Upload
trandieu
View
229
Download
3
Embed Size (px)
Citation preview
Rektorat Lt. 1
Kantor Penjaminan Mutu
AUDIT MUTU INTERNAL
Oleh : Moses Laksono SinggihDi : Institut Teknologi Sepuluh Nopember
Pada : 5 September 2017
PEMAHAMAN TEORI AUDIT DIPERLUKAN UNTUK:
1. merencanakan program audit internal dengan membuat jadwal dan daftar pengecekan audit.
2. menentukan auditor yang bertugas dengan tepat.
3. melakukan pemeriksaan dan verifikasi hasilaudit sebelumnya.
2AMI ITS, 20170905 OLEH MOSES L. SINGGIH
DEFINISI AUDIT :
Suatu pemeriksaan yang sistematis danindependen untuk menentukan apakah kegiatanmenjaga mutu serta hasilnya telahdilaksanakan secara efektif sesuai denganrencana yang ditetapkan untuk mencapaitujuan
3AMI ITS, 20170905 OLEH MOSES L. SINGGIH
SPME VS SPMI
Audit eksternal: audit yang dilakukan untuk menentukantingkat kesesuaian terhadap standar eksternal SPME
Audit internal: audit yang dilakukan untuk menentukantingkat kesesuaian terhadap standar internal (mutuorganisasi sendiri) dan meningkatkan untuk mencapaistandar internal SPMI
5AMI ITS, 20170905 OLEH MOSES L. SINGGIH
SPMI, SPME dan Mutu Pendidikan Tinggi
Pangkalan Data Pendidikan Tinggi(PD Dikti)
Sistem PenjaminanMutu Eksternal
(SPME/Akreditasi)
SPM Dikti
MMUTU
PENDIDIKAN
TINGGI
Sistem PenjaminanMutu Internal
(SPMI)
AMI ITS, 20170905 OLEH MOSES L. SINGGIH 6
SPMI, SPME dan Mutu Pendidikan Tinggi
Pangkalan Data Pendidikan Tinggi(PD Dikti)
Sistem PenjaminanMutu Eksternal
(SPME/Akreditasi)
SPM Dikti
MMUTU
PENDIDIKAN
TINGGI
Sistem PenjaminanMutu Internal
(SPMI)
AMI ITS, 20170905 OLEH MOSES L. SINGGIH 7
Manajemen SPMI
P
P
EP
P
Penetapan Standar Dikti;
Pelaksanaan Standar Dikti;
Evaluasi (pelaksanaan) Standar Dikti;
Pengendalian (pelaksanaan) Standar Dikti; dan
Peningkatan Standar Dikti.
AMI ITS, 20170905 OLEH MOSES L. SINGGIH 8
1. Untuk menentukan kesesuaian atau taksesuaian unsur-
unsur sistem mutu dengan syarat-syarat yang ditetapkan.
2. Untuk menentukan kapabilitas dari sistem manajemen mutu
dan keefektifan pencapaian dari tujuan-tujuan mutu yang
telah ditetapkan (Indikator Kinerja Kunci).
3. Untuk memberi kesempatan teraudit memperbaiki sistem
mutu.AMI ITS, 20170905 OLEH MOSES L. SINGGIH 9
Tujuan Audit:
PRINSIP DASAR AUDIT
1. Sikap dasar : mempunyai sifat profesional
2. Penyajian yang wajar : wajib memberikan laporan yang objektif
3. Ketelitian : kecermatan dalam menggali informasisehingga menghasilkan kesimpulan audit yang valid
4. Independen : mempunyai sikap netral dan obyektif saatmembuat kesimpulan audit
5. Berdasar bukti : penjelasan yang rasionil dalammenghasilkan kesimpulan yang dapat dipercaya
10AMI ITS, 20170905 OLEH MOSES L. SINGGIH
KLASIFIKASI TEMUAN AUDIT:
Observasi (OB): Ketaksesuaian yang dapatdiselesaikan dengan cepat dan mudah.
