Audit, controlli e regole di gestione: comparazione tra ... · APRE 2013 Audit, controlli e regole di gestione: comparazione tra FP7 e H2020 Foggia, 3 marzo 2015 Claudia Zurlo

APRE 2013

Audit, controlli e regole di gestione: comparazione tra FP7 e H2020

Foggia, 3 marzo 2015

Claudia Zurlo

Punto di Contatto Nazionale Aspetti Legali e finanziari

APRE 2013

Audit ex post: procedura e documentazione richiesta

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� COSTRUIRE IL BUDGET:

- Criteri di eleggibilità

- Costi diretti ed indiretti

- Costi non ammissibili

� AUDIT EX POST-Procedura

AGENDA

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Per essere considerati eleggibili, i costi devono essere:• REALI (non stimati) – eccezione: costi medi del personale!!!

• SOSTENUTI DAL BENEFICIARIO• DETERMINATI IN ACCORDO CON LE USUALI PRATICHE CONTABILI DEL

BENEFICIARIO(legislazione nazionale; esclusi criteri ad hoc per i progetti VII PQ)

• SOSTENUTI NEL CORSO DEL PROGETTO – eccezione: costi relativi ai rapporti finali e alla certificazione dei costi!!!

• UTILIZZATI NEL SOLO SCOPO DEL RAGGIUNGIMENTO DEGLI OBIETTIVI PROGETTUALI (essenziali per la gestione del progetto; in linea con i principi di economia, efficacia ed efficienza)

• REGISTRATI NEI LIBRI CONTABILI DEL BENEFICIARIO(e, nel caso di contributo di parti terze, nei libri contabili delle parti terze)

• INDICATI NELL’ANNESSO I DEL GRANT AGREEMENT

BUDGET

CRITERI DI ELEGGIBILITA’

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RIMBORSO PER ATTIVITA’

‘MANAGEMENT’

I costi sostenuti esclusivamente per la gestione finanziaria del progetto:

�Costo personale che redige i report�Costo viaggi per i meeting di progetto�Costo per le certificazioni (eventuali)

Prima della rendicontazione controllare sempre l’Allegato Tecnico (Annex 1)

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SUBCONTRATTI

CERTIFICATE ON FINANCIAL STATEMENT

FORM D�Obbligatorio per i beneficiari il cuifinanziamento richiesto è ≥ a 375,000 € (per iprogetti fino a 2 reporting period o meno, il CFSdeve essere emesso alla fine del progetto)

�A meno che il beneficiario non abbiaprovveduto a certificare la metodologia per ilcalcolo del costo del personale e delle spesegenerali

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ESEMPIO :

�1 reporting contributo UE= 175.000€

(175.000€ < 375.000€) NO CFS


(175.000€+200.000€> 375.000€) SI CFS


(250.000€ < 375.000€) NO CFS

CERTIFICATE ON FINANCIAL STATEMENT

ESEMPIO

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Tot. C O S T I E L E G G I B I L I

C O S T I I N D I R E T T I

C O S T I D I R E T T I

BUDGET PER PARTECIPANTE

STIMA DEI COSTI ELEGGIBILI

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COSTI ELEGGIBILI=COSTI DIRETTI + COSTI INDIRETTI

Costi attribuibili

direttamente al progetto

Costi NON attribuibili direttamente

al progetto, ma sostenuti in

relazione ai costi diretti

ESEMPI: costi connessi alle infrastrutture (affitto,

ammortamento edifici), acqua, gas, elettricità, manutenzione, assicurazione, spese postali, costi di connessioni rete, personale tecnico-amministrativo, ecc…

ESEMPI: personale, viaggi, attrezzature, consumabili, ecc…

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�Personale specificamente assunto per il progetto�Personale strutturato e personale a tempo determinato

CARATTERISTICHE:• La prestazione lavorativa si svolge sotto la supervisione tecnica e laresponsabilità del Beneficiario• Il costo comprende tutte le voci che compongono la remunerazione(lordo): salario, contributi previdenziali, oneri carico Ente.• Il costo rimborsato è solo quello delle ore effettivamente lavorate sulprogetto, documentate da Time sheet (base giornaliera, settimanale omensile).• Inammissibilità di stime concernenti le ore lavorate.

COSTI DIRETTI

PERSONALE

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Sono da considerarsi Costi del personale i contratti con i lavoratori autonomi

(co.co.co., co.co.pro., cons. partita IVA) se :

� Stipulati con persone fisiche;� Il Consulente lavora presso il Beneficiario;� Il Consulente è soggetto alla supervisione del Beneficiario;� I risultati del lavoro appartengono al Beneficiario;� Il costo del lavoro del Consulente non differisce in modo significativoda quello adottato dal Beneficiario per i dipendenti che svolgonoanaloghe mansioni

PERSONALE

LAVORATORI AUTONOMI

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COSTO EFFETTIVO = costi sostenuti dal soggetto giuridico per laretribuzione ordinaria (determinati per persona/sulla base deiminimi stipendiali)

COSTO MEDIO = opzionale/calcolato a livello di soggettogiuridico.

CRITERI DI ACCETTABILITA’:• Procedura usuale dell’ente• Calcolo basato su costi reali (così come risulta dalla busta paga)• Escludere i costi non eleggibili• Certificazione della metodologia e approvazione CE volontaria (NOVITA’)

PERSONALE

DETERMINAZIONE DEL COSTO

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1PM ≠ mese calendarioNumero ore produttive per mese= 1 PM

ESEMPIO:

Ore produttive per anno/12= ore produttive per mese

PERSONALE

DEFINIZIONE DEL TEMPO PRODUTTIVO

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PERSONALE

IL PERSONALE UNIVERSITARIO

ART.6 Legge 240/2010 (Legge Gelmini)Ai fini della rendicontazione dei progetti di ricerca, la quantificazione figurativa

delle attivita` annue di ricerca, di studio e di insegnamento, e` pari a:-1.500 ore annue per i professori e i ricercatori a tempo pieno (di cui almeno 350

da riservare alla didattica)- 750 ore per i professori e i ricercatori a tempo definito (di cui almeno 250 da

riservare alla didattica)

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Progetto …………… Mese di riferimento……………..

Collaboratori 1 2 3 4 5 6 7 8 … 31 TOTALE

……….

……….

……….

……….

Tot. ore

Firma del Responsabile Scientifico

………………………………..

TIME SHEET

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I costi sostenuti per le missioni inerenti al progetto sono eleggibili. Se previsto dai regolamenti interni, sono in

alternativa eleggibili le diarie

NOVITA’ VII PQFLAT RATE per la determinazione dei costi di

vitto/alloggio e per la diaria del personale impiegato sul progetto (no biglietto di viaggio!!!)

[Decisione CE adottata il 23.03.09]

PUO’ ESSERE UTILIZZATA:�Per qualsiasi schema di finanziamento� Da qualsiasi beneficiario� Per progetto�Se esplicitamente previsto dal WorkProgramme�Per viaggi riconducibili al progetto

A COPERTURA DI:�Diaria giornaliera� Tetto massimo per le spese d’albergo�Importi forfettari applicabili ai funzionari UE per StatoMembro o Non Membro�Importi sono aggiornati periodicamente e pubblicati suCORDIS

COSTI DIRETTI

VIAGGI

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�Possono essere caricati nel progetto in proporzione al deprezzamento risultante�Devono essere rispettati i normali principi contabili del beneficiario per calcolare il valore del deprezzamento�Deve essere dimostrato la percentuale d’uso nel progetto�Può essere caricato l’ammortamento dei beni acquistati prima dell’inizio del progetto

COSTI DIRETTI

ATTREZZATURE & BENI DUREVOLI

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• Consumabili: devono essere acquistati dopo l’inizio del progetto

COSTI DIRETTI

‘OTHER DIRECT COSTS’

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Il sub-contratto è un accordo tra un beneficiario eun terzo:

“per svolgere una parte del lavoro delprogetto senza una diretta supervisione esenza subordinazione” (art. II.7 GA)

� Normalmente non riguardano ‘core task’, ma ‘minor services’ (es. stampa, catering, ecc…)� Non possono riguardare il coordinamento� Vanno indicati nell’Allegato I� Stipulati “on business conditions”, "best value for money“� Trasparenza, parità di trattamento, motivazione

COSTI DIRETTI

SUBCONTRATTI

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�Sono i costi della struttura del beneficiario di natura tecnica,

amministrativa e logistica

�La loro natura rende impossibile l’imputazione diretta all’attività

del progetto

�Devono essere calcolati in accordo con le normali pratiche

contabili del beneficiario

�Devono essere ricavati dalla contabilità ufficiale del

beneficiario e con essa devono poter essere riconciliati

�Devono essere eleggibili secondo i principi generali della

commissione

COSTI INDIRETTI

PRINCIPI GENERALI

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• TUTTI i BENEFICIARI:– COSTI INDIRETTI REALI o METODO SEMPLIFICATO (secontabilità analitica)

– standard flat rate del 20% dei costi diretti meno isubcontratti e i costi delle terze parti non utilizzate nei localidel datore di lavoro

• Enti Pubblici No Profit, Istituti d’Istruzione Secondariae Superiore, Organismi di ricerca no profit e PMI concontabilità non analitica special flat rate del 60% perschemi di finanziamento con attività di RTD

• Per CSA : rimborso dei costi indiretti in misura pari al7% del totale dei costi diretti meno i sub-contratti

COSTI INDIRETTI

METODOLOGIE

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�E’ sempre possibile passare da un metodoforfetario ad uno ‘semplificato’ o reale(contabilità analitica)

�Unico metodo di calcolo dei costi indirettiper beneficiario nel VII PQ

�Eccezione: Clausola Speciale n.30 previstanel caso in cui all’interno dello stesso ente cisiano dipartimenti/facoltà con differentisistemi di contabilità

COSTI INDIRETTI

DA RICORDARE

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• Qualsiasi tassa indiretta identificabile, inclusa l’IVA• IRAP (a partire dal 1° febbraio 2008)• Interessi passivi• Accantonamenti per perdite o passività future• Costi relativi ad altri progetti comunitari (no doppio finanziamento!)

