Archivos Municipales

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Anuario Escuela de Archivologa IV 2012-2013Universidad Nacional de Crdoba

INTRODUCCIN

La imposibilidad de conservar la totalidad de la produccindocumental contempornea y la necesidad de establecer normas sobre losplazos de conservacin de los documentos, son temas que preocupan a lacomunidad archivstica desde hace aos. Por ello, y dado que de lasdecisiones que se tomen depende la conservacin o eliminacin de cadadocumento y, en consecuencia, la constitucin del patrimoniodocumental, la evaluacin de los documentos se ha convertido en lapiedra angular del tratamiento archivstico.

Ha sido definida por Carol Couture como

el acto de juzgar el valor que presentan los documentos de archivo(valor primario y valor secundario) y de decidir el perodo detiempo durante el cual esos valores se aplican a dichos documentosen un contexto que tiene en cuenta la relacin esencial que existeentre el organismo (o la persona) respectivo y los documentos dearchivo que genera en el marco de sus actividades.2

James B. Rhoads sostiene que

La evaluacin de documentos es tal vez la actividad profesionalms difcil y ms importante de los archiveros, porque una vez quese resuelva eliminar un conjunto de documentos la decisin es

2Couture, Carol, Las Tablas de Plazos de Conservacin: Fundamentos tericos y estado de las prcticas, enJANUS 1998.1 - LLIGALL 12, Barcelona 1997. Revue Archivistique -Revista Catalana dArxivstica,Associaci dArxivers de Catalunya, pp. 165.

irrevocable y muy probablemente la informacin contenida en ellosno podr obtenerse de ninguna otra fuente3.

Antonia Heredia Herrera, por su parte, considera que la evaluacinha cobrado alto protagonismo por depender de ella, la solucin a eseterrible problema que no es solo de volumen documental sino devolumen de informacin.4

Sea uno u otro el motivo, la cuestin est planteada. Todos losprofesionales reconocen la necesidad de eliminar parte de losdocumentos que las administraciones producen y muchos de ellos hanfijado criterios, propuesto reglas y establecido principios, con alcancems o menos limitado y de acuerdo a sus respectivas tradicionesadministrativas.

Como muestra de este inters, el Consejo Internacional de Archivoscre un Comit especfico que estudi el tema de la evaluacin de losdocumentos desde distintos aspectos, enfoques y criterios, segndiferentes procesos y tcnicas y, durante cuatro aos, aval y financi elproyecto Evaluacin de Documentos en Iberoamrica, que trabaj eltema desde cinco reas: la terminologa especfica, los programas dectedra, el muestreo, la evaluacin de los documentos digitales y losenfoques, criterios y mtodos para evaluar documentos de archivo.5

3Rhoads, JamesLa funcin de la gestin de documentos y archivos en los sistemas nacionales de informacinUn estudio del RAMP, Programa General de Informacin y UNISIT, Organizacin de las Naciones Unidas

para la Educacin, la Ciencia y la Cultura (UNESCO), Archivo General de la Nacin Colombia, 1995, p.48.

4Heredia Herrera, Antonia, Qu es un archivo?, Coleccin Archivos Siglo XXII, Ediciones Trea, Gijn,2006, p. 53.5Los antecedentes y resultados de este proyecto se encuentran en Fenoglio, Norma Catalina (coordinadora),

Evaluacin de documentos en Iberoamrica, Encuentro Grupo Editor, Crdoba, 2013 y tambin enhttp://blogs.ffyh.unc.edu.ar/evaluaciondedocumentos
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Entre las teoras y mtodos existentes, podemos citar que algunosarchivos evalan teniendo en cuenta el anlisis de los documentos y lasseries, mientras que otros analizan las funciones; hay quienes evalan elriesgo y el costo que ocasionar un error en la evaluacin mientras queotros integran la evaluacin en la gestin documental, en un sistemaconocido como records continuum, o evaluacin progresiva.

Del mismo modo, hay quienes insisten en la necesidad de fijar losvalores (primario y secundario) y evaluar segn criterios ligados a lafuncin de prueba administrativa, legal o financiera que posea eldocumento o serie en cuestin, y a su valor de testimonio o deinformacin.

