BAB IPENDAHULUAN

1.1 UmumDi zaman komputerisasi yang berkembang saat ini, penggunaan komputer sangat penting didalam berbagai bidang terutama kegiatan atau pekerjaan manusia.Komputer dapat membantu pekerjaan manusia dengan efektif dan efisien.Selain itu komputer dapat menghasilkan nilai informasi yang akurat.

Dalam sebuah perusahaan pastilah memiliki pegawai, dimana personalia dalam sebuah perusahaan setiap bulannya akan menghitung gaji. Ketelitian dalam menghitung gaji yang akan dibayarkan merupakan hal yang sangat penting. Bila sering terjadi kesalahan dalam perhitungan gaji tentu akan menimbulkan masalah.

Solusi yang terbaik dalam menangani hal tersebut adalah dengan menggunakan system komputerisasi. Karena didalam perusahaan, proses pengolahan data dengan bantuan computer diharapkan akan menghasilkan data yang benar, cepat dan akurat, sehingga dapat meringankan pekerjaan terutama dalam proses kalkulasi yang kompleks dan kemungkinan kesalahan yang terjadi relatif kecil.

Berdasarkan uraian diatas, maka penulis akan membahas laporan KKP (Kuliah Kerja Praktek) ini dengan judul Analisa Sistem Penggajian pada PT SHAHIB SEJATI yang bergerak dibidang jasa konsultan.

1.2 Maksud dan TujuanMaksud dan tujuan pembuatan laporan KKP ini adalah :1. Untuk mengetahui system informasi yang digunakan untuk mengolah data gaji karyawan secara efektif dan efisien.2. Untuk memperkecil tingkat kesalahan atau permasalahan yang dapat terjadi pada sistem yang digunakan.

1.3 Metode PenelitianDalam kegiatan penelitian ini kami mengumpulkan data melalui cara :1. Wawancara (Interview)Dalam penulisan laporan KKP ini, untuk mendapatkan informasi secara lengkap dan akurat, maka kami melakukan metode tanya jawab dengan nara sumber terkait mengenai semua hal kegiatan yang berlangsung dalam perusahaan.2. Studi pustakaSelain wawancara, kami juga mengumpulkan data-data yang diperlukan dengan mencarinya dibuku atau website yang berhubungan dengan pembahasan.1.4 Ruang lingkupMengingat terbatasnya waktu dan tenaga serta untuk menghindari meluasnya pembahasan masalah, maka penulis membatasi permasalahan KKP ini pada :1. Permasalahan yang akan dibahas mencakup proses absensi, perhitungan, penginputan dan pembayaran gaji.2. Sistem penggajian ini hanya mencakup karyawan tetap PT SHAHIB SEJATI

1.5Sistematika TulisanDalam bab ini membahas gambaran umum, maksud dan tujuan penulisan Laporan Kuliah Kerja Praktek ini, metode penelitian dalam pengumpulan data, ruang lingkup dan sistematika penulisan yang di bahas dalam bab demi bab.

BAB I: PENDAHULUANPada bab ini menjelaskan mengenai umum, maksud dan tujuan, metode penelitian yang digunakan, ruang lingkup serta sistematika penulisan.

BAB II: LANDASAN TEORIPada bab ini berisi tentang uraian tentang konsep dasar sistem dan peralatan pendukung sistem (tools system).

BAB III: ANALISA SISTEM BERJALANPada bab ini membahas tentang uraian umum, tinjauan perusahaan yaitu sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi dan fungsi, prosedur sistem berjalan, diagram alir data (DAD) sistem berjalan, kamus data, spesifikasi bentuk dokumen masukan, spesifikasi bentuk dokumen keluaran, spesifikasi file, spesifikasi program, dan struktur kode, spesifikasi sistem komputer secara umum, perangkat lunak perangkat keras, konfigurasi sistem komputer, permasalan pokok, dan alternatif pemecahan masalah.

BAB IV: PENUTUPPada bab ini berisikan kesimpulan dari apa yang telah dibahas dari bab I sampai dengan bab III serta berisikan saran yang bersifat membangun untuk kepentingan perusahaan itu sendiri maupun untuk kepentingan umum.

BAB IILANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar SistemA. Pengertian SistemSistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi atau menjadi satu dalam konsep yang sama dengan maksud yang sama untuk mencapai satu tujuan (Jogiyanto.HM, 1999). Pendekatan system yang menekankan pada komponen atau elemen akan lebih mudah menganalisis dan merencanakan suatu system sebab untuk merancang suatu system dibutuhkan pengertian dan pemahaman mengenai elemen-elemen atau subsistem dari system tersebut.

