ARŞİV VE DOKÜMANTASYON ARŞİV VE DOKÜMANTASYON İŞLEMLERİİŞLEMLERİ

3473 SAYILI KANUN3473 SAYILI KANUN

Kanun NumarasıKanun Numarası : 3473: 3473Kabul TarihiKabul Tarihi : 29.09.1988: 29.09.1988Yayımlandığı Resmi Gazete : Tarih: 04.10.1988Yayımlandığı Resmi Gazete : Tarih: 04.10.1988 Sayı: Sayı: 1994919949

Amaç ve KapsamAmaç ve KapsamBu kanunun amacı, genel ve katma bütçeli dairelerle, Bu kanunun amacı, genel ve katma bütçeli dairelerle, mahalli idareler, üniversiteler ve bunlara bağlı sabit ve mahalli idareler, üniversiteler ve bunlara bağlı sabit ve döner sermayeli kuruluşlar, kamu iktisadi teşebbüsleri, döner sermayeli kuruluşlar, kamu iktisadi teşebbüsleri, özel kanunlarla kurulan kamu bankaları ve teşekkülleri özel kanunlarla kurulan kamu bankaları ve teşekkülleri elinde bulunan ve arşivlerinde arşiv malzemesi ve arşivlik elinde bulunan ve arşivlerinde arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme niteliği taşımayan, muhafazasına lüzum malzeme niteliği taşımayan, muhafazasına lüzum görülmeyen, yok edilecek evrak ve her türlü malzemenin görülmeyen, yok edilecek evrak ve her türlü malzemenin ayıklama ve imha işlemlerine dair usul ve esasları ayıklama ve imha işlemlerine dair usul ve esasları düzenlemektir.düzenlemektir.

TariflerTarifler

Bu Kanunda geçen:Bu Kanunda geçen:

a)   Arşiv malzemesia)   Arşiv malzemesi: Türk Devlet ve Millet hayatını : Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl otuz yıl geçmigeçmiş veya ş veya üzerinden on beş yıl geçtikten sonra üzerinden on beş yıl geçtikten sonra kesin kesin sonuca bağlanmış olup, birinci maddede belirtilen sonuca bağlanmış olup, birinci maddede belirtilen kuruluşların işlemleri sonucunda teşekkül eden ve onlar kuruluşların işlemleri sonucunda teşekkül eden ve onlar tarafından muhafazası gereken, Türk Milletinin tarafından muhafazası gereken, Türk Milletinin geleceğini tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki ve teknik geleceğini tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ve devlet değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ve devlet hakları ile milletlerarası hakları belgelemeye, hakları ile milletlerarası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve münasebetler korumaya, bunlarla ilgili işlem ve münasebetler bakımından tarihi, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, bakımından tarihi, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, kültürel, biyografik, ve teknik ilmi, edebi, estetik, kültürel, biyografik, ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tespite herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tespite yarayan, ayrıca ait olduğu devrin ahlak, örf ve adetlerini yarayan, ayrıca ait olduğu devrin ahlak, örf ve adetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, plak, ses ve görüntü bandı, baskı ve fotoğraf, film, plak, ses ve görüntü bandı, baskı ve benzeri belgeleri ve malzemeyi,benzeri belgeleri ve malzemeyi,

b)  Arşivlik malzeme:b)  Arşivlik malzeme: Yukarıdaki bentte Yukarıdaki bentte

sayılan sayılan her türlü belge ve malzemeden her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla, son işlem tarihi vasfını kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüz bir yıl geçmemiş memuriyet üzerinden yüz bir yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları, devletin gerçek ve tüzel sicil dosyaları, devletin gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve kişilerle veya yabancı devlet ve milletlerarası kuruluşlarla akdettiği ikili ve milletlerarası kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı milletlerarası antlaşmalar,tapu çok taraflı milletlerarası antlaşmalar,tapu tahrir defterleri, tapu ve nüfus kayıtları, tahrir defterleri, tapu ve nüfus kayıtları, aynı özellikteki vakfiyelerden ait oldukları aynı özellikteki vakfiyelerden ait oldukları kamu kurum ve kuruluşları ile il, ilçe, köy ve kamu kurum ve kuruluşları ile il, ilçe, köy ve belediyelere ait sınır kağıtları gibi belgeleribelediyelere ait sınır kağıtları gibi belgeleri,,

