Auditoria Nocturna - Gob

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Auditoria Nocturna 6° SEMESTRE

Créditos

Jesús Eduardo García Rojas Cándido Osornio Vázquez Dulce Guadalupe González López Coordinación Subdirección de Capacitación para el Trabajo Dirección de Planeación Académica

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Contenido INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................... 3

CORTE 1: EXPLICA LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA NOCTURNA ......................... 4

Conocimientos previos ......................................................................................................................... 5

Contenidos y actividades ..................................................................................................................... 6

Deontología de “Auditor Nocturno” ................................................................................................ 6

¿Quieres conocer más? ....................................................................................................................... 11

Fuentes consultadas............................................................................................................................ 12

CORTE 2: REALIZA LOS REGISTROS CONTABLES ................................................................ 13

Conocimientos previos ....................................................................................................................... 14

Contenidos y actividades ................................................................................................................... 15

Estados de Cuenta .......................................................................................................................... 15

Cuenta Maestra .............................................................................................................................. 19



CORTE 3: ELABORA LA HOJA DE TRANSCRIPCIÓN .............................................................. 29

Conocimientos previos ....................................................................................................................... 30

Contenidos y actividades ................................................................................................................... 31

Reportes Departamentales.............................................................................................................. 31

Hoja de Transcripción .................................................................................................................... 31



EVALUACIÓN FINAL ..................................................................................................................... 54

INTRODUCCIÓN

Este material constituye un apoyo para el momento de contingencia COVID-19 que se está viviendo

en el país y tiene la intención de contribuir a que logres los aprendizajes esperados en los cortes I,

II y III de la asignatura de “Auditoria Nocturna “

En esta guía se desarrollan los contenidos más importantes para los cortes I, II y III del programa

de estudios de la asignatura Auditoria nocturna, teniendo como propósito facilitar el aprendizaje de

los estudiantes, encauzar sus acciones, reflexiones y proporcionar situaciones en las que

desarrollará las competencias; entendiéndose por estás a la combinación integrada de

conocimientos, habilidades, actitudes y valores que permiten el logro de un desempeño eficiente,

autónomo, flexible y responsable del individuo en situaciones específicas y en un contexto dado.

El objetivo de esta guía es que realices estados de cuenta, cuenta maestra, reportes

departamentales, registros contables y la utilidad de la hoja de transcripción, que te permitirá tener

una visión más amplia sobre las funciones e importancia del auditor nocturno en las instalaciones

de un hotel.

Por lo anterior, es importante conocer básicos de la organización, características y procedimientos

que se llevan a cabo en el departamento de Auditoría Nocturna; para supervisar el corte de caja de

los diferentes departamentos productores de ingresos; supervisar el cobro de las tarifas autorizadas

por el establecimiento de todos los servicios que ofrece; elaborar la hoja de transcripción, lo anterior

de manera ordenada, asertiva y responsable, en establecimientos de hospedaje.

Para lograr el desarrollo de los contenidos esenciales de esta guía, te proponemos diversas

actividades, que te permitirán alcanzar los aprendizajes esperados como si estuvieras en el salón

de clases.

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CORTE 1: EXPLICA LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA NOCTURNA

Explica los procedimientos de Auditoría Nocturna Propósito: Al término del corte, el estudiante será capaz de explicar el proceso de trabajo del auditor nocturno en un establecimiento de hospedaje, para desempeñar su trabajo con eficiencia.

Contenidos específicos

Aprendizajes esperados.

Deontología de “Auditor nocturno”

1. Funciones.

2. Características.

3. Relación con otras áreas de

contabilidad y recepción.

Terminología contable.

1. La cuenta.

2. Teoría de la partida doble.

3. Naturaleza de los saldos.

Explica las funciones y características

del auditor nocturno, así como su

relación con otros departamentos, para

identificar su importancia en un

establecimiento de hospedaje.

Explica los conceptos más comunes de

área de contabilidad, tales como: cargo,

abono, saldo deudor, saldo acreedor,

ajuste, traspaso, arqueo de caja,

cuenta, liquidación, para aplicarlos al

realizar la auditoría nocturna.

Conocimientos previos

Lee con atención las siguientes afirmaciones y marca con una X si son verdaderas o falsas:

Preguntas Verdadero Falso

Los impuestos que se cobra en un

establecimiento de hospedaje son el

Impuesto Sobre la Renta (ISR) e Impuesto

Sobre Hotel (ISH).

La cortesía es un aspecto de calidad de

servicio de un huésped.

Las funciones de un concierge es la

administración de un hotel.

En un hotel de cobra la estancia por día

El check out es el registro de llegada de un

huesped a un hotel.

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Contenidos y actividades

Deontología de “Auditor Nocturno”

Características del auditor nocturno.

• Tener conocimientos de administración hotelera, contabilidad pública, administración de

empresas.

• Conocimientos de contabilidad, auditoria y administración hotelera.

• Experiencia laboral de auxiliar de contabilidad o auditor.

• Ser dinámico.

• Buena presentación.

• Responsable.

• Cordial y amable.

• Disponibilidad para trabajar en la noche.

Funciones del auditor nocturno:

• Verificar informes departamentales contra cuentas de huéspedes.

• Comprobar que las cuentas de recepción correspondan a los huéspedes que se encuentren

en el hotel.

• Determinar diferencias, analizarlas y corregir.

• Separación de ingresos por departamento.

• Realizar informe de los ingresos al departamento de contabilidad.

• Obtener el balance de todos los movimientos del día.

Responsabilidades:

• Descartar la lectura de los movimientos realizados durante el día a la máquina de auditoría.

• Comprobar que las modificaciones realizadas en el libro de cambio de la recepción se

encuentren en los estados de cuenta.

• Imprimir las lecturas finales de la máquina en el reporte de ventas.

• Elaborar reportes de saldos.

• Revisar los ingresos de los diferentes departamentos.

El desarrollo del trabajo del auditor nocturno es la realización durante la noche, para elaborar reportes, supervisar y controlar la contabilidad del hotel. Analiza las operaciones de ingresos por ventas.

El organigrama de un hotel podría ser el siguiente.

Terminología contable

La cuenta de un hotel Es el registro de operaciones de cargos que realiza un huésped en un hotel, en donde se ve el costo de la habitación, consumos de alimentos y bebidas, otros servicios que les brinda como; lavandería, spa, taxi, evento, entre otros. Teoría de partida doble Es la operación contable que se realiza por medio de asientos. Tienen la naturaleza: él debe y haber. Son las entradas (debe) la suma de dinero, que conlleva a una operación de salida (haber) resta de dinero en una operación. Cargo Es un pago que debemos atender o una disminución de los fondos. Son movimientos que se anotan en el Debe de una cuenta de un huésped. Abono El pago que se realiza por un servicio y/o producto de un hotel. Se anota en el Haber. Saldo Es la cantidad de dinero que debe un huésped a un hotel por el servicio prestado en un tiempo determinado. Se pueden obtener dos tipos de saldos que aparecen en la cuenta de un huésped: el saldo acreedor, cuando los depósitos son mayores a los gastos de un huésped. En cuanto al saldo deudor son los pagos que debe realizar un cliente.

Director general

Subgerente ejecutivo

Matenimiento AlmacenRelaciones

publicasContralor general

Credito y cobranza

Contador

Auditoria noctirna

Gerente de alimentos y

bebidas

Gerente de recursos humanos

Gerente de ventas

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Ajuste Este se da cuando se realiza se realiza el cierre de una operación, en especial cuando se hace el check out de un huésped. Traspaso Son los movimientos que se realiza en una cuenta ya sea para abonar o cargar un saldo de un huésped. Arqueo de caja Es el cierre del ejercicio contable que se hace en la caja al término de un turno, todos los movimientos que se realizan, reportando en un reporte de caja.

Actividad 1

Auditor Nocturno Pon una X las actividades y características de un Auditor Nocturno. ( ) Hacer la limpieza de las habitaciones. ( ) Organiza al personal de recepción. ( ) Analiza las entradas de dinero que hay en el hotel. ( ) Realiza el reporte de entrada de huéspedes. ( ) Realiza las reservaciones de un huésped en un teatro. ( ) Lleva relación directa con el contador para verificar las cuentas del hotel. ( ) Verifica las tarifas de los huéspedes. ( ) Tiene conocimientos de cocina y mantenimiento. ( ) Su jornada laboral es en el turno nocturno

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Actividad 2

Terminología de un auditor nocturno Relaciona las dos columnas indicando la definición adecuada.

Cuenta Es el registro que debe hacer un huésped por un servicio.

Saldo Son los movimientos que se realizan en una cuenta, para el pago de los servicios que se presta en un hotel.

Cargo Es el documento que se le da a un huésped, indicando lo que debe en el hotel.

Debe Es la entrada de dinero que hay en una cuenta.

Ajuste Es el monto total que debe un huésped.

¿Quieres conocer más?

