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ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA
AGRUPACIÓN CEDRO RESERVADO 147 PH
Siendo las 7:31 am del día 20 del mes de febrero del año 2021, damos inicio a la
asamblea general ordinaria de la Agrupación Cedro Reservado 147 PH,
convocatoria que fue previamente enviada para desarrollar el siguiente orden del
día:
ORDEN DEL DÍA
1. Verificación de quorum
2. Nombramiento del presidente y secretario de la asamblea
3. Lectura y aprobación del orden del día
4. Revisión de informe de la comisión verificadora del acta anterior, asamblea
ordinaria del día 4 de julio del 2020
5. Elección de la comisión verificadora del acta
6. Aceptación de renuncia cargo administrador Yadithza Carvajal Pinto
7. Elección administrador 2021
8. Informe abogado proceso jurídico Los Sauces
9. Informe demanda impugnación de actos decisiones de asamblea
10. Informe de obra remodelación portería
11. Aprobación diseño pérgola y baranda externa
12. Informe gestión administración
13. Dictamen e informe revisor fiscal
14. Aprobación de estados financieros a 31 de diciembre de 2020
15. Aprobación proyecto de presupuesto 2021
16. Aprobación de usar excedentes año 2020 para limpieza vidrios y
mantenimiento de fachadas
17. Elección revisora fiscal
18. Elección del consejo de administración
19. Nombramiento del comité de convivencia
20. Propuestas propietarios
DESARROLLO DE LA ASAMBLEA 1. VERIFICACIÓN DE QUORUM
Se da inicio a la asamblea con un quorum de 62.95%
2. NOMBRAMIENTO DEL PRESIDENTE Y SECRETARIO DE LA ASAMBLEA
Postulados:
- Alicia Ortega (6-504)
Secretaria:
- Sandra Leyva (1-203)
Votación: Aprobación Alicia Ortega como presidente y Sandra Leyva como
secretaria de la asamblea.
- Sí: 85.775%
- No: 5.328%
- Pendientes por votar: 8.897%
3. LECTURA Y APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA
Jaime Quintero: En un documento enviado a la administración solicito el cambio del
orden del día, con su respectiva justificación y solicito que sea adjuntado para que
los demás propietarios puedan tener conocimiento de él. El cambio del orden del
día que solicito lo realizo en consideración del artículo 67 del reglamento se
establece como objeto de la asamblea ordinaria examinar la situación general y los
aspectos relevantes de la persona jurídica, entre otros, propongo modificar el orden
del día de la siguiente manera: modificación del punto 6, 7 y 11 y trasladaros al
punto varios. El punto de informe de gestión trasladarlo al punto siguiente de la
elección de comisiones, incluir el punto de estados financieros a continuación de
este. El punto 13 debe trasladarse a continuación de los estados financieros.
Modificado el orden del día quedaría de la siguiente manera. 4. Revisión informe
comisión verificadora. 5. Elección comisiones, 6. Informe administración, 7.
Presentación y aprobación de estados financieros, 8. Informe revisor fiscal, 9.
Informe abogado, 10. Informe demanda impugnación, 11. Informe obras
[email protected] [email protected]
remodelación, 12. Aprobación proyecto presupuesto, 13. Elección revisor fiscal, 14.
Elección consejo de administración, 15. Elección comité de convivencia, 16.
Aprobación usar excedentes 2020, 17. Aprobación renuncia administradora, 18.
Elección administrador, 19. Aprobación diseño pérgola, 20. Propuestas de
propietarios.
Votación: Aprobación del orden del día.
- Opción 1, propuesta de la administración: 69.504%
- Opción 2, propuesta Jaime Quintero: 21.575%
- Pendientes por votar: 8.921%
4. REVISIÓN DE INFORME DE LA COMISIÓN VERIFICADORA DEL ACTA ANTERIOR, ASAMBLEA ORDINARIA DEL DÍA 4 DE JULIO DEL 2020
Se da lectura al informe de la comisión para verificación del acta
correspondiente a la asamblea del 4 de julio del 2020 en la cual se deja constancia
que los elementos consignados en el acta coinciden con lo tratado y aprobado en
dicha asamblea. Esta puede ser adjunta al acta para que sea fiel copia de la misma.
5. ELECCIÓN DE LA COMISIÓN VERIFICADORA DEL ACTA
Postulados:
- Jaime Quintero (2-1003)
- Alejandro Rojas (5-1002)
- Carlos martinez (2-1001)
Votación: Aprobación comisión verificadora del acta.
- Sí: 68.702%
- No: 0.909%
- Pendientes por votar: 30.389%
6. ACEPTACIÓN DE RENUNCIA CARGO ADMINISTRADOR YADITHZA CARVAJAL PINTO
Presidenta: La carta de renuncia de la administradora fue enviada a los
copropietarios y se encuentra en la pestaña de documentos.
Se da lectura a la carta de renuncia por parte de la administradora 2020 que puede
ser adjunta al acta para que sea fiel copia de la misma.
Votación: Acepta la asamblea la renuncia del cargo de administradora.
[email protected] [email protected]
- Sí: 72.203%
- No: 18.082%
- Pendientes por votar: 9.715%
7. ELECCIÓN ADMINISTRADOR 2021
Presidenta: La primera votación que va a realizarse es para decidir si el
administrador debe ser una persona natural o una persona jurídica. Se vota la
conveniencia de que sea una persona jurídica o una persona natural según lo
presentado.
Psicóloga: El proceso de selección se realizó con personas naturales y jurídicas, y
mencionaré al revisor fiscal que también estuvo en este proceso de selección.