Una de las nuevas corrientes en esta materia es la macro

evaluacin, tema que se analizar desde el punto de vista terico sobre labase de las posturas y principios de archiveros reconocidos a nivelinternacional y, despus de comentar brevemente algunas experiencias endistintos pases, se reflexionar acerca de la posibilidad de su aplicacinen los archivos municipales.

MACRO EVALUACIN

La macro evaluacin fue definida como un enfoque planeado,estratgico, holstico, sistemtico y comparativo para la investigacin e

identificacin de las necesidades de la sociedad respecto de losdocumentos.6

Surgi en Canad, a comienzos de la dcada del 90, del siglo XX,con el objetivo de cambiar el viejo enfoque de la evaluacin segn elcontenido de los documentos, por uno nuevo, ms amplio o macro, quemostrase las funciones de los entes creadores, sus programas, acciones ynegociaciones, esto es, acentuar la conexin entre el documento y elmotivo de su creacin.7

Terry Cook, -uno de los ms reconocidos tericos de esta corriente-la define como una combinacin entre la teora, la estrategia y lametodologa de la valoracin de documentos8,plantea que el archiverodebe valorar el universo funcional y estructural en que el productor de un

documento lo crea y lo utiliza

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y afirma:La valoracin es un proceso inevitablemente subjetivo y losvalores que la animan cambiarn con el tiempo, el lugar y lacultura; el archivero construye el pasado que el futuro conocer.10

6Cunningham, Adrian y Oswald, Robyn, Some Functions are More Equal than Others: The Development ofa Macroappraisal Strategy for the National Archives of Australia, en Archival Science, 2005- 5, Primavera2006, p.163.

7Schenkolewski-Kroll, Silvia,Macro Evaluacin de Documentos, en Anuario I,Escuela de Archivologa,Facultad de Filosofa y Humanidades, Universidad Nacional de Crdoba, 2009, pp.76-109.

8Cook, Terry, Macrovaloracin y anlisis funcional: la preeminencia de la interaccin poltico -social sobreel gobierno,en TABULA - Revista de Archivos de Castilla y Len,N 6. Asociacin de Archiveros de Castillay Len (ACAL), Salamanca, 2003, p. 87.

9Ibidem, p. 88.

10Idem.


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Este autor considera que, dado que al momento de decidir si undocumento se conservar o se eliminar, se est eligiendo qu deberecordarse y qu olvidarse, quin es visible en la sociedad y quininvisible, es conveniente que los archiveros sean especialmentesensibles al carcter poltico y filosfico de cada uno de losdocumentos.11

La macro evaluacin cambi el foco inicial de la evaluacin: ya noes el documento y sus caractersticas sino el contexto funcional en quefue creado. Si bien puede asemejarse a la denominada evaluacinfuncional (que analiza los documentos producidos por una entidad sobrela base de sus funciones institucionales) la diferencia reside en que

la macro evaluacin se centra no slo en la funcin sino en la

interaccin entre la funcin, la estructura y el ciudadano que,combinados, reflejan el funcionamiento del Estado dentro de lasociedad civil.12

Para evaluar segn esta corriente debe realizarse, entonces, unexhaustivo anlisis del contexto de produccin de los documentos, y paraello se examinan tres aspectos:

en primer lugar, las funciones, subfunciones, programas yactividades de la entidad,

en segundo lugar, la estructura, el organigrama administrativo enel que se desarrollan las funciones y,

11Idem.

12Ibidem, p. 92.

en tercer lugar, el resultado de la interaccin entre la ejecucin delas funciones o los programa de la institucin desarrolladas a partir deuna estructura administrativa y las conexiones con la sociedad, es decir,los ciudadanos quienes participan tanto de las funciones como de laestructura y quienes afecta.13

Desde el punto de vista metodolgico, las caractersticas bsicas dela macro evaluacin son, segn Silvia Schenkolewski Kroll:

la evaluacin del Todo de los documentos creados en el pas; laconsideracin del valor social de los documentos; la transicin de laevaluacin de documentos uno por uno a la evaluacin de acuerdo aun anlisis funcional de los sistemas administrativos; y lainterrelacin entre el gobierno, la sociedad y los individuos. [] la

investigacin se realiza en escala descendente y el archivero estinvolucrado en el proceso desde las primeras etapas de la creacinde documentos.14

