Aprovisionamento e Gestão Stocks

Diapositivo 1*
COORDENADOR DA AÇÃO:
FORMADOR DA AÇÃO:
OBJECTIVOS GERAIS:
O formando deverá ser capaz de identificar as várias formas com que a empresa poderá efetuar a gestão dos processos de compra, o registo das movimentações em armazém, a valorização das existências, quer criando estruturas internas próprias e de acordo com a sua cultura institucional, quer recorrendo a empresas externas especializadas que organizem quer em termos de estrutura, quer em termos informáticos a organização.
OBJECTIVOS ESPECÍFICOS:
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BENEFÍCIO E CONDIÇÕES DE UTILIZAÇÃO
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AVALIAÇÃO DAS APRENDIZAGENS
Fichas de trabalho; Trabalho de Grupo; Ficha de Avaliação final do módulo
AVALIAÇÃO DA FORMAÇÃO
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Processo de compra e respetivas etapas
Gestão de fornecedores
Negociação e revisão de preços
Comparação entre fornecedores
Avaliação de fornecedores
Gestão de stocks
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Definição e objetivos de gestão de Inventário
Tipo de matérias a armazenar
Determinantes do nível ótimo de stock
Condicionantes específicas dos produtos
Condicionantes específicas de armazenagem
Noção de custo operacional e de custo “afundado”
Descontos/promoções
Sobrestockagem
Gestão da variação da procura e do nível de stock
Benefícios esperados com a gestão de stocks
Controlo de existências/inventariação
Determinação de consumos
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Aprovisionamento
Conjunto de atividades cujo objetivo é colocar à disposição da empresa todos aqueles bens e serviços de que necessita para exercer regularmente a sua atividade, na quantidade necessária, no momento oportuno e ao menor custo possível.
Aprovisionamento - Papel da compra na cadeia do abastecimento
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As Compras
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As empresas têm de realizar um conjunto de acções a fim de se abastecerem dos bens e serviços indispensáveis ao seu funcionamento.
As compras são uma das áreas de actividade da empresa e têm por fim a procura nos mercados interno e externo das possibilidades de compra de bens e serviços que satisfaçam as necessidades nas melhores condições e ao menor custo.
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Para Comprar é necessário saber:
Onde?
• a posição geográfica dos diferentes fornecedores
• os seus meios e condições de transporte
• preços e condições de pagamento
• prazos de entrega
Onde?
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O que a empresa precisa em qualidade e quantidade: produtos, artigos, serviços ....
É necessário conhecer bem os programas de venda e as características dos produtos.
O Quê ?
Para satisfazer as actividades comerciais da empresa
Este é um dos pontos mais delicados, exige uma verdadeira ciência das
compras. A solução é saber calcular o ponto de aprovisionamento, para
poder satisfazer sempre a procura, mas não ficar com artigos parados
muito tempo.
Porquê ?
Quando ?
• da produção dos fornecedores
Quanto ?
É preciso conhecer o mercado, os fornecedores, estar atento aos
descontos, bónus, promoções...
Esta é a arte do comprador. Para comprar bem é necessário saber o que se quer e agir de forma a consegui-lo.
A Quem ?
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Grossistas: Para revenda, aos retalhistas
Grandes armazéns: independentes e fábricas
Centrais de compras: A sede compra para todas as filiais.
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A empresa comercial
Compra as mercadorias atendendo às necessidades e preferência dos seus clientes (actuais ou futuros) visto que só assim realizará vendas.
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A empresa Industrial
Adquire as matérias-primas e subsidiárias em fornecedores que lhe merecem crédito no que respeita a preços, à quantidade, à qualidade e a prazos.
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Encomenda do material
Confirmação da receção
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1.ª Requisição do Material em falta – assinada pelo chefe do serviço requisitante e dirigida ao serviço de compras, especificando código e designação do departamento requisitante, motivo da requisição, designação e código do material, quantidade, local de entrega, prazo ou data limite da receção, e em determinadas situações, o nome do fornecedor.
- Prospeção do mercado abastecedor através da consulta a ficheiros de fornecedores e ficheiros de artigos;
- Análise crítica das propostas de fornecedores
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2.ª Encomenda do material
Pela emissão de um documento – Nota de Encomenda – É um documento comercial, emitido pelo comprador através do qual o comprador dá a conhecer ao fornecedor (vendedor) os produtos que quer comprar e em que condições. Feito em 4 exemplares, sendo o original para o fornecedor e cópias para o serviço de receção, o serviço de compras e o serviço de contabilidade.
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3.ª Receção e Controlo de entregas
O material é recebido e conferido pela Guia de Remessa que o acompanha. É um documento comercial, emitido pelo vendedor (fornecedor) e que acompanha os produtos, para entrega ao comprador.
