Auditoria Activos Fijos Abril 2014

8/21/2019 Auditoria Activos Fijos Abril 2014

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T DE V LID iÓN DE RESULT DOS DE L Codigo:GCI-FO-140-

UDITORI 006 ..••_O . . • .L.C>IA-MAVO.._

O~Gí-var

Proceso I Auditoría:

Activos fijos

. Fecha de la Aud itor ia :

Abril 9-22 de 2014

Fecha del Acta:

Se comunicó el 25 Abril de 2014 y se definiron los planes de mejoramiento el 28 de Mayo de 2014.

Asis ten tes a la reunión:

Gabr iel Henao - Profesional Activos Fi jos

Mary Luz Muñoz - Jefe OGPA

Auditor:

Ludivia Castro Guerrero

Temas a tratar en la reunión:

1. Los audi to res le expl ican a los asistentes de la reunión que las observac iones a discuti r corresponden.a hal lazgos de audi tor ía y/u oportunidades de

2. Los auditores hacen la presentación de los resultados de las pruebas de audi torías realizadas en el mes de Abril de 2014 a los funcionarios

implicados directamente con el área/proceso/actividades auditadas.

3. Los audi tores exponen las recomendaciones generadas producto de la aud itor ia , a ser cons ideradas por la administ rac ión.

4. Los funcionar ios impl icados directamente ident if ican y se comprometen a real izar los planes de acción necesar ios para preven ir y /o corregi r las

observac iones generadas producto de las audl to rias, estableciendo las fecha l imite de remediación.

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- . . . - -

Fecha de remediación 31 de Julio de 2014

Responsab le de la remediac iór Líder de l Grupo Funciona l de Act ivos Fiíos y SubGerente Admini trativa

Observación

Criterio

Tipo de Observación

Recomendación

Plan de Acción

De acuerdo con la caracterización de controles realizados en el proceso de Activos Fijos, observamos que las

s igu ientes actividades de cont rol a cargo de l Líder de l Proceso de Act ivos Fijos (Profes iona l de Activos Fi j6s):

1. Revision,codif tcadonde los bienes e ingreso de lainformacion en el sistemaHipocrates, datos del activo, ubicadón, centro de

costos, responsable ;

2. Crea cuenta de deprecíacion, generar rrovimento del activo, actualizar rrovinientos - notas contables

3. Ejecutar interface

4. Recibecorrorobante, confirma fisicarrente e identifica el activo ~ verifica elestado

5. Grava nueva ubicación, centro de costos, responsable, actualiza nueva depreciaciony actualiza rrovjmentos

6. Soportar asientos contables, generar reporte contable',a,~c.h.ivarsoportes '

7. Recibecorrprobante, confirma fisicarrente e identifICael activo y recibe conceptotecnico dañodel equipo.

8. Consolidar reporte, presentar para aprobadon de retiro de los bienes

9. Autoriza reaüzar rrovrnentos - se proyecta necesidad de retiro de los bienes

10. Confronta accion de retiro y gestiona el permso de retiro ¡lSico

Adicionalmente, en el mapa de riesgos se observó que se identificó el riesgo GFT.R.9. Retención de información para

el manejo de bienes: Se presenta cuando los funcionarios de la entidad retienen información vital para el manejo de los

bienes de la institución

Ley 87 de 1993 Art. 12 Literal g, Verifi car los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los

s is temas de información de la ent idad y recomendar los correctivos que sean necesarios.

Guía de Auditoría para entidades Pública (DAFP): Como actividad de control clave esta Segregar: Separar las

responsabl lñtades incompat ibles que puedan crear la pos ibi lidad para una acción no deseada (Ej .: Separar la autor idad

de f irmar cheques, de ia autor idad para hacer aprobaciones de pagos),

Hallazgo

1, Se sugiere ident if icar y imp lementar una adecuada segregación de funciones respecto a la custodia, regist ro de

entradas y sal idas en el Kardex, contabilización, control y conciliación de los acti vos, de tal manera que no sea el '

mismo servidor publico quien lleve a cabo todas las fases de la operación.

2. Se sugiere identificar y evaluar los riesgos que se puedan generar por no haber una adecuada segregación de

func iones en el área de activos f ijos , definiendo los cont ro les que se deban real izar para mit igar estos posibles r iesgos.

