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UVCW - ADL -9/12/2013
Atelier Gestion de projets européens
Pour les ADL
Comment élaborer une planification de
mon projet européen ?
Valérie Henrotte
pour Progress Consulting
UVCW - ADL -9/12/2013
Méthodologie et principes de formation
Objectif : faire progresser, pas évaluer
Lieu d’échanges entre participants
Basé sur votre expérience
Travail sur les comportements, pas sur les
personnalités
UVCW - ADL -9/12/2013
Objectif Partie: Comment élaborer une planification de mon projet européen ?
Trouver des clés, outils et techniques pour:
fixer des objectifs clairs pour un projet
prioriser les objectifs
identifier et planifier les tâches qui sont en lien avec ces objectifs
UVCW - ADL -9/12/2013
Plan
Introduction: définition, clés du succès
Fixer des objectifs SMART
Prioriser les objectifs
Etablir un plan d’actions
Planifier un projet
Différents ateliers
Travail sur la base d’un de vos projets
UVCW - ADL -9/12/2013
Définition d’un projet
Le projet est une entreprise ponctuelle
et limitée dans le temps
destinée à produire un résultat, un produit, un service
qui répondra aux besoins d’un client.
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Projet & opérationnel
Projet - Nouveau - Changement - Temporaire - Unique
Opérationnel - Day to day - Planifié - Répétitif
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Clés de succès d’un projet
Définition claire des objectifs (SMART)
Définition claire des besoins
Prioritisation des objectifs
Identification claire des intervenants et de
leurs rôles
Susciter la participation des intervenants
Bonne coordination et bonne
communication au sein de l’équipe
Planification réaliste et suivie
Qualité de l’analyse, de la prévision et de
la gestion des risques
Cohérence avec la stratégie globale de
l’entité
Suivi et assistance si nécessaire après la
livraison
Enthousiasme et optimisme
Forte motivation du PM
…
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Des objectifs identifiables….
Analyser les besoins exprimés dans les documents à disposition =>
fixer un sujet (le thème du projet), puis des objectifs clairs
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UVCW - ADL -9/12/2013
Comment formuler un objectif « clair et utilisable »?
Pour être « clair et utilisable », l’objectif doit être SMART.
Un objectif peut faire référence au qualitatif comme au quantitatif => doit
être SMART dans les deux cas
Remarque:
Le qualitatif se mesure aussi, en tout cas s’observe
définition précise
Exemple : Un objectif comme « mieux communiquer sur l’actualité des
activités des commerces dans la commune X» est un objectif mal défini
et vague.
Le préciser en décrivant plus précisément le qualitatif: EX: « diffuser à
l’ensemble de la population un toute boîte mensuel comprenant
l’actualité des commerces de la commune X »
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UVCW - ADL -9/12/2013
Exemple
« Favoriser la création d’outils de formation »
=> « D’ici un an, les partenaires ADL Z , Ecole d’administration X,…
auront diffusé, un modèle de compétences à acquérir, au sein de
la population des apprentis formés»
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UVCW - ADL -9/12/2013
Exercice
Ces objectifs ne sont pas SMART. Transformez-les!
Mieux communiquer sur la gestion de l’eau
Améliorer les outils de gestion de l’eau existants
Finaliser le réaménagement d’une zone portuaire
Travail en duo
10 min de préparation
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UVCW - ADL -9/12/2013
Indicateur de performance
Va permettre de mesurer ou d’observer que l’objectif est atteint.
Est intégré à l’objectif.
Ex : « D’ici un an, les partenaires ADL Z , Ecole d’administration
X,… auront diffusé un modèle de compétences à acquérir au sein
de la population des apprentis formés. »
=> Diffusion effective
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UVCW - ADL -9/12/2013
Atelier 1: Rendre les objectifs clairs et utilisables
Objectif:
Rendre les objectifs du projet clairs et utilisables – Les rendre
SMART.
Après avoir déterminé le sujet (thème du projet), fixer un objectif
SMART pour le projet (chaque participant part du dossier
distribué)
Travail en duo
15 min de préparation
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UVCW - ADL -9/12/2013
Comment prioriser les objectifs ?
Tenir compte de l’importance et de l’urgence de chacun
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Importance
Contribue à la réalisation de
vos priorités capitales /
valeurs / mission
Parfois peu urgent
Exige proactivité, initiative
Urgence
Parfois sans importance
Nécessite une (ré)action
immédiate
Ex. téléphone qui sonne
Important <> Urgent
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Atelier 2: Etablir un plan d’actions
Objectif:
Fixer un plan d’actions pour chaque objectif
Lister les actions ( tâches ) en lien avec l’objectif établi
Travail en duo (Une liste par projet => deux listes par duo)
15 min de préparation
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Plan d’actions
Plan d’actions = tâches à accomplir pour atteindre l’objectif
Exemple :
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Comment définir l’importance d’une tâche?
A. Avant de prioriser, analyser vos tâches
1. Quel est le destinataire de la tâche ?
2. Que doit-il se passer exactement ?
3. Qui est concerné ?
4. Comment agir ?
5. Quel résultat faut-il obtenir ?
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Comment définir l’importance d’une tâche ?
