tidak masuk ke system.
VR Submit No. Nomor submit pengajuan VR Online dan tanggal submit
Refresh
Page 10 of 28
Exporter Nama exporter
Register Nomor registrasi dan tanggal, adalah nomor yang digenerate setelah pengajuan VR sudah valid
Verification Order Nomor Verification Order (VO) dan tanggal diterbitkan.
Template File File uraian barang yang diupload (file hasil generate HS-Module).
Pada kolom VR List terdapat beberapa tombol antara lain :
Tombol Keterangan
Untuk menambahkan pengajuan baru, dengan mengklik tombol “add” user akan menuju ke pengisian form VR , dengan kondisi field-field yang kosong.
Menampilkan data VR yang diajukan dalam bentuk PDF pada Browser, user harus sudah mempunyai aplikasi pdf reader ( Adobe Reader ) dalam menjalankan aplikasi ini.
Refresh data atau tampilan data VR List.
Page 11 of 28
Berikut tampilan halaman preview :
Halaman Preview VR
Draft VR yang di preview ini bisa disimpan ataupun dicetak. Untuk penyimpanan masih menggunakan format PDF. Disarankan user menginstall aplikasi PDF Reader seperti Adobe Acrobat Reader.
Page 12 of 28
C.3. IP/IT/SPI License
Submenu ini digunakan untuk mengupload softcopy surat perijinan yang dimiliki Importir.
Berikut tampilan tab IP/IT/SPI License :
Tombol digunakan untuk mengupload file IP/IT/SPI. Berikut tampilannya :
Dropdown list Type untuk memilih
jenis perijinan yang akan diupload
Kolom IP/IT/SPI No untuk mengisi No Perijinan
Tombol Submit untuk mengupload file
Kolom File untuk melampirkan file IP/IT/SPI dalam
format zip/jpg/pdf.
Page 13 of 28
C.4. DOWNLOAD
Pada halaman ini terdapat file zip HS Module dan tata cara host to host melalui Bank Mandiri
yang dapat di download oleh importir. Berikut tampilan halaman download template :
Halaman Download Template
Untuk membuka aplikasi silahkan diklik dua kali icon pada desktop atau pada start menu yang berbentuk icon seperti berikut ini :
HS_Module.zip harus di extract terlebih dahulu agar aplikasi GenerateDetailof Commodity dapat digunakan, dengan cara : 1. klik kanan pada file HS_Module.zip 2. Extract Here / Extract File / Extract to HS Module.
Setelah HS Module selesai di extract, folder HS_Module akan muncul seperti di bawah ini :
Folder berisi _data1.dat sampai _data5.dat, Setting.cfg dan USER GUIDE HS MODUL.pdf, GenerateDetailofCommodity.exe
Jalankan aplikasi GenerateDetailofCommodity.exe dengan cara double click, berikut logonya :
Berikut tampilan pada aplikasi HS Module:
Link download aplikasi HS Module
Jendela pop-up setelah list download
template di klik.
Page 14 of 28
Tampilan utama aplikasi Generate of Commodity
Format File Template
Kolom Keterangan Cara Input Example
HS Code Nomor pos tarif barang Scroll pada tanda panah bawah untuk memilih hs code
8471302000
Good Description Uraian jenis, type, model barang
Isian Good Description Laptop termasuk notebook dan subnotebook
Country of Origin Negara asal barang Isian Negara asal barang
China
Quantity jumlah barang Isian jumlah barang (pemisah desimal menggunakan titik )
25
UoM (Unit of Measurement)
Jenis Satuan barang Isian Jenis Satuan barang
UNI
Net Weight Jumlah berat bersih Isian berat bersih barang (pemisah desimal menggunakan titik)
100,250.500
UoM (Unit of Measurement)
Jenis Satuan Berat Bersih Isian jenis satuan berat bersih
KGM
Preference Facility
(ATIGA/ACFTA/AKFTA/IJEPA/AIFTA)
Jenis perjanjian kawasan perdagangan
Isian Jenis perjanjian kawasan perdagangan
ACFTA
License No. Nomor perijinan dari KEMENDAG
Isian Nomor ijin IP/IT/SPI
04.PI.56.13.0005
Page 15 of 28
D. MONITORING QUOTA
Monitoring quota digunakan agar importir dapat memantau realisasi quota. Menu ini tersedia
untuk beberapa komoditi seperti Beras (X.05), Gula (X.09) dan Hortikultura (X.24).