As diferenças encontradas devem ser imediatamente comunicadas ao serviço de compras.
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4.ª Confirmação da receção da encomenda
Verificar se a Guia de Remessa está de acordo com a nota de encomenda. Se tal se verificar, os dois documentos ficam a aguardar a chegada do documento que formaliza a dívida pela compra efetuada – a Fatura .
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5.ª Processamento Contabilístico
Os 3 documentos são depois enviados ao serviço de contabilidade que procede ao seu registo e prepara com a tesouraria o respetivo pagamento.
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6.ª Pagamento da fatura
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Assegurar um fluxo contínuo e atempado de bens e serviços;
Fazer aquisições competitivas e informadas;
Trabalhar com um mínimo de stocks;
Oferecer recursos alternativos;
Integrar-se harmoniosamente com outros departamentos da empresa.
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• entrevistas a vendedores
• visitas a feiras e exposições
• contactos com fabricantes e concorrentes
É pois, muito importante, a criação de um registo de informação específica e permanentemente actualizado sobre os fornecedores, recorrendo para o efeito aos tradicionais ficheiros, com suporte informático ou não.
Gestão de Fornecedores
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Na escolha dos fornecedores é necessário ter em atenção as necessidades e requisitos do cliente. O fornecedor mais competitivo tende a ter as seguintes características:
Baixos custos de produção devido a inovação da produção e infraestruturas;
Têm um bom controlo de custos com processos de qualidade e cartas de controlo de produção;
Constante inovação e boa tecnologia com uma boa rede de aprovisionamento;
São normalmente os primeiros a chegar ao mercado com novos e inovadores produtos.
Gestão de Fornecedores
Qual a proximidade (Km) do fornecedor com a empresa?
O fornecedor consegue e tem consistência para atender às especificações?
Qual o desempenho e a expectativa de vida dos produtos?
Que planos são usados para as amostras?
Qual o sistema de qualidade que está sendo utilizado pela empresa?
Aspetos qualitativos na seleção de fornecedores
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Os fornecedores são as empresas que detêm as matérias-primas que dão origem aos bens que concorrem no mercado, tendo a possibilidade de ameaçar aumentar o preço das mesmas, ou diminuir a qualidade destas.
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Exemplo:
Concentração e substituição dos fornecedores: Se existirem menos empresas fornecedoras do que compradoras, então o poder das primeiras é elevado, dado que as últimas não têm um grande leque de escolhas para procurarem o seu fornecimento em farinha, açúcar, margarina, etc. Ou seja, dependendo “O Melhor Bolo de Bolacha” da diferenciação do seu produto, os custos de substituição de fornecedor podem ser demasiado altos, se isso implicar mudar as características do mesmo (aroma, sabor, textura, etc.) e, consequentemente, a visão que os consumidores têm do produto;
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Importância do comprador para o fornecedor:
Quando o fornecedor não depende de poucos compradores para conseguir seus resultados de vendas, o seu poder é mais elevado, visto que os compradores é que se encontram mais dependentes dele. Da mesma forma, a sua atitude de negociação de quantidades/preços de margarina, compotas e ovos será diferente com uma empresa com mais do que um estabelecimento, como a Padaria Portuguesa, comparativamente a uma pastelaria local com um negócio mais pequeno;
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Ameaça dos fornecedores comprarem os seus clientes:
A possibilidade de obter preços e margens maiores, leva a que por vezes os fornecedores queiram integrar os seus clientes no seu negócio. Se uma pastelaria tiver bons lucros, uma dimensão reduzida e estiver muito dependente das farinhas, cremes e outras matérias-primas do fornecedor, este último poderá usufruir do seu alto de poder negociação com a pastelaria, para maximizar os seus lucros, baixando os custos (economia de escala).
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As empresas comparam os fornecedores no sentido de procurarem satisfazer, da melhor, forma as suas necessidades. Desta forma, as empresas fazem as seguintes comparações:
Compare os preços. Todas as empresas cobram uma taxa mensal. Contudo, pode haver desconto para pagamento de vários meses de uma vez ou para debito automático através de sua conta bancária ou cartão de crédito.
Compare custos adicionais. O custo mensal do serviço raramente é o único preço que você paga quando se inscrever em um serviço de internet. Há taxas de instalação ou configuração? Será que você precisa comprar ou alugar equipamento especial para iniciar o serviço?
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Compare velocidades. Descubra a velocidade de upload e download que você pode ter. Se você gasta a maior parte do seu tempo online conversando e vendo sites, então você não precisará de uma conexão relâmpago. Se você gosta de baixar música e vídeo, então você desejará uma melhor conexão. Se você joga games online, você também deve saber quanto de lag pode haver em sua conexão; estas pausas podem estragar o seu jogo.
