11

ARŞİV DAİRE ARŞİV DAİRE

BAŞKANLIĞIBAŞKANLIĞI

20112011

22

ARŞİVLİK MALZEMELERİN ARŞİV DAİRE ARŞİVLİK MALZEMELERİN ARŞİV DAİRE BAŞKANLIĞI’NA TESLİMİ ESNASINDA BAŞKANLIĞI’NA TESLİMİ ESNASINDA

KARŞILAŞILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜMLERİKARŞILAŞILAN SORUNLAR VE ÇÖZÜMLERİ

Bilindiği üzere, Bakanlık Makamının emirleri Bilindiği üzere, Bakanlık Makamının emirleri

doğrultusunda süresiz olarak saklanması doğrultusunda süresiz olarak saklanması gereken arşivlik malzemelerin devir teslimine gereken arşivlik malzemelerin devir teslimine ilişkin çalışmalara 25.12.2009 tarihinde plaka ilişkin çalışmalara 25.12.2009 tarihinde plaka esasına göre başlanmış olup, Nisan 2011 esasına göre başlanmış olup, Nisan 2011 itibariyle 47 plakalı ilimiz olan Mardin’e ait itibariyle 47 plakalı ilimiz olan Mardin’e ait arşivlik malzemeler teslim alınmıştır.arşivlik malzemeler teslim alınmıştır.

33

Devir teslim sırasında listelerin hatalı, Devir teslim sırasında listelerin hatalı, paketlerin de düzensiz hazırlanmasından paketlerin de düzensiz hazırlanmasından dolayı bazı sıkıntılar yaşanmaktadır. Bu tür dolayı bazı sıkıntılar yaşanmaktadır. Bu tür sıkıntıların yaşanmaması ve işlemlerin kolay sıkıntıların yaşanmaması ve işlemlerin kolay yürümesi için aşağıdaki hususlara dikkat yürümesi için aşağıdaki hususlara dikkat edilmesi gerekmektedir.edilmesi gerekmektedir.

44

1-Devir Teslim listeleri kaç adet hazırlanacak.1-Devir Teslim listeleri kaç adet hazırlanacak.

Listeler ( Ek- 1, Ek- 2 ve Ek-3 ) şeklinde dizayn Listeler ( Ek- 1, Ek- 2 ve Ek-3 ) şeklinde dizayn edilmiş olup,eski nüfus aile kütükleri edilmiş olup,eski nüfus aile kütükleri Osmanlıca / Türkçe, atik defterler, sicil Osmanlıca / Türkçe, atik defterler, sicil defterleri, müsvedde defterleri, yersel yazım defterleri, müsvedde defterleri, yersel yazım defterleri, vukuat defterleri ve dayanak defterleri, vukuat defterleri ve dayanak belgeleri için ayrı ayrı ve 4’ er nüsha vebelgeleri için ayrı ayrı ve 4’ er nüsha ve

( Ek-4 ) ise 2 nüsha olarak düzenlenecektir. ( Ek-4 ) ise 2 nüsha olarak düzenlenecektir.

55

2- Devir- Teslim listeleri hazırlanırken nelere 2- Devir- Teslim listeleri hazırlanırken nelere dikkat edilecek.dikkat edilecek.

İlçenin arşivlik malzemesi türlerine göre tasnif İlçenin arşivlik malzemesi türlerine göre tasnif edilerek yazılması gereken listeye cilt veya edilerek yazılması gereken listeye cilt veya vukuat numaraları küçükten büyüğe doğru vukuat numaraları küçükten büyüğe doğru yazılacak ve her sayfa için zincirleme sıra yazılacak ve her sayfa için zincirleme sıra numaraları verilecektir.numaraları verilecektir.

En son sayfanın sonundaki sıra numarası En son sayfanın sonundaki sıra numarası listelere yazılmış olan arşivlik malzemenin listelere yazılmış olan arşivlik malzemenin toplam miktarını göstermiş olmalıdır. toplam miktarını göstermiş olmalıdır.

66

• Bir cilt içerisinde birden fazla idari birimin Bir cilt içerisinde birden fazla idari birimin bulunması halinde o kütüğe ait sütunlara cilt bulunması halinde o kütüğe ait sütunlara cilt numarası bir kez yazıldıktan sonra karşısına numarası bir kez yazıldıktan sonra karşısına ise cilt içinde bulunan bütün idari birim adları ise cilt içinde bulunan bütün idari birim adları ( eski / yeni ) mutlaka yazılacaktır. ( eski / yeni ) mutlaka yazılacaktır.