La perspectiva descendente o top downconsiste, sintticamente,en la evaluacin de las instituciones en general y sus funciones, antes quede los documentos en s, con el objetivo de identificar aquellos quemuestren la naturaleza de la sociedad y de las instituciones en conjunto.En los archivos municipales -y en los archivos pblicos en general-, elobjetivo es identificar las fuentes de la memoria y las evidencias de laspolticas y operaciones del gobierno, as como las interacciones entre losdistintos organismos gubernamentales, entendiendo que ellas reflejan los

13Valle de Juan, Mara ngeles (d): Las instituciones parlamentarias: criterios para la evaluaciny seleccinde documentos, en ICA Studies/tudes, n 15, p. 61, [Fecha deconsulta: 23/09/08]

14Schenkolewski-Kroll: Macro Evaluacin, pp. 76-109.
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valores de la sociedad toda, no solo las estimaciones de los creadores yusuarios de los documentos.

En cuanto al valor social de los documentos, Terry Eastwoodsostiene que, en una sociedad democrtica, la evaluacin

debe, de alguna manera, satisfacer la necesidad que tienen losciudadanos de saber cmo se ha gobernado y, asimismo, permitirlesllegar a comprender el lugar que ocupan dentro de las comunidadesde las que se consideran miembros, incluida, por supuesto, lacomunidad nacional. [] la conciencia retrospectiva de cmo sehan gobernado los pueblos en una sociedad democrtica esimprescindible para la salud de cualquier democracia que vela porlos derechos del individuo.15

Este derecho a la informacin se relaciona tanto con la proteccinde los derechos individuales como con la defensa de la identidad.

La teora de la macro evaluacin fue experimentada en diversospases, entre los que podemos citar Canad, Holanda, Reino Unido deGran Bretaa y Australia. En todos los casos, se instrument a nivelnacional y con objetivos similares, aunque con algunas variantes en lametodologa.

En Canad, desde el Archivo Nacional y con la participacin delParlamento, el Sistema Legal Federal, comisiones de investigacin yotras instituciones no incluidas en la Ley de archivos, se desarroll el

proyecto MYDPs (Multi Year Disposition Plans - Planes de descarte

15 Eastwood, Ferry, La valoracin archivstica en las sociedades democrticas, en Tabula - Revista deArchivos de Castilla y Len,N 6. Asociacin de Archiveros de Castilla y Len (ACAL), Salamanca, 2003, p.81.

multianuales), con el objetivo de identificar los documentos msrepresentativos -para su conservacin- ordenarlos y dejar el resto paradescarte de acuerdo a las necesidades de la institucin. Para ello,establecieron cuatro niveles de instituciones, fijaron reglas bsicas sobreconservacin, eliminacin y muestreo, as como las normas de trabajo yanalizaron las entidades como un todo, revisando sus funciones y lainteraccin mutua, sus programas as como el proceso de toma dedecisiones, para constituir el perfil institucional de cada una.Simultneamente, realizaron trabajos de evaluacin interinstitucionales;desarrollaron criterios de evaluacin de materiales que sirven a funcionescomunes y actividades interinstitucionales de estructura comn. Sobreesta base se decidi qu documentos tenan valor permanente, seconfeccion una lista de retencin y recin en ese momento se

examinaron los documentos para llegar a un acuerdo final con la entidadproductora16.

En Holanda el problema fundamental era la acumulacin dedocumentos y un retraso calculado en 40 aos en el tratamientodocumental. Propiciado por los cambios en la legislacin y el uso de lasnuevas tecnologas de la informacin, se cre el mtodo quedenominaron PIVOT, (Proyecto de implementacin del nuevo perodode transferencia, por su sigla en holands), cuyo objetivo bsico eradisminuir la masa documental, acortando los plazos de retencin. Conuna metodologa de trabajo similar a la de Canad, un grupo deinvestigadores analiz doscientas reas de gobierno, su legislacin y suestructura -organigrama, funciones, procesos y relaciones mutuas- y, conla premisa de que slo los documentos que contribuyen a reconstruir las

16Schenkolewski-Kroll. Macro Evaluacin, pp.76-109.