Compare confiabilidade. Pesquise o histórico das empresas. Eles parecem oferecer um serviço consistente? Peça aos seus amigos e familiares um feedback sobre os prestadores de serviços de internet que usem, e pesquise comentário de clientes on-line. Se você sofrer um corte no serviço, o que a empresa oferece como compensação?
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Compare requerimentos de instalação. Sua conexão exige uma instalação profissional ou você pode simplesmente ligar o modem e começar a navegar na internet? Que hardware e fios serão necessários? A sua localização permite uma conexão estável e cômoda? Ter que colocar cabos em toda a sua casa porque o melhor ponto de conexão fica na parte de trás é certamente um inconveniente, e pode ser motivo suficiente para ir a outro fornecedor de serviços de internet.
Compare os termos do contrato. Quanto tempo você deve se comprometer com o fornecedor de serviços de internet? Quais são as sanções para sair antes do fim do contrato? A sua mensalidade garante para qualquer período de tempo? Você pode querer achar uma outra empresa mais favorável se não se sentir confortável com a rigidez das condições contratuais.
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Compare restrições. Há restrições sobre a forma de utilizar o serviço de internet? Isto pode incluir limites diários ou mensais de conexão de banda ou tempo de utilização. Você é limitado a quantos computadores para se conectar ao mesmo tempo? Tenha o seu uso da internet em mente quando comparar empresas. Um preço mais barato não valerá a pena se você tiver o serviço cortado no meio do mês.
Compare os incentivos. As empresas fornecem frequentemente bônus de inscrição para atrair novos clientes. Estes incentivos podem incluir tudo, desde tarifas reduzidas até vale-presentes e produtos de lojas de eletrônicos e computadores. Essas ofertas podem ser um bom bônus quando você já estiver planejando inscrever-se num serviço de internet. No entanto, não seja influenciado por um bom negocio se o fornecedor de serviços de internet não se encaixar nas suas necessidades.
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O Processo de Avaliação dos Fornecedores compreende um conjunto de análises e respetivas conclusões, de diferente âmbito, mas que concorrem para avaliar uma empresa fornecedora na sua globalidade.
O fornecedor, ainda antes da primeira encomenda, deve ser submetido ao controlo ou avaliação de três departamentos da empresa-cliente:
Departamento de Engenharia, para estudo e classificação do produto;
Departamento de Compras, para definição das condições contratuais;
Departamento da Qualidade, para analise e aprovação das condições organizacionais da função qualidade, de forma a que sejam enviados os produtos com a qualidade desejada.
Avaliação de Fornecedores
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A análise completa da prestação global de uma empresa fornecedora passa por um conjunto alargado de subsistemas que podem ser englobados em quatro áreas:
1 – Estrutura e Condições Organizativas
2 – Condições Contratuais
Avaliação de Fornecedores
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A Gestão de Stocks assume nas empresas modernas um papel fundamental, sendo uma das ferramentas mais importantes ao dispor da gestão para maximizar os seus resultados líquidos. A manutenção de um nível adequado de stockagem é um desafio que é colocado aos gestores, já que é necessário minimizar os custos de stockagem, não pondo em risco a operacionalidade de toda a logística das empresas.
Gestão de Stocks - Introdução à Gestão de Stocks
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A gestão de stocks e, dito de forma simplificada, o conjunto de ações que visa manter o stock ao mais baixo nível em termos quantitativos e de custo, garantindo simultaneamente o fornecimento regular da empresa e a melhor execução das tarefas de aprovisionamento e armazenagem.
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definir quais os produtos a encomendar,
qual a altura em que devem ser encomendados
E em que quantidade.
A complexidade desta missão e proporcional ao número de produtos comercializados pela empresa e ao volume de vendas de cada um deles.
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Stock: Consiste em todos bens e materiais que são armazenados por uma determinada organização para serem consumidos/utilizados no futuro.
Não é possível traçar um bom plano de compras
sem uma eficaz gestão de stocks. Com efeito, a
empresa deve ser capaz de satisfazer
atempadamente as necessidades dos clientes, sem correr o risco de se afundar em "monos".
Noção de Stock
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Stock permanente/activo - é constituído pelos artigos que têm um consumo regular e aprovisionamentos periódicos.
Stock afectado - é constituído pelos artigos que estão destinados determinados trabalhos.
Stock de excedentes ou monos - é constituído por artigos desactualizados, que já não têm qualquer saída.
Stock em trânsito - é constituído pelos artigos que se encontram em armazém por períodos de tempo muito curtos.
Stock de segurança - é constituído pelos activos que farão face a imprevistos de consumo e/ou de entrega
Tipos de Stocks
Definição e objetivos da gestão de Inventário
A gestão de inventário, independentemente da empresa que a pratica, consiste numa série de processos com múltiplas funções referentes ao acompanhamento, manuseamento e gestão de materiais em stock. Uma gestão de inventário eficiente confere sempre vantagem competitiva às empresas, seja qual for a natureza do seu negócio. Além de reduzir os custos operacionais, uma boa gestão do inventário também dá origem a clientes satisfeitos, que continuarão a procurar a empresa no futuro, gerando assim mais negócio.
