Apostila Oultlook 2007 – Prof. Fabrício Melo

INTRODUÇÃO O Microsoft Outlook 2007 é um programa de gestão de informações pessoais e de mensagens

que auxilia no gerenciamento de mensagens, compromissos, contatos, tarefas e partilhar informações com outras pessoas.

Ele nos permite realizar as principais funções de uma agenda de forma mais rápida e simples.

Com ele você pode:

Definir compromissos em um Calendário

Anotar contatos

Organizar tarefas

Escrever lembretes pessoais etc. Uma das especialidades do Outlook 2007 é o trabalho com e-mails. Ele te ajuda a montar, enviar

e receber um e-mail, além de organizá-los de forma apropriada e segura. Todos os recursos do programa são integrados, ou seja, você pode utilizá-los juntos para

alcançar um objetivo. Por exemplo, pense em uma tarefa que pode exigir que você escolha uma data para um compromisso com um de seus contatos, para quem você enviará um e-mail avisando do compromisso.

Para iniciar o Outlook 2007 clique no botão Iniciar, aponto para a opção Todos os programas e

selecione a opção Microsoft Office. Na lista de programas exibida, selecione a opção Microsoft Office Outlook 2007.

JANELA PRINCIPAL

PARTES QUE COMPÕEM A JANELA PRINCIPAL DO OUTLOOK 2007

PAINEL DE NAVEGAÇÃO

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Aparece à esquerda da tela principal e normalmente apresenta os modos de trabalho Email,

Calendário, Contatos e Tarefas. No Painel de Navegação, você encontra uma lista de pastas usadas para a organização de e-

mails. Selecionando uma das pastas, todos os e-mails que estão dentro dela são exibidos em uma área de aparece ao lado do painel.

Quando você clica em cada uma das opções, o painel mostra detalhes da opção escolhida,

enquanto a área principal da janela mostra tudo o que você precisa. Além disso, a Barra de Títulos, exibida no alto da janela, informará qual a área escolhida.

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MODOS DE TRABALHO

Email Assim que o programa é aberto, a primeira opção de trabalho exibida normalmente é Email,

onde você poderá enviar, organizar e receber e-mails. Por padrão ela começa exibindo o Outlook hoje.

Uma das novidades do Email é que o conteúdo de uma mensagem é exibido automaticamente

uma área ao lado da lista de mensagens assim que ela é selecionada.

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Calendário É o modo de trabalho Calendário que você agenda compromissos com dia, hora e local

definidos. Ao acioná-lo, o Painel de Navegação exibe um calendário do lado superior esquerdo já janela, onde nele você pode escolher em que dia deseja ver ou inserir compromissos.

Para inserir um compromisso basta clicar no botão Novo ou dar um clique duplo sobre a linha do

horário desejado e a janela de trabalho será exibida.

Depois de inserido os compromissos você poderá optar por vê-los de maneira diferentes, por

Dia, Semana ou por Mês, bastando, para isso, apenas clicar na guia da opção desejada.

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Dia

Semana

Mês

Contatos Neste modo de trabalho você poderá adicionar pessoas ou empresas com quem você talvez

precise entrar em contato. Você deve anotar informações como seu endereço, telefone, email etc. Escolhendo o modo de trabalho Contato, o Painel de Navegação mostra vários modos de

exibição dos contatos cadastrados, tais como, Cartões de Visita, Cartões de Endereço, Lista de telefones etc.

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Para inserir novos contatos, você deverá passar para o modo de trabalho Contatos usando o

Painel de Navegação, em seguida clicar no botão Novo na Barra de Ferramentas. Você também poderá dar um duplo clique sobre uma área vazia da área de trabalho.

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Tarefas Neste modo, você registra todas as tarefas que precisam ser feitas, ou compromissos sem dia,

hora e local definidos. Assim como o modo Contatos, o modo de trabalho Tarefas possui várias formas de exibir as tarefas agendadas no Painel de Navegação.

Ao selecionar qualquer modo de exibição, uma lista de tarefas será exibida na área Lista de

tarefas pendentes Informações simples serão exibidas nessa lista: as datas para conclusão, a porcentagem de conclusão ou se as tarefas já estão concluídas etc.

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Para iniciar a criação de uma nova tarefa, você pode dar um duplo clique em uma das linhas em branco da planilha, ou também clicar no botão Novo na Barra de Ferramentas.

Assim como um compromisso, uma tarefa é identificada pelo seu assunto.

Anotações O modo de trabalho Anotações é usado para registrar pequenas anotações pessoais, como as

anotações que fazemos em “bilhetinhos”. Ele é acionado por um dos botões pequenos exibidos logo abaixo dos modos anteriores.

Diário

O modo de trabalho Diário é um dos mais incomuns, pois ele é reservado para uma atividade

normal em empresas: o registro de atividades diárias.

