Upload
arip
View
287
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
8/19/2019 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS.pdf
1/15
13/8/2015 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS
http://cicadaryanti.blogspot.com/ 1/15
A R SIP MANUAL DAN ARSIPELEKTRONIS
Kamis, 10 April 2014
Kata yang terucap pertama kali ketika kami sebagai penulis
menyelesaikan makalah ini adalah Alhamdulillah, segala puji syukur kami
panjatkan kepada Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat, nikmat, dan
Hidayah-Nya kepada kami, sehingga kami mampu menyelesaikan makalah
yang berjudul “Arsip Manual dan Arsip Elektronis”.
Penulisan makalah ini tentu memiliki tujuan, yaitu memenuhi tugas mata
kuliah, dimana tugas yang diberikan tersebut sebagai wahana untukmembimbing mahasiswa memiliki kemampuan untuk menyusun makalah
sebagai salah satu tugas kelompok mahasiswa.
Di dalam penulisan makalah tersebut kami mendapat banyak bantuan
baik dari segi moril, materil, dan spiritual dari berbagai pihak, untuk itulah kami
mengucapkan terimakasih kepada:
1. Ibu Nina, SKM selaku dosen pembimbing mata kuliah AdministrasiPerkantoran Rumah Sakit Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan IndonesiaMaju
2. Orangtua dan teman-teman kami yang turut memberikan semangat,dukungan, dan bantuan demi kelancaran dan kemudahan pembuatanmakalah ini
Kami menyadari bahwa makalah ini masih banyak kekurangan. Oleh
karena itu, kritik dan saran yang membangun sangat kami harapkan untuk
penyempurnaan makalah ini. Semoga makalah ini menjadi hal yang bermanfaat
bagi para pembaca khususnya teman-teman mahasiswa dan semoga juga
dapat dijadikan sebagai referensi untuk menunjang proses belajar-mengajar.
Jakarta, Juni 2013
Penulis
Kata Pengantar
Daftar Isi
BAB I PENDAHULUAN
Pengertian Arsip
BAB II PEMBAHASAN
1. Arsip Manua l
1.1 Siklus Hidup Arsip Manual
1.2 Penyimpanan Arsip
1.3 Penyimpanan Ruangan
1.4 Pemusnahan Arsip
2. Arsip Elektro nis
2.1 Pengaruh Teknologi Informasi Terhadap Kearsipan
Kata Pengantar
Daftar Isi
Cica Daryanti
Ikuti 9
Lihat profil lengkapku
Mengenai Saya
▼ 2014 (1)
▼ April (1)
Kata PengantarKatayang t erucappertama kali ketika...
Arsip Blog
0 Lainnya Blog Berikut» Buat Blog Masuk
http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858431http://void%280%29/http://cicadaryanti.blogspot.com/search?updated-min=2014-01-01T00:00:00-08:00&updated-max=2015-01-01T00:00:00-08:00&max-results=1https://plus.google.com/114431362232353130754https://plus.google.com/114431362232353130754http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858428http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858435http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858427https://plus.google.com/114431362232353130754http://void%280%29/https://plus.google.com/114431362232353130754http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858433http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858432http://cicadaryanti.blogspot.com/2014_04_01_archive.htmlhttps://plus.google.com/114431362232353130754http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858429http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858431http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858426http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858434http://cicadaryanti.blogspot.com/search?updated-min=2014-01-01T00:00:00-08:00&updated-max=2015-01-01T00:00:00-08:00&max-results=1http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858430http://void%280%29/http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858437http://cicadaryanti.blogspot.com/http://cicadaryanti.blogspot.com/2014/04/kata-pengantar-katayang-terucap-pertama.htmlhttp://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858436http://cicadaryanti.blogspot.com/
8/19/2019 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS.pdf
2/15
13/8/2015 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS
http://cicadaryanti.blogspot.com/ 2/15
2.2 Konsep Dasar Manajemen Arsip Elektronik
2.3 Manajemen Arsip Elektronis
2.4 Sistem Penyimpanan dan Temu Balik Arsip Elektronik
2.5 Pemeliharaan dan Perlindungan Arsip Elektronik
2.6 Penyusutan Arsip Elektronik
2.7 Implementasi Arsip Elektronis
2.8 Retensi Arsip Elektronis
2.9 Problema Legalitas Arsip Elektronik
BAB III PENUTUP
1. Kesimpulan
2. SaranDaftar Pustaka
Secara etimologi istilah arsip berasal dari bahasa yunani “Arche” yang berarti
permulaan, menjadi “Ta Archia”, selanjutnya menjadi “Archeon” yang berarti gedung
pemerintahan, dan kemudian dalam bahasa latinnya berbunyi “Archivium”. (Pengantar
Kearsipan Sebagai Sistem, Arsip Nasional RI, hal.2)
Arsip ada lah sekump ulan warka t yang memiliki gun a terte ntu yang disimpan
secara sistematis dan setiap saat diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat
(Sutarto, 1981:168)
Arsip ada lah reka man kegia tan atau peris tiwa dala m berb aga i ben tuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (UU No.43/2009)
Arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis karena
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan
kembali”(The Liang Gie, 2000:45)
Arsip (rec ord ) yang dalam Bahasa Indo nesia diseb ut seba gai Dokume n pad a
pokoknya dapat diberikan pengetian sebagai : setiap catatan tertulis baik dalam bentuk
gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subjek
(pokok persoalan) ataupun peristiwa- peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya
ingat orang (itu) pula” (Basir Barthos 2000 : 18)
Sir Hilary Jenkinson dalam bukunya A Manua l of Orch ives Administrat ion (Oxford
1922), Archives diartikan sebagai dokumen yang disusun atau digunakan selama
transaksi administrative dan eksekutif (pemerintah ataupun swasta) yang membenetuk
sebagian, dan kemudian dipelihara di tempat pemeliharaan guna informasi mereka oleh
orang-orang yang bertanggung jawab atas transaksi itu dan penggantinya yang sah.
Jadi, dapat disimpulkan bahwa Arsip adalah sekumpulan dokumen yang
diciptakan, digunakan, dipelihara, dan dijaga keberadaannya sebagai bukti bahwa
aktivitas atau kegiatan telah dilakukan sebelumnya.
Barber (2000) menjelaskan bahwa saat ini hampir sebagian organisasi besar
masih menggunakan atau mengelola arsip secara manual, karena dokumen yang
dikelola, berupa kertas, CD, maupun media fisik lainnya masih banyak dilakukan. Hal
inilah yang menjadikan pengelolaan arsip secara manual masih relevan dibahas pada era
digital saat ini.