Dentro de las personas seleccionadas fueron 20 evaluados de los cuales quedaron
4 preseleccionados y 2 finalistas. La persona jurídica fueron 8 empresas que se
evaluaron de las que quedaron 4 preseleccionadas y 2 como finalistas. Y en cuanto
a revisor fiscal 3 personas evaluadas y dos revisores que se van a presentar.
Se da lectura a la hoja de vida de los finalistas las cuales se encuentran en el
Informe finalista persona natural proceso de selección Cedro Reservado 147.
Administrador 20 de febrero 2021, el cual puede ser adjunta al acta para que sea
fiel copia de la misma.
Se da lectura al Informe final persona jurídica proceso de selección Cedro reservado 147. Administración 20 de febrero 2021, el cual puede ser adjunta al
acta para que sea fiel copia de la misma.
Postulados:
- Jacqueline Ramírez Torres (Persona natural)
- Juan Manuel Rozo (Persona natural)
- ARGI Administración de propiedad horizontal (Persona jurídica)
- Jenny Castillo S.A.S (Persona jurídica)
Votación: Elección de administración 2021.
- Opción 1, persona natural: 66.040%
- Opción 2, persona jurídica: 26.484%
- Pendientes por votar: 7.477%
Votación: Elección del nuevo administrador 2021.
[email protected] [email protected]
- Opción 1, Jacqueline Ramírez: 23.022%
- Opción 2, Juan Manuel Rozo: 40.631%
- Opción 3, Voto en blanco: 27.380%
- Pendientes por votar: 8.966%
Revisor fiscal: Basado en lo anterior no se cumplen con los requisitos plenos para
dejar nombrado al administrador, se puede someter a votación nuevamente o se
puede delegar en el nuevo consejo la elección de la administración.
Jaime Quintero: Desde el punto de vista jurídico considero que no el nombramiento
del administrador no se puede dejar así, es él el que dirige y hace de vocero. No se
puede hacer una reunión con el consejo que se designará sin el administrador. En
tercer lugar, delegarle el nombramiento del administrador al consejo es justamente
propiciar intereses particulares y por eso el reglamento establece claramente que
eso es una función de los asambleístas. Nosotros tenemos una impugnación de
acta de asamblea, que ya se caería porque se aceptó la renuncia de la
administradora. Insisto que delegar el nombramiento del administrador por parte del
consejo, es propiciar intereses, si no se puede solucionar esta diligencia sugiero
que se suspenda esta reunión.
Carjavalino: El reglamento del conjunto da la posibilidad de delegar esta función al
consejo de administración. Es una opción válida que el consejo lo decida, ahora
bien, cuando son conjuntos tan grandes, lo normal es que el consejo realice esto.
Pero es función de la asamblea si delegar o no esta tarea; esa es una opción, otra
opción es realizar una segunda votación. Considero que sería desgastante
convocar a una nueva asamblea, esto por los gastos en que se puede incurrir y para
dar resolución a este punto siendo que ya se aceptó la renuncia de la administradora
y el cargo no debe quedar vacío.
Presidente: La sugerencia entonces es que se realice una votación para definir si
se le delega esta tarea a la asamblea o se vuelve a hacer la votación.
Psicóloga: Este es un proceso que no se ha desarrollado a la ligera, es un proceso
que lleva tres semanas, se cerró la convocatoria y por mi parte busqué más
personas para el proceso de selección. Posteriormente se realizó la revisión de cada
una de las hojas de vida, veinte personas naturales, ocho empresas a las cuales se
le hizo entrevista telefónica, virtual y todo lo correspondiente a las revisiones de la
sustentación que podían decir, las recomendaciones que podían dar.
Después de la consolidación del proceso encontrarán un informe general en donde
encontrarán el motivo por el cual cada una de las veinte personas no fue
seleccionada y los informes de cada uno de los candidatos finales para el proceso;
me reuní con el consejo para mostrar el proceso y la parte final. Hay varias
propuestas, pueden ver el consolidado y puede revisarlo para escoger nuevos
candidatos. Como profesional puedo decir que no fue un proceso a la ligera.
Carvajalino: Como lo señaló la psicóloga, este proceso se ha hecho con tiempo, el
punto es que la asamblea, de acuerdo con el Reglamento, determina que las
decisiones se toman con la mitad más uno de los presentes por lo que hay que
llegar a esa cifra, dado que eso no sucedió, la solución puede ser por una nueva
votación o delegar al consejo. La opción de dejar sin administrador sería un
problema, la idea es que en el empalme el administrador esté presente, sepa qué
va a suceder y las labores de su cargo como tal.
[email protected] [email protected]
Jorge: Creo que valdría la pena que abrieramos la elección de las personas
jurídicas, y abrir la votación con las dos personas naturales y las dos personas
jurídicas para aprovechar las selecciones que se hicieron al consejo; y la
recomendación de que este proceso se debió informar con anterioridad a la
comunidad.
Presidente: No se puede retroceder en la decisión, lo que vamos a votar será entre
las personas naturales.
Alejandro Carrillo: Considero que debe existir el voto en blanco para la votación, es
un derecho de los copropietarios. Yo impugné la asamblea porque quebrantaron la
ley, esa impugnación no se retirará hasta que llegue a su final dado que hay unos
vicios. La primera votación debe respetarse porque muestra que los copropietarios
no estuvieron de acuerdo con la votación. Finalmente, hay una queja frente a la
junta de contadores hacia el revisor fiscal. No estamos cumpliendo la ley y esta
asamblea puede ser impugnada también.
Carvajalino: el reglamento de propiedad horizontal en el artículo 74 indica que las
decisiones de la asamblea se tomarán por la mayoría absoluta de los presentes en
la reunión, es decir, la mitad más uno. En ese sentido, el voto en blanco puede
existir, y para que sea la mitad más uno de los votos, debe ser sobre la totalidad de
los presentes. Según el quorum, tenemos más de la mitad de los votos de los
presentes por lo que sería legítima la votación que se realizó. Quiero dejar
constancia que se respetaron los derechos de los disidentes que decidieron no
votar.