Sebagai contoh importir dibawah ini belum menggunakan quota karena di kolom Realisasi Quota
masih 0.
Halaman Menu Monitoring Quota
Untuk melihat detailnya, klik salah satu HS Code, lalu akan muncul pop up Detail Monitoring Quota seperti di bawah ini. Untuk HS Code ini belum ada penggunaan kuota, bisa dilihat pada kolom Real yang masih kosong.
Pop up Detail Monitoring Quota
Page 16 of 28
E. TRACKING (VO)
Pada halaman ini berisi Informasi mengenai status data VO (Verification Order). Berikut
tampilannya :
Halaman Verification Order Status
Jika kita lihat pada gambar di atas, Halaman status VO mempunyai beberapa bagian-bagian di
antaranya adalah :
Bagian Keterangan
VO date Scroll list berisi tanggal untuk pencarian data VO
VO Isian pencarian data pengajuan berdasarkan Nomor VO
Verification Order List Daftar informasi partial VO
Inspection Progress tabel Daftar informasi proses VO hingga final
Split tabel Daftar Informasi LS yang mempunyai split, setiap split di berikan halaman tersendiri pada tiap tabnya.
Tombol Cari Klik untuk mulai pencarian data VO
Progress Status Merupakan monitoring informasi detail mengenai data VO, dari mulai pengajuan VR sampai dengan pencetakan LS dan distribusi. Informasi split pada LS juga dapat terlihat pada tabel ini.
Isian Nomor VO Verification Order List
Tabel Informasi Inspection
progress dan Split
Tombol Cari Isian VO Date
Page 17 of 28
E.1. VO date
Jika di klik akan tampil seperti berikut :
E.2. PENCARIAN BERDASARKAN VO
Berfungsi sebagai pencarian data sesuai dengan nomor VO yang di input, berikut tampilannya :
E.3. VERIFICATION ORDER LIST
Menampilkan VO dan partialnya. Jika No VO di klik maka akan muncul nomor partialnya ,
seperti gambar berikut :
Dan untuk sub partial pada No VO yang berwarna biru menginformasikan bahwa partial
tersebut Status nya sudah Terbit LS, seperti tampilan berikut ini :
Daftar untuk pencarian berdasarkan Tanggal
Sub Menu Partial VO
Input No VO yang ingin di tampilkan
Tombol Search
Page 18 of 28
E.4. INSPECTION PROGRESS AND SPLIT
Merupakan table informasi dari Status VO dan partial nya.
Jika di lihat pada Tabel Progress status dan di sub bagian Final, dapat terlihat disana terdapat tombol
Upload FD, tombol tersebut berfungsi sebagai fasilitas untuk meng Upload data-data pendukung,
berupa Packing list, Invoice, Bill Of Lading dan Other (dokumen lain pendukung FD) pada database
KSO. Jika tombol “Upload FD” di klik maka akan muncul tampilan sebagai berikut:
Text berwarna biru, Status nya sudah
Terbit LS
Text berwarna hitam, Status nya belum
Terbit LS
Tombol Upload dan check-list box
Page 19 of 28
Pilih “Category File” lalu pilih kategory file yang akan di upload. Seperti tampilan berikut ini :
Selanjutnya memasukan file yang akan di upload dengan mengklik tombol attach file ( ) pada
Upload File. File yang diupload harus dalam bentuk ZIP.