Quible (2001) memberi gambaran umum mengenai pemanfaatan, pengelolaan,
dan/atau pemusnahan, sebagai berikut :
a) 100% dokumen dipertahankan karena memiliki nilai jangka panjang.
b) 25% dokumen disimpan pada berkas dokumen aktif
BAB I
PENDAHULUAN
Pengertian Arsip
BAB II
PEMBAHASAN
1. Arsip Manual1.1 Siklus Hidup Arsip Manual
http://cicadaryanti.blogspot.com/http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858445http://cicadaryanti.blogspot.com/http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858449http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858447http://cicadaryanti.blogspot.com/http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858441http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858448http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858442http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858439http://cicadaryanti.blogspot.com/http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858438http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858440http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858443http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858444http://cicadaryanti.blogspot.com/http://f/adm.perkantoran_rs/Makalah%20Arsip%20Manual%20&%20Arsip%20Elektronis.docx#_Toc359858446
8/19/2019 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS.pdf
3/15
13/8/2015 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS
http://cicadaryanti.blogspot.com/ 3/15
c) 30% dokumen disimpan pada berkas dokumen inaktif
d) 35% dokumen tidak berguna dan dimusnahkan lagi
25% dokumen sebuah organisasi selama periode waktu tertentu dapat
diklasifikasikan sebagai dokumen aktif yang digunakan oleh organisasi untuk mengambil
keputusan operasional sehari–hari. Hal tersebut membutuhkan pengelolaan yang
berbeda dengan dokumen inaktif yang relatif jarang digunakan oleh organisasi.
Berdasarkan hal tersebut dibutuhkan ruangan, peralatan, sistem pengarsipan, maupun
pegawai yang dapat mengelolanya sehingga dapat menunjang terjadinya proses retrieval
(penemuan kembali) sebuah dokumen secara cepat dan tepat.
Dalam pengelolaan arsip manual dikenal dengan model siklus hidup arsip ( life
cycle model)
I Penciptaan.
Tahap ini merupakan tahapan dasar guna mengontrol perkembangan dokumen dan
menetapkan aturan main bagaimana sebuah dokumen akan dikelola sesuai dengan nilai
manfaanya bagi organisasi. Termasuk dalam tahapan ini adalah pengembangan dan
penyusunan formulir baru bagi organisasi, seperti formulir pengaduan pelanggan
tentunya berbeda dengan formulir pemesanan barang.
II Pemanfaatan.
Tahap kedua merupakan tahapan implementasi dari aturan main yang telah disusun pada
tahap sebelumnya, yaitu bagaimana mengefisienkan proses retrieval maupunpendistribusian arsip kepada pihak yang berkepentingan, termasuk bagaimana
pergerakan (flow of work) dokumen sangat mempengaruhi kualitas informasi yang
dikandungnya.
III Penyimpanan
Tahap ini merupakan perlakuan terhadap dokumen setelah pemanfaatan dilakukan oleh
sebuah organisasi. Bagi dokumen aktif dengan frekuensi penggunaan lebih dari 12 kali
dalam setahun, perlu diberikan perhatian dalam pemanfaatannya, yang meliputi
bagaimana membuat prosedur penyimpanan, penggunaan peralatan filing maupun
tenaga penyimpan menjadi efisien. Mengenai tenaga mengelola dokumen patut
dipertimbangkan penggunaan
IV Retrieval
Tahap menitikberatkan pada lokasi dokumen maupun arsip yang dimaksud dan
melacaknya apabila tidak kembali dalam jangka waktu tertentu. Proses ini lebih mudahdiilustrasikan dengan sistem retrieval yang lazim digunakan pada perpustakaan umum.
Pengklasifikasian beserta lokasi yang tepat telah ditunjukkan dalam kartu indeks.
V Disposisi
Tahapan ini berupa pemeliharaan dokumen yang dianggap penting ke lokasi yang
dianggap tepat untuk menyimpannya, termasuk pemusnahan dokumen bila dirasa
memenuhi asas cukup untuk dimusnahkan
Ada tiga sistem peny impana n doku men yang dap at dipe rtimbang kan oleh suat u
organisasi, yaitu penyimpanan terpusat (sentralisasi), penyimpanan desentralisasi, dan
kombinasi kedua sistem (Quible, 2001).
1. Sistem Sentralisasi
Pada sistem sentralisasi, semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan. Unit
bawahnya yang ingin menggunakan dokumen dapat menghubungi untuk mendapatkan
dan menggunakan sesuai dengan keperluan yang dimaksud.
Ada beb erap a manfaa t pen ggu naa n sistem sentr alisasi, anta ra lain:
Mencegah duplikasi
Layanan yang lebih baik
Adany a kese raga man
Menghemat waktu
Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis kantor
Jasa kepada bagian lain
Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu
Adany a keser aga man dalam pen ang ana n pen didikan dan pelat ihan bag i
manager dokumen
Pelayanan dokumen dibawah satu atap
8/19/2019 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS.pdf
4/15
13/8/2015 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS
http://cicadaryanti.blogspot.com/ 4/15
Beberapa kerugian sistem sentralisasi, antara lain:
Kesulitan fisik
Kebocoran informasi
Berbagai bagian mungkin mempunyai kebutuhan yang berlainan
Adany a ketak utan akan hilang nya doku men
Pemakai tidak langsung memperoleh dokumen bila diperlukan.
2. Sistem Desentralisasi
Sistem ini menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan dokumen pada masing-masing
unit. Ada beberapa keuntungan dari penggunaan sistem ini, antara lain:
Dekat dengan pemakai, sehingga penggunaan dokumen di dalamorganisasi dapat langsung diawasi, dan disisi lain pemakai dapat langsungmemakainya tanpa kehilangan waktu maupun tenaga untukmendapatkannya.
Sistem ini sangat cocok bila informasi rahasia yang berkaitan dengan
sebuah bagian disimpan dibagian yang bersangkutan.
Sistem ini juga akan menghemat waktu dan tenaga dalam pengangkutanberkas, karena setiap berkas yang relevan dengan sebuah bagian akandisimpan di sebuah bagian yang bersangkutan.
Beberapa kerugian sistem desentralisasi adalah:
Pengawasan relatif sulit dilakukan, karena letak dokumen yang tersebar dimasing-masing bagian dan sangat lazim apabila masing-masing akanmenerapkan standar penyimpanan yang berbeda-beda.
Karena banyak duplikasi atas dokumen yang sama, hal itu mengakibatkanterjadinya duplikasi ruangan, perlengkapan, dan alat tulis kantor yangmenjadikannya kurang efisien.
Karena proporsi pekerjaan untuk menyimpan dokumen hanya menjadi salahastu fungsi dari tenaga administrasi, kegiatan ini akan mengakibatkanlayanan yang diterima kurang memuaskan. Jadi, keuntungan spesialisasi (berupa tenaga arsip yang terlatih dan profesional ) tidak diperoleh dalamsistem desentralisasi.
Sistem ini akan mengalami kesulitan pemberkasan berkaitan dengandokumen yang relevan dan berkaitan dengan dua bagian atau lebih.Namun apabila telah ditetapkan aturan main yang jelas, masalah ini akanlebih mudah dipecahkan.
Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan. Bagiankeuangan yang menggunakan kertas berukuran kuitansi akanmenggunakan sistem penyimpanan dokumen yang sesuai dengan dimensikuiotansi, sementara departemen produksi akan menyesuaikan denganukuran bill of materials yang mereka gunakan.
Masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri sehingga dokumenyang sama tersebat diberbagai tempat.
3. Sistem Kombinasi
Pada sistem kombinasi, masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri dibawah
kontrol sistem terpusat. Dokumen yang disimpan pada masing-masing bagian lazimnya
adalah dokumen menyangkut personalia, gaji, kredit, keuangan, dan catatan penjualan.
