ASP Iratkezelő Szakrendszer · 2019-10-24 · DMS One Ultimate Iratkezelőrendszer 8/222 Bevezetés Jelen dokumentum célja a konkrét rendszer üzemeltetéséhez szükséges információk

DMS One Zrt.

1117 Budapest,

Infopark sétány 1. "I" épület

ASP Iratkezelő Szakrendszer

Rendszerüzemeltetői kézikönyv

DMS One Ultimate Iratkezelőrendszer

3/222

Tartalom Bevezetés ..............................................................................................................................8

Architektúra ....................................................................................................................... 8

Több adatbázis használata esetén fontos információ ..................................................... 9

Rendszerkövetelmények .................................................................................................... 9

Kliens oldal ..................................................................................................................... 9

Szerver oldal .................................................................................................................. 9

Hálózat ........................................................................................................................... 9

Szoftver általános ismertetője............................................................................................... 11

A rendszer bevezetésének előnyei ...................................................................................11

Használhatóság ................................................................................................................12

Egységes rendszer – központi tartalomkezelés ................................................................12

Teljeskörű dokumentumkezelés ........................................................................................13

A program indítása ...........................................................................................................14

Szoftver felületének felépítése ..........................................................................................16

Kezdőlap .......................................................................................................................16

Navigációs panel ...........................................................................................................18

Kezelő- és egyéb elemek bemutatása ...........................................................................20

Egységes funkciók a rendszer felületein ........................................................................27

Felhasználók ....................................................................................................................38

Új felhasználó létrehozása ............................................................................................39

Felhasználó adatainak módosítása ...............................................................................44

Felhasználó törlése .......................................................................................................44

Felhasználók szinkronizálása ........................................................................................46

Szervezeti egységek .........................................................................................................47

Új szervezeti egyeség létrehozása ................................................................................47

Szervezeti egység adatainak módosítása .....................................................................49

Szervezeti egység törlése .............................................................................................50

Érkeztetőhely hozzárendelése szervezeti egységhez ....................................................51

Iktatóhely hozzárendelése szervezeti egységhez ..........................................................52

Érkeztető helyek ...............................................................................................................52

Új érkeztetőhely létrehozása .........................................................................................53

Érkeztetőhely törlése .....................................................................................................54

Iktatóhelyek ......................................................................................................................54

Új iktatóhely létrehozása ...............................................................................................55

Iktatóhely törlése ...........................................................................................................56

Felhasználói csoportok ......................................................................................................... 57

Felhasználói csoport létrehozása ......................................................................................57

Felhasználói csoport módosítása, jogosultságok karbantartása ........................................60

Szervezet-felhasználó .......................................................................................................68

Külső rendszer/Felhasználó-Szerv összerendelés ............................................................75

Külső rendszer ..................................................................................................................76

Helyettesítés .....................................................................................................................80

Feladatkezelő ...................................................................................................................82


4/222

Windows feladatütemező beállítása ..............................................................................85

Egyedi bat fájl létrehozása ............................................................................................88

Dokumentumtár ................................................................................................................89

Modulok bekapcsolása .....................................................................................................94

Gyorskitöltő mezői ............................................................................................................96

Érkeztetőkönyvek .............................................................................................................98

Iktatókönyvek ..................................................................................................................... 100

Ügykörök ............................................................................................................................ 105

Ügykör csoportok ............................................................................................................... 107

Irattári terv .......................................................................................................................... 108

Irattári jel megjelenése .................................................................................................... 109

Irattári tételek ..................................................................................................................... 110

Irattári tételek létrehozása ............................................................................................... 110

Irattári tétel csoportok ......................................................................................................... 112

Iktatókönyv - tétel ............................................................................................................... 113

Egység - tétel ..................................................................................................................... 114

Szervezeti egységhez rendelt irattári tételek ................................................................... 114

Ágazatok ............................................................................................................................ 115

Ügykörök rendszerezése ................................................................................................ 115

Iktatás sablon ..................................................................................................................... 116

Partnertörzs ........................................................................................................................ 118

Címtár ............................................................................................................................. 118

Partnercím felvétel ...................................................................................................... 118

Cím típusok .................................................................................................................... 118

Partnerfelvételnél címtípus bővítés .............................................................................. 118

Elosztólista ......................................................................................................................... 120

Partnercsoportosítás ....................................................................................................... 120

Helyrajzi számok ................................................................................................................ 121

Utcanév nélküli címzés ................................................................................................... 121

Kapcsolattartó típusok ........................................................................................................ 122

Ügyfélkapcsolattípus lehetőségek ................................................................................... 122

Közterület típusok ............................................................................................................... 123

Magyarországon használatos közterület típusok ............................................................. 123

Országok ............................................................................................................................ 124

Megyék .............................................................................................................................. 125

Települések ........................................................................................................................ 126

Megyékhez tartozó települések ....................................................................................... 126

Ügyfél kategóriák ................................................................................................................ 127

Speciális partnerek megkülönböztetése .......................................................................... 127

Ügyfél típusok .................................................................................................................... 128

Partnerfelvételkor kiválasztható kategóriák ..................................................................... 128

Ügyfél adat típusok ............................................................................................................. 129

Bővíthető elérési címek ................................................................................................... 129

Ügyfelek ............................................................................................................................. 130

Partnerrögzítési lehetőségek .......................................................................................... 130

Törzsadatok ....................................................................................................................... 136


5/222

Adathordozó típusa ............................................................................................................ 137

Adathordozó - beérkezés ................................................................................................... 139

Iktatáskor sablon felvétel ................................................................................................ 139

Adatlapséma ...................................................................................................................... 141

Adatlap típus ...................................................................................................................... 142

Önkormányzati és államigazgatási adatlapok hatósági statisztikához ............................. 142

Beérkezés módja ................................................................................................................ 143

Beosztások ......................................................................................................................... 144

Belső ügyfélhez tartozó metaadat ................................................................................... 144

Dokumentum címkék .......................................................................................................... 145

Címkék felvétele dokumentumok (alszámok) számára ................................................... 145

E-mail szövegek ................................................................................................................. 146

E-mail küldési lehetőség feladat érkezéséről .................................................................. 146

E-másolat határidők ........................................................................................................... 149

Elektronikus iratok elvégzéséről szóló másolatkérés ...................................................... 149

Etikett sablonok .................................................................................................................. 151

Borítékhoz és egyéb címkézéshez használt sablonok felvitele ....................................... 151

Expediálás módja ............................................................................................................... 153

Feladatok ........................................................................................................................... 156

Alapértelmezett következő feladat kiválasztása .............................................................. 156

Felfüggesztés okok ............................................................................................................ 157

Főszám felfüggesztése ................................................................................................... 157

Hírek karbantartása ............................................................................................................ 158

Kézi feladatküldés a hírfolyam felületen .......................................................................... 158

Irat állapota ........................................................................................................................ 159

További mezőelnevezések az irat állapotára vonatkozóan ............................................. 159

Irat jellemzők ...................................................................................................................... 161

További adatok megadása iratok jellemzésére ............................................................... 161

Irattárak .............................................................................................................................. 163

Irattárak felvétele ............................................................................................................ 163

Irat típusa ........................................................................................................................... 164

Irattípus bővítés .............................................................................................................. 164

Kezelési utasítás ................................................................................................................ 165

Kézbesítés prioritása .......................................................................................................... 166

Kölcsönzés célja................................................................................................................. 167

Irattárban lévő főszám kölcsönzési célja ......................................................................... 167

Küldeménytípusok/Postai díjszabás ................................................................................... 169

A Magyar Posta Zrt. által előírt küldeménytípusok .......................................................... 169

Levéltári átvevő .................................................................................................................. 171

Levéltári ügyintéző felvétele ............................................................................................ 171

Levéltári kódok ................................................................................................................... 172

Gyári levéltári kódok ....................................................................................................... 172

Melléklet fajták ................................................................................................................... 173

Rögzíthető melléklet fajták .............................................................................................. 173

Melléklet típusok................................................................................................................. 174

Bővíthető melléklet típusok ............................................................................................. 174


6/222

Minősítések ........................................................................................................................ 175

Minősítés rögzítése ......................................................................................................... 175

Naptárak ............................................................................................................................ 176

Évváltáskor szükséges menüpont használata ................................................................. 176

Postai megállapodások ...................................................................................................... 177

Postakönyvön szereplő vevőazonosító rögzítése ............................................................ 177

Postázási ragszámok ......................................................................................................... 178

Selejtezési kódok ............................................................................................................... 181

Selejtezési kódok felvitele ............................................................................................... 181

SK indoklás ........................................................................................................................ 183

Saját kezűleg felbontatandó levelekre vonatkozó indoklás .............................................. 183

Tárgyak .............................................................................................................................. 184

Tárgy mezőérték felvétele ............................................................................................... 184

Tárgyszavak ....................................................................................................................... 185

Tárgyszavak felvitele és használata ................................................................................ 185

Tárgyszó csoportok ............................................................................................................ 186

Tárgyszavak rendszerezése ........................................................................................... 186

Etikett és Tértivevény nyomtatás ........................................................................................ 187

Feladó rögzítése ............................................................................................................. 187

Tértivevény és etikett sablonok karbantartása ................................................................ 188

Etikett címke................................................................................................................ 189

Etikett címke címsorral ................................................................................................ 189

Etikett címke Belföldi tértivevényhez ........................................................................... 190

Tértivevény Belföldi irathoz ......................................................................................... 190

Tértivevény Hivatalos irathoz ...................................................................................... 191

Tértivevény Belföldi irathoz ragszámmal ..................................................................... 192

Tértivevény Hivatalos irathoz ragszámmal .................................................................. 193

Tértivevény Nemzetközi küldeményhez ...................................................................... 193

Etikett és tértivevény nyomtatása.................................................................................... 193

Etikett címke nyomtatása postázás feladaton .............................................................. 193

Postázás, etikett és vagy tértivevény nyomtatás ......................................................... 194

Csoportos postázás, etikett és vagy tértivevény nyomtatás ......................................... 195

Etikett címke vagy tértivevény utólagos nyomtatása .................................................... 196

Biztonság ........................................................................................................................... 198

Adatbázis mentés ........................................................................................................... 198

Adatbázis visszaállítás .................................................................................................... 198

Javasolt feladatok ........................................................................................................... 199

Modulok ............................................................................................................................. 200

Dokumentum megosztás modul ...................................................................................... 200

Dokumentumtérkép ........................................................................................................ 202

Egyedi adatmezők .......................................................................................................... 207

Irattípus adatmezők ........................................................................................................ 207

Lássák még .................................................................................................................... 211

Touch (mobil felület) ....................................................................................................... 212

Webservice ..................................................................................................................... 213

Index .................................................................................................................................. 215


7/222


8/222

Bevezetés Jelen dokumentum célja a konkrét rendszer üzemeltetéséhez szükséges információk tömör összefoglalása.

Jelen kézikönyv azon üzemeltetési feladatokra koncentrál, amelyek a konkrét rendszer egyedi beállításaiból

következnek, és esetlegesen kivonatoltan, tömören ismerteti azon feladatokat, amelyek a napi üzemeltetésben

is mindenképpen végrehajtandóak.

A szabályzat tehát ismerteti a kötelező napi teendőket, a rendszer normális működésének ellenőrzési

lehetőségeit és mindazon jelentésmintákat, amelyek segítségével az üzemeltetés az elvárásoknak megfelelően

végezhető, felügyelhető és dokumentálható.

FONTOS: A felhasználói kézikönyv „Bevezető” című pontjában írtak ismerete nélkülözhetetlen

rendszerüzemeltetőknek, adminisztrátoroknak is.

Architektúra

A DMSONE Ultimate Iratkezelő rendszerben böngésző alapú kliensek kapcsolódnak (TCP/IP) a DMSONE Ultimate

Iratkezelő rendszerwebserver kiszolgálóhoz. A DMSONE Ultimate Iratkezelő rendszer webservere kapcsolódik az

MS-SQL adatbázis szerverhez (TCP/IP).

A szerver, illetve a kliens gépekkel szemben támasztott alapvető követelmények:

Támogatott operációs rendszerek: Windows XP Pro, Vista, Windows Server 2000,

2003

Támogatott adatbázis kezelők: MSSQL 2000 (SP4) - 2005 (SP3) (MSDE, Express)

1024*768 minimum felbontás

Adobe Acrobat Reader (lehetőleg a legfrissebb verzió)

Internet Explorer 7

Billentyűzet, egér

A rendszer intranetes alkalmazást, böngésző programot használ futtatási környezetként. Technikai

paramétereiből adódóan alacsony szintű hardverigény jellemzi. Nincs szükség kliens oldali telepítésre. A rendszer

platformfüggetlen, ezért kiválóan alkalmazható akár vegyes hálózati klienskörnyezetben is.

Mivel az adat és az információ a kiszolgálón tárolódik, egy megfelelő jogosultságpolitika felállításával nagyon

magas fokú adatbiztonság érhető el. Szabványos SQL adatbázis kezelő rendszerek szolgálnak az alkalmazás

alapjául, ez lehetővé teszi az adatok későbbi, bármilyen célú konvertálását.


9/222

Több adatbázis használata esetén fontos

információ

A CONNECTION és DBNAME paramétereket együttesen kell használni.

Új URL beírásakor, ha lemarad a DBNAME paraméter, akkor az előző esetben megadott DBNAME-t fogja

figyelembe venni, és nem azt, ami a CONNECTION-nél megadott beállításnál van.

Rendszerkövetelmények

Kliens oldal

A kliens telepítése a setup_client.exe (parancsikont hoz létre, szerver IP cím beállítása szükséges) fájl segítségével

történik (a rendszer átadásakor külön telepítőn átadásra került). A rendszer futtatásához minimum IE 7.0

böngésző szükséges. A kliens a szerverhez a 6700-as porton kapcsolódik http hivatkozással. A portot az Apache

config fájljaiban lehet módosítani.

Az alkalmazás használatához Kliens oldalon az Internet Explorer 7.0 vagy újabb böngésző megléte szükséges.

A kliens telepítővel a helyi gépről történő szkenneléshez szükséges programok is feltelepíthetőek.

1. táblázat: Kliens konfiguráció

Minimum számítógép konfiguráció: 1,7 Ghz Processzor

512 MB Ram

Operációs rendszer környezet: Windows XP(SP2)/Vista/7

Internet Explorer 7, JAVA támogatás

Adobe Acrobat Reader 7.0

Szerver oldal 2. táblázat: Szerver konfiguráció

Minimum számítógép konfiguráció: 3,0 Ghz Processzor

2GB Ram

Operációs rendszer környezet: Windows /2003/XP/Vista/7

Hálózat

A hálózat beállításainál nincs szükség speciális beállításokra. A szerver a kliensekkel egymás között TCP/IP

protokollon keresztül kommunikál.


10/222

Hálózati beállítások után ellenőrizni kell a hálózati forgalmat és a szerverek elérhetőségét az operációs rendszer

eszközeivel.

3. táblázat: Hálózat konfiguráció

Kiszolgáló: Apache, IIS

Hálózat: Bármely TCP/IP alapú hálózat

Adatbázis MS SQL 2005(SP3), 2008

FONTOS: Az indexek és statisztikák frissítését legalább hetente egyszer el kell végeznie a helyi adatbázis

rendszergazdának!


11/222

Szoftver általános ismertetője

A rendszer bevezetésének előnyei

Tapasztalatunk szerint ügyfeleink a következő előnyöket realizálják a DMSONE

Ultimate PE rendszerünk bevezetésével:

Hatékonyság javulása – A legtöbb vállalat esetében jelentős - akár a munkaidő

30%-át kitevő - ráfordítást igényel az iratok rendszerezése, visszakeresése – és

mindez nem csak az adminisztratív munkaerőt, hanem számos más területet is

érint a gyártástól a logisztikáig, a kereskedelemtől a különféle szolgáltatásokig

egyaránt. A DMSONE Ultimate Iratkezelő rendszerhasználatával az eddig

ráfordított idő -és munka- töredékével juthatunk az eddigieknél sokkal

pontosabb, megbízhatóbb adatokhoz a dokumentumkezelésünket illetően.

Pontos információk – Egy projekt, megbízás teljesítése során, de akár az

ajánlattételig bezárólag is számos dokumentum, irat keletkezik, melyek hatást

gyakorolnak a teljes profittermelő folyamatra. Az egyes partnerektől érkezett,

valamint a válaszként küldött levelek, e-mailek, faxok csak ritkán kerülnek

egységes rendszerben tárolásra, így visszakeresésükhöz egy adott projekt, vagy

megrendelés teljesítésének nyomon követéséhez gyakran több kolléga

levelező programjából, az irattárból és a kollégák asztaláról kell összeszedni a

szükséges információkat. A DMSONE Ultimate PE rendszerben rögzített

dokumentumainkat szabadon rendezhetjük, visszakeresésük néhány

másodperc alatt megoldható. A dokumentum bármelyik leíró adatára, illetve

azok kombinációira is szűrhetünk.

Reagálási idő csökkenése – Különböző tartalmú és formájú dokumentumaink

egységes rendszerben történő kezelése nagyban felgyorsítja az

információáramlást a szervezeten belül, mely létfontosságú szempont, ha

gyorsan szeretnénk egy ügyfél problémájára, vagy egy felmerülő lehetőségre

reagálni. A DMSONE Ultimate PE rendszer bevezetésével lehetőség nyílik arra,

hogy az egyes dokumentumokat formátumtól függetlenül – legyen szó

szkennelt papír alapú dokumentumokról, e-mailekről, faxokról, képekről és

videó-felvételekről, vagy akár elektronikus űrlapokról – azonnal elérhetővé és

visszakereshetővé tegyük minden arra jogosult felhasználó számára, idő és

térbeli korlátozás nélkül. Mindezzel elkerülhető, hogy ügyfeleink napokat

várakozzanak egy ajánlatra, szerződéstervezetre, vagy egy számla


12/222

megküldésére. Üzleti folyamataink felgyorsulnak, mely természetesen a bevétel

nagyságában, valamint a likviditási helyzet javulásában is megmutatkozik.

Határidő kezelés – Napjainkban már a kisebb vállalkozások és szervezetek

esetében is összetettek a feladatok. Egy ajánlattételhez, egy tenderen vagy

pályázaton való induláshoz is sok esetben több kolléga együttműködése

szükséges (pl. gyártás - kereskedelem - pénzügy stb.). Gyakori jelenség, hogy

sok esetben az egyes ajánlatok, pályázatok, közbeszerzési tenderek az utolsó

pillanatban készülnek el, kockáztatva azt, hogy a vállalat egy jelentős üzleti

lehetőségtől esik el. Ez a probléma a DMSONE Ultimate PE rendszerrel

kiküszöbölhető, hiszen az egyes részfeladatok határideje, valamint az egyes

feladatok, dokumentumok egymáshoz való viszonya, kapcsolata könnyen

nyomon követhető.

Döntés előkészítés, jelentések, statisztikák – Vállalatunk, szervezetünk

tevékenységének nyomon követése, a szűk keresztmetszetek, gyenge pontok

megszüntetése csak pontos, gyorsan előkereshető információk birtokában

képzelhető el. A DMSONE Ultimate PE rendszer segítségével az eddig hosszú

órákat, akár napokat igénybe vevő jelentések, statisztikák elkészítése akár

gombnyomásra elvégezhető.

Használhatóság

A használhatóság fogalma nem csak a szoftver felhasználóbarát mivoltát,

hanem a szervezeti szintű használhatóságot is jelenti – azaz célszerű

megvizsgálnunk mennyire rugalmasan alakítható a szoftver a szervezeti

dokumentumkezelési folyamathoz. Rendszerünk részletesen paraméterezhető.

Egyedi adatmezők rögzíthetők az adminisztrátor felületről, alapértelmezések

beállításával definiálhatjuk a dokumentumokhoz kapcsolódó ügymenet-

folyamatokat, jogosultságokat állíthatunk be dokumentumokra és

felhasználókra vonatkozóan egyaránt.

Egységes rendszer – központi

tartalomkezelés

A rendszer lehetőséget ad bármilyen méretű és formátumú dokumentum

fogadására tárolására és kezelésére, legyen az:


13/222

„hagyományos” papír alapú dokumentum;

csatolt fájlokat, esetleg elektronikus aláírást is tartalmazó e-mail;

portálról, weboldalról, ügyfélkapuról érkező dokumentum, kitöltött

elektronikus űrlap;

fax szerverről érkező dokumentum;

személyesen, ügyfélszolgálaton átvett papíralapú vagy elektronikus

adathordozón tárolt dokumentum;

A dokumentumok központi, egységes rendszerben történő tárolása lehetővé

teszi, hogy projektjeinkkel, teljesített vagy folyamatban lévő

megrendeléseinkkel kapcsolatos összes dokumentumot mérettől, formátumtól

függetlenül nyilvántartsuk, szükség esetén azonnal visszakeressük.

Teljeskörű dokumentumkezelés

A DMSONE Ultimate PE rendszer képes a dokumentumok teljes életciklusának

nyomon követésére, az érkeztetéstől, az iktatáson át az irattárba helyezésig és

a selejtezésig bezáróan.

A rendszer moduláris felépítéséből adódóan a szervezet méretétől, a

felhasználók számától valamint a beérkező és keletkező dokumentumok

mennyiségétől függően rugalmasan testre szabható.

A 20-30 főt foglalkoztató kisebb vállalkozásoktól, a több telephellyel és több

száz felhasználóval rendelkező nagyvállalatok, intézmények igényeit egyaránt

képes kielégíteni.

Az DMSONE Ultimate PE rendszer a hagyományos iratkezelési feladatok mellet

(érkeztetés, bontás, szignálás-feladatkiosztás, iktatás, irattárazás,

kiadmányozás, expediálás, postázás, selejtezés, levéltárazás) lehetőséget ad a

kivételes esetek, ritkán felmerülő problémák egységes kezelésére, mint:

téves címzés vagy bontás

s.k. küldemények

minősített, bizalmas és titkos iratok kezelése

dokumentumok verziókezelése (pl. egy szerződésterv esetében)

helyettesítések kezelése stb.

iratbetekintés („Lássák még” funkció)


14/222

A DMSONE Ultimate PE rendszer támogatja az elektronikus ügyintézést, ebből

kifolyólag kezeli az elektronikus aláírásokat is. Az elektronikus aláíró program

segítséget nyújt a biztonságos elektronikus ügyintézéshez. Az elektronikus

aláírás segítségével a DMSONE Ultimate PE rendszerben az elektronikus

dokumentumokat digitálisan alá lehet írni, és azokat elektronikus aktákba lehet

rendezni.

aláírás, időbélyegzés és ellenjegyzés készítés

elektronikus tértivevény készítés és ellenőrzés

többszintű aláírás ellenőrzés

az elektronikus dokumentumok aktákba szervezhetők

a dokumentumok formátumának ellenőrzése

beadványsémák támogatása (pl. e-cégeljárás)

teljes mértékű megfelelés az ETSI TS 101 903 XML Advanced-nek (XML

alapú elektronikus aláírásokkal kapcsolatos követelmények)

A program indítása

A DMSONE Ultimate PE elérése böngészőn keresztül lehetséges. A program

indítását az asztalon található DMSONE Ultimate PE ikonra való dupla

kattintással végezhetjük el. A program indítását követően az alábbi felugró

ablak jelenik meg:

1. ábra: Bejelentkező képernyő


15/222

A felugró ablakban az alábbi adatok kitöltése szükséges:

Szervezeti egység: a felhasználó szervezeti egysége

Név: a felhasználó bejelentkezési neve (nem összetévesztendő a teljes

névvel!)

Jelszó: a felhasználó belépéshez szükséges jelszava

A szervezeti egység mező autocomplete funkcióval működik, tehát a beírt

szövegrészt automatikusan kiegészíti (pl. a "Su" szövegrész beírása esetén

automatikusan felajánlja a "Su"-val kezdődő szervezeti egységeket). Ha

elkezdjük gépelni a szervezeti egységünk nevét, akkor a rendszer

automatikusan fel fogja ajánlani. A szervezeti egységet a "TAB" billentyű

megnyomásával, vagy a szervezeti egységre bal egérgombbal kattintással

választhatjuk ki. A név és jelszó mezők szabadszöveges mezők, melyekben saját

bejelentkezési nevünket és jelszavunkat kell megadnunk a bejelentkezéshez. A

megadott adatokat az "enter" gomb megnyomásával, vagy a "belépés"

gombra való kattintással véglegesíthetjük.

