ÁROP-1.A.2/B-2008-0013

ÁROP-1.A.2/B-2008-0013.

KECSEKEMÉT MEGYEI JOGÚ VÁROS POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK KOMPLEX SZERVEZETFEJLESZTÉSE

23.04.20. Készítette: Hrivnák Andrea projektmenedzser

2

A PROJEKT ELEMEI

1. Tanácsadási szolgáltatások2. Disszeminációs szolgáltatások3. Szervezeti megoldások bevezetése a lakosság

napra kész és folyamatos tájékoztatásának javítására

4. Eredményességet mérő mutatószámok bevezetése5. Szervezeti szintű teljesítmény mérés és értékelés6. Szervezetfejlesztési dokumentumok elkészítése7. Képzés8. Közbeszerzési szolgáltatások9. Szervezet- és szabályozás-átalakítás


3

Tanácsadási szolgáltatások

Tartalma: Stratégiai menedzsment tanácsadás Vezetési tanácsadás Projektirányítási Kézikönyv elkészítése Partnerség erősítése tanácsadásMódszerek: Workshop, tréning, személyes egyéni és

csoportos konzultáció Időtartam: 2009. május – október

31./december 31.


4

Disszeminációs szolgáltatások

Tartalma: Új Magyarország Fejlesztési Terv

Arculati Kézikönyve IV. KEDVEZMÉNYEZETTEK–re vonatkozó fejezetének megvalósítását biztosítja a projekt teljes időtartama alatt.


5

Szervezeti megoldások a lakosság naprakész tájékoztatásának javítására

Tartalom - módszerek Kommunikációs audit – személyes interjú Igényfelmérés - Indirekt rákérdezés A külső kommunikációs tartalom

egységesítése, tartalmi irányok kijelölése, és az egyes önkormányzati ügy-csoportokhoz kommunikációs felelős hozzárendelése

Arculati kézikönyv elkészítése Tanulékony tervezési rendszer kialakítása –

alap tervezési struktúra kialakítása, alap éves kommunikációs terv elkészítése


6

Közszolgáltatások eredményességét mérőmutatószámok bevezetése

1. A lakosság telefonos megkérdezése a Hivatal munkájáról a projekt kezdetén Az eredmény bemutatása

2. A lakosság telefonos megkérdezése a Hivatal munkájáról a projekt befejezése előtt Az eredmény bemutatása; a két mérés

közti különbség értékelése


7

A szervezet teljesítményének értékelése

1. A Hivatal munkatársainak megkérdezése e-mailben a Hivatalban végzett munkáról a projekt kezdetén Az eredmény bemutatása

2. A Hivatal munkatársainak megkérdezése e-mailben a Hivatalban végzett munkáról a projekt befejezése előtt Az eredmény bemutatása; a két mérés közti

különbség értékelése


8

Szervezeti megoldások a lakosság naprakész tájékoztatásának javítására

Tartalom, módszerek: Mérési szisztéma kialakítása – javaslat ,

szemléletformálás Új kommunikációs eszközök bevezetése –

javaslat új kommunikációs eszközök alkalmazására, a meglévők hatékony használatára

Rendszerfenntarthatósági elemzés elkészítése – az új rendszerek fenntarthatósága

Átfogó záró tanulmány elkészítése – közös tapasztalatok, eredmények, mintadokumentumok


9

Szervezetfejlesztési dokumentumok önkormányzati környezetben

Dokumentum típusok: Működési rendszerelemzés Sztenderdizálási dokumentumok Intézménysztenderd Szolgáltatás sztenderd Munkafolyamatok sztenderdje Munkaköri leírások sztenderdje Működési folyamattérkép


10

Működési rendszerelemzés

Célja, hogy kiderüljön, a munkaszervezet hol áll a menedzsment felfogásban, és a működésében melyek az utólagos ellenőrzésre és a megelőzésre utaló sajátosságok

Folyamata: Minden munkatárs kitölt egy papír-alapú

kérdőívet (3 hét) Elemzés készítés (2 hónap) Elemzés átadása: kérdés-felelet (1 hónap) Záró prezentáció - legfeljebb fél nap Önkormányzati koordinátor szükséges


11

Sztenderdizálási dokumentumok A sztenderdizálási folyamat kétirányú, egyrészt a

munkatársak feladatköreitől írja le a szervezet egészét, másrészt a szervezet egészétől halad a szervezetben működő kisebb egységek felé.