Mundo de la hotelería. https://hotelperunews.com/historias-de-hoteleros-cesar-ritz-el-pionero-de-la-hoteleria-de-lujo-moderna/ Auditor nocturno https://www.youtube.com/watch?v=U2C7L0qEM6A Administración hotelera https://cedocvirtual.sectur.gob.mx/janium/Documentos/002208Pri0000.pdf

https://hotelperunews.com/historias-de-hoteleros-cesar-ritz-el-pionero-de-la-hoteleria-de-lujo-moderna/

https://hotelperunews.com/historias-de-hoteleros-cesar-ritz-el-pionero-de-la-hoteleria-de-lujo-moderna/

https://www.youtube.com/watch?v=U2C7L0qEM6A

https://cedocvirtual.sectur.gob.mx/janium/Documentos/002208Pri0000.pdf

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Fuentes consultadas

Gómez, Aquino Javier, Organización Contable en la Industria Hotelera, Edit. ECASA,

México 2009

Báez, Casillas Sixto Hotelería. Grupo Editorial Patria, Mexico.

W.,Latin Gerald Administración moderna de hoteles y moteles Editorial Trillas,

México

http://tecnologosadmohotelerasenamelgar.blogspot.com/2010/09/perfil-del-auditor-

nocturno.html 28 de febrero del 2021, 20:00.

https://economipedia.com/definiciones/__trashed-4.html 28 de febrero 2021, 17:00

http://tecnologosadmohotelerasenamelgar.blogspot.com/2010/09/perfil-del-auditor-nocturno.html

http://tecnologosadmohotelerasenamelgar.blogspot.com/2010/09/perfil-del-auditor-nocturno.html

https://economipedia.com/definiciones/__trashed-4.html

CORTE 2: REALIZA LOS REGISTROS CONTABLES

Realiza los registros contables Propósito: Al término del corte el estudiante será capaz de realizar los movimientos contables en el estado de cuenta y la cuenta maestra de los huéspedes en un establecimiento de hospedaje, a fin de brindar un servicio de calidad.



Estado de cuenta

4. Ajustes

5. Traspasos

Cuenta maestra

4. Cuentas por cobrar

5. Cargos y abonos

6. Saldos deudores y acreedor

Realiza los movimientos de ajustes y

traspasos, así como determina saldos

en los estados de cuenta, para explicar

la importancia de realizar un registro

contable en un establecimiento de

hospedaje

Realiza movimientos de cuenta maestra

para explicar su importancia en un

establecimiento de hospedaje

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Para que logres desarrollar los aprendizajes esperados correspondientes al corte es importante que

reactives algunos conocimientos; para ello, en la siguiente sopa de letras identifica las palabras que

se mencionan al final y haz una revisión de su significado.

AUDITOR CUENTA

AUDITORIA NOCTURNA CARGO

ABONO SALDO

SALDO DEUDOR SALDO ACREEDOR

MOVIMIENTO AJUSTE

TRASPASO ARQUEO DE CAJA

M P P E E O R E R O D I G E C R O C R

E S A L D O A C R E E D O R R A A O U

D Y E U N O E D I D E U J O J U D P R

U U C M D N G V A P Q N A A D U S A O

A R M A O I O E M A O J C I E U O A C

R R B A S Q T O O S N E T D N N L C U

A S I N S S C O L A D O O E T S U J A

D E A C O B A U R O R D E E H R D D Y

A C R E A A A O E I L O O M V R S P A

T R E E D H B U A A A D A T R S D D B

N U I O A A Q N S E P L N R U O E T A

E O S N O R O T L Z A A P A O N O A E

U A U A A C O G R A C S R S A A E A R

C N L N T C E S O A R D C P T R O I R

A O N U A S A C S A E N N A N A O A T

E D R A I E C J E S O N I S I C A U O

O N J T A B O N O O J Z A O D L D O N

A S U S O O T X O O A I T E S I E P D

Y N I L N R U N O T N E I M I V O M D


Estados de Cuenta Definición Es un documento que manejan los hoteles, el cual es emitido por los diferentes Departamentos de

consumo que maneja el hotel sobre los consumos de sus huéspedes, y que informa sobre los

movimientos, consumos y montos a pagar en relación a un crédito.

¿Quién elabora los estados de cuenta de un huésped?

El Cajero de Recepción es el responsable de controlar y cobrar todos los Estados de Cuenta de los

huéspedes, desde su llegada al hotel, hasta su salida, registrando todos los consumos efectuados

durante su estancia; proporcionando otros servicios inherentes tales como:

Cambio de tipo de moneda extranjera

Prestamos en efectivo tanto a huéspedes, como empleados del hotel

Cambio de cheques de viajero

Custodia de sus valores

Elaborar y verificar los reportes e información que debe proporcionar a sus compañeros de

trabajo de otros turnos y departamentos y a su inmediato superior.

También es responsable de mantener el perfecto orden el área en la que realiza sus funciones y actividades

Revisa todos los estados de cuenta, verificando que se encuentren con los cargos

correctos, tanto por renta de habitación como por consumo

Entrega el pase de salida cuando el huésped ha liquidado su cuenta

Elabora las facturas respectivas cuando se le solicite

Elabora el Estado de Cuenta del huésped

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Elabora los reportes respectivos (General de Caja de Recepción, Sobre de Concentración, etc.).

A continuación, se presentan los elementos enumerados que conforman el formato que utilizaremos para aprender a realizar el llenado del estado de cuenta:

DATOS PARA ELABORAR EL ESTADO DE CUENTA

1. Fecha de Salida 2. Fecha de Llegada

1 6 2 3 4 5 7

ESTADO DE CUENTA

Tarifa Neta____8_______ Extras________9_______ Continuación__10______ No Show_____11______ Folio________12______

FECHA

CLAVE

CARGO

ABONO

SALDO

13 14 15 16 17

Hora de llegada_______18____

CLAVES DIVERSAS A Ajuste B Bar H Habitación R Restaurante V Varios T Traspaso * Pago a cuenta I IVA SC Servicio a cuartos LD Larga distancia LT Lav. y Tintorería SA Saldo Anterior

Observaciones

19

Firma del huésped 20

Enviar cuenta a: _________________21_______ Autoriza ________________22________

3. Nombre del Huésped (empezando por apellido) 4. Número de personas entre paréntesis y separando adultos de los niños por medio de un guion) 5. Quién paga la cuenta (Same; AV; Compañía, etc.) 6. Tipo de Habitación (Tw, Ks, Jrs, Mts, Sp) 7. Número de habitación asignada 8. Tarifa de Habitación sin aplicar IVA 9. Nombre del grupo al cual pertenece el huésped 10. No. de Folio de continuación de su cuenta 11. Cliente con reservación, depósito y no se presentó al hotel 12. Número de Folio de tres dígitos 13. Fecha del servicio solicitado por el huésped 14. Clave diversa del servicio 15. Cantidad considerada como consumo del huésped 16. Cantidad a favor del huésped 17. Diferencia de los cargos menos los abonos 18. Hora de llegada del huésped al hotel (reloj de 24:00 horas) 19. Observación para informar al cajero del siguiente turno 20. Firma del huésped cuando liquida su cuenta 21. Empresa que se hace cargo de los consumos del huésped 22. Firma del cajero al pagar el huésped la cuenta

Recuerda que las tarifas netas de las habitaciones que estaremos ocupando para realizar las

actividades son las siguientes:

HABITACIONES TARIFA NETA.

SGL $ 1200.00

DBL $1500.00

TPL $1700.00

JRS $2000.00

MTS $3000.00

SP $7000.00

A) AJUSTE Definición Son bonificaciones por servicios no satisfactorios a los clientes, comensales, huéspedes o por error de los cajeros y se registran generalmente en la columna de Abono. A continuación se presenta un caso práctico para comprender el tema de Ajuste: Un huésped llego el 10 de abril y se fue el 16 del mismo mes, se le aplicó la tarifa de $ 1,500.00 más IVA durante toda su estancia, pero se le debió cobrar $ 1,200.00. Para resolver el cobro indebido es necesario realizar un AJUSTE, mediante el siguiente procedimiento: Cálculo del costo con tarifa incorrecta El huésped estuvo 6 noches, el IVA se calcula al 16%

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$1500.00 * 0.16 = $240.00 (Tarifa X IVA) = costo por día

1. Cálculo del precio de la habitación por noche $1500.00 + $240.00 = $1740.00

2. Cálculo del total a pagar $1740.00 * 6 = $10,400.00 Cálculo del costo con tarifa correcta $1200.00 * 0.16 = $192.00 (Tarifa X IVA) = costo por día

1. Cálculo del precio de la habitación por noche $1200.00 + $192.00 = $1392.00

2. Cálculo del total a pagar $1392.00 * 6 = $8,352.00

AJUSTE $10,400.00 - $8,352.00= $2,048.00 CANTIDAD QUE DEBE AJUSTARSE $ 2,048.00 B) TRASPASO Definición Es el movimiento contable que permite a un cliente, comensal o huésped ceder su saldo deudor o acreedor a otra persona por mutuo acuerdo. No olvides recordar las siguientes reglas en el TRASPASO:

1.- Si ambas cantidades están sin paréntesis, se sumarán, obteniendo un nuevo saldo deudor para el huésped. 2.- Cuándo una cantidad está entre paréntesis y la otra cantidad no, se restará el saldo que resulte, quedando con o sin paréntesis la cantidad que tenga mayor saldo. Si es mayor la cantidad a favor, se coloca el paréntesis, si es menor la cantidad, el resultado estará sin paréntesis. 3.- Si ambas cuentas están entre paréntesis se sumarán.

