Approvazione del Processo Aziendale Gestione dei … f_ta_1_DDG...Approvazione del Processo Aziendale "Gestione dei contratti di beni e servizi" individuato quale processo di studio

REGIONE DEL VENETO

AZIENDA UNITA' LOCÀLE SOCIO-SANITARIA N. 6 ?VICENZA?

DELIBERAZIONE

n. 302 del l8/04/20 14

OGGETTO

Approvazione del Processo Aziendale "Gestione dei contratti di beni e servizi" individuato qualeprocesso di studio ridotto al fine di identificare e ridurre i rischi prioritari attivando le opportune azionidi miglioramento e i piani di contenimento.

Proponente: Servizio ApprovvigionaiììentiAnno Pì-oposta: 2014Nui'nero Proposía:294

8ervìzìo Approvvigionamenti/2014/294

Il Direttore del Servizio Risorse Umane e Relazioni Sindacali riferisce quanto segue:

Premesso che l'Azienda Ulss n.6 Vicenza, in attuazione della DGRV n. 1237 del 16 luglio 2013 adoggetto "Determinazione degli obiettivi di salute e di funzionamento dei servizi per le Aziende ULSSdel Veneto, l',4zienda Ospedaliera di Padova, lAzienda Ospedaliera Universitaria Integrata Verona el'lRCCS"Istituto Oncologico Veneto - anno 2013" ed in conformità alle indicazioni fornite dalla

Regione con nota del 4.07.20l3, prot. n. 287107 ad oggetto ?Corso di formazione per lo sviluppo delSistema di Controllo Interno - Analisi processi con metodo ridotto - Assegnazione Processi? hapartecipato all'attività formativa relativamente al Processo Aziendale 'Gestiorìe e trattamento giuridicoed economico del personale diperìdente';

che è stato identificato il Gruppo di lavoro formativo formato da:

Dott. Giorgio Miotto (Owner del processo)Rag. Ruggero Ramanzin (personale operante nel processo)Rag. Francesco Tmnfio (personale operante nel processo)Dott.ssa Cristina Bonato (funzione controllo interno)

Preso atto che il Processo 'Gestiorie dei contratti di beni e servizi' è stato analizzato e studiato in

maniera completa;

Dato atto che, sulla base delle indicazioni fornite in occasione degli incontri formativi e di una accurataanalisi del processo, sono stati prodotti gli allegati documenti:

1. Procedura del processo studiato;

2. Matrice contenente l'elenco delle attività cui è associato il rischio, il possibile danno e la scala deirischi;

3. Matrice di interpretazione dei rischi;4. Le Azioni di Migliorarììento e i Piani di Contenimento

Dato atto altresì che tali docììmenti sono stati condivisi con i componenti del gruppo di lavoro.

Dichiarato che è intenzione di questa Azienda completare i Piani e le Azioni, di effettuare le attività dimonitoraggio/controllo sullo stato avanzamento dei lavori nel rispetto delle scadenze inserite nei Pianie nelle Azioni previste nel processo

Il medesimo Direttore ha attestato l'avvenuta regolare istruttoria della pratica anche in relazione allasua compatibilità con la vigente legislazione regionale e statale in materia;

I Direttori Amministrativo, Sanitario e dei Servizi Sociali e della Funzione Territoriale hanno espressoil parere favorevole per quanto di rispettiva competenza.

Servizio Approvvigionamenti/2014/294 2

Sulla base di quanto sopra

IL DIRETTORE GENERALE

DET,TBERA

1. Di prendere atto della partecipazione del gruppo di lavoro agli incontri per lo studio completo deiprocessi prìorìtarì: Analisi dei Processi per il 2013 (metodo Ridotto) relativamente al ProcessoAziendale 'Gestione dei contratti di beni e seryizi'.

5

2. Di approvare gli allegati docurììenti prodotti sulla base delle indicazioni fornite in occasione degliincontri formativi e di una analisi accurata del processo:

@ Procedura del processo studiato;

@ Matrice contenente l'elenco delle attività cui è associato il rischio, il possibile danrìo e la scaladei rischi;

* Matrice di interpretazione dei rischi;

* Le Azioni di Miglioramento e i Piarìi di Contenimento

3. Di prevedere di completare i Piani e le Azioni, di effettuare le attività di monitoraggio/controllosullo stato avanzamento dei lavori nel rispetto delle scadenze inserite nei Piani e nelle Azionipreviste nel processo;

4. di prescrivere che il presente atto venga pubblicato all'Albo on-line dell'Azienda.

**fi-*


Parere favorevole, per quanto di competenza:

Il Direttore Arnministrativo

(Dr. Roberto Toniolo)

Il Direttore Sanitario

(Dr. Francesco Buonocore)

Il Direttore dei Servizi Sociali

e della Funzione Territoriale

(Dr. Paolo Fortuna)

IL DIRETTORE GENERALE

(Ing. Ermanno Angonese)

Il presente atto è eseguibile dalla data di adozione.

Il presente atto è proposto per la pubblicazione all'Albo on-íÍine dell'Azienda con le seguenti modalità:

[X] oggetto e contenuto;

[ ] solo oggetto (come da motivazione del Direttore del Servizio proponente);

[ ] nessuna forma di pubblicazione (come da motivazione del Direttore del Servizio proponente).

Copia del presente atto viene inviato in data odierna al Collegio Sindacale (ex art. 10, comma 5, L.R.14.9.1994, n. 56).

IL RESPONSABILE PER LJr GESTIONE ATTI

DEL sbìv?ppúìu LEGALI E

TM .qEN;'F,RALI

Vicenza, - %??

L'atto è inviato alla Giunta Regionale del Veneto in data con prot. n.

Copia conforme all'originale, composta di n.arnministrativo.

Vicenza,

fogli (incluso il presente), rilasciata per uso

IL RESPONSABILE PER LA GESTIONE A?TI

DEL SERV?ZIO AFFARI LEGALI E

AMMINISTRATM GENERALI


=9BOZZA: Procedura di unità operativa

Pagina 1 di 19Títolo: Gestione dei Contratti di Bení e Servizi - BOZZA

Centro di emíssione: Servizio Economato

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Procedura Gestione

dei Contratti di Beni

e Servizi

Servizio Approwigionamenti; Servizio Farmacia Ospedaliera; Servizio MfarìRedazioneLegali; Servizio Tecnico;

Verifica,,a:,:,, Servizio Approwigionamentitecnica

Approvazione

// presente documento è di proprietà dell'U.L.S.S. Nº 6 di Vicenza e può essereriprodotto o consegnato a terzi previa autorizzazione del Direttore Generale. ìtrasgressori saranno sanzionati secondo quanto previsto dalle Leggi vigenti in materia.Tutte le copie carta sono ritenute di lavoro per le quali non si garantisceraggiornamento. /e copie aggiornate sono su rete intranet.

ULSS 6 Vicenza - Procedura Gestione Contratti Pag. 1 di 19 MF

€9BOZZA: Procedura di unítà operativa

Pagina 2 di 19Titolo: Gestione dei Contratti di Beni e Servizi - BOZZA

Centro di emissione: Servizio Economato

1. CAMPO E SCOPO DI APPLICAZIONE...................................................................................3

2. DOCUMENTI Dl R?FERIMENTO .............................................................................................3

3. DEFINIZIONIE ABBREVIAZIONI ...........................................................................................3

4. MODALITA' OPERATIVA........................................................................................................4

4.1. Tempie volumi ...............................................................................

4.2 Macro-fasi del processo e responsabilità ..........................................................................5

4.3 Premessa ..............................................................................................................................5

4.4 Gestione del contratto di beni.............................................................................................5

4.4.l Fase l: Stipula del contratto; inserimento anagrafica fornitore; codifica articoli; inserimento contratto

infoìnìatico ....... .... ......... .. ........... ... . .... .. .. .. .. .. .. .. ... ----... .- ? - - - - ----- ------- ----- ? ?

4.4.2 Fase 2: Richiesta DM e prodotti economali....................................................................................................... 6

4.4.3 Fase 2: Richiesta Farmaci ................................................................................................................................... 7

4.4.4 Fase 3: Emissioni ordini .............

4.4.S Ricezione Merci ................................................................................................................................................... 9

4.4.6 Distribuzione ........................................................................................................................................................ 9

4.4.7 Utilizzo................................................................................................................................................................ 10

4.4.8 Fatturazione e Pagamento ................................................................................................................................ 10

4.4.9 Acquisto beni mobili .........................................................................................-.

4.410 Inventario ......................................................................................................................................................... 12

4.4.1l Modalità di effettuazione dell'inventario fisico..........................................

4.5 Gestione del contratto di servizi .......................................................................................18

4.5.l Premi di assicurazione per responsabilità civile .

4.5.2 Incarichi legali ........................................................

4.5.3 Utenze telefoniche .................................................... 9

ULSS 6 Vicenza - Procedura Gestione Contratti Pag. 2 di 19 rMl

1. CAMPO E SCOPO DI APPLICAZIONE

La presente procedura, relativa alla gestione amministratìva dei contratti di Beni e Servizi, si prefigge loscopo di garantire la corretta e completa gestione, nel rispetto delle prescrizioni normative nazionali,regionali e delle disposizioni interne, dei contratti relativi alle forniture di beni e servizi al fine di mettere adisposizione delle uu.oo, i beni e servizi necessari all'espletamento dei loro compiti istituzionali, ed ha loscopo di descrivere:

* le responsabilità dei soggetti coinvolti nel processo;* le attività inerenti l'operatività nella gestione dei contratti di beni e serviz5* i controlli posti in essere nella gestione dei contratti di beni e serviz5* l'identificazione delle procedure informatiche coinvolte nelle attività operative del processo;

Questa procedura si applìca a tutte le UU.OO e a tutti i Servizi dell'Azienda ULSS 6 di Vicenza coinvoltenella gestione dei contratti di beni e servizi, descrivendone le modalità operative dalla fase di stipula delcontratto fino alla fase di liquidazione delle fatture.