Pilih file ZIP tersebut lalu klik “Open” maka akan tercatat nama file pada jendela upload di aplikasi
seperti berikut ini :
Drop down category
Tombol attachment
Page 20 of 28
Jika kondisi tampilan sudah seperti diatas, maka proses upload sudah siap untuk dijalankan, klik
tombol “SUBMIT” untuk memulai proses upload, dan jika dibatalkan bisa meng-klik tombol
“CANCEL”. Proses upload dikatakan berhasil setelah munculnya jendela konfirmasi seperti berikut
ini :
Untuk file document seperti Invoice dan BL (Bill lading) tahap proses uploadnya sama seperti pada
upload packing list diatas, hanya merubah category file yang akan di upload saja.
Jika Invoice, Packing List dan BL sudah di upload semuanya, maka untuk memastikan data tersebut
sudah masuk kedalam sistem aplikasi Online. Aplikasi menandakannya dengan memberikan check-
list pada “CHECK BOX” di tabel proses seperti berikut :
Pastikan tiga check-box sudah ter check-list dari hasil upload sistem agar proses selanjutnya bisa di
jalankan. Other adalah kategori untuk mengupload file lain selain Packing List, BL dan Invoice.
File sudah masuk, dan siap submit/upload
Tiga check-box sudah ter check-list
Page 21 of 28
Selain check list pada check box, importir juga bisa memastikan dokumen yang di upload sudah
benar atau belum. Klik pada salah satu kategori. Misalnya kategori Packing List maka tampilan di
bawah ini akan muncul. Untuk preview dokumen, klik pada dokumen yang ingin dilihat.
Tombol split juga tersedia untuk mengupload FD bagi VO yang memiliki split. Importir harus
mengklik tombol split untuk mengupload FD sesuai dengan splitnya. Cara upload FD sama dengan
yang telah dijelaskan di atas.
Klik check box kategori Packing List
Klik untuk preview dokumen
Tombol Split untuk upload FD VO yang split
Page 22 of 28
F. REVISI
F.1. Revisi VO
Menu Revisi VO adalah fasilitas bagi importir melakukan revisi VO secara langsung dari
website VPTI.
Klik tombol maka akan muncul form Add New Revisi VO seperti
di bawah ini :
Setelah menekan tombol Submit, maka akan muncul pengajuan revisi pertama seperti di
bawah ini. Untuk melihatnya, klik tombol View.
Isian nama importir yang mengajukan revisi
Isian Nomor VO
Tempat untuk melampirkan file
Remark digunakan importir untuk mencantumkan bagian-bagian VO yang akan direvisi
Tombol untuk mensubmit setelah selesai mengisi form
Tombol untuk membatalkan pengajuan revisi VO
Tombol untuk melihat pengajuan revisi
Page 23 of 28
Di bawah ini merupakan tampilan List Revisi VO :
Pada List Review VO juga ditampilkan respon dari bagian revisi VO. Respon tersebut juga
diinformasikan ke importir berupa notifikasi email. Importir dapat langsung merespon kembali
langsung dari website.
G. FAQ
Menu FAQ berisi tentang tanya jawab hal-hal yang berkaitan dengan penggunaan website VPTI
Online. Berikut tampilannya :
Page 24 of 28
H. CHANGE PASSWORD
Sebaiknya User mengganti password secara berkala, untuk menjaga keamanan informasi
terhadap user yang tidak berhak. Dengan cara mengklik tombol bergambar kunci pada menu di
bawah ini.
Setelah tombol change password di klik maka akan muncul tampilan Pop-up message sebagai berikut :
Masukan password yang lama
Masukan Password Baru
Masukan kembali password yang baru
untuk konfirmasi
Tombol Change Password
Pilih Ceklist untuk menampilkan karakter
Tombol Simpan
Page 25 of 28
I. LOGOUT
Untuk keluar dari sistem Aplikasi VPTI Online User dapat meng-klik tombol “Logout” pada Menu
Utama. Berikut tampilan nya :
Tombol Logout