Princípios da Gestão de Stocks
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Poder-se-ão constituir stocks de:
Exemplo: Fazenda de lã, numa empresa de confeções.
Componentes: partes que não sofrem quaisquer transformações na empresa e que entram na composição do produto final.
Exemplo: botões na mesma empresa de confeções.
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Produtos em curso de fabrico: materiais e componentes que se encontram em fases intermédias do processo produtivo.
Exemplo: peças de tecido já cortadas e que aguardam a fase de costura
Produtos acabados e Mercadorias: artigos destinados ao consumidor final ou a utilização por outra empresa.
Exemplo: Casaco já pronto
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Produtos Intermédios: bens que já passaram por várias fases do processo de produção, estão aptos a ser vendidos, pois têm valor comercial, podendo servir de matéria-prima no processo produtivo de outra empresa, ou ser incorporado em novas fases do processo produtivo na nossa empresa.
Exemplo: tiras de tecido saídas do processo de corte
Materiais de Consumo corrente: materiais que não entram diretamente no processo produtivo.
Exemplo: combustíveis.
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Material de Embalagem: materiais necessários ao transporte e acondicionamento adequado de produtos.
Exemplo: caixas de cartão.
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Determinantes do nível ótimo de stock
Procura é a expressão dinâmica de um mercado que corresponde a medidas qualitativas e quantitativas dos consumidores, que desejam e podem adquirir um produto
Níveis de Procura e previsão de encomendas
Procura dependente
Toda a necessidade logística a jusante do circuito material, perfeitamente determinada e resultante de: Encomenda(s) de produto(s) com quantidade(s) e prazo(s) de entrega bem definidos.
Refere-se a produtos acabados;
Necessita de ser prevista;
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Procura dependente
Neste caso, a procura dos produtos em stock está dependente de factores internos da empresa (uma linha de produção, por exemplo). Os stocks de fabricação resultam do plano de produção definido para os produtos acabados. A procura resulta, assim, das decisões da empresa para a fabricação, estando delas dependente.
As necessidades dos componentes são independentes entre si, sendo certo que um mesmo componente pode ser necessário à produção de vários produtos acabados. A produção de um produto acabado obriga à disponibilidade de todos os componentes que o constituem.
Uma mesma peça pode impedir a produção de vários produtos acabados (o que obriga a uma gestão «apertada» do stock, com reduzidos níveis de ruptura).
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Procura Independente
Os stocks de produtos acabados (ou stocks de distribuição) destinam-se a vários clientes, sendo esta procura independente de qualquer factor interno da empresa. A soma das várias encomendas pode originar um padrão de procura homogeneizado e regular ao longo do tempo.
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Procura Independente
Toda a necessidade logística a jusante do fluxo material, resultante de previsão estatística, baseada em históricos, ou no conhecimento da procura do produto e do respectivo ciclo de vida, com prazo de utilização indeterminado.
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A política de inventário da empresa
A política do Inventario consiste nas diretrizes que definem o que comprar ou fabricar, quando iniciar uma ação e com que quantidade operar. Inclui também decisões relativas à localização geográfica do inventário (onde estão localizados os stocks).
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Nível de serviço pretendido
O serviço pretendido é reconhecido como um aspeto importante do negócio da empresa, embora por vezes, haja dificuldade de definir ou explicar concretamente o que a empresa entende por serviço ao cliente, normalmente este é definido como o que o cliente quer em contrapartida com as suas necessidades ou a sua perceção do que pretende.
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Estabelecer um balanço entre custo e nível de serviço:
Encontrar o ponto em que o retorno obtido por cada incremento de serviço é igual ao custo extra que é necessário para o obter.
duas aproximações possíveis ao problema (utilizando os conceitos de investigação operacional)
minimizar o custo, numa perspetiva de “ratear” o orçamento pelos diferentes elementos do serviço
maximização do serviço, fixando um orçamento, obter o melhor serviço disponível
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Ferramentas de Gestão de Stocks
O modelo ABC não é somente um método de cálculo do custo de produção, mas sim um método de controlo de gestão. Este fornece informação contabilística relevante e fundamental para a reflexão sobre o posicionamento concorrencial da empresa.
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Ferramentas de Gestão de Stocks
Como não é possível nem aconselhável tratar todos os artigos da mesma forma, a análise ABC é uma ferramenta de gestão muito simples, mas com grande eficácia na classificação correcta dos stocks, criando três níveis de prioridade distintos na gestão dos mesmos. Assim, este método classifica os stocks em três grandes grupos, A, B ou C, de acordo com a percentagem dos consumos anuais que cada grupo representa.