• c)  Ayıklama:c)  Ayıklama: Arşiv malzemesi ile, Arşiv malzemesi ile, cari cari işlemleri devresinde bir değere sahip olduğu işlemleri devresinde bir değere sahip olduğu halde, hukuki kıymetini ve bir delil olma halde, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş, ileride kullanılmasına ve vasfını kaybetmiş, ileride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü her türlü malzemenin birbirinden ayırımı ile ileride malzemenin birbirinden ayırımı ile ileride arşiv malzemesi vasfını kazanacak olan arşiv malzemesi vasfını kazanacak olan arşivlik malzemenin tespiti işlemini,arşivlik malzemenin tespiti işlemini,

• d) İmha:d) İmha: İleride kullanılmasına ve İleride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen, arşiv muhafazasına lüzum görülmeyen, arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme dışında malzemesi veya arşivlik malzeme dışında kalan, hukuki kıymetini ve delil olma vasfını kalan, hukuki kıymetini ve delil olma vasfını kaybetmiş malzemenin ayrılarakkaybetmiş malzemenin ayrılarak, , yönetmelikte belirtilecek usul ve esaslara yönetmelikte belirtilecek usul ve esaslara göre imhası işlemini ; ifade eder.göre imhası işlemini ; ifade eder.

• Mükellefiyet:Mükellefiyet:

• Bu Kanun kapsamına giren ve elinde arşiv Bu Kanun kapsamına giren ve elinde arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme bulunduran malzemesi ve arşivlik malzeme bulunduran kurum ve kuruluşlar, ellerinde kurum ve kuruluşlar, ellerinde bulundurdukları arşiv malzemesi ile arşivlik bulundurdukları arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, asli düzenlerine göre unsurlardan korumak, asli düzenlerine göre tasnif edip saklamak, yönetmelikte tasnif edip saklamak, yönetmelikte belirtilecek bekletme ve saklama süreleri belirtilecek bekletme ve saklama süreleri sonunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne sonunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne teslim etmek ve muhafazasına lüzum teslim etmek ve muhafazasına lüzum kalmayan evrak ve malzemeyi yok etmekle kalmayan evrak ve malzemeyi yok etmekle mükelleftirler.mükelleftirler.

• Arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme temliki Arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme temliki tasarruflar amacıyla kullanılamaz, tahrip ve tasarruflar amacıyla kullanılamaz, tahrip ve tahrif edilemez ve yurt dışına çıkartılamaz.tahrif edilemez ve yurt dışına çıkartılamaz.

• Ayıklama Ve İmha Komisyonlarının Teşkili:Ayıklama Ve İmha Komisyonlarının Teşkili:

• Bu Kanun kapsamına giren kurum ve Bu Kanun kapsamına giren kurum ve kuruluşların kurum arşivlerinde yapılacak kuruluşların kurum arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, bünyelerinde ayıklama ve imha işlemleri için, bünyelerinde ayıklama ve imha komisyonları teşkil edilir.ayıklama ve imha komisyonları teşkil edilir.

• Müsadere Olunan Malzeme:Müsadere Olunan Malzeme:

• Bu Kanun kapsamına giren ve ilgili kanunlara Bu Kanun kapsamına giren ve ilgili kanunlara göre suçta kullanıldığı anlaşılarak, göre suçta kullanıldığı anlaşılarak, müsaderesine dair kararı kesinleşen müsaderesine dair kararı kesinleşen malzeme, derhal Devlet Arşivleri Genel malzeme, derhal Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne teslim edilir.Müdürlüğü’ne teslim edilir.

• Yönetmelik:Yönetmelik:

• Kamu kurum ve kuruluşları ile şahıslar elinde Kamu kurum ve kuruluşları ile şahıslar elinde bulunan arşiv malzemesi ve ileride arşiv bulunan arşiv malzemesi ve ileride arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin malzemesi haline gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesine, herhangi bir sebepten dolayı tespit edilmesine, herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramamasına, gerekli şartlar bunların kayba uğramamasına, gerekli şartlar altında korunmalarına ve milli menfaatlere uygun altında korunmalarına ve milli menfaatlere uygun olarak Devletin, gerçek ve tüzel kişilerin ve ilmin olarak Devletin, gerçek ve tüzel kişilerin ve ilmin hizmetinde değerlendirilmelerine, muhafazasına hizmetinde değerlendirilmelerine, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhası ile 4. maddeye göre kurulacak imhası ile 4. maddeye göre kurulacak komisyonlara dair usul ve esaslar Başbakanlıkça komisyonlara dair usul ve esaslar Başbakanlıkça çıkarılacak yönetmelikte gösterilir.çıkarılacak yönetmelikte gösterilir.