Recomendación

1:

- La razon por la que hay esta concentracion de actividades

I

funciones es porque se requerian lideres de modulos en

Hipocrates, por lo que act ivos f ijos ba jo la responsabi lidad de Sobgerencia admin ist rat iva quedo ba jo la responsabi lidad

de [a par te contable y administrativa. Por modulo si esta separado y no se pueden hacer movimiento contables sin estar

matriculados administ rat ivamente. No se real izará traslado de func iones o actividades contables a la Subgerenc ia

Financiera dado que no se puede separar la responsabi lidad de registro adiciones o retiros contables en el modulo de

Hipocrates.

- Revisar y actual izar los procedimien tos de Activos Fi jos ralac ionados d irectamente con la parte financ iera.

Recomendación 2: Ident if icar y actua lizar los pos ib les r iesgos relac ionados con segregación de func iones de l proceso

de Activos Fijos a incluir en la Matri z de Riesgos. 1 .;

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2 Observación

No se observaron las evidencias de asignación de los bienes entregados de las oficinas que a continuación relaciono, y

que de acuerdo al procedimiento GFT-PR-270-002: Permanencia de bienes devolutivos, Numeral 7,3 Matriz (cuadro de

autor idades y responsab il idades), de acuerdo a las actividades se debe conf irmar: comprobante, constata r la ex is tenc ia

del act ivo y reg ist rar en los formatos FO-270-001 al 270-010, además ident if icar e l activo, ver if icar el estado, grabar

nueva ubicac ión, grabar nuevo cent ro de costos, grabar nuevo responsable en el s is tema Hipócrates modu lo de act ivos

fijos.

1. Control lntemo Discipl inar io (Jefe CID)

2. Gestión publ ica y Autocont rol (Jefe OGPA)

3. Contratación (Uder de Contratación)

4. Grupo Funcional de Cal idad (Líder)

15 Fi ';j .

v Rph;:¡hilit;:¡dón l.lpfF'\

Criterio

1. Procedimiento GFT-PR-270-002: Permanencia de bienes devolut ivos, Numeral 7,3 Matr iz (cuadro de autor ides y

responsab il idades), de acuerdo a act iv idades se debe conf irmar comprobante, consta ta la existenc ia del activo y la

regist ra en formatos FO-270-001 a l 270 010 además ident if icar el activo , ver if icar el estado, grabar nueva ubicac ión,

grabar nuevo cent ro de costos, grabar nuevo responsab le en el s istema Hipócrates modulo de activos f ijos.

2. CIRCULAR CONJUNTA 02* DE 2003: Deberes de las entidades en la administración y cuidado de los bienes;

responsabi lidad fiscal y discipl inar ia de los func ionarios públ icos por pérdida o daño de los bienes a su cargo. Con la

finafídad específica de obtener el resarcimiento del bien

o su

valor equivalente por causas de pérdida, daño

o

deterioro

cuya responsabilidad se impute

al

funcionario que lo tenía legalmente

a su

cargo, se exige

a

los órganos encargados

de adelantar el proceso disciplinario por omisión

o

extralimitación de los numerales

21 y 22

del artículo

34

de la Ley

734 de 2002 , que en la parte considerativa de la providencia se indique el deber que le asiste a la entidad

correspondiente de adelantar las acciones del

caso

contra el responsable,

a

fin de obtener la compensación

a

que

haya lugar

y

al funcionario involucrado, la devolución, reparación o restitución del bien, no a título de sanción, la cual

produce efectos atenuantes en la graduación de la sanción disciplinaria.

Hallazgo

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.~

.

1.Asegurar que los act ivos ent regados a los funcionar ios y/o cont rat istas cuenten con la ev idenc ia de responsab il idad

generada a partir del momento en que los funcionar ios / contratistas reciben formalmente cada bien .

Recomendación

2. Se sugiere identificar

y

evaluar los r iesgos que se puedan generar por la carenc ia de evidenc ia de responsab il idad

por custod ia de los bienes rec ib idos por cada func ionar io / cont rat is ta , def iniendo los cont roles que se deban real izar

loara mit igar estos posibles riesoos.

1. Inc lui r en los cont ra tos de prestación de servicio

1 0

dispuesto en la Directiva 003 del 2013 respecto a la

Plan de Acción

responsab il idad y custodia de los bienes, documentos e info rmación pub lica .