Si prefigge inoltre lo scopo di:* identificare i rischi connessi al processo;* individuare le azioni correttive da porre in essere per il contenimento dei rischi stessi.

2. DOCuMFNTl Dl RIFER?MENTO

I principali riferimenti rispetto a questa procedura sono:* D Lgs.vo n. 163/2006 ?Codice degli appalti pubblici";* Regolamentoattuativoalcodicedegliappaltin.del2010* D L 95/2012 "Spending review"?* D.Lgs33/2013trasparenzasull'attivitàdellaP.A.* AttoAziendaleU.L.S.S.n.6,approvatocondeliberazionen.1026del31.12.2012

3. DEFINIZ?ON? E ABBREVIAZIONI

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Pagina 4 di 19Titolo: Gestione dei Contratti di Beni e Servízi - BOZZA


4. MODALITA' OPERATIVA

4.1. Tempie volumi

ll Servizio Approwigionamenti, l'U.O.C. di Farmacia Ospedaliera ed il Servizio Tecnico si occupano dellagestione dei contratti di beni e servizi a partire della stipula del contratto fino alla liquidazione della fattura. Lemacro fasi relative alla gestione dei contratti stessi vengono descritte nei successivi paragrafi.

II processo si caratterizza peri seguenti volumi (dato 2013):

Numero di persone coinvolte:

FTE / Unità Operative

Unità operative richiedenti' 231 CDC (180 tra UOC ed UOS)FTE che effettuano ordini:

FTE che effettuano liquidazioni/mandati: 7,33

Volumi di attività generati

Quantità di contratti in essere (Servizi e beni): 957Quantità di ordini: 30.037

Quantità di fatture: 50 434

Quantità di mandati: 5.31

Volumi di costi / fatturazione:

Spesa per Dispositivi medici:Spesa per Farmaci:Spesa per materiale non sanitario:Spesa per Servizi:

€ 30.320.000.00

€ 53.992.236.00

€ 2.262.500.00

€ 335.206 951 .00

Acquisto di servizi sanìtari con contratti in service: € 18.485.000,00Utenze (telefono, acqua, gas, altre utenze): € 6.390.000,00Premi di assicurazione per responsabilità civile: € 6.490.000,00Incarichi legalì: € 62.939,00

ULSS 6 Vicenza - Procedura Gestione Contratti Pag. 4 di 19

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MF

9BOZZA: Procedura di unità operativa



4.2 Macro-fasi del processo e responsabilitàll processo si articola nelle macro-fasi di seguito illustrate:

1 )Acquisto Beni:

Descrizione

fase

Stipulacontratto:

Inserimento

anagraficafornitore:Codifica

aíticoli;inserimento

contratto

informatico

Richiesta Emissioneordini

Ricevimento

merciRegistrazione

contabile e

stoccaggio

:.ìSr=

Distribuzione Utilizzo

Flussi

consumi

DM

Fatturazione

liquidazione?

Inventario

Rif. -SF

-SA

- SFO

-uu.oó. -SA

-SFO

-S-A(magazzino)

-SFO

(magazzino)-uu.oo.

-SA

(magazzino)'-SFO

(magazzino)-uu.oo.

-SA

(magazzino)"-SFO

(magazzino)-uu.oo.

-uu.oo. -Fornitore

-SF

-SA

-uu.oo.

-SA

-SFO

-SF

attività esternalizzata

2) Acquisto di servizi:

Ó6m'c;ÌzÍ?one-fase ?lnserimentoanaarafica fornitore

SEF

Erogazione servizío

Fornitore

Fatturazione

Fornitore

Fatturazione /

o

-Servizio Coinvolto

4.3 Premessa

La procedura di gestione dei contratti di beni e servizi prende awio con la stipula del contratto e si sviluppain varie fasi che vengono descritte nelle pagine che seguono.

4.4 Gestione del contratto di beni

4.4.1 Fase 1: Stipula del contratto; inserimento anagrafica fornitore; codifica articoli; inserimentocontratto informatico

Successivamente alla comunìcazione del prowedimento di aggiudicazione definitìva e trascorso il terminedei trentacinque giorni da quest'ultimo, così come previsto dall'art.ll, comma 10- bis, lettera a) delD.Lgs.163/2006 e s.m.i, ad eccezione delle gare espletate attraverso piattaforma telematica CONSIP,íAzienda prowede, per mezzo del Dirigente del SA o del SAP, alla stipula del contratto con la dittaaggiudicataria. Contestualmente un "operatore" del SA prowede a verificare se la ditta aggiudicataria è giàpresente negli archivi fornitori del gestionale.Nel caso in cui la ditta aggiudicataria non sia presente negli archivi informatici, íoperatore del SA prowedead inviare al SF una richiesta, mezzo mail, di creazione di anagrafica fornitore indicando i dati identificatividello stesso e richiesti come documentazione di gara, i dati necessari sono i seguenti:

Nome e cognome / Ragione sociale;Domicilio / residenza / Sede legale;Codice fiscale / partita I.V.A.?Codice I.B.A.N. e banca di appoggio peri pagamenti?



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una volta creata l'anagrafica fornitore, l'operatore del SF prowede ad inviare, all'operatore del SA, una mailcon íindicazione del numero del codice fornitore.

Controllo: Ad ogní nuova aggiudicazione, compito delíoperatore del SA è, altresì, quello di verificare lapresenza negli archivi del magazzino di tutti gli articoli aggiudicati in sede di gara. La verifica awieneeffettuando nel gestionale AS400 il REF o il nome commerciale del prodotto aggiudicato. Nel caso in cuidalla verifica risulti l'assenza di qualche articolo, l'operatore prowede a:ò Richiedere al SFO la creazione dell'anagrafica articolo in caso si tratti di farmaci o DM, inviando

contestualmente la scheda tecnica contenente tutti i dati necessari per la creazione dell'anagraficaarticolo:

Creare l'anagrafica articolo per tutti gli articoli non rientranti nelle categorie di competenza del SFO.

Nel momento in cui l'operatore del SA ha a disposizione sia il codice fornitore che tutti i codici degli articoliaggiudicati in sede di gara prowede a caricare nel sistema informatico il "contratto informatico".

Le princípali informazioni inserite sono:

Descrizione del contratto:

Durata del contratto

Codice fornitore e ragione sociale;Importo totale del contrattoCodice budget;Codice CIG:

Elenco degli codici aìticolo aggiudicati in gara;Prezzo di aggiudicazione per singolo articolo;Sconto offerto per singolo articoloQuantìtà massima per singolo articolo aggiudicata in gara;

Questa procedura permette di collegare gli articoli aggiudicati in sede di gara al fornitore aggiudicatarioconsentendo, in sede di predisposizione dell'ordine di:

Utilizzare direttamente il budget stanziato per quella fornitura;Collegare direttamente l'ordine al CIG;

La procedura impedisce di:

Acquistare l'articolo aggiudicato in gara da un fornitore diverso dall'aggiudìcatario;Acquistare quantità superiori a quelle aggiudicate;Effettuare acquisti riconducibili al contratto per un importo superiore all'importo di aggiudicazione

4.4.2 Fase 2: Richiesta DM e prodotti economali

Le richieste di materiali possono riguardare prodotti gestiti ?a magazzino" o prodotti gestiti "in transito"'

Per prodotti a magazzìno si intendono tutti quegli articoli che vengono usati indifferentemente da tutte leuu.oo. dell'Azienda.

Per prodotti in transito si intendono tutti quegli articoli che vengono utilizzati da specifiche UU.OO.;

L'individuazione della modalità di gestione degli articoli viene effettuata dal SA e dal SFO sulla base diapprofondite valutazioni circa i volumi di acquisto ed il numero di uu.oo. che utilizzano gli articoli.

La richiesta dei prodotti awiene ad opera degli operatori delle uu.oo. e dei Servizi Aziendali.Nel caso si tratti di prodotti in scorta, la richiesta viene inviata al magazzino competente (a seconda che sitratti di prodotto Economale o di Farmacia); Tale rìchiesta viene effettuata attraverso procedurainformatizzata per la quasi totalità dei reparti, ed è compilata da personale appositamente individuato cui èstato attribuito un profilo personale di login e password (attualmente si stima una copertura pari a circa il

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90% delle uu.oo.). All'interno della procedura informatizzata sono state predisposte le liste personalìzzateper ciascuna u.o. contenenti i prodotti normalmente utilizzati, individuati in base ai consumi storici.L'operatore autorizzato deve quindi limitarsi ad inserire i quantitativi di materiale necessario fino allasuccessiva richiesta. Nel caso in cui l'U.O. necessitasse di prodotto/i non presente/i nella listapersonalizzata, l'operatore dovrà contattare un addetto del SA o del SFO per richiederne l'inserimento cheviene effettuato solo nel caso in cui il prodotto richiesto sia compatibìle con le esigenze operative dell'U.O.richiedente.

La richiesta compilata viene ìnviata a mezzo procedura informatica al servizio competente (SA o SFO) chemediante i propri incaricati prowede a validarla con eventuali rettifiche quantitative e successivamente atrasferirla al magazzino di riferimento per la successiva evasione.

Il magazzino centrale invia, due volte a settimana, al SA ed al SFO i tabulati nei quali sono indicati i prodottiin sottoscorta in modo tale che i due servizi possano prowedere ad effettuare gli ordini di reintegro. l livelli disottoscorta vengono fìssati dall'U.L.S.S. in base ai dati storici dei consumi, ai tempi di riordino ed ai tempi dconsegna

Controllo: Gli operatori del SA e del SFO, prima di effettuare gli ordini, ed al fine di non aggravare il bilanciodell'Azienda con un eccesso di scorte, prowedono a verificare i tabulati inviati dal magazzino centraleeffettuando un puntuale controllo in merito all'andamento dei consumi, la presenza di ordini ancora inevasiecc.