• Kaldırılan Hükümler:Kaldırılan Hükümler:

• 26.3.1956 tarihli ve 6696 sayılı Muhafazasına 26.3.1956 tarihli ve 6696 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Vesaikin İmha Edilmesi Lüzum Kalmayan Evrak ve Vesaikin İmha Edilmesi Hakkında Kanun hükümleri yürürlükten Hakkında Kanun hükümleri yürürlükten kaldırılmıştır.kaldırılmıştır.

Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında YönetmelikYönetmelik

AmaçAmaç

Bu Yönetmeliğin Bu Yönetmeliğin amacı, kamu kurum ve amacı, kamu kurum ve kuruluşları ile şahıslar elinde bulunan arşiv kuruluşları ile şahıslar elinde bulunan arşiv malzemesi ve ileride arşiv malzemesi hâline malzemesi ve ileride arşiv malzemesi hâline gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesini, gelecek arşivlik malzemenin tespit edilmesini, herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba herhangi bir sebepten dolayı bunların kayba uğramamasını, gerekli şartlar altında uğramamasını, gerekli şartlar altında korunmalarının temini ve millî menfaatlere korunmalarının temini ve millî menfaatlere uygun olarak Devletin, gerçek ve tüzel kişilerin uygun olarak Devletin, gerçek ve tüzel kişilerin ve ilmin hizmetinde değerlendirilmelerini, ve ilmin hizmetinde değerlendirilmelerini, muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasına dair usul ve esasları ayıklama ve imhasına dair usul ve esasları düzenlemektirdüzenlemektir..

• Koruma YükümlülüğüKoruma Yükümlülüğü

• Mükellefler, ellerinde bulundurdukları ve Mükellefler, ellerinde bulundurdukları ve Genel Müdürlüğe teslim etmedikleri arşiv Genel Müdürlüğe teslim etmedikleri arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, mevcut aslî düzenleri korumak, mevcut aslî düzenleri içerisinde tasnif edip saklamakla içerisinde tasnif edip saklamakla yükümlüdürler.yükümlüdürler.

• Mükellefler, arşiv malzemesi ile arşivlik Mükellefler, arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin korunması ile ilgili olarak;malzemenin korunması ile ilgili olarak;

• a) Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, a) Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toza ve her türlü hayvan ve haşaratın toza ve her türlü hayvan ve haşaratın tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin tahriplerine karşı gerekli tedbirlerin alınmasından,alınmasından,

• b) Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının b) Yangına karşı, yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimî çalışır yangın talimatı çerçevesinde daimî çalışır durumda bulundurulmasından,durumda bulundurulmasından,

• c) Arşivin her bölümünde uygun yerlerde c) Arşivin her bölümünde uygun yerlerde higrometre bulundurmak suretiyle, rutubetin higrometre bulundurmak suretiyle, rutubetin %50-60 arasında tutulmasından,%50-60 arasında tutulmasından,

• d) Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici d) Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya kimyevî maddelerin cihaz veya kimyevî maddelerin kullanılmasından,kullanılmasından,

• e) Yılda en az bir defa mikroorganizmalara e) Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesindendezenfekte edilmesinden

• f) Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir f) Işık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden,şekilde düzenlenmesinden,

• g) Isının mümkün olduğu kadar sabit (g) Isının mümkün olduğu kadar sabit (kâğıt kâğıt malzeme 12-15 derece arasındamalzeme 12-15 derece arasında) ) tutulmasından, sorumludurlar.tutulmasından, sorumludurlar.

• Birim ve Kurum ArşivleriBirim ve Kurum Arşivleri

• Mükellefler, belirli bir süre Mükellefler, belirli bir süre saklayacakları arşivlik malzeme için saklayacakları arşivlik malzeme için “Birim Arşivleri”, daha uzun bir süre “Birim Arşivleri”, daha uzun bir süre saklayacakları arşiv malzemesi veya saklayacakları arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme için “Kurum arşivlik malzeme için “Kurum Arşivleri”ni kurarlar.Arşivleri”ni kurarlar.