• Debiti• Spese eccessive o sconsiderate

BUDGET

COSTI NON ELEGGIBILI

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Art. 72 co 3 DPR n.633/1972 (per importi > 300,00€)

NON IMPONIBILITA’ IVA nei LIMITI DEL CONTRIBUTO UE a cui è riconducibile l’operazione imponibile

ESEMPI:1. Acquisto di un’attrezzatura per attività di RTD da parte di una PMI

= IVA non imponibile al 75%2. Costo certificazione dei costi (attività di MNG)= IVA non

imponibile al 100%

CONDIZIONI: citare il riferimento all’art. nella fattura del fornitore

COSTI NON ELEGGIBILI

IVA

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Controllo Ex ante :

� Visione del Form C da parte dell’UE

prima di procedere al pagamento del

contributo

� Certificato sul/i Form C presentati

rilasciato dal certificatore selezionato

dal beneficiario (All. VII - Forms D del

GA)

Ex post audits:

� Fino a 5 anni dalla fine del progetto

� In merito a questioni finanziarie,

legali e tecniche

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Consumables: checks

• Il beneficiario provvede:

� Procedure contabili per la gestione del bene consumabile

� Fatture destinate al progetto

� Libro degli inventari

• Il certificatore verifica:

� Registrazione dei costi in contabilità

� IVA non rendicontata

� Bene non considerato spesa in c/capitale

� Vita breve del bene

� Bene escluso dalle spese generali

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Consumables: checks











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Consumables: checks











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Audit ex post: procedura e documentazione richiesta

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Obiettivo dell’Audit ex-post

• Per la Commissione: avere la certezza che non ci sia un sovraccarico di fondi

• Form C contenga spese eleggibili e reali

• Tutte le spese sostenute siano registrate nei libri contabili

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Quando e da chi viene svolto l’Audit?

Quando?

• In qualsiasi momento fino a 5 anni dopo la chiusura del progetto.

Chi?

• Auditor della Commissione o auditor esterni

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FASI AUDIT

1. Invio della lettera raccomandata della Commissione

2. Contatto per stabilire luoghi e date

3. Richiesta di documentazione

4. Controllo in loco

5. Verbale

6. Lettera della Commissione sugli esiti del controllo

7. Osservazioni del beneficiario entro 30 gg.

8. Lettera definitiva della Commissione

9. Eventuale ricorso giurisdizionale

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METODOLOGIA AUDIT

Finalità:esprimere un'opinione sul rispetto delle regole previste dal contratto con la Commissione

Europea

Obiettivi:� esprimere un giudizio circa l’idoneità del sistema di controlli interni a garantire una

corretta gestione amministrativo-finanziaria dei progetti finanziati dalla Commissione;

� accertare che la rendicontazione dei costi sia avvenuta in conformità con le regole contrattuali;

� fornire informazioni generali circa la struttura, l’organizzazione, le aree di specializzazione e/o di particolare competenza dell’Ente nonché le principali fonti di finanziamento sia dell’attività caratteristica sia dell’attività di ricerca.

Conseguenze:Qualora vengano evidenziate delle irregolarità il rapporto contiene una proposta dei necessari aggiustamenti ai Form C esaminati.

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DOCUMENTAZIONE ED INFORMAZIONI RICHIESTE

1. INFORMAZIONI GENERALI

�Breve descrizione dell’ente e dell’attività svolta (in inglese e in formato elettronico)

�Organigramma dell’ente

�Breve descrizione del sistema contabile procedure di contabilizzazione dei costi relativi ai progetti sottoposti a revisione (in inglese e in formato elettronico); nel caso di contabilità per commessa stampa delle ‘commesse’ relative ai progetti sottoposti a revisione per i periodi coperti dai cost statement

�Breve descrizione delle procedure contabili/amministrative in particolare con riferimento alle categorie di costo rendicontate (in inglese e in formato elettronico) e relativi esempi della modulistica utilizzata;

�Per gli ultimi due esercizi, copia dei bilanci, relazione sulla gestione, Verbale di approvazione del bilancio; relazione di certificazione, relazioni rilasciate dei sindaci

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2. CONTRATTO

�Copia completa dei contratti siglati con la Comunità Europea, corredati datutti gli annex previsti alla voce ‘Disposizioni Finali’ del contratto nonché datutti gli eventuali amendment al contratto originariamente stipulato

�Copia della ‘proposal’, in particolar modo della parte in cui sono evidenziati itassi orari preventivati

�Copia di eventuali richieste inviate alla Commissione al fine di ottenere l’autorizzazione a modificare il budget iniziale (trasferimenti di budget da una categoria di costo ad un’altra o trasferimenti di budget tra contractor).

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3. FORM C�Copia di tutti i Form C presentati ovvero predisposti ancorché non inoltrati alla Commissione fino alla data di svolgimento della revisione

�Copia di tutte le comunicazioni pervenute dalla Commissione in meritoall’accettazione dei costi dichiarati nei singoli Form C; normalmente si trattadi comunicazioni pervenute per mezzo di lettera raccomandata dallaCommissione Europea con la quale i contractor vengono informati dellaaccettazione dei costi richiesti e delle eventuali motivazioni a supporto deicosti rifiutati

�In caso di partecipazione ai progetti in qualità di co-ordinatori del progetto,copia dell’accettazione dei costi rendicontati dagli altri partecipanti alprogetto.

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Costo del personale: controlli ed evidenze oggettive

Il Beneficiario dimostra:

�Esistenza di un contratto per ciascuna risorsaimpiegata

� Retribuzione contabilizzata

�Salario e oneri indicati nella busta paga

�Esistenza di uno strumento di registrazione delleore

�Definizione del tempo produttivo secondo CCNL adottato

Il Beneficiario provvede:

�regolamento interno per specifica definizione di: (salario/bonus/contributi sociali, strumento per registrazione ore, etc.)

�Emissione dei contratti di lavoro

�Buste paga

�Registrazione delle ore

�Procedura di calcolo del tempo produttivo

�Procedura di calcolo del costo orario

L’auditor verifica :

�il numero delle ore del tempo produttivo utilizzate

�L’esattezza delle ore registrate

�retribuzione calcolata secondo le procedure

interne e legislative

�Contratti destinati ai progetti

�Relazione del certificato di audit (se presentato).

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Costo del Personale: erroricomuni….

…. Riguardo la gestione del Time Sheet:

� Assenza degli elementi richiesta dalla Commissione Europea:

� No firma

� Non individuale

� Registrazione delle ore incomplete o nulle

� Errori di imputazione delle ore registrate sulla rendicontazione

� Ore registrate non coincidenti con le ore rendicontate

� Dichiarazione di ore non inerenti solo al progetto ma anche ad altre attività

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….. Riguardo la modalità di calcolo del costo orario:

� La remunerazione include I costi non eleggibili (es. Bonus ad hoc)

� Il tempo produttivo non riflette le condizioni previste dal CCNL

Costo del Personale: errori comuni….

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4. PERSONNEL COSTS�Copia dei curricula delle persone che hanno partecipato ai progetti, firmatidagli stessi; nel caso tali persone non siano più presenti in azienda i curriculadovranno essere firmati dal responsabile del progetto;�Descrizione dell’attività svolta dalle singole persone sui progetti sottoposti arevisione (in inglese e in formato elettronico);�Copia di tutti i Time Sheets relativi ai Form C firmati dai ricercatori econtrofirmati dal responsabile dei progetti; le ore rendicontate dovranno poiessere dettagliate mese per mese;�Copia di tutti i contratti relativi ai ricercatori che hanno partecipato aiprogetti

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4. PERSONNEL COSTS – Determinazione del costo

Copia delle fatture/ricevute compensi relative ai contratti con i ricercatori, del relativopagamento e della registrazione in contabilità delle stesse accompagnate da unprospetto di excel di riepilogo;

Nel caso di pagamenti cumulativi di fatture è necessaria una copia del bonificobancario con il dettaglio delle fatture/ricevute pagate nonché della contabilebancaria/estratto conto dal quale si evince l’addebito

Il riferimento - un numero o una lettera - dovrà essere indicato sulla fatturacorrispondente al fine di agevolare l’incrocio tra importo dichiarato e documentogiustificativo).