Per i prodotti in transito le richieste vengono inviate al SA nel caso si tratti di beni economali e DM, oppure alSFO nel caso dei prodotti farmaceutici.

Le richieste di prodotti "in transito" possono essere effettuate dai reparti/UU.OO. secondo due modalità:Richiesta informatizzata (non per i prodotti economali)Buono cartaceo. ossia la versione cartacea dei buoni elettronici.

Le richieste per i materiali gestiti "in transito" dopo gli opportuni controlli vengono evase con íemissionedell'ordine.

4.4.3 Fase 2: Richiesta Farmaci

Le richieste di Farmaci possono riguardare sia farmaci gestiti "a magazzino? che farmaci gestiti ?in transito":

I farmaci gestiti "a scorta" sono quelli previsti dal Prontuario Terapeutico Aziendale ad uso diffuso eroutinario.

Controllo: Due volte a settimana viene generata una proposta d'ordine informatica (i farmaci vengono filtratidal sistema in base al valore di sottoscorta inserito, normalmente scorta di 30 giorni, e la giacenza almomento dell'estrazione). La proposta viene inizialmente completata dagli operatori addetti al magazzino,quindi verificata dal Farmacista che sovrintende la distribuzione alle uu.oo. ed infine verificata edapprovata dal Direttore delíUOC di Farmacia Ospedaliera

L'acquisto dei farmaci "in transito" awiene, generalmente, per farmaci non previsti dal Prontuarioterapeutico Aziendale ma che vengono richiesti con modalità particolari (richiesta motivata per singolopaziente).

Controllo: La rìchiesta motivate o per farmaci esteri del medico prescrittore vengono verificate dalFarmacista per quanto attiene farmaco, dosaggio, posologia, indicazioni, etc.Dopo la verifica del farmacista l'operatore del SFO inserisce la proposta informatica, specificando il centro dicosto dell'Unità Operativa richiedente, e viene ripetuta la procedura come precedentemente descritta finoalla generazione dell'ordine da inviare in ditta.

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Pagina 8 di 19Titolo: Gestione dei Contrattì di Beni e Servizi - BOZZA


4.4.4 Fase 3: Emissioni ordini

Rif. SA; SFO

Servizio Economato:

L'emissione degli ordini viene effettuata con tre distinte modalità:

ordini di prodotti economali e DM aggiudicati in gara e gestiti a magazzino;ordini DM in transito aggiudicati in gara?ordini di DM e prodotti economali in transito non aggiudicati in gara?

ordini di prodotti economali e DM aggiudicati in gara e gestíti a magazzino:sono emessi dal SA sulla base delle verifiche dei livelli di sottoscorta derivanti dai consumi di magazzino edelle proposte inserite dal SFO.Gli operatori del SA predispongono l'ordine da inviare al fornitore e lo sottopongono alla firma del rispettivoResponsabile di Sezione.Controllo: il responsabile della Sezione verifica la congruità dell'ordine emesso.

Ordini DM in transito aggiudicatí in gara:Le richieste pervenute al SA vengono trasformate in ordini dall'operatore il quale, inoltre, prowede adinviarli, previa firma del responsabile della Sezione, ai fornitori:

Controllo: l'operatore del SA prowede a verificare che i prodotti richiesti siano stati aggiudicati in gara;verifica la congruità della richiesta rispetto ai consumi pregress5 verifica la copertura di budget;

ordini di DM e prodotti economali in transito non aggiudicati in gara;per questa tipologia di ordini pervengono al SA sia richieste informatiche che richieste cartacee.Le richieste informatiche vengono gestite direttamente dall'approwigionatore che si occupa della specificacategoria di beni, mentre le richieste cartacee, prima di essere prese in carico dall'approvvigionatore,vengono vistate del direttore del SA.L'approwigionatore prowede a verificare la presenza agli atti di un'offerta valida, in caso contrario prowedead acquisire le offerte per l'individuazione del fornitore.Successivamente si prowede ad acquisire il CIG ed a predisporre l'ordine di acquisto che dovrà esserecorredato da copia delle offerte pervenute? e dal ?giustificativo d'acquisto" che viene sottoscrittodall'Approwigionatore e dal Responsabile di Sezione; il documento riporta tutti gli estremi normativi e l'iterdell'istruttoria.

L'ordine di acquisto viene quindi sottoposto al Direttore del SA per la firma ed il successivo invio al fornitore.

Servizio Farmacia:

Gli ordini emessi dal SFO possono riferirsi a:

Prodotti gestiti a scorta?Prodotti in transito:

per entrambe le tipologie vengono generate le PO informatiche, le quali dopo la validazione da parte delDirettore dell'UOC di Farmacia Ospedaliera, vengono inviate all'operatore del SFO il quale verifica se ifarmaci richiesti sono stati aggiudicati in gara e in tal caso genera gli ordini per delega del Direttore SA.

Nel caso il farmaco sia stato aggiudicato in gara l'operatore del SFO prowede a trasformare la PO in ordinee ad inviare lo stesso alla ditta aggiudicatariaPer i farmaci non aggiudicati in gara e da acquistarsi in economia, l'operatore del SFO prowede ad inoltrarela PO al direttore SFO e in seguito ad approvazione viene inviata alíoperatore del SA il quale prowederà ademettere l'ordine di acquisto.

ULSS 6 Vìcenza - Procedura Gestione Contratti Pag. 8 di 19 MF

=9BOZZA: Procedura di unítà operativa

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4.4.5 Ricezione Merci

Rif. SA: SFO

SA

Tutti i prodotti ordinatì dal SA vengono fatti pervenire presso il magazzino centrale gestito da societàesterna. ll personale dell'appaltatore prowede a verifica la corrispondenza fra il documento di trasporto delfornitore (DDT) e la merce consegnata.L'accettazione della merce è subordinata ai seguenti controlli:1 che la merce sia destinata al magazzino dell'Ulss 6 Vicenza, in caso contrario l'operatore non effettua

I'accettazione e respinge la consegna?2. che vì sia corrispondenza tra quanto indicato nell'ordine di acquisto e quanto riportato nel DDT;3. verificata delíintegrità dei collí consegnat5

in caso di accettazione della consegna gli operatorì di magazzino prowedono ad effettuare la registrazionecontabile di carico merce nel gestionale dell'appaltatoreL'invio delle registrazioni contabili al SA awiene con frequenza giornaliera mediante software di interfacciafra il gestionale dell'appaltatore ed il gestionale dell'ULSS 6 Vicenza.

Controllo: per poter procedere all'acquisizione del flusso dati nel gestionale ULSS è necessario che non visiano segnalazioni di errori bloccanti. In presenza di errorì l'addetto del SA prowede ad accertarne la naturae ad effettuare le necessarie correzioni.

Controllo: Nel caso in cui la quantità consegnata sia superiore l'operatore di magazzino non può effettuarela registrazione contabile della merce e pertanto contatta l'operatore del SA per le opportune verifiche. Nelcaso quest'ultimo accerti Verrore da parte del fornitore, viene data disposizione all'operatore di magazzino direndere al fornitore la merce pervenuta in eccedenza, viene quindi generato il DDT di reso con contestualerichiesta di emissione nota credito al fornitore.

Ogni eventuale ulteriore anomalia nella consegna viene segnalata all'operatore SA dì riferimento per l'awiodella procedura di contestazione al fornitore.

I DDT vengono inviati al SA con frequenza giornaliera.

SFO

La consegna dei farmaci awiene al servizio ricevimento merci, dove gli operatori verificano:1 . Ia congruità tra quanto ordinato e quanto consegnato;2. íintegrità deí prodotti consegnati, la data di scadenza dei farmaci (vengono accettati se pervengono con

almeno i 2/3 della valìdità residua del medicinale);3. il rispetto, nel trasporto, della temperatura di conservazione. Nel caso vengano accertate delle

incongruenze, viene contattata la ditta fornìtrice al fine di risolvere la problematica.

In caso di congruità si prowede alla registrazione informatica del carico (registrazione DDT, numero e data,con quantità, data di scadenza e numero di lotto) ed allo stoccaggio in magazzino secondo una mappainterna che ne permetta una facile individuazione da parte di tutti gli operatori

4.4.6 Distribuzione

Rif. SA; SFO

SA

Le richieste di materiale a scorta validate ed inviate al magazzino entro le ore 11 :00 vengono evase entro ilgiorno successivo mentre le richieste inviate dopo le ore 11 :00 vengono evase entro 2 giorni dalla richiesta.Se il prodotto a scorta richiesto è disponibile, il Magazzino di competenza (Economale o Farmaceutico)procederà alla distribuzione; Se il prodotto non è disponibile la richiesta viene sospesa ed evasa non appenavengono ripristinate le scorte.Per i prodotti soggetti a scadenza è obbligatoria la consegna alle uu.oo. dei lotti con la scadenza piùprossima.

ULSS 6 Vicenza - Procedura Gestione Contratti Pag. 9 di 19 Èí%'l



Centro di emissíone: Seryizio Economato

I prodotti in transito vengono consegnati presso 1'U.0. richiedente entro 24 ore dal ricevimento degli stessi.