A continuación, se presenta un caso práctico para comprender el tema de Traspaso y la obtención del Saldo Final: La empresa Cristales finos S.A., realiza una reservación de dos habitaciones para dos de sus

colaboradores. El cuarto 509 está a nombre de Luis Fernández y la habitación 603 se le asignó al

sr. Rubén Acosta, ellos solicitan realizar el siguiente movimiento del cuarto 509, traspasar su saldo

al Cuarto 603 ¿Cuál será el nuevo saldo?, si la habitación 603 tiene saldo de $2,835.80 y el cuarto

509 de ($1,129.00).

La respuesta es la siguiente:

a) Tenemos el saldo del cuarto 603 de $2,835.80

b) Pasamos el saldo del cuarto 509 de ($1,129.00)

c) Realizaremos una resta $ 2,835.80 - $1,129.00

d) Obtenemos como resultado de la resta = $ 1,706.80

e) El nuevo saldo del cuarto 603 es de $ 1,706.80

Cuenta Maestra Definición También denominado Número de Cuenta (folio) válido por el hotel, permite capturar cargos por

concepto de rentas de habitaciones en forma grupal, así como cargos extras definidos en el

instructivo de grupo.

Todos los gastos (egresos) que se generan en el restaurante y en un hotel, así como todas las

entradas de dinero (ingresos) se deben registrar; a estos registros contables se les denomina

Cuenta.

La Cuenta permiten conocer la situación económica tanto del comensal en el restaurante, como del

cliente o huésped en el hotel, para lo cual los cajeros deben emplear dichos términos en el registro

de consumos en cada uno de los casos. A continuación, se te presentan algunos términos con sus

respectivos significados para aplicarlos en los procedimientos que abordaremos en el desarrollo del

tema.

REGISTROS CONTABLES: Son las anotaciones que modifican la situación de la cuenta, es decir,

aumenta o disminuye mediante la aplicación de la Teoría de la Partida Doble. Esta teoría nos dicta

que a todo cargo corresponde un abono en la misma proporción numérica.

CUENTA: Es el medio que se utiliza para llevar el registro y control de cada movimiento de entradas

y salidas de dinero por parte del cliente, comensal o huésped, en el restaurante u hotel. Para su

identificación utilizaremos el siguiente formato:

Fecha Concepto Cargo Abono Saldo

20

CARGO: Son las anotaciones numéricas que se realizan del lado izquierdo de la cuenta, y que son

consideradas como gastos o deudas por parte del cliente, comensal o huésped.


$

ABONO: Son las anotaciones numéricas que se realizan del lado derecho de la cuenta, y que

consideras como aquellas cantidades a favor del cliente, comensal o huésped.


$

SALDO: Es la diferencia aritmética del CARGO menos el ABONO

CARGO – ABONO = SALDO

SALDO DEUDOR: Es la cantidad que la persona le debe a la empresa (restaurante u hotel). Dicho

de otra manera, es cuando la suma de los Cargos (deudas) es mayor a la suma de los abonos (a

favor de la persona).


$ 100.00 $ 50.00 $ 50.00

SALDO ACREEDOR: Es la cantidad que la empresa (restaurante u hotel) le debe a la persona. Es

decir, es cuando la suma de los Abonos (a favor de la persona) es mayor a la suma de los Cargos

(deudas), el resultado en la calculadora será negativo, sustituyéndose por un paréntesis.


$ 50.00 $ 100.00 ($ 50.00)

Para repasar los aprendizajes realicemos un caso práctico utilizando el Formato Estado de Cuenta:

PRÁCTICA Elaboración de Estados de Cuenta, Registro de Cargos, Abonos, determinación de Saldos, Ajustes y Traspasos.

El Sr. Jorge Alcalá y Sra. Guadalupe Montes, procedentes de Ixtapa Zihuatanejo llegaron el día 20

de mayo a las 11:00 hrs. y se les asignó la habitación Ks 602, su estancia será por tres noches. El

folio es el 014, dejando un depósito de $3,800.00, el cliente informa que al término de su estancia

liquidará su cuenta con Tarjeta de Crédito expedida por Bancomer. El día de hoy realizó los

siguientes consumos: R $255.55, LD $143.90, SC $195.00 y R $235.90. Utilizando el Formato

Estado de Cuenta, ¿Cuál será el saldo al día 20 de mayo?

20 Mayo 2020 hab. Ks 23 Mayo 2020

Sr. Jorge Alcalá Número de pax: 2

ESTADO DE CUENTA

Tarifa Neta 1,500.00 Extras_______________ Continuación__________ No Show_____________ Folio 014

FECHA CLAVE CARGO ABONO SALDO

20 mayo 20 * ($3, 800.00) ($ 3,800.00)

20 mayo 20 H $1,500.00 ($2,300.00)

20 mayo 20 I $144.00 ($2,156.00)

20 mayo 20 R $255.55 ($1,900.45)

20 mayo 20 LD $143.90 ($1,756.55)

20 mayo 20 SC $195.00 ($1,561.55)

20 mayo 20 R $235.90 ($1,325.65)

El saldo al día de hoy 20 de mayo es de ($1,325.65)

Hora de llegada: 11:00 hrs.

Firma del huésped

_________________________________ Observaciones el cliente liquidará su cuenta con tarjeta de crédito Bancomer Enviar cuenta a

______________________________


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El saldo al día 20 de mayo es de $1,925.65 pesos a favor del huésped. El saldo que el huésped

depositó se considera un saldo acreedor ya que el cliente cuenta con dinero en ese momento con

el hotel, y los consumos se fueron restando de dicho depósito, comenzando con el cargo a la

habitación, seguido de sus consumos de ese día.

Actividad 1

Ajustes y Traspasos

Realiza los siguientes ejercicios conforme se solicitan:

A. El huésped llegó el 24 de mayo y salió el 28 del mismo mes, se le aplicó la tarifa de

habitación Tw triple más IVA durante su estancia, pero a partir de la segunda noche, se

debió aplicar la tarifa de habitación Jrs sencilla con IVA.

¿Qué cantidad se AJUSTARÁ? $______________________

B. El huésped llegó el 06 de Julio para permanecer 6 noches, se le aplica 6% de ajuste sobre

la tarifa de una Mts doble durante toda su estancia, sin incluir IVA.

¿Qué cantidad se AJUSTARÁ? $______________________

De las siguientes cuentas realiza las operaciones correspondientes para obtener el Traspaso y Saldo Final:

Cuenta 08325 Cuarto 501 Saldo 941.90

Cuenta 08355 Cuarto 408 Saldo (1,366.10)

Cuenta 08116 Cuarto 603 Saldo 2,835.80





Cuenta 08678 Cuarto 512 Saldo ( 2,296.20)

El cuarto 410 Traspasa su Saldo al Cuarto 501 Operación de Traspaso: ____________________ Saldo final: _________________________ El Cuarto 612 Traspasa su Saldo al Cuarto. 408 Operación de Traspaso: _____________________ Saldo final: _________________________ El Cuarto 512 Traspasa su Saldo al Cuarto. 411 Operación de Traspaso: _____________________ Saldo final: _________________________

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Actividad 2 Elaboración de Estados de Cuenta, Registro de Cargos, Abonos, determinación de Saldos,

Ajustes y Traspasos. El Sr. Luis Salas, procedente de Cancún, Quintana Roo, llegó el día de Ayer a las 16:20 hrs. para permanecer una noche, ocupando la habitación Jrs 517 con el folio 005. El saldo del día de ayer fue de: $955.80 y el día de hoy realizó los siguientes consumos: restaurante $235.90, lavandería y tintorería $325.00, servicio a cuartos $224.75, cargo por servicio de farmacia $413.90, servicio de Lada $123.80; el cliente solicita su saldo directamente en caja e indica que la liquidará en efectivo, para ello utilizaremos el siguiente formato:

SALDA LA CUENTA El saldo de la cuenta es de $ _________________

ESTADO DE CUENTA

Tarifa Neta___________ Extras_______________ Continuación__________ No Show_____________ Folio______________


Hora de llegada_______________

Firma del huésped

Observaciones El cliente paga en efectivo ______________________________ ______________________________ Enviar cuenta a: ______________________________


Actividad 3

Elaboración de Estados de Cuenta, Registro de Cargos, Abonos, determinación de Saldos,

Ajustes y Traspasos. Los Sres. Manuel Moreno y Pablo Montes llegaron el día de ayer a las 12:30 hrs., procedentes de la ciudad de Aguascalientes para permanecer cuatro noches; se les asignó las habitaciones Jrs 417 y 418 con los folios 010 y 011 respectivamente; ambos liquidarán en efectivo. El Saldo anterior del Sr. Moreno es de: $2,595.00; y del Sr. Montes de: ($1,355.50). El día 27 de mayo realizaron los siguientes consumos: Sr. Moreno: R $176.70, B$221.10, LD $155.90, LT 164.40, Taxi $250.00 y SC $165.70. Sr. Montes: LD $233.00, R $269.00, B $249.90, LD $118.00, Farmacia $267.50 y SC

$245.90. El día 28 de mayo a las 08:20 hrs. el Sr. Montes dejó el hotel y antes de salir se realizó un ajuste del 20% del consumo de restaurante por error del cajero y traspasa su cuenta al Sr. Moreno. Es importante considerar que para saldar la cuenta del Sr. Montes, debes obtener el Saldo de Hoy del Sr. Moreno.

