5s, la base de la Mejora Continua

Álvaro Real, marzo 2005

Una imagen … vale más que mil palabras• Dando un paseo por una fábrica u oficina,

observando cómo se guardan las herramientas, como se manipulan los desechos producidos por las máquinas, como se organizan las mesas de trabajo, ... se obtiene una información más fiable y profunda que la que se puede mostrar en catálogos.

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Visión general

• ¿Es imaginable una fábrica cuyos operarios trabajen sin importarles hacerlo en medio del polvo, aceite, humo, suciedad, ...?– Mientras más se ensucie el operario, supuestamente,

más trabajo ha realizado

• La búsqueda de herramientas, piezas y útiles es tenida en cuenta como tiempo productivo– Se valora mucho a los empleados que saben donde

encontrar los elementos perdidos

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Valores de organización, orden y limpieza• El aspecto de las instalaciones dan idea de la

gestión de una empresa• Conservar materiales innecesarios ocupa espacio y

genera costes inútiles• Una deficiente organización del lugar de trabajo es

síntoma de hábitos relajados y antesala de problemas más importantes: motivación, calidad, eficacia de los procesos...

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Los 5 pilares de la fábrica visual

• 5S es una metodología de trabajo desarrollada por Toyota para conseguir, mediante un enfoque sistémico, mejoras duraderas.

• 5S es aplicable a todo tipo de empresas, áreas, puestos de trabajo, almacenes, oficinas, ...

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Mejoras a bajo coste

• A la hora de planificar acciones de mejora una organización, frecuentemente, se ve atraída sólo por soluciones complejas.

• La metodología de 5S ayuda a realizar numerosas y significativas mejoras, a bajo coste.

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Las 5S como punto de partida

• La implantación de 5S es el punto de arranque del desarrollo de las actividades de mejora, para asegurar la supervivencia, en un entorno competitivo.– Seiri: Organización– Seiton: Orden– Seiso: Limpieza– Seiketsu: Estandarización– Shitsuke: Mantenimiento

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¿Que es la metodología 5S?

• Las 5S son la base de las actividades de mejora.• Establece unas rutinas que mantienen la

organización, el orden y la limpieza de las áreas de forma estandarizada y disciplinada.

• El propósito de las 5S es establecer la base de las condiciones óptimas de las zonas de trabajo de tal forma que sea fácilmente identificable todo aquello que produce pérdidas.

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Significado de las 5S

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MantenimientoConvertir en hábitoel patrón alcanzado

OrganizaciónDistinguir los elementos

necesarios de losinnecesarios y eliminar

estos últimos

OrdenUbicar los elementos

necesarios en un lugaridentificado que facilite un

uso inmediato

EstandarizaciónNormalizar las accionesy hacer que las mejores

prácticas se realicenen toda la fábrica

LimpiezaEliminar la suciedad

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Significado de las 5S

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Seiri Organizar Eliminar lo no necesario

Seiton Ordenar Cada cosa en su sitio

Seiso Limpiar Dejar todo brillante

Seiketsu Estandarizar Fácil de identificar

Shitsuke Mantener Convertir en hábito

Actuar en el entorno

Actuar en las propias personas

Introducción a las 5S

• Las 5S parecen un concepto tan simple que, a menudo, las personas pierden de vista su importancia. Sin embargo, permanece el hecho de que una fábrica limpia y esmerada:– Produce menos defectos– Cumple mejor los plazos– Es mucho más segura– Tiene mayor productividad

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Seiri - Organizar

• Diariamente se van acumulando cosas a nuestro alrededor que no empleamos y que con el tiempo dificultan nuestro trabajo.

• “Conservar, por si acaso,…”• Eliminar del área de trabajo todo aquello que no

sea necesario.

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Seiri - Organizar

• Los materiales NO necesarios:– Dificultan los flujos de procesos y las operaciones de los

trabajadores.– Complican la búsqueda de los que son necesarios.– Son despilfarro.– Causan accidentes.

• Método de las tarjetas rojas: Identificar mediante etiquetas los elementos NO NECESARIOS.

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Seiton - Ordenar

• Cada cosa en un sitio y un sitio para cada cosa.– Elegir el mejor lugar para cada una de las cosas útiles,

poniendo cerca lo usado con más frecuencia.– Identificar cada lugar, situar y mantener las cosas

necesarias de modo que puedan encontrarse y usarse fácilmente.

– No es poner las cosas de forma más estética.

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Seiton - Ordenar

• Cada uno debe ser capaz de entender fácilmente cómo se sitúan y mantienen las cosas sin necesidad de “ponerse al tanto” o preguntar a los veteranos.

• La estrategia de indicadores es el método visual de Orden.

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Seiton - Ordenar

• Criterios para identificar áreas y elementos de producción– ROJO: Identificación de Material SCRAP– AMARILLO: Identificación de Material RETENIDO– VERDE: Identificación de Material para PRODUCIR• Zona de inventarios• Contenedores de piezas de fabricación

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Seiton - Ordenar

– AZUL: Identificación de Material NO PRODUCTIVO• Tablones de información• Carros/Cajas de herramientas• Mesas de trabajo• Estanterías de Tooling• Papeleras: Basura

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Seiso - Limpiar

• Hacer que todo brille.• Esto es lo que la mayoría de las personas hace en

su casa, limpia y ordena.• Eliminar la suciedad y dejarlo todo en perfecto

estado de uso.• Los elementos básicos son fregar y barrer suelos, y

limpiar a fondo las máquinas.

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Seiso - Limpiar

• La limpieza pone al descubierto problemas ocultados por el desorden y suciedad– perdidas de aceite, aire, refrigerante,– excesiva vibración o temperatura,– contaminación,– partes fatigadas, deformadas, rotas, desalineadas, …

• La limpieza implica encontrar modos de evitar la suciedad y desechos en los lugares de trabajo.

