Upload
hoangtuyen
View
222
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
LAPORAN AUDIT MUTU INTERNAL (AMI)
PERIODE JANUARI 2015
SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN `AISYIYAH YOGYAKARTA
TAHUN 2015
HALAMAN PENGESAHAN
LAPORAN AUDIT MUTU INTERNAL (AMI)
PERIODE JANUARI 2015
Disahkan 30 Januari 2015
Ketua
STIKES Aisyiyah Yogyakarta
Warsiti, S.Kp., M.Kep., Sp.Mat
Kepala
Badan Penjaminan Mutu dan Pengembangan
Syaifudin,M.Kes
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Audit mutu internal (AMI) merupakan salah satu persyaratan yang harus
dipenuhi oleh Perguruan Tinggi sebagai bentuk refleksi evaluasi diri yang
dilakukan oleh institusi itu sendiri. Audit internal ini dimaksudkan untuk
meninjau tingkat kesesuaian dan efektifitas penerapan sistem manajemen
mutu (SMM) yang telah ditetapkan dan menjadi dasar arah strategi dan
sasaran mutu Perguruan Tinggi yang ingin dicapai dan tertuang dalam Manual
Mutu. Pimpinan perguruan tinggi (Ketua STIKES) hendaknya memastikan
penetapan proses audit internal berjalan dengan efektif dan efisien untuk
mengakses kekuatan dan kelemahan sistem manajemen mutu (SMM).
Proses Audit Internal berfungsi sebagai alat manajemen untuk asesmen
mandiri terhadap semua proses atau kegiatan yang telah diselenggarakan
oleh STIKES ‘Aisyiyah dan ditunjuk dalam SMM. Proses Audit Internal dengan
menyediakan perangkat untuk memperoleh bukti objektif bahwa persyaratan
klausul-klausul ISO 900:2000 yang ada telah dipenuhi, karena audit internal
menilai keefektifan dan efisiensi implementasi SMM ISO 9001:2008 Perguruan
Tinggi.
Audit internal ini, penting dan wajib dilakukan STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta
yang mengimplementasikan SMM ISO 9001:2008, untuk memastikan
dilakukannya tindakan perbaikan sesuai hasil temuan audit internal yang telah
dilakukan. Tanggapan pimpinan Perguruan Tinggi terhadap hasil temuan ini
diwujudkan dalam bentuk Rapat Tinjauan Manajemen (RTM). Disinilah semua
hasil temuan Audit Internal akan ditanggapi dan ditindaklanjuti.
B. TUJUAN
Audit mutu internal merupakan bagian penting dari proses penjaminan mutu
sebuah perguruan tinggi. STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta sudah melakukan audit
internal secara rutin dengan tujuan sebagai berikut :
1. Memeriksa kesesuaian atau ketidaksesuaian unsur-unsur sistem mutu
dengan standar yang telah ditentukan yaitu borang akreditasi BAN PT dan
klausul ISO 9001: 2008 dan IWA 2 : 2007.
2. Memeriksa kesesuaian pencapaian tujuan mutu yang telah ditentukan.
3. Melakukan audit agar auditee memperbaiki sistem mutu yang memenuhi
syarat-syarat dan peraturan/perundangan.
C. INSTRUMEN AUDIT
Instrumen audit yang digunakan dalam Audit Mutu Internal STIKES ‘Aisyiyah
Yogyakarta mengacu pada Standart Borang Akreditasi dari BAN PT dan
Persyaratan klausul ISO 9001 : 2008 dan IWA 2 : 2007.
D. KETIDAKSESUAIAN APABILA DITEMUKAN
1. Tidak terdapat elemen sistem
2. Suatu sistem gagal untuk memenuhi satu klausul dari persyaratan sistem
mutu
3. Penerapan suatu klausul sangat tidak konsisten
4. Ketidaksempurnaan penerapan suatu sistem telah mengarah pada
ketidakpuasan pelanggan
5. Tindakan perbaikan yang tidak efektif dan terpantau dalam dua kali audit
internal secara berturut turut
6. Suatu ketidaksesuaian dalam memenuhi suatu persyaratan dalam satu
klausul ISO 9001: 2008 dan IWA 2 : 2007 atau Borang Akreditasi BAN PT
7. Suatu ketidaksesuaian yang diamati dari suatu pengamatan dari satu
prosedur organisasi
8. Ada aspek yang disarankan dapat dikembangkan tetapi kondisi yang ada
saat ini bukan merupakan suatu ketidaksesuaian dalam sistem mutu.