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A separação é feita de acordo com a seguinte metodologia:
Classe A - Este é o grupo de artigos com maior valor de consumo anual, embora seja representado por um pequeno número de artigos: 15 a 20% do total de artigos correspondem a 75 a 80% do valor do consumo anual total.
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Classe B - Este é um grupo intermédio: 20 a 25% do total de artigos representam 10 a 15% do valor do consumo anual de todos os artigos.
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Classe C - Este grupo de artigos possui o menor valor de consumo anual, embora represente um elevado número de referências: 60 a 65% do número total de artigos correspondem a 5 a 10% do valor do consumo anual de todos os artigos.
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Perecibilidade: Um produto diz-se perecível quando não pode ser posto em stock, isto é, não pode ser feito com antecedência e não pode fazer parte do stock, para além disso é um produto que não tem caráter permanente, que expira e tem prazo de validade.
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Sazonalidade: Há situações em que o produto se encontra condicionado pela chamada Sazonalidade. São, portanto produtos, que dependem de uma dada altura no tempo, para poderem ser adquiridos. É o caso de produtos especiais de verão, carnaval, Natal e todas as datas comemorativas. É normal acontecer do consumidor reduzir o ritmo da compra de sorvetes no inverno, de água, de protetor solar... o inverso também funciona.
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Condições de Conservação: As condições de conservação devem respeitar as caraterísticas dos produtos. Em função das mesmas, há que cumprir uma série de regras e cuidados para que os produtos sejam conservados de forma correta.
Necessidade de espaço de armazenagem
A função de armazenagem e uma função integrada no sistema de distribuição total e estabelece uma separação clara entre a oferta e a procura de qualquer negócio. É parte do processo integral que vai desde a produção ate aos centros de distribuição e finalmente ate ao consumidor.
Pode-se entender armazém como um “espaço planeado para a eficiente arrumação e manuseamento de mercadorias e materiais ”.
Necessidade de espaço de armazenagem
Desta definição depreende-se que um armazém tenta combinar a maximização de espaço de armazenamento, em termos de volume, e a minimização das operações de manuseamento. Para isso, e sendo impossível alcançar ambos, há que ponderar constantemente um em função do outro.
Condições de armazenagem
As condições de armazenagem devem adequar-se às caraterísticas dos produtos a armazenar e das respetivas embalagens. Tendo em atenção fatores como a luminosidade; temperatura, entre outros…
Requisitos legais de armazenagem
A armazenagem de produtos deve respeitar a lei que regulamenta o armazenamento de produtos, em função da categoria a que pertencem. Por exemplo: Decreto-Lei n.º 251/91 - Estabelece as normas aplicáveis a preparação, a condicionamento e rotulagem dos alimentos ultracongelados. o presente diploma entra em vigor 120 dias após a sua publicação ou D.L. n.º 222/01 de 08 de Agosto - que altera o regulamento para a notificação de substâncias químicas e para a classificação, embalagem e rotulagem de substâncias perigosas.
Perigosidade das matérias
Como sabemos, as matérias a armazenar diferem quanto à sua categoria. No caso de matérias perigosas (São todos os produtos ou matérias que, pelas suas propriedades, podem provocar danos às pessoas, animais ou ambientes), o seu armazenamento deve obedecer às seguintes regras:
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As substâncias devem ser armazenadas tendo em conta os perigos que estas envolvem. Em alguns casos, é importante que se criem zonas isoladas dedicadas a diferentes tipos de substâncias perigosas;
Os produtos devem estar sempre visivelmente identificados;
O local onde são armazenadas as matérias perigosas deve apresentar-se sempre organizado e limpo;
As áreas de arrumações devem ser verificadas com regularidade para facilmente serem detetadas quaisquer anomalias como, derrames e fugas nas embalagens;
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As matérias inflamáveis nunca devem ser arrumadas junto a fontes de calor, tendo como preferência locais amplos e arejados ;
Os locais onde existe o risco de incêndio devem estar equipados com extintores e outros meios de combate a incêndios, estes equipamentos devem respeitar a sua data de validade;
Nas zonas de arrumação nunca se deve comer, beber ou fumar, especialmente quando nestas há materiais inflamáveis;
As matérias armazenadas devem ser reduzidas ao indispensável, e nunca estarem amontoadas.
Concorrência e intensidade competitiva
Em economia, concorrência corresponde à situação de um mercado em que os diferentes produtores/vendedores de um determinado bem ou serviço atuam de forma independente face aos compradores/consumidores, com vista a alcançar um objetivo para o seu negócio – lucros, vendas e/ou quota de mercado – utilizando diferentes instrumentos, tais como os preços, a qualidade dos produtos, os serviços após venda.
