Archiviazione digitale per lo Studio

Archiviazione digitale Pagina 1

L’azienda

La conservazione sostitutiva

Il modello ZEROcarta

I servizi di ZEROcarta

L’archivio digitale

Archiviazione digitale

I N T R O D U Z I O N E

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L’AZIENDA

ZEROcarta si propone come partner per la realizzazione di soluzioni di gestione documentale.

Rivolgendosi agli Studi Professionali, ZEROcarta offre soluzioni e servizi di outsourcing di archiviazione digitale, conservazione sostitutiva e dematerializzazione degli archivi storici, offrendo l’opportunità aumentare l’efficienza dello Studio, fornendo nuovi servizi a valore aggiunto ai propri Clienti

ZEROcarta nasce dall’esperienza di Imprese attive da anni nel settore e si avvale della collaborazione di primarie Società di software e di servizi informatici.

ZEROcarta s.r.l. - Via di Porta Tenaglia 1/3 - 20121 Milano

Tel: 0238238765 – Fax: 0245550295 – info@zerocarta.com www.zerocarta.com

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ARCHIVIAZIONE DIGITALE

L’archiviazione digitale dei documenti è un processo effettuato con le modalità previste dalla deliberazione CNIPA n. 11/2004 e consente l’archiviazione dei documenti quali:

•Fatture attive e passive

•Libro Giornale

•Registri IVA

•Partitari

•Cedolini paga

•Dichiarazioni fiscali

trasferendoli su supporto digitale così da trasformare gli archivi cartacei in archivi digitali, composti da immagini elettroniche organizzate e corredate da indici di ricerca.

Archiviazione digitale

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CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

La conservazione sostitutiva consente l’archiviazione digitale di documenti fiscalmente e giuridicamente rilevanti grazie all’impiego della firma digitale e della marcatura temporale, eliminando la necessità di mantenere in essere le copie cartacee dei documenti.

ZEROcarta può eseguire tutti gli adempimenti tecnici e giuridici previsti dalle normative vigenti in merito ed in particolare dal testo unico 445/2000, dalla delibera AIPA 42 del 13/12/2001, dal Decreto del Ministero dell’Economia e Finanze del 23/01/2004 ed infine dalla delibera CNIPA 11 del 19/02/2004.

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I VANTAGGI PER LO STUDIO

Archiviazione digitale

EFFICIENZA - SERVIZIO - FATTURATO

Riduzione dei tempi di ricerca e consultazione dei documenti.�l’archivio di ogni Cliente è sempre disponibile in linea

Drastica riduzione dello spazio destinato ad archivio.�l’archivio cartaceo può essere reso al Cliente in formato digitale, offrendo il servizio di Conservazione Sostitutiva

Riduzione del consumo di carta, fotocopie, fax�I Clienti possono accedere ai loro documenti mediante un semplice collegamento internet

Riduzione del rischio di perdita dei documenti�i documenti sono archiviati ed organizzati in formato elettronico, con la garanzia di adeguate procedure di back-up

Offerta di un servizio innovativo a valore aggiunto ai propri Clienti�una nuova opportunità di business per lo Studio

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IL MODELLO ZEROcarta

L’esclusivo modello web-based di ZEROcarta offre la massima semplificazione del processo di acquisizione ed archiviazione dei documenti cartacei, riducendo al minimo le attività operative richieste allo Studio, garantendo un elevato livello di servizio.

Archiviodigitale

Acquisizione(Scansione)

Archivio Cartaceo

Indicizzazione

I VANTAGGI DEL MODELLO ZEROcarta•Nessun investimento in strumentazione•Nessun investimento in software•Nessun problema di installazione, manutenzione, aggiornamento Hardware e Software

•Indipendenza dal sistema informativo dello Studio•Accessibilità remota multi-utente all’archivio digitale•Semplicità operativa•Avvio immediato dell’attività

Archiviazione digitale

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SERVIZI OFFERTI DA ZEROcarta

�DEMATERIALIZZAZIONE DELL’ARCHIVIO STORICOZEROcarta organizza il prelievo, la scansione, l’indicizzazione dei documenti cartacei dello Studio, producendo un archivio digitale per Cliente, reso su supporto fisico (CD-DVD-HD) o in rete.

�DIGITALIZZAZIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI CORRENTIAllo Studio è richiesta esclusivamente la scansione dei documenti cartacei periodici dei Clienti. ZEROcarta completa tutte le fasi successive del processo, aggiornando l’archivio digitale che sarà sempre disponibile via Web a tutte le postazioni di lavoro dello Studio e del Cliente, abilitate all’accesso

�CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

Tutte le soluzioni e le procedure di ZEROcarta consentono l’applicazione degli adempimenti tecnici e giuridici previsti dalle normative vigenti in merito alla conservazione sostitutiva degli archivi digitali in sostituzione degli archivi cartacei

�TRATTAMENTO ARCHIVI CARTACEI

sulla base delle esigenze dello Studio, ZEROcarta procede allo smaltimento dell'archivio cartaceo oppure al deposito presso un magazzino esterno, ovvero alla restituzione al Cliente

�SOLUZIONI “IN HOUSE”Con la fornitura della soluzione completa installata presso lo Studio che gestiràin proprio l’intero processo di archiviazione digitale dell’archivio corrente.

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ARCHIVIAZIONE DIGITALE

Archiviazione digitale

Pagina 9Archiviazione digitale

ARCHIVIO DIGITALE: Struttura

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ARCHIVIO DIGITALE: Raccoglitore

Archiviazione digitale

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ARCHIVIO DIGITALE: Documento

• Accesso protetto da login e password per ogni utente• Profili differenziati per utente in base ai diversi livelli di responsabilità• Hardware e Software specifico per l’archiviazione digitale, tutelato da

brevetto• Livelli di sicurezza multipli• Criptazione dei dati per evitarne un utilizzo fraudolento derivante da

attacchi dall’esterno• Backup e disaster recovery in outsourcing su base giornaliera

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NOTE TECNICHE

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SOLUZIONE “IN HOUSE”

•ZEROcarta propone un sistema autonomo indipendente pronto all’uso per l’archiviazione elettronica dei documenti comprensivo di :

�Hardware, server da noi fornito in comodato d’uso dedicato a contenere gli archivi,

�Software di archiviazione

�Componenti e moduli di integrazione, e l’archiviazione automatica dagli applicativi aziendali.

�Servizi: Consulenze, assistenza, Back up.

Soluzione offerta con canone mensile omnicomprensivo

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VANTAGGI DELLA SOLUZIONE ZEROcarta

Archiviazione digitale

� VANTAGGI OPERATIVI• Nessun problema di installazione, sistema pre-testato e pre-collaudato,• Nessun problema di manutenzione ordinaria e straordinaria.( aggiornamenti

on-line)• Nessun limite di utenza e/o di funzionalità (postazioni e/o n. documenti “no

limit”),• Livelli di sicurezza multipli e criptazione dei dati,• Assistenza rapida e risolutiva (teleassistenza, mail),• Back up in locale presso il cliente e presso nostri data center (opzionale),• Utilizzo immediato del sistema e della soluzione, • Accesso remoto ai Documenti sia intranet che internet (opzionale)

� VANTAGGI ECONOMICI• Nessun acquisto di licenze, e/o moduli software, hardware,data base, sistemi

operativi• Canoni mensili omnicomprensivi• Nessun vincolo temporale in entrata e nessuna penale in uscita - in qualsiasi

momento può essere sospeso e disdettato il contratto di utilizzo del servizio,• Certezza del costo aziendale per l’archiviazione, rispetto dei budget

aziendali.• Detraibilità fiscale totale del canone.