B. Karakteristik SistemSuatu system mempunyai karakteristik atau sifat tertentu yaitu : Komponen systemSuatu system terdiri dari jumlah elemen yang saling berinteraksi, bekerja sama membentuk suatu kesatuan. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari system untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses system secara keseluruhan. Batas systemBatas system atau boundary merupakan daerah yang membatasi antara suatu system dengan system lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas system ini menunjukkan ruang lingkup dari system tersebut. Lingkungan luar systemLingkungan luar (environment) dari suatu system adalah apapun diluar batas dari system yang mempengaruhi operasi system.Lingkungan luar system dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga merugikan system tersebut.Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energy dari system, sedangkan lingkungan luar yangmerugikan, harus ditahan dan dikendalikan. Penghubung systemPenghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya.Sumber daya yang ada mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya melalui penghubung ini. Dengan penghubung, suatu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lain membentuk suatu kesatuan. Masukan systemMasukan system (input) adalah energy yang dimasukkan kedalam system. Input dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energy yang dimasukkan supaya system tersebut dapat beroperasi, sedangkan signal input adalah energy yang diproses untuk mendapatkan keluaran. Keluaran systemKeluaran system (output) adalah hasil dari energy yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Sebagai contoh, dalam system computer, panas yang dhasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan. Sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan. Pengolah systemSuatu system dapat mempunyai bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Sasaran systemSuatu system pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Sasaran dari system sangat menentukan masukan yang dibutuhkan oleh system dan keluaran yang akan dihasilkan oleh system tersebut. Suatu system dapat dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

C. Konsep Dasar Sistem InformasiInformasi yang sistematis sangat diperlukan untuk mengelola perusahaan.Informasi yang benar diperlukan oleh setiap manajer. Informasi tersebut dapat diperoleh dari adanya suatu system informasi terpadu dan terkordinasi (Gordon B. Davis, 1991), dalam bukunya system informasi manajemen menguraikan bahwa system informasi sebagai suatu system yang jelas dan singkat sebagai berikut :Sistem informasi menerima suatu masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai dengan instruksi dan mengeluarkan hasilnya.Sedangkan menurut (Jogiyanto. HM. 1999) system informasi adalah suatu system didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian mendukung operasi,bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dalam suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang digunakan.

Ada beberapa masalah yang dapat diatasi dengan pemakaian system informasi yang baik yaitu:1. Penyajian informasi yang cermat dan dapat dipercaya tingkat keandalannya.2. Pengkomunikasian dan pegolahan data dengan metode dan teknik yang lebih efisien3. Penyajian informasi pada waktu yang telah ditentukan, agar lebih bermanfaat bagi manajemen.4. Pengolahan data dan penyajian informasi dengan alokasi data yang lebih rendah dari pada dampak yang ditimbulkan.5. Kordinasi antara manusia dengan mesin selama dalam pengolahan data.D. Sistem Basis DataBasis data atau database merupakan pegelompokkan terpadu dari sejumlah file data yang saling berkaitan. System basis data merupakan system yang terdiri atas kumpulan file (table) yang saling berhubungan dan sekumpulan program (DBMS) yang memungkinkan beberapa pemakai dan atau program lain untuk mengakses dan memanipulasi file (table tersebut). DBMS (Data Base Management System) adalah perangkat lunak yang digunakan untuk menangani basis data.

E. Perancangan systemPerancangan system merupakan penerapan bermacam-macam teknik dan prinsip dengan tujuan mendefinisikan peralatan, proses atau system secara rinci sehingga mudah dalam penerapannya. Secara jelas dapat didefinisikan sebagai berikut:1. Pendefinisian dari kebutuhan fungsional2. Persiapan untuk rancang bangun implementasi3. Menggambarkan bagaimana suatu system dibentuk4. Perancangan system dapat berupa penggambaran perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi5. Mengkonfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu system

Tujuan dari perancangan system adalah : Untuk memenuhi kebutuhan pada pemakai system Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada programmer dan ahli-ahli tehnik lainnya yang terlibat.

F. Sistem yang berkembang saat iniUntuk memenuhi kebutuhan operasional data seperti yang teah dijelaskan diatas, maka perlu ditentukan perangkat lunak pengolahan basis data. Data yang ada didalam sebuah basis data diatur oleh perangkat lunak pengelola basis data. Perangkat lunak tersebut adalah database management sistem (DBMS). Perangkat lunak yang termasuk dalam kategori DBMS dan berkembang saat ini misalnya Ms. Access, Oracle, Interbase, MySQL, Sybase dan lain sebagainya.

2.2. Peralatan Pendukung (Tool System)Peralatan pendukung adalah alat yang digunakan untuk menggambarkan bentuk logika model dari suatu sistem yang menggunakan simbol-simbol, lambang-lambang, diagram-diagram yang menunjukkan secara tepat arti dan fungsinya.Dalam penulisan makalah Analisa Perancangan Sistem Informasi ini, peralatan pendukung yang digunakan oleh penulis antara lain Diagram Alir Data (DAD) dan Kamus Data.2.2.1 Diagram Alir Data (DAD) Merupakan suatu jaringan yang menggambarkan suatu sistem komputerisasi, manual atau gabungan dari keduanya dalam susunan berbentuk komponen sistem yang saling berhubungan dengan aturan mainnya.Simbol-simbol yang digunakan dalam Diagram Alir Data (DAD) yaitu sebagai berikut :1. Simbol Data Flow DiagramSimbol data flow diagram mempunyai beberapa simbol atau lambang yang lazim digunakan dalam membuat data flow diagram yang terdiri dari empat buah simbol, yaitu :a. Kesatuan luar (Eksternal Entity)Merupakan kesatuan (Entity) di lingkungan luar sistem yang berupa orang atau organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input (masukan) atau output (keluaran) dari sistem. Kesatuan luar di diagram alir data diberi simbol busur sangkar.b. Proses (process)Kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputerdari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses.c. Arus data (Data Flow)Menunjukkan arus data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.d. Simpanan Data (Data Store)Menggambarkan data yang sudah disimpan atau diarsipkan

2. Tahapan Data Flow DiagramLangkah langkah di dalam membuat data flow diagram dibagi menjadi tiga langkah tahapan, yaitu sebagai berikut :a. Diagram KonteksDiagram konteks dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem secara umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada.b. Diagram NolUntuk menggambarkan tahapan proses yang ada dalam diagram konteks, yang penjabarannya secara lebih terperinci.c. Diagram Rinci (detail)Untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada di diagram nol.