Votación: Elección del nuevo administrador para el año 2021.
- Opción 1, Jacqueline Rodríguez: 28.547%
- Opción 2, Juan Manuel Rozo: 54.665%
- Pendientes por votar: 16.788%
8. INFORME ABOGADO PROCESO JURÍDICO LOS SAUCES
Andrés Vázquez: Tuvimos oportunidad de vernos el año anterior, en ese momento
comenté que el trámite que cursa en la superintendencia terminó con un fallo
favorable a nuestras pretensiones de manera parcial, se condenaba la constructora
a ejecutar el pilotaje en una de las torres teniendo en cuenta que cuando se presentó
la demanda nuestras pretensiones se suscribían a las conclusiones del arquitecto
Felipe Anís, posteriormente, en el desarrollo del ejercicio hubo necesidad de tratar
un estudio de patología estructural por el ingeniero Harold Muñoz; él
desafortunadamente falleció por Covid, la empresa sigue funcionando con su
representante legal que es la viuda del ingeniero. Hubo la necesidad de contar con
un estudio de suelos, el ingeniero Ramírez nos acompañó en la reclamación.
El proceso cursa la segunda instancia entre el tribunal superior de Bogotá, dentro
del término del recurso. El proceso está a la espera de ingresar al despacho de
magistrado para tomar la decisión. Por otro lado, nosotros revivimos una queja
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administrativa que cruzaba ante la secretaría del hábitat soportada en la patología
estructural y la necesidad del reforzamiento, se nos hicieron visitas técnicas
estamos próximos a que se tome una decisión, ya se agotaron las instancias, se
citó a una audiencia de intermediación donde se le preguntó al constructor si le
asistía interés en hacer algún tipo de propuesta, ante la negativa en el tema o no
claridad, el tema continuo. El año pasado, no solo en los juzgados sino también en
la secretaría del hábitat hubo suspensión de términos. Estamos próximos a que
salga esa resolución/sanción seguramente indicando una orden de ejecutar
acciones correctivas en la copropiedad y seguramente dentro de cierto lapso junto
con la sanción que va para las arcas de la alcaldía. El trámite respecto a la sanción
tiene una destinación especial que va para la alcaldía, el año pasado eran viviendas
de interés prioritario.
Ese trámite es plausible de recursos de reposición, apelación, y posteriormente si
el constructor quiere interponer una acción de nulidad de restablecimiento del
derecho tendremos que acudir como terceros como intereses en ese proceso.
Hay una acción popular, las dos se encuentran en el despacho de los respectivos
jueves. En la acción de grupo estamos próximos a que se pronuncien con relación
a las expiaciones previas presentadas, sin embargo, el juez previo a tomar la
decisión solicitó oficiara algunas de las acciones en curso para entender si hay algo
relacionado con pleito pendiente o cosa juzgada, sin embargo, el accionar está
dentro de las posibilidades que brinda la ley para que ustedes como copropietarios
para hacer efectivas esas garantías insatisfechas por los daños estructurales. No
encuentro viabilidad en que esas excepciones previas planteadas salgan adelantes.
Cuando demandan una constructora, ella puede constructoras la demanda con
excepciones de mérito o de fondo que se revelen con la sentencia, o excepciones
previstas que se recuelen antes de preferir la sentencia, en este momento se
resuelven esas excepciones y acto seguido se fija fecha y hora para dar audiencia.
En nuestra acción popular hay un grupo de propietarios que solicitaron la integración
al grupo, se integraron el resto de los documentos que no hacían parte del
expediente, estamos a la expectativa. Por esta situación, del 16 de marzo y hasta
el primero de junio, los juzgados estuvieron cerrados, por ello migramos a la
atención virtual, pero no ha sido fácil en el sentido de que la justicia no estaba
preparada para funcionar de esa manera, hoy día se hablan de procesos antes del
Covid y después del Covid; y la rama hizo un esfuerzo en digitalizar toda su
información, y para del no avance significativo tiene que ver con eso, pero debo
decir que la acción popular como la de grupo ya se están moviendo.
Finalmente hay una acción que es nuestro proceso de responsabilidad civil que
apenas está en proceso de contestación de demanda y demás, cuando llegué a la
copropiedad ya había caminando una demanda, sin embargo, con consideraciones
jurídicas y demás, en reuniones del consejo se considero oportuno volver a
presentarla teniendo en cuenta que por garantías se nos brinda esa posibilidad.
Hoy puedo decir que ahí vamos con los temas, esperamos próximamente tener
sentencia de segunda instancia, acto administrativo del acta, estar desarrollando
audiencias en acción popular y acción de grupo. Espero me puedan invitar a la
segunda reunión de consejo para ponerles al tanto de detalles, y podamos hacer
equipo con la nueva administración que debe estar sintonizada; la señora Yadithza
estuvo pendiente del avance de esos procesos, dispuesta a colaborar con lo que se
necesitara, la relación que tuvo con el Ingeniero Harold y el ingeniero Rodríguez fue
muy buena; por lo que considero que el nuevo administrador debe ser sintonizados
en el desarrollo de gestión con esos profesionales para que el tema funcione.
Nuestras pretensiones son dos informes, el que elaboró la firma Yacon donde están
incluidas el tema de demanda, y el otro tema tiene que ver con el reforzamiento de
la totalidad de torres según las conclusiones a las que llega el ingeniero estructural
como el ingeniero de suelos. En secretaría del hábitat el tema que revivimos fue el
de los diez años de garantía frente al tema estructural; por lo que considero que
esas deficiencias de la copropiedad están incluidas como pretensiones dentro de
las demandas que se tramitan.