Descrizione della metodologia seguita per la determinazione delle ore produttive edettaglio di calcolo relativo (in inglese e in formato elettronico).

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….. Riguardo la gestione interna del:

� Personale non impiegato direttamente sul progetto

� Costi rendicontati ma non contabilizzati

� Procedure contabili e regole interne non applicate per i progetti

� Utilizzo dei costi medi e non reali

Costo del Personale: erroricomuni….

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Durable equipment: checks

Il Beneficiario dimostra:

�Prova dell’acquisto dell’attrezzatura(data e costo)

�Prova dell’utilizzo per il progetto/i EU

�Descrizione del criteriodell’ammortamento

�Registrazione delle ore di utlizzodell’attrezzatura – “diario d’uso” (in casodi utilizzo su più progetti)

L’auditor verifica :

� Registrazione in contabilità del costorendicontato

� L’utilizzo dell’attrezzatura per il progetto

� Verifica dell’esclusione dell’IVA dal costo

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5. DURABLE EQUIPMENT

�ordini ai fornitori e documenti di trasporto

�eventuali verbali di collaudo/accettazione

�fatture

�contabili bancarie e/o estratti conto bancari da cui risultino i pagamenti

�iscrizione dei beni nel registro delle immobilizzazioni materiali

�dettaglio del calcolo effettuato ai fini della determinazione del costo ammissibile di ognisingolo cespite (sulla base della formula specificata nell’Annex II)

�una dichiarazione (in inglese) firmata dal responsabile del progetto dalla quale risultinoevidenti le motivazioni che giustifichino la percentuale di utilizzazione applicata al progetto

�qualora le attrezzature non siano “fisicamente” presso il beneficiario, rilasciare unadichiarazione scritta (anche questa in inglese) che giustifichi la circostanza

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Sub-contracting & 3rd parties


�Descrizione delle Terze Parti coinvolte

�Contratti con i Subcontraenti

�Fatture

�Prova della realizzazione dell’attività

assegnata.

L’auditor verifica:

� Inserimento nell’Allegato Tecnica

delle attività assegnate al

subcontraente/Terze parti

� Criterio di selezione

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6. SUBCONTRATTI�Copia dei contratti stipulati con i subcontraente;

�Se se si tratta di un professionista, copia del suo curriculum vitae firmato

�Dettaglio delle spese sostenute con i subcontraente suddiviso per ogni Form C su file di

excel;

�La descrizione del servizio dovrà indicare task o workpackage dell’Annex tecnico al

contratto al quale il subcontractor ha partecipato.

�Copia delle fatture/ricevute compensi, eventuali documenti di trasporto quando

applicabili, del relativo pagamento (contabili bancarie e/o estratti conto bancari) e della

registrazione in contabilità delle stesse

�eventuali autorizzazioni ricevute dalla Commissione Europea

�prova dei risultati ottenuti dal subcontractor (report o altra documentazione);

�ogni altro elemento necessario a dimostrare che il servizio reso era indispensabile al

progetto e ed è stato acquisito al prezzo di mercato

� prova che il beneficiario non aveva le competenze necessarie al suo svolgimento

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Travel costs: checksIl Beneficiario provvede:

� Procedura interna per la gestione delletrasferte

(es. rimborso a piè di lista , flate

� Elenco dei viaggio effettuato per ilprogetto

� Collegamento al progetto: motivo del viaggio

L’auditor verifica:

� Inerenza del viaggio al progetto

� Costi rendicontati coerentemente con il regolamento interno del beneficiario


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7. VIAGGI E SOGGIORNO

�fotocopia di tutte le minute/agende dei meeting relative ai viaggi effettuati o altradocumentazione;

�per la partecipazione a ‘seminari’, ‘convegni’ fotocopia del programma dellamanifestazione, e di tutto ciò di cui disponete al fine di dimostrare che il costo èstrettamente attinente al raggiungimento degli obiettivi del progetto di ricerca (citazionidella manifestazione all’interno di elaborati prodotti alla Commissione, citazioni dellamanifestazione nella corrispondenza con la Commissione Europea e/o gli altri partecipanti alprogetto);

�prova di eventuali autorizzazioni a missioni ricevute dalla Commissione Europea

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7. VIAGGI E SOGGIORNO

�eventuale menzione del viaggio stesso nell’Annex tecnico;

�fotocopia delle autorizzazioni dei responsabili dei progetti allo svolgimento della missione;

�fotocopia delle note spese sottoscritte dei ricercatori dettaglianti le singole spesesostenute con allegati i relativi documenti di viaggio e trasferta (biglietti di viaggio, ricevutefiscali di alberghi, ristoranti ecc...)

In caso di differenze tra il costo indicato nel Form C e il costo risultante da documenti

giustificativi dovrà essere fornita spiegazione di tale incongruenza

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Consumables: checks











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8. CONSUMABLES

�Dettaglio delle spese sostenute suddiviso per ogni Form C

riepilogate su un foglio di excel

La descrizione del materiale acquistato dovrà indicare task o

workpackage dell’Annex tecnico al contratto.

Il riferimento - un numero o una lettera - dovrà essere indicato sulla

fattura corrispondente al fine di agevolare l’incrocio tra importo

dichiarato e documento giustificativo).

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9. ALTRI COSTI SPECIFICI

�Dettaglio delle spese sostenute suddiviso per ogni Form C riepilogate su un foglio

di excel

La descrizione del materiale acquistato dovrà indicare task o workpackage

dell’Annex tecnico al contratto.

Il riferimento - un numero o una lettera - dovrà essere indicato sulla fattura

corrispondente al fine di agevolare l’incrocio tra importo dichiarato e documento

giustificativo).

�In caso di differenze tra il costo indicato nel Form C e il costo risultante da fattura

dovrà essere fornita spiegazione di tale incongruenza

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9. ALTRI COSTI SPECIFICI

�Copia delle fatture, di eventuali documenti di trasporto, del relativo pagamento

(contabili bancarie e/o estratti conto bancari) e della registrazione in contabilità

delle stesse

�Copia di eventuali autorizzazioni richieste e ricevute dalla Commissione Europea

�ogni altro elemento che possa dimostrare che la quantità di prodotti sia

ragionevole rispetto agli obiettivi della ricerca e che gli acquisti siano avvenuti al

normale prezzo di mercato

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10. OVERHEADS (solo per metodo reale e semplificato)

Una dichiarazione firmata dal responsabile amministrativo dalla

quale risulti evidente la procedura adottata per il calcolo della

percentuale di overheads rendicontata sui Form C

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Indirect costs: checks


� Descrizione della metodologia(Real/Simplified method)

� Riconciliazione con il bilancio di riferimento

� Dimostrazione del calcolo della %

L’Auditor verifica:

� Verifica dell’utilizzo o meno del metodo flate-rate

� Verifica dei costi considerati Spese generali

� Driver considerato

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12. AGGIUSTAMENTI

�Dettaglio su file di excel degli importi dichiarati nel Form C.

�I dettagli dovranno essere forniti come specificato per le singolecategoria di costo

�Copia della documentazione a supporto di tali costo

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Regole di PartecipazioneHorizon 2020

Regolamento n.1290/2013

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� PARTECIPAZIONE

� FORME DI FINANZIAMENTO

� IMPLEMENTAZIONE

� REGOLE DI FINANZIAMENTO

AGENDA

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PARTECIPAZIONE

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DEFINIZIONI (art.2)

Ammessa la partecipazione di soggetti giuridici sprovvisti di

personalita’ giuridica

Un soggetto giuridico che legalmente non distribuisce i

profitti tra i suoi membri o azionisti

‘LEGAL ENTITY’

‘NON-PROFIT LEGAL ENTITY’ N.A.

Qualsiasi persona fisica o giuridica, creata sulla base del diritto nazionale/comunitario/

Internazionale Purche’ dotata di personalita’

giuridica

NEW

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SOGGETTI PRIVI DI PERSONALITA’ GIURIDICA

CONDIZIONI DI AMMISSIBILITA’

REQUISITI FISSATI DALL’ART. 131 DEL REGOLAMENTO FINANZIARIO E DALL’ART. 198 DELLE SUE REGOLE DI

APPLICAZIONE:• i rappresentati dell’entità devono provare di avere la capacità di

assumere obbligazioni legali in rappresentanza dell’entità stessa;• l’entità deve offrire garanzie per la protezione degli interessi finanziari

dell’Unione Europea equivalenti a quelle offerte da una ‘personagiuridica’ e, in particolare disporre della medesima capacità operativa e

finanziaria.