3. Aturan main Data Flow DiagramDalam menggambarkan data flow diagram ada beberapa aturan main yang harus diperhatikan yaitu sebagai berikut :a. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan external entity dengan external entity lainnya secara langsung.b. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan data store dengan store lainnya secara langsung.c. Didalam data flow diagram tidak boleh menghubungkan data store dengan external entity lainnya secara langsung.d. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang keluar.

2.2.2 Kamus Data (Data Dictionary)Kamus data adalah katalog tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi.Dengan menggunakan kamus data, analisa sistem dapat menginformasikan data yang mengalir dalam sistem dengan lengkap. Kamus data dibuat pada tahap analisa sistem dan digunakan baik pada tahap analisa maupun pada tahap perancangan sistem, maka kamus data harus dapat mencerminkan keterangan jalas tentang data yang dicatatnya, maka kamus data harus membuat hal-hal sebagai berikut :1. Nama Arus Data DiagramKarena kamus data dibuat berdasarkan Diagram Alir Data (DAD), maka nama dari arus data dicatat dikamus data agar lebih mudah pencariannya.2. Alias atau Nama LainAlias atau nama lain dari dari data dituliskan bila nama lain ada. Alias dapat ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lain.3. Bentuk dataBentuk data harus dicatat karena dapat digunakan untuk mengelompokkan kamus data kedalam penggunaan suatu perencanaan sistem.4. Struktur DataMenunjukkan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item atau elemen-elemen data. 5. Arus DataArus data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju, supaya memudahkan mencari arus data di dalam Diagram Alir Data.

6. VolumeVolume yang harus dicatat di kamus data adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus data.7. PeriodeMenunjukkan kapan terjadinya arus data ini, perlu dicatat di kamus data harus dimasukkan data karena dapat mengidentifikasikan kapan input data harus dimasukkan ke dalam sistem, kapan proses program harus dilakukan dan kapan laporan harus dihasilkan.8. PenjelasanUntuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat dalam kamus data, maka bagian penjelasan harus diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.

Selain hal-hal tersebut diatas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang digunakan, yaitu disebut NOTASI. Dimana notasi kamus data lebih mudah menjelaskan data dibandingkan dengan narasi. Notasi dibagi menjadi dua macam yaitu :A. Notasi Tipe DataNotasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format masukan dan keluaran suatu data.NotasiKeterangan

XSetiap Karakter

9Angka Numerik

AKarakter Alphabet

ZAngka Nol ditampilkan sebagai spasi kosong

.Titik, sebagai pemisah pecahan

,Koma, sebagai pemisah pecahan

~Hypen, sebagai tanda penghubung

Tabel II.1 Notasi Tipe DataB. Notasi Struktur DataNotasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data.

NotasiKeterangan

=Terdiri dari

+And (dan)

()Pilihan (Ya atau Tidak)

{}Literasi / Pengulangan Proses

Ipemisah pilihan di dalam tanda [ ]

[ ]Pilih salah satu pilihan

*Keterangan atau catatan

Tabel II.2 Notasi Struktur Data

2.2.3 Struktur KodeDigunakan untuk mengklasifikasikan data yang dimasukan kedalam komputer ataupun untuk mengambil bermacam-macam informasi.Kode dapat berbentuk dari kumpulan angka, huruf atau simbol lainnya.Ada beberapa macam tipe kode antara lain Kode Mnemonik (Mnemonik Code), Kode Urut (Sequential Code), Kode Blok (Block Code), Kode Grup (Group Code), Kode Batang (Bar Code) atau Kode Desimal (Decimal Code).

Didalam merancang suatu kode harus diperhatikan beberapa hal antara lain :

a. Harus Mudah DiingatSupaya kode mudah diingat maka dapat dilakukan dengan cara menghubungkan kode tersebut dengan objek yang diwakili dengan kodenya.b. Harus UnikKode harus unik untuk masing-masing item yang di wakilinya. Unik tidak ada yang sama.c. Harus FleksibelKode harus fleksibel sehingga memungkinkan perubahan-perubahan atau penambahan item baru dapat tetap diwakili oleh kode.d. Harus EfisienKode harus sependek mungkin, selain mudah diingat juga akan efisien bila direkam diluar komputer.e. Harus KonsistenBila memungkinkan, kode harus konsisten dengan kode yang telah dipergunakan.f. Harus DistandarisasiKode harus distandarisasi untuk seluruh tingkatan dan departemen dalam organisasi.g. Spasi DihindariSpasi di dalam kode sebaiknya dihindari, karena dapat menyebabkan kesalahan didalam menggunakannya.h. Hindari karekter yang miripSebaiknya tidak digunakan karena dapat membingungkan.i. Kode Harus SamaMasing-masing kode yang sejenis harus mempunyai panjang yang sama.