SALDA LA CUENTA

ESTADO DE CUENTA




Firma del huésped



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ESTADO DE CUENTA




Firma del huésped




REGISTROS CONTABLES

https://www.youtube.com/watch?v=tWFQIr1phOg

AJUSTES Y TRASPASOS

https://www.youtube.com/watch?v=H4oiycKhUhA

CARGOS Y ABONOS (Partida doble)

https://www.youtube.com/watch?v=XfoHLDoq5q0 MOVIMIENTOS Y SALDOS

https://www.youtube.com/watch?v=gsYB3rtl7qM

https://www.youtube.com/watch?v=tWFQIr1phOg

https://www.youtube.com/watch?v=H4oiycKhUhA

https://www.youtube.com/watch?v=XfoHLDoq5q0

https://www.youtube.com/watch?v=gsYB3rtl7qM

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Fuentes consultadas


México 2009

Zavala, Madrigal Alicia, Fascículo I, Organización y funcionamiento de Caja de

Recepción y Auditoria Nocturna Colegio de Bachilleres, México

Baeza, Diosdado Pablo; Moreno Mendoza Norberto Fascículo 2, Operaciones de

Caja de Recepción Colegio de Bachilleres, México

Martínez, Hernández María Isabel; Fontano Aedo Francisco Fascículo 3,

Operaciones de Auditoría Nocturna Colegio de Bachilleres, México

Osornio, Vázquez Cándido, Estrategia de Intervención Pedagógica para Auditoría

Nocturna Colegio de Bachilleres, México

CORTE 3: ELABORA LA HOJA DE TRANSCRIPCIÓN

Elabora la hoja de transcripción. Propósito: Al término del corte el estudiante será capaz de elaborar la hoja de transcripción del hotel, para obtener el saldo del huésped al cierre del día, así como la comprobación de la misma en un establecimiento de hospedaje.



Reportes departamentales

1. Concepto y

características

2. Utilidad

Hoja de transcripción

1. Concepto

2. Comprobación

Describe las características de los

“cargos correspondientes” de los

diferentes departamentos de un

establecimiento de hospedaje, para

explicar la importancia de elaborar

reportes departamentales.

Elabora la hoja de transcripción y su

comprobación, para explicar su

importancia en los diferentes

departamentos de un establecimiento

de hospedaje.

30


Para que logres desarrollar los aprendizajes esperados correspondientes al corte es importante que

reactives algunos conocimientos; para ello, en la siguiente sopa de letras identifica las palabras que

se mencionan al final y haz una revisión de su significado.

R G R R C U E N T A M A E S T R A O B

O D N E E A D C B A O D L S R T G N B

D O Z A G T T U A O S R D O O O T P A

U N E A E I L E C I N G R E S O Y E A

E E T E U T S N A B O O L N A O D N R

D N S E A A E T B C D G C T A D B E A

O T T L B G R A R E A O A G L Z T U T

D S R E M R R C E O L R L Q D E C E R

L L L R L I E R S N C C G E N A A E A

A Z M A D O C L R U C O I O L O S O S

S T Ñ Y D A B E M N O T N E S R O S P

R T A S O S A E A S U E D T S T E O A

R S O D O N A R A P Q E C A A O I E S

E T L D G M E Q O E E T E E B B D D O

P A T T A N U E N C A T A T A O L S P

S L A C S S J P O A S E R A L O N E S

R R L R E C O O E U P E E R R M E O D

S C D T O A T O J E O T T S E N P O E

O E S E Q T A A H O R T E S O C A O T

CUENTAMAESTRA REGISTROCONTABLE

SALDODEUDOR CUENTA

SALDOACREEDOR INGRESO

CARGO AJUSTE

ABONO TRASPASO


Reportes Departamentales

Son los documentos o reportes que expide cada departamento de consumo del hotel como son: restaurantes, bar, room service, lavandería, tintorería, teléfonos, caja de recepción, recuento de recepción, reporte general de caja de recepción, etc. Características y utilidad de los reportes departamentales Estos reportes son verificados con las copias de las notas de consumo que las acompañan, cuyos originales el cajero de recepción debió aplicar en los estados de cuenta de cada uno de los huéspedes. Aparte de esto, el auditor nocturno verifica que los impuestos y cargos por servicio hayan sido aplicados de acuerdo con la ley y a los porcentajes establecidos por las políticas del hotel, y que las sumas totales, tanto verticales como horizontales, hayan sido bien realizadas. También es importante anotar los errores, marcarlos y corregirlos para que la auditoria nocturna sea exitosa. Se responsabiliza al auditor nocturno de la aplicación de depósitos recibidos de los clientes que han reservado habitación en el hotel, ya sea para acreditarlos a sus cuentas si llegaron, o bien para aplicarlos como no show, si no se presentaron en la fecha indicada y no cancelaron dentro del tiempo establecido por las políticas del hotel. Las cajas registradoras y maquinas contables que use el hotel, son también parte importante de las funciones del auditor nocturno, realizando lo siguiente:

Realiza las lecturas de las cintas que imprime cada maquina

Corta el rollo de papel de estas máquinas para ser entregado a contabilidad al día siguiente

Deja las maquinas en ceros para el inicio de operaciones en el nuevo día.

Hoja de Transcripción

Es el documento que realiza el auditor nocturno basándose en las notas de consumo y reportes que envían cada una de las áreas de consumo del hotel. Los reportes que revisará y utilizará el auditor nocturno para cumplir con sus funciones varían dependiendo del hotel donde se trabaje. ¿Cómo se elabora la hoja de transcripción? Cada uno de los Departamentos elabora al final de su turno un reporte, posteriormente el auditor nocturno revisa, y en caso de detectar un error deberá corregirlo y posteriormente registrarlo en la hoja de transcripción.

32

Para ello, es importante considerar que algunos hoteles cuentan con varios restaurantes de diversas categorías y estilos, mientras que otros solo contarán con una modesta cafetería o un salón comedor; algunos tendrán horarios muy específicos de funcionamiento, mientras que otros laborarán continuamente las 24 horas del día, todo esto dependerá del servicio que el hotel proporcione a sus huéspedes y del resultado económico que resulte del mismo. A continuación, se desglosa las partes que conforman la hoja de transcripción:

La hoja de transcripción que se utilizará está en base al hotel modelo que tiene 49 habitaciones que aparecen en la primera columna.

La 2ª. columna es la de las personas; en ella se anota el número de huéspedes que ocupa la habitación, según lo informe el reporte de recuento de recepción.

La 3ª. columna de saldos anteriores es importante ya que de ella el auditor transcribe los saldos del día anterior de cada habitación y estos pueden ser deudores o acreedores; para diferenciar unos de los otros, se registrará la cantidad entre paréntesis para diferenciar los saldos acreedores de los deudores.

A partir de la 4ª. Columna se denomina Cargos de Hoy, son aquellos servicios dados a los huéspedes por diferentes departamentos del hotel, es decir, servicios no pagados en el momento de recibirlos y por lo tanto ameritan un cargo al huésped. Todas estas columnas corresponden a un reporte departamental del hotel, como se muestra a continuación:

COLUMNA (CARGOS DE HOY) REPORTE DEPARTAMENTAL

Tarifa de Habitación Largas distancias Lavandería y tintorería Restaurante Bar Room Service Misceláneos Traspasos Cargo

Recuento de Recepción Reporte de Teléfonos Reporte de Lavandería y tintorería Reporte de Restaurante Reporte de Bar Reporte de Room Service Reporte General de Caja de Recepción Reporte de Ajustes y Traspasos

Existe otro bloque de columnas que son denominados Abonos de Hoy, en este bloque se registran aquellas cantidades descontadas por alguna razón o pagadas por el huésped o algunos otros conceptos como:

COLUMNA (ABONOS DE HOY) REPORTE DEPARTAMENTAL

Traspasos Abono Ajustes Pagos a Cuenta

Reporte de Ajustes y Traspasos Reporte de Ajustes y Traspasos Reporte General de Caja de Recepción

La última columna llamada Saldos de Hoy, tendrá el resultado de las columnas siguientes:

Saldos Anteriores + Total de Cargos de Hoy - Total de Abonos de Hoy = Saldos de Hoy

H O J A D E T R A N S C R I P C I Ó N INGRESO POR CONCEPTO DE HUÉSPEDES

Fecha______________________________Nombre_____________________________________________________________Gpo.______ Nota: la Hoja de Transcripción contiene cada uno de los cuartos que conforman el hotel (este formato es ilustrativo)

No. de Hab.

SALDOS

ANTERIORES C A R G O S D E H O Y A B O N O S D E H O Y SALDOS

PERS.