• Her cilt numarası için bir tek sıra numarası ve Her cilt numarası için bir tek sıra numarası ve birtek satır aralığı ayrılarak, birden fazla mahalle birtek satır aralığı ayrılarak, birden fazla mahalle ve köy olması durumunda satır aralığı ve köy olması durumunda satır aralığı genişletilerek bütün köy veya mahalle adları alt genişletilerek bütün köy veya mahalle adları alt alta yazılacak.alta yazılacak.

77

Örneğin: a,b,c,d ve e idari birimleri olsun ve cilt Örneğin: a,b,c,d ve e idari birimleri olsun ve cilt numarası 4 olan, 3 adet defteri olsun, birinci defterde numarası 4 olan, 3 adet defteri olsun, birinci defterde (a ve b) ; ikinci defterde (c ve d) ; üçüncü defterde ise (a ve b) ; ikinci defterde (c ve d) ; üçüncü defterde ise (e) idari birimleri olsun.(e) idari birimleri olsun.

Birinci satırın,ikinci satırın ve üçüncü satırın cilt no Birinci satırın,ikinci satırın ve üçüncü satırın cilt no bölümüne cilt numarası olan 4 yazılacak, (Çünkü üç bölümüne cilt numarası olan 4 yazılacak, (Çünkü üç adet defter var) mahalle ve köy bölümüne yukarıdan adet defter var) mahalle ve köy bölümüne yukarıdan aşağıya doğru sırasıyla ilk satıra (a ve b);ikinci satıra (c aşağıya doğru sırasıyla ilk satıra (a ve b);ikinci satıra (c ve d) ; üçüncü satıra ise ( e ) idari birimlerinin adları ve d) ; üçüncü satıra ise ( e ) idari birimlerinin adları yazılacaktır.yazılacaktır.

Burada esas olan aynı cilt numarasını taşısa bile defter Burada esas olan aynı cilt numarasını taşısa bile defter adedini ve bu defterlerde kayıtlı olan idari birim adedini ve bu defterlerde kayıtlı olan idari birim adlarının tespitidir.adlarının tespitidir.

88

Her sayfanın sonunda ilçe müdürünün parafı ve Her sayfanın sonunda ilçe müdürünün parafı ve mühürü mutlaka bulunacak.mühürü mutlaka bulunacak.

Listelere her ilçe tarafından mutlaka giden evraktan Listelere her ilçe tarafından mutlaka giden evraktan tarih ve sayı verecek.tarih ve sayı verecek.

Listeler tamamlandıktan sonra Ek-4 adındaki icmal Listeler tamamlandıktan sonra Ek-4 adındaki icmal düzenlenirken Ek-1, Ek-2, ve Ek-3’le karşılaştırılarak düzenlenirken Ek-1, Ek-2, ve Ek-3’le karşılaştırılarak toplamlarının aynı olması sağlanacak.toplamlarının aynı olması sağlanacak.

Hazırlanan listeler ayrıca elektronik ortama da Hazırlanan listeler ayrıca elektronik ortama da aktarılarak Devir – Teslim esnasında merkezde aktarılarak Devir – Teslim esnasında merkezde bilgisayara yüklenmesi sağlanacak.bilgisayara yüklenmesi sağlanacak.

99

3- Paketler nasıl hazırlanacak.3- Paketler nasıl hazırlanacak.

Talimatta belirtilen sayıda,kaldırılabilir durumda Talimatta belirtilen sayıda,kaldırılabilir durumda olacak şekilde ve talimatta belirtilen esaslar olacak şekilde ve talimatta belirtilen esaslar doğrultusunda hazırlanacak. doğrultusunda hazırlanacak.

Paketlerin üzerine İl - İlçe adı ile malzemenin cinsi, Paketlerin üzerine İl - İlçe adı ile malzemenin cinsi, cilt veya yıl numarası mutlaka yazılacak.cilt veya yıl numarası mutlaka yazılacak.

Devir- Teslim listesindeki sıra numarasına göre Devir- Teslim listesindeki sıra numarasına göre paketleme yapılacak ve aynı sıra numarası paketin paketleme yapılacak ve aynı sıra numarası paketin üzerine yazılacak.üzerine yazılacak.

1010

4- 4- Teslim nasıl yapılacak.Teslim nasıl yapılacak.