Ketaksesuaian (KTS) MINOR: Ketidaksesuaian yang memiliki dampak terbatas terhadap sistem mutu
Ketaksesuaian (KTS) MAJOR: Ketidaksesuaian yang memiliki dampak luas terhadap sistem mutu
11AMI ITS, 20170905 OLEH MOSES L. SINGGIH
LINGKUP (CAKUPAN) AUDIT
Lingkup audit meliputi semua persyaratan sistem yang berpengaruhterhadap mutu layanan, diantaranya:
1. Dokumen sistem mutu
2. Organisasi
3. Komitmen (tanggungjawab) manajemen
4. Sumber daya, meliputi:a. Sumber daya manusia
b. Infrastruktur
5. Proses dan pengendaliannya
6. Evaluasi dan perbaikan
12AMI ITS, 20170905 OLEH MOSES L. SINGGIH
PENGERTIAN BEBERAPA ISTILAH DALAM AUDIT MUTU
Ketua Tim Auditor adalah orang yang ditunjuk untuk mengelolaaudit dan memimpin pelaksanaan audit dengan dibantu beberapaauditor
Kriteria Audit (Audit Criteria): Kebijakan, prosedur ataupersyaratan yang digunakan sebagai referensi
Bukti Audit (Audit Evidence): Catatan, pernyataan, fakta atauinformasi lainnya yang relevan dengan kriteria audit dan dapatdiperiksa. Bukti audit dapat bersifat kualitas atau kuantitas
AMI ITS, 20170905 OLEH MOSES L. SINGGIH 13
PENGERTIAN BEBERAPA ISTILAH DALAM AUDIT MUTU
Check list (Daftar Tilik): daftar pertanyaanyang disusun berdasar hasil audit dokumenuntuk diverifikasi lebih lanjut dalam audit lapangan/visitasi/kepatuhan.
Temuan Audit (Audit Findings): hasil darievaluasi bukti audit yang dikumpulkan yang berlawanan dengan kriteria audit.
14AMI ITS, 20170905 OLEH MOSES L. SINGGIH
Istilah Audit
Auditor
Auditee
Kriteria audit
Ruang lingkup
audit
Pihak yang melakukan audit
Pihak yang diaudit
Standar yang diacu dalam proses audit
(ketentuan-ketentuan)
Batasan audit yang terdiri dari fokus bidang
audit & periode audit
Proses Audit
Perencanaan
Pelaksanaan
Pelaporan
Tindak Lanjut
Auditor membuat laporan sesuai
kesepakatan dengan auditee
Auditor melaksanakan audit
minimal sesuai checklist
Auditor melakukan verifikasi
temuan
Perencanaan dan penjadwalan audit
Pelaksanaan Audit
Pembukaan
Audit
Penutupan
Auditor menjelaskan tujuan audit,
ruang lingkup audit, kriteria audit
Auditor melakukan audit
Auditor membacakan temuan dan
membuat kesepakatan dengan auditee
Pelaksanaan Audit
Pertanyaan
terbuka
Pertanyaan
tertutup
Bagaimana...?
Mohon diceritakan.....
Mohon dijelaskan....
Sudahkah...?
Untuk menggali … Untuk memastikan …
Penulisan Temuan
Temuan: ketidaksesuaian antara standar VS implementasi.
Cara penulisan temuan:
• Awali dengan menuliskan hal baik, baru masuk ke detail temuan.
• Detail temuan dituliskan dengan teknik PLOR
• Problem (masalah), apa masalahnya? Tulis dengan detail masalah yang
ditemukan
• Location (lokasi), dimana ketidaksesuaian ditemukan
• Objective (bukti), bukti ketidaksesuaian (nomor dokumen, foto dll)
• Reference (rujukan), tidak sesuai dengan dokumen / peraturan apa?
Contoh Penulisan Temuan
Secara umum, proses penanganan Sumber Daya Manusia di prodi XXX telah
tertata dengan baik. Selama berlangsungnya proses audit, ditemukan adanya
kesesuaian dan ketidaksesuaian berikut:
1. Daftar dosen tetap di prodi XXX dapat ditunjukkan …
2. Rasio jumlah mahasiswa terhadap jumlah dosen tetap tertulis …, dari hasil diskusi
…
Location
RINGKASAN
1. Tujuan utama Audit mutu ialah untuk mendapatkan ruang peningkatan pada aspek yang ditetapkan sebagai lingkup audit
2. Pemenuhan atau perbaikan sistem mutu sesuai ruang peningkatan yang didapatkan dalam audit mutu secara periodik akan menjadikan institusi berkualitas.
3. Agar perbaikan sistem mutu dapat dilakukan dengan mudah maka temuan audit harus diformulasikan dengan baik sehingga ruang peningkatan dapat dengan mudah dipahami
AMI ITS, 20170905 OLEH MOSES L. SINGGIH 23