LDAP modul (Windows authentikáció) használata esetén a bejelentkező

képernyőn a "belépés" gomb mellett egy windows logó jelenik meg, ebben az

esetben bejelentkezési névnek windows-os felhasználó nevünket, ill. windows-

os jelszavunkat kell megadnunk.

2. ábra: Bejelentkező képernyő LDAP modul esetén


16/222

Ha elfelejtettük a szervezeti egységünket, célszerű a rendszergazdához

fordulni, aki a Rendszer\Beállítások\Szervezet-felhasználó menüpont

segítségével könnyedén visszakeresheti, hogy ki melyik szervezeti egységhez

tartozik.

A program indításához engedélyezni kell az előugró ablakokat az Internet

Explorerben, továbbá célszerű a szervergép címét az Internet Explorer

megbízható helyeihez hozzáadni. A beállítások elvégzéséhez forduljon a

rendszergazdához, a beállításokról részletesebben az üzemeltetői

kézikönyvben olvashat.

Szoftver felületének felépítése

Kezdőlap

A bejelentkezést követően az alábbi felület jelenik meg:

1. ábra: Kezdőlap


17/222

Felhívjuk figyelmét, hogy a felületen megjelenő gombok, menüpontok,

valamint azok elnevezései eltérhetnek a felhasználói jogosultságok, aktivált

modulok, ill. a rendszer testreszabásának függvényében.

A kezdőfelület 3 fő részre osztható fel:

Menüsor

Menüpontok, főmenük

Hírfolyam (helyét későbbiekben a navigációs panel veszi át)

A menüsor funkciója, hogy a leggyakrabban használt funkciókat gyorsan,

kényelmesen elérhessük, továbbá más hasznos információkhoz férhessünk

hozzá. A menüsoron az alábbi funkciógombokat érhetjük el:

A menüsor bal oldalán:

Új érkeztetés funkciógomb

Új bejövő iktatás funkciógomb

Új belső iktatás funkciógomb

Új ügyfél funkciógomb

Bejövő gyorsiktató funckiógomb

Belső gyorsiktató funkciógomb

Kimenő gyorsiktató funkciógomb

Vezetői szignálás funkciógomb

Hírek funkciógomb

A menüsor közepén:

Kezdőlap gomb

Feladatütemező állapotjelző

A menüsor jobb oldalán:

Kijelentkezés gomb

Jelszóváltoztatás gomb

A menüsor bal oldalán található funkciógombok részletes leírásáról később

fogunk szót ejteni. A menüsor közepén a rendszer nevét tekinthetjük meg, a

feladatütemező állapotjelző az feladatütemező állapotát mutatja (a

rendszerüzemeltetői felhasználók számára lényeges információ). A Kezdőlap

ikonra való kattintással a későbbiekben visszanavigálhatunk a hírfolyamra. A

felhasználónevünk mellett található Kijelentkezés gombbal kiléphetünk a

rendszerből, a mellette lévő Jelszóváltoztatás gombbal pedig

megváltoztathatjuk a jelszavunkat.


18/222

LDAP modul (windows authentikáció) esetén nincs lehetőség a rendszerből

történő jelszó változtatásra, ezért a "jelszóváltoztatás" gomb sem érhető el.

A kezdőlap bal oldalán találhatóak a főmenük, ill. az alájuk tartozó

menüpontok. Az alábbi főmenük közül választhatunk:

Feladatok: a dokumentumokkal kapcsolatos feladatvégzésre szolgáló

menüpontokat érhetjük el.

Listák: a dokumentumok, ill. egyéb, a rendszerben tárolt információk

visszakeresésére szolgáló menüpontok találhatóak itt.

Nyomtatványok: a rendszerből kinyomtatható formanyomtatványok (pl.

előadói ív) érhetőek el a főmenü alól.

Rendszer: a rendszer működésével, üzemeltetésével kapcsolatos

menüpontokat tartalmazza.

Az egyes feladat alapú menüpontok mellett lévő számok a feladatszámlálót

jelképezik:

2. ábra: Feladatszámláló

Az adott menüpont kivastagítva jelenik meg abban az esetben, ha van új

feladatunk az adott menüponton belül. A bal oldali szám az új feladatok

számát jelöli, a jobb oldali szám pedig a menüponton belül található összes

feladatunkat.

Navigációs panel

Ha a főmenü kiválasztását követően rákattintunk egy menüpontra, akkor az

alábbi navigációs panel jelenik meg (minden menüponton belül azonos a

felépítése):


19/222

3. ábra: Navigációs panel

A navigációs panel két részre osztható: szűrő- és keresőmezőkre, valamint

feladati / találati listára (attól függően, hogy a Feladatok/Listák főmenüből

választjuk ki az egyes menüpontokat).

A szűrő- és keresőmezők segítségével az adott feladat / találati lista elemeire

szűrhetünk.

A feladat lista (Feladat főmenü alatti menüpontok esetén) a bejelentkezett

felhasználó adott menüponttal kapcsolatos feladatait jeleníti meg, míg a

találati listák (a Listák főmenü alatti menüpontok esetén) az adott menüpont

alatti keresés eredményeit jeleníti meg.

4. ábra: Feladat lista

A feladat listában megjelenő új feladat rekordok kivastagítva jelennek meg.

Ha rákattintunk a kivastagított feladat rekordra, akkor megszűnik a kivastagítás.


20/222

Kezelő- és egyéb elemek bemutatása

Naptár gomb

A Naptár gomb használatával a dátum mezők megadása könnyíthető meg.

Erre kattintva előugrik egy Naptár ablak, ami alapesetben mindig a mai nap

dátumát mutatja. A Naptár gomb a program számos funkciójában

használatos.

5. ábra: Naptár

Az ablak legfelső sorában a hónapok közt válthatunk, a nyilak segítségével. A

dátum kiválasztása a kívánt napra kattintással érhető el. Az évre kattintva a

napok helyén listázva jelennek meg a hónapok. Ebben a nézetben a nyilak

segítségével az évek közt válthatunk.

Rádiógombok

6. ábra: Rádiógombok

A Rádiógombok választási lehetőséget tesznek lehetővé oly módon, hogy

egymást kizáró lehetőségek közül tudunk segítségükkel pontosan egyet

kiválasztani. Mindig pontosan egy Rádiógomb lehet aktív (az ábrán egy iktatási

művelet során használt rádiógombos választás látható).


21/222

Kereső gombok

7. ábra: Kereső gombok

A Keresés gombra kattintva a megadott feltételeknek megfelelő keresési

folyamat indítható el. A Mappa ikonra kattintva egy korábban elmentett

keresési feltételt tölthetünk be. A Lemez ikonra kattintva a gyakran ismételt

keresési feltételek menthetők el. Az Üres lap ikonra kattintva a keresőmezők

alap állapotba állíthatók. A Kiterjesztett szűrők gombra kattintva kiterjesztett

keresési mezők jelennek meg.

A keresési feltételeket különféle mezők segítségével adhatjuk meg. A legördülő

listás és Naptár gombos keresések használata egyértelmű. A szöveges

keresőmezők használata speciális, mert ide tulajdonképpen azt írunk, amit

akarunk. Sok más programtól eltérően, a DMSONE Iratkezelő rendszerben nincs

szükség helyettesítő karakterek (%, *, ?) használatára. Ha egy olyan alszámra

keresünk rá, aminek tárgyában a beadvány szó szerepel, a kereső mezőbe

elég beírni annyit, hogy: „dv”. Ennek hatására a listában látszódni fog

valamennyi alszám, amiben a „dv” megtalálható. Ha túl nagy az

eredményhalmaz, további szűkítésre lehet szükség.

Keresési eredmény szűkítése

8. ábra: Keresési eredmény szűkítése ABC alapján

Szűkíthetjük a keresési eredményt a munkaterület alján található betűk

egyikére kattintva. A feladatlistán az aktuális oszlop vonatkozásában lesz éles

a betűrendezés, pl.: ha Beküldő szerint van rendezve a lista, és alul a „C” betűre

kattintunk, akkor a listában csak azok a sorok maradnak meg, amelyeknél a

Beküldő neve „C” betűvel kezdődik.

Rács frissítése gomb

A Rács frissítése gombra kattintva a munkaterület frissítésre kerül. Az adott

funkciótól függő, a feladatlistába kerülhető valamennyi elem feltöltésre kerül a

hálóban.


22/222

Fontos: Nagyméretű adatbázisnál javasolt a Keresés funkció használata.

Összes kiválasztása

Az Összes kiválasztása gomb a feladatlistákban szereplő tételek mindegyikét

kiválasztja. Egyes műveletek esetén (pl.: Átadásnál vagy Átvételnél) több

kijelölt feladatot egyszerre, egy gombnyomásra is elvégezhetünk. Az Összes

kiválasztása gomb a feladatlista bal felső sarkában található.

Lenyíló listás mezők

A lenyíló listás mezők segítik az adatbevitelt a gyakran előforduló

adminisztrációs feladatok során. A kitöltendő mezők közül a lenyíló listás mezők

felismerhetők a mező végén található kis háromszög jelölésből. A listára

kattintva a lenyíló választási lehetőségek közül jelölhetjük ki a számunkra

megfelelőt. A lista tartalma adminisztrátori jogokkal szerkeszthető a Rendszer

funkciógombra kattintva, a Törzsadatok menüpontban. A lenyíló lista egy

elemére a kezdőbetű lenyomásával gyorsan „ráugorhatunk”, így a hosszú

listákban gyorsabban megtalálhatjuk a keresett adatot.

9. ábra: Lenyíló listás mező

A lenyíló listás mezők tartalma abc sorrendben jelenik meg.

Tool tip

Valamennyi lenyíló listás mezőben, a lista egy elemén állva, tool tipben is

megjelenik a tartalom. Ez azokban az esetekben lehet különösen fontos, amikor

annyira hosszú az adott sor, hogy nem fér ki a rendelkezésére álló területen

teljes egészében. Tool tip egyéb helyeken is megjelenhet, például a

munkaterület soraira, egyes ikonjaira irányítva az egérkurzort.


23/222

10. ábra: Tool tip

Autocomplete funkció

11. ábra: Autocomplete mező

Szövegmezők kitöltésekor már az első karakter megadásával a program

megjeleníti a bevitt karakternek megfelelően a rendszerben tárolt adatok

listáját, így gyorsítva a gyakran előforduló adatok adminisztrálását. A beviteli

mező alatt a program 10 találatot jelenít meg legördülő listában, ahonnan

kiválasztható a kívánt adat. A beviteli mezőben további karaktereket

megadva szűkíthető az autocomplete által hozott találati lista. A megfelelő

találatot kiválasztva a beviteli mezőben megjelenik a kiválasztott adat. A

listában megjelenő adat módosítható (adminisztrátori jogokkal) a Rendszer

főmenüre kattintva a Törzsadatok/Ügyfelek menüpont alatt.

Az autocomplete funkciót használó szűrőmezők esetén a * gombbal

szórészletre is lehetőség nyílik keresni, pl.: tudjuk, hogy Kovács a neve az

ügyfélnek, akinek az egyik ügyiratát keressük, de nem tudjuk mi a keresztneve.

Ekkor a „Kovács*” keresés eredménylistájában láthatóvá válik valamennyi

Kovács, nem csak az első 10. A listában található egyéb adatokból

gyorsabban rátalálhatunk arra, amit, vagy akit keresünk.

Új érkeztetéskor, illetve iktatáskor az ügyfél kiválasztása során az autocomplete

funkció (amennyiben létezik) a partner idegen kódját is kiírja.


24/222

Kijelentkezés gomb

Kijelentkezni a jobb felső sarokban található felhasználónévre duplán kattintva,

illetve a felhasználónévtől jobbra található Kijelentkezés gombra kattintva

lehet. Helyettesítés esetén csak ez utóbbi szimbólum használható, mivel ilyenkor

átalakul a bejelentkezett felhasználó nevének állapota (helyettesítéskor

legördülő listából választható ki, hogy épp kinek a nevében dolgozunk).

Helyettesítés

A helyettesítés technikai részeiről a Rendszerüzemeltetői Kézikönyvben lehet

olvasni.

A jobb felső sarok aktív helyettesítés esetén:

12. ábra: Aktív helyettesítés

A jobb felső sarok normál bejelentkezés esetén:

13. ábra: Nincs helyettesítés

Kötelezően kitöltendő mezők

Az egyes űrlapokon (pl.: érkeztetés) kötelezően kitöltendő adatbeviteli mezők

is szerepelhetnek. Amíg ezek nem kerülnek kitöltésre, addig nem végezhető el

az adott művelet. A könnyű megkülönböztethetőség végett ezek a mezők

félkövéren vannak szedve és *-gal vannak jelölve.

14. ábra: Kötelezően kitöltendő mezők


25/222

Adatmódosítások rögzítése és megszakítása

15. ábra: Adatmódosítások rögzítése és megszakítása

Az adminisztráció folyamán kitöltésre kerülő űrlapok adatai rögzíthetők a

Rendben gombra való kattintással. Az adatbevitel megszakítható és az ablak

bezárható a Mégsem gombra való kattintással. A Windowsban megszokott

ablak bezárása a jobb felső sarokban található X gombbal is elvégezhető, a

gomb funkciója egyenértékű a Mégsem gombra való kattintással.

Tallózás indítása

16. ábra: Tallózás

A Tallóz… (Browse…) gombra kattintva a Windows különféle verzióiban már

ismert és megszokott fájlválasztó ablak jelenik meg. Az ablakban a Windows

rendszerekben ismert módon navigálhatunk. A keresett fájl kijelölése után a

megnyitás gombra kattintva választható ki az állomány. Az iktatóprogramban

tallózási folyamat például fájl csatolásakor indul.

Exportálás excel munkafüzetbe

A feladatlistában megjelenő iratok adatai exportálhatók Excel munkafüzetbe

az Exportálás gombra való kattintással. A megjelenő Fájl letöltése ablakban

három választási lehetőségünk van:


26/222

Megnyitás (Open)

Mentés (Save)

Mégsem (Cancel)

17. ábra: Exportálás excel munkafüzetbe

A Mentés (Save) gombra kattintva a megadott könyvtárba menthető a

táblázat. A Megnyitás (Open) gombra kattintva az Excel táblázatkezelő

programban nyílik meg az iratok listája. A Mégsem (Cancel) gombra kattintva

az exportálás megszakítható.

Fontos:Mindig csak a listában szereplő elemek exportálhatóak. Ha szűrést

hajtunk végre, csak a szűrési eredménynek megfelelő elemek kerülnek be a

csv fájlba.

Nyomtatás

A feladatlistában megjelenő iratok listája részletes adatokkal nyomtatható a

Nyomtatás gombra kattintva. Az iratok listája egy előugró ablakban jelenik

meg, a nyomtatási beállítások ablak ezzel egy időben automatikusan felugrik,

ahol a Windows operációs rendszerből már jól ismert beállítások elvégzésére

van lehetőségünk.

18. ábra: Nyomtatás ablak


27/222

Fontos: A Nyomtatványok funkcióban szereplő menük kivételével a listában

szereplő dokumentumok nyomtatódnak ki. Ha szűrést hajtunk végre, csak a

szűrési eredménynek megfelelők kerülnek nyomtatásra. A Nyomtatványok

funkcióban pár kivételtől eltekintve általában csak a kijelölt sorok kerülnek

nyomtatásra.

Egységes funkciók a rendszer felületein

Csoportos kijelölés a feladatlistában

Ha a feladatlistában több elemet kell kijelölnünk, akkor a szoftverben

használható a Windowsban már jól ismert Ctrl és Shift billentyűk segítségével

történő kijelölés:

A Ctrl gomb nyomva tartásával és az egér bal gombjának használatával

jelölhetünk ki több, akár nem egymás alatt elhelyezkedő sorokat. Amelyik

sorra rákattintunk az kijelölésre kerül (a Ctrl billentyű mindvégig maradjon

lenyomva).

A Shift billentyű lenyomásával egy tartományt választhatunk ki. Először bal

egérgombbal kattintsunk a kijelölni kívánt tartomány első elemére, majd

nyomjuk le a Shift gombot és a nyomva tartása mellett a bal egérgombbal

jelöljük ki az utolsó elemet. A két kattintás közötti sorok kijelölésre kerülnek.

Tipp: A két kijelölési forma kombinálható.

A következő képen látható a fenti kijelölések kombinálása:


28/222

19. ábra: Kijelölések kombinálása

Betűméret nagyítása és kicsinyítése

Az iktatóprogram böngésző alapú, így a jól ismert nagyító-kicsinyítő (Ctrl+Scroll

up/down, vagy Ctrl és +/- gombok együttes lenyomása) funkciókat

használhatjuk a felületen.

Nagyítás

Ctrl és + gomb

Ctrl és felfelé görgetés az egérrel

Kicsinyítés

Ctrl és – gomb

Ctrl és lefelé görgetés az egérrel

Fontos! A felületek kicsinyítése/nagyítása bizonyos menüelemek nem

megfelelő megjelenését eredményezheti. Ha hasonlót tapasztal, akkor

javasoljuk, hogy állítsa alaphelyzetbe a méretezést a Ctrl + * (csillag)

billentyűkombinációval.


29/222

Iratok és ügyiratok adatlapja

Az egyes menüpontokban a listában egy sort kiválasztva és duplán klikkelve

megjelenik az adott irat vagy ügyirat adatlapja. Az adatlapon megjelenő

adatok függnek az adott menüponttól. Az adatlap tartalmának egy részét a

menüponttól függően akár módosítani is tudjuk:

A módosítást a mező értékének átírásával, vagy legördülő lista esetén a

listából más érték kiválasztásával kezdhetjük el és a Rendben gombbal

hagyhatjuk jóvá.

A szürke árnyalatos mezők módosítása nem engedélyezett.

Törlés a rendszerben

Az iratkezelő rendszerben – mivel megfelel a 27/2014. (IV. 18.) KIM rendeletnek

– rögzített tételeket és partnereket csak logikailag lehet törölni (sztornózni). A

rendszer a sztornózott tételt, illetve törölt partnert – a papír alapú

iktatókönyvben ismert gyakorlat szerint – egy vízszintes vonallal áthúzza.

Átadások és átvételek

Az iratkezelő szoftverben a Feladatok / Visszaigazolandó küldemények

menüpont alatt található Átadás, Átvétel, Visszavétel – Továbbküldés

menüpontok működése a rendszerbeállításoktól függnek.

Hagyományos átadás

Hagyományos átadás esetén az átadónak jóvá kell hagynia az irat/ügyirat

átadását az Átadás menüpontban.

Automatikus átadás

Automatikus átadás esetén az átadást követően nincs szükség az átadás

megerősítésére.

Következő feladatvégző kijelölése

Az iratkezelő szoftverben az egyes feladatok elvégzéséhez szükséges lehet

kijelölni a következő feladatvégzőt és bepipálni a Kijelöltem a következő

feladatvégzőt jelölőnégyzetet.


30/222

20. ábra: Következő feladatvégző kijelölése

A következő feladat legördülő listából csak az adott folyamat után következő

tevékenységek választhatók ki.

Következő feladatvégzőnek csak olyan személy választható ki, akinek van

jogosultsága a következő feladat elvégzésére. Ha jogosulatlan személyt

adtunk meg, azt a szoftver hibaüzenetben közli.

21. ábra: A következő feladat elvégzésére kijelölt felhasználónak nincs joga a

feladat elvégzésére

Változtatások jóváhagyása és elvetése

Az iratkezelő program minden felületén a Rendben gombbal véglegesíthetjük

a változtatásokat, módosításokat és a Mégsem gombbal vethetjük el azokat.

Csatolmányok

Az iratkezelő szoftverben a Csatolmányok felület számos menüpontban

elérhető. Az aktuális menütől/feladattól függően van lehetőség a

csatolmányok módosítására.

A Csatolmányok felületen (a feladattól függően) az alábbi funkciógombok

érhetőek el:

Új: Új csatolmány feltöltése.

Szerkesztés: Kijelölt csatolmány szerkesztése (Client Suite modul megléte

szükséges, a bővebb leírást az Üzemeltetői Kézikönyv tartalmazza).

ZIP letöltése: Kijelölt csatolmány(ok) ZIP formátumban történő letöltése.


31/222

Átnevezés: Kijelölt csatolmány átnevezése.

Törlés: Kijelölt csatolmány törlése.

Legyen ez a csatolmány az irat képe

Megosztás: Kijelölt csatolmány hírként történő megosztása a Hírfolyamon.

E-mail küldése: kijelölt csatolmány e-mailben küldése.

Szkennelés: új csatolmány szkennerrel történő rögzítése.

Új másolat kérés: E-másolat készítési feladat kiadása.

Vonalkód

Új mappa

Szkennelés

Szkennelni az Iratkezelő szoftverben különböző feladatok végzése közben is

lehetőségünk van, például:

Bontási feladat elvégzésekor,

Gyorsiktató használatakor,

Ügyintézés feladatlistában található iratokhoz utólag.

A Szkennelés gomb lenyomását követően a Szkennelés ablakban elolvasható

az irat fő adatai és a Szkennelés gombra kattintva elindítható a folyamat:

22. ábra: Szkennelés indítása ügyintézés menüpontból

A szkennelés folyamatáról egy felugró ablak tájékoztat minket:


32/222

23. ábra: Szkennelés folyamata

A szkennelés végeztével egy felugró ablakban tudjuk elnevezni a szkennelt

állományt.

24. ábra: Szkennelt csatolmány elnevezése

A szkennelés végeredménye egy PDF dokumentum lesz. Ha a lapolvasónk

több oldal beolvasására képes, akkor egy több oldalas PDF lesz a

végeredmény. A rendszer egy gemkapocs ikonnal jelzi a csatolmányt is

tartalmazó iratokat.

25. ábra: Szkennelt irat a feladatlistában


33/222

Az ügyirat adatlapon is jelzi a rendszer, ha a kiválasztott alszám csatolmánnyal

rendelkezik.

26. ábra: Csatolmánnyal rendelkező ügyirat

Az ügyirat adatlapon lehetőségünk van további csatolmányokat is szkennelni,

továbbá a saját meghajtónkra lementeni a már korábban rögzített

csatolmányokat.

A szkenneléssel kapcsolatos beállítások (képtípus, felbontás) a Rendszer /

Egyéni beállítások menüben adhatók meg. Ezek a beállítások csak az adott

felhasználóra vonatkoznak.

A szkennelés funkció működésének előfeltétele a futtatása. Ennek

segítségével lehet a megfelelő beállításokat megadni (pl.: szerver gép IP címe).


34/222

27. ábra: futtatása

Alapértelmezett port

Alapértelmezett esetben a 6700-as portot használja a rendszer. A szerver gép

IP címét a rendszergazdától lehet beszerezni. Ha ezt a beállítást elmulasztjuk, a

következő hibaüzenet adhatja a rendszer a szkennelés indításakor:

28. ábra: Nincs megfelelően beállítva a szkenner

Ügyirat adatok

Az Ügyirat adatok ablak az iratkezelő rendszerben több menüpontban is

elérhető:

Ügyintézés

Irataim

Ügyirataim

Megosztott irataim

Listák

Alszámok

Főszámok


35/222

29. ábra: Ügyirat adatok

Az Ügyirattérkép segítségével válthatunk az egyes alszámok között. Az

alszámok adatai és tulajdonságai az ügyirattérkép melletti füleken jelennek

meg.

A felső szekcióban a Főszám adatai tekinthetők meg. A szürke árnyalatos

mezők módosítása nem engedélyezett. A főszámon végzett módosításokat a

Főszám módosítása gomb segítségével rögzíthetjük. Az alszámok adatait

módosíthatjuk az iktatás létrehozásakor tárgyalt mezők szerint. Az alszámon

végzett módosításokat az Alszám módosítása gomb segítségével rögzíthetjük.

Az Ügyirattérképen a zölddel jelölt szimbólum arra utal, hogy elintézett

alszámról van szó.

A módosítások rögzítésének sikerességéről egy ablak tájékoztat bennünket. A

szükséges módosítások elvégzése és rögzítése után bezárhatjuk az ügyirat

adatok ablakot és folytathatjuk további teendőinket.