Condições do mercado
Concorrência e intensidade competitiva
Um mercado concorrencial é aquele cujo funcionamento é feito de acordo com o livre jogo da oferta e da procura, sem intervenção do Estado. Enquanto que a intensidade competitiva se traduz nas “forças” que determinada empresa tem, para atuar no mercado e que faz com que se “distingam/diferenciem” das restantes empresas
Consumidores
O consumidor, ou mais conhecido o Cliente, é aquele que procura a empresa com a finalidade de adquirir um determinado produto ou serviço, participando, desta forma, no processo de compra e venda desse mesmo produto ou serviço. É portante, um componente essencial, no sucesso da empresa, pois dele dependem os lucros da mesma, uma vez que é o consumidor quem “compra”.
Ciclo económico e condições da procura
Os ciclos económicos são flutuações do produto, do rendimento e do emprego nacionais totais, com uma duração habitual de 2 a 10 anos, caracterizadas pela expansão ou contração generalizada na maioria dos sectores da economia.
Ciclo económico e condições da procura
A Procura é a quantidade de um bem ou serviço que os consumidores desejam adquirir por um preço definido em um dado mercado, durante uma unidade de tempo. Esta procura está dependente de condições, tais como o desejo ou a necessidade que o consumidor tem relativamente a um determinado produto/serviço.
Exemplo
O mercado português de iogurtes e a procura de iogurtes magros com sabor a morango.
A procura foi referida como a origem das necessidades logísticas, activando os fluxos de
informação e de material na cadeia logística. Esta origem das necessidades de materiais está estritamente ligada ao ciclo de vida do produto acabado, na medida em que este ciclo quantifica o comportamento da procura do produto durante a sua vida.
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Em termos gerais, há mercado desde que haja uma troca, seja ela real ou em potência. Fazem parte do mercado todos os que podem influenciar a quantidade e qualidade dos produtos ou serviços trocados. Referimo-nos ao mercado como um sistema que evolui no tempo sob o efeito de variáveis de duas ordens, conforme sejam de curto e médio prazo ou de longo prazo, são elas os clientes e as vendas.
Logística é o processo estratégico (porque gera valor reconhecido pelos clientes, criando vantagem competitiva sustentada, na medida em que acrescenta diferenciação, aumenta a produtividade e a rendibilidade) de planeamento, organização e controlo, eficaz e eficiente, dos fluxos e armazenagem de materiais (matérias primas, componentes, produção em curso, produtos semiacabados e acabados) e de informação relacionada, desde a origem (fornecedores) até ao destino final (consumidores) visando maximizar a satisfação das necessidades dos clientes, externos e internos.
Logística e Planeamento
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A Logística é a área responsável por prover recursos, equipamentos e informações para a execução de todas as atividades de uma empresa. Entre as atividades da logística estão o transporte, movimentação de materiais, armazenamento, processamento de pedidos e gestão de informações.
Logística e Planeamento
programação;
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decisões de níveis de estoque e;
decisões de transportes que devem ser utilizados no desenvolvimento de todo o processo.
Planeamento logística
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Se considerarmos que o nível de serviço ao cliente é o resultado das estratégias formuladas nas outras três áreas – o planeamento logístico pode ser visto como o “triângulo das decisões logísticas”…
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No processo de elaboração de um planeamento logístico deve ficar claro que nem tudo que foi planejado funcionará perfeitamente o tempo todo. Quando implementada a estratégia, no desenvolver das atividades, serão necessárias modificações à medida que as condições ambientais ou organizacionais sofrerem alterações, sendo que estas alterações são, muitas vezes, difíceis de serem previstas. Neste contexto, existe a possibilidade de que alguns fatores internos (quebra de veículos, incêndios em centros de distribuição, etc.) e fatores externos (interrupção de estradas, greves, etc.), dificultem o desenvolvimento do nível de serviço previamente programado com o cliente.
Quantidades de encomenda
É importante ter conhecimento da quantidade de produtos a entregar, pois a finalidade é conseguir a melhor qualidade do produto a baixo custo.
Custos de encomenda
Estes custos abrangem os custos desde a receção da encomenda/produto até à sua saída.
Condições de Entrega
Descontos de quantidade
As compras em grandes quantidades podem proporcionar reduções de preço compensadoras do custo de armazém agora acrescido. Os preços variam em função da quantidade.
Negócios pontuais
São negócios que se realizam de forma pontual, ou seja com fornecedores que não sejam os habituais, mas que por algum motivo trazem benefícios para a empresa
Condições de Entrega
Custo da colocação da encomenda
São os custos administrativos dos serviços que fazem a colocação e acompanhamento das encomendas: os encargos relativos à preparação e lançamento das encomendas, à negociação com os fornecedores e à receção dos materiais. Exemplificando: telefonemas, fax, deslocações dos compradores, despesas postais, encargos do funcionamento dos serviços de compras, etc.