2. Identificar

y

actual izar los posibles r iesgos relacionados con segregación de func iones del proceso de Activos Fi jos a

inc lui r en la Matriz de Riesgos. inc luyendo los respectivos controles que mit iguen el r iesgo.

Fecha de remediación

1. 30 de Mayo de 2014

2. 31 de Julio de 2014

Responsable de la remediaciór

Líder de l Grupo Funcional de Act ivos Fiíos, Lider de Cont ratac ión

y

SubGerente Adminitrativa

En el procedimiento de ingreso de bienes devolutivos se informa que se utilizan los Formatos 8N, formato FO~270~OO1

al 10 y reporte RP-Rivcondoc para las actividades: recibi r comprobantes, ver if icar comprobante de ingresos

y

comparar

Observación

particularidades de los bienes.

Estos formatos se solicitaron en su totalidad para la muestra seleccionada, encontrando que el ingreso de los 'bienes se

realiza únicamente con el formato 8N emitido por el modulo de activos fijos del programa Hipócrates que envía almacén

al área de activos fiios en donde se especifica su modalidad de inoreso (donación, comodato convenio cornera).

GFT-PR-270-001 - Ingreso de bienes devoluti vos: En el procedimiento de ingreso de bienes devolutivos se informa que

Criterio

se uti li ian los Formatos 8N~FO-270-001 a l10 y RP-Rívcondoc para las actividades: rec ib ir comprobantes, ver if icar

comprobante de ingresos y comparar particular idades de los b ienes.


Hallazgo

1. Asegurarse que se ut il icen los formatos indicados en el procedimien to GFT-PR-270-001~ Ingreso de b ienes

devolutivos y/o en su defecto se sugiere hacer los ajustes a que haya lugar al procedimiento de tal manera que se

cumpla lo establec ido en el mismo.

Recomendación

2. Se recomienda que se reali ce el control de revisión al cumplimiento adecuado del 100% de los formatos de acuerdo

al procedimiento GTH-PR-270-001.

3. Asegurarse que los formatos que no estén en uso se retiren del mapa de procesos y/o se haga la respectiva

actualización en la intranet

1. xevrsar

y

actualizar el procecmuento roentrncanoo lOS rormatos que se unnzan, para que se unuzan, como, cuanoo y

por quien se uti lizan.

2. Revisar el cumpl imiento adecuado de los formatos conforme al nuevo procedimiento .

Plan de Acción

3. Revisar los formatos en la int ranet, social izar la existencia

y

uso correcto de los formatos a los servidores publicos, e

informar a Calidad la actualizacion que se debe hacer en la Intranet.

4. Identificar y actualizar los posibles riesgos relacionados con el uso de Formatos incluidos en los Procedimientos a

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1:::1M:::Itri7 rlP Ripc:nnc: indllv ,nrln 1m : r 'C:1

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31 de Jul io de 2014


Líder del Grupo Funciona l de Activos Fijos

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4

ISe evidenciaron los formato 8N - Salida devolutivo al servicio No. 002072, 002074, 002075 Y 0 02076 generados por el

Observación

s istema Hipócrates, observando que requ ieren de las f irmas de Almacenista y de Quien Recibe, de [os que solo se

dil iaencio la f irma del almacenista.

GFT-PR-270-001 - Ingreso de bienes devolutivos: En el proced imiento de ingreso de bienes devolut ivos se informa que

Criterio

se utilizan los Formatos 8N- FO-270-001 al1 O y RP-Rivcondoc para las act ividades: recibir comprobantes, verif icar

comprobante de ingresos y comparar particularidades de los bienes.


Hallazgo

1. Asegurar el completo, oportuno y adecuado di ligenc iamiento de los formatos que soportan los controles que debe

real izar el Funcionar io de Gestión Financ iera de Activos Fí jos respecto a las actividades de control rec ibi r

comprobantes, veri ficar comprobante de ingresos y comparar particu lar idades de los bienes.

Recomendación

2. Ident ificar el r iesgo y el respectivo cont rol de responsabi lidad de los func ionar ios y/o contrat is tas que reciben el bien,

cons iderando que debe dejarse el soporte de su aceptac ión recepción de los elementos rec ibidos.