36/222

30. ábra: Alszám / főszám módosítása sikeres

Egyéni beállítások

A felhasználóknak lehetőségük van arra, hogy az egyes menüpontokat saját

felületükön testre szabhatják.

Ablak görgetés: Ha egyes felugró ablakok tartalma túlmegy a fix ablakméret

keretén, kapcsoljuk be a görgetés funkciót, majd ki- és belépve ugyanezen

ablak margóval is rendelkezni fog. Különösen fontos funkció lehet a gyorsiktató

felületén.

Alapértelmezett etikett sablon: A Rendszer/Etikett menüben felvitt sablont

alapértelmezetten beállíthatjuk.

Automatikus vonalkód nyomtatás érkeztetéskor: Az elnevezett funkció

értelemszerű használata

Automatikus vonalkód nyomtatás iktatáskor: Az elnevezett funkció

értelemszerű használata

Érkeztetés - bontás egyben: A beállítás egyénileg (tehát felhasználónként)

felülírja a hasonló elnevezésű "Érkeztetés-bontás egyben" globális

programbeállítást. "Igen" esetén az "Új érkeztetés" gomb lenyomásakor is az

érkeztetés-bontás egyben művelet kerül elvégzésre, "Nem" ill. üres érték esetén

az Új érkeztetés gomb lenyomásakor csak az érkeztetés (tehát a bontás már

nem!) lesz elvégezve.

Feladatok fülön következő feladat elvégzés alapértelmezett: Alapértelmezett

feladat kiválasztási lehetőség az irat irányától függően. Ha kiválasztunk egy

feladatvégzést, iktatáskor a Feladatfülön mindig ugyanaz a feladat lesz

alapértelmezetten kiválasztva.

Grid: sorok laponként: a találati lista laponkénti megjelenítési sorát állíthatjuk

be.


37/222

Hírfolyam megjelenítése: kezdő oldalon lévő személyes feladatlista, melyre a

fejlécen található 'házikó' ikonra kattintva bármikor visszaléphetünk.

Ikonmegnevezések kikapcsolása: alapesetben, ha a kurzort az ikonokon

hagyjuk, kiírja azok elnevezéseit.

Jóváhagyás ablakon PDF automatikus megnyitása: Jóváhagyás használata

esetén az ahhoz tartozó .pdf automatikusan megnyílik.

Jóváhagyásnál Libra 6 számla ablak automatikus: Libra integráció esetén

használható funkció számla rögzítést követően.

Jóváhagyások megjelenítésének sorrendje növekvő: Jóváhagyás számának

sorrendje alapján történő listázás

Kimenő iktatás típusa: K2O plugin (outlookos iktatás) megléte esetén

alapértelmezett feladat beállítási lehetőség (iktatás, kiadmányozás és

expediálás)

Következő feladat végrehajtója: Alapértelmezett ügyintéző kiválasztási

lehetőség az irat irányától függően. Ha kiválasztunk egy feladatvégzést,

iktatáskor a Feladatfülön mindig ugyanaz az ügyintéző lesz alapértelmezetten

kiválasztva.

Következő feladatvégző megjegyzése szignálásnál: Megjegyzési

lehetőségbeállítása szignáláskor a következő feladatvégző

felhasználónak/ügyintézőnek.

Libra 6 számla ablakban automatikus számlakép: Libra integráció

eseténlehetősség van arra, hogy a számlarögzítéskor a számlakép azonnal

megjelenjen.

Menü szélesség: Karakterszám beírással (alapértelmezetten 160) szélesíthetjük

a bal oldali menüsort.

Metaform: Metaadat ablak automatikus megjelenése ’Rendben’ esetén, ha

lehetséges: Metaform integráció esetén aktiválható funkció

Nem aktív jóváhagyások megjelenítése: Azon jóváhagyások megjelenítése a

Feladatok/Jóváhagyások menüben, amelyek folyamata már véget ért.

Olvasandó iktatása esetén iktató hozzáadása lássák méghez: – értelemszerű –

PDF megnyitása új ablakban: – értelemszerű –


38/222

Szervezet/Felhasználó kiválasztás módja: Két felhasználói kiválasztási mód

létezik: az egyik az un. legördülős (Normál) kiválasztás, ahol külön kell a

szervezeti egységet és a felhasználót kiválasztani. A másik az auto complete-s

módszer (Automatikus kiegészítés), ahol a mezőbe elkezdjük beírni az adott

felhasználó nevét, és a találatok közül kiválasztom a megfelelőt.

Szkennelés felbontása: alapértelmezett képi felbontás beállítási lehetőség

szkenneléskor

Szkennelés képtípusa: Fekete-fehér, szürkeárnyalat vagy színes papírszkennelési

színbeállítási lehetőség

Vonalkód nyomtató: Alapértelmezett vonalkód nyomtató beállítása

Szoftver gyakori használati esetei

rövid leírásban tevékenység szinten tömören megfogalmazva

Irat átadás-átvétel

folyamat alapú, mikor van átadás, miért kell, van 2 fajta, mindkettőről 2 db

rövid ismertető

Itt kellene írni egy kicsit az iratkezelés céljáról is, illetve az iratok teljes

életciklusának nyomon követéséről a keletkezéstől a selejtezésig

Felhasználók

A felhasználók menüponton belül a rendszer felhasználóinak fiókjait

menedzselhetjük. Lehetőségünk van új felhasználó létrehozására, meglévő

felhasználók adatainak módosítására, ill. felhasználói fiókok inaktiválására és

törlésére.


39/222

1. ábra: Beállítások\Felhasználók menüpont

Új felhasználó létrehozása

Új felhasználó létrehozásához kattintsunk a találati lista felett található „Új”

funkciógombra. A gomb lenyomására az alábbi űrlap jelenik meg:


40/222

2. ábra: Új felhasználó létrehozása űrlap, "alapadatok" fül

Az űrlap „alapadatok” fülén megadhatjuk a felhasználó főbb adatait:

Felhasználó teljes neve: Ez a név jelenik meg a rendszer felületén.

Bejelentkezési név: A felhasználónak bejelentekezéskor ezt a nevet kell

megadnia.

Egyéb azonosító: Bizonyos integrációk esetén töltendő mező (amennyiben

töltendő, arra az integráció egyedi leírásában kitérünk).

Beosztás: A felhasználó beosztását adhatjuk meg (metaadat, mely ez alatt

a menüpont alatt tekinthető meg).

Jelszó / Jelszó még egyszer: A felhasználó bejelentkezéskor megadandó

jelszava, a megerősítéshez a „Jelszó még egyszer” mezőt is ki kell tölteni.

Beléphet? : Ha a jelölőnégyzetet bepipáljuk, akkor a felhasználó beléphet

a rendszerbe. A felhasználói fiókot passziválhatjuk, ha kivesszük a pipát.

E-mail: A felhasználó e-mail fiókja, melyre a rendszer e-mail értesítést küld

(külön beállítás szükséges, melyet a későbbiekben fogunk részeltezni),

továbbá a „Csatolmány küldése e-mailben” funkció használatakor a

felhasználó saját e-mailjéről fogja elküldeni a rendszert a csatolmány.


41/222

Telefonszám: A felhasználó telefonszáma, amely ebben a menüpontban

tekinthető meg.

Alapértelmezett partner:

Jelszó lejárata: Megadhatjuk a felhasználó jelszavának lejárati dátumát. A

lejáratot követően a felhasználónak meg kell változtatnia a jelszavát.

E-mail értesítést fogad?: A jelölőnégyzet bepipálása e-mail értesítés

fogadásához szükséges.

A „tagság” fülön az „Új” gomb segítségével hozzáadhatjuk a felhasználót a

nem gyári felhasználói csoportokhoz (ezeket a csoportokat a Rendszer főmenü,

Beállítások\Felhasználói csoportok menüpontban rögzíthetjük):

3. ábra: Új felhasználó létrehozása űrlap, "Tagság" fül

A gomb lenyomására felugró ablakban megjelennek a nem gyári felhasználói

csoportok (egyszerre több csoport is kijelölhető):


42/222

4. ábra: "Új" funkciógomb felhasználó csoporthoz rendelésekor


43/222

5. ábra: Felhasználó csoporthoz rendelése

A „Rendben” gomb lenyomására a csoportok beemelődnek a találati listába:

6. ábra: Felhasználó csoporthoz rendelésének eredménye

Ha végeztünk az alapadatok és tagságok rögzítésével, akkor a felhasználó

felvitelét a „Rendben” gombbal véglegesíthetjük.


44/222

Felhasználó adatainak módosítása

Egy felhasználó adatainak módosításához kattintsunk duplán a találati listában

a felhasználó nevére. A dupla kattintás hatására megjelenik a felhasználó

rögzítéskor korábban bemutatott űrlap:

7. ábra: Felhasználó rögzítés űrlap, "alapadatok" fül létező felhasználó

módosítása esetén

A felületen módosíthatjuk a korábban megadott adatokat, majd a

módosításokat a „Rendben” gomb lenyomásával nyugtázhatjuk.

Felhasználó törlése

A felhasználók törlését a találati lista felett található „Törlés” funkciógombbal

végezhetjük el.


45/222

8. ábra: "Törlés" gomb

Válasszuk ki a törölni kívánt felhasználót, majd kattintsunk a gombra, melynek

hatására a rendszer megerősítést kér a felhasználó törléséről:

9. ábra: Megerősítés felhasználó törlésekor

A törlést követően a felhasználó neve áthúzva fog megjelenni a találati

listában:


46/222

10. ábra: Törölt felhasználó

A tévesen törölt felhasználót a felhasználó módosításával, majd a „Rendben” gomb

ismételt megnyomásával újra aktiválhatjuk. Ebben az esetben a felhasználó- csoport

és szervezeti egység hozzárendeléseit újra rögzítenünk kell.

Felhasználók szinkronizálása

Bizonyos integrációk esetén lehetőség nyílik felhasználók szinkronizálására egy

másik rendszerből. Bővebb leírást a szinkronizációhoz tartozó egyedi leírásban

olvashat. Amennyiben Önöknél nem található felhasználói szinkronizáció,

kérlük Ügyfélszolgálatunknál érdeklődjön a szinkronizációs lehetőségekről.

A szinkront a „Szinkronizálás” gomb segítségével végezhetjük el:

11. ábra: "Szinkronizálás" funkciógomb

A gomb lenyomására a rendszer megerősítést kér a szinkronizáció

megkezdéséhez:


47/222

12. ábra: Megerősítés felhasználók szinkronizálásakor

A „Rendben” gomb lenyomására a rendszer elvégzi a felhasználók

szinkronizálását.

Szervezeti egységek

A „Szervezeti egységek” menüponton belül szervezetünk felépítését tarthatjuk

karban: új szervezeti egységet hozhatunk létre, a meglévő szervezeti

egységeket-módosíthatjuk, törölhetjük, valamint érkeztető- és iktatóhelyeket

rendelhetünk hozzájuk.

1. ábra: Beállítások\Szervezeti egységek menüpont

Új szervezeti egyeség létrehozása

Új szervezeti egység létrehozásához kattintsunk a találati lista felett található

„Új” gombra:

2. ábra: "Új" szervezeti egység létrehozása funkciógomb


48/222

A gomb lenyomására megjelenik a "szervezeti egységek" űrlap:

3. ábra: Új szervezeti egység rögzítése űrlap

Az űrlapon az alábbi adatok megadása lehetséges:

Felettes szerv: Ha egy alárendelt szervezeti egységet szeretnénk létrehozni,

akkor megadhatjuk, hogy a létrehozni kívánt szervezeti egység mely

meglévő szervezeti egységnek legyen alárendelve

Kód: A szervezeti egység egyedi kódja, a rendszer működését nem

befolyásolja.

Név: A szervezeti egység megnevezése, amely meg fog jelenni a program

felületén.

Érkeztetőhely: A szervezeti egységhez tartozó érkeztetőhelyet választhatjuk

ki. Bejövő irat érkeztetésekor a rendszer érkeztetőhely alapján az

érkeztetőhelyhez tartozó érkeztetőkönyvbe fog érkeztetni (melyet a

Rendszer főmenü Iktatás\Érkeztetőkönyvek menüpont alatt kezelhetünk)

Iktatóhely: A szervezeti egységhez tartozó iktatóhelyet választhatjuk ki. A

postai úton kézbesítendő iratok postázásakor a rendszer a felhasználó

szervezeti egységéhez rendelt iktatóhely alapján jeleníti meg az

iktatóhelyhez tartozó, postázandó iratokat.

Vezető: A szervezeti egység vezetőjét választhatjuk ki.

A fennmaradó mezők (Település, Irányítószám, Utca, Közterület típusa,

Házszám) kitöltésével a szervezeti egység címét adhatjuk meg.

A szervezeti egység rögzítését a "Rendben" gomb lenyomásával

véglegesíthetjük.


49/222

Szervezeti egység adatainak módosítása

Egy kiválasztott szervezeti egység adatainak módosításához kattintsunk duplán

a módosítani kívánt szervezeti egységre a találati listában. A dupla kattintást

követően megjelenik a "szervezeti egységek" űrlap, immáron a kiválasztott

szervezeti egység adataival:

4. ábra: Szervezeti egység adatainak módosítása

Az űrlapon a szervezeti egység adatait szabadon módosíthatjuk, a

módosításokat a "Rendben" gomb lenyomásával nyugtázhatjuk.

Figyelem! A felettes szerv módosításakor legyünk körültekintőek, a szervezeti

egység struktúra módosítása kihathat a felhasználók hozzáférési

jogosultságaira. (Pl. Ha egy alárendelt szervezeti egységet önálló szervezeti

egységre módosítunk - tehát nincs felettes szerve - , akkor a korábbi felettes

szervhez rendelt, saját és alárendelt szerv hozzáférési jogosultsággal

rendelkező felhasználók már nem fogják látni a módosított szervezeti

egységben iktatott iratokat.)


50/222

Ha egy szervezeti egység átszervezés / megszűnés alatt van, akkor a

"Passzív?" jelölőnégyzet bepipálásával passziválhatjuk. A passzív szervezeti

egységbe már nem tudnak belépni a felhasználók, ill. új feladatot nem

tudunk kiosztani / szignálni a szervezeti egység részére. A folyamatban lévő

feladatokat a felhasználók helyettesítésével tudjuk elvégezni.

Szervezeti egység törlése

A szervezeti egységek törlését a találati lista felett található "Törlés"

funkciógombbal végezhetjük el:

5. ábra: "Törlés" funkciógomb

A gomb lenyomását követően a rendszer megerősítést kér a kijelölt szervezeti

egységek törléséhez:

6. ábra: Megerősítés szervezeti egység törlése esetén


51/222

A "Rendben" gomb lenyomásával a rendszer törli a kijelölt szervezeti

egységeket.

Figyelem! Szervezeti egység törlése esetén a szervezeti egység alatt iktatott

iratokhoz nem fognak tudni hozzáférni a felhasználók! Amennyiben mód van

rá, nevezzük át a szervezeti egységet annak utódjára, hogy az új szervezeti

egység alatti felhasználók örököljék az iratokhoz való hozzáférési

jogosultságot.

A törölt szervezeti egységeket visszaállíthatjuk, ha a "szervezeti egységek"

űrlapon a "Törölt" jelölőnégyzetből kivesszük a jelölést.

Érkeztetőhely hozzárendelése szervezeti

egységhez

Ha a Rendszer főmenü Beállítások\Érkeztetőhelyek menüpontjában rögzítettük

szervezetünk érkeztetőhelyeit, akkor a találati lista felett található

"Érkeztetőhely" funkciógombbal rendelhetjük azt az egyes szervezeti

egységekhez (egyszerre több szervezeti egység kijelölése is lehetséges):

7. ábra: Érkeztetőhely funkciógomb

A gomb lenyomására megjelenik a "Szervezeti egység - érkeztetőhely

összerendelés" űrlap, melyen egy lenyíló listás mezőből választhatjuk ki az

elérhető érkeztetőhelyeket:


52/222

8. ábra: Szervezeti egység - érkeztetőhely összerendelés űrlap

Az érkeztetőhely kiválasztását követően a "Rendben" gomb lenyomásával

rendelhetjük az érkeztetőhelyet a szervezeti egységhez.

Iktatóhely hozzárendelése szervezeti

egységhez

Ha a Rendszer főmenü Beállítások\Iktatóhelyek menüpontjában rögzítettük

szervezetünk iktatóhelyeit, akkor a találati lista felett található "Iktatóhely"

funkciógombbal rendelhetjük azt az egyes szervezeti egységekhez (egyszerre

több szervezeti egység kijelölése is lehetséges):

9. ábra: Iktatóhely funkciógomb

A gomb lenyomására megjelenik a "Szervezeti egység - iktatóhely

összerendelés" űrlap, melyen egy lenyíló listás mezőből választhatjuk ki az

elérhető iktatóhelyeket:

9. ábra: Szervezeti egység - iktatóhely összerendelés űrlap

Az iktatóhely kiválasztását követően a "Rendben" gomb lenyomásával

rendelhetjük az iktatóhelyet a szervezeti egységhez.

Érkeztető helyek


53/222

Az Érkeztető helyek menüponton belül a szervezetünk érkeztetőhelyeit

rögzíthetjük. A bejelentkezett felhasználó szervezeti egysége alapján dönti el,

hogy mely érkeztetőhelyhez tartozó érkeztetőkönyvbe rögzíti az érkeztetett

iratot. (Az érkeztetőhelyet a Beállítások\Szervezeti egységek menüpont alatt

rendelhetjük szervezeti egységhez, az érkeztetőhelyet pedig a későbbiekben,

az Iktatás\Érkeztetőkönyvek alatt rendelhetjük majd érkeztetőkönyvhöz.)

1. ábra: Érkeztető helyek menüpont

Új érkeztetőhely létrehozása

Új érkeztetőhelyet a találati lista felett található "Új" gombbal hozhatunk létre:

2. ábra: "Új" funkciógomb

A gomb lenyomását követően a felugró "Érkeztető helyek karbantartása"

űrlapon megadhatjuk az érkeztetőhely alapvető adatait. A "Név" mezőben

megadott érték fog megjelenni azon felületeken, ahol érkeztetőhelyet

választhatunk, a "Kód" az érkeztetőhelyek egyedi azonosítására szolgál,

kitöltésük nem kötelező, a program működését nem befolyásolja.


54/222

3. ábra: Érkeztető helyek karbantartása űlrap

A "Rendben" gomb lenyomásával rögzíhetjük az érkeztető helyet. (A korábban

megszokott módon a találati listában dupla kattintásra a kiválasztott

érkeztetőhely adatait módosíthatjuk.)

Érkeztetőhely törlése

A korábban létrehozott érkeztető helyeket a találati lista felett található "Törlés"

funkciógombbal törölhetjük:


A gomb lenyomására a rendszer megerősítést kér a kijelölt érkeztető hely

törléséről:

5. ábra: Érkeztető hely törlés megerősítése

A törölt érkeztető helyek szürkén áthúzva jelennek meg a találati listában. A

törölt érkeztetőhelyet dupla kattintással, majd a "Törölt" jelölőnégyzetből a pipa

eltávolításával újra aktiválhatjuk.

Iktatóhelyek

Az Iktatóhelyek menüponton belül a szervezetünk iktatóhelyeit rögzíthetjük. A

Feladatok főmenü Kézbesítés\Postai kézbesítés menüpont alatt a Postázás


55/222

gomb megnyomásakor a rendszer a bejelentkezett felhasználó szervezeti

egységéhez rendelt iktatóhely alapján dönti el, hogy mely postázandó iratokat

jeleníti meg. (Az iktatóhelyet a Beállítások\Szervezeti egységek menüpont alatt

rendelhetjük szervezeti egységekhez.)

1. ábra: Iktatóhelyek menüpont

Új iktatóhely létrehozása

Új iktatóhelyet a találati lista felett található "Új" gombbal hozhatunk létre:


A gomb lenyomását követően a felugró "Iktatóhelyek karbantartása" űrlapon

megadhatjuk az iktatóhely alapvető adatait. A "Név" mezőben megadott

érték fog megjelenni azon felületeken, ahol iktatóhelyet választhatunk, a "Kód"

az iktatóhelyek egyedi azonosítására szolgál, kitöltésük nem kötelező, a

program működését nem befolyásolja.

3. ábra: Iktatóhelyek karbantartása űlrap


56/222

A "Rendben" gomb lenyomásával rögzíhetjük az iktatóhelyet. (A korábban

megszokott módon a találati listában dupla kattintásra a kiválasztott iktatóhely

adatait módosíthatjuk.)

Iktatóhely törlése

A korábban létrehozott iktatóhelyeket a találati lista felett található "Törlés"

funkciógombbal törölhetjük:


A gomb lenyomására a rendszer megerősítést kér a kijelölt érkeztető hely

törléséről:

5. ábra: Érkeztető hely törlés megerősítése

A törölt iktatóhelyek szürkén áthúzva jelennek meg a találati listában. A törölt

iktatóhelyet dupla kattintással, majd a "Törölt" jelölőnégyzetből a pipa

eltávolításával újra aktiválhatjuk.


57/222

Felhasználói csoportok A felhasználói csoportok menüpont alatt kezelhetjük a felhasználók csoport

tagságait, menü-, iktatókönyv-, külső rendszer- és irattár jogosultságait. A

találati listában a gyári- és kézzel rögzített felhasználói csoportok egyaránt

megjelennek:

1. ábra: Beállítások\Felhasználói csoportok menüpont

A gyári felhasználói csoportokhoz ez alatt a menüpont alatt nem tudunk új

tagokat rögzíteni, ezekhez a csoportokhoz a felhasználók a

Beállítások\Szervezet-felhasználó menüpont alatt rendelődnek hozzá, ha az

adott gyári csoporthoz tartozó szerepkörrel ruházzuk fel őket. A gyári

felhasználói csoportok az alábbiak:

Adminisztrátor

Bontó

Dokumentum jóváhagyása

Dokumentum létrehozása

Dokumentum véleményezése

Expediáló

Érkeztető

Iktató

Irattáros

K2O

Kiadmányozó

Lekérdező

Postázó

Szignálásra előkészítő

Szignáló

Ügyintéző

Felhasználói csoport létrehozása


58/222

Felhasználói csoport létrehozásához kattintsunk a találati lista felett található

"Új" funkciógombra:

2.ábra: "Új" funkciógomb

A funkciógomb lenyomására felugrik a "Felhasználói csoport" űrlap.

3. ábra: Felhasználói csoport űrlap, alapadatok fül

Az "Alapadatok" fülön a felhasználói csoport nevét határozhatjuk meg, ami a

találati listában fog megjelenni.


59/222

4. ábra: Felhasználói csoportok űrlap, Tagok fül

A "Tagok" fülön a felhasználói csoport tagjait adhatjuk hozzá a csoporthoz.


60/222

5. ábra: Felhasználó hozzáadása csoporthoz

A "Tagok" fülön az "Új" gomb lenyomására megjelenik a "Felhasználó

hozzáadása" űrlap, ahol kijelölhetjük a hozzáadandó felhasználókat (egyszerre

több is kijelölhető), majd a "Rendben" gombbal rögzíthetjük őket.

Ha végeztünk az alapadatok megadásával, ill. a felhasználók hozzáadásával,

akkor a "Rendben" gomb lenyomásával hozhatjuk létre a csoportot.

Felhasználói csoport módosítása,

jogosultságok karbantartása

Egy meglévő felhasználói csoport szerkesztéséhez kattintsunk duplán a

kiválasztott csoportra a találati listában.


61/222

6. ábra: Felhasználói csoport szerkesztése

A korábbi füleken kívül 4 új füllel találkozhatunk. A "Menü" fülön az egyes

felhasználói jogosultságokat biztosíthatjuk a kiválasztott felhasználói csoport

számára:


62/222

7. ábra: Felhasználói csoport szerkesztése, "Menü" fül

A találati lista felett található keresőmezővel az egyes menüjogok között

kereshetünk. Az egyes menüjogok elnevezése jellemzően megegyezik a

felületen található menü/funkciógomb elnevezésével. A keresőmezővel

egyaránt kereshetünk a jogosultság elnevezésének szótöredékére, illetve a

jogosultság kódjára.