Alejandro Rojas: En una reunión de consejo habíamos consensuado que las
pretensiones con respecto de las terrazas es que se permita el acceso a personas
[email protected] [email protected]
con capacidad reducidas, y que los cortavientos deben cumplir con la norma, sin
embargo, quedó la inquietud si podíamos como propietarios intervenir las terrazas.
Andrés Vázquez: En el informe que hace Yacon señalaba que existían barreras
arquitectónicas en el proyecto, y principalmente que las personas con movilidad
reducían no tenían acceso a las áreas comunes. Mi sugerencia es dejar eso quieto
porque la secretaria al habitar estará haciendo visitas y demás, la secretaria del
hábitat el tema de visitas está superada por lo que se está a la espera de la decisión
que en derecho corresponda frente al trámite administrativo sancionatorio. Ustedes
pueden ponerse de acuerdo frente a los arreglos que consideren pertinentes para
dar arreglo a esas áreas.
Sobre la demanda, uno sabe cuando empieza, pero no cuando termina. La parte
jurídica indica que es un año, pero por el tema de Covid puede tomarse un poco
más de tiempo, no sé con exactitud, pero espero en la próxima asamblea tener un
mejor resultado.
9. INFORME DEMANDA IMPUGNACIÓN DE ACTOS DECISIONES DE ASAMBLEA
Leonardo Carvajal: Este fue un proceso que se inició contra el acta del 21 de
septiembre del 2020 por los señores Federico López y Valentín José Bolaño, los
cuales buscan que la reunión no cumple con los requisitos señalados en la ley, y al
no cumplir con los requisitos esta acta debe quedar sin efecto. Lo que ellos buscan
con la demanda, es dejar en firme la decisión del consejo de administración por el
cual dan por terminado el contrato de la administradora el año anterior, se pretende
dejar sin efecto el acta y al quedar sin efecto se tome la decisión que el consejo
decida quede en firme el retiro de la administradora.
La demanda fue admitida por el juzgado 12 civil del circuito radicada por el número
20200441. En esta acta se presentan como testigos los señores ELBER Rojas,
Claudia Mónica Cabezas y Juliana San Miguel. Fue contestada en debida forma el
primero de febrero del 2021, y estamos esperando que el juzgado ponga en
conocimiento esto a la parte demandada y ponga la fecha de audiencia. Esas son
las actuaciones que se han hecho. Este proceso dura alrededor de dos o tres años
porque eventualmente puede presentarse una apelación contra la sentencia
desfavorable de cualquiera de las partes y ahí debe surtir el recurso de apelación
ante el superior jerárquico. Esas son las actuaciones que se han hecho como tal.
10. INFORME DE OBRA REMODELACIÓN PORTERÍA
Arquitecto: En el mes de septiembre, ya se venía adelantando la interventoría. En
el transcurso de la obra encontramos algunas novedades de lo ejecutado, fue
necesario dejar de ejecutar unas obras que estaban previstas inicialmente, las obras
que se concluyeron a satisfacción tuvieron un costo aproximado a los 94 millones y
eso fue lo que se pagó. Dejaron de ejecutarse algunas obras importantes como la
pérgola y unos canales del exterior que serán objeto de una nueva contratación.
El estado de las pólizas, el estado financiero de los contratos está claramente
soportado con las actas durante la finalización del contrato. El conjunto debe
acometer un nuevo proceso para contratar la pérgola y algunas de las barandas
exteriores que están por contratarse, ese proceso como es nuevo tendrá que regirse
por unas nuevas normas de contratación, no es una prolongación del contrato
existente, sino que es una nueva contratación.
La nivelación del piso de entrada que una actividad que se detectó antes de la
entrega de obra de la misma, y no se cobraron, y eso corresponde a una provisión
presupuestal para atenderlo más adelante.
Alejandro Carillo: Hemos cometido errores desde la asamblea del año pasado,
errores que nos han costado dinero por impugnación y nosotros como
copropietarios debimos pagar esas impugnaciones. Pido que la presidenta dirija
esta asamblea y no la administración. Yo tengo una foto donde se votó que
queríamos nuevos administradores, esa foto que tengo más las irregularidades del
chat me dan la posibilidad de realizar una impugnación. Es falso que el proceso
dure 2 o 3 años, ese proceso interpuesto va a salir en no más de 4 o 5 meses. Aquí
[email protected] [email protected]
hay una violación de la ley, la gente ya votó diciendo que ninguno de los candidatos
era viable. Finalmente reafirmó el comentario del señor Federico, nosotros como
asambleístas debemos delegar en el consejo, pero a raíz de una intervención
equivocada que indujo a una serie de decisiones en la asamblea de septiembre, se
cometió un error, pero en conjuntos numerosos es la asamblea que delega al
consejo para tomar la decisión.
Presidente: Debo aclarar que la votación de administrador no hubo la mitad más
uno, después de la aclaración se votó de nuevo y se dio sobre la mitad más uno.
Arquitecto: El contratista demostró que no tenía la capacidad técnica para ejecutar
ciertas obras que exigían un conocimiento estructural y la capacidad suficiente para
responder ante los códigos de construcciones sismorresistentes. Como el
contratista no tenía la solvencia para resolverlos, se resolvió que esas actividades
no las realizara ese contratista, es por ello que esas actividades no se contrataron
con ese contratista.
Administradora: En el tema de dineros, se hizo un detallado de todo lo que la
asamblea aprobó, la portería era un proyecto que venía de 2018, ahí pueden ver los
valores presupuestados por la asamblea y el costo final de la obra. Adicionalmente
quisiera aclarar que la contratación de la empresa se hizo por una votación realizada
en asamblea, y fue el consejo de administración la que realizó ese tipo de
contratación. El tema es revisar lo que ya está hecho el arquitecto hizo la explicación
a todas las personas que son los mismos que han venido pidiendo la anulación de
las decisiones tomadas.