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CASI SPECIFICI – ATI e ATS

ASSOCIAZIONE TEMPORANEA D’IMPRESA* /DI SCOPO

• mandato con rappresentanza conferito alla società capo-gruppo, le consente di agire in nome proprio e delle singole imprese mandanti. no organo comune capace di agire e assumere obbligazioni contrattuali in nome e per conto dell’associazione.

• il carattere occasionale, temporaneo e limitato dell’associazione, l’assenza di un organismo comune destinato a coordinare/gestire le attività delle singole imprese e di un fondo/patrimonio comune a garanzia delle obbligazioni assunte dall’associazione, escludono la possibilità di considerare che tale ‘struttura organizzativa’ disponga della medesima capacità operativa e finanziaria di una persona giuridica.

*(legge n.584/1977) :cooperazione temporanea tra imprese per la realizzazione di un’opera comune

NON ELEGIBILE

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CASI SPECIFICI – SOCIETA’ DI PERSONE

La prevalente giurisprudenza della Suprema Corte di Cassazione riconosce che, per effetto della stipulazione del contratto di

società (indipendentemente dal fatto che si tratti di società di capitale o di persone), si determini il trasferimento della

titolarità dei beni conferiti dal patrimonio dei soci a quello della società, per cui a questo nuovo soggetto di diritto, diverso a

terzo rispetto ai soci, debbano imputarsi i diritti e gli obblighi derivanti dall'attività sociale

ELEGIBILE

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CASI SPECIFICI – CONTRATTO DI RETE

La normativa italiana prevede che generalmente il contratto di rete – seppur dotato di un organo e fondo comune – sia privo di personalità giuridica. Tuttavia, le imprese che lo sottoscrivono possono scegliere di dotarlo di

personalità giuridica.

PER

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OKSE CONTRATTO AUTORIZZA ORGANO

COMUNE AD AGIRE IN RAPPRESENTANZA DELLA RETE E NON

DEI SINGOLI IMPRENDITORIVALUTAZIONE CASO PER CASO

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SOGGETTI GIURIDICI PARTECIPANTI (art.7)/ ELEGGIBILITA’ PER IL FINANZIAMENTO (art.10)

� Qualsiasi soggetto giuridico, universita’ o centrodi ricerca stabilito in uno stato membro o associato* o in un paese terzo

� JRC (Joint Research Centre)

� Organizzazioni internazionali di interesse EU

� Organizzazioni internazionali e soggetti stabiliti in paesi terzi in aggiunta alle condizioni minime

*Albania, Bosnia-Herzegovina, CroaZia, FYR Macedonia, Islanda, Israele,

Liechtenstein, Montenegro, Norvegia, Serbia, Turchia (DA CONFERMARE)

CHI PUO’ PARTECIPARE?CHI PUO’ RICEVERE

IL FINANZIAMENTO?

� Qualsiasi soggetto giuridico, universita’ o centrodi ricerca stabilito in uno stato membro o associato o in un paese terzo

� JRC (Joint Research Centre)� Paesi ICPC� Organizzazioni internazionali di interesse EU

Organizzazioni internazionali e soggetti stabiliti inpaesi terzi non ICPC solo eccezionalmente seprevisto dal WP/accordo bilaterale oppure seessenziale per l’azione

POSSIBILITA’ DI JOINT CALL CON I PAESI TERZI E LE ORG. INTERNAZIONALI

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PARTECIPANTI ELEGGIBILI

ORG. INTERNAZIONALI D’INTERESSE EU

ESEMPI• CERN, the European Organization for Nuclear Research

(http://home.web.cern.ch/) • Institut Laue-Langevin (http://www.ill.eu/)• European Consortium for the development of Fusion Energy

(http://www.euro-fusion.org/)• European Molecular Biology laboratory (www.embl.org/) • European Spage Agency (http://www.esa.int/ESA)• European Souther Observatory (http://www.eso.org/public/)• The European Synchrotron (http://www.esrf.eu/)• European XFEL (http://www.xfel.eu/)

APRE 2013

PARTECIPANTI ELEGGIBILI

PAESI TERZI

APRE 2013

SVIZZERA

DAL 15 SETTEMBRE 2014 AL 31 DICEMBRE 2016

STATO ASSOCIATO

(FINANZIAMENTO

AUTOMATICO): ERC,

MARIE SKŁODOWSKA-CURIE,

FET E INFRASTRUTTURE,

SPREADING EXCELLENCE

AND WIDENING

PARTICIPATION, EURATOM

PAESE TERZO (NO

FINANZIAMENTO

AUTOMATICO): IN TUTTI

GLI ALTRI BANDI

www.h2020.ch

APRE 2013

CONDIZIONI MINIME DI PARTECIPAZIONE (art.9)

3 SOGGETTI GIURIDICI indipendenti stabiliti in

3 diversi stati membri o associati

ERC, SME Instrument, Azioni Co-fund, CSA, Azioni A Supporto Della Mobilita’ E Della Formazione Dei Ricercatori(marie Curie)

CONDIZIONI AGGIUNTIVE: possono essere previste nel work programme(n. di partecipanti, tipologie di partecipanti, etc…)

1 SOLO PARTECIPANTE

APRE 2013

FORME DI FINANZIAMENTO

APRE 2013

Azioni

� AZIONE DI RICERCA E INNOVAZIONE (RESEARCH AND INNOVATION ACTION)

� AZIONE DI INNOVAZIONE(INNOVATION ACTION)

� AZIONE DI COORDINAMENTO E SUPPORTO

(COORDINATION AND SUPPORT ACTION)

APRE 2013

RESEARCH AND INNOVATION ACTION (RIA)attività di ricerca, sviluppo tecnologico, dimostrazione e innovazione, comprese la promozione della cooperazione con i paesi terzi e le organizzazioni internazionali, la diffusione e l'ottimizzazione dei risultati nonché la promozione della formazione di elevata qualità e della mobilità dei ricercatori nell'Unione

UNICA % DI RIMBORSO PER PROGETTODEFINIZIONI (art.2)

COORDINATION AND SUPPORT ACTION (CSA)Standardizzazione, diffusione,

sensibilizzazione e comunicazione, collegamento in rete, studi di

apprendimento reciproco, dialoghi in materie di politiche

fino al 100% dei costi eleggibili

APRE 2013

INNOVACTION ACTION (IA)Attività di creazione di prototipi, collaudo, dimostrazione, progetti

pilota, convalida dei prodotti su largascala e prime applicazioni

commerciali, per prodotti, processi o servizi nuovi, modificati o migliorati

NEW

DEFINIZIONI (art.2)

UNICA % DI RIMBORSO PER PROGETTO

fino al 70% dei costi eleggibili(fatta eccezione per organismi no-profit, finanziabili fino al 100%)

APRE 2013

CRITERI DI SELEZIONE E ATTRIBUZIONE (Art. 15)

VERIFICA CAPACITA’ FINANZIARIA

PER TUTTI I COORDINATORI E PER I BENEFICIARI CON

CONTRIBUTO UE > 500.000€, A MENO CHE CI SIANO DUBBI SULLA SOLIDITA’ FINANZIARIA

DEI PARTECIPANTI

SOLO PER COORDINATORI* PER AZIONI CON

CONTRIBUTO UE > 500.000€, A MENO CHE CI SIANO DUBBI SULLA SOLIDITA’ FINANZIARIA DEL

COORDINATORE O DEI PARTECIPANTI

NEW

*ESCLUSI ENTI PUBBLICI E MONOBENEFICIARI

APRE 2013

PROCEDURA DI REVIEW della VALUTAZIONE (Art. 16)

PROCEDURA DI REVIEW della VALUTAZIONE

qualora i proponentiritengano che lavalutazione sia affetta daerrori procedurali/formali

COMITATO DI REVIEW decide su:� RI-VALUTAZIONE PROPOSTA (da parte di valutatoridiversi da quelli coinvolti nella precedentevalutazione)� CONFERMA OPINIONE INIZIALE

REDRESS

APRE 2013

TIME TO GRANT (art.20)

ESITO DELLA VALUTAZIONE = 5 MESI DALLA SOTTOMISSIONEdella PROPOSTA

FIRMA DEL GRANT AGREEMENT = 3 MESI DALLACOMUNICAZIONE DEGLI ESITI DELLA VALUTAZIONE (fattaeccezione per i progetti ERC, dove l’elevato numero diproposte presentate potrebbe richiedere un’estensione)

TEMPISTICA

NEW

APRE 2013

IMPLEMENTAZIONE

APRE 2013

• COORDINATORE = principale punto di contatto con la CE

• CONSORTIUM AGREEMENT – obbligatorio (fatta eccezione per casi indicati nei vari WP)

– Rights and obligations

– Internal organisation

– Distribution of EU funding

– IPR provisions

– Internal disputes

– Liability, confidentialiy, indemnification

DESCA: http://www.desca-2020.eu/about-desca/

DIGITAL EUROPE: http://www.digitaleurope.org/Services/H2020ModelConsortiumAgreement.aspx

EUCAR: http://www.eucar.be/publications/EUCAR_Model_Projects_Consortium_Agreement/view

CONSORZIO

CONSORTIUM (art.24)

APRE 2013

IMPLEMENTATION of THE ACTION (art.23)

RESPONSABILITA’ TECNICA

I BENEFICIARI SONORESPONSABILI

CONGIUNTAMENTE ED IN SOLIDO NEI CONFRONTI DELLA

CE.