63/222

8. ábra: Keresés menüjog elnevezés és kód alapján

A jogosultság biztosításához duplán kell kattintanunk a kiválasztott menüjogra,

majd a felugró ablakban be kell pipálni az "olvasás", "létrehozás", "módosítás",

"törlés" jelölőnégyzeteket:


64/222

9. ábra: Jogosultságok biztosítása

A jogosultságot a "Rendben" gomb lenyomásával rögzíthetjük.

A "Csoportos jogadás" funkciógomb segítségével egyszerre több

jogosultságot is megadhatunk a csoport számára. A megszokott módon

jelöljünk ki egyszerre több listaelemet, majd a funkciógomb lenyomásával

felugrik a jogosultság biztosító ablak, melyben ha bepipáljuk a

jelölőnégyzeteket, majd a "Rendben" gombra kattintunk, akkor az összes

kiválasztott jogosultságra érvényesítjük a módosítást.

Az "Iktatókönyvek" fülön a Rendszer\Iktatás\Iktatókönyvek menüpont alatt

rögzített iktatókönyvekre biztosíthatunk jogosultságot:


65/222

10. ábra: Iktatókönyvek fül

A jogosultságokat a "Menü" fülön leírtaknak megfelelően szerkeszthetjük annyi

különbséggel, hogy itt a rendszer megkülönböztet "Létrehozás", "Olvasás",

"Csak alszámra iktathat" jogosultságokat. Az egyes jogosultságok az alábbiakat

jelentik:

Létrehozás: A felhasználó iktathat főszámot (A jogosultság az "Olvasás" joggal

együtt használható")

Olvasás: A felhasználó olvashatja az iktatókönyvbe iktatott iratokat

(Önmagában is használható)

Csak alszámra iktathat: A felhasználó iktathat a kiválasztott iktatókönyvbe, de

csak alszámot (A jogosultság a "Létrehozás" és "Olvasás" joggal együtt

használható)

A "Menü" fülön leírtak alapján egyszerre több iktatókönyvre is biztosíthatunk

jogosultságokat.

A "Külső rendszer" fülön a Rendszer\Beállítások\Külső rendszer menüpont alatt

rögzített külső rendszerekre biztosíthatunk jogosultságot.


66/222

11. ábra: Külső rendszer fül

A külső rendszer jogosultságok befolyásolják, hogy a felhasználók tudnak-e

üzeneteket fogadni az egyes külső rendszerekből (ez a funkció csak bizonyos

külső rendszereknél érhető el), ill. látják-e a megfelelő menüpontokban

(Feladatok\Érkeztetés\Érkeztetés és Feladatok\Iktatás\Iktatás) az adott külső

rendszerekből fogadott üzeneteket.

Az "Irattárak" fülön a Rendszer\Törzsadatok\Irattárak menüpont alatt rögzített

irattárakra biztosíthatunk jogosultságot:


67/222

12. ábra: Irattárak fül

A "Menü" fülön leírtak alapján a dupla kattintásra felugró ablakban

biztosíthatunk jogot az egyes irattárakra. A jogosultság befolyásolja, hogy a

felhasználó irattárazás funkciók elvégzésekor (irattárazás és központi irattárba

helyezés) ki tudja-e választani az egyes irattárakat, valamint iktatáskor a "papír

példány helye" mezőben milyen értékeket tud kiválasztani (ebben a mezőben

az irattárak választhatóak ki). A jogosultság azt is befolyásolja, hogy a

felhasználó a Listák\Irattárazás\Irattározások menüpont alatt mely irattárba

irattárazott iratokat keresheti vissza.

A felhasználói csoporton elvégzett módosításokat a "Rendben" gomb

lenyomásával végelgesíthetjük.

Ha egy felhasználó jelzi, hogy nincs jogosultsága egy

funkcióhoz/iktatókönyvhöz, akkor legegyszerűbben a találati lista felett

található szűrőkkel bizonyosodhatunk meg a jogosultságok meglétéről. A


68/222

felhasználó mezőbe írjuk be a felhasználó nevét, majd a jogosultság

legördülő listás mezőben válasszuk ki az említett jogosultságot és kattintsunk

a "Keresés" gombra. Ha a találati lista nem hoz eredményt, akkor az azt

jelenti, hogy a felhasználó nem tagja olyan csoportnak, amely rendelkezik a

megadott jogosultsággal. Ennek hiányát úgy pótolhatjuk, hogy felvesszük a

felhasználót egy csoportba, amely rendelkezik a megfelelő jogosultsággal,

vagy biztosítjuk a jogosultságot egy olyan csoportnak, amelynek tagja a

felhasználó.

Szervezet-felhasználó

A szervezet-felhasználó menüpont alatt az egyes felhasználók szervezeti

egységhez való hozzárendelését, hozzáférési szintjét, valamint felhasználói

szerepköreit módosíthatjuk.

1. ábra: Szervezet-felhasználó menüpont

A találati listában láthatjuk, hogy az egyes felhasználók mely szervezeti

egységhez vannak hozzárendelve. Amennyiben új szervezeti egységhez

szeretnénk rendelni a felhasználót, kattintsunk duplán a nevére a találati

listában, ennek hatására az alábbi ablaknak kell megjelennie:


69/222

2. ábra: Szervezet-felhasználó összerendelő ablak

A felugró ablakban vastagított jelöléssel jelennek meg azok a szervezeti

egységek, melyekhez a felhasználó már hozzá van rendelve. A szervezeti

egységek felett található keresővel kereshetünk a szervezeti egységek között.

Új hozzárendelés rögzítéséhez először bal egérgombbal rá kell kattintanunk a

hozzárendelendő szervezeti egységre, melynek hatására sárgává vált a kijelölt

szervezeti egység. Ezt követően kell kiválasztanunk a beállítani kívánt

hozzáférési szintet, valamint szerepköröket. A hozzáférési szint azt határozza

meg, hogy a felhasználó az adott szervezeti egységbe belépve mely szervezeti

egységben iktatott iratokat láthatja (részletesebb leírást a hozzáférési szintekről

a Felhasználói kézikönyv "Szoftver jogosultsági rendszere" c. fejezetében

olvashat). A hozzáférési szintek alatt található felhasználói szerepkörök


70/222

bepipálásával biztosíthatjuk az egyes szerepköröket a felhasználó számára. A

jelölőnégyzet bepipálásával a felhasználó automatikusan tagja lesz a

szerepkörrel azonos elnevezésű, gyári felhasználói csoportnak.

3. ábra: Szervezet felhasználó összrendelés

Miután minden adatot kitöltöttünk, a "Rendben" gombbal véglegesíthetjük a

hozzárendelést.

A találati lista felett található "Szerepkör hozzárendelés" funkciógomb csak

több felhasználó kijelölése esetén válik aktívvá, egyszerre több felhasználó

szerepköreinek módosítását teszi lehetővé. Jelöljünk ki két felhasználót, majd

kattintsunk a "Szerepkör hozzárendelés" funkciógombra, melynek hatására

felugrik a "Szervezet-felhasználó - szerepkör hozzárendelés" ablak:


71/222

4. ábra: Szervezet-felhasználó - szerepkör hozzárendelés ablak

A funkcióval több felhasználót is rendelhetünk egy új szervezeti egységhez,

ebben az esetben ki kell jelölnünk a szervezeti egységet és a hozzáférési szintet

a 3. ábra alapján, majd be kell pipálnunk a használni kívánt szerepkörök "Jog"

és "Mod" oszlopait. A rendszer csak azoknak a szerepköröknek a módosítását,

hozzárendelését fogja figyelembe venni, ahol bepipáltuk a "Mod" oszlopot is.

Tehát ha egy szerepkört meg akarunk adni, akkor be kell pipálnunk a "Jog" és

"Mod" oszlopokat is, ha egy szerepkört meg akarunk vonni, akkor csak a "Mod"

oszlopot kell bepipálnunk, ha pedig nem kívánunk semmit tenni az adott

szerepkörrel, akkor mindkét jelölőnégyzetet üresen kell hagynunk. A

"Kiválasztott felhasználók összes szervezetét módosítsa" jelölőnégyzet

bepipálásával nem a kiválasztott szervezeti egységben, hanem a


72/222

felhasználókhoz hozzárendelt szervezeti egységekben hajtja végre a

módosításokat a rendszer. A módosításokat a "Rendben" gombbal rögzíthetjük.

Figyelem! Csak olyan szerepköröket vonhatunk meg a felhasználóktól,

amelyekhez nem tartozik feladatuk a kiválasztott szervezeti egység alatt.

Például ha még van iktatásra váró feladata és megkíséreljük az "Iktató"

szerepkör megvonását, akkor a rendszer egy hibaüzenettel fog

figyelmeztetni. A szerepkör megvonását csak akkor fogjuk tudni elvégezni,

ha a felhasználó átadta a feladatokat, vagy elvégezte azokat.

A találati lista felett található "Szerepkörök listázása" funkció segítségével a

találati listában kijelölt felhasználók szervezeti egység hozzárendeléseit,

hozzáférési szintjeit, ill. szerepköreit listázhatjuk ki:

5. ábra: Szerepkörök listázása funkciógomb

A funkciógomb lenyomására felugró ablakban jelennek meg az említett

információk:


73/222

6. ábra: Felhasználó-szerepkör lista ablak

Szükség esetén a többi felülethez hasonlóan csv formátumban exportálhatjuk

a találati lista tartalmát.

A találati lista felett található "Szerepkörök másolása" funkciógombbal a kijelölt

felhasználót ruházhatjuk fel egy másik felhasználó jogosultságaival:

7. ábra: Szerepkörök másolása funkciógomb

Miután kijelöltük a felhasználót, akit fel szeretnénk ruházni egy másik felhasználó

jogosultságaival, kattintsunk a funkciógombra, melynek hatására felugrik a

"Felhasználó-szerepkör másolás" ablak.

8. ábra: Felhasználó-szerepkör másolás ablak

A "Dolgozó" mezőben kiválaszthatjuk, hogy mely felhasználó jogait szeretnénk

lemásolni a kijelölt felhasználóhoz, a "Felhasználói csoportok" jelölőnégyzet

segítségével pedig nem csak a szerepköröket, de a kézzel rögzített felhasználói

csoportok tagságait is másolhatjuk. A szervezeti egység mező kitöltése nem

kötelező, ezt abban az esetben töltsük, ha a jogokat le szeretnénk másolni, de


74/222

nem a "Dolgozó" mezőben kiválasztott felhasználó szervezeti egysége alá. A

"Rendben" gomb lenyomásával véglegesíthetjük a másolást.

Figyelem! A szerepkör másolás megszűnteti a felhasználó korábbi szervezeti

egységekhez való hozzárendelését! Kérjük ügyeljen rá, hogy ezt a funkciót új

felhasználó rögzítését követően végezze el, vagy a másolás előtt a

felhasználó adja át feladatait egy másik felhasználónak!

A találati lista felett található "Szervezet/ügyintéző váltás" funkciógomb

segítségével egy felhasználó összes feladatát adhatjuk át egy másik

felhasználónak. Ez a funkció egyaránt alkalmazható abban az esetben, ha a

felhasználó átkerül egy másik szervezeti egységhez, vagy távozik a szervezettől

és át kell adni a feladatait az utódjának.

9. ábra: Szervezet/ügyintéző váltás funkciógomb

A funkciógomb lenyomásával felugrik a "Szervezet/ügyintéző váltás" ablak,

melyben elvégezhetjük a műveletet:

10. ábra: Szervezet/ügyintéző váltás ablak

A "Forrás felhasználó" mezőbe azt a felhasználót kell megadnunk, akitől át

szeretnénk helyezni az iratokat, a "Cél felhasználó" mezőbe pedig azt a

felhasználót, akihez át szeretnénk őket helyezni. Szükség esetén az átadásra

kerülő főszámok átszignálását is elvégezhetjük az "Ügyintéző felhasználó" és a


75/222

"Felelős felhasználó" mezők kitöltésével. Az átadást a "Rendben" gombbal

véglegesíthetjük.

Külső rendszer/Felhasználó-Szerv

összerendelés

A "Külső rendszer/Felhasználó-Szerv összerendelés" menüpont alatt

beállíthatjuk, hogy ha egy felhasználó több szervezeti egységhez van rendelve,

akkor a külső rendszernek mely szervezeti egységet jelenítse meg

alapértelmezetten. A menüpontban csak a több szervezeti egységhez tartozó

felhasználók jelennek meg:

1. ábra: Külső rendszer/Felhasználó-Szerv összerendelés menüpont

Ha duplán kattintunk a találati listában a felhasználó nevére, akkor a felugró

ablakban külső rendszerenként meghatározhatjuk az alapértelmezett

szervezeti egységet:


76/222

2. ábra: Külső rendszer/Felhasználó-Szerv összerendelés ablak

A szervezeti egység kiválasztását követően a "Rendben" gomb lenyomásával

rögzíthetjük a beállítást.

Külső rendszer

A külső rendszer menüpontban rögzíthetünk olyan külső rendszereket, melyek

szoros kapcsolatban állnak az DMSONE Ultimate PE rendszerrel.


77/222

1. ábra: Külső rendszer menüpont

Az "Új" funkciógombra kattintva rögzíthetünk új külső rendszert, a különböző

típusú külső rendszereket a továbbiakban részletesen bemutatjuk.

2. ábra: Új külső rendszer rögzítése

A "Hivatali kapu", "Libra3s integráció", "Ügyfélkapu", "Webservice integráció" külső

rendszerek rögzítése kapcsán kérjük olvassa el az adott integrációhoz tartozó

egyedi leírásunkat! A leírások elérhetősége kapcsán kérjük forduljon

ügyfélszolgálatunkhoz.


78/222

Az E-mail típusú külső rendszer felvételével bejövő e-mail fiókot rögzíthetünk,

melyből a felhasználók a Feladatok\Érkeztetés\Érkeztetés menüpont alatt

fogadhatnak e-maileket a dokumentum fogadás funkcióval (miután

biztosítottuk a jogosultságot a Rendszer\Beállítások\Felhasználói csoportok

menüpont alatt a megfelelő csoportnak). E-mail típusú külső rendszer

rögzítésekor az alábbi adatok megadása szükséges:

3. ábra: E-mail típusú külső rendszer, adatok fül

Protokol: Az e-mail fiók által használt protokol (pop3 és imap választható)

Szerver: Az e-mail fiók levelező szerverének címe

E-mail cím: Itt az e-mail címet kell megadnunk

Felhasználó: Az e-mail fiók hitelesítéséhez szükséges felhasználónév


79/222

Jelszó: Az e-mail fiók hitelesítéséhez szükséges jelszó

E-mail számla fiók:

Törlés a postafiókból: A jelölőnégyzet bepipálásával a letöltött e-mailek

törlésre kerülnek a postafiókból.

IMAP SSL: A jelölőnégyzet bepipálásával SSL hitelesítést használhatunk IMAP

protokol esetén.

IMAP Port: A levelezőszerver által használt portot adhatjuk meg.

Miután az adatokat rögzítettük a "Rendben" gombbal, új sorban megjelenik a

rögzített e-mail fiók:

4. ábra: Új e-mail fiók külső rendszer

Ha duplán kattintunk az újonnan rögzített e-mail fiókra, akkor a felugró

ablakban módosíthatjuk az adatokat, ill. megjelenik egy "Teszt" funkciógomb,

mellyel ellenőrizhetjük, hogy a megadott beállításokkal eléri-e az DMSONE

Ultimate PE a levelezőszervert (a gomb lenyomására "Teszt sikeres" üzenetet kell

kapnunk, egyéb esetben ellenőrizzük, hogy helyesen adtuk-e meg az

adatokat, ill. azt, hogy eléri-e a szerver a megadott címet, pl. telnet klienssel).

Az e-mail küldés típusú külső rendszer lehetővé teszi, hogy a rendszer értesítőket

küldjön a felhasználóknak (erről részletesebben majd a

Rendszer\Törzsadatok\E-mail szövegek menüpontot bemutató fejezet alatt

olvashat). E-mail küldés típusú külső rendszer esetén az alábbi adatok

megadása szükséges:


80/222

5. ábra: "E-mail küldés" típusú külső rendszer

Protokol: Jelen esetben csak "smtp" protokolt választhatunk

Szerver: Az SMTP szerver címe

Felhasználó: A hitelesítéshez szükséges felhasználónév

Jelszó: A hitelesítéshez szükséges jelszó

A "Teszt" funkciógomb csak a külső rendszer rögzítését követően válik

elérhetővé, a bejelentkezett felhasználó e-mail címére kísérel meg e-mailt

küldeni (ehhez a Rendszer\Beállítások\Felhasználók menüpontban be kell

állítani magunknak egy e-mail címet, ill. be kell pipálnunk az "E-mail értesítést

fogad?" jelölőnégyzetet).

A kimenő e-mail fiók típusú külső rendszer megegyezik az e-mail fiók típusú

külső rendszerrel, csupán annyi a különbség, hogy ezeket az e-maileket a

felhasználók a Feladatok\Iktatás\Iktatás menüpontban tudják fogadni és

kimenő iratként tudják iktatni őket.

Helyettesítés

A helyettesítés funkció lehetővé teszi, hogy egy megadott időintervallum

erejéig a rendszer egy felhasználója helyettesíthessen egy másik felhasználót,

ez idő alatt elérhetővé válnak számára a helyettesített felhasználó iratait, ill.

feladatokat végezhet el a nevében. A menüpontban az aktív helyettesítések

jelennek meg:


81/222

1. ábra: Rendszer\Beállítások\Helyettesítés menüpont

A találati lista felett található "Új" funkciógomb lenyomásával rögzíthetünk új

helyettesítést. A funkciógomb lenyomására felugrik a "Helyettesítés beállítása"

ablak:

2. ábra: Helyettesítés beállítása ablak

A felugró ablakban az alábbi adatokat adhatjuk meg:

Helyettesítendő: A felhasználó, akit a "Helyettesítő" mezőben megadott

felhasználó helyettesíteni fog

Helyettesítő: A felhasználó, aki jogosultságot fog kapni a "Helyettesítendő"

mezőben megadott felhasználó helyettesítésére a "Helyettesítés kezdete"

és "Helyettesítés vége" mezőben megadott időpontok közötti időtartamra

Helyettesítés kezdete: Ettől a dátumtól fogva lesz érvényes a rögzített

helyettesítés

Helyettesítés vége: Eddig a dátumig lesz érvényes a rögzített helyettesítés

(ha üresen hagyjuk, akkor a helyettesítés soha nem fog lejárni)

Az adatok megadását követően a "Rendben" gomb lenyomásával

rögzíthetjük a helyettesítést, melynek hatására az megjelenik a találati listában.

A rögzített helyettesítések automatikusan eltűnnek a listából az érvényességük


82/222

lejártát követően, ill. törölhetjük is őket a találati lista felett található "Törlés"

funkciógombbal:

3. ábra: Törlés funkciógomb

A lejárt helyettesítéseket a Listák\Rendszer\Helyettesítés menüpont alatt

kereshetjük vissza.

Feladatkezelő

Ebben a menüpontban rögzíthetünk olyan ütemezett feladatokat, amely

együttműködve a windows feladatütemezőjével megadott időközönként

képes előre paraméterezett karbantartási műveletek elvégzésére. A

menüpontba lépve a találati listában láthatjuk a már korábban rögzített

ütemezett feladatokat:

1. ábra: Rendszer\Beállítások\Feladatkezelő menüpont

A találati lista felett található "Új" funkciógomb lenyomásával

kezdeményezhetjük az új ütemezett feladat felvételét. A rögzített ütemezett

feladatok futásához a C:\netTeam\www\alkalmazasok\67\ mappában

található runjobs.bat fájl ütemezett futtatása szükséges (ehhez a windows

feladatütemezőjét ajánljuk). A felugró ablakban az alábbi adatok megadása

szükséges:


83/222

2. ábra: Feladat ablak

Futtatási paraméterek: Ebben a mezőben kell megadni a futtatni kívánt

ütemezett feladatot. A mező mellett található fogaskerék segítségével

további paramétereket állíthatunk be, de ez a funkció nem minden

ütemezett feladat esetében elérhető. Az alábbi ütemezett feladatok közül

választhatunk:

o job:EmailHataridoelott/: A feladat automatikus E-mailt küld a

megadott gyakoriságnak megfelelően azon ügyintézők részére azon

iratokkal kapcsolatban, amelyeknek lejárt, vagy a közeljövőben lejár

az ügyintézési határidejük. Az E-mail értesítő modul bekapcsolása,

valamint a Rendszer / E-mail szövegek menüben a Határidő előtti

figyelmeztetés küldésének bekapcsolása előfeltétele a feladat

működésének.

o HataridoUpdate: Célszerű naponta futtatni valamikor a hajnali

órákban, amikor még senki se dolgozik. A rendszer helyes határidő

számításának céljából szükséges a feladat napi futtatása.

o IktatoszamFajlCsatolas: A Rendszer/Beállítások/Program menüben

található Dokumentum jóváhagyáshoz tartozó beállításokkal

paraméterezhetjük a job futtatását. Az itt megadott érték szerint fog

a feladat e-mailt küldeni azoknak a felhasználóknak akiknek a

dokumentumot elküldtük véleményezésre, jóváhagyásra. Illetve

beállítható, hogy az adott szervezeti egység vezetője is kapjon

figyelmeztetést a határidő lejárata előtt illetve után.

o JobLogCleaner: Az adatbázis joblogs tábláját törli.

o LogCleaner: A feladat automatizálja az elévült logok törlését a

programból. A törlendő log fájlok életkora alapesetben 1 hónap.

Eltérő beállítás a futási paraméter megfelelő paraméterezésével

érhető el. (Pl.: job:LogCleaner/?age=1 week)

Gyakoriság: A feladat futásának gyakoriságát adhatjuk meg. A

megadható értékek a továbbiak: sec (másodperc), min (perc), hour (óra).

A runjobs.bat futásakor a rendszer ellenőrzi, hogy a mezőben megadott


84/222

idő eltelt-e már az utolsó futtatás ideje óta, amennyiben igen, lefuttatja a

feladatot (amennyiben engedélyezve van).

Utolsó futás ideje: Nem tölthető mező, futtatáskor automatikusan töltődik.

Következő futás ideje: Nem tölthető mező, futtatáskor automatikusan

töltődik.

Az adatok megadását követően az ütemezett feladatot a "Rendben"

gombbal rögzíthetjük.

A rögzített feladatokat a találati lista felett található "Futtatás" funkciógombbal

futtathatjuk manuálisan:

3. ábra: Futtatás funkciógomb

A funkciógomb lenyomásakor a kiválasztott feladatot futtatja a rendszer, majd

egy felugró ablakban tájékozódhatunk a futás sikerességéről (ebben az

esetben a "status" nodeok között "success" érték található):

4. ábra: Futtatás eredményablak

Amennyiben egy meglévő ütemezett feladatot törölni akarunk, azt a találati

lista felett található törlés funkciógombbal tehetjük meg:

5. ábra: Törlés funkciógomb


85/222

Windows feladatütemező beállítása

A c:\netTeam\Kontroller2\www\alkalmazasok\67\runjobs.bat elérési úton

található runjobs.bat fájl a Rendszer\Beállítások\Feladatkezelő menüpontban

rögzített ütemezett feladatok futtatásáért felelős. Futtatásakor lefutnak

mindazok az ütemezett feladatok, melyek utolsó futtatásától számítva eltelt a

gyakoriságnál megadott idő (ill. nem futott még korábban). A runjobs.bat

futtatásának ütemezését lehetőség szerint mindig próbáljuk a leghosszabb

ideig futó ütemezett feladat futási idejéhez igazítani, ellenkező esetben

előfordulhat, hogy „egymásra futnak” az ütemezett feladatok, ami azt

eredményezheti, hogy nem fut le az ütemezett feladat.

A runjobs.bat futtatásának ütemezésére alkalmas a windows feladatümezője.

A feladatütemező futtatására javasoljuk egy service user létrehozását, aki teljes

hozzáféréssel rendelkezik a .67.properties-ben megadott elérési utakra, ill. az

Ultimate által kezelt csatolmányok elérési útjára (alapértelmezetten a

c:\netTeam\Kontroller2\.data\files\ , hacsak a.67.properties

[CONTENTMANAGER_FILESYSTEM] bejegyzése alatt a „root” paraméterértéke

nem máshova mutat). Ügyeljünk rá, hogy a service user jelszava ne járjon le

(máskülönben a jelszó lejárta után nem fogja tudni futtatni az

ütemezettfeladatokat). Íme egy példa a runjobs.bat feladatütemezővel

történő futtatására:


86/222

6. ábra: Ütemezett feladat létrehozása


87/222

7. ábra: Ütemezett feladat létrehozása 2


88/222

8. ábra: Ütemezett feladat létrehozása 3

A többi fülön az alapértelmezett beállításokat használjuk.