TARIFA HABITACION IVA

LARGA DISTANCIA RESTAURANTE BAR

ROOM SERVICE TINTORERIA

VARIOS CAJA

TRASPASO

TRASPASO

AJUSTE PAGOS

A CUENTA

DE HOY

401

402

403

404

405

406

407

408

409

410

411

412

414

415

416

417

418

501

502

503

504

505

TOTAL

34

Comprobación final de hoja de transcripción:

Una vez pasada la información proporcionada a cada columna y renglón correspondiente, se deberá

sumar todas las columnas de manera vertical y obtener los totales de saldos anteriores, cargos de

hoy, abonos de hoy y los saldos de hoy.

Para comprobar que la hoja de transcripción esté bien elaborada o “Cuadrada la Hoja”, se revisará

que el total de tus operaciones verticales sea EXACTAMENTE IGUAL al de las operaciones

horizontales realizadas en la hoja de transcripción o sábana.

Verificar los totales que se obtuvieron al final de cada una de las columnas.

Si el total de los saldos anteriores es deudor (que por lo general así es), se deberá sumar al

total de los cargos de hoy de cada una de las columnas y el resultado restarlo del total de las columnas de los abonos de hoy.

La cantidad resultante deberá ser igual a la que aparece al total de la columna de saldos de Hoy. Si no es así, significa que la hoja tiene algún error y por lo tanto se tendrán que verificar nuevamente las operaciones tomando en consideración lo siguiente:

a. Verificar si las cantidades se registraron tal como aparecen en los reportes. b. Revisar los totales obtenidos al final de cada una de las columnas. c. Verificar que los registros y sumas estén en el renglón y columna correspondiente. d. Revisar el registró de IVA a las tarifas de habitación. e. Verificar si las operaciones verticales se hicieron cuidando las cantidades deudoras

y acreedoras que pudieran aparecer. f. Verificar el uso de paréntesis para las cantidades acreedoras en las columnas de

saldos anteriores y saldos de hoy. g. Si el total de los saldos anteriores es deudor (que por lo general así es), deberás

sumarlo al total de cargos de hoy y el resultado restarlo al total de abonos de hoy h. La cantidad resultante deberá ser igual a la que aparece al final de la columna de

saldos de hoy; si no es así, significa que tu hoja tiene algún error.

La cantidad resultante de los SALDOS DE HOY, debe de ser igual a:

SALDOS ANTERIORES + CARGOS DE HOY – ABONOS DE HOY = SALDOS DE HOY

Ahora veremos un ejercicio completo para realizar la hoja de transcripción:

Con base en los reportes departamentales y recuento de recepción que se te proporciona,

(VERIFICA QUE CUADREN CADA UNO DE LOS REPORTES Y SI DETECTAS ALGÚN ERROR

DEBERÁS DE CORREGIRLO), realiza en la Hoja de transcripción las siguientes actividades:

1. Anota los saldos anteriores deudores y acreedores en la columna correspondiente. 2. Concentra la información de todos y cada uno de los reportes departamentales y el recuento

de recepción en las columnas correspondientes. 3. Totaliza todos los renglones y columnas necesarios, tanto horizontal como verticalmente.

Verifica que los totales coincidan con las sumas finales de todas las columnas verticales con la de los renglones horizontales, esto es que “cuadren”.

NOTA: La hoja de transcripción la encontrarás al final.

A continuación, observarás algunos reportes departamentales, que serán de utilidad para el llenado de la hoja de transcripción:

REPORTE DE SALDOS ANTERIORES

No. DE CUARTO DEUDOR ACREEDOR

401 2,797.20

404 1,971.50

405 VER HAB. 407

407 1,218.40

416 2,981.60

503 3,489.34

507 4,853.20

511 7,970.00

601 3,297.70

604 2,899.70

611 5,623.00

701 7,551.20

TOTALES 29,841.44 14,811.40

RECUENTO DE RECEPCIÓN

FECHA_____________

4º. PISO 5º. PISO 6º. PISO

TIPO No. PERS. TARIFA TIPO No. PERS. TARIFA TIPO No. PERS: TARIFA

Jrs 401 Jrs 501 Mts 601

Ks 402 Ks 502 1 1,200.00 Ks 602

Ks 403 1 1,200.00 Ks 503 Ks 603 3 1,700.00

Tw 404 Tw 504 Tw 604

Tw 405 2 Ver 407 Tw 505 Tw 605

Ks 406 Ks 506 2 1,500.00 Ks 606

Tw 407 2 3,000.00 Tw 507 Tw 607

Tw 408 3 1,700.00 Tw 508 2 750.00 Tw 608

Tw 409 Tw 509 Tw 609

Jrs 410 Jrs 510 Mts 610 1 3,000.00

Tw 411 Tw 511 2 1,500.00 Mts 611 1 3,000.00

Tw 412 Tw 512 Ks 612 2 1,500.00

Ks 414 Ks 514 Tw 614

Ks 415 Ks 515 Ks 616

Tw 416 2 1,500.00 Tw 516 SUBTOTAL 7 9,200.00

Jrs 417 Jrs 517 2 2,000.00 7o. PISO

Ks 418 1 1,200.00 Ks 518 SP 701 4 7,000.00

SUBTOTAL 11 8,600.00 SUBTOTAL 7 4,950.00 SUBTOTAL 4 7,000.00

36

Habitación Ocupación Sencilla __3__ Total de Tarifas. $_31,750.00_ Habitación Ocupación Doble __7__ Ing. Prom. por Hab. $__1,983.33_ Habitación Ocupación Triple __2__ Total de Personas ___31__ Junior Suite __-__ Ing. Prom. por Pers $_1,024.19_ Máster Suite __2__ IVA por concepto de Suite Presidencial __1__ Habitación $__4,760.00_ TOTAL OCUPADOS PAGADOS _15__ Cortesías __-__ GRAN TOTAL $_34,510.00 Subtotal Bruto _15__ Fuera de Servicio __-__ Vacíos _34__ TOTAL DE HABITACIONES _49__

OBSERVACIONES: La habitación 508 se aplicó un 50% de descuento en la tarifa de ocupación

REPORTE GENERAL DE CAJA DE RECEPCIÓN

HOTEL “MODELO” FECHA___________________

NOTA NOMBRE CONCEPTO CTO INGRESOS HUESPED

INGRESOS OTROS

EGRESOS HUESPED

EGRESOS OTROS

018 James Joyce Pago a cuenta 511 2,000.00

023 Seymour J. Tabaquería 611 141.00

035 Moreno F. Liquidación 401 2,797.20

036 Arias Fco. Sala de belleza 506 230.00

024 Garduño S. Tabaquería 404 350.00

028 Dick Angeles Farmacia 612 170.00

055 Cuervo F. Pago a cuenta 604 2,500.00

033 Valle D. Liquidación 503 3,799.70

034 Modungo V. Pago a cuenta 408 2,500.00

052 Ness E. Boutique 601 632.00

041 Depto de Cocina

Compra de emergencia

- 172.00

038 Morales F. Boutique 507 1,257.20

043 Ness E. Liquidación 601 4,792.78

049 Utilidad - 1,028.00

062 Vartan S. Taxi 407 220.00

T O T A L E S 17,373.20 1,028.00 3,000.20 172.00

SALDO INICIAL (Fondo Fijo de Caja) $__5,500.00__ INGRESOS POR HUÉSPEDES $_18,389.68__ INGRESOS OTROS $__1,028.00__

SUMAN LOS INGRESOS $_19,417.68__ (+) $_19,417.68__ SUBTOTAL $_24,917.68__

EGRESOS POR HUÉSPEDES $__3,000.20__ EGRESOS OTROS $___ 172.00__

SUMAN LOS EGRESOS $__3,172.20__ (-) $__3,172.20__ SALDO FINAL ENTREGADO $_21,745.48__

CAJERO__________________________________________

REPORTE DE SERVICIO DE LARGA DISTANCIA

HOTEL “MODELO” FECHA_____________________

NOTA HUESPED POBLACION CTO. LLAMADAS INTERNAL.

LLAMADAS NACIONALES

SERVICIO HOTEL 20

%

IVA 16 %

CARGO HUESPED

0131 Vartan S Tucson Arizona

407 260.00 52.00 49.92 361.92

0132 Peláez J. Guadalajara Jal.

403 15.00 15.00

0133 Arias Fco. Tuxtla Gutiérrez

506 148.00 29.60 28.41 206.01

0134 Zapata M. Pachuca Hgo.

502 15.00 15.00

0135 Cuervo F. Sao Paulo B. 604 450.00 90.00 86.40 626.40

0136 Ness E. Chicago 601 25.00 25.00

0137 Vartan S. Houston Tex. 407 310.00 62.00 59.52 431.52

0138 Obregón A.

Hermosillo Son.