Arşivlik malzeme, ilçelerin tamamını kapsayacak Arşivlik malzeme, ilçelerin tamamını kapsayacak şekilde il bazında toplanarak teslim edilmek üzere şekilde il bazında toplanarak teslim edilmek üzere Valilikçe temin edilecek araç ile gönderilecek.Valilikçe temin edilecek araç ile gönderilecek.

Her ilçeden tecrübeli bir personel, bunun mümkün Her ilçeden tecrübeli bir personel, bunun mümkün olmaması halinde, ilçe nüfus müdürü görevlendirilerek, olmaması halinde, ilçe nüfus müdürü görevlendirilerek, Devir – Teslim yapılacaktır. Hizmetli kadrosunda Devir – Teslim yapılacaktır. Hizmetli kadrosunda bulunan kişiye devir-teslim işlemi yaptırılmayacaktır.bulunan kişiye devir-teslim işlemi yaptırılmayacaktır.

Görevlendirilen personel isimleri, araç plakaları ile Görevlendirilen personel isimleri, araç plakaları ile yola çıkış tarihi teslim tarihinden en az bir hafta önce il yola çıkış tarihi teslim tarihinden en az bir hafta önce il müdürlüğünce (0312 )397 71 08 no’ lu Başkanlığımız müdürlüğünce (0312 )397 71 08 no’ lu Başkanlığımız faksına bildirilecektir.faksına bildirilecektir.

1111

5- 1974 Öncesi özel kütükler ilgili çalışmalar nasıl yapılacak.5- 1974 Öncesi özel kütükler ilgili çalışmalar nasıl yapılacak.

Yıpranmış klasörler değiştirilecek ancak,sıralamada ve klasör Yıpranmış klasörler değiştirilecek ancak,sıralamada ve klasör içindeki belge adedinde değişikliğe gidilmeyecek. evlenme ve içindeki belge adedinde değişikliğe gidilmeyecek. evlenme ve boşanma nedeniyle ayrıca nakilden de numara alınması boşanma nedeniyle ayrıca nakilden de numara alınması durumunda, nakil dosyalarında bu nedenle atlanan numaralar durumunda, nakil dosyalarında bu nedenle atlanan numaralar tespit edilerek hazırlanacak liste klasörün üst kapağının iç kısmına tespit edilerek hazırlanacak liste klasörün üst kapağının iç kısmına yapıştırılacak. yapıştırılacak.

Ayrıca birçok ilçemizden yapılan yazışmaların hala Mikrofilm ve Ayrıca birçok ilçemizden yapılan yazışmaların hala Mikrofilm ve Arşiv Şube Müdürlüğüne hitaben yazıldığı görülmektedir. Arşiv Arşiv Şube Müdürlüğüne hitaben yazıldığı görülmektedir. Arşiv Daire Başkanlığımıza bağlı olarak1-Özel Kütükler Şube Daire Başkanlığımıza bağlı olarak1-Özel Kütükler Şube Müdürlüğü , 2-Aile Kütükleri Şube Müdürlüğü ve Dosya Şube Müdürlüğü , 2-Aile Kütükleri Şube Müdürlüğü ve Dosya Şube müdürlükleri bulunmaktadır.müdürlükleri bulunmaktadır.

Yukarıdaki hususlara dikkat edilmesi halinde devir – teslim Yukarıdaki hususlara dikkat edilmesi halinde devir – teslim

işlemlerinin daha düzgün bir şekilde gerçekleşmesi mümkün işlemlerinin daha düzgün bir şekilde gerçekleşmesi mümkün olacaktır. olacaktır.

Arşiv Daire Başkanlığına Teslim Edilen Arşivlik Arşiv Daire Başkanlığına Teslim Edilen Arşivlik Malzemelerin Tesliminde Görülen AksaklıklarMalzemelerin Tesliminde Görülen Aksaklıklar

11- Türkçe yazılı defter listelerine ilişkin Ek-1’ ler genelde gelmiyor,- Türkçe yazılı defter listelerine ilişkin Ek-1’ ler genelde gelmiyor,

22- Kütük içerisinde bulunan bütün köyler yazılmıyor,- Kütük içerisinde bulunan bütün köyler yazılmıyor,

33- Kütük üzerinde olmasına rağmen cilt no’ları listeye yazılmıyor, - Kütük üzerinde olmasına rağmen cilt no’ları listeye yazılmıyor,

44-Her cilt de bir sıra no’su verilmesi gerekirken her köye bir sıra no’su veriliyor,-Her cilt de bir sıra no’su verilmesi gerekirken her köye bir sıra no’su veriliyor,