Egyedi bat fájl létrehozása

Ha gondot okoz számunkra, hogy minden futtatni kívánt ütemezett feladatnak

a legnagyobb gyakoriságú ütemezett feladathoz kell igazodnia, akkor

ütemezett feladatonként létrehozhatunk egyedi bat fájlokat ( ebben az

esetben ne használjuk a runjobs.bat-ot! ). Az egyedi bat fájlt az alábbi

tartalommal töltsük fel:

@echo off

set phpexe="c:\netTeam\Kontroller2\php\php.exe"

set runphp="c:\netTeam\Kontroller2\www\alkalmazasok\67\htdocs\run.php"

set server=127.0.0.1

set port=6700

set job=scan

%phpexe% %runphp% DEBUG=0 PLAIN=1 SERVER_NAME=%server% SERVER_PORT=%port%

PATH_INFO=/job:%job%/

A használható paraméterek az alábbiak:


89/222

server: az alkalmazás szerver IP címe (ha a szerverről futtatjuk elegendő a

127.0.0.1/localhost alkalmazása

port: az alkalmazás portja (alapértelmezetten 6700)

job: a futtatandó ütemezett feladat „job:” utáni része

A létrehozott bat fájlt célszerű a

c:\netTeam\Kontroller2\www\alkalmazasok\67\ mappába menteni, az

adott job elnevezésével (pl. scan.bat). A létrehozott bat fájloknak a runjobs.bat

bekezdésben leírtak alapján külön ütemezett feladatot kell létrehozni,

melyeknek gyakorisága igazodjon az Ultimateben megadott ütemezett

feladat gyakoriságához.

Ha minden beállítást megfelelően végeztünk el, akkor a runjobs.bat/egyedi

bat fájl futtatását követően az Ultimate rendszerben a feladatütemező

futásának sikerességéről a zöld ikon tájékoztat.

9. ábra: Feladatütemező állapotjelző

Dokumentumtár

A dokumentumtár menüpontban a dokumentumsablon előállítás funkció

során alkalmazható sablonokat, ill. a közzétett dokumentumokat tekinthetjük

meg. A dokumentumok feltöltését rendszergazdai jogosultsággal rendelkező

felhasználó végezheti el, míg sablonokat azok a felhasználók is feltölthetnek,

akiknek van jogosultságuk az Eseti feladatok\Dokumentumtár menüpontra (a

felhasználók által feltöltött sablont csak a feltöltő felhasználó láthatja, míg a

rendszergazdai felhasználó által feltöltött sablonok - a sablon beállított

jogosultságaitól függően - minden felhasználó számára elérhetőek).


90/222

1. ábra: Dokumentumtár menüpont

Ebben a menüpontban kizárólag a saját felhasználói fiókunk alatt rögzített

sablonokat módosíthatjuk. A rendszergazdai felhasználók által közzétett

sablonokat, dokumentumokat csak megtekinteni tudjuk a találati listában lévő

sorokra történő dupla kattintással.


91/222

2. ábra: Dokumentum megnyitása

Saját sablon feltöltését az "Új" gombra való kattintással kezdeményezhetünk.

3. ábra: "Új" funkciógomb (Dokumentum sablon létrehozása)

A felugró ablakban megadhatjuk a sablon alapvető adatait (név, kód),

valamint feltölthetjük a használni kívánt dokumentumsablont az "Új fájl..."

gombra való kattintással.


92/222

4. ábra: Saját sablon feltöltés

A saját sablon feltöltése előtt létre kell hoznunk a dokumentum sablonunkat.

Rendszerünk a doc, docx, rtf fájlformátumokat támogatja, melyek

előállításához a windows beépített WordPad alkalmazását, ill. az Office

programcsomag Word alkalmazását (emelett természetesen más olyan

alkalmazást is használhatnak, amely képes az említett fájlformátumokat előállítani).

Figyelem! Word alkalmazás használata esetén a sablon létrehozásának idejéig

kapcsolja ki a Word helyesírás ellenőrzését a Fájl\Beállítások\Nyelvi ellenőrzés

menüpont alatt! A beállítás elmulasztása a sablon nem megfelelő működését

eredményezheti!


93/222

Az említett alkalmazások egyikével hozzuk létre a sablont.

A felhasználható változókat (makrókat) Feladatok főmenü Ügyintézés\Irataim

menüpontja alatt tekinthetjük meg a "Dokumentum előállítás" gombra való

kattintással.

5. Dokumentum sablon példa


94/222

A sablon mentését követően válasszuk ki a feltölteni kívánt fájlt, majd

kattintsunk a Rendben gombra. Ennek eredményeként megjelenik a feltöltött, saját sablonunk.

6. Példa felhasználó által feltötött sablonra

Saját sablonaink módosítását a későbbiekben a "Módosít" gomb segítségével

végezhetjük el.

Modulok bekapcsolása

Ebben a menüpontban az opcionálisan megvásárolt modulokat kapcsolhatjuk

be. A találati listában a korábban aktivált modulok jelennek meg:


95/222

1. ábra: Modulok bekapcsolása menüpont

A találati lista feletti "Új" funkciógombbal kezdhetjük meg az opcionálisan

vásárolt modul aktiválását:

2. ábra: Modul aktiválás ablak

A modul név legördülő mezőben választhatjuk ki az aktiválni kívánt modult. A

modulokkal kapcsolatos részletesebb tájékoztatásért kérjük forduljon

ügyfélszolgálatunkhoz! A szervezet kód mező tartalma fix, itt jellemzően az

ügyfélazonosítónkat találhatjuk. A modul kiválasztásakor a "Modul kulcs" mező

kitöltődik, az itt lévő értéket kell a munkatársának telefonon bediktálni vagy e-


96/222

mailben elküldeni. A kulcs megadását követően a munkatársa egy kódot

generál, amit az "Érvényesítő kód" mezőbe kell beírni az aktiváláshoz. Az

aktiválást a "Rendben" gomb lenyomásával véglegesíthetjük.

Az egyes modulokat a találati lista felett található törlés gombbal törölhetjük.

Kérjük, hogy egy modul törlését csak indokolt esetben tegye, előtte

mindenképp vegye fel a kapcsolatot ügyfélszolgálatunkkal! A modul törléséből

fakadó rendellenes működésért nem vállalunk felelősséget.

Gyorskitöltő mezői

A gyorskitöltő mezői menüpontban a gyorsiktató funkciók (bejövő-, kimenő-,

belső gyorsiktató) felületén megjelenő mezőket, azok sorrendjét, ill.

kötelezőségét szabhatjuk testre a menüpont alatt:

1. ábra: Gyorskitöltő mezői menüpont

A találati listában láthatjuk az egyes mezők rekordjait, melyek megjelenhetnek

a gyorsiktatókon. A találati lista elemeire duplán kattintva a felugró ablakban

módosíthatjuk a mező megjelenítésére vonatkozó adatokat, melyek az

alábbiak:


97/222

2. ábra: Mező beállítások ablak

Form azonosító: Ez az azonosító határozza meg, hogy az adott mező

melyik gyorsiktatón jelenik meg. Lehetséges értékek: incomingreg (bejövő

gyorsiktató), outgoingreg (kimenő gyorsiktató), internalreg (belső

gyorsiktató)

Mező azonosító: A mező egyedi azonosítója. A mező elnevezését a

találati listában tekinthetjük meg.

Kötelező: A jelölőnégyzet bepipálásával kötelezővé tehetjük a mező

kitöltését gyorsiktatáskor.

Megjelenik: A jelölőnégyzet bepipálásával meg fog jelenni a mező a

gyorsiktató. Ha üresen hagyjuk, akkor a mező rejtve marad.

Sorrend: Szám beírásával megadhatjuk, hogy a gyorsiktató felületen

hányadik mezőként jelenjen meg a kiválasztott mező.

Fül: A mező kitöltésével az adott gyorsiktató felületén egy új fül fog

megjelenni, a mező pedig alapértelmezetten erre a fülre fog kerülni.

A beállítások rögzítését a "Rendben" gomb lenyomásával véglegesíthetjük.

Az alapértelmezetten kötelező mezők esetében nincs lehetőségünk a

"Kötelező" jelölőnégyzet tartalmának módosítására.

Amennyiben az egyik konkrét gyorsiktató felületét szeretnénk módosítani,

javasoljuk, hogy használja a találati lista felett található "Form azonosító"

szűrőfeltételt.


98/222

Érkeztetőkönyvek

Ebben a menüpontban a rendszer által használt érkeztetőkönyveket tarthatjuk

karban (rögzíthetünk újat, módosíthatunk, folytathatunk, zárhatunk le ill.

nyithatunk meg). A rendszer az érkeztetőszámokat sorfolytonosan osztja

érkeztetőhelyenként (melyeket a Rendszer\Beállítások\Érkeztető helyek

menüpont alatt rögzíthetünk, ill. a Rendszer\Beállítások\Szervezeti egységek

menüpont alatt rendelhetünk szervezeti egységhez). A bejövő irányú iratok

kezelésének (érkeztetésének, bontásának, iktatásának) előfeltétele, hogy a

felhasználó szervezeti egységéhez tartozó érkeztetőhelyhez tartozzon nyitott

érkeztetőkönyv az adott évben.

1. ábra: Érkeztetőkönyvek menüpont

Új érkeztetőkönyv rögzítését a találati lista felett található "Új" funkciógomb

lenyomásával kezdeményezhetjük:


A felugró ablakban megadhatjuk az érkeztetőkönyvre vonatkozó adatokat:


99/222

3. ábra: "Érkeztetőkönyv" ablak

Érkeztetőkönyv neve: Az érkeztetőkönyv elnevezése. Az elnevezés kizárólag

az érkeztetőkönyvek menüpont alatt jelenik meg, a rendszer működését nem

befolyásolja.

Érkeztetőkönyv


100/222

Iktatókönyvek

A Rendszer\Iktatás\Iktatókönyvek menüpont iktatókönyvek létrehozására,

folytatására, megnyitására vagy lezárására szolgál. Választására megjelenik az

„Iktatókönyvek” munkaterület.

A feladatlistában megjelenő adatok rendezhetők: Osztott iktatóhely azonosító,

Név, Év, Utótag és Szervezeti egység, létrehozás, zárás dátuma szerint is. A

rendezés az oszlop fejlécére való kattintással növekvő, ismételt kattintással

csökkenő sorrendbe állítható. Az oszlopnevek közti elválasztó vonalra állva, az

adott oszlop tetszés szerint méretezhető. Az elválasztó vonalra való dupla

kattintás hatására az oszlop a legszélesebb mező tartalomhoz illeszkedik. A

feladatlistában görgetősávokkal lehet mozogni. Egy oldalon 50 dokumentum

kerül listázásra. A jobb alsó sarokban lévő nyíl navigációs eszközzel válthatunk

a listázott iratok között. A nyíl ikonra kattintva a következő 50-es lista kerül

megjelenítésre.

A listában egy iktatókönyvre duplán kattintva megjelenik az “Iktatókönyv

karbantartása” ablak.


101/222

A beszürkített mezők módosítására nincs lehetőség. Az iktatókönyv állapotától

függ, hogy melyik mezők módosíthatók. Pl. ha még nem történt iktatás az adott

iktatókönyvbe, akkor a „Kezdete” mező módosítható. Ha már volt iktatás, a

mező beszürkül.

Új iktatókönyv létrehozása

A Rendszer/Iktatókönyvek menüpontban az ’Új’ ikonra kattintva tudjuk

létrehozni, ill. paraméterezni az iktatókönyv leendő jellemzőit.


102/222

Osztott iktatóhely azonosító: több, azonos évben létrehozott

iktatókönyv esetében célszerű un. előtaggal ellátni az iktatókönyveket,

hogy a későbbiekben meg lehessen különböztetni az azonos

azonosítóval rendelkező iktatószámokat.

Iktatókönyv neve: adjuk meg az iktatókönyv nevét.

Év: válasszuk ki az évet, amely a leendő iktatószámok utolsó

azonosítóját képezi.

Kezdete: Alapértelmezetten az ’1’-es szám van megadva, de

megadhatunk más kezdőszámot is. Különösen olyan esetekben, amikor

a közigazgatási és/vagy magánszférában történik változás, és az addigi

aktuális iktatókönyve(ke)t le kell zárni. Hogy ne kelljen elölről, más

osztott azonosítóval rendelkező könyvet létrehozni, a lezárt könyv utolsó

iktatószáma alapján adjuk meg a következő főszám számát.

Vége: Legtöbbször a mező üresen van, mivel az iktatókönyvek utolsó

főszámát mint korlátot nem szokták megadni. Ennek ellenére lehetőség

van ennek szabályozására.

Utótag: Az osztott iktatóhely azonosítóhoz hasonlóan utótagot is

megadhatunk, ami az iktatószám tárgyéve után következik.


103/222

Szervezeti egység: Megadhatjuk az iktatókönyvet felügyelő szervezeti

egységet

Előző iktatókönyv: Szerelni kívánt ügyiratok esetében állítsuk be

Megjegyzés: Iktatókönyvhöz tartozó egyéb információkat is közölhetünk

Migrálás lezárva: Alapvetően a rubrikát hagyjuk üresen, kizárólag

migrálás esetén kell a lezárást bekapcsolni, de akkor is csak a már

meglévő migrált könyv esetében.

Irattárazás: Mindenképpen pipáljuk ki a rubrikát abban az esetben, ha

alapértelmezetten nincs kiválasztva, máskülönben a főszámokat nem

tudjuk irattárazni!

Meglévő iktatókönyv folytatása

Évváltáskor célszerű az iktatókönyv folytatása gombra kattintani, mivel a

csoportjogok bepipálásával a felhasználók - a korábbi könyv alapján -

automatikusan jogot kapnak az új könyvre. Így, az új iktatókönyv létrehozásával

ellentétben, nem kell külön az irattári tervet, és más jogosultságokat beállítani

a felhasználóknak, kivéve az irattári tételek összerendelését


104/222

A 'folytatás' itt nem az előző könyv iktatószámának folytatását jelenti, hanem

az előző évi könyv jellemzőit. Történetesen a felhasználók jogait, irattári tervet,

és irattárazási tulajdonságokat.


105/222

Ügykörök A közigazgatási és magánszféra intézményein belül irattári terv tartozik az

irattárazandó ügyiratokhoz. Az előbbi esetében kormányrendelet rendelkezik

erről, utóbbi esetében pedig saját irattári tervet hoznak létre. A tervnek két fő

része van: az ügykör, és az irattári tétel.

ügykör: a szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek

meghatározott csoportja.

Az ügykörök tulajdonképpen az irattári tételek csoportos összefoglalóját

képezik, melyek alá azonos ügykörjelzésű (legtöbbször betű, de lehet szám is),

de eltérő selejtezési vagy levéltárazási idejéről az irattári tételben kaphatunk

pontosabb útmutatást.

Új ügykör felvétele

Kattintsunk az 'Új' ikonra és az alábbi kép mezőértékeit töltsük ki, majd a

„Rendben” gomb segítségével hozzuk létre az ügykört:

Az ügykör száma és megnevezése kötelezően kitöltendő mezők.

Ügykörcsoport kiválasztásával kapcsolatban az 'Ügykör csoportok' fejezet

foglalkozik.

Workflow sablon: Rendelhetünk jóváhagyási folyamathoz is ügykört,

amennyiben használják a funkciót. Máskülönben hagyjuk üresen.


106/222

Év: Az év mező évváltáskor nem változik (másolódnak az ügykörök), tehát ha

beírjuk az adott tárgyi évet, évváltáskor is ugyanazt fogja iktatáskor zárójelben

mutatni a következő tárgyi évben. Ha viszont jövőre változik az ügykör

utólagosan is ki lehet tölteni az év mezőt vagy létrehozáskor is beírhatjuk azt.

Ügykör módosítása

Ügykör módosítására, törlésére csak addig van lehetőség, amíg nem történt

iktatás arra az ügykörre.

Kattintsunk kétszer a meglévő ügykörre, és módosítsunk a fenti kitöltött mezők

valamelyikén.


107/222

Ügykör csoportok

A funkció segítségével Ügykörhöz társítható csoportokat tudunk létrehozni,

amikhez előre megadott határidőket adhatunk meg, akár munkaidő alapján

is.

Egy ügykörhöz egy ügykörcsoport kapcsolható. Szignáláskor (rendszer szintű

határidő számítástól függetlenül) az ügykör választásával automatikusan ki fog

töltődni az Intézési határidő mező, amennyiben ügykör csoport van

hozzárendelve. Az automatikus kitöltéskor a napok számán túlmenően a

határidő számítás mikéntjét is figyelembe veszi.

A két határidő mező közül csak az egyik tölthető ki értelemszerűen. A

választónégyzet bepipálásával dől el melyik mező írható.

Új ügykör csoport

Az „Új” gombra történő kattintással hozható létre új ügykörcsoport.

Az adatokat a „Rendben” gombbal rögzíthetjük. Az „X” ikonnal a listából

törölhetünk .


108/222

Irattári terv A Rendszer\Iktatás\Irattári terv menüpont az iktatáskor használt irattári tervek

megjelenítésére szolgál. A felületen a meglévő irattári tervek adatait

ellenőrizhetjük, módosíthatjuk, új irattári terveket hozhatunk létre (amennyiben

szervezetünk év közben új irattári tervet vezet be, vagy évváltáskor létrehozzuk

az új tárgyévre vonatkozó irattári tervet), ill. megváltoztathatjuk az irattári tervek

irattári jeleinek megjelenését.

Az 'Új' gombra kattintva vegyük fel az idei irattári tervet. A kövér betűvel és

csillaggal ellátott mezők kitöltése értelemszerűen kötelező.

Évváltáskor erősen javasolt az 'Irattári tételek másolása' rubrikát kipipálni

abban az esetben, ha nem változik az ügykör és a tétel lista az új évben. Ezzel

időt spórolunk meg, hiszen nem kell még egyszer felvinni őket. Ugyanez

vonatkozik az 'Iktatókönyv hozzárendelések másolása' rubrikára is, mivel így

a Rendszer/Iktatókönyv-tétel menüpontban csak a tételek melletti rubrikákat

kell kipipálni.

Ha végeztünk a terv létrehozásával, fontos, hogy a korábbi tervek lehetőleg

inaktívak legyenek, ugyanúgy, mint a korábbi könyvek írási jogának

megszűntetése évváltáskor.


109/222

Irattári jel megjelenése

Egy irattári tervre való dupla kattintást követően a felugró ablakban

módosíthatjuk az irattári jelek felépítését.

Az „irattári jel megjelenése” mezőben kell felsorolnunk a használni kívánt

„építőelemeket” melyek listája a mező alatt található. Amennyiben módosítani

kívánjuk a felépítést, adjuk meg az újonnan használni kívánt építőelemeket,

majd kattintsunk a „Rendben” gombra.


110/222

Irattári tételek

Irattári tételek létrehozása

Az irattári terven belül, az ügykörök leágazásai az irattári tételek, amikkel

rendszerezni tudjuk ügyiratainkat (főszámokat) az irat tárgya vagy az ügy

jellegénél fogva.

A "Rendszer" főmenü, "Irattári tételek" menüpont alatt, az "Új" funkciógomb

megnyomása után vehetünk fel új irattári tételt.

Ezután kötelező mezőként ki kell töltenünk az irattári tervet, ügykört, levéltárba

adhatóságot, irattári tétel kódot, érvényességet, valamint választható

lehetőségként megadhatunk opcionális adatokat is.

A "Rendben" gomb megnyomása után megjelenik a listában az újonnan felvett

irattári tétel.


111/222

Ha évváltáskor nem történik változás az irattári tételeket átmásolhatjuk a

következő évi iktatókönyvbe. Erről bővebben az Irattári terv című fejezetben

olvashatunk.

A fenti képen az irattári jel oszlopban lévő megjelenítési sorrenden szintén az

Irattári terv menüpontban változtathatunk (lásd: irattári jel makrók), ami

iktatáskor is ugyanabban a sorrendben jelenik meg.

Irattári tételek könnyebb átláthatósága érdekében lehetőség van Csoporthoz

való rendeléshez is (lásd: Irattári tétel csoportok)


112/222

Irattári tétel csoportok Ügykörökön felül lehetőségünk van irattári tétel csoportok felvételére is. Ezzel az

ügykörökön felül is van lehetőség a rendszerezésre.

Az „Új” gombra kattintva hozzuk létre az irattári tétel csoportot. Írjuk be a

csoport nevét, és adjunk meg egy kódot hozzá. A létrehozott csoportnak

alcsoportot is hozhatunk létre a már előzően felvitt kiválasztásával a

„Csoportja” legördülőben.


113/222

Iktatókönyv - tétel A funkció azt a célt szolgálja, hogy az adott iktatókönyv kiválasztásakor mely

tételek jelenjenek meg a mezőbe való gépeléskor. Alapvetően mindent tételt

ki szoktak jelölni, de ha egy könyvhöz a tételek egy szűkebb körét szeretnénk

rendelni, akkor azt itt megtehetjük.

A menüpontra kattintva a már előzően felvett iktatókönyvre kattintsunk kétszer,

és pipáljuk ki a hozzárendelendő irattári tételeket.

Az összerendelést mindenképpen el kell végezni (főleg évváltáskor), még ha

csak egy irattári tétel is van, máskülönben az iktatás felületen nem tudjuk az

iktatási folyamatokat befejezni, és nem kapunk iktatószámot.

Hasonló a helyzet új irattári tétel esetén: az összerendelést mindenképpen el

kell végezni ahhoz, hogy a kiválasztott iktatókönyv alá a többi tétel közül is ki

lehessen választani.


114/222

Egység - tétel

Szervezeti egységhez rendelt irattári

tételek

Lehetőségünk van külön a szervezeti egység alá rendelni irattári tételeket, így,

ha iktatáskor az adott tétellel iktatunk, az irat megosztásra kerül a hozzárendelt

szervezeti egység alatt lévő felhasználók felé.

Ahhoz, hogy az iratmegosztás működjön, a Rendszer/Modulok

'Dokumentum megosztás' funkciót Ügyfélszolgálati oldalunk segítségével be

kell kapcsolni. Bővebben: Modulok című fejezet.


115/222

Ágazatok

Ügykörök rendszerezése

A DMSONE Ultimate PE rendszere alapértelmezetten a közigazgatási

(közszférán belüli) intézmények egységes irattári tervének a 78/2012. (XII. 28.)

BM rendelethez tartozó Különös rész című fejezet mellékletét tartalmazza.

Tulajdonképpen az ügykörök betűvel helyettesített, un. ágazati jelölését tűnteti

fel.

Amennyiben a belső iratkezelési szabályzat eltér a közigazgatási rendelet

előírásától, úgy vegyünk fel újat, és adjuk meg az ágazat elnevezését és kódját,

vagy módosítsuk a meglévő ágazati elnevezéseket dupla kattintással a

meglévő ágazatra.


116/222

Iktatás sablon Amennyiben sokszor ugyanazokat a mezőértékeket kell kitöltenünk, érdemes

iktatási sablont felvenni, amit új gyors iktatás esetén be tudunk tölteni.

A képen látható értékeket lehet a sablonhoz felvenni:

Természetesen több sablont is felvehetünk, amik közül válasszuk ki a

legmegfelelőbbet a gyorsiktató felületen található Betöltés gomb

segítségével.


117/222

A következő lépésben válasszuk ki az iktatási sablonunkat, hogy betöltsük a

korábban felvitt értékeket.


118/222

Partnertörzs A Rendszer\Partnertörzs kategória alá tartozó menüpontokban a DMSONE Ultimate partner

adatbázisához tartozó törzsadatokat tarthatjuk karban.

Címtár

Partnercím felvétel

Bővíthetjük címtárunkat, ha külön felveszünk címeket, melyeket

partnerfelvételnél tudunk használni mint törzsadatot. Ha a képen látható

kötelező mezőket kitöltjük, egy új partner rögzítése esetén a beírt irányítószám

segítségével az ország és a település is automatikusan kitöltődik.