Ada beberapa macam tipe dari kode yang digunakan antara lain :1. Kode Mnemonik (Mnemonik Code)Kode Mnemonik digunakan untuk tujuan supaya mudah diingat.Kode mnemonik dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil karakter dari item yang diwakili.Contohnya:Kode P diberikan untuk mewakili Pria.Kode W diberikan untuk mewakili Wanita.2. Kode Urut (Sequential Code)Kode urut disebut juga dengan kode seri (serial code) merupakan kode yang nilainya urut antara satu kode dengan kode yang lainnya.Contohnya:a. Sangat Sederhanab. Kode dapat pendek tapi unikc. Mudah dicari bila kodenya sudah diketahuiKelemahannya:Penambahan kode hanya dapat ditambahkan pada akhir urutan dan tidak dapat disimpan serta tidak fleksibel bila terjadi perubahan pada kode.Contohnya:001Kas002Piutang Dagang

3. Kode Blok (Block Code)Kode Blok mengklasifikasikan item ke dalam kelompok blok tertentu yang mencerminkan satu klasifikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang diharapkan.Contohnya:Rekening buku besar dapat diberikan kode dengan mengklasifikasikan ke dalam kelompok rekening utama sebagai berikut:1000-1999Aktiva Lancar2000-2999Aktiva Tetap3000-3999 Hutang Lancar4. Kode Grup (Group Code)Kode Grup merupakan kode yang berdasarkan field-field dan tiap-tiap field kode mempunyai arti.5. Kode Desimal (Decimal Code)Kode Desimal mengklasifikasikan kode atas dasar 10 unit angka desimal dimulai dari angka 0-9 atau dari 00-99, tergantung dari banyaknya kelompok.Contohnya:00. Aktiva Lancar 00100Kas00200Piutang Dagang01 Aktiva Tetap01100Tanah01200Bangunan Kantor

BAB IIIANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 UmumDengan semakin berkembangnya computer dalam menangani berbagai masalah kehidupan, perlu kiranya ditinjau manfaat apa yang didapat dari penggunaan computer dibandingkan dengan investasi yang kita lakukan dalam pengadaan computer tersebut.Demikian penting dan besarnya peranan computer dalam kegiatan manusia, oleh karenanya meskipun PT SHAHIB SEJATI dalam proses absensi masih secara manual, akan tetapi dalam proses penginputan gaji sudah menggunakan system terkomputerisasi guna memperlancar, memperakurat dan mempercepat proses pelaksanaan tersebut yang terjadi dilingkungan PT SHAHIB SEJATI, selain efisiensi pada tenaga, juga efisiensi pada waktu.

3.2 Tinjauan PerusahaanSistem penggajian di PT SHAHIB SEJATI terbagi atas beberapa jabatan, salah satunya jabatan sebagai Teknisi. Penggajian pada jabatan ini sangat penting karena selain berpengaruh terhadap daya saing perusahaan lain untuk mendapatkan tenaga ahli atau teknisi yang berpengalaman, berkualitas dan berkompeten juga dapat menentukan baik atau buruknya sistem penggajian dengan melihat dari segi kecepatan, ketelitian dan kecocokankarena banyaknya masukan sub atau berbagai macam ketentuan sesuai dengan keahliannya masing masing yang tentunya sangat bervariasi.

3.2.1 Sejarah PerusahaanPT SHAHIB SEJATI atau disebut SHAS merupakan sebuah perusahaan Swasta di Indonesia yangmenyediakan Jasa Konsultan dan Jasa Inspeksi Tehnik Indonesia yang mengkhususkan diri dalam Pengujian Tidak Merusak atau NDT (Non Destructive Testing) yang berdomisili di Jl. Timbul / Jl. H. Abdullah No.2 RT.008 RW 07 Pondok Kelapa, Duren Sawit, Jakarta Timur 13450. PT SHAHIB SEJATI didirikan pada tahun 1996 yang telah tercantum dalam akta pendirian tanggal 3 April 1996 No: 13 oleh Notaris Ny. Arie Soetardjo, S.H. dan telah melakukan pekerjaan berbagai proyek di Indonesia.

3.2.2 Struktur Organisasi dan FungsiStruktur organisasi dalam suatu perusahaan merupakan hal yang mutlak dan menjadi gambaran kesuksesan sebuah perusahaan.Dengan adanya struktur organisasi, bisa terlihat pembagian tugas yang jelas. Berikut struktur organisasi PT SHAHIB SEJATI :

Gambar III.2.1Tanggung Jawab & Deskripsi Pekerjaan:Tanggung jawab, deskripsi pekerjaan serta hubungan antar personil yang mengatur, melaksanakan dan memverifikasi pekerjaan yang berhubungan dengan mutu service SHAS akan didefinisikan dibawah ini, terutama untuk personil yang mempunyai wewenang untuk: Mengambil tindakan untuk mencegah terulangnya ketidaksesuaian yang berhubungan dengan produk, proses dan sistem mutu; Memberikan rekomendasi atau solusi masalah melalui sarana yang telah ditetapkan; Memverifikasi hasil implementasi solusi; Mengendalikan proses lebih lanjut, sampai penyimpanan atau kondisi yang tidak memuaskan dapat diatasi.