Pada sistem kombinasi, tanggung jawab sistem berada di puncak manager dokumen atau
petugas yang secara operasional bertanggung jawab atas pengelolaan dokumen sebuah
organisasi. Petugas ini akan menyusun dan mengembangkan jaringan sistem kontrol dan
prosedur operasional sistem kearsipan. Sistem ini lazimnya dipakai oleh perusahaan yang
memiliki dan mengoperasikan perusahaan sekaligus anak perusahaannya.
Sistem kombinasi memiliki keuntungan sebagai berikut :
Adany a sistem pen yimpana n dan temu balik yang sera gam
Menekan seminimun mungkin kesalahan pemberkasan serta dokumen yanghilang
Menekan duplikasi dokumen
Memungkinkan mengadaan dokumen yang terpusat dengan imbas efisiensibiaya yang lebih baik.
Memudahkan kontrol gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi danpemusnahan
Disisi lain, sistem ini memiliki kerugian sebagai berikut:
Karena dokumen yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang samaakan menyebabkan sulitnya penggunaan dokumen yang dimaksud
8/19/2019 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS.pdf
5/15
13/8/2015 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS
http://cicadaryanti.blogspot.com/ 5/15
Kurang luwes karena keseragaman diseluruh unit belum dan tidak ada
Masalah yang berasal dari sistem sentralisasi dan desentralisasi akandibawa ke sistem kombinasi, walaupun dapat meminimalisir apabilapengelolannya dilakukan secara cermat dan tepat
Arsip atau doku men kerta s yang dikelola seca ra manua l dap at diklasifika sikan
menjadi 5 jenis dan tentunya membutuhkan sistem penyimpanan yang berbeda satu sama
lain. Berikut ini uraian jenis umum dokumen dan sistem yang paling sering digunakan
(Basuki, 2003)
No Jenis Dokumen Sistem Penyimpanan yang Sering
Digunakan
1 Korespondensi
(surat, memorandum, telegram,
laporan, lampiran, dsb)
Menggunakan berkas subjek yang
dapat membedakannya dengan
dokumen yang lain
2 Dokumen Transaksi
(formulir dan korespondensi yg
menunjukkan adanya transaksi)
Susunan alfabetis atau numerik
berdasar nama atau pengenal numeric
3 Dokumen Proyek
(korespondensi, nota, dll yg terkait
sebuah proyek)
Biasanya menurut nama proyek atau
nomor, sering juga dibagi lagi menurut
subjek dan klasifikasi
4 Be rk as Ka sus
(klaim, tuntutan hukum, kontrak,
asuransi, medical record) yg
merujuk pada personil atau properti
tertentu
Biasanya menurut nama atau nama
kelompok atau diindeks menurut nomor
berkas
5 Berkas Khas
(peta, gambar rekayasa, foto sinar
x, gambar, kliping, dan berkas
rujukan tercetak lainnya)
Biasanya nomor indeks abjad
Setelah memutuskan sistem penyimpanan dokumen apa yang akan dipakai, tugas
manager dokumen adalah memilih alat penyimpanannya. Ada beberapa hal yang patut
dipertimbangkan dalam memilih perlengkapan penyimpanan, antara lain
1. Jenis dokumen yang akan disimpan,
Contohnya apakah dokumen yang akan disimpan terbuat dari kertas, kartu,
bentuk mikro, materi audiovisual, bentuk magnetic dan elektronik ataupun
media lain dimana masing-masing media mempunyai perlakuan khusus dalam
perawatannya.
2. Kecepatan pemanfaatan yang diperlukan,
Peralatan yang bersifat mobile agar mampu melayani berbagai lokasi dan
dapat secepatnya ditemukan dan dimanfaatkan oleh pengguna.
3. Kebutuhan ruangan,
Rasio ruang kantor biasanya menggunakan perbandingan antara kapasitas
simpan per meter persegi dibagi dengan kemampuan perlengkapan
penyimpanan yang dimiliki.
4. Pertimbangan keamanan,
Yang tentunya akan berbeda antara satu organisasi dengan organisasi
dokumen lain. Beberapa dokumen dapat diakses oleh semua karyawan,
sedangkan sebagian lainnya sangat dirahasiakan oleh perusahaan.
5. Biaya peralatan,
Bandingkan mutu barang buatan dalam negeri dengan luar negeri,
bandingkan garansi, jaminan after sales service, dll. Tentukan biaya peralatan
sesuai dengan kemampuan yang dimiliki perusahaan
6. Biaya operasional penyimpanan,
Termasuk biaya personil yang bertugas menyimpan dan mengelola dokumen,biaya ATK yang setara, dan biaya ruang yang diperlukan untuk menyimpan
peralatan.
7. Jumlah pemakai yang mengakses dokumen secara teratur.
Merupakan hal yang perlu dipertimbangkan sebelum membeli peralatan.
1.2 Penyimpanan Arsip
1.2.1 Dokumen dan sistem penyimpanannya
1.2.2 Kriteria pemilihan peralatan
http://cicadaryanti.blogspot.com/
8/19/2019 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS.pdf
6/15
13/8/2015 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS
http://cicadaryanti.blogspot.com/ 6/15
Karena, semakin banyak orang yang menyimpan dan membutuhkan
keberadaan dokumen yang disimpan akan memerlukan tempat penyimpanan
yang leluasa untuk mengaksesnya.
Beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan sebelum membeli alat penyimpanan
dokumen dikantor, antara lain (Basuki, 2003):
1. Kesetaraan (compatibility) peralatan,
Peralatan simpan semacam folder harus setara pemanfaatannya dengan
peralatan yang telah dan akan dibeli pada masa yang akan datang.
2. Efisiensi,
Efisiensi dalam proses penyimpanan dan pencarian sebuah dokumen sangat
penting. Pemilihan folder dan penggunaan tanda warna yang tepat dapat
memudahkan organisasi untuk menyimpan dan mencari dokumen yang
dibutuhkan sesuai tempatnya.
3. Kualitas,
Kualitas ATK ditentukan oleh berat atau jenis materi yang digunakan dalam
pembuatannya.
4. Ekonomis
Meminimumkan biaya merupakan salah satu factor utama dalam
mempertimbangkan pembelian peralatan simpan pada berbagai organisasi.
Pemilihan kualitas alat simpan yang baik akan lebih berorientasi jangka
panjang sehingga tujuan ekonomis akan tercapai oleh organisasi.
Dapat digolongkan menjadi peralatan manual, mekanis, dan otomatis peralatan
penyimpanan manual menyediakan. Ruang penyimpanan untuk dokumen, sehingga
pemakai harus menuju ke berkas untuk menyimpan atau mengambil dokumen.
Perlengkapan penyimpanan manual terdiri dari:
1. Spindle file
Alat untu k menan capk an kerta s-ker tas doku men sepe rti bon , r eken ing,
dan dokumen kecil lainnya.
2. Vertical filing cabinet
Alat untu k menyimpan doku men secar a vertica l ( tega k)
3. Open-self file
Jajaran dokumen yang disimpan pada lemari terbuka (seperti rak buku).
Dapat diakses dari samping.
4. Leteral file
Unit penyimpanan dokumen yang dapat diakses dari samping secara
horizontal
5. Box file
Unit penyimpanan dokumen yang digunakan untuk menyimpan arsip yang
terlebih dahulu dimasukkan ke dalam folder/map arsip.