Cím típusok

Partnerfelvételnél címtípus bővítés


119/222

Partnerfelvételkor alapvetően két un. "gyári" címtípust találhatunk: az egyik az

állandó, a másik a levelezési cím. Amennyiben szeretnénk több típust felvenni,

kattintsunk az Új gombra és töltsük ki a név- és kódmezőket.

Az újonnan felvett típusok azonban már nem gyáriak lesznek, de

alapértelmezett címként beállíthatjuk a kívánt partnernél.


120/222

Elosztólista

Partnercsoportosítás

Lehetőség van ún. többes fél felvitelre is, ha az elosztólistában felveszünk egy

nevet egy megadott kóddal, majd a felvett névhez hozzáadjuk a kívánt

partnereket. Ennek a segítségével hagyományos kimenő iktatásnál

lehetőségünk van több címzettet kiválasztani az alábbi módon:

Kattintsunk a fejlécen lévő kimenő iktatás gombra, majd válasszuk ki, hogy

főszámra vagy alszámra szeretnénk iktatni. Az kitöltendő mezők fülein a további

címzetteken belül az elosztólistában válasszuk ki a korábban felvett

elosztólistánkat.


121/222

Helyrajzi számok

Utcanév nélküli címzés

A funkció a rendszerben nyilvántartott helyrajzi számok karbantartására, illetve

új helyrajzi számok felvitelére használható.

A Városhoz tartozó Törzsszámot (helyrajzi számot) vegyük fel, mint kötelező

elem. Amennyiben a szám megkívánja, egészítsük ki az alábbi paraméterekkel:

- Alátörés: A földrészletek helyrajzi száma eredendően egész szám. Ha egy

földrészletet megosztanak több felé, a helyrajzi szám alátörést kap. Pl. az 1234

hrsz. 3 felé oszlik, akkor 1234/1, 1234/2 és 1234/3 hrsz. lesz belőle.

- Épület: A társas ingatlanoknál van egy speciális helyrajzi szám is: a lakások

helyrajzi száma. Ez nem önálló helyrajzi szám, hanem egy főszámhoz tartozó

alszám. Minden lakásnak van egy ilyen száma. Ennél a főszám a földrészlet

helyrajzi száma, amelyen az épület(ek) áll(nak). Az épületeknek nagy betűkkel

vannak megkülönböztetve (A, B, C...), azon belül pedig minden lakásnak van

száma, a társasház alapító okiratban foglaltak szerint. Pl. 1245/5/B/28 a hrsz.

- Albetét: Ha egy társasházban több lakás van, akkor a Hrsz-nak ún. albetétjei

is lehetnek, amelyek tulajdonképpen az egyes lakásokat jelentik.

Ezeknek egyesével albetétesített Hrsz-t adnak.


122/222

Kapcsolattartó típusok

Ügyfélkapcsolattípus lehetőségek

A funkció kapcsolattartó típusok felvételére szolgál, az alábbi kép alapján

Alapvetően két típus létezik: a belső és a külső kapcsolattartó. Leginkább

egyedi fejlesztésnél, un. metaform megléte esetén szokás használni, mellyel

szabályozni lehet az egyes hivatalos iratok kiküldését. A partnereknél rögzített

kapcsolattartó, amennyiben az belső, minden esetben az iktatóprogramot

használó szervezet kollégáit jelenti. A külső kapcsolattartó az adott partnerhez

tartozó konkrét személyt jelöli.


123/222

Közterület típusok

Magyarországon használatos

közterület típusok

A Központi Statisztikai Hivatal által közzétett Módszertani dokumentáció /

osztályozások összes közterülettípus törzsadatként szerepel az

iktatóprogramban.

Amennyiben módosul a 2015.10.20-án közzétett lista, az Új ikonra kattintva

vegyük fel a létrehozandó típust.


124/222

Országok Mind a hazai, mind a nemzetközi címek felvitelét, országbesorolása határozza

meg. Amennyiben mégsem szerepel a kívánt címhez tartozó ország, az 'Új'

ikonra kattintva rögzítsük, beleértve annak kódját és ISO kódját is.


125/222

Megyék A menüpont tartalmazza az összes magyarországi megyét, beleértve azok

kódját. Amennyiben szükséges a lista bővítése, az "Új" funkciógombbal

lehetőség van további megyék felvételére.


126/222

Települések

Megyékhez tartozó települések

Amennyiben nem találjuk meg a kívánt települést, az 'Új' gombra kattintva

rögzítsük, a hozzá tartozó megyével együtt.


127/222

Ügyfél kategóriák

Speciális partnerek

megkülönböztetése

A funkciót kivételes esetben, külön ügyfélkérésre hoztuk létre, tehát használata

specifikus.


128/222

Ügyfél típusok

Partnerfelvételkor kiválasztható

kategóriák

Az ügyféltípusok nem módosíthatóak; értelemszerűen magánszemély esetén a

'Magánt', cég és egyéb intézménynél a 'Közületet', a szoftvert használó

intézményen belül felvitt partner esetén pedig a 'Belső ügyfelet' válasszuk ki. Az

'Egyedi' és a többi ügyfél típus tartalmát az Ügyfelek résznél részletezzük.


129/222

Ügyfél adat típusok

Bővíthető elérési címek

Az Egyéb vagy Elérhetőségi adatoknál vehetünk fel plusz elérhetőségeket.


130/222

Ügyfelek

Partnerrögzítési lehetőségek

Partnerfelvétel

Belső ügyfél

Kattintsunk az 'Új' gombra. Az alábbi lehetőségek közül választhatunk:


131/222

A Belső ügyfél adatoknál töltsük ki a megfelelő mezőket. Ami megkülönbözteti

a többi ügyféltípustól a belső ügyfelet, az a Szervezet legördülő, mely kötelező

kitölteni, ezért válasszuk ki az intézményen belül dolgozó kolléga szervezeti

egységét (hogy mely egység alá van beosztva a szervezeten belül).

Mindegyik partnertípus esetében a 'közös adatok' rész azonos. A 'Cím típus'

lehet állandó vagy levelezési cím; ha beírjuk az irányítószámot, a megye, a

település és az ország mezők automatikusan kitöltődnek.

Külső email küldés beállítása esetén küldhetünk emailt a felvitt ügyfélnek,

amennyiben az értesítést fogad rubrikát kipipáljuk és rögzítünk email címet.


132/222

A Globális partnertörzsbe mentés rész tulajdonképpen az Ügyfél

kategóriában lévő speciális ügyféltípusnak felel meg. Amennyiben használni

szeretné a funkciót, kérjük érdeklődjön Ügyfélszolgálati oldalunkon!

A kiválasztott ügyféltípus alapján az Azonosító adatok fül is akként módosul: a

belső ügyfél esetében a fenti képen látható mezőket tölthetjük ki.

Közület/Egyedi

A Belső ügyféllel ellentétben a Közület/Egyedi kiválasztásakor módosul a

rögzítő felület, illetve az „Azonosító adatok” fül tartalma. Szervezet/Cégnév

mező jelenik meg, továbbá megadhatunk rövidített nevet is.

Magán

Magánszemély felvétele majdnem megegyezik a Belső ügyféllel, azzal a

kivétellel, hogy nem szerepel Szervezet és Beosztás a Magánszemély

adatoknál.

Rögzítés után aktívvá váló fülek

Amennyiben rögzítjük a kívánt ügyfelet, az alábbi fülek aktiválódnak:

A korábban (lásd:fent) leírt azonosító adatok mellett a Cím és elérhetőségi

adatok fül is megjelenik, ahova további címeket vihetünk fel, elsősorban

levelezési címet. A korábban rögzített állandó cím már rögzítve van.

A További adatok fülön az alábbi mezőkkel lehet bővíteni a partneradatokat:

Elérhetőségi adatok esetében:


133/222

Egyéb adatok esetében:

A Kapcsolattartó fülön külső vagy belső partnert tudunk hozzárendelni:


134/222

Végezetül a Partnerkódok között ellenőrizhetjük, hogy esetleges külső

rendszerből (Libra, EcoStat, ÖNKADÓ, stb.) származó partnerszinkronizáció

esetén milyen idegenkóddal (a külső rendszerben rögzített kóddal) van a

partner ellátva.

Ezen idegenkódok közül az alábbi típusok fordulhatnak elő:

Saját vagy egyedi partnerintegráció esetén a "kapcsolt rendszer 1 és 2" lesz a

meghatározó, az összes többi kormányzati hálózati rendszerhez köthető,

melyeket az Octopus szoftver kapcsol össze a DMSONE Ultimate-tal.


135/222

A különböző kapcsolt rendszerekhez külön menüpontok is tartoznak,

amihez külön testreszabási konfiguráció esetén aktíválódnak.


136/222

Törzsadatok


137/222

Adathordozó típusa A menüpontban az „adathordozó” legördülő mezőben kiválasztható

adathordozókat rögzíthetjük, módosíthatjuk, törölhetjük.

Új adathordozó létrehozása a gyári meglévők mellett az alábbiak szerint

rögzíthető:

Név: Az adathordozó elnevezése, amely meg fog jelenni a legördülő

mezőben.

Kód: Az adathordozó egyedi azonosítója. (Az adathordozó

megkülönböztethetőségét szolgálja, a program működését nem

befolyásolja.)

Kimenő folyamat: A jelölőnégyzet bepipálásával a kiválasztott

adathordozó végig fog menni a teljes kimenő folyamaton

(kiadmányozás, expediálás, postázás). Amennyiben nem pipáljuk a

jelölőnégyzetet, akkor a kiválasztott adathordozóval ellátott iratok

kimenő iktatás esetén automatikusan „elintézett” státuszúvá válnak. Ha

a kimenő gyorsiktatón kimenő folyamatot nem kezelő adathordozót

választunk, akkor a kimenő folyamattal kapcsolatos adatmezők

eltűnnek a felületről.

Elektronikus: A jelölőnégyzet bepipálásával jelezhetjük, hogy az

adathordozó elektronikus jellegű. Nem befolyásolja a program

működését.

Az alábbi képen az alapértelmezetten felvitt gyári adathordozó típusok és azok

elektronikus vagy kimenő folyamat tulajdonságait láthatjuk. Ha szükséges,

módosíthatunk rajtuk.


138/222


139/222

Adathordozó - beérkezés

Iktatáskor sablon felvétel

/* Amennyiben szeretnénk állandó adathordozó és beérkezésmódot felvinni,

azaz az iktatáskor szabályozni, hogy melyik adathordozóhoz tartozzon

beérkezésmód, az alábbi kép alapján vegyünk fel különféle párosításokat.*/

Állandó adathordozó és beérkezési mód párosítása az alábbiak szerint

rögzíthető:

Adathordozó: Az „Adathordozó típusa” menüpontban rögzített

adathordozók választhatók ki a legördülő menüben.

Beérkezés módja: A „Beérkezés módja” menüpontban rögzített adatok

választhatók ki a legördülő menüben, ami így az egyes adathordozókhoz

rendelődik.

Ha a beállítás sikeres, iktatáskor csak a felvitt kombinációkat lehet használni,

máskülönben a program az alábbi üzenettel figyelmeztet:


140/222


141/222

Adatlapséma A funkciót önkormányzatoknak célszerű használni, a hatósági statisztika kitöltését segíti. Előre

paraméterezett adatlapsémák felvételére van itt lehetőség, amelyek a hatósági adatlapok

kitöltésekor használhatók. Ezáltal a gyakran használt kombinációkat nem kell kézzel felvinni,

a rendszer automatikusan ki fogja tölteni a sémához rendelt, előre definiált értékeket.


142/222

Adatlap típus

Önkormányzati és államigazgatási

adatlapok hatósági statisztikához

Közigazgatási intézmények (önkormányzatok) kötelessége minden félévben

hatósági statisztikát készíteniük a 288/2009. (XII. 15.) "Korm. rendelet

az Országos Statisztikai Adatgyűjtési Program adatgyűjtéseiről és

adatátvételeiről", valamint a 37/2015. (XII. 28.) NGM rendelet

"az önkormányzati adóhatóság hatáskörébe tartozó adók és adók módjára

behajtandó köztartozások nyilvántartásának, kezelésének, elszámolásának,

valamint az önkormányzati adóhatóság adatszolgáltatási eljárásának

szabályairól" jogszabályok alapján.

A leadási időszakot megelőzően ezen ügyfelek külön telepítőfájlt kapnak, mely

tartalmazza az aktuális statisztikához szükséges formanyomtatványokat, hogy

az ügyiratforgalmi, az önkormányzati, és az államigazgatási statisztika

generálását sikeresen elvégezhessék.

Az adatlapok kitöltését az 'adatlap' irattípus tartalmazza, mely iktatószám

rögzítést követően az irattípushoz tartozó előugró ablakban fog megjelenni.

Figyelem! A menüpont kizárólag fejlesztői használatra van létrehozva!


143/222

Beérkezés módja A Rendszer\Törzsadatok\Beérkezés módja menüpontban a rendszerben

használható gyári beérkezés módokon felül rögzíthetünk egyedi beérkezés

módokat, melyeket a későbbiekben új irat érkeztetésekor használhatunk fel.

Új beérkezés mód rögzítéséhez kattintsunk az „Új” funkciógombra, majd a

felugró ablakban adjuk meg a beérkezés mód elnevezését és kódját.

A rögzítéshez az adatok kitöltését követően kattintsunk a „Rendben” gombra.


144/222

Beosztások

Belső ügyfélhez tartozó metaadat

Belső ügyfél rögzítésekor (ami a „Rendszer/Partnertörzs-Ügyfelek”

menüpontban található) megadhatunk beosztási értéket is az alábbi kép

alapján:

Így kiegészíthetjük a belső ügyfelünket plusz beosztási információval.


145/222

Dokumentum címkék

Címkék felvétele dokumentumok

(alszámok) számára

Ahogy a papír alapú dokumentumok esetében is, az elektronikus iratkezelésen

belül is címkézhetünk fel iratokat. Ehhez az alábbi kép alapján végezzük el a

szükséges rögzítéseket:

Általában a címkéket színnevekkel szokták ellátni, de természetesen lehet más

típusú elnevezéseket is alkalmazni.

Fontos, hogy a Címkék mezőérték aktív legyen a gyorsiktató felületen,

amit a Rendszer/Gyorskitöltő mezőin belül tudunk láthatóvá tenni.


146/222

E-mail szövegek

E-mail küldési lehetőség feladat

érkezéséről

/* Ha szeretnénk, hogy az adott felhasználó e-mail-es értesítést kapjon egyes

feladatokról, a menüben az alábbi lehetőségeket tudjuk beállítani: */

A rendszer alkalmas automatikus e-mail értesítések küldésére az egyes

feladatokról a felhasználók részére. Ezen feladatok listája a „Rendszer”

menükategória „Törzsadatok/Feladatok” menüpontban található, ugyanitt

módosítható egyenként az „Alapértelmezett következő feladat” és a

„Feladatról e-mail küldés”.

/* Első körben ellenőrizzük a Rendszer/Felhasználó menüpontban, hogy a

felhasználó beléphet-e és van-e e-mail cím hozzárendelve, amiről értesítést is

kap. Ezen kívül a Rendszer/Program menüpontban ellenőrizzük le, hogy az E-

mail küldés 'igen'-re van állítva. */


147/222

Az alábbi feltételek szükségesek az e-mail értesítő működéséhez:

1. A „Rendszer/Felhasználók” menüpontban adott felhasználó beléphet a

rendszerbe, e-mail értesítést fogad, és van hozzárendelve érvényes e-

mail cím.

2. Rendszer\Beállítások\Program menüpont alatt az „e-mail küldés”

programbeállítás értéke „Igen” legyen

3. Felkonfigurált e-mail küldés típusú külső rendszer, ami a

Rendszer\Beállítások\Külső rendszer menüpont alatt található. Itt

szükséges megadni egy működő smtp szerver beállításait és a hitelesítési

adatokat.

4. A megfelelő e-mail szövegnél a „Küldés?” jelölőnégyzet legyen

bepipálva és legyen kitöltve az E-mail szövege.

Programbeállítás függvénye, hogy központi e-mail címről küldjük az e-mailt,

vagy az értesítő felhasználó nevében (utóbbi esetben SEND AS jogot kell

adnunk az összes felhasználó mail fiókjára).

Mindezek után beállíthatunk e-mail szöveget az adott gyári feladatról a kép

szerinti lista alapján az Átvételre vártól a Változásig bezárólag. Az e-mail

szövegében fogalmazzuk meg a küldendő levél tartalmát; célszerű a jobb

oldalon látható makrókat is használni, ha automatikusan szeretnénk

kiegészíteni a levél tartalmát az irat adataival.

A makró beillesztésekor ne felejtsük el a '{{' kapcsos zárójeleket is

beilleszteni!

/* A felhasználható makrók listája fentről-lefelé sorrendben: */


148/222


149/222

E-másolat határidők

Elektronikus iratok elvégzéséről szóló

másolatkérés

Ha szeretnénk egy fizikai adathordozó alapú iratról szkennelt csatolmányt

készíttetni egy kollégával, hogy az adott irat szerepeljen az általunk beiktatott

irat alatt, kérhetünk erről határidővel ellátott e-másolatot.

1. Az alábbi kép alapján vegyünk fel óraszámban megadott határidőt:

2. A Rendszer/Felhasználói csoport menüben a megfelelő csoporto(kat)t

kiválasztva keressük meg az 'e-másolat kérése' és az 'e-másolat készítése'

menüjogot, majd agyuk hozzá a megfelelő csoport(ok)hoz.

Akinél az e-másolat kérése van, az alábbi módon adhatja meg a kérést:


150/222

Ki kell választani először az iratot, majd a korábban beállított határidőt. A

'Rendben' gomb megnyomása után, a megkért felhasználónál megjelenik az

irat. Tehát, akinél az e-másolat készítés jog van, ő a megbízott fél. A jog

megadása után, és kilépés, belépés után a menüpont megjelenik a

Feladatok/Irattárazás menüben (lásd: fent a képen), ahol a kérés elküldése

után a megjelenő iratnál elkészítheti a szkennelt csatolmányokat a kérő

számára.


151/222

Etikett sablonok

Borítékhoz és egyéb címkézéshez

használt sablonok felvitele

Az alábbi kép alapján rögzíthetünk valós etikett méreteket. Nevezzük el őket,

és vegyük fel az adataikat, köztük a legördülőben megadható típusok közül a

legmegfelelőbbet.


152/222

Fontos, hogy valós etikett méretet állítsunk be, mert minden egyes rosszul

megadott mezőadat esetében figyelmeztető jelzést kapunk!

A szöveg mező tartalmazza az etiketten lévő szöveget, amit kötelező igazítani

a nyomtatás előtt. Feltüntethetjük az iktatószámot is, továbbá a címsorban és

a szövegben használható makrókat, de legtöbb esetben ezekre nincsen

szükség. Lehetőleg a Bekezdés igazítása alatti mezőértékeket hagyjuk üresen.


153/222

Expediálás módja A kimenő iratok expediálásakor kiválasztható expediálás módokat rögzíthetjük

a menüpont alatt. Az új postázás modulnak egy elég lényeges, sok változáson

átesett törzsadata, az expediálás mód határozza meg, hogy a kimenő

folyamat végén mely kézbesítés menüpontba (postai kézbesítés, elektronikus

kézbesítés, külön kézbesítés) fog kerülni a küldemény.

Név: Az expediálás mód elnevezése, ami meg fog jelenni az „expediálás mód”

legördülő mezőben.

Kód: Az expediálás mód egyedi azonosítója. (Az expediálás mód

megkülönböztethetőségét szolgálja, a program működését nem befolyásolja.)

Automatikus kézbesítés: A jelölőnégyzet bepipálásával az adott expediálás

móddal ellátott iratok automatikusan kézbesítésre kerülnek.

Fizikai küldési mód:

Ez a paraméter határozza meg, hogy a kiválasztott expediálás móddal

expediált küldemények melyik kézbesítés menüpontba fognak kerülni. A

fizikai küldés módjától függően az alábbi menüpontokba kerülhetnek a

küldemények.


154/222

A KÉR kézbesítés, illetve a KÉR Postai Hibrid kézbesítés modult

alapértelmezetten nem tartalmazza rendszert. Amennyiben érdeklődnek a

modul iránt, kérem, vegyék fel a kapcsolatot a DMS One Zrt.

ügyfélszolgálatával.

Alapértelmezett adathordozó : Itt hozzárendelhetünk egy szabadon választott

adathordozót az expediálás módjához. Kimenő iktatás esetén miután

kiválasztottuk az expediálás módját, automatikusan ez az adathordozó fog

bekerülni az „adathordozó típusa” mezőbe. Kérjük, ügyeljen arra, hogy ha

kézbesíteni szeretné a kiválasztott expediálás móddal ellátott iratokat, akkor ne

válasszon olyan adathordozót, ami nem kezel kimenő folyamatot („Kimenő

folyamat” jelölőnégyzet).

Rendszer típusa : Elektronikus kézbesítés fizikai küldés móddal ellátott iratok

esetén kiválaszthatjuk, hogy melyik külső rendszert használja a program a

kimenő folyamat esetén. Jelenleg kizárólag a „KÉR” külső rendszer használata

lehetséges.

Paraméterek : A kiválasztott expediálás módot további egyedi beállításokkal

szabhatjuk testre. Az egyedi paramétereket a „Paraméterek” gomb

lenyomásával rögzíthetjük. A paraméterezés funkció kizárólag „Postai

kézbesítés”, „KÉR Postai hibrid kézbesítés” fizikai küldés módoknál alkalmazható.


155/222

Az alábbi paramétereket adhatjuk meg:

Küldemény típus: A kiválasztott expediálás módnál alapértelmezetten

kiválasztásra kerülő küldemény típus.

Súly / Formátum: A kiválasztott expediálás módnál alapértelmezetten

kiválasztásra kerülő súly / formátum.

Postai szolgáltatások: A mező mellett található „ceruza” ikonra kattintva

kiválaszthatjuk, hogy az adott expediálás móddal expediált iratok milyen

postai szolgáltatásokkal kerüljenek postázásra.

Postakönyvet kezel: A jelölőnégyzet bepipálásával beállíthatjuk, hogy az

adott expediálás móddal expediált iratok kerüljenek-e postakönyvbe.

Postai megállapodás azonosító: Kiválaszthatjuk, hogy az adott

expediálás módhoz mely postai megállapodás tartozik. A

paraméterezést követően az egyes beállítások a „Paraméterek”

ablakrészben kerülnek rögzítésre.


156/222

Feladatok

Alapértelmezett következő feladat

kiválasztása

Egyes esetekben a gyárilag rögzített következő feladatokat iktatáskor bizonyos

esetekben módosítani lehet. A kiválasztási lehetőség azonban korlátozott és

nem terjed ki minden feladatra, különösen, amihez nincsen rendelve semmi.

Ahogy a képen is látszik, a 'dokumentum lezárásánál' alapértelmezetten

'irattárazás' van kiválasztva, de lehetőség van 'irattári előkészítést' is beállítani.

'Dokumentum véleményezése' esetén például nincs lehetőség semmilyen

alapértelmezett következő feladat elvégzésének kiválasztására, mivel a

véleményezés nem szerves része az iktatási folyamatnak.

A következő feladatról emailt is küldhetünk; az e-mail értesítők beállításáról a

korábbi fejezetekben olvashat.

Figyelem! Alapértelmezett következő feladat módosítását csak és

kizárólag alaposan megfontolt indokkal lehetséges! Lehetőség szerint

módosításokat ne végezzenek el a menüpontban!


157/222

Felfüggesztés okok

Főszám felfüggesztése

Amennyiben szükséges egy főszám felfüggesztése, annak indoklása kötelező

megadni.

Ennek megadását a Felfüggesztés menüpontban tudjuk megadni az alábbi

kép alapján:


158/222

Hírek karbantartása

Kézi feladatküldés a hírfolyam

felületen

A hírfolyam felületén automatikusan megjelenő híreken kívül új hírfolyamot is

generálhatunk az alábbi mezők segítségével:

Válasszuk ki a szervezeti egységet, töltsük ki a tárgy, és a megjegyzés mezőket,

valamint adjuk meg az érvényességi időt.