3. Identi ficar el cont rol real izado por la administración de ver if icac ión de l curnpl imiento de los formatos de cont rol

establecidos en los procedimientos establec idos en el proceso de Activos Fijos.

1. Ejecutar los cont roles s igUiendo la recomendación 1 a parti r de hoy.

2. Ident if icar y actua lizar los pos ibles r iesgos, relac ionados con el cont rol de responsab il idad de func ionar ios y/o

Plan de Acción contratistas que reciben el bien

y

que deja soporte de aceptación, a incluir en la Matriz de Riesgos, incluyendo los

respectivos controles que mit iguen el riesgo.

3. Inclui r el cont rol de la recomendacion 3 en e l orocedimiento.


Responsable de la rernediación

Líder del Grupo Funcional de Act ivos Fijos y SubGerente Adminitrativa

Se solici tó e l ú ltimo avalúo real izado a los activos f ijos del Hospi tal S imón Bol ívar, obteniendo que el Inst itu to

5 Observación

Geográfico Agustín Codazzi entregó al Dr. Héctor Lumus - Gerente del HSB - el avalúo comercial correspondiente al

predio ubicado en la Cr. 7a # 165-00 por $58.966.911.350, ent regado e l 21 de sept iembre de 2009. Este predio contaba

con un avaluó catastral vigente de $16.509.584.000 y se informa que el área total. construida es de 23.915,47 m

2

.

DECRETO 2649 DE 1993, ARTICULO 64, MODIFICADO POR EL ARTICULO 2 DEL DECRETO 1536 DE 2007,

1 ,El valor de realización, actual o presente de estos activos debe determinarse al cierre del periodo en el cual se

hub ieren adquirido o formado y a l menos cada t res años, mediante avalúos pract icados por personas naturales,

v inculadas o no laboralmente al ente económico, o por personas jur ídicas, de comprobada idoneidad profesional ,

Criterio

solvencia moral, experiencia e independencia. Siempre y cuando no existan factores que indiquen que el lo sería

inapropiado, entre uno y otro avalúo estos se a justan < ; 1 1 cierre del periodo uti lizando indicadores específ icos de precios

según publ icac iones of iciales o, a fal ta de éstos, por e l índice de prec ios al consumidor para ingresos medios,

establec ido por el Departamento Administ rativo Nacional de Estadistica, Dane, registrado ent re el 1° de enero y el 31

de diciembre del resoectivo año.


Hallazgo

,

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..

_

.. ....._.....

6

Se recomienda:

1. Realizar el avaluó cor respondiente a los acti vos fijos pertenecientes al Hospital Simón Bol ívar, y hacer los ajustes a

que haya lugar en los estados financ ieros.

Recomendación

2. Realizar los avalúos técnicos cada tres (3) años de acuerdo a la normatividad vigente y hacer los ajustes

correspond ientes deb ido a que estos no reflejan la razonabi lidad en los estados f inancieros.

3. Se recomienda revisar el ri esgo que se pueda generar al no observar evidencias de los soportes avalúos y ajustes a

los 'activos en los estados financieros.

1. Sol idtar a la gerencia que se dispongan los recursos necesarios para reali zar el avalúo en 2014.

Plan de Acción

2. Identifi car y actualizar los posibles riesgos, que se pueda generar por no cumpl ir con la norma, a incluir en la Matriz

de Riesgos, incluyendo los respectivos cont roles que mitiguen el r iesgo.

Fecha de remediacíón 15 de Junio de 2014


Lider del Grupo Funcional de Activos Fijos y SubGerente Admini trat iva

En la toma física de inventario de equipos devolutivos del Hospital Simón Bolívar realizado para el año 2013

y

soportado mediante e l formato GFT- FO-270-01

O -

Legal izac ión Inventar io de Bienes en Servicio, no se evidenc ia la

f irma del func ionar io responsab le de los activos; en los s igu ientes casos;

Observación

1. Rad icado GFAF-059-2013: Luis Hernando Baut ista Murcia ~profes ional especial izado - dependencia UI8-161-

Med ic ina Interna Hosp ita lizac ión-del 27 de mayo de 2013

2. Radicado GFAF-17 -2013: Jav ier Pardo Pérez -Profes ional Especia lizado-dependencia T51-Juridica- del 15 de enero

de 2013

GFT-FO-270-010- Legal ización de Activos Fijos: quien firma el formato se da por realizado y aceptado firmando el

Criterio

inventario físico del conjunto de elementos, bienes en uso y a cargo del servicio en mención . debe ser de carácter

obligatoria su f irma en el correspondiente formato,


Hallazgo

1.Asegurar el completo, opon:uno y adecuada dl ligenc lamlemo oei rormato

1' U-L/U-UI U.