6. Unit box leteral file
Kotak yang dapat digantung untuk memuat dokumen yang disimpan agak
miring untuk mempercepat rujukan.
7. Card file
Alat yang diper gun akan untu k menyimpan arsip yang beru pa kartu den gan
mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Kartu-
kartu yang akan disipan disebelah atas kartu diberi kode agar lebih mudahdilihat.l
8. File media lainnya seperti CD, DVD, Disket, dll
Berbagai macam media yang dipakai perusahaan untuk menyimpan
dokumen
1.2.3 Faktor yang perlu dipertimbangkan
1.2.4 Peralatan Penyimpanan
8/19/2019 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS.pdf
7/15
13/8/2015 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS
http://cicadaryanti.blogspot.com/ 7/15
Salah satu yang patut di pertimbangkan dalam perencanaan ruang penyimpanan
adalah kemampuan ruang mengampu berat dokumen yang akan di simpan pada ruang
tersebut. Sebaiknya ruang penyimpanan harus di tempatkan pada lantai bawah ,sehingga
beban lantai dapat diminimalisir. Kalau beban lantai berlebihan,dapat diperkirakan tembok
maupun gedung kantor akan retak. Dengan memperhatikan hal tersebut, dapat pemilihan
peralatan penyimpanan akan di dapatkan alternatif yang mampu menyimpan jumlah
dokumen yang direncanakan dengan bobot total lebih sedikit .sehingga beban lantai akan
berkurang.
Kapasitas beban lantai (load capacity) merupakan berat dokumen dan peralatan
yang dapat disangga oleh lantai dengan aman.Kapasitas beban lantai dihitung dengan
cara mengalikan daya beban lantai (yang dihitung dalam kilogram per meter persegi)
dengan jumlah ruang yang tersedia (di ukur dalam meter persegi). Karena bobot
peralatan penyimpan dokumen bersifat non produktif, sedangkan berat isi dokumen
bersifat produktif (dapat berubah sewaktu waktu), maka harus ada perbedaan di antara
keduanya yang diilustrasikan pada tabel berikut.
Tabel 7.2 Perbandingan bobot nonproduktif dangan bobot produktif
Jenis peralatan Bobot perangkat
keras
(dalam kilogram)
Kapasitas
(sentimeter)
Bobot persentimeter
pemberkasan (kg)
Elektrofis 625 280 2,32
Elevator file 1.500 373 4,02
File emoat laci 80 40 2,0
Roll-out shelves 150 80 1,875
Filr fis 8 laci
(kompartemen
dobel)
98 170 0,58
Lateral open-shelf 73 82 0,89
Sumber: Basuki, 2003; Kennedy dan Schauder, 1998
*Dengan asumsi berat berkas kertas per kg per 2.5 filing
**Bobot per cm pemberkasan dalam kilogram ditentukan dengan menggunakan rumus
bobot perangkat keras (dalam kg\ = bobot per cm pemberkasan kapasitas (cm))
Bobot Produktif dapat ditentukan dengan menggunakan rumus berikut ini:
Pemusnahan dokumen dilakukan apabila dokumen yang disimpan oleh organisasi
sudah tidak diperukan lagi atau habis masa kadarluarsanya (Charman, 1998). Kegiatan
ini dapat dilakukan oleh organisasi pemilik dokumen inaktif maupun pihak lain yang
ditunjuk.
Menurut Basuki (2003), ada 4 metode pemusnahan dokumen inaktif, yaitu :
1. Pencacahan.
Metode ini lazim digunakan di Indonesia untuk memusnahkan dokumen
dalam bentuk kertas dengan menggunakan alat pencacah yang
dinamakan shredden.
2. Pembakaran.
Metode ini sangat populer pada masa lalu karna dianggap paling aman.
Saat ini metode pembakaran kurang populer karena dianggap kurangbersahabat dengan lingkungan.
3. Pemusnahan kimiawi.
Metode ini memusnahkan dokumen dengan menggunakan bahan kimiawi
yang dapat melunakkan kertas dan melenyapkan tulisan.
4. Pembuburan.
Metode ini merupakan metode ekonomis, aman, bersih, nyaman, dan tak
terulangkan. Metode ini banyak digunakan oleh bank dan organisasi lain
yang menuntut pengamanan yang tinggi.
Pemilihan metode bisa menggunakan pertimbangan di bawah ini:
Jumlah volume dokumen inaktif yang akan dimusnahkan
Jenis dan ukuran dokumen inaktif yang akan dimusnahkan, bila jenisnyaberagam, dapat dipilih metode yang mampu memusnahkan ke semuanya
dengan cara yang paling efesien dan efektif
Persentase dokumen inaktif yang bersifat rahasia dan akan dimusnahkan
Peraturan pemerintah mengenai standar lingkungan berkaitan dengan
1.3 Penyimpanan Ruangan
1.4 Pemusnahan Arsip
http://cicadaryanti.blogspot.com/http://cicadaryanti.blogspot.com/
8/19/2019 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS.pdf
8/15
13/8/2015 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS
http://cicadaryanti.blogspot.com/ 8/15
pemusnahan dokumen inaktif
Penyedia jasa layanan pemusnahan dokumen yang dapat di
perbandingkan dengan biaya pemusnahan yang dilakukan secara mandiri
Nilai jual dari dokumen inaktif yang akan dimusnahkan apabila bukan
merupakan dokumen rahasia.
Berita acara tersebut memuat deskripsi dokumen inaktif yang dimusnahkan,
tempat dan tanggal pemusnahan, serta metode pemusnahan. Yang digunakan surat
perintah pemusnahan biasanya disertakan dalam berita acara. Bahkan untuk beberapainstansi tertentu maupun perusahaan swasta akan membuat daftar dokumen inaktif yang
telah dimusnahkan sebagai catatan permanen yang dapat digunakan apabila ada
tuntutan hukum, sedangkan dokumen yang dimaksud telah dimusnahkan.
Contoh berita acara pemusnahan arsip :
Dokumen inaktif yang tidak dimusnahkan akan diserahkan ke depo arsip dan
namanya berubah menjadi arsip statis. Sebelum dipindahkan, dokumen terebut harus
dicatat dulu pada daftar dokumen inaktif yang dipindahkan berdasarkan berkas. Yang
dicatat ialah organisasi yang memindahkan, judul berkas, tanggal bulan dan tahunnya,
bentuk fisik dokumen, dan volume dalam meter kubik. Seperti biasanya, pemindahan
dokumen tersebut dilakukan dengan cara membuat berita acara pemindahan.
Berdasarkan kateristik arsip dan waktu pemindahan, secara umum dikenal
dengan dua cara pemindahan arsip yaitu:1. Perpindahan secara continu (prepectual)
Arsip dipindahkan ketika arsip tersebut selesai digunakan, dengan waktu pemindahan
tidak tentu.
2. Pemindahan Secara Periodik
Arsip dipindahkan setelah satu periode ( umumnya 1 tahun). Ada dua cara pemindahan
periodic yaitu:
a)
Pemindahan tunggal (satu periode) yaitu setelah 1 periode berlalu, arsip inaktif
dipindahkan ketempat penyimpanan arsip lain, sehingga arsip yang ada pada filling
cabinet hannya arsip aktif.
b) Pemindahan ganda (dua periode) yaitu setelah satu periode berlalu masih ada
arsip‐arsip inaktif tetapi lokasi penyimpanannya terpisah dengan arsip aktif.