159/222

Irat állapota

További mezőelnevezések az irat

állapotára vonatkozóan

A különféle következő feladatok, illetve az irat helyénél (Listák/Irat helye)

meghatározott állapotokat az Irat állapota menüpontban is kiegészíthetjük az

egyes iratok esetében.

Vegyünk fel állapotelnevezéseket, mint például 'felfüggesztve', stb.

elnevezésekkel, amit később az ügyirattérképen is ki tudunk választani, majd

rögzíteni.

A felvitt állapotot a dokumentumtérképen tudjuk kiválasztani, és rögzíteni.


160/222


161/222

Irat jellemzők

További adatok megadása iratok

jellemzésére

Hasonlóan az irat állapotára vonatkozóan, az irat jellemző esetében is plusz

információt rögzíthetünk, ami szintén az irat állapotának megfelelően

rögzíthetünk az adott alszám jellemzőin belül a dokumentumtérképen.


162/222


163/222

Irattárak

Irattárak felvétele

A meglévő gyári 'központi irattár' mellett egyéb átmeneti irattárakat is

felvehetünk az alábbi kép segítségével:

Amennyiben ezen az irattárakat választjuk, akkor a Feladatok\Eseti feladatok\Központi

irattárba helyezés” menüpontba fognak érkezni az iratok.

Innen később központi irattárba tudják helyezni, vagy továbbadni irattárazási feladatra.

Felhívjuk figyelmét, programbeállítás befolyásolja, hogy átadja irattárazási feladatra, vagy

közvetlenül a központi irattárba helyezi-e a rendszer.

Figyelem! Végső irattárazáskor mindenképpen a központi irattárat kell

megadni, illetve áthelyezni az átmeneti irattárakból a főszámokat, mert a

selejtezés vagy levéltárazás idejét csak a központi irattár követi!


164/222

Irat típusa

Irattípus bővítés

A meglévő irat típusokon kívül lehetőségünk van újabb irat típusokat felvenni

az 'Új' gombra kattintva:


165/222

Kezelési utasítás Kiadmányozás feladat elvégzésekor a „Kezelési utasítás” legördülő mezőben

megjelenő értékeket bővíthetjük, módosíthatjuk, törölhetjük.

Új kezelési utasítás létrehozása a gyári meglévők mellett az alábbiak szerint

rögzíthető:

Név: A kezelési utasítás neve, ami a legördülő mezőben megjelenik.

Kód: A kezelési utasítás egyedi azonosítója. (A program működését nem

befolyásolja.)


166/222

Kézbesítés prioritása /* A gyári beállítások mellett, ha szeretnénk a postai kézbesítések prioritását

kiegészíteni, nyomjunk az 'Új' gombra. */

A funkció a postai kézbesítések prioritásának gyári beállításai kiegészítésére

szolgál.


167/222

Kölcsönzés célja

Irattárban lévő főszám kölcsönzési

célja

Az irat irattárból való kivételekor kettő lehetőség van:

- közvetlen iratkiadás (Feladatok / Iratkiadás / Új),

- iratkikérés (Feladatok / Iratkikérés /Új).

Utóbbi esetben az iratkiadás menüpontba kerül az irat, ahol külön ki kell adni

az iratot. Mindkét esetben kötelező megadni az iratkikérés célját.

Betekintés:

Iratkiadás menüben indított betekintési folyamat az Iratkiadás menüben lévő

listába fogja az iratot rakni (tehát nem kerül az adott user Ügyirataim

menüjébe).

Ezt a betekintést az Iratkiadás / Betekintés engedélyezése gombbal kezelhető.

Ennek a gombnak csak akkor kell aktívnak lennie, ha az iratkikérés vagy


168/222

iratkiadás célja betekintés volt (emellett az Iratkiadás / Iratkiadás gomb

inaktív). Ellenkező esetben pedig pont fordítva kell a két gombnak

funkcionálnia. A betekintés engedélyezése csak naplózza a betekintés tényét,

majd visszahelyezi az irattárba az ügyiratot.

Kölcsönzés:

Az ügyintézéstől eltérően itt nincs visszanyitva az ügyirat, így nincs lehetőség

lezárásra sem. Minden ügyirattérképen csak olvashatóak az ügyirat adatai.

Iratkiadás / Iratkiadás gomb hatására az adott felhasználó Ügyirataihoz kerül a

kölcsönzött ügyirat. A Feladatok / Ügyirataim / Lezárás gomb ennél a típusnál

inaktív, helyette a Visszaadás gomb lesz aktív, ahol ki kell választani az irattározó

felhasználót.

Az irattározó felhasználónál a Feladatok / Irattárazás menüpontban az iratra az

Irattárazás gombnak inaktívnak kell lennie, ugyanekkor a Visszavétel gombnak

aktívnak.

A Visszavétel gomb hatására lezáródik a kölcsönzési folyamat és az irat

visszakerül az irattárba.

Ügyintézés:

Hagyományos folyamatok érvényesek rá, az ügyirat az Ügyirataim

menüpontba kerül, alszámaival együtt az Irataimba.

Szerelés:

Egyenértékű az Ügyintézés funkcióval. Utólagos szerelés az Ügyirataimból

végezhetünk.


169/222

Küldeménytípusok/Postai

díjszabás

A Magyar Posta Zrt. által előírt

küldeménytípusok

A küldeménytípusok menüpontban lényegében már nem tudunk dolgozni,

mivel amúgy is azok vannak érvényben, amit a Magyar Posta előír. Viszont a

postázáshoz szükséges postai díjtételek segítségével a küldeménytípusok

jellemzőin tudunk módosítani.

Ehhez kapcsoljuk be a Rendszer / Felhasználói csoport menüponton belül egy

kulcs csoportra kattintva (ha más nem az Adminisztrátor csoportra) és keressük

meg a postai díjtétel jogot a 'Menü' fülön. Nyomjunk a 'Rendben' gombra,

lépjünk ki, majd vissza a programba, és az alábbi menüpontot kell, hogy lássuk:


170/222

Ahhoz, hogy a postai díjtételeket fel tudjuk tölteni, először létre kell hozni egy

névvel ellátott, lehetőleg alapértelmezett sort, ezt követően duplán kattintva a

Feltöltés gombra tudjuk a táblázatot integrálni.

A postai díjtételek minden esetben megegyeznek az aktuális Magyar

Posta Zrt. által közzétett díjszabással. A díjszabás táblázatát évváltáskor

szíveskedjen igényelni a DMS ONe Zrt. Ügyfélszolgálatán! Köszönjük.


171/222

Levéltári átvevő

Levéltári ügyintéző felvétele

Egyes irattárban lévő ügyiratok levéltárazási idejének eljövetelekor szükséges

levéltári átvevő ügyintézőt rögzíteni. Ehhez az alábbi módon vegyünk fel

levéltári átvevőt a megadható felhasználók közül:


172/222

Levéltári kódok

Gyári levéltári kódok

Alapvető esetben az irattári tervhez tartozó gyári levéltári kódokat ne

változtassuk meg, kivéve, ha az arra jogosult intézmény irattári terve

másképpen rendelkezik. Ha kiegészítésre szorul a levéltári kód, vegyünk fel újat.

Figyelem! A korábbi évek irattári tervének levéltári kódjait is módosíthatja,

ha a gyári kódokon utólagosan változtatni szeretne. Ez ügyben

Bevezetéskor és egyéb konzultációkor kérdezze meg munkatársunkat!

Köszönjük.


173/222

Melléklet fajták

Rögzíthető melléklet fajták

A gyárilag rögzített melléklet fajtákat az alábbi módon van lehetőség

kiegészíteni:

Az adott melléklet fajtát Bontáskor tudjuk megadni.


174/222

Melléklet típusok

Bővíthető melléklet típusok

A gyárilag rögzített melléklet típusokat alábbi módon lehet kiegészíteni:

Kattintsunk az 'Új' gombra, majd rögzítsük fel az új típust név és kód

megadásával.


175/222

Minősítések

Minősítés rögzítése

Bontáskor az irat minősítésére vonatkozó szabályzatnak megfelelően kell az

adott minősítést rögzíteni az alábbi kép alapján:


176/222

Naptárak

Évváltáskor szükséges menüpont

használata

Évváltáskor szükséges lépés az új naptár felvétele. Kattintsunk az 'Új' gombra,

majd írjuk be az új, aktuális évet.

FIGYELEM! Az év vége felé közeledve érdemes a következő évi naptárak

rögzítését elvégezni, ugyanis ha iktatáskor az irat határideje már a

következő évre nyúlik és nem rendelkezünk az adott évre naptárral, akkor

a program hibaüzenettel fogja azt a felhasználóknak jelezni.


177/222

Postai megállapodások

Postakönyvön szereplő vevőazonosító

rögzítése

Egy postakönyvhöz mindig tartozik egy megállapodás azonosító, amit a

postakönyv megnyitásakor kell kiválasztani. A postai megállapodás azonosító

pedig iktatóhelyhez van kötve, így csak azok közül a megállapodás azonosítók

jöhetnek fel, amelyek az adott iktatóhelyhez kapcsolódnak. Ezen a felületen

vihetünk fel új, illetve módosíthatunk meglévő postai megállapodásokat.

ÚJ létrehozása:

Kötelező mező: Kód, Név és Iktatóhely

Kód: Egyéni azonosító, a program működését nem befolyásolja.

Név: Postakönyv létrehozásakor a „Postai megállapodások”

legördülő mezőben fog megjelenni.

Iktatóhely: Itt megadhatjuk az általunk szabadon kiválasztott

iktatóhelyet.


178/222

Postázási ragszámok A menüpont alatt ragszám tartományokat hozhatunk létre az egyes postai

megállapodásokhoz, ill. módosíthatjuk, törölhetjük azokat.

A ragszám képzés az alábbiaknak megfelelően változik attól függően, hogy

belföldi vagy külföldi ragszámot választunk:

Belföldi RAG szám képzése:

[elotag][posta hely][sorszam][CDV]

pl: RL 1006 000167834 8

Nemztetközi RAG szám képzése:

[elotag][sorszam][CDV][elotag]

pl: RR 00015780 4 HU

A két típus teljesen eltér egymástól, illetve a CDV generálás algoritmusa is más.

A belföldi sorszáma az 9 db számjegyből áll és egy CDV számjegyből, a

nemzetközié pedig 8 db számjegyből és egy CDV számjegytől. Tehát más a

hossza is, és különböző számú nullákkal kell feltölteni az értéket balról.

Új postázási ragszám tartomány létrehozása:


179/222

Név: A ragszám tartomány elnevezése.

Kód: A ragszám tartomány egyedi azonosítója. (A program működését nem

befolyásolja.)

Típus: Kiválaszthatjuk, hogy belföldi, vagy külföldi ragszám tartományt

szeretnénk-e rögzíteni.

Postai megállapodás: A postai megállapodás, amelyhez rendelni szeretnénk a

ragszámot.

Küldeménytípusok: Azokat a küldeménytípusokat választhatjuk ki, amelyeknél

használni szeretnénk az adott ragszám tartományt. Értelem szerűen a szoftver a

ragszám kiosztásnál a küldemény típusának megfelelő legkisebb sorszámú és

nyitott RAG szám tartományból fogja venni a következő RAG számot. (Ha a

legkisebb sorrendű tartományban nincs megadva postai küldemény típus,

akkor abból kell vennie a sorszámot, hiába lehet egy magasabb sorrendű

tartomány, ahol meg van adva az adott küldemény típus). Ha nem választunk

ki semmit, akkor minden küldeménynél használható lesz a ragszám tartomány,

amennyiben kiválasztunk egy küldeménytípust is, onnantól kezdve csak a

kiválasztott küldeménytípusokra korlátozódik a használhatósága.


180/222

Sorrend: A ragszám sorrendje. Ha egy postai megállapodáshoz több ragszám

tartomány van rendelve, akkor a sorrend alapján használja fel őket a rendszer.

Előtag: A kiosztandó ragszámok előtagja.

Postai felvevőhely: A felvevő posta irányítószáma.

Kezdő sorszám: A ragszám tartomány kezdő sorszáma.

Záró sorszám: A ragszám tartomány záró sorszáma.

Aktuális sorszám: Az aktuális szabad (még ki nem osztott) sorszám.


181/222

Selejtezési kódok

Selejtezési kódok felvitele

A gyári selejtezés kódok mellett lehetőségünk van új selejtezési kódokat

rögzíteni az „Új” funkciógomb segítségével:

Kattintsunk az 'Új' gombra, majd töltsük ki a 'kód' és 'év' mezőket.

Figyelem! A korábbi évek irattári tervének selejtezési kódjait is

módosíthatja, ha a gyári kódokon utólagosan változtatni szeretnénk. Ez


182/222

ügyben Bevezetéskor és egyéb konzultációkor kérdezze meg

munkatársunkat! Köszönjük.


183/222

SK indoklás

Saját kezűleg felbontatandó levelekre

vonatkozó indoklás

Kimenő iratok postázásakor a gyári SK indoklásokat a menüpont segítségével

az alábbi módon tudjuk bővíteni:


184/222

Tárgyak

Tárgy mezőérték felvétele

Iktatáskor a kötelezően kitöltendő tárgymezőben rögzített értékek minden

esetben automatikusan elmentődnek iktatáskor. Tehát, egy következő iktatás

esetén a már korábban kitöltött tárgyat is feldobja az auto complete mező.

Ennek ellenére, azonban lehetőségünk van előre felvitt tárgyakat is rögzíteni a

Rendszer / Tárgyak menüpontban:

Olyan korlátozott felhasználású tárgyakat is tudunk rögzíteni, amik kizárólag a

kiválasztott iktatókönyv és a szervezeti egység esetében ugranak fel,

máskülönben minden egyéb tárgy mellett megjelennek, mint választási

lehetőségek.


185/222

Tárgyszavak

Tárgyszavak felvitele és használata

A tárgyak kiegészítése céljából tárgyszavakat is vihetünk fel, melyek közül

szabályozni tudjuk, hogy milyen irányú folyamatok esetében jelenjenek be,

továbbá melyik tárgyszó csoportba soroljuk őket.

Bár nem kötelező, de határidővel is elláthatjuk a felvitt tárgyszavakat, bár a

határidő működéséhez külön specifikáció szükséges. Ez ügyben kérjük keressék

ügyfélszolgálati munkatársainkat!


186/222

Tárgyszó csoportok

Tárgyszavak rendszerezése

A tárgyszavak rögzítésekor rendezhetjük őket tárgyszó csoportok szerint, amiket

külön az alábbi módon vehetünk fel.

Ne felejtsük el, hogy a tárgyszó csoportokat minden évben újra létre kell

hozni!


187/222

Etikett és Tértivevény

nyomtatás

Feladó rögzítése

Ahhoz, hogy nyomtatáskor a tértivevényen megjelenjenek a feladó adatai, szükséges kitölteni

a szervezet-re vonatkozó cím és elérhetőségi adatokat a Rendszer\Beállítások\Program

menüpontban. Ennek meglétét ellenőrizzük, szükség esetén pótoljuk.

Kattintsunk a „Szervezet adatai” gombra-ra.


188/222

Szükség esetén adjuk meg vagy módosítsuk az adatokat.

Tértivevény és etikett sablonok

karbantartása

A Rendszer\Törzsadatok\Etikett és térti sablonok menüpontban van lehetőségünk rögzíteni a

tértivevényeket, etikett sablonokat.

Kattintsunk a fejlécen található gomb-ra.

A tértivevény rögzítésnél, először adjunk meg egy szabadon választott nevet és ezután

határozzuk meg a tértivevény típusát a lehetséges címke típusok közül.


189/222

Etikett címke Etikett címke nyomtatására szolgál, előre meghatározott makrókat rögzíthetünk, amik

megjelennek a címkén. Ha ezt a típust választjuk szükséges megadni a többi kötelező

paramétert is (pld. Lap magaság, sorok, oszlopok száma).

Példa: 27db-os etikett címke paraméterezéséhez.

Etikett címke címsorral Etikett címke nyomtatására szolgál, megegyezik a sima etikettel, egy címsorral kiegészítve,

amelyhez szintén makrókat adhatunk meg. Ha ezt a típust választjuk szükséges megadni a

többi kötelező paramétert is (pld. Lap magaság, sorok, oszlopok száma).


190/222

Példa: 27db-os címsoros etikett címke paraméterezéséhez + címsorba a név.

Etikett címke Belföldi tértivevényhez Etikett címke nyomtatására szolgál, megfelelő paraméterek beállítása esetén a tértivevényre

vagy a levélre ragaszthatjuk az elkészült matricát. A Posta ajánlása alapján minimum 10-es

betűméretet használjuk.

Tértivevény Belföldi irathoz A Posta által biztosított, belföldi küldeményhez tartozó tértivevényre nyomtatjuk az adatokat,

a feladó nevét és címét, címzett nevét és címét. Lehetőség van az irat tárgyát a tértivevény

„Ügyfélazonosító” mezőjébe, és vagy az irat iktatószámát a tértivevény „Az ügyfél saját

jelzése” mezőbe nyomtatni, ha az űrlapon kipipáljuk a megfelelő jelölőnégyzetet. A sablon

rögzítése után csak az oldalsó, felső margót és a betűméretet tudjuk módosítani (a betűméret

minimálisan 10 pt lehet a Posta ajánlása alapján).


191/222

Példa: Belföldi irat tértivevény rögzítésére, az iktatószám és tárgy megjelenítésével a

tértivevényen.

Tértivevény Hivatalos irathoz A Posta által biztosított, hivatalos irathoz tartozó tértivevényre nyomtatjuk az adatokat, a feladó

nevét és címét (+ visszaküldési címet, ami megegyezik a feladóval), a címzett nevét és címét,

és alapértelmezetten az iktatószámot. Ezt a sablon típust abban az esetben válasszuk, ha

rendelkezünk, ragszám tekercsel, mert a program a ragszámot nem nyomtatja a tértivevényre.

A sablon rögzítése után csak az oldalsó, felső margót és a betűméretet tudjuk módosítani (a

betűméret minimálisan 10 pt lehet a Posta ajánlása alapján). Ha nem szükséges számunkra

az iktatószám megjelenítése a tértivevényen, a sablonon távolítsuk el a pipát az iktatószám

jelölőnégyzetből. A hivatalos tértivevénynél nincs lehetőség az irat tárgyának megjelenítésére,

ezért inaktív az a jelölőnégyzet.


192/222

Példa: Hivatalos irat tértivevény sablon rögzítéséhez, iktatószám megjelenítésével.

Alapértelmezetten aktív az „Iktatószám megjelenítése” jelölőnégyzet.

Tértivevény Belföldi irathoz ragszámmal A Posta által biztosított, belföldi küldeményhez tartozó tértivevényre nyomtatjuk az adatokat,

a feladó nevét és címét, címzett nevét és címét. Lehetőség van az irat tárgyát a tértivevény

„Ügyfélazonosító” mezőjébe, és vagy az irat iktatószámát a tértivevény „Az ügyfél saját

jelzése” mezőbe nyomtatni, ha az űrlapon kipipáljuk a megfelelő jelölőnégyzetet. Ezt a sablon

típust abban az esetben válasszuk, ha azt szeretnénk, hogy a ragszámot a program

tértivevényre nyomtassa. A sablon rögzítése után csak az oldalsó, felső margót és a

betűméretet tudjuk módosítani (a betűméret minimálisan 10 pt lehet a Posta ajánlása alapján).


193/222

Tértivevény Hivatalos irathoz ragszámmal A Posta által biztosított, hivatalos irathoz tartozó tértivevényre nyomtatjuk az adatokat, a feladó

nevét és címét (+ visszaküldési címet, ami megegyezik a feladóval), a címzett nevét és címét,

és alapértelmezetten az iktatószámot. Ezt a sablon típust abban az esetben válasszuk, ha

azt szeretnénk, hogy a ragszámot a program tértivevényre nyomtassa. A sablon

rögzítése után csak az oldalsó, felső margót és a betűméretet tudjuk módosítani (a betűméret

minimálisan 10 pt lehet a Posta ajánlása alapján). A hivatalos tértivevénynél nincs lehetőség

az irat tárgyának megjelenítésére.

Tértivevény Nemzetközi küldeményhez A Posta által biztosított, nemzetközi küldeményhez tartozó tértivevényre nyomtatjuk az

adatokat, a feladó nevét és címét, címzett nevét és címét. A sablon rögzítése után csak az

oldalsó, felső margót és a betűméretet tudjuk módosítani (a betűméret minimálisan 10 pt lehet

a Posta ajánlása alapján).

Etikett és tértivevény nyomtatása

A nyomtatást az előre rögzített sablonok alapján tudjuk elvégezni, postázás során vagy akár

utólag a nyomtatványok menüpontból.

Etikett címke nyomtatása postázás feladaton Az etikett címke nyomtatásra már postázás feladat elvégzése előtt van lehetőségünk.

A Feladatok/Postai kézbesítés menüpontban jelöljük ki a küldeményt vagy küldeményeket és

kattintsunk a fejlécen található gombra.


194/222

Itt válasszuk ki az általunk létrehozott etikett címke sablont és kattintsunk a „Rendben” gombra.

Postázás, etikett és vagy tértivevény nyomtatás

A -nál miután meghatároztuk a küldemény típust és a hozzá tartozó postai

szolgáltatásokat, lehetőségünk van tértivevény és vagy etikett címke nyomtatására.

Postázás elvégzése után nem záródik be az ablak, ekkor kattinthatunk a

gombra.


195/222

Válasszuk ki a megfelelő sablont és kattintsunk a „Rendben” gombra, ekkor a program a

sablon alapján legenerálja és nyomtathatjuk.

Csoportos postázás, etikett és vagy tértivevény

nyomtatás A -nál miután meghatároztuk a küldemény típust és a hozzá tartozó postai

szolgáltatásokat, lehetőségünk van tértivevény és vagy etikett címke nyomtatására.

Postázás elvégzése után nem záródik be az ablak, ekkor kattinthatunk a

gombra.


196/222



Etikett címke vagy tértivevény utólagos

nyomtatása Ha utólag szeretnénk kinyomtatni a tértivevényt vagy az etikett címkéket, akkor a

Nyomtatványok\Formanyomtatványok\ Etikett és tértivevény menüpontban keresünk rá az

iktatószámra (iktatószámokra) és válaszuk a fejlécen található

gombot.


197/222




198/222

Biztonság A biztonságos munkamenethez nagyon fontos az alábbi menüpontokban írtak betartása. Természetesen a

szervezetek egyéni adatbiztonsági, archiválási megoldásait nem helyettesítik a következőkben leírtak, továbbá

más módszerek is hatékony védelmet nyújthatnak az adatok védelmének érdekében.

A DMS One Zrt. nem vállal felelősséget a nem megfelelő adatbiztonsági politika miatt bekövetkező esetleges

adatvesztésekért!

Jelen dokumentáció nem tőzte ki célul, hogy az SQL adatbázisokban szereplő adatok védelméről, archiválási-,

adat-visszaállítási lehetőségeiről teljes körű betekintést nyújtson. Az alábbiakban egy lehetséges adatmentést

taglalunk.

Adatbázis mentés

Mentés helyi merevlemezre:

A parancs futtatása előtt a C: meghajtón a következő könyvtárszerkezetet kell létrehozni: C:\Data\backups\

Az adatbázis lementéséhez a C:\netTeam\Kontroller2\www\alkalmazasok\67\sql\ könyvtárban állva a következő

parancsot adjuk ki:

nmake -f makefile.prod backup <SERVER=.\<instance név>>

Mentés külső adathordozóra:

A külső adathordozóra történő mentést javasolt heti rendszerességgel megtenni. Fontos hogy az adathordozón

ellenőrizzük a felirt adatok helyességét.

Adatbázis visszaállítás

A parancs futtatása előtt a C: meghajtón a következő könyvtárstruktúrát kell létrehozni. C:\Data\backups\

A backup fájlnak a C:\Data\backups\ könyvtárban kell lennie a következő kiterjesztéssel: backup.

Az adatbázis visszatöltéséhez a C:\netTeam\Kontroller2\www\alkalmazasok\67\sql\ könyvtárban állva a

következő parancsot adjuk ki:

nmake -f makefile.prod restore <SERVER=.\<instance név>>

F O N T O S Mentést visszaállítani ezen a módon csak ugyanazon verziójú DMSone Ultimate PE 3 -ba lehet, mint

ahonnan a mentést készítettük!