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Seiso - Limpiar

• “Mejor que limpiar es encontrar la forma de no ensuciar”

• Es el operario del equipo quien, usualmente, conoce mejor el grado de normalidad y eficacia de funcionamiento de la máquina.

• La limpieza integrada con el mantenimiento básico diario mejora la eficacia de los equipos y procesos.

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Seiketsu - Estandarizar

• Los tres primeros pilares son actividades, cosas que “hacemos”.

• Sin embargo, Seiketsu es un estado: Mantener constantemente el Orden y la Limpieza.– Normalizar las acciones para que siempre se hagan de

la misma forma.– Patrón del área de trabajo.– Mejores prácticas en cada área de trabajo, aplicadas a

otras áreas…

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Shitsuke - Mantener

• Conseguir que el patrón alcanzado no se deteriore y se mantenga fácilmente, es decir, convertirlo en un hábito.

• La naturaleza humana se resiste a los cambios, lo que hace que este elemento sea el más difícil de conseguir, sin embargo, sin esta disciplina, las 5S no pasarán de ser un modismo temporal.

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Shitsuke - Mantener

• Es imprescindible la disciplina de toda la organización para conseguir que este elemento se alcance con éxito.

• Los directivos que no aceptan la responsabilidad de tener una conducta disciplinada y mantener las 5S, no tienen motivos para quejarse si sus trabajadores hacen lo mismo.

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Las 5S no es solo limpiar

• Si limitamos todo a limpiar seguiremos teniendo en nuestro entorno de trabajo:– riesgos de seguridad,– material innecesario, estorbando,– cosas en cualquier sitio, costará más tiempo encontrar

lo que necesitamos,– necesidad de hacer campañas de limpieza para

impresionar a clientes,– menos espacio para trabajar ...

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Contribuciones de las 5s

Seguridad Calidad Costes Clientes

No hay objetos que estorben con los que golpearse. No hay sustancias que puedan salpicar o volcarse.

Se reconoce al instante el producto correcto y los fallos. Se actúa ante los problemas que aparecen en los equipos.

Se reduce el material de desecho. Se reduce el inventario de piezas de recambio. Se tarda menos en localizar lo necesario, en conocer la situación actual, en realizar una tarea concreta.

El cliente entiende fácilmente el modo en que se trabaja, las posibilidades que se ofrecen y como se trata su producto

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Entorno en el que cualquier persona puede reconocer la norma y lo que está fuera de ella

Las 5S produce beneficios directos e indirectos.

Pasos para introducir las 5S

1. Creación equipo de promoción.2. Plan de promoción de las 5S.3. Materiales para la campaña.4. Educación Interna.5. Proceso de implantación de las 5S.6. Seguimiento periódico.

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Un hábito, un estilo

• No confíe solo en las herramientas– Eslóganes, emblemas, listas de chequeo son algunas

herramientas disponibles para la implementación de las 5S, pero ellas por sí mismas no son suficientes.

– Las 5S deben hacerse un hábito, un estilo de trabajo metódico y disciplinado.

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Estimular en cada oportunidad

• Es una de las Claves del Liderazgo.• La motivación de las personas para la implantación

de las 5S implica estimularles a compartir los elementos positivos de los trabajos.

• Sin estímulos, las personas se dividirán en función de sus sentimientos respecto del trabajo, en lugar de unirse por el entusiasmo.

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Práctica donde todos participan

• Evitar las descripciones teóricas, no perder de vista los elementos prácticos importantes.– Conseguir condiciones libres de suciedad y despilfarro.– Mantener esas condiciones claramente visibles y

fácilmente identificables.

• Es fácil encontrar “actividades de grupo” donde solo unos pocos “hacen algo”.

• Las actividades de mejora requieren la participación activa de todos.

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La disciplina conduce al hábito

• Adherirse en la conducta a lo que se ha decidido. Todos estamos de acuerdo en las virtudes de la disciplina, pero pocos saben como cultivarla.

• Los directivos deben corregir errores. Mostrar que una situación anómala le contraría.

• Su enfado está relacionado con la situación, jamás con la persona.

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Para una implantación eficaz

• Compromiso de la dirección desde el convencimiento de que las 5S es la disciplina básica para la mejora continua del negocio.

• Relaciones fluidas entre la dirección y los empleados.

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Factores de éxito

• Participación de todos. Implicación visible de los directivos y trabajo en equipo.

• Atender las ideas de quienes trabajan en el área.• Respeto y adhesión al método de implantación así

como voluntad firme de cambiar la situación.• No escatimar recursos para la mejora, ser creativos

y originales buscando soluciones de bajo coste.• Ser ágiles en la ejecución de las acciones.

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Razones culturales para el cambio

• Orgullo del lugar de trabajo.• Mejora la comunicación.• Estimula la cooperación y el trabajo en equipo.• La motivación de los trabajadores desemboca en:– Más sugerencias e iniciativas de mejora.– Mayor compromiso y responsabilidad en las tareas.– Mayor conocimiento del puesto de trabajo.– Mejor identificación de los problemas.

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Una imagen … vale más que mil palabras• Dando un paseo por una fábrica u oficina,

observando como se guardan las herramientas, como se manipulan los desechos producidos por las máquinas, como se organizan las mesas de trabajo, ... se obtiene una información más fiable y profunda que la que se puede mostrar en catálogos.

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Una imagen…

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Documento elaborado por Álvaro Real © 2005, areal2.0@gmail.com

La reproducción, en todo o en una parte, del presente documento, será libre y gratuita, agradeciendo que sea citada la fuente y el autor

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