Contoh berita acara penyerahan arsip statis:
Perkembangan teknologi yang begitu pesat belakangan ini di satu sisi mempunyai
dampak positif terhadap kelancaran dan kemudahan bagi manusia dalam melaksanakan
berbagai kegiatannya, tetapi di pihak lain perkembangan ini juga menimbulkan dampak
khususnya di bidang kearsipan yang perlu segera diantisipasi.
Perkembangan di bidang kearsipan dirasakan sangat lambat jika dikaitkan dengan
perkembangan teknologi yang secara langsung ataupun tidak langsung menghasilkan
Arsip yang cend erun g selalu beru bah . Untuk itu para pen gelola kear sipan hen dakn ya
selalu tanggap dan mengikuti perkembangan tersebut dan sedapat mungkin agar dapat
dimanfaatkan untuk kegiatan kearsipan.
Menurut National Archives and Record Administration (NASA) USA, Arsip
elektronika merupakan Arsip-arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format,
dimana hanya computer yang dapat memprosesnya. Oleh karenanya Arsip elektronik
seringkali dikatakan sebagai Machine-readable record.
Beberapa manfaat penggunaan sistem pengelolaan secara elektonis yang
mendorong sebagian besar organisasi untuk mengimplementasikan manajemen arsipelektronis diantaranya adalah:
1. Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen
tanpa meninggalkan meja kerja.
2. Pengindeksan yang fleksibel dan mudah di modifikasi berdasarkan
prosedur yang dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu, dan biaya.
1.4.1 Berita Acara Pemusnahan
1.4.2 Pemindahan ke Depo Arsip
2. Arsip Elektronis2.1 Pengaruh Teknologi Informasi Terhadap Kearsipan
2.2 Konsep Dasar Manajemen Arsip Elektronik
2.2.1 Manfaat Penggunaan Arsip Elektronis
http://cicadaryanti.blogspot.com/http://cicadaryanti.blogspot.com/http://cicadaryanti.blogspot.com/
8/19/2019 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS.pdf
9/15
13/8/2015 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS
http://cicadaryanti.blogspot.com/ 9/15
3. Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci
maupun nama file dan ditemukan nya dalam bentuk full text dokumen.
4. Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini disebarkan karena kita hanya
dapat melihat dilayar monitor atau print-nya tanpa dapat mengubah nya.
5. Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB
akan mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak Lebih dari
700 lembar .
6. Mengarsip secara digital, sehingga resiko rusak nya dokumen kertas atau
buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital..
7. Berbagi arsip secara mudah, karena berbagi dokumen dengan kolega
maupun klien akan mudah dilakukan melaui LAN atau internet.8. Meningkatken keamanan, karena mekanisme control secara jelas
dicantumkan pada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang
yang tidak mempunyai otoritas relative sulit mengaksesnya.
9. Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data
kedalam media penyimpanan yang compatible.
Selain manfaat di atas, organisasi juga perlu mempertimbangkan hal-hal negative
berikut (Skupsky, 1999):
1. Adany a pelua ng untu k memanipu lasi file – mencipta kan, menyimpan ,
memodifikasi, atau menghapus – dalam segala cara;
2. Kesulitan untuk berbagi file karena format file maupun ketersediaan jaringan
atau akses untuk berbagi file dengan yang lain;
3. Kemungkunan rusaknya file setiap saat yanpa adanya indikasi terlebih
dahulu;
Kerangka kerja yang dapat di pakai untuk mengintegrasikan manajemen arsip
elektronis yang di tawarkan oleh An (2003), yaitu:
Gambar 8.1. Proses integrasi Manajemen Arsip Elektronis
Kerangka kerja di atas mempunyai 3 Unsur:
1. Kerangka kerja terintegrasi, yaitu manajemen peng arsipan sebagai salah satu fungsi
organisasi yang dapat meningkatkan nilai orgaanisasi bagi stakeholders-nya, terdiri dari;
Budaya bersama
Standar bersama
Pembagian informasi
Koordinasi
Kolaborasi
2. Pendekatan terintegrasi, dengan menggambarkan kolaborasi pemikiran dalam
menjamin reliabilitas, yang terintegrasi bagi organisasi atau stakeholders.
3 alat yang dapat digunakan mengintegrasi arsip elektronik:
Strategi yang berfokus pada pelanggan
Pemikiran arsip post-modern
Model arsip berkelanjutan
3. Kontrol terintegrasi, terdiri dari:
Kontrol produk (arsip)
Kontrol proses
Kontrol servis
Ada 12 kompon en yang har us diper hatika n sebe lum mengg una kan arsip
elektronis (Compulink Management Centre, 2003) yaitu:
1. Kebijakan dan prosedur. Untuk mengontrol seluruh proses yang berlangsung dalam
organisasi agar berjalan sebagaimana yang diharapkan, harus dibuat kebijakan,
peraturan, standar, dan prosedur yang mencangkup hal-hal berikut ini:
Menjelasken metode men-scan dan memasukan data
Menjelaskan revisi, peng-update-an, dan penghapusan arsip
Buku pedoman dari hardwere dan soft were, termasuk soft were, nomor,
tanggal, instalasi, upgrade, pemindahan dan konversi yang digunakan
Penjelasan prosedur mengenai bagaimana arsip di indeks
Kebijakan akses(control log-on)
Struktur dan isi data, layout, file dan kamus data
Konvensi dan hierarki nama file
Pengembangan algoritma
Prosedur mem-back up untuk disk, Dll.
Prosedur untuk pengetes pembaca data
Prosedur penyimpanan online dan offline
Pendisposisian arsip
2.2.2 Manajemen Arsip Berkelanjutan (continuum)
2.2.3 Cheklist
8/19/2019 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS.pdf
10/15
13/8/2015 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS
http://cicadaryanti.blogspot.com/ 10/15
Jadwal pemusnahan arsip elektronis
2. Pendidikan dan training, seluruh pegawai administrasi akan sadar dan mengerti
mengenai prosedur pemanfaatan sistem pengarsipan elektronis apabila sosialisasi
mengenai hal tersebut
3. Kerahasiaan dan kejujuran, hel ini merupakan salah satu persyaratan agar arsip dapat
terjaga kerahasiaan nya dan keaslian nya
4. Cakupan dokumen, pegawai harus memperhatikan 3 element arsip – isi, struktur, dan
konteks dalam membuet arsip
5. Meta data, hal ini menginformasikan tentang sebuah arsip yang disimpan
6. Manajeman file
7. Manajemen penyimpanan8. Ketersediaan arsip, arsip akan tersedia dan dapat dibaca dalam bentuk print out atau
gambar pada layar monitor
9. Audit trail, audit ini akan menjelaskan apa, siapa, kapan, dan mengapa arsip tersebut di
simpan
10. Retensi, sebuah organisasi harus menetapkan jadwal pemusnahan dokumen seprti
yang berlaku pada arsip kertas
11. Pembaruan media atau transfer , ada 3 komponen yang terlibat yaitu:
Pembaruan media (renewal) dengan mengopi arsip dari stu jenis media ke
media yang sama
Meng-kopi media (copying) adalah mengubah format arsip dari satu media
ke media lain
Mentransfer arsip (transfer atau migration) dengan mengubah format arsip,
misalnya dari format PPT (power point) Ke format PDF .12. Disposal, merupakan kemampuan untuk mengidentifikasi, mendapatkan otoritas, dan
membersihkan nya dari sistem komputer
3 sistem pengarsipan yang umum dipasaran:
1. Sistem manajemen dokumen elektronis (electronic document management system
– EDMS)
Merupakan sistem yang berupa pengelolaan arsip atau dokumen elektronis melalui
komputer masing-masing pegawai, misalnya word processing, presentasi, dsb;
2. Sistem pemindaian elektronis (electronic imaging system – EIS)
Akan menge lola doku men beru pa hasil peminda ian (scan );
3. Software manajemen dokumen (records management software – RMS)
Mengelola dokumen kertas atau data yang disimpan dalam kantor atau pusat
penyimpanan dokumen.