SFO

Le varie strutture afferenti (uu.oo., Case di Riposo, Distretti, etc) fanno pervenire, per l'attività ordinaria,una richiesta informatizzata. Tale invio viene effettuato con una tempistica diversificata e con unacalendarizzazione defìnita e condivisa. La richiesta viene inviata all'operatore ad eccezione delle richiestedella CDR e quelle motìvate provenienti dai Distretti che vengono visionate dal Farmacista,. Gli operatoriprowedono alla stampa ed all'allestimento di quanto richiestoLo scarico di ogni singola voce viene effettuato al momento del prelievo dallo scaffale per mezzo di unIettore ottico. Dopo aver prelevato tutte le voci richieste il lettore ottico vìene collegato al pc al fine dieffettuare la registrazione dell'addebito nel sistema operativo dì contabilizzazione e la verifica della congruitàtra quanto richiesto e quanto effettivamente preparato.In casi di urgenza o malfunzionamento del sistema per farmaci particolari (richieste motivate) viene effettuatauna richiesta cartacea. La richiesta viene visionata e verificata dal farmacista e quindi inviata agli operatoriche prowedono all'allestimento di quanto richiesto ed autorizzato.Lo scarico di ogni singola voce viene effettuato al momento del prelievo dallo scaffale per mezzo di unIettore ottico. Dopo aver prelevato tutte le voci richieste viene collegato il lettore ottico al pc al fine dieffettuare lo scarico dal sistema operativo ed addebìtare alla struttura richiedente.Qualora un'U.0. non impieghi più un farmaco o abbia una scorta eccessiva può procedere al reso almagazzino (previo accordo con gli operatori SFO e/o il farmacista) compilando una modulistica all'uopodestìnata in cui vengono indicati: farmaco, dosaggio, data di scadenza e lotto).Tutte le richieste, informatizzate e cartacee, vengono archiviate.

4.4.7 Utilizzo

Rif.: UU.OO richiedenti

L'Unità Operativa che riceve la merce effettua i seguenti controlli prima di procedere allo stoccaggio dellamerce nel magazzino di reparto.Controllo: L'operatore dell'Unità Operativa in occasione della ricezione della merce prowede a verificare larispondenza di quanto indicato nel DDT emesso dall'appaltatore del magazzino centrale con quantoeffettivamente consegnato. In caso di difformità quantitative/qualitative prowede ad effettuare unasegnalazione al SFO (in caso di farmaci) o al SA (nel caso si tratti di beni economali o DM) per l'awio delleprocedure di rispettiva competenza.

Con l'emissione del DDT dell'appaltatore il prodotto viene automaticamente scaricato al CDC richiedente. Imovimenti di scarico vengono inviati al gestionale dell'ULSS 6 Vicenza con frequenza giornaliera mediantesoftware di interfaccia fra il gestionale dell'appaltatore ed il gestionale dell'ULSS 6 Vicenza

Controllo: per poter procedere all'acquisizione del flusso dati nel gestionale ULSS è necessario che non visiano segnalazioni dì errori bloccanti. In presenza di errori l'addetto del SA prowede ad accertarne la naturae ad effettuare le necessarie correzioni.

II materiale ricevuto ed accettato dalle uu.oo. viene stoccato nei magazzini di reparto per il successivoutilizzo

4.4.8 Fatturazione e Pagamento

Rif. Fornitore: SA: SF:

Le fatture trasmesse dal fornitore vengono contabilizzate nel sistema AS400 dal SF agganciando la fatturaall'ordine. Terminata la registrazione e dopo aver fatto copia di ogni fattura contabilizzata, l'operatoreprocede ad effettuare la stampa del prospetto "Elenco Fatture Passive" che, unitamente alle fatture cartaceeoriginali, vengono inviate al SA, sezione Liquidazione.L'operatore del SA, al momento del ricevimento dell'elenco delle fatture passive, verifica che il documentocontabile sia di competenza del SA e, in caso affermativo procede alla archiviazione delle stesse in appositimonitorí suddivisi per mese di competenza.


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In caso di fatture inviate erroneamente al SA íoperatore contatta il SF per far riassegnare le fatture alservizìo competente e successivamente prowede a farle recapitare al corretto destinatario.

L'operatore addetto alla liquidazione delle fatture, prima di procedere alla liquidazìone delle stesse, prowedea recuperare ed allegare il DDT e l'ordine di ogni singola fattura.

Controllo: II Servizio Economato, in fase di liquidazione, effettua i seguenti controllicorrettezza deì prezzi della merce presenti nelle fatture rispetto a quelli previsti dal listino ed indicati incontratto;corrispondenza delle quantità fatturate rispetto al totale ordinato e a quanto consegnato ed accertatonella bolla di consegna (firmata per accettazione dal ricevente);applicazione degli eventuali sconti commerciali previsti da contratto;corretta applicazione degli oneri fiscali.

Se dai controlli non vengono evidenziati problemi, il liquidatore procede alla liquidazione della fatturaapponendovi un timbro nel quale viene indicato l'importo liquidato; il numero dell'elenco e la sigla delliquidatore.

Nel caso in cui non ci sia corrispondenza tra gli importi:

se l'importo della fattura è superiore rispetto a quello indicato nell'ordine, l'operatore, richiede unaverifica all'approwigionatore, e nel caso dí conferma del prezzo delíordine fraziona la fattura liquidandoIa stessa per l'importo corretto e richiedendo al fornitore l'emissione della nota credito per la sommafatturata in eccesso:

se l'importo della fattura è inferiore rispetto a quello indicato nell'ordine, l'operatore, richiede una verificaall'approwigionatore il quale prowederà a contattare il fornitore per un controllo prezzi.

La fattura liquidata, completa di DDT ed ordine, viene inserita in un elenco che, dopo essere statodebìtamente firmato dal Direttore del SA, viene inviato al SF per il seguito di competenza.Controllo: II Direttore del SA verifica la regolarità formale della lista di trasmissione definitiva e la approvaapponendovi la propria firma

4.4.9 Acquisto beni mobili

Fase 1: Richiesta d'acquisto (INPUT)

In questa fase la segreteria o l'approwigionatore riscontrano le richieste di fornitura di Beni Mobili, nellospecifico "mobili e arredi" (oggetto della richiesta) pervenute dalle singole UU.OO/Strutture ULSS al ServizioApprowigionamenti tramite Buono di Richiesta (buono verde) o tramite Lettera firmate dal Direttore delleUU.OO/Strutture o da un suo delegato, si determina anche la tempistica nell'evasione della richiesta cioè seè necessario seguire un iter normale o urgente e in questo caso la motivazione che la giustifica. Lasegreteria appone il timbro datario sulla richiesta e l'invia per l'approvazione al Direttore del Servizio.Controllo: compito del ricevente (segreteria o approwigionatore) e quello di controllare se è specificatoCentro di Costo con il relativo codice, se sono specificati inequivocabilmente i beni e le quantità richieste,nonché i dati identificativi, leggibili, di colui che ha formulato la richiesta. Le richieste incomplete e/o illeggibilivengono respinte all'U.O/Struttura richiedente prima di essere inviate per l'approvazione o non approvazioneal Direttore del Servizio.

Fase 2: Approvazione della richiesta d'acquisto

II Direttore del Servizio presa visione della richiesta di nuovo acquisto, verificato se quanto richiesto rientra omeno nella programmazione annuale delle attività contrattuali, decide di proseguire o meno all'acquistoapponendo o meno la propria approvazione in calce alla richiesta, rimandandola in segreteria perl'assegnazione all'approwigionatore competente.

ULSS 6 Vic6nzB - Procedura Gestione Contratti Pag. 11 di 19 FM


Pagina 12 di 19Titolo: Gestione deí Contrattí di Beni e Servizi - BOZZA


Fase 3: Oggetto della richiesta e individuazione delle procedure d'acquisto

L'approwigionatore ricevuta la richiesta d'acquisto vistata e approvata, procede nell'individuazione dellacategoria funzionale e tipologica del bene consultando l'anagrafica articoli dell'Azienda U.L.SS., l'anagraficariveste una grande importanza non solo perché individua le categorie funzionali e tipologiche del bene, maperché l'articolo, che individua il bene, nella procedura informatica è suddiviso (anche alla luce delle nuovealiquote previste dal D.Lgs. 118/2011) in cespite e non cespite. Qualora il bene non risultasse inseritonelíanagrafica, prowederà a richiederne l'inserimento al collega competente. ContestualmenteI'approwigionatore verifica: a) se ci sono delle convenzioni attive stipulate dalla C.O.N.S.I.P. con le dittecontraenti (in ottemperanza alla L. 23.12.1999 n. 448 e alla L. 23.12.2000 n. 388) b) se sulla piattaformaMEPA i beni richiesti cioè i Meta prodotto di riferimento.Controllo: 1 º íapprowigionatore controlla se il bene mobile richiesto è inserito o no nell'anagrafica articoli.

Fase 4: Attivazione delle procedure d'acquisto

Le procedure d'acquisto che íapprowigionatore può scegliere soggiacciono comunque a delle variabili elimiti stabìliti dal quadro normativo di riferimento statale, regionale ancorché locale e dal costo (valore) delbene d'acquistare. Se il bene risulta nel novero delle convenzioni attive dì C.O.N.S I.P., l'approwigionatorericorre per l'acquisto alle ditte sottoscrittrici delle convenzioni. L'approwigionatore chiederà, tramite SIMOG- Gestione gare dell'AVCP, il CIG figlio derivato da un contratto d'appalto discendente da Accordoquadro/Convenzione senza successivo confronto competitivo.Se il bene mobile è reperibile sulla piattaforma MEPA l'approwigionatore procede all'acquisto utilizzando oI'Ordine Diretto o la richiesta di offerta Rd0 (art. 328 DPR 207 del 5.10.2010). Se il bene richiesto non èreperibile sulla piattaforma MEPA l'approwigionatore procede, considerando il costo (valore) presuntodell'acquisto a quanto disposto dal D.Lgs 12 aprile 2006 n 163 s m i e dal ?Regolamento" per l'acquisizionedi beni e servizi in economia, approvato con deliberazione del Direttore Generale n. 493 del 13 luglio 2011 .