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funciones principales del gobierno en relacin con la sociedad en la queacta deben elegidos para una conservacin permanente, propusieronreducir en un 95% el volumen de los archivos 17. Este importanteporcentaje fue una de las principales crticas que hicieron loshistoriadores, sumado al hecho de que PIVOT sugiere la eliminacin detodos los legajos personales, que no considera el valor informativo de losdocumentos y que no se analizan los documentos en s. En 2003,concluida la primera etapa del proyecto, el Archivo Nacional decidimodificarlo e incluir algunas mejoras, tales como el anlisis del valorinformativo y el estudio histrico de la sociedad holandesa, paraconstituir el marco social de referencia a cada rea.18

En el Reino Unido de Gran Bretaa, la caracterstica fundamentales que el Archivo Nacional dio participacin en el proyecto a otros

profesionales archiveros, a bibliotecarios, investigadores y particulares, ymuy especialmente a las sociedades genealgicas y la Real Sociedad dela Historia. Aplicaron el sistema de la escala descendente -top down-paraidentificar los documentos a conservar en forma permanente, pero no serealiz una aproximacin funcional, sino que se decidieron temas y reasa conservar. Despus se analizaron las estructuras y funciones delgobierno para ubicar las que contenan los temas seleccionados. Laexpectativa es conservar el 5% de la totalidad de la produccindocumental producida por la gestin gubernamental.19

17Segn PIVOT, el valor evidencial de los documentos emana del valor de la funcin y por lo tanto, el valorinformativo de los documentos no existe como tal.

18Schenkolewski-Kroll: Macro Evaluacin ..., pp. 76-109.

19Idem.

En Australia, despus de estudiar los modelos de Holanda yCanad, ensayar el mtodo de evaluacin funcional y determinada lanecesidad de re-evaluar los fondos existentes, el Archivo Nacional -NAA- aplic una variante del modelo canadiense que, en la prctica, sedesarroll en dos etapas: en primer lugar, la investigacin del significadocomparativo de las funciones del gobierno y, a continuacin, lavalidacin de los resultados obtenidos por medio de la consulta a lacomunidad y los interesados. Conscientes de que determinar lasignificacin comparativa de las funciones gubernamentales es unejercicio subjetivo, y que algunas funciones de gobierno tienen mayorimpacto en la sociedad que otras, definieron nueve indicadores objetivose individualizaron veinticinco funciones gubernamentales principales queestuvieran sujetas a una evaluacin comparativa. Cada funcin fue

clasificada en una de seis categoras de significacin (significacinextrema, muy alta, alta, media, baja y muy baja), con el propsito dearticular el anlisis de las tendencias y las variaciones en el tiempo en lasignificacin de las diferentes funciones, lo que les permitir conocer si,con el paso del tiempo, algunas funciones cambian su significacin y, porlo tanto generan o dejan de generar documentos de valor archivstico.20

20Cunningham y Oswald: Some Functions are More Equal than Others, p. 175-182.


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APLICACIN EN DOCUMENTOS PRODUCIDOS EN UNAMUNICIPALIDAD

Los municipios, como base de la pirmide institucional del estado,tienen roles y competencias similares en la mayora de los pases delmundo, aunque vare su grado de autonoma con relacin al gobiernocentral.

Considerando, por una parte, que los Archivos tienen, como afirmaSergio de Zubira Samper,

relacin directa con dimensiones polticas tales como: la

importancia para el ejercicio de la poltica de la produccin yadministracin adecuada de la informacin de los documentos; lasexigencias de participacin de las comunidades y los ciudadanos; eltipo y calidad del control ciudadano; [] la eficiencia sistmica dela praxis poltica; y los procesos de legitimacin o deslegitimacindel mundo de la poltica;21

que los Archivos son, como asevera James B. Rhoads, fuente deinformacin sobre programas, medidas y procedimientos anteriores22,adems de ser un instrumento esencial en cuanto a eficacia, transparenciay economa administrativa, memoria institucional y prueba de los

derechos y las prerrogativas de los ciudadanos, en los Archivos21 Zubira Samper, Sergio de, Legitimidad, archivos y corrupcin, en Sara Gonzlez Hernndez (compiladora),Archivos desorganizados, fuente de corrupcin administrativa,Archivo General de la Nacinde Colombia, Bogot, 2006, p. 150.

22.Rhoads, James B, La funcin de la gestin de documentos y archivos, p. 32.