Tanggung jawab individu-individu adalah sebagai berikut:

DIREKTURTanggung jawab: Pengarahan & Pengendalian PerusahaanDeskripsi Pekerjaan:a. Menetapkan Kebijakan Bisnis dan mengarahkan laju perusahaan agar sesuai dengan Kebijakan Bisnis yang telah ditetapkan.b. Memegang kekuasaan tertinggi SHAS sehingga segala keputusan strategis Perusahaan ditentukan olehnya.c. Menandatangani kontrak bisnis dengan Pihak Luar. Akan tetapi jika berhalangan, Direktur bisa mendelegasikan kepada Stafnya melalui Surat Kuasa Direksi.d. Pengambil Keputusan ataupun Ketetapan dalam tujuan jangka panjang maupun jangka pendek Perusahaan.

WAKIL MANAJEMENTanggung jawab:a. Memastikankan proses-proses yang dibutuhkan untuk Sistem Manajemen Mutu dibentuk, dijalankan dan dijaga keefektifannya.b. Melaporkan kepada Direksi tentang performa Sistem Manajemen Mutu dan memberi masukan tentang perbaikan.c. Memastikan kesadaran tentang persyaratan pelanggan terbentuk didalam semua Departemen di SHAS.Deskripsi Pekerjaan:a. Memimpin jalannya Manajemen Review.b. Melaporkan kepada Direksi tentang hasil rangkuman Audit Internal SHAS serta memberi masukan tentang perbaikan Sistem Manajemen Mutu dan aplikasinya.c. Mewakili Manajemen SHAS dalam koordinasi Sistem Manajemen Mutu baik dengan pihak luar maupun pihak internal SHAS.MANAJER HRD DAN PERSONALIATanggung jawab:a. Sebagai kepala personalia dan pengatur kepegawaian berdasarkan peraturan perusahaan.b. Pengadaan dan pengembangan SDM yang tidak berhubungan dengan inspeksi teknis.c. Sebagai kepala urusan rumah tangga.Deskripsi Pekerjaan:a. Menjalankan tata cara kepegawaian sesuai ketetapan perusahaan dalam hal perekrutan (selain teknisi freelance), pengangkatan, pemberhentian dan penggajian karyawan (menentukan besar upah).b. Memfasilitasi hak karyawan sesuai ketetapan perusahaan baik dalam hal upah dan fasilitas kesehatan.c. Mengelola dan mengontrol aktifitas administrasi kantor, kepersonaliaan (pendataan seluruh karyawan baik karyawan tetap maupun kontrak) dan absensi karyawan.d. Mengkoordinasikan dan mengontrol pelaksanaan fungsi SDM dalam kegiatan perusahaan untuk memastikan sesuai dengan strategi, kebijakan, sistem dan rencana kerja yang sudah disusun.e. Melakukan evaluasi terhadap karyawan dan mengupayakan pengembangan kemampuan karyawan yang tidak berhubungan dengan inspeksi teknis.f. Mengkoordinir pelaksanaan tindakan pencegahan ataupun perbaikan yang diputuskan oleh Manajemen Review terhadap poin (a), (b), (c), (d) dan (e).

MANAJER KEUANGAN DAN ADMINISTRASITanggung jawab:a. Pencatatan dan pendokumentasian keuangan dan accounting dari perusahaan.b. Pengaturan budgeting perusahaan untuk kegiatan perusahaanc. Pengawasan terhadap penggunaan dana / budget di Head office (HO) atau di project.d. Pencatatan dan inventarisir asset perusahaan.e. Kepala gudang di kantor pusat.Deskripsi Pekerjaan:a. Mengkoordinir pencatatan dan pendokumentasian dari cash flow perusahaan.b. Mengkoordinir pembuatan laporan keuangan setiap bulannya sebagai masukan ke direksi.c. Mengkoordinir pembuatan laporan pajak.d. Mengkoordinir segala bentuk penagihan maupun pembayaran kepada pihak luar ataupun ke dalam, termasuk penggajian.e. Mengkoordinir pencatatan serta penyimpanan inventaris dan asset perusahaan.f. Mengkoordinir analisa keuangan perusahaan.g. Mengkoordinir pelaksanaan tindakan pencegahan ataupun perbaikan yang diputuskan oleh Manajemen Review terhadap poin (a), (b), (c), (d), (e) dan (f).

MANAJER OPERASI & PEMASARANTanggung jawab:a. Perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan proyek NDT yang sedang berjalan dan baru.b. Perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan proyek sertifikasi lama dan baru.c. Pemasaran jasa NDT dan Sertifikasi.d. Pengadaan dan peng-identifikasian kebutuhan pengembangan sumberdaya manusia yang berhubungan dengan inspeksi teknis.e. Perencanaan dan pelaksanaan fungsi HSE (Health, Safety and Environment) di lingkup kantor pusat dan di lokasi proyek.Deskripsi Pekerjaan:a. Mengkoordinir pemasaran jasa NDT dan Sertifikasi.b. Mengkoordinir proses penawaran sampai terjadinya penandatanganan kontrak.c. Mengkoordinir mobilisasi dan pengawasan proyek NDT maupun Sertifikasi.d. Melakukan komunikasi dengan pelanggan mengenai jasa yang dihasilkan.e. Merekrut sumber daya manusia yang akan digunakan sebagai teknisi inspeksi teknis.f. Meng-identifikasi kebutuhan akan pelatihan yang berkaitan dengan HSE (Health, Safety and Environment) dilingkungan SHAS.g. Mengkoordinir sosialisasi kebijakan perusahaan tentang HSE dan mendokumentasikan implementasi HSE di lingkungan SHAS.h. Mengkoordinir pelaksanaan tindakan pencegahan ataupun perbaikan yang diputuskan oleh Manajemen Review terhadap poin (a), (b), (c) , (d), (e), (f) dan (g).