416 97.00 19.40 18.62 135.02

T O T A L 1,020.00 245.00 308.00 242.87 1,815.87

Elaborado por: _________________________________________________

38

REPORTE DE SERVICIO DE TINTORERÍA

HOTEL “MODELO” FECHA_________________

NOTA HUESPED CTO. SERVICIO DE PLANCHADO

SERVICIO DE LAVADO EN SECO

SOBRECARGO POR SERV. 25%

IVA 16 %

CARGO HUESPED

086 Peláez Javier 403 50.00 8.00 58.00

087 Vaughn Silvia 508 60.00 130.00 47.50 38.00 275.50

088 Seymour Jane 611 80.00 20.00 16.00 116.00

089 Newton Carly 701 22.00 70.00 14.72 106.72

090 Joyce James 511 68.00 17.00 13.60 98.60

091 Vartan S. 407 22.00 34.00 8.96 64.96

092 Cuervo J. 604 68.00 10.88 78.88

T O T A L 234.00 370.00 84.50 110.16 798.66

Elaborado por: _______________________________________________

REPORTE DE RESTAURANTE

HOTEL” MODELO” FECHA___________

CTO. PERS. MESA

C O N C E P T O S FORMAS DE LIQUIDACIÓN

ALIMENTOS BEBIDAS SUBTOTAL IVA 16%

PROPINA TOTAL

CUENTAS POR COBRAR

EFECTIVO HUESPEDES TARJETA CREDITO

CUPONES TOTAL

403 3-1 18 368.00 116.00 484.00 77.44 561.44 561.44 561.44

502 2 15 431.50 198.00 629.50 100.72 63.00 793.22 793.22 793.22

601 1 12 289.00 75.00 364.00 58.24 40.00 462.24 462.24 462.24

506 3 22 465.00 158.00 623.00 99.68 722.68 722.68 722.68

408 3 19 594.50 210.00 804.50 128.72 933.22 933.22 933.22

511 2 15 397.00 98.00 495.00 79.20 50.00 624.20 624.20 624.20

611 2 17 271.00 156.00 427.00 68.32 495.32 495.05 495.32

Total 16-1 7 2,816.00 1,011.00 3,827.00 612.32 153.00 4,592.32 933.22 2,865.88 793.22 - 4,592.32

Elaborado por: ________________________________

REPORTE DE SERVICIO A CUARTOS (ROOM SERVICE)

HOTEL “MODELO” FECHA___________

CTO PERS

C O N C E P T O S FORMAS DE LIQUIDACION

ALIMENTOS BEBIDAS SUBTOTAL IVA

16 % PROPINAS TOTAL

CUENTAS POR COBRAR

EFECTIVO HUESPEDES TARJETA CREDITO

CUPONES TOTAL

503 3 161.00 85.00 246.00 39.36 25.00 310.36 310.36 310.36

408 2 361.00 232.00 593.00 94.88 687.88 687.88 687.88

601 3-2 324.00 324.00 51.84 375.84 375.84 375.84

Total 8-2 522.00 641.00 1,163.00 186.08 25.00 1,374.08 686.20 687.88 1,374.08

Elaborado por: _________________________________

REPORTE DE AJUSTES Y TRASPASOS

HOTEL “MODELO” FECHA________________________

NOTA TIPO DE

MOVIMIENTO CUENTA

No. CUARTO HUESPED

CANTIDADES

OBSERVACIONES AJUSTE

TRASPASO CARGO

TRASPASO ABONO

086 Ajuste 03810 416 Obregón A. 230.00 -

087 Traspaso (abono) 02911 404 Garduño S. 2,321.50 -

088 Traspaso (cargo) 03811 403 Peláez Javier 2,321.50 -

091 Ajuste 10976 612 Dick Ángeles 361.40 -

092 Ajuste 09765 502 Zapata Margarita 470.00 -

093 Traspaso (abono) 09758 507 Morales Alfredo 6,110.40 -

094 Traspaso (cargo) 09664 511 Joyce James 6,110.40 -

T O T A L E S 1,061.40 8,431.90 8431.90

Elaborado por: _________________________________________________

40

Ahora ya tienes todos los datos que deberás de pasar a la hoja de transcripción, recuerda diferenciar bien entre las cantidades deudoras y acreedoras para que tus totales tanto verticales como horizontales sean los correctos. Al haber terminado la hoja de transcripción, es decir al haber pasado la información proporcionada en los reportes a cada columna en forma y haber obtenido los totales de: saldos anteriores, cargos de hoy, abonos de hoy, saldos de hoy.

Resolvamos juntos la hoja de transcripción que llenaste para que entiendas el proceso. Los resultados de cada una de las columnas debieron haber sido los siguientes. VERIFICALOS.

SALDOS ANTERIORES $ 15,030.04

CARGOS DE HOY TARIFA HABITACIÓN 31,750.00 IVA (HABITACIÓN) 5,080.00 LARGA DISTANCIA 1,815.87 RESTAURANTE 2,865.88 BAR ------- ROOM SERVICE 686.20 TINTORERÍA 798.66 VARIOS CAJA 3,000.20 TRASPASO CARGO 8,431.90 ABONOS DE HOY TRASPASO BONO 8,431.90 AJUSTE 1,061.40 PAGOS A CUENTA 18,389.68

SALDOS DE HOY $ 41,576.27

La cantidad resultante de los SALDOS DE HOY, debe de ser igual a:

SALDOS ANTERIORES + CARGOS DE HOY – ABONOS DE HOY = SALDOS DE HOY

H O J A D E T R A N S C R I P C I Ó N INGRESO POR CONCEPTO DE HUÉSPEDES

PRÁCTICA INTEGRADORA 1 1/2

No. de

HAB.

SALDOS C A R G O S D E H O Y A B O N O S D E H O Y SALDOS

PERS ANTERIORES TARIFA

HABITACION IVA LARGA DISTANCIA RESTAURANTE BAR

ROOM SERVICE

TINTORERIA

VARIOS CAJA TRASPASO TRASPASO AJUSTE

PAGOS A CUENTA

DE HOY

401 2,792.20 2,792.20 -0-

402

403 1 1,200.00 192.00 15.00 565.44 58.00 2,321.50 4,347.94

404 1,971.50 350.00 2,321.50 -0-

405

406

407 2 (1,218.40) 3,000.00 480.00 793.44 64.96 220.00 3,340.00

408 3 1,700.00 272.00 2,500.00 (528.00)

409

410

411

412

414

415

416 2 2,891.60 1,500.00 240.00 135.02 230.00 4,626.62

417

418 1 1,200.00 192.00 1,392.00

501

502 1 1,200.00 15.00 470.00 937.00

503 3,489.84 310.36 3,799.70 -0-

504

505

506 2 1,500.00 240.00 206.01 722.68 230.00 2,898.69

507 4,853.20 1,257.20 6,110.40 -0-

508 2 750.00 120.00 275.50 1,145.50

509

510

511 2 (7,970.00) 1,500.00 240.00 624.20 98.60 6,110.40 2,000.00 (1,396.80)

512

42

H O J A D E T R A N S C R I P C I Ó N

INGRESO POR CONCEPTO DE HUÉSPEDES PRÁCTICA INTEGRADORA 1

2/2

No. de

HAB.


PERS. ANTERIORES TARIFA

HABITACION IVA LARGA DISTANCIA

RESTAURANTE BAR ROOM

SERVICE TINTORE

RIA

VARIOS CAJA

TRASPASO

TRASPASO AJUSTE PAGOS A CUENTA

DE HOY

514

515

516

517 2 2,000.00 320.00 2,320.00

518

601 1 3,297.70 25.00 462.24 375.84 632.00 4,792.78 -0-

602

603 1,700.00 272.00 1,972.00

604 3 2,899.70 626.40 78.88 2,500.00 1,104.98

605

606

607

608

609

610 1 3,000.00 480.00 3,480.00

611 1 (5,623.00) 3,000.00 480.00 495.32 116.00 141.00 (1,390.68)

612 2 1,500.00 240.00 170.00 361.40 1,548.60

614

616

701 4 7,551.20 7,000.00 1,120.00 106.72 15,777.92

TOTAL 15,030.04 31,750.00 5,080.00 1,815.87 2,865.88 686.20 798.66 3,000.20 8,431.90 8,431.90 1,061.40 18,389.68 41,575.77

Actividad 1


Elabora un mapa mental explicando las características y utilidad de los reportes departamentales.

Actividad 2

Hoja de transcripción y su comprobación

INSTRUCCIONES: Contesta brevemente los siguientes cuestionamientos:

¿Qué características tiene la hoja de transcripción? _______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

¿Qué reportes se necesitan para elaborar la hoja de transcripción? _______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

¿Por qué es importante verificar los estados de cuenta y los reportes departamentales? _______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

_____________________________________________________________

¿Qué información se requiere para elaborar la hoja de transcripción? _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

44

Actividad 3

Ejercicio de aplicación de la hoja de transcripción y comprobación

INSTRUCCIONES: Con base en los reportes departamentales y recuento de recepción que se te proporcionan, (VERIFICA QUE CUADREN CADA UNO DE LOS REPORTES Y SI DETECTAS ALGUN ERROR DEBERÁS DE CORREGIRLO), realiza en la hoja de transcripción las siguientes actividades

1. Anota los saldos anteriores deudores y acreedores en la columna correspondiente.

2. Concentra la información de todos y cada uno de los reportes departamentales y el recuento

de recepción en las columnas correspondientes.

3. Totaliza todos los renglones y columnas necesarios, tanto horizontal como verticalmente. Verifica que los totales coincidan las sumas finales de todas las columnas verticales con la de los renglones horizontales, esto es que “cuadren”.