2. Se recomienda que para la toma física del inventario de la vigencia 2014 este soportada por los formatos

Recomendación

completamente diligenciados,

3. Se recomienda revisar y detectar los riesgos que se puedan generar al no estar fi rmado el formato en la ver ificación

lde

1 : : 1

Ip{'l::lli7~~iAnde los activos filos nara estas las.

1.

Revisar y actual izar el procedimien to de toma f ísica de inventar ios can la f ina lidad de formal izar responsabi lidades de

los servidores pub licas que rec iben los b ienes de la insti tuc ión.

Plan de Acción

2. Esta programada la toma física 2014 que será presentado en el cier re de la vigencia.

3. Identi ficar y actualizar los posibles r iesgos, que se pueda generar al inclumplir este nuevo procedimiento, a incluir en

la Matriz de Riesgos, incluyendo los respect ivos controles que mitiguen el r iesgo.

Fecha de rernediación 31 de Julio de 2014


Uder del Grupo Funcional de Acti vos Fijos y SubGerente Adminitrativa

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8

En la toma física de inventarios de activos fijos realizado para el año 2013, en el GFT - FO-270-01 O - Legalización

Inventario de Bienes en Servicio no se evidencia el V.B . de l profes ional GFAF en los s iguien tes casos y dependencias;

1.111- patolog ía, 2. UI8-161-medicina intema hospi tal izac ión, 3. R41-aseo -área U,s ica, 4.R24-servicíos generales y

vigilancia, 5 T74-sistema software, 6.T81-T82-T83- planeación, 7. T71-sistemas, 'B.P22-ingenieria biomédica, 9.R13-

Observación cala menor, 10.S49- facturación laboratorio, 11.Q11-admisiones, 12. S48-facturacion cirugía, 13.S63-facturacion sala

de partos, 14.S46-facturacion quirúrgicos, 15.S45-facturacion pediatría, 16. S47-facturacion medicina interna, 17. S50-

facturacion quemados,

13.

N31-vacunacion,

19.

S62-facturacíon gineco, 20.S22-costos ••.21. 041-referencia

y

cont rareferenc ia, 22. M67-te rapia pisos, 23 . 021- radio operador, 24.J91-J41-J71-unidad de rec ién nacidos, 25. U23-

U24-171-172-laboratorio, 26. A201- urología, 27, R14-contraloria

Criterio

GFT-FO-270-010-Lega izacion Inventario de Bienes

y

Servicios: solicita V.B . sin indicar el funcionario responsable.


Hallazgo

' l. icentrncar el servicor pUDIICOque ceoe aar el V iStObueno (v.b.) al rorrnato l :>r l -rU-L¡ U-U'Io-ueqauzaoon mventano

Recomendación

de Bienes

y

Servicios.

2. Asegurar que todos los formatos GFT-FO-270-010-Lega lizacion Inventario de Bienes y Servicios cuenten con su

Visto Rll~nn ~n SEñ;:¡I rl~ sn control rl~

·o ;~; ;•..•

1.

El servidor publico que debe dar el visto bueno al formato es el Lider del Grupo Funcional de Activos Fijos, por lo que

Plan de Acción

se actual izar el formato incluyendo este dato de control .

2. Se ejecutará el cont rol complemente desde hoy.


Responsable de la remediación

Lider del Grupo Funcional de Activos Fi jos

y


Observación

De los formatos GFT-FO-270-010 evidenciados

y

entregados a OGPA por el área de activos fi jos, se observo que están

en versión 2. Sin embargo, en la Intranet SIG - Calidad se observa publ icado este formato en versión 1.