• Mükellefler elinde bulunan Mükellefler elinde bulunan arşivlik arşivlik malzeme birim arşivlerinde 1-5 yıl malzeme birim arşivlerinde 1-5 yıl süre ile; arşiv malzemesi ise, kurum süre ile; arşiv malzemesi ise, kurum arşivlerinde 10-14 yıl süre ile arşivlerinde 10-14 yıl süre ile saklanır.saklanır.

• Her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki Her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerince yıla ait arşivlik malzeme, birimlerince gözden geçirilir.gözden geçirilir. İşlemi tamamlananlar, İşlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayırıma tâbi tutulur.şeklinde bir ayırıma tâbi tutulur.

• Ayırım işlemlerini müteakip, arşive Ayırım işlemlerini müteakip, arşive devredilecek malzeme, ilgili birimlerde devredilecek malzeme, ilgili birimlerde işin ve malzemenin özelliklerine göre;işin ve malzemenin özelliklerine göre;

• a) Birimi,a) Birimi,

• b) İşlem yılı (teşekkül ettiği yıl),b) İşlem yılı (teşekkül ettiği yıl),

• c) Konu ve işlem itibariyle aidiyeti,c) Konu ve işlem itibariyle aidiyeti,

• d) Aidiyet içerisindeki tarih (Aidiyet içerisindeki d) Aidiyet içerisindeki tarih (Aidiyet içerisindeki kronolojik sıralama, küçük tarihten büyük tarihe doğru kronolojik sıralama, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Ekler için de, aynı usul uygulanır.) ve sıra yapılır. Ekler için de, aynı usul uygulanır.) ve sıra numarası,numarası,

• esas alınmak suretiyle hazırlanır.esas alınmak suretiyle hazırlanır.

• Ancak, istisnaî bir kaide olarak, sicil dosyaları, sicil Ancak, istisnaî bir kaide olarak, sicil dosyaları, sicil numarası (Kurum ve kuruluşlarda, kurum sicil numarası (Kurum ve kuruluşlarda, kurum sicil numarasına ilâveten, emekli sicil numarası da numarasına ilâveten, emekli sicil numarası da belirtilmelidir.) veya isim esas alınmak suretiyle belirtilmelidir.) veya isim esas alınmak suretiyle hazırlanır ve arşivde de buna göre bir yerleştirme hazırlanır ve arşivde de buna göre bir yerleştirme yapılır.yapılır.

• Ayrıca, kurum ve kuruluşların, verilen hizmet itibariyle, Ayrıca, kurum ve kuruluşların, verilen hizmet itibariyle, özellik arz eden arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme, özellik arz eden arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme, bu kuruluş ve birimlerin kendi arasında mutabakat bu kuruluş ve birimlerin kendi arasında mutabakat sağlanması ve dosya planı da dikkate alınarak, hizmetin sağlanması ve dosya planı da dikkate alınarak, hizmetin şekline ve malzemenin türüne göre geliştirilecek geçerli şekline ve malzemenin türüne göre geliştirilecek geçerli bir sistem içerisinde -alfabetik, nümerik, kronolojik, bir sistem içerisinde -alfabetik, nümerik, kronolojik, tematik, coğrafi ve benzeri- hazırlanır ve arşiv tematik, coğrafi ve benzeri- hazırlanır ve arşiv yerleştirmesi yapılır.yerleştirmesi yapılır.

• İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan kamu evrakının bulunduğu derecesi taşıyan kamu evrakının bulunduğu dosya gömleğinin, sağ üst köşesine kırmızı dosya gömleğinin, sağ üst köşesine kırmızı ıstampa mürekkebi ile “Gizli” damgası ıstampa mürekkebi ile “Gizli” damgası vurulur. Gizlilik dereceli malzeme, arşivde vurulur. Gizlilik dereceli malzeme, arşivde tasnif ve yerleştirme sırasında normal tasnif ve yerleştirme sırasında normal malzeme gibi işleme tâbi tutulur.malzeme gibi işleme tâbi tutulur.

• Gizlilik dereceli kamu evrakı, ait olduğu Gizlilik dereceli kamu evrakı, ait olduğu dairesinde gizliliği kaldırılmadıkça, bu dairesinde gizliliği kaldırılmadıkça, bu hüviyetini muhafaza eder.hüviyetini muhafaza eder.