4.4.10 Inventario

Modalità di gestione delle rimanenzePresso l'azienda ULSS 6 i magazzini sono gestiti con una procedura informatica nel so%are gestionaleAS400. Questa procedura registra carichi, scarichi, valorizzazioni e qualunque informazione riguardi gliarticoli gestiti a magazzino.

Da questa procedura si ottengono le rimanenze di fine anno, per ottenere le giacenze a qualunque data èsufficiente rilasciare la stampa M305B:

"M305B' VALORIZZAZIONE GIACENZE AL 31/12/1>

Ordinamento GRUPPO/CODICE/DESCRIZIONE

Valorizzazione al Costo Medio Ponderato Mensile

Questa produce un elenco degli articoli in giacenza, riportante i seguenti dati:

gruppo merceologico di appartenenza?codice articolo:

descrizione articolo:

nome commerciale:

unità di misura;tipologia IVA;quantità in gìacenza alla data richiesta;valorizzazione.

Nella stampa le giacenze sono valorizzate al COSTO MEDIO PONDERATO MENSILE (come da indicazioneregionale), vengono comunque esposte anche le valorizzazioni al COSTO ULTIMA ENTRATA e al COSTOULTIMO ORDINE.


eBOZZA: Procedura di unità operativa

Pagina 13 di 19Titolo: Gestione dei Contratti di Beni e Servízi - BOZZA

Centro di emissione: Seívizio Economato

L'elenco completo dei magazzini gestiti dall'Azienda U.L.SS. n. 6 'Vicenza?, ed i relativi dati, sono dettagliatinella scheda denominata: ?Dati riepilogativi inventario". Si elencano di seguito le modalità di effettuazionedegli inventari fisicì per ciascuna tipologia di magazzino.

4.4.11 Modalità di effettuazíone dell'inventario fisico

Procedura inventario fisico magazzino economaleII magazzino (non farmaceutico) è gestito da una ATI esterna all'U.L.SS. n. 6 'Vìcenza" che, per lamovimentazione ín entrata ed in uscita della merce utilizza un proprio software gestionale denominato GMS.Detto soffware è interfacciato con l'applicativo di gestione ordini/magazzino dell'U.L.SS. 6. Tutte leinformazioni digitali (transazioni per ordini - carichi - scarichi - resi ecc.) sono bidirezionali ed aggiornatecon frequenza giornaliera. L'ínventario di fine anno, in base a quanto disposta dalla circolare regionale prot557633 del 7 dicembre 2012 è effettuato nel periodo compreso tra ill9 dicembre ed ill5 gennaio.II magazzino, nei giorni necessari al conteggio fisico, rimane chiuso fino alla fine dei controlli sospendendo leattività di ricezione e consegna (carichi, scarichi, trasferimenti). Tali movimenti verranno effettuati al terminedelle procedure inventarialiII magazzino chìude tutti i movimenti entro le ore 20:00 del giorno precedente alla verifica e prepara ed inviail flusso dei movimenti effettuati al Servizio Approwigionamenti Generali.Vengono stampati i tabulati contenenti le giacenze informatiche risultanti dai software gestionali dimagazzino. Si utilizzano due tipologie di tabulati; detti tabulati vengono stampati immediatamente primadell'inizio delle operazioni inventariali di fine anno:

a. tabulato giacenze prodotto dal gestionale AS400.b. tabulato gìacenze prodotto dal gestionale GMS

Viene effettuato il conteggio manuale di tutti gli articoli impegnando due squadre di conta composte ciascunada un dipendente U.L.S.S. e da un operatore del gestore esterno che agisce in contraddittorio. Al fine diconcludere nel più breve tempo possibile le operazioni di conta le squadre operano contemporaneamentenelle giornate dell'inventario e negli orari 8.00-16.00.Per i riscontri inventariali si procede alla conta fisica di tutti gli articoli gestiti "a scorta" stoccati presso ilmagazzìno centrale di Povolaro di Dueville (Vl). Sul tabulato GMS viene annotata la gìacenza rilevata perciascun prodotto; eventuali discordanze rispetto alla giacenza indicata, vengono rilevate per un successivocontrollo relativo ad errorì di movimentazìone.

Nel caso di discordanza tra giacenze teoriche informatiche e fisica si verificano gli eventuali errori dcarico/scarico in modo da allineare la giacenza informatica a quella fisica.Si procede dapprìma al riscontro inventariale dei prodotti di proprietà dell'U.L.SS. utilizzando per la conta itabulati prodotti dalle procedure informatiche di gestione del magazzino sopra descritti. Al termine di talioperazioni si redigono separati elenchi per i beni non di proprietà dell'U.L.SS. secondo la seguenteclassificazione:

materiale non conforme o non ordinato in attesa di restituzione al fornitore

beni riconducibili a contratti estimatori

eventuali apparecchiature non di proprietà in attesa di restituzione per termine servicecampionature

per la conta della merce si procede ad isolare i settori merceologici che nella fase di inventario non possonoessere movimentati. A tal proposito sono forniti alla uu.oo. precise indicazioni in materia di puntualecalibrazione delle richieste ante e post inventario volte a evitare ordinativi nel periodo inventariale, ancorchéurgenti, che possono determinare errori nelle risultanze Per la conta "per settori" si procede attribuendolivelli di priorità alle categorie merceologiche. La priorità più alta viene attribuita ai prodotti "sanitari" e, ascalare, ai prodotti ritenuti di minore rilevanza strategica.Di seguito la scala delle priorità:

a. Soluzioni infusionali

b. Prodotti per nutrìzione ed integratori alimentaric. Presidi sanitari

d. Provetteria e materiale di laboratorio

e. Materiale diagnostico (carta diagnostica ecc.)f. Prodottí di convivenza e detersivi

g. Cancelleria e stampati


9BOZZA: Procedura dí unítà operativa



Tale procedura consente di contare una sola volta la merce alla quale, per,ulteriore garanzia di precisione,viene applicata apposita etichetta con "data di awenuta conta" Successivamente viene redatto il verbale diverifica.

Terminato il controllo presso il magazzino viene importato il flusso movimenti dí magazzino nel software digestione ordini/magazzino delíU.L SS. 6Viene effettuata la verifica della corrispondenza tra quanto contato e quanto risulta dal sistema informaticodell'Azienda ed in caso di discordanze si verificano i movimenti effettuati fìno a completa risoluzìone dellanon conformità

Risolte le discordanze viene prodotta la stampa delle giacenze a fine anno.

Procedura inventario fisico magazzíní farmaceuticiL'Azienda U L.SS. n. 6 'Vicenza" è prowista di tre magazzini interni per la gestione dei prodotti farmaceutici:il magazzino del Servizio di Farmacia Ospedaliera del Presidio Ospedaliero di Vicenza, il magazzino delServizio di Farmacia Ospedaliera del Presidio Ospedaliero di Noventa Vicentina ed il magazzino delDispencer Corner dislocato anch'esso nel Presidio Ospedaliero di Vicenza.ll conteggio fisico viene effettuato durante la prima decade del mese di Dicembre sospendendo le attività diricezione e consegna farmaci (carichi, scarichì, trasferimenti). Tali movimenti verranno effettuati al terminedelle procedure inventariali. Per il Servizio di Farmacia Ospedaliera vi è l'impossibilità di eseguire ilconteggio fisico nei giorni richiesti dalla Regione: tra il 19 Dicembre e il 15 Gennaio. L'inventario fisico, peressere compiuto, necessita infatti di cinque giorni consecutivi nei quali tutto il personale della FarmaciaOspedaliera è distolto dalle proprie attività. Ma, nel periodo indicato dalla Regione, a causa delle festivitàinfrasettimanali, del ridotto numero del personale e delle tempistiche tecniche di approwigionamento deifarmaci ìn conseguenza delle chiusure delle aziende fornitrici, tale attività non è programmabile. Inoltre ladilatazione dei tempi (festività + giorni di chiusura per inventario) comporterebbe l'impossibilità per leuu.oo. di approwigionarsi per quantitativi di prodotti che non potrebbero stoccare adeguatamente per lospazio a disposizione.Viene generata dalla procedura informatizzata di gestione del magazzino AS 400 una lista in ordinealfabetico, per principio attivo, riportante il valore della giacenza. Si procede alla suddivisione degli OperatoriSanitari in coppie per l'effettuazione del conteggio fisico e viene consegnata una copia della lista dei principiattivi ad ogni coppia di operatori. Per l'inventario del magazzino del Presidio Ospedaliero di Vicenza sononecessarie 6 coppie di operatori, una coppia per il magazzino del Presidio Ospedaliero di Noventa Vicentinamentre per il magazzino del Dispencer Corner necessitano due coppie di operatori.Le coppie di operatori contano e riportano sullo stampato il numero di pezzi nonché la data di scadenza deisingoli prodotti. Ciascun articolo deve essere chiamato dalla lista avuta in consegna e ne deve essereverificata la corrispondente giacenza. Gli eventuali articoli presenti a scaffale, ma non riscontrati nella lista,vanno aggiunti riportando la relativa giacenza.Le giacenze vengono riportate a fianco di ciascuna voce utilizzando una penna ad inchiostro rosso. I farmacicon scadenza nel primo trimestre dell'anno successivo, vengono evidenziati apponendo apposita etichetta.Al termine della rilevazione di tutti gli articoli presenti nella lista avuta in consegna, si prowede allaconferma, o all'inserimento, dei dati sulla procedura AS 400 (vengono confermate anche le quantità pari azero). Terminati gli inserimenti/conferme dei dati viene effettuata una verifica a chiamata per confermare chequanto conteggiato fisicamente corrisponda a quanto inserito in procedura.