NTCGP-1000-2009- Norma técnica de cal idad de la gest ión públ ica. Numeral 4.2 .3 Cont rol de documentos: Los

documentos requeridos por el Sistema de Gestión de la Calidad deben controlarse ...c asegurarse de que se identifican

Criterio

los cambios

y

el estado de versión vigente de los

documentos; d asegurarse de que las versiones vigentes

y

pertinentes de los documentos aplicables se

encuentran disponibles en lospuntos de

uso;

g prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos,

y

aplicarles

una identificación


Hallazgo

Recomendación Asegurar que se cumpla con lo establecido en la NTCGP-1 000-2009.

Plan de Acción

Luego de la actualizacion

y

revisión de los formatos y procedimiento se sol ic itara a Calidad que actual ice la Int ranet.


31 de Julio de 2014

Responsable de la remediación

Grupo Funcional de Calidad

\

(

~

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..

9

De la muestra seleccionada de 22 activos devolutivos, se observo que ninguno de los i tems esta debidamente

Observación

ident ificado mediante Placa de ident if icación de los Activos. Estos corresponden a las áreas de Unidad de Salud Mental

y Fisioterapia y Rehabilitación, de acuerdo a lo informado por el Líder de Activos Fijos.

Criterio

GFT-PR-270-001- ngreso de Bienes Devolutivos. Versión 2, numera 7,3 matriz (cuadro de actividades y

responsabi lidades): 6. etiquetar bienes -estab lecer placa ident if icación activos a cargo de func ionar io GFAF.


Hallazgo

.•.....' '1.1111.UI e ll - Ul .eUII lel lLU

u o : : :

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u o : : :

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Devolutivos.

Recomendación

2. Se sugiere que se revise el 100% de los elementos ingresados durante el pr imer trimestre del año 2014, y se

establezca la respect iva Placa de ident ificac ión del activo .

I ~ ~

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1. ::>egUlrrecomenda clan 1,

2. Durante el inventario periodico que se esta reali zando se marcarán los activos que no tengan placas. Respecto a los

Plan de Acción

activos que no se pueden plaquetizar físicamente, se lleva una AZ de placas asignadas, y se revisará que este incluido

en el procedimiento.

3. Identificar y actualizar los posibles riesgos, que se pueda generar al tener sin placas de identificacion a los acti vos

l fi ios a inc lu ir en la Matr iz de Riesoos incluvendo los resoectivos controles oue rnl tiouen.e l r íesco,


31 de Julio 2014

Responsable de la

remediaciór

Lider de l Grupo Funcional de Activos Fi jos y SubGerente Admini trat iva

De la muestra seleccionada de 22 elementos, se evidencio que en 18 activos los registros contables que la descripción

es di ferente ent re el reporte ent regado por act ivos fi jos y el reporte r iccondoc entregado por almacén. Por ejemplo:

Ropo~ Enviado por Activos Fijos Reporto rivcondoc enviado por alrn:;o.con

EQUIPO ORGANO DE LOS SENT EQlPO DE ORGANOS PARED

SILLA ERGONOMlCA

SILLA PIRANDELO SECRETARIAL CON SRAZOS

O

Observación

SILLA PLASTICA

SILLA PLASTICA CON BRAZOS

CAM ILLA FIJA CAMILLA PARA EXAMEN

~

CAMINADOR ADULTO

CAMINADOR GRADUABLE ADULTO

PEDAL MlEMSRO SUPERIOR

APARATO DE EJERCICIO DE PEDAL MIEMBRO

SUPERIOR

_ .

SILLA DE RUEDAS SILLA DE RUEDAS PLEGABLE

Criterio

Sistema Hipócrates - Modulo Act ivos f ijos , s is temas Hipócrates - Modulo de Almacén


Oportunidad de Mejora

Recomendación

Asegurar que la información contenida en los códigos de las cuentas contables sean iguales a los reportados por,

Almacén

y

Activos Fijos con la finalidad de tener uniformidad de la emisión de la información ..

Plan de Acción

Unificar la descripción de los elementos en Activos Fijos, respecto a la información descrita por Almacen -

~

stab lec iendo como punto de cont rol el establecimiento de un instructivo.


28 de Noviembre de 2014


L ider del Grupo Funciona l de Activos Fijos

y


I ~

2014 05 28

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1

9


9/11

--~

..-.