REPORTE DE SALDOS ANTERIORES

No. DE CUARTO DEUDOR ACREEDOR

401 1,890.10

402 591.50

404 310.00

406 345.80

407 590.00

409 358.70

411 565.10

501 118.90

505 353.00

511 193.70

601 671.00

604 371.10

611 1,000.00

701 3,581.00

TOTALES 9,010.20 1,929.70

RECUENTO DE RECEPCIÓN

4º. PISO 5º. PISO 6º. PISO

TIPO No. PERS. TARIFA TIPO No. PERS. TARIFA TIPO No. PERS: TARIFA Jrs 401 Jrs 501 3 2,000.00 Mts 601 3-2 3,000.00

Ks 402 1 1,200.00 Ks 502 Ks 602

Ks 403 2 1,500.00 Ks 503 3 1,700.00 Ks 603

Tw 404 2 1,500.00 Tw 504 1 1,200.00 Tw 604 3 1,700.00

Tw 405 Tw 505 2 1,500.00 Tw 605

Ks 406 3 1,700.00 Ks 506 Ks 606

Tw 407 1 1,200.00 Tw 507 Tw 607

Tw 408 Tw 508 Tw 608

Tw 409 2 1,500.00 Tw 509 Tw 609

Jrs 410 Jrs 510 Mts 610

Tw 411 Tw 511 2 1,500.00 Mts 611 3-1 3,000.00

Tw 412 Tw 512 Ks 612

Ks 414 Ks 514 Tw 614

Ks 415 Ks 515 Ks 616

Tw 416 Tw 516 SUBTOTAL 9-3 7,700.00

Jrs 417 Jrs 517 2 2,000.00 7o. PISO

Ks 418 Ks 518 SP 701

SUBTOTAL 11 8,600.00 SUBTOTAL 13 9,900.00 SUBTOTAL

Habitación Ocupación Sencilla __3__ Total de Tarifas. $_26,200.00_ Habitación Ocupación Doble __5__ Ing. Prom. por Hab. $__1,746.66_ Habitación Ocupación Triple __3__ Total de Personas ___33-3__ Junior Suite __2__ Ing. Prom. por Pers. $___793.90_ Master Suite __2__ IVA por concepto de Suite Presidencial __-__ Habitación $__4,192.00_ TOTAL OCUPADOS PAGADOS _15__ Cortesías __-__ GRAN TOTAL $_30,393.00_ Subtotal Bruto _15__ Fuera de Servicio __-__ Vacíos __34_ TOTAL DE HABITACIONES __49_

OBSERVACIONES

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

46

REPORTE GENERAL DE CAJA DE RECEPCION

NOTA NOMBRE CONCEPTO CTO INGRESOS

HUESPED

INGRESOS

OTROS

EGRESOS

HUESPED

EGRESOS

OTROS

018 Estrada N. Liquidación 401 1,890.10

023 Salinas J. Pago a Cuenta 404 900.00

035 Torres O. Tabaquería 409 146.00

036 Meza T. Taxi 611 90.00

024 Solís R. Pago a Cuenta 505 1,500.00

028 Lazcano P. Liquidación 701 3,581.00

055 Depto. Cocina Compra Emergencia - 250.00

033 Orta A. Florería 604 340.00

034 Smith T. Farmacia 511 157.00

052 Murrieta M. Liquidación 411 565.10

041 Torres P. Taxi 402 80.00

038 Malangón V. Farmacia 407 115.00

043 Hernandez I Pago a Cuenta 503 800.00

049 Almaraz D. Sala de Belleza 517 190.00

062 - Utilidad en Cambio - 1,580.00

T O T A L E S 9,236.20 1,580.00 1,118.00 250.00

SALDO INICIAL (Fondo Fijo de Caja) $__2,500.00__

INGRESOS POR HUÉSPEDES $__9,236.20__

INGRESOS OTROS $__1,580.00__

SUMAN LOS INGRESOS $_10,816.20__ $_10,816.20__

SUBTOTAL $_13,316.20__

EGRESOS POR HUÉSPEDES $__1,118.00__

EGRESOS OTROS $___250.00___

SUMAN LOS EGRESOS $__1,368.00__ (-) $__1,368.00__

SALDO FINAL ENTREGADO $_11,948.20__

CAJERO _________________________

REPORTE DE SERVICIO DE LADA

NOTA HUESPED POBLACION CTO. LLAMADAS

INTERNAL.

LLAMADAS

NACIONALES

SERVICIO

HOTEL 20 % IVA

16 %

CARGO

HUESPED

0131 Santander A. Ixtapa Gro. 501 76.80 15.36 14.74 106.90

0132 Velázquez L. Los Angeles Cal. 601 198.60 39.72 38.13 276.45

0133 Torres Pedro Cd. Juárez Chi. 402 61.50 12.30 11.80 85.60

0134 Smith T. Madrid, España 511 210.80 42.16 40.47 293.43

0135 Orta Alfonso Houston Tex. 604 89.00 17.80 17.08 123.88

0136 Santander A. Torreón C. 501 58.00 11.60 11.13 80.73

0137 Becerril A. Puebla Pue. 406 96.90 19.38 18.60 134.88

0138 Meza Tito Can Cun 611 66.50 13.30 12.76 92.56

0139 Malangón V. Villa Hermosa T. 407 71.80 14.36 13.78 99.94

T O T A L 498.40 431.50 185.98 178.49 1,294.37

REPORTE DE TINTORERIA

NOTA HUESPED CTO. SERVICIO DE

PLANCHADO

SERVICIO DE

LAVADO EN

SECO

SOBRECARGO

POR SERV. 25% IVA 16 %

CARGO

HUESPED

086 Smith Thomas 511 63.00 15.75 12.60 91.35

087 Becerril Antonio 406 87.00 38.50 20.08 145.58

088 Rodríguez Alberto 505 78.00 19.50 15.60 113.10

089 López Elizabeth 404 118.90 144.50 42.14 305.54

090 Sandoval Alicia 409 96.80 15.48 112.28

091 Martínez Gerardo 611 44.50 69.90 28.60 22.88 165.88

092 Smith Thomas 511 117.30 18.76 136.06

093 Torres Pedro 402 87.30 21.82 17.45 126.57

T O T A L 605.50 340.20 85.67 164.99 1,196.36

48

REPORTE DE RESTAURANTE

CTO. PERS. MESA


ALIMENTOS BEBIDAS SUBTOTAL IVA 16%

PROPINA TOTAL

CUENTAS POR COBRAR

EFECTIVO HUESPEDES TARJETA

CREDITO CUPONES TOTAL

611 3-1 18 158.90 77.50 236.40 37.82 274.22 274.22 274.22

409 2 15 120.30 83.70 204.00 32.64 236.64 236.64 236.64

402 1 12 89.10 37.50 126.60 20.25 146.85 146.85 146.85

604 3 22 193.70 110.50 304.20 48.67 352.87 352.87 352.87

501 3 19 170.60 66.80 237.40 37.98 275.38 275.38 275.38

505 2 15 210.30 130.40 340.70 54.51 395.21 395.21 395.21

517 2 17 96.50 44.50 141.00 22.56 163.56 163.56 163.56

Total 16-1 7 1,039.40 550.90 1,590.30 254.43 1,844.73 274.22 984.72 310.41 275.38 1,844.73

REPORTE DE SERVICIO A CUARTOS

CTO. PERS.


ALIMENTOS BEBIDAS SUBTOTAL IVA

16 % PROPINAS TOTAL

CUENTAS POR COBRAR

EFECTIVO HUESPEDES TARJETA

CREDITO CUPONES TOTAL

604 3 113.00 86.00 199.00 31.84 230.84 230.84 230.84

517 2 235.00 93.00 328.00 52.48 380.48 380.48 380.48

601 3-2 163.00 77.00 240.00 38.40 278.40 278.40 278.40

611 3-1 136.00 66.00 202.00 32.32 234.32 234.32 234.32

Total 11-3 647.00 322.00 969.00 155.04 1,124.04 743.56 380.48 1,124.04

REPORTE DE BAR

CTO: MESA BEBIDAS ALIMENTOS TOTAL

CONSUMO

IVA 16 %

PROPINA TOTAL

FORMA DE PAGO

TOTAL EFECTIVO

CARGO

HUÉSPED

C X C

611 18 190.00 190.00 30.40 220.40 220.40 220.40

402 17 233.00 233.00 37.28 270.28 270.28 270.28

409 16 89.00 65.00 154.00 24.64 178.64 178.64 178.64

511 18 152.00 152.00 24.32 176.32 176.32 176.32

501 13 167.00 167.00 26.72 193.72 193.72 193.72

601 10 183.00 93.00 276.00 44.16 320.16 320.16 320.16

404 11 135.00 135.00 21.60 156.60 156.60 156.60

Total. 7 1,149.00 158.00 1,307.00 209.12 1,516.12 426.88 912.92 176.32 1,516.12

REPORTE DE AJUSTES Y TRASPASOS

RECAPITULACIÓN DE LA PRÁCTICA (Hoja de Transcripción)

Bien ahora ya tienes todos los datos que deberás de pasar a la hoja de transcripción, recuerda diferenciar bien entre las cantidades deudoras y acreedoras para que tus totales tanto verticales como horizontales sean los correctos.