Arquitecto: los costos de la obra se definen desde la contratación, este era un tipo
de obra por precios unitarios fijos, las cantidades que se ejecutan se multiplican por
esos precios unitarios y así se obtiene el costo final. Sobrecostos no deberían existir
porque lo se que paga es lo que se ejecutó y recibió, nada que no haya sido
ejecutado o rechazado fue pagado. Acosta del contratista, las obras que quedaron
mal ejecutadas como un piso del hall, la pérgola, todos esos costos de obras que
no se recibieron por parte de la interventoría ni del contratante, fueron costos
asumidos por el contratista, que para nada afectan el presupuesto del conjunto. No
se puede hablar de sobrecostos porque no los hay.
La calidad del contratista es algo que cuando uno contrata da por supuesto, y hace
parte de los presupuestos de la contratación; y en el desarrollo de las actividades
se descubre que contratistas están comprometidos y cuáles no, eso hace parte de
la ética profesional que debería hacer cumplir a todos con lo que nos
comprometemos. Pero no en todos los casos eso se da, muchas veces sobrepasa
la voluntad de los contratantes, el hecho de que los contratistas incumplen sus
funciones. Nosotros tuvimos que acudir a la compañía de seguros, y para ejercer
precios sobre el contratista, fue necesario contactar compañías de seguro para que
ellos llamarán la atención del contratista para que terminara como debía terminar
las obras, y logramos llegar a un feliz término dentro de un plazo que se acordó.
Todo se trabajó con el cuidado y la debida diligencia para que todo fuera
transparente y acertado en beneficio del conjunto y la comunidad en general.
Juan Manuel: Quiero hacer una invitación de que hay una problemática, que esta
administración tenga un punto de partida desde hoy, que toda las personas que
tengan discrepancias con la administración, los invito a hacer un nuevo equipo para
sacar todos los proyectos que tiene el conjunto. Veo muchas divisiones, por lo que
les invito a trabajar en equipo, quienes se van a perjudicar son sus intereses y su
conjunto.
11. APROBACIÓN DISEÑO PÉRGOLA Y BARANDA EXTERNA
Presidente: El diseño debe someterse a la votación de toda la comunidad porque
es diferente a la que se había propuesto inicialmente que era lineal, se consultó
incluso al ingeniero Harold y nos indicó que lo más urgente era quitar esa pérgola.
Los costos están incluidos, la idea era que en conjunto con el arquitecto se hicieran
informes que están disponibles para todos, les presentáramos a ustedes la
propuesta que hay, y vemos importante y transparente que decidan, revisen y
[email protected] [email protected]
puedan decidir. Hemos buscado más opciones, pero la que más se acoge a las
necesidades es esta.
Arquitecto: La intención de la imagen es mostrar a la comunidad el interés estético
que se quiere hacer de la cubierta de acceso, es una cubierta de protección para el
acceso. Lo más importante es que una vez definido el aspecto estético y el acuerdo
del área por cubrir, se tome el cuidado de definir los asuntos técnicos de
construcción, este es un elemento que debe estar soportado, que debe manejar de
manera adecuada las aguas lluvias hacia su vertimiento. Es importante que la
próxima contratación haya dejado en claro todas las especificaciones técnicas, los
materiales, las pendientes de los vidrios, el trabajo de los elementos de protección
contra fachada de aguas, las bajadas de aguas lluvias, si eso no es claro podría
incurrir en un error anterior que se contrató para una actividad que exige un nivel
técnico y una capacidad del contratante. La imagen dice qué es lo que se quiere,
pero no es suficiente para hacer una contratación con todas las necesidades
técnicas, esto será una tarea del conjunto.
Administración: Esto no significa más dinero, este año no hubo aumento del
presupuesto, las actividades que se proponen ya están presupuestadas, Lo que les
solicitamos es su opinión estética de la imagen, una vez aprobada el nuevo consejo
procederán a hacer todo lo que tiene que ver con los temas técnicos, con el
asesoramiento del arquitecto.
Administración: Lo que se presenta en la imagen es realizable, lo que no se presenta
allí son los componentes estructurales, las especificaciones técnicas. En mi opinión
sería un error que con la sola imagen se contrate, esta es una propuesta estética,
no una resolución técnica todavía.
Votación: Aprobación diseño de pérgola y baranda externa expuesto en la imagen.
- Sí: 60.257%
- No: 20.909%
- Pendientes de administración: 18.834%
12. INFORME GESTIÓN ADMINISTRACIÓN
Administración: El informe se envió con la convocatoria, y para solventar las dudas
se habilitaron horarios para la atención. En el tema de reclamación jurídica de áreas
comunes ya nos habló el abogado, el tema de la remodelación ya se presentó
también y pudieron ver las fotos. Considero que se hizo un buen trabajo con el
consejo, no tengo quejas, en los temas personales siempre hay situaciones que no
se manejaron de la mejor manera. Dejo todo el informe y todas las cosas para que
puedan manejar su conjunto correctamente, agradezco a todos ustedes.
13. DICTAMEN E INFORME REVISOR FISCAL
Revisor fiscal; Partiendo de la base que los informes se enviaron con debido tiempo,
y que hoy me entero de que hay una queja mía en la junta central de contadores,
quiero presentar a la asamblea mi certificado de antecedentes disciplinarios sacado
[email protected] [email protected]
hace dos horas. La junta central no me ha requerido, pero los procesos deben
seguir.