Si procede all'identificazione ed alla valutazione delle quantità e delle tipologie di prodotto che presentanodiscordanze tra il dato presente nella procedura informatica e il dato contato. Si effettua una ricercaapprofondita sui dati storici di tali prodotti che presentano tali discordanze atta ad eliminare eventuali errori diìmputazione nel carìco o nello scarico.Si procede alla correzione/compensazione dei dati risultanti errati a causa della mancata gestione dei lottí. Siprocede al calcolo, in termìni percentuali, dell'errore rilevato tra il conteggio fisico e il dato in procedurariferito sia al numero sia al valore economico degli articoli, in relazione al volume di rotazione annua delpr0d0fì0. Se íl margíne dí errOre assoluto rísulla ínferíore all0 0,75% Sulle quant:fà e allo O,25% Sul valoreeconomico di rotazione su base annua si ritiene valida la valorizzazione delle rimanenze di magazzinorilevate dalla procedura informatica alle ore O.00 del 31 dicembre.In caso di rilevazione di un margine di errore superiore ai parametri prestabilìti si procede ad effettuare unnuovo conteggio fisico entro il 1 5 gennaio.Le stampe di rilevazione degli inventari fisici vengono conservate presso il servizio di farmacia ospedaliera.Relativamente alle incongruenze tra dato informatico e risultanza del conteggio fisico si prevedel'implementazione di un controllo a campione durante tutto l'anno con frequenza trimestrale sui 5 (cinque)





prodotti dove sia stata riscontrata la più alta incongruenza in fase d'inventario, più 10 (dieci) prodottiuniformemente distribuiti sul primo, cìnquantesimo e centesimo ordine del mese di riferimentoeventualmente, se non presenti, proseguendo la scelta sugli ordini immediatamente successivi.A seguito del controllo dovrà essere stilato un documento riportante l'incaricato al controllo, la data diesecuzione, i codici articolo verificati, e per i dieci prodotti a campione, il numero di d'ordine da cui sono statiselezionati. Dovrà essere riportata altresì la quantità indicata dal gestionale e l'effettiva quantità conteggiatain modo da poterne calcolare l'eventuale discordanza.In presenza di discordanze dovranno essere effettuate delle ricerche approfondite atte alla loro correzioneed annotate nel relativo modulo.

Nel caso la discordanza dovesse superare i valori limite presi come riferimento, tali articoli verranno integratìtra quelli da controllare il mese successivo, fino alla loro corretta corrispondenza tra gestionale e contato.

Procedura di inventario del magazzino Distribuzione Per Conto (DPC)L'Azienda U L.SS n. 6 'Vicenza" utilizza inoltre un magazzino gestito dall'azienda di distribuzione intermediaNord Est Farma (NEF) quale deposito per i farmaci della DPC.Il magazzino è ubicato presso la sede di quest'ultima, in Via Fusinieri 12 a Bolzano Vicentino Leinformazioni digitali relative alle movimentazioni del magazzino DPC (movimentazioni in entrata per carichimerce o resi da farmacie, e movimentazioni in uscita per ordini da farmacie o resi ai fornitori) generate dalsoftware di gestione di magazzino di NEF vengono ricevute quotidianamente dal sistema di gestione ordini emagazzino dell'ULSS sulla piattaforma informatica AS400. Analogamente, le informazioni digitali relative agliordini emessi dall'ULSS nei confronti dei fornitori generate mediante il sistema AS400 vengono inviate alsoftware di gestione di magazzino di NEF contestualmente all'emissione degli ordini. Alla fine di ogni mese,NEF invia tramite e-mail all'ULSS 6 un tabulato dei medicinali in scadenza nei successivi 5 mesi, con le

relative descrizioni e quantità in giacenza.L'inventario di fine anno viene effettuato, come da indicazioni regionali, nel periodo tra ill9 dicembre e il 15gennaio. La data esatta viene concordata con il responsabile del magazzino NEF.Le operazioni di inventario vengono svolte nella data stabilita tra le ore 14.00 e le ore 16.00. Durante taleperiodo non vengono effettuate movimentazioni né in entrata né in uscitaTramite il software di gestione di magazzino NEF viene generato uno stampato che riporta la lista di tutti iprodotti gestiti a magazzino DPC con la relativa giacenza, ordinati per ubicazione di magazzino e identificatiper codice ministeriale e denominazione. Lo stampato prevede opportuni spazi per riportare le giacenzerilevate mediante conteggio e le eventuali differenze.Viene effettuato il conteggio manuale di tutti gli articoli della lista, impegnando due squadre di conta,ciascuna composta da due operatori e supervisionata da un incaricato dell'ULSS 6.Le coppie di operatori contano e riportano sullo stampato il numero di pezzi. Ogni articolo deve esserechiamato dalla lista avuta in consegna e ne deve essere verificata la corrispondente giacenza.Nel caso venga riscontrata una differenza tra giacenza informatica e fisica, si procede ad un riconteggio. SeIa differenza viene confermata, si verificano i movimenti in entrata ed uscita fino a risalire all'origine delladifferenza, e si riallinea la giacenza informatica a quella fisica.Finito il conteggio, ciascuna squadra effettua un controllo a campione su tre referenze conteggiate dall'altrasquadra, verificandone la corrispondenza.Risolte eventuali discordanze, l'incaricato dell'ULSS vidima lo stampato di rilevazione delle giacenzemediante apposizione di firma e data.Lo stampato di rilevazione delle giacenze viene conservato presso il Servizio Farmaceutico Territoriale.

Procedura inventario fisico delle rimanenze esistenti presso i repartiPresso l'Azienda ULSS 6, le rimanenze di reparto vengono rilevate mediante conteggio manuale delmateriale disponibile nel magazzino esistente presso l'unità Operativa e successivo inserimento dei datirilevati all'interno di una procedura informatica appositamente predisposta.La procedura nella quale vengono inserite le risultanze del conteggio manuale è disponibile all'interno delsistema che gestisce gli approwigionamenti del materiale sanitario e non, presso i reparti. Tale sistema, cheviene normalmente utilizzato per ordinare dai magazzini centrali i prodotti necessari, presenta delle videateatte a consentire l'inserimento delle giacenze di fine anno.Nel mese di novembre di ogni esercizio, il Servizio finanziario e fiscale invia una lettera a tutti i caposaladall'azienda convocandoli per una riunione fissata allo scopo di coordinare la rilevazione delle rimanenzeesistenti presso i magazzini di reparto. Tale lettera contiene anche le linee guida per la rilevazione dellerimanenze



Pagina 16 di 19Titolo: Gestione dei Contratti di Beni e Seryizi - BOZZA


Durante la riunione vengono ricordate le modalità di rilevazione delle rimanenze e distribuite codici utente epassword di attivazìone ai nuovi caposala o a chi eventualmente avesse smarrito la copia consegnata neglianni precedenti.II conteggio deve essere effettuato nel periodi stabilito di anno in anno dalla Regione Veneto, maI'inserimento dei dati in procedura, e l'invio delle stampe firmate dal caposala e dal responsabile dell'UnitàOperativa deve awenire entro la seconda settimana di gennaio. La procedura informatica permette aciascuna Unità Operativa di stampare autonomamente l'elenco degli articoli inseriti e la loro valorizzazione.Una volta pervenute tutte le stampe firmate, su richiesta del servizio finanziario, la società titolaredell'appalto per la gestione informatica prowede all'estrazione complessiva di tutte le rimanenze esistentipresso tutti i reparti. Tale estrazione dati produce due tipologie di stampe, una indicante il valore per centrodi costo ed una con l'elenco analitico degli articoli di magazzino giacenti presso i magazzini delle UnitàOperative. Entrambi gli elenchi vengono trasmessi al Servizio finanziario.Per le poche Unità Operative territoriali presso le quali tale procedura di rilevazione informatizzata non èstata ancora attivata, ad esempio alcune sedi distrettuali presenti sul territorio dell'ULSS 6, vengonotrasmessi dal Servizio finanziario i file in excel contenenti l'elenco dei prodotti ordinati dall'Unìtà Operativainteressata negli ultimi due esercizi ed il relativo valore. L'estrazione degli elenchi, e la loro trasformazione infile excel, sono effettuate dal personale della società titolare dell'appalto per la gestione informatica.Anche a queste Unità Operative viene inviata da parte del Servizio finanziario la lettera di richiesta dirilevazione delle rimanenze che fissa il termine per l'invio dei file e delle stampe con allegato un floppy disccontenente il file per la rilevazione. Su richiesta tali file possono essere inoltrati anche via mail.Successivamente, i file debitamente compilati dovranno essere ritrasmessi al Servizio finanziario (via mail)unitamente alle stampe controfirmate dai relativi responsabili entro il termine previsto.Nel caso alle scadenze fissate non sìano ancora giunti i file ed i tabulati, questi vengono sollecìtatitelefonicamente.

Una volta ottenuto tutto il materiale, il Servizio finanziario prowede ad accorpare i singoli file excel in ununico file complessivo, distinto sía per reparto che per articolo, e a unirlo al file estratto dalla procedurainformatizzata per i reparti ospedalieri.La procedura informatizzata utilizzata per la gestione degli approwigionamenti dei repartì e per l'inventario,pur essendo fornita dalla stessa società titolare dell'appalto per la gestione informatica, non interagiscedirettamente con la procedura di contabilità generale, per cui la valorizzazione delle rimanenze finali dovràessere effettuata manualmente sulla base delle risultanze della rielaborazione, in un prospetto apposito, deidati inseriti nella procedura inventariale e di quelli ottenuti in excel.Per la rielaborazione vengono presi in considerazione tutti i magazzini esistenti presso l'azienda ULSS 6oltre alle due rilevazioni complessive delle giacenze presso i reparti (procedura informatica + excel),sommate e confrontate con le valorìzzazione del medesimo magazzino al 31/12 dell'esercizio precedente.L'iscrizione ín contabilità del valore finale delle rimanenze complessive di fine anno, confrontate con il valoredi quelle iniziali, da origine al costo/ricavo derivante dalla variazione delle rimanenze.