• Gizliliği kaldırılan malzemeye, “Gizliliği Gizliliği kaldırılan malzemeye, “Gizliliği Kaldırıldı” damgası vurularak, gizlilik damgası Kaldırıldı” damgası vurularak, gizlilik damgası iptal edilir.iptal edilir.

• Uygunluk KontrolüUygunluk Kontrolü

• Ayırım sonucu, işlemi tamamlanmış ve birim Ayırım sonucu, işlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilecek malzeme, uygunluk arşivine devredilecek malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde;kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde;

• a) Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı a) Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı itibariyle, aidiyetine göre kaydına mahsus itibariyle, aidiyetine göre kaydına mahsus “Kayıt Defteri” veya “Föyleri” gözden “Kayıt Defteri” veya “Föyleri” gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama, tekerrür geçirilerek, sıra numaralarında atlama, tekerrür veya eksiklik olup olmadığına,veya eksiklik olup olmadığına,

• b) Bir aidiyet içerisinde, aynı mahiyette birden b) Bir aidiyet içerisinde, aynı mahiyette birden fazla malzeme birimi varsa, kayıt defteri veya fazla malzeme birimi varsa, kayıt defteri veya föylerdeki kayıtların düzeltilmek suretiyle föylerdeki kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilip birleştirilmediğine,birleştirilip birleştirilmediğine,

• c) Dosya içerisinde bulunan evrakın, gerektiği c) Dosya içerisinde bulunan evrakın, gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına,biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına,

• d) Klâsörler veya dosyalar üzerine, devirden d) Klâsörler veya dosyalar üzerine, devirden önce klasör ve dosyalara verilmiş numaraların, önce klasör ve dosyalara verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,yazılmadığına,

• e) Ciltli olarak saklanması düşünülmüş e) Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların, ciltlenip ciltlenmediğine,olanların, ciltlenip ciltlenmediğine,

• f) Zarflanması gerekenlerin, zarflanıp f) Zarflanması gerekenlerin, zarflanıp zarflanmadığına,zarflanmadığına,

• g) Defterlerle, ciltlenmiş veya zarflanmış g) Defterlerle, ciltlenmiş veya zarflanmış olanların üzerine, devirden önce verilmiş olanların üzerine, devirden önce verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,yılının yazılıp yazılmadığına,

• h) İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt h) İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterlerinin veya bu maksatla kullanılan föy defterlerinin veya bu maksatla kullanılan föy ciltlerinin kapaklarının etiketlenip ciltlerinin kapaklarının etiketlenip etiketlenmediğine,etiketlenmediğine,

• ı) Sayfaların ve eklerinin yırtık, kopuk veya eksik ı) Sayfaların ve eklerinin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına, bakılır, eksikler varsa olup olmadığına, bakılır, eksikler varsa tamamlanır.tamamlanır.

• Uygunluk kontrolü, ilgili birim personeli ile birim Uygunluk kontrolü, ilgili birim personeli ile birim arşivi yetkili personelince müştereken yapılır.arşivi yetkili personelince müştereken yapılır.

• Malzemenin Birim Arşivinde Saklanma Malzemenin Birim Arşivinde Saklanma SüresiSüresi

• Mükellefler elinde bulunan Mükellefler elinde bulunan arşivlik arşivlik malzemenin, birim arşivlerinde bekletilme malzemenin, birim arşivlerinde bekletilme ve saklanma süreleri 1-5 yıldır.ve saklanma süreleri 1-5 yıldır.

• Birim Arşivinden YararlanmaBirim Arşivinden Yararlanma

• Birimlerce, gerektiğinde, görülmek veya Birimlerce, gerektiğinde, görülmek veya incelenmek üzere, ancak dışarıya incelenmek üzere, ancak dışarıya çıkarılmamak kaydıyla, birim arşivinden çıkarılmamak kaydıyla, birim arşivinden dosya alınabilir.dosya alınabilir.

• Birim arşivinden alınan dosya inceleme Birim arşivinden alınan dosya inceleme sonunda geri verilir.sonunda geri verilir.

• Birim Arşivinde Ayıklama ve İmhaBirim Arşivinde Ayıklama ve İmha

• Birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi Birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılmazyapılmaz. . Ayıklama ve imha işlemleri kurum Ayıklama ve imha işlemleri kurum arşivinde yapılırarşivinde yapılır. .