En cuanto al informe del revisor fiscal, se efectuó una auditoría a todas las cifras a
partir de enero del 2020 hasta el 30 de julio del mismo año, no encontrando
situaciones de alarma que comprometieran el patrimonio de la propiedad horizontal,
se dio pleno conocimiento consejo de administración quien estudió el informe y
asumió todas las inquietudes al respecto. Algunos miembros del consejo generaron
controversia por la existencia de una cuenta de ahorros en la entidad Davivienda
que expresaron no conocer su existencia, situación que no tendría fundamento
alguno en tanto que durante la administración fueron aprobados los balances
intermedios y definitivos por parte del consejo y asamblea, los cuales dentro de su
cuerpo tiene las notas explicativas de todos los rubros de los estados financieros.
Las operaciones de la cuenta Davivienda corresponde únicamente a las
operaciones efectuadas para el desarrollo de parte de los gastos de vivienda de la
agrupación 147 y que en las mismas no se encontraron signos de fraude o error. Se
efectuaron los exámenes y auditoría a todas las cifras resultantes de ingresos y
egresos, generar informes mensuales estudiados y aprobados por consejo.
Resultado de las revisiones podemos extractar que el movimiento de efectivo y
equivalente al efectivo, ustedes dentro del balance tienen todas las notas
explicativas, y durante los años anteriores con la antigua revisoría fiscal, en las
notas explicativas están todas las cifras del balance. Es preocupante que un consejo
apruebe un balance, la asamblea apruebe un balance y luego salga una alarma que
no se conocía que existía una cuenta.
La caja social que es la cuenta de la administración inició con un saldo de
$68.090.692 tuvo unos ingresos en el año de $1.161.854.499 y unos giros de
$1219.334.196 pasar terminar con un saldo conciliado con bancos y debidamente
auditado de $10.570.994. La cuenta de Davivienda inició con un saldo de
$3.377.596 que lo pueden comprobar en los balances del 2019, en las notas
explicativas. Tuvo unos ingresos de $80.339.132 y unos ingresos de $81.325.324
para un saldo final de $2.391.404. la unidad residencial tiene dos fideicomisos uno
para imprevistos que inició con $53.891.630, se le hicieron consignaciones de
$61.340.740 y retiros de $54.352.720, estos fondos fueron movidos con retiros en
el consejo existente en el mes de marzo con el fin de evitar pérdidas en la razón de
la pandemia y que los fondos comenzaron a devaluarse, termina con un saldo de
$60.979.650. El ahorro programado inició con $195.890.418, consignaciones de
$315.455.998, y terminó con $306.139.391. En los intereses que descontaron
cuando los fondos comenzaron a bajar, los fondos generaron la totalidad de
intereses por valor neto $5.799.109.
Hay una parte en cuenta y es que la cartera por cuotas de administración y ahorro
programado siguen muy altos, seguimos con unas cuotas de administración por
$25.823.000 y terminamos con $37.656.000, es decir que las personas no están
cancelando cuotas de administración, situación que puede deberse a la pandemia.
Se recomendó dentro de los informes ejecutar acciones de cobro, acciones jurídicas
o acuerdos de pagos.
El ahorro programado, inició con $24.000.000, se cargaron los 98 millones que
faltaban, se canceló las cuotas por cobrar y terminó con un saldo de $23.068.700.
Si analizan la primera fila, el saldo de cartera a 31 de diciembre de 2019, eran
$56.195.983 y al 2020 era $63.934.981. El efecto del incremento en la mora en un
45% es base para que el efectivo disponible disminuya con relación al año anterior.
En el análisis de cuentas por cobrar se extractan los saldos finales de cuentas por
cobrar, las cuentas de cuotas por administración representan un 59% y el ahorro
programado un 36%, lo otro no sube del 2%. Se recomendó efectuar sistemas de
cobro persuasivo con el fin de obtener una recuperación más rápida e incrementar
el flujo de efectivo para que la agrupación no se vea en crisis en el desarrollo normal
de sus operaciones.
Se hace un análisis de la cartera antes de la pandemia, que era de 57 millones y
después de la pandemia y a 31 de diciembre terminamos con una cartera de 63
millones. La administración termina con unos pasivos por $44.192.302, ahí están
detallados.
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Sobre la adecuación de la portería: Al inicio de la auditoría se encuentra un contrato
de obra en ejecución para la adecuación de la portería con la compañía JE
Arquitectos el cual ha fue suspendiendo por la pandemia, los dineros cancelados
para efectos de la obra fueron presupuestados por la asamblea en periodos
anteriores y llevados a excedentes de ejercicios por la no ejecución de la misa.
Revisé los presupuestos y encontré que el tema de portería tenía un presupuesto
aprobado en 2018 de diez millones, en 2019 75.216.000 y en 2020 un 25.000.000.
La apropiación fueron 110.116.000, lo presupuestado y aprobado por cada
asamblea de cada año, la no ejecución llevó a excedentes de ejercicios anteriores.
Se llevaron excedentes, hubo que sacarlos de ahí para ejecutar la obra. El contrato
firmado con la empresa fue de $121.203.995, ellos consignaron a la cuenta una
devolución por $9.423.416 y se descontó por menor valor por cortes de obra no
realizadas $17.294.958. El total del contrato con JE Arquitectos quedó en
$94.485.621. Se hicieron unos costos adicionales que fueron un porcelanato café,
los biométricos de la portería y el piso gris Corona, para un total de inversión de la
portería de $114.76.463 hasta el 31 de diciembre. Los dineros por valor de
$114.486.000 fueron tomados con cargo a excedentes de ejercicios anteriores,
teniendo en cuenta que durante esos años no se ejecutaron las obras. Se
efectuaron las siguientes inversiones: La película filtro UV, la iluminación interna
para un total de inversión $121.986.463. La inversión de la película por un total de
7.500.000 fue cargada al presupuesto del año 2020.