::;e evidencia que en la cuenta contable del Sistema Hipócrates para la cuenta de activo fijo 16700101 - Equipo de

11 Observación

Comunicación, el valor que se refleja es de $179,698,071 y valor que se refleja en la cuenta contable 16850701 -

Depreciación Acumulada a Marzo de 2014 es de $ -197,654,827, lo que se significa que se deprecio un valor super ior

al valor histórico del activo por $ -17.956.756. El valor de Inflación es

$

O .

Decreto 2649 de 1993

Criterio

ARTICULO 64. PROP[EDADES,_ PLANTA y EQUIPO. u•••

La contribución de estos activos

a

la generación del ingreso

debe reconocerse en los resultados del ejercicio mediante la depreciación de su valor histórico ajustado. Cuando

sea

significativo, de este monto se debe restar el valor residual técnicamente determinado ...


Hallazgo

1. Asegurar que se cumpla [o establecido en el Art. 64 del Decreto 2649 de 1993.

Recomendación

2. Se sugiere se revise en su totalidad el procedimiento para el calculo de la depreciación de activos fi jos.

3. Se recomienda que se revise el riesgo que se pueda generar al no realizar los cálculos de la depreciación con las

normas y metodología vigente, sub o sobre valorando la deprec iac ión calculada de los activos f ijos .

1.

rceanzar mensualmente la conciuacron moouro ACtiVOSriJOS vs IVomaOlllaaa,

y

proceso ae saneamiento soportada

por seguimiento al cumpl imiento de lo dispuesto en el Acta del Comité de Saneamiento Contable.

Plan de Acción

2. Revisar y actualizar el procedimiento para el cálculo de la depreciación de activos fijos, dejando un instructivo como

evidencia.

3. Identificar y actualizar los posibles riesgos, que se pueda generar por errores en la depreciación, a inclui r en la Matriz

Irl , ~iQ


10/11

13

I 1: : n cumplimiento a la Ley de 1 ransparencia y del oerecno al acceso a la mrormacron puouca, se recorruenoa evaluar la

posibilidad de implementar una actividad de control sobre la publicacion en Intranet de la información de los activos fijos

Recomendación

que tiene el HSB, indicando el responsable de su custodia, fecha de entrega a responsable, nombre del activo, placa

de control, estado, ubicación, fecha de ingresa del activo y labores de mantenimiento. Lo anter ior con la finalidad de

asegurar la t ransparenc ia en la as ignación de recursos y en la asignación de responsabi lidades a los func ionarios

COI

con su conocimiento.

:::>eevaluara la posrornoao de puoucar esta mtormacron ternenoo en cuenta la Ley 1 i1:¿ de LU14 y uirecnva UU;; de :¿U1J

Plan de Acción

con: Oficina Asesora .Jur id ica, Contratación, Gestión Humana, Comunicac iones Externas, Recursos de Información y

ISL ia Administrativa.


29 de Agosto de 2014


L íder del Grupo Funcional de Act ivos Fijos - Of ic ina Asesora Jurídica , Cont ratac ión , Gestión Humana, Comunicac iones

Externas, Recursos de Información y Subgerencia Administrat iva.

11\10 se evrcencia acta ae concmacron ae la oeprecracron acumuraca ae lOSf-I.CIIVOS r iJos caicuraco por el s is tema

Hipocrates en el Modulo de Act ivos Fijos respecto a las respectivas c if ras reg is tradas en el MÓdulo de Contabi lidad ,

Observación

correspondiente a las cuentas: 16850301 -Deprec iac ión Redes, l ineas y cab les, 16850401- Deprec iación Otras

maquinas y equ ipos, 168505-Deprec iac ión Equ ipo Medico , 168506-Deprec iación mueb les y enseres, 16850701-

Depreciación Equipo de comunicación, 16850702-DepreciaCión, 168508-Depreciación equipo de transporte, 168509-

n.

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II VU I ue: ,:..uv 1, 111c:lIIUc:l1ur;: f.'1V-'e:Ul I 1Ir;:1L~V::' a


11/11

. • . . . .

-..

Los s iguientes f irman en señal de revisión, compromiso y aprobación de lo conten ido en el acta:

/J

Firma del Dueño del Proceso

Los siguientes f irman en seña l de entrega de los resul tados de la audi tor ía:

\

Firma de Jefe OGPA

Firma de Auditores

2014/05/28 Páqina 11 de 11 ~

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Auditoria Activos Fijos Abril 2014