Custos associados aos Stocks
Custos operacionais associados à stockagem da mercadoria
Custo da receção e do manuseamento da encomenda: São os equipamentos utilizados, capital empatado em equipamentos; combustível utilizado, ou seja, despesas efetuadas com combustível ou energia para alimentar os equipamentos de movimentação; pessoal para a operação dos equipamentos : motoristas de tratores ou empilhadoras, operadores de guindastes ou de elevadores, pessoal auxiliar etc.
Custos de posse da mercadoria: Os custos de posse são os custos de manutenção dos artigos em armazém, e incluem
custos monetários diretos (seguros, impostos, renda do armazém,...),
custos de funcionamento do armazém (iluminação, vigilância,...),
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custos de oportunidade que correspondem à maior taxa de juro que o sistema poderia obter em investimentos alternativos e
custos de obsolescência que correspondem ao custo original da unidade + “lucro” que se poderia obter desde a data de compra até à data de eliminação do artigo - valor de salvado.
Normalmente, como hipótese simplificativa considera-se que os custos de posse são proporcionais ao investimento em stocks, em qualquer instante no tempo.
Custo da expedição da mercadoria:
Inclui o conjunto de atividades onde podemos incluir a conferência para preenchimento do pedido, embalagem do produto em pacotes apropriados, preparação de documentos de expedição, etiquetas de conferência, conhecimentos de transporte e notas fiscais e carregamento dos veículos.
Custo de rutura - acontecem quando existe procura não satisfeita, ou seja, não existem stocks suficientes para garantir as vendas a todos os clientes. Esta situação pode dar origem a dois cenários previsíveis:
Para satisfazer a procura é realizada uma encomenda especial: o custo adicional desta encomenda é o custo de ruptura;
A procura não é satisfeita ou é satisfeita mais tarde: nesta situação, os custos são mais difíceis de avaliar, em especial os custos na imagem da empresa e no grau de fidelização dos seus clientes.
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O custo de oportunidade é um termo usado na economia para indicar o custo de algo em termos de uma oportunidade renunciada, ou seja, o custo, até mesmo social, causado pela renúncia do ente económico, bem como os benefícios que poderiam ser obtidos a partir desta oportunidade renunciada ou, ainda, a mais alta renda gerada em alguma aplicação alternativa.
Custos de oportunidade face a outras opções
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O custo de oportunidade representa o valor associado a melhor alternativa não escolhida. Ao se tomar determinada escolha, deixa-se de lado as demais possibilidade, pois excludentes. À alternativa escolhida, associa-se como "custo de oportunidade" o maior benefício NÃO obtido das possibilidades NÃO escolhidas, isto é, "a escolha de determinada opção impede o usufruto dos benefícios que as outras opções poderiam proporcionar". O mais alto valor associado aos benefícios não escolhidos, pode ser entendido como um custo da opção escolhida, custo chamado "de oportunidade".
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Exemplo
Um exemplo clássico da literatura económica: imagine uma fábrica de cadeiras que produzia 10 cadeiras por mês num mercado que absorvia totalmente esta produção. Diante de uma oportunidade de negócios, esta fábrica resolveu iniciar uma produção de um novo produto: mesas. Porém, ao alocar recursos para tal, descobriu que terá de deixar de produzir 2 cadeiras para alimentar a demanda de 2 mesas. O custo de oportunidade está no valor perdido da venda das 2 cadeiras que deixaram de ser fabricadas.
*
Exemplo
Se uma cidade decide construir um hospital num terreno vazio de propriedade estatal ou pública, o custo de oportunidade é representado pela renúncia a erguer outras construções naquele terreno e com o capital investido. Rejeita-se por exemplo a possibilidade de construir um centro desportivo, ou um estacionamento, ou ainda a venda do terreno para amortizar parte das dívidas da cidade, e assim por diante…
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A noção de custos de operacionais faz referência ao dinheiro que desembolsa uma empresa ou organização para o desenvolvimento das suas atividades. Os custos operacionais correspondem aos salários do pessoal, ao arrendamento, à compra de provisões, entre outros.
Por outras palavras, os custos operacionais são as despesas destinadas a manter um ativo na sua condição existente ou a modifica-lo para que volte a estar em condições apropriadas de trabalho.
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financeiros (juros, emissão de cheques),
custos não recuperáveis (custos tendo sido pagos definitivamente, não podendo ser reembolsados nem recuperados por outro meio)
despesas de representação (brindes, viagens, refeições, alojamento, etc.).
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São custos que não podem ser recuperados.