La agrupación tuvo unos costos por indemnización, uno de 5 millones como
deducible 10% de reclamación a la compañía de segura, y otra de 603 del
apartamento 201 torre 7, que son $683.000 del apartamento 201 y $4.962.139 de
los apartamento 1001 y 1002 de la torre 4.
La agrupación efectuó una inversión de $7.500.000 en la puerta vehicular
siniestrada por accidente registrado por parte de un propietario. Procesos jurídicos
de la agrupación tiene con la agrupación inmobiliaria Los Sauces, la acción de
protección al consumidor, una con la secretaria del hábitat, la acción popular y el
proceso de responsabilidad civil; de eso el abogado ya brindó su informe. Se le
solicitó al abogado indicar las acciones en el informe detallado.
Situaciones de especial interés: Durante el proceso de instalación, nombramiento
de cargos, y ejecución de laborales por parte del consejo de administración
nombrado en asamblea el 4 de julio de 2020, se generaron diversas situaciones de
controversia con la administración que conllevaron diferencias expresas. Ante las
situaciones presentadas se dejó el precedente por parte de los señores Javier
Álvarez (201-2) y San Cristan (901-1) quienes no estuvieron de acuerdo en la
mayoría de las decisiones ejecutadas por el consejo en ejercicio. Derivado en lo
anterior y por solicitud del comité de convivencia, se dio conocimiento a los
copropietarios en asamblea extraordinaria el 21 de septiembre del 2020, la
asamblea aprueba revocar la decisión tomada por el consejo de administración de
dar por terminado el contrato de prestación de servicios de la administradora y
remover el consejo actual. En consecuencia, efectuar el nombramiento de un nuevo
consejo de administración, de inmediato se presentó la renuncia de la mayoría de
los consejeros, excepto de aquellos que no se veían involucrados en las decisiones
revocadas. Las decisiones tomadas por la asamblea general en reunión
extraordinaria fueron objeto de impugnación para obtener la nulidad de las
decisiones ahí tomadas, demanda presentada por el consejero Federico López y
Valentín Bolaño, quienes presentan como testigos a los exconsejeros Juliana San
Miguel, Omar, y Claudia Mónica.
Se inicia el estudio de cotizaciones y contratación para la reparación de cubiertas
las cuales serán desarrolladas con parte de dineros del ahorro programado como
se definió en asamblea en ejercicios anteriores.
He auditado los estados financieros de la agrupación, los cuales comprenden el
estado de situación financiera a 31 de diciembre de 2020, y los estados de
resultados integrales, los cambios de patrimonio y flujo de efectivo, y sus respectivas
notas que incluyen un resumen de las políticas contables significativas y otra
información explicativa. Considero que la evidencia de auditoría que obtuve
proporciona una base de evidencia razonable para expresar una opinión: En mi
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opinión, los estados financieros tomados de los registros de contabilidad presentan
razonablemente en todos sus aspectos materiales la situación financiera de la
agrupación, con corte al 31 de diciembre de 2020 y 2019, así como los flujos de
efectivos terminados en dichas fechas de conformidad con las normas
internacionales de información financiera. Considero que las evidencias materiales
que he obtenido proporcionan una base suficiente para emitir mi opinión.
El informe gestión correspondiente al periodo 2020, ha sido preparado por la
administración para dar cumplimiento de disposiciones legales y no forma parte
integral de los estados financieros. Mi trabajo se limitó a constatar que la información
allí plasmada estaba acorde con los estados financieros con corte 31 de diciembre
de 2020.
Los estados financieros están libres de fraude o error, pero da tristeza que se diga
que yo no sabía de cosas. Por eso pido que los revisen cuidadosamente, tengan en
cuenta lo que están aprobando porque de ahí depende la situación de la agrupación
como tal.
14. APROBACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS A 31 DE DICIEMBRE DE 2020
Presidente: Esta información fue enviada con anterioridad y se dio un plazo para
que los copropietarios aclararan sus dudas y las hicieran llegar a la administración.
Votación: Aprobación estados financieros a 31 de diciembre de 2020.
- Sí: 65.127%
- No: 10.980%
- Pendientes por votar: 23.892%
15. APROBACIÓN PROYECTO DE PRESUPUESTO 2021
Administradora: El presupuesto presentado tiene el objeto de que el presupuesto de
este año no aumente la cuota, las actuaciones son las mismas a las del 2020, lo
único que llevamos en gastos extraordinarios es el manejo de la pérgola donde se
llevó un valor de $23.000.000 y un rubro de $20.000.000 para hacer mantenimiento
y un cambio de la entrada de los ascensores. Esos dos valores son los únicos
diferentes respecto de los años anteriores, tiene los valores netos de los servicios
de vigilancia y el mantenimiento del conjunto. Al finalizar el ejercicio tenemos unos
excedentes para lo demás. En los excedentes del año pasado se ve lo que no se
ejecutó para la pérgola, lo que sobre después de la realización de la pérgola se haga
mantenimiento de cubiertas. Todos los gastos de ejecución de obra se hicieron con
gastos ordinarios, los gastos extraordinarios se hicieron únicamente para
adecuación de cubiertas.
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Gustavo Castro: En el informe del revisor fiscal informó de una serie de obras como
la iluminación de entrada del lobby del conjunto, el porcelanato y el sistema
biométrico. ¿Quiero saber cuál fue la fuente de financiación para esto?
Administradora: La palabra sobre costos no cabe en estas explicaciones, lo explicó
el arquitecto como se manejo el contrato con valores unitarios, se ejecutaron diez
metros, entonces se pagan diez metros. Ese dinero que se utilizó en actividades
diferentes porque desde el 2019, el consejo en actividades como el biométrico,
iluminación y pisos se tuvieran fuera del contrato inicial, eso se había dejado en el
presupuesto ordinario como adecuación el tema de lámparas, se había dejado un
rubro.