Essa parte do programa é útil para quem trabalha com atendimento, pois ela permite que cada

conversa, documento, ligação telefônica ou fax recebido seja registrado pelo programa.

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BARRA DE MENUS

A Barra de Menus permite que você encontre os comandos que lhe possibilitem acionar tudo o

que pode ser feito no programa: criar e apagar itens, acionar opções, configurar como o programa irá funcionar etc.

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BARRA DE FERRAMENTAS

A Barra de Ferramentas aparece logo abaixo da Barra de Menus e exibe apenas os comandos

mais comuns utilizados com mais frequência. Essa barra muda de acordo com a opção de trabalho do Outlook que você selecionou.

Barra de Ferramentas da opção Calendário

Barra de Ferramentas da opção Contatos

Barra de Ferramentas da opção Tarefas

As funções dos botões também se ajustam à opção do programa que você está utilizando. Por

exemplo, ao selecionar a opção Calendário, o botão Novo está pronto para criar um novo compromisso, mas se você selecionar a opção Email, o botão Novo estará pronto para criar um novo email.

JANELAS DE TRABALHO Quando você deseja criar ou abrir um item do Outlook, seja um email, um contato ou qualquer

outra coisa, é exibida uma janela de trabalho.

Botão Office: Com este botão você aciona de forma única em qualquer programa do Office 2007 todos os comandos que são mais comuns: Abrir, Salvar, Imprimir, Excluir etc.

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Barra de Acesso Rápido: Está localizada junto à Barra de Títulos. Seus botões possuem utilidades bem simples, tais como:

1. Salvar: grava o que você está fazendo. 2. Desfazer: Desfaz sua última ação. 3. Refazer: Refaz a última ação desfeita. 4. Item anterior: Exibe o item anterior ao que você está utilizando; por exemplo; se está

visualizando um contato, ele mostrará o contato anterior. 5. Próximo item: exibe o item seguinte ao que você está utilizando; por exemplo, se está

observando um compromisso, ele mostrará o próximo compromisso agendado.

Barra de Títulos: Mostra sempre o que você está criando ou visualizando e uma identificação, de acordo coma opção do Outlook que está sendo usada. Exibe também os botões de controle (Minimizar, Restaurar e Fechar).

A janela de trabalho possui outra característica especial do Office 2007, ao invés de ter uma Barra de Menus e uma Barra de Ferramentas, ela possui uma Faixa de Opções.

Todas as opções desejadas são encontradas de forma mais simples, porque elas possuem uma

ajuda visual para cada uma das opções, além de estarem organizadas. Observação: A Faixa de Opções normalmente é dividida em abas (ou guias); os Grupos de

Opções em comum são organizados em uma mesma guia.

CONFIGURANDO UMA CONTA DE EMAIL Uma das grandes utilidades do Outlook 2007 é o gerenciamento de e-mails, podendo enviá-los,

recebe-los e organizá-los. Porém, antes de qualquer coisa é necessário configurar o programa para isso, clicando no menu Ferramentas e selecionando a opção Configurações.

Ao clicar no botão Novo para definir uma nova conta de email, será iniciado o assistente com

várias etapas para ajuda-lo na configuração da conta.

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O assistente poderá iniciar com a seleção do Serviço de Email, porém, caso isso não ocorra, basta

selecionar a opção Definir manualmente as configurações do servidor ou tipos de servidor adicionais, exibida na parte de baixo da janela do assistente e clicar em Avançar.

Os mais comuns da atualidade são o POP3 (mais comuns em e-mails fornecidos por provedores

de acesso) e o HTTP (comum em serviços gratuitos de e-mails). Caso seu e-mail seja fornecido por um provedor de acesso à internet ou por um provedor de e-

mails na internet, você deverá manter selecionada a primeira opção, Email da Internet e clicar no botão Avançar.

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Ao configurar uma conta de e-mail no Outlook 2007, além dos seus dados, você deverá definir os

servidores de e-mail que serão utilizados para enviar e receber mensagens. São eles:

POP3: também conhecido como Servidor de entrada de emails, é utilizado para receber as mensagens de e-mail que foram enviadas para você.

IMAP: também conhecido como servidor de entrada, é utilizado para receber as mensagens de e-mail que foram enviadas para você, deixando uma cópia no servidor.

SMTP: também conhecido como Servidor de saída de emails, é utilizado para enviar mensagens de e-mail para outras pessoas.

ENVIANDO UM E-MAIL

Para criar e enviar uma mensagem, você deve acionar o modo de trabalho Email ou Outlook

2007 e clicar no botão Novo da Barra de Ferramentas.

A primeira coisa a ser definida é o endereço de email que receberá a mensagem. Você deve

colocá-la na caixa exibida junto ao botão Para...

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Se a pessoa ou empresa que receberá a mensagem é um dos contatos do Outlook, você pode

clicar no botão Para... e a janela Selecionar nomes: Contatos será exibida e nela você poderá escolher o contato desejado.