Municipales estos roles y responsabilidades se acrecientan por el hechode ser la institucin ms cercana al ciudadano.

Dados, por otra parte, los principios y caractersticas de la teora dela macro evaluacin, se estima que su utilizacin en los documentosmunicipales es recomendable y conveniente porque, si bien estaresponsabilidad atae a los archiveros de todo tipo de organismos, tantoprivados como pblicos, en los archivos municipales el compromiso esmayor, porque al deber tico profesional se suma la responsabilidadpoltica ante la sociedad que est involucrada en los documentos y lainformacin que se destruir o se conservar segn la decisin que seadopte.

Por ello, se analiza la posibilidad de aplicar la teora que se est

estudiando, en la evaluacin de los documentos producidos en losmunicipios. Para ello, se tomar como ejemplo un rea especfica, la deCementerios, de la estructura orgnica de la Municipalidad de Morteros,uno de los doscientos cuarenta y tres municipios reconocidos por laProvincia de Crdoba, en la Repblica Argentina.23

De acuerdo a la Constitucin Provincial, las funciones y materiasque competen a los Municipios son:

23Se toma como ejemplo este municipio por tratarse de una ciudad mediana dentro de la Provincia: tienealrededor de 20.000 habitantes, fue creada en 1891, como consecuencia de la expansin inmigratoria

predominantemente italiana de fines del siglo XIX y del trazado del ferrocarril. Desde el punto de vista legal,tiene su propia Carta Orgnica Municipal, sancionada en octubre de 1995, siendo de aplicacin supletoria laLey Orgnica de Municipalidades. En cuanto a la estructura orgnico-funcional del Municipio, existen cincoSecretaras: de Gobierno; de Economa, Produccin y Trabajo; de Desarrollo Social; de Obras y ServiciosPblicos y de Planificacin y Urbanismo, de las cuales dependen un total de quince direcciones. Estnsubordinadas a ellas, jerrquicamente, Departamentos, Secciones, Oficinas u otras dependencias, segn el reade que se trata.


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1. Gobernar y administrar los intereses pblicos locales dirigidosal bien comn.

2. Juzgar polticamente a las autoridades municipales.3. Crear, determinar y percibir los recursos econmicos financieros;

confeccionar presupuestos, realizar la inversin de recursos y delcontrol de los mismos.

4. Administrar y disponer de los bienes que integran el patrimoniomunicipal.

5. Nombrar y remover los agentes municipales, con garanta de lacarrera administrativa y la estabilidad.

6. Realizar obras pblicas y prestar servicios pblicos por s o por

intermedio de particulares.7. Atender las siguientes materias: salubridad, salud y centros

asistenciales, higiene y moralidad pblica, ancianidad;discapacidad y desamparo; cementerios y servicios fnebres;planes edilicios, apertura y construccin de calles, plazas ypaseos; diseo y esttica; vialidad, trnsito y transporte urbano;uso de calles y subsuelo; control de la construccin; proteccindel medio ambiente, paisaje, equilibrio ecolgico y polucinambiental; faenamiento de animales destinados al consumo;mercados, abastecimiento de productos en las mejores

condiciones de calidad y precio; elaboracin y venta dealimentos; creacin y fomento de instituciones de culturaintelectual y fsica y establecimientos de enseanza regidos porordenanzas concordantes con las leyes en la materia; turismo;servicios de previsin, asistencia social y bancarios.

8. Disponer y fomentar las polticas de apoyo y difusin de losvalores culturales, regionales y nacionales, en general.

9. Regular el procedimiento administrativo y el rgimen de faltas.10. Establecer restricciones, servidumbres y calificar los casos de

expropiacin por utilidad pblica con arreglo a las leyes que rigenla materia.

11. Regular y coordinar planes urbansticos y edilicios.

12. Publicar peridicamente el estado de sus ingresos y gastos y,anualmente, una memoria sobre la labor desarrollada.

13. Ejercer las funciones delegadas por el Gobierno Federal yProvincial.

14. Ejercer cualquier otra funcin o atribucin de inters municipalque no est prohibida por esta Constitucin y no sea incompatiblecon las funciones de los poderes del Estado.24

De acuerdo a lo establecido en el punto 7 de este artculo 186, unade las funciones del Municipio es la de atender lo concerniente acementerios y servicios fnebres. Teniendo en cuenta que en la ciudad deMorteros hay dos cementerios, uno de tipo tradicional, ms antiguo, conpanteones y monumentos con valor histrico-arquitectnico y el otro, dereciente construccin, tipo parque, esta funcin puede incluir, comosubfunciones:

Cementerio Histrico

Cementerio Parque

24Constitucin de la Provincia de Crdoba, 1995. Art.186.