Beberapa komponen dasar dalam memilih sistem pengarsipan yang baik :
1. Memindahkan dokumen
Beberapa metode utama dalam memindahkan data ke dalam sistem komputerisasi
dokumen (www.GeorgiaArchives.org):
Scanning memindai atau men-scan dokumen yang menghasilkan data
gambar yang dapat disimpan di komputer. Beberapa hal yang harus
diperhatikan dalam pemilihan scanner diantaranya adalah:
Memiliki Automatic Documen t Feede r (ADF) yang memungkinkan
sejumlah kertas diletakkan pada tray dan secara otomatis masuk ke
dalam scanner
Compatible untuk berbagai jenis ukuran kertas
Kecepatan men-scan dokumen
Conversion proses mengubah dokumen word processor atau
spreadsheet menjadi data gambar permanen untuk disimpan pada sistem
komputerisasi.
Importing memindahkan data elektronik ke dalam sistem pengarsipan
elektronik. Dapat dilakukan dengan melakukan drag and drop ke sistem
dan tetap menggunakan format data aslinya.
2. Menyimpan dokumen
Sistem penyimpanan yang digunakan, haruslah mampu mendukung perubahan
teknologi, peningkatan jumlah dokumen, serta mampu bertahan dalam waktu lama.
Selain itu, sistem terkomputerisasi dokumen harus mendukung alat penyimpanan yang
sekarang tersedia – juga yang akan datang – untuk memberikan kepastian akan
penggunaan jangka panjang. Untuk mengurangi resiko tidak dapat dipakainya format
dokumen yang telah digunakan, sebaiknya perusahaan menyimpan data atau dokumen
tidak hanya dalam satu format, tetapi dalam berbagai format.
Lima pilihan media penyimpanan diantaranya:
Magnetic Media (Hard Drives)
2.3 Manajemen Arsip Elektronis
http://cicadaryanti.blogspot.com/http://www.georgiaarchives.org/
8/19/2019 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS.pdf
11/15
13/8/2015 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS
http://cicadaryanti.blogspot.com/ 11/15
Magneto-Optical Storage
Compact Disc (CD)
DVD (Digital Video Disc/Digital Versatile Disc)
WORM (Write Once, Read Many)
3. Mengindeks dokumen
Dokumen yang disimpan di kantor harus dikelola dengan baik agar bermanfaat
untuk organisasi dengan melakukan pelabelan, penyortiran, pengindeksan, ditempatkan
pada folder, dan dimasukan filing cabinet. Arsip elektronik juga harus dikelola agar
informasi mudah dipahami oleh user pada saat ini maupun masa datang. Ada 3 metode
dalam mengelola pengindeksan arsip elektronis, yaitu:
Index Fields
Menggunakan kategorisasi tema dan kata kunci sebagai metode tradisional
yang digunakan dalam dokumen kertas.
Full-text Indexing
Menggunakan software optical character recognition(ocr).
Folder/File Structure
Menyediakan metode visual dalam pencarian dokumen.
4. Mengontrol akses
Sistem kontrol merupakan aspek terpenting dalam sistem pengarsipan elektronik,
karena hampir semua orang dapat mengakses data tersebut di computer yang
dihubungkan deng an LAN di seluruh area kantor. Untuk itu terdapat dua hal yang harus
dimiliki oleh sistem pengarsipan elektronis:
Ketersediaan yang luas dan akses yang fleksibel, dengan menyediakan
beberapa cara untuk mengakses suatu file
Keamanan yang komprehensif
Proses data penyimpanan secara sederhana adalah data disimpan dengan
didasarkan pada aplikasi dan jenis informasi. Suatu file data bisa terdiri dari satu record
atau lebih. Penyimpanan file diatur dalam direktori yang diciptakan dan diolah oleh system
operasi. Direktori dapat mempunyai fungsi sebagai daftar isi untuk media yang
bersangkutan.
Media penyimpanan dengan kapasitas besar seperti hard disk atau disk optic
yang memiliki lebih dari satu gigabyte dapat dibagi dalam sektor-sektor, sehingga dapat
dipergunakan untuk aplikasi yang berbeda. Ini berartibahwa dalam satu media
penyimpanan berbagai informasi dapat diproses sesuai dengan system aplikasinya. Hal
yang cukup penting di dalam pengelolaan Arsip elektronik adalah pemberian label nama.
Format pelabelan nama yang standar sebaiknya dilakukan pada direktori atau nama file
dan media penyimpanan. Pemberian label yang jelas dan lengkap sangat penting sebagai
tanda identitas dari media penyimpanan seperti floppy disk, hard disk,dsb.
Pemberian label nama baik yang bersifat eksternal maupun internal secara
standar, terpadu dan konsisten akan memudahkan penemuan kembali Informasi. Guide
indeks yang sesuai memungkinkan pengguna untuk mengatur system pengindeksan
sehingga memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali fisik disket.
Informasi yang terdapat dalam Arsip elektronik dapat dengan mudah diubah,
dimodifikasi, dihapus baik secara sengaja atau tidak sengaja yang dilakukan oleh
brainware (manusia) atau dirusak oleh suatu sebab seperti virus yang merusak boot
sector atau file. Disamping itu usia atau daya tahan fisik, baik magnetic maupun optic
memiliki keterbatasan, terutama apabila semakin sering digunakan oleh banyak
pengguna. Untuk pemeliharaan fisik, media penyimpanan harus disimpan pada
temperature antara 500 sampai 1250F
Informasi Arsip elektronik dapat dilihat dan dibaca dengan mudah oleh banyak
pengguna bila mereka mengetahui nama filenya. Dalam suatu database, computer bias
diakses untuk melihat file yang ada, bahkan mungkin pula merubah atau menghapus file.
Media penyimpanan Arsip elektronik untuk jenis-jenis tertentu memiliki daya tahan
yang lebih pendek dari retensi Informasi Arsip yang ada didalamnya. Oleh karenanya
penetapan penyusutan sebaiknya ditentukan pada sistem desain atau tahap
perencanaan dari aplikasi program yang akan diterapkan.
Ada beb erap a aspe k yang perlu diper hatika n sebe lum orga nisasi mengimplemen tasika nprogram pengarsipan secara elektronis, antara lain:
1. Mengevaluasi kebutuhan. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dan
dipertimbangkan sebelum mengimplementasian manajemen arsip elektronis
adalah.