DEFAULTING PARTNER =GLI ALTRI BENEFICIARI SONOTENUTI A PORTARE A TERMINEL’ATTIVITÀ PREVISTA DAL GA SENZA ALCUN CONTRIBUTO UE AGGIUNTIVO A MENO CHE LA COMMISSIONE PREVEDA

ESPRESSAMENTE DIVERSAMENTE

DEFAULTING PARTNER = LA COMMISSIONE PUO’ TRASFERIRE AL COORDINATORE L’AMMONTARE NECESSARIO,

ATTINGENDO AL FONDO

DI GARANZIA

APRE 2013

IMPLEMENTATION of THE ACTION (art.23)/OPERATION OF THE FUND (art.39)

RESPONSABILITA’FINANZIARIA

RESP. LIMITATA AI PROPRIDEBITI

FONDO DI GARANZIA = IL 5% DEL CONTRIBUTO TRATTENUTO

AL MOMENTO DELL’EROGAZIONE

DELL’ANTICIPO. INTERESSI GENERATI DAL FONDO A COPERTURA DI PERDITE

FINANZIARIE CE

LA CE PUO’ DECIDERE DI ASSOGGETTARE LA PARTE TERZA A RESPONSABILITA’ CONGIUNTA E SOLIDALECON IL BENEFICIARIO NEILIMITI DEL CONTRIBUTO UE

DICHIARATO

APRE 2013

TEMPISTICA PER I PAGAMENTI (art.21)

ALTRE NOVITA’ INTRODOTTE DAL REGOLAMENTO FINANZIARIO(già operative in FP7, a partire dal 1 Gennaio 2013)

�CONTO CORRENTE FRUTTIFERO: non più obbligatorio per il coordinatore� INTERESSI SUL PRE-FINANCING: non più richiesti al coordinatore� PRESENTAZIONE ELETTRONICA DEI FORM C

EROGAZIONE PRE-FINANCING: 30 anziché 45 giorni dall’entrata in vigore

PAGAMENTI CE: 90 anziché 105 giorni dalla presentazione del Periodic Report

APRE 2013

REGOLE DI FINANZIAMENTO

APRE 2013

AMMISSIBILITA’ DEI COSTI (art. 26, art.27)

� TUTTI I COSTI ELEGGIBILI CHE POSSONO ESSERE RICONDOTTI

ALL’ATTIVITA’ PROGETTUALE

� ELEGGIBILITA’ DELL’IVA , SE NON RECUPERABILE (richiamo implicito al

REGOLAMENTO FINANZIARIO)

� POSSIBILITA’ DI UTILIZZARE COSTI MEDI DEL PERSONALE, SE IN LINEA

CON LE PROCEDURE CONTABILI DELL’ENTE

� POSSIBILITA’ DI RENDICONTARE BONUS PAYMENT PER

ORGANIZZAZIONI NO PROFIT, SE PREVISTO DAL REGOLAMENTO

INTERNO, NEI LIMITI DI 8000€/anno/persona

COSTI ELEGGIBILI

NEW

APRE 2013

ORE PRODUTTIVE ANNUALI (Art. 31)

� SCELTA TRA MONTE ORE FISSO (eg. 1720 ore) OPPURE DETERMINATO SECONDO I

PRINCIPI CONTABILI DELL’ENTE

�COSTI DEL PERSONALE AMMISSIBILI SOLO SE RICONDUCIBILI A PERSONE CHE

LAVORANO NELL’AMBITO DELL’AZIONE TRAMITE UN SISTEMA DI REGISTRAZIONE DEL

TEMPO LAVORATO (eg. TIME-SHEET)

� REQUISITI MINIMI PER IL SISTEMA DI REGISTRAZIONE TEMPO LAVORATO/DEFINIZIONE

NUMERO ORE PRODUTTIVE ANNUALI PREVISTI DAL GA

� SISTEMA DI REGISTRAZIONE NON RICHIESTO SE LA PERSONA LAVORA

ESCLUSIVAMENTE SULL’AZIONE (sufficiente una dichiarazione del Resp. scientifico)

CRITERI ELEGGIBILITA’ COSTI PERSONALE

NEW

APRE 2013

COSTI INDIRETTI (Art. 29)

�STANDARD FLAT RATE (20%)�SPECIAL FLAT RATE (60%)�SIMPLIFIED METHOD or ACTUAL INDIRECT COSTS

UNICO TASSO FORFETARIO DEL 25% DEI COSTI DIRETTI

(ECCETTO I SUBCONTRATTI E COSTI DELLE RISORSE MESSE A

DISPOSIZIONE DA TERZI CHE NON VENGONO UTILIZZATE NEI LOCALI DEL BENEFICIARIO, NONCHÉ DEL SOSTEGNO FINANZIARIO A TERZI)

NEW

APRE 2013

FINANZIAMENTO DELL’AZIONE (Art. 28)

UNICA % DI RIMBORSO PER PROGETTO, SENZA DISTINZIONE

TRA BENEFICIARI •fino al 100% dei costi eleggibili per

progetti R&S (cd. RESEARCH &

INNOVATION action)• fino al 70% per progetti dimostrativi

cd. INNOVATION action (fatta eccezione per organismi no-profit,

finanziabili fino al 100%)

NEW

APRE 2013

CERTIFICATE ON FINANCIAL STATEMENT (Art. 34)

AL RAGGIUNGIMENTO DELLA SOGLIA CUMULATIVA DI

CONTRIBUTO UE ≥ 375.000€(oppure un unico CFS alla fine del progetto se ≤ 2 reporting

period)

ALLA FINE DEL PROGETTO, PER CONTRIBUTO UE

(RELATIVO SOLO a real costs e

average personnel costs, NO lump sum, unit costs e flat rate )

≥ 325.000€

NEW

APRE 2013

CERTIFICATE on FINANCIAL STATEMENT: esempio

Il beneficiario A alla fine del progetto X (rimborsato al 100%) dichiara un

totale di costi eleggibili pari a 427.500€, di cui:

• Costi medi del personale=250.000€

• Subcontratti= 40.000€

• Ammortamento relativo all’acquisto di attrezzature= 60.000€

• Costi indiretti= 77500€

IL TOTALE DEI COSTI REALI E DEL RELATIVO CONTRIBUTO E’ 350.000€, PERTANTO SARA’ NECESSARIO UN CFS SULLE CATEGORIE DI COSTO:

personale, subcontratti e attrezzature (ma NON sui costi indiretti calcolati al 25%)

APRE 2013

Direct costs

Indirect costs

Total costs

% EU contribution

EU contribution

100 / 25 Funding 100 25 125 100% € 125

Esempio: Nell’ FP7, circa il 90 % delle Università e più della metà degli Organismi di Ricercahanno utilizzato lo special flat rate (60%) per il calcolo dei costi indiretti. Per tutti questipartecipanti l’impatto sul contributo UE in H2020 sarà favorevole:

Direct costs

Indirect costs

Total costs

% EU contribution

EU contribution

Flat-rate (60 %) 100 60 160 75% € 120

IMPATTO NUOVO MODELLO DI FINANZIAMENTO

APRE 2013

EX POST AUDITS

ENTRO CINQUE ANNI DALLA FINE DEL

PROGETTO

ENTRO DUE ANNI DAL PAGAMENTO FINALE

OBBLIGO DI CONSERVARE LA DOCUMENTAZIONE FINO A CINQUE ANNI DALLA FINE DEL PROGETTO!!!