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Prestacin del servicio fnebre

Cada una de las subfunciones comprender diferentes programas y

actividades, algunos rutinarios y habituales, otros, puntuales y especficosde una gestin de gobierno o planteado ante una situacin determinada.Por ejemplo:

a) En el Cementerio Histrico, existe un programa deRecuperacin de Mausoleos con valor histrico-arquitectnico, que incluye actividades como: estudio de lospanteones y sepulturas para determinar sus valores,elaboracin de instrumentos legales para declararlosmonumentos con valor histrico para la ciudad, ejecucin detareas de restauracin y puesta en valor.

b)

En el Cementerio Parque se desarrolla un programa deConstruccin de nichos, para el cual son y sern necesariasactividades como: anlisis de la factibilidad, confeccin delproyecto y los planos, confeccin de los instrumentos legalesy contables correspondientes, llamado a licitacin o concursode precios, adjudicacin de la obra, control de la ejecucin delos trabajos, pagos, etc.

c)

En lo que se refiere a la prestacin del servicio fnebre, selleva a cabo -como actividad habitual del rea- el programa deinhumacin de cadveres, para lo cual un ciudadano debe

presentar un documento probatorio del fallecimiento dealguien (acta de defuncin), solicitar la concesin de un nichoo fosa (si no es propietario a perpetuidad de un panten omausoleo), as como la autorizacin para sepultarlo, abonar

las tasas previstas y entregar en el Cementerio loscomprobantes correspondientes.

d)

Tambin puede haber programas comunes a ms de unasubfuncin, por ejemplo, un programa de mejoramiento de lasveredas y espacios verdes en ambos cementerios, que incluiractividades de limpieza y mantenimiento general,construccin o reparacin de veredas, plantacin de especiesarbreas, arbustos y/o florales.

Identificadas las subfunciones, programas y actividades de unafuncin determinada, cabe analizar qu reas institucionales, de acuerdoal organigrama administrativo desarrolla cada una de ellas.

Siempre como ejemplo, y considerando la estructura orgnica del

Municipio de Morteros se advierte que:a) Para llevar a cabo el programa de Recuperacin de Mausoleos

con valor histrico-arquitectnico, participan la JuntaMunicipal de Patrimonio Cultural (realizacin del estudio delos panteones y mausoleos, sus caractersticas artsticas, lapoca de construccin, las personas sepultadas), AsesoraLetrada (elaboracin de instrumentos legales) Compras yContrataciones (contratacin del servicio de restauracin),adems del Concejo Deliberante y el Departamento Ejecutivo(sancin y promulgacin de los dispositivos que se elaboren),

el Tribunal de Cuentas (control del gasto) y de la Direccin deCementerios (supervisin general del programa).

b)

Para desarrollar el programa de Construccin de Nichos en elCementerio Parque, debe participar, adems de la Direccinde Cementerios, la Direccin de Obras Pblicas, Asesora


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Letrada, Compras y Contrataciones, Direccin dePresupuesto, Tesorera, Concejo Deliberante, Tribunal deCuentas, Departamento Ejecutivo, etc.

c) En lo que concierne el programa de Inhumacin de cadveresintervienen, adems de la Direccin de Registro Civil, laDireccin de Cementerios, Tesorera, Administracin delCementerio y, en forma indirecta, Concejo Deliberante yDepartamento Ejecutivo, cuando definieron, por Ordenanza,las tarifas a aplicar por cada uno de los servicios.

d) Un programa de Mejoramiento de las veredas y espaciosverdes en ambos cementerios, requerir la participacin de lasreas Mantenimiento General, Obras y Servicios Pblicos yVivero Municipal, si se ejecuta por administracin y, si serealiza por terceros, Compras y Contrataciones y Tesorera,adems de la Direccin de Cementerios.