Berapa banyak dokumen yang harus disimpan oleh system, termasuk
2.4 Sistem Penyimpanan dan Temu Balik Arsip Elektronik
2.5 Pemeliharaan dan Perlindungan Arsip Elektronik
2.6 Penyusutan Arsip Elektronik
2.7 Implementasi Arsip Elektronis
http://cicadaryanti.blogspot.com/http://cicadaryanti.blogspot.com/http://cicadaryanti.blogspot.com/http://cicadaryanti.blogspot.com/
8/19/2019 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS.pdf
12/15
13/8/2015 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS
http://cicadaryanti.blogspot.com/ 12/15
dokumen yang ada sekarang dan dokumen yang akan ditambahkan
pertahun dan pada waktu yang akan dating?proyeksi volume dokumen
yang akan dikelola akan menyediakan informasi seberapa besar media
menyimpan yang akan digunakan, konfigurasi hardware maupun biaya
sistem yang harus disediakan;
Berapa banyak user yang akan menggunakan system? hal ini akan
menyediakan informasi tentang biaya software dan spesifikasi server yang
dibutuhkan;
Departemen apa saja yang akan menggunakan dan apakah public dapat
mengakses system? Hal ini akan menjelaskan fitur khusus dan level
keamanan yang dibutuhkan;
Masalah serius apakah yang harus dipecahkan? Isu apa saja yang harus
diperhatikan guna menjadikan system lebih mudah dan sfisien sehingga
meningkatkan produktivitas kerja? Hal ini akan memberikan informasi
tentang pungsi apa saja yang dapat diklasifikasikan sebagai yang utama
dan pilihan dari keberadaan sebuah system sertapakah modifikasi
dimungkinkan untuk dilakukan pada masa yang akan dating;
Apaka h dibu tuhka n solusi temu balik atau dap at dimodifikas i send iri oleh
pengguna atau organisasi? Hal ini akan menjelaskan perlu tidaknya
keberadaan konsultan, pen ginsta ll-an, trainin g , konfigurasi, dan dukungan
yang dibutuhkan;
Network jenis apa kah yang akan digu naka n – NT, NLM, LAN atau yang
lainnya- dan apakah akan digunakan selamanya? Hal ini akan
menjelaskan hambatan yang akan dialami sebuah netwok , konfigurasisystem, dan peng-upgrade-an stasiun kerja
2. Menskala pilot project ke solusi prusahaan. Cara terbaik yang dapat
dilakukan sebuah organisasi adalah dengan melakukan pilot pro ject di sebuah
unit atau divisi kerja. Biasanya hal ini dimulai pada department kearsipan,
namun juga bisa dimulai pada department yang lain dengan melakukan pilot
pro ject akan dapat mengoptimalkan system dan prosedur yang akan dibangun
dan diimplementasikan ke seluruh bagian organisasi.
3. Instalasi. Langkah pertama dalam pengimplementasikan adalah inspeksi
yang dilakukan oleh vendor softwer maupun konsultan IT guna melihat
penempataan, men-setting , dan mengkoneksikan hardwer secara tepat serta
mengidentifikasi masalah yang akan dihadapi sehingga jaringan yang akan
dibangundapat digunakan sebagaimana yang diharapkan. Setelah
konektivitas dilakukan, instalasi software imaging system akan dilakukan padaserver dan unit kerja. Hal tersebut untuk memastikan apakah semuanya dapat
beroprasi sebagaiman mestinya dengan didampingi oleh personil IT.
4. Training. program platihan harus memperhatikan kepentingan pengguna.
Ada 4 hal yang per lu dipe rhat ikan:
End user . Dilakukan dengan mengajari end user (pengguna) dasa-dsar
pengguan system sehari-hari pada computer masing-masing. Training
yang dibutuhkan tergantung pada familiaritas pengguna dengan program
computer yang akan digunakan. System yang user friendly dengan
prubahan yang minimal akan menjadikan pengguna lebih cepat
bradaptasi;
System administrasi. Untuk memastikan system berjalan dengan lancar,
sangat penting untuk melatih beberapa orang secara khusus mengenai
bagaimana mengelola system pengarsipan elektronis; Konsultasi. Hal ini memungkinkan adanya bantuan dalam mengembangkan
hal-hal yang bersipat setrategis dalam mentransfer arsip kertas dan meng-
indeks-nya ke dalam arsip elektronis. Lama waktu training tergantung
pada kompleksitas system yang akan dibangun;
Pengawas implementasi. Hal ini mencakup pengawas terhadap pegawai
yang berkaitan dengan arsip elektronis, selain memberikan rasa aman dan
nyaman karena mereka didampingi oleh tenaga ahli yang berwenang
dalam mengambil keputusan, jika diperlukan.
5. Isu-isu hukum. Karena arsip elektronis sudah banyak digunakn, maka
banyak dibuat hukum untuk mengantisipasi penggunanya. Di banyak Negara
maju, kantor pemerintah menerima arsip jenis ini dengan syarat brikut:
arsip harus disimpan dalam media atau format yang tidak mungkin rusak,
misalnya, CD, DVD maupun WORM; sistem mempunyai control yang baik untuk menjamin keakuratan, integritas
maupun realiabilitas sebuah arsip;
sistem harus menyediakan beberapa jenis audit trail untuk menjaga dan
menditeksi pengubahan, perusakan, atau penghapusan sebuah arsip;
transfer arsip yang lengkap dan akurat dapat dilakukan;
8/19/2019 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS.pdf
13/15
13/8/2015 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS
http://cicadaryanti.blogspot.com/ 13/15
mempunyai sistem indeks yang membantu dalam pencarian sebuah arsip;
sistem harus berkemampuan mencetak arsipyang dibutuhkan sebagaimana
aslinya;
sistem harus compatible dengan sistem penyimpanan maupun software yang
lain;
sistem mempunyai dokumentasi mengenai bagaimana sebuah software
bekerja dan melakukan penyettingan.
Hal ini tergantung hukum di Indonesia, dan konsultasi hukum mengenai
hal tersebut perlu dilakukan sebelum memplementasikan sistem pengarsipan
secara elektronis.
6. Support and pemeliharaan. Layak nya menjaga agar mobil dapat berjalansesuai dengan harapan, sistem ini juga membutuhkan dukungan selama
operasi berjalan. Vendor harus menyediakan upgrading software secara
legular dan simultan. Beberapa hal yang mempengaruhi dukungan tersebut
adalah:
Ukuran dari sistem yang dibeli;
Jumlah sistem yang digunakan;
Misi dari sistem utama yang harus broprasi 24 jam selama 7 hari;
Level pengalaman personil departemen IT terhadap manjemen arsip
elektronis;
Akses intern et;
Perubahan terhadap jaringan computer maupun infrastruktur yang lain;
Turnover personil, di man pergantian personil akan memerlikan training dan
hal lain yang tentunya akan memerlikan tenaga, waktu, dan biaya suatuorganisasi.
Berikut adalah gambar desain sebuah arsitektur sistem arsip elektronis di
sebuah organisasi yang terhubung dengan internet.