MANAJER QA/QCTanggung jawab:a. Memastikan sumber daya manusia maupun peralatan teknis sesuai dengan kebutuhan dan persyaratan pelanggan.b. Mengendalikan dokumen dan rekaman mutu.c. Membuat Project Quality Plan (PQP) yang mengakomodasi persyaratan teknis dari pelanggand. Mengatur pengadaan produk/jasa dari luar yang telah dipersyaratkan oleh PT. Shahib SejatiDeskripsi Pekerjaan:a. Mengkoordinir pelatihan yang berkaitan dengan inspeksi teknis, pelatihan Sistem Manajemen Mutu dan pelatihan yang berkaitan dengan HSE (Health, Safety and Environment).b. Mengkoordinir proses pengadaan produk / jasa yang telah dipersyaratkan sehingga produk/jasa tersebut sesuai dengan yang dipersyaratkan oleh PT. Shahib Sejatic. Mengkoordinir pengkalibrasian alat-alat yang dibutuhkan untuk Inspeksi Teknis.d. Mengkoordinir pengendalian dokumen dan rekaman mutu SHAS.e. Mengkoordinir pembuatanProject Quality Plan yang mengakomodasi persyaratan teknis dari pelanggan.f. Mengkoordinir pelaksanaan tindakan pencegahan ataupun perbaikan yang diputuskan oleh Manajemen Review terhadap poin (a), (b), (c), (d) dan (e).

Tugas dan wewenang tiap individu / personil yang berada dibawah para Manajer akan ditentukan oleh Manajer Departemen masing-masing.

3.3Prosedur Sistem BerjalanSesuai dengan metode wawancara dan observasi langsung yang dilakukan penulis mengenai proses penggajian Teknisi dan sesuai dengan ruang lingkup dalam penyusunan makalah Analisa Perancangan Sistem Informasi, maka penulis akan menguraikan secara umum prosedur sistem berjalan yang berkaitan dengan sistem penggajian Teknisi yang secara umum meliputi proses proses sebagai berikut:a. Proses Absensi KaryawanKaryawan yang berada didalam area kantor, setiap jam masuk dan pulang kerja diwajibkan mengisi form absen yang telah disediakan secara rutin yang akan dikelola oleh Personalia. Karyawan yang akan ditugaskan dilapangan tidak perlu mengisi form absen dikarenakan telah ada instruksi berupa SPDL (Surat Perintah Dinas Luar) dan lembar kerja karyawan yang akan dikelola oleh Staff Operasional untuk pengacu penginputan absen.

b. Proses rekapitulasi dan pemeriksaan absenBerdasarkan ketentuan dari Personalia dan Staff Operasional, data absen, spdl maupun lembar kerja akan diperiksa dan direkap seminggu sekali untuk mencegah terjadinya kerangkapan atau kekurangan data.Data diinput keprogram excel agar lebih mudah diperiksa dan di rekapitulasi dengan fitur-fitur yang ada pada program tersebut.

c. Proses penginputan gajiSetelah diperiksanya hasil rekap absensi, rekap uang makan, rekap lemburan dan rekap kasbon, lalu Personalia melakukan penginputan hingga selesai kemudian mencetak slip dan menyerahkan ke Manajer Operasional serta Direktur untuk disetujui.

d. Pembayaran Gaji KaryawanSelesainya proses penyetujuan tersebut, Personalia memberikan seluruh slip asli ke Bagian Keuangan untuk pencairan dana pembayaran gajikaryawan. Tahap terakhir menggandakan slip gaji dan memberikan kepadanya karyawan.

3.4 DIAGRAM ALIR DATA (DAD)

Gambar III.2.2

Gambar III.2.3

3.5Kamus DataKamus data atau dictionary adalah catalog tentang data dan kebutuhan kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi.Kamus data dibuat pada tahap analisa dan perancangan sistem, kamus data sebagai alat komunikasi anatara sistem analis dengan pemakai. Kamus data terdiri dari:

a. Kamus data dokumen masukan Form AbsenNama arus data: Form absenAlias: -Bentuk data: tabel printoutArus data: proses 1.0 karyawan Proses 1.0 - staff operasional Proses 1.0 HRDPenjelasan: sebagai bukti kehadiranPeriode : setiap karyawan masuk kerjaVolume: 38 per hari Struktur data: header + isiHeader: no+ namaIsi: tanggal + jam masuk + jam keluar + lokasi +parafKeterangan: no* nomer karyawan nama*nama karyawan tanggal* tanggal + bulan + tahun jam masuk* jam + menit jam keluar* jam + menit lokasi* kantor I proyek paraf* tandatangan singkat

b. Kamus data dokumen keluaran

Slip GajiNama arus data: Slip GajiAlias: -Bentuk data: printoutArus data: proses 4.0 Manajer Keuangan proses 4.0 - KaryawanPenjelasan: sebagai bukti pembayaran gajiPeriode : setiap karyawan menerima gajiVolume: 1 kali 1 bulanStruktur data: header + isiHeader: no urut + nama + jab + stat + npwp + bulan + tahun Isi: tabel lokasi kerja + gaji pokok +biaya jab + Tunj Masa Kerja +tunj makan + trans kantor + makan kantor + proyek + lainnya + jumlah pendapatan + pajak pendapatan + pendapatan bersih + potongan + diterima. Keterangan: lainnya*uang makan proyekpotongan * pengembalian pinjaman + pengembalian kasbon + uang diterima dimuka + koreksi bulan lalu + jumlah potongan.