• Kurum Arşivine DevretmeKurum Arşivine Devretme

• Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan Birim arşivinde saklanma süresini tamamlayan arşivlik malzeme, kayıt defterleri veya föyler arşivlik malzeme, kayıt defterleri veya föyler ile kurum arşivine devredilir.ile kurum arşivine devredilir.

• DamgalamaDamgalama

• Ayıklama ve imha işlemini müteakip, kurum Ayıklama ve imha işlemini müteakip, kurum arşivine devredilen malzeme, siyah ıstampa arşivine devredilen malzeme, siyah ıstampa mürekkebi ve lastik damga kullanılmak mürekkebi ve lastik damga kullanılmak kaydıyla “Kurum Arşivi” damgası ile kaydıyla “Kurum Arşivi” damgası ile damgalanır. Damga, evrakların, ön yüz sol üst damgalanır. Damga, evrakların, ön yüz sol üst köşesine, defterlerin ise, iç kapağının ön yüz köşesine, defterlerin ise, iç kapağının ön yüz sol üst köşesine ve defterlerdeki belgelerin sol üst köşesine ve defterlerdeki belgelerin aynı şekilde sol üst köşesine basılır. Bunlar aynı şekilde sol üst köşesine basılır. Bunlar dışında kalan diğer tür arşiv malzemesine ise, dışında kalan diğer tür arşiv malzemesine ise, yapıştırıcı etiket üzerine basılmış damga tatbik yapıştırıcı etiket üzerine basılmış damga tatbik edilir.edilir.

•   • İmha İşlemine Tabi Tutulmayacak Malzemeİmha İşlemine Tabi Tutulmayacak Malzeme

• Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla tayin olunanlar ile herhangi bir mevzuatla tayin olunanlar ile herhangi bir davaya konu olan malzeme, 31 inci maddede davaya konu olan malzeme, 31 inci maddede sayılan malzeme içerisinde yer almış dahi sayılan malzeme içerisinde yer almış dahi olsalar, malzemede belirtilen süre ve olsalar, malzemede belirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içerisinde mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içerisinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar.ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar.

• İmha Edilecek Malzemeİmha Edilecek Malzeme

• 1) Şekli ne olursa olsun, her çeşit tekit yazıları,1) Şekli ne olursa olsun, her çeşit tekit yazıları,

• 2) Elle, daktilo ile veya bir başka teknikle 2) Elle, daktilo ile veya bir başka teknikle yazılmış her çeşit müsveddeler,yazılmış her çeşit müsveddeler,

• 3) Resmî veya özel her çeşit zarflar (Tarihî 3) Resmî veya özel her çeşit zarflar (Tarihî değeri olanlar hariç),değeri olanlar hariç),

• 4) Adlî ve idari yargı organları ile PTT ve diğer 4) Adlî ve idari yargı organları ile PTT ve diğer resmî kuruluşlardan gelen ve genellikle bir resmî kuruluşlardan gelen ve genellikle bir ihbar mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve ihbar mahiyetinde bulunan alındı, tebliğ ve benzeri her çeşit kağıtlar, PTT'ye zimmet benzeri her çeşit kağıtlar, PTT'ye zimmet karşılığında verilen evrakın (koli, tel, adî ve karşılığında verilen evrakın (koli, tel, adî ve taahhütlü zarf ve benzeri) kayıt edildiği taahhütlü zarf ve benzeri) kayıt edildiği zimmet defterleri ve havale fişleri,zimmet defterleri ve havale fişleri,

• 5) Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin 5) Bilgi toplamak amacıyla yapılan ve kesin sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar sonucu alınan yazışmalardan geriye kalanlar (anket soru kâğıtları, istatistik formları, çeşitli (anket soru kâğıtları, istatistik formları, çeşitli cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve cetvel ve listeler, bunlara ait yazışmalar ve benzeri gibi hazırlık dokümanları),benzeri gibi hazırlık dokümanları),

• 6) Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her 6) Aynı konuda bir defa yazılan yazıların her çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri,çeşit kopyaları ve çoğaltılmış örnekleri,

• 7) Esasa taalluk etmeyip, sadece daha önce 7) Esasa taalluk etmeyip, sadece daha önce belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her belirlenmiş bir sonucun alınmasına yarayan her türlü ara yazışmalar,türlü ara yazışmalar,