APRE 2013

Presentazione della proposta - aspetti legali e finanziari

APRE 2013

� PARTICIPANT PORTAL: ECAS, PIC

� STRUTTURARE IL BUDGET

AGENDA

APRE 2013

PARTICIPANT PORTAL

ECAS ACCOUNT

APRE 2013

PARTICIPANT PORTAL

PIC

� Si ottiene tramite registrazione online tramite la cd. Unique Regitration Facility, ospitata dal Participant Portal:

https://ec.europa.eu/research/participants/portal//desktop/en/organisations/register.html�Presuppone validazione dell’ente da parte della CE

� Obbligatorio in fase di negoziazione� I dati associati al PIC possono essere modificati/aggiornati solo tramite il LEAR (Legal Entity

Authorized Representative)

Codice Identificativo del Partecipante (9 CIFRE) cui sono associati i dati amministrativo-finanziari

(dati amm.vi dell’ente, status giuridico, metodo di calcolo dei costi indiretti, etc…)

APRE 2013

PARTICIPANT PORTAL

PIC

APRE 2013

STRUTTURA DELLA PROPOSTA

PARTE A - BUDGET

STIMA COSTI DIRETTI

APRE 2013

PARTE A - BUDGET

COSTI DEL PERSONALE

TIPOLOGIE DI COSTI ELEGGIBILI:� remunerazione di base� remunerazione aggiuntiva (solo per enti no profit)

� consulenti in house (es. co.co.co., co.co.pro., partita IVA, etc…)� personale distaccato da parti terze� proprietari di PMI/ persone fisiche che non percepiscono un

salario

[(COSTO ORARIO x NUMERO DI ORE LAVORATE SUL PROGETTO) + REMUNERAZIONE AGGIUNTIVA]

APRE 2013

ACTUAL COSTS

Metodo di calcolodefinito nel model

Grant Agreement, in linea con le usuali

procedure contabilidell’ente

AVERAGE PERSONNEL COSTS

Se in linea con le usualiprocedure contabili dell’ente

AVERAGE PERSONNEL COSTS

Se in linea con le usualiprocedure contabili dell’ente

SME OWNERS AND

NATURAL PERSONS

WITHOUT A SALARY

Definito dallaCommissione

UNIT COSTS

CALCOLO DEI COSTI DEL PERSONALE

COSTI DEL PERSONALE

TIPOLOGIE

APRE 2013

PAGA BASE

COMPONENTI AGGIUNTIVE

• Previste dalla normative nazionale o dal contratto per remunerarel’attività principale

• Pagamento non soggetto alladiscrezionalità del datore di lavoro

• Non legate ad un progetto specifico

(esempi: tredicesima, indennità per lavori nocivi o pericolosi, etc…)

ALTRI BONUS

• Eleggibile solo per enti no profit

• Soggetta ai criteri di eleggibilità

• Potenzialmente scaturenteda un progetto specifico

REMUNERAZIONE AGGIUNTIVAREMUNERAZIONE STANDARDREMUNERAZIONE STANDARD

COSTO ORARIO

REMUNERAZIONE TOTALE

COSTI DEL PERSONALE

ACTUAL COSTS

APRE 2013

SALARIO ANNUALE

ORE PRODUTTIVE ANNUALI

ACTUAL PERSONNEL COSTS=

ore lavorate sul progetto x costo orario

COSTO ORARIO =

ACTUAL PERSONNEL COSTS

CALCOLO

APRE 2013


CALCOLO COSTO ORARIOPer il COSTO ORARIO si utilizzeranno gli importi disponibili alla chiusura dell’anno finanziarioe precedenti/contestuali alla chiusura del periodo di rendicontazione (no dato certificato, madisponibile).Non sarà più possibile rendicontare adjustments nel successivo reporting period, a meno dierrori e/o costi del personale non disponibili alla chiusura dell’anno finanziario.

PERIODO DI RENDICONTAZIONE

2015 2016 2017

01/10/2015 31/03/2017

Costi orari del 2016 saranno usati ancheper questi mesi

Esempio:

Progetto con 1 periodo di rendicontazione di 18 mesi a partire dal 1.10.2015 al 31.03.2017. L’anno

finanziario del beneficiario chiude il 31.12 di ogni anno.

Calcolo del costo orario:1. Dal 01.10.15 al 31.12.15 il costo orario desumibile alla chiusura dell’anno finanziario 20152. Dal 01.01.16 al 31.12.16 il costo orario desumibile alla chiusura dell’anno finanziario 20163. Dal 01.01.17 al 31.03.17 il costo orario desumibile alla chiusura dell’anno finanziario 2016

APRE 2013


ORE PRODUTTIVE ANNUALI

1720 ORE per personale full time (o pro-rata per personale part-time)

MONTE ORE INDIVIDUALE calcolate con la seguente formula: orelavorabili da contratto (workable) + straordinari – assenze (malattia e altricongedi)

MONTE ORE STANDARD (purché almeno il 90% delle ore lavorabili per anno)

POSSIBILITA’ DI COMBINARE LE TRE OPZIONIEsempio:

Beneficiario X calcola il costo orario come segue:

•Ore produttive annuali individuali per i ricercatori

•Ore produttive annuali standard per gli insegnanti

•1720 per il personale amministrativo

APRE 2013

GENERALMENTE INELEGGIBILE

ECCEZIONE per ORGANISMI NO PROFIT se:1. rientra nelle pratiche usuali del beneficiario ed è riconosciuto tutte le volte in cui è richiesto lo

stesso tipo di lavoro/esperienza

ESEMPI:ACCETTABILE: Un salario normale è riconosciuto per attività di insegnamento, una remunerazione aggiuntiva per attivitàdi ricercaNON ACCETTABILE: Remunerazione aggiuntiva riconosciuta per l’utilizzo dell’inglese, la partecipazione ad azioniinternazionali o multi partner

2. I criteri utilizzati per calcolare la remunerazione aggiuntiva sono oggettivi e generalmente applicatidal beneficiario, indipendentemente dalla fonte di finanziamento

ESEMPI:ACCETTABILE: Tutti I professori che svolgono attività di ricerca oltre alle attività di insegnamento, ricevono un pagamentoaggiuntivo pari al 10% del loro salarioNON ACCETTABILE: Il Direttore decide di pagare una remunerazione aggiuntiva (del 10% del salario) al professore chesvolge attività di ricerca


REMUNERAZIONE AGGIUNTIVA

APRE 2013


CONTRATTI A PROGETTO

If the employment contract does not allow determining the annual

workable hours you would have to calculate the hourly rates for

Horizon 2020 by dividing the annual personnel cost by 1720 hours.

This is in particular the case for employment contracts that fix a salary

to remunerate a task or a duty to be accomplished irrespectively of the

time needed to complete such task or duty.

APRE 2013


CONSULENTI A PARTITA IVA

Natural persons working under a direct contract different from

an employment contract may be considered as personnel costs

only if conditions set in 6.2.A.2 apply: in particular, to fulfill

those conditions it is necessary that the contract remunerates

time and not duties

APRE 2013

COSTI DEL PERSONALE

PROPRIETARI DI PMI/ PERSONE FISICHE

PROPRIETARI DI PMI E PERSONE FISICHE CHE NON PERCEPISCONO UN SALARIO

Calcolo dei costi del personale sulla base del costo orario unitario ricavato dall’utilizzo delle Monthly living allowance per i ricercatori esperti delle

azioni Marie Curie Individual Fellowship

Tempo produttivo annuale= 1720 ore

FORMULA PER IL CALCOLO DEL COSTO ORARIO: 4650/143 x coefficiente correttivo del Paese/100*

* http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/wp/2014_2015/msca/h2020-wp1415-msca-if_en.pdf

APRE 2013

COSTI DEL PERSONALE

TIME SHEET (MODELLO CE)

NON OBBLIGATORIO!

APRE 2013

COSTI DEL PERSONALE

SELF-DECLARATION (MODELLO CE)

NON OBBLIGATORIO!

APRE 2013

PARTE A - BUDGET

ALTRI COSTI DIRETTI

TIPOLOGIE DI COSTI� VIAGGI dello staff di progetto e degli esperti esterni coinvolti

nell’attività (se previsto in Annex I)

� ATTREZZATURE (in alternativa: quota di ammortamento per % utilizzo; prezzo di acquisto se previsto dal WP; leasing; contributo in kind della parte terza)

� ALTRI BENI o SERVIZI (consumabili, costi di disseminazione e di IPR, CFS, costi di traduzione)

� COSTI OPERATIVI DELLE INFRASTRUTTURE DI RICERCA DI VALORE SUPERIORE AI 20M€ (previo ex ante assessment della Commissione)

APRE 2013

PARTE A - BUDGET

SUBCONTRATTI

CONDIZIONI DI ELEGGIBILITA’� no ‘core task’, ma ‘limited part of the action’� Non possono riguardare i task di coordinamento (es. distribuzione

pagamenti, report, etc…)

� Vanno indicati nell’Allegato I� Stipulati “on business conditions”, "best value for money“� Trasparenza, parità di trattamento, motivazione� no subcontraenza tra beneficiari o affiliati