3.6 Spesifikasi Sistem BerjalanSpesifikasi sistem berjalan yang digunakan pada PT SHAS membutuhkan data atau input sebagai bahan untuk diproses , sehingga akan menghasilkan bentuk output atau keluaran. Adapun spesifikasi sistem yang digunakan adalah sebagai berikut:3.6.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen MasukanBentuk dokumen pada sistem ini adalah segala bentuk input atau pemasukan yang diperlukan didalam pemrosesan. Adapun bentuk dokumen masukan adalah sebagai berikut:a. Nama Dokumen: Form absenFungsi: Bukti kehadiranSumber: HRDTujuan: KaryawanFrekuensi: Setiap karyawan masuk dan pulang kerjaMedia: KertasJumlah: Satu LembarBentuk: lampiran 1

b. Nama dokumen: Timesheet / SPDL (Surat perintah dinas luar)Fungsi: mengecek kesesuaian lokasi kerjaSumber: Manajer OperasionalTujuan: Staff yang bertugasFrekuensi: Setiap staff bertugas diluar kantorMedia: KertasJumlah: 2 rangkapBentuk: lampiran 23.6.2Spesifikasi Bentuk Dokumen KeluaranBentuk dokumen didalam sistem berjalan ini adalah segala bentuk dokumen keluaran yang dihasilkan dari proses pengolahan data dokumen masukan. Dokumen keluarannya adalah sebagai berikut:a. Nama dokumen: Slip GajiFungsi: memberikan rincian gaji yang diterimaSumber: HRDTujuan: KaryawanFrekuensi: Setiap bulanMedia: KertasJumlah: 2 rangkapBentuk: lampiran 3

3.6.3 Spesifikasi fileTabel Absensi KaryawanNama FieldTipe dataSize

Nomer Number2

Nama karyawanText50

PosisiText10

PeriodeText40

TABEL III.6.1 Absensi Karyawan

Tabel Potongan potonganNama FieldTipe dataSize

No KaryawanNumber2

NamaText30

Sisa pinj bulan laluCurrency

Cicilan bulan iniCurrency

Pelunasan kasbonCurrency

Uang diterima dimukaCurrency

Pengembalian kelebihan pot pph 21Currency

Koreksi bulan laluCurrency

Pengembalian kelebihan potonganCurrency

TABEL III.6.2 Potongan Gaji

Tabel Rekapitulasi gajiNama FieldTipe dataSize

No karyawanNumber2

NamaText30

Status nikahText6

NPWPText5

Rekening bankText25

PendapatanCurrency

Pengembalian pinjamanCurrency

Pengembalian kasbonCurrency

Uang diterima dimukaCurrency

Pajak terhutangCurrency

DiterimakanCurrency

Tabel III.6.3 Rekapitulasi gaji

3.6.4 Spesifikasi struktur kodePada perusahaan PT SHAS, ada beberapa kode atau istilah yang digunakan, diantaranya adalah sebagai berikut:a. Struktur kode yang menjelaskan area penugasanNama istilahStruktur KodeKeterangan

D/Lx/xDarat / Laut

Tabel III.6.4 Area penugasanb. Struktur kode yang menjelaskan status pernikahanNama istilahStruktur KodeKeterangan

K/3x/9Kawin/3 anak

Tabel III.6.5 Status pernikahanc. Struktur kode yang menjelaskan kualifikasi teknisiNama istilahStruktur KodeKeterangan

AR/RI/MT/PT Level II/RI PCNxx/xx/xx/xxxxx99/xxxxxMetoda pengujian sesuai lisensi

Tabel III.6.6 Kualifikasi teknisi3.6.5 Spesifikasi ProgramPada sistem penggajian perusahaan SHAS program yang digunakan adalah microsoft excel 2007 dengan operating system windows 7.Untuk menjalankan program ini hardware yang digunakan adalah 1 unit komputer yang terdiri dari: 1 unit monitor sebagai penampil output 1 unit CPU sebagai pusat pengoprasian komputer 1 unit keyboard sebagai alat input 1 unit mouse sebagai alat input 1 unit printer sebagai alat pencetak output

3.7 PermasalahanSeiring dengan perkembangan sistem database , program ms. Excel yang digunakan pada PT.SHAS pastinya memiliki beberapa kekurangan yang dapat menimbulkan permasalahan atau juga pada proses absensi manual yang dilakukan untuk karyawan sangat mungkin terjadi masalah.

Masalah yang terjadi pada sistem penggajian yang digunakan dalam PT. SHAS adalah sebagai berikut: Absensi karyawan secara manual membuka peluang adanya manipulasi data. Tidak adanya nomer ID karyawan (hanya menggunakan nomer urut) membuat bagian HRD mungkin melakukan duplikasi data (double input) pada data karyawan. Sistem penyimpanan data pada komputer dalam program MS. Excel sangat mungkin terinfeksi virus.