• 8) Bir örneği takip veya saklanılmak üzere, ilgili 8) Bir örneği takip veya saklanılmak üzere, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşlara verilmiş her ünite, daire, kurum ve kuruluşlara verilmiş her çeşit rapor ve benzerlerinin fazla kopyaları,çeşit rapor ve benzerlerinin fazla kopyaları,

• 9) Ünite, daire, kurum ve kuruluşlar arasında 9) Ünite, daire, kurum ve kuruluşlar arasında yapılan yazışmalardan, ilgili ünite, daire, kurum yapılan yazışmalardan, ilgili ünite, daire, kurum ve kuruluşta bulunan asılları dışındakilerin ve kuruluşta bulunan asılları dışındakilerin tamamı,tamamı,

• 10) Bir ünite, daire, kurum ve kuruluş 10) Bir ünite, daire, kurum ve kuruluş tarafından yazılan ve diğer ünite, daire, kurum tarafından yazılan ve diğer ünite, daire, kurum ve kuruluşlara sadece bilgi maksadı ile ve kuruluşlara sadece bilgi maksadı ile gönderilen tamim, genelge ve benzerlerinin gönderilen tamim, genelge ve benzerlerinin fazla kopyaları, aslı ilgili ünite, daire ve fazla kopyaları, aslı ilgili ünite, daire ve kuruluşlarda bulunan raporlar ile ilgili kuruluşlarda bulunan raporlar ile ilgili mütalâaların, diğer ünite ve kuruluşlarda mütalâaların, diğer ünite ve kuruluşlarda bulunan kopya ve benzerleri,bulunan kopya ve benzerleri,

• 11) Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, 11) Dış kuruluşlardan bilgi için gelen rapor, bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı bülten, sirküler, broşür, kitap ve benzeri basılı evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından evrak ve malzeme ile her türlü süreli yayından ve basılı olmayan malzemeden, kütüphane ve ve basılı olmayan malzemeden, kütüphane ve dokümantasyon ünitelerine mal edilenler dokümantasyon ünitelerine mal edilenler dışında kalanlar, kullanılmasına ve dışında kalanlar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür, muhafazasına lüzum görülmeyen kitap, broşür, sirküler, form ve benzerleri ile mevzuat veya sirküler, form ve benzerleri ile mevzuat veya form değişikliği sebebiyle kullanılmayan basılı form değişikliği sebebiyle kullanılmayan basılı evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler evrak ve defterlerden elde tutulacak örnekler dışındakilerin tamamı,dışındakilerin tamamı,

• 12) Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile 12) Demirbaş, mefruşat ve benzeri talepler ile ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucu ilgili olarak yapılan yazışmalardan sonucu alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların alınan ve işlemi tamamlanmış yazışmaların fazla kopyaları,fazla kopyaları,

• 13) İşlemi tamamlanmış bütçe teklif 13) İşlemi tamamlanmış bütçe teklif yazılarının fazla kopyaları,yazılarının fazla kopyaları,

• 14) Çalışma raporlarının fazla kopyaları,14) Çalışma raporlarının fazla kopyaları,

• 15) Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili 15) Yanlış havale ve sevk sebebiyle, ilgili evrak için yapılan her türlü yazışmalar,evrak için yapılan her türlü yazışmalar,

• 16) Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı, belli bir 16) Kanun, tüzük ve yönetmelik icabı, belli bir süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir, süre sonra imhası gereken şifre, gizli emir, yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine yazı ve benzerleri, ilgili mevzuat hükümlerine göre belli saklanma sürelerini doldurmuş göre belli saklanma sürelerini doldurmuş bulunan yazışmalar,bulunan yazışmalar,

• 17) İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan 17) İsimsiz, imzasız ve adresi bulunmayan dilekçe, ihbar ve şikâyetler,dilekçe, ihbar ve şikâyetler,

• 18) Bilgi için gönderilmiş yazılar, müteferrik 18) Bilgi için gönderilmiş yazılar, müteferrik işler meydanında, kesin bir sonuç doğurmayan işler meydanında, kesin bir sonuç doğurmayan her türlü yazışmalar,her türlü yazışmalar,

• 19) Personel devam defter ve çizelgeleri, izin 19) Personel devam defter ve çizelgeleri, izin onayları, izin dönüşü bilgi verme yazıları, onayları, izin dönüşü bilgi verme yazıları, hasta sevk formları,hasta sevk formları,