199/222

Javasolt feladatok

Havi rendszerességgel célszerű ellenőrizni az operációs rendszer eseménynaplóját, hogy nem kerültek-e

rögzítésre SQL-el, vagy Apache-al kapcsolatos hibajelentések. Ha vannak, azokat ellenőrizni kell és szükség esetén

a DMS One Zrt. munkatársaival is kapcsolatba kell lépni.


200/222

Modulok

Dokumentum megosztás modul

A dokumentum megosztás funkció lehetőséget biztosít olyan iratok, ügyiratok

megosztására más kollégákkal, szervezeti, amelyekre alapvetően nem lenne

hozzáférési jogosultságuk. A modul aktiválásához kérjük forduljon a DMS One

Zrt. ügyfélszolgálatához.

A funkció működésének teljesebb megértéséhez kérjük olvassa el a modul

felhasználói leírását. A modul aktiválását követően funkció teljeskörű

használatához felhasználói jogosultságok beállítása szükséges. A jogosultságok

beállítását a Rendszer főmenü Felhasználói csoportok menüpontja alatt tudjuk

elvégezni.

1. ábra: Felhasználói jogosultságok beállítása

Mindenképp célszerű egy új felhasználói csoportot létrehozni a modul

használatához, természetesen meglévő csoporthoz is hozzáadhatjuk a

szükséges jogosultságokat. Kattintsunk duplán a kiválasztott felhasználói

csoportra, majd navigáljunk a "Menü" fülre:


201/222

2. ábra: Dokumentum megosztás jogosultságok

A dokumentum megosztás csoportnak a 2. ábrán látható jogosultságokat kell

biztosítani, hogy teljeskörűen használni tudják a megosztás modult. Javasoljuk,

hogy a megosztás végrehajtásához szükséges jogosultságokat csak olyan

felhasználóknak biztosítsák, akik jogosultak az általuk hozzáférhető iratok

megosztására más szervezeti egységekkel / felhasználókkal. Az alábbiakban

bemutatjuk az egyes jogosultságokat, továbbá jelöljük, hogy melyekkel lehet

tényleges megosztást / feladatvégzést végrehajtani, és melyek szükségesek a

megosztott iratok olvasásához:

Dokumentum megosztás (1544): A Feladatok\Ügyintézés\Irataim,

Feladatok\Ügyintézés\Ügyirataim, ill. a gyorsiktató felületeken lévő

"Megosztás" gombra ad jogosultságot, ami a dokumentumok

felhasználókkal történő megosztására ad lehetőséget.

Megosztott irataim (1545): A Feladatok\Ügyintézés\Megosztott irataim

menüpontot teszi elérhetővé, ebben a menüpontban tekinthetik meg a

felhasználók a velük megosztott iratokat (Csak olvasási jogosultság)

Megosztott irat olvasás (1546): A Feladatok\Ügyintézés\Megosztott

irataim menüponton belül az "Olvasva" gombra ad jogosultságot,


202/222

amivel a felhasználó visszajelezhet az dokumentum olvasásának

tényéről. (Csak olvasási jogosultság)

Megosztott iratok (2303): A Listák\Szignálás\Megosztott iratok

menüpontra ad jogosultságot. Itt látható az összes olyan irat, ami

másokkal lett megosztva. Csak kulcsfelhasználóknak /

rendszergazdáknak / megosztási jogosultsággal rendelkező

felhasználóknak ajánljuk.

Dokumentum megosztás szervezettel (12007): A dokumentum

megosztásakor felugró "Irat megosztás" űrlapon biztosít jogosultságot a

"Szervezet megosztás" gombra, aminek segítségével szervezeti

egységekkel oszthatunk meg dokumentumokat.

Megosztás sablon létrehozás (12008): A dokumentum megosztásakor

felugró "Irat megosztás" űrlapon biztosít jogosultságot a "Sablon tárolás"

gombra, amellyel irat megosztás sablonokat hozhat létre a felhasználó.

Megosztás sablon betöltés (12009): A dokumentum megosztásakor

felugró "Irat megosztás" űrlapon biztosít jogosultságot a "Sablon

betöltés" gombra, amellyel a létrehozott irat megosztás sablonokat

töltheti be a felhasználó iratok megosztásakor.

Figyelem! Az alábbi jogosultságok birtokában a felhasználók

megoszthatnak minden olyan iratot más felhasználókkal, amelyekre

alapvetően nem lenne jogosultságuk! Dokumentum megosztás (1544),

Megosztott iratok (2303), Dokumentum megosztás szervezettel (12007),

Megosztás sablon létrehozás (12008), Megosztás sablon betöltés (12009)

Az említett jogosultságok beállítására kiemelt figyelmet fordítsanak a

jogosulatlan hozzáférések elkerülése érdekében.

Dokumentumtérkép

A dokumentumtérkép modul a dokumentumokhoz csatolt, a modul által

támogatott fájlformátumú csatolmányokat, illetve azok tartalmát jeleníti meg

egy felületen. A modul bekapcsolásához külön aktiválás szükséges. Az

aktiváláshoz vegye fel a kapcsolatba DMS One Zrt. ügyfélszolgálatával.

A modul aktiválását követően az alábbi előfeltételek szükségesek:

Adobe Reader telepítése a szerveren

Microsoft Office telepítése a szerveren

A dokumentumtérkép modul az alábbi fájlformátumokmegnyitását

támogatja:


203/222

.XML Extensible Markup Language

.WPD Word Perfect

.RTF Rich Text Format

.ODT Open Document, OpenOffice Word

Document Format

.MHT / .MHTML MIME HTML, web page archive

format, combined resources into a

single file

.HTM / .HTML HyperText Markup Language

.DOC Microsoft Word 97-2003 Document

.DOCM Microsoft Word Macro-Enabled

Document

.DOCX Microsoft Word 2007-2013 OpenXML

Document

.DOT Microsoft Word 97-2003 Document

Template

.DOTM Microsoft Word Macro-Enabled

Document Template

.DOTX Microsoft Word 2007-2013 OpenXML

Document Template

.PDF Adobe Portable Document Format


204/222

.PS Adobe PostScript file

.PS2 Adobe PostScript 2 file

.EPS / .EPSF Adobe Encapsulated PostScript file

.EPSI Adobe Encapsulated PostScript

interchange format

.XLW Microsoft Excel Workspace

.XLM Microsoft Excel Macro

.XLA / .XLL Microsoft Excel Add-In

.XLT Microsoft Excel Template

.XLS Microsoft Excel 97-2003 Spreadsheet

.XL / .XLSX Microsoft Excel 2007-2013 OpenXML

Spreadsheet

.XLTX Microsoft Excel OpenXML

Spreadsheet Template

.XLTM

Microsoft Excel OpenXML Macro-

Enabled Spreadsheet Template

.XLB Microsoft Excel Toolbars


205/222

.XLAM

Microsoft Excel OpenXML Macro-

Enabled Add-In

.XLSB Microsoft Excel Binary Spreadsheet

.XLSM Microsoft Excel OpenXML Macro-

Enabled Spreadsheet

.UDL Microsoft Universal Data Link file

.SLK Symbolic Link file

.RQY Microsoft MS Excel OLE DB Query file

.PRN Printable file

.OQY Microsoft Excel OLAP Query file

.ODS OpenOffice OpenDocument

Spreadsheet

.ODC Data sources

.MDB Microsoft Access Database

.MDE Microsoft Access Database file

.IQY Microsoft Excel Web Query

.DQY Microsoft Excel ODBC Qury file


206/222

.DSN ODBC Data Source

.DIF Data Interchange Format

.DBF dBASE Database Format

.DBC Microsoft Visual Foxpro Database

Container

.CSV Comma-Separated Variables

.CUB Microsoft Analysis Services Cube File

.ATOM / .ATOMSVC Adobe Authorware Atom

Syndication file format

.ACCDE Microsoft Access Execute Only

Database

.ACCDB Microsoft Access 2007 Database File

.TIF / .TIFF Tagged Image File

.PCX Paintbrush Bitmap Image File

.FAX Fax Document

A modul aktiválását követően másoljuk az DMS One Zrt. ügyfélszolgálata által

biztosított fájlokat (docconvert.exe és gsdll32.dll) az alábbi mappába:

C:\netTeam\Kontroller2\www\alkalmazasok\67\php\classes\DocConvert


207/222

A fájlok másolását követően a

C:\netTeam\Kontroller2\www\alkalmazasok\67\phpmappában található

.67.properties fájlt az alábbi bejegyzéssel, ill. sorokkal bővítsük:

[DOCCONVERT] driver=DMS path_to_executable=C:\netTeam\Kontroller2\www\alkalmazasok\67\php\classes\DocConvert\docconvert.exe page_digits=-0000 digits_first=4 cache_dir=c:/netTeam/Kontroller2/.temp/docconvert basket_cache_dir=c:/netTeam/Kontroller2/.temp/basket basket_cache_temp_dir=c:/netTeam/Kontroller2/www/alkalmazasok/67/nextgen.htdocs/.images/basket cache_lifetime=0 conversion_string="<input>"<output> capatibility=tif,pdf,doc,docx,txt,xls,xlsx,ppt,pptx,jpg,jpeg

A capability paraméternél vesszővel elválasztva megadhatjuk a használni

kívánt fájlformátumokat. Ügyeljünk rá, hogy a paramétereknél megadott

elérési utak mappáira teljes hozzáféréssel rendelkezzen a

webservert(alapértelmezetten Kontroller2Webserver nevezetű szolgáltatás)

futtató felhasználó (ha nem változtatjuk meg az elérési utakat, akkor erre nincs

szükség). A módosítások elvégzését követően indítsuk újra a

Kontroller2WebServer szolgáltatást.

A modul használatához a felhasználók számára biztosítanunk kell a 1420-as

kódú, „Dokumentumtérkép” elnevezésű menüjogot, melyet a

Rendszer/főmenü/Felhasználói csoportok menüpontjában biztosíthatunk a

felhasználók számára. A jogosultság alapértelmezetten a „Szignáló” csoport

számára van biztosítva.

Egyedi adatmezők

Irattípus adatmezők

Az irattípus adatmezők modul lehetővé teszi, hogy az iratok irattípusának

kiválasztását követően további metaadatokat rögzíthessünk az adott irathoz,

továbbá a későbbiekben visszakereshessük az iratokat a rögzített metaadatok

alapján. A modul bekapcsolásához (amennyiben még nincs aktiválva az Önök

rendszerében a Rendszer főmenü Beállítások\Modulok bekapcsolása

menüpontja alatt), kérjük vegye fel a kapcsolatot a ügyfélszolgálatával.

A modul aktiválását követően biztosítsunk jogosultságot az irattípus adatmezők

karbantartásához a megfelelő felhasználói csoportnak. A menüpont


208/222

használatához az "Irattípus adatmezők" (8121-es kód) jogosultságra lesz

szükségünk.

A jogosultság biztosítását követően a legközelebbi belépést követően

elérhetővé válik a Rendszer főmenü alatt a Beállítások\Irattípus adatmezők

menüpont.

1. ábra: Irattípus adatmezők menüpont

Az adatmezők rögzítését az "Új" gombra való kattintással kezdhetjük meg, a

gomb lenyomására az alábbi űrlap ugrik fel:


209/222

2. ábra: Irattípus adatmező rögzítése

Az űrlapon az alábbi adatok kitöltése lehetséges:

Irattípus: A választólistában megadhatjuk, hogy mely irattípusoknál

szeretnénk használni. Egy irat esetén bal egérgombbal szimplán

kattintsunk az irattípusra, több irattípus esetén a ctrl+ bal egérgomb, ill.

a shift+irány billentyűk segítségével is kijelölhetünk egyszerre több

irattípust.

Típus: A mező az irattípus adatmező típusát határozza meg. Az alábbi

lehetőségek közül választhatunk

Check: Jelölőnégyzet típusú mező

Date: Naptár gomb, azaz dátum típusú mező

Money: Szám típusú mező, mely ezres tagolást használ

Number: Szám típusú mező (nem használ tagolást)

Option: Lenyíló listás mező, választható értékeit az "Alapérték" mezőből

veszi. A választható értékeket pontosvesszővel elválasztva kell megadni

az "Alapérték" mezőben (pl. Piros;Kék;Zöld értékek megadása esetén a

felsorolt három értékből fogunk tudni választani)

Text: Szabadszöveges mező

Alapérték: A mező kitöltése esetén az irattípus egyedi adatmező

alapértelmezetten felveszi a mezőbe írt értéket. "Date" típusú mező

esetén ügyeljünk a pontos formátumra (év-hónap-nap), "Option" típusú


210/222

mező esetén pedig pontosvesszővel elválasztva adhatjuk meg a

választható értékeket (ebben az esetben az elsőként megadott érték

lesz az alapértelmezett)

Név: A mező megnevezése, amely alapján a felületen beazonosítható

lesz.

Sorrend: Meghatározhatjuk, hogy az irattípus adatmezők kitöltésekor

felugró űrlapon milyen sorrendben jelenjenek meg a mezők. A

sorrendet számok megadásával alakíthatjuk ki.

Kötelező: A jelölőnégyzet bepipálása esetén a mező kötelezően

kitöltendő lesz (addig nem kattinthat a felhasználó a "Rendben"

gombra, ameddig ki nem tölti azt).

Kód: A mező kitöltésével a későbbiekben sablonokban is

felhasználhatjuk a mezőt. (A dokumentumsablonokról részletesebben

az üzemeltetői kézikönyv "Dokumentumtár" fejezetében olvashat.)

Paraméterek: Bizonyos egyedi fejlesztések esetén szükségessé válhat a

mező kitöltése (pl. jóváhagyás lezárásakor bizonyos irattípusnál egyedi

pdf sablon használatakor), ilyen esetekben a külön értesíteni fogja,

hogy milyen értékkel töltse ki a mezőt. Egyéb esetben hagyjuk üresen.

Nézzünk egy példát irattípus adatmező rögzítésére:

3. ábra: Irattípus adatmező példa


211/222

A fenti példán egy legördülő típusú, "Fizetési mód" elnevezésű mezőt rögzítünk,

amely kitöltése kötelező, az 5. sorban fog megjelenni, továbbá csak a számla

irattípushoz van hozzárendelve. A "Rendben" gombra kattintással rögzíthető a

mező, a felhasználók az alábbi módon tudják a rögzítést követően

megtekinteni:

4. ábra: Irattípus adatmező megjelenése a felhasználók felületén

A fenti példán egy számla irattípusú mező ügyirattérképe látható, melynek

egyedi adatmező űrlapját megnyitottuk a mező mellett található egyedi

adatmező gomb segítségével. A megjelenő "egyedi adatmezők" űrlapon

látható a mező, melyet korábban rögzítettünk.

Lássák még

A „Lássák még” funkció lehetővé teszi, hogy a felhasználók egy-egy

dokumentum lényegesebb metaadatait, csatolmányait osszák meg

egymással, továbbá a dokumentum olvasásáról visszajelzést küldjenek a

megosztófelhasználónak. A modul bekapcsolásához kérjük vegye fel a

kapcsolatot az ügyfélszolgálatával.

A funkció az alábbi felületen érhető el:

Gyorsiktató (belső, bejövő, kimenő) felületeken

Hagyományos iktatás (belső, bejövő, kimenő) felületeken

Ügyirattérképen


212/222

A Feladatok főmenü Ügyintézés\Irataim menüpontjában

A Listák főmenü Iktatás\Alszámok menüpontjában

A „Lássák még” funkció használatához az alábbi jogosultságok

biztosítása szükséges (a jogosultságokat a megszokott módon, a

Rendszer főmenü Beállítások\Felhasználói csoportok menüpontja alatt

kell beállítanunk duplán kattintva a megfelelő felhasználói csoportra,

majd kiválasztva a „Menü” fület):

Lássák még (9101-es kód): A „Lássák még” gombot teszi elérhetővé.

Lássák még iktatás után (1535-ös kód): ?

Lássák még sablon (8217-es kód): A Rendszer főmenüben teszi

elérhetővé a Beállítások\Lássák még sablon menüpontot.

Lássák még sablon betöltés (12005-ös kód): A „Lássák még” ablakban

teszi elérhetővé a „Sablon betöltése” gombot.

Lássák még sablon létrehozás (12004-es kód): A „Lássák még” ablakban

teszi elérhetővé a „Sablon létrehozás” gombot.

MC Lássák még (12003-as kód): A „Lássák még” ablakban teszi

elérhetővé az „Új” és „Törlés” gombokat.

MC Lássák még sablon (12010-es kód): A Rendszer főmenü

Beállítások\Lássák még sablon menüpontban a sablon rögzítésekor

felugró ablakban elérhetővé teszi az „Új” és „Törlés” gombokat.

Olvasásra vár (1302-es kód): A Feladatok főmenü Szignálás\Olvasandó

menüpontját teszi elérhetővé, ahol a felhasználók megtekinthetik a

megosztott iratokat, továbbá a felületen található „Olvasva” gombot.

Listák olvasottak (2302-es kód): A Listák főmenü alatt elérhetővé teszi a

Szignálás\Olvasott iratok menüpontot.

Figyelem! A 9101, 12003, 12005 jogosultságok a dokumentumok lássák

még funkcióval történő megosztására biztosítanak lehetőséget. A

jogosulatlan megosztások elkerülése végett kezeljük kiemelt figyelemmel

ezeknek a jogosultságoknak a kiosztását.

A 1302 és 2302 jogosultságok a lássák még funkcióval megosztott iratok

olvasását teszik lehetővé.

A 8217, 12004, 12010 jogosultságok a lássák még sablonok kezelését teszik

lehetővé.

Touch (mobil felület)


213/222

Webservice


215/222

Index

A,Á

Adathordozó - beérkezés 136

Adathordozó típusa 134

Adatlap típus 139

Adatlapok 139

Adatlapséma 138

Adatmódosítások rögzítése és megszakítása 21

Ágazatok 111

Alapértelmezett következő feladat kiválasztása 153

Alapértelmezett port 30

Átadás 25

Átvétel 25

Autocomplete 19

Automatikus átadás 25

B

Bat fájl 84

Beérkezés módja 140

Bejövő papír alapú iratfajta rögzítése 140

Belső ügyfél 127

Belső ügyfélhez tartozó metaadat 141

Beosztások 141

Betűméret 24

Borítékhoz és egyéb címkézéshez használt sablonok felvitele 148

Bővíthető elérési címek 126


216/222

C

Cím típusok 116

Címkék felvétele dokumentumok (alszámok) számára 142

Címtár 115

Cs

Csatolmányok 26

Csoportos kijelölés 23

D

Dokumentum címkék 142

Dokumentum megosztás modul 186

Dokumentumtár 85

Dokumentumtérkép 188

E,É

Egyedi adatmezők 193

Egyedi bat fájl létrehozása 84

Egység - tétel 110

Egységes funkciók 23

Elektronikus iratok elvégzéséről szóló másolatkérés 146

Elosztólista 117

Előnyök 7

Elvetés 26

E-mail küldési lehetőség feladat érkezéséről 143

E-mail szövegek 143

E-másolat határidők 146

Érkeztető helyek 48

Érkeztetőhely hozzárendelése szervezeti egységhez 47

Érkeztetőhely törlése 50

Érkeztetőkönyvek 93


217/222

Etikett sablonok 148

Expediálás módja 150

Exportálás excel munkafüzetbe 21

F

Feladatkezelő 78

Feladatok 153

Felfüggesztés okok 154

Felhasználó adatainak módosítása 40

Felhasználó törlése 40

Felhasználói csoport létrehozása 53

Felhasználói csoport módosítása, 56

Felhasználói csoportok 53

Felhasználók 34

Felhasználók szinkronizálása 42

Felület 12

Főszám felfüggesztése 154

Gy

Gyorskitöltő mezői 92

H

Hagyományos átadás 25

Használhatóság 8

Hatósági statisztika 139

Helyettesítés 20, 76

Helyrajzi számok 118

Hírek karbantartása 155

I,Í

Iktatás sablon 112

Iktatáskor sablon felvétel 136


218/222

Iktatóhely hozzárendelése szervezeti egységhez 48

Iktatóhely törlése 52

Iktatóhelyek 50

Iktatókönyv - tétel 109

Iktatókönyvek 96

Indítás 10

Irat állapota 156

Irat jellemzők 158

Irat típusa 161

Iratok és ügyiratok adatlapja 25

Irattárak 160

Irattárak felvétele 160

Irattárban lévő főszám kölcsönzési célja 164

Irattári jel megjelenése 104

Irattári terv 104

Irattári tétel csoportok 108

Irattári tételek 106

Irattári tételek létrehozása 106

Irattípus adatmezők 193

Irattípus bővítés 161

J

jogosultságok karbantartása 56

Jóváhagyás 26

K

Kapcsolattartó típusok 119

Keresési eredmény szűkítése 17

Kereső gombok 17

Kézbesítés prioritása 163


219/222

Kezdőlap 12

Kezelési utasítás 162

Kézi feladatküldés a hírfolyam felületen 155

Kijelentkezés 20

Kölcsönzés célja 164

Kötelező mezők 20

Következő feladatvégző 25

Központi tartalomkezelés 8

Közterület típusok 120

Közület/Egyedi 129

Küldeménytípusok/Postai díjszabás 166

Külső rendszer 72

Külső rendszer/Felhasználó-Szerv összerendelés 71

L

Lássák még 197

Lenyíló listák 18

Levéltári átvevő 168

Levéltári kódok 169

Levéltári ügyintéző felvétele 168

M

Magánszemély 129

Magyarországon használatos közterület típusok 120

Meglévő iktatókönyv folytatása 99

Megyék 122

Megyékhez tartozó települések 123

Melléklet fajták 170

Melléklet típusok 171

Minősítések 172


220/222

Modulok 186

Modulok bekapcsolása 90

N

Naptár 16

Naptárak 173

Navigációs panel 14

Ny

Nyomtatás 22

O,Ó

Országok 121

Ö,Ő

Önkormányzati és államigazgatási adatlapok hatósági statisztikához 139

Összes kiválasztása 18

P

Partnercím felvétel 115

Partnercsoportosítás 117

Partnerfelvétel 127

Partnerfelvételkor kiválasztható kategóriák 125

Partnerfelvételnél címtípus bővítés 116

Partnerrögzítési lehetőségek 127

Partnertörzs 114

Port 30

Postai megállapodások 174

Postakönyvön szereplő vevőazonosító rögzítése 174

Postázási ragszámok 175

R

Rács frissítése 17


221/222

Rádiógombok 16

S

Selejtezési kódok 178

SK indoklás 180

Speciális partnerek megkülönböztetése 124

Sz

Szervezet-felhasználó 64

Szervezeti egység adatainak módosítása 45

Szervezeti egység törlése 46

Szervezeti egységek 43

Szervezeti egységhez rendelt irattári tételek 110

Szkennelés 27

T

Tallózás indítása 21

Tárgyak 181

Tárgyszavak 182

Tárgyszó csoportok 183

Települések 123

Tértivevények 184

Tool tip 18

Touch 198

További adatok megadása iratok jellemzésére 158

További mezőelnevezések az irat állapotára vonatkozóan 156

Törlés a rendszerben 25

Törzsadatok 133

U,Ú

Új adathordozó létrehozása 134

Új érkeztetőhely létrehozása 49


222/222

Új felhasználó létrehozása 35

Új iktatóhely létrehozása 51

Új iktatókönyv létrehozása 97

Új szervezeti egyeség létrehozása 43

Új ügykör csoport 103

Új ügykör felvétele 101

Utcanév nélküli címzés 118

Ü,Ű

Ügyfél adat típusok 126

Ügyfél kategóriák 124

Ügyfél típusok 125

Ügyfelek 127

Ügyfélkapcsolattípus lehetőségek 119

Ügyirat adatok 30

Ügykör csoportok 103

Ügykör módosítása 102

Ügykörök 101

Ügykörök rendszerezése 111

W

Webservice 199

Windows feladatütemező beállítása 81

Documents

ASP Iratkezelő Szakrendszer · 2019-10-24 · DMS One Ultimate Iratkezelőrendszer 8/222 Bevezetés Jelen dokumentum célja a konkrét rendszer üzemeltetéséhez szükséges információk