Debes terminar la hoja de transcripción, es decir pasar la información proporcionada en los reportes a cada columna en forma y haber obtenido los totales de: saldos anteriores; cargos de hoy; abonos de hoy; y los saldos de hoy.

NOTA TIPO DE

MOVIMIENTO CUENTA

No. CUARTO HUESPED

CANTIDADES

OBSERVACIONES AJUSTE

TRASPASO CARGO

TRASPASO ABONO

086 Traspaso Cargo 03810 501 Santander Alfonso 650.00

087 Ajuste 02911 601 Velázquez Lucía 150.00 Cliente VIP

088 Traspaso Abono 03811 407 Malangón Víctor 650.00

50

H O J A D E T R A N S C R I P C I Ó N

INGRESO POR CONCEPTO DE HUESPEDES Fecha________________________

No. de HAB.


PERS ANT. TARIFA

HABITACION IVA LARGA

DISTANCIA RESTAURANTE BAR ROOM SERVICE TINTORERIA

VARIOS CAJA TRASPASO TRASPASO AJUSTE

PAGOS A

CUENTA

DE HOY

401

402

403

404

405

406

407

408

409

410

411

412

414

415

416

417

418

501

502

503

504

505

506

507

508

509

510

511

512

514

515

516

517

518

601

602

603

604

605

606

607

608

609

610

611

612

614

616

701

TOTAL


Auditor nocturno



https://www.youtube.com/watch?v=yAKQxG8ZYYo

Informe del auditor nocturno

https://www.youtube.com/watch?v=KBMvIC48X7o

Evidencias del auditor

https://www.youtube.com/watch?v=HouumUp-OLI


https://www.youtube.com/watch?v=yAKQxG8ZYYo

https://www.youtube.com/watch?v=KBMvIC48X7o

https://www.youtube.com/watch?v=HouumUp-OLI

Auditoría Nocturna | 6° semestre

Fuentes consultadas


México 2009

Zavala, Madrigal Alicia, Fascículo I, Organización y funcionamiento de Caja de Recepción

y Auditoria Nocturna Colegio de Bachilleres, México

Baeza, Diosdado Pablo; Moreno Mendoza Norberto Fascículo 2, Operaciones de Caja

de Recepción Colegio de Bachilleres, México

Martínez, Hernández María Isabel; Fontano Aedo Francisco Fascículo 3, Operaciones de

Auditoría Nocturna Colegio de Bachilleres, México

Osornio, Vázquez Cándido, Estrategia de Intervención Pedagógica para Auditoría

Nocturna Colegio de Bachilleres, México

54 54

EVALUACIÓN FINAL

INSTRUCCIÓN

Lea con atención las siguientes preguntas y encierre con un círculo la opción que considere correcta.

1. Selecciona las funciones de un auditor nocturno en un hotel.

a. Verificar informes departamentales contra cuentas de huéspedes b. Comprobar que las cuentas de recepción correspondan a los huéspedes que se encuentren

en el hotel. c. Comprobar los saldos individuales de los huéspedes. d. Realizar el informe de los ingresos al departamento de contabilidad.

A. Ninguna de los incisos

B. Solo a y b

C. Todos los incisos

D. a, b, d

2. ¿Cuáles son los departamentos que tiene relación con el auditor nocturno?

A. Departamento ama de llaves

B. Recursos humanos

C. Departamento de mantenimiento

D. Área de caja

3. Relaciona las dos columnas, seleccionando la respuesta correcta

I. Abono 1. La suma de cargos que es mayor a la suma de los abonos de un huésped

II. Saldo acreedor 2. Cuando los cargos en menor a la suma de los abonos y el saldo.

III. Saldo deudor 3. Dinero que se denomina “haber” considerado como cantidad a favor del huésped

IV. Cargo 4. Es el dinero que debe un huésped

A. I-1, II-2,III-4, IV-3

B. II-I, III-4, I-3, IV-2

C. III-1, I-3, III-4, IV-2

D. III-1, II-4, II-2, IV-3


4. Elige los documentos que ocupa un auditor nocturno en un hotel

I. Reporte de caja. II. Reporte de ama de llaves. III. Informe de camaristas. IV. Pronósticos de ocupación en un hotel

A. I, IV, V C. Todos

B. Ninguno D. I, II, III, V

5. Elije el formato de una nota de un huésped.

A.

B.

C.

D.

6. Un ajuste en una cuenta de un huésped ocurre ¿Cuándo?

A. Los movimientos que realizan de un estado de cuenta a otro de huéspedes que ocupan la misma habitación.

B. Se realizan en los estados de cuenta de los huéspedes, que pueden ser movimientos de dinero que pueden

ser a favor del huésped.

C. Cantidad de dinero que existe en una caja de recepción, para realizar pagos que surge en un turno.

56 56

D. Es la determinación de cuantas personas están hospedadas en el hotel en un día.

7. Áreas que generan ingresos para el hotel por prestar un servicio:

A. Seguridad

B. Recepción y lobby

C. Ama de llaves y botones

D. Reservaciones y restaurante

8. Enumera los pasos para realizar de un corte de caja. 1. Registrar salidas 2. Contar el dinero que existente en la caja 3. Registrar las ventas del turno 4. Verificar los movimientos

A. 1-2-3-4 C. 2-3-1-4

B. 2-3-1-4 D. 3-1-4-2

9. Una cuenta maestra de un hotel, ¿se define como?

A. Son todos los gastos que realizan un grupo de personas que se hospeda en un hotel considerando:

alimentos, renta de habitaciones, servicios de lavandería.

B. Es la cuenta de un huésped en el restaurante del hotel.

C. Es el cobro posterior de un huésped que realiza en un lugar determinado.

D. Es el pago anticipado de un huésped por su estancia en el hotel.

10. Es un documento que el huésped de un hotel compra en su lugar de origen y que puede ser utilizado para

el pago de servicios, compra de objetos.

A. Check list

B. Cuenta maestra

C. Tarjeta de crédito

D. Cheques de viajero

11. Enumera los datos que trae un Reporte de caja de recepción

1. Nombre del huésped 2. Precio de alimentos del restaurante 3. Numero de cuarto 4. Saldo inicial 5. Suma de los ingresos 6. IVA 7. ISH 8. Fondo de caja 9. Saldo final 10. Totales

A. 10-5-4-8-3-2

B. Ninguno de los datos


C. Todos los datos

D. 1-2-3-4-5-8-9-10

12. Es el porcentaje del impuesto sobre hotel (ISH)

A. 16%

B. 10%

C. 5%

D. 3%

13. Es la operación que se realiza para obtener los saldos del día:

A. Saldo anterior + total de cargos de día – total de abonos =

B. Saldo anterior + total de abonos +total de cargos del día =

C. Saldo anterior – total de abonos – total de cargos del día =

D. Saldo anterior – total de cargos del día + tota de abonos =

14. Reporte que realiza al final del turno el auditor nocturno en un hotel, en donde da el resultado de los

ingresos y egresos obtenidos en un día.

A. Corte de caja

B. Hoja de transcripción

C. Stock de almacén

D. Hoja de diario

15. Datos que generan una hoja de transcripción.

A. Consumo de alimentos, tarifa de habitación, numero de huésped, servicio de tintorería.

B. Alimentos, bebidas, IVA, ISR

C. Nombre del huésped, numero de habitación, folio

D. Concepto, cargo, abono, saldo

16. Documento que informa el número de huéspedes, las habitaciones ocupadas, tarifa que tiene una

habitación.

A. Cuenta

B. Control de folios de huéspedes

C. Notas de efectico

D. Informe de ocupación por día

17. Identifica en la reservación de un hotel cual es el cargo, abono y el saldo

“La habitación 211 con cuenta folio 4622 Sr Alan Romero (2 PAX) con dos días hospedado con

una tarifa por noche de $1550 MXN (más IVA e ISH 3%), en habitación sencilla, Deposito efectivo

por $2000 MXN.”

A. Cargo: $ 2000 MXN Abono: $ 3689 MXN Saldo: $ 1689 MXN

B. Cargo: $ 3689 MXN Abono: $ 2000 MXN Saldo: $ 1689 MXN

58 58

C. Cargo: $ 3689 MXN Abono: $ - 2000 MXN Saldo: $ 5689 MXN

D. Cargo: $ -3689 MXN Abono: $ 2000 MXN Saldo: $ 1689 MXN

18. Una tarifa de un hotel es:

A. El cobro de la renta de un cuarto más impuestos IVA 16%, ISH 3%

B. El cobro de estacionamiento mas servicios en un hotel

C. Renta de una habitación de un hotel

D. Alimentos y renta de una habitación de un hotel

19. Enumera los pasos para la elaboración del sobre de concentración

1. Coloca los documentos y dinero en un sobre 2. Elabora el sobre de concentrado, contando el dinero que se retiro de la caja de recepción 3. Se deposita en la caja de seguridad 4. Se retira de la caja registradora todos los documentos y efectivo

A. 1-2-4-3 C. 4-2-1-3

B. 3-1-4-2 D. 3-2-1-4

20. Impuestos que se paga en un restaurante de un hotel

A. IVA

B. ISR

C. ISH

D. No se pagan impuestos

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Auditoria Nocturna - Gob