Exemplo:
Tem uma pizza enorme à sua frente e só comeu uma fatia e já está cheio. Comia mais fatias se tivesse sido comprada por si? E se a pizza lhe tivesse sido oferecida? De facto, não interessa: em qualquer dos casos deveria agir da mesma forma.
*
São custos que não podem ser recuperados.
Exemplo:
Tem uma pizza enorme à sua frente e só comeu uma fatia e já está cheio. Comia mais fatias se tivesse sido comprada por si? E se a pizza lhe tivesse sido oferecida? De facto, não interessa: em qualquer dos casos deveria agir da mesma forma.
*
Surgem no propósito de fazer sair mercadoria ultrapassada e que não seria vendida sem recorrer a descontos ou promoções.
Descontos/Promoções
A sobrestockagem ou acumulação excessiva de stocks acontece devido a:
Erros de previsão;
Problemas de qualidade;
Fornecedores pouco cumpridores;
Erros no planeamento e controlo;
Ausência de dados concretos para a tomada de decisão (desconhecimento de custos, quantidades e tempos).
Sobrestockagem
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A procura é o fator mais importante em todo o planeamento de um sistema de gestão de stocks. O seu correto conhecimento e estudo pode facilitar sobremaneira todo o processo, maximizando a eficácia desta função da empresa. Uma vez que a Procura é variável no tempo, a melhor política para a gestão de stocks, não será com toda a certeza encomendar sempre a mesma quantidade. Isto é, como a procura é variável os stocks devem ser geridos em função dessa variação, ou seja as encomendas devem ser feitas em função de uma quantidade ótima num determinado tempo.
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A Gestão de Stocks assume nas empresas modernas um papel fundamental, sendo uma das ferramentas mais importantes ao dispor da gestão para maximizar os seus resultados líquidos. A manutenção de um nível adequado de stockagem é um desafio que é colocado aos gestores, já que e necessário minimizar os custos de stockagem, não pondo em risco a operacionalidade de toda a logística das empresas.
Benefícios esperados com a gestão de stocks
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É uma lista ordenada de todos ou de parte dos elementos patrimoniais pertencentes a uma organização num dado momento, devidamente valorados. consiste numa operação de contagem física dos artigos nas prateleiras do armazém.
Inventário
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A aplicação do inventário permite a determinação directa do custo das vendas, o aperfeiçoamento do sistema de controlo interno e a melhoria da qualidade da informação financeira, facilitando, igualmente, o processo conducente à auditoria das contas e, contribui, também, para minimizar a evasão fiscal, tornando mais fidedigno o sistema contributivo e, consequentemente, mais credível o processo de determinação do lucro real.
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Permite, à partida, um controle mais rigoroso das existências, uma vez que para apurar resultados e avaliar activos não é necessário a contagem das existências finais. No entanto, este sistema de inventário pode ser extremamente custoso para as empresas, sendo necessário ter sempre presente que o custo da informação não deve exceder o benefício, conceito considerado ponto-chave na produção de informação financeira. Com efeito, o sistema em apreço faz aumentar, em exponencial, os registos contabilísticos, podendo tornar o aparelho contabilístico bastante pesado. De facto, o sistema para funcionar em pleno, requer uma lubrificação e uma vigilância permanente sobre os sistemas de informação.
Planeamento e sistematização Identificação das prioridades
Formação, Supervisionamento e Avaliação dos RH envolvidos
Metodologia: recurso a standards/guidelines/normativos:
Avaliação
Determinação de consumos
A determinação dos consumos é calculada com base na quantidade de bens/serviços que os consumidores desejam obter.
Todavia, mesmo que os consumidores procurem um bem/serviço, não quer dizer que o consumam. Desta forma, como a PROCURA é o desejo ou necessidade apoiados pela capacidade e intenção de compra, ela somente ocorre se um consumidor tiver um desejo ou necessidade e se possuir condições financeiras para suprir a sua necessidade ou desejo e se ele tiver intenção de satisfazê-los.
Controlo de qualidade nos aprovisionamentos
A tentação a evitar a todo o custo é a de comprar barato. Não gastar muito com as compras de matérias-primas pode ser uma forte tentação sobretudo para os negócios em fase de lançamento mas pode ser fatal para o desenvolvimento da empresa e a sua afirmação no mercado. Assim, por vezes o “barato sai caro”.
Logística e sistemas de informação
Cada vez mais os computadores e as tecnologias de informação funcionam como suporte para a logística: as tecnologias de informação são vistas como fator essencial no crescimento e desenvolvimento da logística.
O sistema de processamento de encomendas é o centro nevrálgico do sistema logístico;
A encomenda do cliente põe o processo logístico em movimento;
A velocidade e qualidade com que a informação flui tem impacto direto no custo e eficiência de toda a operação.
O sistema de informação logística é a chave para a criação de vantagens competitivas - the “leading edge”;
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Aprovisionamento e Gestão Stocks