APRE 2013

PARTE A - BUDGET

SUBCONTRATTI vs ALTRI BENI/SERVIZI

SUBCONTRATTI ACQUISTO ALTRI BENI O SERVIZI

Implicano l’esecuzione di task di progetto, così come previsti nell’Annex

I

Necessari ai fini dell’implementazione di task di progetto

Vanno evidenziati in fase di proposta e successivamente indicati nell’Annex I

del GA

Non vanno necessariamente specificati in fase di proposta, né indicati

nell’Annex I del GA

Colonna C) del budget in fase di proposta

Colonna B) del budget in fase di proposta

Non sono presi in considerazione ai fini del calcolo dei costi indiretti

Sono presi in considerazione ai fini del calcolo dei costi indiretti

APRE 2013

PARTE A - BUDGET

COSTI DI PARTI TERZE

TRE TIPOLOGIE DI PARTI TERZE.IL BENEFICIARIO PUO’:1. SOSTENERE COSTI DIRETTI ASSOCIATI AL SUPPORTO

FINANZIARIO EROGATO A PARTI TERZE – colonna D

2. UTILIZZARE CONTRIBUTO IN KIND (a titolo oneroso/gratuito)DI PARTI TERZE

3. ASSEGNARE PARTE DEL LAVORO AD UNA LINKED THIRD PARTY

APRE 2013


1. SUPPORTO FINANZIARIO (CASCADING GRANTS)

SOLO SE PREVISTO SPECIFICAMENTE DAL TOPIC� lista delle attività previste/categorie di soggetti� criteri di attribuzione� criteri di calcolo� max contributo UE per parte terza (generalmente non più di 60.000€ per ciascuna

parte terza)� il support finanziario può assumere anche la forma di un premio a seguito di una

gara competitiva

ESEMPIO

APRE 2013


2. CONTRIBUTO IN KIND

A TITOLO ONEROSO[ES. ospedale mette a disposizione di

un’università un’attrezzatura medica per

svolgere attività di ricerca]

• DISCIPLINA ART.11 GA• IN FASE DI PROPOSTA, SPECIFICARE NEL

PAR. 4.2 DELLA PARTE B• COSTO ELEGGIBILE = PAGAMENTO RISORSA

MESSA A DISPOSIZIONE DALLA TERZAPARTE (≤ costo terza parte)

• EX POST AUDIT SU CONTABILITA’ PARTETERZA

• I COSTI (per tipologia) VANNO INCLUSI INQUELLO DEL BENEFICIARIO

GRATUITAMENTE

• DISCIPLINA ART.12 GA• IN FASE DI PROPOSTA, SPECIFICARE NEL

PAR. 4.2 DELLA PARTE B• COSTO RENDICONTABILE = VALORE

RISORSA MESSA A DISPOSIZIONE DALLATERZA PARTE

• EX POST AUDIT SU CONTABILITA’ PARTETERZA

• SE SPECIFICO PER PROGETTO= RECEIPT

• ICOSTI (per tipologia) VANNO INCLUSI INQUELLO DEL BENEFICIARIO

COSTI INDIRETTI:• Risorse utilizzate presso il beneficiario (Colonna F)• Risorse utilizzate presso parte la terza. In tal caso, il costo della parte terza verrà evidenziato nella

colonna E e non incluso nel computo dei costi indiretti del beneficiario. La parte terza tuttavia puòrendicontare i costi indiretti sostenuti al beneficiario che li imputerà tra i suoi costi diretti .

APRE 2013

ENTRATE GENERATE DAL PROGETTO

(fatta eccezione per i risultati)

ENTRATE GENERATE DALLA VENDITA DI ASSETS GENERATI DAL PROGETTO

CONTRIBUTI IN KIND:

- Specifici per il progetto- A titolo gratuito

CONTRIBUTI FINANZIARIspecificamente diretti al finanziamento

dei costi eleggibili del progetto

RECEIPT

REGOLA NO PROFIT DA APPLICARE A LIVELLO DI PROGETTO E NON PER BENEFICIARIO


RECEIPT

APRE 2013


3. LINKED THIRD PARTIES

• DISCIPLINA ART.14 GA• REQUISITI PARTE TERZA: LINK GIURIDICO CON IL BENEFICIARIO; STESSE

CONDIZIONI DI ELEGGIBILITA’ H2020 DEL BENEFICIARIO• LA PARTE TERZA SVOLGE PARTE DEL LAVORO DEL BENEFICIARIO E

RENDICONTA DIRETTAMENTE I SUOI COSTI DIRETTI e INDIRETTI• IN FASE DI PROPOSTA,

o SPECIFICARE NEL PAR. 4.2 DELLA PARTE Bo IL BUDGET (per tipologia di costo) VA INCLUSO IN QUELLO DEL

BENEFICIARIO

[ES. Affiliati, Joint Research Units, Associazioni/Fondazioni e loro membri, etc…,

ma anche accordi di collaborazione, purchè non limitati all’azione]

APRE 2013

PARTE A - BUDGET

UNIT COST

TIPOLOGIE DI UNIT COST(comprensivi di costi diretti+indiretti)� MISURE ENERGETICHE AGGIUNTIVE� STUDI CLINICI� ACCESSO ALLE INFRASTRUTTURE

CALCOLO SPECIFICO PER CIASCUNA TIPOLOGIA DI UNIT COST

APRE 2013

Preparazione e firma GA(SYGMA)

APRE 2013

PREPARAZIONE DEL GRANT

SCADENZE

MAX 3 MESI DALL’INVIO DELLA LETTERA D’INVITO

3 SETTIMANE PER LA PRIMA VERSIONE DEL GA (DoA+ Estimated Budget)+

2 SETTIMANE SUCCESSIVE PER LA VERSIONE FINALE

6 SETTIMANE DALL’INVITO PER LA FIRMA DELLA ‘DECLARATION OF HONOUR’

TALI SCADENZE SONO INDICATE NELLA LETTERA D’INVITO E POSSONO VARIARE DA GA a GA, PURCHE’ COMPLESSIVAMENTE NON SUPERIORI AI TRE MESI

NEL CASO DI RITARDO OLTRE I TRE MESI, LA CE PUO’ DECIDERE DI RIGETTARE LA PROPOSTA (a meno che non sia accordata un’estensione)!!!

APRE 2013

APRE 2013

ADEMPIMENTI LEGALI E FINANZIARI

NOMINA LEAR

http://ec.europa.eu/research/participants/docs/h2020-funding-guide/grants/applying-for-funding/register-an-organisation/lear-appointment_en.htm

APRE 2013

LEAR

ESTENSIONE MANDATO

APRE 2013

LEAR

RESPONSABILITA’

• LEAR APPOINTMENT LETTER:

http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/lev/h2020-lear-applet_en.doc

• LEAR ROLE AND TASKS:

http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/lev/h2020-lear-roltas_en.doc

• TERMS AND CONDITIONS OF USE OF THE ELECTRONIC EXCHANGE SYSTEM:

http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/lev/h2020-lev-terms-of-use_en.pdf

• DECLARATION OF CONSENT TO THE TERMSAND CONDITIONS OF USE:

http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/lev/h2020-lev-declaration-consent_en.doc

� notifica eventuali cambiamenti nello status giuridico/sede legale del

partecipante, etc..; � Visualizza le proposte

sottomesse e i progetti in attivo (NEW)

� sottomissione Financial Viability Check, se

richiesto; � nomina il LSIGN-Legal

Signatory (firma il Grant Agreement)

� nomina il FSIGN-Financial Signatory (firma il

Financial Statement)

APRE 2013

• NOMINA DEL LEAR da parte del legale rappresentante evalidazione della REA

• Il LEAR nomina online le persone autorizzate alla firma delGA e dei suoi emendamenti (LSIGNs) e alla firma dei financialstatements (FSIGNs)

• I Participant Contacts assegnano LSIGN e FSIGN al singolo GA,attingendo dalla lista del LEAR

124

FIRMA ELETTRONICA DEL GRANT

NOMINA/ASSEGNAZIONE LSIGN

APRE 2013

ADEMPIMENTI LEGALI & FINANZIARI

FINANCIAL VIABILITY CHECK

http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manua

l/lev/h2020-guide-lev_en.pdf

POSSIBILI RISULTATI:� GOOD

� ACCEPTABLE� WEAK

� INSUFFICIENT

APRE 2013

1) COM PREPARA IL GA PER LA FIRMA: DOCUMENTO PDF, ‘DIGITALLY SEALED’, È RESODISPONIBILE SUL PP. IL PLSIGN DEL COORDINATORE RICEVE UNA NOTIFICA.

2) PLSIGN DEL COORDINATORE EFFETTUA IL LOG IN, SCEGLIE “MY PROJECTS” E CLICCA SU"MP-MANAGE PROJECT“ PER IL PROGETTO IN QUESTIONE, DOVE TROVERÀ IL GA DA FIRMARE (CON LA POSSIBILITÀ DI SCARICARE E STAMPARE TUTTI I DOC).

3) PLSIGN CLICCA PER INIZIARE LA PROCEDURA DI FIRMA ELETTRONICA. UN POP-UP ALLERTA SUL SIGNIFICATO DELL’AZIONE E CHIEDE CONFERMA TRAMITE ILREINSERIMENTO DELLA PASSWORD ECAS.

4) PLSIGN REINTRODUCE LA SUA PASSWORD ECAS E CLICCA ‘SIGN”.