B. Une fois la tâche analysée, l’importance de celle-ci sera
déterminée :
- En fonction de l'impact sur l’autre
- En fonction de l'impact sur moi-même
- En fonction de l'impact sur les procédures
UVCW - ADL -9/12/2013
W.B.S. =
Work (which work to achieve the delivrables)
Breakdown (details …)
Structure (organisation …)
décomposition en activités à exécuter par l’équipe projet pour
atteindre les objectifs du projet et créer les délivrables requis. Il
organise et définit l’entièreté du projet. Chaque niveau
représente et détaille les activités du projet.
Qu’est-ce que le WBS?
UVCW - ADL -9/12/2013 28
Diagramme de PERT
Conçu par la marine américaine afin de mettre en carte et de garantir la
coordination des tâches.
Dressez une liste des différentes étapes qui seront nécessaires pour mener à
bien un projet (p. ex. : au moyen de post-it).
Dessinez un réseau de relations entre les différentes étapes (cercles)
Ecrivez la lettre correspondant à l’étape au-dessus de la ligne. Le temps estimé
entre les étapes se trouve sous la ligne, entre les cercles. (3) (5) (7) …
Les étapes prioritaires se trouvent en premier lieu et par ordre chronologique
afin d'indiquer le déroulement correct. (A, B, C)
Le diagramme montre non seulement la relation entre les différentes étapes
d'un projet, il sert également d'outil à l’indication de certains points critiques.
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Diagramme de GANTT Conçu en 1917 par Henry L. Gantt
Outil pour le responsable du projet
Excellent moyen de communication entre tous les « acteurs » concernés
par un projet
- Chaque tâche est indiquée au moyen d’une ligne
- L’extrémité gauche de la ligne indique le début de la tâche
- L’extrémité droite de la ligne indique la fin de la tâche
- Les colonnes représentent les jours, les semaines et les mois en fonction de la
durée du projet
- Les tâches peuvent se succéder ou être exécutées en parallèle
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Qu’est-ce qu’un parcours critique?
Dans la planification d'un projet apparaît un parcours
critique quand certaines activités (ou « tâches ») à
faire sont tributaires d'autres activités.
Exemple: Une activité ne peut démarrer qu'après la fin
d'une autre activité.
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Etape 1 : déterminer les tâches à effectuer
Attribuer une lettre code à chaque tâche à effectuer
Indiquer leur durée
Etape 2 : réaliser le tableau des antériorités
Pour chaque tâche rechercher à quelle(s) autre(s) opération(s) elle
succède
Etape 3 : évaluer la durée totale du projet
Etape 4 : repérer les tâches n’admettant aucun retard
Etape 5 : représenter le chemin critique
Etape 6 : élaborer le diagramme de GANTT
PERT & GANTT
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Exemple: Achat nouvelle imprimante
Code Description Durée Antécédents
A Collecte de la documentation sur les
imprimantes :
2 semaines
B Choix du matériel : 1 semaine
C Etude de la documentation,
démonstration par les fabricants :
2 semaines
D Installation de l’imprimante, tests de
fonctionnement :
1 semaine
E Passation du marché, commande : 1 semaine
F Livraison du matériel : 4 semaines
G Commande des étiquettes et livraison
:
3 semaines
H Etablissement d’un projet d’étiquette : 2 semaines
I Test d’impression sur étiquettes et
mise au point :
2 semaines
J Formation des opérateurs : 2 semaines
LA PLANIFICATION DU TRAVAIL : PERT -GANTT
La décision vient d’être prise d’acquérir une imprimante thermique à codes à barres.
Le choix de l’imprimante déterminera le type d’étiquette qui pourra être utilisé e chez vous.
D’autre part, la formation des opérateurs se fera dans votre organisation. Les tâches à
réaliser, ainsi que leur durée, sont répertoriées ci-dessous :
.
UVCW - ADL -9/12/2013
Exemple : Achat nouvelle imprimante - Solution Code Tâches à réaliser Durée
(semaine)
Antériorités
A Collecte de la documentation sur les
imprimantes
2 --- Pas
d’antériorité,
la tâche A
sera
réalisée en
1er
B Choix du matériel 1 C
C Etude de la documentation,
démonstration par les fabricants
2 A
D Installation de l’imprimante, tests de
fonctionnement
1 F
E Passation du marché, commande 1 B
F Délai de livraison du matériel 4 E
G Commande des étiquettes et livraison 3 I
H Etablissement d’un projet d’étiquette 2 B
I Mise au point des étiquettes 2 H
J Formation des opérateurs 2 D-G
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Atelier 3: Planification des tâches
Objectif:
Dans le cadre du projet, planifier les tâches (actions) listées
Planifier les tâches en utilisant le diagramme de Pert, puis le
diagramme de Gantt
Travail en duo
Préparation 15 min
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Acteurs et tâches
Responsible
• Exécute, « Doer »
• Agit, met en œuvre
• Garant de la qualité
• Toute l’exécution
Accountable
• responsable "civilement et pénalement"
• Unique
• Toute l’exécution
Consulted
• À consulter préalablement à l'exécution de la tâche
• Communication bidirectionnelle
• Avant
Informed
• À informer du résultat
• Après
Après la planification, attribuer des rôles à chaque acteur
pour mener à bien chaque tâche
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Les objectifs: et après? Pour avoir un suivi efficace …
Est un « contrôle » défini à l’avance dans sa forme et dans ses normes
S’applique à un objectif défini à l’avance
Est assorti de moyens de mesure
S’intéresse aux actions en rapport avec l’objectif
Montre de l’intérêt pour la mise en œuvre des actions correctives