5-5- Osmanlıca, Atik ve Türkçe yazılı defterler karışık tutuluyor, aynı listeye Osmanlıca, Atik ve Türkçe yazılı defterler karışık tutuluyor, aynı listeye yazılıyor,yazılıyor,

66- İlçe nüfus Müdürleri Konu hakkında gereken hassasiyeti göstermiyor,- İlçe nüfus Müdürleri Konu hakkında gereken hassasiyeti göstermiyor,

77- Arşivlik malzemeye ilişkin arşiv çalışması yapan, paketi ve listeyi hazırlayan - Arşivlik malzemeye ilişkin arşiv çalışması yapan, paketi ve listeyi hazırlayan kişi yerine konu hakkında bilgi sahibi olmayan aynı ve ayrı ilçe personeli kişi yerine konu hakkında bilgi sahibi olmayan aynı ve ayrı ilçe personeli gönderiliyorgönderiliyor..

1212

88-1974 – 1987 yıllarına ait Özel Kütükler için düzenlenen Ek-3 -1974 – 1987 yıllarına ait Özel Kütükler için düzenlenen Ek-3 formlarında yıllar itibari ile sıralama yapılmadığı ve vukuat formlarında yıllar itibari ile sıralama yapılmadığı ve vukuat türlerinin sıralamaları farklı yapıldığı gibi bir vukuatın türlerinin sıralamaları farklı yapıldığı gibi bir vukuatın bitiminden itibaren hemen diğerinin devam etmesi gerektiği bitiminden itibaren hemen diğerinin devam etmesi gerektiği halde bununda yapılmadığı, (Doğum, Evlenme, Boşanma, halde bununda yapılmadığı, (Doğum, Evlenme, Boşanma, Tashih, Nakil, Yeniden kayıt ve Ölüm )Tashih, Nakil, Yeniden kayıt ve Ölüm )

99- Vukuat defterlerine ilişkin düzenlenen Ek-2 formlarda da - Vukuat defterlerine ilişkin düzenlenen Ek-2 formlarda da vukuatlara göre devamının sağlanmadığı ve yıllarının da vukuatlara göre devamının sağlanmadığı ve yıllarının da küçükten büyüğü doğru düzenlenmediği, küçükten büyüğü doğru düzenlenmediği,

1010- Sicil defterleri, Müsvedde defterleri ve yersel yazım - Sicil defterleri, Müsvedde defterleri ve yersel yazım defterleri aile kütüklerinden ayrı olarak Ek-1 formları defterleri aile kütüklerinden ayrı olarak Ek-1 formları düzenlenecektir.düzenlenecektir.

1313

1111- Ayrıca; Ek-1,2,3…. gibi listeler düzenlenirken - Ayrıca; Ek-1,2,3…. gibi listeler düzenlenirken buna ilişkin 01.10.2009 gün ve 10979 sayılı buna ilişkin 01.10.2009 gün ve 10979 sayılı talimatımızın 5. maddesinde belirtildiği şekilde talimatımızın 5. maddesinde belirtildiği şekilde tasdik ve onay işlemi yapılacaktır. tasdik ve onay işlemi yapılacaktır.

Ancak, birden fazla sayfa düzenlendiğinde her Ancak, birden fazla sayfa düzenlendiğinde her sayfanın başlık kısmında yer alması gereken tanıtıcı sayfanın başlık kısmında yer alması gereken tanıtıcı bilgiler yer almak kaydıyla,her sayfanın alt kısmında bilgiler yer almak kaydıyla,her sayfanın alt kısmında mühür, imza ve kaşe vurulacak kadar boşluk mühür, imza ve kaşe vurulacak kadar boşluk bırakılmak suretiyle, ilçe nüfus müdürü tarafından bırakılmak suretiyle, ilçe nüfus müdürü tarafından imza, mühür ve kaşe işlemi gerçekleştirilecektir.imza, mühür ve kaşe işlemi gerçekleştirilecektir.

En son sayfaya ise örnek formlarda yer aldığı En son sayfaya ise örnek formlarda yer aldığı şekliyle onay bölüm açılarak mülki amir tarafından şekliyle onay bölüm açılarak mülki amir tarafından da imzalanacaktır. da imzalanacaktır.

1414

1515

DİNLEDİĞİDİNİZ İÇİN DİNLEDİĞİDİNİZ İÇİN

TEŞEKKÜR EDERİZTEŞEKKÜR EDERİZ