126


PROCESSO (1)

APRE 2013

5) IL SISTEMA CREA UNA NUOVA VERSIONE DEL DOCUMENTO PDF CHE SOSTITUISCE ILPRECEDENTE CON LA FIRMA DEL LSIGN DEL COORDINATORE

6) IL LEAR DEL COORDINATORE E TUTTI GLI ALTRI PARTECIPANTI RICEVONO UNA NOTIFICADELLA FIRMA DEL GA DA PARTE DEL COORDINATORE

7) IL PROJECT OFFICER COM RICEVE NOTIFICA DELLA FIRMA DEL COORDINATORE

8) SEGUENDO UNA PROCEDURA SIMILE AI PUNTI 2) E 6), IL PROJECT OFFICER COM FIRMAIL GA

9) I PLSIGNS DI TUTTI GLI ALTRI BENEFICIARI RICEVONO UNA NOTIFICA SULLA FIRMA DELGA DA PARTE DEL COORDINATOR E DELLA COM

10) IL PLSIGN DI CIASCUN BENEFICIARIO FIRMA L’ ‘ACCESSION FORM’

11) I LEAR DEI BENEFICIARI CHE HANNO FIRMATO L’ACCESSION FORM RICEVONO UNANOTIFICA

127


PROCESSO (2)

APRE 2013


GA DECLARATION OF HONOUR

APRE 2013

APRE 2013130

APRE 2013131

APRE 2013

Gestione del GA

APRE 2013

Core Text

• Annex I: Descrition of the action

• Annex II: Estimated Budget for the action

• Annex III: Accession Form of the other beneficiaries, Declaration on liability of linked third parties

• Annex IV: Model financial statements

• Annex V: Model for the Certificate on the financial statements

• Annex VI: Model for the Certificate on compliance of the cost accounting practices

POSSIBILITA’ DI INSERIRE OPZIONI PER DISCIPLINARE CASI SPECIFICI

(elenco opzioni disponibili nel testo del GA)

GRANT AGREEMENT

STRUTTURA

APRE 2013

I TRASFERIMENTI DI BUDGET TRA BENEFICIARI E CATEGORIE DI COSTO SONO AMMESSI, SENZA NECESSITÀ DI EMENDAMENTO, se l’azione viene implementata nel

rispetto dell’Annex I e se tali modifiche non riguardano:• la categoria delle lump sum

• l’introduzione di subcontratti non previsti dall’Annex I (a meno che nonsiano specificatamente approvati in sede di reporting – Ex post!)

I trasferimenti che riguardano la categoria degli unit costs possono afferire illoro numero (numero di units utilizzati o prodotti) ma non il loro valore (costo

del singolo unit)

GRANT AGREEMENT

ART. 4.2 TRASFERIMENTI DI BUDGET

APRE 2013

GRANT AGREEMENT

ART. 5 AMMONTARE, FORMA DEL GRANT &

MODALITA’ DI RENDICONTAZIONE

Definisce• l’AMMONTARE MASSIMO DEL GRANT• le MODALITÀ DI RIMBORSO DEI COSTI ELEGGIBILI nella percentuale

stabilita nell’Annex II• la STIMA DEL TOTALE DEI COSTI eleggibili• le MODALITÀ DI RENDICONTAZIONE dei costi eleggibili come:

• costi realmente sostenuti• unit costs (determinati nell’Annex II o calcolati dal beneficiario in

accordo con le sue usuali pratiche contabili)• lump sum (determinati nell’Annex II)• flat rate (determinati nell’Annex II)

APRE 2013

GRANT AGREEMENT

ART. 5.3 AMMONTARE FINALE DEL GRANT

L’AMMONTARE DEL GRANT EROGATO dipende dall’effettivo grado di implementazione dell’azione in base:• all’applicazione della percentuale di rimborso• al limite massimo del grant• alle riduzioni derivanti dall’applicazione della regola del “no

profit”• alle riduzioni derivanti da una impropria implementazione

dell’azione o violazione delle obbligazioni contrattuali

REGOLA DEL NO PROFIT Contributo + entrate del progetto ≤ totale costi eleggibili

APRE 2013

GRANT AGREEMENT

ART. 5.4 REVISIONE FINALE DEL GRANT

Al termine del periodo previsto dall’azione e anche successivamenteall’erogazione del pagamento finale la Commissione può RIDURRE ILGRANTa fronte:• del rigetto totale o parziale di costi eleggibili• della riduzione proporzionale del grant dovuta ad una impropria

implementazione dell’azione o dalla violazione delle obbligazionicontrattuali

IL PIÙ BASSO DEI DUE PARAMETRI SARÀ UTILIZZATO PER DETERMINARE L’AMMONTARE

FINALE DEL GRANT

APRE 2013

GRANT AGREEMENT

ART. 20 REPORTING

Il Coordinatore ha l’obbligo di presentare i report tecnici e finanziari nonché le richieste di pagamento (in via elettronica)

ENTRO 60 GIORNI DAL TERMINE DI CIASCUN REPORTING PERIOD

ART.20.5 GA: OPZIONE PER GRANTS ELEVATI (OLTRE 5 MILIONI) CON DURATA DEI REPORTING PERIOD SUPERIORE AI 18 MESIUlteriore attività di reporting entro il 31 dicembre di ogni anno riguardante le spese cumulativamente sostenute dai beneficiari

(informazione ai soli fini contabili non utilizzata ai fini del calcolo del

grant)

APRE 2013

I FINANCIAL STATEMENT devono dettagliare i costi eleggibilisostenuti sotto qualsiasi forma (actual, unit, lump sum e flatrate) per ogni categoria e per ogni beneficiario e per ogniLinked Third Party� I costi sostenuti debbono essere dichiarati anche se

superano il budget dell’azione� I RECEIPTS dell’azione devono essere indicati

nell’individual financial statement dell’ultimo reportingperiod

ART.20 REPORTING

INDIVIDUAL FINANCIAL STATEMENT

APRE 2013

GRANT AGREEMENT

ANNEX IV - FINANCIAL STATEMENT

APRE 2013

FINANCIAL STATEMENT

LINKED THIRD PARTIES

LE LINKED THIRD PARTIES:

� hanno un PIC (ma non sono obbligate ad avere un LEAR)

� Non hanno nè ruoli nè diritti di accesso nel Participant Portal

PROCESSO DI FIRMA DEL FORM C:

� Il coordinatore/beneficiario (cui afferisce la parte terza) compila il FORM C della Parte Terza sulFORCE

� Il Sistema crea una versione PDF del documento, che il coordinatore stampa e invia alla Parte Terza

� Il Legal signatory della parte terza firma la versione cartacea e la restituisce al beneficiario

� Il beneficiario/coordinatore scansiona la versione cartacea e la carica sul PP

� Il beneficiario archivia la versione cartacea all’interno della sua documentazione

� Il beneficiario (PaCo) presenta il form C elettronico (firmato dal PFSIGN) + il Form C elettronico (nonfirmato elettronicamente) e la scansione pdf della versione cartacea del Form C firmato dalla parteterza

APRE 2013

I FINANCIAL STATEMENT DEBBONO ESSERE PRESENTATI IN EURO

IL TASSO DI CAMBIO da utilizzare è:• per i beneficiari la cui contabilità NON IN €URO, la media dei

tassi giornalieri riferita al reporting period, così come pubblicatasul sito della BCEhttps://www.ecb.int/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html

• per i beneficiari la cui contabilità IN €URO in base al tassoapplicato in accordo con le proprie pratiche contabili

GRANT AGREEMENT

ART. 20.6 VALUTA E TASSO DI CAMBIO

APRE 2013

GRANT AGREEMENT

ART.21 PAGAMENTI

I pagamenti sono effettuati al Coordinatore secondo le seguenti modalità:

� pre-finanziamento entro 30 giorni dall’entrata in vigore del contratto o 10 giorniprima della data d’inzio del progetto (si sceglie la data più tardiva)

� una trattenuta pari al 5% del totale del grant, destinata al Fondo di Garanzia, vieneeffettuata alla fonte sull’ammontare del prefinanziamento

� pagamento/i intermedi a rimborso dei costi eleggibili dichiarati entro 90 giorni dallaricezione del periodic report; il pagamento intermedio è condizionato all’approvazionedel periodic report

� pagamento finale successivamente all’approvazione del rapporto finale

Il pre-finanziamento + i pagamenti periodici non possono superare il 90% dell’importototale del grant

IN CASO DI RITARDATO PAGAMENTO rispetto ai termini contrattuali, i beneficiari hanno diritto agli interessi maturati calcolati al tasso applicato dalla BCE nelle sue operazioni di

rifinanziamento maggiorato di 3,5 punti

APRE 2013144

• Coordinatore per conto dei beneficiari (elettronicamente)

• La richiesta alla Commissione deve includere:• motivazioni• documentazione di supporto• nel caso di cambio coordinatore, la sua opinione

• 45 giorni per rispondere

• Efficacia: in alternativa da data concordata/firma CE

GRANT AGREEMENT

ART. 55 EMENDAMENTI

APRE 2013

APRE

Agenzia per la Promozione della Ricerca Europea

via Cavour, 71

00184 - Romawww.apre.it

[email protected]

Tel. (+39) 06-48939993Fax. (+39) 06-48902550

Claudia Zurlo

National Contact Point Legal and Financial Aspects

Grazie per l’attenzione!

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