Documentazione

Come precedentemente specificato, al Servizio finanziario dell'Azienda ULSS 6 vengono trasmessi, nelmese di gennaio di ciascun esercizio, le stampe dei tabulati contenenti le risultanze del conteggio manualedelle giacenze esistenti presso i magazzini di reparto firmate dal responsabile dell'Unità OperativaA seconda della tipologia di inventario utilizzata, le stampe possono essere dei tabulati prodotti dallaprocedura informatìzzata utilizzata per la rilevazione, o una elencazione in excel degli articoli in scortacompilata dai responsabili dell'Unità Operativa.Per tutti i reparti che utilizzano la procedura informatizzata è possibile ottenere, tramite la società titolaredell'appalto per la gestione informatica, una stampa di riepilogo delle giacenze di tutti i reparti. Tale stampafornisce, sia il dettaglio di ogni singola Unità Operativa, sia il totale complessivo delle giacenze suddiviso pertipologia di articolo (es prodotti farmaceutici, presidi chirurgici, etc). Quest'ultima stampa viene utilizzata alfine della rìlevazione delle rimanenze.

Per quelle Unità Operative Territoriali per le quali non è ancora stata attivata la procedura informatizzata, eche devono quíndì effettuare la rilevazione delle rimanenze mediante compilazione delle giacenze in un fileexcel, l'accorpamento dei i singolí file excel in un unico file complessivo, e la relativa stampa, sonoeffettuatati presso il Servizio finanziario.Questo elaborato viene poi unito alla stampa delle giacenze dei reparti ottenuta dalla procedurainformatizzata, ottenendo in questo modo la valorizzazione complessiva di tutti i magazzini di reparto.II prospetto ottenuto, contenente il totale degli articoli in giacenza presso tutti i reparti, compresa la tabella diriepilogo, viene stampato, rilegato e allegato al bilancio dell'esercizio cui si riferisce.

ULSS 6 Vicenza - Procedura Gestione Contratti Pag. 16 di 19 ÉMl




l tabulati originali firmati dal caposala e dal responsabile dell'Unità Operativa, vengono archiviati presso imagazzini dell'azienda presso i magazzini di Povolaro di Dueville (Vl).

Procedure di controllo

Nel corso del 2012 (in data 6 settembre) il Collegio Sindacale dell'U.L.SS. n. 6 ha proweduto ad effettuareuna verifica di magazzino presso l'Unità Operativa di Farmacia Ospedaliera del P.0. di Vicenza allo scopo diaccertare la correttezza delle procedure di gestione ed organizzazione del magazzino farmaceuticodell'Azíenda.

La funzione di Controllo Interno dell'Azienda, sulla base delle indicazioni fornite dalla Regione con l'allegaton. 2 alla circolare prot. 557633 del 7 dicembre 2012 ad oggetto ?Organizzazione degli inventari di fine anno"prowederà, nel corso del 2013, a definire di concerto con il Collegio Sindacale, le azione finalizzate allapredisposìzione dei test di valutazione delle procedure esistenti, delle informazioni e dei dati derivanti dallagestione dei propri magazzini.

Test dí controllo effettuabili

Si elencano di seguito alcuni possibili test di controllo, estrapolati dalla tabella trasmessa dalla RegioneVeneto allegata alla circolare prot. 557633 del 7 dicembre 2012 volti a verificare l'attendibilità dellaprocedura di gestione delle rimanenze di magazzino proposti, al Collegio Sindacale per una valutazione difattibilità.



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4.5 Gestíone del contratto di servizi

4.5.1 Premi di assicurazione per responsabílità civile

L'assicurazione è prestata per la responsabilità civile derivante ai sensi di legge all'U.L.SS. n. 6 in relazioneallo svolgimento della sua attività istituzionale, ai sensi del decreto legislativo 30.12.1992 n. 502 esuccessive modifiche ed integrazioni.I soggetti i cui interessi sono tutelati dall'assicurazione sono:

L'Azienda U L.SS. n. 6 'Vicenza? (contraente)?il Direttore Generale, il Direttore Amministrativo, il Direttore Sanitario, il Direttore dei Servizi Sociali edella Funzione Territoriale, anche in qualità dì legali rappresentanti della Contraente;i componenti del Comitato Etico;tutti i dirigenti, i funzionari e i dipendenti dell'Ulss 6 e tutti i soggetti non dipendenti che partecipano, aqualsiasi titolo, alle attività dell'Ulss 6 quali indicate nella polizza RCT.

In caso di sinistro l'Ulss 6, attraverso il Servizio Affari Legali, dà awiso scritto agli Assicuratori dell'awenutosinistro entro 30 giorni lavorativi da quando il medesimo Servizio ha avuto conoscenza della richiesta dirisarcimento danni.

L'Ulss 6 fornisce in tempo utile alla Società incaricata della gestione dei sinistri (c.d. loss adjuster) leinformazioni, i documenti e le prove che possano venirle richieste.L'operatore del Servizio Affari Legali ha accesso via web al software applicativo che la Compagnia utilizza aifini della gestione delle posizioni di sinistro ad essa denunciate.Gli Assicuratori assumono la gestione delle vertenze di danno, tanto in sede stragiudiziale che giudiziale, siacivile che penale, a nome dell'Ulss 6, designando, acquisito il parere preventivo dell'Azienda, legali o tecnicidi comune fiducia ed awalendosi di tutti i diritti ed azioni spettanti all'Assicurato stesso e ciò finoall'esaurimento del grado di giudizio in corso al momento della completa tacitazione del/dei danneggiato/i.

Gli Assicuratori sono obbligati a dare comunicazione scritta alíAzienda Ulss 6, con cadenza quadrimestrale,delle definizioni in sede giudiziale ed extragiudiziale dei sinistri denunciati, indicando per ciascun sinistro:

Ia data,il nome del danneggiato,I'importo eventualmente liquidato.

Per i sinistri in corso di definizione gli Assicuratori sono obbligati a fornire, separatamente, gli importi posti ariserva e lo stato della pratica.

Controllo: L'operatore del Servizio Affari Legali verifica l'awenuta liquidazione del sinistro al danneggiato, daparte della Compagnia Assicuratrice, attraverso l'accesso web ai bordereaux da questa predisposti, in cuisono inserite le evidenze del pagamento al danneggiato (bonifici).

La polizza, in vigore dalle ore 24:00 del 31.12.2013, prevede il versamento di un premio non soggetto aregolazione.Il premio annuale lordo, comprensivo di imposte, ammonta ad Euro 6.248.000,00.Le relative rate devono essere pagate entro le ore 24.00 del 60º giorno successivo a quello di ogni scadenzaannuale (il primo premio deve essere pagato entro 60 giorni dall'inizio di efficacia della polizza). In caso dimancato/ritardato pagamento del premio, íassicurazione resta sospesa e riprende vigore fino alle 24:00 delgiorno del pagamento.La Compagnia Assicuratrice si è impegnata ad ottemperare agli obblighi previsti in materia di tracciabilità deiflussi finanziari previsti dalla L. 1 36/201 0, in particolare utilizzando conti correnti bancari o postali dedicati.La Compagnia Assicuratrice è inoltre obbligata a riportare il CIG comunicato dall'ULSS n. 6 in tutti ipagamenti relatìvi al contratto di assicurazione.La liquidazione del premio è effettuata, entro i termini stabiliti, dal Servizio Affari Legali.

4.5.2 Incarichi legaliGli incarichi legali sono assegnati dall'Azienda Ulss 6 a professionisti individuati dalla Direzione aziendale inconsiderazione della materia oggetto del contenzioso, dell'esperienza pregressa del legale evincibile dalcurriculum, della conoscenza del caso (se vi sono stati contenziosi precedenti), della difficoltà della vertenzae del rapporto di fiducia con il legale.





Una volta individuato il professionista, il Servizio Affari Legali contatta lo stesso per ottenere conferma delladisponibilità ad accettare l'incarico ed, in caso positivo, concorda l'importo del preventivo di spesa da inserirenella delìbera autorizzativa, tenendo conto dei parametri di cui al D.M. 140/2012.

4.5.3 Utenze telefoniche

ll contratto di erogazione delle utenze telefoniche nasce dall'adesione dell'ULSS nº 6 ai contratti CONSIPrelativi alla telefonia mobile e gran paìte della telefonia fissa.All'interno dell'ULSS 6, è esclusìvamente l'Ufficio Tecnico ad occuparsi delle utenze della telefonia fissa emobile.

La spesa annuale alle utenze telefoniche è di circa 830 mila euro.La frequenza della bollettazione è bimestrale e legata ai singoli numeri telefonici attivati (sia per la telefoniafissa che mobile). Le bollette riportano il dettaglio del traffico relativo ad ogni numero e recano un importototale che comprende sia una parte di canone per l'utenza, sia una parte relativa al traffico consumato. IIcontratto infatti, sia per la telefonia mobìle che per quella fissa, non prevede una tariffa ?flat" bensì una partefissa, a canone, ed una variabile, legata al consumo. Per il traffico dati il contratto prevede una tariffa "flat?Controllo: Per la telefonia fissa viene effettuato un controllo amministrativo fra il volume di

traffico/tariffazione registrati dalle centrali telefoniche e gli importi fatturati dai gestori.Tutte le linee telefoniche ed i terminali radiomobili sono censiti in una anagrafica che consente il controlloincrociato fra le bollette emesse dai gestori e gli apparecchi attivi; ciò al fine di evitare il pagamento di canoniper linee relative a uffici/edifici dismessi o utenze non più attive;Per la telefonia mobile viene effettuata una verifica di congruità fra i piani tariffari attivati e gli effettivi utilizzidelle utenze con preliminare analisi degli eventuali picchi di consumo.Dopo essere stata registrata dall'Ufficio Protocollo, la bolletta viene inviata al SEF che prowede aregistrarla. Per la gran parte delle bollette il pagamento awiene in automatico da parte del Tesoriere, datoche le utenze telefoniche sono pagate tramite RID. II Tesoriere emette quindi un "sospeso d'uscita". LaQuesto metodo di pagamento consente di corrispondere ai gestori gli importi dovuti nei tempi pattuiti, perevitare il maturare di interessi mora.