3.8 Pemecahan Masalah Dari beberapa masalah yang ditemukan pada point sebelumnya hendaknya ada tindakan preventif yang dilakukan agar masalah yang terjadi dapat ditanggulangi dengan baik dan tidak mengganggu proses pengolahan data yang diperlukan . Diantaranya adalah: Memperbaiki sistem absensi karyawan yang sebelumnya hanya menggunakan form dan ditulis manual menjadi lebih baik lagi. Misalnya jika perusahaan tetap mau menggunakan sistem pencatatan manual, gunakan mesin amano dan kartu absen sebagai pencatat waktu masuk dan keluar kantor .Atau jika perusahaan mau menggunakan sistem yang lebih baik dibuat ID card Swipe yang digunakan untuk absen dengan melakukan swipe ID card pada mesin absensi.Atau menggunakan finger print sehingga absen hanya dapat dilakukan oleh staff / karyawan yang bersangkutan. Membuat nomer ID karyawan yang didasarkan pada beberapa aspek yang mungkin dipilih. Misalnya Tahun bergabung di perusahaan , atau grade karyawan atau bisa juga menggunakan pembeda antara staff office dengan staff operasional (teknisi). Membuat / menggunakan sistem database yang lebih baik seperti oracle atau proint sebagai sistem absensi dan pengolahan gaji agar data yang disimpan dan akan digunakan lebih rapih dan teratur (kemungkinan data terduplikasi kecil). Dan melakukan backup data pada sistem database agar jika terjadi permasalahan data utama masih ada data back up yang dapat digunakan .

BAB IVPENUTUP4.1Kesimpulan Dari hasil analisa sistem penggajian yang akami lakukan di PT.SHAS dapat kami simpulkan beberapa point dibawah ini.1. Sistem absensi karyawan yang dilakukan secara manual dapat membuka peluang terjadinya kesalahan input data dan membuat proses rekaputulasi absen menjadi lebih lama karena data absensi harus di input ulang kembali .2. Sistem penyimpanan data karyawan membutuhkan memory yang cukup besar karena banyak sheet yang digunakan dalam 1 file excel dan belum dilengkapi dengan file backup.3. Update data karyawan dapat dilakukan kapan saja karena penggunaan program excel tergolong mudah dan dapat di oprasikan oleh siapa saja.4. Sistem pembayaran gaji yang melalui transfer bank memperkecil adanya resiko bahaya dalam pencairan uang jumlah besar .

4.2 Saran Dari beberapa kesimpulan yang kami jelaskan , ada beberapa saran yang bisa kami sampaikan untuk perbaikan sistem penggajian di PT.SHAS 1. Sebaiknya perusahaan menggunakan program absensi yang terkomputerisasi agar mengurangi proses input data absen , dan mengurangi tingkat kesalahan dan manipulasi data .2. Dibuat 1 file dalam tempat penyimpanan external agar jika terjadi kerusakan data atau memory pada PC yang digunakan data backup dapat digunakan selayaknya data asli.3. Dibuat barcode atau ID karyawan agar personalia atau HRD dapat dengan mudah membedakan dan mengidentifikasi masing-masng data karyawan.Demikian kesimpulan dan saran yang dapat kami sampaikan pada makalah ini. Pada hakikatnya makalah yang kami buat masih jauh dari kesempurnaan , maka kritik dan saran membangun kami perlukan demi perbaikan makalah ini.

Daftar Pustaka

BSI (2014).Modul analisa perancangan sistem informasi ,JakartaSejati,Shahib (2013), brosur profil perusahaan PT . Shahib Sejati .Jakarta.Jogiyanto, H.M, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Andi Offset,Yogyakarta, 1999.

Davis, G.B., Sistem Informasi Manajemen,PT. Pustaka Binaman Pressindo, 1993.

23

HRD

KARYAWAN

STAFF OPRASIONAL

DIREKTUR

MAN. KEUANGAN

MAN. OPRASIONAL

ANALISA SISTEM PENGGAJIAN

DIAGRAM KONKTEKS

MAN. OPRASIONAL

STAFF OPRASIONAL

KARYAWAN

1.0PROSES ABSENSI

DATA ABSEN

FORM ABSEN

SPDL

SPDL

D1. REKAP ABSEN

D2.REKAP SPDL

2.0PROSES PENGHITUNGAN ABSEN

MAN. KEUANGAN

FILE REKAP ABSEN , KUALIFIKASI , UANG MAKAN

D3.REKAP UANG MAKAN

D4.REKAP KUALIFIKASI

3.0PROSES PENGINPUTAN GAJI

HRD

DIREKTUR

REKAP ABSEN STAFF NON TEKNISI

D7.DATA GAJI

PEMERIKSAAN ULANG

4.0 PEMBAYARAN GAJI KARYAWAN

PEMERIKSAAN DATA

PENGESAHAN

PENCAIRAN DANA

SLIP GAJI

DIAGRAM NOL

KASBON

D5.REKAP KASBON

D6.REKAP LEMBUR

QA/QC Manager

Direktur

Operational & Marketing Manager

Finance & Accounting Manager

HRD Manager

Teknisi NDT

QA/QC Engineer

Koordinator Lapangan

Purchasing Officer

Store Keeper

Account Officer

Tax Officer

Wakil Manajemen