El tercer paso de la macro evaluacin es verificar los actores -participantes y afectados- de estos programas para conocer la conexinentre la Administracin Pblica Municipal y la sociedad y corroborarcmo, cunto y en qu sentido un programa municipal beneficia o afectaa un ciudadano y, en sentido opuesto, cmo aceptan, rechazan, cambian,modifican y, de algn modo, influyen los ciudadanos en los mencionadosprogramas oficiales.

En el ejemplo que se est siguiendo, se comprueba la intervencinde funcionarios -en la toma de decisiones- y de agentes municipales -enla ejecucin de tareas-, as como de prestadores de servicios particulares -empresas o individuos-, ciudadanos (propietarios de los sepulcros yfamiliares de difuntos) y la comunidad en general. De acuerdo al

resultado de esta interrelacin, se decidir si los documentos generadospor el programa deben ser conservados o no en forma permanente.

As, es posible considerar que el Programa de Recuperacin deMausoleos con valor histrico-arquitectnico tiene un alto impactosocial, tanto desde el punto de vista histrico como artstico yarquitectnico y por las familias que involucra, y que es necesario, por lotanto, conservar los documentos que revelen cmo y por qu se tom ladecisin de conservar un panten determinado, as como lasrestauraciones y el gasto realizado para la puesta en valor.

Recin al llegar a este punto, se comienzan a analizar las seriesdocumentales producidas por las reas que participaron en el programaen cuestin y que tuvieron relacin con dicho programa, para proponer suconservacin permanente.

Si bien la tarea puede parecer sumamente compleja no lo es tanto,aunque requiere de conocimientos y responsabilidad de parte delarchivero, quien simultneamente deber saber aplicar otros principiosarchivsticos y de evaluacin documental. Efectivamente, como losinstrumentos dispositivos son de conservacin permanente, sabe deantemano que las Ordenanzas, Decretos y Resoluciones que se hangenerado como consecuencia de este programa se conservan en susrespectivas series. Lo mismo ocurre con las Actas del Tribunal deCuentas, en las que se encontrar la de la sesin en la que se aprobaronlos gastos habidos. Entre los expedientes de la Junta Municipal de

Patrimonio Cultural se conservar aqul en el que se realiz el estudio delos panteones y mausoleos. En el rea Asesora Letrada se revisarn losproyectos y dictmenes elaborados; se examinarn las series del reaCompras y Contrataciones, seleccionando los documentos generados poreste programa, que pueden ser Concurso de Precios o contrato de obras,


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funcionamiento del Estado,26 como sostiene Terry Cook, es muyacertado tener en cuenta el siguiente prrafo de Frank Boles:

Los escritos sagrados budistas establecen que hay muchos caminoshacia la iluminacin, todos igualmente vlidos. Del mismo modo,hay muchos caminos para seleccionar documentos para un archivo.Sera una equivocacin insistir en que hay una sola posicin tericao un solo camino metodolgico que conduce a las decisionescorrectas en la valoracin. Igualmente es un error el no tomar enconsideracin caminos distintos a aquellos elegidos por unainstitucin o archivero en concreto. En Archivstica, primar unadeterminada tendencia terica y metodolgica en la valoracin es,en realidad, una hereja que debemos evitar.27

26Cook, Terry, Macrovaloracin y anlisis funcional, p. 99.

27Frank Boles: Hay muchos caminos hacia la iluminacin: falsas dicotomas en la seleccin de documentos,en TABULA - Revista de Archivos de Castilla y Len, N 6. Asociacin de Archiveros de Castilla y Len(ACAL), Salamanca, 2003, p. 106.

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COOK, Terry: Macrovaloracin y anlisis funcional: lapreeminencia de la interaccin poltico-social sobre el gobiernoen Tabula - Revista de Archivos de Castilla y Len, N 6,Asociacin de Archiveros de Castilla y Len (ACAL),Salamanca, 2003, pp. 87-102.

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RHOADS, James B.: La funcin de la gestin de documentos y

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ROPER, Michael: The life cycle of the record, en Arkhiyyon,10-11, Israel Archives Association, Jerusalem, 1999.

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VALLE DE JUAN, Mara ngeles: Las institucionesparlamentarias: criterios para la evaluacin y seleccin de

documentos, ICA Studies/Etudes n 15, p. 58-82, en [Consulta: 23/09/08]

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