• 20) İmtihan duyuruları, başvurular, imtihan 20) İmtihan duyuruları, başvurular, imtihan tutanakları, imtihan yazılı kâğıtları, imtihan tutanakları, imtihan yazılı kâğıtları, imtihan sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri,sonuç yazıları ve duyuru cetvelleri,

• 21) Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme 21) Görev talepleri ve cevap yazıları, işleme konmamış (hıfzedilmiş) başvurular ve yazılar,konmamış (hıfzedilmiş) başvurular ve yazılar,

• 22) Daireler arası müteferrik yazışmalar, 22) Daireler arası müteferrik yazışmalar, vatandaşlarla olan müteferrik yazışmalar,vatandaşlarla olan müteferrik yazışmalar,

• 23) Vatandaşlardan gelen istek, teklif, 23) Vatandaşlardan gelen istek, teklif, teşekkür yazıları ve cevapları,teşekkür yazıları ve cevapları,

• 24) Davetiyeler, bayram tebrikleri ve 24) Davetiyeler, bayram tebrikleri ve benzerleri,benzerleri,

• 25) İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden 25) İstifade edilmesi, onarılması ve yeniden yerine konması mümkün olmayan evrak ve yerine konması mümkün olmayan evrak ve benzerleri,benzerleri,

• 26) Her türlü cari işlemlerde aktüalitesini 26) Her türlü cari işlemlerde aktüalitesini kaybetmiş olup, değersiz oldukları takdir kaybetmiş olup, değersiz oldukları takdir edilenler ile,edilenler ile,

• 27) Yukarıda, genel tarifler içerisinde sayılanlar 27) Yukarıda, genel tarifler içerisinde sayılanlar dışında kalıp da, bürokratik gelişmeler dışında kalıp da, bürokratik gelişmeler sonucunda, zamanla kendiliğinden teşekkül eden sonucunda, zamanla kendiliğinden teşekkül eden evrak ve vesaik ile benzerlerinden delil olma evrak ve vesaik ile benzerlerinden delil olma vasfı taşımayan, hukuki ve ilmi kıymeti vasfı taşımayan, hukuki ve ilmi kıymeti bulunmayan, muhafazasına lüzum bulunmayan, muhafazasına lüzum görülmeyenlerin,görülmeyenlerin,

• İmhasına mükellefler bünyesinde kurulacak İmhasına mükellefler bünyesinde kurulacak “Ayıklama ve İmha Komisyonları”nca karar “Ayıklama ve İmha Komisyonları”nca karar verilir verilir

Elektronik Arşivleme

Kurum içerisinde, elektronik kurumsal hafızayı tesis ederek bu yapıyı bütün birimlerin ve çalışanların paylaşımına ve kullanımına sunmayı sağlar.

Böylece;• Kurum geçmişinin kullanıma sunulması için ortam oluşturulması • Zamanında ve doğru bilgi sayesinde etkisiz kararların önlenmesi • Varolan risk ve sorunların ortadan kaldırılması :

Fiziksel Tehlikeler Yangın ve yangını ortadan kaldıran sistemlerin devreye

girmesi Hava Yaşlanma, tekrarlı kullanım Kaybolan dosyalar (sürekli veya geçici kayıplar) Yedeğin olmaması

mümkün olmaktadır.

Kurum evraklarının, istenilen kriterlere göre erişiminin sağlanması, evrakın içinde geçen herhangi bir kelimeye göre evraka erişilebilmesi, tüm bu aramaları birlikte yaparak, istenilen dokümana milyonlarca sayfa içerisinden erişilebilmesi sağlanmaktadır.

Kurumların güvenlik politikaları, evrakların elektronik ortama aktarılması ile birlikte elektronik ortamda da sağlanması gereken bir konudur. Güvenliğin istenildiği şekilde oluşturulabilmesi için, kurumun organizasyon yapısının doğru bir şekilde sisteme aktarılabilmesi ve yetki modellerinin bu sistem üzerinde uyarlanabilmesi gerekmektedir. 

Anahtar Sözcükler

Elektronik Belge YönetimiSistem ModellemesiÜniversitelerde Elektronik Belge Yönetimie-Devlet

Süreç Yönetimi

Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi

(BEYAS Modeli)

Üniversitelerde Elektronik Belge Yönetimi ve Arşivleme Sistemine

Geçiş Süreci Modellemesi

(e-BEYAS-M)