Selama ini terdapat dua pendekatan dalam melakukan retensi arsip elekteronis
(skupsky, 1999,) yaitu:
Dengan melaporkan kata-kata yang terproses di mana dokumen ditemukan pada
masing-masing departemen maupun periode retensi dokumen yang dimaksud. Namun
pendekatan ini mempunyai beberapa kelemahan, yaitu:
Judul dokumen harus dicatat secara cepat untuk menemukan priode ritensi
dokumen;
Dokumen serupa yang ditemukan pada departemen yang lain mungkin
tridentipikasidengan nama yang lain, walaupun isi nya relative sama;
Jadwal retensi harus sering mungkin dimodifikasi ketika organisasi
merestrukturisasi organisasinya;
Program pengembangan dan pemeliharaan dokumen sangat menyita waktu
karena banyak judul atau nama dokumen yang harus dikelola;
Merupakan pendekatan yang dikembangkan sejak akhir decade 80-an dengan
menggunakan hubungan sistematis dan menghubungkan seluruh data elektronis
berdasarkan fungsi organisasi atas informasi yang ada. Fungsi organisasi tersebut
merepresentasikan aktivitas bisnis yang standar, seperti pemasaran, keuangan,
hubungan masyarakat, hukum maupun SDM. Dengan menggunakan kode yang telah
disepakati yang dicantumkan pada buku pedoman, sistem penyimpananakan menetapkan
tanggal pemusnahan dokumen berdasarkan perumusan penghitungan lama priode
penyimpanan.
Sistem ini juga akan menghitung ulang apabila priode retensi berubah. Ada
beberapa spesifikasi yang harus diperhatikan dala metode ini:
Sistem penyimpanan dokumen elektronis terdiri atas modul retensi
dokumen yang akan menjelaskan syarat yang diperlukan untuk meretensi
dokumen;
Sistem ini diharuskan dapat menghubungkan dokumen elektronis dengan
modul retensi;
Penghitungan berapa lama dokumen akan disimpan berdasarkan priode
retensi dokumen Maupun rumus penghitungan yang terdiri atas;
i. Tanggal penciptaan (creation-driven) dengan menghitung retensi
berdasarkan tanggal pembuatan dokumen, misalnya 6T (6 tahun);
ii. Tanggal kejadian (event-drive) dengan menghitung retensi
berdasarkan tanggal terjadinya sebuah pristiwa, missal nya DP
(dalam proses) dan SP (suda proses);
iii. Tanpa penjelasan (indefinite) dimana dokumen tidak akan
dimusnahkan hingga orang yang mempunyai otoritas akan
melakukannya, missalnya FERM (dokumen permanen);
2.8 Retensi Arsip Elektronis
2.8.1 Retensi dokumen tradisional,
2.8.2 Retensi dokumen berdasarkan fungsi dan hubungan,
http://cicadaryanti.blogspot.com/
8/19/2019 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS.pdf
14/15
13/8/2015 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS
http://cicadaryanti.blogspot.com/ 14/15
Beranda
Langganan: Entri (Atom)
Diposkan oleh Cica Daryanti di 02.00 1 komentar:
Label: mata kuliah kearsipan
Lokasi: Jakarta, Indonesia
iv. Maksimum, di mana retensi dokumen dihitung sejak dokumen buat
namun pemusnahan dapat dilakukan sebelum brakhirnya priode
retensi, misalnya Max3 (maksimum 3tahun penyimpanan);
Sistem secara dinamis dan otonomis akan menghitung priode retensi
apabila ada perubahan prosedur pada buku pedoman;
Sistem diharapkan mampu melindungi pemusnahan dokumen yang
dianggap penting, misalnya akta pendirian prusahaan, sertifikat tanah, dan
sebagainya;
Sistem mampu mengidentifikasi dokumen yang dalam waktu dekat akan
dimusnahkan;
Sistem akan memberi tanda terhadap dokumen yang akan dihancurkan;
Sistem akan secara lengkap dan aman memusnahkan dokumen yang telah
disetujui untuk dimusnahkan, yang akan tergantung pada media yang
digunakan untuk menyimpan dokumen;
Dokumen elektronis yang disimpan pada media yang dapat dihapus,
harus menggunakan metode penghapusan yang aman sehingga data
tidak dapat di-copy maupun dicari kembali;
Dokumen elektronis yang disimpan pada media yang tidak dapat
dihapus, dapat dilakukan pemusnahan langsung;
Sistem akan mengelola informasi yang berkaitan dengan dokumen yang
telah dihancurkan;
Sistem mampu mengamankan dokumen yang telah dihancurkan dan tidak
dapat di-copy kembali;
Kendala-kendala tentang legalitas Arsip elektronik adalah karena terbatasnya
Peraturan Pemerintah dalam hal pemahaman yakni :
1. Peraturan Pemerintah ini tidak mengatur legalitas untuk arsip-arsip elektronik yang pada
proses awal penciptaannya menggunakan komputer.
2. Peraturan Pemerintah ini berlaku dan diterapkan bagi dokumen arsip yang ada dan
tercipta di lingkungan
Pengelolaan arsip secara manual ataupun elektronis sama-sama memiliki
penggunaan untuk mengelola
Dra. Sumartini. "Pengantar Kearsipan." 1.
Hasugian, M.Si, Drs.Jonner. "Pengantar Kearsipan." 2003: 6.
Lastiyani, Monika Nur.
http://www.bpadjogja.info/file/7be99f4a6453598511d7773b18b24439.pdf (accessed June
23, 2013).
Sukoco, Badri Munir. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga,
2007.
2.9 Problema Legalitas Arsip Elektronik
BAB III
PENUTUP
1. Kesimpulan
2. Saran
Daftar Pustaka
+1 Rekomendasikan ini di Google
Template Watermark. Diberdayakan oleh Blogger .
http://cicadaryanti.blogspot.com/https://www.blogger.com/share-post.g?blogID=9061865822028174359&postID=2654894973138255751&target=emailhttp://cicadaryanti.blogspot.com/2014/04/kata-pengantar-katayang-terucap-pertama.html#comment-formhttp://cicadaryanti.blogspot.com/2014/04/kata-pengantar-katayang-terucap-pertama.htmlhttp://cicadaryanti.blogspot.com/http://cicadaryanti.blogspot.com/feeds/posts/defaulthttps://www.blogger.com/share-post.g?blogID=9061865822028174359&postID=2654894973138255751&target=bloghttps://www.blogger.com/share-post.g?blogID=9061865822028174359&postID=2654894973138255751&target=twitterhttps://maps.google.com/maps?q=Jakarta,[email protected],106.84559899999999&z=10https://www.blogger.com/share-post.g?blogID=9061865822028174359&postID=2654894973138255751&target=facebookhttp://cicadaryanti.blogspot.com/https://www.blogger.com/share-post.g?blogID=9061865822028174359&postID=2654894973138255751&target=pinteresthttp://cicadaryanti.blogspot.com/https://www.blogger.com/https://plus.google.com/114431362232353130754http://cicadaryanti.blogspot.com/http://cicadaryanti.blogspot.com/search/label/mata%20kuliah%20kearsipanhttp://cicadaryanti.blogspot.com/
8/19/2019 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS.pdf
15/15
13/8/2015 ARSIP MANUAL DAN ARSIP ELEKTRONIS