Dopo la registrazione, il SEF invia la bolletta all'Ufficio Tecnico che la prende in carico ed effettua la c.d."liquidazione a copertura" La liquidazione delle bollette viene effettuata dall'operatore dall'areaamministrativa dell'Ufficio Tecnico che prowede ad apporvi la propria firma per awenuto controllo. Glielenchi di liquidazione così elaborati (sia per le bollette delle utenze fissa che mobile) vengono firmati perapprovazione dal dirigente del servizio. Le bollette vengono inviate al SEF unitamente agli elenchi diIiquidazione.Dopo aver ricevuto gli elenchi di liquidazione da parte dell'Ufficio Tecnico il SEF emette un "mandato acopertura" al fine di regolarizzare i sospesi d'uscita del Tesoriere.

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rif. Punto: fase 2

problema: dilatazione dei tempi di approwigionamento

miglioramento: rendere più rapido riter autorizzativo delle richieste informatiche in modo daridurre i tempi di approwigionamento

Miglioramento Prima Dopo Delta

Tempo di evasione delle richiste 15gg 7gg 7gg

/ parametri di misurazione del miglioramento sopra indicati sono stati riportati a titolo esemplificativopertanto sono da personalizzare e contestualizzare in funzione delroggetto del miglioramento.

Azione dì miglioramento Vicenza n. 3.doc Pag. 1 di

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r, 4/?Processo:

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Problema / area di miglior

rif. Punto: fase 3

problema: Gli Operatori delleha emesso l'ordine, né la posrordine.

miglioramento: rendere conoI'ordine e dare la possibilità aelettronica/cartacea fa riferi

amento:

UU.OO. non ha

sibilità di saper

scibile agli ope-ìgli operatori o

mento l'ordine.

nno la possibìe a quale richi

ratori delle L+

elle UU.OO. di

lità di individuare il ret

esta elettronica/cartac

U.OO. il referente del SA

verificare a quale richi

èrente del SA

ea fa riferimen

che ha emes

esta

d

che

to

50


% di ordini contenenti tutte le indicazionirichieste

10% 85% 70%

/ parametri di misurazione del miglioramento sopra indicati sono stati riportati a titolo esemplificativopertanto sono da personalizzare e contestualizzare in funzione dell'oggetto del miglioramento.

Azione di miglioramento Vìcenza n. 4.doc Pag. 1 di 1

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PIANO DI MIGLIORAMENTO

C

Processo: - 3)53 ) l,ì? l'S ?.. ? l Il.,,1.1

Problema / area di migliorament

rif. Punto: fase 2

problema: elevata quantità di richies

miglioramento: riduzione del numerprotocollo nel quale viene definito iì

0: ? ?

te "urgenti'

o delle richieste urgenticoncetto di "Urgenza'

attraverso la produzi one di un


Volumi dì attività delle richieste urgenti

n. di persone coinvolte (nº)

/ parametri di misurazione del miglioramento sopra indicati sono stati riportati a titolo esemplificativopertanto sono da personalizzare e contestualizzare in funzione delroggetto del miglioramento.

Azione di miglioramento Vicenza n. 2.doc Pag. 1 di FM

Piano di contenimento Vice'nza.doc Pag. 1 di 7

FASI DEL P

Descrizíone delle attività necessarieIANO E STATO DI

per la messa in attAVANZAMENTO

o del piano di con tenimento del rischio

Attività Responsabilità Scadenza 0/o di realizzazione

PredÍsposizione del modello dainviare i fornitori per lacomunicazione del C/C dedicato

Servizio

Finanziario31 marzo 2014 100

Avvio del piano di miglioramentoServizio

Finanziario15 aprile 2014 100

Archiviazione delle comunicazioniServizio

Finanziario

Rism tati (T cambiamenti sig nificativi rileVa tí con la rivalutazione dell'XR)

A,

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de

completamentouzione del valor

danno (G) ed i}

delle

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attività

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riferire

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una

ne (Re di rì

sintesi dei cambiamenti adottati e rivalutare la

,) della probabilità di accadimento e della gravitè'schio

Piano di contenimento Vicenza.doc Pag. 2 di 7

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MF PIANO DI CONTENIMENTO DEI RISCHI

RÎSULTAîO DE

FASî DEL PIANO E STA

Descrizione delle attivítà necessarie per la mesTO DI AVANZAME

sa in atto del pianoNTO

di contenimen to del rischio

Attività Responsabilità Scadenza'Vodi

realizzazione

Verificare con software house la possibilità dibloccare il contratto fino a validazione da partedel Referente del servizio

FranCeSC0

Trunfio

15 Aprile2014

100

In caso di esito negativo dell'attività di cui sopraattivazione della nuova regola come di seguitoindicata: l'operatore del SA inserisce i dati nellaprocedura AS400, effettua la stampa delcontratto informatico e a trasmettere i dati al

referente della Sezione il quale prowederà adeffettuare il controllo di conformità, vistare iltabulato ed archiviarlo nel fascicolo di gara.

Operatore SA15 Aprile2014

100

Comunicazione agli interessati delle nuoveattività da seguire

Direttore SA23 Aprile2014

100

Awio della nuova regola per test Ref. Sezione Ad evento

Valutazione dell'efficacia del controllo Direttore SA Ad evento

Awio a regime della nuova attività Ref. Sezione Ad evento


=í?


RISULTATO DE LL'ANALISI DEI RISCHI

Rischio: Rn 8 i Processo: Procedura g estione dei contratti di b eni e se rViZ i

Attività l Rischio Danno l Vp R IR

mancata o errata

inserimento i indicazione del prezzo dicontratto i acquisto nel caricamento

del contratto

Possibilità di acquistarelo stesso bene con

prezzi diversi da quelli diaggiudicazione

Prima:

JDopo:

J

4

2

FASI DEL PIANO E STA

Descrizione delle attività necessarie per la mesTO DI AVANZAME



Attività Responsabilità Scadenzaº/odi

realizzazione


Francesco

Trunfio

15 Aprile2014

100


referente della Sezione il quale provvederà adeffettuare il controllo di conformità, vistare iltabulato ed archiviarlo nel fascicolo di gara.


100

ComunicazÍone agli interessati delle nuoveattività da seguire


100

Avvio della nuova regola per test Ref. Sezione Ad evento


Awio a regime della nuova attività Ref. Sezione Ad evento

isultati (I cambjamenti significatìvi rilevatí con la rivalutazione dell'XR)


l


RISULTATO DELL'ANALISI DEI RISCHI

FASI DEL PIANO E

Descrizione delle attività necessarie per la mSTATO DI AVANZAME

essa in atto del pianoNTO


Attività Responsabilità Scadenzaº/odi

realizzazione

Verificare con software house la possibilità dibloccare il contratto fino a validazione da

parte del Referente del servizioFrancesco Trunfio

15 Aprile2014

100

In caso di esito negativo dell'attività di cuisopra attivazione della nuova regola come diseguito indicata: l'operatore del SA inseriscei dati nella procedura AS400, effettua lastampa del contratto informatico e atrasmettere i dati al referente della Sezione il

quale provvederà ad effettuare il controllo diconformità, vistare il tabulato ed archiviarlonel fascicolo di gara.


100



100

Avvio della nuova regola per test Ref. Sezione Ad evento


Avvio a regime della nuova attività Ref. Sezione Ad evento


€t@


FASI DEL PIANO E STA




Attività Responsabilità Scadenza'Vodi

realizzazione


Francesco

Trunfio

15 Aprile2014

100


referente della Sezione il quale provvederà adeffettuare il controllo di conformità, vistare iltabulato ed archiviarlo nel fascicolo di gara.


100



100

Awio della nuova regola per test Ref. Sezione Ad evento


Avvio a regime della nuova attività Ref. Sezione Ad evento


m


isu tatg (I cambiamenti significativi rilevati con ía rivalutazione dell'lR)

Al completamento delle attività riferire una sintesi dei cambiamenti adottati e rivalutare /ariduzione del valore della regolamentazíone (R,) della probabilità di accadimento e della gravitàdel danno (G) ed il nuovo valore dell'indice di rischio

m


FASI: DEL PIANO E STA




Attività Responsabilità Scadenzao/odi

realizzazione

Verifica delle uu.oo. n0n informatizzate Serv. Informatica02 aprile2014

100

Richiesta attivazione profili con indicazione dellatipologia di profilo e procedura

Direttori uu.oo.16 Maggio2014

Creazione profiliServ. Informatica

ed Addetto ditta

Dedalus

06 Giugno2014

Comunicazione utenze agli utilizzatori Serv. Informatica20 Giugno2014

FormazioneSA - Addetto

ditta Dedalus31 Luglio2014

Valutazione dell'efficacia SA

'S?-

,,l, DELì=s=,-,,., ,,-.;454? =i-ì .?...., , ,


Documents

Approvazione del Processo Aziendale Gestione dei … f_ta_1_DDG...Approvazione del Processo Aziendale "Gestione dei contratti di beni e servizi" individuato quale processo di studio