Federico López: Hubo fraccionamientos del contrato. Veo gastos muy altos como el
de mantenimiento, adecuación entrada peatonal y zonas comunes. Quiero saber en
qué consisten esos gastos, de acuerdo con el balance la cartera está morosa y
tendremos flujo de caja restringido. Sufrieron que aquellas obras que no son
indispensables sean paralizadas. Considero que deben revisarse los gastos y
procurar reducirlos, esos tres ítems corresponden a casi la mitad del presupuesto.
Administración: Don Federico estuvo en la creación de este presupuesto del 2020
que se dejaron los valores casi exactos para que no se subiera la cuota.
Presidente: Si los copropietarios no están de acuerdo con el presupuesto
presentado, que el nuevo consejo elabore un nuevo presupuesto que sea
presentado en una próxima asamblea no presencial.
Administración: Parte de los excedentes que tenemos para el punto siguiente, es
donde vamos a poner a aprobación el tema de los parqueaderos. Lo que se tuvo en
cuenta para la convocatoria de esta asamblea fue limpieza de vidrios y
mantenimiento de fachadas, sin embargo, esto es un tema de administración de
hacer buenos términos y buscar cómo cubrir las necesidades de estas obras que
están realizando ahí. Que en la revisión se incluyan fachadas, limpieza de vidrios y
parqueadero de una vez.
Helber: Cuando estuvimos en el consejo fuimos juiciosos con el consejo, hemos
podido arrastras a las personas que se atrasen. Lo que veo es que se dejara un
monto para hacer mantenimiento de los ascensores y comprar los repuestos de los
ascensores. Me preocupa el aumento de morosidad, nosotros decidimos aplicar los
descuentos a todos así se pagara a final de mes, si autorizamos obras, ese dinero
puede hacer falta en caso de que continúen aumentando las deudas con los
proveedores.
Administradora: Frente al tema de ascensores, se compraron algunos repuestos y
el presupuesto que se dejó es de acuerdo con el informe técnico que nos dio la
empresa donde ya está la tabla de precios que ellos nos indicaron. Ese es el tema
de valores ahí.
Votación: Aprobación proyecto de presupuesto gastos ordinarios 2021-2022.
- Sí: 56.466%
- No: 26.220%
- Pendientes por votar: 17.314%
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16. APROBACIÓN DE USAR EXCEDENTES AÑO 2020 PARA LIMPIEZA VIDRIOS Y MANTENIMIENTO DE FACHADAS
Votación: Aprobación uso de excedentes año 2020 para limpieza de vidrios,
mantenimiento de fachadas y sótanos.
- Sí: 67.010%
- No: 6.589%
- Pendientes por votar: 26.401%
17. ELECCIÓN REVISORA FISCAL
Postulados:
- Carlos García (antiguo)
- Javier Martin Osorio
Votación: Elección revisor fiscal.
- Opción 1, Javier Martín: 50.398%
- Opción 2, Carlos García: 23.496%
- Pendientes por votar: 26.106%
18. ELECCIÓN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
Postulados:
- Jaime Quintero (2-1003)
- Alicia Ortega (6-504)
- Diana Marcela Segura (6-101)
- Erika Becerra (3-102)
- Zulma Arroyo (2-103) Suplente
- Adriana Giraldo (7-203) Suplente
- Juan Ramírez (1-501) Suplente
Votación: Acepta al señor Jaime Quintero como miembro del consejo 2021.
[email protected] [email protected]
- Sí: 28.542%
- No: 45.986%
- Pendientes por votar: 25.472%
Votación: Acepta a la señora Alicia Ortega como miembro del consejo 2021.
- Sí: 66.241%
- No: 3.816%
- Pendientes por votar: 29.943%
Votación: Acepta a la señora Diana Marcela como miembro del consejo 2021.
- Sí: 60.645%
- No: 11.097%
- Pendientes por votar: 28.257%
Votación: Acepta a la señora Erika Becerra como miembro del consejo 2021.
- Sí: 63.008%
- No: 1.818%
- Pendientes por votar: 35.174%
Votación: Acepta a la señora Zulma Arroyo como miembro del consejo 2021.
[email protected] [email protected]
- Sí: 60.502%
- No: 1.339%
- Pendientes por votar:38.159%
Votación Acepta a la señora Adriana Giraldo como miembro del consejo 2021.
- Sí: 68.421%
- No: 2.545%
- Pendientes por votar: 29.034%
Votación Acepta al señor Juan Ramírez miembro del consejo 2021.
- Sí: 58.990%
- No: 2.921%
- Pendientes por votar: 38.089%
19. NOMBRAMIENTO DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA
Postulados:
- Camilo Duran (3-503)
- Viviana Pulido (5-802)
- Gloria Sacristán (1-901)
Votación: Aprobación comité de convivencia año 2021.
[email protected] [email protected]
- Sí: 62.358%
- No: 4.379%
- Pendientes por votar: 33.263%
20. PROPUESTAS PROPIETARIOS
Administradora: Hay una propuesta que es generar un comité para la modificación
del reglamento de propiedad horizontal. Quienes se quieran postular, pueden
hacerlo en tanto hay varios temas que se hace necesario que lo revisen, ese sería
un tema de trabajo para este año. Hubo otra propuesta enviada con anterioridad
que tiene que ver con mantener las puertas grises se mantengan abiertas por temas
de ventilación. Con respecto a las puertas contra fuego y por temas de seguridad,
ese tema no sería viable y genera un riesgo para la comunidad.
Postulados Comité de reforma reglamento propiedad horizontal.
- Ricardo Pachón (1-303)
- Francisco Reinoso (1-704)
- Carlos Riaño (3-504)
- Tulia Gonzales (6-104)
- Janeth Alarcón (6-601)