A sztenderdizálási dokumentumok keretet adnak az önkormányzatnak ahhoz, hogy segítségével logikus rendszerbe tudják foglalni folyamataikat.

A dokumentációt elektronikus formában – CD-n és nyomtatott formában is megkapják.

A csomag tartalmazza az öt sztenderd űrlapját elő- és hátlappal, egy-egy kitöltési útmutatót, és egy-egy kitöltött mintadokumentumot

A csomag tartalmaz egy személyes prezentációt és oktatást a sztenderdek használatáról.


12

Intézmény-sztenderd

Tartalma: minden, az intézményről jogilag releváns

tény, a szervezet teljes folyamatszereplői

környezete, a szervezet elérhetőségei, megjelenési sztenderdjei, identitása, minőségrendszere, tényleges tevékenységi körei és az ahhoz kapcsolódó ügyfélcsoportok


13

Szolgáltatás sztenderd

Tartalma: a szolgáltatásokra vonatkozó alapadatok, a szolgáltatások formai, tartalmi, időbeni,

mennyiségi és költségmutatói, a szolgáltatások potenciális ügyfélköre, és mindazok a megállapodásos tények,

melyek indokolják az adott szolgáltatások létét


14

Munkafolyamatok sztenderdje Az önkormányzati munkafolyamatok

tipizálása, terjedelmük , illetve tartalmuk szerinti

osztályozása. A szervezeti munkafolyamatok hatékony

működéséhez elengedhetetlen, hogy a szervezet tagjai, tisztségviselői tisztában legyenek saját munkafolyamataikkal,

a folyamataik átláthatóak legyenek mind a a kollégák, mind a feletteseik számára.


15

Működési folyamattérkép

Elkészítésekor meg kell határozni, a szervezetben működő projektfolyamatokat.

Ezen belül milyen, a szervezet alaptevékenységéhez, az ügyfél igények kielégítéséhez kapcsolódó folyamatok (ún. magfolyamatok) vannak, amelyek jelentősen hozzájárulnak a szervezet céljainak megvalósításához, és

Milyen ezeket kísérő, klasszikus támogató (szállító-támogató) folyamatok vannak, amelyek biztosítják a magfolyamatok létrejöttének és működésének feltételeit.

A folyamattérkép ezen folyamatok feltérképezésével és rendszerbe foglalásával áll össze.


16

Képzés I.

6 alkalomból álló, akkreditált munkaügyi szakmai továbbképzés

A képzés ideje: 2009 szeptember és november között Alkalmanként egy egész napos elfoglaltságot

jelentJavasolt ütemezés: hetente 1 alkalom, vagy kéthetente 2 alkalomKépzésen résztvevők száma: A pályázat szerint képzésben részesül 2x25 főKérdés: Kik legyenek a résztvevők?


17

Képzés II.

Akkreditált munkaügyi szakmai továbbképzésA képzés ideje: 2009 szeptember és november között Képzési alkalmak száma: 1 teljes napJavasolt ütemezés: Később meghatározandó időpontbanKépzésen résztvevők száma: A pályázat szerint képzésben részesül 2x25 főKérdés: Kik legyenek a résztvevők?


18

Képzéscsomag 2.

A munkavégzés szabályai megelőzési - nem ellenőrzési - rendszerekben: A munkavégzés 20 szabálya

A minőségszemlélet átalakulása: mi a minőség, ki az ügyfél?

Szóbeli kommunikációs gyakorlatok A megállapodás-kötési kultúra kialakítása: aktív és

passzív megállapodás-kötési gyakorlat (ajánlat, megbízás)

Működési rendszer elemzése: eredménymenedzsment vs folyamatmenedzsment

Együttműködés-fejlesztés és a konszenzus rendszerének megmentése


19

Közbeszerzési szolgáltatások

Közbeszerzési audit

Zöld közbeszerzés kialakítása – javaslat az önkormányzat számára


20

Szervezet- és szabályozás-átalakítás

Rendeletalkotási audit Szabályozási feladatok átalakítása Intézmények felügyeletének

átalakítása Szervezet-átalakítási program

kidolgozása Stratégiai tervezés és költségvetés

összekapcsolása

Kérdések


21

Documents

ÁROP-1.A.2/B-2008-0013