E. PELAKSANAAN AMI
AMI dilakukan oleh Auditor internal STIKES ‘Aisyiyah Yogyakarta yang
terdiri dari 19 orang auditor di bawah koordinasi Badan Penjaminan Mutu dan
Pengembangan (BPMP). AMI periode Januari 2015 dilakukan di semua unit
yang ada di STIKES yang terdiri dari : Pimpinan, BPMP, Prodi Ilmu
Keperawatan, Prodi S1 Fisioterapi, Prodi D3 Kebidanan, Prodi D4 Bidan
Pendidik, Bagian Administrasi Akademik, Perpustakaan, Biro Sumber Daya,
Bagian Laboratorium, Perpustakaan, Bagian Administrasi Keuangan, Bagian
Kemahasiswaan dan Pemberdayaan Alumni, Bagian Kajian Islam dan
Perkaderan, BP3M, Bagian Kerjasama Internasional dan Humas, Pusat
Pengembangan Bahasa dan BPTI. Audit terjadwal dilaksanakan pada tanggal
19 Januari-3 Februari 2016 dengan ruang lingkup dan jadwal terlampir. Tema
AMI Periode Januari 2015 adalah : Monitoring dan Evaluasi Internal Menuju
Peningkatan Kualitas Pembelajaran.
F. HASIL AUDIT MUTU INTERNAL (AMI)
AMI dilaksanakan dengan lancar dengan hasil sebagai berikut :
Tabel 1 Temuan Pimpinan dan Prodi Audit Periode Januari 2015
Hasil temuan audit unit dalam AMI periode ini adalah sebagai berikut :
Tabel 2 Temuan hasil Audit Unit Periode Januari Tahun 2015
Temuan audit dapat bersifat umum dan khusus. Umum berarti temuan
tersebut muncul di lebih dari satu unit, khusus berarti temuan hanya muncul
di sebuah unit saja. Berikut ini adalah temuan umum yang muncul dalam
audit periode Januari 2015 :
Tabel 3 Temuan Umum Program Studi
Dari hasil Audit di semua Prodi, pada Audit bulan Januari Tahun 2015,
ditemukan sebanyak 11 temuan umum yang tidak sesuai dengan standar yang telah
ditentukan.
Selain temuan umum yang terdapat di Prodi, ditemukan pula temuan umim
yang terdapat di unit kerja suporting. Temuan umum pada unit kerja supporting
adalah sebagai berikut :
Tabel 4 Temuan Umum Unit Kerja Supporting (Non Prodi)
Berdasarkan hasil audit yang tercantum dalam tabel 4 Temuan umum unit
kerja non Prodi terdapat 8 temuan. Selain temuan audit, hasil pengukuran
kepuasan pelanggan pada semester genap tahun 2013/2014 adalah sebagai
berikut :
Tabel 5 Hasil Pengukuran Kepuasan Pelanggan
Berdasarkan hasil evaluasi dosen mengajar oleh mahasiswa, didapatkan
nilai rata-rata keseluruhan pada semester genap tahun 2014/2015 adalah
3,06. Hasil tersebut dalam kategori baik.
G. ANALISA HASIL AUDIT MUTU INTERNAL (AMI)
Berdasarkan hasil Audit Mutu Internal periode Januari 2015, masih
ditemukan temuan yang sifatnya umum, dimana temuan tersebut muncul
pada lebih dari satu unit kerja. Total jumlah temuan pada AMI periode ini
adalah 159 temuan.
H. RENCANA TINDAK LANJUT
1. Perlu dilakukan evaluasi terhadap penyebab unit tidak menindaklanjuti
semua temuan AMI.
2. Perlu dilakukan monitoring dalam melakukan tindak lanjut temuan AMI.
3. Perlu dicarikan pemecahan masalah dalam RTM terkait dengan temuan
yang sifatnya umum tersebut. Hasil tindak lanjut adalah sebagai berikut :
Temuan umum tersebut dibawa ke rapat tinjauan manajemen pada bulan
Maret 2015 dan dibahas rencana tindak lanjutnya. Hasil rapat tinjauan
manajemen adalah sebagai berikut :